Manual SARLAFT - METROFEM · 2019-03-18 · IV. Monitoreo y reporte del riesgo de LA/FT 16 10. ......

Manual del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo en METROFEM.

Manual SARLAFT

Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Oficial de Cumplimiento 2019

Sistema de Administración del riesgo de lavado de activos y financiación del Terrorismo.

MANUAL N° MAN-LAFT-01-001

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Fecha: FEBRERO 2019

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ELABORADO POR CARGO FIRMA FECHA

Leidy Johana Fernández Oficial de Cumplimiento Febrero 2019

Historial de versiones

REVISADO Y APROBADO FECHA ACTA DE APROBACIÓN

Junta Directiva METROFEM 28 de febrero 2019 253

VERSIÓN FECHA DE CAMBIO DESCRIPCIÓN APROBADA POR

0.1 Enero 11 de 2019 Versión inicial manual de

políticas SARLAFT Junta Directiva

Oficial de Cumplimiento



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ABREVIATURAS

SARLAFT Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo.

LA/FT Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

GAFI Grupo de Acción Financiera Internacional.

UIAF Unidad de Información y Análisis Financiero.

PEP Personas Públicamente Expuestas.

ROS Reporte de Operaciones Sospechosas.

SIREL Sistema de Reporte en Línea.



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CONTENIDO

ABREVIATURAS 2

NUESTRA HISTORIA 5

NUESTRA MISIÓN

NUESTRA VISIÓN

CARTA DE LA GERENCIA 6

1. INTRODUCCIÓN 7

2. OBJETIVO 7

3. ALCANCE 7

4. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE METROFEM 8

5. NORMATIVIDAD VIGENTE 8

6. POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LA/FT 9

7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FRENTE AL SARLAFT 10

Junta Directiva 10

Representante Legal 10

Oficial de Cumplimiento 11

Todos los empleados 11

Auditoría Interna – Revisoría Fiscal 11

Entes de Control 12

8. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA/FT 12

9. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT 13

I. Identificación del Riesgos de LA/FT 13

II. Medición o Evaluación del Riesgo de LA/FT 14

III. Control del Riesgo de LA/FT 15

IV. Monitoreo y reporte del riesgo de LA/FT 16

10. SEGMENTACIÓN DE LAS FUENTES DE RIESGO DE LA/FT 16

Concepto de segmentación 16

Ventajas de la segmentación 17

Definición de las variables de segmentación 17

11. PROCEDIMIENTOS 17

11.1 Procedimiento para vinculación de los asociados 18

11.2 Procedimiento para vinculación de los empleados de METROFEM 20

11.3 Procedimiento para vinculación de proveedores / contratistas 20



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11.4 Procedimiento para la identificación de partes de interés que interactúan en

las operaciones del Fondo 21

11.5 Procedimiento para consultar listas vinculantes 21

11.6 Procedimiento de señales de alerta 21

11.7 Procedimiento para el análisis de operaciones inusuales 22

11.8 Procedimiento para reporte de operaciones sospechosas 22

12. DOCUMENTACIÓN 22

Conservación de documentos 23

13. CAPACITACIÓN 23

14. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN 24

15. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA 24

16. REPORTES INTERNOS Y EXTERNOS 24

Reportes Internos: 24

- Operaciones Inusuales 24

- Operaciones Sospechosas 25

Reportes Externos: 25

- Reporte de Operaciones Sospechosas 25

- Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas 26

- Reporte de Transacciones en Efectivo 26

- Reporte de Ausencia de Transacciones en Efectivo 27

- Reporte de Exonerados del Registro de Transacciones en Efectivo 27

17. ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN POR PARTE DE

AUTORIDADES COMPETENTES 27

18. RÉGIMEN SANCIONATORIO 27

19.GLOSARIO DE TÉRMINOS 29



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NUESTRA HISTORIA

El 24 de marzo de 1999, un grupo de 17 empleados de la empresa Metro de Medellín

Ltda., pensando en el bienestar de los empleados del Metro, se dio a la tarea de crear el

Fondo de Empleados, cuyos pilares serian el fomento al ahorro, así como suministrar a

todos sus asociados servicios de crédito en todas las modalidades, actividades que se

realizarían sin ánimo de lucro.

Una vez socializadas todas estas ideas, y habiendo realizado los respectivos trámites

legales, se creó el Fondo de Empleados del Metro de Medellín, “METROFEM” y fue así

como el 18 de mayo de 1999 ante la Cámara de Comercio se oficializó su personería

jurídica con un capital social de trescientos cuarenta y dos mil doce pesos ($342.012) que

correspondían al 1% del salario básico de los 17 asociados fundadores.

NUESTRA MISIÓN

METROFEM es una empresa de economía solidaria que ofrece servicios y beneficios de

carácter social a través de la administración eficiente de los recursos financieros,

fomentando la cultura del ahorro y contribuyendo a mejorar la calidad de vida de sus

asociados y su grupo familiar.

NUESTRA VISIÓN

El Fondo de Empleados del Metro de Medellín - METROFEM, tendrá para el año 2020

una excelente imagen y prestigio, con buenas prácticas empresariales, generando altos

índices de satisfacción para el asociado y su grupo familiar



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CARTA DE LA GERENCIA

Existe una creciente preocupación de la comunidad internacional, ante los problemas de

delincuencia organizada, financiación de terrorismo y la utilización por parte de estos

grupos organizados del sistema financiero, tanto para financiarse como para blanquear el

dinero procedente de sus actividades ilícitas.

Ante esta preocupación, las autoridades nacionales e internacionales han emitido una

serie de normas que buscan evitar esta utilización y han pedido la colaboración de las

Entidades vigiladas por la Superintendencia Solidaria de Colombia para ello.

Para METROFEM es de vital importancia prevenir que cualquiera de los servicios que

ofrece sea utilizado como vehículo para el lavado de activos y financiación del terrorismo;

en consecuencia, cada uno de los funcionarios desempeña un papel fundamental en la

implementación y ejecución de este sistema.

El presente Manual forma parte del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo, implementado por el Fondo de Empleados del

Metro, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia Solidaria de

Colombia. La información suministrada en este Manual, tiene por objeto brindar los

conceptos básicos y las herramientas necesarias para conocer, participar, controlar y

corregir proactivamente el proceso de prevención para que se introduzcan en

METROFEM recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos

y financiación del terrorismo, contribuyendo así a controlar el riesgo legal, reputacional,

operativo y de contagio de METROFEM.

En razón de lo anterior, agradecemos el estricto cumplimiento de lo dispuesto en este

manual el cual forma parte de los elementos del Sistema de Administración del Riesgo de

Lavado de activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT), implementado por

METROFEM.

GERENCIA GENERAL

METROFEM



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1. INTRODUCCIÓN

El lavado de activos y la financiación del terrorismo representan una amenaza significativa para la estabilidad económica, social y política de un país y de los mercados a nivel mundial. De allí se deriva la atención que los gobiernos y los organismos de control prestan actualmente a este fenómeno, recomendando o exigiendo a las empresas tanto del sector solidario, financiero y real, la implementación de un Sistema de Administración de Riesgos para la prevención y administración de los mismos. Para METROFEM, resulta muy importante asegurar el cumplimiento de las normas para prevenir y controlar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Es un compromiso ineludible de los empleados de la Empresa y sus partes interesadas, el cumplimiento de la ley y las políticas que METROFEM defina en tal materia, con la finalidad de desarrollar y fortalecer los principios y valores éticos de la organización. El presente manual se convierte en una herramienta clara y sencilla para transmitir conocimientos básicos, mecanismos de control y políticas definidas por METROFEM para la administración de riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (en adelante LA/FT), orientadas a evitar la realización de cualquier operación en la cual se pueda utilizar a METROFEM como instrumento de ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a dichas actuaciones.

