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Instituto de Educación Superior Privado Alas Peruanas – Sede Central

Manual de Usuario del Sistema Académico

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MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE INFORMACIÓN ACADÉMICA

SEDE CENTRAL

2018



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Índice

INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 3

INFORMACIÒN GENERAL DEL SISTEMA ............................................................ 3

REQUERIMIENTOS ......................................................................................... 3

TIPOS DE USUARIOS DEL SISTEMA ................................................................. 3

MÒDULOS DEL SISTEMA ACADÈMICO .............................................................. 3

I. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ............................................................ 4

1. Ejecución de la Aplicación ................................................................................................... 4

2. Ingreso de Usuario y Contraseña ..................................................................................... 4

II. PERFIL ADMINISTRADOR/UNIDAD ACADÉMICA: OPCIONES DEL SISTEMA .... 5

1. Pantalla Principal ..................................................................................................................... 5

2. Subsistema de Instituto ....................................................................................................... 5

2.1. Opción General ............................................................................. 5

2.2. Opción Carreras ........................................................................... 15

2.3. Opción Alumnos ........................................................................... 21

2.4. Opción Evaluaciones ..................................................................... 24

2.5. Consultas: Reportes Académicos .................................................... 26

2.6. Formatos .................................................................................... 41

III. PERFIL ESTUDIANTE: OPCIONES DEL SISTEMA ....................................... 45

3.1 Módulo de Identificación y Acceso .................................................. 45

3.2 Matrícula ..................................................................................... 46

3.3 Horario del alumno ....................................................................... 47

3.4 Estado de cuenta ......................................................................... 47

3.5 Record académico ........................................................................ 48

3.6 Plan de estudio ............................................................................ 48

3.7 Servicios ..................................................................................... 49

IV. PERFIL DOCENTE: OPCIONES DEL SISTEMA ........................................... 51

4.1 Módulo de Ingreso de Notas .......................................................... 51



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INTRODUCCIÓN

Este documento está diseñado como guía para el usuario, para el correcto uso de

los distintos módulos y subsistemas que componen el Sistema Académico del Instituto de Educación Superior Privado Alas Peruanas Sede Central, Lima.

INFORMACIÒN GENERAL DEL SISTEMA

El sistema académico del Instituto Alas Peruanas, compuesto por una interfaz escritorio y una interfaz web, a través del cual se gestiona el proceso académico del Instituto de Educación Superior Privado Alas Peruanas Sede Central, en base a la

gestión de la información de los alumnos, las carreras que en él se estudian, las evaluaciones, las consultas y los diferentes formatos que se han definido en el

instituto. Así mismo, a través de él, el alumno puede acceder las informaciones relacionadas

con los procesos anteriores tales como su plan de estudio, record académico, su horario y otras informaciones de interés y servicios.

REQUERIMIENTOS

Sistema Operativo Windows 7 o superior.

Mínimo 128 MB RAM Resolución gráfica mínima 800*600 Acrobat Reader 5.0 o superior.

TIPOS DE USUARIOS DEL SISTEMA

Administrador/Coordinador

Docente Alumno

MÒDULOS DEL SISTEMA ACADÈMICO

Perfil Administrador/Coordinador

a) Módulo General b) Módulo Carreras c) Módulo Alumnos

d) Módulo Evaluaciones e) Módulo Consultas-Reportes

f) Módulo Formatos

Perfil Docente

a) Módulo Ingreso de Notas

Perfil Alumno



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a) Módulo Identificación y Acceso b) Módulo Matrícula c) Módulo Horario

d) Módulo Estado de Cuenta e) Módulo Record-Académico

f) Módulo Plan de Estudio g) Módulo de Servicios

I. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

1. Ejecución de la Aplicación

Paso 1: Para acceder al Sistema deberá seleccionar el ícono del académico,

dando doble click:

2. Ingreso de Usuario y Contraseña

Paso 2: En esta pantalla el usuario debe digitar el Nombre de Usuario y

Contraseña, luego presionar sobre el botón.

Usuario: se utiliza que se utilizara para el ingreso al sistema. Contraseña: esta clave secreta, se utilizará en la ventana inicial

para acceder al sistema.

