ESTUDIO EPINE y ENCUESTA PUNTUAL DE PREVALENCIA EN

LOS HOSPITALES DE AGUDOS DE EUROPA (EPPS)

EPINE-EPPS 2017

19 de Abril, 2017

Manual de utilización de la web EPINE

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ESTUDIO EPINE y ENCUESTA PUNTUAL DE PREVALENCIA EN LOS

HOSPITALES DE AGUDOS DE EUROPA (EPPS). EPINE-EPPS 2017

Manual de utilización de la web EPINE

Índice

Introducción .............................................................................................. 3

Primeros pasos: datos del hospital y cambio de la contraseña ................................... 4

Datos del responsable y participación en el estudio europeo..................................... 6

Datos de los colaboradores ............................................................................. 7

Datos de la encuesta EPINE-EPPS 2017 del hospital ................................................ 9

Datos del paciente .................................................................................... 12

Datos de antimicrobianos ............................................................................ 18

Datos de infecciones activas ......................................................................... 20

Búsqueda de un paciente ............................................................................. 23

Descargas ............................................................................................... 24

Análisis de datos en-línea ............................................................................ 25

Diploma de participación ............................................................................. 26

Desconexión de la web ............................................................................... 27

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Introducción

Este manual informativo explica como se realiza la entrada de datos y, de forma general, como se

utiliza la web EPINE. Su dirección es: http://hws.vhebron.net/epine/. Por favor, lea atentamente este documento antes de comenzar a usar la web o introducir datos en ella. Durante el período Mayo-Junio 2017 se efectuará la entrada de datos del estudio EPINE-EPPS 2017.

Navegador recomendado Durante su uso durante los años 2012-2016 la página web ha funcionado correctamente con distintos navegadores (Internet Explorer, Google Chrome, Safari, Firefox), pero nuestra recomendación es que se utilice el navegador Internet Explorer. Este manual está elaborado usando dicho navegador, por lo que puede haber diferencias en la apariencia de la página o de sus contenidos si usted usa otro diferente.

Antes de comenzar Al ir a la dirección de la página web del estudio EPINE, es posible que le aparezca un mensaje avisando de que Existe un problema con el certificado de seguridad de este sitio web. Si sucediera esto, recomendamos seleccionar la opción: Vaya a este sitio web (no recomendado).

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Primeros pasos: datos del hospital y cambio de la contraseña

De forma previa, el responsable del estudio EPINE-EPPS 2017 en cada hospital ha recibido por correo electrónico las claves para entrar en la web. Es muy importante preservar cuidadosamente estos datos.

Después de teclear el nombre de usuario y la contraseña en los campos del centro de la pantalla de presentación (pantalla 1), basta pulsar el campo Iniciar sesión para entrar en la web. Tras ello, inmediatamente aparece la pantalla 2, en la que bajo los títulos del menú principal se muestran una serie de campos a rellenar sobre datos del hospital. Se recomienda que se cumplimente este apartado la primera vez que se entre en la web. Una vez introducidos los datos, debe pulsarse el botón Guardar datos del hospital, para que la información quede almacenada. Importante: En las diferentes páginas y apartados de la web todos los campos marcados con un asterisco rojo (), o dentro de un rectángulo rojo, son de cumplimentación obligatoria; si no se rellenan, aparecerán ventanas emergentes con mensajes de advertencia. Secciones de la web: En el Menú Principal que aparece en la pantalla 2 puede verse que la web EPINE consta de 7 Secciones:

• 2 destinadas a la introducción de datos (Datos de pacientes y Datos del Hospital), • 4 para la obtención de resultados, análisis en-línea de datos y consulta de documentos

(Mensajes, Descargas, Informes, y Documentación), y • una para la Desconexión.

A continuación, se describe la introducción de datos en la Sección de “Datos del Hospital”, que consta de 5 importantes apartados (Pantalla 2):

1. Datos de acceso, 2. Datos del responsable del estudio, 3. Datos de la encuesta del hospital, 4. Otros datos del hospital, 5. Colaboradores.

Pantalla 1

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Tras cumplimentar la serie de datos básicos del hospital, recomendamos que el responsable del estudio cambie la contraseña que se le facilitó desde el centro coordinador por otra de su elección, de lo contrario aparecerá una ventana emergente recordándoselo. Para modificar la contraseña inicial, ha de oprimirse el botón DATOS DE ACCESO (pantalla 3), proceder a teclear la nueva contraseña y guardar/almacenar dicha información pulsando el botón Cambiar contraseña.

Pulse aqui para cambiar su contraseña

Pantalla 3

Pantalla 2

No olvide pulsar aqui después de introducir los datos

Campos a rellenar al iniciar los trabajos

“Datos del Hospital”

Menú principal con 7 Secciones

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Datos del responsable y participación en el estudio europeo Tras la introducción de los datos del hospital y del cambio de contraseña, se recomienda que el responsable del estudio rellene la sección DATOS DEL RESPONSABLE DEL HOSPITAL. Además, en este apartado ha de seleccionarse la opción de si se va a participar o no en el estudio europeo y con ello obtener el correspondiente informe del ECDC sobre el hospital (pantalla 4).

Cuando se haya escogido la opción deseada sobre la participación en el estudio europeo, y después de pulsar en el recuadro Guardar cambios, aparecerá una ventana emergente recordando la decisión.

No olvide pulsar aqui después de introducir los datos

Pantalla 4

Pulse aquí para introducir los datos del Responsable del Hospital

7

Datos de los colaboradores

La introducción de los datos de los colaboradores en el estudio, así como la asignación de nombres de usuario y contraseñas para aquellos colaboradores a los que se les quiera otorgar acceso a la página web se realizará pulsando en el recuadro COLABORADORES, y después en el icono Añadir colaborador (pantalla 5).

Pulse aquí para introducir los datos de un colaborador

Pulse aquí para introducir colaboradores

Pantalla 5

8

El correo electrónico del colaborador será su nombre de usuario para entrar en el web del EPINE-EPPS 2017 si se desea darle acceso al mismo. La contraseña se generará automáticamente al pulsar en el botón Generar contraseña (pantalla 6). La contraseña se le enviará de forma automática a la dirección de correo correspondiente usando el gestor de correo predeterminado al pulsar el recuadro Enviar datos de acceso. Importante: si usted no tiene configurado un gestor de correo en su ordenador o no está seguro, no use esta opción; simplemente anote la contraseña generada y entréguesela al colaborador para que pueda entrar en la página.

Después de que se haya generado la contraseña, pulse en el botón Añadir para que ese colaborador se agregue a la lista. Observará que aparece otro botón, Guardar (pantalla 7), haga clic en él para guardar los datos del colaborador y luego pulse en el botón Salir para volver a la pantalla anterior (la pantalla 5), donde podrá ver la lista de los colaboradores introducidos.

Pantalla 7

Pantalla 6

9

Datos de la encuesta EPINE-EPPS 2017 del hospital En el presente estudio EPINE-EPPS 2017 se solicitan muchos más datos del hospital que en los estudios anteriores, en razón a la participación en el nuevo EPPS europeo 2017. Se recomienda ir recogiendo paulatinamente la información, y pasar a introducirla de forma global al web cuando se disponga de todos los datos. De todas maneras, cabe tener presente que la introducción puede hacerse de forma parcial y progresiva, guardando cada vez los datos. Una vez cumplimentados los apartados DATOS DE ACCESO, DATOS DEL RESPONSABLE DEL ESTUDIO y COLABORADORES, puede pasarse a cumplimentar los dos apartados donde se recogen los datos del hospital en sentido estricto (pantalla 8), que son los: DATOS ENCUESTA DEL HOSPITAL y OTROS DATOS DEL HOSPITAL. El primero consiste en una ampliación de los datos que se venían recogiendo desde el estudio de 2012 y, en el segundo, se establece la recogida de nueva información propia del EPPS 2017. Se accede a cada apartado pulsando el recuadro correspondiente. Si no se han cumplimentado de forma correcta los DATOS DEL RESPONSABLE DEL ESTUDIO, cada vez que se intente grabar los datos, aparecerá un mensaje emeregente comunicando: “Faltan datos obligatorios del responsable. No se guardan cambios”.

DATOS ENCUESTA DEL HOSPITAL (corresponde a la Segunda parte del Formulario H).

Este apartado contiene campos que se han de rellenar obligatoriamente, como la fecha de inicio del estudio, el tamaño del hospital, y otros de gran interés (Pantalla 9). La fecha de finalización del estudio no se conocerá hasta el día en se hayan recogido los datos del último paciente escuestado, por ello este campo puede dejarse sin cumplimentar hasta que se hayan introducido todos los datos de los pacientes. El número total de pacientes incluidos en el estudio es un contador o sumatorio ejecutado por el propio sistema web a medida que son introducidos los pacientes; por lo tanto, no es de cumplimentación manual.

