Manual de usuario Siscon - CONTRALORIA … · SISCON - Sistema Integrado de Control Manual de...

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA INTEGRADO DE CONTROL (SISCON)

PROCESAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS

QUITO, enero de 2004

INDICE

Introducción Capítulo 1

INGRESO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONTROL - SISCON

Acceso al Sistema Menú Principal Barra de Herramientas Capítulo 2

PROCESOS

Pedidos y Denuncias Imprevisto Ordenes de Trabajo Emisión de la Orden Fecha Real de Inicio de la Orden de Trabajo Novedades de la Orden Personal que finaliza Orden de Trabajo Registro de Informes PARCIALES Seguimiento a la Ejecución de Trabajos Informe Individual Fases de Avance Informes de Auditoría Aprobación de Informe Generalidades Comentarios Recomendaciones Síntesis Procesos DPEI - Pedidos y Denuncias Capítulo 3

CONSULTAS Y REPORTES

Plan de Control Análisis de Ejecución Plan de Control Pedidos y Denuncias REGYCONT Pedidos y Denuncias Unidad Control Exámenes que tienen desfase Exámenes que tienen desfase en el envío para aprobación Ordenes de Trabajo Parte Mensual de Labores Resumen del Cumplimiento del Plan de Control Equipo de Trabajo por Funcionarios o por Ordenes Equipo de Trabajo + Novedades por Orden Informe de Auditoría + Comentarios + Recomendaciones Resumen de Informes Aprobados Gerenciales Parte Mensual de Labores Resumen de Informes Aprobados por tipo de Control Informe Individual de Tiempos Estado de las Ordenes de Trabajo

SISCON - Sistema Integrado de Control Manual de Usuario __________________________________________________________________________________

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Introducción

El SISCON es un Sistema Integrado de Control, creado con la finalidad de llevar un registro completo y detallado de los informes que se realizan en cada una de las unidades de control de la institución, desde el momento que se planea su ejecución hasta cuando se concluye el trámite. Permite identificar el origen de este trabajo, sea por encontrarse en la planificación anual de la unidad o por un pedido o denuncia realizado por alguna institución o persona natural, la fecha y por quien fue autorizada su realización, el equipo humano a quien se asignó esta auditoría, tener un detalle del avance del informe, los resultados que se han obtenido y luego cuando se concluye, un compendio de las conclusiones y recomendaciones obtenidas. Por tanto, vemos que es un material de consulta que nos permite conocer todo lo referente a los informes tanto de auditoría como de ingeniería que se están desarrollando en la institución, con datos reales al momento que se soliciten.

El propósito de este manual es ayudar al usuario en el manejo del sistema, para lo cual lo hemos dividido en tres capítulos, el primero señala la forma de acceso y todo lo que contiene el sistema, en el segundo capítulo se especifica la forma de llevar a cabo los diferentes procesos y en el tercero, veremos las consultas y los reportes que se pueden obtener.


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Capítulo 1 INGRESO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONTROL - SISCON En este capítulo veremos la forma de accesar al SISCON, las opciones que dispone en el Menú Principal, la Barra de íconos y la forma de ejecutar los módulos del sistema. 1. Acceso al Sistema Para ingresar al Sistema, deberá seguir los siguientes pasos:

- Haga clic en el ícono que corresponda al SISCON en el escritorio de su computador - Se le presentará la primera pantalla del SISCON, solicitando su identificación para

iniciar el sistema

• En USUARIO ingrese su nombre de usuario • En CLAVE, haga clic e ingrese la clave o password que le asignaron en el

Departamento de Procesamiento de Datos • Utilizando el mouse haga clic en Aceptar


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Si digitó con errores el Usuario o la Clave, se desplegará el mensaje de error que le indica la equivocación.

• Haga clic en Aceptar del mensaje de error y digite nuevamente los datos del

ingreso. • Si desea abandonar el ingreso haga clic en Cancelar, para terminar la ejecución del

sistema. 2. Menú Principal Al ingresar al SISCON se le presentará la pantalla principal del sistema, en la que

encontrará la barra de Menús y la barra de Herramientas.

Para ejecutar una opción de la barra de Menús siga estos pasos:

• Ubíquese con el mouse sobre la opción • Haga clic • Se desplegará el contenido del menú • Ubíquese sobre la opción del menú que necesita ejecutar y haga clic

Opciones de la barra de Menús


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Las opciones que el sistema nos presenta en el Menú Principal son las siguientes:

2.1 Archivo: Al ejecutar esta opción del Menú Principal, se desplegarán las opciones que tiene el Archivo.

• Cerrar Esta opción se usa para cerrar la pantalla que está activa en el Área de

trabajo. • Configurar la impresora Permite definir las propiedades de la impresora que

está funcionando enlazada al sistema. • Presentación Preliminar Cuando usted ejecuta un reporte, esta opción le

permitirá mirar en el video una presentación del reporte antes de ser enviado a la impresora.

• Salir Esta opción sirve para terminar la ejecución del SISCON desde el Menú Principal.

2.2 Edición: Las opciones que dispone en este menú le permiten ejecutar acciones sobre los datos que están desplegados en el área de trabajo de la ventana.

• Limpiar Esta opción limpia la información que está desplegada en los campos

de la pantalla que está activa en el área de trabajo de la ventana. • Primero Esta opción le permite desplegar en la pantalla activa los datos del

primer registro que esta grabado con relación a la información que tiene la pantalla.

• Anterior Cuando usted ha desplegado un registro de la información relacionada con la pantalla activa, esta opción le permite ubicarse en el registro anterior al desplegado.

• Siguiente De igual manera esta opción le ubica en el registro posterior al desplegado.

• Ultimo Esta opción le ubica en el último registro guardado en la base de datos de la información relacionada con la pantalla activa.

• Ordenar En las consultas esta opción le permite ordenar la información de la consulta de acuerdo a las características que necesite.


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2.3 Procesos: Cuando haga clic en este Menú, se desplegarán las siguientes opciones:

• Pedidos y Denuncias • Imprevisto • Ordenes de Trabajo • Registro de Informes PARCIALES • Seguimiento a la Ejecución de Trabajos • Informes de Auditoría

La forma de ejecutar cada uno de estos procesos, se encuentra detallada en el Capítulo 2 del presente manual.

2.4 Procesos DPEI: Este es un menú que solo se habilita para el personal de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, unidad a la que se envían todos los pedidos y denuncias que ingresan a la institución para su registro y posterior asignación a las diferentes unidades de control, según el ámbito que corresponda.

Al dar un clic sobre este menú, nos aparece la opción de Pedidos y Denuncias.


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La forma de ejecutar esta opción, se encuentra detallada en el Capítulo 2 del presente manual.

2.5 Consultas/Reportes: Esta opción de la barra de Menús despliega las consultas que sobre la información que procesa el SISCON dispone el sistema.

Se presentan varias alternativas de consultas y reportes, según la información solicitada.

Los detalles de cada una de estas consultas y reportes, se encuentran especificados en el Capítulo 3 del presente manual.

2.6 Ventana: Al accesar a este Menú nos encontramos con una sola opción, la misma que nos sirve para que la barra de Herramientas esté o no visible en nuestra pantalla.

Al dar un clic sobre la opción se hace visible y si queremos desactivarla, solo debemos dar nuevamente un clic.


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2.7 Ayuda: En este menú encontrará dos opciones, la primera que le permite cambiar de usuario si lo requiere y la segunda que proporciona información acerca del sistema.

3. Barra de Herramientas Las opciones que el sistema nos presenta en la barra de Herramientas nos permiten

ejecutar ciertas acciones sobre los datos que se encuentran desplegados en la pantalla como grabar, imprimir, cerrar, buscar, limpiar, ir al principio o al final del listado, etc., a las que podemos accesar sin necesidad de ingresar a las opciones del Menú Principal.


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Capítulo 2 PROCESOS En este capítulo conoceremos todos los procesos que realizan las unidades de la Contraloría General del Estado, las mismas que podemos ejecutar de manera automatizada mediante el Sistema Integrado de Control (SISCON), consiguiendo mantener una información detallada de cada una de las fases de esta actividad; además, un proceso especial que únicamente se desarrolla en la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional. Al desplegar el ícono de Procesos, nos presenta el listado de las opciones que poseemos, éstas son: 1. Pedidos y Denuncias El módulo de Pedidos y Denuncias del Sistema Integrado de Control permite el registro de

las acciones que se deben tomar en la Unidad de Control para atender a las denuncias presentadas o auditorías solicitadas por cualquier persona natural o autoridad competente de las entidades del sector Público.

Para que este módulo guarde todos los datos que se necesitan, se debe considerar algunas

condiciones:

• Que todos los trámites de los pedidos o denuncias que han ingresado a la Unidad de Control se encuentren registrados en el sistema REGYCONT y en estado de TRAMITE.

• Cuando un pedido o una denuncia requieren una verificación preliminar, la asignación

a los auditores debe hacerse con memorando en el que se indique los días laborables para cumplir con esta tarea, así como también los resultados obtenidos deben entregarse con un memorando del auditor.


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• En los casos que se ordene emitir inmediatamente una orden de trabajo para atender una denuncia o un pedido, así como en el caso de que los resultados de la verificación preliminar sugieran realizar un examen imprevisto, antes del registro de la información, se deberá realizar la planificación de los recursos que son necesarios para la auditoría, tales como: días/hombre, No. de supervisores, jefes de equipo y auditores, alcance del trabajo, período a examinar y fecha estimada de inicio.

• Documentación y Archivo asigna todos los trámites recibidos sobre pedidos y

denuncias a la Dirección de Programación y Evaluación Institucional. Pasos que se deben seguir en el Sistema En la barra del Menú Principal ubíquese en la opción Procesos y haga clic, se desplegará

el listado de las opciones, haga clic sobre Pedidos y Denuncias y aparecerá el listado de las denuncias que se encuentran asignadas a esa unidad de Control.

En esta pantalla dispone de la información del trámite sobre el número Control de

Comunicaciones asignado en el Departamento de Documentación y Archivo, la fecha de ingreso, el Remitente del pedido o denuncia y el detalle del asunto al que se refiere el documento, estos datos le permitirán identificar fácilmente el trámite.

