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CHORUS PRO

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Aout 2016 – En collaboration avec les équipes Adullact Projet – Montpellier - www.adullact-projet.coop

INTRODUCTION.............................................................................................................................................. 4

Rappel du contexte réglementaire relatif à l’échange de factures électroniques.................4

.1er JANVIER 2017 : UNE ÉCHÉANCE RÉGLEMENTAIRE INCONTOURNABLE..................................................4

.PÉRIMÈTRE DE L'OBLIGATION RÉGLEMENTAIRE POUR LES ENTITÉS PUBLIQUES.................................6

.UNE PLATEFORME COMMUNE À L'ENSEMBLE DE LA SPHÈRE PUBLIQUE....................................................7

. L'expérience capitalisée par les services de l’État : Chorus Factures....................................................................................7

.Avantages de la solution unique CP...........................................................................................................................................................7

. ÉLÉMENTS DE VOLUMÉTRIE ET IMPACTS FINANCIERS ........................................................................................9

PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS DE CHORUS PRO................................................11

. CP : LES GRANDS PRINCIPES..............................................................................................................................................11

. CP: TRAITEMENT DE LA FACTURE - « FLUX PIVOT » .......................................................................................11

. MODALITÉS D’ÉCHANGES DES FACTURES...............................................................................................................12

.Le mode Portail.................................................................................................................................................................................................12

.Le mode Service (API)...................................................................................................................................................................................13

.Le mode EDI.......................................................................................................................................................................................................14

.Entités publiques : comment choisir son mode d'accès.................................................................................................15

.IDENTIFICATION DE L’ÉMETTEUR ET DU RÉCEPTEUR DANS CP....................................................................16

.Identification de l'émetteur dans CP.......................................................................................................................................................16

.Modalités d'identification du destinataire par le fournisseur........................................................................................................16

.LES POSSIBILITÉS DE PARAMÉTRAGE OUVERTES AUX COLLECTIVITÉS LOCALES...........................17

.DÉTAILS DES CONTRÔLES EFFECTUÉS PAR CP.......................................................................................................17

.SUIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES PAR LE FOURNISSEUR.......................................................................18

.MODALITÉS DE FACTURATION INTER-COLLECTIVITÉS........................................................................................19

.ARCHIVAGE DES FACTURES..................................................................................................................................................20

COMMENT SE PRÉPARER À L’ÉCHÉANCE DU 1er JANVIER 2017 ?.................................21

.LES AVANTAGES DE L'UTILISATION D'UN PORTAIL TIERS..................................................................................22

.DOIT-ON UNIFORMISER LES TRAITEMENTS PAPIER ET ÉLECTRONIQUE ?...............................................23

.INTÉRÊT DU FORMAT PIVOT CP DANS LE TRAITEMENT UNIFIÉ......................................................................23

Comment Use it Chorus répond aux besoins ?.................................................................................24

GLOSSAIRE.................................................................................................................................................... 25

POUR ALLER PLUS LOIN........................................................................................................................27

INTRODUCTION

A compter du 1er janvier 2017, les collectivités locales et les établissements publics recevront des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs et d'autres entités publiques.

L'objectif du présent document est d'apporter des éclaircissements concernant :

- le périmètre des entités concernées et l'échéancier de mise en œuvre de la dématérialisation des factures

- la présentation de la solution Chorus Pro (CP 2017)

- les avantages supplémentaires liés l'utilisation d'un portail tiers

Le présent document est soumis à modifications, le dispositif CP étant au stade du pilote.

RAPPEL DU CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE RELATIF À L’ÉCHANGE DE FACTURES ÉLECTRONIQUES

. 1er JANVIER 2017 : UNE ÉCHÉANCE RÉGLEMENTAIRE INCONTOURNABLE

Depuis le 1er Janvier 2012, l’État est dans l’obligation de pouvoir recevoir les factures de ses fournisseurs par voie électronique (loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008).

En vertu de la loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, l'ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de développement progressif de la facturation électronique dans la sphère publique, à compter du 1er janvier 2017.

AU 1 er JANVIER 2017 :

Les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs seront dans l'obligation d'émettre et de réceptionner toutes factures par voie électronique.

A PARTIR DU 1 ER JANVIER 2017 :

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, suivront le calendrier progressif obligatoire suivant :

• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés et CA >1,5 milliards €) et les personnes publiques

• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et CA < 1,5 milliards €)

• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et CA < 50 millions €)

• 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises (- 10 salariés et CA < 2 millions €)

Les fournisseurs non encore soumis à l'obligation à une date donnée peuvent formuler une demande d'enregistrement au service CP s’ils le souhaitent.

