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Crystal Enterprise™ 10Manual del usuario

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Cuestión 1.

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Reconocimiento de marcas comercialesBusiness Objects, WebIntelligence, Crystal Analysis, Crystal Reports y Crystal Enterprise son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects SA en los EE.UU. y/o en otros países. Las demás marcas comerciales o marcas registradas a las que se hace referencia son propiedad de sus respectivos propietarios.

Contenido

Capítulo 1: Introducción a Crystal Enterprise¿Qué es Crystal Enterprise? ............................................................... 2

¿A quién se destina este manual? ...................................................... 2

Acerca de este manual en pantalla .................................................... 2Contenido del capítulo .......................................................................................... 3Ayuda en pantalla ................................................................................................. 3

Registro del producto ........................................................................ 3

Manual del cliente ............................................................................ 4

Soporte técnico de Business Objects ................................................. 4

Formación de Crystal ........................................................................ 4

Consultoría Crystal ........................................................................... 5

Convenciones del documento ........................................................... 5

Capítulo 2: Utilizar Crystal EnterpriseInformación general de Crystal Enterprise ........................................ 8Página principal de Crystal Enterprise .................................................................... 8

Primeros pasos .................................................................................. 9Acceso a Crystal Enterprise .................................................................................... 9Inicio de sesión en Crystal Enterprise ................................................................... 10Inicio de sesión en el escritorio móvil de Crystal Enterprise ................................. 12

Vistas de Crystal Enterprise ............................................................. 13Invitado ............................................................................................................... 13Página principal .................................................................................................. 14

Trabajar con Crystal Enterprise ....................................................... 20Elección del tipo de objeto .................................................................................. 20Ordenación de los objetos .................................................................................. 20

Manual del usuario de Crystal Enterprise iii

Búsqueda de objetos ........................................................................................... 20Desplazamiento por las carpetas ......................................................................... 21Creación de carpetas ........................................................................................... 22

Trabajo con objetos en Crystal Enterprise ....................................... 22Programar objetos ............................................................................................... 23Examinar el historial de un objeto ....................................................................... 30Creación de nuevos informes .............................................................................. 31Modificación de informes .................................................................................... 31Observación de las alertas ................................................................................... 32Visualización de informes en un visor de informes .............................................. 32

Capítulo 3: Visualización de informesVisores de informes de Crystal predeterminados ............................ 34Visor ActiveX ...................................................................................................... 35Visor DHTML ...................................................................................................... 36Visor DHMTL avanzado ...................................................................................... 37Visor Java ............................................................................................................ 38Crystal Offline Viewer ......................................................................................... 39

Visualización de informes ............................................................... 40Actividades de visualización de informes ............................................................ 41

Distribución de los informes ........................................................... 42Impresión de informes ......................................................................................... 42Exportar informes ................................................................................................ 42

Capítulo 4: Publicación de objetos en Crystal EnterpriseInformación general sobre publicación ........................................... 46Opciones de publicación .................................................................................... 47

Publicación con el Asistente de publicación de Crystal .................. 48Inicio de sesión en Crystal Enterprise ................................................................... 48Agregar objetos ................................................................................................... 48

iv Manual del usuario de Crystal Enterprise

Duplicar la estructura de la carpeta ..................................................................... 49Crear y seleccionar una carpeta en el CMS ......................................................... 49Mover objetos de una carpeta a otra ................................................................... 50Cambio de las opciones de programación ........................................................... 51Habilitación de la actualización del repositorio .................................................. 51Selección de un tipo de programa ....................................................................... 52Credenciales de programas ................................................................................. 52Cambiar los valores predeterminados .................................................................. 53Cambiar propiedades de objetos ......................................................................... 53Escribir la información de conexión de la base de datos ...................................... 54Establecer parámetros .......................................................................................... 54Establecer el formato de la programación ............................................................ 55Agregar archivos adicionales de programas ......................................................... 55Especificar los argumentos de la línea de comandos ........................................... 55Terminar la preparación de los objetos que se van a agregar ............................... 56

Publicar con la Consola de administración de Crystal (CMC) ......... 56

Guardar objetos directamente en el CMS ....................................... 58

Index ................................................................................ 59

Manual del usuario de Crystal Enterprise v

vi Manual del usuario de Crystal Enterprise

Introducción a Crystal Enterprise 1

En este capítulo se describe brevemente Crystal Enterprise yse proporciona una idea general del contenido de este Manualdel usuario y de a quién va dirigido. También se incluyeinformación relativa al registro del producto y al soportetécnico, junto con una breve descripción de las convencionesdel documento utilizadas en este manual.

Manual del usuario de Crystal Enterprise 1

¿Qué es Crystal Enterprise?

¿Qué es Crystal Enterprise?Bienvenido al Manual del usuario de Crystal Enterprise. Este manual se centra en Escritorio Web de Crystal Enterprise: qué es, qué puede hacer con él, y los visores de informes compatibles.

Escritorio Web de Crystal Enterprise es la interfaz de usuario principal para trabajar con informes en Crystal Enterprise. El escritorio se ejecuta en un explorador Web, y le permite ver, exportar, imprimir y programar informes. Los usuarios avanzados de Crystal Enterprise pueden configurar una versión personalizada del escritorio.

Crystal Enterprise permite visualizar, imprimir y exportar informes sin necesidad de instalar Crystal Reports en el equipo local. La visualización de informes es posible con distintos visores compatibles con la funcionalidad de ActiveX, Java y DHTML.

Normalmente, los informes visualizados se crean con Crystal Reports. El administrador de Crystal Enterprise puede haber implementado otras formas de informes u objetos, como aplicaciones de análisis diseñadas con Crystal Analysis, u otros objetos creados con los complementos de Crystal Enterprise. Si cuenta con los derechos necesarios, tendrá acceso a estos informes u objetos en Crystal Enterprise.

¿A quién se destina este manual?Este manual está dirigido a los usuarios que trabajan con informes en Web utilizando Crystal Enterprise. La interfaz de Escritorio Web de Crystal Enterprise está diseñada para facilitar una exploración intuitiva, y permite programar y ver informes de forma sencilla. Normalmente, el administrador de Crystal Enterprise es el responsable de configurar, administrar y mantener la instalación de Crystal Enterprise, que incluye Escritorio Web de Crystal Enterprise.

Para obtener más información acerca del producto, consulte el Manual del administrador de Crystal Enterprise, el Manual de introducción de Crystal Enterprise y el Manual de instalación de Crystal Enterprise. Las versiones en pantalla de estas guías se incluyen en el directorio doc de su copia del producto. Una vez que haya instalado Crystal Enterprise, sólo se puede tener acceso a ellas desde la plataforma de lanzamiento de Crystal Enterprise.

Acerca de este manual en pantallaEste manual le proporciona información y procedimientos para implementar y utilizar Crystal Enterprise y sus visores de informes.

Nota: El aspecto de Crystal Enterprise puede personalizarse para adaptarlo a las necesidades de su organización. Aunque su escritorio puede parecer distinto del mostrado en este manual, podrá seguir muchos de los procedimientos descritos.

2 Manual del usuario de Crystal Enterprise

1: Introducción a Crystal Enterprise

Contenido del capítuloEn la lista siguiente se proporciona una breve descripción de cada uno de los capítulos restantes de este manual.

Capítulo 2: Utilizar Crystal EnterpriseEste capítulo describe cómo obtener acceso e iniciar una sesión en Crystal Enterprise y ofrece información para elegir entre los tipos de objetos, desplazarse por las carpetas y crear carpetas nuevas. El capítulo muestra cómo trabajar en Crystal Enterprise para programar informes, examinar el historial de informes y alertas, e iniciar informes en un visor.

Capítulo 3: Visualización de informesEste capítulo ofrece información acerca de los visores de informes de Crystal (incluido Crystal Offline Viewer) y cómo ver informes con ellos. También proporciona instrucciones para distribuir informes de dos modos distintos: impresión o exportación.

Capítulo 4: Publicación de objetos en Crystal EnterpriseEste capítulo se centra en el proceso de publicación: presenta el Asistente de publicación de Crystal y le enseña a utilizarlo para agregar informes de Crystal Reports y otros objetos a Crystal Enterprise o a su escritorio Web personalizado; también describe formas alternativas de agregar objetos al entorno de Crystal Enterprise.

Ayuda en pantallaAcceda a la ayuda en línea de Crystal Enterprise haciendo clic en Ayuda. La ayuda en línea contiene toda la información que se encuentra en este manual.

Registro del productoHay diferentes maneras de registrar el producto:• Completar el formulario Registro del producto en el sitio Web de Business

Objects en:http://www.businessobjects.com/register/

• Imprimir el formulario Registro del producto y enviarlo por fax al número de fax para registro que le resulte más cercano. Business Objects le enviará mediante fax un número de registro que podrá incluir en el producto la próxima vez que lo utilice.Números de fax para registrarseEE.UU./Canadá +1 (604) 681-5147Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601Australia +6 2 9955 7682


Manual del cliente

Alemania +49 (0) 69 9509 6182Hong Kong +852 2893 2727Singapur +65 777 8786

El registro del producto le garantiza que se le mantendrá al día de las mejoras del producto.

Manual del clientePara obtener la última información acerca del registro, mantenimiento, soporte y servicios del producto, visite nuestro sitio Web y descargue el Manual del cliente correspondiente a su región.• Norteamérica:

http://www.businessobjects.com/customers/handbook.asp (inglés)• Europa:

http://www.businessobjects.com/customers/handbook.asp (inglés)http://www.businessobjects.com/customers/handbook_de.asp (alemán)http://www.businessobjects.com/customers/handbook_fr.asp (francés)

Si no hay disponible un Manual del cliente de Business Objects para su región, consulte el resto de este capítulo de bienvenida, o bien póngase en contacto con el representante de ventas o de soporte para obtener información completa.

Soporte técnico de Business ObjectsPara obtener información acerca de cómo contactar con los especialistas de soporte técnico de Business Objects, póngase en contacto con el equipo administrativo de soporte técnico, su representante de ventas o la oficina local más cercana. Los datos sobre contactos están disponibles en:

http://www.businessobjects.com/offices.asp

Para obtener información acerca de programas de soporte técnico disponibles para Crystal Enterprise:• Vaya a nuestro sitio Web de soporte en:

http://www.businessobjects.com/services/support/

• Póngase en contacto con su oficina local. Para obtener más detalles, vaya a:http://www.businessobjects.com/offices.asp

Formación de CrystalTanto si es programador, profesional de las tecnologías de la información o usuario empresarial, le ofrecemos una amplia gama de cursos de formación de Crystal Enterprise diseñados para afianzar o mejorar sus conocimientos actuales.


1: Introducción a Crystal Enterprise

Los cursos están disponibles en línea, en centros de formación acreditados o en su propia sede:• Para obtener una lista completa de los cursos de formación y las ofertas

especiales, visite:http://www.businessobjects.com/services/training/

• O bien, póngase en contacto con su oficina local. Para obtener más detalles, vaya a:http://www.businessobjects.com/offices/

Consultoría CrystalNuestro equipo global de consultores acreditados y socios consultores le ofrece soluciones corporativas (estrategia, diseño, integración e implementación) para obtener los resultados más rápidos, el máximo rendimiento y una productividad aumentada.• Para obtener más información, visite:

http://www.businessobjects.com/services/consulting/

• O bien, póngase en contacto con su oficina local. Para obtener más detalles, vaya a:http://www.businessobjects.com/offices/

Convenciones del documentoEste manual utiliza las convenciones siguientes:• Comandos y botones

Las funciones de la interfaz de usuario (UI) se muestran en negrita, para que se reconozcan fácilmente los procedimientos. Por ejemplo: En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.

• Accesos directos del tecladoEliminar significa utilizar cualquiera de las teclas Supr del teclado. Entrar significa utilizar las teclas Intro, Entrar o la especificada como retorno de carro o CR, en función de cuál de estas teclas tenga su teclado.

