LEAN in de zorg introductie - hkz.nl · die waarde toevoegen ... Normen en proces Risico ’s...

1

LEAN in de zorgintroductie

“Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them”

– Henri Ford

Limpens & Partners

Wat is Lean?

… alleen activiteiten

die waarde toevoegen

… om de door de

klant vereiste

kwaliteit te leveren …

… op het vroegst

mogelijke moment.

Lean

Minimale kosten

Juiste kwaliteit

Minimale tijd

Klant krijgt wat hij nodig heeft op het

juiste moment, zonder fouten.

Doe…

2

Wat is Lean?

Lean is een teamgerichte benadering die de

totale doorlooptijd tussen klantvraag en de

levering van de dienst verkort door het

identificeren en elimineren van verspilling

(Activiteiten die geen waarde toevoegen).

Lean is een manier van kijken, denken en

werken (filosofie). Daarbij wordt een aantal

specifieke methoden en technieken gehanteerd

om procesverbeteringen te identificeren en te

realiseren.

Procesverbetering en/of beheersingLean HKZ AO/IC

(administratieve organisatie en interne controles)

Doel Verwijder verspilling(verbeteren)

Voldoen aan de norm(verbeteren)

Reduceer risico’s(verbeteren)

Focus Flow Verbeteren

Normen en proces Risico’s

Aanpak Veel kleine verbeteringen(veel pilots, doenken)

Processen in kaart brengen

Risicobeperking(controles, functiescheiding etc.)

Prestatie meting Snellere doorlooptijd Uniforme output Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade

Resultaten Minder verspilling, meer efficiëntie

Meer afstemming en meer structuur

Financiële/juridischeverantwoording

In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.

3

Een Lean zorgsector

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen

en Flow)

Kwaliteit

(In één keer

goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

Hoofdprincipes Lean



Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen

en Flow)

Kwaliteit

(In één keer

goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

4

Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen

Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde

Klantgericht. Op welke klant

richt ik me dan?

Omwonenden

Interne controle / Accountant

Het ministerie van …

Hoofdprincipes Lean



Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen

en Flow)

Kwaliteit

(In één keer

goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

5

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)

Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is

gericht op gelijkmatige instroom van werk.

20

40

60

80

100

1 2 3 5 64

Aantal taken

Effi

ciën

tie

Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat.


�?!

Veel dossiers gelijktijdigonderhanden.

1 dossier afgehandeld

Veel aanvragen per keer

6


☺

‘One Piece Flow’

1 dossier afgehandeld1 aanvraag per keer

Principe 3: Creëer standaarden• Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’.

• Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast.

• Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren.

7

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar

Dossiers Wie Status vorige check

Status laatste check

Opmerking

Patiënt X Jan Op koers Let op! Advies V&V

Patiënt Y Joost Op koers Op koers Welstandtoets

Patiënt Z Peter Start Op koers -

Patiënt …. René Let op! Gereed Controle

Patiënt….. Rob Op koers Let op! Termijn

Lean informatieborden

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar

5S (clean desk)Overzichtelijke rustige werkplekken.

1. Scheiden

2. Schikken

3. Schoonmaken

4. Standaardiseren

5. Standhouden

8

5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen

Hoofdprincipes Lean



Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen

en Flow)

Kwaliteit

(In één keer

goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

9

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

Input voldoet

aan standaard

beginwaarden

Input voldoet

aan standaard

beginwaarden

Hanteer een standaard werkwijzeHanteer een standaard werkwijze

?


10


C h e c k l i s t e n


11

Hoofdprincipes Lean



Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen

en Flow)

Kwaliteit

(In één keer

goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

activiteiten Waarde

toevoegend?

waarde

toevoegende

activiteiten

ja

geen waarde

toevoegende

activiteiten

nee

noodzakelijk?

noodzakelijke

niet waarde

toevoegende

activiteiten

ja

verspillingen

neeEen Lean proces is een proces

zonder verspillingen,

gezien vanuit het perspectief

van de klant

Principe 5: Elimineer verspilling (Muda)

12

Vormen van verspilling (Muda)

1. Overproductie

We geven de klant meer dan nodig voor de klant.