Afin d'informer les entreprises et leurs organismes représentatifs (chambres de commerce et d'industrie, chambres des métiers, ordres professionnels, etc.), la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et l'Agence pour l'Informatique Financière de l’État (AIFE) ont organisé un ensemble de réunions d'information. Ce dispositif va se poursuivre tout au long du second trimestre 2016.

Une plaquette d'information spécifique a été conçue à l'intention des entreprises. Elle est disponible sur le site de l'AIFE à l'adresse :

http://www.economie.gouv.fr/files/plaquettecpp2017_20151013-v1.1.pdf

Les collectivités locales n'ont donc pas à se charger elles-mêmes d'informer leurs fournisseurs sur le contenu et les échéances du dispositif.

. PÉRIMÈTRE DE L'OBLIGATION RÉGLEMENTAIRE POUR LES ENTITÉS PUBLIQUES

SONT CONCERNÉS NE SONT PAS CONCERNÉS

- l’Etat, - les établissements publics nationaux (EPN)- les collectivités territoriales et leurs groupements - les établissements publics de santé- les établissements publics locaux (EPL): - établissements publics de coopération intercommunale (EPCI),- syndicats mixtes (SIVU et SIVOM),- établissements publics sociaux et médico-sociaux (notamment les EHPAD),- régies dotées de la personnalité morale, c'est-à-dire les régies personnalisées,- autres catégories d'établissements publics locaux- Autres formes de coopération entre collectivités (interdépartementales, interrégionales sauf les ententes, conventions, coopérations souples,...)

- les collectivités d’outre-mer, à l’exception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Barthélemy- les groupements de coopération sanitaire- les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire : - syndicat inter-hospitalier- communauté hospitalière de territoire- les groupements de coopération sociale et médico-sociale- les régies dotées de la seule autonomie financière- les groupements d'intérêt public locaux (ex GIP MDPH)- les associations syndicales autorisées- les associations foncières rurales

Ces entités concernées, à l'instar de tous les fournisseurs publics et des grandes entreprises, devront également émettre leurs factures à destination d'autres entités publiques sous forme dématérialisée à compter du 1er janvier 2017.

Source : AIFE – DGFiP – La facturation électronique, une échéance à préparer – Note d'information sur CPP 2017

. UNE PLATEFORME COMMUNE À L'ENSEMBLE DE LA SPHÈRE PUBLIQUE

. L'expérience capitalisée par les services de l’État : Chorus Factures

Depuis le 1er janvier 2012, l’État est dans l'obligation d'accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée.

L'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l’État) a donc développé, à cette fin, le portail «Chorus Factures» :

- sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures (PDF simple ou signé) et suivre l’avancement du traitement jusqu’à la mise en paiement

- où les fournisseurs ayant un volume de factures important transmettent directement les factures sous forme « d'échange de données informatisé » (EDI)

Le dispositif Chorus factures sera migré courant de l'été 2017 dans la plateforme CP, qui deviendra par conséquent l'environnement d'échanges de factures dématérialisé commun et unique pour l'ensemble des administrations nationales et les établissements publics assujettis.

.Avantages de la solution unique CP

De nombreuses entreprises travaillent pour des entités publiques de natures diverses.

La mise en place d'une plateforme d'échange unique présente donc des avantages en termes de sécurité et de simplicité dans les échanges.

Ce « point d'accès unique » traduit la volonté des pouvoirs publics de décloisonner les administrations, et de changer la perception de complexité et d'archaïsme que peuvent déplorer certains acteurs économiques dans leurs échanges avec l'ensemble de la sphère publique.

Les entreprises inscrites sur CP pourront donc suivre directement depuis le portail CP l'avancement de leurs factures et paiements, et cela pour l'ensemble des administrations

avec lesquelles elles sont en relations contractuelles et commerciales.

. ÉLÉMENTS DE VOLUMÉTRIE ET IMPACTS FINANCIERS

Les entités privées et publiques concernées par le dispositif CP sont les suivantes :

• 1.115.000 fournisseurs de la sphère publique (au terme des 4 jalons successifs d'entrée en vigueur, soit à l'échéance fin 2020)

• Dès 2017, 77.500 collectivités et établissements publics locaux et de santé

• 1.000 établissements publics nationaux

• L'ensemble des services de l’État

Le nombre d'agents de la sphère publique concernés est évalué à plus de 220.000 personnes.

Source : DGFIP et AIFE - Dématérialisation des factures du secteur public –

Présentation de la solution mutualisée Chorus Pro 2017

L’estimation des gains financiers potentiels associés au traitement dématérialisé des factures a été évaluée notamment dans le cadre d'une étude GS1 France qui établit :

• que le coût de traitement d’une facture dématérialisée émise est estimé à 5€, contre un coût de traitement d’une facture papier estimé entre 8 et 9,5€.

