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Manual de

Usuario

SIGA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA Pág. 1

CONTENIDO Página

Capítulo 1 Generalidades

I.- Introducción. …………………………………………………………………… 3 II.- Definición. …………………………………………………………………….. 3 III.- Alcances. ……………………………………………………………………… 4 IV.- Objetivos. ……………………………………………………………………… 4

Capítulo 2 Orientación Preliminar 1.- Acerca de las Responsabilidades. …………….……………………. 5 2.- Acerca del Entorno Visual. ………………………………………….. 5 Capítulo 3 Iniciando el Sistema

1.- Pantalla de Ingreso para el Usuario y su Password……………….. 9 2.- Menú Principal …………………………..………………………. 9

Capítulo 4 Presupuesto 1.- Marco Presupuestal ……………….………………………………. 12 2.- Solicitud de Notas Modificación ……………………………………… 16 3.- Reporte Ejecución de Actividades y Proyectos ………………….. 17 4.- Cuadro Financiero -Saldo por Específica … …………………………. 18 Capítulo 5 Logística

1.- Generación de Requerimientos …….. ……………………………. 19 2.- Generación de Cuadro de Necesidades …..……………………….. 24 3.- Datos Generales Locadores …………………………………………. 26 4.- Ingreso Recibos CAS …………………………………………….. 29 5.- Consulta Requerimientos Generados ……………………………….. 30 6.- Consulta Consumo por Periodo ……………………………………… 31 7.- Consulta Precios de Bienes ………………………………………… 31 8.-Listado de Requerimientos Generados …………………………….. 32 9.-Seguimiento de Requerimientos Mensual …………………………. 32 Capítulo 6 Contabilidad 1.- Catalogo de Códigos SNIP ……………………………………… 33 Capítulo 7 Tesorería


1.- Vale de Caja…………………………………………………………… 34 2.- Registro Datos Honorarios caja Chica............................................. 36 3.- Registro Ingresos por Oficina ............................................... 36 4.- Recaudado por Oficina ……………………………………..……….. 36 Capítulo 8 Personal 1.- Registro de Fechas de Conformidad CAS…………………………… 38 2.- Consulta Contratos Locación ............................................. 38 3.- Consulta Planilla Electrónica CAS ............................................. 39 Capítulo 9 Utilidades 1.- Cambio de Clave …………........................................................... 40


Capítulo 1 Generalidades I.- INTRODUCCION

El Subsistema del SIGA que trataremos a continuación, es uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestión Administrativa, el cual lleva el control de los requerimientos de Bienes y Servicios solicitados por las diferentes oficinas, generación del Cuadro de necesidades que luego será consolidado para el PAAC, llevará el control de la planilla de Locadores por actividades según sus contratos y que servirán de información fuente para la generación de las Ordenes de Compra y/o servicio, abono de honorarios vía deposito en cuenta o cheque, así como le permitirá llevar un mejor control de los compromisos asumidos por la oficina y controlar en que fase del mismo se encuentran para un mejor seguimiento.

Permite llevar un mejor control del marco presupuestal

asignado a cada oficina a nivel de sus actividades y partidas, igualmente que medir sus gastos y poder administrar la ejecución de los mismos. Permite también que cada oficina pueda trasladar los gastos de funcionamiento entre específicas según sea el caso.

En este manual nos permitiremos dar las

especificaciones correspondientes y necesarias en cada una de las partes en las que está dividido, para el buen uso y funcionamiento de éste sistema.

El presente módulo trabaja en un entorno visual, por lo

tanto el usuario que va a trabajar con este sistema debe tener nociones básicas sobre este entorno, por lo que hemos creído conveniente y necesario incluir un subíndice sobre este tema, además el manual incluye un glosario de términos, necesarios para su entendimiento.

II.- DEFINICION.-

Lleva el control de los requerimientos de las áreas en

cuanto a recursos necesarios para su funcionamiento y/o operación pero que sean justificadas y debidamente presupuestadas dentro del Plan Organizacional.


III.- ALCANCES.- Este Sistema cubrirá todas las áreas de gestión de la

institución, las cuales hacen uso de recursos para su funcionamiento. Permite el registro del requerimiento para luego después de un proceso se registre la Orden de Compra o Servicio, al mismo siempre se estará pre-comprometiendo el saldo a nivel presupuestal para reservar cobertura.