Nos situamos en el trámite seleccionado y damos doble clic, inmediatamente aparece la

siguiente pantalla en la que consta en la parte superior, los datos del solicitante o remitente y el asunto al que se refiere el pedido o denuncia. Además, nos brinda los datos generales como son:

- Entidad examinada - Entidad denunciante - No. de cédula del denunciate - Nombre del denunciante - Cargo

Estos datos han sido ingresados previamente en el Departamento de Documentación y Archivo.


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A continuación se encuentran los casilleros en los cuales vamos a consignar los datos que

se requieren para la identificación del trámite que se va a dar al pedido o denuncia: El siguiente paso será escoger la acción que se va a tomar con este trámite, para lo cual

damos un clic en el ícono en forma de flecha que se encuentra junto al casillero correspondiente a Acción, se despliega un listado con las siguientes alternativas:

- Con verificación previa - Considerar en la planificación del próximo año - Considerar en un examen en ejecución - Considerar en un examen planificado - Contestado al interesado por la DPEI - Otras - Para conocimiento de la Unidad y trámite en la Auditoría Interna - Para conocimiento y trámite de la Unidad - Para decisión del Director - Sin verificación previa (Imprevisto)


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1.1 Con Verificación Previa.- Al escoger esta acción para el trámite que se dará al

documento, damos un clic y se despliega una pantalla en la que constan cuatro actividades:

Verificación Preliminar: Aquí debemos consignar los datos de la solicitud de

verificación preliminar, que son:

• Número de Memorando/Oficio: Número del documento con el que se da la orden para realizar la verificación preliminar.

• Fecha: Fecha del documento emitido. • Tiempo de verificación: Es el tiempo (en días) que se asigna para el cumplimiento

de este trabajo. • Evaluado por Aud/Ing: A la derecha de este campo, encontrará una flecha con la

que podemos desplegar el listado de los funcionarios, de donde escogeremos el nombre de la persona asignada para este trabajo. Utilizando las primeras letras del apellido ubíquese en el que necesita y haga clic.

• Evaluado por Supervisor: De igual forma que en el campo anterior, debemos escoger el nombre del funcionario asignado para la supervisión de esta verificación.

Una vez ingresados todos los datos, vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en el ícono correspondiente a grabar.

Resultado de la Verificación Preliminar: Luego de transcurrido el tiempo asignado para la realización de la Verificación Preliminar, debemos ingresar nuevamente a esta pantalla para registrar los resultados obtenidos.

Para esto, nos situamos nuevamente en el Menú de Procesos, damos un clic en Pedidos y Denuncias y aparecerá el listado de todos los trámites asignados a esa Unidad de Control, ubicamos el trámite que necesitamos y damos doble clic. Aparecerá la pantalla en la que anteriormente grabamos los datos referentes a la solicitud de Verificación Preliminar y consignaremos ahora los siguientes datos:


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• Fecha Memorando/Oficio: Fecha del documento con el que el auditor o

supervisor encargado de realizar la verificación preliminar informa los resultados obtenidos.

• Fecha de memorando: Es la fecha del memorando anteriormente mencionado. • Justifica el Imprevisto: Es un campo de alternativa en cual usted señala con un

clic una opción: SI, cuando el resultado de la verificación justifica que se emita una orden de trabajo para atender el pedido o denuncia, y NO cuando el resultado no confirma el pedido o denuncia.

• Observaciones : Este es un campo de texto, ingrese el detalle de las razones que justifican el resultado de la evaluación preliminar.

Aprobado: Aprobación

• Si – No: En este campo usted hace clic en SI cuando los resultados de la evaluación preliminar han sido aprobados por los directivos de la Unidad de Control y en NO, cuando no son aceptados.

• Fecha : Es la fecha de aprobación o no de los resultados de la verificación • Nombre : En este campo se desplegarán los nombres de los funcionarios de la

Contraloría General incluídas las máximas Autoridades, escoja el que corresponde y haga clic sobre el funcionario que aprobó los resultados de la evaluación preliminar.

• Observaciones : Es un campo texto, en el que usted ingresa una exp licación sobre la aprobación o no, razones u otra información que considere importante.

Autorización: Autorización

• Número de Memorando: En este campo ingrese el número del memorando de la autorización para iniciar una orden de trabajo después de obtener los resultados de la evaluación previa.

• Fecha del Memorando: Es la fecha del memorando anterior • Nombre : En este campo ingrese del nombre del funcionario o directivo que

autoriza la iniciación de un examen de auditoría de acuerdo con los resultados de la evaluación

• Observaciones : Es un campo texto en cual se ingresa las razones de la autorización u otra información explicatoria que considere necesaria

Cuando ha ingresado toda la información en los campos de la pantalla, ubíquese con el

mouse sobre la segunda línea de la Barra del Menú Principal, sobre el ícono que representa guardar y presione clic.

Se presenta el mensaje para confirmar si guarda los datos. Responda Si cuando está

seguro que todos los datos ingresados son correctos y No cuando necesite cambiar, revisar o ingresar otro dato antes de guardar la información.

La información que usted ingresó en la pantalla sobre la verificación preliminar se ha

guardado en la Base de Datos.


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Después de guardar la información y si usted ingresó que NO se justificaba un imprevisto

el sistema retornará a la pantalla de despliegue de los trámites que han ingresado como pedidos o denuncias a la Unidad de Control.

Si la respuesta fue SI a la realización de un imprevisto para el pedido o denuncia, el

sistema desplegará automáticamente la pantalla para actualizar el Plan Anual de Control de las Direcciones de Auditoría

Actualización del Plan Anual de Control En esta pantalla usted registra la información que se necesita dentro del Plan Anual de

Control para la elaboración de una orden de trabajo.

• En la parte superior aparecerá un número que corresponde al secuencial que dentro del Plan Anual de Control le corresponde al registro que usted va a crear y el año del plan de control.


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• Tipo de examen: Es una lista que contiene los diferentes tipos de examen que se realizan en las unidades de control: examen especial, auditoría operacional, auditoría financiera, examen de ingeniería, ubíquese con el mouse sobre este campo y haga clic en el que corresponde al imprevisto.

• Descripción de los Rubros o Áreas a Examinar: Es un campo tipo texto en el que

usted ingresa la descripción detallada del tipo de examen con los rubros a examinar, entidad y período examinado.

Por ejemplo: “Examen especial a los ingresos generados por venta de crudo en

Petrocomercial en período correspondiente al 01 de enero de 1996 al 31 de diciembre del 2000”

• Objetivos : Es un campo texto en que usted indica los objetivos que se van a cumplir

en el examen de auditoría, se debe indicar con numerales cada objetivo, para pasar de un numeral a otro presione las teclas Control+Enter.

• Período : Es el período desde –hasta que se va evaluar en el examen de auditoría. Las

fechas deben registrarse con el formato año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos.

Si usted ingresa un año anterior a 1990, un mes que este fuera del rango 01 – 12 o un día mayor a 31, el sistema le devolverá un mensaje de error, presione clic en Aceptar y el sistema le obligará a registrar nuevamente la fecha.

• Fecha estimada de inicio: Es la fecha en que se planifica inciar el trabajo de auditoría en el campo.

• Número de

Supervisores : Indique el número de supervisores que se planifica para el examen de auditoría.


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Jefes de Equipo: Indique el número de Jefes de Equipo para el examen Operativos : Indique el número de Operativos que se planifica que intervengan en el examen de auditoría.

• Total días para:

Supervisores : Ingrese el total de días hombre que le asigna a los supervisores del equipo de trabajo. Jefes de Equipo: Ingrese el total de días hombre que le asigna a los Jefes de Equipo. Operativos : Ingrese el total de días hombre que le asigna a cada operativo del equipo de trabajo

• Unidad de Control: En este campo se desplegará como una lista las Unidades de

Auditoría de la Contraloría General, haga clic sobre la Unidad de Control que está autorizada para que realice el trabajo de auditoría para el pedido o la denuncia.

Al finalizar el ingreso de los campos de esta pantalla, ubíquese en la línea de íconos de la

Barra del Menú Principal, sobre el ícono de GRABAR y presione clic. Se presenta el mensaje para confirmar si guarda los datos. Responda Si cuando está seguro

que todos los datos ingresados son correctos y No cuando necesite cambiar, revisar o ingresar otro dato antes de guardar la información.

Cuando se graba la información se actualiza el Plan Anual de Control, creando un registro

de un imprevisto con origen en un pedido o denuncia que requirió una evaluación preliminar.

El sistema retornará a la pantalla que tiene el despliegue de los trámites que han ingresado

por REGYCONT como pedidos o denuncias, para que continúe con el ingreso de otro trámite si es necesario, si usted quiere salir a la pantalla principal del sistema presione clic sobre el ícono que representa salir de la ventana activa e la segunda línea de la Barra de Menú.

Pedidos y Denuncias que no requieren evaluación previa Para ingresar la información de estos pedidos o denuncias siga los siguientes pasos:

1. En la Barra del Menú Principal ubíquese en la opción Procesos y haga clic, se desplegará el Menú del Módulo de Pedidos y Denuncias

2. Haga clic sobre la opción Sin Evaluación Previa

3. Se desplegará en el área de trabajo de la ventana, los trámite de pedidos o denuncias que han ingresado a la Unidad de Control con Control de Comunicaciones, a través del sistema automatizado REGYCONT y que se encuentra en estado de Trámite en la Unidad.


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4. En esta pantalla usted dispone de la información del trámite sobre el número de Control de Comunicaciones asignado en el Departamento de Documentación y Archivo, la fecha de ingreso, el Remitente del pedido o denuncia y el detalle del asunto al que se refiere el documento, estos datos le permitirán identificar fácilmente al que usted dará trámite en su unidad.

5. Si existen más trámites de los que permite desplegar la pantalla, ubíquese mediante las

barras verticales en el registro que usted necesita y haga clic con el mouse.

6. En la parte superior usted tiene la información del pedido o de la denuncia que escogió en la pantalla anterior, lo que le permite identificar sobre que trámite está ingresando los datos.

7. En el área de trabajo se presentará la pantalla para ingresar los datos de un pedido o

denuncia que no requiere la evaluación preliminar.

o No. de memorando: Es el número del memorando con el que se ordena la realización de un imprevisto para atender un pedido o una denuncia sin que exista previamente verificación preliminar

o Fecha : Es la fecha del memorando anterior o Descripción del pedido: Es un campo texto, para que ingrese las razones que

justifican la ejecución de un imprevisto para el pedido o denuncia sin que exista una evaluación previa.

o Entidad Examinada: En este campo se desplegarán como una lista los nombres de las entidades que de acuerdo al Catastro de Entidades que dispone la Contraloría General pertenecen al ámbito de su unidad de control. Para localizar la entidad que necesita digite las primeras letras del nombre y automáticamente se ubicará en las entidades que tienen estas letras en su descripción. Cuando haya ubicado la entidad haga clic y en este campo aparecerá el nombre seleccionado.


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8. Cuando haya ingresado toda la información en los campos de la pantalla, ubíquese con el mouse sobre la segunda línea de la Barra del Menú Principal, sobre el ícono que representa guardar y presione clic.

9. Se presenta el mensaje para confirmar si guarda los datos. Responda Si cuando está


10. La información que usted ingresó en la pantalla sobre un pedido o denuncia que no

requiere la verificación preliminar se ha guardado en la Base de Datos.

11. A continuación el sistema le presenta la pantalla para ingresar la información del Plan Anual de Control relacionado con el pedido o denuncia que acaba de ingresar.


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Para el ingreso de información en el Plan Anual de Control por favor revisar las páginas 15,16 y 17 de este manual acerca de la Actualización del Plan Anual de Control

12. Al finalizar el ingreso de los campos de esta pantalla, ubíquese en la línea de íconos de la Barra del Menú Principal, sobre l ícono de GRABAR y presione clic.



14. Cuando se graba la información se actualiza el Plan Anual de Control, creando un

registro de un imprevisto con origen en un pedido o denuncia que NO requirió una evaluación preliminar.

15. El sistema retornará a la pantalla que tiene el despliegue de los trámites que han

ingresado por REGYCONT como pedidos o denuncias, para que continúe con el ingreso de otro trámite si es necesario, si usted quiere salir a la pantalla principal del sistema presione clic sobre el ícono que representa salir de la ventana activa e la segunda línea de la Barra de Menú.

2. Imprevisto Este Módulo tiene como objetivo registrar, consultar y efectuar el control y seguimiento

de todos los Imprevistos que NO tienen origen en los pedidos de exámenes, denuncias o en los informes de auditorías internas con responsabilidades civiles. Son exámenes especiales o auditorías que se inician por disposición de directivos de la Contraloría General o de las Unidades de Control.

Para el ingreso de la información en este módulo se deben tomar en cuenta las siguientes

consideraciones:


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• Que la disposición dada para que se inicie el imprevisto debe tener una comunicación que oficialice la orden y en la Unidad de Control se identifiquen las razones para que se haga el trabajo de forma inmediata.

• Antes del ingreso de información, se tiene que planificar los recursos que se asignan al

imprevisto como: No. de días/hombre , No. de supervisores, jefes de equipo y operativos, alcance del examen, fecha estimada de inicio.

Pasos que se deben seguir en el sistema 1. En la Barra de Menú Principal ubíquese en la opción Procesos y haga clic. 2. Se desplegará el Menú de los Procesos, ubíquese sobre IMPREVISTOS y haga clic. 3. Para ingresar al trámite de un Imprevisto por Disposición de la Máxima Autoridad siga

estos pasos: • Ubíquese con el mouse sobre la opción Por Disposición de la Máxima Autoridad y

haga clic

• Se desplegará en el Area de Trabajo de la ventana , la pantalla para ingresar los datos de la disposición. Esta pantalla esta dividida en dos partes :

Primera Parte .- Información de la Disposición

• Fecha : Es la fecha en que la Unidad de Control recibe la disposición. Las fechas deben registrarse con el formato año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos.



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• Nro. De comunicación : Ingrese el número del documento con el que se ha dado la disposición

• Autorizado por : En este campo ingrese el nombre de la autoridad de dispuso el imprevisto de la siguiente forma: Nombre, Cargo que desempeña

• Razones/Observaciones : Explique las razones que existen para iniciar un imprevisto, de acuerdo a lo señalado por las autoridades.

Segunda Parte.- Plan Anual de Control

Para el ingreso de información en el Plan Anual de Control por favor revise en este manual acerca de Actualización del Plan Anual de Contro en Pedidos y Denuncias

1. Al finalizar el ingreso de los campos de esta pantalla, ubíquese en la línea de íconos de la Barra del Menú Principal, sobre el ícono de GRABAR y presione clic.




registro de un imprevisto con origen una Disposición delas Máximas Autoridades. 4. El sistema retornará a la pantalla Principal.

Para ingresar al trámite de un Imprevisto Ordenados en la Unidad de Control siga estos pasos:

1. Ubíquese con el mouse sobre la opción Originados en la Unidad de Control del

Módulo de Imprevistos y haga clic


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2. Se desplegará en el Area de Trabajo de la ventana , la pantalla para ingresar los datos del Imprevisto. Esta pantalla esta dividida en dos partes :

Primera Parte .- Información del Origen del Imprevisto

• Fecha : Es la fecha en que la Unidad de Control decide realizar el imprevisto. Las fechas deben registrarse con el formato año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos.



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• Nro. Memorando : Ingrese el número del memorando con el que se ha dado la disposición para iniciar el imprevisto.

• Propuesto por : En este campo ingrese el nombre del auditor o autoridad de la Unidad

de Control que propone el imprevisto de la siguiente forma: Nombre, Cargo que desempeña

• Autorizado por : En este campo ingrese el nombre de la autoridad de dispuso el

imprevisto de la siguiente forma: Nombre, Cargo que desempeña.

• Razones/Observaciones : Explique las razones que existen para iniciar un imprevisto, de acuerdo a lo señalado por las autoridades.

Segunda.- Plan Anual de Control Para el ingreso de información en el Plan Anual de Control por favor revise en este

manual acerca de Actualización del Plan Anual de Control en Pedidos y Denuncias

Al finalizar el ingreso de los campos de esta pantalla, ubíquese en la línea de íconos de

la Barra del Menú Principal, sobre el ícono de GRABAR y presione clic. 3. Se presenta el mensaje para confirmar si guarda los datos. Responda Si cuando está



registro de un imprevisto Originado en la Unidad de Control. 5. El sistema retornará a la pantalla Principal.


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3. Ordenes de Trabajo En este módulo se registran las órdenes de trabajo que se emiten en las unidades de

control para iniciar la ejecución de un examen de auditoría que está registrado en el Plan Anual de Control ya sea como planificada o como imprevisto.

Pasos para ingresar al Módulo Ordenes de Trabajo • En la Barra de Menú Principal ubíquese en la opción Procesos y haga clic. • Se desplegará el Menú de los Procesos, ubíquese sobre ORDENES DE TRABAJO y haga

clic. • Existen cuatro opciones en el Módulos de Ordenes de Trabajo:

- Emisión de la Orden - Fecha real de inicio de la Orden de Trabajo - Novedades de la Orden - Personal que finaliza la Orden de Trabajo

1. Emisión de la Orden de Trabajo Esta opción permite el registro de una orden que ha

sido numerada y fechada en Documentación y Archivo, para iniciar la fase de ejecución de un examen de auditoría.

Esta opción en el Módulo de Ordenes de Trabajo permite el registro de una orden que ha

sido numerada y fechada en Documentación y Archivo, para iniciar la fase de ejecución de un examen de auditoría.

Para ejecutar este proceso siga los siguientes pasos:

1. En el Menú de Ordenes de Trabajo ubíquese sobre Emisión de la Orden de Trabajo y haga clic.


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2. Se despliega en la ventana de trabajo, todos los registros que la Dirección de Auditoría

dispone en el Plan Anual de Control y que todavía no tienen registrada una orden de trabajo, organizados por el origen del examen, esto es : Arrastre, Imprevistos Originados en la Unidad de Control, Imprevistos por Disposición de las máximas autoridades, Imprevistos por Exámenes de Auditorías Internas (277) y Planificados.

3. Los campos del Plan Anual de Control que se presentan son: Origen del Examen,

Entidad Examinada, Tipo de Control que se va a ejecutar, Descripción-Alcance del examen, con estos datos usted puede encontrar fácilmente el que necesita, ubíquese con el mouse sobre el que requiere y haga doble clic.

Utilice las barras de desplazamiento vertical para mirar todos los registros que tiene el Plan Anual de su unidad de control

4. A continuación, el sistema le presenta la pantalla para registrar los datos de la orden de trabajo, previamente la orden debe tener número y fecha de Documentación y Archivo para ser ingresada en el sistema

Esta pantalla, en su parte superior tiene los datos de la Entidad Examinada y la

Descripción – Alcance del registro que escogió del Plan Anual de Control, lo que le permite confirmar que está ingresando correctamente los datos.

En esta ventana ingrese los siguientes datos :

Firma la Orden : Haga clic sobre el campo y se desplegará la lista de los funcionarios de la Contraloría General que tienen cargos desde Subdirectores hasta las máximas autoridades, ubíquese sobre el que firma la orden y haga clic, en el campo aparecerá el nombre seleccionado.

Nro. Orden de Trabajo : Es el número asignado en Documentación y Archivo a la Orden de Trabajo


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Fecha : Es la Fecha de la Orden de Trabajo.

Luego tiene los datos de Descripción del Examen, Objetivo del Examen, Período, Fechas de inicio y finalización, cantidad de supervisores y los días hombre asignados a los supervisores, jefes de equipo, operativos y el Total de días hombre, que están guardados en el Plan Anual de Control, si necesita realizar un cambio a cualquiera de estos campos, ubíquese con el mouse, haga clic e ingrese los datos reales de la orden de trabajo, es importante que conozca que al cambiar esta información no perderá lo ingresado en el Plan Anual de Control.

A continuación haga clic sobre la opción “Ingresar Equipo de Trabajo”

Se presentarán los campos para registrar el equipo de trabajo asignado para cumplir con la orden de trabajo de acuerdo a la cantidad de integrantes registrados como supervisores, jefes de equipo y operativos.


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En esta parte de la ventana debe ingresar los siguientes datos:

No.: Es un secuencial que le indica el número de integrantes de la orden de trabajo.

De Apoyo : es una alternativa, que se inicializa con NO para todos los integrantes, usted puede colocar en SI cuando el funcionario es personal de apoyo, como el caso de ingenieros, abogados o informáticos que constan en la orden de trabajo

Funcionario : Haga clic sobre este campo y se desplegarán los nombres de los funcionarios de la Contraloría General que realizan tareas de control, para ubicar fácilmente el nombre del que requiere digite las dos primeras letras del apellido y el sistema se ubicará sobre los nombres que inician con estas letras, haga clic sobre el que desea y en el campo aparecerá este nombre. Se incorpora : En este campo aparecerá la fecha del día del registro de los datos para que usted cambie a la fecha real en que cada integrante se incorporó al equipo de trabajo.

5. Al finalizar el ingreso de los campos de esta pantalla, ubíquese en la línea de íconos

de la Barra del Menú Principal, sobre el ícono de GRABAR y presione clic. 6. Se presenta el mensaje para confirmar si guarda los datos. Responda Si cuando está


7. El sistema retornará a la pantalla con la información de los registros del Plan Anual de

Control, para que ingrese otra orden de trabajo si necesita. 8. Para salir de esta pantalla, haga clic sobre el ícono para cerrar la ventana activa de la

Barra de íconos del Menú Principal. 2. Fecha real de inicio de la Orden de Trabajo En este módulo se ingresará como su

nombre lo indica, la fecha real en que el equipo de trabajo inicia la orden.


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Para esto, primeramente colocamos el cursos sobre la opción que hemos escogido y

damos un clic, aparecerá el listado de las órdenes de trabajo que todavía no tienen ingresado el dato de fecha real de inicio.

Como segundo paso, damos un clic sobre la orden de trabajo que hemos escogido y nos

desplegará una pantalla con los datos correspondientes a fecha, número de la orden, tipo de examen, entidad y descripción del examen.

Además, aparecerá el listado de los integrantes del equipo de trabajo conjuntamente con la

función que desempeña cada uno de ellos Todos estos datos nos sirven de referencia, podemos leerlos pero no cambiarlos pues se

encuentran ingresados anteriormente, son datos con los que ya contamos. El ingreso de datos en esta pantalla será primeramente, la fecha real de inicio del examen

y luego, la fecha en que se incorporan al equipo de trabajo cada uno de los integrantes. aporte nuevo será una columna en la que nos pide la fecha a fecha en la que se integran al

equipo de trabajo cada uno de ellos 3. Novedades de la Orden de Trabajo Durante la ejecución de los trabajos de auditoría,

pueden ocurrir cambios al alcance de la orden de trabajo o en los integrantes del equipo de trabajo autorizados mediante memorando, la opción Novedades de la Orden de Trabajo le permite registrar en el SISCON las novedades que ocurran durante la ejecución, las causas y posibles soluciones.

1. En el Menú de Ordenes de Trabajo ubíquese sobre Emisión de la Orden de Trabajo

y haga clic.


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2. Se presentarán la lista de las órdenes de trabajo que usted tiene en estado de ejecución o suspendidas en el SISCON, con los datos de No. De Orden, Fecha de Orden, Entidad , Alcance, lo que le permite identificar fácilmente a la que usted quiere registrar novedades.

3. Ubíquese sobre la orden de trabajo a la que va a registrar las novedades y haga

doble clic. 4. El sistema presentará la pantalla para digitar los datos de las novedades

En la parte superior de la pantalla se presenta los datos de la Orden de Trabajo sobre la

Entidad y el Alcance, para que confirme que está registrando correctamente la novedad. Usted puede ingresar varias novedades a la vez con un número de memorando, por ejemplo, ampliar el tiempo de la auditoría, cambiar los rubros a examinar e incluir más personal.

IMPORTANTE: Es necesario que todas las novedades que ocurren en la orden de

trabajo durante la ejecución sean ordenadas mediante memorando que oficialice los cambios.

Los datos que se digitan de las NOVEDADES son: • No. De Memorando: Ubíquese sobre el campo y digite el memorando con el que se

autoriza la novedad. • Fecha : Ingrese la fecha del memorando anterior • Ampliación de Tiempo: Ingrese el número de días / hombre que se han autorizado

para la ampliación. • Rubros a examinar: Ingrese este campo cuando en la novedad se ha cambiado los

rubros que son el objeto de la auditoría.


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• Nuevo Período: Digite estos campos cuando se ha autorizado cambios en el período desde – hasta de la auditoría.

• Responsable de la Novedad: Ubíquese sobre el campo y haga clic, se desplegará una lista de los funcionarios que son directivos en las unidades de control, escoja el que necesita y haga clic, en el campo aparecerá el nombre seleccionado.

• Causas : Digite las razones que producen la NOVEDAD de la Orden de Trabajo que está ingresando.

• Soluciones: Explique en este campo las soluciones que se pueden dar a la novedad que ocurre para optimizar el trabajo del equipo de auditoría.

La información de los campos No. De memorando, fecha, Responsable de la Novedad, Causas y Soluciones debe ingresarse siempre cualquiera que sea la novedad que está registrando. • Novedades en el Equipo de Trabajo

En esta opción de la ventana NOVEDADES puede ingresar nuevos auditores o egresar el personal que consta como equipo de trabajo en una auditoría. Ingreso de Personal

1. Haga clic en Ingreso del Equipo de Trabajo. 2. Se le presentará un campo que pregunta Cuantos?, digite el número de

funcionarios que ingresan. 3. A continuación presione clic en el ícono de GRABAR de la Barra de íconos en

el Menú principal de la ventana, se grabará la novedad del ingreso o egreso de personal.

4. Automáticamente se presentará la pantalla para ingresar los datos de los

funcionarios que se incorporan al equipo de trabajo.


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En esta pantalla usted ingresa los campos que se necesitan para añadir un integrante al equipo y además se presentan el Personal que consta en el Equipo de Trabajo para que usted confirme a los integrantes que constan. Los datos que debe digitar son:

• Personal de Apoyo SI-NO : Haga clic en SI cuando el personal que ingresa es de

apoyo al equipo de auditores, es decir abogados, informáticos o ingenieros. • Funcionario : Haga clic sobre el campo y desplegará una lista con los nombres de los

funcionarios con cargos relacionadas a las tareas de control, escoja al que necesita y haga clic, en el campo aparece el nombre escogido.

• Función : Haga clic sobre el campo, se despliega una lista con las funciones que un empleado tiene en el equipo de trabajo: Supervisor, Jefe de Equipo u Operativo, escoja el que necesita y haga clic.

• Fecha de incorporación : es la fecha en la que el funcionario inicio su trabajo en la auditoría.

Cuando ha digitado la información de todos los integrantes nuevos haga clic sobre el icono de GRABAR que consta en la pantalla, se guardarán los cambios que hizo al equipo. Egreso de Personal Recuerde que para que esta novedad sea registrada en el sistema, debe emitirse un memorando de la Unidad para oficializar la salida de un integrante del equipo o finalizar la colaboración del personal de apoyo. Para egresar personal del Equipo de Trabajo, proceda así:

• En la ventana de NOVEDADES de la Orden de Trabajo, ingrese los campos de No. de memorando, fecha del memorando, responsable de la novedad, Causas y Soluciones.

• Haga clic sobre la opción EGRESA.


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• En la Barra de íconos del Menú Principal haga clic sobre el ícono de GRABAR, para guardar la novedad.

• A continuación el sistema le presenta, la pantalla para el egreso de personal de un Equipo de Auditores.

• Ubíquese en el funcionario que va salir del equipo y haga clic en la fecha de salida, ingrese este dato de acuerdo al formato establecido en el sistema para fechas.

• En las Observaciones explique detalladamente las razones para la salida del funcionario.

• Si son varios funcionarios los que salen, digite la información de cada uno. • Haga clic en el ícono que tiene en esta pantalla para GRABAR los cambios realizados. • Con esta opción usted eliminó de una orden de trabajo a un funcionario del equipo de

auditores, dejándole libre para ser incluido en otra orden o evaluación previa, es importante que conozca que únicamente los supervisores pueden constar en varias órdenes de trabajo.

Novedades de Estado de la Orden de Trabajo Esta opción en las Novedades le permite ingresar la información relacionada con el estado de la orden, ya que durante la ejecución del examen de auditoría, puede ocurrir que cambie el estado del trámite de la orden de trabajo y se le suspenda o se cancele Para cambiar el estado de la orden de trabajo proceda así:

• Ingrese el número de memorando y la fecha de la autorización para cambiar el estado.

• Ubíquese sobre la opción de estado de la Orden de Trabajo y haga clic sobre el nuevo estado.


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1. Estado de Suspendido Utilice esta novedad cuando se suspenda temporalmente la ejecución de una Orden de Trabajo. Cuando la suspensión va a durar un tiempo indefinido es necesario hacer un egreso en los integrantes de la Orden de trabajo para que puedan incluirse en otras órdenes mientras dura la suspensión, pero si es por unos pocos días y no se toma la decisión de egresar personal, únicamente haga clic en Suspendido. Para Suspender la ejecución de la orden de trabajo con salida de personal proceda de acuerdo a estos pasos:

• Haga clic en Suspendido • Haga clic en Egresa • Ubicándose en la Barra de íconos del menú Principal, haga clic en el ícono de

GRABAR, para guardar el estado de suspensión.

• A continuación el sistema presenta la pantalla para sacar personal del equipo de

trabajo de una orden.


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• Ingrese la fecha de salida y las Observaciones, en todos los miembros del equipo

de auditoría que salen al suspenderse la orden. • Haga clic en el ícono de GRABAR que dispone la pantalla y se actualizará el

egreso del personal, liberándoles para formar parte de otra orden de trabajo. Reiniciar una Orden de Trabajo SUSPENDIDA

• Ingrese el memorando y la fecha del reinicio de una Orden de Trabajo • Ingrese el nombre del responsable de la novedad, en el campo Causas las razones del

reinicio y si existen las soluciones al cambio de estado ingrese en el campo Soluciones.

• En Estado de la Orden de Trabajo, haga clic la opción Trámite.

