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ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Y

CONTROL DE LOS REGISTROSDIVISIÓN

PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

Nivel de Confidencialidad Uso Interno

Versión del Procedimiento 9

Fecha de Aprobación Legal

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PROCEDIMIENTO


CONTROL DE LOS REGISTROS

Elaborado por: Autorizado por: Aprobado legalmente por:Jefatura Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de ProcedimientosFecha:

Jefatura Departamento Compromisos Institucionales, División Planificación y Desarrollo Fecha:

Jefatura División Jurídica

Fecha:

Este documento impreso es una copia no controlada, sólo la versión publicada en Intranet es la vigente.







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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de Elaboración Versión Página Numeración

del contenido Cambio Efectuado/Nombre del Responsable

18-10-2019 9 Portada, 5, 6, 7, 12,

13, 15, 19 anexo 1

1-2-4-6 ‒ Se incorporan distinciones del sistema de gestión basado en la Norma Chilena 3262

Salvador Aguilera8 ‒ Se actualizaron los nombres de las áreas de acuerdo con la

Resolución N° 644 del 22/12/2017.‒ Se actualiza los plazos para la aprobación legal‒ Se elimina la Nota de Género y se agrega la Nota de Inclusión,

indicando que todo el texto está en lenguaje inclusivo‒ Se modifica la tabla Control de Registros‒ Se agrega el tipo de documento Manual de Cuentas Contables

e Instrucciones.‒ Se eliminan las Cartillas.

Salvador Aguilera24/01/2017 7 Todas Todas ‒ Se incluyen los requisitos de la norma NCh-ISO 27001:2013.

‒ Se modifica el nombre del procedimiento. Nombre anterior “Elaboración y Actualización de Procedimientos Institucionales”

Isabel González20/05/2015 6 Todas Todas ‒ A partir de esta versión, el procedimiento es aprobado por

Resolución Exenta Nº 224 del 29/05/2015.‒ Fusión del Procedimiento “Normativa para Procedimientos

Institucionales” con el Procedimiento “Elaboración, Actualización y Control de Documentos” del SGC del IPS.

‒ Incorporación de nuevos lineamientos sobre los procedimientos institucionales.

Isabel González

NOTA DE INCLUSIÓNEn conformidad a la Misión Institucional, este documento ha sido elaborado con un lenguaje inclusivo, que hace explícito lo femenino y lo masculino o utiliza vocabulario neutro y no discriminatorio, que reconoce la diversidad de las personas en los ámbitos de discapacidad, migración, identidad sexual y pueblos indígenas.

NOTA DE CONFIDENCIALIDAD La información contenida en este documento es de propiedad del Instituto de Previsión Social (IPS) y debe ser tratada de acuerdo a su nivel de confidencialidad, sobre la base de las instrucciones establecidas en la política de clasificación y manejo de información. El uso no autorizado de la información contenida en este documento podrá ser sancionado de conformidad con la ley chilena. Si usted ha recibido este documento por error, le pedimos eliminarlo y avisar inmediatamente al Instituto de Previsión Social (IPS). Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley N°20.285 sobre Acceso a la Información Pública, y su Reglamento contenido en el Decreto N°13, de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.








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INDICE

INDICE............................................................................................................................................................ 31. OBJETIVO............................................................................................................................................... 42. ALCANCE............................................................................................................................................... 43. DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................................................................ 44. DEFINICIONES, SIGLAS Y TERMINOS.................................................................................................55. ROLES Y RESPONSABILIDADES.........................................................................................................86. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO...........................................................................................................10

6.1 Descripción de las Actividades....................................................................................................106.2 Documentos legales y reglamentarios en el marco del SGIGC..................................................146.3 Flujo del Proceso.........................................................................................................................156.4 Seguimiento y Plazos..................................................................................................................176.5 Identificación de las Políticas y Procedimientos..........................................................................176.6 Documentos Obsoletos...............................................................................................................186.7 Control de Registros....................................................................................................................18

7. INDICADORES DE GESTIÓN.............................................................................................................. 198. CONTROL DE REGISTROS.................................................................................................................209. ANEXOS............................................................................................................................................... 20

ANEXO 1: Estructura de los Procedimientos del IPS............................................................................21ANEXO 2: Estructura de las Políticas del IPS.......................................................................................29ANEXO 3: Mapa de Procesos IPS........................................................................................................ 33ANEXO 4: Macroprocesos y Procesos del IPS.....................................................................................35








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1. OBJETIVO

Establecer una metodología para el control de documentos para las políticas y procedimientos de la Institución, en su elaboración, actualización, publicación, y determinación de vigencia, y para el control de registros que de ellos resulten.

2. ALCANCE

El contenido de este documento se aplica a todas las áreas que conforman la estructura orgánica del Instituto de Previsión Social y a todos los procesos de la Institución contenidos en políticas, procedimientos y registros, establecidos en el Mapa de Procesos Institucional vigente (Anexo N° 3). Y en los distintos Sistemas de Gestión implementados en la organización.

Los órganos de la Administración del Estado manifiestan su voluntad y decisiones necesariamente mediante la dictación de un acto administrativo de conformidad al artículo 3° de la ley N° 19.880.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

El D.F.L. N°1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado, de la ley N°18.575, “Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado” cuyo artículo 31°, establece que a las jefaturas de servicio les corresponderá dirigir, organizar y administrar el correspondiente Servicio; controlarlo y velar por el cumplimiento de sus objetivos; responder de su gestión y desempeñar las demás funciones que la ley les asigne.

La Ley Nº 20.255, de Reforma Previsional, que establece la nueva Institucionalidad Pública para el Sistema de Previsión Social y crea entre sus órganos, el Instituto de Previsión Social, determinando sus funciones y atribuciones, y en su artículo 57°, dispone que la dirección superior y la administración del Instituto de Previsión Social corresponde al Director Nacional, quien es la jefatura superior del servicio con las atribuciones y deberes inherentes a esa calidad.

Política General de la Seguridad de la Información, contenida en la Resolución Exenta N°591, de 28.12.2009 y Resolución Exenta N°657, de 03.12.2015, ambas de la Dirección Nacional del Instituto.

Resolución Exenta N°644, de 22.12.2017, del Director Nacional, que define las funciones de la División Planificación y Desarrollo.

Resolución Exenta Nº 387 de fecha 10 de agosto de 2017 del Director Nacional, que aprueba para el IPS el Manual de Gestión de Riesgos.








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Resolución Exenta Nº 345 de fecha 9 de octubre de 2019 del Director Nacional, que aprueba para el IPS el Comité Ejecutivo Ampliado del IPS.

Norma Chilena 3262-2012 Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación de la vida laboral, familiar y personal.

