Job Analysis Januari 2014

5/19/2018 Job Analysis Januari 2014

1/38

JOB ANALYSIS

(Analisis Pekerjaan)

By

Pawit Winarto, Spd.MM


2/38

Company

hire best people

to reach its goal

Job analysis


3/38

Background

Before a human resource department is created, linemanagers handle all personnel matters. Operating

managers are familiar with characteristics, standards,

and human abilities required of the jobs they supervise.

As human resource activities grow in scope and

complexity, many duties such as recruiting and

compensating are delegated to the human resource

department. But the people in the department seldomhave much knowledge about the jobs in other

departments.

Knowledge about jobs and their requirements must be

collected through job analysis.


4/38

Analisis pekerjaan merupakan awal dari kegiatan

manajemen sumber daya manusia dan berkaitan dengan

dengan kegiatan msdm lainnya, seperti pengadaan,

pelatihan dan pengembangan hingga keselamatan dankesehatan tenaga kerja.

Kesalahan dalam menganalisis pekerjaan akan

berdampak pada seluruh upaya peningkatan sdm menjaditidak bermanfaat.

Dalam bab ini akan dibahas pengertian analisis pekerjaan,

uraian dan persyaratan pekerjaan, konteks pekerjaan,

proses, manfaat, teknik pengumpulan informasi. Berkaitan dg job analisis juga akan dijelaskan ttg

rancangan pekerjaan, komponen serta pendekatan

rancangan pekerjaan.


5/38

Tujuan Pembelajaran Materi Job Analysis

1. Mampu mendefinisikan analisis pekerjaan

2. Siapa yang melakukan Analisis pekerjaan

3. Jenis Informasi yang dikumpulkan

4. Proses Analisis pekerjaan.

5. Manfaat / Tujuan

6. Teknik pengumpulan informasi

7. Metode dan Hasil


6/38

Kapan dilakukan kegiatan job analysis ?

Saat organisasi pertamakali

Dibentuk.

JobAnalysis

Saat perubahan pekerjaanakibat prosedur danteknologi baru.

JobAnalysis


7/38

Definisi Analisis Pekerjaan

Menurut M.Manullang (2011) Analisis pekerjaan

adalah suatu proses untuk membuat uraianpekerjaan sehingga diperoleh keterangan untuk

menilai jabatan tersebut.

Menurut Wilson Bangun (2012) proses sistematis

utk memperoleh informasi ttg tugas, wewenang,dan tanggungjawab serta kualifikasi yg dibutuhkan

oleh pemangku jabatan.


8/38

Analisis pekerjaan

Menurut Veitzhal Rivai (2012) kegiatanmenghimpun dan menyusun berbagai informasi yg

berkenaan setiap pekerjaan, tugas, jenis pekerjaan

dan tanggungjawabnya secara operasional utk

mewujudkan tujuan organisasi.

The information covers What is done,

The qualifications to do the job,

Job responsibilities,

Working conditions


9/38

Job (pekerjaan ) :

Rangkaian kegiatan dari kewajiban dan tanggung

jawab yang dilakukan oleh seorang pekerja.

Kelompok posisi yg tugas-tugasnya serupa (misal

programer komputer, spesialis kompensasi)

Task (tugas) : kumpulan elemen pekerjaan yg

digunakan untuk menghasilkan suatu keluaran

(misal suatu unit produksi atau pelayanan kpd

pelanggan. Responsibilty (tanggung jawab tugas)

Sekelompok pekerjaan / tugas yang diselesaikan

dan merupakan tanggung jawab satu unit kerja.


10/38

What is job analysis ?

Merupakan proses sistematis

untuk memperoleh informasitentang tugas-tugas, wewenangdan tanggung jawab serta

kualifikasi yang dibutuhkan olehpemangku pekerjaan


11/38

Siapa yang melakukan

analisis pekerjaan ?

Pakar job analysis intern.

Job Analist dari luar

Supervisor

Manager

Individu yg sungguh memahami

orang - orang, pekerjaan dan

keseluruhan sistem organisasi


12/38

Dalam melakukan analisis pekerjaan diperlukan

pengumpulan informasi, yaitu :

1. URAIAN PEKERJAAN (Job Description)Yaitu informasi yang memberikan gambaran tentangtugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari suatupekerjaan yang mencangkup :

Identifikasi pekerjaanBerisi beberapa informasi seperti jenis pekerjaan, bagiandan kode pekerjaan. Jenis pekerjaan misalnya ManajerSDM, SPV Penjualan, Mekanik, dll dan biasanya disertaibagian/departemen dan nomor kode pekerjaannya.