• Si durante la suspensión, no salieron los integrantes del equipo, grabe la novedad

haciendo clic en el ícono de GRABAR de la Barra de íconos y podrá continuar con la ejecución del trabajo.

• Si al suspender la Orden de Trabajo, se egresó al personal y ahora debe incluir los

integrantes del equipo, haga clic en la opción Ingreso, aparecerá la pregunta Cuantos?, ingrese el número de funcionarios y grabe la novedad.

• Aparecerá a continuación, la pantalla para ingresar personal a un equipo de trabajo, proceda de acuerdo a lo explicado en las NOVEDADES de INGRESO.


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• El sistema le retornará al despliegue de las órdenes de trabajo que estén en ejecución

en la Unidad de Control, para que ingrese otra novedad. Cancelar una Orden de Trabajo Esta opción del estado de la orden finaliza definitivamente la ejecución de la orden de trabajo • En la pantalla de NOVEDADES ingrese los campos necesarios de la novedad. • Haga clic en la opción CANCELAR de Estado de la Orden de Trabajo. • Haga clic en el ícono GRABAR de la Barra de íconos del Menú Principal, se

cancelará en el sistema definitivamente la ejecución de la orden de trabajo . • Retornará a la pantalla que presenta las órdenes de trabajo que tiene en ejecución la

Unidad de Control, para que continúe con el ingreso de otras novedades si es necesario.

Seguimiento a la Ejecución de Trabajos Este Módulo permite controlar las actividades que han realizado los funcionarios que forman parte de una orden de trabajo durante las fases de ejecución de la auditoría, las fases en las que se encuentra el proyecto y el avance de los trabajos en ejecución. Para que toda la información de este módulo se registre es necesario que se considere: 1.- Todos los funcionarios de la Unidad de Control que realizan funciones de auditoría deben presentar de forma obligatoria el informe individual de tiempo, indicando el tiempo utilizado en cada actividad realizada dentro del equipo de auditoría en que se encuentra trabajando; además anotará el tiempo que ha destinado a labores no cargable s a la auditoría como son permisos particulares, institucionales, cursos, labores de oficina, etc.


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Estos supervisores de los equipos deben encargarse de que la información registrada en el formulario sea confiable, completa y este detallada de acuerdo a los requerimientos del sistema. 2.- El cálculo de tiempos de los equipos de trabajo en el sistema se realizan de acuerdo a los informes individuales de tiempos y las novedades mensuales de ingreso y salida de personal de los equipos, por lo que es necesario que estos datos estén ingresados de forma completa y confiable antes de realizar la liquidación mensual de tiempos de las órdenes de trabajo. 1.- Liquidación individual Mensual de Tiempos.

En el Menú de Procesos ubíquese sobre Seguimiento a la Ejecuc ión de Trabajos, le aparecerán las opciones de este menú.

1. Ubíquese con el mouse sobre Informe Individual y haga clic, se presentará la pantalla para que ingrese la fecha del proceso


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En esta pantalla ingrese el mes y el año del proceso y haga clic en OK.

2. En la siguiente ventana se despliega la lista de funcionarios que se encuentran asignados a una orden de trabajo en la Unidad de Control, haga clic en el nombre del funcionario sobre el que va a ingresar la liquidación de tiempos.

3. La pantalla que se presenta a continuación tiene en la parte superior el nombre del funcionario, además los días laborables del mes que se va liquidar, el mes y el año.

A continuación, la ventana presenta los exámenes de auditoría a los que está asignado el funcionario en el mes que realiza el proceso, con el código de entidad y el tipo de examen. Para registrar los tiempos proceda así:

• Ubíquese con el mouse sobre el examen de auditoría del que va a ingresar actividades y haga doble clic.

• El cursor se ubicará en Principales Actividades, digite una breve descripción de la labor cumplida e ingrese los días y las horas que se cargan a esa tarea.

• Para continuar ingresando más tareas dentro de la auditoría, haga doble clic sobre la última actividad que ingresó y el sistema le permitirá digitar una nuevo registro de las labores cumplidas en la orden por el funcionario.

Si las tareas corresponden a un funcionario que está asignado a varios exámenes, ingrese las tareas para cada trabajo haciendo clic en la descripción de los exámenes y siga los pasos anteriores El sistema acumulará automáticamente los días y las horas que se cargan a cada trabajo, apareciendo en Total Cargables esta información, para que usted compruebe los datos registrados.


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4. En la parte inferior de la ventana, aparecen los datos que corresponden a los Días

laborables del mes que NO se cargan al trabajo del equipo de auditoría, ingrese los días y las horas para estos casos: trabajos en la oficina de la CGE, eventos de Capacitación, Vacaciones, Permisos particulares, permisos institucionales, disponible ( sin trabajos asignados), revisión de informes, supervisión de firmas.

5. Si existen observaciones sobre el informe de labores del funcionario ingrese un

texto explicatorio en el campo OBSERVACIONES de la ventana.

6. En el campo APROBADO POR, haga clic para que despliegue la lista de funcionarios de la Contraloría General que realizan supervisión, haga clic sobre el responsable de la aprobación y aparecerá el nombre del funcionario en el campo.

7. Cuando toda la información ha sido ingresada , ubíquese en la Barra de íconos y haga clic sobre el ícono de GUARDAR para que los datos sean guardados en la base de datos.

2.- Fases de la Orden de Trabajo Para cada orden de trabajo que se encuentre en ejecución, esta opción controla las fases que se van cumpliendo en el trabajo. Es necesario que los jefes de equipo oficialicen las fechas en la que han iniciado y han concluido una fase durante la ejecución para que se ingrese en el sistema, esta información debe proporcionarla conjuntamente con los informes individuales de los integrantes de equipo. Para ingresar las fases proceda así:

• Ubíquese en el Menú de Seguimiento a la Ejecución de Trabajos, en Fases de Avance y haga clic.


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• Se desplegarán las órdenes de trabajo que tiene en ejecución la Unidad de Control, ubíquese sobre la que necesita y haga clic.

• A continuación el sistema le presenta la pantalla para el ingreso de la información de cada fase

En la parte superior de la pantalla, se presenta los datos de la Entidad Auditada y la Descripción del examen, para que confirme que está ingresando en la orden de trabajo que requiere. Luego se presentan los campos en blanco para que ingrese la información de la fase, así:

• En Nueva Fase, ubíquese sobre Memorando No, e ingrese el número del documento con el que informa el Jefe de Equipo sobre la fase.

• Haga clic sobre Fases, se desplegarán las fases que deben cumplir los exámenes en ejecución, ubíquese sobre la fase que necesita y haga clic.

• En Período, digite las fechas desde y hasta que ha cumplido la fase. • Ubicándose en la Barra de íconos, haga clic sobre el ícono de GRABAR, se

guardarán los datos de la fase.


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Las Fases que contempla el sistema son:

1. Planificación, es la fase de la planificación preliminar y específica del examen de auditoría.

2. Trabajo en el Campo, es el período de análisis que cumple el equipo de trabajo.

3. Conferencia Final, es la fecha de la conferencia final, para lectura del informe, digite las fechas desde y hasta en el Período de la fase con datos iguales. (Ver FASE de Conferencia Final)

4. Entrega del informe para revisión del Director, es el período desde-hasta en que el director o subdirector revisan el informe final, hasta que sale para aprobación.

5. Envío para aprobación, es la fecha de envío para revisión y aprobación del informe final (Ver Fase de Envío para Aprobación).

Fase de Conferencia Final Cuando usted registre en el sistema esta fase para un examen de auditoría se presentará un mensaje preguntando si va a eliminar personal del equipo de trabajo, esto ocurre porque cuando en un trabajo de auditoría se lee el informe final, en la mayoría de los casos, los operativos del equipo de trabajo son reintegrados a la Unidad de Control para que puedan incorporarse a otras órdenes, permaneciendo el Jefe de Equipo y el Supervisor hasta que se inicie la fase de tramitación del informe final.


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Si usted responde que SI, se presentará la pantalla que permite la salida del personal.

IMPORTANTE : Cuando graba los datos de esta fase, el sistema cambia el estado de Trámite de la orden de trabajo por la de estado de Aprobación, que significa que ha concluido el trabajo de campo. Debido a que algunos miembros del equipo de trabajo permanecen asignados a la orden hasta que se inicie el trámite de Aprobación del informe en el sistema se ha creado un proceso para liberar a este personal. Proceso para egresar el personal del equipo de trabajo que permanece hasta la fase de Aprobación del Informe Para este proceso siga los siguientes pasos:

• Ubíquese sobre el Menú Principal y haga clic en Procesos, después en Ordenes de Trabajo haga clic en la opción Personal que Finaliza Orden de Trabajo.


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• En la ventana se presentará la pantalla para finalizar al personal que todavía

permanece en el equipo de una orden de trabajo que ya tiene registrada la fase de Conferencia Final.

En la primera parte de esta pantalla usted dispone de la información sobre las órdenes de trabajo que tienen el estado de concluido, es decir cumplieron con la fase de Conferencia Final, con el mouse ubíquese sobre la orden que va a procesar y haga clic. En la segunda parte de la ventana se presentarán los funcionarios que permanecen activos en la orden de trabajo que escogió con los datos de orden de trabajo, fecha de la orden, nombre del empleado y función dentro del equipo, en esta pantalla ingrese los siguientes datos: • La fecha de salida del funcionario con el formato definido en el sistema para fechas. • Observaciones, en este campo texto puede explicar las razones de la salida o alguna

observación que considere importante.