2. Wachten

Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc.

3. Transport

Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc.

4. Overbewerking

Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen.

5. Onnodige voorraad

Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureau-inhoud etc.

6. Onnodige beweging

Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen.

7. Fouten

Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen.

8. Talent

Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen.

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)

13

TijdTijd

TijdTijd

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)

14

Intake (huidige stiuatie) Intramuraal, geplande zorg

Titel proces: Intake Colorie t (huidige status)

Functies Functies

Familie Klant

Relatiebeheerder

Zorgmedewerker

Medewerker cliënt administrat ie

Secretariaat Postbezorger

Locat iedirecteur

Hoofd KaPa

Medewerker servicebalie

Hoofd zorg en welzijn

Klant/familie

Cliënt neemt contact op

BT

EKG

HT

0

Cliëntvraag komt binnen

BT 30 min

EKG 0%

HT 0 min

Onduidelijk wie vraag cliënt afhandeld!

Inventari-seren zorgvraag

BT 60 min

EKG %

HT min

0

Doorgeven vrij bed

BT min

EKG %

HT min

60

Meegeven info map

BT min

EKG 100%

HT min

60

Opname memo versturen naar zorg

BT 10 min

EKG 90%

HT 10 min

240

Opdracht geven totLO

BT min

EKG %

HT 0 min

0

Tekenen aanvraag indicatie

BT min

EKG %

HT min0

Zorg inzet

BT

EKG

HT

0

Cliëntvraag komt binnen

BT min

EKG 0%

HT 0 min

Afhandelencliëntvraag

BT min

EKG 0%

HT 0 min

Onduidelijke aanlevering gegevens t.b.v. plancare

Invoeren in plancare

BT min

EKG 0%

HT 0 min

Verzamelen cliënt gegevens

BT 30 min

EKG %

HT min

60

Inventariseren relatiebeheer efficiëntie

Afstemmen vraag & aanbod

BT min

EKG %

HT min

60

Aanvragen indicatie

BT 30 min

EKG 90%

HT min

60

Onduidelijk wie de bijlage bespreekt met de cliënt

Maken van LO en bijlage

BT 15 min

EKG 90%

HT

1 dag

Onvolledige info? bv. start zorg / opname

Voorbereiding start zorg / dossier

BT

EKG

HT

0

Afstemmen vraag en aanbod

BT

EKG

HT

0

Controle LO en bijlage

BT 2 min

EKG 95%

HT

0

Ondertekenen

BT

EKG 100%

HT

0

Controle van de indicatie

BT

EKG

HT

0

Tekenen LO

BT

EKG

HT

0

Getekende LO retour

BT

EKG

HT

1 dag max

Toegevoegde waarde controle hfd KaPa

Wachttijd overleg met HZW over opname. Waarom niet bij zorg mdw?

Persoonlijk tekenen directeur ipv digitale handtekening

Alarmopvolging clavisio/sleutel zorgaf nameVerschillende/meerdere LO's voor verschillende producten = ruis voor cliënt

Versturen getekende LO intern/extern post

BT 3 min

EKG 100%

HT

binnen 1

Controleren LO en bijlage (volledigheid)

BT 2 min

EKG 75%

HT 15

0

Sfinx via HZW

Ondertekenen LO door loc.dir.

Kopie naar afdeling

BT 3 min

EKG 100%

HT

0

Registrat ie diensten in plancare

BT 7 min

EKG 95%

HT 5 min

0

Kopie naar fin. administ rat ie

BT 3 min

EKG 100%

HT

0

Archiveren LO en bijlage

BT 3 min

EKG 100%

HT

0

Controle bijlage door afd

BT min

EKG %

HT

0

Facturering aanvullende diensten

BT min

EKG %

HT

0

Afgenomen diensten niet goed controleerbaar

Factuur opmaak zonder controle op juistheid

Niet gecontroleerde bijlage gaat naar fin. adm.