• que le coût de traitement d’une facture dématérialisée reçue est estimé à 7,5€ contre un coût de traitement d’une facture papier évalué à 13,8€.

Source : DGFIP et AIFE - La dématérialisation des factures des collectivités locales et des

établissements publics au 1er janvier 2017

PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS DE CHORUS PRO

. CP : LES GRANDS PRINCIPES

Le développement et la mise en service de CP est coordonné par l’AIFE.

Le service est accessible depuis Internet et est mis gratuitement à disposition des fournisseurs et des entités publiques. Les fournisseurs peuvent y déposer leurs factures et suivre l'état d'avancement des paiements associés.

Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d'un format dit « Pivot », qui facilite les échanges et intégrations dans les Systèmes d'Information (SI) des entités publiques.

. CP: TRAITEMENT DE LA FACTURE - « FLUX PIVOT »

La solution CP facilite le traitement de la facture, en proposant un flux pivot unique.

A partir des données reçues du fournisseur, CP génère systématiquement un « flux pivot », au contenu identique quels que soient l’émetteur, le format de transmission et le destinataire.

Le flux pivot repose sur la structuration syntaxique du protocole d’échange standard (PES facture) déjà utilisé par les collectivités pour leurs échanges de pièces comptables avec la DGFiP.

Le f lux pivot contient :

• Les données permettant la création d’un mandat (données relatives à l’en-tête et au pied de facture, ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées)

• La facture sous forme de pièce jointe

• Et, le cas échéant, les pièces justificatives (PJ) complémentaires (pièces de diverses natures, telles que des conventions, actes administratifs, pièces de marché, bon de commande etc.)

Le fournisseur et la collectivité destinataire choisissent leurs modes d'émission et de réception des factures, indépendamment l'un de l'autre.

L’émetteur de facture (le fournisseur) et le destinataire (la collectivité) choisissent, en totale indépendance l'un de l'autre, les modalités techniques d’émission ou de réception des factures qui conviennent à chacun d'entre eux, décrites dans le chapitre suivant.

En pratique, il conviendra à chaque collectivité de se rapprocher de son éditeur de Gestion Financière, qui indiquera quel mode de réception il privilégie pour l'intégration du flux dans son environnement de gestion.

. MODALITÉS D’ÉCHANGES DES FACTURES

Trois possibilités d'émission et de réception des factures, décrites ci-après, sont proposées par CP aux fournisseurs et aux collectivités :

• le mode Portail

• le mode Service (API)

• le mode EDI

.Le mode Portail

L’accès en mode portail est toujours disponible, quelle que soit la fonctionnalité utilisée et même si un autre mode d’accès a été choisi. Il nécessite uniquement d’avoir un compte utilisateur actif sur Chorus Pro.

Le mode portail est accessible aux fournisseurs et aux services de l’Etat par Internet, en se connectant à l’URL : https://chorus-pro.gouv.fr

• Pour les entités publiques :

Les entités publiques (hors services de l’État) accèdent à Chorus Pro via le Portail Internet Gestion Publique (PIGP) de la DGFiP. Le mode portail permet l'envoi d’un courriel de notification à la collectivité pour l’avertir de la disponibilité d'une nouvelle facture. Il est également possible de consulter et télécharger la facture dans son format de dépôt initial, les pièces jointes et le format pivot. Le portail dispose également d'un outil de recherche de factures antérieures.

Les entités publiques pourront ainsi répondre à l'obligation de réceptionner les factures dématérialisées, mais ne bénéficieront pas des avantages qu'offre la dématérialisation en termes d'efficacité, de productivité et de sécurité des données.

• Pour les structures privées:

La connexion en mode Portail permet le dépôt d'un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d'un fichier XML, ou bien la saisie de données dans un formulaire sur le portail Chorus Pro.

Ces deux alternatives sont des solutions manuelles, qui permettent aux entreprises de répondre à leur obligation d'envoyer des factures au format électronique.

.Le mode Service (API)

L’API (Application Programming Interface) de Chorus Pro met à disposition un ensemble de services qui peuvent être interrogés à partir d’un Système d'Information (SI) externe mais connecté à Chorus Pro.

Le mode service (via les API) permet aux partenaires d’intégrer les fonctionnalités offertes par le service Chorus Pro directement dans leur système d’information ou dans un portail tiers à valeur ajoutée.

Les principales fonctionnalités accessibles en API sont les suivantes :

L'accès en mode service implique bien entendu des travaux de raccordement et des tests préalables. L'AIFE a mis à disposition de l'ensemble des acteurs concernés une documentation complète sur la structure des APIs proposées ainsi qu'un environnement de tests (dispositif pilote).

.