Pantalla 8

Los 2 conjuntos de datos que se recogen del hospital

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Importante: Una vez se haya completado la introducción de los datos de todos los pacientes y de los datos del hospital para el estudio, ha de marcarse la casilla Estudio totalmente finalizado con los datos listos para el análisis estadístico.

No olvide pulsar este botón al terminar de introducir los datos

Marcar solo al finalizar el estudio

Pantalla 9

11

OTROS DATOS DEL HOSPITAL (corresponde a las partes Tercera y Cuarta del Formulario H). En este apartado no hay datos de cumplimentación obligatoria, si bien se recomienda vivamente su recogida pues permitirá conocer la situación actual de las actividades de vigilancia y control de las infecciones nosocmiales en nuestros hospitales (Pantalla10). Se ruega no dejar campos en blanco.

No olvide pulsar este botón al terminar de introducir los datos

Pantalla 10

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Datos del paciente

Para introducir los datos de un paciente, ha de seleccionarse la opción Nuevo paciente del menú desplegable Datos de Pacientes (Pantalla 11).

Entonces aparecerá la pantalla donde se introducen los Datos del paciente (Pantalla 12), que proceden del Formulario del Paciente.

Pantalla 11

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A continuación comentamos algunos aspectos relevantes para la entrada de datos en algunas de las variables referidas a los Datos del paciente. Especialidad de la planta/unidad y del médico responsable: Al colocar el cursor a la derecha del icono en forma de lupa y comenzar a escribir el código de la especialidad, aparecerá un desplegable con los códigos que comiencen por las letras escritas. Tras seleccionar el código adecuado en el desplegable (ver la pantalla 13), éste desaparecerá y podremos desplazarnos a otro campo. Obsérvese que debajo del rectángulo con la lupa ha quedado escrito el código de la especialidad que hemos seleccionado. (pantalla 14). Importante: La búsqueda de la especialidad ha de realizarse introduciendo en el recuadro las iniciales del código de la misma, no las del nombre (Tabla 1 del Protocolo: Especialidades asistenciales).

Pantalla 12

Botón de ayuda sobre la variable

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Escriba aquí las letras iniciales del código y aparecerá el desplegable

Pantalla 13

Pantalla 14 Especialidad

seleccionada

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Intervención quirúrgica: Esta variable ofrece tres posibles respuestas (Pantalla 15). Si se deja en blanco quiere decir que no se posee información sobre la misma o se desconoce.

Si se selecciona Cirugía mínimamente invasiva la ventana se extenderá hacia abajo y aparecerán el resto de variables relacionadas con la cirugía (Pantalla 16), a excepción de la referida al Procedimiento quirúrgico NHSN, que solamente aparece cuando se selecciona Cirugía NHSN. Es decir, el campo del Procedimiento quirúgico NO aparece cuando se selecciona Cirugía no-NHSN.

Si se selecciona Cirugía invasiva NHSN la ventana se extenderá hacia abajo y aparecerán el resto de variables relacionadas con la cirugía, además del campo para seleccionar el Procedimiento quirúrgico NHSN (Pantalla 17). En el presente estudio no se utilizan los procedimientos quirúrgicos de la CIE-9-MC. A título puramente informativo en la Tabla 3 del Protocolo se muestran los códigos y procedimientos CIE-9-MC incluidos en cada procedimiento NHSN.

Para seleccionar el procedimiento quirúrgico NHSN basta pulsar sobre la lupa del campo Seleccionar…. Esta acción hace aparecer un desplegable que ocupa toda la pantalla del ordenador, en el que se presenta el código y nombre de todos los procedimientos NHSN, es decir, muestra la lista NHSN completa (Pantalla 18). Luego, basta pulsar el código escogido para que en el registro del paciente quede anotado el procedimiento seleccionado. Como ejemplo, en la pantalla 19 puede observarse que tras haber seleccionado el código COLO, este queda anotado en el campo de la lupa y, debajo, aparece el nombre de la cirugía invasiva NHSN seleccionada: Cirugía del colon.

Pantalla 15

Pantalla 16

Pantalla 17

Pulse aquí para escoger el procedimiento NHSN

16

Pantalla 18

Pantalla 19

Así queda anotado el procedimiento NHSN escogido

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Antimicrobianos e infecciones: En la parte inferior de la página de Datos del paciente ha de anotarse si el paciente, cuyos datos estamos introduciendo, está recibiendo antimicrobianos y si tiene alguna infección activa (pantalla 20).

Una vez se escogidas las opciones pertinentes, hay que ir a la parte superior de la referida página de Datos del paciente y pulsar en el icono Guardar cambios (Pantalla 21). Una vez hecho esto, se le asignará automáticamente un número de orden a este paciente, que aparecerá en color rojo a la derecha de Nº de orden. Si ya se hubieran entrado todos los datos de este paciente, puede anotarse el “Sí” en el campo Ficha completa y luego pulsar Guardar cambios, con ello la ficha del paciente queda cerrada y guardada (ficha completa). Después, puede pulsarse en Salir para volver al menú principal, o en Nuevo paciente para introducir los datos de otro paciente (Pantalla 21).

Importante: Se recomienda anotar en la ficha de papel el número de orden asignado a ese paciente, para poder localizarlo posteriormente y modificar los datos si fuera preciso. Si en la entrada de datos hemos anotado que el paciente está recibiendo antimicrobianos y/o tiene una infección activa (pantallas 12 y 20), en la barra superior de menús de pacientes aparecerán nuevos iconos (pantalla 22). Pulsando en el icono correspondiente se podrá acceder a los apartados de Antimicrobianos o de Infecciones.

Pantalla 20

Pantalla 21

Pantalla 22

Es indispensable marcar Si en Ficha completa y luego Guardar cambios para poder cerrar la ficha del paciente

Tras guardar los datos de un paciente podemos pasar a introducir los datos de un Nuevo paciente, o bien Salir de la introducción de pacientes; esto nos lleva a una tabla que muestra los pacientes introducidos, desde donde podemos ir a cualquier sección del Menú principal

Al pulsar en el icono respectivo se accede a las importantes secciones:

• Introducción de Antimicrobianos

• Introducción de Infecciones activas

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Datos de antimicrobianos Una vez en el apartado de antimicrobianos ha de pulsarse en Nuevo antimicrobiano (Pantalla 23) para introducir los datos desplazándose por los diversos campos señalando la opción correcta en los paneles desplegables de 4 de ellos, cumplimentando la fecha de inicio de la terapia, los 3 campos con listas de puntos y los 2 con cifras. Siete campos son obligatorios.

Importante: En el campo Nombre del antimicrobiano aparecerá un desplegable con los nombres de todos los antimicrobianos del listado WHOCARE (Tabla 4 del Protocolo), y al comenzar a escribir las iniciales del nombre se desplazará hacia la parte del listado con nombres coincidentes. En este campo No ha de usarse el código del antimicrobiano para hacer la búsqueda del mismo, sólo el nombre. Una vez se hayan guardado los datos, volveremos a la pantalla anterior, donde en el campo Antimicrobianos introducidos aparecerán los antimicrobianos que hemos introducido (Pantalla 24). A la izquierda del nombre del antimicrobiano aparecen dos iconos: un lápiz y un aspa roja. Pulsando en el lápiz podremos modificar la información de este antimicrobiano y pulsando en el aspa eliminaremos el registro.

Pantalla 23

No olvide pulsar aquí para conservar la información introducida

19

Pantalla 24

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Datos de infecciones activas

Tras acceder al apartado de infecciones activas aparece una página para la introducción de los datos de las Infecciones y de los Microorganismos y Resistencias Antimicrobianas (pantalla 25).

Pantalla 25

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Se debe pulsar en Nueva infección para añadir la información correspondiente; 3 variables son obligatorias (pantalla 26).

En el apartado de Microorganismos y Resistencias antimicrobianas se deben anotar los Microorganismos aislados y las Resistencias Antimicrobianas detectadas. Para anotar un Microorganismo basta colocar el cursor a la derecha del icono en forma de lupa y comenzar a escribir el nombre del patógeno, aparecerá un desplegable con los nombres que comiencen por las letras escritas (pantalla 26). Tras seleccionar el nombre adecuado en el desplegable, éste desaparecerá y podremos desplazarnos para rellenar la información de las Resistencias antimicrobianas o bien guardar los datos. Al igual que sucedía con los antimicrobianos, la búsqueda en este campo ha de realizarse usando el nombre del microorganismo, No su código. Las excepciones a esta norma son los códigos NONID, NOEXA, STERI y NA, en estos casos han de buscarse por el código, no por su descripción. En la presente web la anotación de las Resistencias antimicrobianas se halla enlazada de forma automática con el Microorganismo seleccionado. Si el microorganismo está incluido en la lista de agentes que suelen presentar resistencias antimicrobianas (Tabla 12 del Protocolo), al efectuar su selección de forma inmediata aparecen el Marcador o Marcadores de resistencia asociados al mismo (Pantalla 27). Obsérvese que el microorganismo seleccionado en la infección que se muestra en la pantalla 27 posee 2 marcadores asociados de resistencia (C3G y CAR). En cambio en la pantalla 26 el microorganismo todavía no ha sido seleccionado; se ha desplegado el panel de posibles agentes patógenos, cuando se seleccione uno, de forma enlazada apareceran los marcadores de resistencia, si los hay. Seguidamente, se deberá señalar la sensibilidad SIR (suceptibilidad, intermedia, resistencia) ante cada Marcador. Además, debe señalarse si el microorganismo es resistente a todos los antimicrobianos, es decir, si presenta Resistencia Global, para ello se marcará una de las 4 categorías que aparecen en un reducido menú.

