GESTION DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PUBLICODESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVISTICA II ORGANIZACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ALICIA CASAS de BARRAN ANDREW GRIFFIN LAURA MILLAR MICHAEL ROPER CONSEJOUNIVERSIDAD DE LAINTERNATIONALINTERNACIONAL REPUBLICA RECORDS MANAGEMENT DE ARCHIVOSARCHIVO GENERAL TRUST

1 AGRADECIMIENTOS Anne Thurston, OBE, por su generoso apoyoy amistad desde 1989. IRMT (Internacional Records Management Trust), por la autorizacin para el uso de los materiales del MPSR (Management of Public Sector Records)*. Profesora Mireya Callejas por sus prontas respuestas. Profesoras Ayudantes de Curso Lic. Liliana Gargiulo y Arch. Lourdes Ramos por su permanente cooperacin. A la Universidad de la Repblica, Uruguay por su apoyo al trabajo archivstico. 2INTRODUCCION Organizacinycontroldedocumentosadministrativos,proponecontinuarel desarrollo de una serie integrada de apoyos bibliogrficos, en espaol, en el formato de enseanzaprogramada(incorporandorecursosdidcticos)quepuedaserusadapara estudioindividual;comopartedeunprogramadeeducacinadistancia;ocomo instrumentodeapoyoenclasesmagistralesotalleres.Losantecedentespueden encontrarseenmaterialesdelInternationalRecordsManagementTrust1,quefueron adaptadosalarealidaddocumentaliberoamericana,recibidadeEspaa,tratandode superar las dificultadesidiomticas y terminolgicas,de la herencia anglosajona de los materiales aludidos. Aunqueenlosinicios,laarchivologafueconsideradacomocomplementariaal estudio de la historia y era sinnimo de capacidad para preparar las fuentes y ponerlas a disposicin de la investigacin, publicando y editando documentos, la gestin de los documentos administrativos form parte de los contenidos de los planes de estudio de la disciplina en toda Iberoamrica.

En este volumense tratan una serie de cuestiones relacionadas con los documentos administrativos2 yla gestin de los mismos. Se considerael papel esencial que ellos tienen para apoyar la eficiencia de la administracin, la rendicin de cuentas y el estado dederecho.Seexaminalascaractersticasdelosdocumentoscomotestimonios confiablesyprecisosdelasdecisionesylasaccionesquedocumentan.Son considerados los principios del control y las necesidades fundamentales de un sistema degestindedocumentos.Luego,seexaminancondetallelosmecanismosylas prcticas que gobiernan el controllos documentos corrientes y semicorrientes desde su creacin. Este control asegura que los documentos sean mantenidos y recuperados con eficiencia para el uso de la administracina la vez que asegura la posibilidad de una gestin eficaz en todas las fases del ciclo vital. . Asimismo,seestudiaelexpediente,documentomltiple,heredadodela administracincolonialespaolausadoporlamayorpartedelasorganizaciones pblicas en Iberoamrica. ************************************ 1 International Records Management Trust 4th Floor, 7 Hatton Garden London ECIN 8AD United Kingdom http://www.irmt.org 2Se utiliza "documentos administrativos" siguiendo la terminologia usada en: HEREDIA HERRERA,Antonia."El debate sobre la gestin documental", en Mtodos de Informacin, en-mar, 19983 Como se ha manifestado este texto puede ser utilizado para estudio individual; como parte de un programa de educacin a distancia; o como instrumento de apoyo en clases magistrales o talleres. Enlaspropuestasdeeducacinadistancia,oenmodalidadsemipresencial,los procesosdeenseanzayaprendizajenotienenlugarenunespaciocompartidopor alumnosydocentesniacontecenenformasimultneasinoqueseencuentran mediatizadasa travs de los materiales usados. El principal problema que deben afrontar ambos actores, estudiantes y profesores es la ausencia de una relacin cara a cara y es all donde los materiales escritos, en cualquier soporte, tratan de llenar ese vaco y a la vez resolver los problemas que por este motivo puedan aparecer. De all la centralidad de estosmateriales, que tambin en los sistemas presenciales tienen un papel protagnico.Son instrumentos de ensear yaprender que "secaracterizanporcodificarlainformacinmediantelautilizacindellenguaje textual, el sistema simblico dominante". Sehaprocuradoenestetextofavorecerelaprendizajedeloscontenidosms relevantes del tema central, los documentos administrativos, tratando de que los nuevos saberes puedan ser incorporados a la estructura cognitiva de quienes aprenden. Se ha agregado un conjunto de actividades en las que el estudiante podr poner en juego sus recursos, estrategias y habilidades de forma de participar activamente en el proceso de construccin de su propio conocimiento. Larealizacindeactividadestalescomoelanlisisdecasos,formulacinde hiptesis,interpretacindeposicionesdistintas,establecimientoderelaciones conceptuales,creemos,contribuiralageneracindecapacidadesquehabilitenal estudiante a la resolucin independiente de los problemas que en el futuro puedan llegar a plantersele.

Comosomosconscientesdelasdificultadesquelaenseanzaadistanciadela Archivologa puede presentar apostamos por ella en su subforma: la semipresencialidad y aportamos este trabajo con la esperanzade que llegue a ser til a quienes se acercan a la disciplina. A.C. de B. 4 I LOS DOCUMENTOS En este captulose examinan los conceptos centrales de los documentos. Se exponen las ideas internacionales ms recientes sobre el papel de los documentos en la sociedad, se establecen las caractersticas esenciales y se presentan algunos principios generales relativos a la gestin y el mantenimiento de los documentos. Los temas considerados incluyen: La importancia de los documentos Los documentos como testimonio ( o, prueba) Caractersticas esenciales de los documentos Ciclo vital de los documentos y concepto del continuo Los principios generales de la gestin y el mantenimiento de los documentos Usuarios de los documentos 1LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Ningunainstitucingubernamentaluorganizacinprivadapodrasobrevivirsindocumentarsusactividades.Oficinaalgunapodrafuncionarbiensituvieraque dependersolamente de la memoria de sus funcionarios para recordarlas transacciones efectuadas. Sin documentos cualquier administracin organizada dejara rpidamente de funcionar. Losdocumentosyespecficamentelainformacinquecontienen,sonunodelos recursosfundamentalesquelasinstitucionesnecesitanparapoderrealizarsus operaciones eficazmente. As como una organizacin podra seguir funcionando con escasos recursos humanos, econmicos o materiales, no podra funcionar si no mantuvierasusdocumentos y fuera posible el acceso a los mismos. Actividad 1 Antes de continuar la lectura de este captulo escriba cinco razones, por lo menos, por lascuales,asujuicio,losdocumentossonimportantes.Qutareasadministrativas ayudan a realizar? Qu beneficios proporcionan los documentos a los ciudadanos? En el contexto de las actividades administrativas de las organizacioneslos documentosayudan a: 5Proporcionar una memoria corporativa Formular polticas Tomar decisiones apropiadas Alcanzar ms eficiencia, productividad y coherencia Cumplir con losrequisitos legales y las regulaciones vigentes Proteger los intereses de la organizacin y aquellos de su personal y sus clientes Reducir los riesgos relacionados con la falta de pruebas de decisiones y acciones Documentar actividades y logros En el sector pblico los documentos son fundamentales para el concepto de democracia. La informacin documentada apoya la proteccin de los derechos humanos, el estado de derechoyeltratojustoeigualdelosciudadanos.Losciudadanostienenderechoa esperarquehabrpruebasdocumentalesconfiablesyprecisasdelasdecisionesy acciones del gobierno. Por ejemplo, los documentos son imprescindibles para determinar con precisinsi los recursosrecaudadosporelestadoenintersdelosciudadanossongastadosdeuna manera que los beneficie: en servicios de salud, educacin y otros. Msaun,losdocumentossonlosqueprotegenlosderechosdelosciudadanos, verbigracia,elderechodepropiedaddelatierra,documentadomedianteregistros catastralesyttulosdepropiedad,olosderechosaunajubilacinounapensin, documentadosmediantelosexpedientesdepersonal,llamadostambinlegajos personales. Cuando los derechos personales no son respetados, son los documentos los que permiten a los ciudadanos solicitar u obtener la reparacin legal. Los documentos como testimonio Ningngobiernoniningunaorganizacinpodranserresponsabilizadosporacto alguno si no existen documentos que ofrezcan testimonio registrado de sus actividades. Laresponsabilidadseestablececuandoesposiblemostrarpruebasdequelos funcionarios pblicos saban lo que hubieran debido saber, que medidas tomaron y el resultado de sus actividades. Los documentos testimonian el cumplimiento de leyes, reglamentos y procedimientos. Los documentos confiables pueden servir de prueba paramostrar abusos de funcin, mal uso de los recursos, e incumplimientode compromisos o normativa financiera. Los documentos ofrecen testimonios verificables de fraude y pueden conducir a quienes investigana las races de la corrupcin. Los documentos bien administrados pueden obrar como una restriccin eficiente en funcin de su costo. Siempre ser ms barato 6prevenir un fraude que el costo que la corrupcin y su enjuiciamiento tienen para el Estado. Los documentos cooperan con la preservacin de la memoria colectiva de los pueblos. La conservacin permanente de los documentos con valor histrico ayuda a establecer la cadena de la historia pues los mismos son pruebas esenciales. Dan a los pueblos su sentido de identidad, sirven como memoria y conforman el patrimonio documental de un pas. Sin embargo, no siempre las actividades de una organizacin resultan automticamente en la creacin de documentos. Hay oportunidades en que la creacin del documento no es concomitante con la actividad. Cuando se crean, los documentos deben ser accesibles yutilizablesmientrastenganvalor.Consecuentemente,lasinstitucionestienenque establecer estrategias y procedimientos para asegurar que los documentos se crean, se conservan y es posible su acceso cuando se necesitan. Estas son funciones de laGestin de documentos. En Brasil se define la Gestin de documentos de archivoen el Decreto N 4.915 de 12 de diciembre de 2003.3 La Gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientosorientadosalograreconomay eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicindelosdocumentosdeunaorganizacin durantetodosuciclodevidaydehacerquela informacinquecontienenestdisponibleenapoyo delquehacerdeesaorganizacinydelosusuarios externos a ella que lo requieran. La gestin de documentos pretendesuministrar el documento apropiado en el contexto apropiado a la persona apropiada en el momento apropiado y con el menor costo posible 3 ElDecreto N 4.915 de 12 de Dezembro de 2003. Dispoe sobre o Sistema de Gestao de Documentos de Arquivo - SIGA, da administraao pblica federal e d outras providncias..En elArt.1, Numeral 2: Considera-se gestao de documentos, com base no art. 3 da Lei n. 8.159 de 8 de janeiro de 1991 o conjunto de procedimentos e operaoes tcnicas referents produao, tramitaao, uso avaliaao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e inermediria, independente do suporte, visando a sua eliminaao ou recolhimento para guarda permanente.En el Numeral 1: Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por rgaos e entidades da administraao pblica federal, em decorrncia do exerccio de funoes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informaao ou a natureza dos documentos. 7Cuandolossistemasdocumentalesnofuncionanapropiadamentehayconsecuencias graves para el gobierno y los ciudadanos en general. Por ejemplo: Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sobre una base adhoc sin la ventaja de una memoria institucional; No es posible probar un fraude ni realizar informes ni auditora significantes; Las acciones del gobierno no son transparentes; Los ciudadanos no pueden exigir o proteger sus derechos;