Source : AIFE – Chorus Pro – Choisir son mode d'accès à Chorus Pro

.Le mode EDI

L'EDI (Échange de Données Informatisé) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence.

• Le tableau ci-dessous présente les fonctions actuellement supportées par le mode EDI pour la sphère des fournisseurs :

• Le tableau ci-dessous présente les fonctions actuellement supportées par le mode EDI pour la sphère des entités publiques :

Il est possible en mode EDI d’automatiser l’envoi à destination d'autres collectivités ou entités publiques et/ou la réception des factures et de programmer des échanges réguliers (batch).

Dans le cadre du service CP, le choix du mode EDI implique donc le recours à un tiers de télétransmission entre les acteurs concernés.

En outre, il impose (à ce stade), le format international de factures dématérialisé UBL-INVOICE.

Seules les fonctionnalités suivantes sont concernées :- Émission de factures (du système d’information de la structure vers Chorus Pro)- Suivi de la facture (retour « cycle de vie de factures » entre Chorus Pro et le système d’information de la structure)

→ L’accès aux autres fonctionnalités (assistance, gestion de compte…) doit se faire en mode portail ou en mode API.

Seules les fonctionnalités suivantes sont concernées :Réception de factures- Suivi de la facture (retour « cycle de vie de factures » entre le système d’information et CP)- Dans certains cas, émission de factures (du système d’information vers CP)

→ L’accès aux autres fonctionnalités (assistance, gestion de compte…) doit se faire en mode portail ou en mode API.

L’accès en mode EDI implique des travaux de raccordement préalables. Ce raccordement peut se faire soit :

- Directement entre le système d’information de l'entité privée et Chorus Pro- Via un opérateur de dématérialisation ou un Tiers De Télétransmission (TDT)

L’accès en mode EDI implique des travaux de raccordement préalables.

Ce raccordement doit se faire obligatoirement via un Tiers De Télétransmission (TDT). Ce TDT se raccordera via la plate-forme SEIFE de la DGFiP.

. Entités publiques : comment choisir son mode d'accèsLes principaux impacts pour chacune des solutions de raccordement sont présentés dans le schéma suivant :

Les possibilités d'intégration des SI clients sont les mêmes, que la collectivité choisisse le raccordement en mode service (API) ou en mode EDI.

Il est par conséquent probable, qu'eu égard à sa complétude fonctionnelle comme à sa simplicité de mise en œuvre,le mode API soit en pratique privilégié par la plupart des acteurs impliqués dans les échanges (éditeurs de solutions de gestion financière et d'ERPs).

Afin de qualifier leurs besoins, il convient que les entités publiques se rapprochent de leurs éditeurs et partenaires, afin de les guider dans le choix de leur mode de raccordement.

Le mode service est plus simple à implémenter, et nécessite un intermédiaire de moins que le mode EDI, dans lequel intervient une plate-forme supplémentaire (plate-forme SEIFE), ce qui est susceptible de rajouter un délai supplémentaire dans le traitement des factures.

Par ailleurs, il ne nécessite pas d'homologation, contrairement au mode EDI dont le raccordement doit se faire via un TDT qui doit être homologué.

Source : AIFE – Chorus Pro – Choisir son mode d'accès à Chorus Pro

. IDENTIFICATION DE L’ÉMETTEUR ET DU RÉCEPTEUR DANS CP

. Identification de l'émetteur dans CP

Principe : Chaque émetteur est identifié de manière unique dans CP, quel que soit le mode d'échange choisi.

Cette identification repose sur 3 éléments :

• Le code pays

• Le type d'identifiant

• L'identifiant

Selon la localisation du siège social du fournisseur, l'identifiant sera le suivant :

.Modalités d'identification du destinataire par le fournisseur

Principe: Chaque entité publique est identifiée de manière unique dans CP, quel que soit le mode de transmission choisi.

Le SIRET est l’identifiant unique de la personne publique destinataire.

Une entité publique peut recevoir des factures sur plusieurs SIRET, pouvant correspondre à des budgets différents. Dans CP, chaque entité publique est identifiée de manière unique au travers d'une ou plusieurs « fiche(s) structure(s) ».

Il y a autant de fiches structures que de SIRET gérant des factures dans la collectivité ou établissement.

Source : DGFIP et AIFE - La dématérialisation des factures des collectivités locales et des établissements publics au

1er janvier 2017

. LES POSSIBILITÉS DE PARAMÉTRAGE OUVERTES AUX COLLECTIVITÉS LOCALES

Les modalités de traitement interne des factures sont propres à chaque collectivité (centralisation du traitement à la direction des finances, déconcentration de leur validation dans les services opérationnels, etc.) Les pratiques en matière d’engagement de la dépense sont également diverses.

Pour les factures la concernant, chaque entité publique pourra rendre obligatoire dans CP, si elle le souhaite :

- la mention d'un code service (permettant de ventiler les factures entre les services de la collectivité)

- la référence à l’engagement comptable

Ces informations doivent donc figurer sur la facture déposée par le fournisseur.

CP permet la vérification de la présence de l'information relative au service destinataire comme celle relative à la référence à la commande ou à l'engagement comptable.

En cas de non-correspondance, la facture peut faire l'objet d'un rejet (il existe bien entendu un statut CP spécifique correspondant).

La collectivité doit donc informer ses fournisseurs des informations obligatoires qui doivent figurer sur les factures déposées.

. DÉTAILS DES CONTRÔLES EFFECTUÉS PAR CP

Trois niveaux de contrôles sont assurés par CP :

Cohérence du flux et sécurité :

Pour chaque flux reçu, un contrôle antiviral et un contrôle des formats sont prévus tant pour les données de facturation originales que pour les pièces jointes.

Structure de données :

Pour chaque type de flux, les règles de syntaxe, cardinalité et format des données sont contrôlées en entrée de la solution.

Cohérence des données :• Identification fournisseur : vérification de l'existence d'un identifiant• Numéro de facture : contrôle d’unicité de la facture• Date de facture : présence d’une date de facturation• Identifiant du destinataire : vérification de l’existence du SIRET

• Code service et engagement : contrôle de présence (selon paramétrages effectués par le destinataire)

• Devise : facture mono-devise uniquement• Date d’émission : date d’émission ≤ date de réception

. SUIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES PAR LE FOURNISSEURLe fournisseur peut visualiser l'état de traitement des factures qu'il a déposées dans Chorus Pro, et/ou récupérer les informations correspondantes dans son système d'information, si celui-ci est connecté à CP en mode EDI ou API. Plusieurs états de traitement sont disponibles dans CP :

✔ Déposée : La facture a été déposée par le fournisseur, les différents contrôles ont été réalisés et la facture a pu être intégrée au 'référentiel facture' de Chorus Pro

✔ En cours d'acheminement vers le destinataire : La facture a été envoyée par Chorus Pro à l'entité publique destinataire

✔ Mise à disposition du destinataire : Le flux contrôlé est accessible au traitement par la personne publique. La date de départ du délai global de paiement (DGP) correspond à celle de cet état « mis à disposition du destinataire ».

Il est à noter que la date de mise à disposition de la facture est fonction du mode de réception choisi par le destinataire :

✔ En mode EDI : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lors de l'envoi de l'acquittement suivant l'échange du flux pivot.

✔ En modes API et Portail : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lorsqu'elle est disponible dans l'espace « mes factures reçues » du destinataire, prévenu par l'envoi d'un courriel de notification.

Source : AIFE - Dossier de spécifications externes de la solution mutualisée- CP 2017 – V3.23

✔ A recycler : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture, avec pour motif une erreur sur les données d'acheminement

✔ Rejetée par l'ordonnateur : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex : données de facturation erronées, erreur dans les montants etc.)

✔ Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu'une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. La suspension d'une facture rallonge le DGP.

✔ Complétée : La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce jointe ou un commentaire à une facture au statut 'suspendue'. Ce statut n'est visible qu'en mode Portail ou Service.

✔ Service fait : Le service fait a été certifié et l'ordonnateur peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement

✔ Mandatée : Le mandat a été créé et traité par l'ordonnateur et peut désormais être transmis au comptable pour prise en charge

✔ Mise à disposition du comptable : Le mandat a été intégré dans le système d'information du comptable de la DGFiP

✔ Comptabilisée : Le mandat a été validé par le comptable et comptabilisé

✔ Mise en paiement : Le flux de virement a été envoyé à la Banque de France

. MODALITÉS DE FACTURATION INTER-COLLECTIVITÉS

Rappel préliminaire : L’avis des sommes à payer (ASAP) est considéré comme un document de facturation concerné par l’obligation de dématérialisation dès lors qu’il manifeste l'exécution d'un contrat en cours et qu’il résulte de la fourniture d'un bien ou d'un service.

Dès lors, le traitement dématérialisé des factures intra sphère publique à compter du 1er janvier 2017 devait également être pris en compte par CP.

L’émission de documents de facturation par les entités raccordées à Hélios s’appuie sur :

1- l’envoi d’un flux PES-Facture-ASAP à Hélios

2- l’envoi dématérialisé par le comptable à Chorus Pro pour les documents adressés à des destinataires publics (pris en charge par Hélios)

L’allotissement des factures émises s’effectue sur la base du référentiel des destinataires de CP qui est partagé avec la plateforme Helios.

. ARCHIVAGE DES FACTURES

Chorus Pro permet le stockage et la conservation des factures qui lui sont transmises par les émetteurs à destination des acteurs publics.