Onduidelijk controle taak van zorgmedewerker van beide kanten

Terugkoppeling van controle

Aanvullen cliëntgegevens bij opname

BT min

EKG %

HT

0

Wachttijd plannen arts als toestemming afstemming

Hoofdprincipes Lean



Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen

en Flow)

Kwaliteit

(In één keer

goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

15

Een kaizen is een gestructureerde methodiek om problemen op te lossen en bestaat uit zes stappen

Voor elke stap zijn tools en methodieken beschikbaar

16

1. Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak.

2. Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’.

3. Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen.

4. Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door.

5. Blijf je afvragen … waarom?

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)

17

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)

Datum Door Omschrijving probleem/verbetermogelijkheid

Voorstel oplossing+actie Wie Deadline

07-07 Jan P Overdracht patiënten verloopt niet goed

Status van patiënten op bord in koffiekamer ophangen en overdracht daar doen.

Arnold 01-10

07-07 Joost Onvoldoende administratieve capcaiteit

Etc. Etc.

07-07 Jan L Etc.

Lean verbeterbord

Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week

Hoe start je nu met Lean?

• Start met kleine projecten (quick wins)

• Haal kennis in huis over Lean (cursussen), creëer draagvlak door verspreiden van kennis

• Maak directie enthousiast (directieverantwoordelijkheid)

• Maak verbeterproces vast onderdeel van het werk

18

…start morgen met LEAN door je eigen werkplek (en dat van de collega’s middels 5S methodiek in te richten…..

STAP 1 – Sorteren (Seiri)

• Bepaal wat noodzakelijk is in de werkplaats, verwijder al het overige

• Bepaal opslagplaats op basis van veelvuldigheid van gebruik

“Wanneer je twijfelt, gooi je het weg”

Bepaal enkel wat op korte termijn noodzakelijk is, in de juiste hoeveelheid

Geen onnodige onderdelen Geen onnodig materiaal

5S actie: gebruik stickers of labels

GROEN: spullen die moeten blijvenGEEL : wat je niet zeker weetROOD : spullen die weg kunnen

19

STAP 2 – Schikken (Seiso)

• Plan een optimale lay-out en voer dit uit

• Bepaal de beste locatie voor gereedschap, meetinstrumenten en ander klein werkmateriaal (binnen reikafstand)

• Duidt alle plaatsen aan met labels en kleuren • Maak schaduwborden voor veel gebruikt

gereedschap

“Een plaats voor alles en alles op zijn plaats”

Visuele controlemiddelen geven

informatie over de werkplaats

Schik onderdelen op logische plek

Gebruik vaste plaatsen Gebruik visuele ondersteuning

5S voorbeeld: geef alles een vaste plek

20

5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen

Heb ik alles in mijn bureaula ?

21

Is er nog genoeg papier? Moeten we bestellen?

STAP 3 – Schoonmaken (Seiton)

• Maak de gehele werkplek schoon

• Label en elimineer vervuilingsbronnen en defecten

• Breng de werkplaats met gereedschappen terug in zijn oorspronkelijke staat

• Verzeker de aanwezigheid van geëigende schoonmaakgereedschappen en werkwijzen

• Verwijder alle overbodige gereedschappen en materiaal

• Alles in topconditie houden maakt het mogelijk te allen tijde te functioneren

• Schone werkplekken vermijden frustratie en stress

• Dagelijks schoonmaken is een deel van het normale werk (bijhouden)

22

STAP 4 – Standaardiseren (Seiketsu)

• Definieer een gestandaardiseerde aanpak

• Bepaal wat gedaan moet worden op een reguliere basis voor het onderhoud van de werkplek

• Bepaal de beoogde frequentie – wat doe je dagelijks, wekelijks, maandelijks en halfjaarlijks

• Maak gestandaardiseerde 5S-checklijsten en wijs verantwoordelijken aan

• Maak de beste manier de makkelijkste manier

• Verzeker dat de eerste 3 stappen geborgd worden

• Ontwikkel een discipline voor 5S

• Bepaal de basis voor verdere ontwikkeling

We kunnen elkaar vanaf nu aanspreken op gemaakte afspraken

5S voorbeeld: duidelijke instructies

23

Hoe standaardiseren?

Hoe zorg je ervoor dat:

• Alles in één keer goed gaat;

• Dat ook gemakkelijk, bijna vanzelf gaat;

Hoe standaardiseren?

