PowerPitch

Una brutta storia

Lo scopo di PowerPoint è comunicare con il pubblico. Perché invece viene ancora spesso usato riempiendolo di testo scritto? Principalmente per due motivi.

Il primo è per avere un bigino. Per non doversi ricordare la propria presentazione. Pensate a tutte le presentazioni in cui il presentatore legge le slide. Oltre ad essere immensamente noioso, è una cosa che manda in crash il cervello degli ascoltatori: la velocità con cui l’ascoltatore legge la slide nella sua testa è molto superiore alla vostra che pronunciate le parole e così si crea un disallineamento dello stesso messaggio nella testa del pubblico. Una specie di eco. E’ letale. Non solo: ma ha senso che il pubblico venga ad un incontro in cui ci siete voi che leggete le slide? Perchè non spedirgliele direttamente?

Il secondo motivo è per avere una copia stampata di quanto presentato. Distribuendo la stampa delle slide dopo l’incontro (o ancora peggio, prima!) il presentatore si evita la fatica di preparare un vero report scritto.Ma se quello che volete fare è semplicemente creare un documento di dati e grafici, allora tanto vale cancellare l’incontro e spedire un report. Potete anche farlo in PowerPoint, ma non è una presentazione, è un report. Conterrà tutte le informazioni del caso, ma non pensate neanche per un secondo che stiate comunicando in modo potente le vostre idee.Comunicare significa portare gli altri ad adottare il vostro punto di vista, aiutarli a capire perchè siete entusiasti di qualcosa. Far loro percepire le vostre emozioni.A meno che non siate Hemingway, è difficile fare queste cose con un report scritto.Il nostro cervello è fatto di 2 parti:

il lato sinistro è logico, razionale ed macina informazioni,il lato destro è emotivo, irrazionale e macina sensazioni.

Quando fai una presentazione il pubblico vuole utilizzare entrambe le parti del suo cervello. E quindi certo: potete rovinare un processo comunicativo con dati infondati e senza una logica solida. Queste cose ci vogliono. Ma non sono abbastanza. Senza emozioni state giocando a poker senza gli assi.Il bello è che PowerPoint è uno strumento straordinario se usato a dovere: potete usare le vostre parole per parlare - attraverso le orecchie degli spettatori - all’emisfero sinistro e, contemporaneamente, lo schermo per parlare - attraverso gli occhi degli spettatori - all’emisfero destro.

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How to change the world

Ma come si fa a creare una grande presentazione? Una presentazione che rimanga memorabile nella testa del nostro pubblico, e che sia capace di convincerlo a fare quello che noi vogliamo?

Per fare una grande presentazione si passa attraverso 4 fasi.

• Concept: dare una struttura al vostro discorso

• Visuals: creare le slide

• Test: provare la vostra presentazione

• Delivery: l’esecuzione della vostra presentazione in pubblico

Cominciamo dall’inizio.

Concept: dare una struttura al vostro discorso

Prima cosa da considerare quando ci si appresta a costruire una nuova presentazione è che ci vorrà del tempo. Tanto tempo. Per creare una presentazione efficace e persuasiva di 20 minuti ci vogliono almeno 40 ore. E’ una cosa che dovete mettere in conto e che è importante pianificare.

Prima di partire ad esplorare tutti i concetti che volete esprimere nella vostra presentazione un ottimo esercizio è quello di definire in una frase il vostro progetto o la vostra idea. 140 caratteri: la lunghezza di un tweet.Questo serve per darvi estrema chiarezza su quello che è il centro della vostra idea.Una definizione chiara ed efficace è la pietra angolare sui cui costruire il resto della vostra comunicazione.

Ancora più importante, quando si comincia a costruire una presentazione, è domandarci chi sarà il nostro pubblico. Perchè viene ad ascoltarci? Cosa si aspetta da noi? Cosa lo tiene sveglio la notte? Quali sono le sue passioni? Cosa gli piace? Cosa lo infastidisce? E soprattutto: cosa voglio che faccia al termine della mia presentazione?Se sto presentando ad un pubblico necessariamente voglio qualcosa da lui: che cambi opinione, che modifichi il suo comportamento...che faccia qualcosa!

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Può essere firmare una nuova polizza assicurativa, cominciare a fare la raccolta differenziata, finanziare il mio progetto o scrivere un articolo sul mio progetto.

Spesso non potete sapere esattamente chi ci sarà nel vostro pubblico, ma potete provare a tracciare un profilo. Provate anche a dare una faccia al vostro ascoltatore tipo, vi aiuterà ad immaginarlo.

