ICT Strategie Jeugdhulp Zuid-Holland Zuid · 2019-10-14 · ICT behoeften (functionaliteit,...

ICT Strategie Jeugdhulp Zuid-Holland Zuid Serviceorganisatie Jeugd ZHZ 30 april 2014

1

Inhoudsopgave

Management samenvatting

Rollen, Processen & Informatie

Programma van Eisen

Implementatieplan tot 31/12/2014 & Roadmap voor 2015-2017

2

Managementsamenvatting Van lappendeken in de jeugdzorg naar focus op zelfredzaamheid en integrale aanpak

Achtergrond en aanpak

Om per 1 januari 2015 als ketenpartners gezamenlijk het ketenproces Jeugdhulp tot uitvoering te kunnen brengen, is door de Serviceorganisatie Jeugd (verder SO Jeugd) met ondersteuning van KPMG een ICT strategie ontwikkeld. Deze biedt pragmatische oplossingen voor de rollen en bedrijfsprocessen die dan operationeel moeten zijn. Daarnaast is deze IT strategie ook toekomstvast en flexibel.

De IT Strategie is met vertegenwoordigers van gemeenten, jeugdteams, en zorgaanbieders ontwikkeld op basis van gezamenlijke analyses, oordelen, besluiten en acties. Hiertoe zijn voorbereidende sessies gehouden en is een gezamenlijke werksessie van anderhalve dag uitgevoerd. Zo is draagvlak gecreëerd voor de IT strategie in relatie tot processen en informatiebehoeften van de betrokken partijen. Van de hiertoe uitgevoerde werksessie is een verslag gemaakt. De inhoudelijke conclusies en adviezen worden in onderhavig document beschreven.

Kernfuncties van de informatievoorziening voor Jeugdhulp in ZHZ

Om tot maximale zelfredzaamheid, kwalitatieve goede zorg, excellente bedrijfsvoering en adequate verantwoording in de Jeugdzorg te komen, voldoet de voorgestelde ICT Strategie aan een viertal functies.

1. Een cliëntdossier en behandelplan functie

Het doel van jeugdzorg is om zo snel en zo goed mogelijk de juiste diagnose te kunnen stellen, cliënten te faciliteren in het zelf oplossen van problemen en het waar nodig bieden van praktische professionele hulp en zorg. Hiertoe hebben cliënten, Jeugdteams en tijdelijk betrokken specialisten de juiste informatie nodig alsmede de mogelijkheid om samen te werken en informatie te delen. Dit betreft een digitaal cliëntdossier en behandelplan waarin betrokkenen inclusief de cliënten zelf informatie over de client en de behandeling (zowel voorgenomen activiteiten als effecten) kunnen vastleggen en delen.

2. Een procesmanagement en monitoring functie

Het verlenen van goede zorg binnen de krimpende zorgbudgetten, vereist adequate facilitering en sturing van de administratieve processen. Hiertoe is een mechanisme nodig om – zonder verzwaring van de administratieve lasten – de follow-up, input, throughput, output en doorlooptijden van processen te bewaken.

Zo is direct uit het operationele zorgproces – dus zonder aanvullende administratieve handelingen – informatie te verkrijgen over aantallen indicaties, beschikkingen, zorgtype, verwijzing naar betreffende zorgaanbieder, klachten, en bezwaar- en beroepszaken.

Het streven is om deze functie naadloos en voor de gebruiker op werkbare wijze te integreren met de ‘cliëntdossier en behandelplan functie’.

3. Een financiële administratie en contractmanagement functie

Jeugdzorg valt en staat ook bij: het goed inkopen van zorg tegen de juiste contractuele voorwaarden, tijdige bevoorschotting van (DBC gerelateerde) zorg en eindafrekening, zorgvuldig declareren in relatie tot goedgekeurde indicaties en beschikkingen, het tijdig (en automatisch) betalen van facturen en het monitoren van en bijsturen op het nakomen van de afspraken.

4. Een beleidsinformatie functie

Alle partijen – gemeenten, jeugdteams, zorgaanbieders en SO Jeugd – hebben een behoefte aan betrouwbare, tijdige en volledige informatie over verwachte en bereikte beleidseffecten en prestaties van zowel het eigen als gezamenlijke functioneren. Deze informatie komt wederom bij voorkeur rechtstreeks uit het primaire zorgproces zonder (veel) aanvullende handmatige administratieve vastlegging van extra gegevens.

Geïntegreerde informatievoorziening en ICT

Het streven van SO Jeugd samen met de ketenpartners is om bovenstaande vier functies te faciliteren met ICT voorzieningen die het werk van de betrokken zorgprofessionals en administratieve staf en management vergemakkelijken zonder dit in een knellend keurslijf te stoppen.

Hierbij is gekozen voor pragmatische oplossingen die vóór 1 januari 2015 operationeel zijn. In de daarop volgende twee jaar wordt de werkwijze van de jeugdzorg in ZHZ geoptimaliseerd en worden verbeteringen in de ICT doorgevoerd. Daarna is er ruimte voor innovatie in Innovatie in vroegsignalering, zelfredzaamheidvoorzieningen voor cliënten (bijvoorbeeld eHealth apps) en specialistische behandeling.

Met deze aanpak wordt de transitie voor alle betrokkenen haalbaar en behapbaar en kunnen gemeenten tijdig ‘in control’ komen van de Jeugdzorg in ZHZ.

4

Managementsamenvatting Toelichting bij implementatieplan en budgetprognose

De grove budgetindicaties zijn op twee manieren tot stand gekomen:

■ Een bottom-up calculatie o.b.v. kostenindicaties per project / functionaliteit o.b.v. een globale expertschatting alsmede indicaties verkregen uit een korte marktverkenning van SO Jeugd.

■ Top-down calculatie o.b.v. operationele kosten als percentage van totale zorgkosten in de regio ZHZ. Dit betreft volgens SO Jeugd maximaal 5% van de zorgkosten in de regio ZHZ (a €100M) en hiervan wordt geschat dat de ICT kosten hier 20% van uitmaken.

In de scope voor 2014 zijn de volgende ICT initiatieven opgenomen:

■ Portaal incl. dienstverlening voor inrichting en ontwikkeling van de applicaties, licenties voor software en infrastructuur (in de cloud), aannemende dat er geen historie van wijzigingen (tijdreizen) in het portaal wordt bijgehouden (indien relevant, dan gebeurd dat in de bronsystemen), dat er gebruik gemaakt wordt van een open source CMS i.v.m. bewezen security & access oplossing, en er vooralsnog enkelvoudige hardware wordt gebruikt.

■ BPO incl. dienstverlening voor administratieve afhandeling gebruikmakend van reeds bestaande applicaties en infrastructuur (in de cloud)

■ Eigen ICT voorzieningen van SO Jeugd (werkplekken & samenwerking)

■ Website van SO Jeugd o.a. voor communicatie met zorgaanbieders rond inkoopproces.

In de scope voor 2015 – 2017 zijn de volgende ICT initiatieven opgenomen:

■ Website van Jeugdteams

■ Capaciteitsplanningstool voor zorgaanbieders en Jeugdteams om zorgvraag en –aanbod te kunnen matchen.

