Manual instructivo de uso

LOGYCA / COLABORAAprenda paso a paso cómo utilizar todos los módulos y funcionalidades de nuestra plataforma colaborativa para que codifique de manera exitosa sus productos con sus socios comerciales a través de este manual.

Este es en resumen el orden en que debe realizar el proceso para que logre negociar su portafolio de manera efectiva, oportuna y con calidad:

Si su producto es importado:

Si su producto ya ha sido codificado con cadenas, tan solomígrelo, envíelo a captura y continúe negociándolo con sus principales socios comerciales.

La plataforma está diseñada de una manera amigable, conservando ese mismo orden por medio de unos módulosclaves que le permitirán efectuar las acciones anteriormentedescritas. En este manual veremos dichos módulos contodas sus secciones para que pueda llevar a cabo su proceso de negociación satisfactoriamente.

Asigne un código de barras

a su producto

Solicítele una cita de captura

para quequede certificado

Realice negociacionesde su producto

con sus socios de negocio

Mígrelo a su Librería

de productos

1 42 3

Solicítele una cita de captura

para quequede certificado

Realice negociacionesde su producto

con sus socios de negocio

Añadalo a suLibrería deproductos

31 2

Después de haber creado los roles que considere necesarios, puede gestionar los

usuarios de la siguiente forma:

Diríjase nuevamente al módulo Seguridad pero esta vez de clic en la opción

“Usuarios”. Seguido presione “Agregar Usuario” y diligencie la información solicitada.

Se abrirá una nueva ventana, diligencie

la información así:

El usuario es el correo electrónico de la

persona a la que dará acceso.

Elija el rol que cumplirá y a los clientesa los que dicha persona tendrá acceso.

Recuerde que puede modificar e inactivartanto roles y usuarios presionando el

botón modificar que está en la columna

“Acciones” de cada una de las listas.

Módulo

SEGURIDAD

En este módulo podrá gestionar los roles que existen en su organización que hacen

parte del proceso de codificación con cadenas dando acceso a la plataforma a todas

y cada una de las personas que lo necesiten con usuarios independientes.

Primero deberá crear los roles. Diríjase al módulo de Seguridad, de clic en la opción

roles y a continuación presione “Agregar rol”.

Ingrese un nombre para el rol y de clic en las opciones de menú a las que dicho cargo

tendrá acceso de acuerdo al tipo de información que gestiona dentro del proceso.

Luego de clic en “Guardar”.

Opción dos:

Para cargar información de forma masiva, debe seguir el proceso que la plataforma le

indica y que describiremos a continuación:

· Seleccione el tipo de producto, bajo el cual se registrará la información

· Descargue la plantilla Excel, haciendo clic “aquí”

Una vez realice esta selección aparecerán nuevos campos en los que podrá dar una

descripción más específica y detallada de su producto, e inmediatamente la plataforma

le dará el número GTIN y lo direccionará a Lista de Códigos o si su producto ya cuenta con esté número, puede introducirlo manualmente en este campo.

Módulo

IDENTIFICACIÓN

En este módulo podrá asignar y reportar códigos de barras nacionales que estén

bajo el prefijo de su empresa garantizando un uso adecuado teniendo en cuenta los

estándares de calidad dados por GS1 Colombia.

Para ello ingrese al módulo Identificación y en la sección “Asignar códigos de barras” encontrará un paso a paso para completar el proceso de dos formas:

Opción uno: Reporte y asigne los códigos uno a uno haciendo clic en la palabra hipervinculada

“aquí”, esto le llevará a una nueva ventana, tal como se evidencia a continuación:

Seleccione el tipo de producto y si desea, uno de los prefijos de su empresa bajo el

que quiera que su referencia sea marcada (opcional) para continuar:

Módulo

LIBRERÍA

En este módulo podrá añadir productos nuevos a su Librería así como sus cajas y sus

subempaques, migrar las referencias que ya codifica con cadena para que pueda

seguirlas comercializando, visualizar su lista de productos, enriquecer sus atributos y

eliminarlos en caso de que sus productos se dejen de fabricar o comercializar.