E qui veniamo al piatto forte. Questa è LA cosa più importante quando si presenta un progetto. “How to change the world?” è la domanda alla quale la presentazione del vostro progetto deve rispondere. Non ce ne sono altre. Non importa che stiate proponendo crocchette per cani o il nuovo servizio destinato a rimpiazzare Facebook. La gente non si muove per niente di meno che questo. E quindi la cosa più importante che potete realizzare e che non state “presentando un progetto”: voi state vendendo. Vendendo un sogno, un’aspirazione, una visone di cambiamento, una proiezione nel futuro. La gente ha voglia di essere ispirata!

Perchè Steve Jobs è capace di conquistare i cuori di milioni di persone? Perchè quando presenta un nuovo Mac non sta semplicemente vendendo un computer, ma la creatività, i sogni e i grandi progetti che io - ascoltatore - mi immagino di poter realizzare con quella macchina.

Il modo peggiore di iniziare a costruire una presentazione è di aprire PowerPoint prima di sapere esattamente come dovranno essere le mie slide, quante saranno, in quale ordine e cosa ci dovrà essere all’interno di ognuna.Finchè non sappiamo questo PowerPoint deve rimanere chiuso.Fino a quel momento si usano solo due strumenti potentissimi: carta e penna!

Ma come si fa?Posso raccontarvi come faccio io. Immagino ci siano mille altri modi, ma per me questo è molto semplice e funziona splendidamente.

Punto 1: ricercaInternet, libri, appunti, colleghi. Raccogliete tutto il materiale disponibile sull’argomento.

Punto 2: singoli concettiA questo punto prendete un foglio bianco e segnate tutti i singoli concetti rilevanti.

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Punto 3: selezioneEliminate i concetti ridondanti, accorpate quelli simili, individuate quelli centrali.E’ dimostrato che in una presentazione di 15 minuti una persona non è in grado di portarsi a casa più di 4-5 concetti. Non lasciate che sia il caso a selezionarli. Decidete voi quali devono essere!

Punto 4: strutturaQuesto è una fase fondamentale: dovete decidere qual è il percorso logico del vostro discorso, l’ordine dei vostri concetti. Presentazioni pensate per scopi diversi hanno strutture diverse, una struttura abbastanza standard è questa:

aperturaproblemasoluzionevantaggichiusuraì

Vorrei portare la vostra attenzione su due sezioni molto importanti: l’apertura e la chiusura.L’apertura detta la prima sensazione che il pubblico avrà di voi. Se partite con un’apertura fiacca dopo sarà più difficile riconquistare l’attenzione del pubblico.

Anche la chiusura è molto importante, in alcuni casi è il momento più importante. Prima di pensare a cosa metterci il consiglio è di riprendere in mano la mappa dei bisogni del vostro pubblico.

E soprattutto abbiamo detto che quando presentiamo vogliamo sempre che il nostro pubblico dopo la presentazione faccia qualcosa. Il primo passo per far si che questa azione accada è...chiederlo!Si chiama “call to action” e va sempre inserita nella chiusura.

Una volta stabilito l’ordine del vostro discorso è arrivato il momento di disegnare il vostro storyboard.Non c’è bisogno di fare un Gaughin, ma è fondamentale arrivare a capire di quante slide avremo bisogno, in quale ordine e quale concetto dovremo esprimere in ogni slide. Se riuscite già ad immaginarvi l’immagine, schizzatela, tanto meglio! Altrimenti non importa, lasciatela vuota e scriveteci sotto il concetto.

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Ci sono tanti modi per rappresentare un concetto, si possono utilizzare:

1. un’immagine2. una citazione3. una parola chiave4. un dato numerico5. un grafico6. uno schema7. un video

A questo punto il vostro discorso dovreste averlo bene in mente. Buttate giù una prima bozza di testo: questa vi servirà prima per provare la vostra presentazione e poi diventerà quello che viene chiamato handout: il report testuale da lasciare in mano ai vostri spettatori al termine della presentazione. Nota bene: MAI mai consegnare l’handout prima! Il pubblico leggerebbe il testo invece di ascoltarvi!

E questo è tutto per la prima fase di concept. Se tutto va bene a questo punto dovreste avere uno storyboard e un testo della vostra presentazione

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Visuals: creare le slide

Create delle slide che rinforzano le vostre parole, piuttosto che ripeterle. Create delle slide che dimostrano con una prova emotiva che quello che state dicendo è vero.

State parlando dell’inquinamento di milano? Perchè invece di 4 bullet points con dati statistici non mostrate una foto di uccelli morti, lo smog e magari anche un polmone malato? Incredibilmente è anche più divertente che fare una presentazione alla vecchia maniera.

Questo è lo scenario tipo: mostrate una slide. Questa innesca una reazione emotiva nel pubblico, che si mette comodo e diventa curioso di sapere come farete a svoltare il vostro discorso per arrivare a dire qualcosa di pertinente con quell’immagine. A quel punto - se fate bene il vostro lavoro - quell’immagine e quel concetto fanno “click” nella testa del vostro pubblico e ogni volta che penseranno a quello che avete detto vedranno quell’immagine, e vice versa.