■ Verwerven van e-Health modules / apps voor zelfredzaamheid en therapie

■ Verwerven van self-service instrumenten voor cliënten

■ Doorontwikkelen van portaal tot casusoverleg systeem & verbindingsplatform

■ Ontwikkelen & automatiseren van analyse van declaratiedata voor input sturing & leren

■ Introduceren en automatiseren van uitkomststuring (ROM, uniforme definities)

■ Doorontwikkelen van managementdashboard

■ Introduceren van geautomatiseerde materiële controle

■ Aanschaffen van datumprikker

De volgende aspecten zijn buiten de scope van ICT strategie en budgetschatting gehouden:

■ Eigen ICT voor bijv. HR zaken, urenschrijven en verloning van SO Jeugd medewerkers. Hierbij kan SO Jeugd mogelijk gebruikmaken van voorzieningen van een van de gemeenten (bijv. Drechtsteden). Kosten hiervan dienen nog vastgesteld te worden.

■ Vanwege onduidelijkheid over hoeveel medewerkers in dienst komen bij of gedetacheerd worden naar de ‘Stichting Jeugdteams’, en onduidelijkheid of de kosten die hiermee gemoeid zijn ten laste komen van het operationele SO Jeugd budget of daar buiten gehouden worden, zijn de volgende aspecten buiten de beschouwing gelaten van de ICT kosten:

– Eigen ICT voor bijv. HR zaken, urenschrijven en verloning van JT medewerkers

– Eigen werkplekken (laptops & tablets), telefoons en telefooncentrales

Kosten hiervan dienen nog vastgesteld te worden.

5

Inhoudsopgave



Programma van Eisen


6

Rollen, Processen & Informatie Inleiding

De IT Strategie is met vertegenwoordigers van gemeenten, jeugdteams, en zorgaanbieders ontwikkeld op basis van gezamenlijke analyses, oordelen, besluiten en acties.

Hiertoe zijn voorbereidende sessies gehouden en is een gezamenlijke werksessie van anderhalve dag uitgevoerd. Zo is draagvlak gecreëerd voor de IT strategie in relatie tot processen en informatiebehoeften van de betrokken partijen.

De hieruit af te leiden inhoudelijke conclusies inzake de rollen van betrokkenen bij de Jeugdzorg in Zuid-Holland Zuid alsmede de inrichting van processen & informatievoorziening worden in de navolgende pagina’s nader beschreven aan de hand van de volgende vierdeling:

1. De belangrijkste richtinggevende principes alsmede het ketenproces op hoofdlijnen.

2. De belangrijkste inrichtingsafspraken per processtap in het ketenproces.

3. Het bij het ketenproces passende semantisch datamodel.

4. De weerslag van de richtinggevende principes en inrichtingsafspraken in de rollen die de diverse belanghebbenden spelen in het ketenproces.

In het navolgende Programma van Eisen worden deze vier aspecten nader geconcretiseerd in procesactiviteiten, informatiebehoeften, functionele eisen en niet-functionele eisen.

7

Rollen, Processen & Informatie 1. Samenvatting van belangrijkste principes

Principes inzake proces en werkwijze

■ Procesinrichting is gericht op generieke processtappen en ICT voorzieningen die door de diverse betrokkenen toegepast kunnen worden. Zo wordt voorkomen dat voor elke type casus en elke zorgaanbieder een uniek proces wordt ingericht.

■ Focus op vroegsignalering, zelfredzaamheid van kind en gezin, minimalisering van zorgvraag, meer samenwerken en snel terugtrekken waar mogelijk

■ Bij eenvoudige enkelvoudige problemen draagt JT zoveel als nodig zorg voor de zorgverlening. Inzet van specialisten alleen indien nodig. SO Jeugd staat op afstand.

■ Bij meervoudige problemen (die soms naast kind ook het gezin betreffen) of enkelvoudige problemen waarvoor inzet gespecialiseerde jeugdzorg nodig is, is het JT de regisseur en aanspreekpunt voor client, en wordt specialistisch hulp van ZA’s ingeschakeld.

■ Regie op budget en kwaliteit o.b.v. real-time stuurcijfers afgeleid uit operationele informatie uit het zorgproces.

■ Begin met samenwerken en ontdekken van beste manier van samenwerken en daarbij benodigde aard, vorm en frequentie van informatie(uitwisseling). Hieruit zijn vervolgens de ICT behoeften (functionaliteit, applicaties, performance, security,e.d.) af te leiden.

■ Controle- & leermechanisme is de dialoog in JT’s en met DAN en ZA’s.

■ Administratieve handelingen en automatisering uitbesteden aan ervaren marktpartij(en)

Principes inzake Informatievoorziening en ICT

■ SO Jeugd faciliteert informatievoorziening en ICT van JT’s (via Stichting Jeugdteams) alsmede informatievoorziening aan Gemeenten en ZA’s binnen afgesproken kaders

■ Client moet altijd bij info kunnen die over hem / haar vastligt.

■ Binnen JT’s en met DAN en ZA’s delen van basale informatie inzake kind en gezin. Met eenheid van taal & betekenis, standaardisatie voor gegevens uitwisseling, en leren van elkaar. Niet focussen op HET dossier. Specialist moet het cliëntdossier van het JT in en uit kunnen stappen

■ Hergebruik van bestaande systemen van zorgaanbieders en minimale verstoring.

■ Sterke vereenvoudigingslag in verantwoording nodig, globaler maar wel goed toetsbaar op toegevoegde waarde die geleverd wordt.

1. Toegang

2. Indiceren

4. Zorg verlenen

3.Beschik-ken 5. Administratief afhandelen 6. Monitoren 8.Financiën

9. Besluitvorming 11. Voorlichten

10. Inkopen

7. Contract management

8

De hiervoor beschreven principes vertalen zich door in de in onderstaande overzicht opgenomen belangrijkste inrichtingsafspraken processtap. In het navolgende Programma van Eisen worden de processtappen en inrichtingsafspraken nader geconcretiseerd in procesactiviteiten, informatiebehoeften, functionele eisen en niet-functionele eisen.

Processtap Inrichtingsafspraken Aard Prioriteit Inspanning & kosten

Impact

1. Toegang Eerder signaleren van problemen en oorzaken, focus op kind / gezin en hun actief betrekken, in eigen verantwoordelijkheid zetten en voorzien van advies en hulpmiddelen om probleem zelf op te lossen.

Werkwijze Hoog Laag Groot

Volledige verantwoording budgetten via jeugdteams Besturing Hoog Hoog Groot

Binnen JT’s en met DAN en ZA’s delen van basale informatie inzake kind en gezin in een eenvoudige portal (zeker bij multi-probleem casussen). ICT Hoog Middel Groot

Een datumprikker voor snel inplannen van gesprekken met alle betrokkenen. ICT Laag Laag Laag

Naar client communiceren wie regie heeft. ICT Hoog Laag Laag

2. Indiceren specialistische zorg

Indiceren van zorgbehoefte(n) en opstellen van behandelplan m.b.v. PDC, (incl. focus op maximale zelfredzaamheid) en dit delen met client, JT & HA. Werkwijze & ICT Hoog Middel Groot

Zichtbaar maken en matchen van zorgvragen en zorgaanbod in capaciteitsplanningstool. ICT Middel Middel Middel

3. Beschikken Beschikkingsaanvragen automatisch afhandelen. ICT Hoog Middel Groot

4. Verlenen van zorg

ZA doet melding bij start van zorgverlening. JT blijft wel altijd ‘meelopen’ in het proces. Werkwijze & ICT Hoog Middel Groot

5. Administratie afhandeling & betaling

Administratieve afhandeling en bijkomende automatisering uitbesteden Werkwijze & ICT Hoog Middel Groot

Facturering van OHW (DBC-specifiek) regelen. Werkwijze & ICT Hoog Hoog Groot

6. Monitoren Administratieve afhandeling en bijkomende automatisering uitbesteden. Processen moeten beproefd en geaudit zijn en SO Jeugd in staat stellen om ‘in control’ te zijn. Eindverantwoordelijkheid bij SO Jeugd .

