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ual
ILL 17
CSi - Compact Software International S.A.
http://www.c17.net
teléf: 91 725 63 74
Manual de uso ILL17
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ÍNDICE
1. PETICIONES 3
1.1. Recepción de peticiones 5
1.2. Servir peticiones 7
1.3. Peticiones en proceso 10
1.4. Peticiones servidas 12
1.5. Peticiones rechazadas 14
2. REPOSITORIO 15
3. BUSCADOR 17
4. ESTADÍSTICAS 19
4.1. Estadísticas de peticiones de usuario 20
4.2. Estadísticas de peticiones por revista 22
4.3. Estadísticas de peticiones enviadas 24
4.4. Estadísticas de peticiones recibidas 26
4.5. Estadísticas resumen 28
4.6. Estadísticas de facturación 30
4.7. Estadísticas de facturación de usuarios 32
5. IMPORTACIÓN DE FICHEROS .CSV 33
5.1. Importación en Excel 33
5.2. Importación en Calc 39
5.3. Importación en bases de datos 41
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ILL17, es el módulo de préstamo interbibliotecario que ofrece el sistema C17 a
sus usuarios, a través del cual podremos gestionar las peticiones externas e internas,
permitiéndonos en todo momento un control sobre las mismas.
Además nos ofrecerá otras aplicaciones útiles que nos facilitarán la gestión del
préstamo interbibliotecario, como la posibilidad de realizar búsquedas complejas sobre
las mismas, o la extracción de datos estadísticos.
ILL17
El módulo ILL17 se compone de las siguientes opciones que iremos viendo con más
detalle a lo largo del manual:
Peticiones: nos va a permitir consultar y gestionar las peticiones, tanto enviadas
como recibidas.
Repositorio: nos permitirá sustituir en nuestro depósito o repositorio un archivo
adjunto a una petición, por ejemplo para corregir un fichero que no corresponde
al artículo.
Buscador: C17 ILL nos ofrece un sistema de búsqueda para lo localización de
las peticiones
Informes: la última opción, nos ofrecerá informes estadísticos sobre diferentes
perfiles ya establecidos que podremos parametrizar, consultar y exportar
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1. PETICIONES
Las peticiones se organizarán en distintas pestañas en función del estado en el
que se encuentren: pendientes, en proceso, servidas o rechazadas.
Además tendremos la opción de consultar un histórico de todas las peticiones y
una aplicación para generar manualmente aquellas peticiones que el sistema no
reconozca como tales.
Podremos consultar las peticiones que se encuentren en un estado determinado,
bien mediante el menú de pestañas, o bien mediante el cuadro de resumen de las
peticiones
El módulo ILL nos ofrece la posibilidad de aplicar filtros a las peticiones de esa
categoría para mostrarnos sólo las que nos interesen. Podremos limitar por distintos
criterios como la fecha de una petición, las peticiones de una biblioteca determinada, o
las de una comunidad autónoma. También podremos aplicar filtros para mostrar
peticiones relativas a una revista determinada, y podremos limitar los distintos criterios
para limitar la selección.
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En cualquiera de las pestañas podremos aplicar el filtro Ver sólo peticiones
nuevas:
La opción Leyenda nos ayudará a entender el significado de los distintos iconos,
que variará en función del estado en el que se encuentre la petición
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1.1. RECEPCIÓN DE PETICIONES:
Las peticiones recibidas que que se integren directamente en el sistema pasarán
automáticamente a la pestaña Pendientes
Si por el contrario el sistema no identificara la petición como tal, pasaría a la
pestaña Emails. Tanto para estas peticiones como para las que recibamos por otros
medios (como una carta) generaremos la petición manualmente mediante el botón
“Generar una nueva petición”, que nos abrirá un formulario donde iremos
completando los datos de la petición (podremos copiar y pegar los datos)
Si la petición la hemos recibido por email podremos copiar y pegar la
información del correo al formulario.
Tras generar la petición, pasará a la bandeja de Pendientes.