• Combinaciones de teclasCTRL+TECLA, MAYÚS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de combinaciones de teclas. Mantenga presionada la primera tecla de la combinación y, al mismo tiempo, presione la segunda tecla (designada anteriormente como TECLA). Por ejemplo: CTRL+C significa mantener presionada la tecla Control y presionar al mismo tiempo la tecla C del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows).

• La primera vez que aparezcan, los términos clave estarán en cursiva.• La fuente de espacio sencillo indica los datos que se han incluido utilizando el

teclado. Por ejemplo: En el Editor de fórmulas, escriba If Ventas > 1000 Then crRed.


Convenciones del documento

• Las fuentes de espacio sencillo o en cursiva indican datos variables que deberá reemplazar con los datos necesarios para su configuración, entorno o tarea actual. Por ejemplo, en la URL siguiente, debería reemplazar servidorweb:http://servidorweb/crystal/enterprise/


Utilizar Crystal Enterprise 2

Este capítulo describe cómo obtener acceso e iniciar unasesión en Crystal Enterprise, y ofrece información paraelegir entre los tipos de objetos, desplazarse por las carpetasy crear carpetas nuevas. El capítulo muestra cómo trabajaren Crystal Enterprise para programar objetos, examinar elhistorial de informes y alertas, e iniciar informes en unvisor.


Información general de Crystal Enterprise

Información general de Crystal EnterpriseCrystal Enterprise incluye un escritorio Web estándar que actúa como una ventana hacia una amplia variedad de información útil relacionada con su compañía, y en él encontrará Crystal Reports, informes de Crystal Analysis, hojas de cálculo y otros documentos. Con Crystal Enterprise tendrá acceso a toda esta información y podrá organizarla según sus preferencias.

Las funciones disponibles en Crystal Enterprise varían con el tipo de contenido, pero en general permiten ver información en el explorador Web, exportarla a otras aplicaciones (como Excel) y guardarla en el equipo local.

Nota: Crystal Enterprise también puede proporcionar acceso a diversas herramientas de análisis que le ayudarán a examinar la información con mayor detenimiento. Si cuenta con los derechos de seguridad necesarios, podrá usar esta funcionalidad para modificar informes, detectar tendencias en el tiempo, o buscar patrones específicos en los datos corporativos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador de Crystal Enterprise.

Para utilizar Crystal Enterprise, debe tener instalado en su equipo uno de los exploradores Web siguientes:• Microsoft Internet Explorer• Netscape

Para lograr un funcionamiento óptimo, recomendamos usar Internet Explorer para las funciones de análisis avanzado de Crystal Enterprise.

Página principal de Crystal EnterpriseCon la configuración predeterminada, la página principal de Crystal Enterprise contiene información acerca de carpetas, objetos, etc.


2: Utilizar Crystal Enterprise

La página consta de distintas áreas:• Barra de título

Esta área contiene el logotipo del escritorio, el cuadro de búsqueda y funciones asociadas a la ubicación en la estructura de carpetas y objetos.

• Barra de desplazamientoEsta área muestra un árbol que representa la ubicación en la estructura de carpetas y objetos, y un mensaje que muestra el nombre de cuenta de usuario.

• Área de carpetasEsta área muestra las subcarpetas disponibles en la carpeta en la que se trabaja.

• Área de objetosEsta área muestra los objetos conectados con una carpeta o subcarpeta específica.

Las carpetas y objetos que puede ver en Crystal Enterprise, los derechos de programación, el visor que aparece, etc., dependen de la cuenta con la que inicie la sesión. Puede iniciar una sesión como invitado, o como usuario individual después de haber creado una cuenta. Los usuarios con cuentas pueden crear subcarpetas y organizar sus objetos.

Nota: Dependiendo de la configuración de sus preferencias, el aspecto de la página principal puede variar.

Primeros pasosPara hacerse una idea del modo en que el escritorio Web de Crystal Enterprise puede usarse en su organización, Crystal Enterprise incluye una cuenta de invitado.

Crystal Enterprise inicia la sesión automáticamente como invitado sin una cuenta administrada. Entonces es posible usar la vista predeterminada, pero no personalizar el escritorio con una configuración propia. Si se inscribe como nuevo usuario, podrá crear una vista de Crystal Enterprise que incluya su configuración de escritorio y sus objetos favoritos.

Mientras lee este manual, puede utilizar los ejemplos de objeto informe de Crystal Enterprise para ilustrar los procedimientos.

Nota: Los objetos de ejemplo sólo se incluyen en las instalaciones para Windows.

Acceso a Crystal EnterprisePara obtener acceso a Crystal Enterprise, escriba en el explorador Web la dirección URL del sitio de Crystal Enterprise. En Windows, también puede seleccionar la Plataforma de lanzamiento del usuario de Crystal Enterprise.

Para obtener acceso a Crystal Enterprise1 Diríjase a la Plataforma de lanzamiento del usuario de Crystal Enterprise:

http://servidorweb/crystal/enterprise10/


Primeros pasos

Reemplace servidorweb por el nombre del equipo del servidor Web configurado para Crystal Enterprise. Puede que tenga que consultar con el administrador para determinar el nombre del servidor Web o la dirección URL exacta que debe especificar.Sugerencia: Si tiene instaladas las herramientas de cliente de Crystal Enterprise también puede hacer clic en Inicio > Programas > Crystal Enterprise 10 > Plataforma de lanzamiento del usuario de Crystal Enterprise.

2 En la Plataforma de lanzamiento del usuario de Crystal Enterprise, haga clic en el vínculo Crystal Enterprise.Aparecerá Crystal Enterprise y habrá iniciado una sesión como invitado. (Si el administrador ha deshabilitado la cuenta de invitado, deberá especificar un nombre de usuario y una contraseña.)

Inicio de sesión en Crystal EnterpriseDado que como invitado sólo dispone de un acceso restringido a Crystal Enterprise y sus objetos, normalmente preferirá iniciar la sesión con su propia cuenta. Si el administrador de Crystal Enterprise le ha asignado una cuenta de usuario, utilícela para iniciar la sesión. En caso contrario, inscríbase como nuevo usuario y cree una cuenta.

Para iniciar una sesión en Crystal Enterprise como usuario existente1 Abra Crystal Enterprise como se indica en “Acceso a Crystal Enterprise” en la

página 9.

2 En la sección superior derecha de la barra de título, haga clic en Conectar.Aparecerá la página Conectar.

3 En el área Usuario existente, escriba su nombre de usuario y su contraseña.



4 Haga clic en la lista Autenticación para seleccionar la autenticación Enterprise, LDAP, Windows AD o Windows NT.La autenticación Enterprise requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por Crystal Enterprise.La autenticación LDAP requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por un servidor de directorio LDAP.La autenticación Windows AD requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por Windows AD.La autenticación Windows NT exige un nombre de usuario y una contraseña reconocida por Windows NT.Nota: La autenticación Enterprise es la predeterminada. Las autenticaciones LDAP, AD y NT requieren una configuración especial. Para obtener más información, consulte "Administración de cuentas de usuario y grupos" en el Manual del administrador de Crystal Enterprise.

5 Haga clic en Conectar.Volverá a aparecer la página inicial, y habrá iniciado una sesión con su propia cuenta.

Para iniciar una sesión en Crystal Enterprise como usuario nuevo1 Abra Crystal Enterprise como se indica en “Acceso a Crystal Enterprise” en la

página 9.

2 En la barra de título, haga clic en Firmar.Nota: “Firmar” no estará disponible si el administrador de Crystal Enterprise ha deshabilitado “Los usuarios invitados pueden crear sus propias cuentas Enterprise” en la consola de administración de Crystal, o si la contraseña de invitado ha cambiado.Aparecerá la página Firmar.


Primeros pasos

3 En el área Información de perfil, en el campo Nombre completo, escriba su nombre.

4 En el área Información de cuenta, en el campo Nombre de usuario, escriba un nombre de usuario.

5 En los campos Contraseña y Confirmar contraseña, escriba una contraseña.

6 Haga clic en Firmar.El programa confirma que las contraseñas coinciden. A continuación, guarda la información del perfil e inicia una sesión en Crystal Enterprise con su cuenta.

Para cerrar la sesión en Crystal EnterpriseCuando inicie una sesión en Crystal Enterprise con una cuenta que no sea de invitado, tendrá disponible la opción de cerrar la sesión.

1 En la barra de título, haga clic en Desconectar.Aparecerá un mensaje para preguntarle si realmente desea cerrar la sesión.

2 Haga clic en Aceptar.

Inicio de sesión en el escritorio móvil de Crystal EnterpriseCon el escritorio móvil de Crystal Enterprise, es posible tener acceso a objetos utilizando un dispositivo móvil, como un teléfono compatible con WAP, un PDA con funcionalidad Web, etc., siempre que el servidor Web esté configurado para comunicarse con dispositivos móviles. Consulte al administrador de Crystal Enterprise para obtener más información.

Para abrir el escritorio móvil de Crystal Enterprise desde la Plataforma de lanzamiento1 Diríjase a la Plataforma de lanzamiento del usuario de Crystal Enterprise:

http://servidorweb/crystal/enterprise10/

Reemplace servidorweb por el nombre del equipo del servidor Web configurado para Crystal Enterprise. Puede que tenga que consultar con el administrador para determinar el nombre del servidor Web o la dirección URL exacta que debe especificar.

2 En la Plataforma de lanzamiento del usuario de Crystal Enterprise, haga clic en el vínculo Escritorio móvil, que se encuentra en el área "Ejemplos móviles".Aparecerá el escritorio móvil.

3 Rellene los campos Nombre de usuario y Contraseña, seleccione el método de autenticación en la lista Autenticación y haga clic en Conectar.

Para abrir el escritorio móvil de Crystal Enterprise directamente1 Diríjase a la dirección URL siguiente:

http://servidorweb/crystal/enterprise10/websamples/es/mPortfolio/start.csp



Reemplace servidorweb por el nombre del equipo del servidor Web configurado para Crystal Enterprise. Puede que tenga que consultar con el administrador para determinar el nombre del servidor Web o la dirección URL exacta que debe especificar.

2 Rellene los campos Nombre de usuario y Contraseña, seleccione el método de autenticación en la lista Autenticación y elija Conectar.

Vistas de Crystal EnterpriseLas vistas de Crystal Enterprise están formadas por los objetos y carpetas que se muestran durante una sesión. Las vistas dependen de las cuentas de usuario; es decir, las vistas permitidas a su cuenta de usuario determinan lo que puede ver y hacer en Crystal Enterprise.

Dependiendo del modo de iniciar la sesión en Crystal Enterprise, verá una de las dos vistas siguientes:• Invitado • Página principal

InvitadoLa vista de invitado es la predeterminada de Crystal Enterprise. La primera vez que se abre Crystal Enterprise, se inicia automáticamente una sesión con la vista de invitado.

La vista de invitado está determinada por los derechos que el administrador de Crystal Enterprise haya asignado a la cuenta Invitado. Los invitados tienen acceso a Crystal Enterprise y pueden realizar algunas tareas básicas sin iniciar una sesión. El administrador es el responsable del mantenimiento de Crystal Enterprise, incluidas tareas como la asignación de acceso a los objetos a los usuarios invitados y la personalización del aspecto del escritorio.

Cuando cuentan con los derechos necesarios, los usuarios invitados pueden hacer lo siguiente:• Buscar objetos con criterios específicos.• Obtener objetos por su tipo.• Desplazarse por las carpetas existentes.• Ver detalles de los objetos.• Ver la última instancia de un objeto.• Programar la ejecución de los objetos.• Ver objetos a petición.• Ver el historial de programación de las instancias de los objetos.

Otras actividades, como imprimir o exportar, están disponibles cuando hay abierto un objeto informe en el visor.


