APLICACIÓN ESTRATEGIA DE LA ACTIVIDAD No. 6 DE LA ACCION CPM 761, CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Objetivo: Realizar visitas aleatorias en los puestos de trabajo para revisar y verificar el correcto diligenciamiento de documentos, formatos y registros utilizados en los GIT del CIAF, aplicando la estrategia propuesta en la actividad número 6 de la acción CPM 761 de 2013.

Alcance: Aplicar la estrategia propuesta en la actividad No. 6 de la acción CPM 761 de 2013, a los GIT de la oficina CIAF.

Desarrollo:

Dando alcance al cumplimiento de la actividad No. 6, se realizaron visitas aleatorias a los grupos internos de trabajo de Gestión de Conocimiento, en la aplicación de la estrategia en cada GIT, para revisar y verificar el correcto diligenciamiento de documentos, formatos y registros utilizados en los GIT del CIAF, dando cumplimiento a la actividad numero 6 de la ACPM 761 de 2012.

Lectura y porque de la actividad.

Los formatos, registros y documentos son evidencias o pruebas de las labores realizadas en nuestro trabajo diario. El buen diligenciamiento del formato nos ayudara a encontrar evidencias veraces y útiles a la hora de comprobar la ejecución de reuniones, acuerdos, capacitaciones, entrenamientos, entre otros. El mal diligenciamiento o mal uso del registro de asistencia nos conlleva a generar una no conformidad al proceso en las auditorias eventuales que realiza el GIT-Control interno.

El 16 de junio de 2014, se realizó reunión de socialización y sensibilización reforzando el tema de cómo diligenciar los documentos y registros, de acuerdo a la actividad de control de documentos y registros en los GIT de la oficina CIAF. Se mostró el formato ampliado del registro informando los errores que se cometen frecuentemente al diligenciar este registro, reiterando que no solamente se debe diligenciar correctamente estos formatos, si no otros registros y documentos asociados al proceso.

Se da a conocer la importancia de diligenciar de manera correcta el registro con el objetivo de evidenciar un buen uso y evitar una no conformidad al proceso.

Se recomienda y se sugiere que los formatos del proceso deben estar con versión vigente bajados directamente de la IGANET, cuando se requiera y evitar formatos diligenciados en versión diferente a la actualizada. Los registros asociados al proceso deben ir diligenciados en su totalidad, deben llenarse con bolígrafo de tinta indeleble preferible de color negro, no debe tener enmendaduras ni tachones, se manifiesta no dejar el espacio en blanco, en caso que no haya información se deberá colocar el no aplica (N/A o´ N.A), deben llenarse los datos en forma clara y completa, al finalizar el evento se sugiere que el coordinador del evento trace una diagonal con el objetivo de cerrar el listado.

Se tomaron muestras aleatorias en los GIT, encontrando en la revisión y verificación de documentos y registros que no se está llevando a cabo el correcto diligenciamiento de los formatos y registros.

Evidencias: