L’intelligence d’affaires

à votre service

Patrick Prairie, agr. Chargé de projet

En collaboration avec

France Lamonde Agricultrice

Le CEGA c’est…

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Le Centre d’expertise en gestion agricole Créé en 2009 par différents intervenants du milieu, ayant pour

mission de faire la promotion de la gestion agricole au Québec.

Le CEGA est un organisme regroupant l’ensemble des intervenants en gestion agricole et en gestion des ressources humaines.

CENTRES

D’EXPERTISE

INSTITUTIONS

FINANCIÈRES

RELÈVE ET

ÉTABLISSEMENT

Plan de présentation

La gestion en 2016

L’intelligence d’affaires en bref

Les besoins

Le concept de l’outil

La présentation de l’outil

Les impacts

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La gestion en 2016

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Les grandes étapes de la gestion

Années 60-70: La mise en place de comptabilité

Années 80: L’analyse de groupe

Années 90: Les états financiers sur une base d’exercice

2016: L’intelligence d’affaires

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La prémisse de base:

Tout le monde veut des données «qui parlent» et qui sont disponibles en claquant des doigts…

La gestion en 2016

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Mais dans la réalité, il faut d’abord

Collecter les données qu’on veut «faire parler»…

Ça ne sera plus très long, il me reste seulement 3 mois à saisir et on va savoir si on a fait de l’argent…

La gestion en 2016

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Bonjour, je voudrais la facture F-238 de

l’année 2015…

Facile ! 8ème feuille du dossier

jaune, dans la pochette verte du 3ème tiroir

gauche, du classeur 5 !

Classer les informations pour s’y retrouver…

La gestion en 2016

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Les partager aux membres de l’entreprises et/ou aux intervenants…

Quels engrais vous

utilisez ?

Il me faut les factures pour les déboursés !

Est-ce que les revenus

atteignent les objectifs ?

Combien avaient coûté les pneus

pour le Massey ?

La gestion en 2016

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Et finalement, exploiter ces données pour générer des indicateurs qui «vous parlent» !

Je vous laisse un moment pour bien

comprendre l’information…

La gestion en 2016

L’intelligence d’affaires et la gestion

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C’est ici qu’entre en jeu le concept

«d’intelligence d’affaires»

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L’intelligence d’affaires et la gestion

Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires ?

Par intelligence d’affaires (Business Intelligence [BI]), on entend la transformation des données en information pouvant servir à la prise de décision.

Collecter Classer Partager Exploiter

Factures Relevés de vente Financière Technique Agroenvironnement

Retrouver les données Retrouver les documents Entreposage sécuritaire Archivage règlementaire

Contrôle des accès Accès facile et rapide Membres de l’entreprise Intervenants

Indicateurs personnalisés Rapports sur demande Formulaires

http://www.portailpme.com/

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Un incontournable pour la gestion

Pour les agriculteurs

Le volet administration doit être simplifié et optimisé afin de libérer du temps aux agriculteurs… on est rendu en 2016 non?

• Réduire le poids de la paperasse

• Créer une 2ième vie à vos informations (valeur ajoutée)

• Avoir accès à des indicateurs à jour et personnalisés

Pour les intervenants

Les appuyer en leur fournissant un outil adapté à un environnement d’affaires qui change de plus en plus rapidement.

• Diminuer le temps de collecte de données

• Augmenter le temps disponible pour les suivis

L’intelligence d’affaires et la gestion

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Des besoins criants…

Au cours des dernières années, des études de plusieurs sources différentes nous ont permis de constater que la collecte de données et la gestion de la paperasse sont des obstacles majeurs à la prise de décision…

Les besoins

• Sondages AGÉCO auprès des producteurs (initié par le CEGA)

• Enquête sur les perceptions et besoins en matière de gestion (Anne-Marie Pichette, consultante en développement organisationnel)

• Besoins des agriculteurs canadiens en gestion d’entreprise (GAC)

• Take a New Approach with the Agricultural Management Institute (AMI) Ontario

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Les besoins en gestion - Types d’assistance requise

Les besoins

Simplification de la gestion (paperasse)

Besoin d’aide à la décision

Regroupement d’information (Classement-repérage)

Résultats d’une enquête exploratoire menée auprès des producteurs agricoles de la Mauricie d’octobre 2010 à octobre 2011, Anne-Marie Pichette

CÉRÉALIER

LAITIER

BOVIN

PORC

MARAÎCHER

ÉMERGENTS

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Les besoins

Il existe 2 types de tâches sur une entreprise:

Résultats d’une enquête exploratoire menée auprès des producteurs agricoles de la Mauricie d’octobre 2010 à octobre 2011, Anne-Marie Pichette

Tâches déterminantes Tâches accaparantes

Quelles sont les activités qui vous

prennent le plus de temps, qui vous

occupent le plus ?