Vistas de Crystal Enterprise

Página principalDependiendo de los derechos asignados por el administrador de Crystal Enterprise, la vista de Página principal puede ofrecer más opciones y más control sobre los objetos. Como usuario conectado y registrado, puede crear nuevas carpetas, cambiar las preferencias del escritorio o copiar objetos de interés en la carpeta Favoritos.

Inscripción para obtener una cuenta de Crystal Enterprise propiaPara poder iniciar una sesión en su propia vista de Crystal Enterprise, debe completar previamente el formulario de inscripción. Esta información acerca de su perfil y su cuenta, junto con la configuración que defina, se almacenará en el servidor y pasará a ser su cuenta de usuario.

Para saber cómo abrir y completar el formulario de inscripción, consulte “Para iniciar una sesión en Crystal Enterprise como usuario nuevo” en la página 11.

Selección de preferenciasEste procedimiento muestra cómo modificar sus preferencias para Crystal Enterprise. Las preferencias se dividen en preferencias generales y preferencias de Crystal Reports.

Si administra las cuentas de otros usuarios, también puede establecer sus preferencias para Crystal Enterprise. Para cambiar las preferencias de otro usuario, utilice el Administrador de preferencias de Crystal Enterprise, que se encuentra en el área de ejemplos de administrador de la Plataforma de lanzamiento de Crystal Enterprise.

Nota: Para poder establecer sus preferencias, debe tener su propia cuenta en el sistema.

Para seleccionar las preferencias generales1 Inicie una sesión en Crystal Enterprise con su nuevo perfil.

2 En la barra de título, haga clic en Preferencias.Aparecerá la página Preferencias generales



3 En el área "Vista inicial", haga clic en la opción que corresponda al nivel de carpetas con el que desee que comience la vista.Por ejemplo, si elige Otras y a continuación Ejemplos de informes, la siguiente vez que inicie una sesión, la carpeta Ejemplos de informes aparecerá en la vista inicial.

4 En el área "Barra de carpetas de nivel superior", haga clic en ocultar o mostrar.Esta opción muestra los nombres de carpetas de nivel superior para ayudarle en el desplazamiento.

5 En el área "En el escritorio, mostrar", seleccione el modo en que deben mostrarse los objetos. Elija entre las tres opciones:• Vista de miniaturas• Vista de lista• Vista de acciónCuando sea necesario, haga clic en la lista o escriba un número para seleccionar el número máximo de objetos que deben mostrarse en una página.Nota: • Las imágenes en miniatura sólo están disponibles para los objetos informe

si cuando se crearon en Crystal Reports estaba activada la casilla de verificación "Guardar vista previa de la imagen".

• La vista de acción es recomendable para quienes usan tecnologías de asistencia, como lectores de pantalla.



6 En el área "Para cada objeto, mostrar", seleccione la información de resumen que deban mostrar los objetos:• descripción• propietario• fecha• miniatura (si procede)• número de instancias

7 En el área "Mi zona horaria actual es", seleccione la zona horaria correspondiente.Nota: Antes de programar objetos, compruebe su zona horaria. La zona horaria predeterminada es la local del servidor Web en el que se ejecuta Crystal Enterprise, y no la del equipo con Crystal Management Server (CMS) al que se conecta cada usuario. Al establecer la zona horaria, se asegura de que los objetos programados se procesen de acuerdo con la zona horaria en la que trabaja.

8 Haga clic en Aplicar.

Para seleccionar las preferencias de informes de Crystal1 Haga clic en el vínculo Preferencias de Crystal Reports al comienzo de la

página Preferencias generales.

2 En el área "Mostrar mis informes", determine si los informes deben aparecer en un explorador o en múltiples exploradores.

3 En el área "Ver mis informes con", seleccione el visor de informes que desee utilizar para mostrar los informes:• visor ActiveX• visor DHTML• visor DHMTL avanzado• visor JavaNota: De forma predeterminada, se selecciona el visor DHTML.

4 En el área "En la impresión con el visor DHTML se utiliza", elija Control de impresión Acrobat Reader o Control de impresión ActiveX.

5 En el área "Las unidades de medida preferidas para la presentación de páginas del informe son", seleccione pulgadas o milímetros.

6 Haga clic en Aplicar.

Cambio de la configuración de una cuentaPuede cambiar su contraseña en la página Cambiar contraseña.

Para cambiar la contraseña1 En la barra de título de la página Preferencias, haga clic en Cambiar contraseña.



2 En la página Cambiar contraseña, escriba la contraseña anterior.

3 Escriba la nueva contraseña, confírmela y haga clic en Enviar.La nueva contraseña tendrá efecto la siguiente vez que inicie una sesión en Crystal Enterprise.

Acceso a la carpeta FavoritosLa carpeta Favoritos es su versión personalizada de Crystal Enterprise. La carpeta Favoritos contiene las carpetas (seleccionadas o creadas) y los objetos que haya elegido en la página Organizar carpetas.

Para abrir la carpeta Favoritos• En el árbol de desplazamiento de la página principal, haga clic en Favoritos.

Para volver a la página principal, haga clic en Página principal en el árbol de desplazamiento.

Organización de los objetos favoritosPuede organizar los objetos copiándolos o vinculándolos en la carpeta que elija. Puede crear nuevas carpetas en cualquier momento. También puede crear nuevas carpetas, y mover, eliminar y cambiar de nombre los objetos y carpetas de la carpeta Favoritos.

Cuando copia objetos a sus carpetas personales, puede programarlos y verlos de forma independiente de otros usuarios. Puede copiar los objetos individualmente, o también puede copiar una carpeta completa en su carpeta Favoritos. Cuando se vinculan por medio de accesos directos, los objetos se comparten con los demás usuarios.

Si dispone de los derechos necesarios, puede crear nuevas carpetas y subcarpetas, copiar carpetas y objetos, y crear accesos directos a carpetas y objetos.

Para trabajar con el contenido de la carpeta Favoritos1 En la barra de título, haga clic en Organizar.

2 Haga clic en la lista Contenido y seleccione la carpeta Favoritos.Los objetos que pertenecen a la carpeta aparecerán en la lista Contenido.Nota: • Si existen subcarpetas, resalte la carpeta cuyos objetos desea ver, y haga clic

en Expandir.• En esta lista puede usar las opciones disponibles para mover, eliminar o

cambiar el nombre de los objetos y carpetas de la carpeta Favoritos. También puede crear nuevas carpetas en Favoritos. Si desea más información acerca del modo de crear carpetas, consulte “Creación de carpetas” en la página 22.



Para copiar objetos a la carpeta Favoritos1 En la barra de título, haga clic en Organizar.

Aparecerá la página Organizar carpetas.

2 Haga clic en la lista Contenido y seleccione una carpeta desde la que copiar un objeto.Los objetos de la carpeta aparecerán bajo la lista Contenido.

3 Si existen subcarpetas, resalte la carpeta cuyos objetos desea copiar, y haga clic en Expandir.

4 Haga clic en un objeto, o bien use CTRL-clic o MAYÚSCULAS-clic para seleccionar varios objetos.Puede copiar objetos desde la carpeta, o bien copiar toda la carpeta a Favoritos.

5 Haga clic en Copiar a.Aparecerá la página Copiar.

6 Haga clic en la lista Carpetas y seleccione la carpeta Favoritos.Si existen subcarpetas en Favoritos resalte la carpeta en la que desea copiar los objetos, y haga clic en Expandir.

7 Haga clic en Copiar.Se creará una copia del objeto, objetos o carpeta en la carpeta Favoritos.Nota: Si un objeto puede programarse, al copiarlo en la carpeta Favoritos tendrá el control para programarlo, y las instancias creadas sólo podrán verse a través de su carpeta Favoritos. Por el contrario, si crea un acceso directo, compartirá la programación y las instancias con los demás usuarios que tengan acceso al objeto.



Para crear accesos directos a los objetos1 En la barra de título, haga clic en Organizar.

Aparecerá la página Organizar carpetas.

2 Haga clic en la lista Contenido y seleccione la carpeta que contiene el objeto al que desea crear un acceso directo.Los objetos de la carpeta aparecerán bajo la lista Contenido.

3 Si existen subcarpetas, resalte la carpeta cuyos objetos desea ver, y haga clic en Expandir.

4 Haga clic en un objeto, o bien use CTRL-clic oMAYÚSCULAS-clic para seleccionar varios objetos.Puede crear accesos directos a objetos individuales de la carpeta, o crear un acceso directo a toda la carpeta.

5 Haga clic en Acceso directo.Aparecerá la página Vincular a.

6 Haga clic en la lista Carpetas y seleccione la carpeta Favoritos.Si existen subcarpetas en Favoritos, resalte la carpeta en la que desea que aparezca el acceso directo, y haga clic en Expandir.

7 Haga clic en Vincular a.Se creará un acceso directo al objeto, objetos o carpeta en la carpeta Favoritos.Nota: Cuando se crea un acceso directo, el objeto no se copia ni se mueve. En la carpeta Favoritos aparece un vínculo al objeto, y la programación y las instancias del mismo se comparten con los demás usuarios que tienen acceso a él.


Trabajar con Crystal Enterprise

Trabajar con Crystal EnterpriseUna vez iniciada una sesión en Crystal Enterprise, puede empezar a trabajar con los objetos. Esta sección del manual describe las siguientes tareas:• Elección del tipo de objeto• Ordenación de los objetos• Búsqueda de objetos• Desplazamiento por las carpetas• Creación de carpetas

Elección del tipo de objetoDe forma predeterminada, Crystal Enterprise muestra en la vista todos los objetos para los que tiene derechos. Si desea limitar temporalmente el tipo de objetos para facilitar su búsqueda, puede elegir que sólo se muestren los objetos de un tipo determinado. Los tipos de objetos son informes Crystal, Excel, PowerPoint, objetos de programa, paquetes de objetos, archivos de texto, y muchos otros.

Para cambiar el tipo de objeto1 En el área de carpetas de cualquier vista, haga clic en la lista Tipo.

2 Seleccione el tipo de objeto que desea ver.

Ordenación de los objetosDe forma predeterminada, los objetos se ordenan por orden alfabético según su título. Los objetos también pueden ordenarse por propietarios. El propietario es la persona que publica el objeto.

Para ordenar objetos1 En el área de carpetas de cualquier vista, haga clic en la lista Ordenar por.

2 Seleccione Título o Propietario.

Búsqueda de objetosEn Crystal Enterprise puede realizar una búsqueda estructurada de objetos. Escriba el texto exacto y seleccione un campo de búsqueda, como el título o la descripción.

Los objetos mostrados dependen del modo en que el administrador de Crystal Enterprise haya configurado los privilegios de su cuenta. Por ejemplo, los usuarios de Marketing pueden ver objetos distintos de los usuarios de Recursos Humanos. Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de Crystal Enterprise.

Nota: La búsqueda incluye todas las carpetas públicas para las que tenga derechos, además de la carpeta Favoritos.



Para buscar un objeto1 En el cuadro Buscar de la barra de menús, escriba las palabras clave que

describen el objeto que busca.

2 Haga clic en la lista junto al cuadro de búsqueda para seleccionar un campo de búsqueda.Los campos de búsqueda disponibles son:• título• descripción• título de carpeta• todos los campos

3 Haga clic en Ir.Aparecerá una lista con los objetos que cumplan los criterios de búsqueda.Sugerencia: Si necesita más información para identificar un objeto, sitúe el puntero sobre el vínculo de ese objeto. Aparecerá la ruta de acceso, el título y la información de resumen del objeto de Crystal Enterprise (si está disponible).

4 Para ver una instancia del objeto, haga clic en el vínculo del objeto y, en el menú contextual, seleccione Ver o Ver última instancia.Nota: Dependiendo de los derechos que le haya asignado el administrador, es posible que no pueda elegir "Ver" o "Ver última instancia". Además, si no hay ninguna instancia en el sistema, puede ser necesario programar el objeto previamente.