INSTITUTO

ALAS PERUANAS



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II. PERFIL ADMINISTRADOR/UNIDAD ACADÉMICA: OPCIONES DEL

SISTEMA

El presente manual consta de las siguientes opciones:

1. Pantalla Principal

2. Subsistema de Instituto

En la presente opción consta de las siguientes opciones: General

Carreras Alumnos

Evaluaciones Consultas Formatos

2.1. Opción General

Conformada por las siguientes funcionalidades y opciones:

Periodos.

Nivel Formación Carreras. Carreras.

Programas. Asignaciones. Cronogramas.

Periodos Administrativos



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a. Periodos.- Es necesario aperturar el ciclo académico por cada

una de las sedes, para poder continuar con los demás procesos. En este formulario permite visualizar, modificar e ingresar nuevos

períodos académicos. Mantenimiento de Periodos.- A continuación, se visualiza un

listado de periodos ya registrados, donde se puede apreciar el código, e Nick (descripción abreviada) y la descripción.

Adicionalmente cuenta con botones de nuevo, modificar, eliminar y cerrar.

Registro y Modificación de Periodos.- Deberá ingresar y/o

modificar los datos académicos solicitados, de ello dependerá el registro de la información a lo largo del proceso.

Nuevo

Modificar

Eliminar

Cerrar



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b. Nivel de Formación en Carreras.- esta opción permite visualizar, modificar e ingresar los distintos niveles de formación académica.

Mantenimiento.- aquí se visualiza los niveles de formación

registrados.

Grabar Cancelar

Nuevo

Modificar

Eliminar

Cerrar



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Registro y Modificación.- Se ingresa y/o modifica tanto el código como la descripción del nivel de Formación Académica y luego botón grabar.

c. Carreras.- esta opción permite visualizar, modificar e ingresar

todas las carreras que ofrece la institución.

Mantenimiento.- se visualiza el listado de todas las carreras registradas. También, se podrá ingresar, modificar, eliminar.

Registro y/o modificación.- se genera un código automáticamente, los demás campos se encuentran habilitados

para ingreso y/o modificación correspondiente.

Grabar Cancelar



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d. Programas.- se visualiza los tipos de programas por carrera que

ofrece la institución, se podrá realizar el ingreso, modificar, eliminar.

Registro y/o Modificación.- el código se genera automáticamente

y se ingresará y/o modificará el nombre, Alias y las iniciales.

Grabar Cancelar

Nuevo

Modificar

Eliminar

Cerrar



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e. Asignaciones.- Aquí se podrá habilitar y/o deshabilitar por sede y periodo los procesos de Carga Académica, Matricula, Ingreso de

Notas y Convalidaciones por cada una de las carreras.

Habilitar y/o Deshabilitar proceso.- Marque con un check el proceso académico que quiere habilitar o desmarque el proceso

que quiere deshabilitar y luego presione el botón siguiente

Grabar

Cancelar



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Presione el botón siguiente, verifique que todo se encuentre

conforme y procesa a grabar.



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f. Cronogramas/Notas Parciales en esta ventana, se podrá ingresar las fechas máximas para el ingreso de cada nota parcial por sede, carrera, programa y periodo.

Presionar el botón siguiente e ingresar cada una de las fechas por parcial solicitado

Presionar el botón siguiente, verificar que todo se encuentre

conforme y presionar el botón grabar.



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g. Cronograma/Tesorería Matricula.- en esta opción, se podrá crear, modificar, eliminar la fecha de pago y registro de matrícula

por sede, carrera, programa y periodo.

Registro y modificación.- Seleccionamos el concepto académico e

ingresamos las fechas de inicio y fin para el pago y registro de dicho concepto.

Nuevo

Modificar

Eliminar

Cerrar



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h. Cronograma/Tesorería.- En esta opción, se podrá crear, modificar, eliminar la fecha de pago y registro de convalidaciones

por sede, carrera, programa y período.

Registro y modificación.- Seleccionamos el concepto académico e

ingresamos las fechas de inicio y fin para el pago y registro de dicho concepto.



