1

Leergang Compliance Officer in de Zorg Sharon Karsten en Cora Wielenga, 11 mei 2017

Programma

09.00-12.30 Kennismaking & Introductie Compliance & Integriteit Compliance officer Compliance program en de reikwijdte 12.30 – 13.15 Lunch 13.15- 16.45 Compliancecyclus Introductie risicomanagement Compliancerisicomanagement in de praktijk Uitleg over praktijkopdracht 16.45 – 17.00 Evaluatie & Afsluiting

2

Compliance

Compliance

You have to comply

with the law

3

Compliance

Het uitoefenen van toezicht op de naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen en regels die een instelling zelf heeft opgesteld ter beheersing van compliancerisico’s.

Wet- en regelgeving bij woningcorporaties

•Woningwet •Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte •Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) •Besluit huurprijzen woonruimte •Wet normering bezoldiging topfunctionarissen •Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting •AedesCode •Governancecode Woningcorporaties •Wbp •Interne regels •Etc. etc.

4

Wet- en regelgeving bij ziekenhuizen (1)

•Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ) •Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) •Geneesmiddelenwet •Wet op het bevolkingsonderzoek (WBO) •Wet klachtrecht cliënten zorgsector •Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen •Embryowet •Kernenergiewet

Wet- en regelgeving bij ziekenhuizen (2)

•Opiumwet •Wet afbreking zangerschap (WAZ) • Tijdelijke wet ambulancezorg (TwAV) •Wet bijzondere medische verrichtingen (WMBV) •Wet donorgegevens kunstmatige bevruchting (WDK) •Wet foetaal weefsel •Wet veiligheidsregio's (Wvr) •Wet inzake bloedvoorziening

5

Wet- en regelgeving bij ziekenhuizen (3)

•Wet op de medische hulpmiddelen •Wet medisch wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMWO) •Wet op de orgaandonatie (WOD) •Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) •Wet toelating zorginstellingen (WTZi) •Wet veiligheid en kwaliteit lichaamsmateriaal •Mededingingswet •Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) •Privacywetgeving

Wet- en regelgeving bij VVT instelling (1)

•Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ) •Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) •Wet klachtrecht cliënten zorgsector (Wkcz) •Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz) •Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) •Wet op de medische hulpmiddelen •Wet toelating zorginstellingen (WTZi) •Algemene Wet bijzondere Ziektekosten (AWBZ)

6

Wet- en regelgeving bij VVT instelling (2)

• Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Bopz - straks Wet zorg en dwang) •Mededingingswet •Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) •Privacywetgeving •Onderliggende besluiten en regelingen •Zorgbrede governancecode •Gedragscode behoorlijk bestuur •Model klokkenluidersregeling branche-organisaties zorg •Beleidsregels en richtsnoeren toezichthouders

En verder….

•Kwaliteitssystemen zoals HKZ, ISO of PREZO •Thema- en visiedocumenten toezichthouders •Actualiteiten vanuit o.a. NVZ, Actiz, Skipr, Zorgvisie •Inkoopcontracten •Interne regels

7

Toezichthouders

•Inspectie voor de Gezondsheidszorg (IGZ)

• Inspectie verkeer & waterstaat

• Voedsel en warenautoriteit

• VROM inspectie

• Arbeidsinspectie

•Nederlandse Zorg Autoriteit (NZA)

•Autoriteit Consument & Markt (ACM)

•College bescherming persoonsgegevens

Reikwijdte compliance zorginstellingen

•Patiënt (keten)-integriteit

•Medewerkers-integriteit

•Data-integriteit

•Organisatie-integriteit

8

Compliance 2.0

Compliance is het versterken van de integriteit van de organisatie, haar bestuur, haar medewerkers en haar data.

Compliance & Integriteit

vs.

Integriteit & Compliance

9

Integriteit

Integriteit? Dat hoeven we niet te bespreken, dat is vanzelfsprekend bij ons!

Klopt dit wel?

10

Integriteit?