Manual del Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación NCh3262.

Procedimiento de Identificación del Marco Regulatorio del Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación NCh3262.

Matriz de Identificación de la Legislación Aplicable del Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación NCh3262.

4. DEFINICIONES, SIGLAS Y TERMINOS

Área Responsable: Subdirección, División, Departamento o Subdepartamento responsable de elaborar, actualizar y revisar la vigencia de un documento de su competencia.

Banner Procedimientos Institucionales: Sitio oficial de Intranet donde se publican las políticas y procedimientos emanados por la Institución, que se encuentra a cargo del Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de Procedimientos, en el link “Procedimientos Institucionales” en Intranet. Su objetivo es disponibilizar los documentos de manera permanente para uso y conocimiento de las áreas de negocio.

Comité Ejecutivo Ampliado: Es una instancia de coordinación del equipo directivo del IPS, dependiente de la Dirección Nacional. Este Comité estará conformado por los funcionarios que desempeñan los cargos que se indican en la Resolución Exenta vigente (1).

Confidencialidad: Exigencia de permitir el acceso al activo sólo a las personas debidamente autorizadas, de acuerdo con lo definido por la Institución:

Información Pública: En virtud del principio de transparencia de la función pública, los actos y resoluciones de los órganos de la Administración del Estado, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, son públicos, salvo las excepciones que establece la ley N° 20.285 en su artículo 21° y las previstas en otras leyes de quórum calificado.

1 Definición adaptada de la Resolución N°539 del 19 de agosto de 2014 y su modificación Resolución Exenta N°345 de fecha 09 de octubre de 2019 o aquella vigente que regule la materia.








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Información de Uso Interno: Aquella información cuyo conocimiento está circunscrito a todos los funcionarios y funcionarias de la organización, sean de planta o a contrata.

Información Reservada: Aquella información confidencial que está circunscrita únicamente a los funcionarios y funcionarias que la deben de conocer debido a sus funciones en el ámbito de la Subdirección, División, Departamento, Sección, oficina u área que corresponda.

Control Interno: son las acciones que mitigan el riesgo de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en la ejecución de las acciones planificadas, reduciendo la probabilidad de ocurrencia.

Difusión del documento: Acción de poner en conocimiento a través de diferentes medios, por ejemplo, noticia en Intranet, capacitación presencial o e-learning, en reunión de trabajo, o por correo electrónico, entre otros; los contenidos e instrucciones contenidos en las Políticas o Procedimientos.

Documento: Instrumento que puede tomar la forma de procedimiento, política u otros, que proporciona información sobre cómo efectuar los procesos y las actividades de manera coherente y legible. Se distinguen:

Documento Institucional Obsoleto: Versión no vigente de un documento institucional, debidamente identificado y mantenido en servidor de la División Planificación y Desarrollo con fines históricos. No se encuentra a disposición de los usuarios.

Información documentada: Información requerida para que sea controlada y mantenida por una organización y que se encuentra contenida en un determinado medio.

Instrucciones: Documento que describe la manera de realizar una actividad en forma precisa. Se debe incorporar como anexo al procedimiento, para lo cual requerirán del acto administrativo correspondiente.

Lenguaje inclusivo: Tiene como objetivo dar visibilidad social a los géneros femenino y masculino, logrando de esta manera una sociedad más igualitaria y trasparente desde el punto de vista del género lingüístico.








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Macroprocesos: son conjuntos de procesos de primer nivel que permiten en conjunto el cumplimiento de los objetivos institucionales, estos se encuentran clasificados en Procesos de Gestión Estratégica, Procesos de Provisión de Bienes y Servicios, y Procesos de Soporte Institucional, su representación gráfica de los macroprocesos del IPS los puede consultar en el Anexo N°3.

Manuales: Conjunto de procedimientos publicados referidos a un tema en particular o asociado a un sistema de gestión institucional. Se distinguen:

Manual de Usuario: Documento que explica la forma de utilizar una aplicación computacional (software), a través de pantallazos del sistema, paso a paso. Se debe incorporar como anexo a un procedimiento, para lo cual requerirán del acto administrativo correspondiente.

Manual Cuentas Contables: Describe las cuentas contables utilizadas para un fin en específico, para lo cual requerirán del acto administrativo correspondiente.

Manual de Sistema de Gestión: Describe cómo se aplican los requisitos de los sistemas de gestión implementados en la institución.

Mapa de Procesos Institucional: Representación gráfica de los Macroprocesos del IPS, clasificados según correspondan a Macroprocesos de Gestión Estratégica, Macroprocesos de Provisión de Bienes y Servicios y Macroprocesos de Soporte Institucional (Anexo N° 4).

Políticas: Documentos que contienen lineamientos, orientaciones y/o directivas de aplicación general y obligatoria para los funcionarios y funcionarias del IPS, elaborados o actualizados por las distintas áreas de la Institución, de acuerdo con las normas legales vigentes.

Proceso: Secuencia de actividades interrelacionadas, desarrolladas para lograr un objetivo común de manera eficiente y efectiva. Se agrupan en macroprocesos, procesos y subprocesos.

Procedimientos: Documento que describe un proceso, contiene un conjunto de acciones u operaciones que deben realizarse de manera uniforme, para obtener un determinado resultado, bajo determinadas circunstancias, de aplicación general y obligatoria para los funcionarios y funcionarias del IPS.

Registros: Información que proporciona una evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos; están asociados a procedimientos, como salida o resultado que demuestra que se ha cumplido lo indicado en los mismos.

SGIGC: Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación basado en la Norma Chilena 3262-2012.








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5. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Jefatura División / Departamento del Área Responsable del proceso

Gestionar la elaboración, actualización y vigencia de las Políticas y Procedimientos referidas a algún proceso institucional, cuando se produzcan cambios en la normativa vigente, en el IPS o por lo menos cada 4 años.

Velar por la revisión y aprobación de otras áreas involucradas en el proceso institucional descrito, si las hubiere.

Autorizar la versión final del documento y obtener la aprobación por correo electrónico de las Jefaturas de Departamento/ División/Subdirección correspondiente y de la Unidad de Apoyo Legal de su área, cuando esta última exista.

Velar por la difusión de las Políticas y Procedimientos publicados. Asignar a un Coordinador/a de Procedimientos por División / Departamento. Velar por el cumplimiento de los plazos establecidos del Plan anual de trabajo.

Coordinador/a de Procedimientos del Área Responsable del proceso

Gestionar la elaboración y actualización de los documentos del área. Revisar que el documento cumpla con la estructura establecida y adjunte las aprobaciones de

las jefaturas y abogados de las Divisiones y Departamentos correspondientes. Realizar el seguimiento del plan de elaboración y actualización de los documentos del área. Apoyar la difusión de los documentos publicados a quienes corresponda, a través de distintos

medios.

