Manual Transparencia institucional - Agenda · Este servicio permite el registro y administración...
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1 Manual Transparencia institucional - Agenda Versión 1 07.08.2019
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Manual
Transparencia institucional - Agenda
Versión 1
07.08.2019
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Índice
1. Introducción ................................................................................................................................. 3
2. Ingreso a Oficina Judicial Virtual ................................................................................................ 4
2.1 Ingreso directo desde Oficina Judicial Virtual .......................................................................... 4
2.2 Ingreso a la sección Agenda ...................................................................................................... 6
3. Agenda ......................................................................................................................................... 7
3.1 Tipos de usuario ........................................................................................................................ 7
3.1 Crear nueva actividad .............................................................................................................. 10
3.2 Acciones .................................................................................................................................. 12
3.2.1 Editar ................................................................................................................................ 12
3.2.2 Participantes ..................................................................................................................... 13
3.2.3 Ver observaciones ............................................................................................................ 16
3.2.4 Cancelar Actividad ........................................................................................................... 17
4. Revisión de la agenda ................................................................................................................ 18
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1. Introducción
En virtud del acta 754-2019 de la Corte Suprema que establece medidas de probidad y
transparencia en el Poder Judicial, las personas que desempeñan los cargos definidos en
el numeral 1 del acta mencionada, tendrán la obligación de llevar agenda pública.
El presente manual tiene por objeto instruir en el registro de actividades y administración
de la agenda, mediante explicaciones ilustrativas que permitirán operar las distintas
opciones del módulo “Mi Transparencia institucional” y conocer el proceso en su
totalidad, desde la creación hasta la programación correcta de la actividad y su posterior
verificación.
Este servicio permite el registro y administración de la agenda de actividades, mediante
el ingreso de datos que se reflejarán en el Portal del Poder Judicial.
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2. Ingreso a Oficina Judicial Virtual
2.1 Ingreso directo desde Oficina Judicial Virtual
Para acceder al módulo de Transparencia institucional, primero debe ingresar a Oficina
Judicial Virtual, puede hacerlo directamente a través de
https://oficinajudicialvirtual.pjud.cl/ o desde el portal del Poder Judicial www.pjud.cl,
seleccionando opción “Transparencia Institucional”.
Para ingresar a Oficina Judicial Virtual debe utilizar su Clave Única del Estado, entregada
y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación.
Sin perjuicio de lo anterior, el sistema contempla un segundo mecanismo de acceso a la
Oficina Judicial Virtual, habilitado especialmente para que el usuario pueda ingresar a la
plataforma cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible. La segunda
clave se crea por el usuario desde la opción “Mis Datos” de la misma Oficina Judicial
Virtual, siendo requisito tener de todas formas la Clave Única y teniendo presente, que
no existe entrega presencial de esta segunda clave.
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Para ingresar con Clave Única, haga clic sobre el botón del mismo nombre y digite su
RUN y clave, para luego presionar botón “Autenticar”.
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2.2 Ingreso a la sección Agenda
Para acceder a la sección Agenda, seleccione la pestaña “Mi Transparencia institucional”.
Esta opción solo estará habilitada para aquellas personas que desempeñan cargos que, según
el auto acordado 754-2019 de la Corte Suprema, tienen la obligación de llevar agenda
pública, o bien, administren la agenda de las personas obligadas.
Al seleccionar “Agenda” podrá visualizar el nombre del funcionario, cargo, calidad y unidad
laboral.
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3. Agenda
3.1 Tipos de usuario
a.- Las personas que desempeñan cargos con la obligación de llevar agenda pública y que
registren o administren su agenda, solo visualizarán su nombre en el campo “funcionario”.
La persona obligada a llevar agenda pública puede delegar la función de registrar y
administrar las actividades, para lo cual tendrá que seleccionar la opción “MIS
ASISTENTES:
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Para agregar a un asistente tiene que hacer click sobre “NUEVO ASISTENTE”.
Tendrá que escribir obligatoriamente el RUT del asistente y luego “agregar”.
Para finalizar presione “cerrar”.
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Una vez ingresado un nuevo asistente, podrá ver a la persona agregada en su listado con
estado “activa”, eso quiere decir que el asistente puede registrar y administrar la agenda de
otra persona obligada.
