Mantto Preventivo y Correctivo a Vehiculos Utilitarios

MANUAL ADMINISTRATIVO

Red de Transporte de Pasajeros delDistrito Federal

MP/DA/GSA/12-02/07

PROCEDIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVOA VEHíCULOS UTlllTARIOS

MANUALADMINISTRATIVO


Nombre del Procedinúento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVOA VEHICULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02I 07

íNDICE

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Red de Transporte de Pasajeros delDistrito Federal ( Pag:De:

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios. MP/DA/GSA/12-0'2J07

NDICE

CONCEPTO PÁGINA

OBJETIVO 4

POLÍTICAS 6

DESCRIPCiÓN NARRATIVA 10

DIAGRAMA DE FLUJO 16

FORMATOS E INSTRUCTIVOS 20

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22 jRed de Transporte de Pasajeros delDistrito Federal

Nombre del Procedinúento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHICULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

OBJETIVO


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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios. MP/DAlGSAl12-02J07

OBJETIVO

Establecer las actividades que deben realizar las áreas de Red Transporte dePasajeros del D.F., para solicitar el servicio de mantenimiento preventivo y/ocorrectivo para los vehículos utilitarios que tienen bajo su resguardo, con elpropósito de mantener ésas unidades en optimas condiciones de operación;así como las políticas, a las que deberán sujetarse para tal efecto.

_.MANUAL ADMINISTRATIVO

( Pag:De:6

22 jRed de Transporte de Pasajeros delDistrito Federal

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POLíTICAS DE OPERACiÓN

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22

Nombre del Procedimiento: MantenimientoPreventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios, MP/DA/GSA/12-02l07

POlÍTICAS DE OPERACiÓN

o La Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de ServiciosGenerales, tendrá bajo su responsabilidad la supervisión de la ejecución de losProgramas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo,. concertados con TalleresExternos.

o El Resguardatario de Vehículos Utilitarios, deberá realizar diariamente la revisión delos niveles de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos y presión de aire dellantas, que permitan mantener en optimas condiciones de operación las unidades;por lo que de comprobarse daños a los Vehículos ocasionados por no haber aplicadolas medidas preventivas señaladas, corresponderá al signatario del resguardo elpago de los importes correspondientes.

o La anterior disposición, se aplicará de igual manera para el Titular de la UnidadDepartamental de Servicios Generales; de acuerdo a los Vehículos que estén bajo suresguardo.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsable de notificar a losresguardatarios de Vehículos Utilitarios, la fecha en que deberán presentar lasunidades a Mantenimiento Preventivo en los talleres externos contratados; conformeal Programa de Mantenimiento Preventivo concertado con el Prestador del Servicio.

o Será responsabilidad de los resguardatarios, presentar los Vehículos Utilitarios aMantenimiento Preventivo o Correctivo en los Talleres Externos contratados, con 1/4de tanque de gasolina como mínimo en existencia; combustible que permitirá eldesarrollo de pruebas, a los trabajos de mantenimiento realizados por el Prestadordel Servicio.

o La Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de ServiciosGenerales, designará al personal responsable de supervisar los Trabajos deMantenimiento Preventivo y Correctivo en los Talleres Externos; con el propósito deverificar y certificar la calidad y avance de los trabajos contratados por el Organismo,

rOía Mes Año 1( 30 DIC

2002 J,




o El Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsablesolidario del personal designado para supervisar la calidad y avance de los trabajosde Mantenimiento Preventivo o Correctivo, encomendados a los Talleres ExternosContratados.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, mantendrá vigilancia respecto alcumplimiento de los tiempos de ejecución de los trabajos concertados con TalleresExternos, los cuales empezarán a contar a partir de la recepción de los vehículos enlas instalaciones del Prestador del Servicio; así como a los establecidos, en lasOrdenes de Trabajo generadas para el efecto por la Gerencia de Servicios de Apoyo.

o El Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsable denotificar a la Gerencia de Abastecimientos, los días de atraso o demoras porincumplimiento a los plazos de tiempo pactados con el prestador del servicio; a efectode que esa Gerencia, lleve a cabo la aplicación de las Penas Convencionalescorrespondientes.

