KERTAS KERJA MODUL 4 F05-03-04 PRODUCTION ORGANIZATION PENGALAMAN PEMBELAJARAN LE1 PREPARE PROJECT...
Transcript of KERTAS KERJA MODUL 4 F05-03-04 PRODUCTION ORGANIZATION PENGALAMAN PEMBELAJARAN LE1 PREPARE PROJECT...
KERTAS KERJA MODUL 4
F05-03-04 PRODUCTION ORGANIZATION
MUKASURAT 104
GROUP CLUSTERING MODULE 4
F05-03-04-LE1 PREPARE PROJECT RESOURCES AND DOCUMEN T
01.04 Prepare Resource Plan
05.05 Verify Updated Files
05.06 Manage Multimedia Repository
06.05 Prepare User Manual Specification
01.07 Prepare Standard And Guidelines
01.05 Coordinate Team Meeting
06.06 Coordinate Product Installation And Delivery
F05-03-04-LE2 SUPPERVISE PROJECT
01.09 Lead Project Activities
01.08 Monitor Project Schedule
01.06 Verify Job Modification
07.01 Supervise Work In Progress
07.05 Coordinate With Other Department
07.06 Prepare Activity Report
F05-03-04-LE3 SUPPERVISE STAFF
07.02 Supervise Staff Discipline
07.03 Prepare Team Member Appraisal
07.04 Conduct Internal Training
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 105
INSTITUSI LATIHAN JABATAN TENAGA MANUSIA
KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA MALAYSIA
KERTAS PENERANGAN KOD DAN NAMA KURSUS F05 TEKNOLOGI PERISIAN (MULTIMEDIA INTERAKTIF)
KOD DAN NAMA MODUL F05-03-04 PRODUCTION ORGANIZATION
PENGALAMAN PEMBELAJARAN LE1 PREPARE PROJECT RESOURCES AND DOCUMENTS
NO. TUGASAN BERKAITAN
01.04 Prepare Resource Plan
05.05 Verify Updated Files
05.06 Manage Multimedia Repository
06.05 Prepare User Manual Specification
01.07 Prepare Standard And Guidelines
01.05 Coordinate Team Meeting
06.06 Coordinate Product Installation And Delivery
OBJEKTIF PRESTASI AKHIRAN ( TPO)
STUDY AND PREPARE MULTIMEDIA PROJECT BY USING TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS SUCH AS SURVEY PRODUCT NEEDED, PROJECT SPECIFICATION, CURRENT RELEVANT TECHNOLOGIES, RESOURCE PLAN, MEETING AGENDA, ISO AND GUIDELINES, PRODUCTIVITY SOFTWARE, WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS), JOB SCORE, WORK DESCRIPTION, GANTT CHART AND PROGRESS REPORT SO THAT PROJECT RESOURCE AND DOCUMENT CAN BE GATHERED THEN THE PROJECT CAN BE LEAD AND MONITORED.
OBJEKTIF MEMBOLEH (EO)
STUDENT SHOULD BE ABLE TO :- PREPARE PROJECT RESOURSE AND DOCUMENT BY USING TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS SUCH AS SURVEY PRODUCT NEEDED, PROJECT SPECIFICATION, CURRENT RELEVANT TECHNOLOGIES, RESOURCE PLAN, MEETING AGENDA, ISO AND GUIDELINES SO THAT PROJECT RESOURCE AND DOCUMENT CAN BE GATHERED.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 106
1. PENGURUSAN PROJEK DALAM PEMBANGUNAN PERISIAN MUL TIMEDIA
Setiap aktiviti atau projek yang ingin dibangunkan memerlukan satu sistem pengurusan
yang baik, sistematik dan berkualiti. Pengurusan projek dalam pembangunan perisian
multimedia merupakan antara proses utama yang akan menentukan kejayaan atau
kegagalan sesuatu proses pembangunan perisian. Pembangunan sesebuah perisian
memerlukan perlaksanaan pelbagai proses yang akan dilaksanakan oleh kumpulan
pembangunan perisian dengan menggunakan sumber-sumber yang disediakan. la juga
melibatkan interaksi dengan beberapa organisasiorganisasi lain yang berkenaan. Semua
pihak yang terlibat ini pula perlu diurus dan diselaraskan dengan baik. Projek
pembangunan perisian multimedia juga amat memerlukan usaha pengurusan yang
sangat teliti dalam merancang, memantau dan mengawal aktiviti-aktiviti pembangunan.
la merangkumi proses pernyataan fungsi, perancangan, penstrukturan organisasi,
pengambilan pekerja, pengarahan, pengawalan serta pemantauan projek perisian dan
sebagainya.
i) Konsep Projek
Projek, menurut kamus Dewan Bahasa dan Pustaka bermaksud
rancangan pembangunan. Pembangunan pula bermaksud perihal
membina, membentuk, memajukan sesuatu untuk mencapai kemajuan,
perkembangan dan sebagainya. Secara amnya, bolehlah juga dikatakan
bahawa projek merupakan suatu proses pembangunan yang unik serta
memerlukan usaha serta sumber bagi mencapai dapatan yang
dikehendaki dalam tempoh masa serta kos yang ditetapkan.
ii) Konsep Projek Multimedia
Projek multimedia secara semulajadinya merupakan suatu disiplin ilmu
yang menyeluruh dan biasanya melibatkan kumpulan kerja yang ramai
bagi menghasilkannya. Projek multimedia juga melibatkan banyak
sumber, faktor, masa pembangunan yang panjang dan juga melibatkan
media penyebaran yang pelbagai bentuk.
Konsep interaktiviti dalam multimedia memerlukan kombinasi aktiviti serta
pelbagai keperluan lain yang biasanya tidak ditemui dalam kebanyakan
projek yang lain. Oleh yang demikian, projek multimedia bukan sahaja
memerlukan suatu sistem pengurusan aplikasi atau sumber seperti skrip,
papan cerita, media, pengaturcaraan dan sebagainya malah ianya juga
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 107
melibatkan proses pemantauan terhadap manusia, masa, kewangan dan
banyak lagi.
iii) Konsep Pengurusan Projek Multimedia
Pengurusan, menurut kamus Dewan Bahasa dan Pustaka bermaksud
perihal kerja, menguruskan sesuatu, perihal menjaga supaya rapi,
mengatur, mengemaskan, menyusun syarikat, badan-badan perniagaan
dan lain-lain. Projek pula sepertimana yang telah dibincangkan sebelum
ini bermaksud rancangan pembangunan. Berdasarkan kepada maksud
istilah yang dinyatakan, dapatlah dinyatakan bahawa pengurusan projek
dalam pembangunan perisian multimedia merupakan satu sistem
pengurusan dan prosedur di mana cara, perlaksanaan, teknologi,
kepakaran dan pengalaman digabungkan bersama dalam suatu proses
membangunkan sesebuah perisian. Pengurusan projek yang berkesan
mampu mengurangkan risiko kegagalan dan juga bagi memastikan
keadaan di mana masa dan kos yang berlebihan dapat dielakkan.
Pengurusan projek dalam pembangunan perisian multimedia adalah
sedikit berbeza dengan pengurusan projek secara umum. Pengurusan
projek multimedia adalah lebih kompleks dan amat berorientasikan tugas.
la juga memerlukan perancangan yang lebih mendalam, jelas dan juga
memerlukan kuasa kawalan yang lebih tinggi. Oleh yang demikian,
pengurusan projek multimedia juga bolehlah dikatakan sebagai suatu
proses mengawal fasa kerja di mana setiap unit projek harus melepasi
aras yang ditetapkan bagi menjamin kejayaan projek yang dilaksanakan.
Dengan memahami setiap proses yang terlibat dan juga alat atau sumber
yang boleh membantu, membolehkan seseorang untuk menguruskan
setiap proses kerja dengan lebih baik dan bukannya semata-mata
berhadapan dengan suatu projek yang besar tanpa sebarang struktur
yang terkawal.
Pengurusan projek dalam pembangunan perisian multimedia juga menyediakan
suatu logik atau panduan yang memudahkan aktiviti perancangan, pengurusan dan juga
penilaian terhadap proses yang terlibat dalam melaksanakan sesebuah projek.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 108
1.1. Fasa Kerja Dalam Pengurusan Projek
Terdapat banyak teori berkaitan dengan pengurusan projek secara umum yang
relevan serta boleh diguna pakai dalam projek berasaskan multimedia. Pada
dasarnya, teori pengurusan projek yang biasa ditemui antaranya menetapkan
fasa-fasa kerja yang berikut sebagai tunggak perbincangan:-
• Menetapkan objektif
• Menentukan kumpulan kerja
• Bersetuju dengan perancangan, jadual kerja dan
sebagainya.
• Memantau perjalanan projek
• Mengawal proses kerja dan juga hasil
• Menyemak kembali hasil yang diperolehi
Pada dasarnya, proses kerja yang terlibat adalah mudah dan boleh
dibahagikan kepada tiga langkah utama iaitu:-
a) peringkat awal (fasa definasi dan perancangan)
b) peringkat pertengahan ( fasa perlaksanaan)
c) peringkat akhir ( fasa penilaian)
1.2. Fasa pertama : Definisi dan Perancangan
1.2.1. Definisi
Dalam fasa ini, pemberian definisi secara khusus terhadap
jenis projek yang ingin dilaksanakan dijalankan. Ini perlu dilakukan
bagi memastikan projek yang ingin dilaksanakan mempunyai hala
tuju yang ditetapkan serta penetapan sempadan-sempadan yang
membolehkan fokus projek adalah lebih bertumpu.
1.2.2. Perancangan
Dalam fasa ini, semua keperluan yang utama perlu
ditetapkan bagi menghasilkan suatu perancangan yang baik dan
berkesan. Setiap tugas, aktiviti, sumber, kekangan dan sebagainya
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 109
yang perlu bagi menyempurnakan sesebuah projek perlulah
dirancang atau ditetapkan terlebih dahulu. Ini bermakna, anda perlu
mengetahui tenaga kerja, individu mahupun kumpulan kerja yang
berkemahiran dalam menyempurnakan tugas-tugas yang
ditetapkan. Anda juga perlu mengetahui mengenai susun atur tugas
serta bila setiap tugas tersebut perlu disempurnakan bagi
membolehkan perancangan yang rapi dapat dijalankan dan
seterusnya menghasilkan suatu perancangan kerja yang lebih
berkesan.
Bagi memastikan sesebuah projek yang dilaksanakan
berjaya, sumber-sumber yang menyokongnya juga perlu ditentukan
terlebih dahulu dengan jelas. Dalam pembangunan sesebuah projek
multimedia misalnya, tenaga manusia, kewangan, peralatan dan
strategi penyebaran dan pemasaran merupakan antara sumber-
sumber sokongan yang perlu diberi perhatian yang sewajarnya.
Setiap sumber ini memerlukan tempoh masa yang tertentu dan
setiap kelewatan atau ketidakprihatinan terhadap salah satu
daripadanya akan menjejaskan projek secara keseluruhan.
Salah satu tujuan utama proses perancangan adalah bagi
menyediakan suatu rangka kerja yang membolehkan seseorang
pengurus membuat anggaran dalam pelbagai aspek seperti sumber,
kos, jadual kerja dan sebagainya yang bersesuaian. Biasanya
sebaik sahaja sesuatu perancangan disahkan untuk diterimapakai,
ianya akan menjadi asas rangka kerja bagi memantau, mengawal
dan menilai kemajuan sesuatu projek. Selain daripada itu, dalam
fasa perancangan perlu juga meramal masalah-masalah yang
mungkin timbul dan kemudiannya menyediakan penyelesaian
alternatif bagi masalah tersebut.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 110
Secara amnya, antara aktiviti utama yang sering dilakukan
semasa proses perancangan ialah :-
• Menentukan objektif dan matlamat
• Membina polisi projek
• Membuat penilaian risiko
• Menentukan beberapa alternatif pembangunan
• Menetapkan prosedur dan peraturan
• Menyediakan rancangan projek
• Menyediakan belanjawan projek
• Menyediakan dokumen perancangan
2. MANUAL KESELAMATAN DAN SOP (STANDARD OPERATING P ROCEDURE )
Merupakan satu proses di mana seorang penyelia akan
menjalankan dokumentasi bagi sesebuah produk yang dihasilkan.
Dokumentasi ini merangkumi pelbagai dokumen yang berkaitan dengan
barangan tersebut seperti senarai semak pemasangan yang di perlukan
semasa proses pemasangan di jalankan. Dokumentasi adalah sangat perlu
kerana :-
� mengelakkan masalah tertinggal langkah pemasangan yang
penting.
� mengurangkan kesilapan semasa pemasangan.
� megelakkan kerosakan akibat daripada kesalahan pemasangan.