2. OBJETIVO

Definir los lineamientos y controles para la prevención del LA/FT al interior de METROFEM, con el propósito de tomar acciones frente a situaciones de riesgo que se introduzcan, en las operaciones del fondo, recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos, contrabando y/o de la financiación del terrorismo.

3. ALCANCE

Este documento está dirigido a todos los empleados METRO y personal que labora en METROFEM, para aplicarse en el relacionamiento con cualquier individuo perteneciente a cualquiera de los grupos de interés, con el propósito de evitar que el Fondo sea utilizado como vehículo para el lavado de activos o financiación al terrorismo. El SARLAFT debe abarcar todas las actividades realizadas por METROFEM en el desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías para que éstas queden protegidas de ser utilizadas a través de sus asociados; de sus



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miembros que integran los órganos de administración y control; sus empleados y sus contratistas (ejemplo acreedores), como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Este manual es aplicable a todos los procesos en los que se presenten factores de riesgos LA/FT.

4. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE METROFEM El Fondo de Empleados del Metro de Medellín METROFEM es una empresa asociativa de derecho privado, sin ánimo de lucro, conformada por personas naturales con su domicilio principal en el municipio de Bello. Como organización de economía solidaria ofrece servicios y mejoras de carácter social a través de la administración eficiente de los recursos financieros, apoyando la cultura del ahorro y contribuyendo a la calidad de vida de sus asociados y su grupo familiar. METROFEM tiene como objetivos principales:

- Fomentar y estimular el ahorro entre sus asociados; suministrar a los mismos préstamos o créditos en diversas modalidades y prestar diferentes servicios.

- Estrechar los vínculos de compañerismo y solidaridad entre sus asociados y la Empresa Metro de Medellín Ltda., mediante vínculos de participación mutua y colaboración.

- Adelantar programas de mejoramiento de las condiciones económicas, sociales, culturales, recreativas, educativas, de bienestar familiar, seguridad social y de todo orden para los asociados y sus familiares, mediante la adecuada prestación de diversos servicios.

5. NORMATIVIDAD VIGENTE La legislación nacional aplicable es la siguiente:

Normativa Nombre Breve Detalle

Ley Ley 663 de 1993 Estatuto Orgánico Financiero

Ley Ley 526 de 1999 Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)

Ley Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupción

Ley Ley 333 de 1996 Extinción de dominio sobre bienes adquiridos de forma ilícita

Ley Ley 599 de 2000 Código Penal Colombiano –Tipificación de delitos en los cuales tiene origen el Lavado de Activos y la financiación del terrorismo

Ley Ley 1474 de 2011

Por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad y control de la gestión pública.

Ley Ley 1708 de 2014 Por medio de la cual se expide el Código de



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extinción de dominio

Ley Ley 1121 de 2006 Disposiciones en materia de Financiación del Terrorismo

Resolución Resolución 285 de 2007 de la UIAF

Por la cual se impone a los depósitos públicos y privados; sociedades de intermediación aduanera; sociedades Portuarias; usuarios de zona franca; empresas transportadoras; agentes de carga internacional; usuarios aduaneros permanentes y usuarios altamente exportadores, la obligación de reportar de manera directa a la Unidad de Información y Análisis Financiero y la obligación de tener un oficial de cumplimiento acreditado.

Resolución Resolución 212 de 2009

Por la cual se impone la obligación de presentar reporte trimestral para informar que en el trimestre no se detectaron operaciones sospechosas.

Decreto Decreto 1497 de 2002 Por medio del cual el Gobierno Nacional reglamentó parcialmente la Ley 526 de 1999.

Circular Externa

Circular Externa 04 de 2017

Instrucciones para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en las organizaciones solidarias vigiladas por la superintendencia de la economía solidaria

Circular Externa

Circular Externa 170 de 2002 DIAN.

Prevención y control al Lavado de Activos. La presente circular sustituye la circular 088 del 12 de octubre de 1999.

6. POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LA/FT La METROFEM implementará y adoptará las mejores prácticas encaminadas a facilitar el cumplimiento normativo referente al SARLAFT. Por consiguiente, se soportará en la política de cero tolerancia a operaciones relacionadas con alguno de los delitos fuente del lavado de activos y financiación del terrorismo. METROFEM comprende la necesidad de gestionar, prevenir y controlar el riesgo de LA/FT adoptando las siguientes políticas de imperativo cumplimiento:

Todos los empleados y directivos, en especial aquellos que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones de METROFEM deberán conocer y aplicar a cabalidad los procedimientos establecidos en el Sistema de Control de Riesgos.

METROFEM promueve y establece, una cultura institucional de prevención de lavado de activos y anti-financiación del terrorismo, en sus órganos de administración y de control y en general en todos sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.

METROFEM se abstendrá de celebrar operaciones con personas que no sean debidamente identificadas de acuerdo con lo establecido en el presente Manual.



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Todos los trabajadores y directivos de METROFEM deben reportar en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento, los hechos o circunstancias que consideren vulneradoras de una adecuada administración de riesgo de LA/FT.

METROFEM buscará instrumentar mecanismos para el cumplimiento de los reportes y suministro de la información a las autoridades que indiquen las normas, garantizando la reserva y confidencialidad de la misma.

METROFEM atenderá de manera oportuna por medio del Oficial de Cumplimiento, cualquier tipo de requerimiento legal o judicial de la autoridad competente relacionados con cualquiera de los delitos tipificados dentro del Código penal como LA/FT.

Se entiende por conflicto de interés “la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales”. Por lo anterior la Junta Directiva define la obligación de reportar hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad entre empleados, proveedores o miembros de la Junta Directiva.

Por regla general, en las oficinas de METROFEM no se recibirán pagos en efectivo.

La manera adoptada por METROFEM para la divulgación al público de la información sobre el SARLAFT será a través de su página de intranet u otros mecanismos públicos de difusión.

7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FRENTE AL SARLAFT ROLES Y RESPONSABILIDADES: La responsabilidad para administrar y controlar los riesgos de LA/FT, evitando que METROFEM sea utilizada como instrumento para la materialización de estos riesgos, corresponde a todos los empleados, independiente del proceso o área en la que labore. Las funciones y responsabilidades que se relacionan a continuación, adicionan o complementan las actividades y obligaciones formales derivadas de los requisitos legales e internos propios de sus respectivos perfiles de cargo del Fondo. Junta Directiva Son funciones de la junta directiva las siguientes:

- Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos aplicables al SARLAFT.

- Aprobar el manual LA/FT. - Designar al Oficial de cumplimiento principal y suplente. - Pronunciarse respecto a los informes relacionados con LA/FT presentados por el

Oficial de Cumplimiento y hacer seguimiento a las observaciones o



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recomendaciones, así como al perfil de riesgo LA/FT de METROFEM, dejando constancia en las actas correspondientes.

- Aprobar los criterios objetivos para la detección y reporte de operaciones sospechosas.

- Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento del reglamento interno y de las disposiciones requeridas para el cumplimiento del SARLAFT.

- Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/FT

Representante Legal Las siguientes funciones a cargo del Representante Legal o quien haga sus veces:

- Someter a aprobación de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces en coordinación con el Oficial de Cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

- Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención del LA/FT, según la aprobación de la Junta Directiva.

- Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

- Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en las normas que rigen al Fondo.

- Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento. - Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección,

seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en las normas que rigen al Fondo.

- Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT, dirigido a todos los funcionarios de METROFEM, incluyendo los órganos de administración y control y la Revisoría Fiscal.

Oficial de Cumplimiento Son funciones y deberes del Oficial de Cumplimiento:

- Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se realicen.

- Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas

para la prevención de actividades que vayan en contravía de las disposiciones del

SARLAFT.

- Presentar informes semestrales a la Junta directiva.

- Solicitar al Representante Legal los recursos físicos, tecnológicos y humanos que

se requieran para mantener la idoneidad del Sistema para la prevención LA/FT.



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- Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos

establecidos.

- Implementar los procedimientos que considere adecuados para hacer efectiva su

labor.

- Informar a los directivos de METROFEM acerca de las posibles fallas u omisiones de los controles para la prevención de actividades delictivas que comprometan la responsabilidad de los empleados y de METROFEM.

- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT.

- Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

- Recibir, analizar y determinar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la UIAF el reporte de las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo.

- Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del Sistema de Reporte en Línea – SIREL- Opción Informes- Certificado de Cargue.

Todos los empleados Es deber de todos los empleados del Fondo:

- Aplicar los procedimientos de control establecidos en este Manual. - Reportar al Oficial de Cumplimiento las operaciones inusuales y las señales de

alerta que se detecten. - Mantener reserva de todas las operaciones inusuales y sospechosas reportadas al

Oficial de Cumplimiento y la UIAF respectivamente. - Participar activamente en las capacitaciones realizadas por el Fondo relacionadas

con SARLAFT. Auditoría Interna – Revisoría Fiscal

Los órganos de control como Auditoría Interna y Revisoría Fiscal tendrán las siguientes funciones:

- Evaluar la efectividad y cumplimiento del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

- Dar oportuna cuenta o retroalimentación al Oficial de Cumplimiento, de las irregularidades que ocurran en relación con el funcionamiento del sistema.

Entes de Control

- METROFEM en aras de preservar la transparencia de todas sus actuaciones se compromete a colaborar con los entes de control externos en caso de requerirse algún tipo de información o documentos que garantice el cumplimiento legal y



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normativo. Así mismo guardará en lo que se refiere a la información que se reporta a las autoridades y a toda la relacionada con el SARLAFT el deber de la reserva.

8. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA/FT Es deber de todos los empleados de METROFEM informar al Oficial de Cumplimento o quien haga sus veces, a través de los diferentes canales que se definan para tal efecto, sobre alguna anomalía u operación inusual en uno o varios de los procesos de la entidad que se relacione con riesgos de lavado de activos y financiación terrorismo. El conocimiento apropiado de cada uno de los integrantes del grupo de interés de METROFEM supone un análisis adecuado y oportuno de información personal, características de las actividades económicas y participación en los diferentes mercados. Esto debe realizarse, previo a tener una relación comercial o contractual con el tercero. Los responsables operativos de los procesos impactados de METROFEM, se encargarán de identificar, evaluar, controlar y monitorear, cualquier riesgo que se relacione con LA/FT, de acuerdo con la metodología de la Gestión Integral de Riesgos definida en METROFEM. Los programas de capacitación por parte del Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces, deben ser revisados permanentemente, para garantizar que al interior de METROFEM se cree una cultura de prevención de LA/FT y que se encuentran actualizados conforme a las normas vigentes sobre la prevención del riesgo LA/FT, asegurando de manera razonable el cumplimiento de la normatividad interna de METROFEM. Es deber del Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces, realizar revisión y actualización de las políticas, procedimientos, mecanismos, metodología y documentación que conforman la administración del manual SARLAFT con el propósito de garantizar un funcionamiento eficiente, efectivo y oportuno que se enmarque dentro de la normatividad vigente y facilite el cumplimiento del propósito, la estrategia, los objetivos y fines empresariales, tanto de origen estatutario como legal. Los empleados que incumplan con lo adscrito en el presente manual estarán sujetos a sanciones de acuerdo con lo previsto en el régimen disciplinario vigente en METROFEM y deberán anteponer el cumplimiento de normas LA/FT, al logro de las metas comerciales, adquisición de bienes y servicios y celebración de contratos en los que incurra METROFEM. Así mismo, METROFEM colaborará con las autoridades competentes cuando estas estén en el desarrollo de investigaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo, mediante el Oficial de Cumplimiento suministrando la información que esté al alcance de METROFEM.



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9. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT La administración del riesgo LA/FT consta de las siguientes cuatro etapas:

I. Identificación. II. Medición o evaluación. III. Control. IV. Monitoreo y reporte del riesgo.

Para cada una de ellas se cuenta con la participación de las personas que ejecutan los procesos para lograr que las acciones determinadas alcancen los niveles de efectividad esperados.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT La identificación debe incluir todos los aspectos de los riesgos, estén o no bajo control de METROFEM, teniendo presente que la no identificación de un riesgo real o potencial, reduce la efectividad de análisis posteriores y limita la gestión de la entidad frente a la prevención del riesgo de LA/FT. El SARLAFT debe permitirle a METROFEM identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en la normativa emitida por la Superintendencia solidaria. Con el fin de llevar a cabo la identificación y posterior análisis de los riesgos de LA/FT, se requiere formular la validación del proceso en un conjunto de elementos o pasos. Estos elementos proveen una estructura lógica de análisis que ayuda a asegurar que no se pasen por alto riesgos significativos; con la salvedad que en todos los casos se está haciendo énfasis en el riesgo de LA/FT. El responsable de la evaluación del riesgo SARLAFT es el Oficial de Cumplimiento en conjunto con el dueño del proceso, ya que el objetivo es lograr determinar el plan de acción y el control a implementar o ajustar. Esta evaluación de los riesgos SARLAFT se realiza de forma transversal a todos los procesos, sin embargo, es indispensable tener en cuenta que en caso de identificarse un nuevo riesgo es responsabilidad del dueño del proceso reportarlo al Oficial de Cumplimiento para realizar la correspondiente actualización y gestión de control. Metodología para la identificación de Riesgos de LA/FT METROFEM ha determinado la siguiente metodología para la identificación de los riesgos relacionados con LA/FT:

a. Evaluar detalladamente el riesgo y determinar si su impacto puede generar

fundamentalmente cualquiera de los siguientes eventos:

Perdidas económicas



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Sanciones legales

Pérdida de imagen o reputación

b. De acuerdo con la relación de factor de riesgo / causa / impacto, determinar por

cuál de los siguientes riesgos se puede iniciar la materialización del impacto:

Riesgo operacional Riesgo legal Riesgo reputacional Riesgo de contagio (Remitirse al documento de procedimientos V1).