IV.- OBJETIVOS.-

Registro del Requerimiento por Oficina. Controlar la Afectación Presupuestal. Registro y seguimiento de personal ( Terceros ). Registro de Contratos. Registro de Cuadro de Necesidades. Registro de Notas de Modificación de Pptto. Registro de Vales de Caja Chica.


Capítulo 2 Orientación Preliminar

2.1- ACERCA DE LAS RESPONSABILIDADES

Haremos una breve mención de responsabilidades operacionales que van muy ligadas a la línea de autoridad. De informática La instalación del sistema es de la competencia del área de Informática, ellos evaluaran el hardware y software necesario para el correcto funcionamiento del Sistema de Información para la Gestión Administrativa. De los usuarios Existe una subdivisión de niveles, los cuales son: - Supervisor. Este nivel comprende una mayor responsabilidad laboral, es decir el usuario tiene accesos a Todas las oficinas y todas las opciones que realizan estas operaciones de consulta, registro, anulación, reportes y exportación a excell. - Operador. El nivel de operador esta dado a los usuarios que tienen responsabilidades laborales menores como consultas, registro de información y reportes de su oficina para realizar dichas operaciones.

2.2 ACERCA DEL ENTORNO VISUAL

A continuación observaremos algunos estándares visuales como ventanas, botones, iconos y eventos que necesitamos conocer, a fin de familiarizarnos con los objetos y sus respectivos métodos para un mejor entendimiento de las instrucciones que se dan en el presente manual. Uso del Mouse Un Mouse, u otro dispositivo señalador, funcionan siguiendo el principio por el que primero se sitúa el puntero del mouse (se señala) en algún elemento de la pantalla y, a continuación, se hace clic con el botón del mouse para efectuar una acción sobre el elemento. Al desplazar el mouse sobre una superficie plana, e puntero del mismo se moverá en la pantalla. Si le falta espacio, levante el mouse y sitúelo en un lugar en que le sea más cómodo desplazarlo. Para señalar, mueva el mouse hasta que la punta del puntero se encuentre sobre el elemento o área que desee señalar. A continuación, podrá realizar lo siguiente: - Hacer clic

Hacer clic: presionar y soltar el botón primario del mouse una vez.


Hacer doble clic: presionar y soltar rápidamente el botón primario del mouse dos veces.

Hacer clic con el botón secundario del mouse: presionar y soltar una vez el botón secundario del mouse, con lo que aparecerá un menú de acceso directo.

Uso de los cuadros de diálogo Los cuadros de diálogos son frecuentes en este manual, indica que el usuario debe introducir información o especificar opciones, también llamadas propiedades. En los cuadros de diálogo así como al trabajar con las propiedades de un objeto podrá utilizar los siguientes tipos de opciones: Haga clic Para hacer esto:

Expandir la lista de opciones. A continuación, haga clic en el elemento que desee.

Seleccionar más de una opción a la vez. Cuando la opción esté seleccionada aparecerá una marca de verificación (check).

Buscar dentro de una tabla las opciones predeterminadas por el usuario de acuerdo a sus requerimientos.

Cambiar el tamaño de las ventanas Es posible cambiar el tamaño o la forma de una ventana para ver más de una cada vez o ajustar el contenido que puede verse de una ventana. A continuación presentamos dos métodos para cambiar el tamaño de las ventanas: Utilice los botones situados en la esquina superior derecha de la ventana. Haga clic Para hacer esto: Reducir (Minimizar) la ventana al tamaño de un botón de

la barra de tareas. Ampliar (Maximizar) la ventana para que ocupe todo el

escritorio. Vuelve el tamaño anterior de la ventana. Este botón

aparecerá cuando maximice la ventana.


BOTONES E ICONOS

“Aceptar” La aplicación de este botón envía un mensaje de confirmación positiva de su respuesta o elección al evento o proceso que se esta efectuando en ese instante de tiempo. “Cancelar” La ejecución de este botón envía un mensaje de suspensión de la elección o respuesta del evento o proceso que se esta efectuando en ese instante de tiempo.