Losciudadanosnopuedenhacerunacontribucininformadaalprocesode gobierno; Se menoscaba la memoria colectiva de la nacin. Uno de los retos de hoy es asegurar que de la masa de datos y de informacin creados en papel y en forma electrnica sea posible obtener pruebas confiables de transacciones de negocios.Que las pruebas sean accesibles y que seaposible darlas debaja cuando ya no son necesarias. Definiciones dedocumento Actividad 2 Antesdecontinuarlalecturadeestecaptulo,escribasupropiadefinicinde documento. Cul es, a su juicio, la diferencia entre documentos e informacin? En Gestin de Documentos del Sector Publico desde una perspectiva archivstica I, se expusieron definiciones de documento de archivo. De aqu en mascuando aparezca la palabra documentoreferir a documento de archivo. Eltrminodocumentosincluyetodoslosdocumentosquelasinstitucionesolos individuos crean o reciben durante las transacciones administrativas y ejecutivas. Los documentosespejan las actividades de las que son producto. Se realizan en una variedad de formas fsicas, como unidades documentalessimples en papel,expedientes,legajos,mapas,fotografas,microformasydatosenforma electrnica. De hecho, los documentos producidos o mantenidos en un ordenador no tienen forma fsica y existen solamente en tanto conjuntos lgicos de datos electrnicos, sin embargo, son documentos. El comn denominador que define a los documentos es su nacimiento como producto de determinadasactividades,delasquedantestimonio,creadosporpersonafsicao jurdica en el marco de su competencia y que forman conjuntos orgnicos. 8 Los documentos son informacin registrada en cualquier forma o medio, creados orecibidos, conservados y usados por una organizacin o un individuo en la transaccin de negocios o la realizacin de asuntos y que se guardan como testimonio de dicha actividad. El documento implica prueba escrita o registrada de alguna otra manera y conservada de suerte que se pueda leer y tener acceso a ella una y otra vez. Los documentos pueden transmitir informacin independientemente de la memoria humana. Finalmente, pueden tener algn valor para la investigacin en diversas ramas del saber, pero los documentos no se crean eninters de investigadores futuros. Los documentos son conservados por quienes son responsables de su creacin, en el cumplimientodeactividadesolastransaccionesquedenotan,oennombredeesas personas, y se conservan para el uso futuro de sus creadores oquienes les sucedan. El carcter testimonial (probatorio) es lo que distingue a los documentos de otros tiposde datos o informaciones . En primer lugar, los documentos son testimonio. --------------------------------------------------------------------- La informacin es el conocimiento al cual se le da sentido por su contexto. Los datos son la representacin de la informacin de una manera formalizada apropiada para la comunicacin, la interpretacin y la tramitacin. --------------------------------------------------------------------------- Porejemplo,losmaterialespublicadospuedenproporcionarinformacinimportante paraapoyarlasactividadesadministrativas,peronoproporcionanpruebasdetales actividades. Los documentos son ms que los datos que contienen. Los documentos ofrecen datos e informaciones, significado y contexto al estar intrnsecamente ligados a la actividad que documentan y de la que dan testimonio. Slo los documentos sirven como prueba de la realizacin de trmites. Eltrminodocumentoesusadoaquenelsentidodeunaunidadseparadade informacin registrada. Puede ser una entidad fsica e intelectual (como una carta, un memorndum, un informe o una impresin de un documento creado en computadora) o bienunaentidadintelectualsolamente(comoundocumentocreadoyguardadoen forma electrnica en una computadora). 9------------------------------------------------------------------ Un documento es una unidad de informacin registrada ------------------------------------------------------------------ 2LAS CARACTERSTICAS ESENCIALES DE LOS DOCUMENTOS Los documentos espejan las actividades de las que son producto. Debido a que derivan desucesosreales,representanunaimagencongeladalaquefijaunaaccinensu contextoparticularde:funcin,autoridad,lugarymomento.Esposibleestablecer ciertas caractersticas esenciales. Los documentos: son estticos en su forma tienen autoridad son singulares cuando estn en su contexto son autnticos4 3LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS As como es necesario crear y conservar los documentos para proporcionar una prueba documental, esos documentos tienen que tener calidad e integridad suficientes. Para que lasinstitucionesestnencondicionesderealizarsusfuncionesadministrativas eficientemente y puedan ser responsables, tienen que mantener documentos ntegros y fieles. Sin ellos los funcionarios no podran realizar sus cometidos adecuadamente. La puesta en marcha de ese cometido no podra ser convenida y los derechos financieros, legales y de otra ndole de la organizacin, sus clientes y otras personas afectadas por sus acciones y sus decisiones no podran ser protegidos. Para llevar a cabo su propsito de proporcionar una prueba confiable, los documentos deben ser fieles, completos e integrales. Los documentos, ya sean en papel o en forma electrnica deben ser: integrales:deber producirse un documento para cada transaccin administrativa, de la que dar testimonio; fiel:undocumentodeberegistrarconprecisinlatransaccinparalacualfue creado; 4 En Gestin de documentos del sector Pblico desde una perspectiva archivstica I, se desarrollan los conceptos de caractersticas de los documentos. 10adecuado:un documento debe ser adecuado para los propsitos para los cuales se conserva ( es decir, el documento debe contener la informacin necesaria par dar prueba de la transaccin que documenta); completoysignificante:ascomodebecontenerinformacinsuficientepara documentarunatransaccin,undocumentodebeincluirinformacinsuficiente sobre el contexto en el cual fue creado y usado, sobre su estructura o su forma fsica ysobresusvnculosconotrosdocumentos,paraqueseaposiblecomprendersu contenido; comprensibleyutilizable:debe ser posible extraer del documento la informacin quecontieneyquepretendecomunicar;yserposibleusarlosinquesepierda informacin; autntico: debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser; inalterado:ningunainformacindeldocumentohabrsidoborrada,alteradao perdida, bien sea intencionalmente o por accidente, una vez que la transaccin que dioorigenalmismosehafinalizado(enotraspalabras,losdocumentosse mantendrn seguros y se evitar el acceso a ellos o a su uso, no autorizado); Eldocumento,ademscumplirconcualesquierrequisitosderegulacinyde responsabilidad de la organizacin que lo cre, por ejemplo, requisitos de auditora. De esto se desprende que los documentos deben ser integrales y completos, confiables y autnticos, deber ser administrados con sistemas de gestin que los controlan durante su ciclodevida,desdesucreacinhastasudisposicinfinalysutratamientoenlos archivos histricos. Actividad 3 Puede usted dar dos ejemplos de tipos de documentos que no satisfacen los criterios sealadosanteriormente?Escriba,porlomenos,unejemplodecadaunadelas cualidades siguientes de los documentos: 1.integral 2.fiel 3.adecuado 4.completo y significante 5.comprensible y utilizable 6.autntico 7.inalterado 4PRINCIPIOS ARCHIVSITICOS Losprincipiosarchivsticosestnbasadosenlaprocedenciadelosdocumentos,es decir, en las funciones que los produjeron, y en el contexto en el cual fueron creados y luego usados. 11----------------------------------------------------------------- La procedencia se refiere a la oficina de origen de los documentos ----------------------------------------------------------------- El Principio de procedencia hace hincapi en las caractersticas conceptuales ms que en las caractersticas fsicas de los documentos. Como vimos, el carcter probatorioy testimonial de los documentos es lo que los distingue de otras clases de informacin, no su formato fsico. Laprocedenciatambinbrindaloselementosdebaseparalarecuperacindela informacin de los documentos. El conocimiento de quin cre o us un documento y dnde, cundo y porqu proporciona la clave para la recuperacin de los documentos. Estos conceptos se dan la mano con el criterio tradicional del archivista, en el cual el Principiodeprocedenciaode RespetoporlosfondosoRespectdesfonds,esel centroprincipalynolascaractersticasfsicasdelosdocumentosysucontenidoo asunto principal. Por consiguiente, los archivistasy quienes son responsables de los documentos de una organizacin deben ocuparse de ellos desde el momento mismo de su creacin y no ser receptores pasivos de documentos que ya han cumplido con los objetivos por los que fueron creados. No es suficiente con estudiar el documento, y su naturaleza fsica y sus caractersticas. Los profesionales de los documentos deben comprender las funciones, las actividades y las prcticas de trabajo de la empresa que fueron causa de que los documentos fueran creados. Esto requiere que participen en su cuidado desde el comienzo de su ciclo de vida y que se ocupen de ellos como parte de una atencinininterrumpida y continua. Por ejemplo, no vale la pena disear un esquema de clasificacin que no se equipara con los procesos administrativos que fueron causa de que los documentosse clasificaran. IgualmenteesilgicoesperarquelosdocumentoslleguenalArchivosinhaberlos evaluado y haber establecido plazos de conservacin y determinado qu es lo que debe guardarse. En muchos casos los documentos ya no estarn disponibles para evaluarlos si no son considerados desde el momento mismo de su creacin. Los principios de