Werkwijze & ICT Middel Middel Laag

7. Contract-management

Idem + Contractonderhandeling door SO Jeugd i.s.m. ZA en binnen kaders van gemeenten. Werkwijze & ICT Hoog Middel Laag

8. Financiën Idem Werkwijze & ICT Hoog Middel Laag

9. Beleid & Besluitvorming

Aandacht voor coördinatie en ontschotting tussen besturing van JT’s en SWT’s om te voorkomen dat maatregelen i.r.t. het ene probleemgebied van kind / gezin tot andere problemen leiden.

Besturing Hoog Laag Hoog

Van ‘single loop learning’ doorontwikkelen naar ‘triple loop learning’ om te sturen op verbetering van persoonlijke en maatschappelijke effecten en verlaging van zorgkosten

Besturing Laag Hoog Hoog

10. Inkopen Onderhandelen van zorgcontracten en formaliseren van de inkoop Besturing Hoog Laag Hoog

11. Voorlichten Ontwikkelen van voorlichtingstrategie om burgers en cliënten adequaat voor te lichten door alle betrokken partijen Werkwijze Hoog Laag Laag

Rollen, Processen & Informatie 2. Oplossingen i.r.t. aard, prioriteiten inspanning en impact

9

Rollen, Processen & Informatie 3. Semantisch datamodel geprojecteerd op het ketenproces

De eerder beschreven principes vertalen zich ook door naar een semantisch datamodel passend bij het ketenproces. In onderstaand overzicht is dit model gevisualiseerd. In het navolgende Programma van Eisen worden de processtappen en oplossingen nader geconcretiseerd in procesactiviteiten, informatiebehoeften, functionele eisen en niet-functionele eisen.

Bovenstaand model geldt voor multi-problematiek (20% van de gevallen). Indien sprake is van mono-problematiek is een beperktere set van elementen relevant, deze zijn gemarkeerd met:

Toegang en indicatie Afgeven beschikking Verlenen zorg Administratieve afhandeling zorg Verantwoording Kaderstelling Inkopen en

contracteren

Combinaties van indicatie, te leveren zorg en kosten.

Arrangementen

Afspraken over verwachte productievolume en kwaliteit.

Productieafspraken

Bezwaar tegen indicatie of ontzegging toegang. Initiatie bij jeugdteam.

Bezwaar

Gaat gevormd worden

Kwaliteitsstelsel

Melding van aanvang en einde van zorgverlening. Via huisarts of jeugdteam

Melding zorg

Declaraties voor geleverde zorg.

Declaraties Betalingen aan zorg aanbieders conform arrangementen

Betalingen

Verantwoording over de budgetbesteding.

Verantwoording

Formalisering van de toestemming. Grotendeels automatisch.

Beschikking

Budgetten toegewezen aan de jeugdteams t.b.v. jeugdhulp.

Budgetten

Kaderstelling Sturing en verantwoording

Kwaliteitsbewaking

Klanttevredenheid en medewerkertevredenheid.

Kwaliteitsmeting Exceptionele gevallen

Misstanden

Kwaliteitsbewaking

Dit semantisch model geeft de entiteiten weer die in een workshop met SO Jeugd, gemeenten en zorgaanbieders zijn vastgesteld als de kernentiteiten voor het primaire en secundaire proces. Boven de procesvisualisatie (secundaire proces) staan entiteiten en systemen van SO Jeugd, onder de processtroom betreft de primaire stroom, grotendeels op basis van de entiteiten en systemen van de zorgaanbieders, maar onder regie van SO Jeugd.

Indicatie van relevante DBC / arrangementen

Indicatie O.b.v. advies door DAN

Diagnose

Centraal plan voor client en gezin inclusief te leveren arrangementen

Zorgplan Status zorgverlening

Voortgang

Inzicht in capaciteiten zorgaanbieders

Capaciteit

Primaire stroom

Secu

ndai

r pro

ces

Prim

air p

roce

s

10

Rollen, Processen & Informatie 4. verzicht van betrokkenen en hun rollen in de Jeugdzorg in ZHZ

Client: ■ Signaleren van (escalerend) probleem ■ Vragen van zorg ■ Zelf oplossen van problemen Jeugdteams / Sociaal Wijkteams (JT’s / SWT’s): ■ Verlenen van zorg (ambulant) ■ Regisseren van zorg (spilfunctie voor voor- en achterveld) ■ Versterken van sociale netwerk van kind / gezin ■ Uitvoeren van triage JGZ / CJG: ■ Voorkomen van problemen en zorgvragen (preventie) ■ Beantwoorden van vragen en verstrekken van advies (o.a. i.r.t. opvoeding &

gezondheid) ■ Vroegtijdig signaleren van (escalerende) problemen ■ Diagnosticeren ■ Verwijzen (triage) ■ Uitvoeren van schoolmaatschappelijk werk Huisarts (HA): ■ Luisteren en diagnosticeren ■ Moreel ondersteunen i.r.t. zelfredzaamheid ■ Verlenen van basishulp (o.a. m.b.v. praktijkondersteuner) ■ Indiceren en doorverwijzen ■ Monitoren van effect van behandeling ■ Interveniëren in behandeling als effect (te lang) uitblijft

AMHK: ■ Voorlichten ■ Ontvangen en onderzoeken van meldingen (bijv.: kindermishandeling) ■ Adviseren n.a.v. meldingen Justitiële keten: ■ Onderzoeken en adviseren (o.a. Raad voor de Kinderbescherming) ■ Maatregelen opleggen (door de rechter) ■ Uitvoeren van triage (Veiligheidshuis) Zorgaanbieders (ZA’s): ■ Specialistische diagnoses uitvoeren en behandelen (c.f. behandelplan) ■ Administreren van zorg ■ Terugkoppelen van (effect van) zorg naar JT / SWT, JGZ / CJG, Huisarts, ■ Bieden van crisisvoorzieningen SO Jeugd: ■ Inkopen & managen van contracten & managen van accounts ■ Beschikkingen verstrekken en verleende zorg betalen (o.b.v. facturen) ■ Informatie verzamelen en rapporteren ■ Budgetten beheersen en risico’s managen ■ Informatievoorziening van de Jeugdteams regelen / faciliteren Gemeenten (G): ■ Beleidsdoelen en beleidskaders stellen ■ (Uniform) inrichten van de jeugdzorg (gemeente moet ervoor zorg dragen dat de

basisvoorzieningen goed verbonden worden met de JT/SWT ) ■ Sturen op beleidseffecten en budget ■ Burgers voorlichten (over werking van stelsel en keten)

De eerder beschreven principes hebben ook hun weerslag in de rollen die de diverse belanghebbenden spelen in het ketenproces. Deze staan hieronder nader toegelicht. Vanuit deze rollen zullen de cliënten en ketenpartners met elkaar gaan samenwerken en gebruik maken van de ICT voorzieningen in het ketenproces. In het navolgende Programma van Eisen worden per processtap de functionaliteiten en informatiebehoeften gekoppeld aan deze actoren en rollen.

11

Inhoudsopgave



Programma van Eisen


12

Programma van Eisen Inleiding

In voorgaande pagina’s zijn de rollen van betrokkenen bij de Jeugdzorg in Zuid-Holland Zuid alsmede de inrichting van processen & informatievoorziening nader beschreven aan de hand van de volgende vierdeling:

1. De belangrijkste richtinggevende principes alsmede het ketenproces op hoofdlijnen.

2. De belangrijkste inrichtingsafspraken per processtap in het ketenproces.

3. Het bij het ketenproces passende semantisch datamodel.

4. De weerslag van de richtinggevende principes en inrichtingsafspraken in de rollen die de diverse belanghebbenden spelen in het ketenproces.

In het navolgende Programma van Eisen worden deze vier aspecten nader geconcretiseerd en gedetailleerd in:

■ Procesbeschrijvingen i.r.t. actoren

■ Informatiebehoeften i.r.t. actoren

■ Functionele eisen

■ Niet-functionele eisen.

Het kleurenschema dat gehanteerd is op de navolgende pagina’s komt overeen met dat van het hiernaast afgebeelde ketenproces.

1. Toegang

2. Indiceren

4. Zorg verlenen

3.Beschik-ken 5. Administratief afhandelen 6. Monitoren 8.Financiën

9. Besluitvorming 11. Voorlichten

10. Inkopen

7. Contract management

13

1. Aanmelding komt binnen bij JT’s (via diverse kanalen zoals JGZ, schoolmaatschappelijk werk, e.d.) of bij Huisarts

2. JT voert triage uit (matched care = inschatting) eventueel met advisering door DAN en met sturing op voor de cliënt relevante uitkomsten en resulterend in 4 opties:

a. Zelf doen door client (en eventuele informele zorg)

b. Zelf doen door JT (generieke en multidisciplinaire ambulante zorg)

c. Beschikken en doorverwijzen naar 1e of 2e lijn voor directe (en mogelijk multidisciplinaire) zorgverlening (ZIN en/of PGB)

d. Laten indiceren door specialistische ZA voor specialistische (en mogelijk multidisciplinaire) zorg (ZIN en/of PGB)

3. JT voert tevredenheidmetingen uit bij cliënten en ZA’s

■ BSN, NAW, Sociaal netwerk & eigen kracht van client ■ Reden en partij van melding. Nb.. Over zorgtoeleiding wordt nagedacht over koppeling

met Wmo (AZR). IZO wordt nieuwe standaard als vervolg op AZR. ■ GEEN historie / integraal klantbeeld. Pas bij indicatie van overige / eerdere problemen

of bij complexe problematiek het integraal klantbeeld opvragen. Idee is om JT inhoude-lijk blanco start te geven/ geen beïnvloeding vanuit verleden, tenzij dit relevant is.

■ Gespreksnotities ■ Behandelplan: doel + acties + koppeling / verwijzing naar de toolbox en PDC ■ Toolbox van JT (gevuld vanuit praktijk en ambulant aanbod ZA’s) zoals o.a.: sociale

vaardigheidstrainingen, opvoedondersteuning en coachingstrajecten voor kind en/of ouders, basis GGZ

■ Toestemmingsverklaringen van client om historie op te vragen) ■ Betrokken hulpverlener(s): naam + functie ■ Jeugdteams worden budgetverantwoordelijk (voor eigen deel of ook vervolgkosten in

specialistisch deel?). N.b. Hiertoe zal volledige stuurinformatie nodig zijn. Deze zal nog nader gedefinieerd moeten worden.

Procesbeschrijving

Belangrijkste informatie-entiteiten

Functionele criteria

■ JT moet klantbeeld per casus kunnen vastleggen en aanvullen met historische gegevens indien nodig (incl. koppeling met gemeentelijke basisadministraties)

■ JT moet toolbox (=methoden & competenties van JT) en PDC (diagnose + producten + prijzen + ZA’s) kunnen gebruiken voor diagnose en generieke ambulante zorg

■ JT moet behandelplan (doel & acties & betrokkenen) kunnen vastleggen met een koppeling / verwijzing naar de toolbox en PDC

■ JT moet personele inzet kunnen plannen (over grenzen van individuele JT’s heen) ■ JT moet met client en sociaal netwerk en eventueel andere ZA’s makkelijk afspraken

kunnen inplannen ■ Specialisten uit DAN moeten als flexibele experts rondom JT’s ingeschakeld kunnen

worden in een specifieke casus en toegang kunnen krijgen tot het dossier. ■ Cliënten hebben direct contact met eigen regisseur (voor coördinatie) en zorgverleners

(voor specialistische behandeling) ■ Cliënten hebben zicht op kwaliteitsscores van zorgverleners ■ Cliënten hebben toegang tot een marktplaats voor de formele en informele zorg

Niet-functionele criteria

■ Waarborging van privacy van cliënten conform de geldende wet- en regelgeving.

■ Veilig kunnen inloggen o.b.v. ‘role based access’

Programma van Eisen Processtap: 1. TOEGANG – bij Jeugdteams of Huisarts, ontsluiting via portal

14

1. Indien aanvraag voor indicatie van Huisarts komt (zie stap 1 op vorige sheet) , dan geeft ZA een signaal aan betrokken JT (t.b.v. zorgcoördinatie) en aan SO Jeugd (t.b.v. beschikking)

2. Indien JT aanvraag doet voor indicatie van zorg (zie stap 2d op vorige sheet) dan volgt het volgende proces.

3. ZA stelt diagnose, indiceert zorgaanbod en stelt BHP op. In het BHP staat welke behandeling nodig is en welke ZA’s deze kunnen uitvoeren. Dit biedt keuzevrijheid aan client binnen de grenzen van de door gemeenten via SO Jeugd afgesloten zorgcontracten. Laten indiceren door specialistische ZA, resulteert in 3 opties: (a) Niets doen, (b) Zelf laten doen door JT (generieke ambulante zorg), en (c) Zorgverlening vanuit 2e lijn.

4. Behandelplan wordt door ZA voorgelegd aan JT.

5. JT dient behandelplan in bij SO Jeugd voor automatische beschikking.

6. JT legt financiële consequentie van BHP vast en neemt dit mee in de budgetsturing.

■ Diagnose

■ Behandelplan incl. doel + acties + koppeling / verwijzing naar de toolbox en PDC + budget / kosten

■ Betrokken hulpverlener(s): naam + functie + ZA

Procesbeschrijving



■ ZA moet PDC kunnen raadplegen

■ ZA moet behandelplan kunnen opstellen en kunnen aanvinken welke producten en diensten uit PDC zijn opgenomen in dit behandelplan

■ ZA moet integraal klantbeeld / cliëntdossier kunnen aanvullen.

■ ZA moet client, JT en HA inzage kunnen geven in BHP.

■ Client moet BHP en cliëntdossier kunnen inzien.

■ JT moet BHP en cliëntdossier kunnen inzien.

■ HA moet BHP en cliëntdossier kunnen inzien.

■ JT moet financiële consequentie van diagnose en behandelplan kunnen vastleggen en budgetprognose kunnen uitvoeren.

■ SO Jeugd moet steekproeven kunnen nemen in indicatie o.b.v. kenmerken van indicaties.




Programma van Eisen Processtap: 2. INDICEREN – bij zorgaanbieders, ontsluiting via portal

15

1. SO Jeugd ontvangt aanvraag voor beschikking vanuit JT of op termijn rechtstreeks van de Huisarts.

2. SO Jeugd accordeert automatisch de beschikking.

3. SO Jeugd verstuurt de beschikking naar de client. Client heeft keuzevrijheid binnen de grenzen van de door gemeenten via SO Jeugd afgesloten zorgcontracten.