Podemos identificar el origen de una petición desde la bandeja por el icono que
la acompaña:
- la flecha verde nos indica que son peticiones recibidas por una biblioteca externa
- la flecha roja nos indica que son peticiones de uno de nuestros usuarios
- la flecha roja hueca nos indica que la petición ha sido realizada por un usuario
no registrado
- las flechas roja y azul nos indican que se trata de una petición recibida de un
usuario y se ha reenviado a una biblitoeca externa (y si la flecha roja fuera hueca
se trataría de un usuario no registrado)
Para ver las operaciones que pueden realizarse con la petición puede consultarse el
Menú rápido
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o bien, entrar en el registro de la petición:
Las operaciones que podemos realizar con una petición pendiente son:
Imprimir la petición
Servir la petición: adjuntaremos el fichero que corresponde al artículo solicitado
Rechazar la petición: en aquellos casos en los que no podamos servir la petición,
indicando el motivo del rechazo
Marcar como servida: se utilizará cuando vayamos a servir la petición por
otros medios ajenos al C17, como por ejemplo el envío de una fotocopia
Editar artículo: se abrirá el formulario de petición para modificar algún dato de
la misma que hayamos encontrado incorrecto, o para añadir información nueva
Por último, también dispondremos de las opciónes añadir un mensaje y bloquear
una petición.
La primera nos permitirá añadir información que nos pueda resultar
relevante para la misma, y la segunda opción impide que al servir la
petición al usuario se le envíe automáticamente el artículo por el sistema,
y que pueda descargarla, hasta que no se la envíemos nosotros
directamente.
Las peticiones bloqueadas mostrarán un sombreado amarillo
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1.2. SERVIR PETICIONES:
A la hora de servir una petición recibida en nuestra biblioteca, podemos
encontrarnos con dos situaciones: que vayamos a servirla con fondos propios de
nuestra biblioteca, ó que se trate de un documento al que no tenemos acceso y
derivemos la petición a otra biblioteca
Servir una petición con fondos propios: para servir una petición mediante un
archivo adjunto que contenga el artículo solicitado, podremos usar la pestaña
Añadir fichero externo, o bien la opción Servir del menú de operaciones, que
nos realizará la misma acción
Se nos abrirá el formulario para servir la petición donde adjuntaremos el
fichero correspondiente al artículo electrónico solicitado.
Si la petición se compone de más de un fichero iremos adjuntándolos
mediante la opción Añadir un fichero más:
Una vez adjuntado el archivo, le petición pasará a la bandeja de servidas
desde dónde podremos descargar el fichero adjunto.
Puede que vayamos a servir una petición, con fondos propios, por otro
medio que no sea adjuntando un archivo electrónico, en ese caso usaremos la
opción Marcar como servida y accederemos al formulario Marcar petición
como Servidas dónde deberemos seleccionar el modo en que serviremos la
petición:
- Fax
- Correo ordinario
- En mano
- Otros
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Derivar una petición que no podemos servir con fondos propios de nuestra
biblioteca: en éstos casos entraremos al registro de la petición y seleccionaremos
la pestaña C17, donde elegiremos la biblioteca a la que reenviar la petición, de
entre un listado de aquellos centros del C17 que tienen acceso a esa publicación.
Puede suceder que una petición nos haya sido realizada directemente
mediante texto libre, sin contrastar on los fondos del C17, en cuyo caso, en lugar
de una lista de bibliotecas, nos aparecerá un buscador que lanzará una búsqueda
sobre el ISSN de la publicación, y en caso de que recupere información,
podremos realizar la petición a la biblioteca que tenga acceso a esa revista.
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Como última opción podremos enviar la petición directamente a la
biblioteca que sepamos con anterioridad que tiene acceso a esa revista, mediante
la opción Lista de bibliotecas.
Cuando derivemos una petición a otra biblioteca, cambiará de situación y
pasará a estar en proceso, dónde se encontrará en espera de que la biblioteca nos
sirva o rechace la petición
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1.3. PETICIONES EN PROCESO:
Cuando realizamos o reenviamos una petición a otra biblioteca, cambia su situación
pasando a la pestaña en proceso, en espera de que sea servida o rechazada
Según el icono que acompaña a la petición, podremos saber:
- si se trata de una petición realizada directamente a una biblioteca externa,
en cuyo caso vendrá identificada con una flecha azul
- si se trata de unapetición realizada por un usuario no registrado en el
sistema y reenviada a otra biblioteca
- o si se trata de una petición recibida de un usuario y reenviada a otra
biblioteca, en cuyo caso vendrá identificada con una flecha azul y otra
roja
Las únicas operaciones que nosotros podemos realizar con una petición que se
encuentra en proceso son:
- imprimir la petición
- editar artículo: para añadir o corregir alguno de los datos de la petición
- marcar como servida: cuando nos sirvan la petición por medios ajenos
al C17. Si nos sirvieran la petición a través del sistema, la petición
pasaría automáticamente como servida.