Ciclo Vital y delContinuo, ya indicados en Gestin de documentos del Sector Publico desde una perspectiva archivstica, I, sern expuestos nuevamente ya quesonlosprincipiosfundamentalesenloscualessebasatodoelcuidadodelos documentos. El Ciclo Vital de los documentos El concepto de Ciclo Vital de los documentos se deriva del concepto de la vida de un organismo biolgico el cual nace, vive y muere. De la misma manera un documento se crea, se usa mientras tiene un valor continuo y, luego, es sometido a una evaluacin que determina su eliminacin o su transferencia a un archivo histrico. Sin un programa de gestin que controle los documentos desde el momento mismo de su creacin en el inicio del Ciclo Vital, aquellos que tienenvalor permanente no podrn 12ser identificados y salvaguardados de suerte que, en su debido momento, puedan ocupar su lugar como parte del legado histrico y cultural de la nacin. Fases del Ciclo Vital de los documentos Como fue indicado, el concepto de Ciclo Vital en la versin ms simple, se ven lasedades biolgicas como equivalentes a las fases de la vida de un documento: fase pre-archivistica, fase administrativa y fase histrica. Fase Pre -archivsticaDocumentos activos Archivos de Gestin ----------------------------------------------------------------------------------------------------- FaseAdministrativaDocumentossemiactivosArchivos Administrativos --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fase Histrica Documentos inactivosArchivos Histricos --------------------------------------------------------------------------------------------------------- En la fase pre-archivstica, los documentosson usados regularmente en la realizacin delosasuntoscorrientesysonmantenidosenArchivosdeOficina,tambin denominados de Gestin o de Trmite. Los Archivos de Gestin, estn conformados por documentos que se usan habitualmente para la realizacin de asuntos corrientes de una institucin o de un individuo. Estos documentos sonllamados activos o corrientes. Una vez cumplida la transaccin que motiv la creacin del documento, ser requerido de manera poco frecuente en la realizacin de asuntos corrientes. A estos documentos se les denomina documentos, semiactivos o semicorrientes y se mantienen en los Archivos Administrativos de las instituciones . En los pases iberoamericanos en los que existen ArchivosIntermediosoArchivosdeConcentracin,losdocumentosenPlazo precaucional de conservacin son mantenidos en estos repositorios, Los Archivos Administrativos y los Archivos Intermedios guardan documentos que se requierende manera poco frecuente en larealizacin de los asuntos corrientes. Estos documentos se llaman semiactivos o semicorrientes. 13En la fase histrica, los documentos ya no son usados para la realizacin de los asuntos corrientes. Estos documentos, luego de evaluados y determinado su valor permanente son preservados en los Archivos Histricospor su valor testimonial y de investigacin. Los documentos histricos son documentos que ya nose necesitan para la realizacin de los asuntos corrientes,y que por su valor permanente son preservados en archivos histricos Se llaman tambin documentos inactivos o no corrientes. El Principio del Continuo ElprincipiodeCicloVitalreconocequelosdocumentossoncreados,usados, conservadosy,luegodesometidosaevaluacinpuedenserdadosdebajaporser obsoletos o preservados como histricos por su valor duradero. El principio del Continuo sugiere que hay cuatro acciones continuas o recurrentes en la vidadelosdocumentos:Identificacindelosdocumentos;controlintelectualdelos mismos, disposicin de acceso a ellos; y control fsico de los documentos. De acuerdo con el principio del Continuo, la distincin entre gestin de documentos administrativose histricosno necesita ser mantenida rgidamente. Este principio es reconocido por las instituciones de enseanza archivstica universitaria en Iberoamrica, donde la formacin profesional en Archivologaes integral. "Laprimersemejanzaentrelosmodelosuniversitariosradicaenquelaformacinque actualmente se imparte en todas las instituciones universitarias e "integral". El graduado est capacitado para planificar y dirigir programas de gestin de documentos y para administrar y/o gestionararchivoshistricos.Ladicotomaarchivista-gestordedocumentosnoexisteaqu././Losmodelosdeformacinarchivisticavigentesenlareginestnconstituidospor curricula en las que est fuertemente representado el tema gestin de documentos."5 ProcesoAcciones de la Gestinde documentos administrativos Acciones de la Gestinde documentos histricos 1.Identificacin y adquisicin Creacin o reciboSeleccin o adquisicin 2.Control intelectualClasificacin en un sistema lgico Clasificacin, ordenacin y descripcin 3.AccesoUso y ConservacinReferencia y uso 4.Control fsicoEvaluacin con baja o transferencia como histrico Figura 1: Cuatro Acciones del Cuidado de Documento 5 A. Casas de Barran: "Los documentos en rbita". ALA, Ene-Dic 2001.Bogot, Colombia. 14Partiendo de este principio se ha establecido un modelo unificado. El modelo muestra el patrndecontinuidad.Cuatroaccionescontinanorecurrendurantelavidadeun documentoyatraviesanellmitetradicionalentrelagestindedocumentos administrativos e histricos. Estas acciones son: la creacin o adquisicin del documento; su colocacin en un sistema lgico documentado que gobierna su clasificacin y ordenacin, y facilita su recuperacin durante su ciclo de vida; su evaluacin de valor continuo, registrada en un plan de disposicin con efecto en el tiempo debido mediante una accin de valoracin apropiada; suconservacinyuso,esdecirsiesconservadoenlaoficinadeorigen,enun archivodeGestin,enunarchivoCentral,enunarchivoIntermediooenun Archivo Histrico, y si es usado por su creador o por un sucesor en funciones o por una tercera parte como un investigador u otro usuario. ArchivoAdministrativoIntermedioHistrico Operaciones AnlisisAnlisis del proceso del trmiteRecepcin en el ArchivoAcceso al Archivo Histrico de Concentracin CreacinCreacin o RecepcinConservacin de documentacin,Clasificacin, ordenacin clasificacin y ordenacin.y descripcin ControlClasificacin, ArchivacinRevisin (valor secundario) Documentacin EvaluacinPrograma (valores primariosSeguridad de GuardaPreservacin y(conservacin y secundarios)Conservacin ConservacinOficina/CarpetaAcceso oficialAcceso Pblico/Extensin y UsoGuarda Acceso oficial DisposicinTransferencia al Archivo deTransferencia al ArchivoConcentracin o BajaHistrico o Baja ResponsabilidadFuncionario a cargoArchivistaArchivista De la gestin de losDocumentos o Archivista Figura 2: El Mtodo del continuopara Administrar Documentos durante su Ciclo Vital 155 El PROPSITO DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS Actividad 4 Antesdecontinuarlalectura,pongaporescritosucomprensindelpropsitodela gestin de documentos basada en la informacin que usted ha ledo hasta ahora en esteprograma de estudio. Puede indicar tres ventajas, por lo menos, de un programa de gestin de documentos en funcionamiento? En lneas generales, puede decirse que, la gestin de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la informacin registradaayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendicin de cuentas. La gestin de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y, en un sentido ms amplio, un pilar para el funcionamiento eficiente de los organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general. La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la informacin cuando estaesrequerida.Lagestindedocumentosesfundamentalparalaformulacinde polticas,latomadedecisiones,lasoperacionesadministrativasylarendicin responsable de la organizacin. El proceso de la gestin de documentos capta pruebas de las transacciones de una organizacin, documenta sus actividades y sus decisiones, y proporciona un acceso fcil a esas pruebas. La gestin de documentos permite a una institucin crear, mantener, usar, guardar y hacer una evaluacin de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en funcin de su costo y disponer de ellos para su destruccin o guarda permanente en funcin de su valor continuo. La gestin de documentos promueve la agrupacin y la distribucinde la informacin, y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organizacin. La gestin de documentos tambin hace posible que la organizacin est en condiciones de controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no slo es importante por razones de economa y eficacia ya que el mantenimiento de documentos escostoso;tambinpromuevelaeficienciaoperativaalmejorarelaccesoala informacinmediantelabajadelosdocumentosqueyanosenecesitanenlas transaccionescorrientes.Porltimo,lagestindedocumentosconprogramasde evaluacin controla el retiro y la disposicin de los documentos, una vez que su valor para los propsitos administrativos se ha extinguido. Tomandoencuentalosconceptosdelaadministracindedocumentosmencionados anteriormente, podemos resumir los propsitosde la gestin de documentosde la manera siguiente: 16gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseo deunprogramadeatencinyconservacindedocumentoshastalabajadelos documentos o su transferencia y atencin en los archivos histricos; proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organizacin, su personal y sus clientes o usuarios; logrardocumentacincompleta,precisa,confiableyutilizableparasatisfacersus necesidades legales, de regulacin, probatorias y de rendicin de cuentas; gestionar los documentos como recursos documentales; fomentarlaeficienciaylaeconomamedianteprcticasdemantenimientode documentos bien concebidas. Las Etapas principales en el establecimiento de un programa de gestin de documentos integrada,se expone en el vol. I deGestindedocumentosdelSectorpblicodesde una perspectiva archivstica. El concepto del mantenimiento de documentos El trmino mantenimientodedocumentosya ha sido mencionado, pero qu significa exactamente? El mantenimiento de documentos es una funcin medular de la gestin de documentos. Ha evolucionado desde la necesidad de preservar y conservar testimonios completos, confiables y precisos de los derechos, las decisiones y las transacciones, y la fuente de autoridad de estos testimonios. -------------------------------------------------------------------- El mantenimiento de documentos entraa los procesos de creaciny mantenimientodedocumentoscompletos yfieles de las actividades administrativas. ------------------------------------------------------------------- Losdocumentospuedennosurgirautomticamentedelasoperacionesoactividades administrativas, ni tampoco son organizados necesariamente en una forma utilitaria. Por ejemplo, la comunicacin de una carta como parte de la actividad administrativa suelesignificarlacreacindeunacartaoriginalqueserremitiday,luego,el mantenimiento de