Desplazamiento por las carpetasPara organizar los objetos se utilizan carpetas y subcarpetas. Aunque su aspecto es distinto del de otras carpetas que aparecen en algunas aplicaciones Web, su función es la misma.

Para desplazarse por las carpetas1 En Escritorio Web de Crystal Enterprise, arrastre el mouse por la lista de

subcarpetas.Las subcarpetas que puede seleccionar cambian de color cuando el puntero pasa sobre ellas.Nota: Esta funcionalidad de cambio de color sólo está disponible cuando el explorador es Microsoft Internet Explorer.

2 Haga clic en la subcarpeta que desee.Aparecerá la página de carpetas correspondiente.Nota: Puede usar la información de ruta de la barra de exploración para desplazarse por Crystal Enterprise.


Trabajo con objetos en Crystal Enterprise

Creación de carpetasNormalmente, el administrador de Crystal Enterprise ya habrá creado las carpetas y subcarpetas, pero usted también puede crearlas dentro de su carpeta Favoritos.

Nota: También puede crear nuevas carpetas y subcarpetas en cualquier carpeta, siempre que tenga los derechos para ello.

Para crear una carpeta1 Inicie una sesión en Crystal Enterprise con su propia cuenta.

Para obtener información acerca de cómo hacerlo, consulte “Inscripción para obtener una cuenta de Crystal Enterprise propia” en la página 14.

2 En la barra de título, haga clic en Organizar.

3 En el área Contenido, seleccione la carpeta Favoritos y haga clic en Crear una nueva carpeta.

4 En la página Agregar nueva carpeta, escriba un nombre de carpeta en el campo de nombre y haga clic en Agregar.Volverá a la página Organizar favoritos, y la nueva carpeta aparecerá en el área de contenidos de Favoritos. Puede mover objetos a la nueva carpeta como se describe en “Organización de los objetos favoritos” en la página 17.

Trabajo con objetos en Crystal EnterpriseUna vez conectado e iniciada una sesión en Crystal Enterprise, puede empezar a trabajar con los informes. Existe una gran variedad de tareas, que podrá realizar o no en función de los permisos que haya establecido el administrador de Crystal Enterprise:• Programar objetos.• Revisar el historial de programación de los objetos.• Crear y modificar objetos informe.• Ejecutar objetos informe en uno de los visores de informes de Crystal.

Nota: • La posibilidad de realizar estas tareas está determinada por los derechos que le

haya asignado el administrador de Crystal Enterprise.• La clave de activación de producto de Crystal Enterprise y los derechos

asignados determinan si puede o no crear y modificar informes.



Programar objetosLa programación de un objeto permite ejecutarlo automáticamente a horas especificadas. Cuando un objeto programado se ejecuta con éxito, se crea una instancia. Una instancia es una versión del objeto que contiene los datos disponibles en el momento de su ejecución, por lo que las instancias posteriores contienen datos más recientes.

Para ver una lista de instancias, observe el historial de un objeto. Puede hacer clic en el vínculo de cualquiera de las instancias del historial. Si tiene asignados los permisos para ver objetos a petición, podrá ver y actualizar cualquier instancia para obtener la última información de la base de datos.

Con la programación y la visualización de instancias puede estar seguro de tener la última información disponible para su presentación, impresión y distribución. Por ejemplo, puede programar un objeto informe para que se ejecute cada noche y tenerlo disponible a primera hora de la mañana.

Nota: Para poder programar objetos, debe comprobar previamente la configuración de la zona horaria en la página Preferencias de Crystal Enterprise. La zona horaria predeterminada es la local del servidor Web en el que se ejecuta Crystal Enterprise, y no la del equipo con Crystal Management Server (CMS) al que se conecta cada usuario. Al establecer la zona horaria se asegura de que los objetos programados se procesen de acuerdo con la zona horaria en la que trabaja. Para poder establecer sus preferencias, debe tener su propia cuenta en el sistema.

Dependiendo del tipo de objeto que se programa, puede ser conveniente personalizar las opciones de programación. Es posible establecer:• Parámetros de programación• Información de conexión con bases de datos• Parámetros • Filtros• Ubicaciones de destino• Formato• Configuración de impresión

Nota: Al elegir algunas opciones de programación, se mostrará la configuración que el administrador haya especificado para el objeto. Puede programar un objeto con estas opciones, o personalizarlas.



Para programar un objeto1 Haga clic en el vínculo del objeto en Crystal Enterprise.

2 Haga clic en Programación.Aparece la página Programación.

La lista "Personalizar opciones" contiene las opciones que puede elegir en la programación. El área situada bajo la lista contiene elementos específicos de la opción de programación elegida.

Parámetros de programaciónLos parámetros de programación especifican el momento en que se ejecuta un objeto programado. Cada parámetro de la lista "Ejecutar informe" tiene sus propios requisitos de datos.

Nota: Para todos los parámetros indicados a continuación, (excepto el parámetro "Ahora"), puede especificar la fecha y hora de inicio y de finalización.



Hay disponibles los parámetros siguientes:• Ahora

Cuando haga clic en Programación, el informe se ejecutará una vez (inmediatamente).

• Una vezEsta opción requiere un parámetro de hora de inicio. El informe se ejecuta una vez a la hora especificada.

• Cada horaEsta opción requiere información en horas y minutos para indicar la frecuencia de ejecución del informe. Se crearán instancias periódicas del informe según los parámetros especificados. La primera instancia se crea en la hora inicial especificada.

• A diarioEsta opción requiere un parámetro de hora de inicio. El informe se ejecuta una vez cada N días a la hora especificada.

• SemanalmenteEsta opción requiere un parámetro de hora de inicio. Cada semana, el informe se ejecuta en los días seleccionados a la hora especificada.

• MensualmenteEsta opción requiere un día y hora de inicio, junto con un intervalo de repetición en meses. El informe se ejecuta en el día y hora especificados, cada N meses.

• Día N de cada mesEsta opción requiere el día del mes en que debe ejecutarse el informe. Las instancias se crean periódicamente cada mes en el día indicado, y con la hora de inicio especificada.

• Primer lunes de cada mesEsta opción requiere un parámetro de hora de inicio. Se crea una instancia el primer lunes de cada mes, a la hora especificada.

• Último día de cada mesEsta opción requiere un parámetro de hora de inicio. Se crea una instancia el último día de cada mes, a la hora especificada.

• Día X de la semana N de cada mesEsta opción requiere un parámetro de hora de inicio. Se crea una instancia cada mes, en un día específico de una semana determinada.

• CalendarioEsta opción permite seleccionar un calendario de fechas. Los calendarios son creados por el administrador de Crystal Enterprise y son listas personalizadas de fechas de programación. Se crea una instancia cada día especificado en el calendario.



Para programar un objeto con parámetros de programación1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Programación.

2 En la lista Ejecutar informe, haga clic en el parámetro que desee.

3 Seleccione una fecha u hora de inicio, si es necesario.

4 En la barra de título, haga clic en Programación.Nota: Si desea configurar otras opciones, no haga clic en Programación hasta haber configurado todas ellas.

Información de conexión con bases de datosAlgunos objetos requieren iniciar una sesión en una base de datos para poder programarlos. Puede iniciarla en la página Programación si dispone de credenciales para el origen de datos del objeto.

Para programar un objeto informe con información de conexión con una base de datos

1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Conexión de base de datos.

2 Especifique la información necesaria para la base de datos del informe.


ParámetrosAlgunos objetos utilizan la funcionalidad de parámetros. Con los parámetros se solicita al usuario que especifique información. En el caso de los objetos informe, esta información puede determinar los datos que aparecen en el informe. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podría haber un parámetro para solicitar al usuario que elija una región, de modo que el informe sólo muestre los resultados de esa región en lugar de mostrar los de todas las regiones.

Puede establecer parámetros en la página Programación. Si el objeto programado no contiene parámetros, no será posible elegir esta opción en la lista "Personalizar opciones".

Para programar un objeto con parámetros1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Parámetros.

2 Seleccione el parámetro que necesite para el objeto, y haga clic en Agregar.Nota: El aspecto de las peticiones de parámetros en la página Programación puede variar de unos objetos a otros, dependiendo del modo en que haya sido creado el campo de parámetro en Crystal Reports. Los objetos de programa pueden presentar un cuadro Argumento.




FiltrosSi un objeto informe incluye una fórmula de selección de registros o grupos, puede modificarla antes de programar el informe. Las fórmulas de selección ayudan a determinar qué datos aparecen en un informe, y pueden mejorar el rendimiento gracias a la eliminación de los registros no deseados. Para obtener más información acerca de fórmulas de selección, consulte el Manual del usuario de Crystal Reports.

Para programar un objeto informe con una fórmula de selección de registros

1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Filtros.

2 Modifique como sea necesario la fórmula de selección de registros o grupos.

3 Haga clic en Actualizar.


Ubicaciones de destinoPuede programar una instancia de un objeto de modo que se envíe a una ubicación determinada del equipo o de la red, a una ubicación de archivo predeterminada, a una dirección de correo electrónico o a FTP. Si elige una opción de destino distinta de la predeterminada, podrá elegir la configuración preestablecida (determinada por el administrador), o especificar requisitos propios para el destino.

Es posible elegir entre los destinos siguientes:• Predeterminado

Si elige la opción Predeterminado, el objeto se programa y se guarda en Crystal Enterprise.

• Disco sin administrarSi selecciona Disco sin administrar, el objeto se guarda en la ubicación de archivo que especifique.

• Correo electrónico (SMTP)Si selecciona Correo electrónico (SMTP) como destino, el administrador deberá configura la información de servidor en el Servidor de tareas.

• FTPSi elige esta opción, puede elegir entre seleccionar el servidor FTP configurado por el administrador, o especificar uno propio.



Si el administrador ha especificado un destino determinado para el objeto, se mostrará esta opción. Puede actualizar los campos del destino, o elegir un destino diferente. En muchos casos deberá especificar información adicional.

Para programar un objeto para un destino específico1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Destino.

2 En la lista Destino, haga clic en el formato que desee.

3 Donde proceda, seleccione Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas de Crystal o Establecer los valores que se van a utilizar en el momento de la programación.Elija la primera opción si desea utilizar la configuración especificada por el administrador. Elija la segunda opción si desea especificar la configuración de destino. Rellene los campos requeridos.

4 Haga clic en Actualizar.


FormatoCuando se programa un objeto informe, la instancia se crea y se guarda con el formato de Crystal Reports (.rpt), salvo que elija un formato de archivo distinto. Puede elegir entre los siguientes:• Crystal Reports• Excel• Excel (sólo datos)• Word• Acrobat• Texto enriquecido• Texto sin formato• Texto paginado• Texto separado por tabulaciones• Valores separados por tabulaciones• Valores separados por caracteres

Cuando se programa un informe con uno de los formatos disponibles, la instancia se crea con ese formato. Para algunos de los formatos es posible especificar propiedades adicionales.

Nota: • Cuando se programa un informe con un formato distinto de Crystal Reports

(.rpt), es posible que se pierda total o parcialmente el formato con que se



muestra el informe. Sin embargo, el programa intenta preservar tantas características como permita el formato de exportación.

• La diferencia entre Excel y Excel (sólo datos) es que Excel intenta preservar el aspecto y comportamiento del informe original, mientras que con Excel (sólo datos) se guardan únicamente los datos, y cada celda representa un campo.

• El formato Valores separados por tabulaciones coloca un carácter de tabulación entre los valores; el formato Valores separados por caracteres coloca un carácter especificado entre los valores. Cada uno de estos dos formatos produce listas de datos. Por el contrario, el formato Texto separado por tabulaciones intenta conservar el formato del informe.

Para programar un informe con formato1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Formato.

2 En la lista Formato de informe, haga clic en el formato que desee.Donde sea necesario, especifique las propiedades de formato, y haga clic en Actualizar.