� tujuan pengrekodan supaya rekod terdahulu dapat di jadikan rujukan
pada masa hadapan jika terjadi masalah berulang.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 111
Aspek-aspek penting yang perlu ada di dalam sesebuah panduan
pengguna:-
� Langkah keselamatan
� Langkah pemasangan yang lengkap beserta pemasangan perisian pemacu
� Tips penjagaan peralatan
� Bahaya yang mungkin timbul semasa perlatan digunakan
� Rawatan awal
� Spesifikasi peralatan
� Peralatan/ perkakasan yang perlu digunakan.
� Dll.
Pada kebiasaannya, panduan pengguna mempunyai banyak
bahasa. Ini adalah kerana penggunaan peralatan tersebut adalah bersifat
international yang mana banyak bangsa akan menggunakannya dan ini akan
memudahkan pihak pengeluar sekaligus menyenangkan pengguna tentang
cara menggunakan peralatan tersebut.
2.1. Perisian pemprosesan maklumat (word processing , spreadsheet)
Antara perisian yang biasa digunakan untuk memproses
perkataan ialah Microsoft Word. Perisian ini berfungsi sebagai
perantara di antara manusia dengan komputer. Perisian ini mempunyai
pelbagai fungsi untuk mengolah, mengedit dan menghasilakan dokumen
yang berbentuk tulisan dan gambarajah. Selain daripada itu Microsoft Excel
juga dapat digunakan untuk membuat senarai semak dan dokumentasi
yang diperlukan.
2.2. Penyediaan Dokumen Pembangunan Multimedia
Sebagai langkah persediaan dalam mendapatkan satu konsep
kerja-kerja penyelenggaraan sistem rangkaian yang teratur dan tersusun
seharusnya disediakan dengan satu format rekod langkah kerja yang
sistematik dan didokumenkan keseluruhan langkah kerja yang dilakukan.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 112
Ini boleh membantu dalam memantau kerja-kerja yang telah atau masih
belum dilakukan. Jika sesuatu kerja dilakukan tanpa satu sistem yang
teratur, sukar untuk dipastikan sesuatu langkah kerja itu dilakukan
dengan baik atau tidak, ia juga boleh mengakibatkan sesuatu sistem
pemantauan itu menjadi lebih sukar dan menimbulkan permasalahan
lain yang berkaitan.
2.3. Standard Operating Procedure
Bagi mewujudkan satu persekitaran dan budaya kerja yang sihat
dan selamat pihak majikan perlulah sentiasa memastikan semua pekerja
memahami keutamaan dan kepentingan keselamatan di tempat kerja.
Standard Operating Procedures adalah langkah-langkah yang perlu
diambil oleh seseorang sebelum, semasa dan selepas mengendalikan
peralatan atau mesin. Prosedur ini dibuat atau didokumentasikan bagi
menjaga keselamatan pengendali peralatan/mesin dan memastikan
peralatan/mesin sentiasa dalam keadaan selamat dan baik. Ini penting
bagi memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja adalah terjamin.
Selain daripada itu juga ianya bertujuan untuk mengelakkan dari
sebarang kemalangan dan hazard. Biasanya setiap mesin–mesin yang
ingin digunakan mestilah berpandukan kepada SOP terlebih dahulu. SOP
ini juga bertujuan untuk menunjukkan dan memastikan bahawa peralatan
atau mesin itu berada dalam keadaan baik atau tidak. Sekiranya terdapat
sebarang masalah pada mesin atau peralatan tersebut maka didalam SOP
itu ada menerangkan apakah yang sepatutnya dilakukan dan kepada siapa
perlu seseorang itu perlu rujuk atau lapor.
SOP merupakan rujukan ataupun langkah kerja yang disusun
mengikut keselamatan dan langkah keja yang teratur, oleh itu setiap
perkerja mestilah mengikut SOP untuk memastikan dan mewujudkan
persekitaran kerja yang selamat dan teratur. Setiap jabatan mestilah
mempunyai SOP bagi memastikan dan mewujudkan persekitaran kerja
dan budaya kerja yang sihat, selamat dan teratur.
SOP juga adalah satu prosedur operasi seragam yang
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 113
didokumenkan dan digunapakai oleh seseorang bagi melakukan sesuatu
kerja. Ia terdiri dalam pelbagai jenis seperti peraturan di dalam makmal,
panduan mengisi borang, panduan mengendalikan peralatan dan
sebagainya. Di dalam bidang komputer pula SOP digunakan bagi
memperjelaskan langkah-langkah bagi membuat sesuatu kerja secara
terperinci seperti pemasangan komputer (bermula dari membuka
bungkusan komputer hinggalah off komputer selepas habis di pasang),
cara-cara troubleshooting kerosakan dan juga cara-cara bagaimana
hendak menginstall driver (spesifik kepada sesuatu benda contoh: cara
nak install driver pencetak Xerox Phaser 8400) dan lain-lain.
Pada dasarnya SOP adalah satu panduan yang bertulis untuk di
gunakan sebagai panduan semasa melakukan sesuatu kerja. Ia perlu
diikuti kerana apa yang tertulis didalam SOP sahaja yang boleh di
gunakan, biasanya SOP akan diletakkan atau di tampal berhampiran
dengan peralatan tersebut bagi kemudahan pengguna.
2.4. Penyediaan Standard Operating Procedure
Standard Operating Procedure adalah merupakan satu manual
kerja yang digunakan sebagai panduan dalam mengendalikan sesuatu
peralatan. Ia juga merupakan salah satu prosedur keselamatan di
tempat kerja. Ini kerana dengan adanya SOP kita dapat
menggunakan peralatan tersebut dengan cara yang betul. Dengan cara
ini kita dapat menjaga keselamatan pengguna dan peralatan tersebut.
2.5. Cara menyediakan Standard Operating Procedure/ Manual
1. Buat analisa prosedur bagi membolehkan produk beroperasi.
���� Apa yang perlu di install, bagaimana cara nak on / offkan
product
���� Senaraikan bagaimana peralatan beroperasi, dahulukan
mana yang penting.
���� Bina carta alir bagi setiap prosedur
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 114
2. Menulis arahan kerja mengikut turutan yang betul.
���� tulis arahan mengikut turutan yang betul
���� labelkan tanda (DANGER ) atau (WARNING) pada mesin
yang bahaya.
3. Merekabentuk helaian manual
���� setkan header, footer. pages, title, date approved,
approved by, revision.
4. Menguji SOP/Manual.
���� sebelum sesuatu SOP/Manual di guna pakai
pastikan SOP tersebut difahami oleh semua
peringkat kakitangan.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 115
2.6. Berikut adalah contoh S.O.P
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ( S.O.P )
Bahagian :Teknologi Maklumat Mesin :Komputer Model : Dell
SEBELUM DIGUNAKAN :
1. Pasang semua set peralatan dengan sempurna dan ikut arahan pemasangan .
2. Pasang 13 A Palam 3 Pin pada 13A soket ‘Alir keluar’.
Perhatian :
� Pastikan semua bahagian lengkap terpasang.
� Pastikan mesin berfungsi dan berkeadaan baik.
� Pastikan kawasan persekitaran kerja bebas dari air dan kotoran.
Anda boleh mendedahkan sendiri apa-apa maklumat berkenaan diri anda yang anda fikir sesuai
atas kehendak diri anda sendiri tanpa melibatkan urusan kami dengan menggunakan
perkhidmatan Profail yang kami sediakan.
SEMASA OPERASI :
1. “ON” suis pada soket Alir Keluar.
2. “ON” suis alat kawalan keatas set peralatan komputer.
3. Arahan dilakukan keatas komputer mengikut peraturan yang ditetapkan.
Perhatian :
� Pastikan semua set mesin berfungsi dan terima araha n dengan baik.
� Pastikan kerja mengikut peraturan.
SELEPAS DIGUNAKAN :
1. “OFF” suis alat kawalan disemua set mesin tersebut.
2. “OFF” suis pada soket Alir Keluar.
3. Bersihkan tempat / ruang kerja.
Perhatian :
� DAPATKAN KHIDMAT PENGAJAR SEKIRANYA MENGHADAPI SEBA RANG
MASALAH SEMASA MENGENDALIKAN PERALATAN.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 116
SOP merupakan rujukan ataupun langkah kerja yang disusun
mengikut keselamatan dan langkah keja yang teratur, oleh itu setiap perkerja
mestilah mengikut SOP untuk memastikan kerja di dalam keadaan selamat
dan lancar.
3. MESYUARAT BERKUALITI DAN PENGURUSAN PROJEK
MESYUARAT merupakan perjumpaan ramai untuk memenuhi tujuan,
peraturan, undang-undang,merancang,melaksanakan tugas atau menyelesaikan
masalah bagi pertubuhan,organisasi,syarikat atau sebarang kumpulan.
3.1. Mesyuarat Berkualiti
Ciri-Ciri Pengerusi
� Perawakan yang tenang & mesra
� Keupayaan untuk berfikir secara jelas & objektif
� Mempunyai pengetahuan yang lengkap mengenai prosedur
supaya dapat mengawal perjalanan mesyuarat dengan baik
� Pandai berjenaka & penyabar
� Tugas seorang pengerusi mesyuarat lebih kepada pentadbiran,
manakala setiausaha lebih terlibat dengan tindakan yang patut
dijalankan
� Bidang kuasa pengerusi adalah mutlak & amat penting bagi
pengerusi menjelaskan mengenai kaedah menggunakan kuasa
yang ada dengan saksama
Mesyuarat
� Merupakan perhimpunan tiga atau lebih yang mana
membincangkan tentang sesuatu perkara untuk mencapai sesuatu
objektif
� Mesyuarat dianggap berjaya apabila telah mencapai objektifnya
pada masa yang singkat
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 117
Tujuan Mesyuarat
� Memberi maklumat
� Mendapatkan maklumat
� Mengumpul pengetahuan dan pengalaman untuk menyelesaikan
masalah
� Membuat keputusan dengan adanya hak dan kuasa
� Membentuk kerjasama
� Membincangkan tentang ketidakpuasan
Keperluan Mesyuarat
Mesyuarat yang sah memerlukan:-
� Pengurusan untuk mengadakan mesyuarat hendaklah dengan
cara yang betul
� Ianya mestilah ditubuhkan dengan betul
� Ianya mestilah dijalankan dengan betul
Perkara-Perkara Yang Perlu Dilakukan Oleh Pengurusan Untuk
Mengadakan Mesyuarat
� Notis mesyuarat dihantar kepada ahli walaupun sakit atau di luar
negeri
� Masa notis dan tarikh mesyuarat mestilah mencukupi
� Notis bebas dari pengiraan mengelirukan
� Notis mestilah mengandungi maklumat seperti tempat, tarikh, hari
dan masa mesyuarat
� Notis dikeluarkan oleh setiausaha
Ciri-Ciri Penubuhan Mesyuarat Yang Betul
� Perlantikan pengerusi mesyuarat mestilah sah
� Ianya mestilah mempunyai satu korum untuk memulakan
mesyuarat
� Ianya mestilah mempunyai korum untuk mengekalkan mesyuarat
tersebut
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 118
Jenis-Jenis Mesyuarat
� MESYUARAT FORMAL
� MESYUARAT TIDAK FORMAL
Mesyuarat Formal
� Mesyuarat ini diadakan setelah semua ahli mesyuarat diberitahu
terlebih dahulu secara bertulis beberapa hari sebelum mesyuarat
� Notis mesyuarat biasanya disertakan dengan agenda
Mesyuarat Tidak Formal
� Notis segera samada dengan nota ringkas ataupun dengan
percakapan sahaja
� Perbincangan perkara yang wujud secara tiba-tiba
� Tiada agenda dan tidak mempunyai rekod tentang apa yang
berlaku di dalam mesyuarat tersebut
Jadual Pelaksanaan Mesyuarat
� MULA
� JADUAL MESYUARAT
� BILA DAN DI MANA
� OBJEKTIF, AGENDA & MEMO
� SEMAKAN KEMUDAHAN
� PERJALANAN MESYUARAT
� KEPUTUSAN
� PENYEDIAAN MINIT
� TINDAKAN SUSULAN
� TAMAT
Ciri-Ciri Notis Mesyuarat
� Nama persatuan atau kumpulan
� Tajuk “NOTIS MESYUARAT”
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 119
� Hari, tarikh dan masa mesyuarat
� Tempat di mana mesyuarat akan diadakan
� Tandatangan, nama & jawatan orang yang mengeluarkan notis,
biasanya setiausaha
� Tarikh mengeluarkan notis tersebut
Perkara Yang Dilakukan – Sebelum Mesyuarat Oleh Setiausaha
� Menentukan agenda, tarikh, masa & tempat mesyuarat bersama
pengerusi mesyuarat. Merancang peruntukan masa untuk setiap
perkara dalam agenda
� Membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis, memberi
maklumat lengkap mesyuarat seperti nama Pengerusi, Setiausaha
& AJK, tarikh & masa mula, masa dijangka tamat & bilangan
anggota yang hadir
Perkara Yang Dilakukan – Semasa Mesyuarat Oleh Setiausaha / Pencatit
Minit
� Catatkan minit mesyuarat
� Senaraikan kehadiran mesyuarat
� Perkara-perkara penting dibincangkan dalam mesyuarat
� Keputusan-keputusan mesyuarat
� Tindakan-tindakan susulan
Perkara Yang Dilakukan – Selepas Mesyuarat Oleh Setiausaha / Pencatit
Minit
Penyediaan minit
� Mendapatkan persetujuan pengerusi untuk draf minit mesyuarat
tidak lewat dari 3 hari selepas mesyuarat
� Disemak oleh pengerusi
� Disahkan dalam mesyuarat
� Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli tidak lewat dari
satu minggu selepas mesyuarat dijalankan
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 120
Kebaikan Mengadakan Mesyuarat
� Lebih pengetahuan dan pengalaman boleh dibawa berbincang
dan lebih maklumat boleh didapati
� Perbincangan biasanya menguntungkan kerana idea-idea
dibentuk atau jalan penyelesaian baru boleh dicadangkan melalui
mesyuarat itu sendiri
� Pengaliran komunikasi ke arah bawah (downward) dan ke arah
atas (upward) diperbaiki dan komunikasi mendatar (horizontal)
boleh membantu dengan menetapkan mesyuarat pengurusan
yang tetap
Perkara Yang Perlu Dielakkan
� Mesyuarat yang terlalu kerap
� Tiada perkara penting yang dibincangkan
� Mesyuarat pada waktu yang tidak sesuai
� Perkara yang tiada kaitan
� Tidak melakukan persiapan
3.2. Susun Atur Bilik Mesyuarat
Mesyuarat memberi maklumat
Gambar 3-2 (a) Susun atur bili k mesyuarat memberi maklumat
Mesyuarat membuat keputusan
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 121
Gambar 3-2 (b) Susun atur bili k mesyuarat membuat keputusan
ELEMEN MESYUARAT
MAKLUMAT
MESYUARAT MEMBUAT
KEPUTUSAN
Bilangan peserta Tidak dihadkan Bilangan kecil sebaiknya <20
orang
Siapa perlu hadir Sesiapa yang perlu mengetahui Yang bertanggungjawab & dapat
menyumbang
Punca komunikasi
Satu hala iaitu pemimpin
kepadapeserta, tiada peluang
untuk menyoal
Perbincangan interaktif antara
semua yang hadir
Susunan bilik mesyuarat Peserta menghadap ke depan
bilik-seperti bilik darjah
Peserta mendepani antara satu
sama lain-cara persilangan
Cara mempengerusi
paling berkesan Kumulatif Penyertaaan
Penekanan patut kepada Isi Interaksi & penyelesaian
masalah
Kunci kejayaan
Perancangan & penyediaan
maklumat yang hendak
disampaikan
Suasana mesyuarat yang
menggalakkan pertukaran
pendapat yang bebas & terbuka
Jadual 3-2 Elemen Mesyuarat
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 122
3.3. Pengurusan Projek Perisian
3.3.1. Fungsi Utama Pengurusan Projek Perisian
Fungsi utama pengurusan projek perisian ialah perancangan,
penstrukturan organisasi, pengambilan staf, pengarahan dan
pengawalan. Semua aktiviti pengurusan seperti penyediaan tugas,
pembahagian tugas dan lain-lain adalah termasuk dalam salah satu
dari lima fungsi tersebut. Berikut ialah keterangan ringkas setiap fungsi
tersebut:-
1. Perancangan
Pengurusan mesti menentukan apa yang perlu dibuat. Ini
termasuklah menetapkan objektif jangka pendek dan jangka panjang,
dan menentukan bagaimana ojektif tersebut boleh dicapai?