4. SO Jeugd verstuurt een kopie van de beschikking naar de voorkeur ZA. Nb.. Deze nog toetsen op privacy. Misschien volstaat (gestandaardiseerde) schriftelijke melding afgegeven indicatie. Tevens ook nog aandacht nodig voor de vraagstukken wat de ZA’s gaan doen met de melding en wat het exacte doel (en status) is van de melding.

■ Behandelplan incl. doel + acties + koppeling / verwijzing naar de toolbox en PDC.

■ Beschikking met:

o Bedrag

o Tijdslijnen

o Client

o Inkoopvoorwaarden (koppeling)

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd moet automatisch kunnen beschikken.

■ SO Jeugd moet automatisch een brief / bericht aan client en ZA kunnen genereren met daarin opgenomen de beschikking.

■ SO Jeugd moet de flexibiliteit hebben om (op termijn) de beschikkingsaanvragen boven een bepaalde drempelwaarde en/of risico-indicator uit te kunnen filteren om deze handmatig te controleren en te verifiëren met de ZA en het JT.

■ SO Jeugd moet inzicht kunnen hebben in aangegane verplichtingen o.b.v. de verstrekte beschikkingen.


■ Hoge betrouwbaarheid

Programma van Eisen Processtap: 3. BESCHIKKEN – inhoudelijke afhandeling (indien nodig) door SO Jeugd, administratie door BPO partner

16

1. ZA ontvangt doorverwijzing (incl. beschikking en behandelplan)

2. ZA verstuurt een melding van de start van de zorgverlening aan JT en SO Jeugd.

3. ZA verleent de in het behandelplan vermelde zorg.

4. ZA en JT of HA bepalen het effect van de geleverde zorg. Op termijn met prestatiemelding door verbinding van beschikking met administratieve handeling zorg. Momenteel nog geen monitoring op brede maatschappelijke effecten en dus alleen single loop learning.

5. JT beslist over afschalen van zorg bij voldoende effect. Dit valt onder de regie functie en houdt verband met open afschalen bij betrokkenheid van meerdere zorgaanbieders, inclusief regie op 3D inzet rond gezin. Gaat niet om inhoudelijke vaststelling doelbereik-ing door specialistische zorgaanbieder . (Nb. Mogelijk dat in het vervolg de vraag nog beantwoord moet worden hoe verhouding tussen JT en ZA / specialist zich ontwikkeld.)

6. ZA verstuurt een melding van het einde van de zorgverlening aan JT en SO Jeugd.

■ Doorverwijzing:

o Bron o Referentie o Product o Prijs o Kenmerk (P.O.)

■ Voortgang:

o Vinkjes bij uitgevoerde activiteiten / verleende zorg

o Doelen o Contactpersonen o Gespreksnotities o Contactmomenten

Procesbeschrijving



■ ZA moet doorverwijzing kunnen ontvangen.

■ ZA moet een melding van de start van de zorgverlening aan JT en SO Jeugd kunnen sturen

■ ZA moet status van zorgverlening kunnen doorgeven aan JT en HA.

■ ZA moeten het effect van de geleverde zorg kunnen vastleggen. JT of HA verifieert waar nodig (o.b.v. steekproef, aangeven cliënt, of ….)

■ ZA moet een melding van het einde van de zorgverlening aan JT en SO Jeugd kunnen versturen.

■ SO Jeugd en JT’s moeten kunnen zien hoeveel cliënten in behandeling zijn

■ ZA moet wachtlijst(en) kunnen zien




■ Effecten van zorg (ROM):

o Nulmeting

o Regelmatige hermeting

■ Reguliere output meting

Programma van Eisen Processtap: 4. VERLENEN VAN ZORG – bij zorgaanbieders, ontsluiting via portal

17

1. SO Jeugd ontvangt facturen van te verlenen zorg (t.b.v. voorschotten o.b.v. historische gegevens en verspreid over nader te definiëren betaalperiodes) en verleende zorg

2. SO Jeugd matcht factuur aan doorverwijzing / beschikking

3. SO Jeugd stelt facturen betaalbaar - SO Jeugd stelt DBC facturen betaalbaar stellen

4. SO Jeugd verricht betaling

5. SO Jeugd verrekent voorschotten met eindnota van de zorgaanbieders en stelt debet- of creditnota op voor eindafrekening op jaar basis.

6. SO Jeugd verricht PGD uitbetaling

■ Factuur:

o Bedrag

o Behandeling(en) i.r.t. PDC

o ZA gegevens

■ Betaling

■ Betalingsbewijs

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd kan facturen ontvangen van te verlenen zorg (t.b.v. voorschotten) en verleende zorg. Hierbij is flexibiliteit nodig om om te kunnen gaan met flexibiliteit in bekostiging: eerst P*Q verantwoording (per periode xyz). Echter , ook voorbereid zijn op populatiebekostiging en op gemeenten die uit samenwerkingsverband stappen. Nb.. Extra onderzoekspunt is in welke mate competentiegericht werken uitkomst biedt: Een professional heeft een pallet aan competenties op basis waarvan hij/zij meerdere producten kan aanbieden de zogenaamde generalist.

■ SO Jeugd kan factuur aan doorverwijzing / beschikking matchen ■ SO Jeugd kan facturen betaalbaar stellen & betalingen verrichten ■ Koppeling met VECOSO portaal t.b.v. eenvoudig inregelen facturatie aan SO Jeugd

door instellingen met check van SO Jeugd via Access / (AZR / Vecozo / etc.) ■ Koppeling met AZR en AW319 standaard. Deze mogelijk uitbreiden met andere

verrichtingen voor zorg aan Jeugd. Nb.. Wat doen we met alle zorg die nu niet onder deze standaarden valt?

■ Koppeling met PGB’s / SVB. PGB beschikkingen ook melden bij SVB in verband met goedkeuren trekkingsrecht bij SVB.


■ Moet rond de 25.000 facturen kunnen afhandelen

Programma van Eisen Processtap: 5. ADMINISTRATIEF AFHANDELEN VAN ZORG – inhoudelijke afhandeling SO Jeugd, administratie BPO

18

1. SO Jeugd beoordeelt verhouding hulp Jeugdteam versus ondersteuning door zorgaanbieders.

2. SO Jeugd beoordeelt verschuiving van 2e lijn (specialistische zorg) naar 1e lijn (ambulante zorg) naar preventie

3. SO Jeugd beoordeelt prestaties van JT’s

4. SO Jeugd verstrekt info aan zorgverzekeraars over kinderen die de leeftijdsgrens van 18 naderen en bij de zorgverzekeraars zullen gaan instromen.

■ Resultaten: o Doelbereiking o KTO o Generieke kwaliteitscriteria

■ Beleidsinformatie: o Budgetten o Facturen o Aantallen cliënten o Soorten zorg o Demografie o Doorlooptijden o Workload o Wachtlijsten

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd kan gewenste operationele informatie en management informatie vaststellen en in overleg met Gemeenten & ZA’s.

■ SO Jeugd kan gewenste operationele informatie en management informatie verzamelen, aggregeren en visualiseren voor Gemeenten & ZA’s.

■ Gemeente kan zorgbeleid analyseren en beoordelen o.b.v. management informatie inzake output (sturingscijfers)

■ JT’s kunnen leren inzake hun werkwijze o.b.v.:

o operationele informatie (welke zelfredzaamheidinstrumenten, ambulante zorg en specialistische behandelingen hebben welke effecten)

o management informatie (output, klanttevredenheid, e.d.).


■ Monitoring grijpt in op metadata niveau en niet op individuele client / casus informatie.