Quelles sont les activités qui comptent

le plus pour être performant ?

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Les besoins

TÂCHES DÉTERMINANTES TÂCHES ACCAPARANTES

PORC

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Les besoins

Constats des études auprès des agriculteurs

Ils n’aiment pas la paperasse

Ils veulent connaître leurs résultats

Ils savent quoi faire pour augmenter leur rentabilité

Mais, ils sont freinés par 2 éléments majeurs:

La paperasse prend trop de temps

Il y a peu d’outils qui collectent les informations rapidement

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Concept de l’outil

Régler le problème à la source

La collecte de données est le Talon d’Achille des entreprises…

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Factures Relevés de vente Financières Techniques Agroenvironnementales

Le défi est de créer un outil qui collecte des données en temps réel et qui alimente les autres fonctions.

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Un défi important à relever

Implanter ce genre de solution sur une ferme n’est pas simple

Les factures et relevés de vente sont complexes

Les entreprises agricoles n’ont pas la taille pour justifier l’achat de solutions très coûteuses.

Les processus comptables ne sont pas uniformes

Les méthodes de classement varient fortement

Le développement de «fichiers maison» diffère d’une entreprise à l’autre

Concept de l’outil

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Faciliter la saisie des données et le classement

L’outil sur 3 caractéristiques:

L’utilisation du Web

• Accessibilité, compatibilité et centralisation du système

La technologie de reconnaissance de caractères (OCR)

• Récolte automatique des données de facturation (achats/ventes)

Un lien avec le système comptable de l’entreprise

• Envoi des données et adaptation de l’outil à l’entreprise

Concept de l’outil

Factures Relevés de vente

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Concept de l’outil

Envoi de l’écriture au système comptable

Rapports, PAEF, Certificats, Excel…

Classement automatique

Factures Relevés de vente

Dossier de l’entreprise

Classification des documents

Extraction par l’OCR

Validation par l’utilisateur

Choix du mode de paiement

Mise à jour des indicateurs

Classeur et outils de recherche

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Présentation d’une courte vidéo

Présentation de l’outil

Impacts

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Collecte des données

Uniformisation de la prise de données

• Détail des données

• Charte de comptes uniformisée

• Unités de mesure standard

Automatisation de la saisie

• Résultats de l’OCR

• Correspondance comptes / items / fournisseurs

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Classement des documents

Moins de temps à classer

• Création automatique de dossiers

• Classement automatique et uniforme

• Visualisation en ligne

Et beaucoup moins de temps à chercher

• Indexation des items de chaque facture

• Par mot clé / fournisseur / date

Impacts

Développements à venir…

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Partage des informations

Exploitation des données

• Accès multi-usagers au dossier de l’entreprise

• Gestion des accès (associés, employés, intervenants)

• Rapports sur demande

• Indicateurs personnalisés

Impacts

Impacts – Entreprises

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Moins de temps à saisir et à classer, plus de temps à analyser les résultats

Une meilleure appropriation des données par les producteurs

Un temps de réaction plus court

• Des indicateurs mis à jour en temps réel

Des décisions prises au bon moment

• Timing

Des données et des documents sécurisés

• Accès contrôlé / antivirus / copie de sécurité

Impacts – Services-conseils

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Moins de temps à chercher la cause, plus de temps à trouver une solution

Demandes de l’agriculteur

• Interventions plus fréquentes et ponctuelles • Interventions de courte durée • Nouveaux questionnements • Provenant d’une plus grande diversité d’entreprises

Livrables

• L’accent est mis sur l’accompagnement à la prise de décision et le suivi • Développement d’un service de monitorage d’entreprises • Nouvelle gamme de services

Coûts et forfaits de cet «outil dernier cri»

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Numériseur

• Kodak ScanMate i1150 (500$)

• Traitement des images à très haute résolution

• Vitesse de 40 pages par minute (recto-verso)

• Facile d’utilisation et préconfiguré

Installation (offre de lancement à 200$)

• Déplacement d’un installateur du CEGA

• Configurations et explications sur le fonctionnement de l’outil

Prochaines étapes et prix de lancement

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Abonnements Version lancement initial

• Contrat d’un an

• 2 premiers mois à 40$, 10 mois suivants à 80$

• Date limite d’inscription: 30 avril 2016

• Maximum de 40 inscriptions

Version pré-commerciale

• Contrat d’un an

• 80$ par mois

• Date limite d’inscription 31 août 2016

• Maximum de 200 inscriptions

Pour le coût d’un forfait cellulaire…

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N’oubliez pas !

Merci de votre attention !