Perancangan melibatkan proses meramal masalah mungkin timbul,
dan menentukan tindakan alternatif yang boleh diambil supaya objektif
projek dapat dicapai.
2. Penstrukturan Organisasi
Menyusun hubungan antara staf dengan aktiviti projek supaya
sumber digunakan dengan berkesan dan tertumpu kepada pencapaian
objektif projek. Penstrukturan organisasi melibatkan pengumpulan
aktiviti dan staf, mentakrifkan tugas, menyerahkan tanggungjawab
pelaksanaan tugas, menetapkan struktur laporan dan hubungan antara
tugas-tugas dan menyediakan dasar untuk penyelarasan.
3. Staf
Fungsi ini melibatkan pemilihan staf, struktur imbuhan dan gaji,
latihan dan penilaian pencapaian staf. Pertukaran staf dan pertukaran
struktur organisasi yang berlaku dari samasa ke semasa menjadikan
fungsi ini satu proses yang berterusan.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 123
4. Pengarahan
Pengurus hendaklah sentiasa membimbing dan memberi
arahan kepada ahli projek untuk memastikan semua aktiviti menjurus
kepada pencapaian objektif projek. Tugas ini melibatkan aspek
memberi keterangan tentang tugasan dan prosedur, dan membina
persekitaran yang dapat menyokong dan memberi motivasi kepada ahli
projek untuk mencapai hasil yang diingini.
5. Pengawalan
Pencapaian sebenar biasanya berbeza dari perancangan asal.
Justeru itu, perubahan dan tindakan pembetulan hendaklah sentiasa
diawasi oleh pengurusan. Pengawalan melibatkan pemantauan dan
penilaian kemajuan sebenar berbanding perancangan asal, mengawasi
sejauh mana objektif yang dirancang dapat dipenuhi dan mengambil
tindakan yang sewajarnya untuk menjajarkan semula operasi dengan
perancangan asal jika berlaku penyimpangan.
3.3.2. Penstrukturan Organisasi Projek Perisian
Penstruktur organisasi melibatkan proses menstruktur organisasi
pasukan pembangun, pembahagian tugas kepada senarai aktiviti dan
menyusun aktiviti tersebut sesuai dengan metodologi pembangunan
yang dipilih. Struktur organisasi juga menentukan bentuk komunikasi
antara ahli pasukan, tanggujawab dan kuasa untuk melicinkan
perlaksaan aktiviti pembangunan. Antara aktiviti yang dilaksanakan
ialah:-
i. Mengenal pasti dan membahagikan tugas-tugas serta
menyusunnya kepada kumpulan-kumpulan mengikut susunan yang
logik dan berkesan. Tajuk yang sesuai akan diberikan kepada
kumpulan tugas tersebut, contohnya seperti tugas analisis, tugas reka
bentuk atau tugas pengujian. Entiti organisasi yang bertanggungjawab
ke atas tugas tersebut juga akan ditetapkan. Kaedah yang biasa
digunakan untuk membahagikan tugas ialah struktur agihan tugas.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 124
ii. Memilih struktur organisasi projek. Struktur organisasi
boleh disusun mengikut struktur organisasi tradisi, struktur organisasi
projek atau struktur organisasi pasukan.
iii. Mentakrif tanggungjawab dan kuasa. Tanggungjawab ialah
kewajiban untuk melaksanakan amanah yang diberi, manakala kuasa
pula ialah kebenaran untuk membuat keputusan dan menggunakan
kuasa. Kedua-duanya hendaklah dijelaskan untuk semua jawatan yang
diwujudkan dalam organisasi projek.
iv. Menetapkan kelayakan untuk setiap jawatan dalam
organisasi projek. Kelayakan merangkumi perwatakan, pengalaman,
kelulusan formal dan latihan yang diperlukan. Ini bertujuan untuk
memudahkan proses pengambilan staf yang sesuai.
v. Membuat dokumentasi struktur organisasi. Semua aktiviti
yang telah dibuat hendaklah direkodkan dalam perancangan projek.
Semua keputusan yang dibuat perlu diwajarkan.
3.3.3. Pengambilan Staf Projek
Pengambilan staf bermaksud mengisi semua jawatan yang
diwujudkan dalam organisasi projek. Objektif utamanya ialah
memastikan setiap jawatan dipegang oleh staf yang berkelayakan dan
juga memastikan setiap jawatan sentiasa terisi. Aktiviti lain termasuklah
memberi taklimat kepada staf baru mengenai tugas dan kemudahan
yang ada. Latihan hendaklah diberikan kepada staf yang tidak
mempunyai kelayakan cukup. Pencapaian staf hendaklah dinilai secara
tetap dan imbuhan yang sewajarnya mengikut tanggungjawab masing-
masing hendaklah diberikan. Akhir sekali perancangan dan dasar
pengambilan staf, perancangan latihan, penilaian dan pencapaian
hendaklah didokumenkan didalam dokumen perancangan projek.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 125
3.3.4. Pengarahan Projek Perisian
Mengarah projek perisian memerlukan aspek motivasi dan
komunikasi berkesan untuk mengalakkan ahli pasukan projek
memahami matlamat projek dan seterusnya menyumbang kepada
pencapaian matlamat. Pengurusan projek bertanggungjawab untuk
terus memberi penerangan berkenaan tugas, memberi kepimpinan
kearah pencapaian yang lebih baik dan memberi motivasi kepada staf
supaya terus berkerja untuk mencapai matlamat dengan penuh
semangat dan keyakinan.
3.3.5. Pengawalan Projek Perisian
Semua aktiviti pengurusan yang bertujuan untuk memastikan
projek berjalan seperti yang telah dirancang akan dikumpul dan
dianalisis. Penyimpangan dari rancangan asal akan diberi perhatian
dan tindakan pembetulan akan diambil untuk memastikan objektif asal
dapat dicapai.
Pengawalan ialah sistem yang memberi maklum balas tentang
kemajuan sesebuah projek. Ia akan melihat adakah projek berjalan
mengikut jadual dan menggunakan sumber seperti yang telah
ditetapkan. Selain dari itu, pengawalan juga menyediakan
perancangan dan pendekatan untuk membetulkan perbezaan yang
terdapat antara pencapaian sebenar dengan pencapaian yang
dirancangkan.
Antara aktiviti penting dalam pengawalan ialah menetapkan
piawai pencapaian supaya pembangun jelas akan kualiti pencapaian
yang diperlukan dan pengurusan pula boleh membuat perbandingan
antara pencapaian sebenar dengan piawai yang ditetapkan. Sistem
pemantauan dan laporan yang akan menerimanya, bila ia perlu
diterima dan dan apakah yang perlu dilakukan terhadapnya untuk
mengawal projek. Hasil perlu diukur dan dianalisis dan membuat
perbandingan antara pencapaian dengan piawai, matlamat dan
perancangan. Jika tindakan pembetulan diperlukan, pengurus
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 126
hendaklah mengarah serta memulakan tindakkan tersebut. Staf projek
perlu dihargai, diberi ganjaran dan diambil tindakan disiplin seperti
yang sepatutnya. Dan akhir sekali, semua piawai pencapaian, sistem
pengawalan dan pemantauan serta mekanisme ganjaran dan disiplin
hendaklah didokumenkan.
3.3.6. Teknik Anggaran Kos
Diketahui bahawa setelah aktiviti projek dikenal pasti, pengurus
projek perlu membuat anggaran usaha dan masa yang diperlukan
untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Soalan-soalan yang perlu
dijawab ialah:-
• Berapa banyakkah usaha yang diperlukan untuk melaksanakan
setiap aktiviti?
• Berapa lamakah masa yang diperlukan untuk melaksanakan
setiap aktiviti?
• Berapakah jumlah kos untuk melaksanakan setiap aktiviti?
Anggaran kos dan penjadualan projek biasanya dibuat bersama.
Bagaimanapun, anggaran kos kadangkala diperlukan pada peringkat
awal sebelum penjadualan dibuat. Angggaran ini mungkin diperlukan
untuk menetapkan peruntukan kewangan projek atau untuk
menetapkan harga perisian berkenaan kepada klien. Apabila projek
telah dimulakan, anggaran hendaklah dikemas kini secara tetap. Jika
kos sebenar jauh lebih besar daripada anggaran, pengurus projek
mesti mengambil tindakan seperti memohon peruntukan lebih atau
mengubah tugas yang hendak dilaksanakan.
Ada tiga parameter yang terlibat dalam pengiraan jumlah kos
pembangunan projek, iaitu: Kos perkakasan dan perisian termasuk kos
senggaraan; Kos perjalanan dan latihan; Kos usaha iaitu upah yang
akan dibayar kepada pembangun.
Kos yang banyak mempengaruhi anggaran ialah kos usaha. Kos
perkakasan dan perisian serta kos perjalanan dan latihan mudah
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 127
dianggar dan agak rendah berbanding kos usaha. Kos usaha bukan
setakat gaji staf yang terlibat dalam pembangunan projek sahaja.