Jefatura Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de Procedimientos, División Planificación y Desarrollo

Actuar como unidad de control y seguimiento del proceso de elaboración o actualización de las políticas y procedimientos institucionales, velando por el cumplimiento de éste y manteniendo un registro actualizado de tiempos y responsables, conforme al flujo que está indicado en el mismo.

Mantener el listado oficial de Documentos de la Institución. Proponer la elaboración de documentos a las áreas responsables, buscando cubrir todos los

procesos definidos en el Mapa de Procesos Institucional. Velar por la actualización de los documentos publicados. Revisar los documentos propuestos, velando por la estricta aplicación del presente

Procedimiento y la estructura que indica, señalada en el Anexo N°1.








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Analistas Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de Procedimientos, División Planificación y Desarrollo

Hacer seguimiento al plan de trabajo anual de actualización de documentos. Enviar las observaciones al documento al coordinador/a del área responsable, para su

corrección y aprobación final de la jefatura del área. Enviar el documento, revisado y autorizado por la jefatura del área, a la División Jurídica para

su aprobación legal. Velar porque las observaciones emanadas desde la División Jurídica sean incorporadas al

documento. Realizar seguimiento para la emisión de la resolución exenta que apruebe las Políticas y

Procedimientos. Publicar en Intranet las Políticas y Procedimientos aprobados. Resguardar y registrar los documentos obsoletos, según la normativa vigente.


Verificar que las normas contenidas en las Políticas y Procedimientos se ajusten al marco jurídico vigente.

Formular observaciones a los documentos, si corresponde, que serán enviadas al área responsable.

Aprobar desde el punto de vista legal los Procedimientos o Políticas elaborados o actualizados. Solicitar al Departamento Secretaría General y Transparencia, la emisión de la resolución

exenta sobre políticas y procedimientos institucionales, con copia digital al Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de Procedimientos y al área responsable.

Enviar el documento aprobado, en formato Word por correo electrónico en conjunto con una copia del oficio de aprobación legal, a la jefatura Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de Procedimientos.








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Jefatura Departamento Secretaría General y Transparencia

Emitir la resolución exenta referida a las Políticas y Procedimientos. Enviar copia de la resolución exenta a las áreas involucradas, a la División Planificación y

Desarrollo y al Subdepartamento Coordinación de Convenios y Control de Procedimientos Mantener un coordinador/a para seguimiento de aprobación de firmas.

Director/a Nacional

Aprobar el documento, mediante la firma de la resolución exenta correspondiente.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

6.1 Descripción de las Actividades

Elaboración y Aprobación Plan de Trabajo AnualLa Jefatura del Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, División Planificación y Desarrollo, elaborará una propuesta de plan de trabajo para las áreas responsables, en base a la antigüedad de los documentos publicados, pendientes del plan de trabajo del año anterior, compromisos de auditorías internas consultando por las prioridades y las fechas estimadas de finalización. Asimismo, se consultará por requerimientos nuevos o mejoras de carácter interno. Este plan debe ser enviado por correo electrónico al área correspondiente para su revisión y aprobación.

Cada jefatura de área debe reunirse con el coordinador/a designado/a, analizando sus necesidades y verificando eventuales informes de auditoría (internas o externas), planes de tratamiento de riesgos y/o riesgos materializados, o mejoras propias de cada área, para efectos de consignarlo en el plan de trabajo, el que debe ser enviado formalmente a la División Planificación y Desarrollo.

En caso de ser necesario, la jefatura de área podrá solicitar reuniones de coordinación a la Jefatura del Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, o quien éste designe para estos efectos. Efectuada dicha reunión, se debe levantar un acta o suscribirse correo electrónico de evidencia, en el que deben constar los temas tratados y los principales acuerdos.

Una vez validados los planes de trabajo de cada área, los y las analistas del Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos deben realizar el seguimiento de su ejecución a través del Informe de Gestión de Procedimientos, que se debe emitir mensualmente. El plan de trabajo, podrá sufrir modificaciones durante el año producto de contingencias que puedan afectar el cumplimiento del plan aprobado o el surgimiento de nuevos documentos producto de auditorías internas o externas, en estos casos se acordarán estos cambios mediante reuniones de trabajo entre las áreas o correos electrónicos de registro de las modificaciones.








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Elaboración / Actualización de DocumentosEl área responsable debe elaborar o actualizar los documentos institucionales de su competencia, cada vez que se produzcan cambios u obsolescencia en la normativa vigente, los procesos organizacionales, tecnológicos u otros, con el objeto de mantener actualizada la forma de proveer los productos/servicios de la Institución.En el marco del Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación, que busca la generación y mantención de ambientes laborales donde hombres y mujeres gocen de las mismas oportunidades, se ha definido el uso de lenguaje inclusivo OBLIGATORIO para todos los nuevos documentos del IPS, y en forma gradual a medida que se vayan actualizando los documentos vigentes.

a) Procedimiento Para elaborar un procedimiento, éste debe describir en forma secuencial a través de texto o de un diagrama de flujo, las actividades relevantes que permitan proveer los productos o servicios, tomando en cuenta entre otros aspectos, las personas participantes, sus funciones y forma de ejecutarlas, así como su momento y lugar, qué controles internos existen, la forma en que se registra la información y otras áreas que están involucradas en el proceso, si corresponde. Esta descripción debe realizarse siguiendo el formato establecido para ello, detallado en el Anexo N° 1. En caso de ser necesario, la coordinación podrá solicitar una reunión con el Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, para clarificar dicho formato.

En todos los procedimientos se debe incorporar en forma explícita los controles internos más relevantes, como mecanismo preventivo y correctivo, procurando lograr lo planificado, detallando como mínimo los siguientes aspectos:

a) Qué se realizab) Cómo se realizac) Quién lo realiza, especificando el cargod) Cuando lo ejecuta, en qué parte del proceso: al inicio, en su desarrollo o al término

Los controles permiten la comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados, y en caso de existir desviaciones, identificar las causas y corregir de forma de evitar o disminuir nuevas ocurrencias, por lo tanto, incorporar las actividades de control en los procedimientos es relevante para la mejora continua de los mismos.

Para mayor información, ver en Resolución Exenta N°387 del 10/08/2017 el Procedimiento “Manual de Gestión de Riesgo”, en los puntos 5.4 (pág. 7), punto 9 Anexo D (pág. 40 al 42).

b) Política En el caso de una política se debe describir los lineamientos generales o reglas respecto de la temática adoptadas por la Dirección Nacional para ser implementadas al interior de la Institución. Esta descripción debe realizarse siguiendo el formato establecido para ello, detallado en el Anexo N° 2.