una copia del original. Tanto para el que recibe como para el que envaestosdocumentos,losmismosservirncomotestimoniodelaactividad realizada. Puedesucederqueotrasactividadesadministrativascomodecisionestomadas telefnicamente,oporimposibilidaddehecho,noproducenalmismotiempoun documento.Tambin,deigualmanera,unatransaccinounmensajeelectrnicono crea automticamente un documento, tal como ha sido definido aqu. Sin embargo, las 17actividades administrativas debern documentarse por escrito en la primera oportunidad posterior que sea posible6. Es preciso hacer un esfuerzo deliberado para registrar la transaccin o el mensaje y asir esa actividad en un sistema de mantenimiento de documentos de manera que la prueba de la misma se conserve y sea accesible. Comounprincipiogeneral,elpropsitodelsistemasiempredeberserintegrarla produccinylacapturadelosdocumentosenelprocesoadministrativo.Los documentos deben ser los productos naturales de los sistemas usados para realizar los negociosylastransacciones.Estoesespecialmenteimportanteenelcasodelos sistemaselectrnicos.Elusodelastecnologasdelainformacinporlas administracionesnohahecholascosasmssimples.Porejemplo,lasreuniones formales deben ser documentadas en agendas, actas y documentos semejantes. De igual manera, los documentos transmitidos porcorreo electrnico deben ser conservadosde suerte que su contenido y su contexto se preserven y sean accesibles. Actividad 5 Puede usted indicar tres actividades que siempre se documentan? Puede usted indicar tres actividades que no se documentan? Haga una lista del mayor nmero de actividades queseleocurranypregnteseporquselasdocumentaoporqunoselohace. Deberan ser documentadas? Por qu y por qu no? Lasorganizacionesnecesitanestablecerestrategiasespecficasparaasegurarquesus actividadesseandocumentadas.Laproduccinyelmantenimientodedocumentos deben formar parte de la cultura de la organizacin. Ambas actividades deben ser una responsabilidad colectiva del personal en diferentes niveles dentro de una organizacin. Por ejemplo, aquellos funcionarios que toman decisiones tienen que ser responsables de asegurarquelosdocumentosproducidosenelcumplimientodeactividadesdela administracin sean incorporadosen el sistema de conservacin de documentos. Esto significa generalmente que todos lo documentos que se crean o se reciben en el curso de su trabajo sean correctamente archivados. Asimismo, el personal a cargo de los documentos es responsable de asegurar que la documentacin apropiada est disponible en el momento oportuno. Todas las personas queparticipanenelcuidadodelosdocumentosdebentenerresponsabilidades claramente definidas. 6En Uruguay, elDecreto 500/991 de 27 setiembre de 1991 que regula el Procedimiento Administrativo en general, dispone en el artculo N 28: Podr prescindirse del forma escrita, cuando correspondiere, si mediare urgencia o imposibilidad de hecho. En el caso, sin embargo, deber documentarse por escrito el acto en la primera oportunidad posterior que sea posible, salvo que se trate de actos cuyos efectos se hayan agotado y respecto de los cuales la comprobacin no tenga razonable justificacin, caso en el cual tal documentacin no ser necesaria. 18Los sistemas de conservacin de documentos, en cualquier soporte, papel, electrnicos o una combinacin de ambas formas, son en esencia un conjunto de procedimientos y controles para asegurar que: se creen documentos, se capten (aprehendan) los documentos, los documentos sean completos y fieles, los documentos puedan ser identificados y encontrados cuando se necesitan, los documentos sean accesibles, los documentos sean seguros, los documentos sean conservados mientras son necesarios seasignenresponsabilidadesparalasfuncionesdelmantenimientodelos documentos. En resumen, el propsito principal del mantenimiento de documentos es controlar los procesosde creacin, identificacin, organizacin, acceso, uso, conservacin, guarda y disposicin de los documentos. Los requisitos de la conservacin de documentos y los sistemas de control que conlleva son examinados con detalle en los captulos siguientes. 6USUARIOS DE LOS DOCUMENTOS Como ya se ha visto, los documentos son el producto de una actividad administrativa.Los documentos se crean como "consecuencia" de la actividad que evidenciano para testimoniarlamisma.Losdocumentosabastecenalamemoriacorporativa;sonuna fuente de informacin sobre decisiones, sucesos y transacciones que ocurrieron en el pasado. Sin embargo, los documentos no se usan necesariamente slo para el propsito para el cual fueron creados. Los documentos, tanto en las oficinas gubernamentales como en las instituciones archivsticas pueden ser usados para una gran variedad de propsitos como los siguientes: Losgobiernosnecesitandocumentosbiengestionadosparaapoyarelestadode derecho, para rendir cuentas de sus acciones y para asegurar que los intereses de los ciudadanos estn protegidos. Los funcionarios ejecutivos necesitan documentos para poder formular polticas y tomar decisiones sobre la base de una informacin bien organizada, precisa y cabal. Los funcionarios de accin y los administradores superiores necesitan documentos bienestructurados,completosyaccesiblesaefectosdetenerlainformacin 19 Los auditores y otros reguladores necesitan acceso a la informacin que contienen los documentos para asegurar que los recursos han sido usados justificadamente y con probidad, que los programas y procedimientos han sido realizados y que se han cumplido las normas. Los ombudsmeno vigilantesoficiales necesitan los documentos para determinar si las decisiones y acciones han sido justas y equitativas. Losadministradosnecesitanteneraccesoalainformacinquecontienenlos documentos para asegurar que sus derechos y sus intereses estn protegidos y para poder contribuir de manera informada al proceso de gobierno. Loshistoriadoreseinvestigadoresnecesitanaccesoalosdocumentoscomo testimonios de lo que sucedi en el pasado. La comunidad en general necesita que ciertos documentos se conserven de manera permanente en los archivos para que la sociedad actual pueda relacionarse con el pasado. Resumen En este captulo se ha expuesto los conceptos de los documentos.Se ha examinado la importancia de stos para el gobierno y para la sociedad y el valor que tienen como testimonios. Se han expuesto las caractersticas esenciales de los documentos y se ha 20indicadocmolosarchivistasylosresponsablesdeellosestnmejorsituadospara comprender los conceptos y el valor de los mismos. Se ha presentado los modelos de CicloVitalydelContinuoenlagestindedocumentos.Finalmente,hansido considerados los principios generales de la gestin y la conservacin de los documentos as como la variedad de usos de los mismos. En este captulo se ha dado definiciones de: la gestin de documentos los documentos la informacin los datos la procedencia los documentos corrientes los documentos semicorrientes los documentos histricos la conservacin de los documentos Preguntas de estudio 1Qu son los documentos? 2Qu es la informacin? 3Qu es lo que los documentos ayudan a hacer a una organizacin? 4Por qu los documentos del sector pblico son fundamentales para el concepto de democracia? 5De qu manera los documentos sirven como prueba? 6Cmo preservan los documentos la memoria colectiva de la nacin? 7Qu es la gestin de documentos? 8Qupuedeocurriralgobiernoyalosciudadanoscuandounsistemade documentos se desorganiza? 9Defina los trminos siguientes relacionados con la calidad de los documentos: 21integrales fieles adecuados completos y significantes comprensibles y utilizables autnticos inalterados confiables. 10 Explique el Principio de procedencia 11Qu es el concepto de Ciclo Vital? 12 Explique el concepto del continuo. 13 Defina los documentos corrientes (de trmite), semicorrientes (concentracin). 14Cules son las acciones de la gestinde documentos, en todo el ciclo de vida queconlleva el proceso de identificacin y adquisicin de documentos? 15Cules son las acciones de la gestin de documentos, en todo su ciclo de vidaque conlleva el proceso de proporcionar acceso a los documentos? 16 Cules son las acciones de la gestin de documentos que conlleva el control fsico de los documentos? 17Describa cinco propsitos de la gestin de documentos. 18Explique el concepto de conservacin de documentos. 19Qu procesos estn controlados por sistemas de conservacin de documentos? 20Quines son usuarios de los documentos y porque los usan? Actividades y Comentarios Actividad 1 Hay muchas razones de que los documentos sean importantes, algunas de las cuales se indicanenestecaptulo.Comparesusrespuestasconlainformacindadaaquy enmiende la lista si lo desea para aadir ms informacin. Actividad 2 22Compare,denuevo,suspropiasdefinicionesyexplicacionesconlainformacin proporcionadaenestecaptulo.Seajustasudefinicindelosdocumentosala proporcionada aqu? Actividad 3 Undocumentopuedenoserintegralsihasidocreadosolamenteparaalgunas actividades y no para otras. Si el proceso es especial no siempre se obtienen pruebas cuando deberan obtenerse. Qu pasa si se llevan actas de algunas reuniones mas no de otras? El documento final, que debera contener la totalidad de la informacin, no puede ser considerado integral. Es posible que un documento no sea fiel si contiene informacin falsa deliberadamente o si no representa todos los hechos que deberan haber sido documentados. Qu ocurre si las actas registran que hubo personas presentes pero otros documentos prueban que no fue as? Tal falsificacin hace que el documento sea infiel y, por ende, sospechoso. Esposiblequeundocumentonoseaadecuadosifaltaunapartedelmismoo informacinimportanteporejemplo,quinfueelautordeldocumento,cundofue hecho o porqu fue hecho. Qu pasa si slo se han guardado las dos ltimas pginas de las actas pero falta la primera que ofrece informacin contextual: cundo se realiz la reunin, dnde se llev a cabo, etc.? El documento no sera adecuado. Undocumentoquenoidentificalaorganizacinoelorganismoquelocrea,un documentoalcuallefaltanseccionesoquenopuedeservinculadoconotros documentos no es completo y significante. Qu pasa si un documento hubiera sido sacado del expediente de que forma parte y es mantenido solo? Su contexto se habr perdido y no ser completo ni significante. Qu pasa si un documento electrnico no puede ser abierto o ledo usando cualquier softwaredisponibleenlaorganizacin?Esposiblequeesedocumentoyanosea comprensible o utilizable porque nadie puede tener acceso a la informacin en el disco de la computadora. Si un documento fue creado falsamente o si no se puede mostrar que el documento es un documento verdadero, es posible que no sea autntico. Qu pasa si las actas fueron vueltasaescribirporunodelosmiembrosdelconsejodespusdelareunin?Es posible que las actas no sean la versin autntica