Actualmente existen dos formas diferentes para añadir productos nuevos a su Librería:

Opción uno:Agregue una por una todas las referencias que va a codificar con sus socios comer-

ciales a través de la opción “Adicionar productos” así:

· Una vez descargado el archivo, registre la información:

· Busque y suba el archivo a la plataforma desde su computador.

Una vez la plataforma analice la información, aparecerá de forma inmediata la lista

de productos cargados para su validación.

Recuerde que esta plantilla solo le permite el reporte de GTIN 8 y GTIN 14, más no la

asignación de los mismos.

En la lista de códigos de este módulo, podrá consultar todos los GTIN que vaya

asignando, así como aquellos que haya creado anteriormente desde la plataforma de

asignación de GS1 Colombia / Tienda Virtual LOGYCA.

Luego seleccione el tipo de producto al cual pertenece la referencia a cargar:

Opción dos:Realice un cargue masivo de productos nuevos a su Librería, para ello descargue la

plantilla de Excel propuesta por la plataforma dando clic en la palabra “aquí”:

En la plantilla Excel elija el tipo y el sector de los productos que va a agregar y

posteriormente llene los campos obligatorios que corresponden para dicho sector:

Recuerde que en la Librería debe adicionar solo las referencias nuevas que va a

codificar con sus socios comerciales, sean nacionales o importadas. Aquellas que

ya comercializa o que ya se encuentren en Identificación deben ser migradas.

Podrá eliminar productos de su Librería siempre y cuando se vayan a dejar de comer-cializar pues toda su información, incluso de captura, será borrada.

Diligencie los campos requeridos en cada una de las pestañas, aquellos que son

obligatorios están marcados con un asterisco (*). Al finalizar de clic en “Guardar”.

De esta manera habrá añadido productos NUEVOS a su Librería. Para poblarla con las

referencias que ya codifica en cadenas, debe realizar una migración de sus productos.

A continuación le explicaremos paso a paso cómo hacer este proceso:

Reporte los códigos de barras faltantes en esta plantilla:

Asegúrese de tener su Plan de Administración de prefijos al día, es decir que

haya reportado a GS1 Colombia todos los códigos de barras nacionales que

esten bajo el prefijo de su empresa. Para ello, puede ir al módulo Identificación

y en la lista de códigos descargar un reporte, cruzarlo con su histórico de

códigos de barras y reportar por carga masiva* aquellos que hagan falta:

*El archivo para reportar por carga masiva los códigos de barras faltantes es el mismo utilizado anteriormente para

realizar la asignación de manera masiva. Ver página 2.

1

Cuando haya terminado, guarde la plantilla, expórtela como JSON utilizando el botón

que la plantilla tiene (resaltado en la imagen anterior) y cargue dicho archivo a la

plataforma.

En su lista de productos podrá entonces observar todas las referencias que acaba de

añadir, con su estado de captura, podrá enriquecerlas y crear sus cajas y/o subempaques desde la columna “Accion” presionando los tres puntos verticales:

Si desea crear una caja (GTIN14)o un subempaque (display)

presione cualquiera de las

opciones que está en el menú

Jerarquía y complete los datos

que se solicitan.

*Si da copiar y pegar, asegúrese de que copia en el formato destino.

Cuando haya terminado, de clic en preseleccionar y así podrá verlos en un listado,

asegúrese de su selección y presione procesar selección. Al cabo de mas o menos unahora podrá ver esas referencias con toda su información directamente en la lista deproductos de la Librería.

Al finalizar el diligenciamiento de la plantilla por favor oprima el botón rojo “Clic para validar estructura GTIN” de esta manera se validará que la información haya quedado

bien. Guarde el archivo y súbalo a la plataforma.

Este proceso también tarda en promedio una hora para que logre ver los resultados

en la lista de productos de la Librería.

Teniendo ya sus productos en la Librería, podrá solicitar las citas de captura o en

caso de que ya estén certificados podrá codificarlos con las cadenas.