“Nuevo” La aplicación de este botón genera un registro en blanco en el archivo, limpia los campos de datos en la ventana con el propósito de dejarlo despejado para un nuevo ingreso. “Grabar” El empleo de este botón hace que los datos ingresados en ese instante de tiempo quede grabado en el archivo . “Modificar” La aplicación de este botón permite almacenar los datos que han sido modificados en ese instante. “Borrar” Este botón nos permite eliminar del archivo la data que ha sido seleccionada “Renovar” La ejecución de este botón retorna la data que apareció al inicio del proceso. “Salir” Este botón permite salir del proceso que se esta realizando en ese momento, algunas veces no tiene el icono representativo pero si el nombre. Top.- Al ejecutar este botón el puntero se desplazara al inicio del archivo con el fin de mostrarle los primeros datos. Botton.- Al ejecutar este botón el puntero se desplazara al final del archivo con el fin de mostrarle los últimos datos. Siguiente.- Al emplear este botón se visualiza la data del siguiente registro. Anterior.- Al emplear este botón se visualiza la data del registro anterior. “Detallar” este botón tiene como función mostrar el detalle de un registro previamente elegido.


Botón de Despliegue (combo).- Este botón usualmente se encuentra en los bordes o esquinas de los campos, su función es desplegar una lista de datos para consulta. “Icono de Impresión” Este icono como el gráfico lo expresa realiza la impresión del los datos seleccionados, por el proceso. “Icono de exploración” La ejecución de este icono visualiza una ventana con el conjunto de datos en el cual se realizara la búsqueda .

Para los Reportes: Todos los reportes del sistema primero se pre visualizan por pantalla a fin de hacer las verificaciones correspondientes.

Barra de menús Contiene tres opciones en la barra de menús que le permite hacer una serie de variantes en la configuración del reporte e impresora. La barra de menú en esta ventana contiene 3 menús los cuales son: “File” Este menú nos ofrece una serie de opciones referentes a la manipulación de páginas: “View” Este menú presenta opciones para realizar cambios de zoom en el reporte.

Observación

¿ Por qué se habilitan los botones ? Los botones e iconos se bloquean cuando están en estado desactivado, es decir estos toman un color opaco y borroso indicando con esto la desactivación de los mismos al usuario, esto ocurre cuando el sistema verifica que no es necesario el uso del botón o botones en ese instante de tiempo, con el propósito de dar mayor seguridad durante la ejecución del proceso.

Barra de menús Barra de herramientas

Área de despliegue


“Print” Aquí encuentra opciones para configurar la impresora y mandar a imprimir el reporte emitido por pantalla.

Barra de herramientas La barra de herramientas comprende seis iconos los cuales son funciones o comandos que se realizan habitualmente, cuatro de ellos se usan para el desplazamiento de las páginas del reporte (ver Anexo Botones e Iconos).


Capítulo 3 Iniciando el SIGA Esta sección presenta información rápida de cómo comenzar a trabajar con el Sub-Módulo del SIGA, Para iniciar este módulo es necesario iniciar con el icono que representa a este sistema.

En el escritorio de Windows hacer doble clic en el icono de acceso directo al Modulo de SIGA USUARIOS.


OBSERVACION

En la Opción “Fecha de Proceso”, el Sistema genera Automáticamente la fecha en que se está haciendo el Proceso; pero para efectos de una consulta con fechas anteriores usted desplegará en la lista de fecha, y elegirá la fecha necesaria para su proceso. En el caso que el sistema emita un mensaje de error este estará informando de lo siguiente: Su Clave esta vencida (más de 4 meses sin cambiarla) o su contrato ya esta vencido. En ambos casos deberá emitir el formato de solicitud de usuario que se encuentra en la Intranet adjuntando copia del contrato vigente.

1.- PANTALLA DE INGRESO

Ingresará el código del Usuario y Password asignados por el Administrador.

1. En el cuadro

“Usuario” debe colocar su Nombre de Usuario.

2. El Usuario debe poner su Clave (Password o contraseña).

SUGERENCIA Si se emite un mensaje de error al dar click en Aceptar, quiere decir que no existe el usuario o ingresó mal la contraseña. Ingréselo de nuevo.

3. Señale el botón “Conectar” y de click.


¿CÓMO OBTENER UN USUARIO Y CONTRASEÑA O CLAVE?

Todo usuario autorizado a trabajar en éste módulo debe acudir al Administrador de Usuarios para que le cree un nombre de “Usuario “y le de acceso a crear su clave o contraseña e inmediatamente le asignará el nivel de usuario que le corresponde y las opciones que tenga acceso En la Intranet existe un formato que deberá ser llenado y visado por el solicitante y jefe del área.

2.- MENU PRINCIPAL Se abrirá la ventana del Menú Principal del SIGA, dejándola lista para realizar las operaciones que requiera hacer.

A continuación se detallará cada uno de los puntos del Menú Principal:

- Presupuesto. - Logística. - Contabilidad - Tesorería. - Personal. - Utilidades.


Capítulo 4 Presupuesto

En esta sección trataremos especialmente el manejo de la Cobertura Presupuestal (Marco) la cual es asignada por la Gerencia de Presupuesto y que puede ser modificada por las oficinas sólo para el caso de los Gastos de funcionamiento.

1.- Marco Presupuestal Certificación CP.- Esta Opción le permitirá visualizar la cobertura, ejecución, requerimientos por tramitar en logística y saldo a nivel de Nemo, Cis y Específicas de Gasto. Para ver más detalle seleccione la fila que quiere detallar y dé doble click sobre ella para entrar al siguiente nivel. Primer Nivel: Saldos por Nemo de la oficina. Segundo Nivel: Saldos por CIS. Tercer Nivel: Saldos por Específicas.

1. Ubíquese en el botón (Binocular) y

presione.

2. Elija la oficina y presione aceptar.

3. Seleccione el Nemo que quiere detallar.


En cualquier nivel puede imprimir un reporte de lo que va visualizando. Para ver el detalle de las Notas Modificatorias o el Compromiso:

Al presionar ACEPTAR se visualiza lo siguiente: 1. Notas de Modificación: El detalle de las Notas Modificatorias para la ampliación o disminución del presupuesto asignado se visualiza por el sistema. Estas Notas se registran en la opción: “Solicitud de Notas Modificatorias” que se detalla más adelante.


2. Ejecución del Compromiso:

Esta ventana visualiza el detalle de los compromisos registrados en base a las Ordenes giradas en Logística. Se hace referencia a los siguientes Documentos: - Requerimiento. - Orden de Compra o Servicio girada en Logística. - HCC ( Hoja de Codificación Contable ) Emitida en Contabilidad. - Número de Registro SIAF.

Presionando los botones de la parte inferior: Requerimiento y Orden, podrá usted visualizar dichos formatos y la planilla electrónica o Póliza de ingreso a almacén según sea el caso.


2.- Solicitud de Notas de Modificación.- Mediante esta opción usted puede trasladar saldos entre específicas de un mismo Nemo y Cis que sean consideradas como Gastos de Funcionamiento. 2.1 Usted deberá seleccionar la oficina que generará la Nota. 2.2 Presionar el Botón Nuevo para registrar los datos solicitados.

2.3 Identifique a la persona que firmará la Nota de Modificación (Funcionario a cargo de la Oficina). 2.4 Registre la fecha de la Nota. 2.5 Seleccione el Rubro de Gasto. 2.6 Registre el Detalle o Glosa de la Nota. 2.7 Seleccione el Nemo y CIS de la Lista Desplegable

2.8 Presionar Buscar Datos.

Importante Sólo visualizará Nemos y CIS de Gastos de Funcionamiento no de Actividades.


2.9 En el cuadro siguiente visualizará los marcos de la partida del Nemo y CIS elegidos. Seleccione el Habilitador.

3.0 Luego presione la lupa de búsqueda y seleccione la partida a la cual va a trasladar el

saldo. Presionando el botón: insertará el registro en el listado inferior. Deberá registrar el

motivo de la nota. Para eliminar un registro, presione el botón para borrar. 3.1 Para finalizar el registro presionar el botón Grabar para que genere un correlativo de la nota a insertar. Luego Imprima y firme el formato y envíelo a presupuesto.

3.- Reporte de Ejecución de Actividades y Proyectos.- Esta opción le mostrará la ejecución Financiera de los compromisos registrados en el sistema. Tendrá un panorama completo de las operaciones en sus diferentes fases de Compromiso, ejecución, devengado y Pagado. De una oficina en especial de de los nemos y Cis seleccionados. El reporte se pre visualizará antes de imprimir.

Seleccione un Mes y el año a revisar.

Seleccione la Oficina. Seleccione el Nemo y Cis de la

oficina seleccionada de la lista desplegable.

Presione Imprimir.

El Reporte a visualizar será el siguiente:


4.-Cuadro Financiero: Saldos por Específica.- Este reporte tiene la finalidad de mostrar los saldos presupuestales de lo Coberturado y lo ejecutado.

Seleccione el año y Mes a revisar. Seleccione la Oficina Seleccione el Nemo y Cis a revisar o de lo contrario de un Check a la opción Todos los

Nemos, y podrá visualizar todos los Nemos y Cis de la Oficina.

Visualizará lo siguiente:


Capítulo 5 Logística

En esta sección se va a ver el Registro de Requerimientos, Cuadro de necesidades, registro de Planilla electrónica, Datos de Contratos de Locadores, consulta de precios y Requerimientos en general todo lo relacionado al proceso logístico de las Ordenes de compra y/o servicio.

1.- Generación de Requerimiento.- Para realizar un requerimiento es necesario contar con la cobertura presupuestal

correspondiente en las específicas de gasto a solicitar. Al indicar un ítem ( Servicio o Artículo del Catalogo) este estará asociado a un clasificador presupuestal que debe estar habilitado en el sistema con la respectiva cobertura.

OBSERVACIÓN No es posible Modificar los ítems de un Requerimiento, sólo se puede eliminar ítems o en

caso contrario anular el Requerimiento.


1. Ubíquese en el botón “Nuevo” y haga clic sobre él, seleccione la Oficina que

requerirá la Compra o Servicio presionando el botón .

2. Registre la fecha del Requerimiento, por defecto le mostrará la fecha actual.

3. Registre los datos o reseña del Pedido en forma general.

4. Seleccione el Tipo de Gasto: 01 Bienes o 02 servicio. Este dato es importante y no se podrá cambiar más adelante y determinará si se genera una Orden de Compra o Servicio así mismo dependiendo de lo que se elija se mostrará el catalogo de bienes o servicios y la partida de gasto correspondiente.

5. Indique el Financiamiento: Por el Gob. Regional, CAFED ó FIDEICOMISO. Este dato también será direccionado dentro del presupuesto para autorizar el gasto.

6. Presionar el botón Adicionar Item para pasar a la siguiente pantalla e indicar los clasificadores de gasto, Nemo y Cis a comprometer.

7. Al presionar ACEPTAR, se visualizará otra pantalla y se aceptará por valido para todo el requerimiento los clasificadores elegidos.

8. Al elegir bienes en la pantalla anterior se activará el catalogo de bienes como se muestra a continuación. Seleccionaremos el ítem escribiendo el nombre y se irá aproximando la búsqueda hasta encontrarlo.

Cabecera

Detalles


9. Al encontrar el bien seleccionado dar en la columna Ok un check este item se desplazará a la ventana inferior donde se ingresará la cantidad y precio del mismo.

10. Usted podrá seguir ingresando ítems en el listado siempre y cuando cuente con Saldo en el Marco Presupuestal que se muestra en la parte inferior de la pantalla. De igual forma podrá cambiar de partida.

11. Al dar click en el botón Aceptar grabará el Requerimiento, generando un correlativo y reservando la disponibilidad presupuestal hasta el compromiso.

OBSERVACION

El el caso que no aparezca un artículo o servicio o no este en la Unidad de medida requerida se deberá solicitar su creación por el formato de creación

de Bienes del módulo de almacén.

12. Una vez grabado el requerimiento se debe registrar las especificaciones técnicas en breve resumen o los Términos de referencia según corresponda.

13. La especificación técnica saldrá impresa en el Requerimiento.


14. Si es un pago de personal deberá registrarse la planilla electrónica ( requisito para todo pago con recibo de honorarios según SUNAT desde el 2008). Para ello deberá registrar primero los datos personales y laborales (Contrato) del personal bajo esta modalidad de Locación de servicios o Cuarta Quinta. Sin este paso que se realiza una sola vez, no se podrán registrar los datos de planilla.