o La ejecución de trabajos de Mantenimiento Correctivo, deberán contar con laautorización expresa del Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo, quién deberácontar invariablemente, con las cotizaciones económicas de las fallas determinadas alos Vehículos Utilitarios por el Prestador del Servicio; las cotizaciones deberánpresentarse en hoja membreteada con los siguientes datos:

Nombre, Fecha, Domicilio y Teléfono del Prestador del ServicioDescripción del Vehículo, Tipo y Marca correspondiente.Placas y Modelo.Precios Unitarios por Concepto, con IVA desglosado.Tiempo de Entrega.Nombre y Firma del Encargado o Representante Autorizado por el Taller.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, será la encargada de recibir lassolicitudes de Mantenimiento Correctivo para los Vehículos Utilitarios y tramitar con elTaller Contratado su reparación; así como de reunir, la documentación soportecorrespondiente para efectos de pago.

MANUAL ADMINISTRATIVODía30 Mes I AñoDIC 2002


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922


o Será responsabilidad de la Gerencia de Servicios de Apoyo, verificar que las facturaspresentadas por el Prestador del Servicio contratado, especifiquen los importesunitarios por cada concepto, separando los correspondientes a materiales,refacciones, mano de obra aplicada y desglose del Impuesto al Valor Agregado; asícomo de firmar las mismas de Vo.Bo., en su caso.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, solicitará al taller externo querealizó el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo a los Vehículos UtilitariosPropiedad del Organismo, las piezas usadas que les fueron retiradas a esasunidades; estableciendo para el efecto, una periodicidad mensual para su entregarecepción, donde participarán representantes de la Gerencia de Mantenimiento y dela Contraloría Interna.

o La Gerencia de Servicios de Apoyo, no autorizará las facturas de pago por conceptode Servicios de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, que no estén amparadascon la correspondiente Orden de Trabajo debidamente autorizada; generada para elefecto'por la "Gerencia".



Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHlcULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

DESCRIPCiÓN NARRATIVA

lo

BiPMes AñoDIC 2002

1122


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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios MP/DÁlGSAJ12-02I07

Unidad Administrativa Tiempo

GERENCIADE SERVICIOS

DE APOYOU. DEPT AL. DE

SERVICIOSGENERALES

DIRECCiÓN YIOGERENCIA DE ÁREA

USUARIA

GERENCIADE SERVICIOS

DE APOYOU. DEPTAL. DE

SERVICIOSGENERALES


USUARIA

No. Descripción de la Actividad

1

1

1

1

CON BASE Al PROGRAMA ANUAL DEMANTENIMIENTOPREVENTIVO PARA lOS

VEHíCULOS UTILlTARIOS DE RED DETRANSPORTE DE PASAJEROS DEL D.F.

1 Notifica mediante oficio a los usuarios de losVehículos Utilitarioslas fechas en que deberá depresentar el vehículo, al Servicio deMantenimiento Preventivo . con el TallerContratado; de conformidad a las políticasestablecidas en el presente procedimiento,recaba acuse de recibo en copia del oficio yarchiva.

2 Recibe oficio de notificación en donde seestablecen las fechas programadas para elServicio de Mantenimiento Preventivo que sedará a los vehículos Utilitarios (Afinación yVerificación);con una periodicidad mínima de dosveces al año y archiva oficio.

EN LA FECHA PROGRAMADA PARAMANTENIMIENTOPREVENTIVO

3 Entrega al usuario copia debidamente requisitadade la "Orden de Servicio" donde se establece eldía en que deberá presentar el vehículo aMantenimiento Preventivo con el Prestador delServicio Contratado; la unidad se deberáentregar, durante las dos primeras horas delhorario de trabajo en el taller contratado, recabaacuse de recibo en original y archiva.

4 Recibe copia de la "Orden de Servicio"debidamente requisitada, presenta el VehículoUtilitario en el taller contratado, en la fecha y horaestablecida en la "Orden"; para que le seapracticado el Servicio de Afinación y Verificacióncorrespondiente al Mantenimiento Preventivoconcertado.