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Cuando ha ingresado los datos de todos los funcionarios, haga clic en el ícono GRABAR de la barra de íconos del Menú Principal, se liberaran los funcionarios de la orden de trabajo para que puedan incorporarse a otro trabajo. Fase de Envío para Aprobación Después que se ha cumplido la fase de Revisión del informe de auditoría por parte del Director de las unidad de control, el trámite continúa enviando a las unidades de la Contraloría que revisan, evalúan y aprueban el informe. Para que se registre la información de esta fase, se debe primeramente tener el informe de auditoría final identificado con un número que se forma de la siguiente manera: siglas de la unidad- número secuencial del año-año del envío para aprobación, ejemplo: DA1-0156-2002 Dirección de Auditoría 1 DA2-0023-2001 Dirección de Auditoría 2 DA3-0123-2002 Dirección de Auditoría 3 DA4-1200-2001 Dirección de Auditoría 4 COP-0010-2001 Dirección de Control de Obras Públicas DAIN-0089-2001 Dirección de Control de Auditorías Internal El uso de este número de identificación permitirá conocer el detalle del trámite que tiene el informe ya que será único durante el proceso de aprobación. El número secuencial, se inicia cada 1 de Enero de cada año, ya que identifica la cantidad de informes de un año. Además, el informe de auditoría debe primero registrarse en el sistema REGYCONT, para que conozca el número de NIS que se asigna al trámite del informe. Pasos en el Sistema En el sistema integrado de control, se registra esta fase siguiendo estos pasos:

• Registre en la ventana de fases la información de la fase. • Haga clic en el ícono GRABAR de la Barra de íconos del Menú Principal para que

se guarde esta información.


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• A continuación se presentará automáticamente una pantalla para que ingrese los

datos del envío del informe

En esta pantalla, usted debe digitar los siguientes datos:

• No. Secuencial (Regycont) : Es el número del trámite interno que le asignó el sistema automatizado Regycont, para el informe de auditoría

• Período (Regycont): Es el período que se asigna en el sistema REGYCONT para el trámite interno.

• Cuando ingrese en REGYCONT el trámite interno para el informe de auditoría,

anote los datos del número secuencial y período que asigna este sistema al trámite, ya que mediante estos datos el SISCON se enlaza al trámite institucional que sigue el informe hasta su aprobación.

• Nro. De envío de informe : Es el número de informe asignado en la unidad de

control, para el envío a aprobación.

• Nro. De memorando de envío : Es el número del memorando de la unidad de control con el que se inicia el trámite de aprobación.

• Fecha del memorando de envío : Es la fecha del memorando anterior

• Responsable del envío : En este campo se desplegarán los nombres de los

funcionarios de la unidad de control que tienen cargo desde supervisores hasta ejecutivos.

Cuando finalice la digitación de esta información haga clic en el comando GRABAR de la pantalla para guardar los datos. Al finalizar estos procesos usted ha concluido el trabajo con la orden de trabajo dando inicio a un nuevo documento que es el informe de auditoría.


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6. Informes de Auditoría

En este Módulo se registra toda la información de un informe de auditoría que ha sido aprobado por las máximas autoridades de la Entidad. Como se explicó en la Fase de Envío a Aprobación los informes tienen un número de identificación único y un número de trámite interno que conservarán hasta el final de trámite, sin importar el tiempo que transcurra. Las opciones de este módulo le permiten registrar todos los documentos que se crean con el informe como los anexos, la síntesis, notificaciones de inicio y convocatoria final y el contenido del informe, es necesario que registre la información completa ya que servirá para consultas posteriores de los auditores de la entidad, seguimiento a las recomendaciones y en otros sistemas automatizados de otras unidades de la CGE que tienen como fuente principal todos los documentos que se generan con el informe de auditoría.

Para ingresar al Módulo siga estos pasos: • Ubíquese en el Menú Principal del Sistema Integrado de Control, en Procesos, haga

clic y se desplegarán las opciones de este módulo. • Ubíquese con el mouse sobre Informes de Auditoría, se presentarán todas las opciones

de este proceso.

Aprobación del Informe El objetivo de esta opción es registrar los datos de la aprobación del informe Siga los siguientes pasos:


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• Ubíquese sobre la opción Aprobación Informe de Auditoría del Menú de Informes de

Auditoría y haga clic. • Se presentará una ventana con los informes que la unidad de control ha registrado la

fase 5 de la orden de trabajo, por lo tanto están en trámite de aprobación.

• Esta pantalla le presenta la información relacionada con el trámite de aprobación como el número asignado en REGYCONT al trámite, el número asignado en la unidad de control al informe, el período de REGYCONT, la entidad examinada y el alcance de informe, ubíquese sobre el registro de la lista al que requiere dar trámite y haga clic.

• En la segunda mitad de la ventana, se presentará la pantalla para ingresar los datos de la aprobación del informe.

En esta pantalla usted registra los siguientes datos:


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• Memorando No.: En este campo ingrese el número del memorando con el que se recibe el informe aprobado

• Fecha del Memorando : Es la fecha del memorando anterior

• Informe No. Aprobación : Es el número con que fue aprobado el informe, le aparecerá automáticamente el número asignado en la unidad de control cuando se inició la fase de aprobación, si el dato es diferente ingrese la nueva información.

• Fecha de Aprobación : Registre la fecha de aprobación del informe.

• Tipo de Informe: En este campo usted tiene dos posibilidades: Final y

Parcial, registre final si es un informe final de la auditoría y parcial cuando el informe que se registra es un parcial penal.

• Aprobado por : Ingrese el nombre del funcionario que firma la aprobación

de l informe.

• Cargo : Ingrese el cargo del funcionario que aprueba el informe. Cuando ha finalizado el ingreso ubíquese en el ícono GRABAR de la Barra del Menú Principal y haga clic, al guardar estos datos el informe pasa del estado de trámite al estado de aprobación , lo que le permitirá continuar con el registro de la información del detalle del informe.

Generalidades del Informe Esta opción del módulo de Informes le permite ingresar información de los datos generales del informe. Para ingresar a esta opción proceda así: 1.- Ubíquese en el Menú de Procesos en la opción de Informes de Auditoría. 2.- En este submenú haga clicsobre la opción de Generalidades, se presentará la pantalla para el registro de datos.


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3.-En esta pantalla, se presentan los informes que la unidad de control tiene aprobados, ubiquese sobre el informe que necesita procesar y haga clic. 4.- En la pantalla para el ingreso de ls información de las generalidades digite los siguientes datos:

Objetivos: En este campo ingrese los objetivos que se han cumplido con el informe de auditoría Limitación al Alcance: Ingrese la información de las limitaciones que se han producido en el examen Monto: En este campo ingrese el monto de los valores determinados en el examen Moneda: Haga clic y se le desplegará los diferentes tipo de moneda en los que se pudieron determinar los valores analizados

Anexos del Informe En esta opción del Menú de Informes de Auditoría, usted registrará la información de los anexos que se han creado del informe, estos datos son importantes porque servirá a todas las unidades de la Entidad que utilizan en su trabajo esta información. Para ingresar los anexos siga estos pasos: • Ubíquese en el Menú de Procesos y haga clic en Informes de Auditoría. • Se presentará el menú de informes, ubíquese sobre Anexos y haga clic. • El sistema presenta en la parte superior de la ventana los datos de los informes de

auditoría de la unidad de control que tienen guardada la información de la aprobación.


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• A continuación, ubíquese con el mouse sobre el informe al que necesita dar trámite y haga clic.

• En la segunda mitad de la ventana se presentará la pantalla para ingresar los datos de los anexos al informe.

• En No. Anexo , se presenta el número secuencial de anexos que usted ha ingresado para el informe, este campo no puede cambiar.

• Título : Es el título del documento anexo al informe • Descripción : En este campo ingrese un detalle que explique claramente el

objetivo del anexo y la información que guarda, usted puede ingresar todo el texto que necesite.

• Cuando ha finalizado la digitación de los datos, ubíquese en el ícono de GRABAR de la Barra de íconos del Menú Principal del sistema y haga clic, se guardaran los datos del anexo.

• Si necesita continuar ingresando más anexos del informe haga clic nuevamente en la descripción del informe y repita los pasos desde el inicio

Comentarios del Informe


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En esta opción se registran los comentarios de los informes aprobados, es importante que se ingrese esta información para que sirva en Consultas de futuros exámenes, así como para el Módulo de Seguimiento a las Recomendaciones. Para ingresar los datos de esta opción siga estos pasos:

• En el Menú de Procesos, ubíquese sobre Informes de Auditoría y haga clic. • Se desplegarán las opciones de los informes, ubíquese sobre Comentarios y haga clic.

• A continuación se presenta la pantalla con los informes de auditoría que en la unidad de control han pasado del estado de trámite al de aprobación.

• La información que presenta esta ventana le permitirá identificar claramente el informe de auditoría del que va ha ingresar los comentarios, ubíquese sobre el que necesita y haga clic.


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• A continuación el sistema despliega la ventana para ingresar los comentarios del informe escogido.

En la parte superior de la ventana de datos, se presenta el informe de auditoría que usted escogió para que confirme que el ingreso es correcto. En la segunda mitad se presenta la pantalla para ingresar el comentario, la información que debe digitar es la siguiente: • No. : Aparecerá en este campo un número secuencial, que identifica al número del

comentario en el informe. • Tipo Comentario : En esta lista se presentarán dos posibilidades: Control Interno

y Area Examinada, escoja el tipo de acuerdo al que pertenezca el comentario en el informe impreso.

• Título Comentario : Ingrese el Título exacto del Comentario que consta en el informe impreso y aprobado.

• Conclusión : Ingrese la Conclusión que corresponde al Comentario que está ingresando con ese Título.

Cuando ha digitado toda la información del informe, ubíquese sobre el ícono de GRABAR de la Barra de íconos en el menú Principal y haga clic, se guardará el comentario que digitó. Para continuar ingresando todos los cometarios del informe, ubíquese sobre el informe en la parte superior de la ventana y haga clic, repita todos los pasos anteriores. Recomendaciones del Informe En esta opción se ingresan las recomendaciones de los informes de auditoría de la unidad de control que han sido aprobados por la máxima autoridad. Con esta información, al igual que los comentarios es muy importante para el Módulo


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Seguimiento a las Recomendaciones, por lo que debe ser digitada de todos los informes de auditoría. Para ingresar las Recomendaciones de los informes siga estos pasos:

• En el Menú Principal del sistema, ubíquese sobre Procesos. • Se despliegan las opciones de Procesos, con el mouse colóquese sobre

Informes de Auditoría y haga clic, se presentará el menú de los informes.