15. Para el Registro de la Planilla Electrónica Seleccionar: Locación de Servicios o Cuarta Quinta. Presionar el botón nuevo y luego la lupa para buscar por apellidos y nombres al locador. Seleccionarlo registrar el monto a pagar y presionar el botón grabar. Al seleccionar al locador aparecerán los datos de su contrato, RUC y DNI. Usted podrá registrar tantos locadores como le alcance el monto total del requerimiento mas no podrá excederse del mismo.

16. Para registrar los datos del recibo presionar el botón Recibo donde se visualizará la siguiente pantalla :

17. debe registrar los datos del formulario de suspensión si lo tuviese, los días que ha trabajado por el periodo a pagar, la fecha probable de pago, el tipo de documento a registrar: Recibo de Honorario o Dieta para los consejeros, el número de serie del comprobante de pago y el número de recibo, la fecha del recibo ( probable de pago) que debe coincidir con el de la conformidad, el monto afecto, el monto retenido por impuesto de cuarta categoría y la retención judicial si la tuviera.

18. Imprima la planilla


OBSERVACIÓN

Cuando se abra la ventana de Generación de Requerimiento, algunos botones estarán inactivos ya que en caso que el Requerimiento ha sido Atendido; estos datos ya no pueden ser modificados.

Modificación de un Requerimiento.- Se puede modificar en el requerimiento: La fecha del mismo y la Glosa. Luego haga clic en el botón “Modificar”, para que quede grabado la modificación. Anular un Requerimiento.- Para hacer la eliminación de un Requerimiento Ud. tomará en cuenta los siguientes pasos:

2. Ubicado en el requerimiento respectivo, haga clic en el botón “Borrar”,

Luego aparecerá una pequeña caja para que confirme este proceso, en donde Ud. escogerá la alternativa adecuada.

1. Ubique el Requerimiento que desea eliminar, con ayuda del botón Explorador

respectivo.


ADVERTENCIA

Si desea eliminar un requerimiento y presiona el Botón “Borrar” de la ventana de “Generación de Requerimiento”, lo que pasará es que eliminará todo el Requerimiento; así que tenga cuidado.

2.- Generación de Cuadro de Necesidades.- Esta opción permite el registro de todos los bienes y Servicios que la oficina hará uso en un periodo determinado. Luego será consolidado y revisado en logística para obtener el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Seleccione la Oficina a Trabajar luego presione buscar. Registre el año al cual se referirá el PAAC. En la parte inferior se visualizarán los botones de operación. Presionando Nuevo se registrará el nuevo cuadro.

3. Haga clic en el botón “Sí”, para la eliminación del requerimiento, e informe

las razones para la Anulación Al Grabar Quedará eliminado el requerimiento con todos sus detalles de la Base de Datos.


El sistema le permitirá distribuir las cantidades a pedir por meses y en base al precio promedio podrá dar los costos aproximados.

Una vez terminado el registro se procede a grabar. Y Luego se imprime para los vistos correspondientes. Una vez recepcionado el Cuadro ya no se pueden modificar los datos.

Breve resumen

Ingresa Item al pedido. Abre el catalogo para buscar


3.- Datos Generales de Locadores.- Esta opción permite el registro de los datos personales y laborales de un Locador de servicio ya sea por modalidad Cuarta Quinta o Cuarta Categoría. En la pestaña de Datos personales Presionar Nuevo para ingresar un nuevo Locador.

Se deben registrar los datos que solicita la pantalla. Una vez registrado los datos en la planilla electrónica y que cuente con el giro de una Orden, ya no se podrán modificar los datos registrados, sino con un usuario Supervisor que será manejado en la Oficina de Logística. Los datos que son inamovibles son los proporcionados como standars por la SUNAT: Tipo de Documento de Identidad, Nacionalidad, Grado de Instrucción, Tipos de Vía, Departamentos, Distritos, provincias, Profesiones u Ocupaciones. Al terminar el registro presionar el botón GRABAR. Para registrar los datos del Contrato dar click en la pestaña de Datos Laborales.