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2.2. Opción Carreras

Conformada por las siguientes opciones:

Plan de Estudios

Carga Académica. Matrícula.

Horario Docente.

a. Plan de Estudios / Definición.- se visualiza los tipos de planes

de estudios por carrera que ofrece la institución, se podrá realizar el ingreso, modificar, eliminar.



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a. Ingreso y/o modificación del Plan Estudios.- En este formulario, se podrá ingresar y/o modificar la descripción, horas lectivas y formulación de los promedios parciales para este plan,

así como los cursos correspondientes al mismo. Se podrá realizar el ingreso, modificación y eliminación de los curso del plan.

Se podrá ingresar y/o modificar un curso definiendo los datos de

este formulario para luego proceder a grabarlo.



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b. Carga Académica / Ingreso de Carga.- En esta opción, se

podrá ingresar la carga académica por sede, periodo, carrera y

programa

Primero se deberá definir la sección ingresando y/o modificando

los datos del siguiente formulario.

Posteriormente, al presionar el botón de horarios se mostrará los

cursos cargados por plan de estudios para esa sección.



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Seleccionado un curso y presionado el botón modificar se puede acceder al siguiente formulario donde se define al docente y el

(los) horario(s) en el cual se va dictar dicho curso:



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c. Matricula / Matricula General – Para realizar la matrícula de un alumno primero se deberá seleccionar sede, escuela y programa, con lo cual se visualizara los alumnos activos para

esa carrera.

Se selecciona un alumno y se presiona el botón aceptar, se

visualizara el siguiente el formulario con los cursos matriculados en la parte inferior y los curso por matricular en la parte superior. Se selecciona un curso de prematrícula y al presionar el botón

aceptar pasa a ser un curso matriculado del alumno.



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El botón de impresión imprime el consolidado de matrícula del

alumno

d. Horario Docente.- Este formulario permite visualizar e imprimir

el horario de un docente por sede, periodo y carrera.



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2.3. Opción Alumnos


Inscribe Alumnos Datos Generales.

Búsqueda del Alumno.

a. Inscribe Alumnos.- En este formulario se registra al alumno por sede, carrera, programa y ciclo inicial.



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b. Datos Generales.- en este formulario se registra todos los datos

completos del alumno.

Al presionar el botón modificar se podrán ingresar y/o modificar los siguiente datos.



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c. Búsqueda de Alumnos.- en este formulario, ingresando el

código del alumno se podrá obtener sus datos académicos.



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2.4. Opción Evaluaciones


Ingreso de promedios parciales

a. Ingreso de Promedios Parciales.- En este formulario se ingresan y/p

modifican las notas parciales y de recuperación de los alumnos por sede,

carrera, programa y periodo.

Luego de seleccionar la evaluación y presionar el botón siguiente se mostrara el siguiente formulario donde se seleccionara el curso al cual se

desea ingresar y/o modificar las notas.



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Luego de presionar el botón siguiente se mostrara a los alumnos

matriculados en dicho curso a los cuales se le ingresar su nota para posteriormente presionar el botón Registrar Notas en el Sistema con lo

cual quedara grabado en el sistema.



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2.5. Consultas: Reportes Académicos


Matrículas y Promedios

Docentes. Cursos. Plan de Estudios.

a. Matrículas y Promedios / Alumnos.- En este formulario se podrá

visualizar el consolidado de matrícula y/o record de notas del alumno por sede, carrera y programa.



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Presionando el botón siguiente se visualizara un formulario donde

podrá seleccionar el alumno a consultar.

Presionando el botón siguiente se visualizara un formulario donde podrá seleccionar el periodo de notas a consultar.



Página 28

Presionando el botón siguiente se visualizara el record de notas del alumno

b. Matrículas y Promedios / Curso - Sección.- En este formulario se

podrá visualizar la relación de alumnos con sus notas por sede, escuela,

periodo, sección y curso.



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Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se podrá seleccionar el ciclo, el curso, la sección y el docente

Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se podrá seleccionar los datos a consultar



Página 30

Presionando el botón siguiente se obtiene el siguiente reporte

c. Matrículas y Promedios / Periodo.- En este formulario se podrá

visualizar la relación de curso con sus respectivas notas por cada alumno para un periodo determinado.