Penetapan kos usaha mesti mengambil kira kos operasi organisasi
terlibat. Kos-kos berikut adalah sebahagian daripada jumlah kos
usaha: Kos letrik, air, ruang pejabat; Kos staf sokongan seperti
akauntan, setiusaha, tukang bersih pejabat, dan lain-lain; Kos talian
rangkaian dan telekomunikasi; Kos kemudahan lain seperti
perpustakaan, pusat rekreasi dan yang sepertinya; Kos Kumpulan
Wang Simpanan Pekerja (KWSP), kemudahan pencen,insuran dan
lain-lain.
Biasanya kos sampingan yang disenaraikan di atas berjumlah
dua kali ganda gaji jurutera perisian. Ini bermakna jika gaji yang
dibayar oleh sebuah organisasi kepada seorang jurutera perisian ialah
50 000 setahun, jumlah kos organisasi tersebut ialah 150,000 setahun.
Untuk menetapkan harga perisian pada klien, asasnya ialah kos
pembangunan campur keuntungan. Bagaimanapun, sebenarnya ianya
tidaklah semudah itu kerana jika ada persaingan dengan organisasi
lain, klien akan memilih harga yang terbaik. Selain daripada
keuntungan, faktor luaran yang lain seperti dasar organisasi, faktor
ekonomi, politik, dan perniagaan perlu juga diambil kira.
Berikut ialah keterangan ringkas beberapa faktor yang
mempengaruhi kos perisian:-
1. Peluang Pasaran
Organisasi meletakkan harga rendah untuk dapat bersaing dalam
pasaran. Biar keuntungan sedikit, tetapi berpeluang untuk
mendapat projek lain kemudian.
2. Keraguan Anggaran Kos
Jika organisasi ragu terhadap anggaran kos yang dibuat, ia boleh
menambah kos dengan faktor kecemasan yang dapat
menampung ketidaktepatan anggaran kos.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 128
3. Perihal Kontrak
Siapa yang menerima hak cipta ke atas perisian yang dibina juga
mempengaruhi kos. Harga boleh dikurangkan jika hak cipta tidak
diberikan kepada klien.
4. Keperluan Tak Mantap
Jika keperluan berkemungkinan besar akan berubah, organisasi
boleh mengurangkan kos untuk memenangi kontrak. Selepas
mendapat kontrak, harga yang tinggi akan dikenakan untuk
sebarang perubahan keperluan.
5. Status Kewangan
Organisasi yang ada masalah kewangan boleh mengurangkan kos
untuk memenangi kontrak. Keuntungan yang kecil adalah lebih
baik daripada terus gulung tikar.
Tiada cara mudah untuk membuat anggaran. Anggaran awal
mungkin terpaksa dibuat berdasarkan takrifan keperluan yang belum
mantap. Penggunaan teknologi baru dan pengalaman kumpulan
pembangunan yang tak dapat dikenal pasti semuanya akan
menyukarkan lagi tugas membuat anggaran. Tetapi tugas ini tetap
perlu dilakukan. Terdapat beberapa teknik yang boleh digunakan untuk
membantu membuat anggaran kos. Berikut ialah penerangan ringkas
beberapa teknik tersebut :-
1. Model Algoritma
Membangunkan model kos menggunakan algoritma tertentu dan
maklumat yang berkaitan seperti bilangan baris kod (BBK)
2. Pendapat Pakar
Beberapa orang pakar dalam bidang yang berkaitan dengan
projek akan dirujuk. Setiap daripada mereka akan membuat
anggaran. Anggaran ini akan dibandingkan dan dibincangkan.
Proses yang diulang sehingga satu anggaran yang dipersetujui
oleh semua pakar dihasilkan.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 129
3. Anggaran Dengan Analogi
Anggaran dibuat dengan membuat analogi ke atas projek lepas
yang bersamaan dengan projek tersebut.
4. Hukum Parkingson
Hukum Parkingson menyatakan bahawa kerja akan memenuhi
semua ruang yang ada. Kos dianggarkan berdasarkan sumber
yang ada. Jika projek mesti disiapkan dalam masa 12 bulan oleh
lima orang staff, anggaran usaha yang diperlukan ialah 60 bulan-
pengaturcaraan.
5. Letak Harga Untuk Menang
Harga dianggarkan berdasarkan kemampuan kewangan klien dan
bukan berdasarkan kepada keperluan perisian.
F05-03-04-LE1-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 130
SOALAN
1. Terdapat 3 fasa dalam pengurusan sesuatu projek. Nyatakan fasa-fasa tersebut.
2. Nyatakan 8 aktiviti utama yang dilakukan pada fasa perancangan.
3. Apakah yang anda faham mengenai ’Standard Operating Procedure’?
4. Senaraikan empat langkah dalam menyediakan ’Standard Operating Procedure’
5. Apakah aspek-aspek penting yang terdapat di dalam sesebuah panduan
pengguna?
6. Nyatakan 6 ciri-ciri pengerusi di dalam mesyuarat yang berkualiti?
7. Nyatakan 2 jenis mesyuarat?
8. Nyatakan 6 ciri-ciri notis mesyuarat?
9. Nyatakan 5 fungsi utama pengurusan projek perisian?
10. Nyatakan 5 faktor yang mempengaruhi kos perisian?
11. Nyatakan 5 teknik yang digunakan untuk membuat anggaran kos?
RUJUKAN :
1. Jamalludin Harun, Baharuddin Aris & Zaidatun Tasir, 2001, Pembangunan Perisian Multimedia, Venton Publishing, ISBN: 983-2031-31-1.
2. Proper Working Environment, http://www.niosh.com.my/ 3. Samsudin Wahab, Mengurus Majlis & Acara Rasmi, PTS Profesional Publishing
Sdn Bhd
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 131
INSTITUSI LATIHAN JABATAN TENAGA MANUSIA
KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA MALAYSIA
KERTAS PENERANGAN KOD DAN NAMA KURSUS F05 TEKNOLOGI PERISIAN (MULTIMEDIA INTERAKTIF)
KOD DAN NAMA MODUL F05-03-04 PRODUCTION ORGANIZATION
PENGALAMAN PEMBELAJARAN LE2 SUPERVISE PROJECT
NO. TUGASAN BERKAITAN
01.09 LEAD PROJECT ACTIVITIES
01.08 MONITOR PROJECT SCHEDULE
01.06 VERIFY JOB MODIFICATION
07.01 SUPERVISE WORK IN PROGRESS
07.05 COORDINATE WITH OTHER DEPARTMENT
07.06 PREPARE ACTIVITY REPORT
OBJEKTIF PRESTASI AKHIRAN ( TPO)
STUDY AND PREPARE MULTIMEDIA PROJECT BY USING TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS SUCH AS SURVEY PRODUCT NEEDED, PROJECT SPECIFICATION, CURRENT RELEVANT TECHNOLOGIES, RESOURCE PLAN, MEETING AGENDA, ISO AND GUIDELINES, PRODUCTIVITY SOFTWARE, WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS), JOB SCORE, WORK DESCRIPTION, GANTT CHART AND PROGRESS REPORT SO THAT PROJECT RESOURCE AND DOCUMENT CAN BE GATHERED THEN THE PROJECT CAN BE LEAD AND MONITORED.
OBJEKTIF MEMBOLEH (EO)
STUDENT SHOULD BE ABLE TO :- SUPERVISE PROJECT BY USING TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS SUCH AS COMPUTER, PRODUCTIVITY SOFTWARE, WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS), JOB SCORE, WORK DESCRIPTION, GANTT CHART AND PROGRESS REPORT SO THAT THE PROJECT CAN BE LEAD AND MONITORED.
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 132
1. PENYELIAAN PROJEK PEMBANGUNAN MULTIMEDIA
Sebagai langkah persediaan dalam melaksanakan aktiviti pembangunan
multimedia, penyeliaan yang teratur dan tersusun seharusnya disediakan dengan
satu format rekod langkah kerja yang sistematik dan di dokumenkan keseluruhan
langkah kerja yang dilakukan. Ini boleh membantu dalam memantau kerja-kerja
yang telah atau masih belum dilakukan. Jika sesuatu kerja dilakukan tanpa satu
sistem yang teratur, sukar untuk dipastikan sesuatu langkah kerja itu dilakukan
dengan baik atau tidak, ia juga boleh mengakibatkan sesuatu sistem pemantauan
itu manjadi lebih sukar dan menimbulkan permasalahan lain yang berkaitan.
1.1. Jenis Perancangan
i. Perancangan Strategi
• Objektif yang merangkumi untuk sesebuah organisasi
• Skop yang meluas
• Rancangan jangka panjang (cth : 5- 10 tahun)
• Disediakan oleh pihak atasan/pengurusan
ii. Perancangan Operasi.
• Menyediakan tindakan yang diperlukan untuk mencapai objektif
tertentu di dalam rancangan strategik
• Skop yang lebih kecil
• Rancangan jangka pendek
• Disediakan oleh pengurus peringkat pertengahan
1.2. Kepentingan perancangan
• Memberi arah dan tujuan sesebuah organisasi
• Menyelaraskan semua aktiviti dalam organisasi
• Mengurangkan masalah berterusan yang tidak dijangka
• Mengelakkan pembaziran kerja yang berulang
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 133
1.3. Langkah-langkah perancangan
i. Tentukan objektif projek
• Perlu dinyatakan dalam bentuk tulisan
• Boleh diukur
• Hendaklah spesifik dengan masa
• Mencabar dan boleh dicapai
ii. Pilih strategi asas untuk mencapai objektif
iii. Pecahkan projek kepada subunit atau langkah
iv. Tentukan piawai (performance standard) untuk setiap subunit
v. Tentukan jangkamasa yang diperlukan untuk setiap unit
vi. Tentukan turutan subunit dan masukkan maklumat ini di dalam jadual
keseluruhan projek.
vii. Kirakan kos setiap subunit di dalam belanjawan projek
viii. Kirakan keperluan kakitangan, termasuk bilangan, kedudukan, tugas
dan tanggungjawab
ix. Tentukan jenis-jenis latihan yang diperlukan
x. Bentuk polisi dan prosedur
1.4. Perancangan Dan Penjadualan
i. Saling bergantung antara satu sama lain
ii. Melibatkan perancangan sumber (resources) untuk keseluruhan
projek
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 134
iii. Menentukan aktiviti-aktiviti, jangka masa, penjadualan untuk tenaga
kerja dan sumber-sumber lain(bahan dan peralatan) yang diperlukan
untuk mencapai tarikh siap projek
1.5. Penjadualan
Penjadualan adalah penentuan aktiviti-aktiviti,jangka
masa,penjadualan untuk tenaga kerja dan sumber-sumber lain (bahan
peralatan) yang di perlukan untuk mencapai tarikh siap sesuatu projek.
1.6. Menyediakan Jadual Kerja.
Dalam menyediakan jadual kerja kita terlebih dahulu menyediakan
perancangan mengenai tugas-tugas yang perlu dan akan dilakukan. Pelan
pengurusan hendaklah di buat bagi memudahkan kerja penyediaan jadual
kerja.
1.6.1. Fungsi Dan Jenis Tugas
i. Mengetahui fungsi dan jenis tugas yang berkaitan dengan
seseorang individu.
ii. Mengetahui kemahiran yang ada pada setiap kakitangannya
1.6.2. Spesifikasi kerja
i. Merupakan satu penerangan tentang tugas dan
tanggungjawab yg diberikan kpd jawatan sedia ada.
� Kesemua yg mahu dilaksanakan dalam jawatan yg
diterangkan.
� Setiap kerja dipecahkan kpd tanggungjawab tugas dan
sebagainya.
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 135
ii. Jenis-jenis analisa kerja:
a) Analisa kerja yg lengkap
� Di mana semua kedudukan kerja diambil oleh
penerangan yg terperinci tentang tugas-tugas kerja yg
disediakan.
b) Analisa kerja yg kritikal
� Dimana konsentrasi kpd kerja utama dalam kedudukan yg
kritikal dgn mengetepikan kerja yg lain
c ) Analisa kerja yg bermasalah
� Dimana hanya kerja yg mempunyai masalah diambil
untuk analisa tanpa menghiraukan kerja lain.
1.6.3. Mengenalpasti Tempoh Dan Susunan Kerja
i. Sebagai seorang pengurus sesuatu projek, kita hendaklah
mengenalpasti susunan kerja bagi setiap projek yang hendak
dijalankan.
ii. Anggaran tempoh yang diperlukan
1.6.4. Membuat jadual Kerja
Dalam membuat jadual kerja pastikan pelan kerja telah pun di
buat. Ini dapat memudahkan kita memantau aktiviti-aktiviti kerja
yang akan berjalan.