aprobada. Siunapartedeundocumentoestborrada,escritadenuevoosehaperdidoel documento no estar inalterado. Qu pasa si las actas originales fueron borradas y si el miembrodelconsejovolviaescribirlasamquinabasndoseensumemoriapara recordar lo que se dijo en la reunin? El intento por recrear las actas puede ser honrado pero, a pesar de esto, los documentos estarn alterados. Silosdocumentosnocumplenlosrequisitosderegulacinoderesponsabilidadno sern confiables. Qu pasa si las actas de la reunin deban ser archivadas de acuerdo conunprocedimientoparticularperoestonosehizoporqueseperdieronyfueron 23creadasdenuevoporunmiembrodelconsejo?.Lasactasyanocumplenlos procedimientos sealados. Actividad 4 Compare sus respuestas con la informacin proporcionada en este captulo. Se ajustan sus respuestas a la definicin dada en esta leccin? Observa usted ventajas semejantes a las que se han expuesto aqu? Actividad 5 Documenta usted siempre el depsito del cheque de su salario o sus pagos regulares por gastos? La mayor parte de la gente documenta las transacciones financieras porque deseangarantizarquecuentanconunapruebadehaberpagadounacuentaohaber recibidounpago.Qudecirdeotrasactividadesdiarias?Documentausted exactamente cundo llega a su trabajo o cundo sale del mismo? Documenta usted lo que almorz? Documenta usted todas las llamadas telefnicas que hace o que recibe? Lagentetiendeanodocumentarlasactividadesmscotidianasporquehaypocas razones para tener que probar, ms tarde, que realiz esa tarea particular. Y si usted recibiera una llamada telefnica turbadora mientras trabaja? Es posible que usted documente esta llamada para informar a su supervisor. Usted puede comprender que la llamada fue inapropiada y que habra que tomar alguna medida en el futuro, de suertequeusteddeseatenerunapruebadequerecibiesallamadayquefue perturbadora. II EL CONTROL DE LOSDOCUMENTOS ElCaptuloII,Elcontroldelosdocumentos,exponelasnocionesyprincipios fundamentalesque conllevan los mecanismos usados para controlar los documentos. Muchos de los temas que se consideran aqusonampliados ms adelante. Este captuloproporciona un fundamento terico para el control de los documentos; en el Captulo III, se ampla sobre este fundamento al examinar la infraestructura necesaria para un sistema de gestin de documentos. El captulo IV describe luego los procesos reales del establecimiento de sistemas nuevos o mejores. Los captulos posteriores tratan de los esquemas de clasificacin y de los procedimientos detallados para la organizacin y el control de los documentos. Los temas que se consideran en este captulo incluyen: 24los principios generales del control de los documentos; la prdida del control; el nivel de control primario: la serie documental losnivelesdecontrolsecundario:elregistro,laclasificacin,laindexacin,la bsqueday la evaluaciny la disposicin documental. 1 PRINCIPIOS DEL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Por muy bueno que pueda ser en teora un sistema de gestin de documentos, en la prctica ser slo tan bueno como el nivel de control que se ejerza sobre los elementos que componen el sistema. Elestablecimientodeuncontrolsobrelacreacinysobrelaorganizacindelos documentos deben considerarse como las funciones ms importantes de la conservacin delosdocumentospuestoquesonunrequisitodetodaslasotrasfuncionesdel mantenimiento de documentos: accesibilidad, guarda y disposicin documental. No es posible decidir por cunto tiempo se retendr o se guardar un documento o cmo se podr asegurar su uso (accesibilidad) sin haber tenido un control desde el momento mismo de su creacin en la oficina de origen y de su recepcin en la oficina de trmite. Esto entraa un conocimiento de las funciones y/o de las actividades que dieron lugar al documentoyelcontextoenelcualfuecreadoascomolanaturalezaylas caractersticas esenciales delmismo. EnelCaptuloIVsetrataconmsdetalleelrestablecimientodelcontroldelos documentos cuando los sistemas no han estado funcionando bien. Lossistemaseficientescontrolantantolosdocumentosindividualesyconjuntosde documentos relacionados como los metadatos o la informacin sobre los documentos mismos.(Quin los cre, cundo, en dnde, para qu propsito fueron creados, etc.) Losmetadatosserefierenenlainformacinsobreun documentoqueexplicalosprocesostcnicosy administrativosusadosparacrearmanipularusary guardar el documento. El trmino metadatos se usa con frecuencia en relacinconlaadministracindelos documentos electrnicos. Los sistemas de control pueden ser grandes o pequeos, pueden funcionar en los Archivos Administrativostradicionales ( de Gestin, o Centrales), en Archivos Intermedios (deConcentracin), y en repositorios de documentos permanentes o Archivos Histricos, en un medio electrnico o juntos en alguna combinacin de los tres. 25Independientemente de su alcance, el propsito general del control es constante. Es el de determinar y organizar los documentos producidos por sistemas de mantenimiento de documentos de manera que el acceso a ellos pueda ser fcil, que puedan ser guardados y mantenidos, y puedan ser recuperados fcilmente para su uso apropiado por personas autorizadas durante el tiempo que se requiera. El propsito del control de documentos es determinar yorganizarlosdocumentosproducidosporsistemas demantenimientodedocumentosdemodoqueel accesoaellossuguardaysumantenimientopuedan serfcilesyquepuedanserrecuperadosfcilmente para ser usados. Prdida del control En el pasado, las personas que se dedicaban al mantenimiento de los documentos han podido responder a las necesidades burocrticas y empresariales debido al ritmo lento del cambio administrativo y a la evolucin gradual de los medios en los que se creaban los documentos. Almismotiempo,elalcanceylaextensindelaadministracinhicieronqueel volumendedocumentosproducidohayaestadodentrodelmitesmanejables.Sin embargo, ms recientemente los profesionales de los documentos no han podido seguir el ritmo veloz del cambio ya que las actividades del estado se han ampliado con rapidez. Adems, en las ltimas dcadas la tecnologa de la informacin ha dado un gran salto adelante sin la menor consideracin por la calidad de los documentos producidos y la preservacin de pruebas en el transcurso del tiempo. La profesin de documentos ha respondido con lentitud tanto al reto de las tecnologas y los sistemas de comunicacin nuevos como a las necesidades de los creadores y los usuarios de documentos en el mundo moderno. Elenormevolumendelosdocumentosdepapel,lanaturalezanofsicadelos documentos electrnicos, la preferencia en los datos y la informacin ms que en la pruebacontextual,yelcrecimientorpidoenelusodecomputadoraspersonales amenazan con desencadenar un caos en el manejo de los documentos. Algunos sntomas de la incapacidad para gestonar los documentos con eficiencia son: la prdida del control sobre la creacin y el uso de documentos; la prdida del control sobre el acceso; la fragmentacin de los documentos oficiales; laexistenciadeversionesdiferentesdelamismainformacinylafaltadeun documento definitivo o autntico; 26 la prdida de informacin contextual, como el creador y la fecha de la creacin del documento; la facilidad con la que los documentos electrnicos pueden ser cambiados; lasdificultades,relacionadasconlatecnologa,enlarecuperacindelos documentos; elmalusodedocumentos,comoelaccesonoautorizadoylaalternanciade documentos. En algunos casos, el desarrollo tecnolgico y la mayor dependencia de la informacin electrnica han resultado en una prdida del control. En otros, el colapso de los sistemas de registro tradicionales, siempre dejados de lado, es el que tiene la culpa. En ambos casos, las consecuencias son semejantes: a falta de sistemas de control confiables, los funcionarios de accin y los usuarios de los documentos se convierten en creadores y administradoresdesuspropiosdocumentosymantienenstosparasatisfacersus propias necesidades limitadas e inmediatas. En todo el mundo los pases se ven amenazados por el desmoronamiento del control de los documentos. Esto ha impulsado a los archivistas y administradores de documentos a intentar disear cdigos nacionales de prcticas y normas para la administracin de los documentos.Estoscdigosynormasproporcionanunaguaenlaimplantacinde estrategiasyprocedimientosencualquierorganizacinquenecesitacontrolary administrarsusdocumentosparasatisfacersuspropiasnecesidadesempresariales, legalesyderendicindecuentas;ascomolasdesupersonalysusclientes,ylas necesidades culturales ms vastas de la sociedad en conjunto. La Norma Australiana, RecordsManagement,AS4390.1-1996 es un ejemplo de una norma nacional para la administracin de documentos. A partir de ella se desarroll, con el consenso de los pases participantes de la ISO: ISO 15489 - 1 Information and documentation - Records Management. Part 1: General ISO/TR15489-2InformationanddocumentationRecordsManagement.Part2: Guidelines. Hay dos niveles principales en los que es posible controlar los documentos: el nivel primario (serie documental) y el nivel secundario (registro, clasificacin, indexacin, bsqueda, evaluacin y disposicin documental). Actividad 6 Qu mecanismos conoce usted para controlar? Cmo se crean, se usan y se mantienen los documentos? Cree usted que esos sistemas son eficaces o podran ser mejorados? Cmosepodranmejorar?Pongaporescritoelmayornmerodemecanismosque puedanusarseparacontrolarlosdocumentosydescriba,encadaunodeellos,las medidas que usted podra tomar para que funcionen con ms eficiencia. 27 2 NIVEL DE CONTROL PRIMARIO: CONTROL DE SERIES EnIberoamrica,elsistemaprincipaldeconservacindedocumentosusadoporlasinstituciones pblicas ha sido el heredado de la administracin colonial espaola. An antesdeldescubrimiento,enEspaasejuntabantodoslosdocumentosrelativosa determinado asunto o negocio en un legajo o expediente al que se le provea de una tapa decueroenlaqueseanotabanlosdatosreferencialesdelcontenido.Latradicin judicial inspirada en el derecho romano, muy viva en la pennsula Ibrica, y el fuerte controlestatalsobrelossbditos,hicierondelaadministracinlaclavedela dominacin colonial, as, la burocracia, la ley escrita y el expediente se convirtieron en losmediosfavoritosdelcontrolrealsobrelasociedadylaeconoma.7Cuandolas coloniasnacieronalavidaindependientehicieronsuya,estaadministracin controladora y su instrumento principal, el expediente, formato documental que sigue siendo utilizado an hasta nuestros das. "Alextremodequecreemosqueactualmente sera casi imposibledesterrarlo de las prcticas administrativas".8

Algunas definiciones DeacuerdoconlanormaISAD(G)"elexpedienteesunaunidadorganizadade documentosreunidosbienporelproductorparasuusocorriente,bienduranteel procesodeorganizacinarchivstica,porquerefierealmismotema,actividado asunto. Elexpediente es generalmente la unidad bsica de la serie9.

