MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE...

entidad mexicana de acreditación, a. c.

FECHA DE EMISION FECHA ENTRADA VIGOR HOJA MOTIVO: REVISIÓN

2017-12-08

2018-01-01

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DOCTO No.

MP-HP002-25

Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE UNIDADES DE VERIFICACIÓN (ORGANISMOS DE INSPECCIÓN) CON BASE EN LA NORMA NMX-EC-17020-IMNC-2014 / ISO/IEC 17020:2012

PROCEDIMIENTO CONTENIDO CAPÍTULO TEMA HOJA 0 INTRODUCCIÓN 1

1 OBJETIVO 2

2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE 2

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3

4 DEFINICIONES 4

5 INFORMACIÓN GENERAL DE LA ACREDITACIÓN 10

6 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE ACREDITACIÓN 13

7 INICIO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN 14

8 DESIGNACIÓN DEL GRUPO EVALUADOR 15

9 EVALUACIÓN DOCUMENTAL 15

10 COORDINACIÓN DE LA LOGISTICA PARA LA EVALUACIÓN EN SITIO 17

11 EVALUACIÓN EN SITIO 18

12 REVISIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS 20

13 DICTAMINACIÓN 22

14 15

SEGUIMIENTO POR QUEJAS, Y DENUNCIAS CONTRA ORGANISMOS DE EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD (OEC) EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA

23 23

16 EVALUACIÓN DE VIGILANCIA 24

17 VISITA DE MONITOREO 26

18 REEVALUACIÓN Y RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN 27

19 AMPLIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA ACREDITACIÓN 28

20 21

SUSPENSIÓN DE LA ACREDITACIÓN REDUCCIÓN DEL ALCANCE DE LA ACREDITACIÓN

32 33

22 CANCELACIÓN (RETIRO) DE LA ACREDITACIÓN 33

23 SEGUIMIENTO POR RESULTADOS NO SATISFACTORIOS EN ENSAYOS DE APTITUD

33

24 PROGRAMA DE USUARIO SIMULADO 34

25 APROBACIÓN 35

26 TRANSITORIO 35

ANEXO 1 ANEXO 2

36 37

0 INTRODUCCIÓN

Este documento se ha desarrollado como resultado de la experiencia en la evaluación y acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección). Contiene todos los requisitos que las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) deben cumplir si quieren demostrar que


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operan un sistema de calidad, que son técnicamente competentes y capaces de generar dictámenes técnicamente válidos.

El desarrollo de los sistemas de calidad ha ocasionado la necesidad de asegurar que las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección), ya sean independientes, o que formen parte de una organización más grande que operen bajo un sistema de calidad que esté conforme a los requisitos indicados en la norma internacional ISO/IEC 17020, y armonizados en la norma mexicana NMX-EC-17020-IMNC-2014, para asegurar la validez técnica y calidad de los servicios ofrecidos por estas organizaciones.

Con la intención de apoyar la aceptación de resultados de verificaciones (inspecciones) en el ámbito nacional y entre países, la entidad mexicana de acreditación, a.c., ha desarrollado el presente documento, el cual describe las diferentes etapas del proceso de evaluación y acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección). Los documentos relativos al proceso de evaluación y acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) publicados por la entidad mexicana de acreditación, a. c., se encuentran disponibles en la página electrónica www.ema.org.mx en el área de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección). Todos estos documentos están sujetos a revisión y modificación, por lo cual las partes interesadas deben aplicar la edición más reciente (vigente) de estos documentos. El fundamento legal del proceso de evaluación y acreditación se encuentra descrito en la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, su Reglamento y otros documentos normativos.

1 OBJETIVO 1.1 Este procedimiento tiene como objetivo establecer los pasos y las diferentes etapas del proceso de

evaluación y acreditación, como Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) ante la entidad

mexicana de acreditación, a.c., para demostrar que cumple con la normativa nacional e internacional en la materia, con el fin de obtener la acreditación o bien ampliar, actualizar o mantener una acreditación ya otorgada.

2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE 2.1 Este procedimiento es aplicable a la evaluación y acreditación de todas las Unidades de Verificación

(Organismos de Inspección) imparciales que desarrollan la verificación (inspección), independientemente del sector involucrado.

2.2 De acuerdo con los requisitos de la NMX-EC-17020-IMNC-2014 vigente, solamente aplica para

Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) tipo “A”, “B” o “C”. 2.3 Este procedimiento es aplicable a todas las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección)

independientemente del número de personas o el alcance de las actividades de verificación (inspección).

2.4 Para el programa de acreditación de en materia de hidrocarburos y otros nuevos programas se

aplicará lo establecido por las dependencias competentes en su ámbito y atribución (Comisión Nacional de Hidrocarburos, Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente, Comisión de Reguladora de Energía)

http://www.ema.org.mx/

http://www.gob.mx/asea


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3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Para la correcta interpretación y aplicación del presente documento, se deben consultar los siguientes documentos en su edición vigente:

3.1 Ley Federal sobre Metrología Normalización (LFMN). 3.2 Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización (RLFMN). 3.3 Lineamientos para la integración, organización y coordinación de los comités de evaluación, dictados

por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (actualmente Secretaria de Economía) y aprobados por la Comisión Nacional de Normalización.

3.4 NMX-EC-17011-IMNC-2005 / ISO/IEC 17011:2004 “Evaluación de la conformidad – Requisitos

generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad”.

3.5 NMX-EC-17020-IMNC-2014 / ISO/IEC 17020:2012 Evaluación de la conformidad, “Requisitos para el

funcionamiento de diferentes tipos de unidades (organismos) que realizan la verificación (inspección)”.

3.6 MP-HE002, Guía de evaluación de competencia técnica de verificadores, vigente 3.7 NMX-EC-17000-IMNC-2007 / ISO/IEC 17000:2005 “Evaluación de la conformidad - Vocabulario

general y descripción funcional”. 3.8 MP-TS079, Información a clientes sobre requisitos y tiempos establecidos para cambios de

propietario por compra o fusión de empresas, razón social y domicilio, vigente. 3.9 ILAC P10, “Política de trazabilidad de las mediciones” (MP-CA006)

3.10 IAF/ILAC A5 Multi-Lateral Mutual Recognition Arrangements (Arrangements): Application of ISO/IEC

17011:2004 vigente.

3.11 MP-CP033, “Integración y Operación de la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación”.

3.12 MP-TS089, “Atención de servicios para clientes con sistemas de gestión maduros”, vigente.

3.13 MP-CP-030, “Designación de grupo evaluador”

3.14 ILAC P5, “Mutual Recognition Arrangement: Scope and Obligations” 3.15 MP-TS-035, “Esquemas de Pagos y Costos de los Servicios”

3.16 MP-CP-026, “Evaluación en sitio (inicial, seguimiento, vigilancia, ampliación, actualización y

reevaluación” 3.17 MP-CP-025, “Elaboración y emisión de informes de evaluación”

http://ilac.org/?ddownload=837


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3.18 MP-TS-068, “Realización de visitas de monitoreo de organismos de evaluación de la conformidad acreditados (OEC) y laboratorios reconocidos bajo el programa de buenas prácticas de laboratorio (BPL´s)”

3.19 MP-CP-031, “Dictaminación”

3.20 Lineamientos Generales para la suspensión, cancelación o revocación de la acreditación y

aprobación otorgada a los organismos privados para la evaluación de la conformidad. 3.21 MP-TS-026, “Muestreo del proceso de evaluación de unidades de verificación” 3.22 MP-CP-032, “Designación y operación de las comisiones de opinión técnica” 3.23 MA-BA006, “Rembolso y descuentos aplicables a los servicios de acreditación”

3.24 ILAC P9, “Política para participar en actividades de ensayos de aptitud”, (MP-CA002)

3.25 ILAC P15, “Guía de aplicación de la ISO/IEC 17020 para unidades de Verificación”, (MP-HE011 y

guías de aplicación especificas por programa de acreditación).

3.26 ILAC P8, “Requisitos y Guías suplementarias para el uso de símbolos de acreditación y para solicitar la condición de acreditado”, (MP-BE003).

3.27 ILAC R7, “Reglas para el uso de la marca ILAC MRA”.

3.28 MP-TS110, “Realización de evaluaciones en línea o remotas”

4 DEFINICIONES

Para la correcta interpretación y aplicación de este documento se aplican los términos y definiciones descritos en NMX-EC-17000-IMNC, y NMX-Z-055-IMNC, adicionalmente se deben consultar las siguientes definiciones: Nota: En la norma NMX-CC-9000-IMNC se establecen las definiciones generales relativas a la calidad, mientras que en la norma NMX-EC-17000-IMNC establece definiciones que se refieren específicamente a la certificación y a la acreditación de laboratorios. Cuando las definiciones de la norma NMX-CC-9000-IMNC sean diferentes, se preferirán las de la norma NMX-EC-17000-IMNC y las de la NMX-Z-055-IMNC. 4.1 Acreditación. De acuerdo a la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, acreditación es el acto

por el cual una entidad de acreditación reconoce la competencia técnica y confiabilidad de los organismos de certificación, de los laboratorios de ensayo (prueba), de los laboratorios de calibración y/o de las unidades de verificación (organismos de inspección) para la evaluación de la conformidad. De acuerdo a la norma NMX-EC-17011-IMNC-2005, acreditación es la atestación de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad (OEC) que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas de evaluación de la conformidad.

4.2 Actualización de la Acreditación. Proceso mediante el cual la Unidad de Verificación (Organismo

de Inspección) acreditada solicita a la ema, se ponga al día su documentación o el alcance de la acreditación, cuando ocurra alguna actualización a su sistema de calidad, a la parte técnica, a la parte organizacional, a la parte administrativa, cambio de instalaciones, incremento y/o cambios en el personal o la reducción del alcance de la acreditación.


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4.3 Alcance de la Acreditación. Servicios de evaluación de la conformidad específicos para los que se

pretende o se ha otorgado la acreditación. 4.4 Ampliación de la Acreditación. Proceso mediante el cual la entidad mexicana de acreditación,

a.c., realiza las acciones necesarias para atender las solicitudes de las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) acreditadas que desean incrementar, equipo, instalaciones, métodos y/o técnicas de verificación (inspección) y/o el alcance que establece su acreditación.

4.5 Apelación. Solicitud presentada por una unidad de verificación (organismo de inspección) para

reconsiderar cualquier decisión adversa tomada por ema, con relación a su estado de acreditación deseado. Las decisiones adversas pueden incluir: rechazo a aceptar una solicitud; rechazo a proceder con una evaluación; solicitudes de acciones correctivas; cambios en el alcance de la acreditación; decisiones de negar, suspender o retirar la acreditación; y cualquier otra acción que impida el obtener la acreditación.

4.6 Certificado de Acreditación. Documento formal o conjunto de documentos, emitidos por ema, que

indica que la acreditación ha sido otorgada para el alcance definido y detallado, incluye el diploma de acreditación.

4.7 Cliente (solicitante). Persona física o moral, que solicita los servicios de evaluación y acreditación

de ema. 4.8 Comité de Evaluación: Órgano colegiado integrado por técnicos calificados con experiencia en los

respectivos campos, así como por representantes de los productores, consumidores, prestadores y usuarios del servicio, por el personal técnico de la entidad de acreditación y de las dependencias competentes, así como, en su caso, por representantes del sector educativo, de investigación, de colegios de profesionales, relacionados con la materia, rama o sector, cuyos cargos son honoríficos, de acuerdo a los Lineamientos para la integración, organización y coordinación de los Comités de Evaluación aprobados por la Comisión Nacional de Normalización.

4.9 Comisión para la Suspensión y Cancelación (CSC). Grupo de expertos con competencia técnica

para analizar y dictaminar la procedencia de la suspensión o cancelación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) conformado por personas distintas de las que llevaron a cabo la evaluación.

4.10 Convocatoria. Documento publicado en el Diario Oficial de la Federación y/u otro documento oficial

local en el que se establecen requisitos para acreditación y/o para la aprobación de las autoridades competentes en la materia.

4.11 Conflicto de interés: Existe un conflicto de interés cuando el interés particular de una persona interfiere o pudiera dar la apariencia de interferir con los intereses del organismo de evaluación de la conformidad; cuando los asociados, socios, administradores, directivos, empleados, representantes o agentes ponen sus intereses particulares por encima de los del organismo de evaluación de la conformidad. Surge un conflicto de interés cuando una persona que ocupa un puesto en un organismo de evaluación de la conformidad, o un familiar o amigo cercano, un socio de negocios u otra persona con la que aquélla mantiene una relación cercana recibe beneficios personales, financieros o de otro tipo como resultado de la posición que ocupa en el organismo de evaluación de la conformidad.

4.12 Comisión de Ética: Grupo de personas elegidas de conformidad con el Código de Ética que se han

distinguido por una actuación intachable y cuyas funciones son:


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a. analizar las situaciones de competencia desleal dolo, mala fe o falta de ética, que se presenten por los asociados, usuarios, consejeros o autoridades. Y revisar las leyes, reglamentos, lineamientos o políticas que puedan aplicarse para la atención de estas situaciones o proponer la emisión de lineamientos, criterios, modificación de leyes o acciones tendientes a evitar el uso de malas prácticas y/o generar sanciones. b. emitir recomendaciones a la Dirección Ejecutiva de ema, al Consejo Directivo y/o a la Asamblea de la Asociación. c. determinar las acciones preventivas que deban desarrollarse en materia de ética; d. resolver sobre las presuntas violaciones al Código de Ética, emitir las recomendaciones que considere procedentes, proponer acciones correctivas e imponer las sanciones que correspondan; e. interpretar en forma definitiva el Código de Ética y supervisar que se lleven a cabo las actividades de mantenimiento y difusión del mismo.

4.13 Comisión de Opinión Técnica. Es un grupo de al menos tres personas, que representan a algunos

de los siguientes sectores: técnicos calificados; el sector productor, consumidor, prestador o usuario del servicio; el sector educativo, de investigación o de colegios de profesionales; y/o en su caso un representante de las dependencias competentes. La COT tiene la responsabilidad de apoyar a los Comités de Evaluación respectivos en la dictaminación de los servicios de acreditación de los Organismos de Evaluación de la Conformidad para las evaluaciones descritas en el alcance y tiene como obligación cumplir con los principios de la acreditación y los procedimientos establecidos por la entidad para llevar a cabo esta actividad

4.14 Criterios de Evaluación. Son todos aquellos documentos de referencia que se utilizan para evaluar el alcance solicitado o acreditado por una Unidad de Verificación (Organismo de Inspección). Los criterios de evaluación pueden ser: la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, la Guía de aplicación de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 general o las específicas por materia establecida por ema, las normas técnicas referidas al alcance de la acreditación, los documentos normativos aplicables al alcance de la evaluación, los criterios aprobados por el Comité de Evaluación aplicables a las materias correspondientes, las políticas y documentos establecidos por la ema.

4.15 Dictamen. Resultado del proceso de evaluación emitido por el Comité de Evaluación de Unidades de Verificación, Comisión de Opinión Técnica o por la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la acreditación, en el cual se establece el resultado del proceso de evaluación, y el alcance de la acreditación, en caso de concederse la misma.

4.16 Dolo o mala fe: Se entenderá que existe dolo o mala fe cuando mediante una acción u omisión, ya sea relacionada con la acreditación o aprobación o con las actividades de evaluación de la conformidad, se haya proporcionado información falsa o incorrecta, se omita total o parcialmente información relevante, o se haya incurrido en cualquier engaño o aprovechamiento de error.

4.17 Evaluación Documental. Es la etapa del proceso de evaluación y acreditación en la cual se determina el cumplimiento documental de la información proporcionada por el cliente con respecto a los requisitos establecidos en la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 y los criterios de evaluación aplicables.

4.18 Esquema de Acreditación: Reglas y procesos relativos a la acreditación de OEC para los que

aplican los mismos requisitos. Nota: Los requisitos de esquemas de acreditación incluyen las normas ISO /IEC 17020, 17021,17025, 17024, 17034, 17043, 17065, ISO 15189 y 14065, entre otras).


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4.19 Evaluación. Proceso realizado por ema para evaluar la competencia de la unidad de verificación (organismo de inspección), con base en determinadas normas u otros documentos normativos y para un alcance de acreditación definido. Evaluar la competencia de una unidad de verificación (organismo de inspección) involucra evaluar la competencia de todas las operaciones de la unidad de verificación (organismo de inspección), incluida la competencia del personal, la validez de la metodología de evaluación de la conformidad y la validez de los resultados de evaluación de la conformidad.

4.20 Evaluación de la conformidad. La determinación del grado de cumplimiento con las normas oficiales mexicanas o la conformidad con las normas mexicanas, normas internacionales u otras especificaciones, prescripciones o características. Comprende, entre otros, los procedimientos de certificación, verificación, ensayo, muestreo y calibración.

4.21 Evaluador. Persona calificada para realizar evaluaciones del sistema de calidad y/o técnico en el proceso de evaluación y acreditación. Nota: Comprende tanto al evaluador, al evaluador líder, al evaluador técnico y evaluador líder técnico.

4.22 Evidencia objetiva. Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo, u otros medios.

4.23 Experto técnico. Persona calificada con conocimientos y experiencia específica en un área técnica, que proporciona opinión técnica al grupo evaluador, en el proceso de evaluación para la acreditación, en la revisión de las actividades técnicas de acuerdo al alcance de la solicitud de acreditación para las áreas de Laboratorios, Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) y organismos de Certificación. Para el caso de expertos técnicos de Organismos de Certificación también emiten informes para testificaciones cruzadas.

4.24 No Conformidad. Incumplimiento a un requisito específico en las normas contra las cuales se evalúa la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección), el sistema de calidad y/o los procedimientos técnicos, así como los criterios de evaluación. La unidad de verificación debe presentar la acción correctiva para atender las no conformidades.

4.25 Número de Referencia. Es una identificación alfanumérica que se le asigna al trámite del cliente,

con el fin de darle seguimiento durante todo el proceso de acreditación. Éste número no implica de ninguna forma que la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección está acreditado o haya demostrado aún su competencia técnica ante la entidad mexicana de acreditación, a.c.

4.26 Otorgamiento de la Acreditación. Es el asentimiento de la entidad mexicana de acreditación, a.c., para conceder la acreditación a una persona física o moral, mediante la evaluación de los aspectos de calidad y de la competencia técnica, y que cumplen con los requisitos especificados, para otorgar la acreditación.

4.27 Observación. Cumplimiento a un requisito especificado, que puede ser mejorado para proporcionar un mayor grado de confianza en el requisito evaluado. La unidad de verificación puede aplicar el procedimiento de acción preventiva.

4.28 Programa Usuario Simulado. Es el programa de verificación en el que simulando ser un usuario, ema verifica que los servicios de evaluación de la conformidad prestados por las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) se lleven a cabo en estricto apego a las normas legales y contractuales que rigen su actuación.

4.29 Programa de Acreditación (Evaluación). Reglas y procesos relacionados con la acreditación de

los OEC, es decir las materias, áreas, programas de acreditación, entre otros.


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Nota: Materias (instalaciones eléctricas, estaciones de servicio, etc.), ramas (alimentos, agua, construcción, metal mecánica, etc.), áreas (masa, temperatura, bancos de sangre, clínicos, POCT, etc.), programa de certificación (sistema de gestión, producto, personas, etc.)

4.30 Queja. Expresión de insatisfacción, diferente de la “apelación”, realizada por una persona u organización a la ema, con respecto a las actividades de ema o de una unidad de verificación (organismo de inspección), para la cual se espera respuesta.

4.31 Reducción de la Acreditación. Proceso mediante el cual la entidad mexicana de acreditación,

a.c. retira parte de la acreditación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) a petición de la propia Unidad de Verificación (Organismo de Inspección).

4.32 Reevaluación de la Acreditación. Proceso mediante el cual la ema, realiza una evaluación completa para renovar el ciclo de la acreditación y debe realizarse en un periodo no mayor a cuatro años a partir de la fecha última de reevaluación dictaminado por parte del Comité de Evaluación correspondiente o Comisión de Opinión Técnica.

4.33 Renovación de la Acreditación. Proceso mediante el cual la ema, realiza el proceso de evaluación

completo para asegurar que se siguen cumpliendo los requisitos que dieron lugar a la acreditación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección). Este proceso de renovación será aplicable a los programas de acreditación donde se otorgue una fecha de vencimiento (por ejemplo, requerimiento de alguna dependencia).

4.34 Representante Autorizado. Es la persona autorizada y nominada por el solicitante del servicio de

evaluación y acreditación para ser su representante en todos los asuntos relacionados con el proceso de evaluación y acreditación, y que se da de alta en el portal de ema (en el sistema SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login). El representante autorizado en nombre de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) es quien acepta cumplir con los requisitos para la acreditación y proporcionar cualquier información necesaria para la evaluación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección).

4.35 Representante legal. Persona responsable de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección)

que tiene el poder legal para representarlo como una persona autorizada para efectos legales de su Unidad de Verificación y firma el contrato de prestación de servicios (FOR-UV-030).

4.36 Responsable Asignado. Es el personal técnico de ema, del área de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección), designado para atender y dar seguimiento a las solicitudes de acreditación.

4.37 Cancelación (Retiro) de la Acreditación. Proceso por el cual la ema cancela definitivamente la acreditación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) de forma total, y por lo cual, el cliente, a partir de la fecha de la cancelación, pierde el derecho de realizar cualquier acto, sin importar razón o circunstancia, en el que se ostente, ya sea tácita o expresamente como una persona acreditada por ema.

4.38 Seguimiento. Es la evaluación que realiza la ema para verificar entre otros: - La unidad de verificación (organismo de inspección) haya realizado e implantado las acciones

correctivas acordadas después de la visita de evaluación. - Investigar la procedencia de reclamaciones o quejas.

http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login


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- No hayan ocurrido cambios no informados al sistema de calidad y/o técnico, a la parte organizacional y administrativa o cambio de instalaciones de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección).

- Evaluar el desempeño de las unidades de verificación respecto a los servicios proporcionado - Cuando tuvo una acreditación suspendida por más de 6 meses

4.39 Símbolo de acreditación. Es el símbolo emitido por ema para ser utilizado por la unidad de

verificación (organismo de inspección) acreditada para indicar su condición de organismo acreditado.

4.40 Sistema de Calidad. Está compuesto por la estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos para implantar la administración de la calidad.

4.41 Solicitud de Acreditación. Formato electrónico establecido por ema, para la presentación formal por parte del representante autorizado de la unidad de verificación (organismo de inspección), para ingresar al proceso de evaluación y acreditación. Este formato debe llenarse en el portal de ema (en el sistema SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login)

4.42 Sucursal. Establecimiento(s) declarado(s) por la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) en la(s) que se realizan actividades clave. Una actividad clave se considera cuando en la sucursal se realiza alguna de las siguientes actividades: la formulación de políticas, el desarrollo de procesos y procedimientos, proceso de selección inicial de verificadores y, como sea apropiado, la revisión de contratos, la planificación de evaluaciones de la conformidad, la revisión y la aprobación de evaluaciones de la conformidad. Adicionalmente se considera que una actividad clave es donde se desarrolla revisión del contrato de forma separada la oficina central, mantenimiento de registros no guardados en la oficina central(matriz), mantenimiento de la documentación del sistema de calidad no guardado en la oficina central( matriz), mantenimiento y calibración del equipo específico guardado a parte de la oficina central(matriz). La ema realizará la evaluación en cada una de las sucursales que declare la unidad de verificación (organismo de inspección). Si una misma razón social o persona física solicita ampliación de sucursales, la ema otorgará el certificado de acreditación en el cual se indicará el número de acreditación y las direcciones reconocidas para realizar actividades de evaluación de la conformidad.

4.43 Suspensión de la Acreditación. Acto por el cual la ema invalida temporalmente la acreditación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) ya sea de forma total o parcial, y por el cual la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) acreditada, a partir de la fecha en que recibe la notificación de la suspensión, pierde el derecho de realizar cualquier acto, sin importar razón o circunstancia, en el que se ostente, ya sea tácita o expresamente como acreditado por ema.

4.44 Testificación.- Es el acto por el cual ema observa el desempeño del personal verificador de la

unidad de verificación que está realizando actividades de verificación dentro del alcance acreditado o en proceso de acreditación.

4.45 Técnicas de evaluación: Método usado por un Organismo de Acreditación para desempeñar una

evaluación (evaluación remota, testificación, revisión de documentos, etc.) 4.46 Vigilancia. Grupo de actividades, excepto reevaluación monitoreo y seguimiento, llevada a cabo

para dar seguimiento del cumplimiento continuo de los requisitos de acreditación de las unidades de verificación (organismos de inspección) por el organismo de acreditación. La vigilancia incluye evaluación en sitio como otras actividades de vigilancia como investigación en asuntos relativos a la acreditación, revisión del alcance de la acreditación, solicitud de documentos y registros efectuados por la unidad de verificación (organismos de inspección), por ejemplo reportes de auditoría, quejas, revisión por la dirección.



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4.47 Visita de monitoreo del desempeño de la unidad de verificación (organismo de inspección). Conjunto de actividades, diferentes de la reevaluación y la vigilancia para realizar el monitoreo del desempeño técnico y ético de las unidades de verificación (organismos de inspección) acreditadas, así como cuando no ha informado cambios realizados en sus instalaciones, al sistema de gestión, en la organización, etc. La visita de monitoreo incluye tanto las evaluaciones en sitio, como actividades de investigación de los resultados emitidos por las unidades de verificación (organismos de inspección) con los clientes de las unidades de verificación (organismos de inspección) y dependencias involucradas, así como de actividades realizadas por las unidades de verificación (organismos de inspección) en las cuáles se involucre el alcance de la acreditación otorgada por ema.

4.48 SAEMA .- Sistema automatizado de ema. Sistema desarrollado para la recepción, ingreso, consulta,

control y registro de todos los procesos relacionados con la acreditación de los OEC. 5 INFORMACIÓN GENERAL DE LA ACREDITACIÓN

5.1 El cliente será informado acerca de las diferentes etapas del proceso de evaluación y acreditación,

de los tiempos establecidos, así como de los requisitos que hay que cumplir en cada una de las etapas, para lo cual la entidad tendrá disponibles para los clientes interesados las versiones vigentes (disponibles en la página web www.ema.org.mx) de la siguiente documentación:

- Contrato de Prestación de Servicios de Acreditación Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) FOR-UV-030 y FOR-UV-058 para instrumentos de medición (vigentes), (Contratos)

- Procedimiento de “Evaluación y Acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección)” MP-HP002 (vigente).

- Guía de “Aplicación de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 para Unidades de Verificación (Organismos de Inspección)” MP-HE0XX (vigente) correspondiente a la materia donde se solicita la acreditación.

- Lista de precios vigentes aplicables al proceso de evaluación y acreditación de Unidades de Verificación (Organismo de Inspección) (vigente).

- Procedimiento de apelaciones, quejas y sugerencias. MP-BP004 (vigente). - Procedimiento de Utilización del símbolo de la entidad mexicana de acreditación, a. c.,

MP-BE003 (vigente). - Política de la entidad mexicana de acreditación, a.c., referente a la trazabilidad de las mediciones.

- Política de la entidad mexicana de acreditación, a.c., referente a los Ensayos de Aptitud. - Otros documentos que se requieran.

El solicitante debe estar informado acerca de las diferentes etapas del proceso de evaluación y acreditación, de los tiempos establecidos, así como de los requisitos a cumplir en cada una de ellas, por lo cual puede solicitar esta información al responsable asignado o a través de SAEMA.

5.2 Cualquier persona legalmente establecida en el ámbito Nacional o Extranjero puede solicitar los

servicios de evaluación y acreditación a ema. 5.3 El solicitante puede indicar al responsable asignado de ema, en qué materia, normas,

procedimientos o especificaciones desea obtener la acreditación para que le sea enviado la cotización del servicio de acreditación conforme a la lista de precios vigente. Para nuevos clientes que requieran una cotización, deberán proporcionar sus datos fiscales, a través de la cédula fiscal emitida por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). La cotización del servicio de acreditación debe informarse al cliente en un plazo no mayor a 3 días hábiles contados a partir de la fecha de la recepción de la información. El pago de los servicios de acreditación se realiza por cada materia donde se solicita la acreditación.



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5.4 La entidad evaluará la competencia de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) con base en los criterios de evaluación que pueden ser: la norma mexicana NMX-EC-17020-IMNC-2014, la guía de “Aplicación de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 para unidades de verificación (Organismos de inspección)” MP-HE0XX (vigente) de acuerdo a la materia que corresponda, Políticas de Trazabilidad y Ensayos de Aptitud establecidas por ema, la normatividad y/o regulación aplicable, así como también cualquier otro criterio establecido en convocatorias y/o por el Comité de Evaluación correspondiente.

5.5 Un requisito para el proceso de evaluación y acreditación es que la Unidad de Verificación

(Organismo de Inspección) cuente con un sistema de calidad y técnico documentado e implantado. La Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) debe demostrar que su sistema de calidad cumple con los requisitos establecidos en los documentos mencionados en el punto 5.5 de éste procedimiento. Adicionalmente, la unidad de verificación deberá presentar el documento de “Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales del SAT” y evidencia de que el personal está inscrito en el IMSS del personal verificador y/o aspirante.

5.6 Todos los documentos del sistema de calidad incluyendo la parte técnica, deben ser presentados en

idioma español o inglés. La documentación debe presentarse en formato electrónico en el sistema SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login) a excepción del contrato según se refiere en el punto 6.5.

5.7 La documentación proporcionada por el solicitante, así como la documentación generada durante el

proceso de evaluación y acreditación es considerada de forma confidencial conforme a los procedimientos y políticas de la entidad.

5.8 Las comunicaciones entre las Partes deberán constar por escrito y podrán hacerse en cualquiera de

las siguientes formas: (i) mediante entrega personal, con acuse de recibo; (ii) por servicio de mensajería o correo certificado con acuse de recibo, porte pagado por anticipado;

(iii) por fax, con confirmación por escrito de recepción del mismo enviada por el destinatario o en su defecto, mediante confirmación automática por medio de sistemas electrónicos, (iv) por correo electrónico u otro medio electrónico, con confirmación por escrito de recepción del mismo enviada por el destinatario o en su defecto, mediante confirmación automática por medio de sistemas electrónicos o (v) mediante SAEMA.

Las comunicaciones entre las partes precisadas en los medios referidos en el punto anterior, se entenderán realizadas y serán plenamente válidas, en los siguientes momentos: (i) si se entregan personalmente, en la fecha que consigne el acuse de recibo correspondiente; (ii) si se envían por servicios de mensajería o correo certificado, en la fecha que consigne el acuse de recibo correspondiente; (iii) si se envían por fax, en la fecha que consigne la confirmación enviada por el destinatario o la señalada por la confirmación automática del sistema electrónico, y (iv) si se envían por correo electrónico u otro medio electrónico , en la fecha que consigne la confirmación enviada por el destinatario o señalada por la confirmación automática del sistema electrónico. (v) con la fecha indicada en SAEMA. Cuando se notifique el cambio de domicilio y/o número de fax y/o dirección de correo electrónico en los términos anteriores, las notificaciones que se hagan sólo surtirán sus efectos si se envían a los últimos.

En el caso de las comunicaciones por medios electrónicos es de acuerdo al: a) Código Civil Federal, en su artículo 1,803 fracciones I y II, artículo 1,811 y 1,834 bis; b) Ley de Firma Electrónica Avanzada, en su artículo 2 fracciones II, III, X, XI, XIII, XV, XVI y XVII, artículo 7, artículo 8 fracciones I, II, III, IV, V y VI, artículo 9 fracciones I y II y artículo 12; y en el c) Código de Comercio, en sus artículos 80, 89, 89 Bis, 90 fracciones I, II y III, artículo 90 Bis fracciones I y II, artículo 91 fracciones I, II y III, artículo 91 Bis, artículo 92 fracciones I, II, III y IV,



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artículo 93, artículo 94 fracciones I y II, artículo 95, artículo 96, artículo 97 fracciones I, II, III y IV y artículo 99 fracciones I, II, III y IV.

5.9 Para la realización de las comunicaciones entre las Partes, éstas señalan como sus respectivos

domicilios, números de teléfono y fax, y direcciones de correo electrónico, las que aparecen en la Solicitud o los que hayan sido actualizados en los términos del párrafo 3.5.1 de la Cláusula Tercera del contrato de prestación de servicios, las notificaciones así como la comunicación oficial por parte del cliente, acuses de recibo, documentación de los sistemas de gestión, etc. deberá ser firmada de conocimiento por su representante legal o el representante autorizado en que se delegue dicha responsabilidad.

5.10 Para solicitudes de acreditación inicial, ampliaciones o reevaluación, el solicitante deberá realizar las

gestiones necesarias para que la ema lleve a cabo la Testificación del proceso de verificación antes de otorgar la acreditación, ampliación o se mantenga la acreditación para el caso de revaluaciones, normalmente esta Testificación se realiza en la evaluación en sitio. Una vez acreditada, la Testificación deberá realizarse en un periodo no mayor a 4 años, tomando como referencia la fecha de la última testificación.

La selección de los verificadores acreditados o en proceso de acreditación y de las verificaciones a ser testificadas por ema, será seleccionado por la entidad y no por la unidad de verificación. Para conocer los detalles de la testificación, se deberá consultar el documento MP-HE002 (vigente) “Evaluación de la competencia técnica de verificadores”.

5.11 Un mismo aspirante a Verificador no puede ser propuesto por más de una Unidad de Verificación y

un verificador acreditado no deberá estar acreditado en otra unidad de verificación en la misma materia a menos que la Guía de aplicación en la materia lo permita. Cuando se tenga evidencia de que un verificador acreditado presentó su renuncia a la unidad de verificación donde laboraba, se considerará como una baja de personal y la unidad de verificación deberá indicarlo en el SAEMA y se dará seguimiento por parte de la Gerencia de Unidades de Verificación.

5.12 El cliente deberá informar a la entidad, todos los cambios que afecten la calidad del servicio o la

confiabilidad en los resultados, como son: cambio de instalaciones, cambio de situación legal, baja de verificadores, entre otros. De acuerdo a lo indicado en el “Contrato de prestación de servicios de acreditación” FOR-UV-030 vigente y para el caso de las unidades de verificación en la materia de instrumentos de medición en el formato FOR-UV-058 vigente. Cualquier propuesta de modificación al contrato deberá ser presentado a la entidad para que sea analizado y se determine su procedencia.

5.13 Para el caso de Instituciones Gubernamentales que por situaciones legales no pueden firmar el

“Contrato de prestación de servicios de acreditación” FOR-UV-030 vigente y para el caso de las unidades de verificación en la materia de instrumentos de medición en el formato FOR-UV-058 vigente, se podrán considerar los siguientes mecanismos: a) Modificar el contrato de ema para lo cual se canaliza al jurídico de ema para analizarlo y en caso de ser aceptado se procederá a la firma de los representantes legales. b) Presentar propuesta de contrato de la Institución Gubernamental para que sea analizado por parte del jurídico de ema y en caso de ser aceptado se procederá a la firma de los representantes legales. c) Mediante la evidencia de alguna relación comercial contractual.


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5.14 El contrato de prestación de servicios podrá ser actualizado por la entidad en cualquier momento y se solicitará que el acreditado lo firme nuevamente siempre y cuando el nuevo contrato contenga cambios que incidan en la operación del acreditado o de la entidad.

6 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE ACREDITACIÓN 6.1 Una vez que el solicitante ya cuente con usuario y contraseña proporcionado por la ema, deberá

completar, enviar el registro de la Solicitud y adjuntar la documentación indicada en la misma, en el sistema SAEMA y en su caso los requisitos establecidos en la convocatoria respectiva y el pago correspondiente al servicio solicitado. Esta solicitud se llena en el sistema SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login

6.2 Para efectos de establecer una comunicación directa y efectiva entre el solicitante y la entidad, la

Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) debe nombrar a un “representante autorizado”, quien debe conocer el funcionamiento de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección), y debe tener acceso directo al nivel más alto de la organización o de la persona que tenga la responsabilidad de proporcionar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) con base en la norma de acreditación vigente.

6.3 El solicitante debe definir perfectamente el alcance de la acreditación deseada, declarar que tiene

conocimiento sobre los criterios de aplicación relacionados al alcance de acreditación solicitado y acatar los procedimientos y lineamientos del proceso de evaluación y acreditación de ema, recibir y prestar colaboración con el grupo evaluador, hacerse cargo de todos los gastos derivados del proceso de evaluación y acreditación, independientemente del resultado de la misma y cumplir con los requisitos de acreditación establecidos.

6.4 El solicitante de la acreditación debe entregar o enviar por mensajería a las oficinas de ema el

Contrato de prestación de servicios FOR-UV-030(vigente) en dos tantos con las firmas y rubricas en cada una de las hojas correspondientes.

6.5 El responsable asignado debe proporcionar un “número de referencia” a la solicitud de acreditación,

al momento de realizar la revisión documental, este número será la identificación del trámite del cliente durante todo el proceso de evaluación y acreditación. El asignar este número a la solicitud, no implica que inicie el proceso de evaluación y acreditación, ya que para esto es necesario cubrir lo especificado en el siguiente capítulo de este procedimiento.

6.6 El número de referencia no debe ser utilizado para hacer alusión a la acreditación, ya que esto no

significa que la unidad de verificación está acreditada y tampoco asegura que se logre acreditar. En caso de hacer mal uso de esta referencia, el cliente podrá ser sancionado hasta con la cancelación o negación de la acreditación, según corresponda.

6.7 . El responsable asignado, enviará a través del SAEMA en un plazo no mayor a 3 días hábiles a

partir de la fecha indicada el resultado de la revisión documental. 6.8 Si la información está completa, se continúa con el capítulo 7 de este procedimiento. 6.9 En caso de que falte información en la solicitud de acreditación, el sistema notificará al solicitante

mediante el SAEMA la información faltante misma que debe ser ingresada en el SAEMA en un plazo no mayor a 20 días hábiles a partir de que recibe la notificación correspondiente. En caso de que la unidad de verificación (organismo de inspección) no complete la información faltante en el tiempo establecido de los 20 días hábiles, se concluye el proceso de evaluación y acreditación y el solicitante en caso de estar interesado en obtener la acreditación, debe iniciar nuevamente el proceso. En ningún caso se otorgarán prórrogas para completar la información faltante.



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6.10 En caso de que el solicitante de la acreditación tenga algún tipo de adeudo sobre algún trámite

anterior, el proceso de acreditación o reevaluación no podrá iniciar, hasta en tanto no se cubra el adeudo correspondiente en el mismo plazo de 20 días hábiles referido en el punto 6.9.

6.11 Si la información no es proporcionada a la entidad dentro del plazo establecido (20 días hábiles), el

responsable asignado informará a través del Sistema Saema, en un plazo no mayor a 3 días hábiles (contados a partir de la conclusión de los 20 días hábiles), que su solicitud de acreditación ha sido atendida y concluida y se deberá iniciar nuevamente el proceso de evaluación y acreditación.

6.12 En caso de recibir una solicitud de acreditación inicial y ampliación de alcance o norma. El

responsable asignado llenará el formato FOR-UV-031 (vigente) “Análisis de Revisión de Recursos” e informará al solicitante en un plazo no mayor a 10 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud, las acciones que tomará la ema para establecer el programa de acreditación requerido y el tiempo en que se podrá atender su solicitud de acreditación.

6.13 El tiempo establecido para llevar a cabo estas actividades es de máximo 3 días hábiles a partir de la

fecha de ingreso de la recepción de la solicitud de acreditación. La revisión de la capacidad sólo aplica en los procesos de acreditación inicial, ampliación normas, ampliación de alcances y actualización de normas.

6.14 Si la información indicada en la solicitud de acreditación y los documentos ingresados en el SAEMA

están completos, el trámite pasa a la siguiente etapa del proceso de evaluación y acreditación. 6.15 En caso de que un aspirante a unidad de verificación que solicita la acreditación inicial cambie de

domicilio, razón social o personal, o cualquier otro cambio durante cualquier etapa del proceso de acreditación. Deberá enviarlo por correo electrónico al responsable asignado (en papel membretado y firmado por el representante autorizado) junto con los documentos y el pago correspondiente y estos cambios se atenderán junto con el trámite inicial, debiendo enviar la documentación correspondiente vía correo electrónico.

6.16 El cobro de servicios de evaluación y acreditación se realizará con base en la lista de precios vigente

en el año que se otorgue el servicio y de acuerdo a las etapas descritas en el presente procedimiento así como lo descrito en la instrucción de operación MP-TS035 vigente.

7 INICIO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN 7.1 El ingreso de la solicitud se considera la primera etapa del proceso de evaluación y acreditación e

inicia cuando la documentación dentro del SAEMA es correcta, completa y se tiene la capacidad para poder atenderse por parte de ema, siendo éste el inicio formal del proceso de evaluación para acreditación, evidenciando éste inicio. Esto se realiza en un plazo no mayor a 2 días hábiles contados a partir de la recepción de la información completa y se continúa con el capítulo 8 de este procedimiento.

7.2 Una vez iniciado el proceso de evaluación y acreditación, el representante autorizado la unidad de

verificación (organismo de inspección) puede solicitar información, a través del responsable asignado, del estado que guarda su solicitud de acreditación en cada etapa del proceso o puede consultarlo en el sistema SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login



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8 DESIGNACIÓN DEL GRUPO EVALUADOR 8.1 La designación del grupo evaluador es la segunda etapa del proceso de evaluación y acreditación.

Esta etapa consiste en designar a los miembros del grupo evaluador registrados en el Padrón Nacional de Evaluadores de la ema, con base al procedimiento “Designación de grupo evaluador” MP-CP030 (vigente). Salvo cuando el comité de evaluación no cuente con técnicos en el campo respectivo (Artículo 69 LFMN).

8.2 El tiempo establecido para llevar a cabo esta etapa del proceso de evaluación y acreditación es de

máximo 10 días hábiles máximo, a partir de que el resultado de la revisión documental es satisfactoria (5 días hábiles de ema y 5 días hábiles del cliente).

8.3 El grupo evaluador se integra de acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Designación de Grupo Evaluador”, MP-CP030 (vigente).

8.4 La integración de representantes y evaluadores de la autoridad competente (dependencia), al grupo evaluador de ema, en caso de que se solicite conjuntamente la aprobación con la acreditación, estos representantes son independientes del grupo evaluador designado por la entidad.

8.5 La negativa del cliente a recibir a alguno de los integrantes del grupo evaluador, está limitada a que

exista conflicto de interés entre el integrante del grupo evaluador y el solicitante tal ccomo se describe en el procedimiento MP-CP-030 (vigente).

9 EVALUACIÓN DOCUMENTAL 9.1 La evaluación documental es la tercera etapa del proceso de evaluación y acreditación. Esta etapa

consiste en evaluar los documentos del sistema de calidad y técnicos, para verificar que su contenido cumple con los requisitos establecidos en el punto 5.5 del presente procedimiento. El tiempo máximo establecido para llevar a cabo esta etapa del proceso de evaluación y acreditación es de 11 días hábiles a partir de la fecha de aceptación del grupo evaluador.

9.2 La evaluación documental debe realizarse antes de la evaluación en sitio cuando el solicitante por

primera vez realiza el trámite de acreditación inicial, cuando exista actualización de la acreditación, cuando se solicite ampliación en el alcance técnico o cuando se solicite ampliación de verificadores (solo para algunas materias por ejemplo: auditoría ambiental, gas natural, verificación de ductos, gas L.P., etc.). Para los procesos de reevaluación, se programará la evaluación documental en las instalaciones del cliente. En el primer día de evaluación se llevará a cabo la evaluación documental (sin que esto limite a la revisión de los registros de implementación del sistema) y en los días posteriores se evaluará la implantación del sistema de calidad. Los hallazgos generados en la evaluación serán indicados en el formato de informe de evaluación vigente. Para llevar a cabo esta actividad se sigue lo indicado en el capítulo 10 al 13 de este procedimiento.

9.3 El grupo evaluador designado evalúa los documentos del sistema de calidad y técnico en un plazo no mayor de 10 días hábiles a partir de que el grupo evaluador recibe los documentos del solicitante y elabora en el SAEMA el informe de evaluación correspondiente.

9.4 En esta etapa del proceso de evaluación y acreditación se tienen dos opciones, cuando en la evaluación documental se encuentran no conformidades y cuando la documentación está conforme con los criterios de evaluación correspondientes.

9.5 Cuando en la evaluación documental se encuentran no conformidades, deben realizarse los pasos

establecidos en el punto 9.7.


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9.6 Para determinar la viabilidad de la visita en sitio, en un plazo no mayor a 2 días hábiles se analizará

el informe de evaluación documental y se determinará lo siguiente: Si las no conformidades detectadas no son críticas, la unidad de verificación deberá presentar un plan de acciones correctivas en un plazo no mayor a 7 días hábiles a partir de la recepción del informe de evaluación documental y se podrá programar la visita en sitio una vez recibido dicho plan. Si las no conformidades son críticas, la unidad de verificación debe presentar las acciones correctivas a la entidad en un plazo no mayor de 60 días naturales a partir de la recepción del informe de evaluación documental y deberán ser revisadas por el grupo evaluador, para que el personal de la Dirección Técnica o Gerencia de Unidades de Verificación que cuente con la calificación de evaluador o evaluador líder en el Padrón Nacional de Evaluadores pueda determinar la viabilidad de programar la visita en sitio o en caso de requerirse volver a presentar acciones correctivas. En caso de que se requiera realizar la revisión de acciones correctivas documentales, el responsable asignado elaborará y enviará por correo electrónico a la unidad de verificación la cotización del costo de los honorarios del grupo evaluador.

El personal de la gerencia a través del SAEMA, envía al solicitante el resultado de la evaluación documental junto con la determinación de la viabilidad.

Si el cliente no entrega el plan y acciones correctivas a la entidad en el plazo establecido, se dará por entendido que el cliente no puede continuar con el proceso de evaluación y acreditación y se dará por terminado este proceso. El responsable asignado emitirá, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, un comunicado indicándole a través del SAEMA al representante autorizado de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección), que el proceso de evaluación y acreditación ha concluido, y que en caso de estar interesado nuevamente en la acreditación, deberá comenzar un nuevo proceso con el ingreso de la solicitud de acreditación. No se otorgarán prórrogas de plazo para entrega de plan y acciones correctivas.

9.7 El solicitante deberá ingresar el plan o acciones correctivas mediante el SAEMA para que sean

revisadas por el grupo evaluador. 9.8 El evaluador líder o líder técnico cuenta con 10 días hábiles (contados a partir de que el grupo

evaluador recibe la documentación del cliente) para enviar a la entidad el informe de revisión de acciones correctivas de la evaluación documental.

9.9 Cuando en la evaluación documental no se encuentran no conformidades, se continúa con el

capítulo 10 de este procedimiento. 9.10 La evaluación documental se realiza antes de la evaluación en sitio, pero no se requiere generar un

informe específico en los siguientes casos: - Ampliación de verificadores (solo para algunas materias por ejemplo: instrumentos de medición,

información comercial, sanidad vegetal, etc.) - Ampliación de sucursales - Actualizaciones por cambio de domicilio para las materias de autotransporte, emisiones

contaminantes e instrumentos de medición(taxímetros)

9.11 Para el caso de solicitudes de acreditación inicial de unidades de verificación (organismos de inspección) que ya cuentan con una acreditación en alguna materia se evaluará únicamente los puntos indicados en el Anexo 1 al final de este documento. Lo anterior a efecto de agilizar la entrega del informe de evaluación documental.

9.12 Si un grupo de personas físicas acreditadas en la misma materia se unan para crear una persona moral, se considerará el historial y desempeño obtenido de cada una de ellas en evaluaciones


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anteriores y se determinará si es factible no realizar la evaluación documental y programar la evaluación en sitio de acuerdo a un análisis realizado por la GUV.

9.13 En el caso de reevaluaciones y renovaciones:

9.14 La evaluación documental se realizará en conjunto con la evaluación en sitio, para lo cual se programará un día adicional de evaluación para realizarla y corresponderá en todos los casos al primer día (de los días de evaluación programados).

10 COORDINACIÓN DE LA LOGÍSTICA PARA LA EVALUACIÓN EN SITIO 10.1 La preparación de la evaluación en sitio es la cuarta etapa del proceso de evaluación y acreditación.

Esta etapa consiste en coordinar y notificar mediante el SAEMA al solicitante y al grupo evaluador la fecha de evaluación en sitio para su aceptación, así como el mecanismo de pago y adquisición de viáticos del grupo evaluador.


máximo 12 días hábiles (7 días hábiles de ema y 5 días hábiles del cliente) contados a partir de la fecha de la presentación del plan o del informe de revisión de acciones correctivas documentales o del resultado de cero no conformidades de la evaluación documental.

10.3 El solicitante debe ser notificado de la fecha de evaluación en sitio a través del SAEMA, con al

menos 7 días hábiles de anticipación antes de realizar la evaluación en las instalaciones de la unidad de verificación. La fecha de realización de la evaluación debe ser coordinada de común acuerdo con el solicitante y la EMA. En caso de no llevarse a cabo la evaluación en sitio en un plazo no mayor a 90 días naturales considerados a partir de la notificación del resultado de la evaluación documental, se entenderá que el cliente no puede continuar con el proceso de acreditación y por tal motivo se dará por terminado el trámite de acreditación correspondiente.

Para el caso de acreditaciones iniciales, ampliaciones o actualizaciones, si la unidad de verificación no ha pagado los honorarios del grupo evaluador en la evaluación documental, no se procederá a programar la visita en sitio.

Para las evaluaciones en sitio de acreditaciones iniciales, vigilancia, ampliación, actualización, renovación o reevaluación, el responsable asignado notificará a la unidad de verificación mediante la cotización correspondiente, el costo que deberá cubrir el evaluado, mismo que deberá ser pagado a más tardar el día de la evaluación en sitio. Para el caso de las evaluaciones de vigilancia, renovación o reevaluación. En caso de que la unidad de verificación no haya pagado la factura correspondiente, se iniciará el proceso de suspensión de la acreditación conforme a lo establecido en el artículo 75 fracción IV del Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

10.4 El solicitante debe confirmar mediante el SAEMA la aceptación de la fecha de evaluación, máximo 5

días hábiles después de la notificación por parte de la entidad. En caso de no enviarla dentro del plazo establecido, se considera como aceptada la fecha de evaluación en sitio.

10.5 En caso de cambio o cancelación de la fecha de evaluación en sitio ya programada, notificada o

confirmada por parte del solicitante, éste debe notificarlo por escrito a la entidad con más de 5 días hábiles de anticipación a la evaluación en sitio. En caso de que la cancelación de la evaluación programada en sitio sea por parte de la ema, se deben indicar las razones de la cancelación y reprogramar a la brevedad posible la evaluación en sitio.


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NOTA 1: En caso de que el cliente cancele o posponga la evaluación en menos de 5 días hábiles respecto a su realización, se deberá considerar el pago adicional del 50% de los honorarios del grupo evaluador. Si ema lleva a cabo la postergación o cancelación dentro de dicho plazo, no cobrará el 50% del costo de los honorarios del grupo evaluador.

Una vez cubierto el pago, se procederá a su reprogramación, en el entendido de que su solicitud de acreditación tendrá que esperar a que se cubra la demanda de evaluaciones ingresadas antes de la fecha de la solicitud de cambio o cancelación. Únicamente se permite una cancelación a las fechas definidas de evaluación en sitio y su reprogramación no deberá exceder de 20 días hábiles posteriores a la primera fecha de evaluación acordada, de lo contrario se dará por entendido que el cliente no puede continuar con el proceso de evaluación y acreditación y se dará por terminado este proceso.

10.6 El evaluador líder debe ingresar en el SAEMA el plan de Evaluación correspondiente, con 3 días hábiles antes de la evaluación en sitio, para su aceptación.

10.7 El grupo evaluador, a través del SAEMA podrá consultar la información de evaluaciones previas e

información relevante de la unidad de verificación que será evaluada. 11 EVALUACIÓN EN SITIO 11.1 La evaluación en sitio es la quinta etapa del proceso de evaluación y acreditación. Esta etapa

consiste en evaluar en las instalaciones del solicitante, el sistema de calidad, técnico y operativo de la organización o persona evaluada para verificar que se cumplen los requisitos establecidos en la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 y a los documentos técnicos empleados en el sistema de calidad del solicitante y a los criterios de evaluación correspondientes. Por otra parte, se realizará el proceso de testificación en campo, cuando corresponda y dependiendo de la materia evaluada, al personal de la Unidad de Verificación con base a lo indicado en el procedimiento MP-HE002 (vigente) o en las guías de aplicación de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 para los programas de acreditación aplicables. Para dar cumplimiento a lo anterior, se le informará al solicitante la necesidad de realizar las acciones necesarias para poder realizar la testificación en campo.

11.2 La visita de evaluación se realiza conforme al procedimiento “Evaluación (Inicial, Seguimiento,

Vigilancia, Ampliación, Actualización, Renovación, Reevaluación) – Procedimiento” MP-CP026 (vigente).

11.3 El tiempo establecido para llevar a cabo esta etapa del proceso de evaluación y acreditación se

establece de acuerdo a la complejidad del alcance de la evaluación. Normalmente la evaluación en sitio puede tomar de 1 a 5 días hábiles, sin embargo puede haber situaciones que requieran mayor tiempo. En estos casos la entidad mexicana de acreditación, a.c., debe coordinar los días de evaluación con el cliente y el grupo evaluador.

Nota 1.- En el caso de que la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) tenga sucursales, la

evaluación en sitio por primera vez se realizará en todas las sucursales (En estos casos, las fechas de evaluación pueden ser establecidas en diferentes días/semanas). Para el caso de visitas de vigilancias, la entidad mexicana de acreditación, a.c., puede determinar una cantidad representativa de sucursales.

11.4 La visita de evaluación se realiza con base en la solicitud presentada por la Unidad de Verificación

(Organismo de Inspección) ante ema, el plan de acciones correctivas o acciones correctivas realizadas, si aplica. Cualquier modificación al alcance de la acreditación inicial que no haya sido notificado por escrito e ingresada la solicitud de acreditación por el solicitante en el SAEMA y hacer


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el pago correspondiente, no se tomará en cuenta. El grupo evaluador no cuenta con la autoridad para cambiar el alcance de la solicitud de acreditación.

11.5 En caso de requerir modificaciones al alcance de la acreditación inicialmente solicitado, el cliente

debe notificarlo por escrito a la entidad (en papel membretado y firmado por el representante autorizado) al menos 10 días hábiles antes de la fecha programada para realizar la evaluación en sitio.

11.6 Si las modificaciones solicitadas requieren cambiar la integración del grupo evaluador (previamente

asignado), esta solicitud será analizada en la Gerencia de Unidades de Verificación y se determinará lo conducente tomando en consideración el alcance modificado, la disponibilidad y capacidades del grupo evaluador.

11.7 Si las modificaciones solicitadas no requieren cambiar la integración del grupo evaluador

(previamente asignado), éstas serán aceptadas y se continúa con el punto 10.5 de este procedimiento.

11.8 El grupo evaluador no cuenta con la autoridad para cambiar el alcance de la solicitud de acreditación

sin previo aviso de la Gerencia de Unidades de Verificación. 11.9 Para solicitudes de acreditación inicial, además de realizar la evaluación en sitio, será necesario

realizar el proceso de testificación de conformidad con el procedimiento MP-HE002 vigente “Evaluación de Competencia Técnica de Verificadores” o con base en los documentos aplicables a las materias. Para el caso de unidades de verificación ya acreditadas, la evaluación de Testificación deberá realizarse en un periodo no mayor a cuatro años para las reevaluaciones y de dos años para las renovaciones.

11.10 En la fecha que se acuerde con la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección), el grupo evaluador designado realizará la evaluación en sitio en la(s) instalación(es) indicada(s) en la solicitud de acreditación. El grupo evaluador no realizará la evaluación en sitio si la dirección donde se ubica la unidad de verificación (organismo de inspección) es diferente a la dirección indicada en la solicitud de acreditación y en el comunicado de designación de evaluación.

11.11 En caso de haber No Conformidades, al final del informe de evaluación se indica el periodo de tiempo para la entrega de acciones correctivas con evidencias de acuerdo al tipo de servicio realizado.

El periodo de tiempo establecido para la entrega de acciones correctivas es el siguiente:

Tipo de servicio Días Naturales

Acreditación Inicial 45

Reevaluación, Renovación, Ampliación, Actualización,

Vigilancia

30

Monitoreo y evaluación extraordinaria Seguimiento por queja o denuncia

15

11.12 La Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) puede presentar la respuesta a las no

conformidades detectadas en la visita, durante la duración de la misma, siempre y cuando se presenten acciones correctivas (no sólo correcciones) apegadas a su procedimiento de acciones


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correctivas. Estas acciones correctivas podrán ser revisadas por el grupo evaluador siempre y cuando se cuente con el tiempo para poder revisarlas, de no haber tiempo suficiente las acciones correctivas se revisarán de acuerdo a la etapa de Revisión de acciones correctivas indicadas en este procedimiento.

11.13 Al día siguiente de la entrega de las acciones correctivas se iniciará la etapa de Revisión de

Acciones correctivas, una vez que se cuente con el informe de revisión de acciones correctivas comienza la etapa de Dictaminación.

11.14 En caso de no presentarse las acciones correctivas en los tiempos establecidos en el punto 11.11, para las evaluaciones de reevaluación, renovación, vigilancia, seguimiento o monitoreo, la entidad iniciará proceso de suspensión de la acreditación conforme a lo establecido en el 5.3.1.1.3 del procedimiento MP-CP031.

11.15 La evaluación en sitio en sitio podrá suspenderse cuando se presente alguno de los supuestos

indicados en el procedimiento MP-CP026 vigente. 11.16 El informe derivado de la evaluación en sitio o seguimiento será analizado por la entidad a través de

la Gerencia de UV, por la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación o sus órganos colegiados (Comités, Subcomités y/o COT). Pudiéndose presentar modificaciones, indicadas por la entidad o por los órganos colegiados. Estas modificaciones se harán del conocimiento de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección), siendo el Comité de Evaluación correspondiente la autoridad para decidir sobre la acreditación. En caso de que se tenga un cambio en la clasificación de los hallazgos derivado de la revisión de los informes de evaluación, el responsable asignado de la ema informará mediante el SAEMA en un plazo no mayor de 5 días hábiles al representante autorizado de la unidad de verificación (organismo de inspección) para que el evaluado presente los argumentos que considere necesarios.

11.17 La participación de asesores, consultores, auditores externos o cualquier figura de asesoría no se le permitirá su participación dentro de la evaluación que está realizando en grupo evaluador de ema. Este tipo de personas podrán solo estar observando el proceso de evaluación pero no participando con voz en el mismo.

11.18 Para el caso de acreditaciones iniciales, ampliaciones de verificadores o reevaluaciones, deberá estar presente el personal técnico, es decir el gerente o gerentes técnicos y los gerentes técnicos sustitutos para los casos de personas morales y los verificadores acreditados o propuestos para ser acreditados. Para el caso de evaluaciones de vigilancia o seguimiento deberá estar al menos presente el gerente técnico o el gerente técnico sustituto, éste último en el caso de personal moral y el personal verificador acreditado que se requiera en caso de que se realice alguna testificación.

11.19 En caso de obtener cero no conformidades durante esta etapa del proceso de evaluación, ema aplicará el reembolso correspondiente de acuerdo con la política MA-BA006 vigente.

12. REVISIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS

12.1 Esta etapa es la séptima etapa del proceso de evaluación y acreditación. Esta etapa se genera

cuando: 12.2 Se expide un dictamen negativo con plazos de tiempo para el cierre de no conformidades, y estas

son revisadas en la segunda y/o tercera exhibición;


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12.3 El seguimiento se puede hacer a través de una evaluación documental, una evaluación en sitio o por una evaluación remota de acuerdo al análisis que realice la Gerencia.

Cuando se trata de la revisión de las acciones correctivas de manera documental por primera,

segunda y/o tercera ocasión, el tiempo para llevar a cabo esta etapa del proceso de evaluación y acreditación es de 15 días hábiles máximo a partir de que se recibe en el SAEMA las acciones correctivas por parte de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección)

12.4 El solicitante debe ingresar en el SAEMA (http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login) las acciones correctivas para su revisión ya sea para la primera, segunda y/o tercera ocasión dentro del plazo establecido en el dictamen del Comité de Evaluación. La unidad de verificación deberá adjuntar la evidencia del pago correspondiente por la evaluación de seguimiento que se debe realizar, de conformidad con la lista de precios vigentes aplicables al proceso de evaluación y acreditación, mismas que están disponibles en la página de internet de ema. No se dará atención a la revisión de las acciones correctivas, si la unidad de verificación no entrega las acciones correctivas junto con la evidencia correspondiente en el SAEMA así como el pago requerido. Dicho pago deberá ser enviado al responsable asignado.

12.5 Cuando se requiera realizar la revisión de acciones correctivas en sitio tanto para primera, segunda y/o tercera ocasión, el tiempo para llevar a cabo esta etapa del proceso de evaluación y acreditación es de 15 días hábiles a partir de que se ingresan en el SAEMA (http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login) las acciones correctivas por parte de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección), así como el pago correspondiente, de conformidad con la lista de precios vigentes aplicables al proceso de evaluación y acreditación, mismas que están disponibles en la página de internet de ema. No se dará atención a la revisión de las acciones correctivas, si la unidad de verificación no ingresa las acciones correctivas en el SAEMA así como el pago requerido. Dicho pago deberá ser enviado al responsable asignado.

12.6 Las revisiones de las acciones correctivas serán revisadas y evaluadas preferentemente por el mismo grupo evaluador que participó en la evaluación en sitio. En caso de que las revisiones de acciones correctivas sean analizadas y revisadas por un grupo evaluador diferente, el responsable asignado de la ema, notificará en un plazo no mayor a 3 días hábiles de haberse ingresado las acciones correctivas mediante el SAEMA, la propuesta de grupo evaluador para su aceptación previo a la revisión de dichas acciones.

12.7 Si el plazo para cerrar las no conformidades se ha vencido o el resultado de la tercera evaluación de

las acciones correctivas indica que no se cierran las no conformidades, el proceso de evaluación y acreditación se concluye y no se otorga la acreditación, ampliación o actualización correspondiente y para el caso de una reevaluación o vigilancia se puede iniciar el proceso de suspensión de la acreditación correspondiente.

12.8 Si el resultado de esta evaluación de acciones correctivas indica que se atienden totalmente las no conformidades, la acreditación, ampliación o actualización es otorgada y para el caso de las visitas de vigilancia, seguimiento o reevaluación de la acreditación es mantenida.

12.9 Si el resultado de esta evaluación de acciones correctivas indica que las no conformidades se cumplen parcialmente, la acreditación, ampliación o actualización, se puede otorgar parcialmente.

12.10 Una vez que se cuente con el informe de revisión de acciones correctivas, la gerencia de unidades

de verificación lo presentará a los órganos colegiados para la primera o segunda dictaminación conforme a lo descrito en el capítulo 13.




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13 DICTAMINACIÓN 13.1 La dictaminación se considera la sexta etapa del proceso de evaluación y acreditación. Esta etapa

consiste en presentar el informe de evaluación para su análisis y recomendación de la decisión de dictaminación al Subcomité de Evaluación correspondiente, Comisión de Opinión Técnica o al Comité de Evaluación que expedirá el dictamen de la evaluación realizada. Los informes de evaluación correspondientes a vigilancia, monitoreo, reevaluación, actualización o seguimiento serán analizados por personal de la gerencia de unidades de verificación y en caso de detectar informes que sean motivo de una posible suspensión o cancelación serán presentados a la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación conforme a los motivos de suspensión y cancelación establecidos por el Comité de Evaluación correspondiente , mismos que están publicados en la página de internet de ema http://www.ema.org.mx

La dictaminación se realiza conforme al procedimiento MP-CP031, MP-CP032 o MP-CP033 vigente.


máximo 30 días hábiles a partir de la fecha en que se realizó la evaluación en sitio (esto incluye, la primera revisión de acciones correctivas). En caso de que durante la revisión de los informes de evaluación se haya detectado desviaciones que pudieran originar un proceso de suspensión o cancelación de la acreditación, dicho informe será dictaminado a través de un subcomité, comisión de opinión técnica, comisión de suspensión o cancelación de la acreditación o el comité de evaluación correspondiente y este proceso será iniciado independientemente si la unidad de verificación presentó acciones correctivas o que haya atendido las no conformidades correspondientes.

13.3 El evaluado no puede participar en la reunión en donde se dictamine su caso. 13.4 La acreditación inicial, reevaluación, ampliación o actualización de la misma, no puede ser

concedida hasta que todas las no conformidades detectadas en la evaluación estén cerradas, y de requerirse verificadas.

13.5 La fecha del documento de acreditación no puede ser anterior a la fecha en que fueron cerradas las

no conformidades detectadas en la evaluación, y ni anterior a la fecha de dictaminación por parte del Comité de Evaluación o la Comisión de Opinión Técnica respectiva.

13.6 La acreditación que emite la entidad será indefinida. Esta acreditación otorgada con base a este

procedimiento se considera vigente, siempre y cuando la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) continúe cumpliendo con los requisitos establecidos por la entidad. La acreditación está sujeta a las evaluaciones de vigilancia, reevaluación, renovación seguimiento o monitoreo establecidas en este procedimiento.

13.7 ema otorgará la acreditación con la misma vigencia de la aprobación de la dependencia (solo aplica

en aquellos programas en donde la dependencia tenga una vigencia de aprobación). 13.8 El símbolo de la entidad mexicana de acreditación, a. c., está sujeto a un procedimiento. Para

hacer uso del símbolo o de la marca combinada ema – ILAC, el solicitante debe mandar una carta dirigida al personal de la gerencia de Unidades de Verificación para que éste dé seguimiento a lo establecido en el procedimiento para la Utilización del símbolo de la entidad mexicana de

acreditación, a.c., MP-BE003 (vigente). 13.9 Una vez acreditada la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) debe cumplir con los

“Compromisos de las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) acreditadas” que se


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encuentran en el Contrato de prestación de servicios de acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección).

13.10 La ema dará trato independiente a los distintos trámites que se deriven de una misma evaluación y

también dará respuesta de forma independiente a cada tipo de trámite. 14 SEGUIMIENTO POR QUEJAS Y DENUNCIAS CONTRA ORGANISMOS DE EVALUACIÓN DE LA

CONFORMIDAD (OEC)

14.1 Quejas.

14.1.1 Este tipo de seguimiento aplica, cuando en la entidad se reciben quejas con relación al desempeño de un OEC acreditado, en este caso se sigue lo establecido en el capítulo 13 del MP-BP004 vigente.

14.1.2 Si el promovente de la queja hacia el OEC no está de acuerdo con la respuesta de éste, la Gerencia solicitará la información necesaria al promovente y al OEC con respecto a la queja y ema realizará el análisis para determinar la procedencia o no de la queja.

14.1.3 Si derivado del análisis de la información la entidad considera que se pone en duda la actuación del

OEC, la entidad procederá conforme lo establece la instrucción de operación MP-TS068 vigente. 14.1.4 El resultado del análisis de procedencia será informado a los involucrados.

14.2 Denuncias

14.2.1 Este tipo de seguimiento aplica, cuando en la entidad se reciben denuncias con relación al desempeño de un OEC acreditado, en este caso se sigue lo establecido en el capítulo 14 del MP-BP004 vigente.

14.2.2 La entidad procederá conforme lo establece la instrucción de operación MP-TS068 vigente. 14.2.3 El resultado del análisis de procedencia será informado a los involucrados. 15. EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA 15.1 Estas evaluaciones se llevan a cabo cuando el resultado de quejas cambios y otras cuestiones puedan

afectar al desempeño del OEC para cumplir y mantener los requisitos de acreditación, las cuáles le serán notificadas antes de llevarlas a cabo y se podrán llevar a cabo cuando:

• Se quiere verificar que han ocurrido cambios no informados en el OEC. • Después del retiro de una suspensión, para los casos en los que el período de

suspensión haya sido mayor a un año. • El Comité de Evaluación requiera corroborar la implementación de alguna acción

correctiva de manera anticipada. • A solicitud de la dependencia correspondiente. • Otras que la entidad determina derivado de quejas, denuncias, resultado de visitas

anteriores, monitoreos, entre otras.


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15.2 La Gerencia programará la(s) evaluación(es) de seguimiento para atender estas situaciones, la cual puede ser documental o en sitio, en función de la complejidad de la situación, se notificará al cliente en un plazo no mayor a 5 días hábiles previos a la fecha que se va realizar la evaluación.

15.3 En caso de que el OEC no permita la realización de la evaluación, se iniciará el proceso de suspensión

de la acreditación conforme a lo establecido en el artículo 75 fracción II del Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

15.4 El OEC deberá cubrir los gastos de honorarios y viáticos de acuerdo a las tarifas vigentes. 15.5 Para esta etapa se continuará de acuerdo a los capítulos de revisión de acciones correctivas y

dictaminación de acuerdo al presente procedimiento.

16. EVALUACIÓN DE VIGILANCIA 16.1 La evaluación de vigilancia consiste en realizar la evaluación en sitio o a través de la Instrucción de

Operación MP-TS110 vigente de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) acreditada, para verificar que se mantienen las condiciones bajo las cuales se concedió la acreditación.El cliente deberá ingresar a través de SAEMA en un plazo máximo de 10 días hábiles previos a la visita de evaluación, la siguiente información:

16.2 Para el caso de unidades de verificación (organismos de inspección) que hayan sido acreditadas por

primera ocasión, la evaluación de vigilancia se realizará en sitio y preferentemente antes de los 12 meses contados a partir de la fecha de la acreditación. Las subsecuentes visitas de vigilancia se realizarán de forma anual, (cada 12 meses) pudiéndose realizar en el periodo de dos meses antes o dos meses después respecto al aniversario de haber obtenido la acreditación.

16.3 Para los OEC que ya cuentan con un ciclo completo de acreditación o más, el proceso de vigilancia se

realizará a partir de la fecha de la decisión de la última revaluación, pudiéndose realizar en el periodo de dos meses antes o dos meses después respecto a la fecha de la última decisión de la revaluación. (Ver transitorio).

16.4 Si el OEC cuenta con acreditaciones en otras áreas Laboratorios, Organismos de Certificación, etc., se podrán realizar evaluaciones conjuntamente con dichas áreas, para lo cual el OEC deberá informar su interés al responsable del área, y este servicio se atenderá apoyándose en el procedimiento MP-TS085. Para vigilancias y revaluaciones en combinación con acreditaciones iniciales del mismo OEC pero en diferentes áreas, se podrá programar todas las visitas siempre y cuando no excedan los 15 meses contados a partir de la fecha de la última vigilancia o reevaluación.

16.5 Si un OEC cuenta con acreditación con otros Organismos de Acreditación y solicita evaluación

conjunta se podrán realizar en diferentes tiempos siempre y cuando estén dentro del año calendario

16.6 Para evaluaciones de vigilancia y reevaluación en combinación con acreditaciones iniciales de la misma unidad de verificación en diferentes materias, se podrá programar todas las visitas siempre y cuando no excedan los 15 meses contados a partir de la fecha de la última vigilancia o reevaluación.

16.7 Para el caso de las unidades de verificación que cumplan con los requisitos para ser considerados

como cliente con sistema de gestión maduro, las evaluaciones de vigilancia serán realizadas conforme a la Instrucción de Operación MP-TS089 vigente “Atención de Servicios para clientes con Sistemas de Gestión Maduro”. Se debe de entregar los requisitos para ser considerados como Cliente con Sistema de Gestión Maduro el mes previo al que corresponde la visita


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16.8 Para la ejecución de las evaluaciones de vigilancia, se realizará lo indicado en los capítulos 8, 10, 11, 12 y 13 de este procedimiento, donde aplique

16.9 La evaluación de vigilancia puede incluir, pero no está limitada a las siguientes actividades:

- Seguimiento a la implantación de las acciones correctivas realizadas para cerrar las no conformidades detectadas en la última evaluación en sitio realizada por parte de la entidad.

- Evaluación de registros de: Quejas, auditorías internas y revisión al sistema de calidad. - Evaluación de los demás requisitos establecidos en la norma NMX-EC-17020 vigente y los

criterios de evaluación. - Evaluación de resultados de participación en Ensayos de Aptitud (cuando aplique). - Evaluación de la correcta referencia a la condición de acreditado. - Evaluación del correcto uso del símbolo de la entidad mexicana de acreditación, a. c. - Testificación del personal de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) cuando

aplique (ver documento MP-HE002 vigente). - Seguro de responsabilidad civil vigente. - Registros de riesgos a la imparcialidad

16.10 La unidad de verificación será informada con al menos 4 meses de anticipación, sobre la visita de

vigilancia y la consulta sobre la decisión del pago de los viáticos del grupo evaluador ya sea por la ema o por la unidad de verificación, la unidad de verificación deberá proporcionar la fecha e información solicitada respecto al número de servicios realizados a efecto de poder realizar la programación correspondiente.

16.11 Una vez acordada o asignada la fecha de vigilancia, el responsable asignado deberá notificar al cliente a través del SAEMA sobre la vigilancia en sitio al menos con 7 días hábiles de anticipación a la fecha de realización de la evaluación y el costo de la vigilancia mediante la cotización correspondiente, mismo que deberá ser pagado a más tardar el día de la evaluación en sitio.

16.12 La visita de vigilancia puede ser reprogramada a petición del cliente una sola vez y en un tiempo que

no exceda de 20 días hábiles posteriores a la fecha programada siempre y cuando se encuentre dentro de los 12 meses indicados en el punto 15.2, en caso de que el cliente rechace por segunda ocasión la visita de vigilancia programada, la unidad de verificación se sujetará a lo establecido en el artículo 75 fracción II del Reglamento de la LFMN.

16.13 La visita de vigilancia podrá ser reprogramada solo en el caso de que la unidad de verificación haya

ingresado un trámite de acreditación inicial en otra materia y se pueda aprovechar la visita de evaluación de la nueva materia para llevar a cabo la evaluación de vigilancia. Esto no deberá exceder los 15 meses de la fecha de acreditación para las iniciales y no deberá exceder los 18 meses tomando como referencia la fecha de la última evaluación en sitio para las unidades de verificación que ya están acreditadas y que hayan solicitado la acreditación en una nueva materia.

16.14 EMA podrá realizar evaluaciones remotas o en línea para algunos servicios como son: evaluación de

gerente técnico o sustituto o evaluaciones de vigilancia. Para ello se deberá consultar el procedimiento MP-TS110 vigente.

16.15 Evaluaciones mediante el uso de diferentes técnicas de evaluación. 16.15.1 El OEC puede solicitar la vigilancia a través de evaluaciones remotas, evaluación mediante la

revisión de documentos o bien testificación de las actividades de evaluación de la conformidad (está técnica aplicará cuando la entidad así lo determine y lo comunique al OEC, con base en su historial y desempeño) de acuerdo a lo establecido en el MP-TS110 vigente y al anexo 2 del presente procedimiento.


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16.15.2 Estos mecanismos aplican únicamente en máximo dos ocasiones dentro del ciclo de acreditación,

los cuales no deben ser consecutivos. La entidad debe asegurar que se realice la evaluación en sitio en un periodo no mayor a dos años, contados a partir de la fecha de acreditación inicial o reevaluación.

16.15.3 La programación se realizará en las mismas fechas en las que se consideró inicialmente y

considerando los tiempos establecidos de reprogramación. 16.15.4 Para poder tener acceso, debe de ingresar su petición por escrito en formato libre en hoja

membretada, dirigido a la Gerencia correspondiente al menos 20 días hábiles previos a la fecha asignada para la visita, el personal de la entidad tendrá 5 días hábiles para dar respuesta si esta solicitud es aceptada o no, en caso de ser rechazada se procederá conforme a los establecido en el capítulo 16.

16.15.5 Si la solicitud es aceptada, el OEC deberá ingresar la información y registros descritos en el MP-

TS110 vigente y anexo 2 del presente procedimiento, en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados a partir de que el OEC reciba la notificación de aceptación por parte de la entidad, cabe mencionar que la información no es limitativa, en caso de que el Grupo Evaluador requiera mayor información, deberá presentarla.

16.15.6 En caso de que el OEC no ingrese la documentación solicitada en el plazo establecido se procederá conforme a lo descrito en el procedimiento de evaluación y acreditación.

16.15.7 Con base en la información proporcionada por el OEC, el evaluador líder indicará en el plan de evaluación los registros a evaluar de acuerdo al anexo A del MP-TS110 vigente, mismos que deberán estar disponibles en el momento que se lleve a cabo la evaluación, en caso de no contar con los mismos se podrá suspender la evaluación y se programará la evaluación de manera ordinaria.

16.15.8 En caso de fallas por conexión o que se presente alguna situación en la que no pueda continuar con la evaluación incluyendo la testificación de la verificación, la entidad suspenderá la evaluación y analizará la situación a fin de que se reprograme la evaluación, para lo cual el Evaluador Líder debe emitir el informe de evaluación documentando la situación presentada

17. VISITA DE MONITOREO

17.1 Las visitas de monitoreo se llevan a cabo de acuerdo a la instrucción de operación MP-TS068

vigente, con la finalidad de verificar que se mantienen las condiciones bajo las cuales se concedió la acreditación.

17.2 El resultado de las visitas de monitoreo de desempeño se presentará al respectivo órgano colegiado para su correspondiente dictaminación de acuerdo a lo establecido en el capítulo 13 de este procedimiento.

17.3 En caso que el cliente rechace dicha visita de monitoreo el grupo evaluador deberá redactar un informe de evaluación y documentar la No Conformidad en términos del Artículo 75 Fracción II. Como parte del seguimiento al primer informe de monitoreo la entidad podrá programar una evaluación extraordinaria.


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17.4 Si la visita no puede ser realizada por causas imputables al OEC, el grupo evaluador podrá generar el informe de evaluación correspondiente y deberá dejar una copia cuando sea posible, o en su caso enviarlo por los medios de comunicación establecidos en el contrato de prestación de servicio correspondiente.

17.5 Aun cuando el cliente entregue acciones correctivas se aplicará lo indicado en el punto 13.1 4 del presente documento.

18 REEVALUACIÓN Y RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN 18.1 La reevaluación y renovación de la acreditación consiste en realizar nuevamente el proceso

completo de evaluación y acreditación para evaluar las condiciones bajo las cuales se concedió la acreditación.

18.2 El proceso de revaluación se llevará a cabo antes de que se cumpla el ciclo de cuatro años, a partir

de la toma de decisión de la acreditación o mantenimiento de la acreditación a través de la revaluación, pudiéndose realizar en el periodo de dos meses antes de haber obtenido o mantenido la acreditación. (ver transitorio)

18.3 La evaluación documental y en sitio se llevará a cabo de manera conjunta en las fechas programadas. Se debe considerar que el primer día de la evaluación corresponde a la evaluación documental sin que esto limite a la revisión de los registros de implementación del sistema y los días de evaluación necesarios para cubrir el alcance.

18.4 El cliente será notificado de la reevaluación con al menos 20 días hábiles a la fecha de evaluación en sitio, para que envié la versión vigente de los siguientes documentos (primera etapa del proceso de reevaluación):

a) Sistema de gestión que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente

b) Lista maestra de documentos indicando los cambios realizados de la fecha de la última visita, c) Listado actualizado de equipos e informes de calibración d) Listado actualizado del personal verificador e) Evidencia de la revisión por la dirección que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-

IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente. f) Evidencia de la auditoría interna, que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-IMNC-

2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente. g) Procedimientos de verificación h) Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales y constancia de la inscripción de los trabajadores

ante el seguro social e INFONAVIT. i) Seguro de responsabilidad civil o equivalente

18.5 Es posible realizar la revisión de acciones correctivas de trámites pendientes en conjunto con la

visita de revaluación, para lo cual se deberá considerar un día más de evaluación. Sin embargo, si el Comité o Comisión de Opinión Técnica considera abierta una no conformidad que afecte el proceso de revaluación será necesario cerrarla para mantener la acreditación.

18.6 En caso de no ingresar la documentación requerida en el plazo indicado (10 días hábiles de

anticipación a la fecha programada), se considera que el cliente no desea recibir la visita de reevaluación y se aplicará lo descrito en el punto siguiente.


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18.7 Si por causas imputables al cliente no es posible continuar con el proceso de reevaluación, se considera que el OEC está obstaculizando las funciones de verificación de la entidad y se iniciará el proceso de suspensión de la acreditación con base en lo establecido en el artículo 75 Fracción II. La suspensión durará hasta en tanto no se lleve a cabo la visita de reevaluación.

18.8 La revaluación de la acreditación continúa de acuerdo a lo descrito en los capítulos 8 al 13 de este

procedimiento (en los puntos que apliquen) 18.9 La visita de reevaluación puede ser reprogramada a petición del cliente una sola vez y en un tiempo

que no exceda de 20 días hábiles posteriores a la fecha programada y debe ser comunicado a través de un escrito a la entidad indicando las razones y la nueva fecha propuesta, en caso de que el cliente rechace por segunda ocasión la visita programada, se aplicará lo descrito en el punto 18.7.

18.10 Para la renovación, la visita de renovación se deberá realizar al menos un mes antes del vencimiento de la vigencia de acreditación y/o de aprobación, de lo contrario el OEC deberá solicitar la acreditación de los procedimientos involucrados como una nueva acreditación o la ampliación de procedimientos en caso de que cuente con una acreditación vigente.

18.11 La renovación de la acreditación continúa de acuerdo a lo descrito en los capítulos 8 al 13 de este

procedimiento (en los puntos que apliquen).

18.12 Si un OEC cuenta con acreditación con otros Organismos de Acreditación y solicita evaluación conjunta se podrán realizar en diferentes tiempos siempre y cuando estén dentro del año calendario.

19 AMPLIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA ACREDITACIÓN 19.1 Ampliación. 19.1.1 Esta etapa del proceso de evaluación y acreditación consiste en llevar a cabo una evaluación

documental o en sitio para evaluar la ampliación solicitada. 19.1.2 El solicitante debe registrar el trámite en el SAEMA y realizar el pago correspondiente al servicio

solicitado. 19.1.3 La ampliación a la acreditación se puede realizar en los siguientes casos:

a) Ampliación de normas de verificación (inspección); Ver Nota 1 b) Ampliación en los alcances de medición de verificación (inspección) ya acreditados; c) Ampliación de personal; Ver Nota 2 d) Ampliación de sucursales Nota 1.- Cuando la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) acreditada por la entidad

solicite la acreditación de otras áreas de verificación (inspección), se debe seguir el procedimiento de acreditación inicial.

Nota 2.- Cuando la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) acreditada o en proceso de acreditación solicite la ampliación de verificadores, se seguirán las etapas 6 a la 13 y dependiendo de la materia correspondiente cuando aplique. En caso de que la materia donde se solicita la ampliación de personal no requiera como tal de una evaluación documental, se podrá programar la evaluación en sitio y evaluar ahí la documentación correspondiente a perfiles y determinación de competencia técnica.


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19.1.4 La evaluación de ampliación se puede realizar de manera documental o en sitio, si la ampliación se realiza en sitio, ésta se puede llevar a cabo junto con la evaluación de vigilancia o evaluación de reevaluación si ema lo considera conveniente siempre y cuando haya ingresado en el SAEMA todos los documentos requeridos. Se recomienda que se ingrese la solicitud con 1 mes de anticipación a la fecha de la evaluación de vigilancia, renovación o reevaluación. En caso de ampliaciones que se soliciten fuera del plazo establecido y sean del interés de la unidad de verificación para que se atienda junto la visita de seguimiento, vigilancia o reevaluación, la Gerencia de Unidades de Verificación, en conjunto con el grupo evaluador designado, realizarán un análisis para determinar si es procedente o no, atender dicha solicitud de ampliación considerando el alcance a ser evaluado, el número de integrantes del grupo evaluador, los días de evaluación y la ubicación de donde se encuentra la unidad de verificación.

19.1.5 Para llevar a cabo el proceso de ampliación se debe seguir desde el capítulo 6 hasta el capítulo 13

indicado en este procedimiento. 19.1.6 La Gerencia de Unidades de Verificación determinará si la evaluación de la ampliación se puede

realizar de manera documental o será necesaria la evaluación en sitio en las instalaciones de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección).

19.2 Ampliación de alcances a través de evaluaciones remotas: 19.2.1 El OEC puede solicitar ampliación a través de evaluaciones remotas, de acuerdo a lo establecido en

el MP-TS110 vigente y al anexo 2 del presente procedimiento. Para ampliaciones en conjunto con vigilancia:

19.2.2 Para poder tener acceso, debe ingresar su petición por escrito en formato libre en hoja membretada dirigida a la Gerencia al menos 20 días hábiles previos a la fecha asignada para la evaluación remota del trámite de vigilancia, el personal de la entidad tendrá 5 días hábiles para dar respuesta si esta solicitud es aceptada o no, en caso de ser rechazada se procederá a realizar la evaluación en sitio.

19.2.3 Si la solicitud es aceptada, el OEC deberá ingresar la solicitud de ampliación en SAEMA y lo indicado en el anexo 2 del presente procedimiento, en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados a partir de que el OEC reciba la notificación de aceptación por parte de la entidad, cabe mencionar que la información no es limitativa, en caso de que el Grupo Evaluador requiera mayor información, deberá presentarla.

19.2.4 En caso de que el OEC no ingrese la documentación solicitada en el plazo establecido se procederá a realizar la evaluación en sitio.


19.2.6 En caso de fallas por conexión o que se presente alguna situación en la que no pueda continuar con la evaluación incluyendo la testificación de la calibración o el ensayo, la entidad suspenderá la evaluación y analizará la situación a fin de que se reprograme la evaluación, para lo cual el Evaluador Líder debe emitir el informe de evaluación documentando la situación presentada.


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19.3 Para ampliaciones que no se soliciten en conjunto con algún otro trámite. 19.3.1 Para poder tener acceso, debe ingresar su petición por escrito en formato libre en hoja membretada

dirigida a la Gerencia al menos 20 días hábiles, el personal de la entidad tendrá 5 días hábiles para dar respuesta si esta solicitud es aceptada o no, en caso de ser rechazada se procederá a realizar la evaluación en sitio.

19.3.2 Si la solicitud es aceptada, el OEC deberá ingresar la solicitud de ampliación en SAEMA y lo indicado en el anexo 2 del presente procedimiento, cabe mencionar que la información no es limitativa, en caso de que el Grupo Evaluador requiera mayor información, deberá presentarla.

19.3.3 En caso de que el OEC no ingrese la documentación solicitada en el plazo establecido se dará fin de trámite.



19.3.6 Si el OEC no concluye su proceso de ampliación dentro de 180 días se deberá dar fin de trámite y la unidad de verificación deberá iniciar nuevamente el proceso de ampliación.

19.4 Actualización. 19.4.1 Esta etapa del proceso de evaluación y acreditación consiste en llevar a cabo la evaluación en forma

documental o en las instalaciones del solicitante para evaluar la actualización solicitada. 19.4.2 El solicitante debe registrar el trámite en el SAEMA y realizar el pago correspondiente a este

servicio. En el caso de baja de verificadores o cambio de representante autorizado, no se requiere pago siempre y cuando no sea necesario realizar una visita en sitio, sin embargo será necesario registrar el trámite en el SAEMA.

19.4.3 La actualización de la acreditación se puede realizar en los siguientes casos:

a) En la parte del sistema de calidad (actualización de la norma contra la cual se acredita la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) o actualización de su sistema en sí);

b) En la parte técnica (actualización de las normas o metodología que corresponden al alcance de la acreditación ya otorgada);

c) En la parte organizacional; d) En la parte administrativa (incluye el cambio de tipo de UV, cambio de razón social, fusión de

empresas, cambio de instalaciones o cambio de domicilio), para estos casos deberá seguir lo indicado en el MP-TS079 vigente “Información a clientes sobre requisitos y tiempos establecidos para cambios de propietario por compra o fusión de empresas, razón social y domicilio.

19.4.4 Para el caso de actualizaciones en la parte administrativa, organizacional, de calidad y técnica

(cuando se trata de actualizaciones de forma y no de fondo) el personal calificado en el Padrón


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Nacional de Evaluadores realiza una evaluación documental. Esta actividad tiene una duración de 5 días hábiles posteriores al cumplimiento del inciso 18.2.2; posteriormente el cliente recibe el informe de evaluación. Para este caso deben seguirse los capítulos 12 y 13 de este procedimiento. Para el caso de baja de personal, no será necesario realizar un informe de evaluación documental.

Para el caso en que las unidades de verificación que cuentan con Gerente Técnico y Gerente Técnico Sustituto, el tiempo máximo para sustituir la baja del Gerente Técnico o Sustituto o ambos de la unidad de verificación acreditada, será de tres meses contados a partir de la fecha de baja de cualquiera de los cargos antes mencionados. En caso de que se detecte que la unidad de verificación no haya realizado la actualización en el tiempo establecido, se aplicará lo indicado en el artículo 75, fracción III del Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización. En el caso de que se dé de baja un Gerente Técnico y se cubra su puesto con el Gerente Técnico Sustituto, se tomará en cuenta la fecha de baja del primero para que comiencen a contar los tres meses para sustituir el puesto de Gerente Técnico Sustituto. En caso de que se detecte que la unidad de verificación no haya realizado la actualización en el tiempo establecido, se aplicará lo indicado en el artículo 75, fracción III del Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

19.4.5 Para el caso de una actualización de fondo de la parte técnica, se debe seguir desde el capítulo 6 hasta el capítulo 13 descritos en este procedimiento.

19.4.6 Para acreditaciones iniciales, ampliaciones y/o actualizaciones, en los casos en que en cualquier

parte del proceso se dé fin de trámite (ya sea por incumplimiento en tiempos o requisitos), se podrá reactivar el trámite en la etapa en la que se haya quedado, lo anterior previo análisis de la gerencia y se respetará el pago realizado por el servicio de Acreditación (costo base y diferencial de normas), Ampliación y/o Actualización, por el periodo de un año, para el caso que se tenga que repetir alguna etapa, se volverá a llevar a cabo y se deberán cubrir los honorarios correspondientes.

19.5 Actualizaciones en la parte técnica a través de evaluaciones remotas

19.5.1 El OEC puede solicitar la actualización a través de evaluaciones remotas, de acuerdo a lo

establecido en el MP-TS110 vigente.

19.5.2 Para actualizaciones en la parte técnica en conjunto con vigilancia:

19.5.3 Para poder tener acceso, debe ingresar su petición por escrito en formato libre en hoja membretada dirigida a la Gerencia al menos 20 días hábiles previos a la fecha asignada para la evaluación remota del trámite de actualización, el personal de la entidad tendrá 5 días hábiles para dar respuesta si esta solicitud es aceptada o no, en caso de ser rechazada se procederá a realizar la evaluación en sitio.

19.5.4 Si la solicitud es aceptada, el OEC deberá ingresar la solicitud de actualización en la parte técnica en SAEMA, en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados a partir de que el OEC reciba la notificación de aceptación por parte de la entidad, cabe mencionar que la información no es limitativa, en caso de que el Grupo Evaluador requiera mayor información, deberá presentarla.

19.5.5 En caso de que el OEC no ingrese la documentación solicitada en el plazo establecido se procederá a realizar la evaluación en sitio.

19.5.6 Con base en la información proporcionada por el OEC, el evaluador líder indicará en el plan de evaluación los registros a evaluar de acuerdo al anexo A del MP-TS110 vigente, mismos que


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deberán estar disponibles en el momento que se lleve a cabo la evaluación, en caso de no contar con los mismos se podrá suspender la evaluación y se programará la evaluación de manera ordinaria.


19.6 Para las actualizaciones por cambios de la parte administrativa.

19.6.1 El OEC debe ingresar en hoja membretada solicitando la actualización correspondiente y la Gerencia revisa si este alcance no afecta la operación del OEC; en caso de no afectar, el Ingeniero responsable turna la decisión a la gerencia para la emisión de su recomendación; en caso de afectar la operación del OEC se seguirá con lo indicado en el siguiente inciso:

19.6.2 El grupo evaluador designado realiza un informe de evaluación documental. La gerencia determina, con base en el informe, si requiere programar una evaluación en sitio o es suficiente con el informe emitido para garantizar que no se disminuye la capacidad técnica del OEC. En caso de que la actualización se realice en conjunto con la vigilancia o reevaluación, no aplica este punto.

19.6.3 Para los cambios en la situación legal del OEC (cambio de razón social, cambio de propietario, fusiones de empresas) y para los cambios de instalaciones o cambio de domicilio, se debe seguir lo descrito en la instrucción de operación MP-TS079 vigente, en caso de que se determine la viabilidad de realizar esta actualización a través de alguna técnica de evaluación se debe seguir el MP-TS110 vigente.

19.6.4 Si se requiere una evaluación documental se debe seguir el capítulo 6 al 13 descritos en este procedimiento. En este caso es asignado el personal interno de la entidad calificado en el Padrón Nacional de Evaluadores.

19.6.5 Si se requiere evaluación en sitio se debe seguir desde el capítulo 6 hasta el capítulo 13 descritos en este procedimiento.

19.6.6 Si el OEC no concluye su proceso de actualización dentro de los 60 días se debe iniciar un proceso de suspensión en el alcance acreditado involucrado.

20 SUSPENSIÓN DE LA ACREDITACIÓN 20.1 La suspensión se lleva a cabo con base en el procedimiento MP-CP033 vigente “Integración y

Operación de la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación”. 20.2 En las visitas de vigilancia y revaluación subsecuentes a una suspensión total de la acreditación, el

grupo evaluador debe verificar que el OEC haya informado a sus clientes afectados sobre la suspensión y las consecuencias asociadas sin un retraso injustificado, así como no haber emitido resultados de evaluación de la conformidad haciendo referencia a la acreditación.

20.3 Para los OEC cuya suspensión total se extienda por un periodo igual o mayor a un año, la siguiente visita de evaluación se realizará en un plazo no mayor a 6 meses a partir de la fecha en que sea retirada la suspensión total. Esta evaluación corresponderá a una vigilancia en sitio al 100% del alcance.


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21. REDUCCIÓN DEL ALCANCE DE LA ACREDITACIÓN

21.1 La reducción de la acreditación implica la anulación de la condición de acreditado en la parte del

alcance de la acreditación involucrado, por lo cual el OEC acreditado no podrá expedir documentos que hagan referencia a la acreditación del OEC por ema en el alcance disminuido, por lo que a partir de la fecha de la disminución de la acreditación pierde el derecho de realizar cualquier acto, sin importar razón o circunstancia, en el que se ostente, ya sea tácita o expresamente, como una persona acreditada por ema en la parte disminuida.

21.2 El cliente puede solicitar voluntariamente la reducción de la acreditación, para lo cual deberá informar

por escrito el motivo y el alcance en que solicita la disminución mediante SAEMA, se asignará un número de referencia y posteriormente se seguirá el capítulo 13 de este procedimiento.

21.3 La entidad entregará el Anexo técnico actualizado considerando la disminución del alcance de la

acreditación. 22. CANCELACIÓN (RETIRO) DE LA ACREDITACIÓN 22.1 La acreditación se lleva a cabo con base en el procedimiento MP-CP033 vigente “Integración y

Operación para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación”.

22.2 En caso de cancelaciones parciales de la acreditación o que el OEC inicie nuevamente un proceso de acreditación, el grupo evaluador debe verificar que el OEC haya informado a sus clientes afectados sobre la cancelación y las consecuencias asociadas sin un retraso injustificado, así como no haber emitido resultados de evaluación de la conformidad haciendo referencia a la acreditación.

22.3 Para efectos de la cancelación de la acreditación se aplicará lo establecido en el contrato de prestación

de servicios de acreditación para Unidades de Verificación FOR-UV-030 vigente.

22.4 Si es cancelada la acreditación totalmente, el cliente debe devolver a la entidad el certificado de acreditación y todos los anexos técnicos en un plazo máximo de 10 días hábiles a partir de recibida la notificación.

22.5 Si la cancelación de la acreditación es parcial o total, el OEC no podrá hacer uso del símbolo de

acreditación, ni la marca ILAC MRA en el programa y alcance involucrado. 23 SEGUIMIENTO POR RESULTADOS NO SATISFACTORIOS EN ENSAYOS DE APTITUD 23.1 Esta etapa aplica cuando la entidad tiene conocimiento de que una Unidad de Verificación (Organismo

de Inspección) acreditada ha obtenido resultados no satisfactorios en ensayos de aptitud, de acuerdo a los criterios de evaluación y se requiera verificar mediante una visita en sitio la eficacia de las acciones correctivas implementadas por la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) para resolver el problema.

23.2 Cuando en la entidad se reciban resultados no satisfactorios de participación en programas de

ensayos de aptitud de una Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) acreditada, la entidad solicitará formalmente a la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) presentar un programa de acciones correctivas, incluyendo el análisis de las causas del problema en un plazo no mayor a 20 días hábiles, a partir de que la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) haya tenido conocimiento de su resultado.


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23.3 Posteriormente la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) deberá enviar evidencia objetiva

de la eficacia de las acciones correctivas tomadas para resolver el problema en un plazo no mayor a 60 días hábiles (incluyendo el primer plazo de 20 días hábiles).

23.4 Una vez recibido en la entidad el programa de acciones correctivas, éste será presentado al subcomité

de evaluación correspondiente con el fin de determinar si la verificación de la eficacia de las acciones correctivas se realiza al concluir el plazo de 60 días hábiles mediante una visita de seguimiento en sitio o si la verificación de la eficacia se realiza durante la visita de vigilancia siguiente, esta decisión se presentará al Comité de evaluación para su visto bueno.

23.5 En caso de haber decidido realizar la visita en sitio al concluir el plazo de 60 días se aplicará lo

establecido en los capítulos 10 y 11 de este procedimiento. 23.6 Los resultados de la visita de seguimiento se presentarán ante los órganos colegiados

correspondientes a la etapa de dictaminación de acuerdo a lo establecido en el punto 12 de este procedimiento.

23.7 En caso de que la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) no presente lo solicitado en los

puntos 21.2 y 21.3 de este procedimiento, la entidad procederá a suspender la acreditación en el alcance correspondiente.

24 PROGRAMA USUARIO SIMULADO

24.1 El programa usuario simulado es el conjunto de acciones por virtud de las que ema simula ser un

usuario con la finalidad de verificar que los servicios de evaluación de la conformidad prestados por las Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) se ajusten a las disposiciones legales, reglamentarias y contractuales que regulan su actuación dentro del alcance de su acreditación.

24.2 El programa usuario simulado podrá aplicarse a una Unidad de Verificación (Organismo de

Inspección) acreditada o a un conjunto de ellas, en forma aleatoria o como resultado de quejas, denuncias o reclamaciones remitidas a ema por parte de usuarios de los servicios de evaluación de la conformidad.

24.3 Las actividades de verificación al amparo del Programa de Usuario Simulado se sujetarán al siguiente

procedimiento:

24.3.1 La ema, simulando ser un usuario y en coordinación con un tercero usuario, solicitará los servicios de evaluación de la conformidad dentro del alcance de la acreditación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) a verificar.

24.3.2 Uno o más de sus evaluadores de ema, simulando ser el usuario y en forma conjunta con el tercero

usuario, atestiguarán en sitio la prestación del servicio de evaluación de la conformidad de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección).

24.3.3 Una vez concluida la prestación del servicio y habiéndose retirado la Unidad de Verificación

(Organismo de Inspección) del sitio, el (los) evaluador(es) de ema procederá(n) a la elaboración de un informe detallado en el que se describirá en forma pormenorizada el desarrollo del servicio prestado.

24.3.4 El informe que al efecto se elabore deberá ser firmado en el momento por el (los) evaluador(es) y

por el tercero usuario, sin que la falta de firma de este último afecte la validez del informe.


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24.3.5 Al informe podrán acompañarse los medios de prueba que se estimen convenientes, tales como fotografías, testimonios de terceros, documentos, video grabaciones y cualquier otro elemento de convicción tendiente a soportar lo asentado en el informe.

24.3.6 El informe, junto con los medios de prueba que en su caso se acompañen, se remitirán al

Subcomité, Comité de Evaluación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) o Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación correspondiente de ema para su análisis y dictaminación previa.

24.3.7 En caso de que como resultado del análisis y dictaminación previos existan indicios fundados de que

la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) se condujo en forma contraria a las disposiciones legales, reglamentarias y contractuales que rigen su actuación como organismo de evaluación de la conformidad, la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación emitirá un dictamen, sugiriendo ya sea la suspensión o la cancelación de la acreditación de la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) con base en el procedimiento MP-CP033-vigente “Integración y Operación de la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación”.

24.3.8 En caso de que la Unidad de Verificación (Organismo de Inspección) no estuviere conforme con la

resolución de la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación podrá hacer uso de los medios de apelación y queja de ema, o bien, presentar una reclamación en los términos del artículo 122 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

25. APROBACIÓN

25.1 El proceso de acreditación es independiente al proceso de aprobación, para lo cual el OEC

interesado en obtener la aprobación debe solicitarlo a la dependencia competente.

25.2 Para algunos programas de acreditación, los expertos técnicos designados podrán formar parte de alguna dependencia y estar registrados en el Padrón Nacional de Evaluadores, sin embargo, su actuación será conforme a los procedimientos de ema correspondientes.

26. TRANSITORIO 26.1 La entidad notificará en el último trimestre del año la fecha tentativa para realizar la evaluación de vigilancia o revaluación del siguiente año, la cual podrá ser ajustada a la fecha de la última evaluación realizada.

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

INCISO PÁGINA CAMBIO(S)

Todos Todas

Se modificó la redacción de forma general en todo el documento y se incluyeron las actividades a realizar correspondientes a las técnicas de evaluación.

Todos Todas

Se incluyeron nuevos capítulos, evaluaciones extraordinarias, definiciones conforme a la norma ISO/IEC 17011

Todos Todas Se modificaron los tipos de seguimientos

Observaciones:


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Anexo 1

Relación de los requisitos de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 para ser evaluados en solicitudes de acreditación inicial de unidades de verificación (organismos de inspección) que tienen alguna acreditación en otra materia.

Requisito de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 a

revisar en la evaluación documental

5.1.2

5.1.3

5.1.4

5.1.5

4.1.2

4.1.6

5.2.6

5.2.7

6.1.1

6.1.2

6.1.6

6.1.10

6.2

6.2.5

6.2.6

6.2.7

6.2.14

7.1.1

7.1.2

7.1.8

7.2.2

7.3.1

7.4.1

7.4.4

7.4.2

6.3.1

6.3.2

6.3.4


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ANEXO 2 (Requisitos específicos para el proceso de Técnicas de Evaluación)

1. Vigilancia por evaluación remota: 1.1 La unidad de verificación deberá ingresar lo siguiente a través de SAEMA:

a) Sistema de gestión que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente Lista maestra de documentos indicando los cambios realizados de la fecha de la última visita,

b) Listado actualizado de equipos e informes de calibración c) Listado actualizado del personal verificador d) Listado de servicios realizados (incluyendo el folio, consecutivo o identificación del servicio y por

norma o procedimiento de verificación acreditado) a) Evidencia de la revisión por la dirección que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-

17020-IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente. b) Evidencia de la auditoría interna, que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-

IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente. c) Procedimientos de verificación e) Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales y constancia de la inscripción de los

trabajadores ante el seguro social e INFONAVIT. f) Seguro de responsabilidad civil o equivalente g) Registros de supervisión en gabinete y en campo h) Registros de riesgos a la imparcialidad y cómo se eliminaron o minimizaron

2. Vigilancia (mediante revisión de documentos): 2.1 La unidad de verificación deberá ingresar lo siguiente a través de SAEMA:

j) Sistema de gestión que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente

k) Lista maestra de documentos indicando los cambios realizados de la fecha de la última visita, l) Listado actualizado de equipos e informes de calibración m) Listado actualizado del personal verificador n) Evidencia de la revisión por la dirección que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-

IMNC-2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente. o) Evidencia de la auditoría interna, que cumpla con los requisitos de la norma NMX-EC-17020-IMNC-

2014, así como la Guía de Aplicación correspondiente. p) Procedimientos de verificación q) Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales y constancia de la inscripción de los trabajadores

ante el seguro social e INFONAVIT. r) Seguro de responsabilidad civil o equivalente s) Registros de supervisión en gabinete y en campo t) Registros de riesgos a la imparcialidad y cómo se eliminaron o minimizaron u) Registros de la aplicación del punto 5.2.2 de la NMX-EC-17020-IMNC-2014 y la Guía de Aplicación

correspondiente.


DATE OF ISSUANCE VALID DATE PAGE REASON FOR REVISION

2017-12-08

2018-01-01

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DOCUMENT No.

MP-HP002-25

Partial or total reproduction of this document without prior authorization from ema’s Executive Director is forbidden.

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PROCEDURES’ MANUAL ASSESSMENT AND ACCREDITATION OF INSPECTION BODIES BASED ON STANDARD NMX-EC-17020-IMNC-2014 / ISO/IEC 17020:2012 PROCEDURE

CONTENT CHAPTER SUBJECT PAGE 0 INTRODUCTION 1 1 OBJECTIVE 2 2 RANGE AND SCOPE 2 3 REFERENCE DOCUMENTS 2 4 DEFINITIONS 4 5 OVERVIEW OF ACCREDITATION 9 6 RECEIPT OF ACCREDITATION APPLICATION FORM 11 7 START OF ASSESSMENT PROCESS 13 8 DESIGNATION OF ASSESSMENT TEAM 13 9 DOCUMENTARY ASSESSMENT 13 10 ONSITE ASSESSMENT LOGISTICS COORDINATION 15 11 ONSITE ASSESSMENT 16 12 REVIEW OF CORRECTIVE ACTIONS 18 13 ACCREDITATION DECISION MAKING 19

14 FOLLOW-UP ON COMPLAINTS, CLAIMS, AGAINST CAB´s 20 15 EXTRAORDINARY ASSESSMENT 20 16 SURVEILLANCE ASSESSMENT 21

17 MONITORING VISIT OF INSPECTION BODY’S PERFORMANCE 23

18 ACCREDITATION REASSESSMENT AND RENEWAL 24 19 EXTENSION AND/OR UPDATE OF ACCREDITATION 25 20 SUSPENSION OF ACCREDITATION 29 21 REDUCTION OF SCOPE OF ACCREDITATION 29

22 WITHDRAWAL (REVOCATION) OF ACCREDITATION 29 23 FOLLOW-UP ON UNSATISFACTORY PROFICIENCY TESTING RESULTS 30 24 SIMULATED USER PROGRAM 30 25 APPROVAL 31

26 TRANSITORY 31

ANNEX 1 ANNEX 2

32 33

0 INTRODUCTION

This document has been developed as a result of the experience in assessment and accreditation of inspection bodies (known in Mexico as Verification Units). It contains all the requirements that inspection bodies must comply with if seeking to demonstrate their operation of a quality system, that they are technically competent and able to generate technically valid inspection reports/certificates.


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DOCUMENT No. MP-HP002-25


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Development of quality systems has resulted in the need to ensure that inspection bodies,, either independent or as part of a larger organization operating under a quality system, that is in accordance with requirements set up in international standard ISO/IEC 17020, and harmonized in the Mexican standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 to ensure technical validity and quality of the services offered by these organizations. Aiming at supporting acceptance of results of inspections at a national level and between countries, the entidad mexicana de acreditación, a.c., has developed this document, which describes different stages of the assessment and accreditation process for inspection bodies. Documents related to the assessment and accreditation process for inspection bodies published by entidad mexicana de acreditación, a. c., are available on its web page www.ema.org.mx under inspection bodies section. All these documents are subject to revision and modification; therefore, interested parties must apply their most recent (current) issues. Legal basis for assessment and accreditation process is described in the Federal Law on Metrology and Standardization, its Regulations and other policy documents.

1. OBJECTIVE

1.1. This procedure aims to establish steps and different stages of the assessment and accreditation process as an accredited inspection body under entidad mexicana de acreditación, a.c. , to demonstrate that it complies with national and international regulations on the subject, in order to obtain accreditation or extend, update or maintain an already granted accreditation.

2. RANGE AND SCOPE

2.1. This procedure is applicable to assessment and accreditation of all impartial inspection bodies

developing inspection tasks, regardless of sector involved.

2.2. In accordance with requirements of current NMX-EC-17020-IMNC-2014, this only applies to Inspection bodies Type "A", "B" or "C".

2.3. This procedure applies to all Inspection bodies regardless of the number of people or the scope of

their inspection activities.

2.4. For Hydrocarbons accreditation programme and other new programmes, regulations by the corresponding agencies (National Commission for Hydrocarbons. Security, Energy and Environment Agency; Energy Regulatory Commission) shall apply.

3. REFERENCE DOCUMENTS

For the correct interpretation and application of this document, the following documents in their current edition shall be looked up:

3.1. Federal Law on Metrology and Standardization (FLMS).

3.2. Regulation of the Federal Law on Metrology and Standardization (RFLMS).



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3.3. Guidelines for the integration, organization and coordination for Assessment Commissions, given by the Trade and Industrial Development Ministry (at present Ministry of Economy) and approved by the National Standardization Commission.

3.4. NMX-EC-17011-IMNC-2005 / ISO/IEC 17011:2004 "Conformity assessment -- General requirements

for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies".

3.5. NMX-EC-17020-IMNC-2014 / ISO/IEC 17020:2012 "Conformity assessment - Requirements for the operation of various types of bodies performing inspection”

3.6. MP-HE002 Guide for technical competence assessment of inspectors

3.7. NMX-EC-17000-IMNC-2007 / ISO/IEC 17000:2005 “Conformity assessment - Vocabulary and

general principles”'.

3.8. MP-TS079, Information for clients on requirements and timeframes set for changes to company’s ownership as a result from its merger or acquisition, legal name, and address.

3.9. ILAC P10 “ILAC Policy on the Traceability of Measurement Results” (MP-CA006)

3.10. IAF/ILAC A5 Multi-Lateral Mutual Recognition Arrangements (Arrangements): Application of ISO/IEC 17011:2004, in force

3.11. MP-CP033, "Integration and operation of the Commission for the Suspension and withdrawal of the

Accreditation", current. 3.12. MP-TS089, “Services provision for customers with mature management systems', current.

3.13. MP.CP.030, “Designation of assessment team”.

3.14. ILAC P5 ILAC Mutual Recognition Arrangement: Scope and Obligations.

3.15. MP-TS-035. “Payments schemes and services costs”.

3.16. MP-CP-026, “Onsite assessment (initial, follow-up, surveillance, extension, update and

reassessment”

3.17. MP-CP.025, “Assessment report issuance and submission”.

3.18. MP.TS.068, “Conducting monitoring visits to accredited conformity assessment bodies (CAE) and laboratories recognized under Good Laboratory Practices programme.

3.19. MP.CP.031, “Decision making”

3.20. General guidelines for suspension, withdrawal or withdrawal of accreditation granted to private

bodies assessing conformity.

3.21. MP.TS.026, “Sampling process for assessment of Inspection Bodies”.

3.22. MP.CP.032, “Designation and operation of technical opinion commissions”.

3.23. MA.BA006, “Refunds and applicable discounts to accreditation services”.


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3.24. ILAC P9, “Policy for Participation in Proficiency Testing Activities”

3.25. ILAC P15, “Application of ISO/IEC 17020:2012 for the Accreditation of Inspection Bodies”

3.26. ILAC P8, “Mutual Recognition Arrangement (Arrangement): Supplementary Requirements and Guidelines for the Use of Accreditation Symbols and for Claims of Accreditation Status by Accredited Laboratories and Inspection Bodies”

3.27. ILAC R7, “Rules for the Use of the ILAC MRA Mark”

3.28. MP-TS110, “Performing assessments through the use of technological and computer tools”

4. DEFINITIONS For the correct interpretation and implementation of this document, terms and definitions described in NMX-

EC-17000-IMNC, and NMX-Z-055-IMNC apply. Additionally the following definitions shall be looked up:

Note: In NMX-CC-9000-IMNC standard, general definitions relating to quality are described, while NMX-EC-

17000-IMNC standard, establishes definitions specifically related to certification and accreditation of inspection bodies. When NMX-CC-9000-IMNC standard’s definitions are different, NMX-EC-17000-IMNC and NMX-Z-055-IMNC standard’s definitions shall be preferred.

4.1. Accreditation. According to the Federal Law on Metrology and Standardization, accreditation is the

act by which an accreditation body recognizes the technical competence and reliability of certification bodies, testing laboratories, calibration laboratories and/or inspection bodies on conformity assessment. According to NMX-EC-17011-IMNC-2005 standard, accreditation is a third party attestation of a conformity assessment body (CAB) conveying formal demonstration of its competence to carry out specific conformity assessment tasks.

4.2. Update of Accreditation. Process by which ema carries out the necessary actions to serve the

accredited inspection body’s update application form: documents, scope of accreditation, management system, administrative or technical part, legal status, changes to facilities and personnel, recruitment of personnel or reduction of the accreditation scope.

4.3. Scope of accreditation. Specific conformity assessment services expected to be accredited or

already accredited.

4.4. Extension of accreditation. Process by which the entidad mexicana de acreditación, a.c, carries out necessary actions to process a request from an inspection body seeking to extend the scope of its present accreditation in terms of equipment, facilities, inspection methods and/or techniques, and/or the scope of its accreditation.

4.5. Appeal. Request by an inspection body to reconsider any adverse decision made by ema, in relation

to its desired accreditation status. Adverse decisions may include: refusal to accept an application; refusal to proceed with an assessment; corrective actions requests; changes to the scope of accreditation; decisions to deny, suspend or withdrawal of accreditation; and any action that prevents obtaining accreditation.

4.6. Certificate of accreditation. Formal document or set of documents, issued by ema, expressing that

accreditation has been granted for the scope therein described and detailed. It includes the accreditation diploma.


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4.7. Client (applicant). Natural or legal person applying for ema’s assessment and accreditation services.

4.8. Assessment Committee: Collegiate body integrated by qualified technicians with experience in

respective fields, as well as by representatives of producers, consumers, providers and users of the service, by the accreditation body’s technical staff and competent government agencies, as well as, if appropriate, by representatives of educative sector, research, professionals associations related to the subject, field or sector and whose charges are honorary, in accordance with guidelines for integration, organization and coordination of the assessment committees approved by the National Standardization Commission.

4.9. Commission for Suspension and withdrawal (CSC). Group of experts with technical competence

to analyse and determine suspension or withdrawal of an inspection body. Individuals who did not perform the assessment integrate it.

4.10. Call. Document published in Mexico’s Federal gazette and/or other local official documents, which

establish requirements for accreditation or approval of competent authorities. 4.11. Conflict of interest: A conflict of interest exists when the particular interest of a person interferes or

could give the appearance of interfering with the interests of the conformity assessment body; when partners, associates, managers, directors, employees, representatives or agents put their interests above those of the conformity assessment body. A conflict of interest arises when a person occupying a position in a conformity assessment body, or a family member or close friend, a business partner or other person, with which it maintains a close relationship, receives financial or other benefits, as a result of the position occupied in the conformity assessment body.

4.12. Ethics Commission: Group of people selected according to the Code of Ethics, recognized for

faultless acts and whose roles are:

a. To analyse unfair competition, gross negligence, intentional dishonest act or misconduct of associates, users, board members or government. Review laws, rules, guidelines or policies that may apply to these situations or propose the issuance of guidelines, criteria and changes to laws or actions designed to avoid the use of malpractice and/or sanctions.

b. To issue recommendations to ema’s Executive Director, Board of Directors or Assembly. c. To determine preventive actions that need to be developed in terms of ethics. d. To settle alleged violations to the Code of Ethics, issue recommendations it considers

appropriate, propose corrective actions and impose the corresponding appropriate actions. e. To interpret the Code of Ethics and supervise it is updated and promoted.

4.13. Technical Opinion Commission; it is integrated by at least there persons representing some of the

following sectors: qualified technicians; manufacturing, consumer, user and service provider sector; education, research or associations of professionals and/or a representative of competent agencies. TOC is responsible for supporting Assessment Committees related to Decision-making on accreditation services of Conformity Assessment Bodies for assessments described in their scope. TOC has to comply with accreditation principles and procedures set out by ema, in order to perform this activity.

4.14. Assessment criteria. Reference documents used to assess the requested or accredited scope by

an inspection body. Assessment criteria can be: standard NMX-EC-17020-IMNC-2014, Guide for the application of NMX-EC-17020-IMNC-2014 standard -general or specific by subject- set up by ema, Technical standards related to the scope of accreditation, normative documents applicable to the scope of the assessment, criteria approved by the Assessment Committee applicable to the corresponding subjects, policies and documents established by ema


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4.15. Accreditation Decision. Result of the assessment process issued by the corresponding

Assessment Committee for inspection bodies, Technical Opinion Commission or the Commission for Suspension and withdrawal of accreditation, which sets the result of the assessment process, and the scope of accreditation, in case it is granted.

4.16. Gross negligence or intentional dishonest act. It happens when by an action or omission related

to accreditation approval or conformity assessment activities, false or incorrect information is provided, relevant information is completely or partially omitted or deception or use of error is made.

4.17. Documentary assessment. It is the stage of the assessment and accreditation process, which

determines the documentary compliance of information provided by the client in accordance with requirements established in standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 and the applicable assessment criteria.

4.18. Accreditation scheme: Rules and processes relating to the accreditation of Conformity Assessment

Bodies which apply the same requirements. Note: The requirements of accreditation schemes include Standards as ISO/IEC 17020, 17021, 17025, 17024, 17034, 17043, 17065, ISO 15189 and 14065 among others

4.19. Assessment. Process carried out by ema to assess inspection body’s competence, based on

certain standards or other normative documents and for a defined scope of accreditation. Assessing an inspection body’s competence involves assessing competence of all operations, including personnel’s competence, validity of conformity assessment methodology and validity of the results of conformity assessment.

4.20. Conformity assessment. Degree of compliance with official Mexican standards or compliance with

Mexican regulations, standards or other specifications, requirements or features. Includes, among others, certification, verification, testing, sampling and calibration procedures.

4.21. Assessor. Qualified person to perform assessments of quality or technical system in the

assessment and accreditation process. Note: Includes the assessor, lead assessor, technical assessor and lead technical assessor.

4.22. Objective evidence. Data supporting the existence or veracity of something. Objective evidence

may be obtained through observation, measurement, test, or other means. 4.23. Technical expert. Person qualified with knowledge and specific experience in a technical area,

which provides technical opinion to the Assessment Team, during assessment and accreditation process, in the revision of technical activities according to the scope of the accreditation application form for Laboratories, inspection bodies and certification bodies’ areas. For technical experts of certification bodies he/she also issues reports on cross-witnesses.

4.24. Non-conformity. Non-compliance with a specific requirement from the standards against which the

inspection body’s quality or technical system procedures are assessed, as well as the assessment criteria. Inspection body must submit corrective actions to address non-conformities.

4.25. Reference Number. Alphanumeric identification assigned to a client's process for its follow-up

during the whole accreditation process. This number does not imply that the inspection body is accredited or has demonstrated its technical competence before entidad mexicana de

acreditación, a.c.


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4.26. Granting of accreditation. ema’s consent to grant accreditation to a natural or legal person, through assessment of quality aspects and technical competence with fulfilment of specific requirements to grant the accreditation.

4.27. Observation. Compliance with a specific requirement, which can be improved to provide a higher

degree of confidence in the assessed requirement. Inspection body may apply preventive action procedure.

4.28. Simulated user Program. Verification program in which ema, pretending to be a user, verifies that

conformity assessment services provided by inspection bodies are carried out in strict compliance with legal and contractual rules governing their actions.

4.29. Assessment programme. Rules and process relating to the accreditation of Conformity

Assessment Bodies, regarding fields, matters, areas, accreditation programs among others. Note: Fields (electricity installation, service stations, etc.) branchs (food, water, construction, mechanical, etc.), areas (mass, temperature, blood bank, medical laboratories, POCT, etc.), Certification programme (management system, product, persons, etc.)

4.30. Complaint. Expression of dissatisfaction, other than an "appeal", submitted by a person or

organization to ema, regarding ema’s activities or activities of an Inspection body. A complaint requires a reply

4.31. Reduction of accreditation. Process by which entidad mexicana de acreditación, a.c. reduces

part of the inspection body’s accreditation at its request.

4.32. Accreditation Reassessment. Process by which ema, performs the whole assessment process to ensure compliance with requirements, which resulted in the accreditation of the inspection body in a period not exceeding four years from the date of decision made by the corresponding Assessment Committee.

4.33. Renewal of Accreditation: Full assessment process carried out by ema to ensure continuous compliance with requirements that resulted in the initial accreditation. Renewal service is applicable to the programmes required by the government agency. This renewal process applies in accreditation programs where there is an expiration date (according to any government agency requirement)

4.34. Authorized representative. Person authorized and appointed by the client applying for assessment and accreditation services in order to be its representative in all matters related to the assessment and accreditation process. It is assigned through ema’s system (SAEMA:

http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login). The authorized representative agrees, on

behalf of the Inspection Body, to comply with all the accreditation requirements and to provide necessary information for the Inspection Body’s assessment.

4.35 Legal representative. Individual from the inspection body who has legal power to represent it as an

authorized individual for legal issues. He/she signs the contract for provision of services (FOR-UV-030)

4.36 Appointed Person. Personnel from ema's Inspection bodies' department, appointed to process and follow-up on the accreditation application forms.

4.37 Withdrawal (revocation) of accreditation. Process by which ema definitely cancels the inspection

body’s accreditation. Therefore, the client loses its right to present itself, verbally or in writing, as a person/body accredited by ema regardless of circumstances upon receipt of withdrawal notice.



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4.38 Follow-up. Assessment performed by ema to verify among others:

- That inspection body has carried out and implemented corrective actions agreed after assessment visit.

- To investigate origin of claims or complaints. - To ensure that non-informed changes to the quality and/or technical system, organizational

and administrative part or to inspection body’s facilities, have occurred. - Assess performance of inspection body with respect to services provided.

4.39 Accreditation symbol. It is the symbol issued by ema to be used by the accredited inspection body

to demonstrate its status as an accredited body. 4.40 Quality system. It is composed of the organizational structure, responsibilities, procedures,

processes and resources for implementing quality management. 4.41 Accreditation application form. Electronic form established by ema, for the formal submission of

intention to apply for an assessment and accreditation process on behalf of the inspection body’s authorized representative. This application form shall be filled in on SAEMA:

http://200.57.73http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login.234/saema/UsuarioSessio

n/Login 4.42 Branch office. Office (s) declared by the inspection body(s) in which key activities are carried out. A

key activity is considered when any of the following activities are carried out at the branch office: policy-making, development of processes and procedures, initial selection of inspectors, if applicable, review of contracts, planning of conformity assessment, review and approval of conformity assessments. Additionally, it is considered a key activity that in which revision of the agreement separately from headquarters, storage of records not kept at the central office (headquarters), storage of the quality system documentation not kept in central office (headquarters), maintenance and calibration of specific equipment kept apart from central office (headquarters) is developed. ema will perform assessment in each of the branches declared by the inspection body. If

a natural person or under the same legal name requests extension of branches, ema will grant the certificate of accreditation which will describe the accreditation number and recognized addresses to carry out conformity assessment activities.

4.43 Suspension of accreditation. Act by which ema temporarily interrupts the inspection body’s

accreditation, either completely or partially, and for which the accredited inspection body loses its right to present itself, verbally or in writing, as a person/body accredited by ema regardless of circumstances upon receipt of suspension notice.

4.44 Witnessing: Act by which ema observes performance of Inspection Body’s verifier personnel

carrying out activities within the accredited scope or in progress to be accredited.

4.45 Assesment technic: Method used by an Accreditation body to perform an assessment (remote assessment, witnessing, documentary review, etc.)

4.46 Surveillance. Group of activities, except reassessment, monitoring and follow-up carried out to

follow up on continuous compliance with accreditation requirements by the accredited inspection body. Surveillance includes onsite assessments as well as other surveillance activities, such as: ema's inquiries to inspection body on issues related to accreditation; review of inspection body’s statement related to accreditation coverage; requests for documents and records made to the inspection body (i.e. audits reports, complaints records, review by management records).



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4.47 Monitoring Visit for Inspection Body's Performance. Group of activities, different from reassessment and surveillance, to monitor: the accredited inspection body’s technical and ethical performance; and if inspection body has failed to inform about changes made to its facilities, its management system, etc. Monitoring visits include onsite assessments, research activities of inspection body’s issued results, whether for a client or for government agencies involved, as well as activities carried out by the inspection body related to the scope of accreditation granted by ema.

4.48 SAEMA. (Spanish acronym). ema’s automated system developed for the reception, entry, query,

control and registry of all processes related to Inspection body’s accreditation. 5 OVERVIEW OF ACCREDITATION 5.1 The client will be informed about the different stages of the assessment and accreditation process,

timeframes, as well as requirements to comply with in each of the stages, for that purpose the body will have available for its clients current versions of the following documents (available on the website

www.ema.org.mx): - Contract for provision of accreditation services for inspection bodies FOR-UV-030 and FOR-UV-

058 for measuring instruments (current). - "Assessment and accreditation of inspection bodies” procedure MP-HP002. - "Guide for the application of standard NMX-EC-17020-IMNC-2014, for inspection bodies" MP-

HE0XX corresponding to the field in which accreditation is requested. - Current price list applicable to the assessment and accreditation process of inspection body - “Appeals, complaints and suggestions” procedure MP-BP004. - “Use of accreditation symbol of the entidad mexicana de accreditation, a. c.”,

Procedure MP-BE003. - entidad mexicana de acreditación, a.c., policy on traceability of measurements. - entidad mexicana de acreditación , a.c., policy on proficiency testing. - Other documents that may be required.

- Applicants shall be informed about the different stages of assessment and accreditation process, timeframes established, as well as requirements to comply with at every stage, which may be requested to the appointed person or through SAEMA.

5.2 Any natural or legal person legally established in Mexico or abroad may request entidad mexicana de

acreditación, a. c. assessment and accreditation services.

5.3 Applicant may inform ema’s appointed person under which areas, standards, procedures or specifications accreditation is sought, so that proper accreditation services quotation in accordance with current price list is sent to the client. For new clients requesting a quotation, they shall provide tax identification data by submitting tax ID card issued by Fiscal Authority (SAT). Quotation must be sent to the client no later than 3 working days upon application form is received. Payment for the accreditation services is done by each subject where accreditation is requested.

5.4 The body will assess inspection body’s competence based on the assessment criteria, which can be:

Mexican standard NMX-EC-17020-IMNC-2014, “Guide for application of standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 for inspection bodies"; MP-HE0XX (current), according to subject corresponding; Policies on traceability and proficiency testing set by ema, standards or applicable regulations, as well as any other criteria established in calls by the corresponding Assessment Committee.

5.5 A requirement for the assessment and accreditation process is that the inspection body has a quality and

technical system implemented and documented. The inspection body must demonstrate that its quality system complies with requirements established in the documents referred to in paragraph 5.5 of this procedure. In addition, the inspection body must submit the document "Fiscal obligations compliance

../../AppData/Local/Microsoft/Windows/INetCache/edgar/Documents/EDGARD/TRABAJO/EMA/TRADUCIDOS/2016/JUNIO/www.ema.org.mx


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opinion” and evidence that inspecting and/or applicant staff is registered in IMSS (Mexican Social Security Institute).

5.6 All quality system documents, including the technical part, must be submitted in Spanish or English

language. Documentation shall be submitted in electronic format through SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login), except for the contract referred on point 6.5.

5.7 Documentation provided by the applicant, as well as documentation generated during the assessment and

accreditation process is considered confidential in accordance with the body’s procedures and policies. Communications between parties shall be made in writing and in any of the following means:

(i) Personally delivered with acknowledgment of receipt; (ii) Courier service or certified mail with acknowledgment of receipt; (iii) Fax, with receiver’s written acknowledgment of receipt or automatic electronic confirmation, (iv) Email, with receiver’s written acknowledgment of receipt or automatic electronic confirmation, or (v) Through SAEMA

5.8 Communications between parties specified in the previous paragraph, shall be deemed performed and shall

be valid, in the following cases: (i) if personally delivered, on the date that consigns the acknowledgement of receipt; (ii) if sent by courier services or registered mail, on the date that consigns the acknowledgement of receipt; (iii) if they are sent by fax, on the date that consigns the with receiver’s written acknowledgment of receipt or automatic electronic confirmation, and (iv) if sent by email or other electronic means, on the date that consigns receiver’s written acknowledgment of receipt or automatic electronic confirmation. (v) on the registry date in SAEMA. When changes of address and/or fax number or email is notified on the above terms, notifications made will only be effective if they are sent to the last.

Communications by electronic means are made in accordance with: (a) Federal Civil Code in its article 1,803 fractions I and II, article 1,811 and 1,834 bis; (b) Law on Advanced Electronic Signature, in its article 2 fractions II, III, X, XI, XIII, XV, XVI and XVII, article 7, article 8 fractions I, II, III, IV, V and VI, article 9 fractions I and II and article 12; and in the (c) Code of commerce, in its articles 80, 89, 89 Bis, 90 fractions I, II and III, rule 90 Bis fractions I and II, article 91 fractions I, II and III, article 91 Bis, article 92 fractions I, II, III and IV, article 93 article 94 fractions I and II, article 95, article 96, article 97 fractions I, II, III and IV and article 99 fractions I II, III, and IV.

5.9 For communications between the parties, they declare as their respective addresses, phone and fax numbers and email addresses, those stated in the application form or those that have been updated in terms of paragraph 3.5.1 of the third clause of the contract for provision of services, notifications as well as official communication made by the client, acknowledgment of receipt, management systems documentation, etc. must be signed of receipt by their legal representative or the authorized representative.

5.10 For initial accreditation, extensions or reassessment applications, applicant shall follow the

necessary steps for ema to carry out witnessing process before granting accreditation, extension or maintain accreditation, in case of reassessment. Witnessing is usually performed during onsite assessment. Once accredited, witnessing shall be carried out within a timeframe not exceeding 4 years from last witnessing date.

Selection of accredited inspectors or undergoing accreditation process and inspections to be witnessed by ema, will be selected by the body and not by inspection body. For details on Witnessing, see document MP-HE002 (current) 'Assessment of technical competence of verifiers'



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5.11 An individual seeking to be an inspector may not be proposed by more than one inspection body and an accredited inspector shall not be accredited in another inspection body in the same subject, unless the Guidance for application on that subject allows it. Particular cases shall be analysed and authorized by Inspection Bodies Management. When there is evidence that an accredited inspector presented his resignation to the inspection body, it is considered that the staff is not working anymore at the inspection body, therefore it has to be indicated through Saema and the Inspection Bodies Management of ema will follow up the application.

5.12 The client shall inform the body about any changes that affect the quality of service or reliability of

results, such as: changes to facilities, changes to legal status, withdrawal of inspectors, among others, in accordance with current "Contract of provision of accreditation services" FOR-UV-030 and in the case of inspection bodies in the field of measuring instruments in current form FOR-UV-058. Any proposed amendment to the contract shall be submitted to the body for its further analysis and determine whether or not it proceeds.

5.13 Government agencies that for any legal situations are not be able to sign the Contract for Provision

of Accreditation Services FOR-UV-030; and for inspection bodies in the field of measuring instruments in current form FOR-UV-058, the following mechanisms might be considered:

a) Modification of ema’s contract. For this purpose it is channelled to ema’s Legal department for its

analysis, and in the event it is accepted, its signature by legal representatives will proceed. b) Government agency shall submit proposal of contract for its analysis by ema's legal department.

In the event it is accepted, its signature by legal representatives will proceed c) Based on evidence of a commercial contractual relationship

5.14. The body may update Contract for Provision of Services at any time. Accredited body shall be requested to sign it provided new contract does not have changes affecting ema’s or the accredited party’s operation.

6 RECEIPT OF ACCREDITATION APPLICATION 6.1 Once applicant has a username and password created by ema, he shall fill in the application form in

SAEMA; attach documentation therein described; requirements from the corresponding calls, if applicable; and proper payment for the requested service. This application form is filled in on

SAEMA: http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login. 6.2. For the purposes of establishing a direct and effective communication, between the applicant and the

body, the inspection body must appoint an "authorized representative", who must be aware of the operation of the inspection body and must have direct access to the highest level of the organization or the person who is responsible for providing appropriate resources to carry out the inspection body’s activities based on the existing accreditation standard.

6.3 Applicants requesting accreditation services must submit their application for accreditation in

SAEMA (http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login). Applicant shall perfectly define the

scope of the requested accreditation, declare to be aware of applicable criteria related to the scope of accreditation sought and comply with ema’s procedures and guidelines for the assessment and accreditation process. Applicant shall receive and collaborate with the Assessment Team, be responsible for all costs incurred in the assessment and accreditation process regardless of its result and comply with accreditation requirements.

6.4 Applicant must deliver or send by courier to ema’s office two samples of current Contract for

provision of services FOR-UV-030, properly signed and initialled.




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6.5 The appointed person shall provide a "reference number" to the application form, upon carrying out documentary review, this number will be used to identify the procedure during the whole assessment and accreditation process. Assignment of this number does not imply the assessment and accreditation process will begin. This will occur once requirements on the following chapter of this procedure are fulfilled.

6.6 Reference number shall not be considered as proper accreditation status, since it does not imply an

inspection body is already accredited nor it will achieve accreditation. In case of improper use of this number, the client may be sanctioned with withdrawal of accreditation or its denial.

6.7 The appointed person shall send through SAEMA results of documentary review no later than 3

working days from appointed date. 6.8 If the information is complete, continue with Chapter 7 of this procedure. 6.9 If information is incomplete, the system will notify the client about it. Information missing shall be

completed within the next 20 working days upon receipt of notice date. If the inspection body fails to complete the missing information in the established timeframe, the assessment and accreditation process is concluded. If applicant is still interested, it shall start the assessment and accreditation process all over again. None extensions will be granted to complete the missing information in any case.

6.10 If applicant has debts from any previous procedure, the accreditation or reassessment process shall

not begin, as long as the client does not cover due amount within the same 20 working day period referred to in subsection 6.9

6.11 If the information is not provided to ema within the established period (20 working days), the

appointed person shall inform the client through SAEMA, no later than 3 working days (starting after elapsed date of the 20 working days original timeframe), that its application form has been served and concluded and assessment and accreditation process shall start all over again.

6.12 In the event of receiving an application for initial accreditation and extension to scope or to standard,

the appointed person fills in a FOR-UV-031 form " Review of resources Analysis"(current), and informs the applicant, no later than 10 working days after receipt of application form, about the actions ema will undertake to establish the required accreditation program and time that it will take for its accreditation application form to be served.

6.13 Set timeframe to carry out these activities is a maximum of 3 working days upon entry date of receipt

of application form. Review of capacity only applies for initial accreditation, extension to standards, extension to scope and update of standards processes.

6.14 If information in the accreditation application form and documents submitted through SAEMA are

complete, the next stage of the assessment and accreditation process continues. 6.15 If an applicant seeking to become an inspection body requests initial accreditation changes to its

address, legal name, or makes any other change during any stage of the accreditation process, he must send an email to the appointed person about these changes, along with proper documents and the corresponding payment. These changes will be handled along with the initial procedure, by sending by email the corresponding documentation.

6.16 Fees of assessment and accreditation services will be charged based on current price list of the year

services are provided and in accordance with stages described in this procedure; and instruction of operation of current MP-TS035 procedure.


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7 START OF ASSESSMENT PROCESS 7.1 Submission of application form is considered the first stage of the assessment and accreditation

process and it begins when documentation uploaded on SAEMA is correct, complete and ema has the required capacity to serve it. This is done no later than 2 working days upon receiving complete information and will continue on chapter 8 of this procedure.

7.2 Once the assessment and accreditation process begins, the inspection body’s authorized

representative may request information to the appointed person, about status of its application for accreditation in each stage of the process or it may be looked up in SAEMA:

http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login. 8 ASSESSMENT TEAM DESIGNATION 8.1 Designation of assessment team is the second stage of the assessment and accreditation process,

and consists in designating members of the assessment team registered in ema’s National Assessors Registry, based on current procedure “Designating the Assessment Team” MP-CP030, except when Assessment Committee has no available experts on the respective field. (Article 69, FLMS).

8.2 Timeframe set to carry out this stage of the assessment and accreditation process is a maximum of

10 working days, starting from the date the beginning of the process is notified. (5 working days from ema and 5 working days from the client).

8.3 Assessment team is integrated in accordance with current procedure “MP-CP030, Assessment

Team Designation”.

8.4 Integration of representatives and assessors from competent authorities (agencies) into ema’s Assessment Team. If jointly required for accreditation approval, such representatives are independent from ema’s designated assessment team.