Página 31

Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se podrá seleccionar los datos a consultar.

Presionando el botón siguiente se obtiene el siguiente reporte.



Página 32

d. Matrículas y Promedios / Orden de Mérito.- En este formulario se podrá visualizar la relación de alumnos en orden de mérito para un

periodo determinado.

Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se podrá seleccionar los datos a consultar.



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e. Docentes / Cursos por Docente.- En este formulario se podrá visualizar la relación de cursos asignados a un docente para un periodo

determinado.



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Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se podrá seleccionar los periodos a consultar.




Página 35

f. Docentes / Horas por Docente.- En este formulario se podrá visualizar la cantidad de horas asignadas a un docente para un periodo determinado.



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Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se podrá seleccionar los periodos a consultar.




Página 37

g. Cursos / Cursos por Sección.- En este formulario se podrá visualizar los cursos con sus respectivos docentes asignados a una sección.

Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se

podrá seleccionar los periodos a consultar.



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h. Cursos / Reporte de Carga Académica.- En este formulario se podrá visualizar los horarios de los cursos programados para una sección.



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Presionando el botón siguiente se muestra un formulario donde se

podrá seleccionar los datos a consultar.




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i. Plan de Estudios / Plan - En este formulario se podrá visualizar los cursos por cada sede, escuela, plan de estudios.




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2.6. Formatos


Registro de Matricula Boleta de Notas

a. Registro de Matricula- En este formulario se genera un formato que se entrega al Ministerio de Educación con los datos de los alumnos

matriculados por sede, carrera, periodo, ciclo y sección.



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Presionando el botón con el icono en Excel se visualizara el reporte.

b. Boleta de Notas- En este formulario se genera un formato de Boleta de Notas del alumno por periodo académico.



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Presionando el botón siguiente de podrá seleccionar al alumno de la consulta.

Presionando el botón siguiente de podrá imprimir la boleta de notas del

alumno.



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III. PERFIL ESTUDIANTE: OPCIONES DEL SISTEMA

3.1 Módulo de Identificación y Acceso

El alumno puede acceder a su perfil con la información necesaria, a través de la interfaz web del sistema académico para este fin.

El alumno accede a la interfaz web a través de la dirección

http://intranet.iesap.edu.pe/login.asp , con su usuario y contraseña personal.

Si el usuario y la contraseña ingresados son correctos, se mostrará la siguiente

pantalla:

- Nombre, código e imagen de alumno

- Botón para “colapsar” la parte izquierda de la intranet

- Nombre de alumno

- Menú de enlaces académico y de servicios del alumno (Matricula,

Horario, estado de cuenta, etc…)

http://intranet.iesap.edu.pe/



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- Cuerpo de la intranet donde se cargará información de las opciones

de menú

3.2 Matrícula

El alumno puede visualizar el estado de las materias matriculadas, sus notas y demás información útil.



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3.3 Horario del alumno

El alumno puede consultar su horario de clases.

3.4 Estado de cuenta

El alumno puede consultar el estado de cuenta en del presente y pasados ciclos, el

alumno podrá verificar si tiene alguna deuda.



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3.5 Record académico

El alumno podrá verificar cuantos cursos y créditos tiene aprobados y también

cuántos créditos y cursos desaprobados, así como su promedio ponderado por ciclo

y general.

3.6 Plan de estudio

El alumno puede visualizar los cursos del plan de estudios.



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3.7 Servicios

El alumno puede acceder a servicios que se brindan a través de su perfil, como las

bases de datos multidisciplinarias, libros electrónicos y la biblioteca.



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IV. PERFIL DOCENTE: OPCIONES DEL SISTEMA

4.1 Módulo de Ingreso de Notas

El docente accede al sistema con sus credenciales y tiene que seleccionar el periodo activo, grupo a su

cargo, sección, tueno, ciclo y luego procede a ingresar las notas respectivas de los alumnos.

Una vez ingresadas las notas de los alumnos, el docente ya no podrá hacer rectificación o cambio

alguno, para realizar este cambio tiene que comunicarlo al área de Registro Académico y es aquí donde

se llevará a cabo el proceso.

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