Uraian singkat tentang pekerjaan

Bertujuan untuk memberikan definisi

singkat tentang pekerjaan dan

memberikan kemudahan bagi pembaca

untuk memahami pekerjaan yang akan

dikerjakan di kemudian hari.


13/38

Tugas-tugas yang dilaksanakan

Menjelaskan tentang apa yang harus dikerjakan,

bagaimana melakukannya dan tujuan pada setiap

tugas, ini merupakan hal yang paling pokok pada

uraian pekerjaan.

Tanggung jawab pekerjaan

Merupakan kewajiban-kewajiban yang dituntut

setiap pekerjaan atas pemangkunya. Setiap tugasdlm pekerjaan merupakan kewajiban yg menjadi

tanggungjawab pemangkunya.

Wewenang atas pekerjaan

Menegaskan tentang batas dan wewenang

pemangku suatu pekerjaan, baik pada pelaksanaan

maupun dalam pengambilan keputusan, agar

mempermudah koordinasi dengan pekerjaan bidang

lain.


14/38

Hubungan dengan pekerjaan lain

Yaitu keterkaitan antara bidang pekerjaan yang ada

(saling melengkapi) dengan cara melakukan

kewenangan pekerjaannya masing-masing melalui

koordinasi yang baik, bahkan dalam beberapaperusahaan sudah menerapkan sistem melayani tidak

terpaku pada konsumen saja tetapi juga antara bagian

yang satu dengan yang lain dalam internal sebuah

organisasi/perusahaan.

Bahan dan peralatan yang dibutuhkan

Bertujuan untuk membantu setiap pemangku pekerjaan

membagi waktu dalam melaksanakan tugas-tugas pada

suatu pekerjaan

Konteks pekerjaan (job context)

Berkaitan dengan kondisi fisik atau sifat-sifat dari suatu

jenis pekerjaan, sehingga dengan mengenal kondisi fisik

suatu pekerjaan dapat mempermudah menyesuaikan

dengan lingkungan sekitarnya


15/38

2. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JobSpesification)

Yaitu informasi yang memberikan gambarantentang persyaratan-persyaratan yang harusdimiliki seseorang untuk dapat mengerjakansuatu pekerjaan tertentu

Persyaratan pekerjaan (job

requirement) menyangkutkualifikasi pekerjaan (job

qualification) atau

spesifikasi pekerjaan (job

spesification) dari suatupekerjaan tertentu untuk

dapat mengerjakan

dengan baik.


16/38

PROSES ANALISIS PEKERJAANMerencanakan Analisis Pekerjaan :

- Menentukan tujuan analisis pekerjaan

- Memastikan ketersediaan informasi

Mempersiapkan Analisis Pekerjaan :

- Menentukan jenis informasi yang dibutuhkan

- Menentukan metode dan teknik analisis pekerjaan

Implementasi Analisis Pekerjaan :

- Mengumpulkan informasi

- Menganalisa informasi

Menetapkan Deskripsi dan Spesifikasi

Pekerjaan :- Membuat draf deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

- Mengesahkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

Evaluasi Analisis Pekerjaan :

- Meninjau pelaksanaan analisis pekerjaan

Perubahan Deskripsi dan Spesifikasi :

- Perubahan teknologi

- Perubahan permintaan

- Perubahan sistem organisasi

Mempertahankan Deskripsi danSpesifikasi Pekerjaan :

- Tidak ada perubahan dalam organisasi


17/38

MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN

Tugas-Tugas TanggungJawab Wewenang

Pemberian

KompensasiPengalaman

Kerja

Keterampila

nPendidikan

Spesifikasi

Pekerjaan

Analisa

Pekerjaan

Deskripsi

Pekerjaan

Perencanaan

Karir

Perencanaan

SDM

Evaluasi

Pekerjaan

Penilaian

Kinerja

PengembanganSDM

Rekrutmen dan

Seleksi

Rancangan

Pekerjaan


18/38

Tujuan Analisa Pekerjaan

Menurut Dale Yoder (2006) : a. Menentukan kualifikasi yg diperlukan jobholders.

b. Melengkapi bimbingan dlm rekrutmen & seleksi.

c. Mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau

promosi jabatan. d. Menetapkan kebutuhan utk program pelatihan.

e. Menentukan tingkat upah, gaji, dan pemeliharaannya.

f. Menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban dan

otoritas.

g. Menetapkan tuntutan yg esensial dalam penetapan

standar produksi.

h. Menetapkan clues utk peningkatan metode dan

penyederhanaan kerja.