Les factures et les pièces jointes échangées sur CP sont conservées dans leur format d’origine dans l'entrepôt «ATLAS» de la DGFiP. Ces factures sont donc potentiellement accessibles et consultables par les collectivités qui ne disposent pas de leur propre système d'archivage électronique (SAE) et qui en feront la demande.

Atlas conservera ces éléments durant leur période d'utilité administrative, soit durant 10 ans.

Il est à noter que les fournisseurs n'ont en aucun cas accès à cet entrepôt et restent assujettis à l'obligation de conservation réglementée de leurs factures pour répondre à leurs obligations fiscales .

De même, les collectivités territoriales et établissements publics demeurent responsables de l'archivage de leurs documents comptables, y compris des pièces justificatives de leurs paiements dématérialisées à destination de leurs fournisseurs.

A ce titre, ils doivent donc pour mémoire assurer l'archivage électronique de leurs flux PES (dépenses comme recettes) signés électroniquement dans un SAE internalisé ou tiers-opéré par un tiers-archiveur agréé par le Ministère de la Culture et de la Communication.

L'archivage des flux PES emportant celui des pièces justificatives encapsulées, l'archivage électronique spécifique des factures dématérialisées n'est par conséquent pas obligatoire, mais demeure bien entendu soumis à la politique d'archivage définie par chaque personne publique/service d'archives

Source : DGFIP et AIFE - Dématérialisation des factures du secteur public – Présentation de la solution mutualisée Chorus

Pro 2017

COMMENT SE PRÉPARER À L’ÉCHÉANCE DU 1er JANVIER 2017 ?

L'AIFE en liaison avec la DGFiP a mis en place un dispositif pilote « CPP 2017 » rebaptisé depuis sur la base de la dénomination du dispositif de production « Chorus Pro ».

Une dizaine de collectivités a été désignée pour être pilote de la solution CP dès 2016.

Ce dispositif a permis d'affiner les spécifications de service de production et permettra les premiers échanges opérationnels entre le 13 septembre prochain et la fin de l'année 2016.

Il va sans dire que la transition entre le dispositif « pilote » et l'ouverture du service opérationnel réglementé pour les plus grandes entreprises et TOUTES les collectivités est donc quasi-inexistante et générera probablement quelques indispensables « souplesses » de démarrage à partir de janvier prochain.

Les collectivités comme les éditeurs de logiciels de gestion financière « non pilotes » n'auront donc pas eu loisir de tester « officiellement » le dispositif portail avant l'entrée en vigueur officielle du nouveau dispositif d'échanges.

La préparation à cette transition doit donc être assurée dans le cadre d'une collaboration empirique entre différents acteurs (éditeurs de solutions, entités publiques, organes mutualisants, payeurs etc.)

La documentation relative au dispositif d'ensemble est heureusement existante et disponible, et les énergies opérationnelles actuellement à l’œuvre dans le cadre de l'accompagnement des collectivités et autres acteurs publics (payeurs publics, éditeurs, fournisseurs de solutions opérationnelles) sont également mobilisés sur l'échéance approchante.

L'état actuel des solutions opérationnelles susceptibles d'être mises en œuvre dans des délais compatibles avec les échéances nous amènent aux principaux conseils et appels à vigilance suivants :

• S'assurer du caractère pleinement maîtrisé (idéalement expérimenté) des solutions proposées, en mesurant notamment leur impact sur le SI en place

✔ S'assurer du caractère évolutif de la solution mise en œuvre ; Les volumes échangés à travers CP vont évoluer rapidement ; Le contenu même du dispositif CP est susceptible d'évoluer ; L'examen des clauses de maintenance réglementaire est donc essentiel

✔ S'assurer du respect des spécificités de gestion propres à la sphère publique par les solutions envisagées

Les collectivités qui souhaitent appréhender le service doivent donc se rapprocher de leurs éditeurs et partenaires, afin de connaître les offres et solutions techniques qui leur seront apportées à compter du 1er janvier 2017 (éditeurs de GF, portails tiers).

. LES AVANTAGES DE L'UTILISATION D'UN PORTAIL TIERS

Dès le 1er janvier 2017, les entités publiques auront l'obligation de réceptionner les factures au format électronique.

Comme nous l'avons décrit plus haut, ces factures sont disponibles sur le portail Chorus Pro (CP) et sont accessibles directement par des applications en mode API et/ou par l'intermédiaire d'un tiers de télétransmission.