- marcar como rechazada: cuando el rechazo se produzca por medios
ajenos al sistema. Deberemos indicar el motivo del rechazo.
El sistema también nos ofrece la opción de reclamar la petición, podremos
añadir el texto que queramos que se adjunte a la petición.
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El mensaje podrá verlo en el sistema la biblioteca a la que realizamos la
reclamación, si tiene suscrito el servicio, y sino, se le enviará por correo electrónico.
Si la biblioteca a la que reclamamos tiene suscrito el servicio ILL, le aparecerá
un aviso en la petición y se sombreará en color rojo, sino se le enviará un correo
electrónico:
Las peticiones en proceso lo estarán siempre de manera temporal, en espera de
que sean servidas o rechazadas, bien automáticamente por el sistema, o bien
manualmente por nosotros
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1.4. PETICIONES SERVIDAS:
Cuando la petición se sirva adjuntando el documento a través del sistema, bien por
nosotros mismos o por la biblioteca a la que hayamos reenviado la petición cambiará el
estado a servida.
El usuario recibirá entonces mismo, un correo electrónico avisándole que su
petición ha sido servida, y un enlace para descargarla
El usuario también podrá acceder a las peticiones que se le hayan servido,
mediante la opción del OPAC de recibir peticiones en su email
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y recibirá un correo con enlaces a las peticiones servidas que tenga pendientes de
descargar:
El usuario también podrá acceder a las peticiones previa validación en el OPAC,
accediendo al menú “Peticiones” y pinchando en la pestaña correspondiente:
Una vez que se hayan descargado los ficheros de las peticiones, cambiarán de
estado y pasarán a la pestaña “histórico”.
También podremos descargar nosotros mismos el archivo y enviárselo
directamente al usuario por otros medios.
Cuando nos sirvan la petición por otros medios distintos al sistema, deberemos
marcar manualmente esa petición como servida, seleccionando el medio por el que se
ha servido.
Una vez que hayan pasado 15 días desde que marcamos la petición como
servida pasarán también al histórico de peticiones.
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1.5. PETICIONES RECHAZADAS
Cuando recibamos una petición que no podamos servir por algún motivo
deberemos usar las operaciones rechazar, o marcar como rechazada.
Ambas operaciones se comportan de la misma manera, pero usaremos la opción
rechazar cuando rechacemos una petición a través del sistema, indicando el motivo por
el que negamos la petición:
Y usaremos la opción marcar como rechazada cuando nos denieguen la petición y
nos lo comuniquen por otros medios ajenos al sistema. Se tratarán de peticiones que
tendremos en proceso.
En ambos casos, además del campo notas donde podemos añadir información,
contamos con un desplegable con algunos de los posibles motivos de rechazo.
Una vez marcada, la petición pasará a la pestaña “Rechazadas”, y se le adjuntará
el motivo por el que se haya denegado, en la pestaña “Anotaciones”
En el caso de la biblioteca que ha solicitado el artículo, la petición (que se
encontraría previamente en proceso), volverá a la pestaña pendiente
indicándonos que la petición ha sido rechazada a través del icono
correspondiente
En ese momento, la biblioteca puede escoger entre volver a reenviar la petición
a otro centro (pestaña C17) e iniciar de nuevo el proceso o rechazarla definitivamente,
en cuyo caso pasará a la pestaña rechazadas.
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2. REPOSITORIO
La opción repositorio nos va a permitir recuperar una de nuestras peticiones para
modificar el archivo adjunto que contenga, con el objetivo de sustituir documentos
incorrectos.