19/38

TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI

ANALISIS PEKERJAAN1. OBSERVASIKarateristik suatu pekerjaan dapat dilakukan melalui

pengamatan, tugas-tugas apa yang dilaksanakan seseorangatas pekerjaannya.

2. WAWANCARA

Wawancara merupakan suatu metode yang biasa dilakukan para

analis pekerjaan untuk memperoleh informasi secara langsung

dari responden, contohnya :

- Wawancara individual dilakukan kepada setiap karyawan

- Wawancara kelompok dilakukan kelompok karyawan dgn

pekerjaan

yang sama

- Wawancara satu atau lebih SPV yg mengetahui pekerjaantersebut


20/38

3. KUESIONER

Yaitu mengumpulkan informasi melalui sejumlah

daftar pertanyaan tentang suatu pekerjaan kepada

para karyawan

4. CATATAN KARYAWAN

Yaitu meminta para karyawan untuk menguraikan

tugas-tugas yang mereka lakukan sehari-hari dalam

sebuah buku harian atau log (Daily Report)

5. KOMBINASI

Akan tetapi untuk memperoleh informasi yang lebih

akurat para analisis sebaiknya menggunakankombinasi dari beberapa metode untuk

menghasilkan deskripsi pekerjaan

Contoh Deskripsi Analisis Pekerjaan


21/38

Contoh Deskripsi Analisis Pekerjaan.

A. Identitas

1. Nama Personal :

2. Nama Jabatan :

3. Kode Jabatan : 4. Tingkat organisasi : (Struktur organisasi)

B. Persyaratan Jabatan

1. Pendidikan minimum :

2. Pelatihan yang relevan :

3. Keterampilan khusus :

C. Tugas-tugas / Kewajiban

1. .........

2. ......

D. Wewenang dan tanggung jawab

1. .....

2. ....


22/38

E. Hubungan kerja

1. Atasan langsung :

2. Bawahan langsung :

3. Pengawasan dari : 4. Jabatan lain yang relevan :

F. Bahan, Alat, Mesin yang digunakan

1. Bahan-bahan :

2. Alat-alat :

3. Mesin-mesin :

G. Kondisi lingkungan kerja :

H. Produk / Hasil Akhir

1. Berupa barang :

2. Berupa jasa :

I. Catatan Penganalisis :

Jakarta, .......

Manager, Penganalisis,

(.........................)

(.......................)


23/38

Contoh Spesifikasi Analisis Pekerjaan.

A. Identitas

1. Nama personal :

2. Nama jabatan :

3. Kode Jabatan :4. Tingkat Organisasi : (Struktur organisasi)

B. Persyaratan pekerjaan

1. Pendidikan minimum :

2. Pelatihan yg relevan :

3. Tingkat minimum IQ :

4. Keterampilan khusus :5. Jenjang karir maks. :

C. Persyaratan kepribadian : (mis: kejujuran, penampilan, komunikasi)

D. Persyaratan khusus : (mis: penguasaan bahasa asing)

E. Jenis kelamin : (jika disyaratkan)

F. Usia / status perkawinan

1. Usia minimum :

2. Usia maksimu :

G. Kewarganegaraan, suku, agama: (jika disyaratkan)

H. Kesehatan secara umum : (tinggi badan, berat badan, kondisijantung, paru-paru dll.)

Jakarta, .........

Manager, Penganalisis,

(.........................)


24/38

Contoh Uraian Pekerjaan loan supervisor kantor cabang bank.

Bank Arif Permata

Position Title : Loan Supervisor

Unit : Loan Administration

Section : Operations

IKHTISAR PEKERJAAN

Meyakini bahwa portofolio kredit berkualitas tinggi.

Menyelenggarakan administrasi kredit secara prima.

Menjamin kelengkapan map kredit sesuai dengan pedoman kantor pusat.

GARIS PELAPORAN

Melaporkan kepada operation manager

TANGGUNG JAWAB SUPERSIVI

Memanage petugas tata usaha kredit.

HUBUNGAN KERJA POKOK

Pemimpin Cabang : Operation manager; Relationship officer / Supervisor


25/38

KEGIATAN UTAMA

Mempelajari, menganalisis dan mengevaluasi permohonan kredit standar.

Merumuskan usul kepada pimpinan atau langsung menolaknya.