1.6.5. Perbincangan jadual kerja
Bagi memastikan setiap perkembangan tugas mencapai matlamat
yang telah ditetapkan. Ini adalah penting untuk menentukan kejayaan
projek yang dijalankan
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 136
2. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
2.1. Ciri-ciri WBS yang baik
• Status dan penyudahan aktiviti mudah diukur
• Mempunyai peristiwa mula dan alamat yang tetap
• Tugasan-tugasan mudah diurus, boleh diukur dan tidak bergantung
kepada tugasan aktiviti lain
• Membentuk satu siri aktiviti yang berterusan dari mula hingga akhir
2.2. Perkara lain yang perlu dipertimbangkan
• Jadual pembekalan bahan
• aktiviti sub-kontraktor yang memberi kesan kepada aktiviti projek
• Keboleh sediaan peralatan
• Latihan dan kakitangan sedia ada
2.3. Langkah membuat WBS
Langkah 1 : Bahagikan projek kepada beberapa objektif utama
Langkah 2 : Agihkan setiap objektif yang mesti dilaksanakan untuk
menyempurnakan objektif tersebut
Langkah 3 : Untuk setiap aktiviti, bahagikan kpd beberapa sub-aktiviti kecil
Langkah 4 : Peringkat terendah sub-aktiviti di dalam hirarki merupakan pakej
kerja asas yang perlu dilaksanakan untuk menyempurnakan
projek
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 137
LANGKAH -LANGKAH MEMBENTUK WBS UNTUK PERANCANGAN
PERSIDANGAN
1. Bahagikan projek kepada objektif utama:-
i) Bentuk program
ii) Tentukan tarikh dan tempat persidangan
iii) Merekebentuk dan melaksanakan rancangan pemasaran
2. Bahagikan objektif utama kepada aktiviti-aktiviti
i) Bentuk program
a) Tentukn tarikh persidangan
b) Dapatkan penceramah
c) Sediakan Nota-nota untuk persidangan
ii) Tentukan lokasi dan tarikh persidangan
a) Tentukan tarikh persidangan
b) Pilih dan pastikan tempat persidangan
c) Tentukan dan sahkan penyusunan aturcara
iii) Mereka Bentuk dan melaksanakan rancangan pemasaran
a) Wujudkan dan cetak risalah persidangan
b) Dapatkan set label untuk mel terus
c) Hantar risalah persidangan
d) Terima dan maklumkan pendaftaran
3. Semak setiap aktiviti untuk kesesuaian dengan ciri-ciri aktiviti dan
bahagikan lagi yang mana perlu.
i) Sediakan nota-nota persidangan
a) Dapatkan bahan-bahan nota dari penceramah
b) Sediakan dan cetak buku-buku nota
persidangan
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 138
3. ANALISA RANGKAIAN PROJEK
• Penerangan membuat perancangan sesuatu projek
• Projek – sebarang kerja yang mengandungi sebarang aktiviti
• Aktiviti – sesuatu tugas yang memerlukan masa & sumber utk menyiapkan
aktiviti tersebut
• Perancangan sesuatu projek perlu mengambilkira semua aktiviti yang
terlibat seperti turutannya, tempoh masa setiap aktiviti & sumber yang
perlu pada setiap peringkat sehingga tamat projek tersebut
3.1. Dua teknik yang biasa digunakan
1. Critical Path Method
2. Project Evaluation and Review Technique
Konsep yg digunakan adalah sama, perbezaannya adalah dari segi masa
yang diperuntukan untuk setiap aktiviti.
3.2. Faedah
• Mudah difahami
• Turutan aktiviti dan kaitan antara satu sama lain
• Masa tamat setiap aktiviti
• Kelewatan sesuatu aktiviti tidak melibatkan kelewatan sesuatu projek
• aktiviti kritikal
• Tempoh masa keseluruhan projek
• Perancangan dan penjadualan sumber
• Pengawalan dan pengawasan aktiviti mudah dilaksanakan
3.3. Membina rangkaian
• Satu rangkaian hanya mempunyai satu peristiwa permulaan dan satu
peristiwa tamat
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 139
• Setiap aktiviti ditunjukkan oleh hanya satu anak panah sahaja
• Mana-mana 2 peristiwa hanya boleh dihubungkan dengan hanya 1 aktiviti
sahaja
• Mana-mana 2 aktiviti tidak boleh dihubungkan dengan titik mula dan
tamat yang sama
• Setiap peristiwa mempunyai nombor pengenalan sendiri
Nombor pengenalan – adalah untuk memastikan hubungkait aktiviti yang
betul dalam rajah rangkaian.
Menentukan aktiviti yang perlu siap dahulu sebelum aktiviti seterusnya
bermula dan aktiviti yang jalan serentak.
A) AKTIVITI BERTURUTAN
B) AKTIVITI SELARI
Rajah 3-3 (a) Aktiviti Selari
(C) AKTIVITI DUMMY
Berlaku apabila mana-mana 2 peristiwa (nodan) mesti dihubungkan oleh
hanya satu anak panah (aktiviti) sahaja
1 2 3 4 A B C
1
2
3 4
A B
C 5 D
E
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 140
Contoh :
Aktiviti B bergantung kepada aktiviti A
Aktiviti C bergantung kepada aktiviti A
Aktiviti D bergantung kepada aktiviti B dan C
RANGKAIAN SALAH
Rajah 3-3 (b) Aktiviti Dummy
1 2
3
4 A
B
C 5 D
RANGKAIAN BETUL
1 2 3 4 A B
C
D
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 141
Contoh 1:-
Lukiskan rajah rangkaian untuk aktiviti-aktiviti berikut:-
Aktiviti Bergantung kepada aktiviti
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
-
-
A
A
C
D
B
G
E, F
H, I
J
Jadual 3-3 (a) Aktiviti projek
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 142
Kaedah Laluan Kritikal:-
Jangkamasa aktiviti projek:-
• Masa yg boleh ditentukan untuk setiap aktiviti dalam sesebuah rangkaian
adalah seperti berikut:
i. Masa paling awal untuk mula (PAM)
ii. Masa paling awal untuk siap (PAS)
iii. Masa paling lewat untuk mula (PLM)
iv. Masa paling lewat untuk siap (PLS
Aktiviti Bergantung kpd Tempoh (hari)
A
B
C
D
E
F
G
-
-
A
B
C
D
E dan F
3
2
4
3
2
1
3
Jadual 3-3 (b) Contoh Pengiraan
1
A
B
C
D
E
2
3
4
5
7
6 9 10 8
F
G H
I
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 143
Rajah 3-3 (c) Rangkaian
3.4. Apungan (slack time)
• Perbezaan diantara masa awal mula (PAM) dan masa paling lewat siap
(PLS).
• Tempohnya lebih besar daripada tempoh masa sebenar aktiviti tersebut.
• Jumlah apungan = PLM – PAM @ PLS – PAS
Aktiviti Bergantung
kpd
Tempoh
(hari) PAM PAS PLM PLS Apungan
A - 3 0 3 0 3 0
B - 2 0 2 3 5 3
C A 4 3 7 3 7 0
D B 3 2 5 5 8 3
E C 2 7 9 7 9 0
F D 1 5 6 8 9 3
G E dan F 3 9 12 9 12 0
Jadual 3-3 (c) Contoh Pengiraan
3.5. Laluan Kritikal
• Laluan yang mempunyai tempoh yang paling lama dari mula hingga akhir
projek
• aktiviti yang mempunyai nilai apungan sifar adalah aktiviti laluan kritikal
1
A
B
C
D
E 2
3
4
5
7 6 F G 3
2
3
4 2
3 3
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 144
3.6. CARTA GANTT
• Satu kaedah untuk menunjukkan turutan aktiviti projek yang akan
dilaksanakan mengikut masa yang telah dirancangkan.
• Digunakan untuk memantau proses projek samada mengikut
perancangan atau tidak.
• Carta berbentuk 2 dimensi :
o Garis tegak – senarai aktiviti
o Garis melintang – masa
AK
TIV
ITI
G
F
E
D
C
B
A
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
MASA (hari)
Rajah 3-3 (d) Contoh Carta Gantt
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 145
4. PENYELIAAN DAN KEMAHIRAN KOMUNIKASI
Penyeliaan dan kemahiran komunikasi adalah penting di dalam sesebuah
organisasi untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Justeru itu, Kertas
Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai kepentingan komunikasi
dengan kakitangan dan jenis-jenis komunikasi. Dengan adanya komunikasi yang
berkesan ini dapatlah melahirkan kakitangan yang baik dan sekaligus disiplin juga
terjaga.
Sikap kakitangan mempengaruhi kualiti perkhidmatan syarikat. Pekerja
syarikat yang baik dapat menaikkan nama pejabat dan organisasi secara
menyeluruh.Sikap dan etika kakitangan itu bergantung pada faktor-faktor seperti:-
a. pengaruh keluarga
b. pengaruh rakan sepejabat
c. pengaruh pengalaman
Komunikasi : perkongsian maklumat yang melibatkan dua atau lebih penerima
dalam menyalurkan sesuatu informasi.
Maklumat yang dicernakan perlu di salurkan kepada semua pihak baik
dalaman atau luar. Perlaksanaan sewsuatu dasar atau polisi perlu dimaklumkan
melalui proses komunikasi ini. Keputusan pihak pengurusan mengenai sesuatu
perkara ad-hoc atau terancang yang dicetus perlu dikomunikasikan.
Setakat mana keberkesanan perlaksanaan sesuatu agenda atau program
bergantung kepada kecekapan kakitangan pengurusan panyampaian maklumat
kepada bahagian-bahagian lain yang memerlukan. Pihak pengurusan perlu mahir
memilih saluran komunikasi yang betul supaya proses komunikasi itu tidak gagal
sekerat jalan.
Komunikasi mempunyai empat (4) peranan utama dalam perlaksanaan
organisasi iaitu kawalan, motivasi, menyampaikan emosi dan sebagai penyampai
maklumat.
Fungsi kawalan merujuk pada tugas-tugas pengurusan mengawal aktiviti
organisasi umumnya atau pejabat khususnya. Sebagai pengurus yang berkesan
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 146
aktiviti kawalan perlu diberi perhatian kerana tanpa pengawalan yang baik sudah
tentu semua agihan tugas dan bidang kerja tidak akan di ikuti sepenuhnya oleh
pihak yang diamanahkan.
Fungsi motivasi pula bermaksud, individu yang diberikan tugas tertentu perlu
di beri pujian supaya mereka merasa tugas mereka amat penting kepada kejayaan
perlaksanaan aktiviti tersebut.
Fungsi emosi merujuk kepada suasana emosi yang dialami oleh setiap
jawatankuasa ketika mlaksanakan tugasan dengan berbagai cabaran demi
menghasilkan kerja yang berkualiti.
Fungsi komunikasi sebagai penyampai maklumat diketahui oleh semua
warga organisasi, terutamanya maklumat berkenaan status perlaksanaan aktiviti
yang hendak di laksanakan. Semua ahli jawatankuasa yang terlibat perlu
mengambil inisiatif supaya membantu antara satu sama lain.
4.1. Komunikasi Dengan Klien/ Pelanggan
Banyak model hubungan profesional –klien telah di kemukakan
selama ini. Soal hubungan profesional-klien sepatutnya dilihat dalam
konteks hubungan yang biasa berlaku dan bukannya dala kek-kes yang
khusus. Misalnya orang biasa akan berhubung dengan peguam dalam
urusan perjanjian jual beli rumah, membuat draf kantrak perniagaan,
tuntutan pampasan di mahkamahdan klien pergi berjumpa doktor untuk
mendapat rawatan bg penyakit yang dihidapi.
Isu pokok dalam hubungan profesional-klien ialah peruntukan
tanggungjawab dan authoriti dalam membuat keputusan, siapa yang
sepatutnya membuat keputusan.
4.2. Jenis-jenis komunikasi
Komunikasi boleh di kelaskan kepada 2 jenis iaitu:-
a. Komunikasi Dalaman
b. Komunikasi Luaran
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 147
4.2.1. Komunikasi Dalaman
Adalah satu jenis komunikasi yang penting kerana ia
memainkan peranan dalam memastikan kelicinan dan keberkesanan
aktiviti. Tujuan adalah untuk memberitahu, mengendalikan, mengarah
sesuatu, memberi motivasi dan merunding sesuatu perkara.
Pengurus hendaklah memastikan supaya aktiviti yang
dijalankan oleh sesuatu bahagian dapat dimaklumkan kepada semua
bahagian yang lain bagi mencapai matlamat keseluruhan organisasi.
Pihak pengurusan boleh menggunakan pelbagai saluran
komunikasi bagi mengekalkan perasaan terdorong di kalangan pekerja
bawahan. Tanpa motivasi yang baik, sukar bagi pekerja menjalankan
tugas dengan baik dan cemerlang.
Berfungsi juga sebagi mengelakkan nerlaku konflik antara
bahagian dengan bahagian. Sebarang perbincangan dan perundingan
hendaklah dia adakan ketika berlakunya salah faham antara individu
atau kumpulan tertentu.