Mes AñoDIC 2002

12

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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa

PREST ADOR DELSERVICIO

(TALLER)


USUARIA

PRESTADOR DELSERVICIO( TALLER)


USUARIA

GERENCIA DESERVICIOS DE APOYO

U. DEPT AL. DESERVICIOS

GENERALES

No. Descripción de la Actividad ITiempo

5 Recibe Vehículo Utilitariocon "Orden de Servicio", I 1levanta inventario del vehículo y entrega copia alusuario, realiza el Servicio de Afinación yVerificación en el tiempo convenido segúncontrato, bajo la supervisión del personaldesignado por la Gerencia de Servicios de Apoyo;almacena refacciones y/o piezas usadas; recabala firma de VO.Bo.del supervisor designado por laGerencia de Servicios de Apoyo en la "Orden" yentrega el Vehículo al usuario autorizado.

Recibe Vehículo Utilitario, verificando que ell 1documento presente la fecha correcta derecepción de la unidad, o en su caso, solicita quesea registrada la fecha correcta; firma deconformidad la "Orden de Servicio" e integra elvehículo a la operación, de acuerdo a lasactividades asignadas y a las Políticas deOperación del presente procedimiento. Se remiteal fin del Procedimiento.

6

Recaba del usuario, la firma de recepción en la I 1"Orden de Servicio" que ampara los trabajosefectuados, prepara factura y documentaciónsoporte para solicitar su pago correspondiente.Se remitea la ActividadNO.16

7

CUANDO LOS VEHíCULOS UTILlTARIOSREQUIERAN MANTENIMIENTO CORRECTIVO

8 Elabora oficio de solicitud de MantenimientoCorrectivo, con VO.Bo. del Director del área yentrega original a la Gerencia de Servicios deApoyo; recaba acuse de recibo en copia yarchiva.

9 Recibe oficio de solicitud de MantenimientoCorrectivo, elabora "Orden de Servicio" en originaly copia debidamente requisitada; entrega copia alresguardatario y archiva original con oficio desolicitud en control interno.

1

1

Mes AñoDIC 2002

1322



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Unidad Administrativa Descripción de la Actividad I Tiempo


USUARIA

PRESTADOR DELSERVICIO(TALLER)

GERENCIA DE SERVICIOSDE APOYO

U. DEPTAL. DE SERV.GENERALES

PRESTADOR DELSERVICIO( TALLER)


USUARIA

No.

10 Recibe copia de la "Orden de Servicio", presenta I 1vehículo al taller contratado y recibe copia delInventario practicado durante la recepción delmismo en el taller; archiva temporalmente, copiade Inventario en expediente.

11 Recibe Vehículo Utilitario y/o solicitud de I 1corrección de presupuesto, elabora diagnóstico ypresenta presupuesto a la Unidad Departamentalde Servicios Generales, para autorización delTitular de la Gerencia de Servici~s de Apoyo.

12 Recibe diagnóstico con presupuesto y verifica los I 1precios de los servicios d~ mantenimientoconvenidos según contrato y determina si losimportes presupuestados, se apegan a losestablecidos en sus cláusulas.

¿ SE AUTORIZA MANTENIMIENTOCORRECTIVO?

NO

13 I Notifica mediante escrito al prestador del ServicioContratado, su desapego a lo estipulado enContrato, respecto de los importes inicialmentepresupuestados por concepto de MantenimientoCorrectivo a Vehículos Utilitarios; solicitando lacorrección del presupuesto presentado. Se remitea la Actividad No. 11

SI14 I Elabora "Orden de Servicio" consignando los

trabajos de Mantenimiento Correctivo a realizar aVehículos Utilitarios, con la firma de autorizacióndel Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo;turna al taller contratado.

15 Recibe "Orden de Servicio" autorizada, realizaMantenimiento Correctivo a Vehículos, resguardarefacciones usadas hasta su entrega a la UnidadDepartamental de Servicios de Apoyo; y entregaVehículos reparados.

1

16 Recibe el Vehículo reparado, firma de recepciónen "Orden de Servicio"; integra el VehículoUtilitario a la o'peración propia del área.