Memberikan bantuan kepada pemimpin cabang terkait dengan perkreditan.

Memelihara masa kredit

Memelihara catatan kredit yang jatuh tempo

Mengecek saldo rekening

Menagih bunga dan pokok kredit (jika diperlukan)

Meyakini administrasi kredit telah prima.

ATASAN LANGSUNG : Operation Manager

PERSYARATAN JABATAN:

Pendidikan formal : S1 Manajemen

Pengalaman minimum : a. 1 tahun di accounting

b. 1 tahun di customer service

Syarat lainnya : Menguasai bahasa inggris dengan baik


26/38

METODE ANALISIS PEKERJAANAda beberapa metode dalam menganalisis pekerjaan,yaitu :

1. Analisis Jabatan FungsionalYaitu metode yang menjelaskan pekerjaan secarakonprehensif dengan menggunakan sistem peringkatpada tiga kegiatan, antara lain : data, manusia &benda/barang

Data Orang Barang0 = Mensintesis 0 = Mentor 0 = Menyiapkan1 = Mengoordinasi 1 = Negosiasi 1 = Kerja Presisi2 = Menganalisis 2 = Instruksi 2 = Mengoperasikan3 = Menyusun 3 = Mengawasi 3 = Mengendalikan4 = Menghitung 4 = Mengalihkan 4 = Manipulasi5 = Menyalin 5 = Persuasi 5 = Merawat6 = Membanding 6 = Isyarat 6 = Feeding,offbearing

7 = Melayani 7 = Menangani

8 = Menginstruksi


27/38

terstruktur yang menggunakan daftar periksa

(checklist) untuk mengidentifikasi unsur-unsur

setiap pekerjaan.

Kuesioner analisis posisi (position analysis

questionaire/PAQ) pertama kali dibuat oleh

Ernest J Mc Cormick diawali dari dua asumsi,

yaitu :

a). Relatif sedikit perilaku pekerja yang

menduduki

semua pekerjaan.b). Seluruh pekerjaan dapat digambarkan

dalam

seberapa banyak mereka memasukkan

setiap

B ti b ti t d t d PAQ h tik f kt


28/38

Butir-butir yang terdapat pada PAQ memperhatikan faktor

manusia ke berbagai aspek pekerjaan sebagai berikut :

a) Sources of informationDimensi yang berkaitan dengan dari mana seorang

pekerja mendapatkan informasi yang dibutuhkan untukmelaksanakan pekerjaanb) Information processing and decision making critical to job

performanceDimensi yang berkaitan dengan berbagai proses mentalpekerja

c) Physical activity and dexterity required of the jobYaitu berbagai aktifitas fisik dan peralatan yangdibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan

d) Interpersonal relationship required of the jobDimensi yang memperlihatkan pentingnya hubungandengan orang lain untuk mengerjakan pekerjaan

e) Job contentYaitu dibutuhkannya konteks fisik dan sosial padalingkungan dimana pekerjaan dilaksanakan

f) Other characteristics required of the jobYaitu berbagai kegiatan, peristiwa dan karateristik lainyang penting diketahui dan diperhatikan dalam

mengerjakan suatu pekerjaan


29/38

3. Kuesioner Uraian Jabatan Manajemen

Merupakan suatu metode yang dapat digunakan untukmenganalisis jabatan manajerial (Management Position

Description Questionaire / MPQD), dimana terdapat 13komponen penting, antara lain :1. Perencanaan pada bidang produk, pasar dan

keuangan2. Koordinasi pada bagian-bagian yang ada dalam

organisasi

3. Pengawasan bisnis internal4. Tanggung jawab atas produk yang dihasilkan5. Hubungan dengan masyarakat, termasuk pelanggan6. Konsultasi lanjutan7. Keleluasaan dalam bertindak8. Komitmen pada bidang keuangan

9. Pelayanan pada staf10. Pengawasan11. Kompleksitas dan stres12. Tanggung jawab keuangan pada tingkat lanjut13. Tanggung jawab atas sumber daya manusia yang luas


30/38

HASIL ANALISIS PEKERJAAN1. Rentang Pekerjaan

Merupakan sejumlah tugas yang terdapat pada setiappekerjaan

Job

Description

Job

Spesification

Job

Analysi

s

Rentang

Pekerjaan

Hubungan

Pekerjaan

Kedalaman

Pekerjaan

Job

Design

Hasil Pekerjaan :