Si no quiere que el o la asistente siga administrando la agenda, debe ingresar a “MIS
ASISTENTES” y ejecutar la acción “desactivar” según la persona registrada. Para volver a
activarla debe hacer la operación inversa.
b.- El usuario asistente que registre y administre la agenda de otras personas debe acceder
a la Oficina Judicial Virtual con su propia Clave Única. Una vez que haya ingresado a la
plataforma, deberá elegir la persona para la cual creará nuevas actividades o revisará las
agendadas.
Es importante considerar que este tipo de usuarios tendrá que seleccionar
correctamente la persona para la cual registrará y administrará la agenda.
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3.1 Crear nueva actividad
Para crear una actividad tendrá que presionar sobre “nueva actividad”, tal como en la
siguiente imagen.
Al presionar “nueva actividad” aparecerá una ventana emergente que permitirá agendar una
nueva actividad.
La fecha mostrará por defecto el día en que se encuentra creando la actividad, por lo que debe
pinchar sobre el campo respectivo y seleccionar la fecha exacta en que se realizará la
actividad.
La hora de inicio, hora de término, tipo actividad y descripción de actividad son campos
obligatorios.
El lugar donde se desarrollará la actividad y las observaciones son opcionales, lo mismo con
la selección del color rojo (actividad destacada), verde (actividad por confirmar) y amarillo
(recordatorio).
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Si los datos obligatorios fueron ingresados, deberá presionar “guardar”.
Si no se ingresan datos en los campos obligatorios, el sistema alertará el inconveniente para
que se rellenen los campos faltantes.
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La actividad agendada para los días posteriores a la fecha de creación, tendrá el estado
“pendiente”.
Transcurrida la fecha agendada para realizar una actividad, el evento cambiará su estado a
“realizada”.
3.2 Acciones
Una vez creada la actividad podrá editar, añadir participantes, ver observaciones y cancelar
la actividad.
3.2.1 Editar
La edición puede realizarse solamente hasta las 23:59 hrs. del día en que se creó la actividad.
Una vez guardada la actividad, podrá editarla al presionar el lápiz al costado izquierdo. En la
ventana emergente podrá hacer las modificaciones que estime pertinentes.
Para finalizar la edición tendrá que presionar “guardar”.
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3.2.2 Participantes
Para añadir participantes de la actividad, tendrá que presionar sobre el segundo botón de
izquierda a derecha, tal como en la siguiente imagen:
Se abrirá una nueva ventana donde podrá agregar participantes con o sin rut, además de
incorporar las observaciones que estime pertinentes.
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No es obligatorio añadir participantes con rut, pero debe agregar a lo menos nombre y
apellido paterno.
Para añadir el participante debe presionar “agregar”. Acto seguido, el sistema mostrará el
siguiente mensaje “El participante se ingresó con éxito”.
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Si necesita agregar más personas, tendrá que repetir la misma acción.
Si requiere eliminar un participante, haga click sobre “eliminar” y acepte.
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Si añadió los participantes y no debe incorporar a otras personas, tendrá que presionar
“cerrar” en el costado inferior derecho.
Para revisar los participantes que acaba de añadir, presione nuevamente sobre
“participantes”.
3.2.3 Ver observaciones
Si necesita revisar las observaciones ingresadas en la actividad creada, presione sobre la lupa
como en la siguiente imagen. El resultado de la acción abrirá una ventana emergente que
informará sobre el lugar, observación y descripción de la actividad.
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3.2.4 Cancelar Actividad
Si necesita cancelar la actividad programada tendrá que presionar sobre la “X” y aceptar, tal
como en la imagen.
Es importante considerar que la cancelación de una actividad no elimina el registro de
la agenda propia ni impide la visualización de la misma desde el portal del Poder
Judicial.
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La cancelación de la actividad solo modifica el estado “pendiente” o “realizada” a “no
realizada”.
El usuario también puede cancelar una actividad “realizada” cuando las circunstancias así lo
ameriten.
La actividad cancelada quedará en estado “no realizada”, la cual no puede ser editada ni
reactivada. Si necesita agregar una actividad deberá crear una nueva.
4. Revisión de la agenda
Si necesita revisar la agenda con las actividades programadas o realizadas, puede hacerlo
por día.
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También puede ajustar la visualización por semana.
Incluso podrá revisar la agenda por mes.
La agenda puede ser exportada a una plantilla Excel si presionar el ícono al costado derecho
de “nueva actividad”, tal como en la siguiente imagen:
Tendrá que escoger entre un rango de fechas para descargar el Excel.
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El documento mostrará todos los detalles de las actividades programadas o realizadas.