■ Klachten o Bezwaarschriften: aantal en aantal

gegrondverklaringen o Beroepschriften: aantal en aantal

gegrondverklaringen o Registratie o Opvolging

Programma van Eisen Processtap: 6. MONITOREN – inhoudelijke beoordeling door SO Jeugd, administratie door BPO partner

19

1. ZA rapporteren over zorgvolumes en budgetuitputting

2. SO Jeugd stelt prognoses over zorgvraag en zorgaanbod o.b.v. informatie aangereikt door Jeugdteams en eigen informatie van SO Jeugd (en BPO partner)

3. BPO leverancier levert analyses en rapportages

4. SO Jeugd beoordeelt analyses en rapportages

5. SO Jeugd bepaalt op welke facetten welke maatregelen wanneer nodig zijn i.r.t. contractuele afspraken met individuele zorgaanbieders

■ Contractvoorwaarden

■ Productieafspraken

■ Aantallen en aard van beschikkingen

■ Aantallen en aard van verleende zorg

■ Effecten van verleende zorg

Procesbeschrijving



■ ZA moet kunnen rapporteren over zorgvolumes en budgetuitputting

■ SO Jeugd moet kunnen rapporten over prognoses over zorgvraag en zorgaanbod o.b.v. informatie aangereikt door Jeugdteams en SO Jeugd (en BPO partner)

■ SO Jeugd moet prestaties van ZA’s i.r.t. contractueel afgesproken prestatie-indicatoren kunnen vastleggen en signalen bij boven en onder verwachting presteren inzichtelijk kunnen krijgen.


■ Contractmanagement grijpt in op geaggregeerd niveau van de zorgaanbieders en niet op individuele client / casus niveau.

■ De inkoop- en contractadministratie moet adequaat beveiligd zijn en de vertrouwelijkheid en concurrentiegevoeligheid van contracten moet geborgd zijn.

Programma van Eisen Processtap: 7. CONTRACTEN MANAGEN – inhoudelijke beoordeling door SO Jeugd, administratie door BPO partner

20

1. Verzamelen van financiële informatie door BPO leverancier

2. Analyse van budget en budgetuitputting

3. Uitvoeren van budgetallocatie inzake PGB *

4. Uitvoeren van risicomanagement

* De algemene budgetallocatie zou kunnen gebeuren o.b.v. historische gegevens (bijv. x% van de 100 miljoen aan zorg is PGB gerelateerd). De gemeenten zouden hun visie hier nog op kunnen geven, bijvoorbeeld “In de toekomst moet dit omlaag tot Y%”. In de vaststelling van individuele zorgbehoeften wordt in processtappen 1 en 2 vastgesteld of zorg in natura (ZIN) of zorg via een PGB mogelijk is. Hierbij is het aan de cliënt om te kiezen voor PGB of ZIN. In de zorgverlening wordt zorg vallend onder het PGB regime door zorgpartijen verzorgd die door de PGB-houder is geselecteerd. In de administratieve afhandeling van zorg worden de PGB betalingen verricht (in samenhang met SVB).

■ Financiële informatie

■ Risico’s

■ Maatregelen

■ Effecten van maatregelen

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd kan budgetten bijhouden

■ SO Jeugd kan scenario’s doorrekenen

■ SO Jeugd kan prognoses uitvoeren

■ SO Jeugd kan risico’s en maatregelen en effecten vastleggen en bijhouden.


■ Budgetbeheersing grijpt in op geaggregeerd niveau en niet op individuele client / casus niveau.

Programma van Eisen Processtap: 8. FINANCIEN & BUDGETBEHEERSING & RISICOMANAGEMENT – door SO Jeugd

21

1. Gemeenten ontwikkelen Jeugdzorgbeleid en budgettaire ruimte.

2. Gemeenten beoordelen prestaties van SO Jeugd.

3. SO Jeugd stelt budgetverdeling voor o.b.v. realisatie uit het verleden (historisch gebiedsgebonden) en prognoses over de toekomst

4. SO Jeugd doet – vooruitlopend op inkoopproces – een preselectie van ZA’s voor de toekomst o.b.v. prestaties in heden en verleden

■ Jeugdzorgbeleid

■ Budgettaire ruimte

■ Prestaties van SO Jeugd

■ Budgetverdeling

■ Prestaties van ZA’s in heden en verleden

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd kan budgetverdeling voorstellen o.b.v. realisatie uit het verleden en prognoses over de toekomst

■ SO Jeugd kan preselectie van ZA’s voor de toekomst uitvoeren o.b.v. prestaties in heden en verleden


■ Geen specifieke niet-functionele criteria.

Programma van Eisen Processtap: 9. BESLUITVORMING EN BELEIDSVORMING – door gemeenten

22

1. SO Jeugd onderhandelt met ZA’s binnen beleidskaders

2. SO Jeugd stelt contracten vast

3. SO Jeugd verstuurt de contracten aan de ZA’s

4. SO Jeugd beheert de contractvoorwaarden

■ Beleidskaders

■ Contractafspraken

■ PDC

■ Uren & kosten in relatie tot competentie gericht werken *

■ Service Level Agreements

* Als mogelijke oplossing voor het efficiëntie vraagstuk en een betere fit tussen vraag en aanbod is binnen de arena’s voor de decentralisatie gesproken over het competentie gericht werken. Hiermee kan de omslag gemaakt worden van aanbod gericht werken (o.b.v. vooraf gedefinieerde producten) naar vraaggericht werken. Hierbij hoort dan een bekostiging van inzet volgens de ‘formule’ uren x overhead = kostprijs hulpverlening. Dit zou een betere bediening van cliënten met zich mee kunnen brengen alsmede een betere capaciteitsverdeling omdat personele capaciteit niet is ‘bevroren’ in vooraf geconstrueerde producten en diensten. Het is aan te bevelen deze ‘innovatie’ (en bijkomende aanpassingen in de ICT) pas na de transitiefase (in 2015 en 2016) door te voeren vanwege de druk die dit legt op de Jeugdteams en Zorgaanbieders.

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd kan contract templates en standaard contract teksten ontwikkelen en vastleggen

■ SO Jeugd kan interacteren met ZA’s via de ‘Digitale Tafel’ als zijnde een communicatieplatform tussen SO Jeugd en zorgaanbieders zodat deze als ze niet aan tafel zitten bij onderhandelingen toch het proces en tussenproducten kunnen volgen.

■ SO Jeugd kan contracten opstellen gebruikmakend van templates en standaard teksten en daar aanvullingen en/of aanpassingen op doorvoeren

■ SO Jeugd kan de contractvoorwaarden beheren.


■ Inkoopmanagement grijpt in op geaggregeerd niveau van de zorgaanbieders en niet op individuele client / casus niveau.

■ De inkoop- en contractadministratie moet adequaat beveiligd zijn en de vertrouwelijkheid en concurrentiegevoeligheid van contracten moet geborgd zijn.

Programma van Eisen Processtap: 10. INKOPEN – door SO Jeugd, administratie door BPO partner

23

1. Gemeenten & SO Jeugd maken voorlichtingsbeleid

2. Gemeenten & SO Jeugd maken voorlichtingsplan en -materiaal

3. Gemeenten & SO Jeugd stellen voorlichtingsmateriaal beschikbaar aan burgers, JT’s, HA-en en ZA’s

■ Beleid

■ Rollen, taken en verantwoordelijkheden van alle bij jeugdzorg betrokken partijen

Procesbeschrijving



■ SO Jeugd en JT’s kunnen informatie aan cliënten en ketenpartners delen via hun websites.