Vertrouwen

Normen en waarden

In de spiegel kunnen kijken

Onkreukbaar

Integriteit? Dat hoeven we niet te bespreken, dat is vanzelfsprekend bij ons!

Klopt dit wel?

11

Het is met integriteit is net als met geluk, in je eentje kun je ver komen, maar je komt verder met zijn tweeën.

H. van Luijk, 2000, 'Integriteit in publieke functies', in: Integer en verantwoord in beroep en bedrijf, Amsterdam: Boom. Blz. 145

Een beetje integer bestaat niet

Klopt dit?

12

Integriteit is zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen.

E.D. Karssing, De oplossing is het probleem niet! Reflecties op ethiek, integriteit en compliance, Capelle aan den IJssel: NCI 2011.

Opbouw gedragscode / personeelscode/ bedrijfscode

• Kernwaarden

• Gedragsregels:

• Omgang met informatie

• Belangenverstrengeling

• Klachten / klokkenluidersregels

• Toezicht

• Sanctionering

13

Integriteitsbeleid

•Vaststelling van de waarden en normen

•Verwijzing naar gedragregels

Verschuiving van naleven naar stimuleren

•Geheimhouding •Communicatie •Kledingcode •Ongewenst gedrag

•Incidenten •Klachten •Sancties •Etc.

Verschuiving van naleven naar stimuleren

Organisatiecultuur en integriteit

14

Compliance, Integriteit & Cultuur

•Alleen naar wet- en regelgeving en integriteitsbeleid (of integriteit als waarde) kijken is niet (meer) voldoende

•Een stapje dieper/verder -> cultuur van de organisatie

•Meer over cultuur en gedrag tijdens de ochtend van M2 LCOZ

Gedragscodespel

15

Normbesef zit wellicht in de kleine zaken:

Leestip: Muel Kaptein, ‘Waarom goede mensen

soms de verkeerde dingen doen’ , 2011.

Compliancefunctie en de compliance officer

16

Compliancefunctie

Vs

Compliance officer

De compliance officer (1)

Interne functionaris die toeziet op naleving van wet- en regelgeving en eigen regels.

17

De compliance officer (2)

Interne functionaris die de integriteit van de organisatie, medewerkers, bestuur, klanten en data versterkt.

Taken

Wat doet u zoal als compliance officer?

18

Compliancecyclus

Vaststellen reikwijdte

Uitvoeren risicoanalyse

Regels maken

Regels uitleggen

Regels monitoren

Regels handhaven

Tijd

Hoeveel tijd per week kunt u besteden aan compliance?

19

Bevoegdheden

•toegang tot alle noodzakelijke informatie

•(doen) instellen van een onderzoek

•interviewen van medewerkers

•gevraagd en ongevraagd adviseren van de RvB, RvT en alle medewerkers

•rapporteren aan de RvB & RvT

•overleggen met de RvT in afwezigheid van de RvB

•communiceren met de toezichthouders

Cadeautje terug?

Welke taken, wetten, aandachtsgebieden heeft u vanuit uw rol als compliance officer teruggegeven aan de directie / RvB?

20

Compliancefunctie

Invulling functie:

• interne of externe compliance officer

• niet wenselijk: interne of externe accountant

• zelfstandige functie vs. onderdeel van de functie van:

• secretaris RvB

• bedrijfsjurist

• kwaliteitscoördinator

• controller

Organisatorische inbedding

•Benoemd door het hoogste bestuursorgaan

•Onafhankelijks staffunctie

•Rapporteert aan RvB en aan RvT

•Benoeming, schorsing of ontslag met medeweten dan wel met instemming van de RvT

21

BCP van de VCO

•Beroepsstandaard compliance officer

•Kerncompetenties compliance officer:

– Voorwaardenscheppende competenties

– Domeinspecifieke competenties

•Eindtermen

Beroepsstandaard + Kerncompetenties = Beroepscompetentieprofiel

Is de CO up to date?

