Mantto Preventivo y Correctivo a Vehiculos Utilitarios

MANUAL ADMINISTRATIVORed de Transporte Distrito Federal de Pasajeros del

MP/DA/GSA/12-02/07

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHCULOS UTlllTARIOS

MANUALADMINISTRATIVORed de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedinento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHICULOS UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-02I 07

NDICE

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Mes DIC

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Nombre

del Procedimiento:

Preventivo y Correctivo a Vehculos Utilitarios.

MP/DA/GSA/12-0'2J07

NDICE

CONCEPTO

PGINA

OBJETIVO

4

POLTICAS

6

DESCRIPCiN NARRATIVA

10

DIAGRAMA DE FLUJO

16

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

20

Nombre del Procedinento:

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MANUAL ADMINISTRATIVO

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Red de Transporte Distrito Federal

de Pasajeros

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PREVENTIVO

Y CORRECTIVO

A VEHICULOS

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OBJETIVO

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Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehculos Utilitarios.

OBJETIVO Establecer las actividades que deben realizar las reas de Red Transporte de Pasajeros del D.F., para solicitar el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo para los vehculos utilitarios que tienen bajo su resguardo, con el propsito de mantener sas unidades en optimas condiciones de operacin; as como las polticas, a las que debern sujetarse para tal efecto.

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MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

Y CORRECTIVO

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POLTICAS DE OPERACiN


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Ao2002

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Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehculos Utilitarios,

MP/DA/GSA/12-02l07

POlTICAS

DE OPERACiN

o La Gerencia de Servicios de Apoyo a travs de la Unidad Departamental de ServiciosGenerales, tendr bajo su responsabilidad la supervisin de la ejecucin de los Programas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo,. concertados con Talleres Externos. o El Resguardatario de Vehculos Utilitarios, deber realizar diariamente la revisin de los niveles de aceite, agua, anticongelante, lquido de frenos y presin de aire de llantas, que permitan mantener en optimas condiciones de operacin las unidades; por lo que de comprobarse daos a los Vehculos ocasionados por no haber aplicado las medidas preventivas sealadas, corresponder al signatario del resguardo el pago de los importes correspondientes.

o La

anterior disposicin, se aplicar de igual manera para el Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales; de acuerdo a los Vehculos que estn bajo su resguardo.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, ser responsable de notificar a los resguardatarios de Vehculos Utilitarios, la fecha en que debern presentar las unidades a Mantenimiento Preventivo en los talleres externos contratados; conforme al Programa de Mantenimiento Preventivo concertado con el Prestador del Servicio. o Ser responsabilidad de los resguardatarios, presentar los Vehculos Utilitarios a Mantenimiento Preventivo o Correctivo en los Talleres Externos contratados, con 1/4 de tanque de gasolina como mnimo en existencia; combustible que permitir el desarrollo de pruebas, a los trabajos de mantenimiento realizados por el Prestador del Servicio. o La Gerencia de Servicios de Apoyo a travs de la Unidad Departamental de Servicios Generales, designar al personal responsable de supervisar los Trabajos de Mantenimiento Preventivo y Correctivo en los Talleres Externos; con el propsito de verificar y certificar la calidad y avance de los trabajos contratados por el Organismo,

MANUAL ADMINISTRATIVORed de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal



MP/DAlGSAl12-02J07

o El

Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales, ser responsable solidario del personal designado para supervisar la calidad y avance de los trabajos de Mantenimiento Preventivo o Correctivo, encomendados a los Talleres Externos Contratados.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, mantendr vigilancia respecto al cumplimiento de los tiempos de ejecucin de los trabajos concertados con Talleres Externos, los cuales empezarn a contar a partir de la recepcin de los vehculos en las instalaciones del Prestador del Servicio; as como a los establecidos, en las Ordenes de Trabajo generadas para el efecto por la Gerencia de Servicios de Apoyo. o El Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales, ser responsable de notificar a la Gerencia de Abastecimientos, los das de atraso o demoras por incumplimiento a los plazos de tiempo pactados con el prestador del servicio; a efecto de que esa Gerencia, lleve a cabo la aplicacin de las Penas Convencionales correspondientes. o La ejecucin de trabajos de Mantenimiento Correctivo, debern contar con la autorizacin expresa del Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo, quin deber contar invariablemente, con las cotizaciones econmicas de las fallas determinadas a los Vehculos Utilitarios por el Prestador del Servicio; las cotizaciones debern presentarse en hoja membreteada con los siguientes datos: Nombre, Fecha, Domicilio y Telfono del Prestador del Servicio Descripcin del Vehculo, Tipo y Marca correspondiente. Placas y Modelo. Precios Unitarios por Concepto, con IVA desglosado. Tiempo de Entrega. Nombre y Firma del Encargado o Representante Autorizado por el Taller. o La Unidad Departamental de Servicios Generales, ser la encargada de recibir las solicitudes de Mantenimiento Correctivo para los Vehculos Utilitarios y tramitar con el Taller Contratado su reparacin; as como de reunir, la documentacin soporte correspondiente para efectos de pago.


Da 30

Mes DIC

I 2002Ao

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MP/DAlGSAl12-02J07

o Ser responsabilidad de la Gerencia de Servicios de Apoyo, verificar que las facturas presentadas por el Prestador del Servicio contratado, especifiquen los importes unitarios por cada concepto, separando los correspondientes a materiales, refacciones, mano de obra aplicada y desglose del Impuesto al Valor Agregado; as como de firmar las mismas de Vo.Bo., en su caso. o La Unidad Departamental de Servicios Generales, solicitar al taller externo que realiz el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo a los Vehculos Utilitarios Propiedad del Organismo, las piezas usadas que les fueron retiradas a esas unidades; estableciendo para el efecto, una periodicidad mensual para su entrega recepcin, donde participarn representantes de la Gerencia de Mantenimiento y de la Contralora Interna. o La Gerencia de Servicios de Apoyo, no autorizar las facturas de pago por concepto de Servicios de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, que no estn amparadas con la correspondiente Orden de Trabajo debidamente autorizada; generada para el efecto' por la "Gerencia".



MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

Y CORRECTIVO

A VEHlcULOS

UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-021

07

DESCRIPCiN NARRATIVA

l

BiPUnidad Administrativa


Mes DIC

Ao 2002

~:

~

11 22

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehculos Utilitarios

MP/DlGSAJ12-02I07

No.

Descripcin de la Actividad

Tiempo

CON BASE Al PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTOPREVENTIVO PARA lOS VEHCULOS UTILlTARIOS DE RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL D.F. GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPT AL. DE SERVICIOS GENERALES

1

Notifica mediante oficio a los usuarios de los Vehculos Utilitarioslas fechas en que deber de presentar el vehculo, al Servicio de Mantenimiento Preventivo . con el Taller Contratado; de conformidad a las polticas establecidas en el presente procedimiento, recaba acuse de recibo en copia del oficio y archiva. Recibe oficio de notificacin en donde se establecen las fechas programadas para el Servicio de Mantenimiento Preventivo que se dar a los vehculos Utilitarios (Afinacin y Verificacin);con una periodicidad mnima de dos veces al ao y archiva oficio.EN LA FECHA PROGRAMADA PARA MANTENIMIENTOPREVENTIVO

1

DIRECCiN YIO GERENCIA DE REA USUARIA

2

1

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES

3

Entrega al usuario copia debidamente requisitadade la "Orden de Servicio" donde se establece el da en que deber presentar el vehculo a Mantenimiento Preventivo con el Prestador del Servicio Contratado; la unidad se deber entregar, durante las dos primeras horas del horario de trabajo en el taller contratado, recaba acuse de recibo en original y archiva.

1


4

Recibe copia de la "Orden de Servicio" debidamente requisitada, presenta el Vehculo Utilitario en el taller contratado, en la fecha y hora establecida en la "Orden"; para que le sea practicado el Servicio de Afinacin y Verificacin correspondiente al Mantenimiento Preventivo concertado.

1

MANUALADMINISTRATIVORed de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehculos Utilitarios

Mes DIC

Ao 2002

~:

tk

12 ~

MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa

No.