- Prestasi Kerja

- Kepuasan Kerja

- Perputaran Kerja

- Absensi


31/38

HASIL ANALISIS PEKERJAAN

2. Kedalaman PekerjaanMenunjukkan keleluasaan individu untuk menyelesaikansuatu pekerjaan

Supervisor

PenjualanMekanik Mesin

Tenaga Penjual

Pekerja LiniPerakitan

Wakil Manajer Penjualan

Tenaga ReparasiPerawatan

Manajer PenjualanAhli Penelitian Bisnis

Tinggi

RendahRendah

TinggiRentang Pekerjaan

KedalamamP

eke

rjaan


32/38

HASIL ANALISIS PEKERJAAN

3. Hubungan PekerjaanMerupakan hubungan satu pekerjaan dengan

pekerjaan lainnya dalam suatu organisasi


33/38

RANCANGAN PEKERJAANYaitu suatu proses yang diciptakan untuk dapatmengidentifikasi suatu pekerjaan untuk tujuan efisien dan

efektif.

Merancang pekerjaan meliputi banyak faktor yang

mempengaruhinya, antara lain :

- Perubahan teknologi

- Spesialisasi pekerjaan

- Tuntutan serikat pekerja- Kemampuan karyawan yang ada sekarang

- Tersedianya calon karyawan yang ada

- Kesenjangan pengetahuan dan kemampuan antar

karyawan

- Kebutuhan-kebutuhan psikologis dan sosial daripekerjaan


34/38

RANCANGAN PEKERJAANSelain itu dalam rancangan pekerjaan perlu juga diperhatikan sekaligus

dilakukan adalahsebagai berikut :a) Rotasi Pekerjaan (Job Ratation)

Dimana dalam perputaran pekerjaan yang dialami seorang pekerja padasatu atau beberapa jenis pekerjaan, maka seorang pekerja harusmemiliki lebih dari satu pengetahuan dan ketrampilan

b) Perluasan Pekerjaan (Job Enlargement)Yaitu suatu tindakan menambah beban pekerjaan kepada pekerja padatingkat pekerjaan yang sama dengan dengan pekerjaan yang sekarangdilakukan

c) Pengayaan Pekerjaan (Job Enrichment)Yaitu tindakan menambah tugas-tugas kepada pekerja pada tingkatpekerja yang lebih tinggi


35/38

Hasil job analysis A. Job description (Uraian pekerjaan)

Yaitu informasi yang memberikan gambaran tentang tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari suatu pekerjaan./What the job is.

B. Job specification (Spesifikasi pekerjaan)

Yaitu informasi yang memberikan gambaran tentangpersyaratan-persyaratan yang harus dimiliki seseorang untukdapat mengerjakan suatu pekerjaan tertentu. / Who does the

job ?

C. Job standards

It describes the targets for employee efforts, the targets formeasuring job success. Without standards, no control systemcan evaluate job performance. All control system have fourfeatures : standards, measures, correction, and feedback.


36/38

KOMPONEN-KOMPONEN

RANCANGAN PEKERJAAN

Umpan Balik

Komponen Organisasional :

- Pendekatan Mekanistik

- Aliran Kerja

- Praktik Kerja

Komponen Perilaku :

-Otonomi

- Variasi

- Identitas Tugas

- Umpan Balik

Komponen Lingkungan :

- Kemampuan & Tersedianya

Karyawan

- Pengharapan Sosial

Rancangan

Pekerjaan

Produktifitas

& Kepuasan

Kerja

Input OutputsProses


37/38

PENDEKATAN PERANCANGAN PEKERJAANBeberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk merancangsuatu pekerjaan, antara lain :a) Pendekatan Mekanistik

Adalah suatu pendekatan yang menitikberatkan padakemampuan fisik manusia untuk mencapai efisiensipekerjaan

b) Pendekatan Faktor ManusiaAdalah suatu pendekatan yang menitikberatkan pada

kegiatan manusia (fisik manusia, dasar mekanis yangmengatur gerak dan fisiologis) dalam kegiatan prosesproduksi.

c) Pendekatan Motivasi, terbagi atas dua hal, yaitu :- Pendekatan kontemporer individual

Adalah suatu strategi yang digunakan dalamperancangan

pekerjaan untuk tujuan memotivasi karyawan dlm bekerja- Pendekatan kontemporer timAdalah perancangan pekerjaan untuk memotivasikaryawan

melalui kontemporer tim untuk meningkatkan kepuasan


38/38

Atas perhatian dan kerjasamanya..

Job Analysis Januari 2014

Documents

Transcript of Job Analysis Januari 2014