En primer lugar, podemos localizar la petición a través de su PMID, y una vez
recuperada la petición que nos interesa podremos realizar dos operaciones con ella:
descargar el archivo adjunto o bien modificarlo
Para sustituir el documento electrónico asociado pincharemos en el botón
examinar y seleccionaremos el fichero correcto:
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En segundo lugar podemos realizar una búsqueda por los datos del artículo:
La opción añadir nuevo artículo, nos permitirá adjuntar documentos
electrónicos a nuestro repositorio sin necesidad de que exista una petición creada.
Para ello introduciremos el PMID del artículo que queremos incorporar y una vez
recuperados los datos correctos adjuntaremos el archivo:
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3. BUSCADOR
El buscador nos ofrece dos opciones principales para recuperar las peticiones que
nos interesen: localización por ID o localización por otros términos.
En cuanto a la localización por ID, el sistema asigna a cada petición un ID con el
que podremos recuperar una petición determinada:
Una vez que hemos accedido a la petición, podremos descargarla si hubiera sido
servida a través del sistema o realizar cualquiera de las operaciones disponibles:
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Por otro lado, la localización por otros términos de búsqueda, nos permitirá realizar:
- Búsqueda por biblioteca
- Búsqueda por fechas
- Búsqueda por nombre de usuario
- Búsqueda por referencia de usuario
- Búsqueda por título de revista
- Búsqueda por autor
- Búsqueda por PMID
- Búsqueda por título del artículo
- Búsqueda por página de inicio
Todos los criterios pueden combinarse con el objetivo de realizar búsquedas más
complejas
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4. ESTADÍSTICAS
El módulo ILL cuenta con una utilidad que nos permitirá recuperar datos
estadísticos referentes a peticiones de préstamo interbibliotecario que hayan sido
tramitadas a través del sistema.
Podremos obtener informes en función de los diferentes perfiles que se han
establecido, y que podremos ir parametrizando según nuestras necesidades.
Los resultados que nos recuperen los informes podrán ser exportados en
formato .csv (comma-separated values) que deberemos importar en otros programas
como Excel o Access para poder trabajar con los datos de una forma más cómoda.
Los diferentes informes estadísticos que podemos obtener son:
Estadísticas de peticiones de usuarios
Estadística de peticiones por revista
Estadística de peticiones enviadas
Estadística de peticiones recibidas
Estadística resumen
Estadística de facturación
Estadística de facturación de usuarios
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4.1 ESTADÍSTICAS DE PETICIONES DE USUARIOS
Las estadísticas de peticiones de usuario nos ofrecerán datos estadísticos de las
peticiones realizadas por un usuario determinado.
En primer lugar, podremos limitar el periodo para el que queremos extraer los datos,
indicando una fecha de inicio y una fecha de fin:
y obtendremos los datos de todos los usuarios para ese periodo
si nos interesara podríamos exportar los datos de la consulta en formato .csv
En segundo lugar podremos limitar los resultados a un usuario en concreto y obtener
los datos estadísticos de las peticiones realizadas por ese usuario en el periodo de
tiempo que hayamos establecido.
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Si pincháramos sobre el vínculo:
podríamos ver con más detalle las peticiones realizadas por ese usuario y exportar
los datos en formato .csv
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4.2 ESTADÍSTICAS DE PETICIONES POR REVISTA
La estadística de peticiones por revista nos permite obtener datos de las revistas que
hemos solicitado, o que nos han solicitado, en un periodo de tiempo determinado.
En primer lugar, deberemos seleccionar las fechas para las que queremos obtener los
datos
y en segundo lugar, escogeremos de entre las opciones disponibles el tipo de estadística
que deseamos obtener:
Títulos que nos han solicitado: recuperaremos datos estadísticos de aquellas
revistas que nos han pedido por préstamo interbibliotecario
Títulos que hemos solicitado: obtendremos datos sobre los títulos de revistas
que hemos solicitado para préstamo interbibliotecario a otras bibliotecas.
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y obtendremos los datos que hayamos solicitado para ese periodo de tiempo:
Como en todos los informes estadísticos, podremos exportar los datos en
formato .csv para poder trabajar con ellos desde alguna herramienta externa como Excel.
Si pinchamos en algún título de revista que nos muestra del resultado, podremos
ver con detalle las peticiones de esa revista y exportar los datos:
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4.3 ESTADÍSTICAS DE PETICIONES ENVIADAS
Las estadísticas de peticiones enviadas nos ofrecerán datos sobre las peticiones
realizadas por nuestra biblioteca, sin contar las de nuestros usuarios internos.