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22

.illiQ2002

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Unidad Administrativa

GERENCIA DESERVICIOS DE

APOYO,U.DEPTAL.DESERV.GENERALES

GERENCIA DEABASTECIMIENTOS

No. Descripción de la Actividad Tiempo

2

5

INICIA TRÁMITE PARA LA AUTORIZACiÓN YPAGO DE FACTURAS POR TRABAJOS DE

MANTENIMIENTO

17 Recibe del Prestador del Servicio deMantenimiento contratado,' factura ydocumentación soporte, verifica que los importesy plazos de la ejecución de los' trabajosrealizados; correspondan a lo convenido encontrato.

¿OTORGA VO.Bo. A FACTURA YDOCUMENTACiÓN SOPORTE?

NO18 I Regresa factura y documentación soporte al

Prestador del Servicio para su corrección y/oaclaración correspondiente.

SI19 I Obtiene copia fotostática de la factura, entrega

factura original con documentación soporte yfirma de VO.Bo., al Prestador del Servicio paraque lleve a cabo el trámite de su cobro ante lamesa de Control de la Dirección de Finanzas.

20 I Turna copia fotostática de la factura a la Gerenciade Abastecimientos, solicitando la elaboración dela "Cédula de Sanciones" correspondiente,debiendo proporcionar en caso de existir, elmonto de las penas convencionales derivadas delincumplimiento a los plazos pactados enContrato; sanciones atribuidas al Prestador delServicio.

21 Recibe copia fotostática de factura, elabora"Oédula de Sanciones" con los importescorrespondientes y/o en ceros de no existirsanciones; turna a Mesa de Control de laDirección de Finanzas, para su aplicación en elpago respectivo.

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MANUALADMINISTRATIVO Mes I AñoDIC 2002

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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehiculos Utilitarios MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa No.

MESA DE CONTROLDIRECCiÓN DE

FINANZAS

GERENCIAS DEPROGRAMACiÓN Y

PRESUPUESTO,ABASTECIMIENTOSY DE SERVICIOS DE

APOYO

Descripción de la Actividad I Tiempo

22 Recibe Facturas, documentación soporte y I 1"Cédula de Sanciones" en ceros y/o con importespor concepto de las sanciones derivadas delincumplimiento de los Prestadores de Servicios,con los plazos pactados en contrato; para suaplicación en los trámites de pagocorrespondientes.

ENLACE CON EL PROCEDIMIENTO: Recepciónde Facturas y Pago a Proveedores.

MENSUALMENTE

23 Realizan conciliación de los Recursos FinancierosPresupuestados, Contratados y Ejercidos parallevar a cabo el Mantenimiento Preventivo y/oCorrectivo de los Vehículos Utilitarios propiedadde Red de Transporte de Pasajeros del D.F.

1

FIN



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Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHíCULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02/07

DIAGRAMA DE FLUJO

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Pag:De:

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Nombredel Procedimiento:MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVOA VEHlcULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02/07


U.DEPTAL.DE SERVICIOS GENERALES

NOTIFICA

y TURNA

3

ELABORA

NOTIFICAY ENTREGA

9

RECIBEELABORA YENTREGA

DIRECCION Y/OGERENCIA DE AREA

USUARIA

RECIBENOTIFICACIONPROGRAMA DEMANTENIMIENTO

RECIBE YEHICULO UTILITARIOFIRMA ORDENDE SERVICIO

ELABORA yTURNA

10

RECIBE Y PRESENTA C/VEH 1 C U LO

16

RECIBE VEHICULO y LO INTEGRA A LA OPERACION

2

8

PRESTADOR DELSERVICIO

( TALLER )

s

RECIBEVEHICULO UTILITARIO REALIZA MANTTO. yENTREGA

11

RECIBE VEHICULO/ELABORA CORRECCIONES yPRESENTA

APAG.18

DFDAMAVU 1/3


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Nombredel Procedinúento:MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVOA VEHíCULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02/07


U.DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES


U.DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS

DEPAG.17 21

19

RECIBEVERIFICA

OBTIENE FOTOSTATICA AFACTURA Y ARCHIVA

RECIBE PARATRAMITE DE CEDULA DE SANCION, ELABORAy TURNA

12

F

APAG.19

yDETERMINA

20

13 14TURNA COPIAFOTOST AT ICAP/SANCIONES

6"'-"

6A DE A

PAG B PAG~ PAG C

17 17V 17

CaPTA

17

RECIBE PARA

VO.BO. (Y/O ACORRECCION) yTURNA

DOC TS.