Qualche consiglio:

Niente templates. Se seguite questo metodo non ne avete bisogno. Partite con la slide completamente bianca.

Usate immagini di qualità. Usate Flickr che è gratuito oppure iStockphoto dove le immagini costano 2-3 euro. Niente clip-art! Mai!!

Diciamo che dovete cercare un’immagine per richiamare il concetto di partnership. Se mettete partnership nella ricerca immagini di google vi vengono fuori a centinaia di variazioni di immagini di business-man che si stringono la mano. Ma è banale, già vista, noiosa, piatta.

Non accontentatevi della prima idea per rappresentare un concetto. Magari alcuni non sono adatti a tutti i contesti.Ma è facile trovarne altri più flessibili.

No logo: non ha senso mettere il vostro logo in ogni slide!Se vi presentate all’inizio il vostro pubblico è in grado di ricordarsi chi siete fino alla fine della presentazione. Così nelle vostre slide guadagnate spazio, chiarezza e pulizia.

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Niente bullet points, abbiamo visto che non sono efficaci. Piuttosto trasformate ogni punto in una slide. Molto meglio.

Niente transizioni, neanche le dissolvenze. Niente. Servono soltanto a rallentarvi il passaggio da una slide all’altra.

E infine usate poche parole nelle slide. Niente testi al di sotto dei 30 punti di dimensione. Meglio se più grande. Un’altra regola è di prendere l’età della persona più anziana in sala e dividerla per due. Quella è la dimensione minima del font che dovete usare.

A questo punto dovreste avere le vostre slide e il vostro discorso.

Test: provare la vostra presentazione

Provare la vostra presentazione è fondamentale.Questo, ovviamente per potersi allentare, ma anche per cronometrarsi e sapere quanto durerà la nostra presentazione. Ormai quando si viene invitati a presentare ci viene sempre dato un limite di tempo entro cui stare: 3, 5, 10, 15 minuti.Provando potete sapere in anticipo che il vostro discorso è troppo lungo e che dovete tagliare qualcosa. Se provate potete decidere voi cosa tagliare.

Se non provate sarà la vostra chiusura ad essere tagliata.

Ora, su come si studia un discorso ci sono diverse scuole di pensiero.Alcuni sono per studiare il testo a memoria, parola per parola. Altri per memorizzare soltanto i punti chiave.Io dico dipende. Intanto da quanto siete bravi ad improvvisare e tenere un pubblico. Poi da quanto breve sarà il vostro discorso: più breve è, meglio sarà conoscerlo a memoria, visto che anche pochi secondi possono fare la differenza.Di sicuro studiando a memoria, almeno all’inizio, non sbagliate.Poi, mano a mano che diventate bravi potete lasciare dello spazio all’improvvisazione.

Inserite delle storie, degli aneddoti nel vostro discorso: piacciono sempre al pubblico e vi permettono di rilassarvi.

Preparate e stampate il vostro handout.

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E per finire non dimenticate mai di recarvi in sala ben prima della presentazione per testare il proiettore, i collegamenti e l’audio. Non c’è niente di peggio che arrivare al punto della propria presentazione in cui dovrebbe esserci il filmato ma...l’audio non si sente!

Delivery: eseguire la vostra presentazione

Siete prontiE’ arrivato il momento di salire sul palco.

Sulle tecniche di public speaking ci sarebbe moltissimo da dire e probabilmente non sono io il più indicato. Se potete permettervelo fate un corso di public speaking.Qui mi limito ad alcuni consigli basilari.

Guardate il vostro pubblico negli occhi e stringete un contatto con ognuno. Rivolgetevi a tutto il pubblico.

Usate le mani per esprimere e rafforzare i concetti che state esprimendo. Ancora una volta: se avete provato e conoscete alla perfezione il discorso che dovete fare, potete non pensare al cosa dire, ma al COME dirlo.

Tenete una postura aperta. State possibilmente in piedi, state dritti, niente braccia o gambe incrociate, niente mani in tasca, avvicinatevi al pubblico e non state dietro ad ostacoli che si frappongono tra voi e i vostri ascoltatori (il tavolo, ad esempio).

Usate le pause. Vi permettono di riprendere fiato e dare enfasi a quello che dite.

Queste sono tutte tecniche sulle quali ci si può allenare e migliorare. Ma più di ogni altra c’è una cosa che potete fare fin da subito per dare un’efficacia straordinaria alla vostra presentazione: metteteci passione!

Siate voi stessi, lasciate trasparire le emozioni che provate per il progetto che state presentando.

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Se proverete a seguire almeno qualcuno di questi consigli vi garantisco che farete grandi presentazioni, che il vostro pubblico ve ne sarà grato e anche il mondo diventerà un po’ migliore.Almeno il vostro mondo.

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