II. MEDICIÓN O EVALUCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT Una vez identificados cada uno de los riesgos se debe establecer cuál es su probabilidad e impacto. Metodología para evaluar los Riesgos de LA/FT METROFEM para medir o valorar, cualitativamente, la probabilidad de ocurrencia e impacto que tienen los riesgos de LA/FT en caso de materializarse, determinó utilizar los siguientes pasos:

El método a utilizar parte de la evaluación del evento de riesgo en relación con el impacto que tendría en caso de materializarse y de la probabilidad de que ocurra en un proceso o en un período de tiempo determinado. Posteriormente, las consecuencias y probabilidades asignadas se combinan para producir un nivel de riesgo o severidad. La medición se realizará a través de estimaciones subjetivas que reflejan el grado de conocimiento y experiencia de los responsables de los procesos y del Oficial de Cumplimiento designado para apoyar la implementación del SARLAFT.



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Esta valoración se ejecutará inicialmente con una metodología cualitativa, posteriormente y a través de los ajustes y el robustecimiento del SARLAFT se migrará hacia escalas cuantitativas de medición. Las técnicas incluyen:

- Entrevistas con los responsables de los procesos y con otros empleados que se consideren pertinentes para realizar un mejor análisis de los escenarios.

- Uso de grupos multidisciplinarios de expertos de diferentes áreas, pero que guardan relación con el proceso de análisis.

- Evaluaciones individuales utilizando cuestionarios (Auto-evaluaciones), con el objeto de validar las calificaciones y otra información suministrada

METROFEM determinó utilizar el método de valoración de riesgos netamente cualitativo aplicando la siguiente tabla:

III. CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT En la etapa de control METROFEM debe dar respuesta al riesgo identificado y medido, es decir, debe adoptar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente. Para una adecuada y efectiva administración de los Riesgos de LA/FT es fundamental poder determinar qué control es el que de acuerdo con el costo/beneficio se ajusta de forma adecuada a la mitigación del riesgo. Metodología para determinar las medidas de control Para determinar los controles que la entidad ha establecido para mitigar los riesgos de LA/FT, se llevan a cabo reuniones con los responsables de los procesos y con el Oficial de Cumplimiento de forma mensual para revisar el cumplimiento de la normatividad, la documentación vigente y las diferentes prácticas adoptadas al interior de METROFEM. El diseño de los controles de los riesgos de LA/FT de METROFEN estará a cargo del Oficial de Cumplimiento en coordinación con Gerencia, reportando sobre ello a los Comités de Junta Directiva. La ejecución de dichos controles estará a cargo del responsable de cada uno de los procesos de la Compañía. METROFEM con el fin de disminuir la probabilidad y/o el impacto en caso de que se materialicen los riesgos inherentes, establece para el control de los riesgos LA/FT detectados, controles basados en:

Probabilidad X Impacto = Riesgo Inherente

Riesgo Inherente X Controles = Riesgo Residual



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a. Normativa legal: Leyes, decretos, circulares, resoluciones, etc.

b. Riesgos identificados o eventos internos: Situaciones de riesgos o eventos, presentados o no históricamente (fraudes, hallazgos o informes de auditoría, reportes de operaciones sospechosas, etc.), que puedan conllevar a que el Fondo sea utilizado como canal para el LA/FT.

c. Riesgos identificados o eventos externos: Tipologías de LA/FT detectadas,

eventos históricos ocurridos o documentos de señales de alerta en la actividad empresarial o específicas del negocio de los fondos de empleados.

Con el fin de obtener el riesgo residual de METROFEM, se hace una evaluación de los controles asociados a cada riesgo inherente, considerando el diseño y la efectividad, así como la ejecución de los mismos. La evaluación de los controles debe considerar como mínimo: el diseño, la efectividad, la documentación, el responsable del control, así como el tipo de control:

a. Control Preventivo: Acción que se implementa para prevenir las desviaciones o incumplimiento de un proceso. Establece las condiciones necesarias para que el error o intención dolosa no se produzca. Se ejecuta antes de iniciar un proceso o paso crítico. Por lo general, los controles preventivos son los que muestran costos más eficientes.

b. Control Detectivo: Acción implementada para identificar desviaciones durante la ejecución de un proceso o su incumplimiento. La eficacia de este tipo de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Identifica el error, pero no lo evita, actúa como una alarma que permite registrar el problema y sus causas. Sirve para verificar el funcionamiento de los procesos y de sus controles preventivos.

c. Control Correctivo: Acción implementada con el fin de corregir las desviaciones identificadas una vez concluido el proceso o su incumplimiento. Permite investigar y rectificar los errores y sus causas, está destinado a procurar que las acciones necesarias para su solución sean tomadas.

IV. MONITOREO Y REPORTE DEL RIESGO DE LA/FT Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica.



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El objetivo de esta etapa es hacer un seguimiento permanente al perfil de riesgo de METROFEM y en general del SARLAFT y realizar los reportes acerca del estado de exposición general de los riesgos de LA/FT a los diferentes niveles de la organización según sea definido por las políticas para la prevención del LA/FT, los reportes requeridos por las autoridades competentes y según las obligaciones establecidas por la ley, y reportes acerca del desempeño del SARLAFT. El monitoreo del SARLAFT estará a cargo del Oficial de Cumplimiento y su finalidad principal será la de velar por la aplicación de los correctivos y ajustes necesarios para asegurar una efectiva administración del riesgo. Dentro del desarrollo de la etapa de monitoreo, el Oficial de Cumplimiento tendrá a su cargo, la responsabilidad de evaluar la eficacia, eficiencia y oportunidad de los controles implementados para mitigar el riesgo de LA/FT, realizando pruebas de campo que deberán quedar debidamente documentadas.

10. SEGMENTACIÓN DE LAS FUENTES DE RIESGO DE LA/FT Para la segmentación de las fuentes de riesgo se tienen en cuenta los siguientes aspectos: CONCEPTO DE SEGMENTACIÓN Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación del universo de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características, conocidas como variables de segmentación, de tal manera que permitan ser descritas y analizadas de acuerdo a sus características particulares. Así, el objetivo de la segmentación es determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro de un segmento y compararlas con las transacciones que se realicen en el Fondo, a efectos de detectar operaciones que se salgan de su perfil. VENTAJAS DE LA SEGMENTACIÓN Las ventajas de la segmentación son las siguientes:

- Aislar segmentos que sean más vulnerables a la presencia de riesgos de LA/ FT con el fin de ejercer un mayor control y supervisión sobre éstos.

- Desarrollar puntos de control y supervisión teniendo en cuenta las características del segmento.

- Conocer los segmentos en los cuales los controles son efectivos y tienen menor incidencia en el LA/FT.

DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES DE SEGMENTACIÓN Según las definiciones de la Circular Externa 04 de 2017 la segmentación de los factores debe integrar como mínimo los siguientes criterios para los factores de riesgo:



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Factor de Riesgo Criterios

Asociados - Actividad económica - Volumen o frecuencia de las transacciones - Monto de los ingresos - Monto de los egresos - Patrimonio

Productos - Naturaleza - Características - Nicho de mercado o destinatarios.

Canales - Naturaleza - Características

Jurisdicciones - Ubicación - Características - Naturaleza de las transacciones

Dentro de la información que se va a analizar se deben tener en cuenta la agrupación de datos, la relación entre las variables, los vínculos entre los elementos y las características de transaccionalidad por segmento de factor de riesgo.