Si escoje la opción de migración masiva, debe descargar la plantilla de Excel que la plataforma propone tal como se explicó en el punto 2 y diligenciarla

únicamente con los códigos de barras de los PRODUCTOS, bien sea nacionales

o importados, que ya codifica con cadenas y desea tener en su Librería:

Realice la migración de sus productos, uno a uno desde la plataforma o de forma

masiva descargando la plantilla de Excel propuesta. Para ello diríjase a la Librería,

opción “Migrar desde Identificación” y ahí encontrará las dos opciones:

2

Si escoje la opción para migrar sus productos uno a uno, escoja de las listas de

productos nacionales e importados aquellos que desee tener en su Librería para

codificar con cadenas:

3

4

Para añadir marcas:

Para añadir fabricantes:

Para certificar la información de sus productos y lograr codificarlos con sus socios de negocio debe traerlos a nuestro proceso de captura de datos con calidad de información, donde vamos a extraer cierta información necesaria y a verificar la

lectura de sus códigos de barras. Si estos pasan todas las validaciones quedarán

certificados y podrán ser codificados.

Actualmente existen dos formas diferentes para solicitar la cita de captura de sus

productos desde el módulo de Captura de datos opción Solicitud de captura:

Módulo

CAPTURA de DATOS

En el momento en que se crea un producto nuevo en LOGYCA / COLABORA, este

debe contar con una marca y un fabricante. En la mayoría de casos estos son

migrados después de realizado dicho proceso, pero cuando se trata de una

innovación, debe matricular la nueva marca y el fabricante de ser el caso.

Para ello, diríjase al módulo administración y vaya a la opción marca o fabricante

según lo requiera.

Para agregar una marca, de clic en esa opción y digíte el nombre de la misma. De clic

en “guardar” y el proceso habrá finalizado.

Realice el mismo proceso con sus fabricantes. El campo GLN de fabricante es

opcional. Si lo conoce, llénelo, de lo contrario, puede dejarlo en blanco tal como se

evidencia en el ejemplo:

Módulo

ADMINISTRACIÓN

1

Elija el tipo de captura que necesita realizarle a sus productos. Actualmente tenemos

estas opciones disponibles:

- Captura tradicional: Proceso que se realiza trayendo una muestra física de su

producto a nuestras instalaciones LOGYCA en Bogotá.

- Captura en CEDI: Proceso realizado directamente en su centro de distribución cuando por el peso o por la cantidad de referencias a capturar (mayor a 50) se hace

difícil y costoso su transporte hasta nuestras instalaciones. Incurre en gastos adicionales para el industrial.

- Captura a través de ficha técnica: Debe enviar a LOGYCA una ficha técnica con un

mínimo de información necesaria del producto para garantizar el éxito de la captura y

el código de barras impreso (sticker) para verificar su lectura.- Captura a través de dummy: Debe enviar a LOGYCA una muestra física exacta de

su producto, guardando las dimensiones y conservando los principales atributos einformación del producto en su etiqueta. Recuerde que tiene 30 días para formalizaresta captura, enviando el producto real a LOGYCA nuevamente para constatar la

veracidad del dummy.

Seguido de clic en el ícono de la lupa del campo GTIN para consultar su Librería y

seleccionar aquellos que quiere enviar a captura:

Opción uno:

Solicite la cita de captura una a una de las referencias que necesitan la certificaciónpara ser codificadas con cadena eligiendo la opción que así lo detalla:

Guarde dicho documento y súbalo a la plataforma. Al finalizar el día recibirá un correo

electrónico con la fecha de la cita.

Asegúrese de enviar tantos productos como haya solicitado a captura, en buen estado

y con su código de barras. En caso de que envíe una caja esta debe tener todas sus

unidades contenidas, de lo contrario no se podrá capturar. Después de cumplida la cita,

encontrará la información capturada directamente en su lista de productos de su

Librería.

Recuerde que los productos cuya cita no fue solicitada por la plataforma, no podrán

ser capturados. Solo podrá enviar a captura un máximo de 20 productos diarios y 50

al mes. Para mayor información escríbanos a logycacolabora1@logyca.com.