Terdapat dua (2) kaedah dalam komunikasi dalaman iaitu:-
i. Penulisan
Penulisan adalah suatu kaedah komunikasi yang paling popular dalam
sesebuah pejabat. Contohnya berkenaan perlantikan seorang pekerja
baru, surat kenaikan pangkat dan pemakluman status jawatan tetap
atau pengesahan jawatan. Antara dokumen bertulis yang biasanya di
sediakan ialah seperti :
- Memorandum
Adalah suatu notis pemberitahuan yang dikeluarkan oleh pihak
atasan yang mengandungi maklumat atau arahan tertentu.
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 148
- Minit
Suatu bahan penulisan berkenaan perkara-perkara yang
sudah di bincangkan dalam mesyuarat tertentu.
- Laporan
Biasanya disediakan oleh jabatab atau individu tertentu bagi
menerangkan hasil sesuatu aktiviti yang dijalankan seperti
yang dirancang oleh pengurus.
- Notis
Suatu bahan bertulis yang bertujuan untuk perkembangan
syarikat, notis keselamatan dan maklumat kebajikan sosial
pekerja.
ii. Lisan
Komunikasi secara lisan dalam pejabat, biasanya berlaku melalui
aktiviti berikut:
- Perbualan
Kaedah biasa yang digunakan oleh pengurus kepada
kakitangan yang lain biasanya di lakukan secara bertentangan
wajah atau melalui telefon.
- Temuduga
Suatu proses pemilihan pekerja baru oleh sesebuah
organisasi. Ketika proses ini bahasa yang menjadi pilihan
adalah bahasa rasmi syarikat samaada bahasa malaysia atau
bahasa inggeris.
- Mesyuarat
Ketika mesyuarat semua agenda yang dirancang akan di
bincangkan. Perbincangan ini memerlukan perbincangan
semua peserta mesyuarat bagi memastikan sesuatu
mesyuarat itu berkesan.
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 149
- Telefon, intercom dan paging
Pihak yang menggunakan komunikasi jenis ini tidak dapat
melihat antara satu sama lain. Oleh itu penerima mesej hanya
mendengar suara penyampai atau mesej sahaja. Sebarang
tindakan susulan hanya boleh dibuat pada masa yang lain.
4.2.2. Komunikasi Luaran
Komunikasi pembekal sangat penting kerana ia boleh
mempengaruhi hubungan baik dengan pembekal barang-barang ke
atas syarikat. Bentuk kominikasi yang kerap di praktikkan dengan
pembekal ialah penggunaan telefon dan mesin faks. Telefon adalah
alat komunikasi yang cepat dan mudah.
4.3. Halangan terhadap komunikasi berkesan
i. Mencari alasan bagi mengambil kesempatan
ii. Pentafsiran yang salah
iii. Tidak memberi perhatian
iv. Gemar ponteng mesyuarat
5. MEMO
Memo merupakan singkatan perkataan ‘memorandum’ yang bermaksud
catatan atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah
individu atau pegawai yang membuat tanggapan nagative terhadap memo. Apabila
seseorang memerima memo, ia menggangap telah melakukan suatu kesalahan.
Hal ini merupakan satu tanggapan yang salah.
Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan
dalam jabatannya sendiri. Misalnya jabatan hendak menyampaikan sesuatu
maklumat atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo.
5.1. Bentuk memo
Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan suatu bentuk
yang tertentu seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 150
dan boleh juga dalam bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan
masing-masing. Pada umumnya, memo ini boleh dibahagikan kepada dua
bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk terbuka.
i. Memo bentuk borang
Memo jenis ini, semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat
dalam borang. Penulis hanya perlu, sama ada mengisi atau menandakan
sahaja pada ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga
ruang kosong untuk catatan tambahan jika perlu. Contohnya:
Rajah 2-1 Memo Bentuk Borang
ii. Memo bentuk terbuka
Terdapat juga bentuk memo terbuka. Memo ini samalah seperti surat tetapi
ada antara jabatan yang telahmembuat reka bentuknya yang tersendiri bagi
tujuan memudahkan urusan. Contohnya:
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 151
Rajah 2-1 (B) Memo Bentuk Terbuka
5.2. Bahasa memo
Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan
gaya penulisan surat rasmi. Memo lebih banyak memberi tumpuan kepada
isi yang hendak di sampaikan. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan
seharusnya:-
• Ringkas, padat dan jelas
• Lembut dan berdiplomasi
• Tidak meninggalkan sikap negatif kepada pembaca
• Tidak menimbulkan prasangka
• Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 152
CONTOH BAHASA MEMO
Ulasan:
Bahasa yang digunakan agak keras dan kurang berdiplomasi. Dengan
menggunakan bahasa yang sedemikian, ia akan menyentuh perasaan pembaca
atau penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti berikut:
i. PENGGUNAAN AYAT PASIF
ii. PENGGUNAAN AYAT AKTIF
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 153
5.3. Kaedah penulisan
Memo hendaklah ditulis secara ringks iaitu dengan memulakan isi
penting dan diikuti dengan data sokongan. Bahagian akhir ialah pernyataan
tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan ’Segitiga
Terbalik’
Rajah 2-3 Kaedah Segitiga Terbalik
5.4. Langkah menulis memo
i. Merancang
• Tujuan penulisan memo tersebut
• Mengenal pasti siapakah sasaran
• Apa yang diharapkan
• Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut
ii. Menulis
• Menepati tujuannya
• Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut
• Satu isi satu perenggan
iii. Menyemak
• Maklumatnya adalah tepat dan betul
• Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca
• Konstruktif
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 154
Rajah 2-4 Contoh Memo
F05-03-04-LE2-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 155
SOALAN :
1. Nyatakan jenis-jenis analisa kerja.
2. Apakah ciri-ciri WBS?
3. Nyatakan dua (2) kaedah dalam komunikasi dalaman.
4. Apa yang anda faham mengenai memo?
5. Berikan empat (4) peranan utama komunikasi dalam perlaksanaan organisasi.
6. Apakah halangan untuk komunikasi berkesan?
7. Nyatakan langkah-langkah menulis memo. RUJUKAN :
1. Jamalludin Harun, Baharuddin Aris & Zaidatun Tasir, 2001, Pembangunan Perisian Multimedia, Venton Publishing, ISBN: 983-2031-31-1.
2. Samsudin Wahab, Mengurus Majlis & Acara Rasmi, PTS Profesional Publishing Sdn Bhd.
3. Mohd. Janib Bin Johari, Etika Profesional, Universiti Teknologi Malaysia
4. Ab. Aziz Yusof, Pengurusan Sumber Manusia : Konsep, Isu Dan Pelaksanaan, Pearson Prentice Hall, ISBN 983-3655-42-4
5. http://infolib.bernama.com/equip-bernama/images/nota_memo.pdf
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 156
INSTITUSI LATIHAN JABATAN TENAGA MANUSIA
KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA MALAYSIA
KERTAS PENERANGAN KOD DAN NAMA KURSUS F05 TEKNOLOGI PERISIAN (MULTIMEDIA INTERAKTIF)
KOD DAN NAMA MODUL F05-03-04 PRODUCTION ORGANIZATION
PENGALAMAN PEMBELAJARAN LE3 SUPERVISE STAFF
NO. TUGASAN BERKAITAN
07.02 Supervise Staff Discipline
07.03 Prepare Team Member Appraisal
07.04 Conduct Internal Training
OBJEKTIF PRESTASI AKHIRAN ( TPO)
STUDY AND PREPARE MULTIMEDIA PROJECT BY USING TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS SUCH AS SURVEY PRODUCT NEEDED, PROJECT SPECIFICATION, CURRENT RELEVANT TECHNOLOGIES, RESOURCE PLAN, MEETING AGENDA, ISO AND GUIDELINES, PRODUCTIVITY SOFTWARE, WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS), JOB SCORE, WORK DESCRIPTION, GANTT CHART AND PROGRESS REPORT SO THAT PROJECT RESOURCE AND DOCUMENT CAN BE GATHERED THEN THE PROJECT CAN BE LEAD AND MONITORED.
OBJEKTIF MEMBOLEH (EO)
STUDENT SHOULD BE ABLE TO :-
SUPERVISE STAFF BY USING TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS SUCH AS RULES AND REGULATION, REPORT OF PERFORMANCE SKILL, COUNSELING TECHNIQUE AND OFFICE SOFTWARE SO THAT STAFF PERFORMANCE RECORD CAN BE TRACK, MAY PRODUCE STAFF APPRAISAL REPORT AND STAFF TRAINING BEEN IDENTIFIED.
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 157
1. PREPARE TEAM MEMBER APPRAISAL & CONDUCT INTERNAL TRAINING
1.1. Penyelia
Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang
dan mengawal sekumpulan kerja secara dekat
1.1.1. Siapakah penyelia?
i. Berpendidikan, berkemahiran dan cekap
ii. Memahami orang lain
iii. Menggalakkan kumpulan kerja dan bekerjasama
iv. Membantu dan melatih
v. Mengurus masa
vi. Mahir dalam kerja
1.1.2. Elemen asas penyeliaan
1. Membina dan mengekalkan kecekapan organisasi
• Merancang organisasi untuk mencapai objektif
• Memberi maklumat pada orang bawahan
• Memenuhi dan mengekalkan hubungan antara semua
pekerja
• Memastikan kesempurnaan kumpulan kerja dalam
organisasi
• Menggunakan kepakaran dengan berkesan menyelaras
semua aktiviti di dalam kumpulan untuk mencapai objektif
organisasi.
• Mencadangkan perubahan pada organisasi apabila perlu.
2. Membentuk dan mengekalkan kecekapan organisasi
• Memastikan prestasi kerja dapat dikekalkan
3. Mengawal kerja
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 158
• Mengawal semua supaya dalam keadaan yang baik seperti
urus masa, pekerja dan produk
1.1.3. Jenis-jenis kemahiran penyelia
i. Kemahiran Teknikal
Pengetahuan tentang kerja, proses, pemesinan dan masalah
ii. Kemahiran Pengurusan
Pengetahuan tentang pengurusan organisasi dan rangkaiannya,
sistem maklumat dan rekod kemampuan untuk merancang dan
mengawal kerja
iii. Kemahiran Perhubungan
Kemampuan untuk berkomunikasi antara pekerja, majikan dan
pelanggan
iv. Kemahiran Konsep
Kemampuan untuk memahami tentang idea, konsep dan
perancangan
1.2. Spesifikasi kerja
Spesifikasi kerja merupakan satu penerangan tentang tugas dan
tanggungjawab yang diberikan kpd jawatan sedia ada. Kesemua yang mahu
dilaksanakan dalam jawatan yg diterangkan. Setiap kerja dipecahkan
kepada tanggungjawab tugas dan sebagainya.
Jenis-jenis analisa kerja :
i. Analisa kerja yang lengkap
Dimana semua kedudukan kerja diambil oleh penerangan yang
terperinci tentang tugas-tugas kerja yang disediakan.
ii. Analisa kerja yang kritikal
Dimana konsentrasi kepada kerja utama dalam kedudukan yang
kritikal dengan mengetepikan kerja yang lain.
iii. Analisa kerja yang bermasalah
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 159
Di mana hanya kerja yang mempunyai masalah diambil untuk
analisa tanpa menghiraukan kerja lain.
1.3. Jadual kehadiran kakitangan
Jadual kehadiran kakitangan perlu ada bagi setiap bahagian. Ini
kerana ia dapat melihat serta mengetahui pergerakan setiap bahagian. Bagi
seorang penyelia (pembantu juruteknik), ia perlu mengawasi pergerakan
setiap kakitangan yang berada di bawah pengawasannya.
Dengan adanya jadual kehadiran ini, ia mempermudahkan lagi kerja-
kerja tuntutan elaun lebih masa di buat. Ia boleh dijadikan bukti.
1.4. Kaedah menilai kedatangan kakitangan
i. Buku kedatangan
ii. Alat perakam waktu.
1.5. Buku kedatangan
� Kaedah yg paling mudah
� Disediakan oleh pihak pengurusan / atasan
� Setiap muka surat mengandungi tarikh yg terletak di bahagian atas muka
surat
� Terdapat 3 bahagian / ruang disediakan iaitu 1 ruang utk tandatangan, 2
lagi utk masa sampai sampai dan meninggalkan pejabat / tempat kerja
Pekerja yang lewat hadir digariskan suatu garisan dengan dakwat
merah di bahagian bawah tandatangan pekerja yang lewat hadir
Tidak begitu berkesan kerana mudah berlakunya penyelewengan
dan disalahgunakan oleh pihak tertentu seperti rakan sekerja diminta
menandatangi kedatangan bagi pihak rakan yang lewat atau yang tidak hadir
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 160
1.6. Alat perakam waktu
� Lebih mudah dan berkesan
� Menggunakan kad perakam waktu keluar masuk
� Telah digunakan dengan meluas oleh banyak organisasi yg besar
1.7. Borang penilaian prestasi
� Borang penilaian prestasi. Ini perlu diisi oleh penyelia, ini adalah kerana
hanya penyelia sahaja yang biasa terhadap pekerja yang dibawah
seliaannya.