Todoslosdocumentosrecibidosoproducidosenelcursodelostrmitesdiarios, referidos a determinado asuntose renen conformando expedientes. El contenido de cada expediente se relaciona por lo general con una funcin, una actividad o un tema particular. Para el Diccionario de TerminologaArchivstica el expediente es "unidad documental formadaporunconjuntodedocumentosgeneradoorgnicayfuncionalmenteporun sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto".10 Mientras que en la primera definicin los documentos que conforman el expediente eran reunidos por el productor, aqu son generadospor el mismo. En su Introduccin a la Archivologa, Vzquez dice que "expedientepuededefinirse comoconjuntodepapelesquereflejanunasolatramitacinquesecierraconun documento dispositivo, generalmente un decreto, una resolucin final, etc."11 Laadministracinbrasileadenominaprocessoalexpediente.Processo.Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso 7 J ohn Lynch. Spanish Colonial Administration, 1782-1810. London : Athlone Press, 1958. J ohn Lynch. Administracin colonial espaola, 1782-1810. Buenos Aires : EUDEBA, 1962. 8 J orge R. Emiliani. El expediente administrativo. Crdoba : CIDA, 1980. 9 ISAD (G) Norma internacional general de descripcin archivstica. Madrid : Ministerio de Educacin Cultura y Deporte, 2000. 10 Diccionario de terminologa archivstica. Madrid : Ministerio de Cultura, 1995. 11 Manuel Vzquez. Introduccin a la Archivologa. Buenos Aires, 1994. 28deumaaaoadministrativaoujudiciira,formandoumconjuntomaterialmente indivisvel.12

En casi todos los pases iberomericanos, el Procedimiento administrativo normaliza y reglalaformacindeexpedientes.13Existenexpedientesregladoslosque"se caracterizanporquesiguenunasnormasestablecidasporunmarcoreglamentarioy, por tanto, parte de sus documentos son comues para todos los expedientes, como es el caso de los expedientes de inspeccin, concesin de licencias o seleccin de personal.Encambiolosexpedientesnoregladoshacenreferenciaalasactividadesquellevaa cabounainstitucin,peroquenoestndefinidasenningnprocedimiento administrativoy,porlotantono,noestnsujetasaunmarcolegal,comola organizacindeuncongreso,laelaboracindeorganigramasodeunprograma interno de cooperacin".14 Paralosdocumentosdepapel,elexpedienteeslaentidadfsica,constituida principalmentepordocumentosdepapelquesemantienenjuntosporqueestn relacionados. Un expediente fsico cuenta su propia historia separada, documenta una esfera de asuntos o un tipo de transaccin particular bien definidos. Hoy,muchasorganizacionescreanunaparte,cadavezmayor,desusdocumentos usandotecnologaselectrnicas.Losdocumentosquesecreanosereciben electrnicamente (como documentos escritos con procesadores de textos y mensajes de correoelectrnico)puedenserimpresoscomocopiasenpapelyseraadidosalos expedientespertinentes.Alternativamente,estosdocumentoselectrnicospueden permanecer en un sistema de archivacin electrnico (separado) que duplica el sistema de archivacin de documentos de papel. Parapropsitosprcticos,frecuentementeespreferibleimprimirlosmensajes electrnicosyarchivareldocumentoimpreso,especialmentesielsistemade conservacin de documentos es una mezcla de documentos de papel y electrnicos. Es posible conservar documentos electrnicos en lugar de eso, pero los procesos que esta opcinconllevapuedenserbastantecomplejosyloscostostecnolgicosnoson insignificantes. Sin embargo, independientemente de que los expedientes sean conjuntos de documentos de papel o documentos vinculados electrnicamente y guardados en la computadora, el expedientesiguesiendolaentidadintelectualbsicaquerenelosdocumentos relacionados con la misma funcin o actividad. La archivacin es parte necesaria de la gestin de documentos en un medio de oficina. As como los documentos pueden formar parte de expedientes, stos ltimos pueden ser organizados en series. El nivel primario de clasificacin, ordenacin y del control de los documentos es por series y la unidad bsica de la serie es el expediente. 12 A.M. de Almeida Camargo, Heloisa Liberalli Bellotto. Dicionrio de terminologia arquivstica. Sao Paulo : AAB/NSP, 1996. 13 En Uruguay: Decreto 500/991Normas generales de actuacin admininistrativa en la Admistracin Central. 27 de setiembre de 1991. 14 Ramn Alberch Fugueras. Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento. Barcelona : UOC, 2003. 29 La serie es el nivel de clasificacin y ordenacin de los expedientesyotrosdocumentosdeunorganismouna institucinounindividuoquereneaquellos documentosqueserelacionanconlamismafuncino actividad o que tienen una formacomnoalgunaotra relacin que deriva de su creacin su recepcin o su uso. Los documentos se vinculan porque: se relacionan con las mismas funciones y actividades; son los productos de esas funciones y actividades. Cuando los sistemas de control basados en series estn bien concebidos y se aplican de manera sistemtica ayudan a facilitar la recuperacin ms all de la fase activa hasta las fasessemiactivaehistricadelciclodevida.Lagestinregladadelosdocumentos corrientes y semicorrientes en el Archivo de Gestin primero, en el Archivo Central e Intermedioluego, asegura que las decisiones de valoracin se reduzcan lo ms posible a una rutina. Asegura tambin que la clasificacin y disposicin de los documentos de valor permanente de acuerdo con los principios de la procedencia y el respeto por el orden original se logren fcilmente. Elcontroldedocumentosbasadoenseries,llamadocontroldeserie,tambinhace posiblelatransferenciadetodaunaserie deexpedientesconlafuncinquecumple cuando hay una reorganizacin administrativa. Elcontroldeserieeslaclasificacinydisposicin lgicadelosdocumentosenseriescomobasedesu gestin. Actividad 7 Puede usted indicar tres o cuatro series de documentos de su organizacin? Recuerde que las series estn vinculadas porque los documentos se relacionan con las mismas funciones y actividades y que los documentos son los productos de esas funciones y actividades. Escriba una descripcin de por lo menos tres a cuatro series de documentos y explique las funciones y las actividades que los documentos denotan. Cmo se administran esos documentos?Soncontroladoscomounaserieocomoexpedientesindividuales? Cmo podra usted asegurar que los documentos sean controlados como una serie? 30

Anlisis de sistemas empresariales Elanlisisdesistemasempresarialesseusaparadeterminarelniveldeseriedela clasificacin, ordenacin y proporciona la estructura lgica para el control de la serie. Los documentos que constituyen la serie comparten generalmente el mismo contexto empresarial;soncreados,acumuladosyusadoscomopartedelosmismosprocesos. As,seriesdedocumentosdiferentesdenotanfuncionesyprocesosempresariales diferentes del organismo. El anlisis de sistemas empresariales, algunas veces llamado anlisis funcional, puede seraplicadoacualquierorganizacin,independientementedesutamaoodesise encuentra en el gobierno central o local o en el sector privado. La organizacin se ve como un sistema con componentes relacionados entre s. El anlisis de sistemas empresariales identifica y desglosa la organizacin en las partes quelacomponen.Esunmedioparacomprenderlasfuncionesempresarialesdeuna organizacinylasactividadesytransaccionesqueserealizancomopartedeesas funciones. El anlisis de sistemas empresariales nos dice lo que una organizacin hace para alcanzar sus objetivos y muestra las vinculaciones entre las tareas, las personas y la informacin. EnAnlisisdeSistemasEmpresarialesse tratar con ms detalle este tema. La gestin de documentos puede usar el anlisis de sistemas empresariales como una herramienta para comprender cmo los documentos y las empresas funcionan juntos. El anlisis de las funciones y actividades empresariales de una organizacin se usa tambin como una base para planear el esquema de clasificacin y codificacin, para determinar los requisitos de conservacin y disposicin de sus documentos. EnelCaptuloIVsetrataconmsdetallela utilizacin del anlisis de procesos de sistemas paraestableceroreestructurarunsistemade gestin de documentos. EnReestructuracin de Sistemas de Archivos de Trmite: Un Manual de Procedimientos se frecenalgunosejemplosdelamaneraenque elanlisisdesistemasempresarialespuede relacionarse con las series de documentos. 2NIVELES DE CONTROL SECUNDARIO Como hemos visto, la serie de documentos es el nivel de control primario durante el ciclo de vida de los mismos. En un nivel ms bajo se usan otros mecanismos de control 31paragestionarlosdocumentosdesdesucreacinorecepcinyparaquepuedanser identificados, recuperados y usados cuando es necesario. En el nivel secundario se usan cinco mecanismos principales para la gestin sistemtica delos documentos: registro: proporcionar una prueba de que un documento ha sido creado o recibido, tambien denominado registro de entrada; clasificacin: asignar un documento a su lugar fsico e intelectual apropiado en el sistema de gestin de documentos; codificacin:etiquetarlosdocumentosparaquepuedanserconsultadosy recuperados; rastreo:documentarelmovimientofsicodelosdocumentosdesuertequesu ubicacin se conoce en cualquier momento, enla hoja de trmite de los expedientes administrativos, por ejemplo; evaluacinydisposicin:tomarlasmedidasapropiadastanprontocomoun documento ha pasado de la fase prearchivsticaa la fase de Administrativa. Lagestindedocumentossebasaenelcontrol eficiente de los documentos de trmite. Registro de entrada El acto de registrar un documento proporciona una prueba de que el mismo ha sido creado o recibido y ha sido captado por el sistema de conservacin de documentos. De maneracaracterstica,elregistroconsisteenproporcionarunadescripcinbrevedel documento y bien sea un identificador singular o el identificador singular del conjunto de documentos, por ejemplo, el expediente, en el cual el documento ha sido colocado. Elregistrodeentradaeselprocesoderegistrar informacin normalizada sobre un documento de suerte queescaptadoenunsistemadeconservacinde documentos.

El registro de las cartasrecibidas en un registro de entrada de correspondencia es un ejemplodeesteproceso.Esteesunsistemaderegistrobasadoeneldocumento; controla los documentos uno por uno. Veremos mas adelante que no se debe organizar lacorrespondenciaporcartasrecibidasocartasenviadas,porquedeestaformase destruye la unidad de los contenidos de las cartas y se impide saber qu se contest.Dentro de la serie, Correspondencia, esas cartas recibidas constituiranuna subserie. Se 32entiende por subserie el grupo de documentos archivados juntos para facilitar su uso, como un folder, un volumen o un registro. Algunos sistemas de mantenimiento de documentos, como el ndice de un sistema de archivacin,estnbasadosenlasseries.Lacorrespondenciadeentradasetratade manera diferente en un sistema basado en los expedientes. Cuando un documento se recibe, se determina, primero, si ya se ha iniciado un expediente sobre la actividad o el tema con el que el documento se relaciona. Si existe un expediente, el documento es colocado inmediatamente en l y es enviado a quien corresponda para la prosecucin de su trmite. Si no existe tal expediente y el procedimiento as lo indica, se inicia uno nuevo. Los expedientes nuevos son registrados cuando se abren por primera vez y se registran detalles de los mismos en la documentacin de control. El trmino expedientes registrados es usado comnmente para describir los archivos organizados y numerados en un esquema de clasificacin. En muchos sistemas, hay una relacin entre sistemas basados en documentos y sistemas basados en series. Por ejemplo, un registro de entrada de correspondenciaindicar el expediente o la carpeta en la que cada carta o el documento ha sido colocado. Cada carpeta puede incluir, al frente, una lista de todos los documentos que contiene. En los sistemas de conservacin de documentos tradicionales, como el del Bristish Civil Service,cadadocumentoeraregistrado.Sinembargo,lossistemasbasadosen documentos han sido reemplazados en gran parte por sistemas basados en series debido alvolumendedocumentosstaspuedencontener.Envezdeserregistrados individualmente, los documentos tienden ahora a ser colocados inmediatamente en el expedienteaqucorrespondaqueconformarundocumentoqueserprocesado individualmente. Sin embargo, es posible que el registro an se reserve para tipos de documentos especializados, como memoranda numerados, por ejemplo. Los documentos pueden ser registrados por funcionarios de accin o por el personal de documentos, dependiendo del tipo de unidad documental y de las responsabilidades del miembrodelpersonal.Launidaddocumentaleselelementobsicodelaserieque puede estar constituido porun solo documento o por varios que formen un expediente. Los funcionarios de accin pueden encargarse de registrar ciertos tipos de documentos querepresentanesferasespecializadasdeasuntos,comolaemisindeprstamos hipotecarios.Enelcasodelosdocumentosdiariosrelacionadosconlasprincipales funcionesyactividadesdeunorganismo,comolacorrespondenciadeentrada,se necesitar el registro central de la Reguladora oUnidad de Trmite. Enlossistemasbasadosendocumentoslainformacinqueseasientaenelregistro puede incluir: un identificador singular la fecha de registro el nombre del documento la indicacin del contenido 33el autor el remitente el recibidor la forma fsica el medio de transmisin los vnculos con documentos relacionados. Lossistemaselectrnicosbasadosendocumentosdebenestablecersusistemade registro segn el sistema para los documentos de papel. Sin embargo, el sistema necesita tambin registrar detalles del software en el cual el documento fue creado o capturado y otra informacin estructural o contextual (metadatos). Actividad 8 Conoce como se registran los documentos en su organizacin?Haga una descripcin delprocesousadoydelainformacincaptadaduranteelregistro.Expliquedequ forma se deberanregistrar los documentos que se reciben o recin creados. Clasificacin Laclasificacineselprocesoporelcuallosdocumentosseasignanasulugar apropiado en una clasificacin y ordenacin lgica, que permite su identificacin. La clasificacinentraadaralosdocumentosunidentificadorsingularonmerode referencia el cual se asigna de acuerdo con reglas predeterminadas. La clasificacin es el proceso de asignarun documento a su lugar fsico e intelectual apropiado en un esquema de clasificacin. La clasificacin de documentos debe tener en cuenta la estructura, las funciones y las actividades que ya existen en el organismo as como sus divisiones y subdivisiones. As,losdocumentospuedenserclasificadosyordenadosenunaestructuraque corresponde a la labor que se est documentando, haciendo ms fcil decidir dnde se archivarnlosdocumentosydndepuedenserencontrados.Porlogeneral,la clasificacinentraalaorganizacindelosdocumentosencategorasmutuamente exclusivas de manera que no pueda haber dudas en el lugar apropiado para una pieza individual.Lacategoraenelnivelsuperiorserlaserie,peroenunesquemade clasificacin de cualquier grado de complejidad habr ms divisiones en subseries. 34 Los esquemas de clasificacin suelen ser jerrquicos. Es decir, formarn una estructura derbol,connivelesmltiplessiesnecesario.Engranmedida,losesquemasde clasificacinpuedenestarpredeterminadossobrelabasedelanlisisdelossistemas empresariales, pero deben ser lo suficientemente flexibles para acomodar estructuras, funcionesyactividadesnuevasyvariables.Almismotiempo,debenserrevisadas constantemente para determinar si siguen satisfaciendo las necesidades. Los esquemas declasificacinbasadosenelanlisisdesistemasempresarialesseestablecernen consulta con los usuarios. Los requisitos principales de un esquema de clasificacin son: se elaborar para apoyar a la organizacin en cuestin; permitir que se asignen nmeros o cdigos de referencia a cada pieza que requiera ser clasificada; estarplenamentedocumentadodemodoquelasreglas,laestructurayel vocabulario usados para clasificar los documentos sean constantes y precisos; se mantendr actualizado y flexible para denotar los cambios en las funciones y las actividades. EnelCaptuloVseconsideranconms detallelosesquemasdeclasificaciny codificacin.