ITiempo1

PREST ADOR DEL SERVICIO (TALLER)

5

Recibe Vehculo Utilitariocon "Orden de Servicio", I levanta inventario del vehculo y entrega copia al usuario, realiza el Servicio de Afinacin y Verificacin en el tiempo convenido segn contrato, bajo la supervisin del personal designado por la Gerencia de Servicios de Apoyo; almacena refacciones y/o piezas usadas; recaba la firma de VO.Bo.del supervisor designado por la Gerencia de Servicios de Apoyo en la "Orden" y entrega el Vehculo al usuario autorizado. Recibe Vehculo Utilitario, verificando que ell documento presente la fecha correcta de recepcin de la unidad, o en su caso, solicita que sea registrada la fecha correcta; firma de conformidad la "Orden de Servicio" e integra el vehculo a la operacin, de acuerdo a las actividades asignadas y a las Polticas de Operacin del presente procedimiento. Se remite al fin del Procedimiento. Recaba del usuario, la firma de recepcin en la I "Orden de Servicio" que ampara los trabajos efectuados, prepara factura y documentacin soporte para solicitar su pago correspondiente. Se remitea la ActividadNO.16CUANDO LOS VEHCULOS UTILlTARIOS REQUIERAN MANTENIMIENTO CORRECTIVO


6

1

PRESTADOR DEL SERVICIO ( TALLER)

7

1


8

Elabora oficio de solicitud de Mantenimiento Correctivo, con VO.Bo. del Director del rea y entrega original a la Gerencia de Servicios de Apoyo; recaba acuse de recibo en copia y archiva. Recibe oficio de solicitud de Mantenimiento Correctivo, elabora "Orden de Servicio" en original y copia debidamente requisitada; entrega copia al resguardatario y archiva original con oficio de solicitud en control interno.

1

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPT AL. DE SERVICIOS GENERALES

9

1

MANUALADMINISTRATIVORed de Transporte Distrito Federal de Pasajeros del

Mes DIC

Ao 2002

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MP/DAlGSAl12-02/07


No. 10

Descripcin

de la Actividad

I Tiempo1


Recibe copia de la "Orden de Servicio", presenta I vehculo al taller contratado y recibe copia del Inventario practicado durante la recepcin del mismo en el taller; archiva temporalmente, copia de Inventario en expediente. Recibe Vehculo Utilitario y/o solicitud de I correccin de presupuesto, elabora diagnstico y presenta presupuesto a la Unidad Departamental de Servicios Generales, para autorizacin del Titular de la Gerencia de Servici~s de Apoyo. Recibe diagnstico con presupuesto y verifica los I precios de los servicios d~ mantenimiento convenidos segn contrato y determina si los importes presupuestados, se apegan a los establecidos en sus clusulas. SE AUTORIZA MANTENIMIENTO CORRECTIVO?

PRESTADOR DEL SERVICIO (TALLER)

11

1

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPTAL. DE SERV. GENERALES

12

1

13

I

NO Notifica mediante escrito al prestador del Servicio Contratado, su desapego a lo estipulado en Contrato, respecto de los importes inicialmente presupuestados por concepto de Mantenimiento Correctivo a Vehculos Utilitarios; solicitando la correccin del presupuesto presentado. Se remite a la Actividad No. 11 SI Elabora "Orden de Servicio" consignando los trabajos de Mantenimiento Correctivo a realizar a Vehculos Utilitarios, con la firma de autorizacin del Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo; turna al taller contratado. Recibe "Orden de Servicio" autorizada, realiza Mantenimiento Correctivo a Vehculos, resguarda refacciones usadas hasta su entrega a la Unidad Departamental de Servicios de Apoyo; y entrega Vehculos reparados. Recibe el Vehculo reparado, firma de recepcin en "Orden de Servicio"; integra el Vehculo Utilitario a la o'peracin propia del rea. 1

14

I

PRESTADOR DEL SERVICIO ( TALLER)

15


16

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~MANUALADMINISTRATIVORed de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal DIC

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14 22

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MP/DAlGSAl12-02/07


No.