Para obtener trazabilidad del proceso de captura, puede dar clic en el botón consultar

capturas. Ahí podrá ver cuantas ha solicitado, el número de productos agendados,

recibidos, si hay alguno con error y cuántos finalmente fueron capturados. En caso

de que alguno haya quedado certificado con observaciones, presionando el botón

ver detalle podrá conocer las novedades que se encontraron.

Cuando haya finalizado, verifique en el listado que aparece en la parte inferior derecha

de su pantalla que haya seleccionado todos los productos que necesita capturar y de

clic en aceptar. De esta manera habrá solicitado su cita con éxito y al finalizar el día

recibirá un correo con la fecha asignada para cumplir su cita de captura.

Recuerde que debe reportarnos si se encuentra fuera de Bogotá en el campo

“observaciones” para que esta novedad sea tenida en cuenta al momento de agendar su cita.

Opción dos:

Solicite la cita de captura de sus referencias de manera masiva a través de la plantilla

de Excel planteada por la plataforma. Descárguela aquí:

Diligénciela únicamente con los códigos de barras de los productos (nacionales o

importados) que necesita enviar a captura, así como el de las cajas de los mismos.

Posteriormente elija la acción en la que se irá la negociación a la cadena. Existen 5

tipos diferentes de Negociación:

- Adición: Se utiliza cuando se desea añadir un producto nuevo a la cadena.

- Modificación: Comunmente conocida como cambio de precios, utilizada durante

las temporadas, al cambiar de año, etc.

- Retiro: Utilizada para comunicar a la cadena que el producto dejará de venderse.

La trazabilidad de este proceso seguirá siendo a través de correos electrónicos que

dirán si el PRICAT pasó o no a la cadena, de no haber pasado, tendrá un archivo adjunto con los motivos del rechazo.

Por otra parte tenemos la negociación básica, proceso mucho más sencillo que se

hará directamente desde la plataforma, con la información que esta almacena. Estará disponible si ya cuenta con productos certificados en su Librería.

Para crearla diríjase al módulo Negociación, opción “crear negociación” y de clic en

la palabra hipervinculada “aquí”.

A continuación le explicaremos cómo cargar su archivo PRICAT a

LOGYCA / COLABORA para hacer el envío de su codificación. Recuerde que puede

enviar el tipo de archivo con el que normalmente enviaba el PRICAT, es decir la

plataforma le recibe Excel, Edifact, archivos planos como .txt o .xml, etc.

Diríjase al módulo Negociación, presione la opción “cargar archivos”, elija el tipo de

archivo que va a montar (mencionados anteriormente), seleccione el archivo ya diligen-

ciado desde su computador y de clic en guardar:

Módulo

NEGOCIACIÓN

El módulo de Negociación permite la codificación de información logística, extendida

y comercial de productos con cadenas. Se ha desarrollado como una mejora del

método que conocíamos como PRICAT siendo más eficaz, interactivo, ilimitado y con

una mayor y mejor trazabilidad.

Actualmente tenemos dos maneras de hacer envío de dicha codificación: tenemos aún

abierto el canal de envío de PRICAT directamente desde la plataforma o a través de la

creación de una negociación básica.

Seguido, de un nombre a su negociación y elija la cadena a la que irá dirigida. De mo-

mento tenemos disponibles las mismas que sincronizaban PRICAT pero actualmente

más de 20 socios de negocio están generando desarrollos para sumarse a este

proyecto, entre cadenas, e-commerce, autoservicios y canal institucional.

Finalmente notifique la cantidad mínima a ordenar de su producto en el campo que

lleva este nombre. Realice el mismo proceso para cada uno de los productos que va

a codificar. Cuando haya terminado, de clic en “PUBLICAR”.