Configuración de impresiónPuede elegir imprimir una instancia de informe cuando se programa; las instancias de informe siempre se imprimen en formato de Crystal Reports. Al imprimir un informe, puede configurar el número de copias y el intervalo de páginas.

La página Configuración de impresión se divide en dos zonas: la primera especifica si la instancia del informe se imprime o no y, en caso afirmativo, el número de copias y el intervalo de páginas; la segunda especifica la impresora y la configuración de diseño personalizada para cambiar el tamaño y orientación de la página (independientemente de si la instancia del informe se imprime o no).

Para configurar las opciones de impresión de un informe1 En la lista Personalizar opciones, haga clic en Configuración de impresión.

2 En la lista Formato de informe, haga clic en el formato que desee.

3 Si desea imprimir una instancia del informe, active Imprimir una copia del informe en Crystal Reports al definir la programación.Especifique el número de copias y el intervalo de páginas.

4 Especifique el diseño de página del informe eligiendo una opción de la lista Establecer diseño en.Puede usar el diseño predeterminado, elegir una impresora predeterminada o no, y utilizar opciones de diseño estándar o personalizadas.



Examinar el historial de un objetoCrystal Enterprise guarda un historial de instancias de objetos con los objetos programados que se han ejecutado. La lista del historial está ordenada cronológicamente, con las instancias más recientes en primer lugar, y contiene la información siguiente:• Hora de la instancia• Ejecutado por• Parámetros• Formato• Estado

Cuando una instancia tiene éxito, Hora de la instancia es un hipervínculo a la misma. Para ver la instancia, haga clic en el hipervínculo.

Sugerencia: • Para ordenar las instancias cronológicamente, haga clic en el encabezado

"Hora de la instancia". Haga clic de nuevo en la columna para invertir el orden. También puede ordenar las instancias por propietarios (en orden alfabético directo o inverso) haciendo clic en el encabezado de columna "Ejecutado por".

• Con los botones Eliminar, Detener y Reanudar de la página Historial puede eliminar un objeto seleccionado, interrumpir la publicación de un objeto o continuar una instancia interrumpida. Elija un objeto de la columna "Seleccionado" y haga clic en el botón Eliminar, Detener o Reanudar.

Para ver el historial de un objeto1 Haga clic en el vínculo del objeto en Crystal Enterprise.

2 Haga clic en Historial.Aparece la página Historial.

3 Mueva el puntero sobre el campo Hora de la instancia de una instancia ejecutada con éxito.El vínculo de la instancia cambia de color.Nota: Esta funcionalidad de cambio de color sólo está disponible cuando el explorador es Microsoft Internet Explorer.Para ver información de estado detallada de las instancias periódicas y con errores, haga clic en los vínculos de la columna Estado.



4 Para abrir las instancias de los objetos, haga clic en los vínculos de la columna Hora de la instancia. Cuando se abre una instancia de un objeto informe, se abre en un visor de informes de Crystal. Cuando se abre una instancia de un objeto programa desde el historial, aparece un archivo de salida con la información de salida estándar y de error estándar del programa.

Creación de nuevos informesCon Crystal Enterprise puede crear y guardar nuevos informes. Al crear un informe, puede especificar los campos, grupos, filtros, diagramas, estilos, etc.

Nota: Su clave de licencia de Crystal Enterprise y sus derechos de usuario determinan si puede o no crear nuevos informes o modificar los informes existentes. Dependiendo de la clave de licencia, el botón Nuevo informe puede no estar visible. Para crear informes debe tener, como mínimo, derechos Ver a petición y edición. Consulte al administrador de Crystal Enterprise para obtener más información.

Para crear un informe nuevo1 En la barra de título, haga clic en el botón Nuevo informe.

Aparecerá el Asistente para informes nuevos.

2 Especifique las configuraciones y opciones que aparecen en cada página (según corresponda), y haga clic en Siguiente. En cualquier momento puede hacer clic en Finalizar o en Cancelar.Sugerencia: Para obtener información detallada, haga clic en el vínculo Ayuda (situado en la esquina superior derecha del Asistente para informes nuevos).

Modificación de informesPara modificar un informe existente en Crystal Enterprise, utilice el Asistente para modificar informes.

Nota: Su clave de licencia de Crystal Enterprise y sus derechos de usuario determinan si puede o no modificar los informes existentes. Dependiendo de la clave de licencia, el vínculo Modificar puede no estar disponible. Para crear informes debe tener, como mínimo, derechos Ver a petición y edición. Consulte al administrador de Crystal Enterprise para obtener más información.

Para modificar un informe existente1 Haga clic en el vínculo del informe y, a continuación, haga clic en Modificar.

Aparecerá el Asistente para modificar informes.

2 Especifique las configuraciones y opciones que aparecen en cada página (según corresponda), y haga clic en Siguiente. En cualquier momento puede hacer clic en Finalizar o en Cancelar.Sugerencia: Para obtener información detallada, haga clic en el vínculo Ayuda (situado en la esquina superior derecha del Asistente para informes nuevos).



Observación de las alertasCrystal Enterprise hace un seguimiento de las instancias de informes que activan alertas. Las alertas son mensajes personalizados creados en Crystal Reports, que aparecen cuando los datos del informe cumplen unas condiciones determinadas. Las alertas pueden indicar una acción que va a emprender el usuario o contener información sobre los datos del informe.

Para ver las alertas1 Haga clic en el vínculo de un informe y, a continuación, haga clic en Alertas.

Aparecerá la página Alertas.

Nota: Sólo puede hacer clic en el vínculo Alertas para los informes que contengan alertas. La página Alertas sólo muestra las instancias que han activado la alerta.

2 Haga clic en el vínculo Alerta para abrir la instancia del informe en un visor de informes de Crystal.

Visualización de informes en un visor de informesPar ver un informe en un visor de informes Crystal, seleccione el informe y haga clic en "Ver" o "Ver última instancia". Dependiendo de los derechos que le haya asignado el administrador, podrá o no seleccionar "Ver" o "Ver última instancia".

Sugerencia: Cuando se selecciona "Ver", el informe se muestra a petición; es decir, Crystal Enterprise ejecuta el informe y actualiza los datos con la información más reciente de la base de datos. Cuando se selecciona "Ver última instancia", se muestra la última instancia ejecutada con éxito.

Si desea ver una instancia distinta de la más reciente, abra el historial del informe y seleccione la instancia que desee. Para obtener más información, consulte “Examinar el historial de un objeto” en la página 30.

Para ver un informe en un visor de informes de Crystal1 Haga clic en un vínculo de informe en Crystal Enterprise.

2 Haga clic en Ver o en Ver última instancia.El informe se abrirá en un visor.


Visualización de informes 3

Este capítulo ofrece información acerca de los visores deinformes de Crystal (incluido Crystal Offline Viewer), ycómo ver informes con ellos. También proporcionainstrucciones para distribuir informes de dos modosdistintos: impresión o exportación.


Visores de informes de Crystal predeterminados

Visores de informes de Crystal predeterminadosLos visores de informes de Crystal predeterminados permiten ver informes, desplazarse por sus páginas, actualizar los datos, profundizar para ver los detalles de diagramas y resúmenes, seleccionar parámetros, etc. También cuentan con una completa funcionalidad de impresión y exportación.

Los visores de informes de Crystal en línea son compatibles con ActiveX, Java y DHTML. El administrador de Crystal Enterprise puede seleccionar el tipo de visor más adecuado a las necesidades de la organización. También puede seleccionar manualmente el tipo de visor que desee en la página Preferencias. Para obtener más información, consulte “Selección de preferencias” en la página 14. El visor seleccionado se inicia cada vez que elige ver un informe.

Es posible ver los informes con cualquiera de los visores de informes Crystal en línea siguientes:• “Visor ActiveX” en la página 35

El visor ActiveX está dirigido a las versiones de Microsoft Internet Explorer compatibles con los controles ActiveX.

• “Visor DHTML” en la página 36El visor DHTML es un visor de cliente cero para los exploradores compatibles con HTML dinámico.

• “Visor DHMTL avanzado” en la página 37Además de incluir toda la funcionalidad del visor DHTML, el visor DHTML avanzado es un visor de cliente cero que cuenta con un Asistente de búsqueda avanzada para especificar búsquedas complejas con operadores booleanos.

• “Visor Java” en la página 38Este visor está diseñado para los exploradores Web compatibles con la máquina virtual Java.

También es posible ver los informes sin estar conectado a Crystal Enterprise mediante “Crystal Offline Viewer” en la página 39.

Nota: • El administrador de Crystal Enterprise puede haber deshabilitado algunas de

las funciones de los visores de informes Crystal. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.

• Además de los visores predeterminados, puede haber disponibles visores personalizados. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.


3: Visualización de informes

Visor ActiveXEl visor ActiveX es utilizado por las versiones de Microsoft Internet Explorer compatibles con los controles ActiveX. Con él puede ver los informes, actualizarlos, imprimirlos y exportarlos con diversos formatos.

Además de las funciones incluidas en la barra de herramientas estándar del explorador, el visor ActiveX ofrece las siguientes funciones en su barra de herramientas personalizada:• Cerrar la vista actual• Imprimir informe• Exportar informe• Actualizar• Mostrar u ocultar árbol de grupos• Zoom• Ir a la primera página• Ir a la página anterior• Número de página• Ir a la página siguiente• Ir a la última página• Detener la carga• Buscar texto

Sitúe el puntero sobre los botones de la barra de herramientas personalizada para ver la sugerencia de herramientas correspondiente.

Nota: Si un informe se ha creado con un tipo de impresora distinto del disponible en el sistema, pueden existir problemas de formato si se intenta imprimir un



informe mostrado en el visor ActiveX. El botón Imprimir del visor de informes aplica la configuración de impresora guardada en el archivo de informe. En caso de problemas en la impresión con un informe, consulte al administrador de Crystal Enterprise.

Visor DHTMLEl visor HTML es utilizado por los exploradores Web compatibles con HTML dinámico. Este visor permite ver los informes, actualizarlos y exportarlos con diversos formatos.

Además de las funciones incluidas en la barra de herramientas estándar del explorador, el visor DHTML ofrece las siguientes funciones en su barra de herramientas personalizada:• Alternar árbol de grupo• Exportar este informe• Imprimir este informe• Nombre de vista de profundización• Primera página• Página anterior• Número de página• Página siguiente• Última página• Ir a página• Buscar texto• Zoom



Visor DHMTL avanzadoEl visor DHTML avanzado es utilizado por los exploradores Web compatibles con HTML dinámico. Este visor permite ver los informes, actualizarlos y exportarlos con diversos formatos. Además, este visor incluye un Asistente de búsqueda avanzada, que permite realizar una búsqueda en los datos del informe mediante operadores booleanos.

Además de las funciones incluidas en la barra de herramientas estándar del explorador, el visor DHTML ofrece las siguientes funciones en su barra de herramientas personalizada:• Nombre de vista de profundización• Mostrar/Ocultar árbol de grupo• Primera página• Página anterior• Número de página• Página siguiente• Última página• Ir a página• Exportar informe• Imprimir informe• Buscar texto• Zoom• Actualizar informe• Ayuda• Mostrar/Ocultar Asistente de búsqueda avanzada



Nota: • El visor DHTML avanzado contiene su propio archivo de ayuda. Haga clic en

el botón Ayuda de la barra de herramientas personalizada para obtener información detallada acerca de las funciones adicionales del visor y del uso del Asistente de búsqueda avanzada.

• Para poder usar el Asistente de búsqueda avanzada debe tener, como mínimo, derechos de visualización a petición, ya que el Asistente tiene acceso al origen de datos del informe.

• En algunos casos, el Asistente de búsqueda avanzada puede no estar disponible en el visor. Ello depende del modo en que el administrador de Crystal Enterprise haya configurado el informe.

Visor JavaEl visor Java es utilizado por los exploradores Web compatibles con la máquina virtual Java. Con él puede ver los informes, actualizarlos, imprimirlos y exportarlos con diversos formatos.