Actividad 9 Conoce cmo se clasifican los documentos en su organizacin? De ser as, haga una descripcin breve del proceso usado y la informacin captada durante la clasificacin. De no ser as, explique cmo se organizan los documentos. Como observamos anteriormente, la clasificacin organiza las piezas de acuerdo con unaclasificacinyordenacinestructuradaquemuestralaprocedenciadelos documentos y sus mutuas relaciones lgicas. La clasificacin indica el contexto de los documentos. La indexacin, por otra parte, es usada como un medio rpido de acceso por tema, independientemente del contexto o de la procedencia. En trminos generales, cuanto mayor es la variedad de materiales capturados por el ndice, mayor es el riesgo de que se pierda precisin debido a la falta de informacin contextual. Por ejemplo, si enunainstitucinpequeasehaceunndicedetodounsistemadeinformacin (incluidos los documentos oficiales, las publicaciones, la biblioteca) es posible que se proporcionemuchasreferenciasimpertinentescuandosequierabuscaruntema especfico. La indexacin conlleva aplicar trminos o etiquetas a los documentos individuales para quepuedanserbuscadosyrecuperados.Laindexacinbasadaeneltemaoenla actividad empresarial suele ser ms eficiente si los trminos usados son controlados. Por 35ejemplo, es mejor usar solamente un trmino como agricultura o cultivo que usar los dos y, quizs, no encontrar esos documentos indizados bajo uno u otro trmino. La herramienta usada para controlar el vocabulario en un ndice es el tesauro. Un tesauro es un vocabulario controlado y estructurado de palabras principales. Si el trmino recuperable es simplemente un nombre (como el nombre de una persona, organizacinoreageogrfica)puedequenoseanecesariocontrolarelvocabulario pero se necesitarn reglas relativas al orden de los nombres (el ltimo nombre en primer lugar), el uso o no uso de abreviaturas y el tratamiento que se dar a diversas maneras ortogrficas de escribir esos nombres. Es posible incluir nombres propios en una lista de autoridad que incluya todos los nombres usados en su forma habitual. Unalistadeautoridadesunalistadeformas uniformadas de palabras clave con inclusin de nombres (personales,corporativosygeogrficos)usadoscomo puntos de acceso al recuperar la informacin. Siseusaunndiceespecialparaindexarlosexpedientesdepolticas,operativosy administrativos, es probable que ocurran problemas como los siguientes: Es posible quedocumentos sobre un mismo tema estn colocados en expedientes diferentes. Las series de expedientes no contengan informacin completa. Los expedientes y los documentos no puedan ser encontrados fcilmente cuando se necesitandebidoaquehayunaincertidumbresobreeltrminousadopara indexarlos. Losprocedimientosdeconservacinydevaloracinnopuedanseraplicadosde manera confiable y eficiente. Una lista de palabras clave es un ejemplo de vocabulario controlado. Una palabra clave es un trmino o una combinacin de palabras usadas en el ttulo o el texto de un documento simple o un expediente o en un ndice estructurado que caracteriza su contenido y facilita su recuperacin. 36Unalistadepalabrasclaveesunlistadoalfabtico(algunasvecesllamadolistade autoridad) de todos los trminos estndar entre los que se seleccionarn las palabras asentadas en el ndice. Unalistadepalabrasclaveesunvocabulario controlado que limita la opcin de palabras al clasificar o indexar expedientes. La lista de palabras clave es un mecanismo de control. Dicha lista limita la manera en que los documentos individuales se clasifican y se indexan, imponiendo precisin y congruencia al proceso de indexacin. As,deberindicarasususuariosyoperadoresdndesecolocarnlosdocumentos sobre temas particulares o dnde habr que buscarlos. Al limitar la opcin de palabras que se usarn al asignar ttulos a los expedientes, un vocabulario controlado, o lista de palabras clave, ayuda en el proceso de elaboracin de ndices y elimina la incertidumbre sobre el lugar en el que se archivarn los documentos. Cada vez con ms frecuencia las organizaciones tienden a compartir informacin entre susdivisionesydepartamentos,tantoenpapelcomoenformaelectrnica.Como resultadodeesto,unaseriedemiembrosdelpersonalendiferentesubicaciones participan en el proceso de dar nombre y recuperar expedientes y otros documentos. En tales circunstancias se necesitar un tesauro o vocabulario controlado que sirva a todalaorganizacin.Estedocumentonecesitarincluirtrminosdeespecialistas pertinentes a departamentos individuales as como trminos que se relacionan con la organizacinenconjunto.Aunqueesposibleadquirirtesaurosyahechos,sueleser necesarioelaborareltesaurodentrodelaorganizacinparalospropsitosdelos documentos, de manera que satisfaga las necesidades de la organizacin. Como ya se observ, es posible usar un vocabulario controlado meramente como una herramientaparaapoyarunesquemadeclasificacin.Porejemplo,allimitarlos trminosusadosparaclasificarlosexpedientes,selograrcoherenciayuniformidad haciendoposiblequelosexpedientessobretemasoactividadesparticularessea encontrado con ms facilidad. Los ejemplos de esquemas de clasificacin en las Figuras 14 y 15 son ilustraciones de un vocabulario controlado que es una lista de autoridad de trminos que limita la manera en que los expedientes se clasifican. Lospasosprincipalesparaelaborarunvocabulariocontroladoseindicana continuacin. Algunos de estos pueden darse al mismo tiempo. 1.Comprender las funciones y actividades de la organizacin. 2.Establecer trminos para la recuperacin analizando las funciones y las actividades, comentndolasconlosfuncionariosdeaccinyestudiandolosprogramasde trabajo, las listas de expedientes que ya existen y otra documentacin disponible. 373.Definir el alcance del vocabulario controlado, por ejemplo, el nivel o la profundidad de la indexacin y si se incluirn nombres propios y trminos muy generales. 4.Elaborar la lista de autoridad de trminos 5.Elaborar el tesauro lo cual entraar: decidir si las frases necesitan fragmentarse en sus partes componentes o si se conservarn como frases; decidirsicualquiertrminoindividualnecesitacombinarseenfrases compuestas; identificar grupos de trminos en trminos ms vastos y ms estrechos; identificarlostrminosnopermitidose incorporar referencias cruzadas de trminos permitidos; incluirindicadoresdeusoyusadoparalostrminospermitidoscon preferenciaalostrminosnopermitidosylainclusindetrminos permitidos; escribir notas que explique cmo se define un trmino para los propsitos del tesauro. Lacreacindeunvocabulariocontroladoo unalistadepalabrasclaveseexaminacon ms detalle en elCaptulo VI. Tambin se dan ejemplosenel Manual de Reestructuracin de la Unidad de Trmite. La indexacin es una labor que requiere cuidado y coherencia. Una lista de palabras clave perder rpidamente su utilidad y su confiabilidad si no existe un control de la adicindenuevaspalabrasclave.Porestarazn,laslistasdepalabrasclaveylos vocabularioscontroladosdebenseradministradasporprofesionalesdelagestindedocumentos. La indexacin, que originalmente fue una tarea meramente manual, puede ser realizada ahoraconcomputadoras,engradosdecomplejidaddiferentes.Sedisponedevarios programas de computacin, pero se escogern con cuidado para asegurar que pueden cumplir los requisitos operativos. En la prctica, la clasificacin y la indexacin son interdependientes. Por ejemplo, en un sistema de administracin de serie de expedientes caracterstico, cada vez que se registra un expediente nuevo es colocado en su categora o serie apropiada y se le da un ttulo que representa su contenido. Al mismo tiempo, se indexa bajo trminos (tomados de un vocabulario controlado) que representan la funcin o que estn incluidos en el ttulo del expediente. En el sistema de codificacin con palabras clave (considerado en el Captulo V) los propios trminos de indexacin se usan para generar la referencia del expediente, la cual se le asigna en el momento de su creacin. 38 Enunsistemaelectrnico,losconvencionalismossobreladesignacindelos expedientesylasestructurasdedirectoriouniformadasdebernrelacionarseloms estrechamenteposibleconelsistemadeclasificacineindexacinadoptadoporla organizacin. Actividad 10 Conoce alguna organizacin en la que los documentos estn indexados? Se usa un vocabulario controlado? Se cuenta con un tesauro? Escriba una descripcin del proceso usado para indexar los documentos y los criterios usados para escoger trminos para la indexacin. Si la organizacin no indexa los documentos explique cmo los usuarios tienen acceso a ellos. Rastreo El propsito del rastreo es documentar los movimientos de los documentos de manera que la organizacin sepa dnde se encuentran en cualquier momento. El rastreo tambin se puede utilizar para vigilar el uso de documentos y para mantener un rastro auditable de los procesos de mantenimiento de documentos, como el acceso a los documentos por parte de los usuarios. Adems,elrastreopuedeserusadoparaasegurar,porejemplo,queundocumento particular est en manos de la persona a la cual fue asignado y que se tomen medidas para su devolucin en una fecha determinada. El rastreo es el proceso de documentar los movimientos yelusodelosdocumentosdemaneraquesesepasu paradero en cualquier momento. De manera caracterstica, los sistemas de rastreo que vigilan el movimiento fsico de los documentos controlan la expedicin de documentos, su transferencia entre oficinas o personas y su regreso a su lugar de guarda. Como mnimo, este control debe registrar el identificador de la pieza (por lo general su nmero de referencia), la persona o la oficina a la cual se ha transferido y la fecha de ese movimiento. Loscontrolesderastreodeexpedientesse tratan en el Captulo VIII. En sistemas de rastreo muy complejos, es posible que haya controles electrnicos. Por ejemplo, los expedientes pueden estar marcados con cdigos de barras individuales que son escaneados en el sistema de rastreo cuando ocurre un movimiento de un expediente. 