Pantalla 26

Espacio para seleccionar el microorganismo

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Una vez almacenada la información de la infección, los microorganismos y las resistencias, se pulsará en el botón Guardar infección y microbiología, para conservar la información anotada. A su vez, con ello se volverá a la pantalla previa de Infecciones activas (pantalla 25), en la que en el apartado de Infecciones Introducidas se pueden ver el listado de las infecciones registradas (pantalla 28). Al igual que sucede en la sección de antimicrobianos, se pueden editar o borrar los registros de las infecciones mediante los iconos del lápiz y el aspa. En la pantalla 28 puede observarse que en el paciente nº 7 se han registrado tres infecciones nosocomiales y una de comunitaria.

Pantalla 27

Pantalla 28

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Búsqueda de un paciente

Para buscar un determinado paciente o pacientes ha de pulsarse en la sección de Datos de Pacientes del Menú principal de la web y después en la linea Buscar Paciente (ver pantalla 29).

Entonces aparecerá una pantalla con la lista de los pacientes introducidos y algunos datos sobre los mismos, como su número de orden, fecha de ingreso, planta, especialidad de la unidad y si la ficha está completa o no (ver pantalla 30). Encima de esta lista existe un campo para buscar a un paciente determinado por su número de orden y también se puede escoger que se filtren los pacientes según el estado de su ficha.

Para buscar los pacientes con infección debe pulsarse en la línea Pacientes con infección de la sección de Datos de Pacientes del Menú principal, tras lo que aparecerá una pantalla en la que se puede seleccionar el tipo de infección que interese. A continuación se mostrará el correspondiente listado de pacientes con diversos datos (Pantalla 31).

Para modificar los datos de un paciente, se ha de pulsar en el icono que aparece a la izquierda del número de orden.

Pantalla 29

Pantalla 30

Pantalla 31

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Descargas La Sección de Descargas de la web tiene gran interés para los hospitales participantes en los estudios EPINE, pues es el área donde se almacenan los informes de resultados de cada estudio, que los hospitales pueden obtener (descargar) libremente. Mediante les claves de acceso a la web, los hospitales tienen acceso exclusivo a su propio almacenamiento; en ningún caso se puede acceder a los documentos de otros centros. La Sección actua como almacén histórico de datos de cada hospital participante. En el área de cada se almacena: en primer lugar, el informe de resultados del estudio anual, con su base de datos Excel; luego, el informe anual de la respectiva Comunidad Autónoma (datos agregados) y, en tercer lugar, los informes globales de España (datos agregados) (Pantalla 32). Además, se elaboran informes según tamaño de los hospitales y otros.

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Pantalla 32

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Análisis de datos en-línea La web EPINE posibilita realizar análisis de datos en-línea, es decir, de manera inmediata (Pantalla 33). Para ello debe pulsarse en la sección Informes del Menú principal, y después señalar el año a estudiar, el tipo de análisis o informe deseado (resumen o mayor detalle), y el modelo de presentación a producir (documento Word para imprimir o informe en pantalla). Los informes producidos son sumarios y su elaboración puede llevar unos minutos.

Pantalla 33

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Diploma de participación En uno de los apartados de la Sección Documentación del Menú principal, se ha dispuesto un modelo de Diploma de participación (Pantalla 34), para que el Responsable del estudio en el hospital lo pueda facilitar a las personas que han colaborado en el estudio. El Resposable deberá escribir, en los campos señalados en el modelo, el nombre de la persona colaboradora solicitante, el nombre del hospital, su nombre y luego firmarlo; a continuación, el Diploma puede descargarse e imprimirse (Pantalla 35).

Pantalla 34

Pulsar en la línea de texto para obtener el diploma del

año correspondiente

Pantalla 35

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Desconexión de la web

Para cerrar la sesión y salir de la web pueden usarse los recuadros Desconectar, situados: - a la derecha del menú principal:

- a la derecha, en la parte inferior de la mayoría de páginas: