MANUAL DE CALIDAD INSTITUTO COLOMBIANO DE … · del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y...

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MANUAL DE CALIDAD

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MANUAL DE CALIDAD

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y

ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR

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MANUAL DE CALIDAD

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 4

3. DEFINICIONES .................................................................................................................................... 4

4. NORMATIVIDAD .................................................................................................................................. 5

5. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................................................ 6

5.1 DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD ............................................................................................................. 6

5.1.1. LOCALIZACIÓN .................................................................................................................................. 6

GRÁFICO 1: REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL A NIVEL NACIONAL. FUENTE: ICETEX .......................... 6

5.1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................... 7

GRÁFICO 2: ORGANIGRAMA ICETEX. FUENTE: ICETEX ......................................................................... 7

5.2 MISIÓN ................................................................................................................................................ 7

5.3 VISIÓN ................................................................................................................................................. 7

5.4 CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS ................................................................................................... 8

5.5 PROPUESTA DE VALOR................................................................................................................. 9

6. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ..................................................................................... 9

6.1 PRESENTACIÓN ............................................................................................................................... 9

6.1.1. RESPONSABILIDAD DEL MANUAL DE CALIDAD ............................................................................10

6.2 PRINCIPIOS DE CALIDAD ............................................................................................................10

6.3 POLÍTICA DE CALIDAD ..................................................................................................................13

6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD ....................................................................................................................13

6.5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ......................................................................14

GRÁFICO 3: MAPA DE PROCESOS DEL ICETEX. FUENTE: ICETEX ......................................................15

6.5.1 EXCLUSIONES ..................................................................................................................................15

6.6 GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................................16

GRÁFICO 4: PIRÁMIDE DOCUMENTAL DEL ICETEX. FUENTE: ICETEX ................................................16

6.7 REQUISITOS GENERALES ..........................................................................................................17

6.8 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ..................................................................................18

6.9 PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD ........................................................................................................18

6.10 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ................................................................18

6.10.1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ...........................................................................................18

6.10.2. COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................................19

6.11 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ...................................................................................................19

6.12 GESTIÓN DE LOS RECURSOS .....................................................................................................20

6.13 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO ............................................20

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6.13.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO ............20

6.13.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ............................................................................20

6.13.3. DISEÑO Y DESARROLLO ...............................................................................................................21

6.13.4. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ........................................................................................21

6.13.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..............................................................................21

6.14 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .....................................................................................................21

6.14.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE .......................................................................................................22

6.14.2. AUDITORÍAS INTERNAS ................................................................................................................22

6.14.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS. .........................................................................22

6.14.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN A LOS PRODUCTOS. .........................................................................22

6.14.5. CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME ...........................................................22

6.14.6. ANÁLISIS DE DATOS Y MEJORA ...................................................................................................23

6.14.7. ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA .........................................................................................23

7. ANEXOS ..............................................................................................................................................24

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1. OBJETIVO Establecer las directrices generales, alcance y exclusiones del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX.

2. ALCANCE Este manual cubre los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad del ICETEX, de conformidad con lo establecido en la Norma Técnica ISO 9001:2008 y en la Ley 872 de 2003, reglamentada mediante el Decreto 4110 de 2004, en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTC-GP 1000:2009).

3. DEFINICIONES

• Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

• Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.

• Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

• Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

• Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

• Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

• Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades y se alcanzan los resultados planificados.

• Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,

como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

• Enfoque basado en los procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos".

• Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

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• Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

• Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencia de la realización de las actividades de los procesos de la entidad.

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

• Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.

• Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

• Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

4. NORMATIVIDAD

Ley 872 de 2003 “por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicio”.

Decreto No. 4485 de 2009, “por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”.

NTC GP 1000:2009.

NTC ISO 9001:2008

NTC ISO 19011:2011 Directrices para la auditoria del Sistema de Gestión de Calidad y/o Sistema de Gestión Ambiental.

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5. MARCO DE REFERENCIA 5.1 DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior ICETEX, es una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creado por el Decreto 2586 de 1950 y transformado por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005. Tiene por objeto el fomento social de la educación superior, priorizando en la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos, a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros. Para cumplir con su objeto, el ICETEX ha establecido criterios de cobertura, calidad y pertinencia educativa, en condiciones de equidad territorial; igualmente otorga subsidios para el acceso y permanencia en la educación superior de los estudiantes de estratos 1, 2 y 3.

5.1.1. Localización

El ICETEX cuenta con una sede principal ubicada en la ciudad de Bogotá, en donde se encuentra centralizada la dirección, operación y administración de la Entidad. Adicionalmente, dispone de 23 puntos de atención al usuario a nivel nacional y presencia institucional en las territoriales, distribuidas como se presenta en el siguiente gráfico.

Gráfico 1: Representación institucional a nivel nacional. Fuente: ICETEX

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5.1.2. Estructura Organizacional Mediante el Decreto 380 de 12 de febrero de 2007 se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias en procura de cumplir con la misión de la Entidad. El siguiente gráfico presenta la organización a nivel directivo, que conlleva el despliegue en cada una de estas instancias.

Gráfico 2: Organigrama ICETEX. Fuente: ICETEX

5.2 MISIÓN El ICETEX es la entidad financiera del Estado, de naturaleza especial, que promueve y financia el acceso, permanencia y graduación en la educación superior en Colombia y en el exterior; a través del crédito educativo, la gestión de recursos de cooperación internacional y de terceros, con criterios de equidad, cobertura, calidad y pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico; para contribuir al desarrollo social y económico del país. 5.3 VISIÓN Seremos reconocidos como el gran motor financiador de la educación superior en Colombia, maximizando el número de créditos activos e incrementando las oportunidades de cooperación nacional

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e internacional, para la inclusión social; soportados en una operación financiera sostenible, un modelo de gestión efectivo, tecnología de punta y personal altamente calificado; orientados a alcanzar altos niveles de satisfacción en nuestros clientes.

5.4 CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS El ICETEX reconoce como clientes a toda la población que requiera financiar sus estudios universitarios y todas las entidades que deseen suscribir convenios con el ICETEX con la finalidad de ampliar, financiar, y cubrir los costos educativos de la población que deseen atender. Clasifica a sus clientes en dos grandes grupos:

Población Objetivo

Clientes actuales 5.4.1 Población objetivo Todas las personas que requieran financiación para ingresar o permanecer en la educación superior y las entidades u organismos que deseen suscribir contratos y convenios con el ICETEX con la finalidad de financiar la Educación. 5.4.2 Clientes actuales 5.4.2.1 Personas Naturales: Personas que son beneficiarios de alguno de los productos o servicios que ofrece el ICETEX: crédito educativo, subsidios, becas o Títulos de Ahorro Educativo – TAE. Es de aclarar que para el caso del crédito educativo el beneficiario directo de este es el estudiante, no sus acudientes (padres o tutores). La selección no está condicionada a su capacidad de pago, sino a su excelencia académica, a la calidad del programa y de la institución en la que cursará sus estudios, a la pertinencia laboral con su comunidad más cercana y con el país en general. 5.4.2.2 Clientes Corporativos: Instituciones de Educación Superior (IES), Empresas cooperativas y constituyentes de Fondos en Administración (Entidades públicas y privadas), Colegios, Alcaldías, Gobernaciones y Diplomáticos. • Instituciones de Educación Superior Las Instituciones de Educación Superior se consideran clientes Corporativos ya que por medio de los créditos de educación superior, les ayuda a: Sufragar costo de la enseñanza y Financiar la investigación en el ámbito universitario. • Constituyentes de Fondos Fondos en Administración corresponde al portafolio de recursos de terceras entidades, tanto públicas como privadas, que administra el ICETEX con el fin de ejecutar por cuenta de ellas sus diferentes

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programas y proyectos de educación para la población objetivo que éstas han determinado atender; fortaleciendo por tanto los mecanismos de la cobertura en educación que busca el país. Los tipos de constituyentes que existen son:

Entidades Públicas

Empresas Privadas

Instituciones de Educación Superior

Municipios y Gobernaciones Adicionalmente, en virtud de la cooperación internacional, el Instituto administra las ofertas de becas que hacen al país los gobiernos, organismos internacionales e instituciones de educación superior del exterior, para realizar diversos tipos de estudio en las más prestigiosas universidades del mundo.

5.5 PROPUESTA DE VALOR Las propuestas de valor a los clientes representan los atributos que el ICETEX entrega a través de sus productos y servicios para crear fidelidad y satisfacción en los segmentos de clientes seleccionados. La propuesta de valor es un concepto clave para poder identificar los procesos internos del instituto, establecer los indicadores y la infraestructura necesaria que le dará vida a la estrategia. En consecuencia la propuesta de valor se define así

PROPUESTA DE VALOR

PERSONAS NATURALES Estudiantes / IES

CLIENTES CORPORATIVOS Personas Jurídicas, Constituyentes

de Fondos o Convenios • Bajas tasas de interés • Asesoría.

• Fácil acceso • Tecnología virtual

• Variedad de Plazos • Transparencia

• Oportunidad • Respaldo y seguridad

• Asesoría y acompañamiento

• Comunicación

6. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 6.1 PRESENTACIÓN El Sistema Integrado de Gestión del ICETEX está conformado por el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI y el sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA, mediante este sistema la entidad articula su direccionamiento estratégico, políticas y procesos para lograr el cumplimiento de la normatividad aplicable, los objetivos institucionales y las necesidades de sus

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usuarios. De igual forma se convierte en un mecanismo eficiente que contribuye al mejoramiento institucional y la búsqueda de mejores resultados reflejados en la satisfacción de sus clientes. El Manual de Calidad describe el Sistema de Gestión de la Calidad del ICETEX, permite conocer la política y objetivos establecidos en materia de calidad que orientan la gestión de la Entidad, así como también el alcance del sistema y las exclusiones de los numerales de la norma NTC-GP1000: 2009 e ISO 9001:2008. En él se presentan los Macroprocesos y procesos de la Entidad y las interacciones entre los mismos. Así mismo, refiere los procedimientos documentados requeridos por la NTC-GP1000: 2009 e ISO 9001:2008. La administración de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad se evidencia en los procedimientos “Control de Documentos” (E1-2-11) y el control de registros a través de los siguientes procedimientos de archivo: “Administración archivo de gestión” (A8-3-01), “Consulta de archivo” (A8-3-02), Transferencia documental al archivo central” (A8-3-03), “Administración de archivo central” (A8-3-04), “Transferencia al archivo histórico” (A8-3-05). La consulta de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad la podrá efectuar todo funcionario de la Entidad a través del aplicativo DocManager.

6.1.1. Responsabilidad del Manual de Calidad

El Grupo de Administración y Seguimiento Estratégico del ICETEX es el responsable de la modificación y

aprobación de los cambios que requieren los documentos del Sistema de Gestión de Calidad; incluyendo

el Manual de Calidad, de acuerdo con los lineamientos dados en el procedimiento “Control de

Documentos” (E1-2-11).

6.2 PRINCIPIOS DE CALIDAD La alta dirección del ICETEX, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeño,

busca la aplicación transversal de los siguientes principios de gestión de la calidad:

1) Enfoque hacia el cliente: “La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a

satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son

las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se

esfuercen por exceder sus expectativas.”

El ICETEX busca prestar un servicio dirigido a satisfacer las necesidades de sus

usuarios; por lo tanto, es fundamental comprender cuáles son sus necesidades actuales

y futuras, en el marco de la normatividad aplicable, para encaminar su operación y dar

cumplimiento a sus requisitos definidos.”

2) Liderazgo: “Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada

entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un

ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen

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funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la

entidad”.

La Presidencia del ICETEX, junto con la Secretaría General, Vicepresidencias, Jefes de

oficinas, Jefes de oficinas asesoras y Asesores ha promovido con liderazgo el

mejoramiento de la gestión institucional, facilitando los medios y los espacios para

trabajar en el direccionamiento de la Entidad.

3) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones

públicas: “Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen

funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad”.

La Entidad ha promovido espacios para la participación de los funcionarios en la

implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad, entre los cuales se

destacan charlas desarrolladas en esta materia, programa de inducción y reinducción,

conformación del equipo MECI – Calidad, las reuniones de análisis estratégico, comités

de mejoramiento, entre otros.

4) Enfoque basado en los procesos: “En las entidades existe una red de procesos, la cual al

trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más

eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un

proceso”.

Se han definido los procesos de la Entidad así como la interacción entre ellos, que le

permite al ICETEX, identificar claramente con cuales procesos interactúa es decir, de

quienes recibe insumo (proveedores) para realizar sus actividades siguiendo el ciclo

PHVA (Planear – Hacer - Verificar – Actuar) y a quienes suministra el insumo

transformado (clientes).

5) Enfoque del sistema para la gestión: “El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en

general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia,

eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos”.

La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad ha contribuido a trabajar de

forma sistémica, articulando la gestión entre los procesos y permitiendo identificar la

manera cómo interactúan entre ellos. De otro lado, mediante un trabajo en equipo al

interior de cada proceso, que permita identificar áreas de oportunidad y agregar valor al

mismo.

6) Mejora continua: “Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para

entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora

continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su

eficacia, eficiencia y efectividad”.

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La aplicación de la metodología del ciclo PHVA (Planear – Hacer - Verificar – Actuar) en

todos los procesos del ICETEX ha permitido reflejar la mejora continua en los resultados

y por ende en la gestión que pretenden alcanzar en la institución.

Las acciones que resultan de las auditorías realizadas, se convierten en el punto de inicio

para hacer un análisis de las causas e identificar actividades que puede ser mejoradas y

de esta manera optimizar las operaciones de algún proceso.

7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: “En todos los niveles de la entidad

las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente

en la intuición”.

En todos los niveles de la Entidad, partiendo de la alta dirección, se realiza seguimiento

permanente a la gestión mediante las reuniones de análisis estratégico, así como el

desarrollo de los diferentes comités constituidos, con el fin de analizar información y

tomar decisiones acertadas para el cumplimiento de la misión institucional.

8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: “Las

entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el

equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor”.

El ICETEX busca fortalecer sus relaciones con los proveedores de bienes y servicios a

través de la implementación de los procesos precontractual, contractual y postcontractual

que permiten determinar mecanismos de evaluación que conduzcan al aseguramiento de

la calidad de los bienes y servicios que se contraten.

9) Coordinación, cooperación y articulación: “El trabajo en equipo, en y entre entidades es

importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear

de una manera racional los recursos disponibles”.

La Entidad se esfuerza permanentemente por la aplicación de este principio a través de

la participación activa en la implementación y seguimiento de lineamientos e iniciativas

que surjan en el ámbito de la educación superior, dados desde el Gobierno Nacional, el

Ministerio de Educación Nacional y demás entes que estén involucrados en dicha esfera.

El SISTEDA es una muestra de la aplicación de este principio dado que se define de

manera coordinada con el Ministerio de Educación Nacional y las entidades adscritas y

vinculadas a este.

10) Transparencia: “La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones

claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información

pertinente de sus procesos facilitando el control social”.

El ICETEX contribuye en la construcción de un país más transparente a partir de la

aplicación de mecanismos de participación ciudadana, a través de la publicación de su

informe de gestión en la página Web, rendición de cuentas, publicación de los procesos

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de contratación que se adelantan, los mecanismos de recepción y atención de las

solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios, entre otros.

6.3 POLÍTICA DE CALIDAD

El ICETEX ha definido su Política de Calidad, como:

En el ICETEX fomentamos la educación a través de nuestros productos y servicios, en las áreas

prioritarias que el país requiere, en concordancia con las políticas del Plan de Desarrollo. Para

lograrlo, contamos con la participación de nuestros aliados estratégicos, con un sistema de

gestión de la calidad que promueve el mejoramiento continuo, y con un equipo humano altamente

calificado y orientado a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios en cuanto al acceso y

permanencia en el sistema educativo, tanto en el país como en el exterior; así mismo, brindamos

apoyo en las iniciativas de mejoramiento de la calidad de las instituciones educativas con criterios

de equidad, transparencia y responsabilidad social”.

6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

Los siguientes corresponden a los objetivos de calidad del ICETEX, los cuales se encuentran alineados a los objetivos estratégicos dispuestos en el Mapa Corporativo de la Entidad.

PERSPECTIVA OBJETIVO

Impacto social

Beneficiarios

Satisfacer las necesidades de financiación en la

educación superior en Colombia y en el

exterior, dando prioridad a la población de

bajos recursos económicos y con mérito

académico

Llegar a la población vulnerable mediante la

innovación de mecanismos de asignación que

contemplen la política de focalización del

Gobierno Nacional y la sostenibilidad financiera

Contribuir en la articulación de la política

pública que propenda por la calidad, pertinencia

y ampliación de cobertura en la Educación

Superior

Fortalecer la imagen corporativa de la entidad

Gestión financiera

Optimizar los recursos de la entidad

Optimizar la estructura y asegurar la

sostenibilidad financiera

Procesos internos

Garantizar, con calidad, un eficiente y efectivo

servicio al cliente

Garantizar un proceso de cobranza óptimo,

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PERSPECTIVA OBJETIVO

oportuno y confiable

Armonizar los procesos de la entidad , acordes

con la nueva estructura, enfocados en

eficacia, eficiencia , efectividad y confiabilidad

Fortalecer el sistema de riesgo de manera

integral

Consolidar la gestión de alianzas nacionales e

internacionales y de fondos en administración

bajo una estructura sólida para el otorgamiento

de créditos y becas

Aprendizaje y crecimiento

Asegurar el talento humano con las

dimensiones: del saber con el conocimiento, del

saber hacer con las habilidades y del ser con

las actitudes y valores orientados al

cumplimiento de los objetivos institucionales

Fomentar Sentido de Pertenencia y

Compromiso Institucional

Diseñar e implementar un modelo de gobierno

de tecnología que apoye la operación y

estrategia que permita contar con la

información necesaria con criterios de

seguridad y calidad

Así mismo el ICETEX dentro de su base operativa de la estrategia, ha desarrollado desdoblamientos al

Mapa estratégico corporativo, los cuales tienen objetivos, metas e indicadores alineados de tal forma que

dan cumplimiento a la estrategia corporativa. Por eso los procesos del ICETEX tienen relacionados, bien

sea los objetivos e indicadores del mapa corporativo como de los desdoblamientos.

6.5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El alcance del Sistema de gestión de Calidad del ICETEX es la Prestación de servicios de financiación de la educación superior en Colombia y en el exterior a través de las líneas de crédito, fondos en administración, becas y títulos de ahorro educativo. El anterior alcance aplica a todos los procesos de la Entidad que interactúan para la realización de los productos y servicios que se entregan a los clientes. Estos son: Procesos Estratégicos: Aquellos a través de los cuales se orienta la gestión, proporcionan las directrices a seguir para el cumplimiento de la misión institucional. Procesos de Evaluación: Corresponde a aquellos que permitan monitorear y controlar el cumplimiento de la misión y objetivos de la Entidad.

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Procesos Misionales: Son todos aquellos que contemplan la realización del producto y prestación del servicio dirigidos a los clientes de la Entidad. Procesos de Apoyo: Corresponden a los procesos que brindan soporte a la realización del producto o prestación del servicio.

El Mapa de procesos del ICETEX que se presenta a continuación, muestra los 15 macroprocesos definidos:

Gráfico 3: Mapa de procesos del ICETEX. Fuente: ICETEX

Los procesos que se incluyen en estos macroprocesos se definieron de acuerdo con la metodología del PHVA (Planear - Hacer - Verificar - Actuar), considerando las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas con sus respectivos clientes internos o externos y las actividades generales que se siguen para alcanzar los resultados de cada proceso.

6.5.1 Exclusiones

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Se excluye del alcance del Sistema de gestión de la calidad, el numeral 7.6. “Control de los equipos de seguimiento y de medición”, contenido en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto el ICETEX no requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones exactas. No obstante, el ICETEX garantiza la capacidad de los programas informáticos requeridos para soportar sus procesos misionales, mediante la definición de políticas y el mantenimiento de la infraestructura utilizada.

6.6 GESTIÓN DOCUMENTAL A continuación se presentan la tipificación de la documentación que conforma el Sistema Gestión de la Calidad del ICETEX, dando cumplimiento a lo exigido por la norma NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008. La documentación está estructurada en los siguientes niveles:

Gráfico 4: Pirámide documental del ICETEX. Fuente: ICETEX

• Documentos de Direccionamiento Estratégico: Establecidos por la alta dirección del ICETEX, definen las políticas, Plan estratégico, acuerdos, códigos, reglamentos, directrices, normas, entre otros.

• Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de la Entidad.

Direccionamiento

Estratégico

Manual de

Calidad

Caracterizaciones de procesos

Procedimientos

Otros documentos ( Guías, instructivos, acuerdos de servicio)

Registros

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• Caracterización de proceso: Documento que define las entradas, proveedores, salidas y

clientes, controles, recursos y normatividad que le aplica a un proceso. Adicionalmente permite establecer la interacción con los demás procesos de la Entidad.

• Procedimiento: Documento que describe la forma en que se lleva a cabo un proceso o una actividad.

• Otros documentos: Otros documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad del ICETEX, como son Guías (Documento que establece una serie de lineamientos o la secuencia de tareas, tanto operativas como de control), Instructivos (Documento que describe el diligenciamiento de un formato) y Acuerdo de servicios (Documento firmado entre procesos o áreas que participan en un mismo proceso, en el cual se establecen parámetros para la prestación del servicio y la obtención del resultado deseado).

• Registros: Documento que proporciona resultados o proveen evidencia de las actividades efectuadas.

Los lineamientos para la elaboración y control de los documentos se encuentra en la “Guía de elaboración de documentos” (G03) y en el procedimiento “Control de Documentos” (E1-2-11); y los correspondientes al control de los registros del sistema se disponen en los procedimientos documentados: “Administración archivo de gestión” (A8-3-01), “Consulta de archivo” (A8-3-02), Transferencia documental al archivo central” (A8-3-03), “Administración de archivo central” (A8-3-04), “Transferencia al archivo histórico” (A8-3-05) 6.7 REQUISITOS GENERALES

Con el fin de implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad eficiente en el ICETEX se han identificado los procesos que soportan el cumplimiento de la misión y de la normatividad aplicable (Ver Anexo 6), los cuales se encuentran relacionados en el Mapa de procesos (ver Anexo 1). Así mismo se ha establecido la interacción entre estos procesos (ver Anexo 2) y se ha identificado el cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI (Ver Anexo 4). Para cumplir con lo anterior el ICETEX ha dispuesto los recursos humanos, técnicos y tecnológicos necesarios para la eficiente gestión y control de su operación. La entidad ha generado una estrategia de tercerización que le ha permitido aprovechar la experiencia y tecnología de firmas expertas en el desarrollo de actividades específicas, como:

Atención al usuario: Proceso de Atención al Cliente (M5-1).

Gestión de archivo: Proceso Gestión de archivo (A8-3).

Cobranza: Proceso Gestión de recuperación de cartera (M4-2)

Cartera: Proceso Administración de la cartera (M3-2).

Soporte y mantenimiento a aplicativos y a hardware: Proceso Gestión del servicio (A7-1).

Centro de cómputo: Proceso Gestión del servicio (A7-1). La entidad define los requisitos de la prestación del servicio de estas actividades tercerizadas en los estudios previos y minutas técnicas y los contratos que se suscriben. Durante la ejecución de éstos se

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establece el control y seguimiento a través de cronogramas, reuniones de seguimiento, informes, planes de gestión, procedimientos, guías, entre otros. Estos mecanismos son definidos por el líder de proceso o supervisor del contrato dependiendo del impacto en la prestación del servicio o generación del producto, los controles establecidos en el proceso y la aplicación de las actividades del procedimiento “Supervisión de contratos” (A4-2-02).

6.8 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN La Presidencia, Secretaria General, Vicepresidencias y demás niveles directivos del ICETEX mantienen su compromiso con la implementación y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, a través de la continua comunicación, a los servidores públicos, de la importancia de dar cumplimiento a la política y objetivos de la calidad así como a los aspectos legales que rigen la Entidad. Adicionalmente gestionan los recursos necesarios para generar un sentido de pertenencia frente al mismo. Se ha establecido el procedimiento “Revisión por la dirección” (E1-2-07) para asegurar que una vez al año se efectué una evaluación del grado conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad en la Entidad y se determinen posibles acciones de mejora al mismo.

6.9 PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD El Sistema de Gestión de la Calidad del ICETEX se planifica a través de la definición e implementación de actividades que den cumplimiento en forma permanente a la normatividad vigente y a los requisitos de calidad de los beneficiarios o usuarios, alineado con el Plan estratégico y Balanced Scorecard. Cuando se presentan factores externos o internos que afecten el SGC, se consideran como entradas para la Revisión de la Dirección y se planifican las acciones necesarias para que no afecten el desempeño del Sistema.

6.10 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Cada proceso cuenta con personal competente para el desarrollo de las actividades establecidas. Las funciones de cada cargo se encuentran señaladas en el Decreto 381 de 12 de febrero de 2007 por el cual se establece la planta de personal del ICETEX. Adicionalmente se cuenta con una matriz de Responsabilidad que resume las responsabilidades que tiene la alta dirección con el cumplimiento de cada numeral de la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, ver anexo 3.

6.10.1. Representante de la Dirección

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Se ha designado como Representante de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad, al Coordinador del Grupo de Administración y Seguimiento Estratégico de la Entidad, y quien además de las funciones a su cargo, tiene las siguientes:

Velar porque los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad se implementen y se mantengan conforme a la norma técnica NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008.

Informar sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad a Presidencia.

Representar a la Presidencia frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema de Gestión de la Calidad.

Efectuar seguimiento a los programas de formación de los funcionarios relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.

6.10.2. Comunicación Interna El ICETEX dispone de los mecanismos e infraestructura necesarios para la comunicación entre los funcionarios, dependencias y otras Entidades, con el propósito de cumplir eficazmente con los procesos. La comunicación interna se realiza a través de correo electrónico, memorandos y oficios, fondo de pantalla de los computadores, semanarios, el cartero, por la página Web de la entidad www.icetex.gov.co, entre otras.

6.11 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN El ICETEX establece la realización de revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad durante cada año. Para tal fin se convoca a la Alta Dirección de la Entidad para evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad del ICETEX y determinar las mejoras que se deben realizar al mismo, de acuerdo con el procedimiento documentado “Revisión por la Dirección” (E1-2-07). En la revisión por parte de la dirección se verifican los siguientes aspectos:

a) Resultados de auditorías de calidad, b) Retroalimentación de los beneficiarios o usuarios (clientes), c) Gestión de riesgos de la Entidad, d) Desempeño de los procesos y conformidad del producto y servicio, e) Estado de las acciones correctivas y preventivas f) Acciones de seguimiento de las revisiones anteriores, g) Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad h) Política y objetivos de calidad

Como resultado de esta revisión se consideran acciones para: a) La mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y los procesos. b) La mejora del producto o servicio c) La necesidad de nuevos recursos

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6.12 GESTIÓN DE LOS RECURSOS El ICETEX dispone de los recursos para implementar y mantener el SGC, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad y aumentar así la satisfacción de los clientes.

• Talento humano competente, frente a lo cual se tiene establecido el Manual de perfiles y funciones para los cargos señalados en el Decreto 381 de 2007. A través de los procesos de Ingreso (A3-1), Permanencia (A3-2) y Administración de personal (A3-3) se garantiza realizar la vinculación de personal adecuado y las actividades que permitan su desarrollo en la entidad.

Infraestructura física y tecnológica (software y hardware) y equipos de comunicación, que soportan el desarrollo de las actividades de cada uno de los procesos de la Entidad. La entidad ofrece a sus servidores la infraestructura física adecuada para su labor a través del Proceso “Administración de Activos Fijos” (A1-1), y la infraestructura tecnológica a través del proceso “Gestión del servicio” (A7-1)

La Entidad ha diseñado estrategias que ayudan en el fortalecimiento de un ambiente de trabajo, para ello cuenta con programas de bienestar, salud ocupacional, trabajando de la mano con la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), quien identifica las condiciones en ergonomía de los puestos de trabajo, ofreciendo alternativas de intervención para adecuar y mejorar el ambiente de trabajo, con el propósito de prevenir alteraciones en las condiciones de salud de sus funcionarios.

6.13 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

6.13.1. Planificación de la Realización del Producto o Prestación del Servicio El ICETEX cuenta con un Mapa Estratégico Corporativo que establece los objetivos, metas y planes o proyectos que permiten alcanzar los resultados planificados, que se deben cumplir y que involucra a toda la organización a través de los desdoblamientos de cada dependencia. Los elementos para la planificación de realización del producto y la prestación del servicio son:

Los procesos establecidos y su alcance, el cual se encuentra en el Mapa de Procesos.

Los riesgos de cada proceso y sus medidas de control identificados en el Mapa de Riesgos.

Requisitos legales para la prestación del servicio o elaboración del producto.

Procedimientos, formatos y otros documentos requeridos para la operación.

El personal competente para cada proceso.

Asignación de recursos para la operación y seguimiento de los procesos.

Las fuentes de información.

6.13.2. Procesos relacionados con el Cliente

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Con el propósito de asegurar el cumplimiento de los requisitos relacionados con el producto y servicio se ha definido un procedimiento “Presentación y aprobación de políticas y de estudios institucionales ” (E1-1-01) mediante el cual se diseñan las políticas de operación de la entidad tomando como base la normatividad aplicable a la entidad y los planes de desarrollo y planes sectoriales. Se identifican las necesidades del cliente, a través de la aplicación de la encuesta de satisfacción dirigida a sus usuarios actuales, potenciales y partes interesadas. Así mismo se dispone de varios canales para la atención de solicitudes, quejas y reclamos de los clientes, ejerciendo permanentemente el monitoreo y control sobre la oportunidad y calidad en la prestación del servicio. Adicionalmente la entidad tiene mecanismos de participación ciudadana como la realización de audiencias de rendición de cuentas y la publicación en la página Web de los planes de acción de cada vigencia.

6.13.3. Diseño y desarrollo

El ICETEX planifica y controla el diseño y desarrollo de las políticas, planes y proyectos y demás aspectos que se encuentran relacionados con la realización del producto y/o prestación del servicio a través del proceso “Planeación estratégica” (E1-2) y el procedimiento transversal a todos los procesos “Presentación y aprobación de políticas y de estudios institucionales ” (E1-1-01).

6.13.4. Adquisición de bienes y servicios

La Entidad tiene establecido el Manual de contratación y el Plan Anual de Contratación. Los criterios de selección de proveedores en la etapa Precontractual, se definen en el estudio previo y minuta técnica que suscribe el área solicitante del producto y/o servicio. Por otra parte la evaluación de los proveedores en las etapas contractual y postcontractual está dada por los informes de los supervisores de los contratos y el acta de liquidación de los mismos, de manera tal que le permitan a la entidad disponer de productos y servicios que cumplan con los requisitos establecidos.

6.13.5. Producción y Prestación del servicio El ICETEX lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, a través de sus procesos misionales. Dispone de información clara sobre las características de los productos, suministrada a través de reglamentos, acuerdos, resoluciones, los procedimientos documentados para cada caso; de igual forma se identifican los riesgos de cada uno de ellos y los puntos de control necesarios. La entidad cuenta con el personal idóneo para el desarrollo de las actividades y las herramientas tecnológicas necesarias para una adecuada identificación y trazabilidad del producto dentro de los procesos de otorgamiento, gestión de la operación y terminación del mismo.

6.14 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

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El ICETEX ha definido los mecanismos de seguimiento, medición, análisis y mejora, con el objeto de lograr un adecuado servicio a los clientes y un continuo mejoramiento de los procesos a su interior, entre los que se encuentran el análisis de información de los diferentes procesos, indicadores de gestión, mediciones de satisfacción de los clientes respecto a los productos y servicios brindados, resultados de las auditorías internas.

6.14.1. Satisfacción del Cliente Para determinar la satisfacción del cliente, el ICETEX realiza una encuesta de satisfacción del cliente y dispone a través de los diferentes canales de atención al usuario (contact center, atención personalizada, atención escrita y atención virtual) mecanismos que le permiten obtener la calificación frente a los servicios ofrecidos. Adicionalmente tiene habilitado un espacio en su sitio web para participación ciudadana.

6.14.2. Auditorías Internas Se tiene documentado el procedimiento “Auditorías Internas de Calidad” (EV1-2-02) para que el ICETEX efectúe de manera eficaz la programación, planificación, preparación, ejecución de los ejercicios de auditoría al interior, de forma tal que sea un instrumento que les permita evidenciar áreas de mejora que conlleven al mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

6.14.3. Seguimiento y medición de los procesos. A través de la implementación del Balanced Scorecard con los objetivos, indicadores y metas, así como con mecanismos de seguimiento de cronogramas, avance de proyectos o planes y encuestas, que se realizan en la Entidad, se logra hacer seguimiento y medición de los procesos y coadyuva a que la estrategia este alineada con el Sistema de Gestión de la Calidad, de manera que el personal apropie con facilidad los conceptos de medición asociados al mejoramiento de las actividades del ICETEX.

6.14.4. Seguimiento y medición a los productos. Durante el desarrollo de las actividades de los procesos relacionados con la realización del producto y/o prestación del servicio se establecen puntos de control sujetos a niveles de revisión y aprobación, que permiten asegurar que tanto los productos intermedios como finales de los procesos de la Entidad cumplen los requisitos establecidos.

6.14.5. Control del Producto o Servicio No Conforme

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Para el ICETEX un producto o servicio NO conforme es aquel que incumple los requisitos establecidos por el Cliente. Por tal motivo el producto o servicio NO conforme es identificado y manejado adecuadamente utilizando el procedimiento documentado “Tratamiento del Producto o Servicio No Conforme” (E1-2-09).

6.14.6. Análisis de datos y mejora Los diferentes mecanismos de seguimiento de los productos, seguimiento a los procesos, evaluación de satisfacción de los clientes, indicadores de gestión, mapas de riesgos, auditorías internas, conformidad de los productos y seguimiento y control a los proveedores, generan la información para tomar acciones de mejora al ICETEX.

6.14.7. Acción Correctiva y Preventiva El ICETEX cuenta con un procedimiento y metodología que le permite llevar a cabo las acciones para determinar, prevenir y eliminar las causas de No conformidades reales o potenciales que se presenten en los procesos y demás componentes del Sistema de Gestión de la Calidad. Dicho procedimiento corresponde a “Acciones correctivas, preventivas y de mejora” (E1-2-10). Las No conformidades pueden tener origen en:

Quejas y/o reclamos de los clientes.

Informes de auditorías internas o externas de calidad.

Producto y/o servicio no conforme.

Gestión del riesgo.

Revisiones efectuadas en los comités de mejoramiento.

Revisión por la dirección.

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7. ANEXOS

Anexo No. 1: MAPA DE PROCESOS. Anexo No. 2: INTERRELACIONES DE PROCESOS Anexo No. 3: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Anexo No. 4: RELACIÓN PROCESOS NUMERALES NORMA NTCGP 1000:2009 Y MECI Anexo No. 5: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Anexo No. 6: NORMOGRAMA

ANEXO 1 MAPA DE PROCESOS

E1-2-01 Formulación del plan estratégico

E1-2-06 Autoevaluación del control

E1-2-07 Revisión por la dirección

E1-2-08Generación y seguimiento de acuerdos de

servicio

E1-2-09Tratamiento del producto o servicio no

conforme

E1-2-10 Acciones correctivas, preventivas y de mejora

E1-2-11 Control de documentos

E1-2-05 Diseño de productos y servicios

E1-1-01Presentación y aprobación de políticas y

estudios institucionales

E1-3-01 Análisis de costos

E1-3-03 Elaboración y seguimiento del plan financiero

E2-1-08 Gestión de riesgo operativo

E2-1-09 Gestión del reporte de riesgo operativo

E2-1-10 Monitoreo SARO

E2-2-01Evaluación de la Base de datos de cartera,

cobranzas y crédito

E2-2-02Cálculo y análisis de indicadores de

seguimiento

E2-2-04Seguimiento a la calificación y provisiones de

crédito

E2-2-07 Calificadora de riesgo

E2-3-01Pruebas de escritorio valoración de

inversiones

E2-3-02 Medición y transmisión del Var

E2-3-03 Análisis del comportamiento del mercado

E2-3-04 Reporte de portafolios eficientes

E2-3-05 Asignación de cupos por emisor y contraparte

E2-3-06Monitoreo de cupos emisor y contraparte –

seguimiento diario de cupos

E2-3-07 Constitución de provisiones

E2-4 Gestión Riesgo de liquidez Jefe Oficina de Riesgos E2-4-01 Medición Riesgo de liquidez

E2-5-04Reporte de operaciones inusuales y

sospechosas

E2-5-05Reportes Objetivos y ausencia de ROS a la

UIAF

EV1-2-01 Auditorias de gestión

EV1-2-02 Auditorias internas de calidad

EV1-2-03 Requerimientos entes de control

M2-1-01 Solicitud de crédito

PROCEDIMIENTO

E1-2 Planeación estratégicaJefe Oficina Asesora de

Planeación

PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES PARA TODOS LOS

PROCESOS

E1-3 Planeación financieraJefe Oficina Asesora de

Planeación

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

LIDER DE

PROCESOCOD

Evaluación independienteJefe Oficina de Control

Interno

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

E2-1 Gestión de Riesgo operativo Jefe Oficina de Riesgos

E2-2 Gestión de Riesgo de crédito Jefe Oficina de Riesgos

E2-3 Gestión de Riesgo de Mercado Jefe Oficina de Riesgos

E2-5Gestión de Riesgo de lavado de activos

y financiaciòn del terrorismoOficial de Cumplimiento

EV1 Control y evaluación EV1-2

M2Otorgamiento de

productos

M2-1 Otorgamiento de crédito

Coordinadora de Crédito

de la Vicepresidencia de

Crédito y CobranzaV20


PROCEDIMIENTO


Planeación

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

LIDER DE

PROCESOCOD

M2-1-02 Evaluación de solicitudes de crédito

M2-1-03 Otorgamiento de Crédito Beca

M2-2Otorgamiento de crédito a través de la

administración de recursos de terceros

Vicepresidente Fondos

en AdministraciónM2-2-01 Otorgamiento

M2-3-01Otorgamiento de becas colombianos en el

exterior

M2-3-02Otorgamiento de becas de posgrados para

extranjeros en colombia

M2-3-03 Programa de apoyo al bilingüismo

M2-3-04Otorgamiento de crédito condonable a artistas

jovenes talentos

M2-3-05 Programa profesores invitados

M2-3-06 Programa social de idiomas sin fronteras

M2-4-01 Legalización de créditos educativos

M2-4-02 Legalizacion programas de reciprocidad

M2-4-03 Revisión y custodia de garantías

M2-4-04 Generación de resoluciones de giro

M2-4-05 Novedades de crédito

M2-4-07 Matricula de cuentas

M2-4-08 Renovación

M2-4-09 Cierre de período académico

M2-4-10 Entrega Mi PC

M2-4-11 Conciliación IES

M3-2-01Facturación epoca de estudios, periodo de

gracia y amortización.

M3-2-02 Aplicación de recaudos

M3-2-03 Cierre de cartera

M3-2-05 Conciliaciones de cartera

M3-2-06Administración de cartera de aliados

estratégicos

M3-2-07 Reporte a centrales de riesgos

M3-2-08 Reportes de información de cartera a la DIAN

M3-2-11 Cambio tasas de interés

M3-3-01 Refinanciaciones y ampliación de plazo

M3-3-02 Consolidación y aplicación de reintegros

M3-3-03 Solicitud de reintegro a las IES

M3-3-04 Devoluciones a IES por reintegros en exceso

M3-3-06 Reliquidación de obligaciones

M3-3-07Cambio de fecha de vencimiento o

disminución del plazo.

M3-3-09 Afectación a capital

M3-3-12 Aplicación de condonaciones

M3-3-13Reversión de aplicaciones por cheques

devueltos

M3-3-14 Paso al cobro individual y masivo.

Coordinadora de

Crédito,

Vicepresidente de

Fondos en

Administración,

Jefe de Oficina de

Relaciones

Internacionales.

M3Gestión de

operaciones

M3-2 Administración de la cartera

Coordinador Grupo de

Administración de

Cartera

M3-3 Novedades de cartera


Administración de

Cartera

M2Otorgamiento de

productos


Coordinadora de Crédito

de la Vicepresidencia de

Crédito y Cobranza

M2-3Otorgamiento de servicios programas

internacionales

Jefe Oficina Relaciones

Internacionales

M2-4Gestión de legalización y renovación

para aprobación del desembolso

V20


PROCEDIMIENTO


Planeación

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

LIDER DE

PROCESOCOD

M3-3-15 Condonaciones de fondos en administración

M3-5-01 Gestión de apoyo programas AIESEC

M3-5-02 Gestión de apoyo programas IAESTE

M3-5-03 Seguimiento al becario en el exterior

M3-5-04Seguimiento a becarios de posgrados

extranjeros en Colombia

M3-5-07Condonaciones de programa para artistas

jovenes talentos

M3-6-01 Redención TAE

M3-6-02 Redencion Anticipada o Posterior del TAE

M3-6-03 Conciliación del pasivo con la Fiduciaria

M3-6-04 Conciliación documentación TAE

M4-2-01 Gestión de cobro prejurídico

M4-2-03 Retención salarial

M4-2-05Reporte boletín de deudores morosos a la

Contaduria General de la Nación

M4-2-06 Gestión de cobro administrativo

M4-2-07 Gestión de preventivo

M4-3 Castigo de cartera Director de Cobranza M4-3-01Gestión, aprobación y ejecución del castigo de

cartera

M4-4 Liquidación de fondos en administraciónVicepresidente Fondos

en AdministraciónM4-4-01 Liquidación de fondos en administración

M4-5-01 Certificación deuda en cero

M4-5-02 Devolución de saldos a favor

M4-5-03 Devolución de garantías individual

M4-5-04 Ajustes por saldos menores

M4-5-05Condonaciones por fallecimiento o

incapacidad

M5-1-01 Atención virtual

M5-1-02 Atención personalizada

M5-1-03 Atención chat

M5-1-04 Atención escrita

M5-1-05 Atención contact center

M5-1-06 Defensoría del consumidor financiero

M5-1-08 Atención a Grandes Clientes

M5-1-09 Atención PBX

M5-1-10 Revisión factura contrato atención al usuario

M5-1-11 Actualización de contenidos del sitio web

A1-1-01 Venta de inmuebles por martillo o directa

A1-1-02 Compra de inmuebles

A1-1-06 Administración de bienes muebles

A1-1-07 Administración del parque automotor

A1-1-08 Administración de Seguros

A1-4 Servicios generales y Apoyo Logistico Secretaria General A1-4-03 Apoyo logístico

A2-1-01 Programación del presupuesto

A2-1-02Incorporación de información al sistema

presupuestal

A2-1-03 Modificaciones al presupuesto

M3Gestión de

operacionesM3-3 Novedades de cartera


Administración de

Cartera

M3-5Gestión de apoyo a programas

internacionales

Jefe Oficina Relaciones

Internacionales

M3-6 Administración del TAE Director de Tesorería

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-2 Gestión de Recuperación de CarteraCoordinador de

Cobranza

M4-5Terminación o cumplimiento de

obligaciones de crédito


Administración de

Cartera

M5 Gestión del servicio M5-1 Atención al ClienteJefe Oficina Comercial y

de Mercadeo

A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico

A1-1 Administración de Activos Fijos Secretaria General

A2 Gestión Financiera

A2-1 Gestión presupuestalJefe Oficina Asesora de

Planeación

V20


PROCEDIMIENTO


Planeación

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

LIDER DE

PROCESOCOD

A2-1-04 Vigencias futuras

A2-1-05 Manejo del PAC (recursos de la nación)

A2-1-06Expedición del certificado de disponibilidad

presupuestal (CDP)

A2-1-07 Registro presupuestal de compromisos

A2-1-08 Registro presupuestal de obligaciones

A2-1-09Registro presupuestal de obligaciones de

fondos

A2-1-10 Seguimiento al presupuesto

A2-1-11 Consolidación del cierre

A2-2-01 Boletín de tesorería

A2-2-02 Traslado de recursos entre cuentas

A2-2-03 Apertura y cierre de cuentas en bancos

A2-2-04 Giro

A2-2-05 Servicio a la deuda

A2-2-06 Saldos disponiibles

A2-2-09 Compra de divisas

A2-2-10 Matrícula de cuentas Bancaria persona jurídica

A2-2-11 Administración Flujo de caja

A2-3-01Análisis contable del disponible con sus

contrapartidas

A2-3-02 Conciliación bancaria y depuraciones

A2-3-03 Análisis contable del portafolio de inversiones

A2-3-04 Análisis contable de cartera

A2-3-05Análisis contable de propiedad, planta y

equipo

A2-3-06Análisis contable de los gastos pagados por

anticipado y cargos diferidos

A2-3-07 Análisis contable del balance de TAE

A2-3-08 Análisis contable de Depósitos Especiales

A2-3-10Análisis contable de causaciones y cuentas

por pagar

A2-3-11 Análisis contable de ingresos anticipados

A2-3-12Análisis contable de pasivos estimados y

provisiones

A2-3-13 Análisis contable de causación de nómina

A2-3-14 Análisis contable de las cuentas de patrimonio

A2-3-15Análisis contable y liquidación de comisiones

de los fondos, portafolio e intereses de cartera

A2-3-16 Generación de Información Exógena

A2-3-17 Impuesto Industria y Comercio a nivel nacional

A2-3-18Retenciones a Título de Renta e impuesto al

Valor Agregado

A2-3-19 Retención a Título de ICA a nivel nacional

A2-3-20 Impuesto de Estampillas

A2-3-21 Impuesto Ingresos y Patrimonio

A2-3-22 Preparación de estados financieros

A2-3-23Elaboración y transmisión de información a

Superfinanciera

Director de Contabilidad


A2-1 Gestión presupuestalJefe Oficina Asesora de

Planeación

A2-2 Gestión de pagos y liquidez Director de Tesorería

A2-3 Gestión contable y tributaria

V20


PROCEDIMIENTO


Planeación

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

LIDER DE

PROCESOCOD

A2-3-24Elaboración y transmisión de información a

Contaduría General de la Nación

A2-3-26 Administración de caja menor

A2-3-27 Cierre contable mensual

A2-3-28 Impresión Libros Oficiales

A2-3-29 Análisis y control de cajas menores

A2-3-30 Creación de cuentas contables

A2-3-31 Posición Propia

A2-3-32 Operaciones y registros de otros pasivos

A2-4-01 Negociación de inversiones

A2-4-02 Cumplimiento de operaciones de inversiones

A2-4-03 Conciliación del portafolio de inversiones

A2-4-04 Valoracion del portafolio de inversiones

A2-4-05 Gestión de Simultáneas

A2-4-06 Gestión de Forward

A2-4-07 Redención de capital intereses títulos valores

A3-1-01 Selección de personal

A3-1-02 Pasantías

A3-1-03 Nombramiento y posesión

A3-2-02 Capacitación (interna y Externa)

A3-2-03Evaluación del desempeño funcionarios

carrera administrativa

A3-2-05 Salud Ocupacional

A3-2-10 Plan de Bienestar Social e Incentivos

A3-3-03 Actualización SUIP y reporte de novedades

A3-3-06 Liquidación de Nómina

A3-3-10 Expedición de Certificaciones para pensión

A3-3-11 Permisos

A3-3-12 Expedición de certificaciones

A3-3-14 Dotación

A3-3-15 Control de ingreso y salida de funcionarios

A3-3-16 Comisión de servicios

A3-3-18Comisiones para atender invitaciones en el

exterior

A3-3-22 Retiro de personal

A3-3-23 Retiro por fallecimiento

A3-3-24 Retiro de personal por modificación de planta

A4-1-01 Plan anual de Adquisiciones

A4-1-04 Menor Cuantía

A4-1-05 Invitación por lista corta

A4-1-06 Selección pública del contratista

A4-1-08 Contratación Directa

Director de Contabilidad

A2-4 Gestión de Inversiones Director de Tesorería

A3Gestión de Talento

Humano

A3-1 Ingreso Secretaria General

A3-2



Permanencia Secretaria General

A3-3 Administración de personal Secretaria General

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-1 Precontractual Secretaria General

V20


PROCEDIMIENTO


Planeación

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

LIDER DE

PROCESOCOD

A4-1-09 Subasta Inversa

A4-1-10 Compra a través de acuerdo marco de precio

A4-2-01Suscripción y legalización de convenios,

contrato u orden de compra o de servicio

A4-2-02 Supervisión de contratos

A4-3 Postcontractual Secretaria General A4-3-01Liquidación de contrato, convenio u orden de

compra o servicio

A5-1 Procesos disciplinarios Secretaria General A5-1-01 Procesos disciplinarios

A5-2-01 Atención acciones de tutelas

A5-2-06 Emisión de conceptos

A5-2-07Representación judicial ICETEX Demandado

o Demandante

A5-2-08 Jurisdicción coactiva

A5-2-09Sustentación y resolución de recursos en

segunda instancia

A5-2-10Representación Judicial del ICETEX en

Asuntos Penales

A6-1-01 Boletin de prensa

A6-1-02 Ruedas de prensa

A6-1-03 ICETEXTV

A6-2-02 Generación semanario

A6-2-04 Cartelera

A6-2-05Diseño y diagramación de piezas

comunicacionales y publicitarias

A7-1-02 Emergencias de Software

A7-1-03 Soporte en infraestructura

A7-1-04 Desarrollo de Software

A7-1-05Asignación de accesos a sistemas de

información

A7-1-07 Catalogación y control de versiones

A7-1-08 Revisión logs bases de datos

A7-1-09Inventario de Software y hardware y control de

software legal

A7-1-10 Gestion de backups

A7-1-11 Pruebas de vulnerabilidad

A7-1-12 Control de cambios

A8-1-01 Generación de correspondencia interna

A8-1-04 Generación de correspondencia externa

A8-1-07 Recepción de correspondencia

A8-3-01 Administración archivo de gestión

A8-3-02 Consulta de Archivo

A8-3-03 Transferencia documental al archivo Central

A8-3-04 Administración de Archivo Central

A8-3-05 Transferencia al archivo histórico

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-1 Precontractual Secretaria General

A6Gestión de

Comunicaciones

A6-1 Relación con medios de comunicaciónJefe Oficina Asesora de

Comunicaciones

A6-2 Comunicación OrganizacionalJefe Oficina Asesora de

Comunicaciones

A4-2 Contractual Secretaria General

A5Gestión Asuntos

Legales y Jurídicos A5-2Representación Judicial y asesoría

jurídica

Jefe Oficina Asesora

Jurídica

A8-3 Gestión de archivo Secretaria General

A7 Gestión tecnológica A7-1 Gestión del servicio Director de Tecnología

A8 Gestión documental

A8-1 Gestión de correspondencia Secretaria General

V20

ANEXO 2 MAPA DE INTERRELACIONES

E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO Planeación estratégica Planeación financiera Gestión de riesgo operativo Gestión de riesgo de crédito

Gestión de riesgo de

mercadoGestión riesgo de liquidez

Gestión de riesgo de lavado

de activos y financiación del

terrorismo

Evaluación independiente Otorgamiento de crédito.

Otorgamiento de crédito a

través de la administración

de recursos de tercero.

Otorgamiento de servicios

programas internacionales

Gestión de legalización y

renovación para aprobación

del desembolso

Administración de la cartera

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-2

Planeación

estratégicar

• Informe de seguimiento al

plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


Plan Estratégico.

• Actas de reunión de la

RAES

• Actas de reunion RAE

• Acciones correctivas y

preventivas

• Plan estratégico.


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-3

Planeación

financiera• Plan Financiero. r

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-1Gestión de riesgo

operativo

• Cálculo de indicadores

• Avance planes de acción

• Mapa de Riesgo Operativo

del Proceso


del Procesor


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


preventivas


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-2Gestión de riesgo de

crédito


• Avance planes de acción r• Acciones correctivas y

preventivas

• Informe Diagnostico de

bases de Datos,Cartera

Cobranza y Crédito

• Informe de indicadores de

seguimiento de la cartera

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


mercado


• Avance planes de acciónr • Acciones correctivas y

preventivas

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-4Gestión riesgo de

liquidez


• Avance planes de acción• Acciones correctivas y

preventivas

PROCESO QUE GENERA SALIDA HACIA LOS DEMÁS

PROCESOS

V8


E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO






terrorismo









del desembolso


E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-5


lavado de activos y

financiación del

terrorismo


• Avance planes de acción r • Acciones correctivas y

preventivas

• Envían listado de posibles

beneficiarios y deudores

solidarios para el cruce en

listas previo al comité de

crédito.

• Acuerdo de servicio

envían el listado para Cruce

en listas de la totalidad de

los beneficiarios aprobados

por el constituyente antes

de realizar el giro.


envían de manera semestral

el cruce de la totalidad de

becarios y beneficiarios del

exterior para realizar el

cruce en listas.


envían listado cuando se

presente una renovación

del constituyente.

Consulta sobre inquietudes

de recaudos de analisis

SARLAFT

EV1Control y

evaluaciónEV1-2

Evaluación

independiente

* Calculo de indicadores

* Avances en planes de

accion

r

M2Otorgamiento de

productosM2-1

Otorgamiento de

crédito.

Calculo de indicadores y

avances planes de accion.

• Operaciones inusuales o

sospechosas.

Acciones correctivas y

preventivasr

• Solicitudes de crédito con

estado aprobado.

• Resultados despues de

verificado la informacion

para solicitudfes de

credito exterior.

M2Otorgamiento de

productosM2-2

Otorgamiento de

crédito a través de la

administración de

recursos de terceros.

• Calculo de indicadores y

avances en los planes de

accion.

* Acciones correctivas y

preventivasr

* Solicitudes de crédito con

estado pre-aprobado

M2Otorgamiento de

productosM2-3

Otorgamiento de

servicios programas

internacionales

•Calculo de indicadores

avances en planes de acción• Número y valor de becas.


preventivasr

• Listado de aspirantes

seleccionados de “Artistas

Jóvenes Talentos”.

• Acta de “Comité de

Profesores Invitados”.

• Documentos soporte

requeridos para el giro

M2Otorgamiento de

productosM2-4

Gestión de

legalización y

renovación para

aprobación del

desembolso

• Actualización de estados

en el sistema.r

• Estados de crédito en el

sistema.

M3Gestión de

operacionesM3-2

Administración de la

cartera

• Cálculo de indicadores y

avance planes de acción

• Información saldos de la

deuda.

• No. de creditos, valor de

los saldos por línea y por

calificación.

• Ingresos por fondos en

administración.

• Ingresos por intereses.

• Total del valor de las

provisiones.

• Total valor de la cartera.

•Información de la cartera

por vencimiento

• Información relacionada

con las obligaciones que

cumplan el tiempo de mora

y el cubrimiento total de las

provisiones

• Informe de obligaciones

que pasan a estado de

amortización.


preventivasr

V8


E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO






terrorismo









del desembolso


M3Gestión de

operacionesM3-3

Novedades de

cartera

•Cálculo de indicadores y


•Comunicado de evento de

riesgo

• Informe de novedades

• Resoluciones de

condonación * Acciones correctivas y

preventivas

Créditos con ajuste por

novedades cartera

M3Gestión de

operacionesM3-5

Gestión de apoyo a

programas

internacionales

Cálculo de

indicadores y avance de

planes de acción

•Acciones correctivas y

peventivas

M3Gestión de

operacionesM3-6

Administración del

TAE

• Informes de vencimientos,

proyecciones de

redenciones.

• Flujo de Caja proyectado.

• Carta informando que no

se han presentando

operaciones inusuales o

sospechosas.

Formato F132.

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-2

Gestión de

recuperación de

cartera

Cálculo de indicadores y

avance de planes de acción

• Reporte mensual

detallado de

recaudos del ICETEX.

• Informes de gestión de las

Firmas de Cobranza Externa

y las bases de datos

relacionadas.


preventivas.

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-3 Castigo de cartera• Cálculo de indicadores

y avance planes de

acción.

• Listado de obligaciones

susceptibles a castigar.

Acuerdo firmado por Junta

Directiva.

· Acciones correctivas y

preventivas

· Acta de Junta Directiva y

comunicación confirmando

operación del castigo.

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-4

Liquidación de

fondos en

administración

• Calculo de indicadores

• Avances planes de accion


preventivas

Solicitud de cancelacion de

las obligaciones del fondo

en cartera

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-5

Terminación o

cumplimiento de

obligaciones de

crédito




preventivas.

V8


E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO






terrorismo









del desembolso


M5Gestión del

servicioM5-1 Atención al cliente


avance planes de acción.

* Actualización del portal

web


web


web


web


web


web


web

• Informe de quejas y

reclamos.


preventivas


web

• Escalonamiento de quejas

y reclamos, cuando éste

previsto de acuerdo a la

“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web

A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico

A1-1Administración de

activos fijos


• Avance en el plan de

acción

• Ventas de activos.Acciones correctivas y

preventivas

A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico

A1-4Servicios generales y

apoyo logístico


• Avance planes de acción.


preventivas

A2Gestión

FinancieraA2-1

Gestión

presupuestal

• Acuerdo presupuestal

(Presupuesto aprobado).

• Informe de ejecución

presupuestal.

• Estatuto de presupuesto.

• Informe de seguimiento

de ejecución del PAC y flujo

de caja.

· Acuerdo presupuestal


• Presupuesto aprobado por

Junta Directiva.

• Informe ejecución del

presupuesto.

· Presupuesto

aprobado.

Certificado de

disponibilidad

presupuestal.

A2Gestión

FinancieraA2-2 Gestión de pagos • Giros efectuados

• Cartera constituida.

• Boletín de tesorería.

V8


E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO






terrorismo









del desembolso


A2Gestión

FinancieraA2-3

Gestión contable y

tributaria

• Estados financieros.

• Provisiones.

•Estados financieros de la

Entidad y

notas

•Valor de mercado de los

diferentes portafolios de

inversión del ICETEX

A2Gestión

FinancieraA2-4

Gestión de

inversiones

•Presentación de la

propuesta de

inversión.

• Valoración portafolio

A3Gestión de

Talento HumanoA3-1 Ingreso

A3Gestión de

Talento HumanoA3-2 Permanencia

Calculo de indicadores

Avances planes de acción

•Acciones correctivas y

preventivas

A3Gestión de

Talento HumanoA3-3

Administración de

personal

• Reporte de nomina por

áreas y conceptos.

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-1 Precontractual Base de datos de contratos.* Base de datos del

Directorio de contraitstas

•Convenios para fondos

suscritos y legalizados

• Convenio suscrito y

legalizado de Oficina de

Relaciones Internacionales.

• Convenios suscritos y

legalizados con las

entidades bancarias.

V8


E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO






terrorismo









del desembolso


A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-2 Contractual

• Contrato con Outsourcing

de seguimiento al crédito

suscrito y legalizado.

• Contrato con Outsoucing

de Revisión de garantías y

seguimiento al crédito

suscrito y legalizado

• Contrato suscritos y

legalizados con el

Outsourcing de Seguimiento

al crédito.

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-3 Postcontractual

A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-1Procesos

disciplinarios

A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-2

Representación

judicial y asesoría

jurídica


plan estrategico

• Solicitud de concepto

jurídico


jurídico


jurídico


jurídico


jurídico


jurídico


jurídico


jurídico


jurídico

* Solicitud de concepto

juridico./

Documentos soportes (si

aplica)


juridico.

. Documentos soportes.

• Informes de gestión.

• Certificaciones.


juridico.

A6Gestión de

ComunicacionesA6-1

Relación con medios

de comunicación

* Calculo de indicadores


accion


preventivas

A6Gestión de

ComunicacionesA6-2

Comunicación

organizacional

* Cálculo de indicadores


acción


preventivas

A7

Gestión

tecnológica y

seguridad

Gestión del Servicio

V8


E1-2 E1-3 E2-1 E2-2 E2-3 E2-4 E2-5 EV1-2 M2-1 M2-2 M2-3 M2-4 M3-2

CODMACRO






terrorismo









del desembolso


A8Gestión

documentalA8-1

Gestión de

correspondencia


• Avances planes de acción


preventivas

A8Gestión

documentalA8-3 Gestión de archivo

• Inventarios documentales

en cada una de sus etapas.


• Avances planes de acción














prevantiavas

• Documentos registros del

proceso











1. Gobierno nacional.

• Plan Nacional de

Desarrollo.

2. Ministerio de Educación

Nacional.

• Plan Sectorial de

Educación.

1. Departamento Nacional

de Planeación.

• Plan Nacional de

desarrollo.

2. Ministrio de Hcienda.

• Decreto de Liquidación

del Presupuesto.

Leyes y Decretos (Ley 1002

del 30 Dic. 2005,

y Decreto Ley 663 de 1993.

Capitulo II Reglas relativas a

la Administración del Riesgo

crediticio. Superintendencia

Financiera

Normatividad vigente

(Ley 1002 de 2005,

Decreto 1599 de 2005) /

Congreso Nacional.

• Circular Externa 100 de

1995.

• Información financiera

de las entidades que ésta

vigila / Superintendencia

Financiera de colombia.

• Información económica,

financiera y de mercado /•

Entidades que reportan

información financiera a

través de la web.

• Calificación pública de

riesgo de las entidades

como de las emisiones /•

Entidades calificadoras de

Riesgo avaladas por la

Superintendencia

financiera de Colombia


(Ley 1002

de 2005. Decreto 1050

del 6 de Abril de 2006.

Circular 100 de 1995

Capitulo VI.

1. Departamento

Administrtivo de la Función

pública.

• Norma Técnica de Calidad

para la Gestión Pública.

NTCGP: 1000:2004

• Manual de

Implementación del MECI.

1. Constituyente:

* Solicitud de apertura de

convocatoria.

* Listado de beneficiarios

aprobados (Fondos

cerrados).

Normatividad

vigente

(Ley 30 de 1992)

Decreto 380 de 2007,

Decreto 4000 de 2004

Decreto 2622 de 2009/

Gobierno Nacional

(Congreso Nacional,

Superintendencia

Financiera

• Acta de Comité

Nacional de Becas

• Convocatoria /

Comité Nacional de

Becas

ENTES EXTERNOS

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-2

Planeación

estratégica

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-3

Planeación

financiera

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


operativo

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


crédito

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


mercado

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


liquidez


PROCESOS

M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3

Novedades de carteraGestión de apoyo a

programas internacionalesAdministración del TAE

Gestión de recuperación de

carteraCastigo de cartera

Liquidación de fondos en

administración

Terminación o

cumplimiento de


Atención al clienteAdministración de activos

fijos

Servicios generales y apoyo

logísticoGestión presupuestal Gestión de pagos

Gestión contable y

tributaria


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico

• Acuerdo de adopción del

Plan Estratégico.

•Informe de seguimiento al

Plan Estrategico


plan estrategico


plan estrategico

• Acuerdo de adopción del

Plan Estratégico.


plan estrategico


plan estrategico

• Informe del valor de la

UMAC.• Plan Financiero.


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso• Mapa de Riesgo Operativo

del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso





•Informe calificación y

provisión

cartera comercial

Informe Semanal de Riesgo

Liquidez

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-5


lavado de activos y

financiación del

terrorismo

EV1Control y

evaluaciónEV1-2

Evaluación

independiente

M2Otorgamiento de

productosM2-1

Otorgamiento de

crédito.

M2Otorgamiento de

productosM2-2

Otorgamiento de


administración de


M2Otorgamiento de

productosM2-3

Otorgamiento de

servicios programas

internacionales

M2Otorgamiento de

productosM2-4

Gestión de

legalización y

renovación para

aprobación del

desembolso

M3Gestión de

operacionesM3-2


cartera

M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3






administración

Terminación o

cumplimiento de



fijos



Gestión contable y

tributaria



SARLAFT


envían de manera semestral

el cruce de la totalidad de

becarios y beneficiarios del

exterior para realizar el

cruce en listas.

• Envían archivo para el

cruce de listas de los

beneficiarios y ahorradores

del TAE que suministra

tesoreria mensualmente.



SARLAFT

• Envían archivo

mensualmente de los

posibles beneficiarios que

pasan por todos los canales

de atención al cliente para

realizar el cruce en listas.

• En caso de que necesiten

apoyo al momento de la

consulta en listas SARLAFT.

• Memorando solicitud de

CDP (por semestre y

modadalidad)

• Solicitud de modificación

al presupuesto.

• Acta de Selección de

Beneficiarios de becas.

• Base de datos de

seleccionados.

• Base de datos de los

diferentes programas.

Propuesta de

presupuesto

• Resoluciones de giro.• Valor periódico a

desembolsar

• Actualización de estados

de la obligación.

• Solicitud de aplicación de

novedad a partir de

conciliación de cartera

•Comportamiento de la

calificación de la cartera


por vencimiento





provisiones



amortización.


por vencimiento





provisiones



amortización.

• Información generada en

el sistema a partir de los

pagos registrados.

• Información generada en

el sistema a partir de los

pagos registrados.

• Información de

calificaciones provisiones e

intereses diferidos.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

M3Gestión de

operacionesM3-3

Novedades de

cartera

M3Gestión de

operacionesM3-5

Gestión de apoyo a

programas

internacionales

M3Gestión de

operacionesM3-6

Administración del

TAE

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-2

Gestión de

recuperación de

cartera

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-3 Castigo de cartera

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-4

Liquidación de

fondos en

administración

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-5

Terminación o

cumplimiento de

obligaciones de

crédito

M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3






administración

Terminación o

cumplimiento de



fijos



Gestión contable y

tributaria

rNotificación para reversar

cobro jurídico

*Cartas de Paso al cobro

* Actas de ajuste

* Notificación de

aceptación o rechazo de

solicitud.

* Comunicación de nuevas

directrices de

escalonamiento

r * actas de ajuste• Solicitud de sala y medios

audiovisuales.

r

Resoluciones de giro. • Archivo pasivo /TAE

• Giro a Tesorería

• Base de Datos

actualizados

• Informes de redención de

TAE

Demanda

Solicitud de refinanciación

debidametne soportada.

rListado de obligaciones

susceptibles a castigar

Presupuesto de recaudo.

Archivo definitivo de

obligaciones castigadasr

Acta de Junta y

comunicación confirmando

operación del castigo a la

Dirección de Contabilidad.

r

* Orden de pago

* Resolucion de reintegro

de saldos a favor

* Solcitud cuentas

contables del fondo.

* Solictud de ajsutes de

cartera y contabilidad

r*Resolución devolución de

saldos a favor.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

M5Gestión del


A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico


activos fijos

A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico


apoyo logístico

A2Gestión

FinancieraA2-1

Gestión

presupuestal

A2Gestión

FinancieraA2-2 Gestión de pagos

M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3






administración

Terminación o

cumplimiento de



fijos



Gestión contable y

tributaria




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web




“matriz de

escalonamiento”.


web

r* Actualización del portal

web


web


web


web


web

r

• Entrada a Inventario de

bienes inmuebles.

• Salida de Inventario de

bienes inmuebles.

• Solicitud de CDP. • Solicitud de pago

• Bases de bienes

inmuebles.

• Informes contables de

activos fijos.

• Paz y salvo de pago de

impuestos.

• Paz y salvo de pago de

administraciones.

• Facturas de servicios

públicos del último mes,

canceladas.

r

• Acuerdo Presupuestal

(Presupuesto Aprobado).

• Resolución de

desagregación de

presupuesto anual.

• Certificados de

disponibilidad presupuestal.

• Acuerdo Constitución de

vigencias futuras.

• Acuerdo Modificaciones al

presupuesto.

• Acuerdo presupuestal

(presupuesto aprobado).

• Resolución de

desagregación de

presupuesto anual.

• Certificados de



vigencias futuras.


presupuesto.

r

• Cronograma presupuestal

• Registro presupuestal de

obligaciones

• Registro presupuestal de

compromisos

Autorización de pago.

• Orden de pago

• Certificados de


• Resoluciones de giro

r

* Copia de movimiento de

bancos

* Informe tesoral

* Transacciones efectuadas,

para realizar el registro

contable

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A2Gestión

FinancieraA2-3

Gestión contable y

tributaria

A2Gestión

FinancieraA2-4

Gestión de

inversiones

A3Gestión de


A3Gestión de


A3Gestión de

Talento HumanoA3-3

Administración de

personal

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-1 Precontractual

M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3






administración

Terminación o

cumplimiento de



fijos



Gestión contable y

tributaria

Libros Oficiales: Libro diario

y Libro mayorr

*Memorando de solicitud

de ajustes.

• Valoración portafolio

Solictud de traslado de

cobro definitivoOrden de pago Orden de pago

• Resolución de comisiones

de servicio e invitaciones

* Archivos planos bancario e

interbancario, pagos net• Liquidación de la nómina

• Solicitud de modificación

del presupuesto

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-2 Contractual

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación


A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-1Procesos

disciplinarios

A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-2

Representación


jurídica

A6Gestión de

ComunicacionesA6-1


de comunicación

A6Gestión de

ComunicacionesA6-2

Comunicación

organizacional

A7

Gestión

tecnológica y

seguridad


M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3






administración

Terminación o

cumplimiento de



fijos



Gestión contable y

tributaria


de Atención a Usuarios.


Aseo y cafetería.

• Contrato para avalúo

comercial del inmueble a

vender.


legalizado.

• Orden de Pago a

contratista o proveedores

(pagos de seguridad social,

cuenta de cobro o factura).

• Resolución de

Terminación y Cancelación

de Convenio para fondos.

Orden de pago pendiente


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A8Gestión

documentalA8-1

Gestión de

correspondencia

A8Gestión


ENTES EXTERNOS

M3-3 M3-5 M3-6 M4-2 M4-3 M4-4 M4-5 M5-1 A1-1 A1-4 A2-1 A2-2 A2-3






administración

Terminación o

cumplimiento de



fijos



Gestión contable y

tributaria

• Facturas para pago de

impuestos: Predial, de

Vehículos y de Valorización.

• Facturas para pago de

servicios públicos y

administración de

inmuebles















• Documentos de la carpeta

del usuario del crédito

educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.

Ley 1002 de 2005

/Gobierno Nacional

(Congreso Nacional)

1. Secretaría General de los

Programas IAESTE y AIESEC.

• Consolidado periódico de

las plazas de intercambio.

Ley 18 de 1988.

Decreto 726 de 1989

• IPC / DANE.

• Cupón

debidamente

endosado.

• Ordenes de

matrícula.

• Documentos

requeridos para

solicitar el endoso.

• Poderes y endosos.

• Sentencias.

• Formato

Redención Título

ahorro educativo. /

Beneficiarios.

Decreto 380 de

2007.

Decreto 3155 de

1968

Solicitud de acuerdo

de pago ó

refinanciación. /

Beneficiario (Deudor

principal( ó Deudor

solidario.


(Ley 1002 de 2005

Decreto 1050 del 6 de

Abril de 2006

Circular 100 de 1995

1. Constituyente, Ente

externo: Solicitud de

terminación del convenio

2. Junta Administradora:

Aprobación de rendición de

cuentas.

1. Gobierno Nacional

(Congreso de Colombia):

• Normatividad vigente

(Ley 1002 de 2005).

2. • Solicitante

(Beneficiario, deudor

solidario o tercero con

autorización):

* • Solicitud de expedición

certificado deuda en cero ó

devolución de saldos a favor

(Formulario Unificado).

1. Usuario:

• Petición, queja o reclamo.

1. Oficina de registrop de

instrumentos públicos:

Escritura pública del

inmueble a comprar

Certificados de tradición y

libertad del inmueble a

comprar

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-2

Planeación

estratégica

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-3

Planeación

financiera

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


operativo

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


crédito

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


mercado

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


liquidez


PROCESOS

A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1

Gestión de Inversiones Ingreso Permanencia Administración de personal Precontractual Contractual Postcontractual Procesos disciplinariosRepresentación judicial y

asesoría jurídica

Relación con medios de

comunicación

Comunicación

organizacionalGestión del servicio Gestión de correspondencia


plan estrategico


plan estrategico

• Estudio Técnico (Plan

Estratégico).


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico


plan estrategico

• Estudio Técnico (Plan

Estratégico).

• Informe de Gestión Anual.

• Plan de Accion anual

•Plan Sectorial de

educación


plan estrategico


plan estrategico


del Proceso


del Proceso

* Información para la

capacitación.


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso


del Proceso

Reporte de cupos de emisor

y

contraparte.

• Reporte de “portafolio

eficiente”.

• Boletín de Riesgo de

Mercado: Análisis del

comportamiento del

mercado.

• Boletín Mercado

cambiario.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-5


lavado de activos y

financiación del

terrorismo

EV1Control y

evaluaciónEV1-2

Evaluación

independiente

M2Otorgamiento de

productosM2-1

Otorgamiento de

crédito.

M2Otorgamiento de

productosM2-2

Otorgamiento de


administración de


M2Otorgamiento de

productosM2-3

Otorgamiento de

servicios programas

internacionales

M2Otorgamiento de

productosM2-4

Gestión de

legalización y

renovación para

aprobación del

desembolso

M3Gestión de

operacionesM3-2


cartera

A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1


asesoría jurídica


comunicación

Comunicación


* Solicitud de capacitación


Envían listado de la

totalidad de los funcionarios

y terceros, tales como

empleados de planta y

provisionales de igual forma

como los temporales y

pasantes.


Envían listado

trimestralmente de los

contratistas vigentes para

realizar el cruce en listas.

• Solicitud de divulgación de

información.

• CIFIN

• Documentos soportes,

informes de gestión,

certificaciones.

• Publicación Programación

de adjudicación de créditos.

* Actas de reunión con

outsourcing de Seguimiento

al Crédito.

* Informes de gestión del

outsourcing de Seguimiento

al Crédito.

* Calendario de

adjudicación de créditos

educativos.

* Lista de créditos

aprobados por la Junta

Administradora.

* Lista de créditos

aprobados después de

verificada la información.

* Estudio previo y minuta

técnica


juridico.

Docuemtnos soportes (si

aplica)

· Convocatorias Convocatoria

Acta de comité artistas

jovenes talentos.

Cronogramas.

• Documentos soportes.

• Informes de gestión.

• Certificaciones.

• Solicitud de emisión de

conceptos jurídicos.

• Requerimientos

funcionales para realizar las

modificaciones del sistema

en caso de ser necesario.

• Copias de seguridad de los

cierres de cartera.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

M3Gestión de

operacionesM3-3

Novedades de

cartera

M3Gestión de

operacionesM3-5

Gestión de apoyo a

programas

internacionales

M3Gestión de

operacionesM3-6

Administración del

TAE

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-2

Gestión de

recuperación de

cartera

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones


M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-4

Liquidación de

fondos en

administración

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-5

Terminación o

cumplimiento de

obligaciones de

crédito

A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1


asesoría jurídica


comunicación

Comunicación


• Acta de seguimiento de

reuniones con el

Outsourcing de atención a

usuarios

Comunicado de evento* Solicitud de emisión de

conceptos jurídicos

* Requerimiento de

desarrollo/ajuste de

funcionalidad.

* Requerimientos de

actualización o creación de

usuarios C&CTEX.

* Notificación de

aceptación o rechazo de

solicitud.

* Comunicación de

nuevas directrices de

escalonamiento

Actas de seguimiento al

contrato de

la Firma de Cobranza

Externa

Solicitud de

emisión

de conceptos

jurídicos.

memorando de solicitud de

terminación de convenios

de fondos.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

M5Gestión del


A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico


activos fijos

A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico


apoyo logístico

A2Gestión

FinancieraA2-1

Gestión

presupuestal

A2Gestión


A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1


asesoría jurídica


comunicación

Comunicación



web


web


web


web


web


web


web


web


web


web


web


web


web

* Paz y salvo por tenencia

de equipos

Estudio previo de

conveniencia y oportunidad * Informe de cumplimiento

* Comunicación informado

la no devolución del bien

por parte del funcionario

* Solicitud de asistencia

jurídica para reclamación

ante compañía de seguros

• Estudio previo y minuta

técnica .

• Resolución de

desagregación de

presupuesto anual.

• Certificados de



vigencias futuras.


presupuesto.

• Resolución de

desagregación de

presupuesto anual.

• Certificados de



vigencias futuras.


presupuesto.

• Acuerdo Presupuestal


V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A2Gestión

FinancieraA2-3

Gestión contable y

tributaria

A2Gestión

FinancieraA2-4

Gestión de

inversiones

A3Gestión de


A3Gestión de


A3Gestión de

Talento HumanoA3-3

Administración de

personal

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-1 Precontractual

A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1


asesoría jurídica


comunicación

Comunicación


• Estados financieros

generados.

r

r* Resolución de

nombramiento

• Memorando Solicitud de

Convenios de Pasantías.

rEstudio Tecnico y minuta

tecnica

• Nombramiento de cargos

directivos.

r

* Estudio previo y minuta

técnica

* Pliego de Condiciones

para: proveedor de

dotación

Convenios de pasntias

suscritos y legalizados r

*Contrato o Carta de

aceptación de orden de

compra o de servicio a

legalizar

• Publicación de Pliego de

Condiciones.

• Publicación de Adendas e

Informe de Evaluación.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-2 Contractual

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación


A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-1Procesos

disciplinarios

A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-2

Representación


jurídica

A6Gestión de

ComunicacionesA6-1


de comunicación

A6Gestión de

ComunicacionesA6-2

Comunicación

organizacional

A7

Gestión

tecnológica y

seguridad


A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1


asesoría jurídica


comunicación

Comunicación


r

• Certificación de recibo a

satisfacción del Objeto

Contractual por parte del

Supervisor/Interventor

• Resolución Imposición de

multa o Declaratoria de

Incumplimiento cuando a

ello hubiere lugar.


jurídico.

• Contrato suscrito y

legalizado con medios de

comunicaciones.

• Contrato suscrito y

legalizado.

r

Resolución de

liquidación unilateral

copia del fallo y resolución

del recurso de apelación y

ejecución de la sansión que

aplique.

Constante de ejecutoria de

la sanción.

r

Expediente con recurso de

apelación, para ser

resueltos por segunda

instancia.

Expediente del fallo

sancionatorio con su

ejecutoria para el cobro

coactivo.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


juridico.


jurídico.

Resolución Imposición de

multa o Declaratoria de

Incumplimiento cuando a

ello hubiere lugar.


jurídico.

Resolución de

liquidación unilateral

Expediente con recurso de

apelación, para ser

resueltos por segunda

instancia.

Expediente del fallo

sancionatorio con su

ejecutoria para el cobro

coactivo.

r


juridico.

* Actulización del portal

web/ sitio link asesoría

jurídica


juridico.* Memoriales / oficios


técnica.

• Pliego de condiciones.r


técnica. r

* Guías para prestación de

servicios.

* Plan de comunicación y

formación.

r

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A8Gestión

documentalA8-1

Gestión de

correspondencia

A8Gestión


ENTES EXTERNOS

A2-4 A3-1 A3-2 A3-3 A4-1 A4-2 A4-3 A5-1 A5-2 A6-1 A6-2 A7-1 A8-1


asesoría jurídica


comunicación

Comunicación


* Estudios previos de

conveniencia y oportunidadr



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.



educativo.

· Decreto 2792.

• Circular No. 100 Capítulo

I. Superintendencia

Financiera.

• Extractos de los depósitos

centralizados de valores. /

Depositos

Centralizados de Valores.

DECEVAL y DCV

• Portafolio de inversión

(extractos). / Fiduciaria.

• Invitación a eventos de

gobiernos extranjeros,

organismos internacionales

e instituciones privadas.

• Solicitud de comisión para

estudios.

• Solicitud de certificación

para pensión.

Entidades públicas y

privadas:

reglamento operativo

docuementos para suscribir

y legalizar convenios

Oferentes:

ingreso de información en

la página web del ICETEX

Contrtatista:

doumento para legalizar

contrato yu orden de

compra o servicio

solicitud de adición o

modificación

personas

naturales/jurídicas:

contratos o cratas de

aceptación de orden de

cmprta o de sevicios

firmados.

quejoso/anónimo/

informante o de oficio:

queja-anónimo

Procuraduría General de la

República:

oficio solicitud de

invetsigación, allegando

oficio del quejoso.

· Normatividad vigente

(Ley 1285 de 2009,

ley 1002 de 2005,

ley 640 de 2001,

Decreto 380 de 2005). /

Congreso Nacional

• Providencias judiciales

(Autos y

sentencias)./Juzgados.

1. Ministerio de Educación.

• Solicitud de integración y

verificación del

cumplimiento de la política

educativa en el desarrollo

de las actividades de

comunicación.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-2

Planeación

estratégica

E1Direccionamient

o EstratégicoE1-3

Planeación

financiera

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


operativo

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


crédito

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


mercado

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo


liquidez


PROCESOS

A8-3

Gestión de archivo ENTES EXTERNOSFUNCIONARIO

ICETEX

• Documentos que

requieren ser archivados.

1. Contraloría General de la

República.

• Plan de Acción Anual.

2. Ministerio de Educación

Nacional.

• Plan Sectorial de

Educación.

3. Entes externos de

control.

• Informe de Gestión Anual.

• Documentos requieren ser

archivados.

1. Ente de Control

(Contraloría General de la

República).

• Plan Financiero.


archivados.


del Proceso

Junta Directiva/ Directiva /

Comité de SARO SARLATF

Mapa integral de riesgos

operativos actulizados


archivados.

Informe Diagnostico de

Bases de datos, Cartera

Cobranzas y crédito. /

Comité de Reisgos de

credito y Junta Directiva.

Informe de indicadores de

seguimiento de cartera. /

Comité de Reisgos de

credito y Junta Directiva.

* Documentos que

requieren ser archivados

• Informe del Valor en

Riesgo VaR /

superintendencia

financiera.

• Informe de Seguimiento

de Cupo de Entidades

Emisoras y Contraparte.

• Informe de Calificación de

Riesgo para la constitución

de provisiones de

inversiones de los

portafolios del ICETEX

• Reporte de resultado de

las pruebas de escritorio/ •

Contraloría y demás Entes

de Vigilancia y Control

Boletín de Riesgo de

Mercado: Informe de

Análisis y

comportamiento del

Mercado /Comité

Financiero y de

Inversiones./ Junta

Directiva.

• Documentos que


Información solicitada por

los entes

de control / Entidades de

control y vigilancia.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

E2

Gestión y

Administración

del Riesgo

E2-5


lavado de activos y

financiación del

terrorismo

EV1Control y

evaluaciónEV1-2

Evaluación

independiente

M2Otorgamiento de

productosM2-1

Otorgamiento de

crédito.

M2Otorgamiento de

productosM2-2

Otorgamiento de


administración de


M2Otorgamiento de

productosM2-3

Otorgamiento de

servicios programas

internacionales

M2Otorgamiento de

productosM2-4

Gestión de

legalización y

renovación para

aprobación del

desembolso

M3Gestión de

operacionesM3-2


cartera

A8-3


ICETEX

* Documentos que


1. UIAF:

* Reportes (operaciones

sospechosas a la UIAF, de

producto y transacciones en

efectivo).

Junta Directiva / Comité de

SARO SARLATF

Mapa de Riesgo SARLAFT

por proceso

Listado Peps y propias

Listas de control Monitoreo

SARLAFT, Noticias, Comites

de Crédito, Recaudos

Consulta al Sistema de lista

vía web en linea o consultas

masivas

Expedientes ROI y ROS

• Documentos que


1. Entes Externos de

Control.

• Informe Auditoría de

gestión.

• Informe Ejecutivo Anual

de Evaluación del Sistema

de Control Interno.

• Documentos que


Beneficiario

• Listado de resultados del

comité.

• Documentos que


* Acta de comité Junta

Administradora

* Listado de resultados del

comité.

Solicitante de Credito:

* Aprobacion del deudor

solidario

* Estado de solicitud

* Documentos que


• Acta de preseleccionados

o

seleccionados/Beneficiarios

• Carpeta de beneficiario.

• Garantías constituidas.

• Documentos requeridos

para archivar.

* Documentos que


1. Entes de Control

* Reportes a Entes de

Control

2. Beneficiario:

* Informacion relaionada

con el recaudo

3. Aliados Estartegicos

* Información de recaudo

de aliados estratégicos

*Extractos de la obligación

vía WEB

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

M3Gestión de

operacionesM3-3

Novedades de

cartera

M3Gestión de

operacionesM3-5

Gestión de apoyo a

programas

internacionales

M3Gestión de

operacionesM3-6

Administración del

TAE

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-2

Gestión de

recuperación de

cartera

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones


M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-4

Liquidación de

fondos en

administración

M4

Gestión de

recuperación y

cumplimiento de

obligaciones

M4-5

Terminación o

cumplimiento de

obligaciones de

crédito

A8-3


ICETEX

• Documentos que


(resoluciones,actas)

• Documentos que


* Consulados de Colombia

en el Exterior.

*Ministerio de Relaciones

Exteriores

•Base de datos ex-becarios

Embajada

• Oficio de solicitud de visa

de cortesía para el

extranjero en intercambio

• Oficio de presentación del

becario.

• Documentos que


Listado de redención /

Fiduciaria

Archivo pasivo TAE /

Fiduciaria

• Documentos que


• Boletin de cartera

Informe de interventoría /

entes de control.

Comunicado del (los)

valor(es) a rete

ner / empresa objetivo

Demanda / Juzgado

• Documentos que


Información solicitada por

entes de control.

• Documentos que


• Memorando solicitud

pagare y carta de

instrucciones

* Oficio de terminacion del

convenio (notificación)

* Informe estado de

convenio

* Acta de liquidación oficio

remisorio de cesiñon de

carta de instrucciones,

documentos de endoso de

pagaré y original de

garantias.

Resolución de reintegro de

saldos a favor

* Documentos que


* Ficha y Resolución saldos

menores

* Actas de Ajuste

1. • Entidades de control y

vigilancia:

• Comunicación de solicitud

tramitada satisfactorimante

2. • Solicitante (Beneficiario

o Deudor solidario):

• Comunicación de no

tramite de la solicitud,

indicando razones.

• Certificado deuda en cero.

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

M5Gestión del


A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico


activos fijos

A1

Gestión

administrativa y

apoyo logístico


apoyo logístico

A2Gestión

FinancieraA2-1

Gestión

presupuestal

A2Gestión


A8-3


ICETEX

• Documentos que



web

1. Outsourcing de atención

al usuario

* Plan de capacitación

2. Usuario:

* Respuesta a solicitudes,

quejas, reclamos o derechos

de petición

3. Superfinanciera:

* Reporte de quejas y

reclamos

* Documentos que


1. Adjudicatario:

* Acta de entrega de

inmueble.

• Documentos que


• Documentos que


• Ficha EBI diligenciada e

inscripción de BPIN.

• Solicitud de

programación de recursos

de la Nación (PAC).

• Informe de seguimiento a

la ejecución presupuestal.

• Informe de seguimiento

de ejecución del PAC y flujo

de caja.

• Documentos que


1.Contratistas, proveedores,

demandantes, Empresas de

servicios públicos,

beneficiarios:

* Giros efectuados

2. Ministerio de Hacienda y

crédito público:

* Oficio notificando cierre

de cuentas de inversión

3. Entidades de cooperación

Internacional:

* Pago al préstamo de

Entidades de Cooperación

Internacional

4. Entidades Financieras:

*Solicitud de soportes de

partidas NPI

* Giros efectuados

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A2Gestión

FinancieraA2-3

Gestión contable y

tributaria

A2Gestión

FinancieraA2-4

Gestión de

inversiones

A3Gestión de


A3Gestión de


A3Gestión de

Talento HumanoA3-3

Administración de

personal

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-1 Precontractual

A8-3


ICETEX

* Documentos que


1. DIAN.

• Declaraciones de

impuestos exigidas por el

estatuto tributario

2. Autoridades Municipales

*Acuerdos municipales

establecidos.

3. Contaduría General de la

Nación, Entidades de

control del Estado:

• Estados financieros de la

Entidad y notas

1. Vicepresidencia

Financiera, Comité de

Auditoría, Comité

Financiero y de Inversiones:

* Declaraciones de

impuestos exigidas por el

estatuto tributario y los

acuerdos municipales

establecidos.

Estados financieros

generados y notas.

• Documentos que


Formato No. 351 de

Valoración. Y

Formato No. 353 de

derivados / De la

Superintendencia

Financiera.

• Acta de arqueos del

portafolio de inversiones/

Revisoria Fiscal y Entes de

Control.

Presentación de la

propuesta de

inversión. / comité

financiero y de Inversiones.

• Documentos que


• Documentos que


1 . DAFP:

* Encuesta de capacitación

y bienestar social.

* Evaluación de

desempeño.

• Documentos que


1. DAFP:

* Encuesta SUIP.

* Creación de Hoja de Vida del

funcionario en SUIP.

* Actualización de Novedad del

funcionario en SUIP (retiro,

licencia o vacaciones).

2. Caja de compensación,

ICBF,Sena, Fondos de

pensiones, EPS, ARP

* Reporte de pago de

parafiscales.

* Reporte de pagos de

seguridad social

3. Fondo Nacional del ahorro:

* Certificación de pago de

cesantías y relación de

funcionarios

4. Ministerio de Educación,

Cancillería Ministerio de

Hacienda y Crédito Público:

* Oficio informativo de la

invitación.

5. Exfuncionario:

* Certificación de pensión.

• Desprendibles de pago

* Acta de posesión del

cargo de libre

nombramiento y remoción

a través de comisión

• Resolución de

reconocimiento de prima

técnica

• Comunicación de

negación de solicitudes

• Resolución de vacaciones.

• Resolución de

autorización de la licencia.

• Resolución de licencia por

incapacidad.

• Certificaciones solicitadas

* Bonos de dotación

• Documentos que


1. Contratistas: Personas

Naturales/Jurídicas

*Contrato a legalizar

* Carta de aceptación de

orden de compra o de

servicio a legalizar

V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A4-2 Contractual

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación


A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-1Procesos

disciplinarios

A5

Gestión Asuntos

Legales y

Jurídicos

A5-2

Representación


jurídica

A6Gestión de

ComunicacionesA6-1


de comunicación

A6Gestión de

ComunicacionesA6-2

Comunicación

organizacional

A7

Gestión

tecnológica y

seguridad


A8-3


ICETEX

• Documentos que


• Documentos que


contratistas:

acta de liquidación bilateral

de contratos

• Documentos que


Sujetos procesales,

Procuraduría General de la

República:

Fallo(sancionatorio,

absolutorio, archivo o

inhibitorio)

Auto interlocutorio

auto de trámite

oficio para registro de

sanción disciplinaria

formulario registro de

sanción.



educativo.

• Juzgados.

• Procuraduría General de

la Nación.

• Ministerio de Educación

Nacional

• Personas Naturales

• Personas Jurídicas /

Memorial u oficios.

• Centro de conciliación o

juzgado donde se cita la

conciliación /• Acta de

Comité de Conciliación y

defensa Judicial / ·

• Documentos que


1. Proveedores

* Pliego de condiciones

2. Medios de comunicación

/ 3. Audiencia

*Boletin de Prensa

* Rueda de prensa

* Programa de Television

• Documentos que


• Semanario publicado

• Cartelera publicada

• Documentos que


V8


CODMACRO

PROCESOCOD PROCESO

A8Gestión

documentalA8-1

Gestión de

correspondencia

A8Gestión


ENTES EXTERNOS

A8-3


ICETEX

• Copias para archivo

• Titulos valores

• Carpetas de beneficiariosDocumentos para la entrega

r

• Actas de comité de

archivo.

V8

ANEXO 3 – MATRIZ DE RESPONSABILIDAD

NTC GP 1000:2009

Norma técnica de calidad para la gestión pública

PR

ES

IDE

NC

IA

SE

CR

ET

AR

IA G

EN

ER

AL

RE

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EN

TA

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FIC

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LA

CIO

NE

S

INT

ER

NA

CIO

NA

LE

S

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

4.1 Requisitos generales R

4.2 Gestión documental R

4.2.1 Generalidades R

4.2.2 Manual de Calidad R

4.2.3 Control de documentos R

4.2.4 Control de registros R

5 RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la dirección R R R R R R R R R R R R R R R R R R

5.2 Enfoque al cliente R

5.3 Política de calidad R R

5.4 Planificación R R

5.4.1 Objetivos de calidad R R

5.4.2 Planificación R R

5.5 Responsabilidad, autoridad y

comunicación R R R

5.5.1 Responsabilidad y autoridad R

5.5.2 Representante de la dirección R

5.5.3 Comunicación interna R

5.6 Revisión por la dirección R R R R R R R R R R R R R R R R R R

5.6.1 Generalidades R R R R R R R R R R R R R R R R R R

5.6.2 Información para la revisión R R R R R

5.6.3 Resultados de la revisión R

NTC GP 1000:2009


PR

ES

IDE

NC

IA

SE

CR

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LA

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NA

CIO

NA

LE

S

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de recursos R R R

6.2 Talento humano R

6.2.1 Generalidades R

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y

formación R

6.3 Infraestructura R

6.4 Ambiente de trabajo R

7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de la realización del

producto y prestación del servicio R

7.2 Procesos relacionados con el cliente R

7.2.1 Determinación de los requisitos

relacionados con el producto y/o servicio R R R R R R R

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados

con el producto y/o servicio R R R R R R

7.2.3 Comunicación con el cliente R

7.3 Diseño y desarrollo R

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo R R R R R R

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y

desarrollo R R R R R R

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo R R R R R R

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo R R R R R R

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo R R R R R R

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo R R R R R R

7.3.7 Control de los cambios del diseño y

desarrollo R R R R R R

NTC GP 1000:2009


PR

ES

IDE

NC

IA

SE

CR

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NE

S

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CIO

NA

LE

S

7.4 Adquisición de bienes y servicios R

7.4.1 Procesos de adquisición de bienes y

servicios R

7.4.2 Información para la adquisición de

bienes y servicio R R R R R R R R R R R R R R R R R

7.4.3 Verificación de los productos y/o

servicios adquiridos R R R R R R R R R R R R R R R R R

7.5 Producción y prestación del servicio R R R R R R

7.5.1 Control de la producción y de la

prestación del servicio R R R R R R

7.5.2

Validación de los procesos de la

producción y de la prestación del

servicio

R R R R R R

7.5.3 Identificación y trazabilidad R R R R R R

7.5.4 Propiedad del cliente R R R R R R

7.5.5 Preservación del producto y/o servicio R R R R R R R

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades R

8.2 Seguimiento y medición R R R R R R R R R R R R R R R R

8.2.1 Satisfacción del cliente R

8.2.2 Auditoría interna R R

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o

servicio R R R R R R R R R R R R R R R R R

NTC GP 1000:2009


PR

ES

IDE

NC

IA

SE

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TE

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O

JEF

E O

FIC

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LA

CIO

NE

S

INT

ER

NA

CIO

NA

LE

S

8.3 Control del producto y/o servicio no

conforme R R

8.4 Análisis de datos R R

8.5 Mejora R R

8.5.1 Mejora continua R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.5.2 Acción correctiva R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.5.3 Acción preventiva R R R R R R R R R R R R R R R R R

4.2 Gestión

documental4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad

4.2.3 Control de

documentos

4.2.4 Control de

Registros

COD MACRO PROCESO COD PROCESO

E1-2 Planeación estratégica X X X X X

E1-3 Planeación financiera X X X X X

E2-1 Gestión de riesgo operativo X X X X X

E2-2 Gestión de riesgo de crédito X X X X X

E2-3 Gestión de riesgo de mercado X X X X X

E2-4 Gestión riesgo de liquidez X X X X X

E2-5

Gestión de riesgo de lavado de

activos y financiación del

terrorismo

X X X X X

EV1 Control y evaluación EV1-2 Evaluación independiente X X X X X

M2-1 Otorgamiento de crédito. X X X X X

M2-2

Otorgamiento de crédito a través

de la administración de recursos

de terceros.

X X X X X

M2-3Otorgamiento de servicios

programas internacionalesX X X X X

M2-4Gestión de legalización y

aprobación del desembolsoX X X X X

M3-2 Administración de la cartera X X X X X

M3-3 Novedades de cartera X X X X X


internacionalesX X X X X

M3-6 Administración del TAE X X X X X

M4-2Gestión de recuperación de

carteraX X X X X

M4-3 Castigo de cartera X X X X X

M4-4Liquidación de fondos en

administraciónX X X X X


obligaciones de créditoX X X X X

M5 Gestión del servicio M5-1 Atención al cliente X X X X X X

A1-1 Administración de activos fijos X X X X X

A1-4Servicios generales y apoyo

logísticoX X X X X

A2-1 Gestión presupuestal X X X X X X

A2-2 Gestión de pagos X X X X X

A2-3 Gestión contable y tributaria X X X X X

A2-4 Gestión de inversiones X X X X X

A3-1 Ingreso X X X X X

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

NTCGP-1000:2009 4.1 Requisitos Generales5.1 Compromiso de la

dirección

2.1

Act

ivid

ades

de

cont

rol

2.2

Info

rmac

ión

2.1

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cont

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2.1

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Info

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1.1

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1.3

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1 In

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2 In

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info

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1.1

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ico


Humano

M4

Gestión de recuperación

y cumplimiento de

obligaciones

A1Gestión administrativa y

apoyo logístico


M2Otorgamiento de

productos

M3 Gestión de operaciones

MECI 2005

Direccionamiento

EstratégicoE1

2.1

Act

ivid

ades

de

cont

rol

2.2

Info

rmac

ión

4.2 Gestión

documental4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad

4.2.3 Control de

documentos

4.2.4 Control de

Registros


NTCGP-1000:2009 4.1 Requisitos Generales5.1 Compromiso de la

dirección

2.1

Act

ivid

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cont

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2.2

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2.2

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2.2

Info

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1.1

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1.3

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1 In

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Prim

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2.2.

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form

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MECI 2005

2.1

Act

ivid

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de

cont

rol

2.2

Info

rmac

ión

A3-2 Permanencia X X X X X

A3-3 Administración de personal X X X X X

A4-1 Precontractual X X X X X

A4-2 Contractual X X X X X

A4-3 Postcontractual X X X X X

A5-1 Procesos disciplinarios X X X X X

A5-2Representación judicial y asesoría

jurídicaX X X X X

A6-1Relación con medios de

comunicaciónX X X X X

A6-2 Comunicación organizacional X X X X X

A7 Gestión tecnológica A7-1 Gestión del servicio X X X X X

A8-1 Gestión de correspondencia X X X X X X

A8-3 Gestión de archivo X X X X X

A6Gestión de

Comunicaciones



Humano

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A5Gestión Asuntos

Legales y Jurídicos


E1-2 Planeación estratégica

E1-3 Planeación financiera

E2-1 Gestión de riesgo operativo

E2-2 Gestión de riesgo de crédito

E2-3 Gestión de riesgo de mercado

E2-4 Gestión riesgo de liquidez

E2-5



terrorismo

EV1 Control y evaluación EV1-2 Evaluación independiente

M2-1 Otorgamiento de crédito.

M2-2



de terceros.




aprobación del desembolso




internacionales

M3-6 Administración del TAE


cartera



administración



M5 Gestión del servicio M5-1 Atención al cliente

A1-1 Administración de activos fijos


logístico

A2-1 Gestión presupuestal

A2-2 Gestión de pagos


A2-4 Gestión de inversiones

A3-1 Ingreso

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

NTCGP-1000:2009


Humano

M4


y cumplimiento de

obligaciones


apoyo logístico


M2Otorgamiento de

productos


MECI 2005

Direccionamiento

EstratégicoE1

5.2 Enfoque al

cliente

5.4

Planificación

5.4.1 Objetivos

de Calidad

5.4.2 Planificación

del Sistema de

Gestión de la

Calidad

5.5 Responsabilidad,

autoridad y

comunicación

5.5.1

Responsabilidad

y autoridad

5.5.2 Representante

de la dirección

X X X X X

X

X

X

X

X

X X X

5.1 Compromiso de la

dirección5.3 Política de Calidad

2.1

Act

ivid

ades

de

cont

rol

1.2

Dire

ccio

nam

ient

o

estr

atég

ico

1.2

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atég

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1.2

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atég

ico

1.2

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o

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atég

ico

1.2

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nam

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o

estr

atég

ico

2.3

Com

unic

ació

n

Púb

lica

1.2

Dire

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nam

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o

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atég

ico

1.1

Am

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cont

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1.2

Dire

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nam

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o

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atég

ico

1.2

Dire

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o

estr

atég

ico


NTCGP-1000:2009

MECI 2005

A3-2 Permanencia

A3-3 Administración de personal

A4-1 Precontractual

A4-2 Contractual


A5-1 Procesos disciplinarios


jurídica


comunicación

A6-2 Comunicación organizacional

A7 Gestión tecnológica A7-1 Gestión del servicio

A8-1 Gestión de correspondencia

A8-3 Gestión de archivo

A6Gestión de

Comunicaciones



Humano

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A5Gestión Asuntos


5.2 Enfoque al

cliente

5.4

Planificación

5.4.1 Objetivos

de Calidad

5.4.2 Planificación

del Sistema de

Gestión de la

Calidad

5.5 Responsabilidad,

autoridad y

comunicación

5.5.1

Responsabilidad

y autoridad

5.5.2 Representante

de la dirección

5.1 Compromiso de la

dirección5.3 Política de Calidad

2.1

Act

ivid

ades

de

cont

rol

1.2

Dire

ccio

nam

ient

o

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atég

ico

1.2

Dire

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o

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atég

ico

1.2

Dire

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nam

ient

o

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ico

1.2

Dire

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nam

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o

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atég

ico

1.2

Dire

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o

estr

atég

ico

2.3

Com

unic

ació

n

Púb

lica

1.2

Dire

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nam

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o

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atég

ico

1.1

Am

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te d

e

cont

rol

1.2

Dire

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o

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atég

ico

1.2

Dire

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nam

ient

o

estr

atég

ico

X

X

X

X X








E2-5



terrorismo



M2-2



de terceros.








internacionales



cartera



administración






logístico





A3-1 Ingreso

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

NTCGP-1000:2009


Humano

M4


y cumplimiento de

obligaciones


apoyo logístico


M2Otorgamiento de

productos


MECI 2005

Direccionamiento

EstratégicoE1

5.5.3

Comunicación

interna

5.6 Revisión

por la

dirección

5.6.1

Generalidades

5.6.3 Resultados

de la Revisión

6.1 Provisión de

recursos

6.2 Talento

Humano

6.2.1

Generalidades

6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y

formación

X X X X

X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X

X X X

X X X X X

5.6.2 Información para la revisión

3.1

Aut

oeva

luac

ión

3.1.

1 A

utoe

valu

ació

n

del

con

trol

3.1.

2 A

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n

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Ges

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3.2

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luac

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inde

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ient

e

3.3

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Mej

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ient

o

1.1.

1 P

lane

s y

prog

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1.2

Am

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te d

e

cont

rol

2.3.

1 C

omun

icac

ión

Org

aniz

acio

nal

1. S

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stem

a de

cont

rol e

stra

tégi

co

1.2

Adm

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trac

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del

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1.2

Am

bien

te d

e

cont

rol

1.2

Am

bien

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e

cont

rol


NTCGP-1000:2009

MECI 2005

A3-2 Permanencia


A4-1 Precontractual

A4-2 Contractual




jurídica


comunicación





A6Gestión de

Comunicaciones



Humano

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A5Gestión Asuntos


5.5.3

Comunicación

interna

5.6 Revisión

por la

dirección

5.6.1

Generalidades

5.6.3 Resultados

de la Revisión

6.1 Provisión de

recursos

6.2 Talento

Humano

6.2.1

Generalidades

6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y

formación

5.6.2 Información para la revisión

3.1

Aut

oeva

luac

ión

3.1.

1 A

utoe

valu

ació

n

del

con

trol

3.1.

2 A

utoe

valu

ació

n

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Ges

tión

3.2

Eva

luac

ión

inde

pend

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e

3.3

Pla

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Mej

oram

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o

1.1.

1 P

lane

s y

prog

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as

1.2

Am

bien

te d

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cont

rol

2.3.

1 C

omun

icac

ión

Org

aniz

acio

nal

1. S

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stem

a de

cont

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stra

tégi

co

1.2

Adm

inis

trac

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del

Rie

sgo

1.2

Am

bien

te d

e

cont

rol

1.2

Am

bien

te d

e

cont

rol

X X X X

X X X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X

X X

X X

X X








E2-5



terrorismo



M2-2



de terceros.








internacionales



cartera



administración






logístico





A3-1 Ingreso

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

NTCGP-1000:2009


Humano

M4


y cumplimiento de

obligaciones


apoyo logístico


M2Otorgamiento de

productos


MECI 2005

Direccionamiento

EstratégicoE1

6.3

Infraestructura

6.4 Ambiente

de Trabajo

7.1 Planificación de la

realización del producto

y/o prestación del servicio

7.2.1 Determinación

de los requisitos

relacionados con el

produccto y/o

servicio

7.2.2 Revisión de los

requisitos

relacionados con el

producto y/o servicio

X X X

X

X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X

X

X

X X X

X

X

X X

X

X X X

X

X

X

X

7.3 Diseño y

Desarrollo

7.4 Adquisición de

bienes y servicios

7.2.3 Comunicación con el

cliente

2.1.

1 in

form

ació

n

prim

aria

2.1.

1 P

olíti

cas

de

oper

ació

n

2.1.

1 In

form

ació

n

prim

aria

2.2.

2 C

omun

icac

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info

rmat

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2.2.

3 M

edio

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Com

unic

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n

2.2.

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info

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1.2.

1 P

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prog

ram

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Dire

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o

Est

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1.2

Dire

ccio

nam

ient

o

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ico

2.1

Act

ivid

ades

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cont

rol

1.2.

1 P

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2.3.

2 C

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info

rmat

iva

2.1.

3 co

ntro

les


NTCGP-1000:2009

MECI 2005

A3-2 Permanencia


A4-1 Precontractual

A4-2 Contractual




jurídica


comunicación





A6Gestión de

Comunicaciones



Humano

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A5Gestión Asuntos


6.3

Infraestructura

6.4 Ambiente

de Trabajo

7.1 Planificación de la

realización del producto

y/o prestación del servicio

7.2.1 Determinación

de los requisitos

relacionados con el

produccto y/o

servicio

7.2.2 Revisión de los

requisitos

relacionados con el

producto y/o servicio

7.3 Diseño y

Desarrollo

7.4 Adquisición de

bienes y servicios

7.2.3 Comunicación con el

cliente

2.1.

1 in

form

ació

n

prim

aria

2.1.

1 P

olíti

cas

de

oper

ació

n

2.1.

1 In

form

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2.2.

2 C

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3 M

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Com

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2.2.

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1.2.

1 P

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1.2

Dire

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1.2

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2.1

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cont

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1.2.

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2.3.

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2.1.

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X

X X

X

X

X X X

X X X








E2-5



terrorismo



M2-2



de terceros.








internacionales



cartera



administración






logístico





A3-1 Ingreso

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

NTCGP-1000:2009


Humano

M4


y cumplimiento de

obligaciones


apoyo logístico


M2Otorgamiento de

productos


MECI 2005

Direccionamiento

EstratégicoE1

7.4.1 Proceso de

Adquisición de

bienes y servicio

7.4.2 Información

de la adquisición

de bienes y

servicio

7.4.3 Verificación

de los producros

y/o servicios

contratados

7.5.1 Control de la

producción o

prestación del

servicio

7.5.2 Validación de los

procesos de

producción y de la

prestación del servicio

7.5.3

Identificación

y trazabilidad

7.5.4 Propiedad

del cliente

7.5.5

Preservación

del producto

8.2.1

Satisfacción

del cliente

X X

X

X X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X X

X X X X X

X X X X

X X X

X X

X X X

X X X

7.5 Producción y

prestación del

servicio

2.2

Act

ivid

ades

de

cont

rol

3.1

Aut

oeva

luac

ión

2.2.

1 In

form

ació

n

Prim

aria


NTCGP-1000:2009

MECI 2005

A3-2 Permanencia


A4-1 Precontractual

A4-2 Contractual




jurídica


comunicación





A6Gestión de

Comunicaciones



Humano

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A5Gestión Asuntos


7.4.1 Proceso de

Adquisición de

bienes y servicio

7.4.2 Información

de la adquisición

de bienes y

servicio

7.4.3 Verificación

de los producros

y/o servicios

contratados

7.5.1 Control de la

producción o

prestación del

servicio

7.5.2 Validación de los

procesos de

producción y de la

prestación del servicio

7.5.3

Identificación

y trazabilidad

7.5.4 Propiedad

del cliente

7.5.5

Preservación

del producto

8.2.1

Satisfacción

del cliente

7.5 Producción y

prestación del

servicio

2.2

Act

ivid

ades

de

cont

rol

3.1

Aut

oeva

luac

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2.2.

1 In

form

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X

X X

X

X

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E2-5



terrorismo



M2-2



de terceros.








internacionales



cartera



administración






logístico





A3-1 Ingreso

E2

Gestión y

Administración del

Riesgo

NTCGP-1000:2009


Humano

M4


y cumplimiento de

obligaciones


apoyo logístico


M2Otorgamiento de

productos


MECI 2005

Direccionamiento

EstratégicoE1

8.2.2 Auditoria

Interna

8.2.4 Seguimiento y

medición del

producto y/o

servicio

8.3 Control del

producto o

servicio No

Conforme

8.4 Análisis

de datos

X X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X

8.5.1 Mejora continua

8.5.2

Acciones

Correctivas

8.5.3

Acciones

Preventivas

8.2.3 Seguimiento y medición de los

procesos

2.1.

3 C

ontr

oles

3.3

Pla

nes

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mej

oram

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o

2.1.

3 C

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2.2.

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3.3.

1 P

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Inst

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3.3.

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3.3.

3 P

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o

Indi

vidu

al

3.3

Pla

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mej

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2.1.

3 In

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2.3.

2 C

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2.3.

3 M

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3.2.

2 A

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NTCGP-1000:2009

MECI 2005

A3-2 Permanencia


A4-1 Precontractual

A4-2 Contractual




jurídica


comunicación





A6Gestión de

Comunicaciones



Humano

A4

Gestión de

adquisiciones y

contratación

A5Gestión Asuntos


8.2.2 Auditoria

Interna

8.2.4 Seguimiento y

medición del

producto y/o

servicio

8.3 Control del

producto o

servicio No

Conforme

8.4 Análisis

de datos8.5.1 Mejora continua

8.5.2

Acciones

Correctivas

8.5.3

Acciones

Preventivas

8.2.3 Seguimiento y medición de los

procesos

2.1.

3 C

ontr

oles

3.3

Pla

nes

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mej

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2.1.

3 C

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2.2.

2 In

form

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1 P

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3 P

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Pla

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2.1.

3 In

dica

dore

s

2.3.

2 C

omun

icac

ión

info

rmat

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2.3.

3 M

edio

s de

com

unic

ació

n

3.1.

1 A

utoe

valu

ació

n

del c

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ol

2.1.

3 C

ontr

oles

3.2.

2 A

udito

ria

Inte

rna

3.1.

1 A

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n

del c

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3.1.

2 A

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X X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

F04 Acta de satisfacción 1 16/03/2009 X X

FISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL/EXPEDIENTES ÚNICOS DE

CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

NA Estudio Previo de Conveniencia N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

NA Acta de entrega de inmueble. 1 04/06/2009 X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS

ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA DEL

INMUEBLE

X X NA GP 20 X

F65Planilla diaria de requerimientos al

Outsourcing.1 11/05/2009 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 2 X X

F141

Entrega de Materiales para

Mantenimiento de Bienes Muebles e

inmuebles

2 22/04/2010 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 2 X

F184Acta terminación de contratos obras

civiles1 11/05/2009 X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/A Informe de avalúo de inmueble. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS

FISICOS/ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTALX X NA 10 X X

N/A Ficha Técnica del Banco popular. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/A Minuta de Compraventa. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/A Escritura Pública. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA DEL

INMUEBLEX X NA CP 20 X

N/ACertificado de Libertad y Tradición del

Inmueble.N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA DEL

INMUEBLEX X NA CP 20 x

F04 Acta de satisfacción 1 16/03/2009 X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 x x

F14 Solicitud de bienes muebles. 1 16/03/2009 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 1 9 x x

F33Acta de entrega de bienes muebles

inservibles2 22/04/2010 X X FISICO: ARCHIVO DE GESTION X X NA 2 10 x x

F65Planilla diaria de requerimientos al

Outsourcing.1 11/05/2009 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 2 x APOYO

F68Acta de destrucción de Bienes Muebles

Inservibles1 01/12/2009 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 1 9 X X

F139Solicitud de mantenimiento preventivo y/o

correctivo del parque automotor. 1 20/04/2009 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 1 2 X

Código: F105

ANEXO 5 - LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Estado Protección

Vig

en

te

Fís

ico

Ob

so

leto

Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

Página 1 de 1

Pro

ceso

Identificación Recuperación

Tipo de Acceso

Restringido

Si

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

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Disposición

Elim

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No

Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

Clave

Co

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ació

n t

ota

l

Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

Dig

ita

l Inactivo

Archivo

central

Físicos

Sele

cció

n

Tiempo de Retención

(en años)

Backup

Vers

ión

Có

dig

o

Código: F105


Estado Protección

Vig

en

te

Fís

ico

Ob

so

leto

Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

Página 1 de 1

Pro

ceso


Tipo de Acceso

Restringido

Si

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

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n

Disposición

Elim

inar

No

Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

Clave

Co

nserv

ació

n t

ota

l

Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

Dig

ita

l Inactivo

Archivo

central

Físicos

Sele

cció

n


(en años)

Backup

Vers

ión

Có

dig

o

F140 Hoja de vida del vehículo. 1 20/04/2009 X X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS

FISICOS/ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DIGITAL: //SVR_APLIC/SERVICIOS

GENERALES/RECURSOS FISICOS

X X NA 1 2 X

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

Código: F105


Estado Protección

Vig

en

te

Fís

ico

Ob

so

leto

Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

Página 1 de 1

Pro

ceso


Tipo de Acceso

Restringido

Si

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

mic

rofi

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n

Disposición

Elim

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No

Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

Clave

Co

nserv

ació

n t

ota

l

Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

Dig

ita

l Inactivo

Archivo

central

Físicos

Sele

cció

n


(en años)

Backup

Vers

ión

Có

dig

o

F141

Entrega de Materiales para

Mantenimiento de Bienes Muebles e

inmuebles

2 22/04/2010 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 2 X APOYO

N/A Reporte Activos fijos por funcionario. N/A N/A X X X


DOCUMENTAL/OFICINA DE RECURSOS FÍSICOS.

DIGITAL: APLICATIVO DE ACTIVOS FIJOS

APOTEOSYS

X X NA CP X

N/AReporte Paz y salvo por tenencia de

Activos.N/A N/A X X X




APOTEOSYS

X X NA 1 5 X X

NA Reporte salida de Almacén N/A N/A X X




APOTEOSYS

X X NA CP X

NA Reporte Cambio de Responsable N/A N/A X X




APOTEOSYS

X X NA CP X

NA Estudio Previo y minuta técnica. NA N/A X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL/EXPEDIENTE ÚNICO.X X NA 2 20 x x

F50 Orden de pago/Orden de pago otros

conceptos4 03/01/2011 X X X

FISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL;

DIGITAL : ICTX-TES211/ESCRITORIO/BOLETINES2009

Y EN

SVR_APLIC/SCONTABLE/TESORERIA/EXTRACTOS/BO

LETINES

X X NA 1 10 x x

N/AReporte de entrada o salida de

inventario.N/A N/A X X X


DOCUMENTAL/ARCHIVO EXPEDIENTES ÚNICOS DE

CONTRATACIÓN

X X NA 5 10 X X

N/A Reporte de inclusiones y/o exclusiones. N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA

GENERAL/ARCHIVOS DE EXPEDIENTES ÚNICOS DE

CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/AComunicación escrita de inclusión de

bienes en las pólizas.N/A N/A X X


DOCUMENTAL/ARCHIVO EXPEDIENTES ÚNICOS DE

CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/A Liquidación de siniestro. N/A N/A X X

FÍSICO:ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL


CONTRATACIÓN.

X X NA 3 5 X X

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

Código: F105


Estado Protección

Vig

en

te

Fís

ico

Ob

so

leto

Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

Página 1 de 1

Pro

ceso


Tipo de Acceso

Restringido

Si

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

mic

rofi

lmació

n

Disposición

Elim

inar

No

Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

Clave

Co

nserv

ació

n t

ota

l

Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

Dig

ita

l Inactivo

Archivo

central

Físicos

Sele

cció

n


(en años)

Backup

Vers

ión

Có

dig

o

F28Solicitud de Tóneres y Cintas para

Impresoras.1 04/05/2009 X X

DIGITAL: ICTX-RFIS12.ICETEX.LOCAL/OUTLOOK-

HVELASQUEZX X NA 2 10 X X

F50 Orden de pago/Orden de pago otros




Y EN


LETINES

X X NA 1 10 x x

F158Formato Solicitud servicio integral de

fotocopiado3 13/03/2013 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA APOYO

F165 Planilla de control de conductores 1 05/05/2009 X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA APOYO

F183Solicitud de Papelería y Útiles de

Escritorio.1 04/05/2009 X X

DIGITAL: ICTX-RFIS12.ICETEX.LOCAL/OUTLOOK-

HVELASQUEZX X NA 2 3 X X

N/A Facturas de tiquetes áereos. N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 5 5 X X

N/AMemorando con autorización de

comisiones.N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA / ARCHIVOS

DE GESTIONX X NA 5 5 X X

N/A Informe de comisión. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA / ARCHIVOS

DE GESTIONX X NA 5 5 X X

N/A Factura de servicios públicos. N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS X X NA 2 5 X X

N/A Resolución de viáticos. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA / CARPETA DE

RESOLUCIONESX X NA 2 10 X X

F187 Ficha EBI. 3 05/09/2012 X XICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ -

OPL\PRESUPUESTO ENTIDAD FINANCIERAX X NA 2 5 X X

N/A Cronograma presupuestal. N/A N/A X X outlook de edgar diaz X X NA APOYO

N/A Proyecto de presupuesto. N/A N/A XDIGITAL: \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Presupuesto

2013X NA 2 10 X X

N/A Acuerdo de aprobación del Presupuesto. N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL(ORIGINAL)

ARCHIVO GRUPO DE PRESUPUESTO(COPIA)

DIGITAL :\\192.1.10.125\grp. presupuesto\Presupuesto

Documentos\Acuerdos Entidad Financiera(COPIA).

X X NA 2 10 X X

N/AResolución de desagregación del

presupuesto.N/A N/A X X X





X X NA 2 10 X X

SE

RV

ICIO

S G

EN

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AL

ES

Y A

PO

YO

LO

GÍS

TIC

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ES

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PU

ES

TA

L

Código: F105


Estado Protección

Vig

en

te

Fís

ico

Ob

so

leto

Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

Página 1 de 1

Pro

ceso


Tipo de Acceso

Restringido

Si

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E A

CT

IVO

S F

IJO

S

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n

Disposición

Elim

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No

Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

Clave

Co

nserv

ació

n t

ota

l

Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

Dig

ita

l Inactivo

Archivo

central

Físicos

Sele

cció

n


(en años)

Backup

Vers

ión

Có

dig

o

N/ACertificados de disponibilidad

presupuestal.N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ CARPETA

DEL CONTRATO(ORIGINAL)


DIGITAL : \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Archivos

Presupuesto

X X NA 5 3 X

N/A Programación del PAC. N/A N/A X X X



DIGITAL :ictx-presu15.icetex.local/presupuesto/(COPIA).

X X NA 5 10 X X

N/A Compromiso presupuestal. N/A N/A X X X


DEL CONTRATO(ORIGINAL)


DIGITAL : APLICATIVO APOTEOSYS

X X NA 2 20 X X

F53 Solicitud de vigencia futura. 1 29/04/2009 XFISICO:

ARCHIVO GRUPO DE PRESUPUESTOX X NA 5 1 X

N/AInforme de ejecución mensual del

presupuesto.N/A N/A X X

DIGITAL : APLICATIVO APOTEOSYSX X NA 5 5 X X

N/A Informe de seguimiento. X NA 2 5 X X

N/AAcuerdos de modificación del

presupuesto.N/A N/A X X X




Documentos(COPIA).

X X NA 2 10 X X

N/A Acuerdos de vigencias futuras. N/A N/A X X X





X X NA 2 10 X X

N/ACorreo electrónico informando el inicio

del presupuestoN/A N/A X X outlook /jefe oficina asesora de planeación X X NA APOYO

F205Anteproyecto de Presupuesto

Colocaciones Cartera (F205).2 05/09/2012 X X

ICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ -


F206Anteproyecto de Presupuesto Recaudo

Cartera (F206).2 05/09/2012 X X



F209Anteproyecto de Presupuesto Ingresos

Fondos en Administración (F209).3 05/09/2012 X X



F210Anteproyecto de Presupuesto Ingresos

de Portafolio (F210).2 05/09/2012 X X



F211Anteproyecto de Presupuesto Egresos

Operacionales (F211).3 05/09/2012 X X



GE

ST

IÓN

PR

ES

UP

UE

ST

AL

Código: F105


Estado Protección

Vig

en

te

Fís

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Físicos

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F213Anteproyecto de Presupuesto

Colocaciones de Fondos (F213).2 05/09/2012 X X



F214

Anteproyecto de Presupuesto

Colocaciones Relaciones Internacionales

(F214).

2 05/09/2012 X XICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ -


F215Anteproyecto de Presupuesto Plan de

Compras (F215).2 05/09/2012 X X



F217Anteproyecto de Presupuesto Gastos de

Personal (F217).2 05/09/2012 X X



F227Anteproyecto de presupuesto

Consolidado (F227).5 05/09/2012 X X



N/A aplicativo VPIN N/A N/A X X web de planeación nacional X X NA CP

N/AMemorando de solicitud del anteproyecto

de presupuesto N/A N/A X X


OPL\Varios\VariosX X NA 2 5 X X

N/AMemorando de solicitud de modificación

y/o aclarciones al anteproyecto.N/A N/A X X


OPL\Varios\VariosX X NA 2 5 X X

N/A Bitácora de recibo. N/A N/A X XICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ -


N/ARespuesta a solicitudes de modificación

al anteproyecto de presupuesto.N/A N/A X X archivo de planeación X X NA 2 5 X X

N/Anformes de conformación y codificación

del presupuesto.N/A N/A X X DIGITAL : N:\My Documents\Cargue X X NA 5 3 X

N/ACertificado de constancia de existencia

de los recursos.N/A N/A X X X


DEL CONTRATO(ORIGINAL) O ARCHIVO DEL AREA

SOLICITANTE


DIGITAL: \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Presupuesto

Documentos (Copia)

X X NA 5 3 X

N/AComunicación al Ejecutor del Gasto de la

aprobación de la vigencia futura N/A N/A X X X


DEL CONTRATO(ORIGINAL) O ARCHIVO DEL AREA

SOLICITANTE


DIGITAL : ictx-

presu15.icetex.local/presupuestoAÑO/ACUERDO

X X NA 5 1 X

N/A solicitud de programación de PAC N/A N/A X XDIGITAL : ictX-

presu15.iceteX.local/OUTLOOK/NGAITAN/PACNACIONX

X NA 5 10 X X

GE

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Código: F105


Estado Protección

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Ubicación

Digitales

Clave

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Archivo

central

Físicos

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N/Asolicitud corrección y reprogramación de

PAC.N/A N/A X X

DIGITAL : ictX-

presu15.iceteX.local/OUTLOOK/NGAITAN/PACNACION

X

X NA 5 10 X X

N/A Comunicación de aprobación del PAC. N/A N/A X XDIGITAL : ictX-

presu15.iceteX.local/OUTLOOK/NGAITAN/PACNACIONX

X NA 5 10 X X

N/AMemorando de solicitud del Certificado

de Disponibilidad Presupuestal.N/A N/A X X


DEL CONTRATO(Copia)

ARCHIVO GRUPO DE PRESUPUESTO(Original)

X X NA 5 3 X

N/A Archivo de control dual N/A N/A X XDIGITAL: \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Archivos

Presupuesto XX NA APOYO

N/A

Informe de seguimiento de la ejecución

presupuestal mensual y acumulada por

rubros.

N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DE PRESUPUESTO DIGITAL: ictx-

plan30.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ -

OPL\PRESUPUESTO ENTIDAD

FINANCIERA\Presupuesto 2013

X X NA 2 5 X

N/Ajustificación de las variaciones

significativas del presupuesto.N/A N/A X X

DIGITAL : ictX-

presu15.iceteX.local/OUTLOOK/NGAITAN/VICEPRESIDE

NCIA FINANCIERA/PRESUPUESTO X

X NA 2 5 X

N/A Saldos Bancarios N/A N/A X X X

FISICO: DIRECCION DE TESORERIA / CARPETA

SALDOS BANCARIOS

DIGITAL: TESORERIA EQUIPO FUNCIONARIO IP

10.1.1.15 y en

\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIAEXTRACTOS\E

XTRACTOS\SALDOS

X X NA 2 10 X X

N/A Boletín de Tesorería N/A N/A X X X

FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL

DIGITAL: TESORERIA EQUIPO FUNCIONARIO IP

10.1.1.15 y en

\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\MOVIMIENTOS

BOLETIN

X X NA 2 10 X X

F50 Orden de Pago Registrado Tesorería 4 03/01/2011 X X X


DIGITAL: PAGINA WEB ICETEX.GOV.CO \ CONSULTA

GIROS y en

EQUIPO FUNCIONARIO IP 10.1.1.5 y en

\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\B

OLETINES

X X NA 2 10 X X

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Código: F105


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N/A Resolucion de Giro N/A N/A X X X



GIROS y en

EQUIPO FUNCIONARIO IP 10.1.1.5 y en


OLETINES

X X NA 2 10 X X

F234 Formato Solicitud de compra de divisas 1 23/02/2012 X X X


DIGITAL:


OLETINES

X X NA 2 10 X X

N/A Declaraciónes de Cambio N/A N/A X X X


DIGITAL:


OLETINES

X X NA 2 10 X X

F116Traslado de recursos entre cuentas

bancarias ICETEX.2 06/05/2010 X X X


DIGITAL:


OLETINES

X X NA 2 10 X X

N/A

Oficio a entidades financieras solicitando

traslados, cheques o débito a cuentas

bancarias

N/A N/A X X X


DIGITAL:


OLETINES

X X NA 2 10 X X

N/A Archivo Formulacion N/A N/A X X

DIGITAL: EQUIPO FUNCIONARIO IP 10.1.1.5 y en

\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\

GIROS

X X X NA

N/A

Oficio dirigido a la Dirección de

Contabilidad informándole la

APERTURA/CANCELACION de

cuentas.

N/A N/A X X

Fisico: Direccion de Tesorería Carpeta Correspondencia

enviadaX X NA 2 10 X X

N/A

Oficio a entidades financieras solicitando

apertura o cancelación de cuentas

bancarias

N/A N/A X X

Fisico: Direccion de Tesorería Carpeta del Banco

Correspondiente X X NA 2 10 X X

N/A Archivo de pago previo N/A N/A X X

DIGITAL : IP 10.1.1.11 Equipo funcionario Dirección de

Tesorería c:\tesorería\giros\pago previo y tarjetas

recargables

X X X X NA X

N/A Archivo de tarjetas recargable N/A N/A X X

DIGITAL : IP 10.1.1.11 Equipo funcionario Dirección de

Tesorería c:\tesorería\giros\pago previo y tarjetas

recargables

X X X X NA

N/A Archivo de Recibo Unico N/A N/A x X\\192.1.10.125\scontable\TESORERIA\EXTRACTOS\REC

AUDO\RECIBO_UNICOX X X X NA

F241 Formato Registro de embargos 1 09/05/2012 X X Fisico: Direccion de Tesorería Carpeta de Embargos X X NA 2 10 X X

F242 Formato Novedades Portales Bancarios 1 09/05/2012 X XFisico: Vicepresidencia Financiera Carpeta Portales

BancariosX X NA 2 10 X X

GE

ST

IÓN

DE

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GO

S

//192.1.10.125/scontable/TESORERIA/EXTRACTOS/RECAUDO/RECIBO_UNICO

//192.1.10.125/scontable/TESORERIA/EXTRACTOS/RECAUDO/RECIBO_UNICO

Código: F105


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F267 Formato de operaciones cerradas 1 15/11/2013 X XFISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIÓN DE TESORERÍA -

INVERSIONESX X 1 10 X X

F253 Solicitud de Rechazo de Giro 1 07/09/2012 XFISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIÓN DE TESORERÍA -

FORMATO SOLICITUD RECHAZO DE GIROX X N.A 1 10 X X

F249 Formato de compra o venta de divisas 1


DIGITAL:

Y:\TESORERIA\MOVIMIENTOS BOLETIN

X X X NA 2 10 X X

N/A Conciliación de rechazos N/A N/A X X X


DIGITAL:


X X X NA 2 10 X X

N/A Conciliación traslados N/A N/A X X X


DIGITAL:


X X X NA 2 10 X X

F243 Formato Liquidación tarifa de embargos 1 09/05/2012 X X

Fisico: Direccion de Tesorería Carpeta de Embargos

X X NA 2 10 x x

N/A Comprobantes contables. N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL

MES LUEGO SE TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION

PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO

ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL DIGITAL : APLICATIVO APOTEOSYS

X X NA

N/ABorradores de declaraciones de

impuestos.N/A N/A X X

FISICO: SE ENTREGAN LAS CARPETAS AL ARCHIVO

DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL

PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE

RETENCION DOCUMENTAL

X X NA

N/A

Estados financieros:

Balance General.

Estado de resultados.

Estado de cambio en el patrimonio

Estado de flujo de efectivo.

N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD

CARPETA DE FIN DE EJERCICIO HASTA SER

APROBADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SE

TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION PARA QUE

ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN

LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

X X NA

N/A

Reporte de validación y transmisión de

información correcta con el C.I.D.T,

enviado por la DIAN, a través de la

herramienta informática MUISCA.

N/A N/A X XDIGITAL: SE ARCHIVA EN LA CARPETA PUBLICA DE

CONTABILIDAD Y EN UNA USBX X NA

N/A


información correcta con el C.I.D.T

enviado por la Superintendencia

Financiera vía RDSI o RAS.

N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD SE




X X NA

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Código: F105


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para su acceso

Medio

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N/A


información exitosa con el C.I.D.T

enviado por la Contaduría General de la

Nación a través del sistema de

información CHIP.

N/A N/A X X

ARCHIVO SE ENCUENTRA EN LA PAGINA WEB DE LA

CONTADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA-

www.schip.gov.co/consultas /informacion enviada

X NA

N/AActa de autorización de numeración de

libros oficiales.N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD Y

TRASLADO AL ARCHIVO DE GESTION PARA QUE



X X NA

N/A Libro Diario y Mayor. N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD POR

UN AÑO LUEGO SE TRASLADA AL ARCHIVO DE

GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO


DOCUMENTAL

DIGITAL : APLICATIVO APOTEOSYS

X X NA

N/ATabla dinámica de los portafolios de

inversión.N/A N/A X X

MAGNETICO: ARCHIVO DIRECCION DE

CONTABILIDAD SE ENCUENTRA EN EL EQIPO DE

COMPUTO DEL FUNCIONARIO DE QUE REALIZA LA

LABOR SE REALIZA BACKUP DE LA INFORMACION

X X NA

N/A Informe contable. N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD EN

LA CARPETA DEL MES RESPECTIVO SE ENVIA AL

ARCHIVO DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL



X X NA

N/A

Lista de chequeo – Reporte de

información estados financieros de fin de

ejercicio.

N/A N/A X X



APROBADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS ARCHIVO

DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL



X X NA

N/A Informe de Variaciones de Balance. N/A N/A X X


LA CARPETA DEL MES RESPECTIVO SE TRASLADA

AL ARCHIVO DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL



X X NA

N/A

Memorando interno solicitando a las

dependencias la información Exógena

requerida por la DIAN.

N/A N/A X X


LAS CARPETAS RESPECTIVAS DE LAS

DEPENDENCIAS SE TRASLADA AL ARCHIVO DE

GESTION AL AÑO PARA QUE ESTE SIGA EL



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N/A

Memorando interno para solicitar firma al

Contador y al Representante Legal en el

acta de numeración de libros oficiales.

N/A N/A X X


LA CARPETA RESPECTIVA DE LA DEPENDENCIA SE

TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL AÑO PARA

QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO

EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

X X NA

N/A Libros Oficiales. N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD SE

TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL AÑO PARA



X X NA

N/A Cronograma de Cierre Contable N/A N/A X X


LA CARPETA RESPECTIVA DE CORRESPONDENCIA

ENVIADA, SE TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL

AÑO PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO


DOCUMENTAL

X X NA

F54 Conciliaciones Bancarias 1 05/01/2009 X X


PREVIA EMPASTADA SE TRASLADA AL ARCHIVO DE

GESTION MENSUALMENTE PARA QUE ESTE SIGA EL



X X NA

N/AInforme Consolidado de Partidas

Conciliatorias.N/A N/A X X


LA CARPETA DE CORRESPONDENCIA ENVIADA A LA

DIRECION DE TESORERIA SE TRASLADA AL ARCHIVO

DE GESTION AL AÑO PARA QUE ESTE SIGA EL



X X NA

N/AArchivo Consolidación de la Valoración

de los Portafolios de Inversión N/A N/A X X


LA CARPETA MENSUAL DE BALANCE SE TRASLADA

AL ARCHIVO DE GESTION AL MES PARA QUE ESTE

SIGA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LAS

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

X X NA

N/AInforme de análisis contable de los

portafolios de inversión mensual y anual.N/A N/A X X


LA CARPETA MENSUAL Y ANUAL DE BALANCE SE

TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL MES PARA



X X NA

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Código: F105


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Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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para su acceso

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Físicos

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N/A

Archivo de Excel donde se discriminan el

tiempo de duración del contrato y los

valores a cancelar para provisiones.

N/A N/A X X





X X NA

N/ADocumento en Excel de identificacion de

fondo valor de comision y 4X1000.N/A N/A X X

DIGITAL: ICTX-CONT32.ICETEX.LOCAL/C:/BANCOS

CONTABILIDAD/MOVIMINETOS MANUALESX X NA

N/AArchivo de Excel de saldos promedio de

los fondos al cierre mensual.N/A N/A X X

FISICO: SE ADJUNTA AL COMPROBANTE CONTABLE

EL CUAL SE REMITE AL ARCHIVO DE GESTION





X X NA

N/A

Cronograma y plan de trabajo para la

generación y entrega de información

exógena.

N/A N/A X X


LA CARPETA RESPECTIVA A LA INFORMACION

EXOGENA A REPORTAR, SE TRASLADA AL ARCHIVO

DE GESTION UNA VEZ REMITIDA ESTA INFORMACION

PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO


DOCUMENTAL

X X NA

N/A Notas a los EstadosFinancieros N/A N/A X X X



APROBADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SE




X X NA

N/A Solicitud de información complementaria. N/A N/A X X X X NA

N/A CGN_2005-001 Saldos y Movimientos N/A N/A X X




X X NA

N/A CGN-2005-002 Operaciones Reciprocas. N/A N/A X X




X X NA

N/ACGN_2005-003NE Notas de Carácter

Especifico.N/A N/A X X




X X NA

N/ACGN_2005-003NG Notas de Carácter

General.N/A N/A X X




X x NA

N/AResolución de constitución de caja

menor.N/A N/A X X

FISICO: SE ADJUNTA AL COMPROBANTE CONTABLE

DE CONSTITUCION DE CAJA MENOR X x NA

GE

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AR

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

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Autorizado

para su acceso

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F218 Solicitud y legalizacion de caja menor 1 30/01/2009 X X

FISICO: ARCHIVO FORMATO DILIGENCIADO POR EL

RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR SE ENCUENTRA

EN LA DIRECCION DE TESORERIA COMO SOPORTE

DEL REEMBOLSO

X x NA

F204Certificación legalización del gasto de

caja menor.1 30/01/2009 X X

FISICO: ARCHIVO REPOSA CON LA RESOLUCION

COMO SOPORTE DE LA MISMA COMO SOPORTE DEL

REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR

X x NA

N/A Resolución de reembolso de caja menor N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO REPOSA COMO SOPORTE DEL

REEMBOLSO DE LA CAJA MENORX x NA

N/A Informe consolidado de conciliación. N/A N/A X X






X x NA

N/A Informe consolidado de variaciones. N/A N/A X X






X x NA

F250Cotizaciones para Propuesta de

Inversión1 15/12/2013 X X X

FISICO: ARCHIVO FISICO ANALISTA DE INVERSIONES

DIGITAL :Equipo funcionario Analista VicefinancieraX X 1 10 x x

F251Formato de operaciones aprobadas y

realizadas1 15/11/2013 X X X

FISICO: ARCHIVO FISICO ANALISTA DE INVERSIONES

DIGITAL :Equipo funcionario Analista VicefinancieraX X 1 10 x x

F252 Formato Propuesta de Inversión 1 15/11/2013 X X X

FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL /COMITÉ

FINANCIERO

DIGITAL :Equipo funcionario Analista Vicefinanciera

X X 1 10 x x

N/A Actas de Conciliación de Titulos Valores N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIÓN DE TESORERÍA

(CONCILIACIÓN TÍTULOS VALORES)X X NA 1 10 x x

F279

Formato de Reporte de Redenciones

(Capital y/o Intereses) Portafolios

Administrados

1 19/03/2014 X X

FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL -


OLETINES

X X 1 10 x x

F116Formato de traslado de recursos entre

cuentas Bancarias de Icetex 3 10/03/2014 X X

FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL -


OLETINES

X X 1 10 x x

F267 Formato de operaciones cerradas 1 15/11/2013 X XFISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIÓN DE TESORERÍA -

INVERSIONESX X 1 10 x x

GE

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ION

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GE

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RIB

UT

AR

IA

//192.1.1.4/TESO

//192.1.1.4/TESO

Código: F105


Estado Protección

Vig

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

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Digitales

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Archivo

central

Físicos

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(en años)

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N/A Ticket de Compra N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIÓN DE TESORERÍA -

INVERSIONESX X 1 10 x x

N/APresentación y Actas de Comité

FinancieroN/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL /COMITÉ

FINANCIERO

DIGITAL:EQUIPO FUNCIONARIO ANALISTA VICE

FINANCIERA

X x NA 1 10 x x

N/AReporte “Portafolio de inversión” 351 y

Derivados “468”.N/A N/A X X

DIGITAL: \\192.1.10.125\dir. tesoreria\Respuestas

Transmisión SuperfinancieraN/A x

Analista 03.

Vicepresidencia

Financiera

1 10 x x

N/A Extracto de portafolios de inversión N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIÓN DE TESORERÍA

(CONCILIACIÓN TÍTULOS VALORES)X x NA 1 10 x x

NA Informe evaluacion de candidatos N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE

VIDAX x NA 1 100 x x

NA Informe visita domiciliaria y referenciación N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


F237 Check list proceso de selección 1 03/05/2012 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/A

Resultado de la consulta en listado de

lavado de activos y financiación del

terrorismo

N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE

VIDAX X N/A 1 99 X X

N/A Consulta en base de datos cartera Icetex N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/A

Oficio remisorio de documentos para

publicación en el Departamento de la

Función Publica

N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/A Resolución de nombramiento N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/AResolución de revocatoria de

nombramientoN/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


F74 Check list documentos de posesión 2 16/06/2010 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE

VIDAX x NA 1 100 x

F75 Acta de posesión. 1 05/01/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


F36 Necesidades de pasantes. 1 05/01/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/PASANTÍAS/REQUERIMIENTOSX x NA 1 5 X X

F37 Plan Anual de Pasantías. 1 05/01/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/PASANTÍAS/PLANX x NA 1 5 X X

F38 Acuerdo de compromiso de pasantías. 1 05/01/2009 X X FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PASANTÍAS/ X x NA 1 5 X X

N/A Acta de Recibido a satisfacción. N/A N/A X X FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PASANTÍAS/ X x NA 1 5 X X

GE

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DE

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VE

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ION

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//192.1.1.4/TESO

//192.1.1.4/TESO

Código: F105


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Estado de Revisión

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N/A Acta de Terminación. N/A N/A X X FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PASANTÍAS/ X x NA 1 5 X X

N/A Registro de la visita domiciliara. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/Acircular de convocatoria anual de

pasantes.N/A N/A X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/PASANTÍAS/CONVOCATORIAX x NA 1 5 X X

N/A Estudio previo y minuta técnica. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DECONTRATACIÓN/EXPEDIENTE

DEL CONTRATOX x NA 2 20 X X

N/A Base de datos de pasantes. N/A N/A X X DIGITAL: ICTX-TAU13.ICETEX.LOCAL X X NA 1 5 X X

N/A Informe de actividades. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DECONTRATACIÓN/EXPEDIENTE


N/Acuadro electrónico de control

presupuestalN/A N/A X X DIGITAL: ICTX-TAU13.ICETEX.LOCAL X X NA APOYO

N/A informe de actividades final N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DECONTRATACIÓN/EXPEDIENTE


N/A Oficio de solicitud de crédito. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA FAMILIAR/SOLICITUDESX x NA 2 5 X X

F05 Acta de reunión de comité bienestar. 2 03/06/2012 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/ACTAS DE

COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOSX x NA 2 X X

N/A Memorando al funcionario. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA FAMILIAR/COMUNICACIONESX x NA 2 5 X X

N/A Autorización de descuentos. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA FAMILIARX x NA 2 5 X X

F11 Pagaré. 2 14/03/2014 X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA

FAMILIAR/ORIGINAL/CUSTODIA/BOVEDA/

COPIA/PAGARE

X x NA 2 5 X X

N/AMemorando a nomina solicitando el

descuento.N/A N/A X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA FAMILIAR(ORIGINAL)

ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/NOMINA/NOVEDADES(COPIA)

X x NA 2 5 X X

N/A Resolución de autorización de Giro. N/A N/A X X

FISICO : ARCHIVO SECRETARIA

GENERAL/RESOLUCIONES(ORIGINAL)

ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/NOMINA/PRESTAMO

NECESIDAD MEDICA FAMILIAR/

RESOLUCIONES(COPIA)

X x NA 2 5 x X

N/A Documentos soporte de la solicitud. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA FAMILIARX x NA 2 5 X X

ING

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F25 Libranza. 2 08/08/2013 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MÉDICA FAMILIAR/LIBRANZAX x NA 2 5 X X

N/A Resolución de condonación del crédito. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJA DE

VIDAX x NA 2 10 x x

N/AFormularios de evaluación del

desempeño.N/A N/A X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJA DE

VIDAX x NA 1 100 X X

F05 Actas de copaso. 1 1 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/COMITÉ

PARITARIO DE SALUD OCUPACIONALX x NA 2 3 X X

N/A Encuesta N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIALX x NA CP 5 X X

F171Formularios de Acuerdos de gestión de

resultados.3 20/02/2014 X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJA DE


N/A Plan de Bienestar Social. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIALX x NA CP 5 X X

F69 Control de Asistencia a capacitacion 1 05/01/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/CAPACUITACIONX x NA 2 3 X X

F52 Formato de evaluacion de capacitacion 1 09/04/2010FISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/CAPACUITACIONX x NA 2 3 X X

F39 Formato de aporte educativo. 1 05/01/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/APORTE

EDUCATIVOX x NA 2 5 X X

N/ARegistro en el SIGEP de las alertas

generadas y las correcciones efectuadas.N/A N/A X X DIGITAL: ICTX-TAU30.ICETEX.LOCAL/PROCESOS SUIP X X NA 2 10 X X

N/A Certificados de asistencia capacitaciones N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE

VIDAX X NA 1 100 X X

F199 Solicitud de capacitación 1 01/06/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/CAPACITACIONX X NA 2 3 X X

N/A Plan Institucional de Capacitación N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO


F172 Formato plan de mejoramiento individual 1 N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/A Plan de Salud Ocupacional N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PROGRAMA

DE SALUD OCUPACIONALX X NA 2 3 X X

F258Formato formulación de proyectos de

aprendizaje en equipo1 01/03/2013 X X



N/A Certificado de Programa de Inducción N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


PE

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Código: F105


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Estado de Revisión

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F115 Registro Consultas Hojas de Vida. 2 14/12/2010 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/ARegistros electrónicos (Desprendibles de

pago por funcionario).N/A N/A X X DIGITAL: //192.1.1.4/NOMINA X X NA X

N/APlanilla de liquidación de cesantías,

aportes y parafiscales.N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/SEGURIDAD

SOCIALX X NA 2 100 X X

F08 Acta de Programación de Vacaciones. 1 12/03/2009 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO

HUMANO/VACACIONESX x NA 2 100 x x

F09Acta de Modificación de Programación de

Vacaciones.1 12/03/2009 X X


HUMANO/VACACIONESX x NA 2 100 x x

N/ABase de datos actualizada para

eXpedición de las certificaciones.N/A N/A X X DIGITAL: ICTX-TAU13.ICETEX.LOCAL X X NA APOYO

N/A Informes comisiones. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/A Resoluciones de comisión. N/A N/A X X



ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE

VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

F17Evaluación de Desempeño para la

Asignación de Prima Técnica.1 05/01/2009 X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


F10Solicitud de Permiso.y/o actividad laboral

fuera de la entidad 1 05/01/2009 X X

FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/SOLICTUD

DE PERMISOSX x NA 1 100 x x

N/A Resolución de prima técnica. N/A N/A X X




VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

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N/A Resolución de vacaciones. N/A N/A X X




VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

N/A Resolución de incapacidad. N/A N/A X X




VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

N/ACertificaciones para funcionarios y

exfuncionarios.N/A N/A X X

FISICO : HOJA DE CONTROL CERTIFICACIONES

TECNICO ADMINISTRATIVOX x NA 1 100 X X

N/A Carné. N/A N/A X X FISICO: FUNCIONARIO X x NA 1 100 X X

N/A Carta de Renuncia. N/A N/A X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/A Resolución de Aceptación de Renuncia. N/A N/A X X




VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

F16 Formato Entrega del Cargo. 1 1 X XFISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE


N/AFormatos de Evaluación de Desempeño

de Personas a Cargo.N/A N/A X X



N/AResolución de la presidencia dando por

terminando el nombramiento provisional.N/A N/A X X




VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

N/A Resolucion de insubsistencia - N/A N/A X X




VIDA(COPIA)

x x NA 2 10 x x

N/AResolución de retiro del servicio por

pensionN/A N/A X X




VIDA(COPIA)

X x NA 2 10 x x

F123Reporte de novedad de personal

plataforma tecnologica4 15/02/2012 X X

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Estado de Revisión

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F176Responsabilidad por liquidación y pago

de nómina1 15/05/2009 X FISICO: DIRECCION DE TESORERIA X x NA 1 99 X X

F188 Hoja de Ruta 1 15/05/2009 XFISICO: ARCHIVO TALENTO HUMANO NOMINA-

NOMINA NOVEDADES ORIGINALX x NA 1 99 X X

F175 Recepcion de novedades de nómina 1 15/05/2009 XFISICO: ARCHIVO TALENTO HUMANO NOMINA-

HOJAS DE RUTA ORIGINALX x NA 1 99 X X

F174 Planilla de reporte de horas extras 1 15/05/2009 XFISICO: ARCHIVO TALENTO HUMANO NOMINA-

NOMINA NOVEDADES ORIGINALX x NA 1 99 X X

F46Acta de entrega y condiciones de uso del

carné institucional.1 05/01/2009 X X


VIDA (PARA CONTRATISTAS EXISTE UNA CARPETA

CON EL NOMBRE DE ACTAS DE USO)

X x NA 1 100 X X

NA Estudio Previo y minuta técnica. N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL


CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F94 Verificación de documentos de convenios 2 18/03/2014 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F95Lista de Verificación de Documentos

persona Jurídica2 27/04/2010 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F96

Formato de Verificación de Documentos

para realizar Trámite Contractual

Persona Natural

2 18/03/2014 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F119Solicitud Actualización de contenidos

WEB.2 13/11/2013 X X

FÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/ SERIE

"COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIAS"-

CARPETA FORMATOS DE ACTUALIZACIÓN WEB.