Tiempo

INICIA TRMITE PARA LA AUTORIZACiN Y PAGO DE FACTURAS POR TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO,U.DEPTAL.DE SERV.GENERALES

17

Recibe del Prestador del Servicio de Mantenimiento contratado,' factura y documentacin soporte, verifica que los importes y plazos de la ejecucin de los' trabajos realizados; correspondan a lo convenido en contrato. OTORGA VO.Bo. A FACTURA Y DOCUMENTACiN SOPORTE?

2

NO 18 I Regresa factura y documentacin soporte al Prestador del Servicio para su correccin y/o aclaracin correspondiente. SI 19 I Obtiene copia fotosttica de la factura, entrega factura original con documentacin soporte y firma de VO.Bo., al Prestador del Servicio para que lleve a cabo el trmite de su cobro ante la mesa de Control de la Direccin de Finanzas. 20 I Turna copia fotosttica de la factura a la Gerencia de Abastecimientos, solicitando la elaboracin de la "Cdula de Sanciones" correspondiente, debiendo proporcionar en caso de existir, el monto de las penas convencionales derivadas del incumplimiento a los plazos pactados en Contrato; sanciones atribuidas al Prestador del Servicio. GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS 21 Recibe copia fotosttica de factura, elabora "Odula de Sanciones" con los importes correspondientes y/o en ceros de no existir sanciones; turna a Mesa de Control de la Direccin de Finanzas, para su aplicacin en el pago respectivo. 5

MANUALADMINISTRATIVORed de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehiculos Utilitarios

Mes DIC ( De: Pag:

I

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~

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No.

Descripcin

de la Actividad

I Tiempo1

MESA DE CONTROL DIRECCiN DE FINANZAS

22

Recibe Facturas, documentacin soporte y I "Cdula de Sanciones" en ceros y/o con importes por concepto de las sanciones derivadas del incumplimiento de los Prestadores de Servicios, con los plazos pactados en contrato; para su aplicacin en los trmites de pago correspondientes. ENLACE CON EL PROCEDIMIENTO: Recepcin de Facturas y Pago a Proveedores. MENSUALMENTE

GERENCIAS DE PROGRAMACiN Y PRESUPUESTO, ABASTECIMIENTOS Y DE SERVICIOS DE APOYO

23

Realizan conciliacin de los Recursos Financieros Presupuestados, Contratados y Ejercidos para llevar a cabo el Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de los Vehculos Utilitarios propiedad de Red de Transporte de Pasajeros del D.F.

1

FIN


[ De: Pag:

16 22

j

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHCULOS UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-02/07

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUALADMINISTRATIVO

11.GERENCIAU.DEPTAL.DE

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Pag: De:

17 22

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHlcULOS UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-02/07

DE SERVICIOSGENERALES

DE APOYOSERVICIOS

DIRECCION Y/O GERENCIA DE AREA

USUARIA

PRESTADOR DEL SERVICIO ( TALLER )

2 RECIBE NOTIFICACION PROGRAMA DE MANTENIMIENTONOTIFICA y TURNA

sRECIBE VEHICULO UTI LITARIO REALI ZA MANTTO. y ENTREGA

RECIBE YEHICU LO UTILITARIO FIRMA ORDEN DE SERVICIO

11 RECIBE VEHICU LO/ELABORA CO RRECCIONES y PRESENTA

3ELABORA NOTIFICA Y ENTREGA ELABORA TURNA y 8

10 RECIBE Y PRE SENTA C/VEH 1 C U LO

9 RECIBE ELABORA ENTREGA Y 16 RECIBE VEHICU LO y LO INTE GRA A LA OPE RACIONA PAG. 18

DFDAMAVU

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Pag: De:

18 22

Nombre del Procedinento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHCULOS UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-02/07

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U.DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U.DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES

GERENCIA

DE

ABASTECIMIENTOS

DE PAG. 17 1912 RECIBE VERIFICA y DETERMINA OBTIENE TOSTATICA FACTURA Y CHIVA FO A AR

21RECIBE PARA TRAMITE DE CE DULA DE SAN CION, ELABORA y TURNA

FA PAG. 19 20 13

14

TURNA COPIA FOTOST AT ICA P/SANCIONES

CaPTA

"'-"A PAG 17

6B

DE PAG~ 17V

A PAG 17

6C

17RECIBE PARA VO.BO. (Y/O A CORRECCION) y TURNA

DOC TS.