Los pasos a seguir son:

1. Registre el Tipo de Locador ( Cuarta Quinta y Locación de servicios)

2. Condición Laboral: Locación de Servicios.

3. Oficina donde prestará el servicio. Para ello

puede presionar la para ver las opciones disponibles.

4. Elija la ocupación o labor a desempeñar. La más aproximada a los Términos de Referencia.

5. Seleccione el lugar donde prestará el servicio. En caso de realizar labores de campo, seleccione Sede Central.

6. En el caso de requerir el Registro de Consucode por servicios prestados, deberá

registrar el número consignado en el formato que expide dicha institución, así como la vigencia del mismo ( la cual no supera los 365 días ).

7. Registre las fechas que establece el contrato de Locación celebrado como Inicio y

termino del mismo.

8. Para finalizar presione GRABAR. Una vez registrado el Locador, usted podrá visualizar los pagos y planillas de cada uno en la pestaña: Recibos Emitidos. Así mismo podrá sacar una impresión del record de pagos por años del personal a su cargo.

ADVERTENCIA Le recordamos revisar los datos consignados: fecha de contrato y número de Consucode así como el tipo de Locador a elegir, ya que estos datos servirán de base para la elaboración de la planilla y una vez registrados solo podrán ser cambiados por un usuario Supervisor en Logística. Recuerde que el Tipo de locador Cuarta Quinta no emite recibo de honorarios, y tiene un monto tope para su pago.


Esta pantalla le muestra el listado de pagos en un determinado año de una persona. Usted puede a su vez sombrear un registro y ver el HCC, Requerimiento y Orden con el que se giro. Así mismo puede ver la afectación presupuestal: Nemo, Cis, Partida, Comprobante de Pago, Cheque, Orden, Hcc, Número SIAF, Requerimiento, etc.


4.- Ingreso Recibos Honorarios CAS.- La planilla de Honorarios CAS es administrada por la Oficina de Recursos Humanos para el pago de las retenciones de Ley, inasistencias, etc. Pero la elaboración de la planilla electrónica esta a cargo de cada Oficina para el registro del recibo correspondiente, mas no la retención de cuarta categoría que es automática en caso amerite ni en el descuento de la ONP en caso de no estar afiliado a una AFP. Para iniciar el Registro usted deberá seleccionar la oficina y el mes a pagar, presione Refrescar. En caso no se visualicen a las personas que están bajo esta modalidad se debe a que la oficina de Recursos Humanos aún no ha elaborado la planilla respectiva y usted no podrá hacer el registro de la misma hasta que no se procese la planilla. Caso contrario proceda de la siguiente manera:

Barra de Herramientas:

Presionando este botón, aparecerá una pantalla donde registrará los datos del recibo: número y fecha probable de pago. Los montos a pagar no pueden ser cambiados ni la retención de la ONP, porque es un dato que maneja la Oficina de RRHH.

El sistema manejará un tope de ingresos según ley a partir del cual será obligatoria la retención., así cuenten con formulario de suspensión.


Luego de terminado el registro del personal se procede a IMPRIMIR la planilla para los vistos.

5.- Consulta de Requerimientos.- Esta opción permite la búsqueda por años de los requerimientos u Ordenes por cualquier dato que se registre en la parte superior del listado. Las búsquedas son aproximadas por uno o mas datos que se registren al presionar Buscar.

Al Seleccionar los botones de Trámite usted podrá acceder a la consulta de seguimiento de su expediente de pago, por ejemplo podrá visualizar en que fase se encuentra y quien lo tiene y en que fecha lo procesó o recepcionó.


6.- Consumo de Bienes y Servicios.- Esta opción le permite tener un histórico a las oficinas de lo consumido en un determinado periodo. Seleccione la oficina y el tipo de consulta que necesita: Bienes o Servicios

7.- Consumo de Precios de Bienes.- Usted podrá consultar los precios promedio de las compras por artículo.


8.- Listado de Requerimientos Generados.- Imprime un listado de los requerimientos generados por cada oficina en un periodo determinado.