Ps.. Gemeenten maken voor hun eigen communicatierol gebruik van eigen bestaande voorzieningen.


■ Website van SO Jeugd en JT’s moet 24/7 beschikbaar zijn.

Programma van Eisen Processtap: 11. VOORLICHTEN – door gemeenten, Jeugdteams, Zorgaanbieders & SO Jeugd

24

Programma van eisen Jeugdteam portal – opzet

Eén plan! Eén systeem?

Eén van de doelen van de decentralisatie is het brengen van regie in ondersteuning aan gezinnen. Hierbij helpt het om één plan te vormen over de verschillende zorgaanbieders heen. Vanuit ICT gezien betekent dit het bijeenbrengen van de gegevens en zorgplannen van de verschillende zorgaanbieders op één locatie. Dit kan grofweg op twee manieren:

1. Alles fysiek bijeenbrengen in één systeem

2. Alle plannen inzichtelijk maken op één locatie

De implementatie van de eerste optie behelst het bijeenbrengen van de eisen van de verschillende zorgaanbieders, het selecteren van een passend (standaard) systeem en een flink implementatie traject waarbij het nieuwe systeem in het netwerk van koppelingen met betaalstraten en andere ketenpartners wordt ingepast. Deze aanpak vraagt significante investeringen en procesmatige aanpassingen en lijkt derhalve niet op korte termijn te realiseren.

Een eenvoudiger alternatief is het centraal inzichtelijk maken van alle noodzakelijke informatie. Iedere zorgaanbieder werkt in haar eigen systeem, waarbij de essentiële elementen van het zorgplan worden gedeeld met de andere leden van het jeugdteam. Omwille van de beperkte beschikbare implementatietijd is deze optie ook tijdens de sessie vastgesteld als uitgangspunt. Een mogelijke implementatie van deze centrale omgeving is een portaal. Hieronder en hiernaast wordt een schets gegeven hoe zo’n portaal relatief eenvoudig kan worden opgezet. In deze weergave is gekozen voor het perspectief van cliënten. De informatie is ook te gebruiken als bron voor procesindicatoren

Vaste velden per cliënt

De volgende velden worden door alle betrokkenen (jeugdteam en relevante zorgaanbieders) aangeleverd. Deze velden samen vormen de samenvatting van het gedeelde zorgplan. ■ Kerngegevens cliënt / gezin ■ Gestelde doelen (voorlopig in open formaat, wanneer mogelijk werken met

standaardisatie) ■ Relevante kenmerken voor de professionals, zoals gewelddadig gedrag. Lastig te

standaardiseren maar wel relevant. Handmatig toevoegen in portal,of met een notificatie met contact gegevens melder. N.t.b. afschermen voor client of juist niet?

■ Contactgegevens betrokken professionals ■ Indicaties op basis van DBC’s en arrangementen:

– Informele zorg en mantelzorg – Algemene & voorliggende voorzieningen; – Collectieve & individuele voorzieningen incl. details (zorg)instelling

Alleen de laatste groep, de indicaties dienen gestructureerd te worden opgeslagen voor de aansluiting op verdere verwerking. De overige velden zijn tekstvelden.

Melding en Contacthistorie

Meldingen moeten kunnen worden vastgelegd door de JT’s en ketenpartners conform een vast format. Dit bevat in ieder geval eenvoudige contacthistorie op chronologische volgorde, met de volgende gegevens: ■ Gesprekspartners ■ Datum en tijd ■ Korte samenvatting gesprek (doelen, indicaties en doelbereiking, afsluiting)

Case management en regie

Naast het centrale dossier is case management en regie nodig voor de vaste medewerkers van het Jeugdteam. Een basaal case management systeem is eenvoudig in het portal mee te ontwikkelen. Deze zal voornamelijk bestaan uit een wijzigbare versie van de overzichtspagina en samenwerkingsafspraken in het kader van regies voering, inclusief monitoring van gemaakte afspraken.

ZA 1 ZA 2 ZA 3

Set vaste velden per client, deze worden voor de verschillende zorgaanbieders naast elkaar gezet.

Gesprekshistorie in chronologische volgorde, waarbij de gesprekken met de verschillende partijen door elkaar staan.

25

Programma van eisen Jeugdteam portal – implementatie overwegingen

Impact op integratie door zorgaanbieders

Eén van de zorgpunten van de zorgaanbieders is de benodigde inspanning die is vereist om te kunnen aansluiten op een nieuw centraal systeem. In de discussies met de zorgaanbieders is naar voren gekomen dat er op korte termijn gekomen moet worden tot afspraken voor deze koppeling. Hierbij wordt naar serviceorganisatie jeugd gekeken voor de regierol. Hieronder enkele principes voor de integratie en de te maken afspraken.

■ Gestructureerde velden minimaliseren

– Rationale: komen tot een eenduidige afbeelding tussen de verschillende systemen is een tijdrovende klus en legt beperkingen op aan de bronsystemen bij de zorgaanbieders.

– Impact: de vaste velden worden veelal in tekst aangeleverd. Gebruikers zullen de verschillende vaste velden geheel tot zich moeten nemen om tot het overzicht te komen. Ook zal toegang en beveiliging relatief grofmazig worden.

■ Aansluitvoorwaarden in inkoopvoorwaarden

– Rationale: komen tot één plan is alleen mogelijk wanneer alle betrokken zorgaanbieders ook aansluiten op de centrale afspraken. Het leggen van een koppeling met de inkoopvoorwaarden is de eenvoudigste manier om aansluiting te borgen.

– Impact: zorgaanbieders mogen alleen leveren wanneer zij zich conformeren aan de integratieafspraken.

Security en privacy

Vrijwel alle relevante informatie is van gevoelige aard. Het is derhalve van belang het portal uit te voeren met een deugdelijk toegangsmechanisme (authenticatie en autorisatie), waarbij de autorisatie mogelijk gebaseerd wordt op rollen. Daarnaast moet het portaal aansluiten op alle relevante wet- en regelgeving. Deze voorwaarden moeten nadrukkelijk worden meegenomen in het ontwerpproces.

Bijzondere aandacht is hierbij nodig voor het op de portal kunnen inloggen door cliënten. Het is aan te bevelen hierbij gebruik te maken van de landelijke generieke voorziening DigiD.

26

Programma van eisen Mogelijke ICT oplossingen voor het portaal (incl. cliëntdossier, behandelplan & casusoverleg)

Portaal

Voor de realisatie van een portaal (incl. cliëntdossier, behandelplan & casusoverleg) met toegang voor cliënten, JT’s, DAN, ZA’s en HA-en) en de doorontwikkeling daarvan tot een casusoverleg systeem & verbindingsplatform worden een drietal opties onderkend:

1. Koppelen van bestaande systemen van ZA’s in een nieuw te ontwikkelen portal / case management systeem van JT’s met casusgebaseerde toegang van ZA’s en HA-en. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van:

– Een nieuw te ontwikkelen systeem. De kostenindicatie voor de ontwikkeling en de licenties voor software en infrastructuur (in de cloud) wordt door een ICT deskundige van KPMG geschat op € 75.000,- voor realisatie en € 25.000,- voor jaarlijkse onderhoud en hosting (in de cloud). Aannemende dat er geen historie van wijzigingen (tijdreizen) in het portaal wordt bijgehouden (indien relevant, dan gebeurd dat in de bronsystemen), dat er gebruik gemaakt wordt van een open source CMS i.v.m. bewezen security & access oplossing, en er vooralsnog enkelvoudige hardware (in de cloud) wordt gebruikt.