En primer lugar, seleccionaremos las fechas para las que queremos obtener los datos:
y en segundo lugar, escogeremos el tipo de estadística que deseamos obtener:
por biblioteca: obtendremos datos estadísticos de las peticiones que hemos
enviado a esas bibliotecas:
Si pinchamos sobre alguna de esas bibliotecas, veremos con más detalle las
peticiones realizadas a ese centro. Los datos pueden exportarse a .csv
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por vía de servicio: obtendremos datos sobre los medios por los que nos han
servido las peticiones que hemos realizado (fax, correo electrónico, ILL…).
También podremos acceder al detalle de las peticiones y exportar los datos.
por tipo de rechazo: estadística sobre los motivos por los se nos han rechazado
las peticiones realizadas (cita incorrecta, numero pendiente de recibir…). Al
igual que con el resto de las estadísticas podrán exportarse a .csv
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4.4 ESTADÍSTICAS DE PETICIONES RECIBIDAS
Las estadísticas de peticiones recibidas nos ofrecerán datos sobre las peticiones
realizadas a nuestra biblioteca.
En primer lugar, seleccionaremos las fechas para las que queremos obtener los datos:
y en segundo lugar, escogeremos el tipo de estadística que deseamos obtener:
por biblioteca: obtendremos datos estadísticos de las peticiones que hemos
recibido de esas bibliotecas:
Si pinchamos sobre alguna de esas bibliotecas, veremos con más detalle las
peticiones realizadas a ese centro. Los datos pueden exportarse a .csv
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por vía de servicio: obtendremos datos sobre los medios por los que hemos
servido las peticiones que nos han realizado (fax, correo electrónico, ILL…).
También podremos acceder al detalle de las peticiones y exportar los datos.
por tipo de rechazo: estadística sobre los motivos por los que hemos rechazado
las peticiones recibidas (cita incorrecta, numero pendiente de recibir…). Al igual
que con el resto de las estadísticas podrán exportarse a .csv:
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4.5 ESTADÍSTICA RESUMEN
La estadística resumen nos ofrecerá datos sobre todas las peticiones agrupándolas
por meses.
En primer lugar, seleccionaremos las fechas para las que queremos obtener los datos:
y obtendremos un listado con las peticiones, desglosadas por meses que podremos
exportar a .csv
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Si pinchamos sobre un mes, podremos ver con más detalle las peticiones de ese
mes y exportar los datos:
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4.6 ESTADÍSTICA DE FACTURACIÓN
La estadística de facturación nos ofrecerá datos de facturación, tanto de las
peticiones enviadas, como recibidas.
Para poder obtener estadísticas sobre la facturación es necesario haber añadido antes
dicha información, en el campo facturación de cada petición:
Para obtener estadísticas sobre la facturación, deberemos, en primer lugar,
seleccionar las fechas para las que queremos obtener los datos:
y obtendremos los datos solicitados, que podremos exportar a .csv:
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Si pinchamos sobre una biblioteca, podremos ver con más detalle las peticiones
que nos han realizado y podremos exportar los datos:
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4.7 ESTADÍSTICA DE FACTURACIÓN DE USUARIOS
La estadística de facturación de usuarios nos ofrecerá datos de facturación de las
peticiones que hayamos servido a nuestros usuarios básicos.
Para poder obtener estadísticas sobre la facturación es necesario haber añadido antes
dicha información, en el campo facturación de cada petición:
Para obtener estadísticas sobre la facturación, deberemos, en primer lugar,
seleccionar las fechas para las que queremos obtener los datos, recuperaremos los datos
solicitados que podremos exportar a .csv:
Si pinchamos sobre algún usuario:
podremos ver con más detalle las peticiones que nos han realizado y también tendremos
la posibilidad de exportar los datos:
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5. IMPORTACIÓN DE FICHEROS .CSV
Los ficheros .csv (comma-separated values) son un tipo de documento para
representar datos en formato de tabla, en la que las columnas se separan por “;”
Para poder verlos correctamente deberemos abrirlos o importarlos con algún
programa de hoja de cálculo, tipo Excel, de Microsoft Office o Calc, de Open Office.