Hors certaines collectivités ou administrations disposent déjà :

➢ D'un portail de dématérialisation de leurs relations fournisseurs via des portails territorialisés appelés « extraNets fournisseurs »

➢ De solutions de type orchestrateurs / bus services / bus SOA (Architecture Orientée Service) destinées à urbaniser globalement leurs processus de dématérialisation

L'intégration du traitement des flux CP dans cette architecture d'ensemble devient dès lors nécessaire lorsque des dispositifs de cette nature sont en place.

Les portails tiers proposent en général un ensemble de fonctionnalités particulièrement bien adaptées au traitement du flux CP, qui est alors considéré comme une PJ particulière au sens comptable (PES) du terme.

Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes supportées par ce type d'outils, nous pouvons citer :

• Le routage des flux CP dans l'entrepôt de Pjs (système de fichiers, GED)

• La mise à disposition des statuts de traitement CP pour l'ensemble des acteurs/applications connectés au portail tiers

• La supervision unifiée de l'ensemble des traitements du flux CP interne à la collectivité

• L'horodatage normalisé de certains portails permettant de rendre la chaîne de traitement des factures dématérialisées auditable (qualité probatoire des traitements en cas de couplage avec un horodatage RGS)

• La permission d'alimenter un SAE dans le process de traitement (génération SEDA et récupération des Ars)

Le portail tiers permet donc de simplifier le processus de dématérialisation en apportant des fonctionnalités complémentaires.

Un portail tiers permet de faire le lien entre le dispositif national et le Système d'Information (SI) de la collectivité qui l'a mis en place.

. DOIT-ON UNIFORMISER LES TRAITEMENTS PAPIER ET ÉLECTRONIQUE ?

Rappelons ici que le dispositif CP n'est qu'un sous-ensemble de factures : les factures papiers continueront à être transmises par certains fournisseurs en mode papier, au moins durant la phase « mixte » portant sur la période 2017/2020, voire davantage en cas de décalage dans l'entrée en vigueur effective du dispositif CP.

Dans ce contexte, il est clair que les collectivités et acteurs publics devront adapter leurs process internes aux nouvelles exigences de traitement, en intégrant dans les procédures de gestion mises en place à la fois les flux papiers et les flux dématérialisés.

Les solutions de traitement « mixtes » sont donc à privilégier, si l'on souhaite permettre un traitement unifié, indépendant des modes de captures et des formats des factures durant cette période de transition.

Les solutions permettant à la fois la mise en place de fonctions de LAD/RAD et de traitement dématérialisés emporteront à coup sur les suffrages des administrations, tant elles permettent la mise en place d'un process de traitement simple, évolutif et unifié des factures.

Parallèlement, les modalités de traitement mixtes des factures s'inscrivent également, rappelons-le ici, dans une logique transverse de traitement des pièces justificatives. A ce titre, les flux CP ne font pas exception et doivent être pleinement intégrés dans les solutions mises en œuvre par les collectivités et entités publiques sur ce point (intégration aux entrepôts, chartes de nommages, orchestration unifiée par des bus applicatifs etc.)

. INTÉRÊT DU FORMAT PIVOT CP DANS LE TRAITEMENT UNIFIÉ

Le portail tiers récupère, via une API, les factures déposées par les fournisseurs dans CP au format pivot.

Pour rappel, le flux au format pivot contient :

- les données permettant la création d’un mandat

- la facture sous forme de pièce jointe

- les pièces justificatives (PJ) complémentaires

- des métadonnées

Dans le contexte d'urbanisation des échanges décrits plus haut , les données du format pivot gagneront à être exploitées, tant pour le traitements des flux électroniques et des flux papiers puisqu'elles sauront être la base :

- des aiguillages vers des outils externes de validation des factures (pour attestations de service fait par exemple)

- des routages dans les plans de classement des GEDs

- des transferts vers les SAEs associés

Comment Use it Chorus répond aux besoins ?

Le service Use it Chorus constitue un portail tiers au sens du dispositif CP et permet : ❱ La récupération des factures dématérialisées depuis la plate-forme Chorus Pro ❱ Le traitement interne des factures reçues adapté à l’organisation interne de la personne publique (routage dans un parapheur électronique pour visa, dépôts des factures dans un répertoire ou dans une GED, mise à disposition de la GF pour traitement, transfert vers un SAE) ❱ La centralisation et la supervision des états de traitement ❱ La rapidité et la sécurité des traitements par automatisation de l’enchaînement des étapes de

traitement

Afin de permettre un traitement mixte et complet des factures (documents papiers etflux dématérialisés CP), le service Use it Chorus propose :

❱ Une fonction standard de traitement des factures papiers par formulaire au format « pivot » (format de référence du service Chorus Pro)

❱ Une fonction optionnelle de traitement LAD/RAD permettant l’indexation automatique des factures papiers en début de traitement

Le service garantit donc un traitement identique à toutes les factures, qu’elles soient dématérialisées d’origine CP ou transmises par voie papier ; cette fonction est essentielle durant la période transitoire du 01/01/2017 au 31/12/2020, durant laquelle les deux formats de factures co-existeront.

