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Manual Sistema Workflow PAS -sistema de solicitações de alterações funcionais

SJP, Agosto 2018Recursos Humanos, Aker Solutions


O que é o Workflow?

August 14, 2018 Slide 2


É um sistema que permite a realização de solicitações e aprovações dedemandas de forma automatizada.


Workflow

BenefíciosGovernança e compliance dos processosPadronizaçãoPossuir controlesAgilidade Confiabilidade

Solicitação

Aprovação

Processamento


Em quais demandas devo utilizar o sistema de Workflow?Abertura de Vagas

Alterações Funcionais (Cargo, Remuneração, Centro de Custo, Área, Localidade/filial)

Rescisão

O objetivo de longo prazo é que outros processos de RH também sejam operacionalizados apenas a partir das solicitações via Sistema de Workflow. Estas mudanças serão gradativas e comunicadas oportunamente.

Lançamento?

A partir de 10/08/2018, as solicitações destacadas acima somente serão processadas se solicitadas e

aprovadas via sistema de workflow.


Workflow


Como acessar?



Rede CSE: 128.1.1.45/fusion/portalOutros acessos: fusion.csemil.com.br

Rede AkerMobile

Usuário e Senha: Mesmo acesso da Intranet CSE

Tela de Login:


Acessando o SistemaNavegador de Acesso:


Principais informações da Tela de Início:

1) Tarefas Pendentes2) Resumo das Tarefas Pendentes3) Meus processo abertos


Tela de Início

1 2 3


Clicar em sequencias nos pontos destacados abaixo:


Iniciar um Processo (alteração funcional ou abertura de vaga)

Selecionar o tipo de chamado

1

2

3

4


Abertura de Vaga


Confidential © 2018 Aker Solutions August 14, 2018 Slide 10

Processo – Abertura de Vaga

Contate o seuFront Office-RH para alinhamento prévio

Se o cargo não existe na estrutura de seu Centro de Custo ainda, contate o seu Front Office-RH para definição de cargo e salário e criação de PCMSO

e PPRA conforme padrões HSSE

Verifique se a vaga está prevista no

orçamento/budget

Abra a vaga no Sistema de Workflow

conforme hierarquia de aprovações e inclua

detalhamento do perfil da vaga

Apenas em caso de Aumento de Quadro

Importante:• A falta de PCMSO e PPRA pode tornar o processo de admissão mais moroso,

por isso importante o alinhamento prévio na abertura da vaga.• Admissões não serão realizadas, a partir de 10/agosto, sem a Solicitação de

Abertura de vaga via Workflow.

O gestor é o responsável

pelo follow-up da aprovação da sua vaga.


Processo – Abertura de Vaga: Hierarquia de Aprovação

Todas tipo de vaga: aumento de quadro e/ou substituição

Vagas Administrativas e/ou Cargos de Gestão (MOI-Mão de Obra Indireta: Overhead)Gestor da vaga

Gestor do Gestor (Princípio do Avô)

Gerente de RH - Valdirene Rydz

VP PAS Brasil - Mario Zanini

VP RH Brasil – Tiago Tinelli

VP Finanças Brasil – Claudio Silva

SVP Brasil – Maria Peralta

Operação (MOI-Mão de Obra Indireta e MOD-Mão de Obra Direta: Contratos)Gestor da vaga


Gerente de Serviços (aplicável para Operação) - Nádia Dietrich, Paulo Durão

Front Office de RH (conforme divisão das áreas: Lívia Souza, Nayana Miranda, Patrícia Valduga)

Importante:Os aprovadores receberão um email automático do sistema, porisso é fundamental que o Gestorda vaga tenha alinhado previamente com todos a aprovação da vaga.


Tipo de Contratação: Individual

Data Prevista Admissão: Considerar prazo para as etapas de Recrutamento & Seleção, Admissão e Exame Admissional.Obs.: Treinamentos são realizados após Admissão do funcionário.

Filial: Selecionar filial.

Centro de Custo: Gestores só possuem acesso ao Centro de Custo de sua responsabilidade.

Tipo Custo:MOD (Mão de Obra Direta) - ContratoMOI (Mão de Obra Indireta) - ContratoMOI (Mão de Obra Indireta) – Overhead

Classificação da Contratação:OffshoreOnshoreOnshore com embarque esporádicos

Tipo de Solicitação:Aumento de QuadroSubstituição (Necessário selecionar o nome do funcionário que está sendo substituído)

Descrição Motivo da Vaga: Em caso de Substituição detalhar se foi por desligamento ou movimentação. Em caso de Aumento de Quadro descrever para que projeto ou demanda em específico está sendo necessária a nova vaga.

Cargo: Apenas estará disponível para seleção os cargos já existentes no Centro de Custo. Em caso de novo cargo, contate Front Office-RH para solicitação de inclusão.

Principais Atividades: Descrever as atividades do cargo e requisitos obrigatórios.

Salário Orçado: Em caso de Contrato, preencher com o Piso Salarial. Quando não houver piso, preencher valor orçado no Contrato.


Tela de Solicitação - Abertura de Vaga: Contratação Individual


Praticidade:

O sistema possibilita a abertura de diversas vagas em uma mesma Requisição, para os

seguintes casos:

Mobilização de contrato com diversos cargos, quantidades de vagas, valores de

salário e prazos de admissão.

Vagas de mesmo perfil em quantidade maior do que um.


Tela de Solicitação - Abertura de Vaga: Contratação ColetivaTipo de Contratação:

Coletiva - Mobilização


Centro de Custo: Gestores só possuem acesso ao Centro de Custo de sua responsabilidade.

Descrição Motivo da Vaga: Descrever para que projeto ou demanda em específico está sendo necessária a nova vaga.

Número de Vagas: Quantidade de vagas para o cargo que está sendo incluído

Cargo: Em caso de mobilização de novo contrato contate Front Office-RH para solicitação de inclusão dos cargos.

Salário Individual: Em caso de Contrato, preencher Piso Salarial. Quando não houver piso, preencher valor orçado no Contrato.

Data Prevista Admissão: Considerar prazo para as etapas de Recrutamento & Seleção, Admissão e Exame Admissional.Obs.: Treinamentos são realizados após Admissão do funcionário.

Classificação da Contratação:OffshoreOnshoreOnshore - Embarque esporádicos

Clicar “Novo”: Preencher informações para inclusão de mais de uma vaga por cargo.

Obs. Caso queira incluir novos cargos, clicar em “novo” novamente e repetir o processo.


Após preencher as informações clicar em:

Enviar: Submeter para aprovação (não é necessário escolher aprovador)Salvar: As informações estarão salvas e disponíveis para alteração posteriormente.Cancelar: As informações serão deletadas.

O aprovador receberá um e-mail de solicitação de aprovação.

É responsabilidade do gestor solicitante, acompanhar as respectivas aprovações.


Requisição de Abertura de Vaga - Finalizada

Dados: Verificar as informações da vaga.Fluxo: Verificar o fluxo de aprovação. Histórico: Verificar o histórico de aprovações.

Após abrir a requisição é possível visualizar as seguintes informações:

1

2

Visualizar requisição criada: Clicar na sequencia numérica conforme abaixo e selecionar a solicitação que deseja visualizar.


Alterações FuncionaisCargo e Salário



Processo - Alterações Funcionais

Contate o seu Front Office-RH para

alinhamento prévio

Abra a solicitação no Sistema Workflow

conforme hierarquia de aprovações

Folha de Pagamento processa alteração

funcional

Front Office-RH providencia carta de

movimentação, quando aplicável, e entrega ao

Gestor

Gestor faz a comunicação ao

funcionário, com a carta em mãos (quando

aplicável)

Cargo/ Salário

Importante:Nunca comunique o funcionário antes de ter a sua requisição de alteração funcional totalmente aprovada, e/ou receber a carta de promoção/alteração de salário (quando aplicável).

Todas as solicitações de alteração funcional devem ser concluídas e aprovadas até o dia 15 de cada mês, para que seja efetivada a partir do 1º dia

do mês subsequente.

Prazos!

O gestor é o responsável pelo follow-

up das aprovações.


Vagas Administrativas e/ou Cargos Gestão (MOI - Mão de Obra Indireta: Overhead)Gestor imediato



VP PAS Brasil - Mario Zanini

Operação (MOI - Mão de Obra Indireta e MOD - Mão de Obra Direta: Contrato)Gestor imediato





Processo – Cargo e Salário: Hierarquia de Aprovação


Funcionário: Buscar o nome do funcionário que terá alteração.

Tipo de Alteração:Alteração de CargoAlteração de Cargo e SalárioAlteração de Salário

Data de Alteração: (o sistema bloqueia datas fora de prazo)Sempre para o mês seguinteSempre dia 1º do mêsSolicitação deve ser feita até dia 15 do mês anterior ao mês de alteração

Comentário: Detalhar com embasamento o motivo para a solicitação desta alteração.

Motivo: EnquadramentoPromoçãoMérito


Tela de Solicitação – Cargo e Salário


Mérito, aplicável quando:

Alinhamento com a estratégia e resultados da organização.

Desempenho superior ao esperado.

Orçamento aprovado para méritos.

Enquadramento, aplicável quando:

Corrigir eventuais distorções.

Adequar devido a movimentação de área ou contrato.


Tipos de AlteraçãoALTERAÇÃO DE CARGO ALTERAÇÃO DE CARGO E

SALÁRIOALTERAÇÃO DE SALÁRIO

Promoção, aplicável quando:

Mudança de cargo e salário devido ao desempenho do funcionário.

Condições para o processo de promoção:

Desempenho superior ao esperado.

Disponibilidade de orçamento.

Funcionário elegível ao novo cargo (conhecimento,

competência e escolaridade).

Alinhamento com a estratégia e resultados da organização.

Alteração/ Adequação/Enquadramento do cargo, aplicável

quando:

Movimentação para uma nova área ou contrato.

Adequação de estrutura.

Mudança de escopo de atividades.


Transferência



Processo - Transferência


alinhamento prévio


conforme hierarquia de aprovações

Aprovações conforme hierarquia de

aprovação

Importante:Atenção para solicitações de transferência entre contratos, pois podem implicar em mudança de sindicado e consequentemente mudança nos benefícios.

Centro de Custo/ Filial



Todas as solicitações de alteração funcional devem ser concluídas e aprovadas até o dia 15 de cada mês, para que seja efetivada a partir do 1º dia

do mês subsequente.

Prazos!

Folha de Pagamento processa alteração

funcional


Todas as Solicitações Gestor imediato






Hierarquia de Aprovação – Transferência

Front Office-RH checar previamente com HSSE aptidão médica do funcionário para a transferência.


Tipo de Transferência: Individual

Funcionário: Buscar o nome do funcionário que terá alteração

Data da Transferência:Sempre para o mês seguinteSempre dia 1º do mêsSolicitação deve ser feita até dia 15 do mês anterior ao mês de alteração

Transferência:Centro de CustoFilial: Caso seja alteração de filial selecionar para qual será a alteração

Motivo da Transferência:Transferência PermanenteTransferência por DesmobilizaçãoTransferência por Recrutamento InternoTransferência Temporária

Descrição do Motivo da Transferência: Descrever o motivo da necessidade da transferência

Local: Buscar o local em que o funcionário estará lotado.

Escala: Buscar escala de trabalho.

Classificação da Transferência:OffshoreOnshoreOnshore com embarque esporádicos

Centro de Custo: Centro de Custo para o qual o funcionário está sendo movimentado


Tela de Solicitação – Transferência: Individual


Para transferências coletivas os Dados Atuais devem ser iguais para todos os colaboradores selecionados

Data da Transferência:Sempre para o mês seguinteSempre dia 1º do mêsSolicitação deve ser feita até dia 15 do mês anterior ao mês de alteração

Transferência:Filial: Caso seja alteração de filial selecionar para qual será a alteração.

Motivo da Transferência:Transferência PermanenteTransferência por DesmobilizaçãoTransferência por Recrutamento InternoTransferência Temporária

Descrição do Motivo da Transferência: Descrever o motivo da necessidade da transferência.

Classificação da Transferência:OffshoreOnshoreOnshore com embarque esporádicos

Centro de Custo: Centro de Custo para o qual o funcionário está sendo movimentado

Em Dados para Transferência Coletiva clicando em “novo” será preenchido as informações de transferência por colaborador:

Colaborador: Buscar o nome do funcionário que terá alteração


Centro de Custo: Buscar novo centro de custo.

Local: Buscar novo local de lotação do funcionário.

Escala: Buscar nova escala de atuação do funcionário .


Tela de Solicitação – Transferência Coletiva: Coletiva


Desligamento



Processo - Desligamento


alinhamento prévio


conforme hierarquia de aprovações.

Aguarde o envio da Carta de Desligamento pela equipe de folha de

pagamento

Realize o desligamento preferencialmente no

primeiro horário

Importante:Cuidado com o sigilo e preserve e respeite a imagem do ex-funcionário.

Em seguida ao desligamento envie os documentos assinados

a equipe de folha

A solicitação deve ser aprovada com ao menos 2 dias úteis a data de

desligamento escolhida.

Após fechamento da folha não é possível solicitar desligamento para o

mesmo mês..

Prazos!

Obs. É possível solicitar desligamento para qualquer data no mês, mesmo no fim do mês, desde que a solicitação seja feita e aprovada antes do fechamento da Fopag.EX. Fopag fecha dia 20 do mês, e o desligamento será no dia 30, porém a solicitação foi aprovada até o dia 20.



Aprovações conforme hierarquia de

aprovação


Todas as SolicitaçõesGestor imediato






Hierarquia de Aprovação – Desligamento


Funcionário: Buscar o nome do funcionário que terá alteraçãoAo selecionar funcionário com estabilidade o sistema gera um aviso

Motivo de Demissão:Desligamento Desmobilização de ContratoPedido de Demissão

Descrição do Motivo Desligamento: Descrever o motivo do desligamento

Aviso Prévio:Abonado: É necessário justificarDescontadoIndenizadoTrabalhado

Causa de Demissão:Com justa CausaPedido de DemissãoSem Justa CausaTérmino de Contrato: Contrato de Trabalho por Prazo Determinado

Data do Desligamento: Considerar 2 dias úteis anteriores ao pedido, com as aprovações realizadasNão pode realizar solicitação de desligamento se a folha de pagamento estiver fechada


Tela de Solicitação – Desligamento


Aprovações



Tarefas Pendentes:

Consultar Solicitações de Aprovação Pendentes

August 14, 2018Slide 30

1

2

Ou entrando na Central de Tarefas:

As aprovações necessárias são comunicadas via e-mail ao aprovador.

As Solicitações de Aprovação Pendentes podem ser consultadas de 2 formas:


As Solicitações de Aprovação estarão disponíveis conforme abaixo:

Para acessar, basta clicar na solicitação que deseja validar

Validar Solicitação

August 14, 2018Slide 31

Todas as informações da requisição estarão disponíveis conforme abaixo:


Aprovação:SimNão

Comentários: É possível acrescentar comentários tanto para aprovação quanto para reprovação.

Histórico de Aprovação:É possível verificar quem já realizou a aprovação e qual comentário foi inserido

Para Finalizar Aprovação: Após o preenchimento clicar em “Enviar”.


Aprovar Solicitação


Ausência temporária do Gestor



Ausência Temporária do Gestor:Em caso de férias, alinhe com o seu Gestor e solicite a inclusão de aprovador temporário para o Front Office-RH (Lívia Souza, Nayana Miranda, Patrícia Valduga), ou seja, outro Gestor terá acesso e operacionalizará as demandas do seu time em sua ausência.


Outras funções


DúvidasQuaisquer dificuldades no processo e para os alinhamentos prévio, conte com o seu Front Office-RH

Problemas de Login e Senha:Junior Souza - [email protected] R.7253

Responsáveis técnicos pelo sistema:Anderson Laverdi - [email protected] R.7289

Marilis Boaron - [email protected] R.7263

Nayana Miranda

Áreas: Core Contracts, áreas Staff em RdO/RJ

Lívia Souza

Áreas: Demais localidades

Patrícia Valduga

Áreas: C&A Contracts em RdO/RJ


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DisclaimerThis Presentation includes and is based, inter alia, on forward-looking information and statements that are subject to risks and uncertainties that could cause actual results to differ. These statements and this Presentation are based on current expectations, estimates and projections about global economic conditions, the economic conditions of the regions and industries that are major markets for Aker Solutions ASA and Aker Solutions ASA’s (including subsidiaries and affiliates) lines of business. These expectations, estimates and projections are generally identifiable by statements containing words such as “expects”, “believes”, “estimates” or similar expressions. Important factors that could cause actual results to differ materially from those expectations include, among others, economic and market conditions in the geographic areas and industries that are or will be major markets for Aker Solutions’ businesses, oil prices, market acceptance of new products and services, changes in governmental regulations, interest rates, fluctuations in currency exchange rates and such other factors as may be discussed from time to time in the Presentation. Although Aker Solutions ASA believes that its expectations and the Presentation are based upon reasonable assumptions, it can give no assurance that those expectations will be achieved or that the actual results will be as set out in the Presentation. Aker Solutions ASA is making no representation or warranty, expressed or implied, as to the accuracy, reliability or completeness of the Presentation, and neither Aker Solutions ASA nor any of its directors, officers or employees will have any liability to you or any other persons resulting from your use.

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