•Informatiebronnen op Internet (overheid.nl) •Activiteiten branchevereningingen •Vereniging Copmpliance Officers (VCO.nl) •Vereniging Compliance in de zorg (www.verenigingzorgcompliance.nl) •Consultaties •(nieuwsbrieven) Toezichthouders

22

Vaststellen reikwijdte

Compliancecyclus

Vaststellen reikwijdte

Uitvoeren risicoanalyse

Regels maken

Regels uitleggen

Regels monitoren

Regels handhaven

23

Compliancecyclus (1)

Vaststellen reikwijdte

Uitvoeren risicoanalyse

Regels maken

Regels uitleggen

Regels monitoren

Regels handhaven

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-1

• Basis: • Kwaliteitsysteem zoals HKZ, ISO of PREZO, of • Risico’s in de bedrijfsvoering (eventueel per

afdeling/aandachtsgebied), of • Processen

• Aangevuld met: • Thema- en visiedocumenten van de toezichthouders • Actualiteiten vanuit o.a. NVZ en Actiz, Skipr, Zorgvisie • Inkoopcontracten

24

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-2

• Indien mogelijk ter controle wet- en regelgeving • Stel vast welke taken door andere disciplines worden

opgepakt

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-3

• Reikwijdte naar thema: •Patiënt (keten)-integriteit

•Medewerkers-integriteit

•Data-integriteit

•Organisatie-integriteit

25

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-3a

Patiënt/bewoner/keten-integriteit:

• Kwaliteit zorg

• Informatieverstrekking patiënten/bewoners

• Klachtenregeling patiënten/bewoner

• Melding incidenten patiënten/bewoner

• Calamiteiten

• Geneesmiddelen

• Veiligheid

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-3b

Medewerkers-integriteit:

• Pre-employment en

inemploymenscreening • Vakbekwaamheidseisen • Belangenverstrengeling • Klachtenregeling medewerkers

• Incidentenregeling medewerkers

• Klokkenluidersregeling • Veiligheid • Hygiëne

26

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-3c

Data-integriteit:

• Privacy governance

• Verwerken persoonsgegevens

• Beveiliging privacy

• Outsourcen van data

• Melden geautomatiseerde verwerking

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsectorsector-3d

Organisatie-integriteit:

• Good governance

• Uitbesteding

• Mededinging

27

Vervolg van de Compliancecyclus vanmiddag en tijdens M2 LCOZ

Vaststellen reikwijdte

Uitvoeren risicoanalyse

Regels maken

Regels uitleggen

Regels monitoren

Regels handhaven

Compliance Program

28

Doelstelling

Het beschrijven van de inrichting en uitvoering van de compliancefunctie, teneinde de compliancerisico’s te kunnen reduceren.

Terminologie

Compliance handvest

29

Compliance Program

•Definitie, missie, doelstellingen van compliancefunctie

•Taken en bevoegdheden van de compliancefunctie

•Organisatorische inbedding

•Rapportagelijnen en communicatie

•Sanctiebeleid

Compliance charter

Compliance uitvoering

Compliance Manual

Compliance Program

•Doelgroep:

• RvB & RvT

• Compliance en andere risicobeheersende functies

• Externe toezichthouder

Compliance statuut

Compliance uitvoering

Compliance Manual

30

Compliance Program

• Budget

• Planning

• Monitoringprogramma

• Training en voorlichting

Compliance statuut

Compliance uitvoering

Compliance Manual

Compliance Program

Doelgroep:

• Compliance officers

Compliance statuut

Compliance uitvoering

Compliance Manual

31

Compliance Program

• Compliance- en integriteitsregels en –procedures

• aangevuld met toelichting, interpretatie en bijzonderheden

Doelgroep:

•RvB, RvT en alle medewerkers,

•de externe toezichthouder

Compliance statuut

Compliance uitvoering

Compliance Manual

© 2017

Nederlands Compliance Instituut