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SI

DFDAMAVU 2/3


Pag:De:

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Nombredel Procedimiento:MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVOA VEHICULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

MESA DE CONTROL

DIRECCION DE FINANZAS

GERENCIAS DE PROGRAMACIONy PRESUPUESTO, ABASTECIMIENTOS

Y DE SERVICIOS DE APOYO

DEPAG.18

22

08TIENE COPIAFOTOSTATICA AFACTURA ENTREGA ORIGINALESY

23

DOCTS.

lSOPORT~CEDULA

~

REALI ZAN CONCILIACION DELOS RECURSOSFINANCIEROS

.CONTRA

lTOS.~EJERCI

llEINILlAICE

DFDAMAVU 3/3



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2022 ~

Nombr~ d~1Proc~dlmiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVOA VEHlcULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS Orden de ServicioDEL DISTRITO FEDERAL No. 1

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO Fecha 2

ORDEN DE SERVICIO Día Mes Año

MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO

D A T O S D E L V E H í C U L O 3Contrato No.: Vigencia:No. de Placas: Tipo: I Marca:Modelo: Serie No.: I No. de Inventario:

TIPO DE ORDEN L P R E S T A D O R DEL SERVICIO 5Mantenimiento Correctivo: ( ) Razón Social:Mantenimiento Preventivo: ( )Garantía: ( ) Ubicación:Otro: ( )

Teléfono:'DESCRIPCiÓN DEL MANTENIMIENTO O REPARACiÓN 6

Fecha de terminación del Mantenimiento o Reparación: 7TIPO DE Bueno. ( )

MANTENIMIENTO L Regular ( )M a I o . ( )

O B S E R V A C I O N E S 9

AUTORIZO REALIZÓEL SERVICIO RECIBiÓ

10 11 12

Nombre: Nombre: Nombre:Gerentede Serviciosde Apoyo Cargo: Cargo:

PROCEDIMIENTO MPIDAlGSAl09-0 2/06

INSTRUCTIVO DE LLENADO CLASIFICACION

NOMBREDELFORMATOORDENDESERVICIO DAlGSAl16FTOOSGSA

OBJETIVO DEL FORMAT Registro y control de los Servicios de FECHA PAG.

Mantenimiento Correctivo y/o Preventivollevados a cabo por los Talleres Contra 24 Sep 2002 22tados por el Organismo.

No. DICE DEBEANOTARSE

1 Orden de Servicio. El número de folio consecutivo.

2 Fecha. El día, mes y año en que es elaborada la Orden.

3 Datos del Vehículo. La descripción, periodos y números de control requeridos.(Contrato No.; No. de Placas; Modelo; Vigencia; Tipo; SerieNo.; Marca y No. de Inventario)

4 Tipo de Orden. Una "X" en el paréntesis correspondientes.

5 Prestador del Servicio. Descripción referente a Razón Social, Ubicación y Teléfono.

6 Descripción del Manteni- Breve reseña de los trabajos realizados, donde se conside-miento o Reparación. re, la descripción de las refacciones cambiadas.

7 Fecha de terminación del El día mes y año de terminación de los trabajos.Mantenimiento/Reparación

8 Tipo de Mantenimiento. Una "X" en el paréntesis correspondiente.( Bueno, Regular o Malo)

9 Observaciones. Breve descripción de los hechos o circunstancias derivadasde los trabajos ejecutados, que por su importancia serequiera dejar por escrito.

10 Autorizó E.INombre y Firma del Gerente de Servicios de Apoyo11 Realizó el Servicio Nombre y firma de la persona que realizó el trabajo (taller)12 Recibió. Nombre y firma de la persona que recibió el vehículo

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