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Las áreas responsables enviarán la primera versión del Procedimiento o Política actualizada al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos para la revisión del contenido, formato, nombre y la estandarización de su estructura, considerando registros e indicadores. El documento enviado debe contar con la aprobación conforme de la jefatura de Departamento o División correspondiente, considerando que, si se encuentra comprometido en una auditoría, deberá velar en dar cumplimiento a lo recomendado en ella y si involucra a otras áreas, deberá ser revisado por éstas y remitido el correo de aprobación. Además, se debe indicar los documentos quedan obsoletos y qué resoluciones deroga con este nuevo procedimiento para que dichos cambios queden reflejados en la nueva resolución.

Si una política determinada requiriese la aprobación de un comité temático especial, ésta debe constar en un acta (de la sesión en la cual se aprobó o revisó), la cual podrá suplirse, de no existir tal instancia, por la aprobación de comité ejecutivo ampliado o de la Jefatura del área correspondiente . Si la versión corresponde a una actualización, igual que en el caso anterior, se debe indicar los documentos que se deben derogar.

Revisión y Aprobación del DocumentoAl recibir el documento en el Subdepartamento de Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, los/las analistas del área inician la revisión de mismos, si se detectan observaciones se solicita a la persona que coordina del área responsable las respectivas correcciones vía correo electrónico.Si no se formulasen observaciones al documento, las/los analistas del Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos remitirán el documento a la División Jurídica para su aprobación legal, junto con la copia del correo electrónico con la aprobación correspondiente, indicando si es necesaria la derogación de alguna versión anterior.

Si existiesen observaciones de carácter legal al texto, la División Jurídica debe devolver el documento con las sugerencias vía correo electrónico al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, para su corrección por el área responsable. Recepcionado el documento en el Subdepartamento recién mencionado, los y las analistas lo remitan a la persona que coordina el área responsable. Una vez modificado el documento por el área responsable o aclaradas las diferencias, éste deberá devolverlo al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos quien lo debe revisar, y reenviar, para la aprobación legal final de la División Jurídica. En aquellos casos puntuales que se requiera resolver directamente con el área, siempre se debe enviar copia al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos para asegurar la trazabilidad del documento. Una vez que la División Jurídica haya dado al documento su aprobación desde el punto de vista legal, ésta elabora un oficio en que conste aquella así como la solicitud de emisión de la resolución aprobatoria, dirigido al Departamento Secretaria General y Transparencia, enviando copia digital del oficio por correo electrónico al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos y al área responsable. En dicha comunicación electrónica, debe enviar adjunto el








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documento aprobado en formato Word, al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos.

Una vez que el Departamento Secretaría General y Transparencia, recepciona el oficio de la División Jurídica, debe confeccionar el proyecto de resolución, solicitando que las Jefaturas correspondientes de la Institución estampen sus medias firmas sobre las iniciales de responsabilidad, luego de lo cual será enviado a la Dirección Nacional para la firma del Jefe de Servicio; para luego remitir dicha resolución al área responsable con copia, vía correo electrónico, al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos.

Cuando el proyecto de Resolución es enviado para firma de todos los involucrados y al percatarse en la revisión que existe una inconsistencia se deberá devolver al Departamento de Secretaria General y transparencia indicando lo observado, para su ajuste si correspondiese.

El Departamento Secretaría General y Transparencia incluirá la fecha de la aprobación de la División Jurídica en el encabezado del documento y en la sección Control de Cambios (ver Anexo N° 1), la que constituye la fecha oficial de vigencia del documento.

Publicación del Documento

Una vez recibida la resolución, el Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, debe publicar el documento en la Intranet, en el sitio “Procedimientos Institucionales”, y emite correo comunicando la publicación al área de negocio correspondiente. La versión final y vigente del documento es la que se encuentra publicada en Intranet, en el sitio ya mencionado.

En caso de replicar el documento en su sitio o banner de división o departamento, se debe utilizar el mismo vínculo, de forma de mantener la misma versión en todos los accesos disminuyendo el uso de versiones obsoletas.

La jefatura del área responsable, según el alcance y ámbito del documento, debe velar por su difusión, mediante la redacción de una noticia en Intranet sobre la actualización o elaboración de éste; también puede difundir a través de cartillas, capacitaciones, reuniones de trabajo, correos electrónicos, entre otros.

6.2 Documentos legales y reglamentarios en el marco del SGIGC

En el marco del Sistema de igualdad de género y conciliación de la vida laboral, familiar y personal, el IPS debe resguardar el obligado cumplimiento de la normativa legal vigente y convenios internacionales relacionados con las materias abordadas por el SGIG, para que estos estén identificados, accesibles y actualizados, por medio de lo establecido en el Procedimiento de Identificación del Marco Regulatorio, y la Matriz de Identificación de la Legislación Aplicable.








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6.3 Flujo del Proceso








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Continuación…








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6.4 Seguimiento y Plazos

El Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos informa mensualmente, mediante la publicación en Intranet (sitio de la División Planificación y Desarrollo, Departamento Compromisos Institucionales) del Informe de Gestión de Procedimientos y del estado de avance de cada documento, incluyendo las posibles modificaciones a los planes de trabajo aprobados, si existieran.

Los plazos para cada etapa del proceso de elaboración o actualización, definidos en días hábiles, son los siguientes:

Preparación: En el área responsable, plazo según calendarización del Plan de Trabajo o fecha comprometida con organismo externo o Departamento de Auditoría Interna.

Revisión: Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos: plazo 5 días hábiles

Revisión legal: División Jurídica plazo 10días hábiles. Corrección: Área Responsable 5 días hábiles. 2°Revisión: Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos: 3

días hábiles. 2°Revisión legal: División Jurídica 5 días hábiles. Emisión de resolución exenta: Departamento Secretaría General y Transparencia (incluye

firma Director Nacional): 10 días hábiles.

Cada área involucrada en la tramitación de la elaboración y/o actualización de un documento institucional, debe actuar en forma expedita, a fin de no evitar atrasos, de manera que se realice en el menor tiempo posible.

Para casos excepcionales, coordinados con el Subdepartamento de Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, se dispondrá de plazos más extensos, si ello está debidamente justificado.

6.5 Identificación de las Políticas y Procedimientos

Se establece que la identificación de las políticas y procedimientos es a través de su nombre, la cual se indica en el encabezado del documento respectivo.








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6.6 Documentos Obsoletos

Al momento de actualizar un documento institucional, la versión anterior, en cualquier medio que se encuentre, debe ser eliminada para evitar su mal uso no intencionado.

Si un documento institucional publicado queda obsoleto, y no va a ser actualizado, el área responsable debe solicitar al Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos, que se elimine de la publicación en Intranet, enviando un correo electrónico de la jefatura correspondiente.

El Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos debe resguardar, en una carpeta de documentos obsoletos, las versiones anteriores.

6.7 Control de Registros

Todo proceso contiene salidas que son registros que dan cuenta de la gestión realizada. En esta sección se deben detallar aquellos más relevantes del proceso.

Los registros generados proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos, los cuales pueden responder a una exigencia legal, normativa y/o interna. Estos pueden tener formato físico y/o digital, en este último caso, es responsabilidad del emisor/a del registro determinar el almacenamiento, señalando el lugar en la tabla de control de registros. La sección de Control de Registros sólo aplica para los documentos de tipo Procedimiento. Cualquiera sea el formato del registro, debe contar con su identificación, responsable, ubicación, recuperación, retención y disposición, como se describe en la siguiente tabla:

Nombre del Registro

Tipo de Registro Responsable Ubicación Soporte Recuperación Tiempo de

Retención Disposición

<Nombre del registro>

<”Documento”, “Base de Datos”,

“Formulario”, “Expediente”>

<Rol o Cargo, del Propietario y

Jefatura>

<Descripción de la ubicación>

<”Digital”, “Papel”>

<Señalar la ruta de acceso donde se

encuentre el registro>

<años> <Destino final>








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Para los registros relacionados con el Sistema SGIGC se debe considerar la Protección del Registro, el cual se determina en el campo “Ubicación”, estableciéndolo en dos líneas de protección:

i. El grado de protección del registro de acuerdo a su contenido y soporte -físico o digital- ya que en algunos casos pueden contener información confidencial. Esto se traduce en que, para algunos casos será necesario especificar, REGISTRO CONFIDENCIAL. Los registros relacionados con situaciones tratadas de acoso sexual, laboral, prácticas discriminatorias y violencia de genero e intrafamiliar, son considerados “Información confidencial” por lo que cada Responsable de Proceso, debe garantizar su custodia efectiva.

ii. Por ser un registro información contenida en un medio de soporte, es necesario establecer la forma en que esa información será resguardada, es decir protegida para que no se pierda o destruya.

7. INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADOR Meta Cumplimiento Medios de Verificación

Nombre Fórmula de cálculo:

Eficacia/Proceso:Porcentaje de informes de Gestión de Procedimientos emitidos y publicados mensualmente en intranet en el año t.

Sumatoria de informes de Gestión de Procedimientos emitidos y publicados mensualmente en intranet en el año t / Número total de informes de Gestión de Procedimientos definidos en el año t) * 100

80% Anual- Informe de Gestión de Procedimientos del IPS.








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8. CONTROL DE REGISTROS

Nombre del Registro

Tipo de Registro

Responsable o Propietario Ubicación Soporte Recuperación Tiempo de

Retención Disposición

Plan de Trabajo Documento

Jefatura del Subdepartamento Coordinación de

Convenios y Control de

Procedimientos

Carpeta digital Digital

https://ipschile.sharepoint.c

om/sites/PYD/PROCED

2 años Eliminar

Correo de Aprobación

de jefatura al documento

Correo

Analista del Subdepartamento Coordinación de


Procedimientos

Servidor del Subdepartamento Coordinación de

Convenios y Control de Procedimientos

Digital

\\PLANIF-014\Informe de Gestiòn\

Gestión de Procedimientos y

Políticas\procedimientos_en_

curso

Permanente No aplica

Resolución Exenta del

Procedimiento o Políticas

Documento



Procedimientos

Sitio Procedimientos SharePoint de

Intranet Digital

https://ipschile.sharepoint.

com/sites/PYD/PROCED

Hasta su derogación

Servidor del Subdepto.

Coordinación de Convenios y

Control de Procedimientos

Informes de Gestión de

Procedimientos y Políticas

del IPS

Documento



Procedimientos

Sitio Procedimientos SharePoint de

Intranet Digital

https://ipschile.sharepoint.

com/sites/PYD/PROCED

Permanente No aplica

9. ANEXOS

Anexo N° 1: Estructura de los Procedimientos del IPS

Anexo N° 2: Estructura de las Políticas del IPS

Anexo N° 3: Mapa de Procesos IPS

Anexo N° 4: Macroprocesos y Procesos del IPS








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ANEXO 1: Estructura de los Procedimientos del IPS

a) ENCABEZADO :

<TITULO DEL DOCUMENTO><ÁREA RESPONSABLE

O SISTEMA DE GESTIÓN>

Nivel de Confidencialidad

<nivel de confidencialidad>

Versión <versión>

Fecha de Aprobación Legal <fecha de aprobación legal>

Página <página del documento>

Los atributos son:

Área Responsable o Sistema de Gestión

Se debe indicar la División o Departamento Responsable de la elaboración del documento (en mayúscula). O el nombre del Sistema de Gestión al que pertenece.

Título del Documento Nombre el documento institucional (en mayúscula).

Nivel de Confidencialidad Nivel de confidencialidad del documento: “Uso Interno”, “Público”, “Reservado”.

Versión Número de versión del documento.

Fecha de Aprobación Legal Fecha en que la División Jurídica dió conformidad al documento, con formato: dd-mm-aaaa.

Página Número de página y número total de páginas (con formato automático x de y).

b) PÁGINA N° 1: PORTADA : Se anota el nombre del Documento Institucional en el centro de la hoja, dentro de un recuadro negro.

<NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO>

c) PÁGINA N° 1: TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO Elaborado por: Autorizado por: Aprobado legalmente por:








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Con el objeto de identificar y corregir rápidamente eventuales errores de texto o solicitud de mejoras que se detecten en los procedimientos institucionales, se ha dispuesto una grilla que identifica los cargos y áreas de negocio que han participado en la elaboración y revisión de los documentos.

Esta grilla es variable según la estructura organizacional de la unidad que elabora el Procedimiento, señalando como mínimo lo siguiente:

Elaborado por: El cargo y área responsable a la que corresponde redactar el documento en su última versión.

Autorizado por: La jefatura del área responsable, encargada de revisar el contenido del procedimiento, que también participa del propósito u objetivo que lo origina. Tratándose de procesos en los cuales participe más de un área de negocio, el procedimiento debe contar con la revisión de las Jefaturas de cada una de esas áreas, lo que se debe agregar en esta celda, indicando que ha revisado y aprobado el procedimiento. Específicamente, para los procesos que digan relación con la concesión o pago de beneficios, originados en la Subdirección de Servicios al Cliente, se debe agregar en esta celda, la autorización de la jefatura del área de negocio de la División Beneficios, que ha revisado el procedimiento.