Después de clic en “agregar producto”. La plataforma hará una consulta en su Librería

y le mostrará aquellos productos que ya se encuentren certificados, elija aquellos que

enviará a la cadena en la acción seleccionada:

La información logística y extendida de los productos vendrá ya adjuntada al

seleccionarlos, ahora deberá llenar únicamente las condiciones comerciales que

tendrán sus productos para la cadena escogida. Para ello de clic en el ícono rojo

en la columna “condiciones comerciales” y establezca:

El precio de lista (mismo precio bruto), la fecha inicial y final del precio, escoja el IVAde la lista desplegable y fije el impoconsumo si aplica. El resto de campos son

opcionales.

- Suspensión: Pausa la venta del producto durante una temporada establecida.

- Activación: Reanuda la venta después de una suspensión.

Vocabulario

GTIN: Es el Número Mundial de Artículo Comercial. El GTIN se aplica a los productos utilizando un código de barras y sirve para identificar cualquier artículo al que deba determinarse su precio o que deba facturarse u ordenarse.1Prefijo: Un Prefijo de Compañía GS1 es una cadena única de cuatro a doce dígitos que se utiliza para generar llaves de identificación GS1. El Prefijo de Compañía GS1 es emitido por una Organización Miembro GS1 o por la Oficina Global de GS1.2GS1 Colombia: GS1 Colombia | LOGYCA / ASOCIACIÓN organización miembro de la red mundial GS1, brinda soluciones de conectividad a las empresas de diferentes sectores del país haciendo visible la información de sus productos a través de estándares de identificación y comunicación.3GPC: La Clasificación Global de Productos GS1 (GPC) es un sistema que ofrece a

ambos extremos de la red de valor, un lenguaje común en la relación entre socios d

e negocio para agrupar y clasificar productos de manera uniforme en el mundo.

Tener el estándar de clasificación GPC asegura que sus productos son; Clasificados

correcta y uniformemente, en todo el mundo.

Categoría LOGYCA / Consumo - OTC: Código de clasificación de un producto según

los niveles LOGYCA. Puede enviar una categoría de Consumo o de Farma Venta Libre.

Categoría ATC: Código de clasificación para medicamentos.

Categoría Textil: Código de clasificación de un producto según los niveles LOGYCA

para el sector Textil

Jerarquía: De acuerdo a la RAE: “Es una estructura que se establece en orden a su criterio de subordinación entre personas, animales, valores”. Para el caso de LOGYCA

será entre unidad base, subempaque y unidad de empaque logístico.

Unidad base: Se refiere a la unidad de producto como tal. Ej: Vaso de yogurt, lata de

cerveza, shampoo, crema dental, camiseta, pantalón, etc.

Subempaque: Comúnmente conocido como display. Contiene varias unidades base

de un mismo tipo y un GTIN 13 pues pasa por el punto de venta. Ej: six pack de cerveza.

Para consultar la trazabilidad de su negociación puede presionar “Consulte sus nego-

ciaciones”. Ahí podrá ver el listado de aquellas que hayan sido enviadas desde la

plataforma, los productos codificados en ellas, las condiciones comerciales estableci-

das y si ya han finalizado o no. A su correo le llegarán la notificaciones pertinentes.

De esta manera su proceso de codificación habrá culminado con éxito.

Para enriquecer su conocimiento en el tema de codificación, puede revisar los anexosde este documento y el consolidado de vocabulario que hemos hecho con el fin de

darles un poco más de contexto.

Así mismo lo invitamos a que tome nuestras capacitaciones virtuales sobre el uso de

todos los módulos y funcionalidades activas de nuestra plataforma

LOGYCA / COLABORA para que obtenga un conocimiento un poco más profundo

de la mano de un experto.

Para inscribirse a estas capacitaciones o resolver cualquier duda que surja después

de leído este manual, escríbanos a: logycacolabora1@logyca.com.

Unidad de empaque logístico: Conocido como caja corrugada. Se debe asignar un

GTIN 14 para su identificación. Normalmente no pasa por punto de venta, pues es una

unidad de empaque para distribuir o almacenar un producto.

PRICAT: Mensaje comercial que se utilizaba anteriormente para enviar la información

relevante de un producto desde el proveedor hacia la cadena.