Failsafe

Visuele * stuurmiddelen

Visuele * hulpmiddelen

Dwingen:

Kan niet fout

Waarschuwen:

Waarschuwen voor afwijkingen* Of mbv geluid, geur, e.d.

Kunnen zien:

Eénpuntslessen

Visuele informatie


Failsafe


Failsafe



Failsafe



Failsafe



Failsafe

24

Standaardiseren

Visuele hulpmiddelen

Visuele stuurmiddelen

Failsafe

Failsafe

Niet zo: Maar zo:

25

Failsafe

Waar moet dat in?

Failsafe

Door de schuine rand kan er niets meer boven op de stelling liggen

26

Visuele hulpmiddelen

Wat betekent dit ?

STAP 5 – Standhouden (Shitsuke)

• Ontwikkel voorschriften voor een 5S-audit

• Plan regelmatig audits en voer deze strikt uit

• Verdeel de werkplaats in verschillende delen en wijs verantwoordelijken aan voor 5S

• Betrek gebruikers, toezichthouders en managers regelmatig bij de 5S-audits (wekelijks)

• Communiceer de resultaten van de audits

• Implementeer het auditproces

• Betrek iedereen • Ontwikkel 5S-gewoontes

27

5S audit uitvoeren

5S-Audit (voor kantoren) Werkplek:

Uitgevoerd door: Datum: 0: Erg veel afwijkingen �

2: Weinig afwijkingen �

4: Perfecte score ☺ 5S cat Onderdeel Beoordeling*

Alle materialen in de kasten worden maandelijks gebruikt. 0 1 2 3 4 Sub-

Alle materialen op bureaus en in laden worden dagelijks/wekelijks

gebruikt.

0 1 2 3 4 totaal

Alle onnodige materialen, documenten, voorraden, enz. zijn als zodanig

zichtbaar gestickerd of gemarkeerd.

0 1 2 3 4

De afspraken voor het opruimen van onnodige zaken zijn bij iedereen

bekend.

0 1 2 3 4

Elke standaard wordt minstens eens per maand toegepast. 0 1 2 3 4

Alle kasten en voorraden hebben plaatsen artikelaanduidingen. 0 1 2 3 4 Sub-

Alle documenten en voorraden hebben een eigenaar / beheerder. 0 1 2 3 4 totaal

Alle documenten en apparaten hebben vaste plaatsen en liggen daar

ook.

0 1 2 3 4

Publicatie- en informatieborden hebben vaste indelingen. 0 1 2 3 4

Alle documenten en voorraden zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te

pakken en terug te leggen.

0 1 2 3 4

Alle vloeren zijn schoon, vrij van spullen/papier en in orde. 0 1 2 3 4 Sub-

Aan het einde van elke dag zijn alle bureaus en werktafels leeg. 0 1 2 3 4 totaal

Alle afvalbakken worden geleegd voor ze overlopen. 0 1 2 3 4

Aangewezen personen zijn verantwoordelijk voor

schoonmaakwerkzaamheden en opruimen.

0 1 2 3 4

Medewerkers houden uit zichzelf, volgens vaste regels, werkplekken

en vloeren bij en ruimen op.

0 1 2 3 4

Ieder bevoegd persoon kan elk document binnen 30 sec. vinden. 0 1 2 3 4 Sub-

Voorraden en afwijkingen worden in één oogopslag gecontroleerd. 0 1 2 3 4 totaal

Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden

regelmatig gebruikt.

0 1 2 3 4

Alle archiefprocedures zijn duidelijk waarneembaar op de plaats waar

deze worden gebruikt.

0 1 2 3 4

De voortgang van de primaire processen is in één oogopslag duidelijk. 0 1 2 3 4

Iedereen komt afspraken altijd na. 0 1 2 3 4 Sub-

Alle documenten worden juist gearchiveerd en consequent op de juiste

tijd opgeruimd.

0 1 2 3 4 totaal

Regelmatig worden verbetermemo’s geschreven, waarop altijd binnen

1 week wordt gereageerd.