Aprobado Legalmente por: Corresponde a la Jefatura de la División Jurídica, que ha revisado y aprobado el contenido del documento.

A modo de ejemplo, en este procedimiento se ha dispuesto lo siguiente:

Elaborado por: Autorizado por: Aprobado Legalmente por:

Jefatura Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos

Jefatura Departamento Gestión Estratégica y Estudios, División Planificación y Desarrollo


d) PIE DE PÁGINA :Se debe indicar la leyenda: “Este documento impreso es una copia no controlada, sólo la versión publicada en Intranet es la vigente”.

e) PÁGINA N° 2: CONTROL DE CAMBIOS Y NOTAS:








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CONTROL DE CAMBIOS

El presente cuadro se identifica para los procedimientos institucionales: En este cuadro se presentan los ajustes o modificaciones que ha sufrido el documento, indicando de manera resumida los motivos de las mismas. Se debe reflejar los últimos 4 cambios sufridos por el documento.

Fecha de Elaboración

VersiónVersión Páginas Numeración del

ContenidoNombre Funcionario y cambio

efectuado

< fecha de la versión> <versión>

<número de páginas

afectadas>

<numeración del contenido afectado>

< nombre del funcionario que modifica, cambio efectuado y motivos del mismo>

Los atributos son:

Fecha de Elaboración Versión

Se indica la fecha en que se concluyó la preparación del documento por parte del (de los) responsable (s) del proceso, con el siguiente formato dd-mm-aaaa.

Versión Se indica el número correlativo de la versión del documento.

Páginas Se indica las páginas de este documento, que sufrieron cambios o fueron eliminadas.

Numeración del Contenido Se indica el número de los contenidos (sección), que sufrieron cambios o fueron eliminados.

Nombre, Cambio Efectuado y causa

Se debe indicar el nombre del funcionario que realiza el cambio, seguido de una explicación breve de los cambios más relevantes y su origen.

NOTAS: Se debe colocar la siguiente nota:



f) PÁGINA N° 3: TABLA DE CONTENIDOS








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Indica los contendidos principales del documento y los números de páginas correspondientes.

g) ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO :

1 OBJETIVO / PROPÓSITO:

Se debe indicar el objetivo o propósito del documento institucional.

2 ALCANCE:

Se debe indicar los límites y aplicabilidad del documento Institucional, en relación a elementos tales como: procesos, áreas organizacionales, personas (usuarios), tecnologías, entre otras.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Se debe nombrar otras políticas y procedimientos que se requieran para orientar o dar soporte de información al documento institucional o aspectos del mismo. Se puede incluir él o las políticas y procedimientos que regulan los procesos relacionados, por ejemplo: el proceso anterior y/o posterior. Así como también hacer mención cuando corresponda a las leyes relacionadas o reglamentos que regulen el ámbito del documento.

4 DEFINICIONES, SIGLAS Y TÉRMINOS

Se deben indicar aquellos conceptos utilizados en el documento Institucional que deban ser precisados para su mayor claridad e interpretación. Para conceptos que ya existen descritos en otros políticas y procedimientos, se debe tender a usar las mismas definiciones.

5 ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Se debe nombrar y establecer los cargos responsables que deben operacionalizar lo instruido en este documento, enumerando las funciones específicas asociadas al documento.








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6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

6.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Se debe describir en forma secuencial a través de texto, matriz y/o diagrama de flujo, el proceso que da origen al procedimiento, tomando en cuenta los participantes, sus funciones y forma de ejecutarlas, así como su momento y lugar, qué controles existen y la forma en que se registran, si corresponde.

Además, la descripción debe contener a lo menos uno de los siguientes elementos:

o Diagrama de flujo del proceso

En esta sección se entrega la representación gráfica del proceso. La representación utiliza elementos gráficos. Estos elementos permiten, a partir de la disposición de figuras distinguibles entre sí, el desarrollo de diagramas simples que destacan por su claridad y fácil comprensión.

o Matriz del Proceso

N° ACTIVIDAD(Qué)

RESPONSABLE(Quién)

DESCRIPCIÓN(Cómo)

TIEMPO(Cuándo / Cuánto)

SALIDA(Registros) Ir a

Los atributos de la Matriz del Proceso son:

N° Número de actividadACTIVIDAD (Qué): Nombre de la actividadRESPONSABLE (Quién) Rol o cargo organizacional que ejecuta la actividadDESCRIPCIÓN (Cómo) Describir cómo se desarrolla la actividad dentro del proceso TIEMPO (Cuándo / Cuánto) Cuándo y/o cuánto se realiza la actividad

SALIDA (Registros) Describir el documento, antecedente, información o evidencia que genera la actividad descrita.

Ir a Número de actividad siguiente








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7 INDICADORES DE GESTIÓN:

Los Indicadores de Gestión demuestran la gestión realizada y nivel de cumplimiento logrado. Se aplican para los Documentos de tipo Procedimientos. Los indicadores no aplican a : Políticas, Manuales de Cuentas Contables, Manuales de Usuarios e Instrucciones.

El formato para aplicar es el siguiente, como ejemplo:

INDICADOR Meta Frecuencia de Medición

Medios de Verificación

Nombre Fórmula de cálculo:

<Nombre del Indicador> <Operandos de la expresión matemática que da cuenta del

ratio definido.>Ejemplo:

(operando 1/Operando 2)<Valor a

alcanzar>

Periodicidad en la que se mide la obtención de la

meta.

Registros que dan cuenta del valor alcanzado.

Los atributos son:

Nombre Indicador:

Es una breve descripción que da cuenta del aspecto a medir. Su estructura debe ser tal que la denominación sea clara, precisa y autoexplicativa. Debe indicar la periodicidad de la medición.

Fórmula de cálculo:Es la expresión matemática que permite cuantificar el nivel o magnitud que alcanza el indicador en un cierto período (anual, semestral, etc.), considerando variables que se relacionan adecuadamente para este efecto.

Meta Representa el compromiso en términos del valor del indicador. Constituye la expresión concreta y cuantificable del logro que se plantea alcanzar en el periodo determinado.

Cumplimiento: Cada cuánto tiempo se evalúa el indicador. Generalmente es anual.

Medios de Verificación:Corresponde a los reportes, bases de datos, informes, etc. necesarios para verificar los valores informados para cada dato del indicador (numerador y denominador).








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8 CONTROL DE REGISTROS

Los elementos de Control de Registros que se definen de la siguiente forma:Nombre del Registro (identificación): Corresponde al nombre del activo de información.