• Ubíquese sobre Recomendaciones y haga clic. • Se presenta la ventana con los informes de auditoría que de la unidad de

control que fueron aprobados con sus comentarios ordenados por tipo de comentario y número en el informe , estos datos le permitirán ubicar fácilmente al que necesita procesar, haga doble clic sobre el comentario del que va a ingresar las recomendaciones

• En la parte inferior de la ventana el sistema presenta la pantalla con los datos

en blanco para que digite la información de las recomendación. • En esta pantalla ingrese estos datos:


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No. : Es un número automático que se presenta en la pantalla, corresponde al número de recomendación en el informe de auditoría que usted está ingresando. Dirigido a: En este campo ingrese la denominación del cargo para el que está dirigido la recomendación que está ingresando. Recomendación : Digite el texto de la recomendación.

• Cuando ha finalizado la digitación de los datos en la pantalla haga clic en el ícono GRABAR de la Barra de íconos del Menú Principal del sistema y se guardará la información de la recomendación.

• Para continuar ingresando todas las recomendaciones del informe, ubíquese

nuevamente sobre el comentario del que va a digitar la recomendación y siga los pasos anteriores.

• El campo NO. de la pantalla se incrementará automáticamente por lo que es muy

importante que usted relacione el comentario del informe con los números de recomendaciones que le corresponden en el informe de auditoría impreso y aprobado.

Síntesis del Informe En esta opción de los Informes de Auditoría, usted registra en el SISCON, los datos de la Síntesis de la responsabilidades determinadas por el equipo de auditores. Para ingresar los datos siga estos pasos:

• En el Menú Principal del sistema ubíquese en Procesos y haga clic, se presentarán las opciones, con el mouse colóquese en Informes de Auditoría, en Síntesis y haga clic.


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• A continuación el sistema le presenta la ventana con los informes que han sido aprobados para la unidad de control con los datos de No. de informe, Alcance, Entidad Examinada que le permiten identificar al que va a tramitar, colóquese con el mouse y haga doble clic sobre el que necesita.

• En la parte inferior de la ventana se presenta la pantalla para ingresar los datos de la síntesis, digite información así:

Tipo : En la lista que se presenta haga clic, se presentarán los tipos de responsabilidades: civil, penal y administrativa, ubíquese sobre la que requiere y haga clic, en el campo se presentará el que escogió.

Cédula : Ubíquese sobre la lista y haga clic, en la lista aparecen los nombres de los funcionarios de las entidades del estado que han desempeñado funciones en los cargos que la Contraloría somete a control en la ejecución de los exámenes de auditoría, digite la primeras letras del apellido y en la lista se ubicará el cursor sobre el primer apellido que tiene estas letras, a partir de este nombre y con ayuda de las flechas


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busque el que necesita y haga clic para que este campo tome el dato de la cédula, el nombre y el cargo del funcionario en el período examinado en la orden de control. Monto: Digite el monto de la responsabilidad con separador de miles y decimales Tipo de moneda : Para cada monto tiene que indicar el tipo de moneda en que está calculado el monto.

Notificaciones de Inicio de Examen y Convocatoria a Lectura del Borrador del Informe En esta opción del menú de Informes de Auditoría, se registran los datos de las notificaciones realizadas por los equipos de auditoría para comunicar tanto el inicio de la auditoría como la lectura del borrador del informe a los funcionarios o exFuncionarios que han desempeñado funciones en los cargos sujetos a control durante la ejecución del examen. Comunicaciones de las Notificaciones Para ingresar a esta opción del menú siga los siguientes pasos:

1. Ubíquese en la Barra de Menú sobre la opción Procesos, en el menú que se presenta ubíquese sobre Informes de Auditoría y haga clic sobre Notificaciones.

2. La ventana que se despliega, permite el ingreso de los datos de las

comunicaciones que se han emitido en los equipos de auditoría para las notificaciones de inicio de examen y para la convocatoria a lectura del borrador del informe. En la parte superior de la pantalla se presentan los informes de auditoría aprobados para la unidad con los datos de No. de informe, entidad auditada y descripción de examen, los que le permiten ubicar fácilmente al que necesita, ubíquese sobre los datos del infor me y haga doble clic.


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3. En la parte inferior de la ventana se despliegan los campos para registrar los datos de la comunicación:

Tipo de notificación: En este campo lista se despliegan las opciones de Notificación de inicio de examen y Convocatoria a lectura de informe, con el mouse ubíquese sobre el tipo que está ingresando y haga clic. No. de oficio : es el número de comunicación dada por el equipo de auditoriá para la notificación que está ingresando. Fecha del oficio : Es la fecha de la comunicación anterior

4. A continuación , haga clic sobre el ícono de GRABAR de la barra de herramientas, para que se almacenen los datos de las comunicaciones de las notificaciones.

Funcionarios Notificados

Para ingresar a esta opción del menú siga los siguientes pasos:

1. Ubíquese en la Barra de Menú sobre la opción Procesos, en el menú que se presenta ubíquese sobre Informes de Auditoría y haga clic sobre Funcionarios Notificados.

2. La ventana que se despliega, permite el ingreso de los datos de las

notificaciones de inicio de examen y para la convocatoria a lectura del borrador del informe . En la parte superior de la pantalla se presenta la información de las comunicaciones realizadas por los equipos de auditoría para las notificaciones con los datos de No. de informe, entidad auditada y descripción de examen, tipo de notificación, no. de oficio y fecha, los que le permiten ubicar fácilmente al que necesita, ubíquese sobre los datos del informe y haga doble clic.


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3. En la parte inferior de la ventana ingrese la siguiente información:

No. de cédula : Haga clic sobre el campo, la lista que despliega este campo presenta la cédula y los nombres de los funcionarios que han ejercido funciones en los cargos que la Contraloría general somete a control en las entidades estatales, digite las letras iniciales de los apellidos y el cursor se ubicará en los apellidos que inician con estas letras, con ayuda de las flechas ubique el que necesita y haga clic para que el campo tome este dato. Modo de Notificación : Escoja de la lista que presenta las opciones de Personal, Prensa y Terceros, la que corresponde a la notificación que está ingresando con un clic del mouse. En este campo si escogió por la prensa se presentará un campo para que ingrese los medios de comunicación escrita a través de los que se publicó la notificación, en este campo ingrese a manera de texto el nombre del medio de comunicación, la sección y la página. Fecha de la notificación : Ingrese la fecha que el funcionario fue efectivamente notificado, si fue por la prensa en este campo digite la fecha de la publicación. Adicionalmente si las notificaciones que está ingresando son para convocatoria a lectura del informe, se presentará en la pantalla un campo para que digite si el funcionario asistió a la lectura o no. En el caso de escoger la opción NO se presentará un campo para que explique si envió un delegado ingresando el nombre del delegado u otra observación que considere necesaria.

4. En la Barra de Herramientas haga clic sobre el ícono de GRABAR para que se guarden los datos que ingresó.

5. Para continuar con otra notificación siga los pasos anteriores.


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PROCESOS DPEI Esta opción está habilitada únicamente para el Departamento de Planificación y Evaluación Institucional, que es la unidad encargada de recibir y conocer todos los pedidos y denuncias que ingresan a la institución, los mismos que son posteriormente asignados según el ámbito correspondiente a las diferentes unidades de control para que sean atendidos. Al desplegar el ícono de Procesos DPEI, el sistema nos presenta la opción de Pedidos y Denucias.

1. Pedidos y Denuncias El módulo de Pedidos y Denuncias del Sistema Integrado de Control permite el registro de

las acciones que se deben tomar en la Unidad de Control para atender a las denuncias presentadas o auditorías solicitadas por cualquier persona natural o autoridad competente de las entidades del sector Público.

Para realizar la consulta, nos solicita los siguientes datos:

- N° C.C. - Remitente - Asunto


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Capítulo 3 CONSULTAS Y REPORTES En este capítulo veremos con detalle todas las consultas y reportes que el sistema nos permite obtener, de acuerdo con los datos que tengamos consignados.

El Menú de Consultas/Reportes nos presenta las siguientes opciones: 1. Plan de Control.- Para obtener la información del Plan Anual de Control, el sistema nos

presenta una pantalla en la que solicita los siguientes datos:


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Año El año correspondiente a la información que queremos desplegar Entidad Escogemos del catastro de entidades y asignamos Período Ingresamos en período las fechas desde y hasta Origen del examen Podemos escoger según el origen de nuestro examen, sea éste:

- Planificado - Imprevisto Arrastre - Todos

Estado Se refiere al estado en que se encuentra el examen, pudiendo ser:

- Ejecutado - No ejecutado - Todos

Luego de que hemos definido los parámetros sobre los cuales queremos la información,

vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en el ícono correspondiente a Buscar (que está representado por una lupa) y se nos desplegará el listado solicitado.

2. Análisis de Ejecución Plan de Control.- Para accesar a esta consulta, nos posesionamos

en la opción y damos un clic, aparece la pantalla en la que nos solicita el año sobre el cual deseamos tener información.

Ingresamos el dato solicitado y vamos al ícono Buscar de la Barra de Herramientas,

damos un clic y se despliega la información relativa a los exámenes, agrupados según la condición en la que se encuentren en ese momento, esto es:

- Ejecución Unidad de Control - Pendiente de ejecución - Revisión DPEI - Aprobados


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3. Pedidos y Denuncias (REGYCONT).- Esta opción nos permite consultar sobre todos

los pedidos y denuncias que han ingresados a la Contraloría y que por el ámbito de control le corresponden a dicha unidad.

Nos aparece una pantalla en la que solicita los siguientes datos:

- No. de oficio denuncia - Período - Denunciante - Asunto

En caso de no tener los datos requeridos o si lo que queremos es obtener el listado

completo de las solicitudes que han ingresado a través de Documentación y Archivo, tenemos la opción de escoger el tipo de trámite, que puede ser:

- Pedido - Denuncia - Informes de Auditoría Interna - Firmas Privadas - Informes de Auditoría Regional - Todas

Otra opción que nos presenta esta pantalla, es obtener un listado de los trámites que se

encuentran en la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y que han sido procesados, de igual forma de aque llos que no se han procesado y un listado de todos los trámites que se encuentran asignados a esa unidad.

Por último, se puede conocer el estado en que se encuentran los trámites en la unidad de

control a la que han sido asignados, que puede ser:

- Procesado - Pendiente - Todas


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En todos los listados por las diferentes consultas que hagamos en esta opción, podemos obtener información acerca del trámite que ha recibido el documento. Para esto, nos ubicamos en el trámite que queremos averiguar y damos doble clic, se desplegará la información referente a: Verificación Preliminar, Resultados Obtenidos y Acciones tomadas en la aprobaci´n y autorización.