11. PROCEDIMIENTOS Toda actividad cuenta con procedimientos adecuados que definen responsabilidades, deberes y facultades de los empleados que garantizan el desarrollo normal de la gestión y los mecanismos apropiados para detectar situaciones o eventos de riesgo, especialmente los relacionados con el LA/FT. De acuerdo con el cargo y desempeño de las responsabilidades asignadas, cada directivo y empleado de METROFEM debe realizar los siguientes procedimientos: 11.1 PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DE LOS ASOCIADOS A parte de ser una labor de obligatorio cumplimiento y desarrollo de la legislación y de las disposiciones vigentes, es fundamental tanto para la protección de los empleados como de los intereses de METROFEM conocer en forma suficiente a las personas que pretendan vincularse a METROFEM en cuanto a su información personal como en lo relativo a su actividad y volumen de sus negocios, con el propósito de detectar y prevenir a tiempo el manejo, inversión u ocultamiento de capitales ilícitos. Debe recordarse que la decisión que los Directivos tomen de vincular Asociados, es crucial para prevenir que posteriormente, sucedan manejos y situaciones indeseables o ilícitas a través de cuentas o depósitos con potenciales riesgos y perjuicios para METROFEM y sus empleados.



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El proceso de vinculación de asociados debe contener las siguientes etapas: a. Entrevista personal siempre que sea posible.

b. Identificación suficiente del asociado.

c. Consulta a las centrales de riesgo en el momento de la vinculación del asociado.

d. Diligenciamiento del formato de vinculación.

e. Solicitud de documentos soporte.

f. Confirmación de referencias e información personal de contacto y de actividad económica.

g. Confirmación de inclusión en listas.

h. Identificación de Personas pública o políticamente expuestas: Se debe identificar de acuerdo a la información suministrada en el formato de vinculación y en la entrevista si el asociado por razón de su cargo maneja recursos públicos, detenta algún grado de poder o goza de reconocimiento público, en este caso se debe incluir

El cumplimiento de los requisitos de vinculación es de carácter obligatorio y es un medio fundamental para el conocimiento del asociado y de su actividad económica, por lo tanto, se requiere atender estrictamente las normas que hacen parte del presente Manual y de procedimientos operativos que sobre el particular emita el fondo de empleados. El SARLAFT cuenta con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los asociados actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma, tales como: Formato de Afiliación Según lo establecido en los Estatutos, METROFEM exige presentar la solicitud de afiliación por escrito. El diligenciamiento de la solicitud de afiliación, así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en las normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial asociado. Entrevista En METROFEM se debe realizar una entrevista con el potencial asociado, la cual puede cumplirse en el momento de la afiliación. La entrevista puede ser realizada directamente por funcionarios del Fondo o por encargo a terceras personas de las entidades contratantes quedando la constancia documental. Toda entrevista debe quedar documentada, en donde conste el nombre del empleado de METROFEM o del tercero autorizado para realizarla, la fecha y hora de su realización y los resultados o comentarios de la misma. Consulta Listas Vinculantes



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Previa a la entrevista y en el proceso de vinculación, es obligatoria la consulta del nombre y documento de identidad del potencial asociado en las listas ONU/OFAC, bajo ninguna circunstancia se tendrán vínculos contractuales con personas señaladas en las mencionadas listas. Cuando se trate de relaciones establecidas con una persona Jurídica, se debe consultar el nombre y NIT de la empresa, los nombres y documentos de identidad de los socios o accionistas, independientemente del tipo de sociedad (asociaciones, fundaciones, organizaciones sin ánimo de lucro, sociedades SAS, limitadas, en comanditas o anónimas o sociedades asimiladas a estas, etc.), también se debe realizar sobre todas aquellas personas que figuren en el Certificado de la Cámara de comercio, tales como representantes legales y sus suplentes, miembros de junta directiva, socios y revisor fiscal principal y suplentes. Cada vez que se realice una actualización de listas, se actualizará el sistema. En el evento de figurar algún asociado, se debe reportar de inmediato al Oficial de Cumplimiento, quien someterá el caso a consideración de la Gerencia o Junta Directiva. Confirmación de datos Por medios establecidos previamente por METROFEM, se deben verificar los datos suministrados por el asociado en la solicitud de afiliación. Esta confirmación puede ser realizada por las entidades con los cuales el asociado ha firmado un contrato laboral. Actualización de información Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento de METROFEM gestionar la actualización, mínimo anualmente, de los datos suministrados en la solicitud de afiliación, que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, cargo, sueldo, estado civil, entre otros) a través del formato de “Actualización de datos” o por la consulta en línea de la página web de METROFEM; de igual manera en el formato de afiliación inicial se especifica que es responsabilidad del asociado actualizar la información como mínimo una vez al año. Declaración de origen de fondos En la afiliación de Asociados o cuando se requiera, se solicitará el diligenciamiento de este formato en su totalidad, el cual está incorporado en el formato de Solicitud de Afiliación y de Actualización de Datos.

Conocimiento de Personas Expuestas Públicamente METROFEM ha definido a las personas expuestas públicamente (PEP), como aquellas personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer al Fondo al riesgo de LA/FT, tales como personas que manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre éstos o gozan de reconocimiento público. Los asociados calificados como PEP sólo serán vinculados con la aprobación previa de la Junta Directiva. Para los asociados que se encuentren vinculados con METROFEM y sean calificados como PEP, el Gerente o el Oficial de Cumplimiento deberá gestionar el visto bueno con la Junta Directiva para continuar como asociado.



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11.2 PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DE LOS EMPLEADOS DE METROFEM

Incluido en el proceso definido para Vinculación de Empleados de METROFEM, el cual ha sido adecuado a los nuevos mecanismos de control incorporados en este Manual, se debe diligenciar el formulario de Ingreso a METROFEM, el cual será firmado en todos los casos por el Empleado con el cumplimiento de todos los requisitos definidos en el mismo. En el cuerpo del formulario, el Empleado hará su manifestación expresa sobre la procedencia de los recursos y bienes con los que cuenta. En la vinculación de Empleados, se deberá solicitar el diligenciamiento de este formato en su totalidad el cual está incorporado al formato de ingreso como empleado. Antes que el Empleado de cumplimiento o la Gerencia profieran su visto bueno en el formulario de Ingreso, debe verificar que éste se haya diligenciado completamente, de manera clara y precisa y que exista el resultado y la evidencia sobre la verificación de la información. La verificación de los datos se efectuará directamente o de manera telefónica, en lo pertinente a su condición de trabajador o empleado de dicha empresa. Los datos de domicilio, teléfono y referencias serán verificados directamente por el Fondo de Empleados. El conocimiento del empleado implica conocer y contar de manera permanente y actualizada por lo menos con la siguiente información:

a. Identificación del empleado, lo cual supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario de ingreso o la hoja de vida que permiten identificar plenamente la persona que se pretende vincular como empleado.

b. Actividad económica del empleado y su entorno familiar cercano. c. Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. d. Características y montos de las transacciones y operaciones de los empleados

actuales en METROFEM. 11.3 PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DE PROVEEDORES /

CONTRATISTAS La selección de proveedores de bienes o servicios, se hará de conformidad con el criterio de libre concurrencia en el mercado y el mejoramiento de la eficiencia y de la rentabilidad de METROFEM, dentro del respeto a la lealtad y buena fe comerciales y a las sanas costumbres mercantiles. Los proveedores o contratistas de METROFEM, deberán diligenciar el formulario de vinculación de proveedores donde harán su manifestación expresa sobre la procedencia de los recursos y bienes con los que cuentan. Antes de que el Oficial de Cumplimiento o el empleado que éste delegue profieran su visto bueno en el formulario de Ingreso, debe verificar que éste se haya diligenciado completamente, de manera clara y precisa y que exista el resultado y la evidencia sobre la verificación de la información. Se debe realizar



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obligatoriamente la consulta en las listas especiales (OFAC, ONU, Fiscalía, Procuraduría, Dian, etc.), y en listas internas; para verificar que la persona no aparezca en las mismas. Copia del formulario de ingreso del proveedor deberá archivarse conjuntamente con los demás documentos del SARLAFT. 11.4 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PARTES DE INTERÉS QUE

INTERACTÚAN EN LAS OPERACIONES DEL FONDO METROFEM realizará una debida diligencia sobre todos los terceros a quienes se les giren o transfieran recursos por compra de bienes muebles e inmuebles por parte de los asociados del Fondo. Razón por la cual, se realizarán las siguientes actividades:

a. Estudio de propietarios y de inmuebles entregados como garantías a favor del Fondo, validando certificado de tradición y libertad, y validando en listas vinculantes los propietarios que registre el inmueble en los últimos 20 años, promesa de compraventa formalizada ante notaria, documento de identificación del vendedor y certificación bancario en caso que los recursos se giren a un tercero.

b. Estudio de vehículos con prenda a favor del Fondo, analizando la tarjeta de propiedad y la promesa de compra-venta, según el caso.

c. Validaciones en las listas restrictivas de los terceros a los cuales se les pretenda girar o transferir recursos por autorización del asociado. A éstos terceros que sean persona natural, se les solicitará copia del documento de identificación, según el caso, y certificación bancaria. A las personas jurídicas, certificado de cámara de comercio y certificación de composición accionaria (diferentes a sociedades de naturaleza limitada).

d. Actualizar la información sobre la actividad u ocupación generadora de recursos de los ex asociados que tengan cartera y deuda pendiente con el Fondo.

11.5 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR LISTAS VINCULANTES METROFEM realizará consultas oportunas de las listas vinculantes u objetivas como el listado de la lista del Consejo de seguridad de las Naciones Unidas – ONU (Lista ONU/ Lista obligatoria para Colombia) https://www.un.org/sc/suborg/es/sanctions/un-sc-

o “Office of Foreign Assets Control” – OFAC (lista CLINTON) consolidated-list . https://sdnsearch.ofac.treas.gov/

Para tal efecto en el aplicativo se actualizará mensualmente la base de datos con el listado de la OFAC para que automáticamente éste genere alertas automáticas si algún tercero vinculado con el fondo como asociado, cliente, empleado o proveedor desarrolla cualquier operación con la entidad.

https://www.un.org/sc/suborg/es/sanctions/un-sc-consolidated-list

https://www.un.org/sc/suborg/es/sanctions/un-sc-consolidated-list

https://sdnsearch.ofac.treas.gov/



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11.6 PROCEDIMIENTO DE SEÑALES DE ALERTA Las señales de alerta son una serie de indicadores cualitativos o cuantitativos, (tales como hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros, razones financieras) que le permiten a METROFEM, inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales. Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como, cualquier otro criterio que a juicio de METROFEM resulte adecuado. METROFEM contará con un sistema debidamente parametrizado, bajo unas condiciones establecidas, para generar unos reportes periódicos, que permitan detectar las operaciones que excedan el parámetro establecido para cada tipo de operación. Dentro de este entendido, se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes señales preventivas:

a. Crecimiento desproporcionado en las operaciones tradicionales del asociado y/o terceros.

b. Atención periódica de pagos de valor significativo, mediante la utilización de recursos en efectivo.

c. La información suministrada por el asociado que no es susceptible de confirmación o no es posible la actualización de sus datos.

d. Presentación de recursos a manera de inversión sin justificación de su procedencia.

e. Operaciones fraccionadas con frecuencia. f. Presentación frecuente de operaciones intentadas y rechazadas.

11.7 PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES Detectada la inusualidad le corresponde a cualquier empleado de METROFEM que a su juicio considere que existe una operación o transacción inusual de un asociado, reportarla directamente al Oficial de Cumplimiento, quien realizará las comprobaciones necesarias y los oportunos informes o reportes de operaciones sospechosas, una vez aprobados por la Junta Directiva, a la UIAF y custodiará la información confidencial recibida. 11.8 PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIÓN Y REPORTE DE

OPERACIONES SOSPECHOSAS El empleado de Cumplimiento evaluará las operaciones inusuales, realizará las comprobaciones necesarias para determinar si una operación es o no sospechosa y reportarla de forma oportuna y eficiente a la UIAF, en cumplimento de la normatividad vigente.



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No obstante, el Oficial de Cumplimiento podrá presentar para consideración a la Gerencia y Junta Directiva las operaciones inusuales que considere necesarias para su determinación.

12. DOCUMENTACIÓN Toda gestión desarrollada sobre el SARLAFT debe estar debidamente documentada, con el propósito de servir como respaldo o prueba de debida diligencia ante un requerimiento de la autoridad competente por un caso de LA/FT. Esta debe cumplir con el objetivo garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá contar:

- Con un respaldo físico. - Con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por

quienes estén autorizados - Con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

Esta documentación deberá comprender por lo menos:

a. Manual de SARLAFT. b. Los documentos y registros que evidencian la operación efectiva del SARLAFT. c. Los informes a la Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de

Cumplimiento y los Órganos de control. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Los archivos documentales resultado de los procesos de prevención de riesgos LA/FT, deberán ser administrados por el Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces. Las demás áreas y empleados de METROFEM deberán contar con la debida autorización y tendrán acceso sólo a la información que éste les autorice o que se relacione con el desarrollo de su función en METROFEM. Dichos archivos se conservarán durante 10 años desde la fecha de su último asiento. Al cabo de este tiempo los documentos podrán ser destruidos, si se han cumplido las siguientes condiciones:

a. Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.

b. Que se conserve en medio electrónico que garantice una posterior reproducción, para un futuro proceso de investigación, como evidencia probatoria para la autoridad competente.

13. CAPACITACIÓN El Oficial de Cumplimiento, y cada empleado de METROFEM, deben conservar su competencia técnica mediante la capacitación permanente. Es deber de todos los



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empleados tener conocimiento suficiente y mantenerse actualizado sobre las políticas, procedimientos, controles y principios éticos que METROFEM ha definido para evitar el lavado de activos con el fin de que se logre eficazmente su aplicación.; así como de la normatividad vigente cuyo objetivo es la prevención y control del lavado de activos. Para este propósito METROFEM adelantará anualmente un plan de capacitación a nivel general, con el fin de facilitar el conocimiento de las normas y principios vigentes, sin perjuicio de la responsabilidad de cada empleado de actualizarse sobre las presentes disposiciones. El Oficial de Cumplimiento en compañía del área de Formación de Gestión humana, tienen la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todas las áreas y empleados de METROFEM. Debe cuando menos cumplir con las siguientes características:

- Debe hacer parte del programa de inducción para empleados nuevos. - Debe hacer parte del programa periódico de reinducción. - El plan de capacitación y el contenido de cada programa deben ser revisados y

actualizados permanentemente. - Se deben establecer mecanismos de evaluación para medir la eficacia de los

programas de capacitación. - El Oficial de Cumplimiento debe dejar evidencia escrita de los programas,

metodologías y procedimientos para llevar a cabo la capacitación. Estos programas deberán destacar entre otros temas, los roles y responsabilidades definidos y aprobados para el Sistema de Prevención de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las consecuencias, disciplinarias, civiles y fiscales derivadas de su desatención. El Oficial de Cumplimiento, deberá conservar el listado de asistencia a las diferentes charlas y programas (diplomados, inducción, reinducción), y realizar un seguimiento a su participación y cubrimiento.

14. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN METROFEM ha implementado un sistema de reportes internos y externos que garantizan el funcionamiento del SARLAFT y los requerimientos sobre prevención y control de la Superintendencia Solidaria y la UIAF.

15. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA El Oficial de Cumplimiento cumple con sus responsabilidades, apoyándose en el software operativo de la empresa, implementado, el cual contiene los siguientes controles:



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a. Registro de los datos básicos de cada asociado. b. Cruce alfabético y numérico con las listas ONU/OFAC y listas propias. c. Consolidación de operaciones por asociados en períodos determinados. d. Segmentación del mercado bajo los criterios determinados en el presente manual. e. Control individual de las transacciones en efectivo. f. Control de transacciones múltiples. g. Señales de alerta.

Los anteriores controles permiten o facilitan la detección de operaciones inusuales.

16. REPORTES INTERNOS Y EXTERNOS REPORTES INTERNOS METROFEM realizará el reporte de las operaciones inusuales y de las operaciones sospechosas. Operaciones Inusuales Mensualmente se realizará un reporte de las operaciones de asociados que superaron los diez millones de pesos ($10.000.000) y se entregará Oficial de Cumplimiento para el respectivo análisis. Para aportes extraordinarios es responsabilidad de los funcionarios que manejan la operación, basarse en el conocimiento del Asociado, en su información financiera y en la frecuencia de la operación, con el fin de deducir si se trata de una operación inusual, al momento de realizar la operación. Para tal efecto, es necesario aplicar las normas y procedimientos definidos en los procedimientos establecidos. Para operaciones fraccionadas se realizará reporte mensual de asociados que realicen más de un abono extraordinario a sus obligaciones por cuantías que en su conjunto sean iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000), para análisis del Oficial de Cumplimiento. Esta información no debe ser pública, es decir, que al momento que se reporte no debe ser de conocimiento general. Operaciones Sospechosas Una operación sospechosa se puede derivar inicialmente de una inusualidad transaccional, por noticias o cualquier otro medio informativo. El Oficial de Cumplimiento analizará íntegramente las operaciones que se califiquen como inusuales para determinar si son sospechosas y deben reportarse a la UIAF. No obstante, el Oficial de Cumplimiento o el Gerente podrán presentar a consideración de la Junta Directiva las operaciones inusuales que considere necesarias para su determinación.



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REPORTES EXTERNOS METROFEM dispondrá de procedimientos para garantizar el cumplimiento de las exigencias establecidas por la normatividad, sobre el registro de determinadas operaciones y su comunicación obligatoria, sistemática y periódica a la UIAF, respecto de transacciones en efectivo y operaciones sospechosas. Reporte de Operaciones Sospechosas El Oficial de Cumplimiento al evaluar las operaciones inusuales que le reportan, realizará las comprobaciones necesarias y los oportunos informes o reportes de operaciones sospechosas, una vez aprobados por la Junta Directiva a la UIAF. Criterios Objetivos para el reporte de operaciones sospechosas Todo Reporte de Operación Sospechosa debe contener alguno de los siguientes criterios objetivos para el reporte a la UIAF (estos criterios son aprobados por la Junta Directiva):

a. Pueden estar relacionadas con fondos procedentes de actividades delictivas o tienen como objetivo ocultar fondos o activos originados por alguna de estas situaciones: - Simulación de transacciones. - Relación con delincuentes. - Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades

delictivas. b. Vínculos con bienes de origen ilícito. c. Incremento patrimonial no justificado. d. Realización de operaciones fraccionadas o estructuradas por debajo de los

montos de control con el fin de eludir los controles normativos dispuestos para no soportar el origen de los recursos.

e. Inminencia en la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de LA/FT.

f. Inclusión del cliente en la Lista ONU o Clinton emitida por la OFAC. g. Aquellas que de manera objetiva permitan inferir que se está ante una situación

ligada a eventuales operaciones de LA/FT. En estos casos no se requiere que METROFEM tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. Cuando se efectúe un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) a la UIAF, estará totalmente prohibido facilitar cualquier información tanto interna como externamente, sobre las personas u operaciones a los que se refiera dicho reporte. Solamente se podrá revelar información por solicitud expresa de la UIAF o de la Fiscalía General de la Nación. De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, “el reporte de



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operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos, y trabajadores de la entidad, que hayan participado en su detección y/o reporte.” Periodicidad del reporte METROFEM debe reportar a la UIAF dentro de los 15 días calendarios siguientes contados a partir del momento en que se tenga conocimiento de las operaciones que se determinen como sospechosas. Cuando la Junta Directiva determine que una operación es sospechosa se deberá reportar de manera inmediata a la UIAF, utilizando para ello el Sistema de Reporte en Línea (SIREL), https://reportes.uiaf.gov.co/reportesfsm/Modules/Home/html/default.aspxde uso exclusivo del Oficial de Cumplimiento. Conservación de los documentos Los reportes de operaciones sospechosas junto con la documentación que la soporta, deben ser archivados en METROFEM para información y consulta por parte de los estamentos legales y competentes correspondientes, durante diez (10) años y posterior a este periodo se debe garantizar la conservación en un medio técnico que asegure su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio. Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas En caso de que, durante el respectivo mes, no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, se informará de este hecho trimestralmente a la UIAF, a través del Sistema de Reporte en Línea, en los siguientes períodos:

- Enero-Marzo: Fecha de envío abril 11 al 20 - Abril-Junio: Fecha de envío julio 11 al 20 - Julio-Septiembre: Fecha de envío octubre 11 al 20 - Octubre-Diciembre: Fecha de envío enero 11 al 20

Reporte de Transacciones en Efectivo Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera. El reporte de transacciones en efectivo se compone de:

a. Reporte de Transacciones múltiples en efectivo. De acuerdo con las normas vigentes, se deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante el trimestre inmediatamente anterior, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunte igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas.

https://reportes.uiaf.gov.co/reportesfsm/Modules/Home/html/default.aspx



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b. Reporte de Transacciones individuales en efectivo. Se reportarán, conforme a la normatividad vigente, las transacciones individuales en efectivo cuyo valor sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas, durante el trimestre inmediatamente anterior.

Reporte de Ausencia de Transacciones en Efectivo En el evento que no realicen tales transacciones se enviará a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del Sistema de Reporte en línea en el mismo plazo establecido para los reportes de transacciones. Tanto las transacciones múltiples como las transacciones individuales en efectivo se deben reportar en un solo archivo en los siguientes períodos:

- Enero-Marzo: Fecha de envío abril 1 al 10 - Abril-Junio: Fecha de envío julio 1 al 10 - Julio-Septiembre: Fecha de envío octubre 1 al 10 - Octubre-Diciembre: Fecha de envío enero 1 al 10

Reporte de Asociados Exonerados del Registro de Transacciones en Efectivo Por política de METROFEM no se exonerará a ningún asociado del registro de transacciones en efectivo.

17. ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN POR PARTE DE AUTORIDADES COMPETENTES

Todo requerimiento de las autoridades en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo debe ser atendido por el Oficial de Cumplimiento en forma oportuna, suministrando la información requerida de acuerdo con las formalidades legales correspondientes. Son competentes para requerir información, la Superintendencia, la UIAF, las autoridades judiciales (jueces, fiscales, policía judicial, entre otros), sólo con fines probatorios dentro de procesos adelantados ante sus despachos en lo que corresponde a sus funciones y los órganos con funciones de policía judicial.

18. RÉGIMEN SANCIONATORIO El régimen sancionatorio se define para aplicar las medidas sancionatorias a que haya lugar, en el evento de que los administradores, empleados, clientes, proveedores o vinculados a METROFEM incumplan con la normativa, políticas y procedimientos



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definidos para el funcionamiento del SARLAFT. DIRECTRICES Las siguientes directrices se aplican a todos los empleados de METROFEM independientemente del cargo, rol o función que ocupen:

a. Todos los empleados de METROFEM deben acatar y cumplir con las diferentes disposiciones implementadas para el funcionamiento del SARLAFT.

b. La Gerencia de METROFEM será́ la encargada de adelantar las actuaciones administrativas a que haya lugar cuando se falte a las políticas, procedimientos y controles establecidos en el presente manual.

c. Todos los empleados velarán porque se acaten las normas, políticas y procedimientos establecidos en el manual SARLAFT, y las fallas que detecten las deberán reportar directamente al Oficial de Cumplimiento.

d. Cuando se detecten incumplimientos por parte de los empleados de METROFEM en aspectos relativos al SARLAFT, el Oficial de Cumplimiento los documentará y presentará un informe escrito a la Junta Directiva y según sea la decisión se adelantará la actuación administrativa a que haya lugar, dependiendo del tipo de incumplimiento. Lo anterior, sin perjuicio de otras acciones administrativas o penales que se deban realizar.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Actividad ilícita: Actividad contraria a lo que dispone la ley. Alertas Tempranas: Es el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad. Debida Diligencia (due diligence en inglés): Actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales (Copiado de la Circular Externa 04 de 2017 emitida por la Superintendencia Solidaria de Colombia) por la materialización del riesgo de LA/FT en la organización. Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como el actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactivo, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas. Debida Diligencia Grupos de Interés: El conocimiento apropiado de cada uno de los integrantes de los grupos de interés de METROFEM, supone la realización de un análisis adecuado y oportuno al momento de tener o realizar una relación comercial o contractual,



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esto con el fin de evitar que METROFEM sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo jurídico, operacional, de contagio o reputacional. Dicho lo anterior, se define un procedimiento que se ajusta a cada uno de los grupos de interés impactados al interior de METROFEM, así como los criterios clasificadores que permiten tener un orden de cómo deben ser indagadas las personas que hacen parte de dichos grupos. Factores de Riesgo: Los factores de riesgo son los generadores del riesgo del lavado de activos y financiación del terrorismo, por consiguiente, METROFEM, aplicando las políticas y procedimientos diseñados para la Prevención, Control del LA/FT, los tuvo en cuenta para crear el modelo de vinculación de clientes/asociados y el seguimiento operacional de los mismos, a fin de determinar el impacto y la frecuencia que pueden generar riesgo para METROFEM. Los Factores de Riesgo son: Clientes/Asociados: Los clientes/asociados de acuerdo con su actividad económica declarada, sus ingresos brutos mensuales y su capacidad instalada han sido segmentados como:

- Clientes/Asociados críticos (Riesgo Alto) - Clientes/Asociados no Críticos (Riesgo muy bajo o bajo) - Riesgo transaccional (Riesgo muy bajo, bajo, moderado, alto) - Usuarios: Como política, todo usuario que, en calidad de autorizado, utilice los

servicios de caja, depositando o realizando retiros de dinero de un asociado/cliente de sus cuentas de ahorro, serán objeto de seguimiento siempre y cuando sus transacciones individuales sean iguales o superen la suma de diez millones de pesos ($10.000.000).

Productos: Son las operaciones legalmente autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria de Colombia, mediante las cuales se permite la celebración de los contratos bancarios o la prestación de un servicio. Estos productos pueden darse por:

- Operaciones Activas (Préstamos en sus diferentes modalidades) - Operaciones Pasivas (Captación de Depósitos –Cuentas de Ahorros-CDAT)

Canales: Son todos los vehículos por medio de los cuales METROFEM llega a cada uno de sus asociados, para la prestación, colocación y captación de servicios (oficinas, canales virtuales, oficinas satélites). Jurisdicciones: Tiene que ver con el área geográfica en donde el cliente/asociado tiene sus negocios y con la ubicación de oficinas de METROFEM a nivel local, regional o nacional. Financiación del Terrorismo: Corresponde al conjunto de acciones que permiten la circulación de recursos que tienen como finalidad la realización de actividades terroristas o que pretenden el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Esta conducta se considera como un delito el cual se encuentra tipificado en el Código



MANUAL SARLAFT

Fecha: FEBRERO 2019

Versión: 002

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Penal Colombiano. GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional. Organismo intergubernamental que fija estándares y promueve la implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y otras amenazas a la integridad del sistema financiero. Grupos de interés asociados a LA/FT: Son las partes interesadas impactadas por SARLAFT. Para METROFEM son: asociados, empleados directos de METROFEM, miembros de Junta, proveedores y terceros interesados. Lavado de activos: En el artículo 323 del Código Penal modificado por el artículo 42 de la Ley 1453 de 2011, este delito se define como: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o le dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o se realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito”. Listas vinculantes: Son aquellas listas frente a las cuales METROFEM se abstendrá o buscará poner fin a relaciones jurídicas o comerciales de cualquier otro tipo, con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren, por estar relacionadas con actividades o delitos fuente de LA/FT. Oficial de cumplimiento: Funcionario de alto nivel jerárquico en el Fondo, encargado de velar por el normal desempeño del Sistema de Administración de Riesgos para la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), así como de promover la adopción de correctivos necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento Personas Expuestas Públicamente (PEP): Personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. Riesgos Asociados LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir METROFEM, por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones, como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.



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Fecha: FEBRERO 2019

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Dentro de esta categoría encontramos los riesgos legales, de imagen, de contagio y reputacional. SARLAFT: Sigla que traduce Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Señales de Alerta: Son todos los hechos y circunstancias particulares que rodean la realización de transacciones propias de cada tercero con el que METROFEM se relaciona, a partir de las cuales se puede identificar de manera preventiva si son objeto de un estudio cuidadoso y detallado, por ello se deben de clasificar en:

- Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla.

- Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que, por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

- Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de un cliente, una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.

SIREL: Sistema de Reporte en Línea, creado por la UIAF como un mecanismo para que los sujetos obligados reporten periódicamente las transacciones objetivas y subjetivas conforme establece los instructivos y anexos técnicos aplicables a los diferentes sectores que deben adoptar sistemas para controlar el LA/FT. Transacciones en efectivo: Son las operaciones realizadas por METROFEM y sus partes relacionadas en efectivo, las cuales para este proceso deben ser superiores a diez millones de pesos ($10.000.000). UIAF: Sigla de la Unidad de Información y Análisis Financiero. Esta entidad tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para LA/FT, e imponen obligaciones de reporte a determinados sectores económicos.

Manual SARLAFT - METROFEM · 2019-03-18 · IV. Monitoreo y reporte del riesgo de LA/FT 16 10. ......

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