LOGYCA / SYNC: Antigua plataforma de LOGYCA para la codificación del mensaje

PRICAT entre proveedores y cadenas.

Negociación: Nuevo método de codificación de información logística, comercial

y extendida de producto desde el proveedor hacia la cadena utilizando la plataforma

LOGYCA / COLABORA.

JSON: Lenguaje de programación utilizado por LOGYCA / COLABORA para procesar

la información de producto.

Migración: Proceso que permite la consulta de la información de producto desde

las bases de Data Quality y LOGYCA / SYNC para almacenarla en la Librería de

LOGYCA / COLABORA y dejarla a disposición del proveedor.

Data Quality / Captura de datos: Proceso realizado en LOGYCA donde se toman

las medidas de los productos y se valida la lectura del código de barras del mismo

de acuerdo a los estándares establecidos por GS1 Colombia garantizando la calidad de

la información.

Certificado: Estado que se le otorga a un producto después de pasar exitosamente las

validaciones de la captura.

No certificado: En caso de que el producto no pasé las validaciones de lectura de

códigos de barras, quedará con este estado y no podrá ser codificado con las cadenas

hasta que el error sea corregido.

Certificado con observaciones: Si al realizar las validaciones de captura, el producto

cuenta con una novedad en su código de barras que aún así permita su correcta lectura

se le otorgará este estado. El proveedor podrá negociar su producto pero tendrá un

período de 3 meses para corregir dicha novedad, enviar el producto nuevamente a

captura y si pasa las nuevas validaciones, podrá continuar su codificación.

Homologado: Empresas que han pasado la auditoría de GS1 Colombia certificando

que cuentan con el conocimiento suficiente del estándar para capturar sus productos

de manera autónoma asegurando siempre la calidad de la información.

Exento: Empresa que por su categoría y sector no debe pasar por el proceso de captura.

Estas incluyen: textil, frutas y verduras, librería (editoriales), marroquinería, zapatos,

entre otros.

Farmaceútico genérico: Categoría que incluye los medicamentos realizados y

comercializados directamente por su laboratorio. No contiene marca

Farmaceútico No Genérico: Incluye los medicamentos que tienen marca y son común

mente reconocidos en el mercado bajo la misma.

Nombre funcional: Especifica claramente que es el producto, hace alusión a la

función del mismo o a cómo se conoce normalmente en el mercado.

Referencia: Código interno del producto dado por el proveedor.

1. Tomado de: http://blog.logyca.com/nosotros/10-preguntas-y-respuestas-para-conocer-los-estandares-gs1/

2. Tomado de: https://www.gs1co.org/Portals/0/Contenido/Guia_de_Identificacion_GS1.pdf

3. Tomado de: https://www.gs1co.org/nosotros/gs1colombia.aspx

ANEXOS

Como anexos encontrará los campos obligatorios para empresas NO HOMOLOGA-DAS que tiene cada tipo de producto y su sector en LOGYCA / COLABORA, y así s

epa cuáles debe diligenciar al añadir un producto nuevo.

Si desea conocer más sobre la obligatoriedad de los campos de producto, tenemos

disponible una documentación técnica de consulta. Para obtenerla escríbanos a

logycacolabora1@logyca.com.

*El GTIN, tipo de GTIN, así como los datos logísticos del producto son obligatorios para

todos los sectores. Estos últimos serán capturados por LOGYCA durante dicho proceso.

Consumo

Sector

Clasificación del producto

Nombre funcional

Fabricante

Marca

Categoría GPC

Categoría LOGYCA

Tipo Marca

Característica

Cantidad contenida

Calificador cantidad

Descripción larga

Descripción corta

Mercado objetivo

Farma

Genérico

Farma no

Genérico

Concentración

Forma farmacéutica

Categoría ATC

Tipo de empaque

Presentación contenido

Laboratorio

Referencia

Importado desde Colombia

Código único de medicamento

Registro Sanitario para Colombia

Fecha final registro sanitario

Archivo PDF registro sanitario

Jerarquía

Tipo de publicación

GLN del proveedor

Nombre del proveedor

Principio activo