Además de las funciones incluidas en la barra de herramientas estándar del explorador, el visor Java ofrece las siguientes funciones en su barra de herramientas personalizada:• Cerrar la vista actual• Ir a la primera página• Ir a la página anterior• Número de la página actual y de la última página• Ir a la página siguiente• Ir a la última página• Detener• Imprimir informe• Exportar informe• Actualizar datos• Mostrar/Ocultar árbol de grupo• Factor de aumento



• Texto de búsqueda• Buscar siguiente

Si coloca el puntero sobre un botón de la barra de herramientas personalizada, aparecerá una descripción asociada en el extremo izquierdo de la barra de estado del explorador.

Nota: Es posible que se produzcan problemas menores al desplazar los informes en el visor Java. La causa es el modo en que se implementa la máquina virtual Java en algunos exploradores Web, y no depende del visor Java. Cuando esto suceda, haga clic repetidamente en los botones de desplazamiento. No mantenga presionados los botones.

Crystal Offline ViewerCrystal Offline Viewer es un visor de informes instalado localmente en el equipo. Puede usarlo para examinar informes de Crystal descargados sin estar conectado a Crystal Enterprise.

Con Crystal Offline Viewer, puede hacer lo siguiente:• Imprimir o exportar informes• Seleccionar los datos que desea ver• Profundizar para ver más detalles del informe• Ordenar los datos del informe• Ver múltiples informes

Crystal Offline Viewer funciona de un modo similar a Crystal Reports. Para obtener información acerca de las tareas que puede realizar en Crystal Offline Viewer (seleccionar registros, ordenar registros, trabajar con diagramas, elegir los


Visualización de informes

N valores superiores, etc.), abra la ayuda en pantalla desde el menú Ayuda de Crystal Offline Viewer.

Nota: Crystal Offline Viewer no es compatible con Windows XP.

Instalación de Crystal Offline ViewerCrystal Offline Viewer puede instalarse desde la Plataforma de lanzamiento de Crystal Enterprise. Una vez instalado, reside localmente como visor en el cliente.

Para instalar Crystal Offline Viewer1 En el explorador, escriba lo siguiente:

http://servidorweb/crystal/enterprise10/Nota: Consulte con el administrador de Crystal Enterprise para determinar el nombre del servidor Web o la dirección URL exacta que debe especificar.Aparece la página Plataforma de lanzamiento de Crystal Enterprise.

2 Haga clic en Crystal Offline Viewer.

3 Active Ejecutar este programa desde su ubicación actual, y haga clic en Aceptar.Si lo desea, puede guardar el programa en el disco duro. En este caso, debe buscarlo y ejecutarlo para iniciar la instalación.

4 Si aparece una advertencia de seguridad, haga clic en Sí para continuar con la instalación.Aparecerá Wise Installation Wizard.

5 Siga las instrucciones de la pantalla y acepte los valores predeterminados siempre que sea posible.

6 Cuando termine con la instalación, haga clic en Finalizar.

Inicio de Crystal Offline ViewerPara iniciar Crystal Offline Viewer, seleccione un informe (archivo .rpt) en el equipo y haga doble clic en él.

Nota: Si Crystal Reports está instalado en el equipo, prevalecerá sobre Crystal Offline Viewer, y mostrará los informes de forma predeterminada.

Visualización de informesUna vez elegido un informe en Crystal Enterprise, puede verlo en su totalidad. Si hace clic en el vínculo del informe y selecciona "Ver" o "Ver última instancia", el informe se abrirá en un visor de informes Crystal. Consulte “Visualización de informes en un visor de informes” en la página 32 para obtener más información.



Actividades de visualización de informesDependiendo del visor de informes Crystal que utilice, existen diversas tareas que puede llevar a cabo mientras visualiza un informe. Para obtener más información acerca de las tareas disponibles en cada visor, consulte “Visores de informes de Crystal predeterminados” en la página 34.

ActualizarHaga clic en Actualizar para obtener los datos más recientes del origen de datos del informe. Para poder actualizar un informe, debe disponer de los derechos correspondientes, y el informe debe contener la información necesaria acerca de su origen de datos.

BuscarHaga clic en Buscar para abrir el cuadro de diálogo Buscar. Puede especificar los criterios para realizar búsquedas en el informe.

Mostrar u ocultar árbol de gruposHaga clic en Mostrar u ocultar árbol de grupos para mostrar u ocultar el árbol de grupo del informe. Cuando se muestra el árbol de grupo, puede usarlo para desplazarse por los datos del informe.

ProfundizarEs posible profundizar en los datos del informe para examinar la información reflejada en los diagramas y grupos resumidos. Para profundizar en un diagrama o en un resumen, haga doble clic en ellos.

ZoomSeleccione un factor de aumento en la lista desplegable para acercar o alejar el informe.

Desplazarse por las páginasUtilice las barras de desplazamiento o Primera página/Página anterior para recorrer las páginas del informe. También están disponibles las opciones Ir a la primera página e Ir a la última página.

Establecer parámetrosCuando ejecute o actualice un informe que contenga parámetros de selección de datos, se le pedirá que seleccione un valor. Los valores o intervalos que puede elegir son distintos en cada informe, en función del modo en que se haya creado el parámetro en Crystal Reports.


Distribución de los informes

Distribución de los informesLos visores de informes Crystal permiten distribuir los informes de dos maneras: impresión o exportación.

Sugerencia: Si dispone de los derechos para programar informes, también puede distribuirlos programándolos directamente para dirigirlos a una ubicación de disco, enviarlos por correo electrónico, FTP, o a una impresora. Para obtener más información, consulte “Ubicaciones de destino” en la página 27.

Impresión de informesLas instancias de informes ejecutadas con éxito pueden imprimirse. Dependiendo del visor de informe de Crystal que utilice, los pasos detallados a continuación pueden variar; sin embargo, los principios generales son los mismos. (Si aparecen instrucciones en la pantalla, sígalas en lugar de los pasos aquí indicados).

1 En la barra de herramientas del visor, haga clic en Imprimir informe.Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

2 En el área Imprimir intervalo, seleccione todas las páginas o un intervalo determinado.

3 En el área Copias, seleccione el número de copias del informe.

4 Si activa la casilla de verificación Intercalar el informe se imprimirá siguiendo el orden de las páginas.Por ejemplo si imprime dos copias de un informe de cuatro páginas, se imprimirán las páginas uno, dos, tres y cuatro de la primera copia y, a continuación, las de la segunda copia.

5 Haga clic en Aceptar.Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimiendo registros, en el que se indica la evolución del trabajo de impresión.

Exportar informesLas instancias de informes ejecutadas con éxito pueden exportarse a varios formatos de informe, y a los formatos de los procesadores de texto y hojas de cálculo más conocidos. De este modo se facilita la distribución de la información. Por ejemplo, puede ser conveniente exportar los datos de proyección de tendencias de ventas a una hoja de cálculo de Excel antes de enviarlos por correo electrónico al equipo de ventas.

Sugerencia: • Puede seleccionar el intervalo de páginas del informe que desea exportar. • En los informes que permiten profundizar en los datos, es posible exportar la

vista de profundización.



Tipos de formatosCrystal Enterprise ofrece distintos tipos de formatos de exportación. Se incluyen:• Crystal Reports• Microsoft Excel• Microsoft Excel (sólo datos)• Microsoft Word• Formato de texto enriquecido• Adobe Acrobat

Nota: • Cuando se exporta un informe con un formato distinto de Crystal Reports

(.rpt), es posible que se pierda total o parcialmente el formato con que se muestra el informe. Sin embargo, el programa intenta preservar tantas características como permita el formato de exportación.

• La diferencia entre Excel y Excel (sólo datos) se debe a que Excel intenta conservar el aspecto y comportamiento originales del informe.

• Crystal Offline Viewer ofrece otros formatos de exportación. Para obtener más información acerca de estos formatos, consulte el Manual de usuario de Crystal Reports.


Distribución de los informes


Publicación de objetos en Crystal Enterprise 4

En este capítulo se proporciona una descripción del procesode publicación: se presenta el Asistente de publicación deCrystal y se enseña su uso para agregar informes de Crystal(archivos RPT y CAR) y otros objetos al Escritorio Web deCrystal Enterprise o a su escritorio Web personalizado;también se proporcionan formas alternativas de agregarobjetos al entorno de Crystal Enterprise.


Información general sobre publicación

Información general sobre publicaciónLa publicación es el proceso de agregar objetos tales como informes Crystal al entorno de Crystal Enterprise y ponerlos a disposición de usuarios autorizados. Hay varios tipos de objetos que puede publicar en Crystal Enterprise: informes (archivos RPT y CAR), programas, archivos de Microsoft Excel, archivos de Microsoft Word, archivos de Microsoft PowerPoint, archivos PDF de Adobe Acrobat, archivos con formato de texto enriquecido, archivos de texto e hipervínculos, así como paquetes de objeto, que están formados por objetos de informes o de programas.

Cuando publique un objeto en Crystal Enterprise, se creará una entrada en la base de datos del Crystal Management Server (CMS, Servidor de administración de Crystal). El nuevo objeto se guarda en el Servidor repositorio de archivos de entrada, en el directorio \Enterprise\FileStore\Input\data\. Cuando un usuario programa una instancia de un objeto, Crystal Enterprise consulta el CMS para buscar la ubicación del archivo del objeto; a continuación, el componente adecuado del servidor lo recupera del Repositorio de archivos de entrada y lo procesa. El Servidor repositorio de archivos de salida guarda la instancia procesada en el directorio \Enterprise\FileStore\Output\data\.

Nota: Sólo se pueden programar informes, programas y paquetes de objeto. Por consiguiente, sólo estos tres tipos de objetos tienen instancias.

Hay tres formas de publicar objetos de Crystal Enterprise:• Use el Asistente de publicación de Crystal cuando:

• Tenga acceso a la aplicación instalada localmente.• Esté agregando varios objetos o un directorio entero.Para obtener más información, consulte “Publicación con el Asistente de publicación de Crystal” en la página 48.

• Use la Crystal Management Console (CMC, Consola de administración de Crystal) cuando vaya a:• Publicar un único objeto.• Realizar otras tareas administrativas.• Realizar tareas de forma remota.Para obtener más información, consulte “Publicar con la Consola de administración de Crystal (CMC)” en la página 56.

• Guarde los objetos directamente en sus carpetas Enterprise cuando vaya a:• Diseñar informes con Crystal Reports.• Utilizar Application Designer de Crystal Analysis.• Crear objetos con los componentes complementarios de Crystal Enterprise.Para obtener más información, consulte “Guardar objetos directamente en el CMS” en la página 58.


4: Publicación de objetos en Crystal Enterprise

Nota: Crystal Enterprise admite informes creados en las versiones 6 a 10 de Crystal Reports. Una vez publicados en Crystal Enterprise, los informes se guardan, se procesan y se muestran en el formato de la versión 10.

Opciones de publicaciónDurante el proceso de publicación, especifique la frecuencia con la que se ejecuta un objeto. Puede elegir establecer una programación (periódica), o dejar que los usuarios la establezcan (a petición).

En los archivos de informe RPT, esto puede afectar a la actualización de los datos y a lo que ven los usuarios (No puede programar informes de Crystal Analysis (archivos CAR)):• Especificación de los datos que consultan los usuarios (periódica)

Esta opción es recomendable para objetos a los que tiene acceso un gran número de usuarios y no requieren credenciales particulares de inicio de sesión en la base de datos.Ventajas• Los usuarios ven la misma instancia del informe, lo que reduce el número

de visitas a la base de datos y, de esta forma, se utilizan los recursos del sistema con más eficacia.

• La instancia del informe es estática (contiene datos guardados) y queda guardada en el Servidor de caché, lo que permite que varios usuarios puedan tener acceso al informe al mismo tiempo.