5.1. IMPORTACIÓN EN EXCEL (Microsoft)
Existen varios modos para importar los datos o ver los datos que hemos
exportado en formato .csv en Microsoft Excel:
Primero veremos como abrirlos directamente desde el sistema: al pulsar sobre
el botón de exportar los datos a .csv, seleccionaremos la opción “abrir
con” del menú que se nos abrirá:
Si nos reconoce directamente el programa Excel, simplemente lo
seleccionaremos
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Y se nos abrirá el programa con los datos exportados:
Si no nos apareciera en el menú desplegable el programa Excel,
seleccionaríamos la opción “otros” y buscaríamos el archivo que ejecute el
programa.
Marcaríamos la opción “hacer esto automáticamente…”, para no tener
que repetir siempre el mismo proceso, de éste modo todos los archivos con
extensión .csv se nos abrirán con el programa Microsoft Excel.
Es posible que no siempre nos importe los datos correctamente,
introduciéndonos toda la información en una sola celda, para corregirlo
seleccionaremos la primera columna e iremos al menú datos > Texto en
columnas:
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Y se nos abrirá el asistente para convertir los datos, dónde
seleccionaremos las siguientes opciones:
1. Escogeremos como tipo de archivo que describe los datos: “Delimitados”, y
pulsaremos “Siguiente”
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2. Elegiremos como separadores de campo “Punto y coma”, y como calificador
de texto las comillas:
Si estuviéramos tratando datos que contuvieran el campo fondos,
deberíamos seleccionarlo y marcarlo como texto para que nos lo trate
correctamente:
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Por último seleccionaríamos Finalizar y tendríamos los datos
correctamente importados en Excel, desde donde podríamos realizar cálculos,
gráficos, informes, etc.
En segundo lugar vamos a ver como descargar los ficheros al equipo para
abrirlos posteriormente.
Para ello, descargaremos el fichero seleccionando la opción “guardar
como” y elegiremos dónde queremos guardarlo.
Una vez descargado, si el fichero aparece con el icono de excel, nos
habrá reconocido el formato y nos lo abrirá directamente
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Si no nos lo reconociera, pincharíamos sobre el con el botón derecho y
seleccionaríamos abrir con > elegir programa predeterminado...
pincharíamos Examinar, y buscaríamos el fichero del programa
marcando la opción: “Usar siempre el programa seleccionado…”, para
no tener que repetir los mismos pasos para este tipo de archivos.
y nos abrirá correctamente el fichero.
Si no reconociera correctamente el formato, y nos introdujera todos los
datos en una misma celda, seguiremos los pasos que vimos anteriormente
para solucionar éste problema.
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5.2. IMPORTACIÓN EN CALC (OpenOffice)
En caso de usar el programa Calc de OpenOffice, el procedimiento sería muy
similar.
Si al abrir el fichero desde el sistema, no nos reconociera directamente el
programa Calc, seleccionaríamos la opción “otros”
Y seleccionaríamos el programa del listado que nos aparece, o sino fuera así, lo
buscaríamos en el equipo:
y marcaríamos la opción “Hacer esto automáticamente para los archivos como
éste…” para no tener que repetir el proceso en futuras ocasiones.
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Al abrir con Calc, tendremos que indicar que el separador es “;” y en el caso de
trabajar con datos que tengan el campo fondos lo marcaríamos como texto:
y nos lo importará correctamente para que podamos empezar a trabajar:
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5.3. IMPORTACIÓN EN BASES DE DATOS
Además de con hojas de cálculo, también podremos importar la información en
bases de datos como Access de Microsoft, o similares.
Para empezar, deberemos importar el fichero, para ello pincharemos con el
botón derecho y seleccionaremos la opción importar:
y buscaremos el fichero que queremos importar, seleccionando en tipo de archivo:
archivos de texto:
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Seleccionaremos como formato de datos “delimitado”
marcaremos la opción “punto y coma” en la ventana en la que nos pregunte el
delimitador que separa los campos, y en el caso de importar datos con el campo Fondos,
lo marcaríamos como texto:
una vez importados los datos, podremos crear tablas…
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..ejecutar consultas…
…o elaborar informes, entre otras opciones