39Ningn sistema de rastreo puede ofrecer garanta. En ocasiones, los documentos pasan de una persona a otra o de una oficina a otra sin que ese movimiento sea captado por el sistemadeconservacindedocumentos.Porconsiguiente,lossistemasderastreo pueden ser complementados por una encuesta o una auditora fsica de los documentos para actualizar su ubicacin. Actividad 11 Existe un sistema de rastreo en la organizacin que usted conoce? Qu es lo que vigila elsistemaderastreo?Escribaunadescripcindelprocesousadopararastrear documentos. Si la organizacin no rastrea los documentos, explique cmo se maneja el movimiento de los mismos. Evaluacin y disposicin documental La evaluacin conlleva dos tareas. En primer lugar est el proceso de decidir cules documentos deben ser mantenidos por su valor continuo para sus creadores y usuarios para la realizacin de sus asuntos, y por cunto tiempo sern mantenidos. En segundo lugarestelprocesodedecidirculesdocumentostienenunvalorduraderopara propsitosdistintosaaquellosparalosquefueroncreados,porejemplo,parala investigacin histrica. La evaluacin es el proceso que determina el valor de los documentos para su uso ulteriorpara cualquier propsito y el tiempo durante el cual ese valor continuar. La evaluacin se llama tambin valoracin o seleccin. La disposicin documental se refiere a las acciones que se realizan como una consecuencia de la evaluacin de los documentos. No es sinnimo de baja o destruccin aun cuando sta pueda ser una opcin de la disposicin. Un resultado de la evaluacin es el plan de disposicin tambin denominado tabla de retencinydestinofinal.Estedocumentoidentificatodaslaseriededocumentos creados o mantenidos por un organismo, seala las decisiones de valoracin que se han tomado,especificalosperodosduranteloscualeslasseriesdebenconservarseysu lugar de custodia, y autoriza su disposicin en el momento apropiado (bien sea la baja de los documentos o su transferencia al Archivo Histrico). 40El plan de disposicin es el documento de control que registralasdecisionesdelavaloracinyprescribela accin de disposicin. Tambin se conoce con el nombre de catlogo de disposicin,tablade retencin y destino final, o plan de retencin y tra. Tabela de Temporalidade:Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinaao final dos documentos (eliminaao ou guarda permanente), define prazo para sua guarda temporaria(vigencia, prescriao, procauao), em funao de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferencia, recolhimento e eliminaao15. Sinembargo,esposiblequelaevaluacinseefecteporotrasrazonesquelade establecerunplandedisposicin.Porejemplo,esposiblequetodaunaseriede expedientesseanvaloradosorevisadosconelfindedeterminarsidebenser conservadosono.Aquelpropsitoserdecidirculesexpedientestienenunvalor continuo,bienseadeordenadministrativoohistrico,ycualesnotienenyavalor alguno y pueden ser dados de baja. Normalmente, los criterios adoptados para tomar estas decisiones debern estar documentados. La evaluacin se efectasobre las series. La evaluacin y la disposicin juntas proporcionan un poderoso mecanismo de control paraasegurarquelosdocumentosdevalorcontinuoparausosadministrativossean conservadosmientrassenecesitenyseanarregladosdemaneraapropiada,biensea dndolos de baja o transfirindolos a un archivo histrico tan pronto como ese valor ha terminado. Lavaloracin,retencinydisposicinse examinanenEstablecimientodeSistemasde Evaluacin de los Documentos. Laplaneacindelaevaluacinydisposicindebeemprenderseenlaetapadela creacin del documento y no al trmino de su vida activa. Especialmente teniendo en cuentaelusocadavezmayordelascomputadorasparalaadministracindela informacin, el aplazamiento de la valoracin hasta que los documentos tengan cinco, diez o 50 aos corre el peligro de que esos documentos se pierdan. Por ejemplo, alguna informacinelectrnicaconservadaenciertasbasesdedatospuedeestarcambiando constantemente y no alcanzar nunca la condicin de documentos en una forma esttica a menos de se emprenda alguna medida especfica. Si tales datos necesitan ser captados como un documento, habr que dar los pasos necesarios para establecer controles en el sistema. La planeacin de la evaluacin y la disposicin debe: determinarlosdocumentosnecesariosparacaptartestimoniossuficientesdelas actividades administrativas; 15 Ieda Pimenta Bernardez: Como avaliar documentos de arquivo. Sao Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 41determinar el tiempo durante el cual se guardarn los documentos; decidir y documentar el formato y la ubicacin en que se guardarn los documentos; determinarladisposicinfinaldelosdocumentos(bajaopreservacincomo documentoshistricos). Actividad 12 Cmo se evalanlos documentos en la organizacin? Se efecta la disposicin de los documentos segn un procedimiento formal? Escriba una descripcin del proceso de evaluacinydisposicinusadoenlainstitucin.Sinohubieratalproceso,explique cmo los documentos son sacados de las oficinas y son dados de baja o transferidos al cuidado del Archivo Histrico. 4243Resumen El Capitulo II ha considerado los principios generales del control de documentos.Se ha examinado lo que ocurre cuando hay una prdida de control de los documentos. Seha examinado tambin el nivel de control primario (serie) y los niveles de control secundarios (registro, clasificacin, indexacin, rastreo y valoracin y disposicin). Se ha proporcionado definiciones de los trminos siguientes; as como una explicacin de su significado y su funcin: metadatos series registro clasificacin indexacin tesauro lista de autoridad palabra clave lista de palabras clave rastreo evaluacin disposicin plan de disposicin. Preguntas de Estudio 1.Qu son los metadatos? 2.Cul es el propsito del control de documentos? 3.Indique por lo menos cinco sntomas de la prdida del control 4.Explique el concepto del control de la serie 5.Qu es la serie? 6.Por qu los documentos se vinculan en una serie? 7.Qu es el concepto del anlisis de sistemas empresariales? 8.Cmo se relaciona el anlisis de sistemas empresariales con el control de series de documentos? 9.Culessonloscincomecanismosprincipalesusadoscomonivelessecundariosde control de documentos? 10.Defina el registro 11.Qu es un sistema basado en documentos? 12.Qu es un sistema basado en series de expedientes? 13.Qu clase de informacin debe asentarse en un registro basado en documentos? 14.Defina la clasificacin 15.Cules son los cuatro requisitos principales de un esquema de clasificacin? 16.Defina la indexacin 17.Qu es un tesauro y por qu es importante en la indexacin? 18.Qu es una lista de autoridad y por qu es importante en la indexacin? 19.Qu problemas pueden presentarse si la indexacin no se apega a ninguna regla? 20.Qu es una lista de palabras clave? 4421.Cules son los pasos principales en la elaboracin de un vocabulario controlado? 22.Defina el rastreo. 23.Cul es el propsito del rastreo? 24.Defina la evaluacin 25.Cules son las dos tareas que conlleva la valoracin? 26.Qu es la disposicin? 27.Qu es un plan de disposicin documental? 28.Porquelprocesodevaloracinydisposicindocumentalseconsideracomoun mecanismo de control? 4546Actividades y Comentarios Actividades 6-12 Cada una de estas actividades ha sido planeadas para permitirle comparar la informacin proporcionadaenestaleccinconlarealidaddelcuidadodelosdocumentosenuna organizacin. Las actividades forman una base para su labor futura y, por ello, lo alentamos aquedediquealgntiempoainvestigarcadaunodelossistemasestablecidosenla institucin, a la que usted tenga acceso, para los diversos tipos de control de documentos y a que, despus, compare esa informacin con las sugerencias ofrecidas en este captulo. Estosdiversossistemasdecontrolsernexaminadosconmsdetalleencapitulos posteriores. III INFRAESTRUCTURAPARAUN SISTEMADEGESTIN DE DOCUMENTOS El Capitulo IIexamin los principios del control y la organizacin de los documentos en fase administrativa en el nivel primario (serie) y en los niveles secundarios (registro de entrada,clasificacin,indexacin,evaluacinydisposicin).Conestabaseterica,se examinanlos principios que conlleva el establecimiento de la infraestructura para un nuevo sistemadegestindelosdocumentos.Estoirseguidoporuncaptulosobreel establecimientodesistemasdemantenimientodedocumentos.Loscaptulosanteriores examinancondetallelosmecanismosespecficosparaelcontrol:losesquemasde clasificacin y el control de las series de expedientes y unidades documentales simples. Las organizaciones tienen que contar con estrategias para asegurar la prueba plena y precisa de sus decisiones; para que sus acciones y sus transacciones sean registradas, captadas y mantenidasporsistemasdeconservacindedocumentos.Senecesitanestrategiaspara determinarcmo,cundo,dndeyenquformalainformacindebecaptarseen documentoscomotestimonioyconservarseduranteeltiempoqueseanecesario.Las estrategiastambinsenecesitanparadisponerlosdocumentosdemaneraexpeditay apropiada, bien sea mediante su baja o mediante su transferencia a un Archivo Histrico una vez que su valor seha extinguido. Los temas que se examinan en el Captulo III incluyen: la realizacin de un anlisis de las necesidades el diseo de la infraestructura el marketing de la administracin de documentos el establecimiento de objetivos y la medicin del desempeo. Cadaunodeestostemasserexaminadoconms detallemsadelante,particularmenteen: Establecimiento de la Infraestructura para Servicios de ArchivosyenAdministracindeRecursospara Servicios de Archivos. 1 ANALISIS DE LAS NECESIDADES Los documentos no se crean aislados, son productos de