Inconvenientes• La instancia del informe que los usuarios ven depende de los criterios de

selección (parámetros y fórmulas de selección de registros) y de la programación establecidos por el administrador.

• Permitir que los usuarios actualicen los datos del informe (a petición)Esta opción es recomendable para informes más pequeños que usan parámetros y fórmulas de selección, requieren credenciales particulares de inicio de sesión en la base de datos o sufren cambios frecuentes de datos.Ventajas• Los usuarios pueden determinar la frecuencia con que se actualizan los

datos del informe.Inconvenientes• Cuando varios usuarios generan informes al mismo tiempo, aumenta la

carga sobre el sistema y el número de visitas a la base de datos.• Cada página del informe se guarda en la memoria caché por separado. El

Servidor de caché puede contener muchas copias del informe almacenado, cada una de las cuales se genera al visitar el Servidor de páginas y la base de datos.


Publicación con el Asistente de publicación de Crystal

Publicación con el Asistente de publicación de CrystalEl Asistente de publicación de Crystal es una aplicación de 32 bits para Windows que se instala localmente en el sistema. Está compuesto de una serie de pantallas. Sólo aparecen las pantallas que afectan a los objetos o carpetas que esté publicando. Por ejemplo, los ajustes de los parámetros y el formato de programación no aparecen al publicar aplicaciones de Crystal Analysis. En esta sección del manual hay una serie de procedimientos que le facilitarán el uso del Asistente de publicación de Crystal.

Una vez publicado el objeto, aparecerá en la carpeta especificada del Escritorio Web de Crystal Enterprise (o en otro escritorio Web) y en el área de administración Objetos de la CMC.

Nota: Según los derechos que le asigne el administrador de Crystal Enterprise, quizá no pueda publicar objetos mediante el Asistente de publicación de Crystal.

Inicio de sesión en Crystal Enterprise1 En el grupo de programas de Crystal Enterprise 10, haga clic en Asistente de

publicación de Crystal.

2 Haga clic en Siguiente.

3 En el campo Sistema, escriba el nombre del CMS al que desee agregar los objetos.

4 En los campos Nombre de usuario y Contraseña, escriba sus credenciales de Crystal Enterprise.

5 En la lista Autenticación, seleccione el tipo de autenticación correcto.

6 Haga clic en Siguiente.Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar un archivo.

Agregar objetos1 En función del tipo de objeto que agregue, haga clic en Añadir archivos o en

Añadir carpeta.

2 Busque y seleccione el objeto que desea agregar.Si va a agregar una carpeta, puede elegir agregar también sus subcarpetas activando la casilla de verificación Incluir subcarpetas.Sugerencia: Asegúrese de que el tipo de archivo correcto aparece en el campo de tipos de archivo; de forma predeterminada este valor está establecido en Crystal Report (*.rpt).

3 Repita los pasos 1 y 2 para cada uno de los objetos que desee agregar.

4 Haga clic en Siguiente.Aparece el cuadro de diálogo Jerarquía de carpetas si es necesario.



Duplicar la estructura de la carpetaSi está agregando varios objetos de un directorio y sus subdirectorios, se le preguntará si desea duplicar la jerarquía de carpetas existente en el CMS.

1 Haga clic en Sí o en No.Haga clic en el botón Sí para volver a crear todas las carpetas y subcarpetas del CMS tal y como aparecen en el disco duro.Haga clic en el botón No para que todos los objetos queden colocados en una sola carpeta.

2 Haga clic en Siguiente.Aparece el cuadro de diálogo Especificar ubicación.

Crear y seleccionar una carpeta en el CMSPara agregar los objetos seleccionados, debe crear o seleccionar una carpeta en el CMS del host. Sólo aparecerán las carpetas para las que tenga permiso de acceso total.

1 Haga clic en la carpeta a la que desea agregar los objetos. Haga clic en +, a la izquierda de la carpeta, para ver las subcarpetas.Para agregar una nueva carpeta al CMS, seleccione una carpeta principal y, a continuación, haga clic en el botón Nueva carpeta. La nueva carpeta aparecerá y podrá cambiarle el nombre.Para agregar un nuevo paquete de objetos al CMS, seleccione una carpeta primaria y, a continuación, haga clic en el botón Nuevo paquete de objetos. Aparece el nuevo paquete de objetos y puede cambiarle de nombre.Para eliminar una carpeta o un paquete de objetos, seleccione el elemento y haga clic en el botón Eliminar carpeta.



Nota: Desde el asistente, puede eliminar sólo las carpetas y los paquetes de objetos nuevos. (Las carpetas nuevas aparecen en color verde y las ya existentes en amarillo.)Si está agregando varios objetos y desea colocarlos en directorios distintos, puede hacerlo en la sección siguiente.

2 Haga clic en Siguiente.Aparecerá el cuadro de diálogo Vista previa de la ubicación.

Mover objetos de una carpeta a otra1 Mueva los objetos a las carpetas deseadas seleccionándolos de uno en uno y

haciendo clic en Subir o en Bajar.

También puede agregar carpetas y paquetes de objetos seleccionando una carpeta primaria y haciendo clic en los botones Nueva carpeta o Nuevo paquete de objetos. Para eliminar una carpeta o un paquete de objetos, seleccione el elemento y haga clic en el botón Eliminar. Puede arrastrar y colocar objetos donde desee y hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) sobre ellos para cambiarles el nombre.De manera predeterminada los objetos se muestran con sus títulos. Puede mostrar los nombres de archivo locales de los objetos, para lo que debe hacer clic en el botón “Mostrar nombres de archivo”.

2 Haga clic en Siguiente cuando haya terminado.Aparece el cuadro de diálogo Intervalo de programación si es necesario.



Cambio de las opciones de programaciónEl cuadro de diálogo Intervalo de programación le permite programar cada informe, programa y paquete de objetos que publique para que se ejecute a intervalos específicos.

Nota: Este cuadro de diálogo aparece sólo para los objetos que se pueden programar.

1 Seleccione el objeto que desea programar.

2 Seleccione uno de estos tres intervalos:• Ejecutar una sola vez

Si selecciona la opción “Ejecutar una sola vez”, dispondrá de otras dos series de opciones:• cuando termine este asistenteEsta opción ejecuta el objeto una vez cuando termine de publicarlo. El objeto no volverá a ejecutarse hasta que vuelva a programarlo.• en la fecha y hora especificadasEsta opción ejecuta el objeto una vez en la fecha y a la hora que especifique. El objeto no volverá a ejecutarse hasta que vuelva a programarlo.

• Permitir que los usuarios actualicen el objetoEsta opción no programa el objeto, sino que deja la programación en manos del usuario.

• Ejecutar según una programación periódicaUna vez que haya seleccionado esta opción, haga clic en el botón Establecer periodicidad para configurar las opciones de la programación.Aparecerá el cuadro de diálogo “Elegir una programación de periodicidad”.Las opciones de este cuadro de diálogo permiten elegir cuándo y con qué frecuencia se ejecuta el informe. Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en el botón Aceptar.

3 Haga clic en Siguiente después de establecer el programa de cada objeto que publique.

Habilitación de la actualización del repositorioEl Repositorio de Crystal es una ubicación central en la que se almacenan elementos de informe compartidos como objetos de texto, mapas de bits, funciones personalizadas y comandos SQL personalizados. Puede elegir actualizar los campos del repositorio de un objeto si éste hace referencia al repositorio. Para terminar esta tarea, el Asistente para la publicación de Crystal debe conectarse a la base de datos del Repositorio de Crystal desde el equipo local. Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de Crystal Enterprise.

Nota: Aparece este cuadro de diálogo sólo cuando publique objetos de informe.



Para habilitar la actualización del repositorio1 Seleccione un informe y, a continuación, active la casilla de verificación Usar

repositorio de objetos al actualizar el informe si desea actualizarlo en el repositorio.Sugerencia: Haga clic en el botón “Habilitar todos” si desea actualizar todos los objetos que hagan referencia al repositorio y en “Deshabilitar todos” si no desea actualizar ninguno.

2 Haga clic en Siguiente cuando haya terminado.

Selección de un tipo de programa1 En el cuadro de diálogo Tipo de programa, seleccione un programa.

2 Especifique uno de los tres tipos de programas:• Binario o por lotes

Los programas binarios o por lotes son ejecutables como los archivos binarios, los archivos por lotes o las secuencias de comandos de shell. Sus extensiones de archivo suelen ser: .com, .exe, .bat, .sh. Puede publicar cualquier programa ejecutable que se pueda ejecutar desde la línea de comandos en el equipo en el que se ejecuta el Servidor de tareas de programa.

• JavaPuede publicar cualquier programa de Java en Crystal Enterprise como objeto de programa de Java. Suelen tener la extensión de archivo .jar.

• Secuencia de comandosLos programas de secuencias de comandos son secuencias de comandos de JScript y VBScript.

3 Una vez que haya especificado el tipo de cada uno de los programas que vaya a agregar, haga clic en Siguiente.Aparece el cuadro de diálogo Credenciales del programa.

Nota: Para obtener información detallada sobre objetos de programa y tipos de objetos de programa, consulte el Manual del administrador de Crystal Enterprise.

Credenciales de programas1 En el cuadro de diálogo Credenciales de programa, seleccione un programa.

2 En los campos Nombre de usuario y Contraseña, especifique las credenciales de usuario de la cuenta del programa con las que va a ejecutar el programa. Los derechos de los programas están restringidos a los usuarios de la cuenta con la que se ejecutan.



3 Una vez que haya especificado las credenciales de usuario de los programas que vaya a ejecutar, haga clic en Siguiente.Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar valores predeterminados.

Cambiar los valores predeterminadosPuede elegir entre publicar objetos sin cambiar ninguna de las propiedades predeterminadas, o pasar por las pantallas siguientes y hacer cambios.

Nota: Si usa los valores predeterminados, la programación de su objeto puede quedar mal configurada si la información de conexión a la base de datos no es correcta, o bien, si los valores de los parámetros no son válidos.

Si desea publicar objetos sin hacer modificaciones:

1 Seleccione Publicar sin modificar las propiedades.

2 Haga clic en Siguiente para ir avanzando por el resto de los cuadros de diálogo del asistente.

Si desea revisar o modificar objetos antes de publicarlos:

1 Seleccione Revisar o modificar las propiedades.

2 Haga clic en Siguiente.Se abrirá el cuadro de diálogo Revisar las propiedades del objeto.

Cambiar propiedades de objetos1 En el cuadro de diálogo Revisar las propiedades del objeto, seleccione el

objeto que desea modificar.

2 Escriba un nuevo título o descripción.

3 Active la casilla de verificación Generar imagen en miniatura si desea que los usuarios vean una imagen en miniatura del objeto de un informe antes de abrirlo.Sugerencia: La casilla de verificación “Generar imagen en miniatura” sólo está disponible si el objeto es un archivo RPT y si se guardó correctamente. Para mostrar las miniaturas de un informe, ábralo en Crystal Reports y haga clic en el comando Información de resumen del menú Archivo. Active la casilla de verificación “Guardar imagen de vista previa” y haga clic en Aceptar. Obtenga una vista previa de la primera página del informe y guarde los cambios.

4 Haga clic en Siguiente.Si es necesario, aparecerá el cuadro de diálogo Información de conexión de la base de datos.



Escribir la información de conexión de la base de datosAlgunos objetos usan recursos de datos que requieren información de conexión. Si los objetos que está agregando son de este tipo, haga lo siguiente.

1 Haga doble clic en el objeto o haga clic en +, a la izquierda del objeto para dejar la base de datos a la vista.

2 Seleccione la base de datos y cambie la información de conexión en los campos correspondientes.Si la base de datos no requiere un nombre de usuario ni una contraseña, deje los campos en blanco.Nota: Escriba cuidadosamente la información correspondiente al nombre de usuario y la contraseña. Si la escribe incorrectamente, el objeto no puede recuperar datos de la base de datos.