� Dengan adanya penyeliaan sebegini, ia dapat meningkatkan lagi
komitmen para pekerja.
� Ia mestilah dinilai dari segi disiplin diri, dimana ia dinilai dari segi
kehadiran, kekemasan dan penampilan diri, kerjasama dengan rakan
sekerja ataupun ketua serta ada sikap hormat terhadap ketua serta serta
rakan sekerja.
� Kualiti kerja, dimana ia dinilai dari segi kecekapan semasa bekerja,
menitikberatkan aspek keselamatan serta sikap rajin yang ditunjukkan.
� Aktiviti-aktiviti kebajikkan, samada terlibat dalam bidang sukan atau
permainan , aktiviti-aktiviti riadah
1.8. Penilaian kerja
Ciri dan sifat sesuatu produk / perkhidmatan yang dapat memenuhi
kehendak pelanggan
i. Tahap kecemerlangan
ii. Menepati kehendak
iii. Sesuai untuk digunakan
iv. Bebas dari kecacatan
v. Memuaskan pelanggan
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 161
1.9. Kualiti
Suatu keadaan yang cemerlang tetapi tidak terhad.
1.9.1. Ciri – ciri kualiti
i. Perkhidmatan
� Ketetapan
� Keselesaan
� Kesopanan
� Kecekapan
� Keberkesanan
� Kebolehpercayaan
� Kejujuran
� Kecepatan
ii. Produk
� Mudah diperolehi
� Tahan lama
� Bersih
� Mudah disimpan
� Selamat
� Boleh dikesan
� Mudah dikesan
1.10. Sistem kualiti
Struktur organisasi , prosedur-prosedur,proses-proses dan sumber-
sumber bagi melaksanakan”Pengurusan berkualiti”
i. Berorentasikan pelanggan.
ii. Bermatlamatkan penambahbaikkan yang berterusan
iii. Menarik penglibatan sepenuhnya semua orang dalam organisasi.
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 162
Kawalan Kualiti
Teknik – teknik operasi dan aktiviti yang digunakan untuk memenuhi
keperluan kualiti.
Penambahbaikan Kualiti
Tindakan – tindakan yang diambil untuk meningkatkan keberkesanan aktiviti
dan proses untuk memberi faedah tambahan kepada organisasi dan
pelanggan.
Kepastian Kualiti
Tindakan – tindakan yang tersusun dan terancang yang perlu dilaksanakan
bagi memberi keyakinan yang mencukupi bahawa produk / perkhidmatan
yang dihasilkan akan memenuhi keperluan kualiti yang dinyatakan.:-
• Prinsip penting adalah pencegahan bukan mengatasi masalah
selepas ianya berlaku.
• Fokus ke atas proses ( rujuk rajah 1-10)
Rajah 1-10 Fokus ke atas proses
PPEENNYYEELLIIDDIIKKKKAANN
PPEERRDDAAGGAANNGGAANN
RREEKKAABBEENNTTUUKK
LLAAIINN--LLAAIINN PPEENNEERRAANNGGAANN
PPEELLAANNGGGGAANN
PPEEMMEERRIIKKSSAAAANN
SSPPEESSIIFFIIKKAASSII
SSPPEESSIIFFIIKKAASSII KKAAWWAALLAANN
LLUUKKIISSAANN
PPEEMMBBUUAATTAANN
KKUUAALLIITTII YYGG MMEEMMUUAASSKKAANN PPEELLAANNGGGGAANN ((CCIIRRII--CCIIRRII KKUUAALLIITTII SSEEBBEENNAARR))
PPRROODDUUCCTTIIOONN TTEECCHHNNIIQQUUEE PPUURRCCHHAASSIINNGG
PPOOLLIISSII SSYYAARRIIKKAATT KKEEMMAAMMPPUUAANN TTEEKKNNIIKKAALL LLAAIINN--LLAAIINN
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 163
1.11. Kawalan proses
Proses memastikan matlamat / objektif organisasi / pengurusan tercapai
(rujuk rajah 1-11)
Rajah 1-11 Kawalan Proses
A = ACTION
LANGKAH-LANGKAH :
1. Nilaikan thp kawalan
2. Nilaikan samada peningkatan pada satu perkara kawalan akan
menyebabkan kesusahan pada perkara yang lain @ tidak
P = PLAN
LANGKAH-LANGKAH :
1. Objektif hendaklah nyata
2. Tentukan perkara yg hendak dikawal
3. Tentukan thp kawalan (sasaran)
4. Tentukan prosedur perlaksaan (piawaian operasi)
D = DO
LANGKAH-LANGKAH :
1. Mengendalikan latihan & pendidikan supaya mereka dpt mengikut
prosedur
2. Menjalankan operasi mengikut prosedur perlaksanaan
A P C D
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 164
C = CHECK
LANGKAH-LANGKAH :
1. Nilaikan tahap kawalan
2. Nilaikan samada peningkatan pada satu perkara kawalan akan
menyebabkan kesusahan pada perkara yg lain @ tidak
1.12. Bagaimana kawalan berfungsi (carta 2)
1. Tentukan masalah
2. Tentukan target
3. Rancangkan program
4. Cari fakta
5. Tentukan tindakan pembetulan
6. Ambil tindakan
7. Penilaian keputusan
8. Piawaikan tindakan
9. Semak kesan aktiviti
10. Sediakan ringkasan
1.13. Penyelesaian masalah
1.13.1. Masalah (problem)
Perbezaan antara matlamat dengan keadaan semasa
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 165
Rajah 1-13-1 Perbezaan antara matlamat dan keadaan
1.13.2. Prosedur penyelesaian masalah
i. Fahamkan masalah & kenalpasti temanya
ii. Pertubuhan & pelan tindakan
iii. Analisa situasi semasa
iv. Tetapkan matlamat
v. Analisa faktor
vi. Mengkaji dan melaksanakan plan pembaikan
vii. Pengesahan kesan pembaikan
viii. Penyeragaman & penetapan kawalan
1.13.3. 7 QC tools for problem solving (rujuk jadual 1-15)
i. Gambarajah Pareto (Pareto Diagram)
ii. Kertas Semakan (Check Sheet)
iii. Gambarajah Sebab & Akibat (Cause & Effect Diagram)
iv. Gambarajah Sebaran (Scatter Diagram)
v. Histogram (Histogram)
vi. Carta Kawalan (Control Chart)
vii. Graf (Graph)
MMAASSAALLAAHH ((PPRROOBBLLEEMM)) PPEERRBBEEZZAAAANN AANNTTAARRAA MMAATTLLAAMMAATT DDAANN KKEEAADDAAAANN
SSEEMMAASSAA
Menghapuskan perbezaan
Definasi masalah
Analisa masalah
Tindakan penyelesaian
PPrroosseess ppeennyyeelleess
aaiiaann mmaassaallaahh
Pemahaman masalah Tentukan
matlamat/sasaran Kenalpasti perbezaaan Drpd situasi sebenar
Periksa sebab-sebab
Rancang tindakan pembetulan Tindakan penyelesaian
PPeennyyeelleessaaiiaann mmaassaallaahh
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 166
KAEDAH TUJUAN
Gambarajah Paret o Menilai faktor-faktor yg menimbulkan masalah bg
mengurangkan masalah tersebut
Kertas Semakan Memudahkan pengumpulan data utk menghalang
kesilapan, kelalaian atau keciciran
Gambarajah Sebab &
Akibat
Digunakan utk mengesan sebab-sebab terjadinya
masalah
Gambarajah Sebaran Menentukan samada sebab-sebab atau kerosakan yg
dianggarkan betul atau palsu
Histogram Menunjukkan penyerakkan di dlm data utk mengesan
kehadirannya yg diluar spesifikasi
Carta Kawalan Mengawasi dan memastikan kesan-kesan
peningkatan
Graf Mengumpul maklumat serta memberi maklumat
penting dgn cepat
Jadual 1-13-3 7 QC tool for problem solving
1.13.4. Problem solving technique (rujuk carta 4)
� Brainstormin
� Cause & Effect Analysis
� Data Collection
Data Analysis
Decision by Consesus
� Presenting The Solution to Management
Cause & Effect Diagram
Check Sheet
� Implementing the Solution
GGrraapphh SSccaatttteerr DDiiaaggrraamm HHiissttooggrraamm CCoonnttrrooll CChhaarrtt PPeerreettoo DDiiaaggrraamm
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 167
1.14. Keperluan latihan
Kepentingan:-
• menerangkan kehendak industri dalam menentukan latihan teknikal
yang diperlukan oleh pekerjanya.
• memberi faedah bagi individu dan firma itu sendiri
• menambah pengetahuan dan kemahiran dan sikap pekerja
• mesti sejajar dengan produk yang berkaitan dengan firma
• meningkat keberkesanan individu
Mesti diadakan apabila:-
• Seseorang memasuki seseorang memasuki sesuatu organisasi
• Seseorang menerima satu tanggungjawag baru
• Pekerjaan seseorang perlu ditingkatkan
• Keadaan baru yang memerlukan perubahan
1.14.1. Faktor-faktor yang terlibat dalam membina p rogram latihan
i. Polisi dan organisasi
ii. Desakan operasi
iii. Keperluan pekerja
iv. Kehendak dan keperluan pelanggan
v. Tanggapan penyelia
vi. Konsep dan teori baru
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 168
1.14.2. Jenis – jenis latihan
LAT. DLM FIRMA Diberikan kepada pekerja baru
LAT. FORMAL Aktiviti yang dijalankan dimana sebahagian daripada
pelan latihan
LAT. TIDAK
FORMAL
Yang biasanya diberikan oleh penyelia
LAT. BERPUSAT Latihan formal yang diadakan di bawah bidang kuasa
latihan pekerja yang merangkumi semua bahagian di
dalam firma
LAT. TIDAK
BERPUSAT
Formal @ tidak formal latihan yg dibuat oleh penyelia di
dalam bahagian untuk pekerjanya di dalam bahgiannya
sendiri
LAT. TERANCANG Latihan secara formal dan program yang dijalankan
telah dirancang
LAT. TIDAK
TERANCANG
Latihan tidak formal dimana dijalankan dengan tidak
dirancang ataupun secara tidak sengaja
LAT. DI LUAR
FIRMA
Latihan yang memberikan pengetahuan dan
pendedahan kepakaran luar firma yang mana sesuai
untuk melatih penyelia untuk menjadi lebih efektif
berketrampilan
LAT. AWALAN Sebarang aktiviti yang diperlukan untuk menyediakan
pekerja baru bagi menjalankan kerja/tugas pertamanya
LAT. ORIENTASI Latihan utk memberikan penerangan mengenai firma
kepada pekerja baru, selalunya latihan yang sama
untuk semua pekerja
LAT. SEMULA Latihan yang dijalankan semula bagi memantapkan dan
untuk mengelakkan kekerapan kesilapan oleh pekerja
LAT. KENAIKAN
PANGKAT
Apabila pekerja telah bersedia untuk dinaikkan pangkat
di mana dia perlukan latihan kemahiran @ pengetahuan
untuk menjalankan kerja baru
LAT. BERTERUSAN Latihan untuk mengekalkan tahap prestasi pekerja
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 169
1.14.3. Jenis – jenis program latihan
• Program Oreantasi (Orientation Program)
• Latihan Semasa Kerja (On The Job Training)
• Program Latihan Dalaman (In House Training Program)
• Program Latihan Luaran (Out House Training Program)
• Latihan Asing (Foreign Training)
Rajah 1-14-3 Model membina/menjalankan latihan
Pengetahuan Tajuk
Kenalpasti Keperluan Perlaksanaan
Pelan Objektif Latihan
Pilih Kaedah Latihan
Latihan Susulan
Menafsir / Menilai Latihan
Tugas Seterusnya
Berjaya
Tidak
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 170
1.14.4. Kelebihan latihan
• Piawaian
• Mengurangkan kesilapan dalam pekerjaan
• Kepakaran dalam menjalankan tugas
• Meningkatkan produktiviti
• Pertukaran pendapat dan maklumat
1.14.5. Perancangan utk melaksanakan latihan
i. Memerlukan persediaan yang menyeluruh
ii. Pembentukan perlaksanaan sistem latihan ditunjukkan dalam
rajah berikut :
Rajah 1-14-5 PPeerr iinnggkkaatt ppeemmbbeennttuukkaann ssiisstteemm llaatt iihhaann
Sesuaikan keperluan latihan
Ubah objektif2 latihan Pilih, bina sessi panduan yg sebenar
Sediakan jadual latihan Taklimat kpd peserta
Sediakan bhn2 peralatan latihan
Perlaksanaan / menjalankan &
menafsirkan latihan
Stage 2 Stage 3
Stage 4
Stage 1
Stage 6
Stage 7
Stage 5
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 171
1.15. Penilaian prestasi/laporan nilaian prestasi t ahunan (lnpt)
1.15.1. Penilaian Prestasi
• Penilaian Prestasi bermaksud satu penilaian prestasi yang
dijalankan oleh pihak majikan keatas setiap pekerja bagi menilai
mutu kerja yang telah di jalankan.