0 1 2 3 4

Standaarden worden regelmatig geëvalueerd en herzien. 0 1 2 3 4

Alle activiteiten- en informatieborden zijn up-to-date en worden

regelmatig herzien.

0 1 2 3 4

* Omcirkel de passende waarde Totaal

Se

iri:

Sch

eid

en

Se

ito

n:

Sch

ikk

en

Se

iso

:

Sch

oo

nm

ak

en

Se

ike

tsu

:

Sta

nd

aa

rdis

ere

n

Sh

itsu

ke

:

Sta

nd

ho

ud

en

Sco

re

5S-Audit (voor werkvloer) Werkplek:

Uitgevoerd door: Datum: 0: Erg veel afwijkingen �

2: Weinig afwijkingen �

4: Perfecte score ☺ 5S cat Onderdeel Beoordeling*

Alle machines en andere apparaten op de werkplek worden wekelijks

gebruikt.

0 1 2 3 4 Sub-

Alle instrumenten en houders, e.d. worden wekelijks gebruikt. 0 1 2 3 4 totaal

Alle materialen en onderdelen worden wekelijks gebruikt. 0 1 2 3 4

Elke standaard wordt minimaal eens per maand gebruikt. 0 1 2 3 4

Alle niet gebruikte zaken zijn zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. 0 1 2 3 4

Looppaden en opslagplaatsen zijn met lijnen gemarkeerd. 0 1 2 3 4 Sub-

Alle opslagplaatsen hebben een overzicht van wat er moet liggen. 0 1 2 3 4 totaal

Alle opslagplaatsen hebben plaatsen artikelaanduidingen. 0 1 2 3 4

Minimaal en maximaal toegestane aantallen zijn duidelijk aangegeven. 0 1 2 3 4

Instrumenten en hulpmiddelen zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te

pakken en terug te leggen.

0 1 2 3 4

Het gehele werkgebied is opgedeeld in verantwoordelijkheids-

gebieden en duidelijk toegewezen.

0 1 2 3 4 Sub-

Alle vloeren zijn schoon (vrij van water, vuil, enz.). 0 1 2 3 4 totaal

Alle machines en apparaten worden schoon gehouden en zijn vrij van

materiaal, stof, enz.

0 1 2 3 4

Medewerkers combineren inspectie en schoonmaken als onderdeel

van het (dagelijks) onderhoud.

0 1 2 3 4

MEdewerkers houden hun werkgebied continu en uit zichzelf schoon. 0 1 2 3 4

Afspraken over de 1

ste drie S’n zijn vastgelegd en gevisualiseerd. 0 1 2 3 4 Sub-

Ieder bevoegd persoon kan elk instrument, materiaal of document

binnen 30 sec. vinden.

0 1 2 3 4 totaal

Afwijkingen van opslagmethoden en instellingen zijn in één oogopslag

duidelijk.

0 1 2 3 4

Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden

regelmatig gebruikt.

0 1 2 3 4

De voortgang van ‘het werk ‘ (de primaire processen) is in één

oogopslag duidelijk.

0 1 2 3 4

Iedereen is getraind en getest in standaarden. 0 1 2 3 4 Sub-

Iedereen houdt zich aan alle opslag- en bestelmethoden. 0 1 2 3 4 totaal

Iedereen is punctueel t.a.v. pauzes en afspraken. 0 1 2 3 4

Standaarden worden regelmatig gecontroleerd en herzien. 0 1 2 3 4

Alle activiteiten- informatieborden zijn up-to-date en worden

regelmatig herzien.

0 1 2 3 4

* Omcirkel de passende waarde Totaal

Se

iri:

Sch

eid

en

Sco

re

Se

ito

n:

Sch

ikke

n

Se

iso

:

Scn

oo

nm

ake

n

Se

ike

tsu

:

Stan

daa

rdis

ere

n

Sh

itsu

ke

:

Sta

nd

ho

ud

en

Houden we stand?

28

En ook nog….een leuke werkplek!

Einde

LEAN in de zorg introductie - hkz.nl · die waarde toevoegen ... Normen en proces Risico ’s...

Documents

Transcript of LEAN in de zorg introductie - hkz.nl · die waarde toevoegen ... Normen en proces Risico ’s...