9.- Seguimiento de Compromisos del Mes.- Esta opción le permitirá hacer un seguimiento completo del estado de sus expedientes de pago sabiendo en que etapa se encuentran, oficina y persona encargada. Presionando el botón Trámite, podrá visualizar el seguimiento del expediente de pago.


Capítulo 6 Contabilidad

1.- Catalogo de Códigos SNIP.-

Permite el registro de códigos SNIP para las Obras. El registro se procede en la siguiente pantalla:

Una vez registrado el codigo SNIP estará a disposición del HCC para su registro contable.


Capítulo

7 Tesorería

1.- Vales de Caja.- Permite el registro e impresión de los Vales de Caja.

a. El Botón Nuevo: Permite el registro del vale

b. Modificar permite la modificación del vale antes que sea rendido.

c. Detallar: Visualiza el Vale grabado.

d. Rendir: permite rendir documentadamente un vale de caja.

Al presionar NUEVO se abrirá la pantalla para registrar al responsable del Vale, que debe ser el funcionario a cargo de la Oficina. Registrará a si mismo la fecha del Vale, el Nemo y Cis consignado como gasto de Funcionamiento y un detalle general del gasto a realizarse. Imprima el Vale una vez grabado.


Para RENDIR un vale de Caja Chica se deben registrar todos los comprobantes de pago que sustenten el gasto del dinero entregado. Presionar el botón Nuevo y proceder a ingresar la fecha del documento, comprobante de pago, proveedor, el cual deberá estar registrado anteriormente, caso contrario deberá solicitar a tesorería su ingreso al catalogo de proveedores. Para el caso de Declaraciones juradas deberá consignar el responsable de la firma del formato, y como proveedor deberá seleccionar al GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO. Presionar GRABAR para terminar. Imprimir el listado y visarlo para entregarlo a Liquidar.

ADVERTENCIA Para rendir una Caja deberá contar con Disponibilidad presupuestal en el Nemo, Cis y Partidas seleccionados, de lo contrario no podrá grabar la información.


2.- Registros Datos Honorarios -Caja Se deben registrar los datos que solicita la pantalla. Los datos que son inamovibles son los proporcionados como standars por la SUNAT: Tipo de Documento de Identidad, Nacionalidad, Grado de Instrucción, Tipos de Vía, Departamentos, Distritos, provincias, Profesiones u Ocupaciones. Al terminar el registro presionar el botón GRABAR. Para registrar los datos del Contrato dar click en la pestaña de Datos Laborales.

3.- Registros de Ingreso por Oficina

Seleccione la Oficina con el botón de búsqueda ( Lupa) y presione Refrescar para que traiga los datos a la pantalla.


Muestra la recaudación diaria por Oficina ya sea proveniente de los Bancos y de los puntos de cobranza de Tesorería. Al dar doble click en un registro se mostrará el detalle.

El Botón Exportar , le permitira copiar en una hoja excell los datos mostrados.

4.- Recaudado por Oficina Muestra un reporte por intervalo de fechas de la recaudación por oficina.


Capítulo

8 Personal

1.- Registro Fechas de Conformidad CAS.- Registra el mantenimiento de las fechas límite en las que las áreas usuarias realizan la conformidad de los servicios del Personal contratado bajo modalidad CAS.

Por cada periodo se ingresa la fecha respectiva. Al Presionar el botón NUEVO se debe digitar el año y Mes para otorgar la conformidad, al registrar la fecha presionar GRABAR. Para modificar seleccionar un registro de la pantalla, y cambiar la fecha. Luego presionar MODIFICAR.

2.- Consulta Contrataciones bajo modalidad Locación de Servicios Activos.-

De acuerdo a los parámetros ingresados se presentará la consulta de datos:

Al presionar el botón exportar se podrá pegar la data mostrada en una hoja Excell.


3.- Consulta Planilla Electrónicas CAS.- De acuerdo a lo solicitado se presentará lo siguiente:

Al presionar el botón exportar se podrá pegar la data mostrada en una hoja Excell.

4.- Consulta PDT Cuarta Categoría.- De acuerdo a lo solicitado se presentará lo siguiente:


Capítulo

9 Utilidades

1.- Cambio de Clave.-

El Usuario del sistema podrá cambiar el Password asignado en cualquier momento. Al presionar ACEPTAR grabará conforme.

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