Tipo de Registro:

Corresponde a la clasificación del registro (activo), algunos ejemplos son: Base de Datos: Es la información sistematizada y organizada. Formulario: Corresponde a documentos utilizados para recoger información. Expediente: Conjunto de documentos y formularios dispuestos en estricto orden

de ocurrencia, de ingreso o egreso. Este puede ser físico o electrónico, en cuyo caso la definición está dada por el DS 81: “Documento electrónico compuesto por una serie ordenada de actos y documentos representados en formato electrónico, dispuestos en estricto orden de ocurrencia, de ingreso o egreso en aquél, y que corresponde a un procedimiento administrativo o asunto determinado”.

Correo electrónico Lista de asistencia Orden de compra Matriz

Responsable:Corresponde al rol o cargo de la persona autorizada para tomar decisiones para gestionar la protección del registro (activo), es decir, responsable de controlar todo el ciclo de vida del registro (activo).

Ubicación:Lugar dónde se encuentra almacenado el registro. Para los registros relacionados con Sistemas de Gestión SGIGC además, se determina en este campo la forma de protección que tendrá el registro.

Soporte:Medio en el que se mantiene el registro, puede ser físico o digital.Corresponde al medio en el cual se encuentra almacenado el registro (activo), este puede ser en “Digital” o “Papel”.

Recuperación:

Indica el lugar en donde se encuentra el registro: Define la manera en que un registro se recupera con posterioridad, garantizando la ruta de acceso al mismo para que cualquier persona que lo necesita, pueda encontrarlo. Esta acción que estará supeditada al tipo de protección que se le atribuyó. Si se define algún registro como confidencial, se debe establecer el cargo al que se debe solicitar, por ejemplo, solicitar al/la responsable del SGIGC.

Tiempo de Retención:

Corresponde al tiempo en el cual el registro (activo) de información debe ser mantenido por el IPS en el medio de almacenamiento. Se debe dictaminar de acuerdo a lo indicado por Contraloría, SUSESO u otro organismo que dicte su resguardo. Para definir el plazo de retención se debe tener presente si existen plazos legales, compromisos o plazos operativos. En ningún caso se debe definir de manera uniforme.

Disposición:Consiste en definir qué hacer con el registro una vez cumplido el período de retención. En el caso de ser “eliminación”, debe ser controlada en el sentido que se trata de eliminar documentación física que contiene información de importancia o confidencial. Se debe determinar el método de eliminación.

Nota: La forma de almacenamiento no obliga a tener formato físico y digital, puede ser sólo una de las dos formas.

9 ANEXOS








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Pueden incluir información complementaria para su entendimiento y aplicación. Ejemplos: formularios, planos o cualquier otra información necesaria, que sirva para mostrar o aclarar una actividad, a criterio del experto del proceso (cuidar de no incluir información sensible Ej, nombre, R.U.T., dirección IP, teléfonos, entre otros.








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ANEXO 2: Estructura de las Políticas del IPS

a) ENCABEZADO :

<TITULO DEL DOCUMENTO><ÁREA RESPONSABLE

O SISTEMA DE GESTIÓN>

Nivel de Confidencialidad

<nivel de confidencialidad>

Versión <versión>

Fecha de Aprobación Legal <fecha de aprobación legal>

Página <página del documento>

Los atributos son:

Área Responsable Se debe indicar el la División o Departamento Responsable de la elaboración del documento (en mayúscula).

Título del Documento Nombre el documento institucional (en mayúscula).

Nivel de Confidencialidad Nivel de confidencialidad del documento: “Uso Interno”, “Público”, “Reservado”.

Versión Número de versión del documento.

Fecha de Aprobación Legal Fecha en que la División Jurídica dió conformidad al documento, con formato: dd-mm-aaaa.

Página Número de página y número total de páginas (con formato automático x de y).

b) PÁGINA N° 1: PORTADA : Se anota el nombre del Documento Institucional en el centro de la hoja, dentro de un recuadro negro.

<NOMBRE DE LA POLITICA>

c) PÁGINA N° 1: TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO Elaborado por: Autorizado por: Aprobado legalmente por:








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Con el objeto de identificar y corregir rápidamente eventuales errores de texto o solicitud de mejoras que se detecten en las políticas institucionales, se ha dispuesto una grilla que identifica los cargos y áreas de negocio que han participado en la elaboración y revisión de los documentos.

Esta grilla es variable según la estructura organizacional de la unidad que elabora la Política, señalando como mínimo lo siguiente:

Elaborado por: El cargo y área responsable a la que corresponde redactar el documento en su última versión.

Autorizado por: La jefatura del área responsable, encargada de revisar el contenido de la política, que también participa del propósito u objetivo que lo origina y contar con la revisión del comité correspondiente al tema o en el caso de no existir tal instancia debe contar con la aprobación de comité ejecutivo ampliado.Aprobado Legalmente por: Corresponde a la Jefatura de la División Jurídica, que ha revisado y aprobado el contenido del documento.

A modo de ejemplo, en este procedimiento se ha dispuesto lo siguiente:

Elaborado por: Autorizado por: Aprobado Legalmente por:

Jefatura Subdepartamento Convenios de Colaboración y Control de Procedimientos

Jefatura Departamento Gestión Estratégica y Estudios, División Planificación y Desarrollo


d) PIE DE PÁGINA :Se debe indicar la leyenda: “Este documento impreso es una copia no controlada, sólo la versión publicada en Intranet es la vigente”.

e) PÁGINA N° 2: CONTROL DE CAMBIOS Y NOTAS:

CONTROL DE CAMBIOS

El presente cuadro se identifica para las políticas institucionales: En este cuadro se presentan los ajustes o modificaciones que ha sufrido el documento, indicando de manera resumida los motivos de las mismas. Se debe reflejar los últimos 4 cambios sufridos por el documento.

Fecha de Elaboración

VersiónVersión Páginas Numeración del

ContenidoNombre Funcionario y cambio

efectuado








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< fecha de la versión> <versión>

<número de páginas

afectadas>

<numeración del contenido afectado>

< nombre del funcionario que modifica, cambio efectuado y motivos del mismo>

Los atributos son:

Fecha de Elaboración Versión

Se indica la fecha en que se concluyó la preparación del documento por parte del (de los) responsable (s) del proceso, con el siguiente formato dd-mm-aaaa.

Versión Se indica el número correlativo de la versión del documento.

Páginas Se indica las páginas de este documento, que sufrieron cambios o fueron eliminadas.

Numeración del Contenido Se indica el número de los contenidos (sección), que sufrieron cambios o fueron eliminados.

Nombre, Cambio Efectuado y causa

Se debe indicar el nombre del funcionario que realiza el cambio, seguido de una explicación breve de los cambios más relevantes y su origen.

NOTAS: Se deben colocar las siguientes notas:



f) PÁGINA N° 3: TABLA DE CONTENIDOS

Indica los contendidos principales del documento y los números de páginas correspondientes.

g) ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO :1 OBJETIVO / PROPÓSITO:

Se debe indicar el objetivo o propósito del documento institucional.