~SI

DFDAMAVU

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Pag: De:

19 2207

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHICULOS UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-021

MESA

DE CONTROLDE FINANZAS

DIRECCION

GERENCIAS DE PROGRAMACION y PRESUPUESTO, ABASTECIMIENTOS Y DE SERVICIOS DE APOYO

DE PAG. 18

2208TIENE COPIA FOTOSTATICA A FACTURA ENTRE GA ORIGINALES Y 23 DOCTS. lSOPORT ~CEDULA REALI ZAN CON CILIACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

~

lE IN IL lA IC E

.CONTRA lTOS. ~EJERCI

l

DFDAMAVU

3/3


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20 2207

~

Nombr~ d~1Proc~dlmiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHlcULOS UTILlTARIOS

MP/DAlGSAl12-021

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

RED DE TRANSPORTE

DE PASAJEROS

Orden de Servicio

DEL DISTRITO FEDERALGERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO ORDEN DE SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO D AContrato No.: No. de Placas: Modelo: TIPO DE ORDEN L Mantenimiento Correctivo: ( Mantenimiento Preventivo: ( Garanta: ( Otro: ( ) ) ) )

No.Fecha Da Mes

12 Ao

T

O SVigencia: Tipo: Serie No.:

D E L

V

E H

C

U

L

O

3

I Marca: I No. de Inventario:DEL SERVICIO 5

P R E S T A D O R Razn Social: Ubicacin:

Telfono:'

DESCRIPCiN

DEL MANTENIMIENTO

O REPARACiN

6

Fecha de terminacin del Mantenimiento o Reparacin: Bueno. TIPO DE

7(

Regular MANTENIMIENTO L M a I o . O B S E R V A C I O N E S

((

) ))

9

AUTORIZO 10

REALIZEL SERVICIO

RECIBi 12

11

Nombre:

Nombre:

Nombre:Cargo:

Gerentede Serviciosde Apoyo Cargo:

PROCEDIMIENTOINSTRUCTIVO DE LLENADONOMBREDELFORMATO ORDENDE SERVICIO

MP IDAlGSAl09-0 2/06 CLASIFICACION DAlGSAl16 FTOOSGSA FECHA PAG.

OBJETIVO DEL FORMAT

Registro

y control de los Servicios deCorrectivo y/o Preventivo 24

Mantenimiento

llevados a cabo por los Talleres Contratados por el Organismo. No.1

Sep

2002

22

DICE Orden de Servicio. Fecha. Datos del Vehculo.

DEBEANOTARSEEl nmero de folio consecutivo. El da, mes y ao en que es elaborada la Orden. La descripcin, periodos y nmeros de control requeridos. (Contrato No.; No. de Placas; Modelo; Vigencia; Tipo; Serie No.; Marca y No. de Inventario) Una "X" en el parntesis correspondientes.

2 3

4

Tipo de Orden.

5 6

Prestador del Servicio. Descripcin del Mantenimiento o Reparacin. Fecha de terminacin del Mantenimiento/Reparacin Tipo de Mantenimiento.

Descripcin referente a Razn Social, Ubicacin y Telfono. Breve resea de los trabajos realizados, donde se considere, la descripcin de las refacciones cambiadas. El da mes y ao de terminacin de los trabajos.

7

8

Una "X" en el parntesis correspondiente. ( Bueno, Regular o Malo) Breve descripcin de los hechos o circunstancias derivadas de los trabajos ejecutados, que por su importancia se requiera dejar por escrito. E.INombre y Firma del Gerente de Servicios de Apoyo Nombre y firma de la persona que realiz el trabajo (taller) Nombre y firma de la persona que recibi el vehculo

9

Observaciones.

10 1112

Autoriz Realiz el Servicio Recibi.

Mantto Preventivo y Correctivo a Vehiculos Utilitarios

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