3 Una vez que haya escrito la información de inicio de sesión de todos los objetos que usan bases de datos distintas, haga clic en Siguiente.Si es necesario, aparecerá el cuadro de diálogo Establecer parámetros de informes.

Establecer parámetrosAlgunos objetos contienen parámetros para la selección de datos. Para poder programar un objeto de este tipo, es necesario establecer los parámetros que determinarán las peticiones de datos predeterminadas.

1 Seleccione el objeto cuyas peticiones de datos desea cambiar.Las peticiones de datos del objeto y los valores predeterminados aparecerán en una lista situada en el lado derecho de la pantalla.



2 Haga clic en Modificar petición de datos para cambiar el valor de una petición de datos.Dependiendo del tipo de parámetro que elija, aparecerá un cuadro de diálogo u otro.

3 Si desea que las peticiones de datos contengan un valor nulo (cuando sea posible), haga clic en Establecer peticiones de datos como NULL.

4 Haga clic en Siguiente después de haber terminado de modificar las peticiones de datos de todos los objetos.Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de programación.

Establecer el formato de la programaciónPuede elegir un formato de programación distinto para cada uno de los informes que publique. Algunos formatos permiten personalizar una serie de opciones.

1 Seleccione el objeto cuyo formato de programación desea cambiar.

2 Seleccione un formato en la lista (Crystal Report, Excel, Word, etc).Donde proceda, personalice las opciones de formato de la programación. Por ejemplo, si selecciona Texto paginado, escriba el número de líneas por página.

3 Haga clic en Siguiente.Aparece el cuadro de diálogo Archivos extra del programa si es necesario.

Agregar archivos adicionales de programasAlgunos programas necesitan tener acceso a archivos adicionales para ejecutarse.

1 Seleccione un programa.

2 Haga clic en Agregar para buscar y seleccionar el archivo necesario.

3 Una vez que haya agregado todos los archivos adicionales necesarios para cada programa, haga clic en Siguiente.Aparece el cuadro de diálogo Línea de comandos para el programa.

Especificar los argumentos de la línea de comandosPuede especificar cualquier argumento de la línea de comandos de los programas compatibles con la interfaz de línea de comandos del programa. Se transfieren directamente a esta interfaz sin analizar.

1 Seleccione un programa.

2 En el área Línea de comandos, escriba los argumentos de la línea de comandos del programa utilizando el mismo formato que usaría en la propia línea de comandos.


Publicar con la Consola de administración de Crystal (CMC)

3 Una vez que haya especificado todos los argumentos de línea de comandos necesarios de cada programa, haga clic en Siguiente.Aparecerá el último cuadro de diálogo.

Terminar la preparación de los objetos que se van a agregar1 Después de asegurarse de que ha agregado todos los objetos que desea

publicar a la lista, haga clic en Siguiente.Los objetos se agregan al CMS, se programan y se ejecutarán según las opciones especificadas. Cuando termine el proceso, volverá a la última pantalla del Asistente para la publicación de Crystal.

2 Para ver los detalles de un objeto, selecciónelo en la lista.

3 Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.

Publicar con la Consola de administración de Crystal (CMC)

Si tiene derechos administrativos para utilizar Crystal Enterprise, puede publicar objetos en Internet desde la CMC.

Para agregar un objeto con la CMC1 Diríjase al área de administración Objetos de la CMC.

2 Haga clic en Nuevo objeto.Aparece la página Nuevo objeto con las propiedades del informe.



3 En la parte izquierda de la página, haga clic en el tipo de objeto que desee agregar.

4 Escriba las propiedades del objeto.Las propiedades que aparecen varían según el tipo de objeto que se vaya a agregar.

Propiedad Tipos de objetos Descripción

Nombre de archivo

Informe, Programa, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Adobe Acrobat, Texto, Texto enriquecido

Escriba la ruta completa al objeto o haga clic en Examinar para realizar la búsqueda.

Título Paquete de objetos, Hipervínculo

Escriba el nombre del objeto.

Descripción Paquete de objetos, Hipervínculo

Escriba una descripción del objeto.

Generar miniatura para el informe

Informe Si no desea que el usuario vea una vista previa en miniatura del informe en Crystal Enterprise, desactive la casilla de verificación “Generar miniatura para el informe”.

Sugerencia: Para mostrar las miniaturas de un informe, ábralo en Crystal Reports y haga clic en el comando Información de resumen del menú Archivo. Active la casilla de verificación “Guardar imagen de vista previa” y haga clic en Aceptar. Obtenga una vista previa de la primera página del informe y guarde los cambios.

Usar repositorio de objetos al actualizar el informe

Informe Seleccione esta opción para actualizar automáticamente los campos del repositorio de un objeto en el repositorio cada vez que se ejecute el informe.

Tipo de programa

Programa Seleccione Ejecutable, Java o Secuencia de comandos.

Sugerencia: • Ejecute los programas de Java como objetos

de programa de Java.• Ejecute los programas de JScript y VBScript

como objetos de programa de secuencia de comandos.

• Ejecute el resto de los programas como objetos de programa ejecutable.

Dirección URL Hipervínculo Escriba la dirección URL de la página a la que desea vincular el objeto de hipervínculo.


Guardar objetos directamente en el CMS

5 Asegúrese de que el nombre correcto de la carpeta o del paquete de objeto aparece en el campo Destino.Sugerencia: • Para expandir una carpeta, selecciónela y haga clic en Mostrar subcarpetas.• Para buscar una carpeta o paquete de objetos específico, utilice el campo

Buscar.Nota: Sólo los objetos de informe y de programa se pueden publicar en los paquetes de objeto.

6 Haga clic en Aceptar.

Una vez agregado el objeto al sistema, la CMC muestra la pantalla Propiedades. Si es necesario, puede modificar las propiedades del objeto, como el título y la descripción, la información de conexión de la base de datos, la información de la programación, los derechos de los usuarios, etc.

Guardar objetos directamente en el CMSSi ha instalado uno de los componentes de diseño de Crystal, como Crystal Reports o Crystal Analysis, puede utilizar el comando Guardar como para agregar objetos a Crystal Enterprise desde el propio diseñador.

Por ejemplo, después de diseñar un informe en Crystal Analysis, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Carpetas Enterprise y, cuando se le indique, inicie sesión en el Crystal Management Server (CMS). Especifique la carpeta en la que desea guardar el informe y haga clic en Guardar.


Indice

Aacceso a Crystal Enterprise.......................................... 9accesos directos del teclado ....................................... 5alertas, ver ................................................................ 32argumentos de la línea de comandos, objetos de

programa ............................................................. 55Asistente de publicación de Crystal .......................... 48

actualización del repositorio .............................. 51agregar

carpetas......................................................... 48objetos .......................................................... 48

cambiarpropiedades del objeto.................................. 53valores predeterminados ............................... 53

conectar con la base de datos ............................ 54crear una carpeta en el CMS .............................. 49duplicar la estructura de la carpeta .................... 49establecer parámetros ........................................ 54mover informes de una carpeta a otra ................ 50programar objetos .............................................. 51seleccionar carpeta en el CMS ........................... 49

audiencia de destino................................................... 2autenticación

AD ..................................................................... 10LDAP ................................................................. 10NT ..................................................................... 10

ayudaen pantalla ........................................................... 3registro del producto ............................................ 3soporte técnico .................................................... 4

Ccalendarios ............................................................... 24carpeta Favoritos ...................................................... 17carpetas

crear .................................................................. 22recorrer .............................................................. 21

CMC, publicar objetos con....................................... 56combinaciones de teclas............................................. 5configuración de cuenta, modificar .......................... 16configuración, vista Página principal ........................ 14consultar

alertas ................................................................ 32historial de informes........................................... 30historial de objetos............................................. 30informes....................................................... 32, 40

convencionesbotón................................................................... 5comando ............................................................. 5control ................................................................. 5

crear carpetas........................................................... 22credenciales, programa ............................................ 52Crystal Analysis, guardar objetos en el CMS ............. 58Crystal Enterprise........................................................ 8

carpeta Favoritos................................................ 17iniciar sesión...................................................... 10obtener acceso..................................................... 9personalizar ....................................................... 14Vista de invitado ................................................ 13Vista Página principal ........................................ 14vistas.................................................................. 13

Crystal Offline Viewer .............................................. 39iniciar ................................................................ 40instalar............................................................... 40

Crystal Reports, guardar objetos en el CMS .............. 58

Ddatos

actualizar siguiendo una programación ............. 47permitir que los usuarios actualicen................... 47

desplazarse por las carpetas ..................................... 21directorios, publicación............................................ 48diseñador, guardar objetos en el CMS ...................... 58distribuir informes .................................................... 42

Eelegir, tipo de objeto ................................................ 20ePortfolio. Consulte Crystal Enterpriseescritorio. Consulte Crystal Enterpriseescritorio móvil ........................................................ 12escritorio móvil de Crystal Enterprise, iniciar sesión..... 12escritorio Web. Consulte Crystal Enterpriseexportar

informes............................................................. 42tipos de formatos ............................................... 43

Fformato de informes ................................................. 28

Hhistorial de informes, ver .......................................... 30historial de objetos, ver ............................................ 30


Iimprimir informes .....................................................42informes

buscar ................................................................20crear...................................................................31distribuir.............................................................42exportar..............................................................42formato...............................................................28guardar directamente en el CMS.........................58imprimir .............................................................42modificar............................................................31ordenar...............................................................20programar...........................................................23publicación ........................................................45

con la CMC ...................................................56opciones........................................................47varios.............................................................48

ver......................................................................40iniciar sesión

Crystal Enterprise................................................10escritorio móvil de Crystal Enterprise..................12

inscribirse, página principal ......................................14

JJava, programas ........................................................52JScript .......................................................................52

Mmodificar

configuración de cuenta .....................................16contraseñas ........................................................16

Nnúmeros de fax, registro ..............................................3

Oobjetos

buscar ................................................................20guardar directamente en el CMS.........................58ordenar...............................................................20programar...........................................................23publicación ........................................................45

con la CMC ...................................................56opciones........................................................47varios.............................................................48

objetos de programaargumentos de la línea de comandos..................55binario................................................................52Java ....................................................................52por lotes .............................................................52secuencia de comandos .....................................52tener acceso a archivos adicionales....................55

opciones, publicación...............................................47

ordenarinformes............................................................. 20objetos ............................................................... 20

Ppaquetes de objeto

crear .................................................................. 49mover ................................................................ 50publicación de objetos en .................................. 56

personalizar Crystal Enterprise .................................. 14programar................................................................. 23

conectar con la base de datos ............................ 26fórmulas de selección ........................................ 27parámetros ......................................................... 26parámetros en tiempo de ejecución ................... 24

programas binarios ................................................... 52programas. Consulte objetos de programaprogramas de secuencias de comandos .................... 52programas por lotes .................................................. 52publicación .............................................................. 46

con el Asistente de publicación de Crystal ......... 48con la CMC........................................................ 56desde el diseñador ............................................. 58informes y objetos .............................................. 45opciones ............................................................ 47paquetes de objetos ........................................... 56

Rregistro del producto................................................... 3

Ssitios Web

consultoría ........................................................... 5formación ............................................................ 4

soporteregistro del producto ............................................ 3sitio Web ............................................................. 4técnico................................................................. 4

soporte técnico ........................................................... 4

Tteclado, accesos directos ............................................ 5tipo de objeto, elegir................................................. 20

VVBScript ................................................................... 52visores de informes

ActiveX .............................................................. 35Crystal Offline Viewer ........................................ 39

iniciar............................................................ 40instalar .......................................................... 40

DHTML.............................................................. 36iniciar ................................................................ 32Java.................................................................... 38


Visores de informes Crystal. Consulte visores de informes

Vista de invitado ...................................................... 13vista Página principal

configuración .................................................... 14inscribirse .......................................................... 14


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