X x NA 2 5 x x

F132Formato Único Interno de Reporte de

Operaciones Inusuales LA/FT.2 27/04/2011 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F276Lista de verificación Comité de

Contratación1 08/05/2014 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F277Lista de Verificación de documentos

convenio IES1 08/05/2014 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Plan Anual de Contratación. N/A N/A X X X


DIGITAL: EQUIPO TECNICO ADMINISTRATIVO DE

SECRETARÍA GENERAL

X x NA APOYO

N/A Pliego de condiciones. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

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N/A Lista de Prevención y Lavado de Activos N/A N/A X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/ACertificado de disponibilidad

presupuestal.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Orden de servicio N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Orden de compra N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Acta de comité evaluador N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Informe de adjudicación de contrato. N/A N/A X X X



CONTRATACIÓN.

DIGITAL: PÁGINA WEB DEL ICETEX/LINK

CONTRATACIONES.

X x NA 2 20 x x

N/AProcesos contractuales declarados

desiertosN/A N/A X X X



CONTRATACIÓN.


CONTRATACIONES.

X x NA 1 2 x

N/A Devoluciones de solicitud de contratación N/A N/A X X X



CONTRATACIÓN.


CONTRATACIONES.

X x NA 1 2 x

F50Orden de pago/Orden de pago otros




Y EN


LETINES

X x NA 2 20 x x

F55 Aprobación de Garantía. 4 17/02/2014 X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

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N/A Contrato legalizado N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 x x

N/A Polizas de cumplimiento N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 x x

N/ABase de datos donde se registran los

contratos.N/A N/A X X

DIGITAL: EQUIPO TECNICO AMINISTRATIVO DEL

GRUPO DE CONTRATACIÓN.X X NA APOYO

N/ABase de datos de Resoluciones año

vigente.N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA

RESOLUCIONES

DIGITAL:EQIPO ICTX-

SEGEN14.ICETEX.LOCAL/MISDOCUMENTOS/RESOLU

CIONES/AÑO CORRESPONDIENTE

X x NA APOYO

N/A Libro radicador de contratos. N/A N/A X XFISICO: SECRETARÍA GENERAL-SECRETARIO

EJECUTIVOX x NA APOYO

N/AMemorando de designación de

supervisión.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Acta de reunión de seguimiento. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Certificado de Recibido a Satisfacción. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Informe Final de Ejecución del contrato. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/AMemorando de citación de notificación

personal.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Constancia de notificación personal. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/A Edicto. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

CO

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Código: F105


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Estado de Revisión

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Aprobación

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Archivo

central

Físicos

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(en años)

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N/AResolución de Multa o Declaratoria de

Incumplimiento.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 10 x x

N/AActa de Liquidación de Contratos u

Orden de Compra o de Servicio.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/AResolución de Terminación y

Cancelación de Convenios.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 10 x x

N/A Certificado de Recibido a Satisfacción. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

F128 Reevaluación de contratista-proveedores 2 09/12/2010 X xFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN


CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/AInforme de seguimiento a la ejecución del

contrato.N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X x NA 2 20 x x

N/AAuto de Apertura de la

investigación.(LEY 734 DEL 2002)N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA DE CONTROL INTERNO Y

DISCIPLINARIO(INVESTIGACION EN TRAMTIE

(ARCHIVO CENTRAL ICETEX(FALLADO)

X X NA 1 5 x x

N/AIndagación Preliminar.(LEY 734 DEL

2002)N/A N/A X X




X X NA 1 5 x x

N/A Fallo.(LEY 734 DEL 2002) N/A N/A X X




X X NA 1 5 x x

N/A Oficio de notificación. N/A N/A X X




X X NA 1 5 X X

N/A Formulario y registro de sanción. N/A N/A X X




X X NA 1 5 X X

N/A Oficios y memoriales. N/A N/A X X XFISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA

ASOCIADA AL PROCESO. X X NA 2 1 X X

N/A Oficios y memoriales- Acciones de tutela N/A N/A X XDIGITAL: ICETEX_NODO_A/of. asesora juridica

X NA 2 1 X X

N/A Poder de representación. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA

ASOCIADA AL PROCESOX X NA 10 10 X X

N/A Ficha Técnica. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA DEL

ACTAX X NA 10 10 X X

CO

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

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para su acceso

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central

Físicos

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N/AEscrito solicitud de pruebas

documentales.N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA


N/AActa de Comité de Conciliación y

Defensa Judicial.N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA CARPETA DEL

ACTA X X NA 2 5 X X

N/A Memorandos informativos. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETAS POR

AREAX X NA 2 5 X apoyo

N/A Notificaciones. N/A N/A X X


ASOCIADA AL PROCESO. X X NA 10 10 X X

N/A Notificaciones- Acciones de tutela N/A N/A X XDIGITAL: ICETEX_NODO_A/of. asesora juridica

X NA 10 10 X X

N/A

Certificación de las acciones adelantas

para cumplir la instrucción impartida-

Acciones de tutela

N/A N/A X X

DIGITAL: ICETEX_NODO_A/of. asesora juridica

X NA 10 10 X X

N/ACertificación de las acciones adelantas

para cumplir la instrucción impartida.N/A N/A X X



F35 Planilla seguimiento Tutelas. 4 05/04/2013 X XDIGITAL: ICETEX_NODO_A/of. asesora juridica

X NA 10 10 X apoyo

N/A Proyecto de resoluciones N/A X X X FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/AZ CONTROLES X X NA 10 10 X X

F51 Solicitud de Concepto juridico 2 28/09/2010 X XFISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA


N/A Tutelas N/A N/A X X DIGITAL: ICETEX_NODO_A/of. asesora juridica X NA 2 1 X X

N/A Estudio Previo y minuta técnica. N/A N/A X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/A Plan de comunicaciones. N/A N/A X X X


DIGITAL: ictx-comunic12.icetex.local/presupuesto

comunicaciones/

X X NA APOYO

N/A Parrilla de programas anual. N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES

DIGITAL: ictx-comunic12.icetex.local/presupuesto

comunicaciones/

X X NA 2 X X

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

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Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Ubicación

Digitales

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N/A Guiones aprobados. N/A N/A X X


COMUNICACIONES

DIGITAL: MAC/tv/icetex/icetextv/programas/temporadas

X X NA 2 X X

N/A Libretos aprobados. N/A N/A X X


COMUNICACIONES

DIGITAL: MAC/tv/icetex/icetextv

X X NA 2 X X

N/A Ediciones aprobadas. N/A N/A X XDIGITAL DVD, MINIDV, BETACAM, EN EL ARCHIVO

DOCUMENTALX X NA 2 X X

N/A Boletín de prensa aprobado. N/A N/A X X XFÍSICO: ARCHIVO OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES/BOLETINES DE PRENSAX X NA 2 3 X X

N/A Reporte evaluación ejecución del evento. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES/CARPETA EVENTOSX X NA 2 X X X

F19 Requisición de servicios. 1 15/12/2008 X X

FISICO: ARCHIVO GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE

COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIAS-

REQUISICIÓN DE SERVICIOS

X X NA 3 5 X X

N/A Estudio Previo y minuta técnica. 1 04/06/2009 X X



CONTRATACIÓN

X X NA 2 20 X X

N/A El Cartero N/A N/A X XFÍSICO: OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES.

DIGITAL: EQUIPO DEL FUNCIONARIO ASIGNADO.X X NA 3 5 X X

N/A Semanario N/A N/A X X

FÍSICO: OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES.DIGITAL: EQUIPO DEL

FUNCIONARIO ASIGNADO.

X X NA 3 5 X X

N/A Sticker de radicación (listado) 1 N/A X X FISICO: GENERADO POR EL SISTEMA MERCURIO X X NA 1 9 X X

N/APlanilla de correspondencia en el sistema

de gestión documental.N/A N/A X X X

FISICO: CARPETAS ADMINISTRADAS POR MTI

DIGITAL: SISTEMA MERCURIOX X NA 1 1 X

F224Planilla para envío de correspondencia

por tula o sobre2 09/06/2011 X X FISICO: CARPETAS ADMINISTRADAS POR MTI X X NA 1 1 X

F06Entrega de expedientes y-o documentos

para archivar3 03/08/2012 X X

FISICO:ARCHIVO DE CADA DEPENDENCIA/ ARHIVO

DE GESTION/DIGITAL/APLICATIVO

MERCURIO/BANDEJA CORRESPONDENCIA

X x NA 1 1 X

F93 Acta de eliminación documental. 1 05/01/2009 X XFISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE

ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTIONX x NA 2 18 x x

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Código: F105


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Estado de Revisión

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Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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F107 Requerimiento de nuevas series. 1 05/01/2009 X XFISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE

ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTIONX x NA 2 18 x x

F143 Transferencia documental 3 10/10/2011 X X

DIGITAL:

ARCHIVO_1.ICETEX.LOCAL/TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES/EXCEL

X X X NA 2 18 x x

F146Control de préstamo de unidades

documentales o expedientes.2 23/07/2010 X X

FISICO:ARCHIVO DE CADA DEPENDENCIA/ ARCHIVO

DE GESTIONX X NA 1 1 X

F147Inventario documental del archivo de

gestión.1 01/04/2009 X X DIGITAL: EXCEL/MERCURIO X X X NA 2 8 X X X

F192 Acta de Transferencia Documental 1 03/06/2011 X XFISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE

ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTIONX X NA 2 18 X X

F67 Tabla de Retención Documental. 5 21/05/2013 X XFISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE

ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTION/PAG WEB X X NA 2 18 X X

N/A Tablas de Valoración documental. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE

ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTION/PAG WEB X X NA 2 18 X X

N/A Programa de Gestión Documental N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE

ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTION/PAG WEB X X 2 18 X X

F05 Actas de reunión RAES. 2 03/06/2011 X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNX X NA 2 8 X X

F29 Mapa estratégico. 2 01/06/2012 X X X

DIGITAL: ICTX-

PLAN11.ICETEX.LOCAL/MISDOCUMENTOSDEGRANAD

OS/20XX/MAPAS E INICIATIVAS

X X NA 10 X X

F30 Informe seguimiento planes de acción 3 15/06/2013 X X X

DIGITAL: ICTX-D:/degranados/DOCUMENTOS OFICINA

ASESORADEPLANEACION/0ARCHIVOSCONSOLIDADO

SPLANESDEACCIONPRESIDENCIA/RESULTADOVIGEN

CIA20XX

X X NA 2 8 X X

F31 Seguimiento al Plan Estratégico. 2 01/06/2012 X X

DIGDIGITAL: ICTX-D:/degranados/DOCUMENTOS

OFICINA

ASESORADEPLANEACION/0ARCHIVOSCONSOLIDADO

S/INDICADORES/RESULTADOVIGENCIA20XX

X NA 10 X X

N/APresentaciones de seguimiento a la

gestiónN/A N/A X X


OFICINA

ASESORADEPLANEACION/AÑO2014/1,ACTAS2014/SE

GUIMIENTOALAGESTION

X NA 2 5 X X

N/A Plan Sectorial N/A N/A X X


OFICINA ASESORADEPLANEACION/AÑO2013/12-

PASE/MODELOINTEGRADODEPLANEACIONYGESTIO

N

X X NA X X

N/ACronograma para la formulación del Plan

Estratégico.N/A N/A X X

DIGITAL: ICTX-D:\degranados\DOCUMENTOS OFICINA

ASESORA DE PLANEACION\AÑO 2011\2011 Planeacion

Estrategica\Tantum - planeacion estrategica 2011/2014-

V6Cronogramaderealineamiento

X X NA X X

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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N/AEncuesta diligenciada por los

funcionarios de la Entidad.N/A N/A X X


PLANEACIÓNX X NA CP X

N/A Informe de Autoevaluación del Control. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓNX X NA CP X

F181 Plan de Mejoramiento 5 23/04/2013 X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OFICINA ASESORADEPLANEACIÓNX X NA 2 18 X X

F18 Plan Financiero. 1 21/07/2009 X X X

FISICO : ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE

INFORMES-CARPETA PLAN FINANCIERO

DIGITAL: ICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco

D\EDGAR DIAZ - OPL\PRESUPUESTO ENTIDAD

FINANCIERA

X X NA 2 5 X X

N/A Presentación de análisis de costos. N/A N/A X XICTX-PLANEA01.ICETEX.LOCAL/ESCRITORIO/MILTON

BUSTOS SANCHEZ/ICETEX/ANALISIS DE COSTOSX X NA 2 5 X X

N/A Acta de sesiones de trabajo. N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO OFICINA DE RIESGOS X X NA 2 10 x x

F69 Planillas de asistencia a capacitación. 1 05/01/2009 X X FISICO: ARCHIVO GRUPO DE TALENTOI HUMANO X X NA 2 3 x x

F181 Planes de Mejoramiento 5 23/04/2013 X X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA DE RIESGOS

DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Planes de Acción Riesgos

Graves y CriticosX X NA 2 5 x x

F138 Registro de Eventos Materializados. 3 31/07/2012 X X XFISICO: ARCHIVO OFICINA DE RIESGOS

DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Registros de eventosX X X NA 3 6 x x

N/A Informe semestral Junta Directiva N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICINA DE RIESGOS

DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Informes semestrales JDX X X NA 3 6 X

N/A Mapa Integral de Riesgos. N/A N/A X X DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Monitoreos X X NA CP X

N/AInforme Diagnostico de Bases de datos,

Cartera Cobranzas y créditoN/A N/A X X

Electrónico: D:\Mis documentos\Diagnostico de base de

datos\<<año>>X X NA 2 3 x x

N/ACorreo electrónico VoBo razonabilidad de

las provisionesN/A N/A X X

DIGITAL: ICTX-RIESGOS15.ICETEX.LOCAL/OUTLOOK-

MCARRENOX NA 2 3 x x

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Estado de Revisión

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Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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N/AInforme de indicadores de recuperación

de carteraN/A N/A X X

Electrónico:D:\Mis documentos\ADER\BASES DE

DATOS\Indicadores de Recuperación

N/AInforme de indicadores de seguimiento

de carteraN/A N/A x x

Electrónico: D:\Mis documentos\ADER\SARC\COMITES

DE RIESGO\<<año>>X X NA 5 10 x X

N/AInforme “Pruebas de escritorio

valoración de inversionesN/A N/A X X

D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\VALORACIO

N1X NA 2 3

N/A Informe “Pruebas de escritorio VaR N/A N/A X X D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\DIARIO X NA 3 6

N/AReporte de portafolios eficientes

N/A N/A X XD:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\PORTAFOLIO

EFICIENTEX NA 2 5

N/A Informe de comportamiento de Riesgo

del Mercado.N/A N/A X X D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\DIARIO X NA 2 5

N/AInforme Trimestral Actualización de

Cupos de Emisor y ContraparteN/A N/A x x

D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\MENSUAL,

TRIM_OTROSX NA 2 5

N/A Boletín de Mercado Cambiario N/A N/A x x D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\DIARIO X NA 2 5

N/A Flujo de Caja proyectado. N/A N/A X X

DIGITAL: ARCHIVO OFICINA DE

RIESGOS/EQUIPO/DISCO LOCAL (D:)/INFORMACION

GGUTIERREZ/MIS DOCUMENTOS/RIESGO DE

LIQUIDEZ 201X/FLUJOS DE TESORERIA.

X X NA 2 10 X

N/A Flujo de Caja TAE. N/A N/A X XDIGITAL: ARCHIVO OFICINA DE

RIESGOS/EQUIPO/OUTLOOK.X X NA 2 10 X

N/A Hoja calculo riesgo de liquidez N/A N/A X X




LIQUIDEZ 201X/INFORMES SEMANALES

PROYECCIONES LIQUIDEZ.

X X 2 5 X

N/A Presentación comité CAP. N/A N/A X X




LIQUIDEZ 201X/PRESENTACIONES COMITÉ CAP

X X

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UID

EZ

Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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N/A Informe Semanal SAR-SARL N/A N/A X X




LIQUIDEZ 201X/INFORMES SEMANALES MERCADO Y

LIQUIDEZ.

X

F87Lista de Chequeo Reporte de

Inusualidades de LA/FT2 27/04/2011 X X X

FISICO: ARCHIVO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

CARPETA OPERACIONES INUSUALES

DIGITAL: Y:\SARLAFT\ROI

X X X x NA 2 8 x x

N/ACruce SARLAFT Beneficiarios y

DeudooresN/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DE CUMPLIMIENTO - CARPETA

CRUCE SARLAFT COMITÉ BENEFICIARIOS Y

DEUDORES

DIGITAL: Y:\SARLAFT\Memorandos

escaneados\ENVIADOS

X X X N/A 1 8 X

N/A Actas Comité ROS N/A N/A X X X


ACTAS COMITÉ ROS

DIGITAL: Y:\SARLAFT\Comite ROS y acuerdo 016

X X X N/A 1 8 X

N/AMemorando interno de ausencia de

operaciones inusuales.N/A N/A X X


CERTIFICACIONES SARLAFT

DIGITAL:Y:\SARLAFT\Memorandos

escaneados\RECIBIDOS

X X X N/A 1 8 X

N/A Reporte de Operaciones UIAF N/A N/A X X XFISICO: ARCHIVO DE CUMPLIMIENTO

DIGITAL: Y:\SARLAFT\Reportes a la UIAFX X X N/A 1 8 X

F132Formato único interno de reporte de

operaciones inusuales.2 27/04/2011 X X

FISICO: ARCHIVO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

CARPETA OPERACIONES INUSUALESX X NA 2 8 X X

F86

Seguimiento acciones correctivas,

preventivas Sistema de Gestión de

Calidad

3 25/11/2011 X X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE

INFORMES DE ACTIVIDADESX X N/A 2 6 X X

F99 Evaluacion de Auditores 1 04/11/2008 X X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE


NA Plan Anual de Auditorías de Gestión X X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE


NA Informes a Entes de Control X X XFISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE


NAInforme Ejecutivo Anual de Evaluación

del Sistema de Control Interno.X X X

FISICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/SERIE


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Código: F105


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Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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o

F89Programa anual de auditoría interna de

calidad.1 04/11/2008 X X X


INFORMES DE ACTIVIDADES

DIGITAL : EQUIPO DE LA JEFATURA DE LA OFICINA Y

DEL FUNCIONARIO ACARGO

X X NA 2 6 X

F263Plan de Mejoramietno Auditorías de

Gestión1 11/04/2013 X X X





X X NA 2 6 X

F264Seguimiento Plan de Mejoramietno

Auditorías de Gestión1 11/04/2013 X X X





X X NA 2 6 X

F90 Plan de Auditoría. 1 04/11/2008 X X X





X X NA 2 6 X

F91 Lista de verificación de auditorías. 1 04/11/2008 X X X





X X NA 2 6 X

F92 Informe de Auditoría 1 04/11/2008 X X X





X X NA 2 6 X

F180 Informe Auditoría de Gestión. 1 04/11/2008 X X X





X X NA 2 6 X X

F181Plan de mejormamiento Sistema de

Gestión de Calidad 1 15/04/2009 X X





X X NA 2 6 X X X

F205 Presupuesto de colocaciones N/A N/A X X DIGITAL: ARCHIVO OFICINA DE PLANEACION X X NA 1 2 X X

N/A Calendario de crédito N/A N/A X XDIGITAL: PUBLICACION PAGINA WEB, DISCO

PORTATIL VCCX X NA 3 5 X X

F05 Acta de Comité de Crédito. N/A N/A X X XFISICO: ARCHIVO VCC ADMINISTRADO POR MTI

DIGITAL: EQP ANALISTA 4X X NA 3 5 X X

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Código: F105


Estado Protección

Vig

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

Restringido

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Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

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Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

Dig

ita

l Inactivo

Archivo

central

Físicos

Sele

cció

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(en años)

Backup

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N/AInforme de gestión de Adjudicaciones y

RenovacionesN/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO VCC/CARPETA ACTAS DE COMITÉ

DE CREDITO

DIGITAL: EQP ANALISTA O PROFESIONAL

ENCARGADO DE REALIZAR EL COMITE DE CREDITO

X X NA 3 5 X X

F53Solicitud de modificación al presupuesto

o constitución de vigencias futuras.1 29/04/2009 X X

FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CDPIA

ARCHIVO VCC(COPÌA)X X NA 5 1 X X

N/A Formulario de Solicitud de Crédito. N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTAL/ CARPETA DEL USUARIO.X X NA CP 10 X X X

N/AActa de solicitud de Apertura de

Convocatoria por el Constituyente.N/A N/A X X

FÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL/EXPEDIENTE DEL CONVENIO.X X NA CP 20 X X

N/A Reglamento Operativo. N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN


N/AListado de beneficiarios aprobados

(Fondos cerrados).N/A N/A X X



N/AActa de créditos aprobados por la Junta

Administradora.N/A N/A X X



N/A

Lista de créditos aprobados después de

verificada la información. (Fondos

abiertos)

N/A N/A X X DIGITAL: PAGINA WEB DE LA ENTIDAD. X X NA CP 20 X X

N/A

Documento Consolidado de

precalificación de las solicitudes de

crédito del Fondo.

N/A N/A X X


DOCUMENTAL/EXPEDIENTE DEL CONVENIO.

DOCUMENTO ADJUNTO DEL ACTA DE CRÉDITOS

APROBADOS POR LA JUNTA ADMINISTRADORA.

X X NA CP 20 X X

F05 Acta generales de reuniones 2 03/06/2011 X X X X

F137Ficha de especificación de Fondos para

Atención al Usuario1 17/12/2010 X X

FÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTAL /EXPEDIENTE DEL CONVENIO.X X NA 5 2 X X

F119Solicitud de Actualización de Contenidos

Web.1 24/03/2009 X X

FÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL/ SERIE

"COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIAS"-

CARPETA FORMATOS DE ACTUALIZACIÓN WEB.

X X NA 2 5 X X

N/A Cronograma. N/A N/A X X X

FÍSICO: ARCHIVO OFICINA DE RELACIONES

INTERNACIONALES/CARPETA CORRESPONDIENTE

AL SUBPROGRAMA ASOCIADO

DIGITAL: PAGINA WEB

X X NA 2 2 X X

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Código: F105


Estado Protección

Vig

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

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para su acceso

Medio

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Archivo

central

Físicos

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(en años)

Backup

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N/A Convocatoria. N/A N/A X X X


INTERNACIONALES/CARPETA CORRESPONDIENTE A

LA CONVOCATORIA RESPECTIVA

DIGITAL: PAGINA WEB Y EN EL APLICATIVO BECAS

X X NA 2 2 X X

N/A Cuadros evaluación de Comité. N/A N/A X X X



LA CONVOCATORIA RESPECTIVA

DIGITAL: HOJA DE EXCEL EN EL EQUIPO DEL

PROFESIONAL ENCARGADO

X X NA 2 2 X X

N/A

Acta Comité del respectivo

programa.(Profesores Invitados y

Posgrados)

N/A N/A X X X


INTERNACIONALES/CARPETA ACTAS

DIGITAL: DOCUMENTO WORD EN EL EQUIPO DE LOS

PROFESIONALES ENCARGADOS. (COLOMBIANOS EN

EL EXTERIOR) Y (PROGRAMAS DE RECIPROCIDAD)

X X NA 2 2 X X

N/A Carta de solicitud de Visa de cortesía. N/A N/A X X

FISICO: ARCHIVO OFICINA RELACIONES


CADA PROGRAMA

X X NA 2 2 X X

N/A Estudio de conveniencia. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO EN SECRETARIA

GENERAL/CONVENIOS, EXPEDIENTE UNICOX X NA 2 20 X X

F154 Cuadro resumen plan de becas 2 29/05/2014 X X X


INTERNACIONALES/CARPETA IES

DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

X X NA 2 10 X X

F159

Cuadro candidatos

1 22/04/2009 X X X



DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL ENCARGADOI Y/O

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

X X NA 2 10 X X

F161

Cuadro calificación aspirantes a becas

1 22/04/2009 X X X



DIGITAL: APLICATIVO ORI

X X NA 2 10 X X

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

Restringido

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Almacenamiento

Activo

(Archivo de

gestión)

Ubicación

Digitales

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Cargo

Autorizado

para su acceso

Medio

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Físicos

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(en años)

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F162 Cuadro Resumen becas posgrados

extranjeros en Colombia

1 22/04/2009 X X X



DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO

X X

N/A

Acta Comité Nacional de Becas

X X X


INTERNACIONALES. DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

X X NA 2 10 X X

F163

Cuadro calificación de extranjeros

X X X



DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO

X X NA 2 10 X X

F166Cuadro partictipación extranjeros

programas de apoyo al bilinguismo

2 17/03/2010 X X X



DIGITAL: EQUIPO TECNICO ADMINISTRATIVO

ENCARGADO

X X NA 2 2 X X

N/ACuadro de datos del programa posgrados

extranjeros en Colombia.X DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO X X NA 2 10 X

F70 Programa profesores invitados 1 22/04/2009 X X X


INTERNACIONALES. DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

X X NA 2 5 X X

N/A Minuta técnica. N/A N/A X X



DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O

PROFESIONAL ESPECIALIZADO/CARPETA ESTUDIOS

TECNICOS

X X NA 2 20 X X

N/A Resolución de Giro. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICNA DE RELACIONES

INTERNACIONALES/CARPETA CORRESPONDIENTEX X NA CP 10 X X X

F11 Pagaré. 2 14/03/2014 X XFISICO: OUTSOURCING DE CUSTODIA DE VALORES

MTIX X NA condicionado X

F198 Carta de instrucciones. 2 14/03/2014 X XFISICO: OUTSOURCING DE CUSTODIA DE VALORES

MTIX X NA condicionado X

N/AActas de reunión con el Outsourcing de

revisión de garantías.N/A N/A X X

FÍSICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ACTAS D

EREUNIONES DEL COMITÉ DE INTERVENTORIA X X NA 2 20 X X

N/AActas de reunión con el Outsourcing de

seguimiento a la legalización al giro.N/A N/A X

FÍSICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ACTAS D

EREUNIONES DEL COMITÉ DE INTERVENTORIA X X NA 2 20 X X

F135Autorización de Giros - Vicepresidencia

de Fondos2 19/04/2012 X X


DOCUMENTAL /EXPEDIENTE AUTORIZACIONES DE

GIRO

X X NA 5 5 X X

N/A Informes de Ejecución del Presupuesto. N/A N/A X X FISICO : ARCHIVO OFICINA DE PRESUPUESTO X X NA 5 5 X X

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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gestión)

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Autorizado

para su acceso

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N/AActas de reunión con la Junta

Administradora.N/A N/A X X

FÍSICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ACTAS DE

REUNIONES DEL COMITÉ DE JUNTAS

ADMINISTRADORAS

X X NA 2 10 X X

N/A Formulario Actualización de datos. N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTAL/ CARPETA DEL USUARIO.X X NA CP 10 X X X

N/AInforme outsourcing de seguimiento a

crédito.N/A N/A X X


DOCUMENTAL /EXPEDIENTE ÚNICO DEL CONTRATO.X X NA 2 20 X X

N/AMemorandos solicitud de disponibilidad

presupuestal y traslados presupuestalesN/A N/A X X

FÍSICO: ARCHIVO OFICINA VICEPRESIDENCIA DE

CRÉDITO Y COBRANZA/ CARPETA MEMORANDO

CDP.

X X NA 1 2 X X

F137Ficha de especificación de Fondos para

Atención al Usuario1 17/12/2010 X X



N/AListado de beneficiarios a renovar

(Fondos Cerrados).N/A N/A X X



N/AReportes del cierre de cartera (Archivo

en Excel) N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO CARPETA DE CIERRE DE CARTERA

DIGITAL: CARPETA EN COMPUTADOR DEL

COORDINADOR DEL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE

CARTERA

X X X NA 1 5 X X

N/AInforme de Transmisión exitosa a las

Centrales de RiesgoN/A N/A X X

FISICO: EXPEDIENTE UNICO DEL CONTRATO CON EL

OUTSOURCINGX X NA 1 9 X X

F270 Matriz de Desplazamiento 1 14/05/2014 X X X

FISICO: ARCHIVO CARPETA DE CIERRE DE CARTERA

DIGITAL: CARPETA EN COMPUTADOR DEL

COORDINADOR DEL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE

CARTERA

X X X NA 1 5 X X

N/A Acta de ajuste en cuenta N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO CARPETA DE NOVEDADES DE

CARTERAX X NA 5 10 X X

N/A

Registros electrónicos en C&CTEX y

Cobol asociados a la aplicación de

novedades

N/A N/A X X APLICATIVO C&CTEX Y COBOL X X X NA NA NA

N/ANotificaciones fisicas dirigidas a los

benefiairos de créditosN/A N/A X X FISICO: EN LA CARPETA DE CADA CONVENIO X X NA 1 9 X X

N/A Resolución de condonaciones. N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/(ORIGINAL) X X NA 2 10 X X

N/AReporte de obligaciones que

pasan al cobroN/A N/A X X

DIGITAL. EQUIPO DE COMPUTO DEL FUNCIONARIO

ENCARGADO Y COORDINADOR GRUPO DE

ADMINISTRACION DE CARTERA

X X NA NA NA

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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N/A Carta de amortización del crédito N/A N/A X X FISICO: CARPETA DEL BENEFICIARIO X X NA 1 9 X X X X

N/A Informes de novedades de cartera N/A N/A X XFISICO: EXPEDIENTE UNICO DEL CONTRATO CON EL

OUTSOURCINGX X NA 1 9 X X

F42Actuallización de datos beneficiarios

extranjeros.1 05/03/2010 X X

DIGITAL ICTX-MD187.ICETEX.EDU.CO/SEGUIMIENTO

A BECARIOSX X NA APOYO

F47Evaluación programa asistentes de

idiomas extranjeros.1 05/03/2010 X X

DIGITAL ICTX-MD187.ICETEX.EDU.CO/SEGUIMIENTO


F166Cuadro partictipación extranjeros

programas de apoyo al bilinguismo2 17/03/2010 X X x



DIGITAL: EQUIPO TECNICO ADMINISTRATIVO

X X NA 2 2 X X

F200Registro de actividades de seguimiento y

apoyo al becario.1 10/06/2009 X X

FISICO: ARCHIVO OFICNA DE RELACIONES

INTERNACIONALES/DE ACUERDO AL TIPOX X NA APOYO

N/A Oficio de solicitud de visa de cortesia. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICNA DE RELACIONES

INTERNACIONALES/DE ACUERDO AL TIPOX X NA 2 2 X X

N/A Oficio de presentación del becario. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICNA DE RELACIONES


N/A Cronograma de seguimiento a becarios. N/A N/A X XDIGITAL ICTX-MD187.ICETEX.EDU.CO/SEGUIMIENTO


N/A Informe de seguimiento por programa. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO OFICNA DE RELACIONES


F32 Solicitud Título Ahorro Educativo 3 09/12/2011 X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

F232Entrega documentacion redencion titulos

de ahorro educativo - TAE2 25/01/2013 X X FISICO: ARCHIVO TAE X X NA 2 20 X

N/A Cupon debidamente endosado N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

N/A Ordenes de Matricula N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

N/A Fotocopia del documento de identidad N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

N/A Poderes y Endosos N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

F233 Radicación Redención TAE 1 09/12/2011 X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

N/A Sentencia del juzgado para la cancelación del título ó cupónN/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

N/A Carta del beneficario otorgando poder N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X X

N/A Listado de resolución de giro del periodo N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE X X NA 2 20 X X

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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N/A Cartas a las Instituciones Educativas N/A N/A X X FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario X X NA 2 20 X

N/A Base del Pasivo del TAE N/A N/A X X Digital :Equipo funcionario Dirección de Tesorería c X X X NA 2

N/A Oficios a la Fiduciaria N/A N/A X X Digital :Equipo funcionario Dirección de Tesorería c X NA 2 X

N/A Saldos de encargo fiduciario N/A N/A X X Digital :Equipo funcionario Dirección de Tesorería c X X X NA 2

N/A Tabla Umac N/A N/A X X Carpeta d/mis documentos/operación tae/tabla umac X X X NA 2

N/A Resoluciones giro. N/A N/A X X X

FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL - COPIA EN EL

EXPEDIENTE DEL BENEFICIARIO


GIROS

\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\BOLETINES

X X NA 2 20 X X

N/AInforme de resultados de los operadores

de CobranzaN/A N/A X X

FISICO: ARHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA DE

LAS FIRMAS DE COBRANZA PREJURIDICA Y/O

JURIDICA

X X NA 10 10 X X

N/A Informe de gestión. N/A N/A X X

FISICO: ARHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA DE

LAS FIRMAS DE COBRANZA PREJURIDICA Y/O

JURIDICA

X X NA 10 10 X X

F05Acta seguimiento operadores de

cobranza.1 1

FISICO: ARHIVO DE LA DIRECCIÓN DE

COBRANZA/CARPETA FIRMAS DE COBRANZA

PREJURIDICA Y JURIDICA

X X NA 10 10 X X

F05 Acta seguimiento operadores de cobranza. 1 1

FISICO: ARHIVO DE LA DIRECCIÓN DE

COBRANZA/CARPETA FIRMAS DE COBRANZA

PREJURIDICA Y JURIDICA

X X NA 10 10 X X

N/ABase de Datos y Listado de Obligaciones

susceptibles a castigar. N/A N/A X X X


JUNTA DIRECTIVA(ORIGINAL)

DIGITAL : CD EN SECRETARIA GENERAL

ICTX-CRED06.ICETEX.LOCAL/CASTIGO DE

CARTERA(COPIA)

FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE

COBRANZA/CASTIGIO DE CARTERA

X X NA 2 10 X X

N/ACertificación emitida por la Dirección de

Contabilidad.N/A N/A X X


JUNTA DIRECTIVA(ORIGINAL)X X NA 2 10 X X

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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gestión)

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N/ACertificación emitida por Grupo de

Administración de Cartera.N/A N/A X X



N/A Certificación emitida por Revisoría Fiscal. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA


N/A Estudio Técnico. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA


N/A Acuerdo de Junta Directiva. N/A N/A X XFISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA


N/ACertificación de Junta, informando el

resultado de las decisiones de Junta.N/A N/A X X


COBRANZA/CASTIGIO DE CARTERAX X NA 2 10 X X

N/ACertificación emitida por el Director de

CobranzaN/A N/A X X


COBRANZA/CASTIGIO DE CARTERAX X NA 2 10 X X

N/AMemorando de solicitud de terminación

del fondo.N/A N/A X X

FÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

ENTIDAD/EXPEDIENTE DEL CONVENIO.X X NA CP 20 X X

N/AResolución de Terminación y

Cancelación del Convenio.N/A N/A X X

FÍSICO: ARCHIVO DE SECRETARIA

GENERAL/RESOLUCIONES.

ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

ENTIDAD/COPIA EN EL EXPEDIENTE DEL CONVENIO.

X X NA 2 10 X X

N/A Acta de Liquidación del Convenio. N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA


N/A Estado de Cuentas del fondo. N/A N/A X X X


ENTIDAD/EXPEDIENTE DEL CONVENIO.

DIGITAL: EN EL APLICATIVO APOTEOSYS.

X X NA CP 20 X X

N/AResolución de Devolución de Saldos a

Favor.N/A N/A X

FÍSICO: ARCHIVO DE SECRETARIA GENERAL/

RESOLUCIONES.

ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

ENTIDAD/ COPIA EN EL EXPEDIENTE DEL CONVENIO.

X X NA 2 10 X X

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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Ubicación

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Archivo

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(en años)

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N/AMemorando de Solicitud de Cancelación

del Centro de Costos del fondo liquidado.N/A N/A X X



N/AOficio informando al constituyente la

liquidación del fondo.N/A N/A X X



N/A Oficio remisorio de entrega de garantías. N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA


N/A Resolución Saldos a Favor. N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO DE SECRETARÍA GENERAL/

RESOLUCIONES. X X NA 2 X X

N/A Simulación de Crédito. N/A N/A X X FISICO: CARPETA DEL BENEFICIARIO X X NA 1 9 X X X X

F153Seguimiento a respuestas de la

defensoría del consumidor financiero.4 22/03/2013 X X

DIGITAL: BACK UP EN UNIDAD COMPARTIDA

\\ICTXOAMYGSP451\Users\ygarzon\Desktop\OficinaCom

ercial2 /OFICINA COMERCIAL Y MERCADEO //

BACK UP SERVIDOR MERCURIO - DIRECCIÓN DE

TECNOLOGIA.

X X NA 1 4 X X

N/A

Carta de interrupción de términos a la

solicitud del beneficiario del crédito

educativo, cuando aplicaré.

N/A N/A X XFÍSICO: ARCHIVO OUTSOURCING DE ATENCIÓN A

USUARIOS.X X NA 1 4 X X

N/ANotificación de escalonamiento a proceso

misional.N/A N/A X X

DIGITAL CRM DEL CONTRATISTA PARA EL PROCESO

DE ATENCION AL USUARIOX X NA 1 4 X X

N/AInformes periódicos de la gestión por

canales, servicios y puntos de atención.N/A N/A X X


DOCUMENTAL/EXPEDIENTE DEL CONTRATO.

OFICINA COMERCIAL Y DE MERCADEO.

X X NA 1 4 X X

N/ARespuestas a peticiones, quejas ó

reclamos de usuarios.N/A N/A X X X

FISICO: ARCHIVO DE LA ENTIDAD ADMINITRADO POR

MTI EN LAS CARPETAS DE LOS USUARIOS

DIGITAL CRM DEL CONTRATISTA PARA EL PROCESO

DE ATENCION AL USUARIO

X X NA 1 4 X X

F268 Formato Exención de impuestos 1 20/12/2013 X X XARCHIVO CARPETA COMPARTIDA DE LA OFICINA

COMERCIAL Y DE MERCADEONA X X 1 4 X XA

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Código: F105


Estado Protección

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Estado de Revisión

NombreFecha de

Aprobación

Versión: 12

Fecha: 01/07/2014

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Tipo de Acceso

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Medio

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(en años)

Backup

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F283 Formato de Visitas visitas de calidad 1 01/07/2014 X XARCHIVO CARPETA COMPARTIDA DE LA OFICINA

COMERCIAL Y DE MERCADEONA x NA 1 4 X

F153Seguimiento a las respuestas de la

defensoria del consumidor Financiero4 22/03/2013 X X

ARCHIVO CARPETA COMPARTIDA DE LA OFICINA

COMERCIAL Y DE MERCADEONA x NA 1 4 X

F271Formato Infoservicio Oficina Comercial y

Mercadeo1 19/02/2014 X X X

ARCHIVO CARPETA COMPARTIDA DE LA OFICINA

COMERCIAL Y DE MERCADEONA X NA 1 4 X NA

F60 Solicitud de Software 1 06/05/2010 X X X

FISICO:ARCHIVO DOCUMENTAL EN LA CARPETA DEL

PROYECTO GRUPO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

/ DIGITAL: EN EL MANTIS GENERADO PARA EL

PROYECTO

X X NA 1 3 X

F80 Plan de pruebas de aceptación 1 06/05/2010 X X

FISICO:ARCHIVO DOCUMENTAL EN LA CARPETA DEL

PROYECTO/ CONTROL DE CAMBIOS / DIGITAL: EN

EL MANTIS GENERADO PARA EL PROYECTO

X X NA 1 3 X

F82 ACTA DE APROBACION ENTREGABLE 1 06/05/2010 X X

FISICO: ARCHIVO DOCUMENTAL/EXPEDIENTE

GRUPO DE INFRAESTRUCTURA o ARCHIVO

DOCUMENTAL - EXPEDIENTE GRUPO DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN o DIGITAL: EN EL MANTIS

GENERADO PARA EL PROYECTO

X X NA 1 3 X X

F83 ORDEN DE CATALOGACION 2 01/07/2014 X XFISICO:ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA

CARPETA DE CONTROL DE CAMBIOSX X NA 1 3 X

N/ARELACION DE COMPUTADORES EN

PRODUCCIONX X

DIGITAL: EN LA HERRAMIENTA DE MANEJO DE

INVENTARIOSX NA NA NA

F121Formato asignación de accesos a

sistemas de información6 12/12/2013 X X

FISICO:ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTAL

OFICINA DE RIESGOSX X

Dirección de

Tecnología3 6 X X

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ANEXO 6 NORMOGRAMA


Activos Fijos

• Constitución política de Colombia (Art. 23, 209).

• Código de Comercio, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

• Código Civil. Derecho privado, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

• Manual de Contratación del ICETEX, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

• Ley 962, artículo 7 de 2005 Publicidad del bien inmueble a vender, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

• Estatuto Notarías y Registro, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

* Decreto 047 del 14 de enero de 2014, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

• Decreto Nacional 2693 del 21 de diciembre de 2012, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, y demás disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.

E

E

E

I

E

E

E

E


Apoyo Logistico* Decreto 177 del 7 de febrero de 2014. Escala de Viáticos.


• Plan Nacional de Desarrollo.

• Plan de Desarrollo Sectorial.

• Ley 38 de 1989 (normativo del presupuesto general de la nación).

• Resolución 036 del 7 de mayo de 1998 “por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación”

• Decreto 115 de 1996, por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de

aquellas, dedicadas a actividades no financieras.

• Decreto 111 de 1996, por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Presupuesto y se compilan la ley 38 de 1989, la Ley 179de 1994 y la ley 225 de 1995 Orgánicas del presupuesto general de la nación.

• Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, por la cual se transforma el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras

disposiciones.

• Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005.

• Acuerdo 001 del 16 de junio de 2006, Estatuto de Presupuesto.

• Ley 1473 de 2011 por medio de la cual se establece una regla fiscal y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve información personal. Este derecho les

permite conocer, actualizar, rectificar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos tanto en entidades públicas como privadas.


•Reforma tributaria Ley 1607 de 2012

•Decreto 1050 de 2006, Reorganización del ICETEX

• Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupción, Reorganización y denominación del ICETEX.

• Circular Reglamentario Externa DCIN-83 de noviembre 6 de 2007 del Banco de la República.

• Resolución 09147 del 14 de agosto de 2006 de la DIAN.

• Resolución 15250 del 19 de diciembre de 2006 de la DIAN.

*DECRETO NUMERO 380 DE 2007 (febrero 12) por el cual se establece la estructura del Instituto Colombiano de Crédito

Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex,

*DECRETO NUMERO 381 DE 2007 (febrero 12) por el cual se establece la planta de personal del Instituto Colombiano de Crédito

Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex.

• Circular 052 Superintendencia Financiera de Colombia.



E

Código

proceso

Nombre del

procesoNorma Artículo

Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

A2-3Gestión contable y

tributaria

• Decreto 1182 del 27 junio de 2000 aplica a los actos o contratos que de cualquier manera impliquen el depósito, la disposición, adquisición, manejo, custodia, administración de dinero, de títulos y en general de valores.

• Decreto 2769 del 30 de julio de 2008.

• Estatuto Tributario.

• Resolución 3600 de 1988. Plan Único de Cuentas.

• Resolución emitida anualmente por la Dian para el reporte de Información exógena.

• Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).

• Resolución 354 del 5 de Septiembre de 2007, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de conformación.

• Resolución 355 y 356 de 2007, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos, se establece su conformación y se define el ámbito de conformación

• Resolución 375 del 17 de Septiembre de 2007, plazos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación.

• Código del Buen Gobierno de febrero de 2007 Numerales: 2.1.2.1. Funciones del presidente, 2.1.1.1.4 funciones Junta Directiva 3.5.2. Información y comunicación con la comunidad, 3.3.5 compromiso con el gobierno en línea y 4.1.3. Comité de

Auditoría.

• Código de Ética y Conducta del ICETEX - Gobierno Corporativo de junio de 2007. IX. deberes para con los clientes y la ciudadanía.

• Decreto No. 2769 – Artículo 1. Inversiones.

• Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

• Decreto 2555 de 2010, “Por el cual se recogen y se reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones.”

• Ley 1002 de 2005 “Por el cual se transforma el Instituto Colombiano de Crédito Educativos y estudios técnicos en el exterior ICETEX estudios, es una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 2792 de 2009 “Por el cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 1002 de 2005 y se dictan otras disposiciones.

•Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve información personal. Este derecho les permite

conocer, actualizar, rectificar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos tanto en entidades públicas como privadas.

A2-4 Gestión de Inversiones

• Acuerdo No. 072 del 13 de diciembre de 2013 – Manual de Inversiones.

• Circular No. 100 Capítulo I. Evaluación de inversiones.

• Circular Externa 064 de 2007 - Diciembre de 2007. Integración del régimen normativo de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre valoración y contabilización de inversiones

• Decreto 2792 de 27 de julio de 2009, el cual se reglamenta en el artículo No.6 de la ley 1002 de 2005 del ICETEX.

• Normas de Auditoría General de Aceptación en Colombia.

• Normas Internacionales S.A.S relacionadas.

• Resolución No. 0797 de octubre 02 de 2008. Reorganizan comités de apoyo a la Junta Directiva.

• Código del Buen gobierno del ICETEX

• Código de Ética y conducta del ICETEX



E

I

A3-1 Ingreso

• Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

. Circular CNSC 003 de 2014, en la cual se estipulan las acciones a seguir por las entidades y el papel de la Comisión Nacional del Servicio Civil frente a las situaciones administrativas

• Decreto 382 del 12 de febrero de 2007, por el cual se establece la nomenclatura, clasificación y remuneración de los empleos del ICETEX.

•Resolución 0573 del 1 de Julio de 2013; por medio del cual se modificó el manual de funciones.

•Resolución 0395 del 28 de Abril de 2014; por medio del cual se distribuyen cargos de la planta de personal globalizada en la Estructura del Instituto Colombiano y Credito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior "Mariano Ospina Perez"-

ICETEX

• Decreto 1567 del 5 de agosto de 1998, por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado

• Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.

• Decreto 4567 de 2011, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005.

• Decreto 2539 del 22 de julio de 2005, por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a la cuales aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005.

• Resolución 480 del 1 de Noviembre de 2002, por la cual se reglamente el porte y uso del carné de identificación

• Circular 52 de la superintendencia Financiera.

• Directiva Presidencial 002 del 23 de febrero de 2007.

• Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973, por la cual se reglamentan los decretos – leyes 2400 y 3074 de 1968.



•Articulos 23 al 33

•Se aplica la norma en su integridad

•Se aplica la norma en su integridad

•Articulo 7 al 42

•Se aplica la norma en su integridad • Se

aplica la norma en su integridad

• Se aplica la norma en su integridad




• Articulos 22 al 58

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Interna

•Norma Externa

•Norma Externa

•Norma Externa

N/A

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

A3-2 Permanencia


• Decreto 4665 de noviembre 29 de 2007, por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos.

• Acuerdo 137 del 14 de enero de 2010 "por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba”

• Acuerdo 138 del 14 de enero de 2010 por el cual se establecen los criterios técnicos y legales que fundamentan el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera y en período de prueba y se determinan los

elementos mínimos para el desarrollo de Sistemas de Evaluación del Desempeño Laboral Propios”.

• Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998. • Decreto 4661 del 19 de diciembre de 2005, por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005.


• .Resolución 169 de marzo 3 de 2008 por la cual se adopta el sistema tipo de evaluación laboral expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

• Resolución por la cual se reglamentan los Programas de Bienestar Social e Incentivos

• Decreto 1295 del 22 de junio de 1994, por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

• Ley 776 del 17 de diciembre de 2002, por el cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales

• Ley 1562 del 11 de julio de 2012, por el cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.

• Ley 100 de diciembre 23 de 1993, por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 2090 del 26 de Julio de 2003 por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud del trabajador

• Decreto 853 de 2012 por el cual se dictan nuevas disposiciones sobre prestaciones sociales.

• Resolucion DIAN 0049 del 05 de Febrero de 2014 por la cual se modifican y expiden nuevas versiones para el formulario de certificados de ingresos y retenciones.

• Decreto 176 del 07 de Febrero de 2014 por el cual se dictan nuevas disposiciones respecto a la remuneracion de entidades de carácter especial.

• Decreto 187 del 07 de Febrero de 2014 por el cual se dictan nuevas disposiciones respecto a la remuneración para la planta transitoria.

• Decreto 722 del 10 de Abril de 2014 por el cual se corrige un yerro en el articulo 198 de la Ley 1607 de 2012.

• Decreto 1064 del 26 de julio de 2006, por el cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.










• Se aplicia la norma en su integridad



• Se aplica la norma en su integridad • Se

aplica la norma en su integridad


• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Interna

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones


personal


• Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973, por la cual se reglamentan los decretos – leyes 2400 y 3074 de 1968.

• Decreto 1045 de 1978 por el cual se establecen reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales



• Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998.

• Decreto 1624 de Junio 26 de 1991, por el cual se adiciona el Decreto 1016 de 1991 y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1661 de Junio 27 de 1991, por el cual se modifica el régimen de prima técnica, se establece un sistema para otorgar estímulos especiales a los mejores empleados oficiales y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 2164 de 1991, por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto-Ley 1661 de 1991.

• Decreto 1336 de Mayo 27 de 2003, por el cual se modifica el régimen de prima técnica para los empleados públicos del Estado.

• Decreto 1335 de Julio 22 de 1999, por el cual se modifican los artículo 3 y 4 del Decreto 2164 de 1991

• Decreto 382 del 12 de febrero de 2007, por el cual se establece la nomenclatura, clasificación y remuneración de los empleos del ICETEX.

• Decreto 2177 de Junio 29 de 2006, por el cual se establecen modificaciones a los criterios de asignación de prima técnica y se dictan otras disposiciones sobre prima técnica

• Resolución por la cual se reglamenta la asignación de prima técnica

• Resolución por la cual se adopta el instrumento de evaluación del desempeño para la asignación de prima técnica.

• Decreto 1050 del 10 de abril de 1997, por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior

• Decreto 2842 de agosto 5 de 2010, Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004.

• Decreto 2411 de junio 26 de 2007, por el cual se modifica el artículo 17 del Decreto 26 de 1998

• Circular No. 004 de 2003 del DAFP y Archivo General de la Nación sobre Organización de las Historias Laborales.

• Circular conjunta 13 de Abril 18 de 2007 entre el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y el Ministerio de la Protección Social.

• Resolución 169 de marzo 3 de 2008 por la cual se adopta el sistema tipo de evaluación laboral expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.


• Ley 797 del 29 de enero de 2003, por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales

• Ley 995 del 10 de Noviembre 2005, por la cual se reconoce la compensacion en dinero de las vacaciones de los servidores publico.

• Ley 1071 de 2006 por la cual se modifica y adicionan nuevas disposiciones de la Ley 244 de 1995 sobre el pago de cesantias en el sector publico.

• Decreto 404 del 08 de Febrero de 2006 por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional referente a las vacaciones en retiro cuando no se ha cumplido año de servicio.

• Decreto 4039 del 23 de Octubre de 2007 por el cual se regulan reconocimiento y limites de horas extras.

• Ley 1468 del 30 de Junio de 2011 por le cual se modifican algunas disposiciones sobre incapacidades .

• Ley 1607 de 2012, por la cual se modifica la depuración del calculo de retención en la fuente para funcionarios

• Decreto 2943 del 17 de Diciembre de 2013, por el cual se modifican los dias de reconocimiento de incapacidades originadas por enfermedad general.

• Proyecto de Acto Legislativo 01 de 2005, por el cual se adiciona el artículo 48 de la Constitución Política.- Modifico el Regimen de Transición.



• Se aplica la norma en su integrida
























• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Interna

• Norma Externa

• Norma Interna

• Norma interna

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

• Norma Externa

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

A4-1 Precontractual

• Principios de la Contratación Pública del artículo 209 de la Constitución Política de Colombia en virtud de la Ley 1002 de 2005, artículo 8º.

• Artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007.

• Régimen general de Inhabilidades e Incompatibilidades

• Manual de Contratación del ICETEX.

• Resolución de Delegación No. 1071 de 2013

• Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011

• Decreto - Ley Anti trámite 019 de 2012

• Circular 001 de 2010 Planeación Contractual

• Circular 007 de 2013 Documentos para acreditar la exclusividad y derechos de autor.

• Circular 008 de 2013 Información, forma y condiciones para las invitaciones a los posibles proponentes en los procesos de contratación directa.

• Circular 010 de 2013 Inclusión de certificado de disponibilidad presupuestal CDP en los estudios previos como ordenadores del gasto en virtud de la Delegación.

• Circular 004 de 2014, Requisitos que deben cumplir las presentaciones en Power Point para el comité de contratación del ICETEX y el formato para presentar la evaluación de propuestas en los procesos de contratación del ICETEX ante el comité

evaluador.

• Circular No. 001 del 19 de Enero de 2010 “Importancia de los estudios previos que preceden la celebración de un contrato”.

• Normas Civiles y Comerciales que le sean aplicables.



A4-2 Contractual


• Normas Civiles y Comerciales que le sean aplicables.







• Circular 009 de 2013 Cumplimiento de los requisitos de legalización perfeccionamiento y ejecución de los contratos y los convenios

• Circular 002 de 2014 Remisión de documentos a expedientes únicos

• Circular 010 de 2014 Entrega de documentos para archivo.

• Circular 001 de 2009, Interventoría o supervisión

• Circular 009 de 2011, Obligaciones de supervisores e interventores frente al estatuto de Anticorrupción.



ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones



• Normas civiles y comerciales que le apliquen.







• Circular No. 006 del 15 de septiembre de 2008 “Procedimiento y obligación de remitir los documentos de ejecución”

• Circular No. 001 del 28 de agosto de 2009 “Proveer instrucciones precisas respecto al cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 23 del Manual de Contratación”.

• Circular No. 006 del 31 de diciembre de 2009 “Reiterar las instrucciones dadas en ejercicio de las atribuciones que le competen a la Presidenta como Representante Legal”.

• Circular No. 009 del 14 de septiembre de 2011 Relacionada con la implementación y cumplimiento del Estatuto Anticorrupción Ley 1474 del 12 de julio de 2011.

• Circular 008 de 2010 Liquidacion de Contratos a expedientes

• Circular 002 de 2014 Remisión de documentos a expedientes únicos.




• Ley 734 de 2002.



ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

A5-2Representación Judicial

y asesoría jurídica

• Decreto 3155 de 1968 por el cual se reorganizó el ICETEX.

• Constitución Política de Colombia 1991.

• Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política"

• Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior

• Decreto 663 de 1993 Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración

•Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

• Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa

• Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales

15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, por la que se transforma al ICETEX en una entidad financiera de naturaleza especial.

• Circular Básica Jurídica 100 de 2005 de la Superintendencia Financiera

• Decreto 380 de febrero 12 de 2007 por el cual se establece la estructura del ICETEX, y se determinan las funciones de sus Dependencias.

• Ley 1285 del 22 de Enero de 2009, “Por la cual se reforma la ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia.

• Decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009, por el cual se reglamenta el Art. 13 de la ley 1285 de 2009, el art. 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capitulo V de la ley 640 de 2001.

• Resolución 0651 del 4 de agosto de 2009, por la cual se modifica el Comité de Conciliación del ICETEX.

• Resolución 666 del 13 de Agosto de 2009, por la cual se crea el procedimiento de Jurisdicción coactiva del ICETEX

• Ley 640 de de enero 5 de 2001 por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones.

• Ley 678 de agosto 3 de 2001 por la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.

• Ler 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Unico.

•Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

• Ley 1266 de 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de

terceros países y se dictan otras disposiciones

• Ley 1437 de 2911 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

• Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones .

• Ley 1581 de octubre 17 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales

• Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública



• Resolución 1071 del 26 de noviembre de 2013 por la cual se delegan unas funciones en el ICETEX

• Ley 1450 Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014

E

I


comunicación

• Ley 527 de 1999 Comercio electrónico.

• Ley 962 de 2005 Anti-trámites.

• Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 12 de julio de 2011.

• Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano”

• Decreto 380 de 2007,

• Ley 23 de 1982 – Sobre derechos de Autor.

• Ley 44 de 1993 – Reforma y adición a la Ley 23 de 1982.

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

A6-2Comunicación

organizacional

• Ley 527 de 1999 Comercio electrónico. • Ley 962 de 2005 Anti-trámites.

• Decreto 1151 de 2008 Gobierno en Línea/política y estándares para la gestión de la información, trámites y servicios del estado a través de medios electrónicos.

• Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano”

• Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 12 de julio de 2011

•Circular 052 de 2007 de la Superintendenciafinanciera de Colombia, Seguridad y Calidad de la información

• Decreto 380 de 2007,

• Ley 23 de 1982 • Sobre derechos de Autor.

• Ley 44 de 1993 – Reforma y adición a la Ley 23 de 1982.

A7-1 Gestión de Servicio

• Circular 052 de 2007 de la superintendencia financiera.

• Circular 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera

• Circular 042 de 2012 de la Superintendencia Financiera

• Circular 058 de 2009 de la Procuraduría

• Ley 23 de 1982 - Ley de Derechos de Autor

• Ley 1273 del 2009

• Ley 1581 de 2012 - Ley de Protección de Datos Personales o Habeas Data

• Ley 603 de 2.000

• Decreto 1151 de 2008

A8-1Gestión de

correspondencia

• Acuerdo 60 de oct. 30 de 2001

• Res.0971 de 2011

• Ley 594 de 2000

• Ley 734 de 2002




• Ley 594 de 2000. "Ley General de Archivo"

• Acuerdo 042 de 2002 .Por el cual se definen los criterios para loa organización de lso archivos de Gestión

* Acuerdo 002 de 2004 "Por el cual se definen los criterios para la organziación de fondos acumulados"

* Acuerdo 007 de 1994 "Reglamento General de Archivos"

* Acuerdo 037 de 2002 "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

• Acuerdo 038 de 2002 "Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos"

* Acuerdo 004 de 2013 "“Por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental”.

*Acuero 005 de 2013 " Establece criterios básicos para la clasificación, ordenación, descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas".

• Circular 004 de 2003 "Organización de las historias laborales"

* NTC-ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de documentos

* Resolución No. 0646 (31/07/2012)”Por la cual se actualizan las disposiciones del Comité de Gestión Documental".

* Acta No. 02(17/06/2013) del Comité de Gestión Documental ”Mediante la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental".

* Circular 6 de 2008 "Expediente Unico"


• Ley 152 de 1994. Por medio de la cual se establece la Ley Orgánica del Plan Nacional de Desarrollo

• Ley 489 de 1998. Por medio de la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los

numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 3622 de 2005. Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

•Ley 1450 del 2011. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014

•Ley 1474 del 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencion, investigación y sanción de actos de corrupcion y la efectividad de la gestión pública.

•Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 038 del 29 de Diciembre del 2011

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones


• Plan estratégico.

• Plan Nacional de Desarrollo.

• Acuerdo 001 del 16 de junio de 2006 - Estatuto de Presupuesto.

• Ley General de Presupuesto.

• Marco de Gasto de Mediano Plazo

E2-1Gestión de Riesgo

operativo

• Decreto Ley 2555 de 2010, Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1002 de 30 diciembre de 2005, Transformación del ICETEX en entidad financiera de naturaleza especial.

• Capitulo XXIII Reglas Relativas a la Administración del Riesgo Operativo de la Circular Básica Contable y Financiera de Colombia, con sus modificaciones mediante las circulares externas 048 de 2006 y 041 de 2007.

• Resolución 1865 del 17 de Octubre de 2007.

• Acuerdo 016 del 21 de febrero de 2007, por el cual se adopta la política de provisión de contingencias judiciales.

• Acuerdo 027 del 25 octubre de 2011, por el cual se adopta una política de provisión frente a riesgos operativos en Fondos en Administración

• Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado MECI.

• Acuerdo 013 de 01 de abril de 2014, por el se actualiza el Manual del Sistema de Administración de Riesgo Operativo

• Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción) Resolución No 0870 de noviembre de 2005: Por el cual se conformó el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano

• Resolución 0094 del 27 de Enero de 2014

E2-2Gestión de Riesgo de

crédito

• Decreto Ley 663 de 1993, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.



• Capitulo II Reglas relativas a la Administración del Riesgo crediticio de la Circular Básica Contable y Financiera de Colombia.

• Acuerdo 002 de 2007, por el cual se adopta la conformación del Comité de Crédito del ICETEX.

• Resolución 797 de 2008 de presidencia que establece las funciones de lso comites de apoyo a la Junta Directiva

• Acuerdo 029 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de Crédito del ICETEX.

• Reglamente de crédito del ICETEX vigente, el cual fue adoptado inicialmente mediante acuerdo 029 de 2007.

• Acuerdo 030 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de Cobranzas del ICETEX.

• Acuerdo 010 de 2008, Por el cual se modifican el Manual de Cobranza del ICETEX, en cuanto a la política para el castigo de cartera el Código para el Buen Gobierno y el Código de Ética y Conducta del ICETEX.

• Acuerdo 038 de 2008, por el cual se adoptan estrategias de cobranza para créditos morosos en etapa de ejecución.

• Acuerdo 039 de 2008, por el cual se adopta la política de Normalización de Activos de Crédito del ICETEX, con condonación de intereses.

• Acuerdo 014 de 2013, por el cual se adopta el modelo interno para el cálculo de provisiones de cartera de créditos de recursos propios.

• Acuerdo 003 de 2014, por el cual se modifica el manual del sistema de Administración del riesgo crediticio SARC del ICETEX

• Decreto 2555 de julio de 2010 del Ministerio de hacienda y Crédito Público

• Acuerdo 041 de diciembre de 2010 por el cual se modifican las tasas de interés para las líneas y modalidades de Crédito Educativo del ICETEX.

• Acuerdo 010 de 2013, por el cual se reglamenta la política de venta de cartera castigada del ICETEX

• Acuerdo 064 de2013, por el cual se modifica la política para la normalización de cartera del ICETEX.

• Acuerdo 040 de 2009 mediante el cual se modifica el acuerdo 010 de 2009 y 045 mediante el cual se reglamenta el Fondo de Sostenibilidad.

• Acuerdo 005 de 2013, por el cual se modifica el Reglamento Operativo del Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo, adoptado mediante el Acuerdo No. 045 de 2009

• Acuerdo 067, por el cual se dictan disposiciones sobre el Aporte de las Instituciones de Educación Superior al Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo.



E

I

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

E2-3Gestión de Riesgo de

Mercado



• Capítulo XXI Reglas Relativas al Sistema de Administración de Riesgo de Mercado de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Capítulo I Reglas Relativas a la Clasificación, Valoración y Contabilización de Inversiones de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

o Decreto 2555 de julio de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

• Acuerdo 039 del 13 de diciembre de 2012: Por el cual se aprueba y adopta el Manual del Sistema de Administración de Riesgo de Mercado - SARM.

• Acuerdo 026 de septiembre de 2013: Por el cual se establece la política y metodología para definir los cupos por Emisor y Contraparte del ICETEX.

• Acuerdo 032 de 2011 Por el cual se modifica la metodología y políticas para definir los cupos por emisor y contraparte del ICETEX.

• Acuerdo 033 de octubre 15 de 2013, por el cual se establece la metodología y políticas para definir los límites de VaR.

• Acuerdo 038 del 13 de diciembre de 2013, por el cual se aprueba el Manual de inversiones del ICETEX.

• Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado MECI

E

I

E2-4Gestión Riesgo de

liquidez

• Ley 1002 del 30 de Diciembre de 2005. Transformación del ICETEX en entidad financiera de naturaleza especial.

• Circular Básica Contable y Financiera No. 100 de 1995. Capitulo VI. Reglas relativas a la administración del riesgo de liquidez.

• Acuerdo 008 de abril de 2010. Por el cual se adopta el Manual SARL

• Oficio Superintendencia Financiera No. 2010065528 No objeción.

• Acuerdo 069 de Diciembre 10 de 2013. Por el cual se actualiza el Manual SARL

• Acuerdo No. 008 del 24 de enero de 2007. Por el cual se conforma el Comité de Activos y Pasivos del ICETEX y se determinan sus funciones.

• Acuerdo 034 de octubre de 2013. Por el cual se modifica el Manual SARL.

• Decreto 2555 del 15 de julio de 2010, Libro 7 Título 1. Ejercicio de la inspección, vigilancia y control de las operaciones autorizadas del Icetex.

E

I

E2-5

Gestión de Riesgo de

lavado de activos y

financiaciòn del

terrorismo

* Manual SARLAFT ICETEX.

* Código de Ética y Conducta.

* Código del Buen Gobierno del ICETEX.

* Circular Externa 003 de 2008 (Reporte en línea a la UIAF).

* Código Penal artículos: 323 (Lavado de activos) y 345 (Financiación del terrorismo).

* Acuerdo 016 de 2008 – Junta Directiva.

* Acuerdo 040 de 13 de diciembre del 2012 - Junta Directiva

* Acuerdo 002 de 14 de febrero del 2014 - Junta Directiva

* Estatuto orgánico del sistema financiero artículos 102 al 107.

* Ley 1121 de 2006 relacionada con la financiación del terrorismo.

* Circular Básica Jurídica 007 de 1996. Título I – Capítulo XI. Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

* Circular Externa 026 de 2008 (SARLAFT).

* Circular Externa 019 de 2010 - Excluir los créditos educativos otorgados a personas naturales, de la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevistas.

* Resolución 0613 del 31 de julio de 2013 por la cual se conforma el comité de análisis y reporte de operaciones sospechosas relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo.

- Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve información personal. Este derecho les


ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

EV1-2Evaluación

independiente

• Ley 87 de 1993. Por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades del Estado y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

• Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.

• Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

• Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica en la Gestión Pública.

• Circular Externa 042 de 2012. Imparte instrucciones relacionadas con los requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios.

• Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcion .

• Circular Externa 038 de 2009 Sistema de Control Interno SCI.

• Circular basica Juridica 007 de 1996 y Circular Basica Contable Financiera 100 de 1995 Superintendencia Financiera de Colombia .

•Resolución Organica 7350 de 2013 por la cual se modifica la Resolucion Orgánica 6289 de 2011que "Establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la

presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República."

•Decreto 1795 de 2007 por medio del cual se adopta el Sistema Unico de Información para la Gestión Jurídica del Estado

•Circular Externa 015 de 2010 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, Sistema de Atención al Consumidor Financiero SAC.



ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones


• Modifica la estructura financiera del crédito educativo destinado a matrícula en la línea crédito para pregrado a largo plazo, en la modalidad ACCES, y se dictan disposiciones sobre la destinación del subsidio.

• Acuerdo No.032 Acuerdo por el cual se crea la línea de crédito Mi Primer Computador - "Mi PC".

• Ley 1002/2005 por el cual se transforma el instituto colombiano de crédito educativo y estudios técnicos en el exterior. Mariano Ospina Pérez, ICETEX, en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 041 de 19 de Septiembre de 2007 por el cual se conforma el comité de crédito.

• Acuerdo 2 de Enero 11 de 2007 por el cual se conforma establece las funciones de Comité de Crédito.

• Acuerdo ICETEX 041 del 15 de diciembre de 2010

• Acuerdo ICETEX 003 del 4 de enero de 2011

• Acuerdo ICETEX 008 del 16 de febrero de 2011

• Acuerdo ICETEX 009 del 28 de febrero de 2011

• Acuerdo ICETEX 013 del 10 de mayo de 2011

•Acuerdo_017_20111 Puntos de corte SISBEN III

•Acuerdo_006_2012 (SISTEMAS DE AMORTIZACION)

•Acuerdo 009 2012 (Subsidios a población Red Unidos)

•Acuerdo 013 2012 Por el cual se crea la línea de crédito educativo de pregrado en la modalidad licenciaturas condonables

•Acuerdo 017 2012 Por el cual se modifica parcialmente el acuerdo No. 013 de 2012

•Acuerdo 041 2012 Por el cual se regula el subsidio de educación superior para la población indígena.

•Acuerdo 003 2013 Por el cual se aprueba la actualización puntos de cortes del SISBEN III para efecto de adjudicación de subsidio de crédito educativo

•Acuerdo 009 2013 Por el cual se modifica la actualización puntos de corte del Sisbén III para efecto de adjudicación de subsidio para crédito educativo

•Ley 1547 de 2012 Por la cual se otorgan beneficios a estudiantes de pregrado, con la calidad de estudiantes a partir de la vigencia de esta ley, de estratos socioeconómicos 1, 2 ó 3 y se dictan otras disposiciones.

•Acuerdo No.005 (2013) Por el cual se modifica el Reglamento Operativo del Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo, adoptado mediante el Acuerdo No. 045 de 2009

•Acuerdo No. 011 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la línea de crédito educativo de pregrado en la modalidad de licenciaturas condonables.

•Acuerdo No. 013 (2013) Por el cual se establece la forma de pago del subsidio de sostenimiento

•Acuerdo No. 020 (2013) Por el cual se dictan disposiciones en materia de crédito educativo en la modalidad de línea de crédito posgrado país

•Acuerdo No.024 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la línea de crédito educativo de pregrado en la modalidad de licenciauras condonable

•Acuerdo No.067 (2013) Por el cual se dictan disposiciones sobre el Aporte de las Instituciones de Educación Superior al Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo.

•Acuerdo No.070 (2013) Por el cual se dictan disposiciones en cuanto a los créditos educativos en la modalidad de perfeccionamiento de idiomas.

•Acuerdo No.071 (2013) Por el cual se reglamenta la condonación por graduación

•Acuerdo No.004 (2014) Por el cual se reglamenta la condonación por graduación



•Acuerdo 009_ 2014 Condiciones crédito educativo condonable para Bachilleres_ Andrés Bello.

•Acuerdo 012_2014 se crea la línea de crédito para la población vulnerable de Buenaventura

M2-2

Otorgamiento de crédito

a través de la

administración de

recursos de terceros


• Ley 30 de 1992 artículo 112

• Decreto 2880 de 2004 artículo 1

• Acuerdo 029 de 2007. Por el cual se adopta el reglamento de crédito del ICETEX.

• Convenio suscrito con el constituyente



ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

M2-3

Otorgamiento de

servicios programas

internacionales


• Ley 30 del 1992 Artículo 115 – permite al ICETEX que canalice todas las ofertas de becas internacionales.

• Decreto 380 de 2007 – Órganos Asesores – Comisión Nacional de Becas.

• Decreto 834 de 2013. Por el cual se dictan disposiciones sobre la expedición de visas, control de extranjeros y se dictan otras disposiciones en materia de migración.

• Resolución No. 1071 del 26 de noviembre de 2013, mediante la cual son delegadas funciones específicas al Jefe de La Oficina de Relaciones Internacionales por la Presidencia del ICETEX.

• Acuerdo 075 de diciembre 13 de 2013 Política de cooperación educativa internacional del ICETEX.

• Ley 1599 del 21 de diciembre de 2013, artículo 9º, mediante la cual se crea el Programa de becas Alfonso López Michelsen.

• Resolución 0298 del 28 de marzo de 2014, por la cual se adoptan políticas para el ´´Programa Asistencia a través de Créditos Condenables para estudiantes colombianos Alfonso López Michelsen.´´

• Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, por la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública y nacional.



E

M2-4

Gestión de legalización

y renovacion para

aprobación del

desembolso

• Acuerdo No. 029 de junio 20 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de Crédito del ICETEX.

• Acuerdo No.057 Modifica el Reglamento en lo referente a las tasas de interés para las diferentes líneas de crédito

• Acuerdo No.013 Modifica la Prima de Seguro, al cambiar el inciso del artículo 13 del Reglamento de Crédito del ICETEX.

• Acuerdo No. 43 Modifica los factores de cálculo de la Cuota de Cultura de Pago para los créditos otorgados en la línea de pregrado a largo plazo, en la modalidad ACCES, y el ciclo complementario de las escuelas normales superiores.


• Acuerdo por el cual se aprueba el “Fondo de Sostenibilidad de Crédito Educativo”.


• Resolución 0584 del 2004.

• Ley 1002 de 2.005. (Transformación de la entidad).

• Acuerdo 38 de octubre 22 de 2.007 (Por el cual se adoptan estrategias de cobranza para créditos morosos en etapa de ejecución).

• Convenio definido entre el ICETEX y las IES.

• Circular 52 Superintendencia Financiera.

• Acuerdo 041(15 dic 2010) ajuste tasas i%

• Acuerdo 003 (4enero 2011) crédito para OFICIALES Fuerzas Armadas

• Acuerdo 008 (16 febrero 2011) ajuste tasas LP y define 25% CONDONACION creditos

• Acuerdo 009 (28 febrero de 2011) Créditos_Subsidio matrícula y Sostenimiento

• Acuerdo 013 (10 mayo 2011) Modificación al TIPO tasas i%

• Convenio constituyente de fondos en administración

• Acuerdo No.005 (2013) Por el cual se modifica el Reglamento Operativo del Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo, adoptado mediante el Acuerdo No. 045 de 2009

• Acuerdo No. 011 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la línea de crédito educativo de pregrado en la modalidad de licenciaturas condonables.

• Acuerdo No. 013 (2013) Por el cual se establece la forma de pago del subsidio de sostenimiento

• Acuerdo No. 020 (2013) Por el cual se dictan disposiciones en materia de crédito educativo en la modalidad de línea de crédito posgrado país

• Acuerdo No.024 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la línea de crédito educativo de pregrado en la modalidad de licenciauras condonable

• Acuerdo No.067 (2013) Por el cual se dictan disposiciones sobre el Aporte de las Instituciones de Educación Superior al Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo.



• Acuerdo 009_ 2014 Condiciones crédito educativo condonable para Bachilleres_ Andrés Bello.

• Acuerdo 012_2014 se crea la línea de crédito para la población vulnerable de Buenaventura

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

M3-2Administración de la

cartera

• Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

• Acuerdo No.004 de 2006 Por el cual se establecen las tasas de interés para las líneas de crédito educativo del ICETEX.

• Acuerdo No.009 de 2006 Por el cual se establecen tasas de interés para las líneas especiales de crédito educativo ICETEX.

•Acuerdo 029 del 20 de Junio de 2007

•Acuerdo 043 del 2008 , Por el cual se modifica el Acuerdo 033 del 29 de agosto de 2008, que modificó los factores de cálculo de la cuota de cultura de pago para los créditos otorgados en la línea de pregrado largo plazo, en la modalidad ACCES y

el ciclo complementario de las es

•Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).

• Resolución 7929 del 28 de Julio de 2009, Contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-1, 623-2 del Estatuto tributario.

• Resolución 7935 del 28 de Julio de 2009, Establece el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades, que suministren la información

• Resolución 531 del 24 de Noviembre de 2009, Parámetros para el envío de información a la Contaduría General de la Nación.

• Decreto 1727 del 15 de Mayo de 2009, Forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la

información a las Centrales de Información Crediticia.

•Decreto 2792 del 27 de Julio de 2009 Por el cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 1002 de 2005 y se dictan otras disposiciones Acuerdo 013 del 10 de Mayo 2011 Por el cual se modifican las tasas de interés para algunas líneas y modalidades

de Crédito

• Acuerdo 006 del 18/Abril 2012 Por el cual se modifica el reglamento de crédito Ley de Hábeas Data y las Centrales de Información Crediticia,

•Acuerdo 043 Por el cual se modifica el Acuerdo 033 del 29 de agosto de 2008, que modificó los factores de cálculo de la cuota de cultura de pago para los créditos otorgados en la línea de pregrado largo plazo, en la modalidad ACCES y el ciclo

complementario de las ENS.

•Acuerdo 006 de abril 12 de 2012, por el cual se modifica el Reglamento de Crédito Educativo del ICETEX y se dictan otras disposiciones.



- Ley 1547 del 5 de julio de 2012 por el cual se modifican las tasas y se establece la condonación para Mejores Saber Pro

Acuerdo 046 del 22 de diciembre de 2009 por el cual se modifica el SARC del ICETEX

Acuerdo 027 del 7 de noviembre de 2012 por el cual se modifica el SARC del ICETEX



• Acuerdo 029 de junio 20 de 2007, por el cual se adopta el reglamento de crédito ICETEX.

•Acuerdo 020 de 2012 Por el cual se condonan créditos en el programa “Andrés Bello”.

•Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se reglamentan las condiciones de condonación de los créditos educativos por muerte o invalidez del beneficiario.

•Acuerdo 022 Por el cual se adopta la politica para normalizacion d ela cartera del ICETEX



- Ley 1547 del 5 de julio de 2012 por el cual se modifican las tasas y se establece la condonación para Mejores Saber Pro

Decreto 2636 de 17 de diciembre de 2012 por el cual se regalmenta la condonación para Mejores Saber Pro

E

I

M3-5

Gestión de apoyo a

programas

internacionales

• Decreto 834 de 2013. Por el cual se dictan disposiciones sobre la expedición de visas, control de extranjeros y se dictan otras disposiciones en materia de migración.

• Resolución No. 1071 del 26 de noviembre de 2013, mediante la cual son delegadas funciones específicas al Jefe de La Oficina de Relaciones Internacionales por la Presidencia del ICETEX.

• Acuerdo 075 de diciembre 13 de 2013 Política de cooperación educativa internacional del ICETEX.

• Ley 1599 del 21 de diciembre de 2013, artículo 9º, mediante la cual se crea el Programa de becas Alfonso López Michelsen.

• Resolución 0298 del 28 de marzo de 2014, por la cual se adoptan políticas para el ´´Programa Asistencia a través de Créditos Condenables para estudiantes colombianos Alfonso López Michelsen.´´

•Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, por la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informaciòn pùblica y nacional.

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones


• Ley 18/88, por la cual se autoriza al ICETEX, para captar ahorro interno y se crea un título valor de régimen especial.

•Decreto 726/89. Por el cual se reglamenta la Ley 18 de 1988 y se determinan las características generales de los Títulos de Ahorro Educativo TAE.

•Acuerdo No. 012 del 11 de Marzo de 1994 y Acuerdo No. 080 del 30 de Octubre de 1991, las cuales autorizan la segunda emisión de Títulos de Ahorro Educativo.

• Código de Comercio Capítulo III, sección III, artículos 802 y siguientes



E

I

M4-2

Gestión de

Recuperación de

Cartera

• Artículo 16 del Decreto Ley 3155 de 1968, que incorpora la retención salarial.

• Decreto 3155 de 1968, por el cual se reorganiza el ICETEX.

• Decreto 380 de 2007. Por el cual se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias.

• Circular externa 100 de 1995, en lo referente a Riesgo Crediticio.

• Ley 1266 de 2008, por la cual se generan disposiciones generales del Hábeas Data.

• Resolución 1057 del 23 de diciembre de 2008, por la cual se conforma y reglamenta el Comité de Cartera del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior "Mariano Ospina Pérez" ICETEX.

• Decreto 3322 del 11 de septiempre de 2011, por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en lo relacionado con las características de los Créditos Educativos del ICETEX

• Acuerdo 007 de 2006 - Políticas de administración de la cartera ICETEX para beneficiarios víctimas del secuestro, de desaparición forzada, de desastres y de desplazamiento.

• Acuerdo 30 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de cobranza.

• Acuerdo 22 de 2012 – Nuevas de normalización de cartera

• Acuerdo 006 de abril 12 de 2012, por el cual se modifica el Reglamento de Crédito Educativo del ICETEX y se dictan otras disposiciones.

• Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).

• Resolución 531 del 24 de Noviembre de 2009, Parámetros para el envío de información a la Contaduría General de la Nación.

• Decreto 3361 del 14 de Octubre de 2004, Acerca del Boletín de Deudores Morosos del Estado.


• Decreto 380 de 2007. Por el cual se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias.


• Circular externa 052 de 2007, en lo referente a requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución.

• Acuerdo 30 de 2007. Reglamento de cobranza.

• Acuerdo 38 de 2008. Estrategias de cobranza para créditos morosos en etapa de ejecución.

• Acuerdo 007 de 2006. Políticas de administración de la cartera ICETEX para beneficiarios víctimas del secuestro, de desaparición forzada, de desastres y de desplazamiento.

• Ley 1266 de 2008. Por la cual se generan disposiciones generales del Hábeas Data.



E

I




• Acuerdo No. 13 del 21 de Febrero de 2007. Por el cual se adoptan los estatutos del ICETEX.

• Acuerdo No. 30 del 20 de Junio de 2007. Manual de Cobranza.

• Acuerdo No. 10 de Marzo 12 de 2008, por el cual se modifica el manual de cobranza del ICETEX, en cuanto a la política de castigos de cartera.

• Acuerdo No. 8 del 7 de Abril de 2009, por el cual se modifica la política general sobre castigo de cartera



E

I

ANEXO 6 NORMOGRAMA

Código

proceso

Nombre del


Tipo de norma

Externo (E),

Interno (I)

Comentarios y

observaciones

M4-4Liquidación de fondos

en administración


• Convenio.

• Reglamento Operativo.

• Manual de Contratación.




M4-5

Terminación o

cumplimiento de



• Acuerdo 029 de junio 20 de 2007, por el cual se adopta el reglamento de crédito ICETEX.

•Acuerdo 020 de 2012 Por el cual se condonan créditos en el programa “Andrés Bello”.

•Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se reglamentan las condiciones de condonación de los créditos educativos por muerte o invalidez del beneficiario.

•Acuerdo 022 Por el cual se adopta la politica para normalizacion d ela cartera del ICETEX



M5-1 Atención al Cliente

• Constitución política de Colombia Art. 23. Derecho a presentar peticiones respetuosas.

• Constitución política de Colombia Art. 86. Acción de tutela.

• Constitución política de Colombia Art. 209. De la Función Administrativa.

• Ley 527 de 1999 Comercio electrónico.

• Decreto 0019 DE 2012 Ley Antitramites.

• Decreto 1151 de 2008 Gobierno en Línea/política y estándares para la gestión de la información, trámites y servicios del estado a través de medios electrónicos.

• Articulo 309 de la ley 1437 de 2011 Código Contencioso Administrativo ( Titulos I y II. Capítulos I y II. artículos 1 al 31) .

• Resolución No. 0870 de Noviembre de 2005. Por el cual se conformó el Grupo Interno Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano – GIAA.

• Resolución 827 de 1997 Creación del Grupo de Quejas y Reclamos.

• Resolución Interna 0877 de agosto 1997 Se adopta el reglamento interno de derecho de petición.

• Circular 052 de 2007. Imparte instrucciones relacionadas con los requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios.

* Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) * Resolución No 0870 de noviembre de 2005: Por el cual se conformó el grupo interno anti trámites y atención efectiva al ciudadano.



* Ley 1328 DE 2009 “Título I del régimen de protección al consumidor financiero” (julio 15) Por la cual se dictan normas en materia financiera, de seguros, del mercado de valores y otras disposiciones.

* Circular externa 015 de 2010 ( junio 30 ) de la superintendencia financiera.

* Circular externa 02 . Lineamientos de defensa jurídica sobre aplicación del Código del Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

* Circular Externa 03 del 20 de Junio de 2014 por la agencia nacional de la defensa juridica del estado.

* Ley 1480 de 2011 frente al Régimen de protección al consumidor financiero y rol de los DCF.

Articulo 309 de la ley 1437 de 2011 Código

Contencioso Administrativo. Artículos 1 al

31 .

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