• Penilaian prestasi ini adalah bertujuan untuk mengukur sejauh
mana keberkesanan setiap pekerja menjalankan kerja yang telah
dipertanggungjawabkan.
• Ia juga merupakan satu panduan kepada majikan dalam sebarang
urusan yang berkaitan dengan kenaikan pangkat dan gaji
seseorang pekerja.
1.15.2. Kepentingan Penilaian Prestasi Kepada Peker ja
• Mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai.
• Mengenalpasti potensi pegawai.
• Kemajuan kerjaya seperti kenaikan pangkat, latihan, penempatan
dan pembangunan pegawai.
• Anugerah perkhidmatan cemerlang/bintang kebesaran/surat
penghargaan.
• Penentuan pergerakan gaji.
1.15.3. Perkara-Perkara yang Dinilai dalam Penilaia n Prestasi
• Penghasilan Kerja
• Pengetahuan dan Kemahiran
• Kualiti Peribadi
• Jalinan Hubungan dan Kerjasama
• Kegiatan dan Sumbangan
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 172
1.15.4. Siapa yang sepatutnya membuat penilaian?
• Penilaian Oleh Pihak Atasan Yang Terdekat
• Penilaian Oleh Pekerja Setaraf
• Penilaian Diri Sendiri
• Penilaian Oleh Pekerja Di bawah Kuasanya
• Pendekatan Komprehensif Penilaian 360 Darjah
1.15.5. Kaedah-kaedah penilaian prestasi pekerja
A Bentuk Karangan
Kaedah yang senang sekali untuk membuat penilaian adalah
menerusi karangan yang menggambarkan
keupayaan,kelemahan,pencapaian lalu dan potensi seseorang
pekerja serta mengemukakan cadangan-cadangan yang boleh
mempertingkatkan mutu pencapaian pekerja tersebut. Penulisan
karangan tidak memerlukan sebarang bentuk yang kompleks
atau latihan yang lanjut untuk menyempurnakannya. Namun
hasil tulisan itu akan mencerminkan keupayaan si penulisnya.
Sesuatu penilaian yang baik atau buruk adalah ditentukan oleh
kemahiran menulis prestasi/pencapaian sebenar seorang pekerja
B Kejadian Genting
Critical incident method ialah cara penilaian dimana pengurus
akan mengambil kira setiap kelakukan positif dan negatif pekerja
mengikut jangka masa tertentu.Dalam penilaian ini majikan dan
pekerja akan berbincang mengenai kecermerlangan dan
kelemahan setiap perkerjaan yang dijalankan.
Kebaikan cara penilaian sebegini ialah penyelia dapat menilai
kelemahan dan kecemerlangan pretasi setiap pekerja dan
seterusnya mengenalpasti cara penyelesaiannya.Dengan ini
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 173
penyelia dapat menilai pekerja secara keseluruhan kerana
penilaian akan dibuat secara adil setelah kelemahan setiap telah
pun diperbaiki.
Method ini memerlukan pengurus memberikan maklum balas
diatas setiap peristiwa yang berlaku pada setiap
pekerjanya.Sebagai contoh pengurus hendaklah memberi pujian
kepada pekerja yang telah melaksanakan pekerjaaan dengan
baik dan cemerlang dan maklumat tersebut hendaklah di
sertakan dan di simpan di dalam fail peribadi pekerja.Sekiranya
prestasi pekerja adalah tidak memuaskan pengurus hendakalah
menunjukkan cara yang sepatutnya untuk pekerja tersebut
memperbaiki mutu kerjanya.
C Skala Penilaian Grafik
Penggunaan skala penilaian grafik ini merupakan kaedah yang
paling tua dan popular.Mengikut kaedah ini, satu set faktor-faktor
penilaian kerja seperti kuantiti dan kualiti kerja,pengetahuan,
kerjasama, kesetiaan, kedatangan, kejujuran dan inisiatif
disenaraikan.Penilai akan menilai mengikiut senarai ini dengan
skala yang semakin meningkat (incremental scale).Skala ini
memperuntukkan 5 markah bagi setiap faktor. Sebagai contoh,
bagi faktor seperti pengetahuan kerja, penilai akan menilai dari 1
sehingga 5.
D Skala Penilaian Berasaskan Gelagat(Bars)
Kaedah ini merupakan kombinasi antara kaedah kejadian genting
(critical incident) dan Skala penilaian grafik. Penilai akan menilai
para pekerja berdasarkan item-item yang bersambungan, tetapi
markah yang diberi adalah terhadap sikap pekerja dalam suatu
kerja yang sebenarnya dijalankan dan buakan cirri-cirinya.
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 174
BARS menentukan gelagat kerja yang pasti, boleh diperhatikan
dan boleh diukur. Contoh gelagat dan dimensi prestasi kerja
boleh didapati dengan meminta pekerja menerangkan gelagat
yang berkesan dan juga yang tidak berkesan dalam setiap
dimensi prestasi kerja. Kemudian, semua gelagat kerja ini akan
diterjemahkan kepada satu set dimensi prestasi kerja dan setiap
dimensi mengandungi peringkat prestasi yang berbeza.
Keputusan daripada proses ini dapat menerangkan gelagat asas
pekerja seperti menjangka (anticipates), merancang, melaksana,
menyelesaikan masalah yang timbul dengan serta merta,
menjalankan perintah dan mengendalikan keadaan kecemasan.
Jika anda seorang pegawai penilai, anda hendaklah:-
Sebelum Membuat Penilaian, Pastikan:
• Borang yang betul mengikut kategori pegawai.
• Pegawai Yang Dinilai (PYD) mempunyai Sasaran Kerja
Tahunan (SKT) yang telah dipersetujui bersama.
• Anda telah menyelia PYD sekurang-kurangnya enam
bulan
• Anda mengenali dan mengetahui tugas PYD
• Anda telah memberi bimbingan secukupnya kepada PYD
• Penilaian disiapkan mengikut tempoh yang ditetapkan
Semasa Membuat Penilaian, Pastikan:
• Berfikiran tenang, terbuka dan objektif
• Menilai berasaskan kriteria yang ditetapkan dalam borang
LNPT sahaja.
• Menilai berasaskan kriteria yang ditetapkan dalam borang
LNPT sahaja
• Memperuntukan masa yang secukupnyauntuk membuat
penilaian
• Tidak membuat penilaian dalam keadaan tergesa-gesa
• Tidak mengamalkan pilih kasih
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 175
• Tiada unsur prasangka dan prejudis
• Tiada unsur membalas dendam
Peringatan
• PEGAWAI Penilai Pertama (PPP) hendaklah memberitahu
pretasi PYD, khususnya mengenai kekuatan dan
kelemahannya serta menasihati PYD bagaimana
meningkatkan prestasinya
• Pegawai Penilai Kedua (PPK) tidak boleh sama sekali
meminda markah yang diberi oleh PPP
• Tiada siapa pun boleh mengarah PPP atau PPK untuk
menetapkan pemberian markah ke atas PYD
• Hanya Panel Penyelaras Penilaian Prestasi dan
Pergerakan Gaji (PPG) yang di benarkan membuat
pengubahsuaian markah penilaian pretai PYD
• Borang LNPT yang telah lengkap hendaklah dikemukakan
kepada Urusetia mengikut tempoh yang dikehendaki
Pemarkahan Penilaian Prestasi
Anda hendaklah sentiasa berhati-hati semasa memberi markah
prestasi
A. Bagaimana menilai ’KEGIATAN DAN SUMBANGAN’ PYD?
Pastikan hanya penglibatan dan sumbangan PYD diluar
tugas rasmi jawatannya sahaja seperti aktiviti sosial, sukan
dan sukarela yang diambilkira.
PERINGKAT
PENGLIBATAN SKALA
KURANG AKTIF AKTIF
Negeri dan ke bawah 1, 2, 3, 4 5, 6, 7, 8
Negara/ Antarabangsa 4, 5, 6, 7 8, 9, 10
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 176
B. Bagaimana menilai ’PENGHASILAN KERJA’ PYD?
Anda hendaklah membandingkan SKT PYD yang telah ditetapkan
dengan hasil kerja yang telah dicapai dalam tahun yang dinilai.
SKALA ASPEK PENGHASILAN KERJA
10 Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah
ditentukan
9 Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah
ditetapkan
8 Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah
ditentukan
7 Hasil kerja sentia sa melebihi tahap minimum yang telah
ditentukan
6 Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah
ditentukan
5 Hasil kerja sentiasa menemui tahap minimum yang telah
ditentukan
4 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah
ditentukan
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 177
C. Bagaimana menilai ’PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN’
PYD? (Anda hendaklah menilai tahap pemahaman dan kebolehan
serta pengalaman PYD dalam melaksanakan tugas rasminya
SKALA ASPEK PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN
10 & 9
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang sangat luas dan
mendalam dlam bidang bidang tugasnya, diakui kepakarannya
serta sentiasa menjai sumber rujukan dalam dan luar organisasi
8 & 7
mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang luas dalam bidang
tugasnya serta kerapkali menjadi sumber rujukan dalam
organisasi.
6 & 5 Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi untuk
menjalankan tugas dalam organisasinya
4 & 3
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang agak kurang
dalam bidang tugasnya dan perlu diberi bimbingan oleh pegawai
atasannya
2 & 1 Tidak mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam
bidang tugasnya dan memerlukan tunjuk ajar
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 178
D. Bagaimana menilai ’KUALITI PERIBADI’ PYD?
Anda hendaklah membuat pengamatan ke atas tingkah laku PYD
semasa menjalankan kerjanya dan mendapat maklum balas
daripada pihak yang ada hubung kait dengan proses kerjanya
SKALA ASPEK KUALITI PERIBADI
10 & 9
Sentiasa menghayati nialai peribadi yang murni dan terpuji .
Sentiasa jujur, amanah, tertib dan bersopan, setia, tegas, adil
dan saksama serta bertimbang rasa.
8 & 7 Menghayati nilai peribadi yang sangat baik , jujur, amanah, tertib,
bersopan, setia, tegas, adil dan saksama serta bertimbang rasa
6 & 5
Menghayati nilai peribadi yang baik , jujur, amanah, tertib,
bersopan, setia, tegas, adil dan saksama serta kurang
bertimbang rasa
4 & 3 Kurang jujur , amanah, tertib, bersopan, setia, tegas, adil dan
saksama serta kurang bertimbang rasa
2 & 1 Tidak jujur , amanah, tertib, bersopan, setia, tegas, adil dan
saksama serta tidak bertimbang rasa
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 179
E. Bagaimana menilai ’JALINAN HUBUNGAN DAN
KERJASAMA’ PYD? Anda hendaklah menilai keupayaan PYD
dalam mewujudkan suasana hubungan kerjasama yang baik
dengan anggota di dalam dan di luar organisasi
SKALA ASPEK HUBUNGAN DAN KERJASAMA
10 & 9
Hubungan /kerjasama yang diwujudkan amat akrab , mesra, luas
serta memberi faedah maksimum kepada organisasi dan
perkhidmatan awam
8 & 7
Hubungan /kerjasama yang diwujudkan sangat akrab , mesra,
luas serta memberi faedah yang besar kepada organisasi dan
perkhidmatan awam
6 & 5 Hubungan /kerjasama yang diwujudkan akrab , kurang mesra,
terbatas serta kurang memberi faedah kepada organisasi.
4 & 3
Hubungan /kerjasama yang diwujudkan kurang akrab, kurang
mesra, terbatas serta kurang memberi faedah kepada
organisasi.
2 & 1 Hubungan /kerjasama yang diwujudkan tidak mesra dan tidak
memberi faedah kepada organisasi.
F05-03-04-LE3-IS PINDAAN : 1 MUKASURAT 180
SOALAN
1. Apakah definisi bagi Penyelia?
2. Berikan empat(4) langkah dalam proses kawalan?
3. Apakah faktor-faktor yang terlibat dalam membina program latihan?
4. Nyatakan lima (5) jenis-jenis progtam latihan.
5. Apakah perkara yang dinilai dalam penilaian prestasi?
RUJUKAN
1. Ab. Aziz Yusof, Pengurusan Sumber Manusia : Konsep, Isu Dan Pelaksanaan, Pearson Prentice Hall, ISBN 983-3655-42-4
2. Mohd. Janib Bin Johari, Etika Profesional, Universiti Teknologi Malaysia