8.5 Applicant’s denial to receive any assessment team member is limited to the existence of conflict of

interest between a member of assessment team and the applicant, as described in current procedure MP-CP-030.

9. DOCUMENTARY ASSESSMENT 9.1 The documentary assessment is the third stage of the assessment and accreditation process. This

stage consists in the assessment of quality and technical system’s documents, to verify that their content complies with requirements set out in subsection 5.5 of this procedure. The maximum timeframe to carry out this stage of the assessment and accreditation process is 12 working days upon acceptance date of assessment team.

9.2. Documentary assessment shall be performed prior to onsite assessment when the applicant

undergoes initial accreditation process for the first time, when updating accreditation, when extension to technical scope is requested, or when expansion of inspectors is requested (only for some materials such as: environmental audit, natural gas, pipeline, L.P. gas verification, etc.). Documentary assessment on client's premises will be scheduled for reassessment processes. Documentary assessment will be performed on the first day of assessment (without limiting the review of system’s implementation records), and quality system’s implementation shall be assessed in the following days. Findings identified in the assessment will be described in the assessment report form. In order to carry out this activity, follow Chapters 10 to 13 of this procedure.



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9.3. The designated Assessment Team assesses quality and technical system’s documents within a timeframe not exceeding 10 working days upon Assessment Team receives applicant’s documents. Assessment report is issued in SAEMA.

9.4. At this stage of the assessment and accreditation process, there are two options, when during

documentary assessment non-conformities are raised and when documentation complies with the corresponding assessment criteria.

9.5 If during documentary assessment non-conformities are raised, follow steps set in subsection 9.7. 9.6. In order to determine viability of onsite visit, documentary assessment report will be analyzed within

the next 2 working days and will be determined as follows: If non-conformities identified are not critical, inspection body shall submit a corrective action plan no later than 7 working days after receipt of documentary assessment report and onsite visit may be scheduled once this plan is received. If non-conformities are critical, the inspection body must submit corrective actions to the body no later than 60 calendar days after receipt of documentary assessment report and they must be reviewed by the assessment team, so that personnel from Technical or Inspection Bodies Management, qualified as Assessor or Lead Assessor in the national Assessors Registry, may determine viability of onsite visit or, if required, submit further corrective actions. If review of corrective actions is required, the appointed person shall prepare and email to the inspection body, quotation for assessment team fees.

Management’s personnel send the results of documentary assessment along with determination of viability to the applicant through SAEMA,

If corrective actions are not submitted to ema within the established timeframe, the client will be considered unable to continue with assessment and accreditation process, which shall come to an end. Designated responsible person shall inform the inspection body’s authorized representative thorough SAEMA within the next 3 working days, about termination of the assessment and accreditation process. If applicant is still interested, process shall start all over again from submission of application form. Timeframe extensions for submission of corrective actions plan shall not be granted.

9.7. Applicant must submit corrective actions plan through SAEMA so that they are reviewed by the

assessment team. 9.8 Lead Assessor or Lead Technician will have 10 working days (upon receipt of client’s

documentation) to send to ema the review of corrective actions from documentary assessment report.

9.9 If during documentary assessment no non-conformities are identified, proceed with Chapter 10 of

this procedure. 9.10 Documentary assessment is carried out prior to t onsite assessment but is not required to issue a

specific report in the following cases: - Expansion of inspectors (only for some subjects, for instance: measuring instruments, commercial

information, vegetal sanity, etc.) - Expansion of branches - Updates on changes of address for trucking, pollutant emissions and measuring instruments

(taximeters) subjects.

9.11 Initial accreditation of inspection bodies’ applications, already accredited in some subjects, only the points described in annex 1 shall be assessed. This aims at expediting issuance of documentary assessment report.


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9.12 If a group of natural persons accredited in the same subject come together to create a legal person,

individual records and performance in previous assessments from each one of them will be considered to determine whether it is feasibility or not to carry out documentary assessment and to schedule onsite assessment in accordance with analysis performed by Inspection Bodies Management.

9.13 In the event of reassessment and renewal processes: 9.14 Documentary assessment will be carried out in conjunction with on-site assessment. An additional day

to perform it will be scheduled and it will invariably be carried out on the first day of assessment. 10. ONSITE ASSESSMENT LOGISTICS COORDINATION 10.1. Preparation of onsite assessment is the fourth stage of the assessment and accreditation process. It

consists on coordinating and notifying the applicant and Assessment Team -through SAEMA- about date of onsite assessment for their acceptance, as well as the payment methods and assessment team member’s allowances.

10.2. Timeframe set for carrying out this stage of the assessment and accreditation process a is

maximum of 12 working days (7 days for ema and 5 working days for the client) upon submission date of plan or report on review of documentary corrective actions, or the result of zero non-conformities of documentary assessment.

10.3. Applicant must be notified through SAEMA about date of onsite assessment with at least 7 working

days in advance. Completion date of assessment must be coordinated by common agreement between the applicant and ema. If onsite assessment is not carried out within a timeframe not exceeding 90 calendar days upon receipt of documentary assessment results notice, the client will be considered unable to continue with assessment and accreditation process, which shall be terminated. For initial accreditations, extensions or updates, if the inspection body has failed to pay assessment team fees by documentary assessment stage, onsite visit shall not be scheduled.

For onsite assessments of initial accreditation, surveillance, extension, update, renewal or reassessment processes, the appointed person shall notify the inspection body about costs that the assessed party must pay by the day of onsite assessment at the latest. For surveillance assessments, renewals or reassessments. . If inspection body fails to pay the corresponding invoice, suspension of accreditation process will begin in accordance with provisions of article 75 section IV of the Federal law on metrology and standardization regulations.

10.4. Applicant must confirm through SAEMA acceptance of assessment date, within the next 5 working

days after being notified by the body. Failure to confirm date of onsite assessment within the established period shall be deemed to have been accepted.

10.5 In case the applicant changes or cancels onsite assessment date already scheduled, notified or

confirmed by applicant, this shall be notified in writing to the body no later than 5 working days in advance of onsite assessment. In case ema cancels a scheduled onsite assessment, reasons for its withdrawal shall be described and onsite assessment shall be reschedule as soon as possible

Note 1: If the client cancels or postpones assessment less than 5 working days prior to its performance, an additional payment of 50% of assessment team fees shall be considered. If ema


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cancels or postpones onsite assessment within the same period, additional payment of 50% of assessment team fees charges will not be charged.

Once payment is made, reschedule will proceed, bearing in mind it will have to wait until other assessments submitted before the date of withdrawal have been served. The client will have only one opportunity to reschedule onsite assessment dates, which should not exceed 20 working days after the first assessment date agreed, otherwise the client will be considered unable to continue with assessment and accreditation process, which shall come to an end.

10.6. Lead assessor must record in SAEMA the corresponding assessment plan, 2 working days prior to onsite assessment for its approval.

10.7. Assessment team may look up in SAEMA information from previous assessments and other relevant

information from the inspection body to be assessed. 11 ONSITE ASSESSMENT 11.1. The onsite assessment is the fifth stage of the assessment and accreditation process. This stage

involves assessing on applicant’s premises its quality, technical and operating system of the organization or individual assessed, in order to verify compliance with requirements established in standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 and with technical documents used in the applicant’s quality system and the corresponding assessment criteria. On the other hand the live witnessing process will be performed, when applicable and depending on the subject assessed, on the inspection body’s personnel as indicated in current MP-HE002 procedure, or in guidance for application of standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 for applicable accreditation programmes. In order to comply with the above, applicant shall be informed about the need to carry out the necessary actions to conduct the live witnessing process.

11.2 Assessment visit will be conducted in compliance with current procedure MP-CP026, “Assessment

(Initial, Follow-up, Surveillance, Extension, Update, Renewal and Reassessment)”. 11.3 Timeframe to carry out this stage of the assessment and accreditation process is set according to

complexity of the scope of assessment. Usually, the assessment onsite may take 1-5 business days, however there may be situations that require more time. In these cases the entidad mexicana de

acreditación, a.c., must coordinate the length of assessment with the client and the assessment team.

Note 1.-In the event that the inspection body has branch offices, onsite assessment will take place in

all branches (in these cases, dates of assessment may be set in different days/weeks) for the first time. In the case of surveillance visits, the entidad mexicana de acreditación,

a.c.., may determine a representative amount of branch offices.

11.4 Assessment visit is conducted based either on the application form submitted to ema by the inspection body, on the corrective actions plan or on corrective actions carried out, if applicable. Any modifications to the scope of the initial accreditation that has not been notified in writing and submitted by the applicant in SAEMA and without the corresponding payment, will not be considered. Assessment team does not have the authority to change the scope of the accreditation application form.

11.5 In case a modification to original scope of accreditation is required, the client shall notify ema in

writing about it (on letterhead and signed by the authorized representative) at least 10 working days before scheduled date for on-site assessment.


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11.6 If those changes require modifying integration of assessment team (previously designated) this requirement will be analysed by Inspection Bodies Management, who will determine the course to follow, according to the scope modified, availability and capacity of assessment team.

11.7 If those changes do not require modifying integration of assessment team (previously designated) this requirement will be accepted and this procedure may then continue with subsection 10.5.

11.8 Assessment team is not authorized to change the scope of accreditation application form without

prior notice from Inspection Bodies Management. 11.9 For initial accreditation requests, in addition to the onsite assessment, witnessing process shall be

conducted in accordance with current procedure MP-HE002 "Assessment of Technical competence of Inspectors" or based on documents applicable to subjects. For inspection bodies already accredited, witnessing assessment shall be conducted within a timeframe not exceeding 4 years for reassessments and 2 years for renewals.

11.10 On the date agreed with the inspection body, the designated Assessment Team will perform onsite assessment to facilities described in the application for accreditation. Assessment Team will not perform onsite assessment if address where inspection body is located is different from the one stated in the application for accreditation and on designation of assessment team notice.

11.11 If there are non-conformities, timeframe for submission of corrective actions with evidence, according

to the type of service performed is described at the end of the assessment report. Timeframe established for submission of corrective actions is as follows:

Type of service Calendar days Initial accreditation 45 Reassessment, renewals, extension, update, surveillance

30

Monitoring and extraordinary assessment, Follow-up for complaints or claims.

15

11.12 The inspection body may reply to non-conformities identified during the visit, provided corrective

actions are presented (not just corrections) complying with corrective actions procedure. These corrective actions may be reviewed by assessment team if there is available time to review them. If not enough time is available, corrective actions will be reviewed according to the stage Review of corrective actions described in this procedure.

11.13 The day after submission of corrective actions will begin the Review of corrective actions stage.

Once Review of corrective action report is issued Accreditation decision stage begins.

11.14 If corrective actions are not submitted within timeframe set out in subsection 11.11 for reassessment, renewal, surveillance, follow-up or monitoring assessments, ema will then begin suspension of accreditation process in accordance with subsection 5.3.1.1.3 of procedure MP-CP031.

11.15 On-site assessment might be suspended in case any of the scenarios described in current procedure

MP-CP026 occur.

11.16 Report derived from onsite assessment or follow-up will be analysed by ema through the Inspection Bodies Management, the Commission for the Suspension and withdrawal of accreditation or their


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collegiate bodies (committees, subcommittees or CTO). Modifications proposed by the body or the collegiate bodies may be presented. These modifications will be informed to the inspection body. Assessment Committee will decide on the accreditation. If there are changes to classification of findings derived from the review of assessment reports, ema’s appointed person will inform the inspection body’s authorized representative through SAEMA within 5 working days, so that the assessed party presents arguments accordingly.

11.17 Participation of advisors, consultants, external auditors, or any advice figure will not be allowed during assessment performed by ema’s Assessment Team. Such individuals may only be observing the process but not participating in it.

11.18 For initial accreditation, expansion of inspectors or reassessments, technical staff must be present, i.e. technical managers and their substitutes for legal persons and accredited inspectors or proposed to be accredited. For surveillance or follow-up assessments, at least a technical manager or substitute technical manager must be present. The latter in case of legal person and required accredited inspecting staff in case a witnessing process is conducted.

11.19 If no non-conformities are raised during this stage of the assessment process, ema shall apply the corresponding refund in accordance with the current MA-BA006 policy.

12 REVIEW OF CORRECTIVE ACTIONS 12.1 This is the seventh stage of the assessment and accreditation process. This stage occurs when: 12.2 A negative decision is made with timeframes granted for closing non-conformities, and these are

reviewed in the second or third submission; 12.3 Follow-up can be performed through a documentary, onsite or a remote assessment according to the

Management analysis.

Review of documentary corrective actions is carried out for the first, second or third time. Timeframe to carry out this stage of the assessment and accreditation process is a maximum of 15 working days upon submission of inspection body’s corrective actions in SAEMA.

12.4 Applicant must record in SAEMA (http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login) corrective

actions for their review, whether for the first, second or third time, within timeframe set in the accreditation decision by the Assessment Committee. Inspection body must attach proof of payment for the follow-up assessment to be carried out, in accordance with current price list applicable to the assessment and accreditation process, available on ema’s web page. Review of corrective actions will not be carried out if the inspection body does not submit corrective actions along with proper evidence in SAEMA, nor if proper payment is not made. Such payment shall be sent to ema’s appointed person.

12.5 When reviewing corrective actions onsite, whether for the first, second or third time, timeframe to carry out this stage of the assessment and accreditation process is 15 working days upon submission of corrective actions by the inspection body in SAEMA (http://200.57.73.234/saema/UsuarioSession/Login), as well as the corresponding payment, in accordance with current price list applicable to assessment and accreditation process, available on ema’s webpage. Review of corrective actions will not be carried out if the inspection body does not submit corrective actions in SAEMA, nor if proper payment is not made. Such payment shall be sent to ema’s appointed person.




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12.6 Review of corrective actions will be preferably performed by the same Assessment Team that participated in onsite assessment. If corrective actions are reviewed and analysed by a different assessment team, ema’s appointed person shall notify proposed assessment team for its acceptance, prior to the review of those actions, within the next 3 working days upon submission of corrective actions in SAEMA,

12.7 If deadline for closing non-conformities has elapsed or the result of the third review of corrective

actions indicates that non-conformities were not fully closed, assessment and accreditation process is concluded and accreditation, extension or update is not granted. For reassessment or surveillance processes, suspension of the accreditation process may proceed.

12.8 If the result of review of corrective actions indicates that non-conformities are fully addressed, accreditation, extension or update is granted. For reassessment, surveillance visits or follow-up, accreditation is maintained.

12.9 If the result of review of corrective actions suggests that non-conformities are partially addressed, accreditation, extension or upgrade can be partially granted.

12.10 Once report on review of corrective actions is issued, Inspection bodies’ management shall submit it

to the collegiate bodies for its first or second accreditation decision, as described in Chapter 13. 13 ACCREDITATION DECISION 13.1. Accreditation decision is considered the sixth stage of the assessment and accreditation process.

This stage consists in presenting the assessment report to the corresponding assessment Subcommittee, Commission on Technical Opinion or the Assessment Committee that will make the decision of assessment performed for its analysis and recommendation on its decision. Assessment reports for surveillance, monitoring, reassessment, update or follow-up will be analysed by inspection body’s management personnel. If reasons for a possible suspension or withdrawal of accreditation are identified as a result of the report analysis, these shall be submitted to the Commission for the Suspension and withdrawal of accreditation in accordance with reasons for suspension and withdrawal set by the Assessment Committee for inspection bodies, published on ema’s webpage www.ema.org.mx

Accreditation decision is carried out in accordance with current procedures MP-CP031, MP-CP032 or MP-CP033.

13.2 Timeframe set for carrying out this stage of the assessment and accreditation process is a maximum

of 30 working days upon date of onsite assessment performance (this includes first review of corrective actions). If during review of assessment reports deviations which could lead to a withdrawal of the accreditation process are detected, such report will be analysed through a Subcommittee, a Commission on technical opinion, Commission for suspension or withdrawal of accreditation or the Assessment Committee for inspection bodies. This process will be initiated regardless of whether inspection body submitted corrective actions or addressed non-conformities.

13.3 The assessed party may not participate in any meeting where its case will be decided. 13.4 Initial accreditation, reassessment, extension or update cannot be granted until all non-conformities

identified during assessment have been closed, and verified, if applicable.

13.5 Date of accreditation document cannot be earlier than the date non-conformities were closed, and nor prior to date of accreditation decision made by the Assessment Committee or Technical Opinion Commission.


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13.6 Accreditation granted by ema will be indefinite. Such accreditation based on this procedure is

considered valid provided the Inspection Body continues to comply with requirements set out by ema. Accreditation is subject to surveillance, reassessment, renewal, follow-up or monitoring processes established in this procedure.

13.7 ema will grant accreditation with the same agency’s approval valid date (only applicable to those

programmes where agency has an approval valid date). 13.8 entidad mexicana de accreditation, a. c.’ symbol is subject to a procedure. In order to use this

symbol or inspection body combined MRA mark, applicant shall send a letter to the Inspection bodies management’ personnel for them to follow up in accordance with ema’s current procedure MP-BE003 “Utilization of accreditation symbol”

13.9 Once accredited, the inspection body shall meet "Commitments of accredited inspection bodies",

stated in the Contract for provision of accreditation services for inspection bodies. 13.10 ema will separately serve the different procedures resulting from a single assessment, and will also

reply separately to each procedure. 14. FOLLOW-UP ON COMPLAINTS, CLAIMS, ALLEGATIONS OR INSPECTION BODY

PERFORMANCE 14.1. Complaints 14.1.1 This stage applies when complaints, claims or allegations on performance of the accredited

inspection body are received by ema, and it should follow as established in current MP-BP004 chapter 13.

14.1.2 If the complainant does not agree with the Inspection Body answer, the management will ask the

complainant and the Inspection Body for additional information related to the compliant and ema

perform the analysis to determine that the complaint is pertinent. 14.1.3 If the result of such analysis is against the performance of the Inspection Body, ema will proceed

according to the current operating instruction MP-TS068. 14.1.4 The result of the pertinent analysis will be informed to all parts involved.

14.2 Claims 14.2.1 This kind of follow up applies when the entity receive claims regarding to the performance of an

accredited inspection body, and should be as established in current MP-BP004 chapter 14. 14.2.2 The entity proceed as established in the current operation instruction MP-TS068. 14.2.3 The result of the legality analysis will be informed to all the parts involved.

15. EXTRAORDINARY ASSESMENT

15.1 These assessment are made when the results of complaints, claims, changes and other facts that can affect the performance of the conformity evaluation body to accomplish or maintain the accreditation requirements, which by noticed before made and will be program when:


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- Is necessary to probe that there are changes not reported en the Inspection Body. - After solving a suspension process, in the cases that the time of suspension has been for a year

or more. - The evaluation committee needs to verify the implementation of any corrective action in an

anticipated way. - By a request of a Government Agency - Others that the entity states as a result of compliant, claims, former visits, monitoring, among

others. 15.2 The management will program follow up assessments to verify those situations, it can be documental

or onsite, according to the complex of the situation, the client will be notified with no more than 5 working days before the date of the assessment.

15.3 If the inspection body does not allowed to perform the assessment, a suspension process will be

initiated according to the Regulation of the Federal Law on Metrology and Standardization article 75 fracc. II.

15.4 The inspection body must cover all the expenses and fees of the evaluation team. 15.5 In this stage it will proceed according to de requirements of corrective action review and decision

making according to the present procedure. 16 SURVEILLANCE ASSESSMENT 16.1. Surveillance assessment consists in performing an onsite assessment or that established in current

operation instruction MP-TS110 of the accredited inspection body to verify compliance with requirements and conditions that resulted in the granted accreditation. The client must upload trough SAEMA, 10 working days before the assessment date as follows:

16.2 For inspection bodies that have been accredited for the first time, surveillance assessment will be

performed onsite and no later than 12 months upon date of accreditation. For these inspection bodies, the following surveillance visits shall be conducted annually (every twelve months), either two months before or two months after the date of the last onsite assessment.

16.3 For inspection bodies that have been granted maintain accreditation for an accreditation cycle, the

surveillance visits shall be conducted after twelve months according to the date of decision making of the last reassessment, either two months before or two months after the date of the last onsite assessment. (See transitory)

16.4 If inspection body has granted another accreditation in other areas al Laboratories, Certification

Bodies, etc. the assessment can be made altogether, so the inspection body should inform their interest to the area responsible and this is going to made according with the current procedure MP-TS085. For surveillance assessment and reassessment with initial accreditation of the same conformity evaluation body but in different subjects, all visits may be scheduled provided they do not exceed 15 months from the date of the last surveillance or reassessment.

16.5 If the inspection body has granted another accreditation with other Accreditation Bodies and ask for

altogether assessments, they could be made in different dates only if all the dates are within the same calendar year.

16.6 For surveillance assessment and reassessment with initial accreditation of the same inspection body

but in different subjects, it could be scheduled all the visits only if they don´t exceed 15 months after the las surveillance assessment or reassessment.


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16.7 For inspection bodies complying with requirements to be considered as a client with mature management system, surveillance assessments will be carried out in accordance with current instruction of operation of MP-TS089 "Support services for clients with mature management systems”. In order to be considered as a client with mature management system, appropriate requirements must be submitted the month prior to visit.

16.8. For conduction of surveillance assessments, follow chapters 8, 10, 11, 12 and 13 of this procedure,

where applicable. 16.9 Surveillance assessment may include, but is not limited, to the following activities:

- Follow-up on implementation of corrective actions to close non-conformities identified during

the last onsite assessment. - Assessment of records on: complaints, internal audits and quality system review. - Assessment of other requirements set in current standard NMX-EC-17020 and assessment criteria. - Assessment of results of proficiency testing (where applicable). - Assessment of correct reference to accredited status. - Assessment of the correct use of ema’s symbol -Witnessing of the inspection body‘s personnel when applicable (see document MP-HE002

current). - Valid liability insurance. - Risks to impartiality records. -

16.10 The inspection body will be informed about surveillance visit and inquiry on payment decision for

allowances of assessment team at least 4 months in advance. The inspection body must provide requested date and information on the number of services provided in order to schedule visit accordingly.

16.11. Once the date of surveillance is agreed or assigned, the appointed person must notify the client

about it through SAEMA and send proper quotation for this service, at least 7 working days prior to assessment date. Service must be paid by the day of onsite surveillance.

16.12 Surveillance visit may be rescheduled only once at client’s request and not exceeding 20 working

days after scheduled date, provided it is scheduled within 12 months period described in paragraph 15.2, If the client rejects a scheduled surveillance visit for the second time, the inspection body shall be subject to provisions of article 75 fraction II of the FLMS regulations.

16.13 Surveillance visit may only be rescheduled in the event that inspection body has submitted an initial

accreditation process on other subject, so that assessment visit on the new subject may be utilized to carry out surveillance assessment. This shall not exceed 15 months from the date of the initial accreditation and shall not exceed 18 months, taking as reference date of the last onsite assessment for accredited inspection bodies applying for accreditation on a new subject.

16.14 ema may conduct remote or online assessments for some services, such as: assessment of

technical manager or its substitute or surveillance assessment. For this purpose, refer to current procedure MP-TS110.

16.15 Assesments with different assessment technique. 16.15.1 The inspection body can ask for a surveillance assessment through remote assessments, document

review, witnessing of the conformity evaluation activities (this technic will apply when the entity


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determines so and communicate to the inspection body, according to his historical behaviour and performance) as established in current MP-TS110 an Annex 2 of the present procedure.

16.15.2 This technics apply only in two times during the accreditation cycle and could not be consecutive. La

Entity must ensure that the onsite assessment must be done in a period no more than two years considering the decision-making date for granting accreditation or reassessment.

16.15.3. The program date should be in the same dates that have been considered initially and considering

the established period for reprograming. 16.15.4. In order to comply this technic, the inspection body should formally request by a written letter in

letterhead, due to the management with at least 20 working days before de assigned date for the onsite assessment, the ema personnel must answer and proceed with the requirement in 5 working days if the application is accepted or not, in the case that is not accepted it will proceed as established en chapter 16.

16.15.5. If the request is accepted, the inspection body should upload the information and the records

described in current procedure MP-TS110 and Annex 2 of the present procedure en no more than 10 working days after that the inspection body gets the notice of acceptance of the entity, The information is not constraining, in the case that the assessment group needs more information, it should be presented.

16.15.6 In the case that the inspection body does not upload the information requested in the lapse of time, it

would be proceed as established in assessment and accreditation procedure. 16.15.7 According to the information presented by the inspection body, the lead assessor should indicate the

assessment plan and the evidence and the recording needed to assess, according to Annex A or current MP-TS110, This records should be available at the moment of the assessment, if the inspection body does not have then, the assessment should be suspended and rescheduled in an ordinary way.

16.15.8 En case of network failures or another situation that cannot allowed to continue with the assessment,

including witnessing or the inspection, the entity will suspend the assessment and analyse the situation in order to reschedule the assessment, and the lead assessor should make an assessment report describing the situation.

17 MONITORING VISIT OF INSPECTION BODY’S PERFORMANCE

17.1 The monitoring visits will be conducted according to current operation instruction MP-TS068, with the

objective to assess conditions under which the accreditation was granted. 17.2- The results of the monitoring visit of the inspection body’s performance will be submitted to collegiate

bodies according to Chapter 13 of this procedure. 17.3 In the case that the client rejects the monitoring visit, the assessment team must write an

assessment report y establish the non-conformity related to article 75 fracc. II. As a part of the follow up of the first monitoring report, the entity should program an extraordinary assessment.

17.4 If the visit could not be performed because of causes prorogued by the inspection body, the

assessment team will make an assessment report and deliver a copy, as it is possible, o in the case send it by established communications means in the contract.

17.5 Even though the client present corrective actions, what it is indicated en 13.1.4 of the present document.


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18 ACCREDITATION REASSESSMENT AND RENEWAL 18.1 This process consists in carrying out the whole assessment process again (onsite and documentary

assessment) to ensure compliance with requirements that resulted in the accreditation. 18.2 The reassessment process shall be performed before the four-year cycle is completed, from the

decision of the accreditation or maintenance of the accreditation through the reassessment, can be performed in the period of two months before or two months after having obtained or maintained the accreditation. (See transitory)

18.3 Onsite and documentary assessment will be performed simultaneously within scheduled dates. First

day of assessment is devoted to documentary assessment; this does not prevent review of records of system implementations and the required days to cover the scope of accreditation.

18.4 The client will be notified about reassessment at least 20 days prior to onsite assessment date. The

client shall submit current issues of the following documents (first stage of reassessment process): a) Management System that accomplish with the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-2014

and the Application Guide as appropriate. b) Documents master list describing changes made since last visit date. c) Updated list of equipment inventory and calibration reports. d) Updated list of the accredited inspectors, e) Record of management review according to the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-2014

and the Application Guide as appropriate, f) Record of the Internal Audit review according to the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-

2014 and the Application Guide as appropriate g) Inspection procedures. h) During onsite assessment, lead assessor will request the document “Fiscal obligations

compliance opinion” and proof of registration of employees to IMSS (Mexican Social Security Institute) and INFONAVIT.

i) Evidence of Insurance or reserves to cover liabilities arising from its operations.

18.5 It is possible to conduct a follow-up visit to pending procedures in conjunction with a reassessment visit. For this purpose a further day for assessment shall be considered. However, if the Committee or Technical Opinion Commission considers there is a nonconformity open, its closure will be required to maintain the accreditation.

18.6 In case of not entering the required documentation within the indicated period (10 working days prior

to scheduled date), it is considered that the client does not wish to receive the reassessment visit, will be applied as described in the following point.

18.7 If for reasons imputable to the client it is not possible to continue with reassessment process, it will

be considered that the inspection body is obstructing ema’s verification functions, and suspension of accreditation process shall proceed, in accordance with provision of article 75 Fraction II or 76 fraction IV from regulations of LFMN. Suspension will last until reassessment visit is carried out.

18.8 Accreditation reassessment will proceed in accordance with chapters 8 to 13 of this procedure (in the

points that apply). 18.9 Reassessment visit may be rescheduled only once at client’s request and within a timeframe not

exceeding 20 working days after scheduled date. It shall be requested to the body in writing, describing its reasons and a new date proposed. If the client rejects a scheduled visit for a second time, subsection 18.7 will apply.


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18.10 Visits for renewal of accreditation shall be conducted at least one month before the accreditation or the

approval expires, otherwise the inspection body shall request accreditation of the procedures concerned as a new accreditation or extending of accreditation, if it has a valid accreditation.

18.11 The renewal of the accreditation continues according to what is described in chapters 8 to 13 of this procedure (in the points that apply).

18.12 If a CAB has accreditation with other Accreditation Bodies and requests joint evaluation, it can be

done at different times as long as they are within the calendar year.

19 EXTENSION AND/OR UPDATE OF ACCREDITATION 19.1. Extension. 19.1.1. This stage of the assessment and accreditation process consists of a documentary or onsite

assessment to assess the requested extension. 19.1.2. The applicant must register its application in SAEMA and make the corresponding payment of the

requested service. 19.1.3. The extension is possible in the following cases:

a) Extension of inspection standards; See Note 1 b) Extension to scope of accredited inspection measurements; c) Expansion of personnel; see note 2 d) Expansion of branch offices. Note 1. When the accredited inspection body requests the accreditation of other inspection areas,

the initial accreditation procedure must be followed. Note 2.When the accredited inspection body or in the process to be accredited, requests the

extension of inspectors, stages 6 and 13 will apply depending on the subject. If the subject requesting an expansion of personnel does not require a documentary assessment, an on-site assessment can be scheduled and the corresponding profile documentation be assessed, as well as the technical competence.

19.1.4 The extension assessment can be carried out documentary or onsite. If the extension is done onsite,

it can be carried out along with the monitoring assessment or reassessment, if ema deems appropriate and provided all the required documents have been submitted through SAEMA It is recommended the application form is submitted 1 month prior to renewal, surveillance or reassessment. For extensions requested out of the established timeframe and of interest to the Inspection Body to be served along with reassessment, follow-up or surveillance visit, the inspection Bodies Management in conjunction with the designated assessment team will perform an analysis to decide whether to serve such extension application considering the scope to be assessed, size of assessment team, assessment days and Inspection Body’s location, proceeds or not.

All assessments can be carried out jointly with the intention of achieving objectives and reducing the costs of the inspection body.

19.1.5. To carry out the extension process Chapter 6 to chapter 13 of this procedure shall be followed. 19.1.6. The Inspection Bodies’ Management will determine if the extension assessment may be documentary

or will require onsite assessment at the inspection body’s facilities.


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19.2 Extension of scope through remote evaluations 19.2.1 The CAB may request an update through remote assessments, according to established in the of the

current MP-TS110 and Annex 2 of the present procedure.

For extension in conjunction with surveillance: 19.2.2 In order to have access, the CAB must submit their request in writing in a free form on a letterhead

addressed to the Management at least 20 working days prior to the date assigned for the remote assessment of the update process, the staff of the entity will have 5 working days to respond if this request is accepted or not, if it is rejected, the on-site assessment will be performed.

19.2.3 If the application is accepted, the CAB must enter the update request in SAEMA and was

established in Annex 2 of present procedure, within a period of no more than 10 working days from the time the CAB receives the notification of acceptance by the entity, it should be mentioned that the information is not limitative, in case the assessment Group requires more information, it must present it.

19.2.4 In case that the CAB does not enter the requested documentation within the established period, the

on-site assessment will be performed. 19.2.5 Based on the information provided by the CAB, the lead assessor will indicate in the assessment

plan the records to be evaluated according to Annex A of the current MP-TS110, these records must be available at the time the evaluation is performed, in case of not having them, the evaluation may be suspended and the evaluation will be scheduled in an ordinary manner.

19.2.6 In case of connection failures or when a situation arises in which the evaluation can’t continue,

including the testimony of the calibration or the test, the entity will suspend the assessment and analyse the situation in order to reprogram the assessment, to which the Lead assessor must issue the assessment report documenting the situation presented.

19.3 For extending that are not requested in conjunction with any other procedure. 19.3.1 In order to have access, the CAB must submit their request in writing in a free form on a letterhead

addressed to the Management at least 20 working days prior to the date assigned for the remote assessment of the update process, the staff of the entity will have 5 working days to respond if this request is accepted or not, if it is rejected, the on-site assessment will be performed.

19.3.2 If the application is accepted, the CAB must enter the update request in SAEMA and was

established in Annex 2 of present procedure, within a period of no more than 10 working days from the time the CAB receives the notification of acceptance by the entity, it should be mentioned that the information is not limitative, in case the assessment Group requires more information, it must present it.





including the testimony of the calibration or the test, the entity will suspend the assessment and


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analyse the situation in order to reprogram the assessment, to which the Lead assessor must issue the assessment report documenting the situation presented.

19.3.6 If CAB doesn’t end the extension process within 180 days, the process will be ended and the

inspection body should star the extension process again. 19.4 Update. 19.4.1. This stage of the assessment and accreditation process consists of a documentary or onsite

assessment to assess the requested update. 19.4.2. The applicant must register its application in SAEMA and make the corresponding payment of the

requested service. When an inspector is no longer working or there is a change in the authorized representative, payment is not required provided an onsite visit is not necessary. This must be registered in SAEMA.

19.4.3. Update of accreditation is possible in the following cases:

a) Update on the quality system (update of the standard under which the inspection body is assessed or update of its system);

b) Update on technical requirements (update of the standards or methodology that correspond to the scope of the granted accreditation);

c) Update on organizational requirements; d) Update on administrative requirements (including changes to inspection body’s legal status,

change in legal name, merger, change to facilities or change of address), for these cases current procedure MP-TS079 "Information to clients about requirements and established times for changes of ownership due to purchase or merger of companies, legal name and address”

19.4.4. Qualified personnel from the National Assessors Registry carries out a documentary assessment for

updates in its administrative, organizational, quality and technical requirements (form and not content updates). This activity has a duration of 5 working days to comply with item 18.2.2. Subsequently, the client receives the assessment report. Chapters 12 and 13 of this procedure shall be followed in this case. In case of staff not working anymore, it will not be necessary to make a documentary assessment report.

For inspection bodies with a technical manager and a technical substitute manager, the maximum timeframe to replace the technical manager, technical substitute manager or both, will be three months from the date they left the position. If it is detected that inspection body has not made the update in the established time, article 75, fraction III of the Regulations of the Federal Law on Metrology and Standardization will apply. In case a Technical Manager is discharged and its position replaced with a Technical Substitute Manager, discharging date will be considered as the starting count for the 3 months period to substitute the Technical Substitute Manager position. If it is detected that inspection body has not made the update in the established time, article 75, fraction III of the Regulations of the Federal Law on Metrology and Standardization will apply.

19.4.5. In the case of a technical background update, comply with Chapter 6 to chapter 13 of this procedure. 19.4.6. In the event a procedure for initial accreditation, extension and/or update is stopped (whether for not

complying with deadlines or requirements), it might be reactivated from the stage where it was originally stopped. This will proceed prior approval by the Management and payment for accreditation, extension and/or update services will be honoured for a one-year period. If a stage needs to be repeated, it will be carried out again upon payment of the corresponding fees.


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19.5 Updates in the technical part through remote evaluations 19.5.1 The CAB may request an update through remote assessments, according to established in the of the

current MP-TS110 19.5.2 For updates on the technical part in conjunction with surveillance: 19.5.3 In order to have access, the CAB must submit their request in writing in a free form on a letterhead

addressed to the Management at least 20 working days prior to the date assigned for the remote assessment of the update process, the staff of the entity will have 5 working days to respond if this request is accepted or not, if it is rejected, the on-site assessment will be performed

19.5.4 If the application is accepted, the CAB must enter the update request in SAEMA, within a period of

no more than 10 working days from the time the CAB receives the notification of acceptance by the entity, it should be mentioned that the information is not limitative, in case the assessment Group requires more information, it must present it.





including the testimony of the calibration or the test, the entity will suspend the assessment and analyse the situation in order to reprogram the assessment, to which the Lead assessor must issue the assessment report documenting the situation presented.

19.6 For updates due to changes in the administrative part 19.6.1 CAB must enter the letterhead requesting the corresponding update and the Management reviews if

this scope does not affect the operation of the CAB; in case of not affecting, the responsible Engineer turns the decision to the management for the issuance of his recommendation; in case of affecting the operation of the CAB, the following will be followed:

19.6.2 The designated assessment team issues a documentary assessment report. The Inspection Body’s

Management determines, based on this report, whether onsite assessment is required or this report suffices to guarantee that CAB’s technical capacity is not reduced. If update is performed in conjunction with surveillance or reassessment, this point is not applied.

19.6.3 For changes of legal status (changes to legal name, ownership, mergers, etc.) and changes to

facilities or change of address, instruction of operation from current procedure MP-TS079 shall be followed, if the feasibility of performed this update through any evaluation technique is determined, the current MP-TS110 must be followed.

19.6.4 If a documentary assessment is required chapters 6 through 13 of this procedure shall be followed.

In this case, internal personnel of the entity qualified in National Assessors Registry are designated. 19.6.5 If onsite assessment is required chapters 6 to 13 of this procedure shall be followed. 19.6.6 If the CAB does not complete the update process within 60 days, a suspension process must begin

in the accredited scope involved.


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20. SUSPENSION OF ACCREDITATION 20.1. Suspension is based on procedure MP-CP033 "Integration and operation of the Commission for the

Suspension and withdrawal of the accreditation".

20.2. In the surveillance and reassessment visits subsequent to a total suspension of the accreditation, the

assessment group must verify that the CAB has informed its clients affected about the suspension and the consequences associated without an unjustified delay as well as not having issued results of conformity assessment referring to accreditation.

20.3 For CABs whose total suspension extends for a period equal to or greater than one year, the next

assessment visit will be made within a period no longer than 6 months from the date on which the total suspension is withdrawn. This assessment will correspond to an on-site surveillance at 100% of the scope.

21. REDUCING OF SCOPE OF ACCREDITATION 21.1 Reducing of accreditation implies withdrawing part of the accreditation scope, thus the accredited

CAB shall not issue documents or perform activities referring to ema’s accredited status within the scope reduced, so that upon Reducing of accreditation date, the CAB lose the capability to perform any activity, no matter reason or circumstance, making any reference to its accreditation status, whether tacitly or implied terms.

21.2 The client may apply for Reducing of accreditation at its request. For this purpose, the client shall

inform in writing, its reasons and the scope to be reduced through SAEMA. After this, a reference number shall be assigned and later the indicated in chapter 13 of this procedure shall be followed.

21.3 ema will provide an updated Technical Annex considering Reducing of scope of accreditation. 22 WITHDRAWAL OF ACCREDITATION 22.1. Withdrawal of accreditation is based on procedure MP-CP033 "Integration and operation of the

Commission for the Suspension and withdrawal of the accreditation". 22.2 In case of partial cancellations of the accreditation or the CAB initiating an accreditation process

again, the assessment group must verify that the CAB has informed its affected clients about the cancellation and the associated consequences without an unjustified delay, as well as not having issued conformity assessment results with reference to accreditation.

22.3 For purposes of the withdrawal of accreditation, what is established the contract of accreditation

services for inspection bodies FOR-UV-030 inforce shall be apply. 22.4 If it is the total withdrawal of the accreditation, the client must return to the entity the accreditation

certificate and all the technical annexes within a maximum period of 10 working days from the notification.

22.5 If the cancellation of the accreditation is partial or total, the CAB will not be able to use the

accreditation symbol, nor the ILAC MRA brand in the program and scope involved.


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23 FOLLOW-UP ON UNSATISFACTORY PROFICIENCY TESTING RESULTS

23.1. This stage applies when the body has knowledge that an accredited inspection body has obtained

unsatisfactory results on proficiency testing. According to assessment criteria, an onsite visit to confirm the effectiveness of corrective actions implemented by the inspection body to solve the problem is required.

23.2 When the accreditation body receives unsatisfactory results of an inspection body’s participation in

proficiency testing, the accreditation body will formally request the inspection body to submit a corrective actions program, including an analysis of the causes of the problem, within a timeframe no longer than 20 working days upon knowing the results.

23.3. Subsequently the inspection body must send objective evidence of the effectiveness of the corrective

actions undertaken to solve the problem no later than 60 working days (including the first period of 20 working days).

23.4. Once the accreditation body receives the corrective actions program it is submitted to the

corresponding assessment subcommittee. The subcommittee determines if the verification of the corrective actions’ effectiveness is carried out during the 60 working days timeframe through a follow-up onsite visit, or during the next surveillance visit. This decision will be submitted to the Assessment Committee for its approval.

23.5 If an onsite visit is carried out at the end of the 60 days’ timeframe, provisions of chapters 10 and 11

of this procedure shall apply. 23.6. The results of the follow-up visit will be submitted to the corresponding collegiate bodies at the stage

of the accreditation decision according to chapter 12 of this procedure. 23.7 If the inspection body does not submit the requirements specified in items 21.2 and 21.3 of this

procedure, the accreditation body shall suspend the accreditation in the corresponding scope.

24 SIMULATED USER PROGRAM

24.1 Verification program in which ema, simulates to be a user, verifies that conformity assessment

services provided by inspection bodies are carried out in strict compliance with legal and contractual rules governing their actions within the scope of their accreditation.

24.2 The simulated user program may be applied to an accredited inspection body, or a group of them,

randomly or as a result of complaints, allegations or claims sent to ema by conformity assessment service users.

24.3. The inspection activities covered by the simulated user program are subject to the following

procedure:

24.3.1 In coordination with a third user, ema simulates to be a user and requests the conformity assessment services within the inspection body’s scope of accreditation.

24.3.2 In coordination with a third user, one or more of ema’s assessors simulating to be a user, will

witness onsite the inspection body’s conformity assessment service.

24.3.3 Once service has been provided and the inspection body has left the premises, ema’s assessor(s) proceed to issue a detailed report on the development of the service.


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24.3.4. The report is immediately signed by the assessor(s) and by the third party user. Lack of signature of the latter does not affect validity of the report.

24.3.5 Other type of evidence may be included in the report, such as: photographs, third party testimonials,

documents, video, and any other supporting elements. 24.3.6 The report, along with any evidence, will be sent to the Subcommittee, the corresponding

Committee or ema’s Commission for Suspension and Withdrawal of Accreditation for its analysis and decision.

24.3.7 If the outcome of analysis and decision show evidence that the inspection body acted against

conformity assessment bodies’ laws, regulations and contractual provisions, the Commission for Suspension and Withdrawal of Accreditation shall make a decision, either suggesting the suspension or withdrawal of the inspection body’s accreditation based on procedure MP-CP033-"Integration and operation of the Commission for Suspension and Withdrawal of Accreditation” (current).

24.3.8 If the inspection body is not satisfied with the decision of the Commission for Suspension and

Withdrawal of Accreditation, it may follow ema’s appeal and complaint procedures, or file a claim in accordance with article 122 of the Federal Law on Metrology and Standardization.

25 APPROVAL 25.1 The accreditation process is independent of the approval process, for which the CAB interested in

obtaining approval must request it from the competent agency.

25.2 For some accreditation programs, the designated technical experts may be part of an agency and being registered in the National Assessors Registry, however, their actions will be in accordance with the corresponding procedures of the entity.

26 TRANSITORY 26.1 The entity shall notify in the last trimester of the year the tentative date to carry out the surveillance

or reassessment evaluation for the following year, which may be adjusted to the date of the last assessment carried out.

IDENTIFICATION OF CHANGES SUBSECTION PAGE CHANGE (S)

All All

The drafting was modified in a general way throughout the document and

the activities to be carried out corresponding to the evaluation techniques

were included

All All

New chapters, extraordinary assessments, definitions according to ISO / IEC

17011 were included

All All The types of follow-ups were modified

Observations:


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Annex 1

Requirements of standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 to be assessed in applications for initial accreditation of inspection bodies accredited in another subject.

Requirement of standard NMX-EC-17020-IMNC-2014 to be reviewed during documentary assessment.

5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 4.1.2 4.1.6 5.2.6 5.2.7 6.1.1 6.1.2 6.1.6 6.1.10

6.2 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.14 7.1.1 7.1.2 7.1.8 7.2.2 7.3.1 7.4.1 7.4.4 7.4.2 6.3.1 6.3.2 6.3.4


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ANNEX 2 (Specific requirements for the process of Assessment Technics)

1. Surveillance through remote assessments a. Management System that accomplish with the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-2014

and the Application Guide as appropriate. b. Documents master list describing changes made since last visit date. c. Updated list of equipment inventory and calibration reports. d. Updated list of the accredited inspectors, e. Updated list of the inspections performed (including consecutive folio, identification of the

standard evaluated or inspection procedure according to the accreditation scope) f. Record of management review according to the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-2014

and the Application Guide as appropriate, g. Record of the Internal Audit review according to the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-

2014 and the Application Guide as appropriate h. Inspection procedures. i. During onsite assessment, lead assessor will request the document “Fiscal obligations


j. Evidence of Insurance or reserves to cover liabilities arising from its operations. k. Records of supervision in field or theoretical. l. Records of risks to its impartiality and how it eliminates or minimizes such risk.

2. Surveillance (through documentary assessment) 2.1 The inspection body must upload the following by SAEMA:

a. Management System that accomplish with the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-2014 and the Application Guide as appropriate.

b. Documents master list describing changes made since last visit date. c. Updated list of equipment inventory and calibration reports. d. Updated list of the accredited inspectors, e. Record of management review according to the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-2014

and the Application Guide as appropriate, f. Record of the Internal Audit review according to the requirements of NMX-EC-17020-IMNC-

2014 and the Application Guide as appropriate g. Inspection procedures. h. During onsite assessment, lead assessor will request the document “Fiscal obligations


i. Evidence of Insurance or reserves to cover liabilities arising from its operations. j. Records of field or theoretical supervision. k. Records of risks to its impartiality and how it eliminates or minimizes such risk. l. Records of application of requirements of 5.2.2 of current standard NMX-EC-17020-IMNC-

2014 and the correspondent application guide.

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