2 ALCANCE:








Página 31 de 35

Se debe indicar los límites y aplicabilidad del documento Institucional, en relación a elementos tales como: procesos, áreas organizacionales, personas (usuarios), tecnologías, entre otras.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Se debe indicar la Normativa vigente (leyes o reglamentos, circulares, documentos técnicos) que regulen el ámbito del documento.

4 DEFINICIONES, SIGLAS Y TÉRMINOS

Se deben indicar aquellos conceptos utilizados en el documento Institucional que deban ser precisados para su mayor claridad e interpretación. Para conceptos que ya existen descritos en otros políticas y procedimientos, se debe tender a usar las mismas definiciones.

5 ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Se debe nombrar y establecer los cargos responsables que deben operacionalizar lo instruido en este documento, enumerando las funciones específicas asociadas al documento.

6 DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

6.1 LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA

Se debe describir las directrices o reglas y/o principios respecto de la temática …... Las directrices, reglas o instrucciones deben ir numeradas en la Política, de modo que puedan ser referencias específicamente cuando se requiera, por ejemplo, de una auditoria interna de para verificar su cumplimiento.

7 DIFUSIÓNSe debe establecer la forma, frecuencia y medio en la que se realiza la comunicación a la Institución o las personas atingentes de este nuevo documento o su actualización.

8. REEVALUACIÓNSe debe establecer la periodicidad o evento que puede gatillar una revisión de la versión existente.

ANEXO 3: Mapa de Procesos IPS








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ANEXO 4: Macroprocesos y Procesos del IPS

MACROPROCESOS PROCESOS

PROCESOS DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAElaboración de la Planificación estratégicaFormulación de Indicadores y metas.Gestión de Proyectos del Plan Director

AUDITORIA INTERNAPlanificación de auditoríaEjecución de la auditoríaSeguimiento de la auditoríaControl ex post de procesos

GESTIÓN DE RIESGOS

Establecimiento de contextoIdentificación de RiesgosAnálisis de RiesgoEvaluación de los RiesgosTratamiento de los RiesgosMonitoreo y RevisiónComunicación y Consulta

FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA Confección del anteproyecto de Presupuesto

PROCESOS DE PROVISIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ATENCIÓN DE PÚBLICO INCORPORACIÓN DE NUEVOS

CONVENIOS DE COLABORACIÓN PARA LA ATENCIÓN CIUDADANA

Incorporación de nuevos convenios

Elaboración de contenidos para la publicación en Biblioteca

OPERACIÓN DE CANALES DE ATENCIÓN

Atención en terrenoAtención presencial en Centros de Atención Previsional Integral - CAPRIAtención remotaAtención on line/Depto. Canal DigitalAtención on line proactiva/Depto. Canal Digital

PAGO DE BENEFICIOS PREVISIONALES, COMPLEMENTARIOS Y REGÍMENES ESPECIALES

PAGO DE BENEFICIOSAutorización de Transferencias BancariasPago de BeneficiosPago Beneficios Ley 19.980 y 19.992








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BENEFICIOS POR CUENTA DE TERCEROS

Concesión Beneficios Asignación familiarTraspaso información de Asignación familiar a Sistema LegadoApoyo a la Concesión de Beneficios de IEFConcesión y Pago Bono Bodas de OroApoyo en la Concesión de Subsidio Discapacidad MentalApoyo en la Concesión de Subsidios Único FamiliarApoyo en la concesión de Subsidio Trabajador JovenBono por HijoConcesión Beneficios Pilar SolidarioConcesión de Beneficios Sistema de RepartoConcesión y Pago de Beneficios de Leyes ReparatoriasDesafiliaciones Determinación del Derecho a Beneficios por convenio InternacionalDeterminación y Pago de Beneficios a Exonerados PolíticosEmisión y Liquidación Bonos de ReconocimientoPagos con subrogación (Autorización)Proceso de Tramitación y Pago de Solicitudes de SubrogaciónRevisión de Pagos con subrogaciónSuspensión Beneficios SPS por no cobro

RECAUDACIÓN, REGISTRO Y COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES

GESTIONAR LA RECAUDACIÓN

Certificación de RecaudacionesControl de Cheques ProtestadosControl de Recaudación de Cotizaciones Previsionales, Control Ventas Bonos Fonasa y Certificados Registro Civil y Recaudación Pago Deudas Previsionales

REGISTRAR Y DISTRIBUIR LAS COTIZACIONES PREVISIONALES

Carga de planillas de cotizaciones en Sistema RecaudaciónControl y custodia de cupones de Deudas PrevisionalesDeudas PrevisionalesDistribución de cotizaciones previsionalesMantener el Historial Previsional

GESTIONAR LA COBRANZA

Cobranza Pre-Judicial Deuda de FlujoCobranza Pre-Judicial Deuda de Stock (histórica)CondonacionesGestión de Cobranza Previsional (Deuda Histórica e Institucionales)Gestión de Cobranza Previsional empleadores en quiebraMora presunta- Declaración y No Pago Automática (DNPA) Circular de la Superintendencia de Pensiones IPS-SA Nº 1 de 11 de mayo de 2011Publicación en portales electrónicos externos de información de deuda previsional (Boletín Laboral)








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PROCESOS DE SOPORTE INSTITUCIONAL

GESTIÓN DE PERSONASAmbiente de TrabajoDesarrollo de las personasIncorporación de personas

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONESComunicaciones externasComunicaciones internasPosicionamiento de Imagen y difusión de servicios

GESTIÓN JURÍDICAAsesoría jurídica a unidades operativasProceso disciplinario, sumarios o investigaciones sumariasRepresentación judicial

CONTROL DE GESTIÓN

Asesoría y monitoreo de Estudios InstitucionalesGestión de ejecución Convenios colaboraciónSeguimiento y monitoreo de Instrumentos de Gestión InstitucionalFormulación y monitoreo Compromisos fiscalizaciones externas

CONTRALORÍA INTERNAControl y revisión de EgresosCertificación de ProcesosControl preventivo

GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión de archivosGestión de CorrespondenciaGestión Ley TransparenciaActuación de Ministro de FeElaboración y formalización de actos administrativos de la Dirección Nacional

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Análisis y Registro ContableConciliaciónControl PresupuestarioGestión de IngresosGestión de pagos

GESTIÓN INFORMÁTICA

Análisis RequerimientoDesarrollo Paso producciónSoporte

GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES

InventarioAdministración de ContratosAdministración Vehículos InstitucionalesAdministración y Mantención de InmueblesGestión de Compras de Bienes e Insumos


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