4. Pedidos y Denuncias por Unidad Control.- Los pedidos y denuncias que ingresan a la

institución son enviados a la Dirección de Programación y Evaluación Institucional, desde donde se remiten a la unidad correspondiente según el ámbito.

Mediante esta opción, podemos consultar la fecha y número de oficio con el cual se

envían los trámites a la unidad de control. Para esto, nos situamos en la opción y damos un clic, el sistema nos solicita el año que queremos consultar, ingresamos en dato, vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en el ícono Buscar.


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Se desplegará un reporte con el número de control de comunicaciones, fecha, número de

oficio y datos generales de la solicitud, fecha y número de oficio con el que se envió a la unidad de control, acciones tomadas en dicha unidad y si es que se inició un examen, el número de orden de trabajo y número de informe correspondiente.

5. Exámenes que tienen desfase.- Esta opción nos presenta la alternativa de conocer la

situación de los exámenes en relación al tiempo programado. Para obtener esta información, nos situamos en la opción y damos un clic, el sistema nos

presenta una pantalla en la que solicita el año que queremos consultar, ingresamos el dato, vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en Buscar.

Obtenemos un listado de los exámenes que tienen desfase en el trabajo de campo, con el

detalle de evaluación de tiempos y la diferencia que presentan en relación a lo planificado. 6. Exámenes que tienen desfase en el envío para aprobación.- Esta consulta nos sirve

para conocer cuáles son los informes que se han enviado para aprobación y que cumplido el plazo de entrega no han sido devueltos para el trámite final correspondiente.

Para esto nos situamos en la opción y damos un clic, el sistema nos presenta la pantalla

con el formato del reporte, vamos a la Barra de Herramientas, damos un clic en el ícono correspondiente a Buscar y aparecen los datos referentes a:

- Número y fecha de la Orden de Trabajo - Número y fecha de la Conferencia Final - Fecha de la comunicación de envío - Número de Informe - Días transcurridos


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Además, el reporte que se genera agrupa los informes de la siguiente manera:

- Arrastre - Imprevistos de la Unidad de Control - Imprevistos por disposición de la Autoridad - Firmas Privadas - Imprevistos por denuncia - Planificados - Informes de años anteriores

7. Ordenes de Trabajo.- La alternativa que nos presenta esta consulta es tener un listado de

las órdenes de trabajo emitidas en la unidad de control. Para esto nos situamos en la opción elegida, damos un clic y nos aparece una pantalla que

requiere ingresar los siguientes datos:


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Año Se refiere al año de emisión de la Orden de Trabajo Período Período del examen desde y hasta Estado Si está o no en ejecución Origen Tenemos cuatro alternativas: - Planificado - Imprevisto - Arrastre - Todos Entidad Se despliega el catastro de las entidades de la que podemos seleccionar Una vez consignados los datos sobre los que queremos consultar, vamos a la Barra de

Herramientas y damos un clic en el ícono de Buscar, obtendremos un reporte con los siguientes datos:

- Datos generales de la Orden de Trabajo - Origen del examen - Fecha de inicio del examen - Estado actual del examen

8. Parte Mensual de Labores.- Para tener acceso a esta consulta, nos situamos en la opción

correspondiente y damos un clic. Aparecerá una pantalla en la que nos solicita el año que queremos consultar, ingresamos este dato y vamos a la Barra de Herramientas, damos un clic en el ícono de Buscar y se desplega el reporte con los siguientes datos:

- Datos generales de la Orden de Trabajo - Fecha de la Conferencia final - Trámite de envío a la Aprobación - Equipo de Trabajo - Evaluación de Tiempos - Trámite de Aprobación - Estado de la Orden de Trabajo - Lugar donde se encuentra el Informe


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Esta información es requerida mensualmente y sirve para evaluar el estado de los trabajos

y del personal asignado a cada uno de ellos. 9. Resumen del Cumplimiento del Plan de Control.- Con esta consulta podemos conocer

la medida en la que se ha cumplido el plan de control de la unidad. Para obtener esta información, nos posesionamos sobre la opción y damos un clic.

El sistema nos presenta una pantalla en la que solicita el año al que queremos consultar,

luego de ingresar este dato, vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en Buscar. Inmediatamente obtenemos un listado con el detalle del número de informes que se encuentran:

- Aprobados - Enviados a la aprobación despacho Contralor - Enviados a la aprobación despacho Subcontralor - En revisión en la unidad - En ejecución en el campo - No ejecutados - Suspendidos temporalmente - Suspendidos definitivamente

10. Equipo de Trabajo x Funcionarios o x Ordenes.- Mediante esta consulta tenemos

acceso a la información referente al equipo de trabajo que se encuentra realizando un examen

Para esto nos situamos en la opción y damos un clic, nos aparece una pantalla en la que

solicita el mes y el año que queremos consultar, además podemos optar por dos tipos de reporte:

- Por Funcionarios


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- Por Ordenes de Trabajo Una vez ingresados los datos referentes al mes y año y seleccionado el tipo de reporte,

vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en el ícono Buscar, se desplegará: Por Funcionarios: Un reporte en el que nos indica el código y nombre del funcionario, número, fecha y

descripción de la Orden de Trabajo que se encuentra realizando, fecha de incorporación al equipo de trabajo, función que desempeña dentro del equipo, fecha de salida del equipo de trabajo y los días laborables.

Por Ordenes de Trabajo: Este reporte nos indica el número y la fecha de la Orden de Trabajo, el tipo de examen y

los datos generales, el código y nombre de los funcionarios que conforman el equipo de trabajo y la función que desempeñan y la fecha de incorporación y de salida del equipo.


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11. Equipo de Trabajo + Novedades por Orden. - Se utiliza para consultar acerca del

equipo de trabajo que está realizando o ha realizado un examen, así como también sobre las novedades que se han presentado en la ejecución de dicho examen.

Para esto, nos situamos en la opción y damos un clic, el sistema nos entrega el listado de

los exámenes que se encuentran tanto en ejecución como aprobados.

Nos situamos en el examen que queremos consultar y damos doble clic, inmediatamente

nos aparece la información referente a:

- Información general de la Orden de Trabajo - Equipo de Trabajo - Novedades


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12. Informe de Auditoría + Comentarios + Recomendaciones.- Esta opción nos permite conocer los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se han generado en la realización del examen.

Para obtener esta consulta, nos situamos en la opción y damos un clic; el sistema nos

presenta una pantalla en la que solicita los siguientes datos: Entidad Que escogemos del catastro que nos presenta el sistema Aprobado Fecha en la que se aprobó el examen Período Las fechas desde y hasta, respectivamente Diligencia efectuada Se despliega la información referente al objeto del examen Informe No. Número del informe

Si queremos tener información sobre todos los exámenes aprobados, al aparecer la

pantalla vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en el ícono Buscar. 13. Resumen de Informes Aprobados.- Para consultar sobre los informes aprobados, nos

situamos en esta opción y damos un clic. El sistema nos presenta una pantalla en la que solicita el año que queremos consultar, ingresamos el dato y vamos a la Barra de Herramientas, damos un clic en el ícono Buscar y el sistema nos despliega un reporte con los siguientes datos:

- Entidad examinada - Número y fecha de la Orden de Trabajo - Tipo de Examen - Número de Informe - Fecha de aprobación - Por quien fue aprobado - Período examinado


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Con este reporte podemos conocer además los montos examinados, las responsabilidades

civiles que se han establecido y los indicios de responsabilidad penal si es que los hubiere. 14. Gerenciales.- Estos reportes están diseñados para dar una información consolidada de

cada una de las unidades de control, generalmente para conocimiento de las autoridades.

Al dar un clic en esta opción, se nos presenta un menú con tres alternativas:

- Parte Mensual de Labores - Resumen de Informes Aprobados por tipo de Control - Informe Individual de Tiempos


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Parte Mensual de Labores.- Para escoger este reporte, nos colocamos sobre la opción

que nos presenta y damos un clic, se despliega una pantalla en la que nos solicita el año que queremos consultar. Ingresamos el dato y vamos hasta la Barra de Herramientas, damos un clic en Buscar y tendremos el Parte de Labores de esa unidad administrativa correspondiente al mes actual.

En el menú de Consultas/Reportes existe otra opción denominada Parte Mensual de

Labores, en la que obtenemos una mayor cantidad de información pues además de los datos anteriores, nos presenta los correspondientes a Equipo de Trabajo y Evaluación de Tiempos.

Resumen de Informes Aprobados por tipo de Control.- Si necesitamos esta

información, nos colocamos sobre la opción segunda del menú y damos un clic.


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Inmediatamente el sistema nos presenta una pantalla en la que solicita el año que

queremos consultar. Ingresamos el dato requerido y tendremos la información consolidada sobre los exámenes de dicha unidad de control que se encuentran aprobados, clasificados en:

- Auditorías Financieras - Exámenes Especiales - Auditorías de Gestión - Auditorías Operativas - Exámenes Especiales de Ingeniería

Nos entrega el detalle de los totales parciales y un total general del número de exámenes que se encuentran aprobados.

Informe Individual de Tiempos.- Es la tercera opción que tenemos dentro de los

Gerenciales, como su nombre lo indica, nos sirve para conocer el tiempo que ha utilizado cada uno de los funcionarios de la unidad en el desarrollo de las órdenes de trabajo que se le han asignado.

Nos presenta el listado de todo el personal de auditoría de esa unidad de control, con un

detalle total de:

- Días laborables cargados - Acumulado de días laborables no cargables - Total de días no cargados


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15. Estado de las Ordenes de Trabajo Si queremos conocer el estado en que se encuentran las órdenes de trabajo de la unidad de

control, debemos dar un clic sobre esta opción. El sistema nos presenta una pantalla en la que se solicita el año sobre el cual necesitamos

la información. Luego de ingresar el dato, vamos a la Barra de Herramientas y damos un clic en el ícono de Buscar, automáticamente se despliega un listado con el detalle de número de O/T, fecha, tipo de examen, descripción y el estado en que se encuentra el examen al momento de la consulta.

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