GLOSSAIRE

Nom / Acronyme

Signification Définition

AIFE Agence pour l’InformatiqueFinancière de l’État

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) est un service à compétence nationale dont la gouvernance est interministérielle. Ses missions majeures sont :► Piloter l'urbanisation du système d'information financière de l’État► Maintenir en condition opérationnelle le système d'information Chorus, de gestion de la dépense, de la recette non fiscale et de la comptabilité de l’État► Piloter de nouveaux projets interministériels ou ministériels et leur intégration dans le SI Chorus► Accompagner le changement dans les ministères et auprès des utilisateurs.

API Application Programming Interface

Ensemble normalisé de fonctions qui sert de façade par laquelle un logiciel offre des services à d'autres logiciels. Le raccordement en API d'un système d'information à CP2017 permet aux utilisateurs de ce SI d'accéder directement et en temps réel aux fonctionnalités portées par l'API.

ASAP Avis des Sommes A Payer

L'avis des sommes à payer est le document envoyé au débiteur lorsqu'un organisme public émet un titre de recette. Il entre dans le périmètre de CP 2017 lorsqu'il est adressé à un débiteur public. Il est alors également appelé "facture de recette".

CP Chorus Pro Chorus Pro permettra d’assurer le dépôt, le suivi et la mise à disposition des factures pour tous les fournisseurs sur le périmètre des Services de l’État, du Secteur Public Local (incluant le secteur hospitalier), des établissement locaux d’enseignement et des établissements publics nationaux. Cette solution s’inscrit dans la continuité de Chorus Factures, solution mise en œuvre par l’État depuis le 1er janvier 2012.

DGP Délai Global de Paiement Le délai global de paiement fait référence au délai imparti à la structure publique pour payer le titulaire du marché public, fixé dans les pièces du marché.

EDI Échange de Données Informatisé

L'échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence.

Livre Blanc Chorus Pro - 23

Nom / Acronyme

Signification Définition

GED Gestion Électroniquede Documents

La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des

informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les

logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

LAD / RAD

Lecture Automatique de Document

Reconnaissance Automatique de Document

La LAD permet lors de la numérisation de récupérer de nombreuses informations sur le document, et permet d'associer des métadonnées à un document numérisé et dès lors d'en faciliter la recherche.

La RAD permet de distinguer un type de document d'un autre en s'appuyant sur plusieurs paramètres prédéfinis antérieurement dans la gestion électronique des documents.

PIGP Portail Internet de la Gestion Publique

Le PIGP, proposé par la DGFiP aux collectivités et établissements publics locaux, permet à ces derniers de simplifier l’accès et la transmission d’information. L’accès s’effectue par une connexion Internet à partir du navigateur web, puis par une authentification forte par certificat nominatif délivré gratuitement à la première connexion. Le portail permet d’accéder notamment au service Chorus Pro.

Le portail de la Gestion Publique est accessible à l’adresse suivante: https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail/accueilIAM.pl

SAE Système d'Archivage Électronique

Système d'archivage destiné à recevoir les transferts d'archives selon le SEDA, et permettant la conservation et la gestion des archives acceptées

SEDA Standard d’Échanges de Données pour l'Archivage

Défini par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France)

SIAF Service Interministériel des Archives de France

Le SIAF est notamment en charge de fixer les règles d'application des dispositions du code du patrimoine relatives aux archives. Il exerce les fonctions de contrôle que ce code attribue à l'État en matière de gestion des archives publiques et de protection de certaines archives privées.

TDT Tiers De Télétransmission

Des tiers de télétransmission peuvent être sollicités par le secteur public local et les EPN pour :

- Transmettre les flux de factures émises ou de statut générés par leur système d’information de gestion financière (ou autres systèmes de gestion des factures) à destination de la solution CP 2017), contrôler l'intégrité de la transmission et l'horodater, réceptionner le flux retour.

UBL Invoice

Universal Business Language

Format d’échange de données structurées en XML, utilisé pour le dépôt de factures en format XML (portail CP 2017) ou pour l’envoi de factures en format XML par EDI.

Livre Blanc Chorus Pro – Page 24

POUR ALLER PLUS LOIN

✔ https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/: Le portail de la communauté Chorus Pro regroupe de nombreux documents explicatifs à l'attention des structures publiques et privées

✔ http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique-foire-aux-questions: Foire aux questions sur la facturation électronique

✔ http://www.economie.gouv.fr/aife/facturation-electronique: Informations générales sur la facturation électronique

✔ www,prologue-numerique.fr

Livre Blanc Chorus Pro – 25