– Een doorontwikkeling van een portaal van een BPO partner waar ook taken inzake de administratieve processen van SO Jeugd aan kunnen worden uitbesteed. De verwachting is dat kosten voor deze doorontwikkeling niet significant zullen afwijken van de hiervoor geschatte kosten voor ontwikkeling van een nieuw portaal.

2. Koppelen van bestaande systemen van ZA’s in een portal / case management systeem dat voortbouwt op 1 of meerdere bestaande systemen van de ZA’s:

– Applicatie van MEE Plus (i.s.m. Bloei en Pink Elephant)

– Tick van Trivium - Lindehof

– KIDOS gebruikt door JGZ in de regio en in andere JGZ organisaties (geleverd door de leverancier Gino)

– Cliëntvolgsysteem REGAS (mede op initiatief van jeugdzorgorganisatie Jarabee)

– Doorontwikkelingen van Centric

– Doorontwikkelingen van PinkRoccade (3D of ZVJ)

– Doorontwikkelingen van Care 4

3. Aanschaffen en configureren en inrichten van een nieuwe applicatie zoals bijvoorbeeld:

– Jeugdzorg 3.0 / Jeugdcloud (Alares)

– QULI.org

– Winvision

In alle drie de opties moet ook de Verwijsindex Risicojongeren opgenomen worden. Dit betreft een wettelijke taak voor gemeenten. De Verwijsindex laat bij contractuele verplichting tot gebruik, met minimale inspanning eenvoudig zien wie waar zorg verleent. Deze Verwijsindex kan beter benut worden in de toekomst.

Op basis van de tweedaagse werksessie met de betrokken ketenpartners kan geconcludeerd worden dat draagvlak voor optie 1 het grootst is.

eHealth modules en apps

Voor de aanschaf en eventuele eigen ontwikkeling van eHealth modules en apps zijn diverse initiatieven en producten op de markt die in 2015 verkend kunnen worden om voor de cliënten, JT’s en ZA’s goede keuzes te maken van in te zetten hulpmiddelen.

27

Programma van eisen Jeugdteam portal en verplichte aansluiting op landelijke voorzieningen in 2014

Er wordt veel ontwikkeld op het gebied van informatievoorziening Jeugd

De voorbereidingen op de implementatie van Jeugdwet loopt volop in gemeenten en vragen veel afspraken en inregelen op het gebied van informatievoorziening. De VNG heeft hier 1een overzicht gepubliceerd van alle landelijke projecten:

1. Beleidsinformatie huidig jeugdhulpgebruik: inzicht in het huidige jeugdhulpgebruik. Beschikbaar gesteld door Vektis en CBS, in mei 2014 wordt nieuwe informatie beschikbaar gesteld.

2. Beleidsinformatie jeugd: vanaf 1 januari kunnen gemeenten via CBS (statline) beleidsinformatie opvragen, afkomstig van aanbieders en instellingen, die minimaal 2 keer per jaar aanleveren. De basisset van gegevens bestaat uit BSN, geboortejaar, geslacht, postcode, culturele achtergrond, type ingezette jeugdhulp, of type maatregel, startdatum jeugdhulp/maatregel, einddatum jeugdhulp/einddatum maatregel, verwijzer, datum eerste contact, wijze van afsluiten jeugdhulp/reden beëindiging maatregel en inzet erkende interventie ja/nee (dit komt ook terug in VISD)

3. Eenmalige gegevensoverdracht: overdracht van persoonsgegevens om invulling te geven aan zorgcontinuïteit. Voor de zomer worden gemeenten geïnformeerd.

4. Declaratiesystematiek AWBZ en jeugd GGZ: de mogelijkheden om aan te sluiten op VECOZO (huidig portaal t.b.v. declaraties) worden door de VNG onderzocht. Meer informatie eind april.

5. Privacy: er wordt een handreiking privacy en training voor gemeenten en professionals ontwikkeld (eind zomer afgerond).

6. Collectieve Opdracht Routeer Voorziening (CORV): ontwikkeling van een digitaal knooppunt dat zorgt voor de elektronische afhandeling van het formele berichtenverkeer in de toeleiding naar het gedwongen kader in de Jeugdwet.

7. Vervolg Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD): Zie volgende pagina

8. jGGZ 18+ / PGB trekkingsrecht / Verwijsindex risicojongeren

Landelijke koppelingen

Landelijke koppelingen zijn op te vatten als de landelijk ontwikkelde standaarden en infrastructuur voor gegevensuitwisseling, inclusief de ‘postkantoortjes’ om gegevensuitwisseling mogelijk te maken.

Op het gebied van Jeugd zijn er meerdere ontwikkelingen gaande.

Vanuit de CORV (Collectieve opdracht routeervoorziening) wordt het berichtenverkeer in de justitiële jeugdketen gerealiseerd. Met CORV wordt de berichtenstroom gedigitaliseerd en gestandaardiseerd tussen partijen in de justitiële jeugdketen, waaronder gemeenten. Gemeenten hebben tot 1 januari 2015 de tijd om aan te aansluiten op CORV (zie hier 2). CORV is dus gecertificeerde instellingen en alles gelinkt aan de justitiële keten.

Daarnaast heb je ook Vecozo (zie hier 3). Dit is het knooppunt voor gemeenten en jeugdzorginstellingen om het berichtenverkeer (declaratieberichten) vorm te geven. Dat gaat met bestaande standaarden (AZR, AW319, etc.). Vecozo is voor overige instellingen jeugd.

Een vraagstuk waar landelijk nog een besluit over genomen moet worden is of iedere gemeente individueel op Vecozo aan zal sluiten of dat dat gaat gebeuren via het Inlichtenbureau (een bestaand knooppunt). Het Inlichtenbureau fungeert dan als ‘postkantoor’ zodat niet alle gemeenten direct op Vecozo aan hoeven te sluiten.

Verplichte koppelingen / landelijke voorzieningen

In 2014 moeten de volgende koppelingen / landelijke voorzieningen worden gerealiseerd:

■ Het gebruik van AZR, in ieder geval voor de uitvoering van de betalingen en declaraties rond AWBZ-jeugdzorg;

■ Een koppeling met Vecozo voor de beschermde uitwisseling van cliëntgegevens;

■ Een koppeling tussen de ICT-systemen die huisartsen gebruiken en de workflow procesmanagement-functionaliteit, waarmee zicht ontstaat op de indicaties en daarmee op de beschikkingen tot zorg die de basis vormen voor het leveren van zorg;

■ Een koppeling met het systeem van de sociale verzekeringsbank die naar verwachting in ieder geval voor 2015 de betalingen en verantwoording van de PGB’s zal uitvoeren (landelijk verplicht);

■ Een koppeling met systemen die in gebruik zijn bij Landelijk werkende instellingen (Lwi’s) rond jeugdzorg plus of gesloten opvang (ook landelijk verplicht);

■ Een koppeling met IJ of WIJZ voor zover Bureau Jeugdzorg in transitiejaar 2015 ook nog een deel van de toegang gaat verzorgen.

Verwijzingen 1. https://www.vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/overzicht-projecten-informatievoorziening-jeugd_20140326.pdf 2. https://www.kinggemeenten.nl/secties/beleidsinformatie-jeugd-corv/programma-beleidsinformatie-jeugd-corv 3. https://www.vecozo.nl/

https://www.vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/overzicht-projecten-informatievoorziening-jeugd_20140326.pdf�

https://www.kinggemeenten.nl/secties/beleidsinformatie-jeugd-corv/programma-beleidsinformatie-jeugd-corv�

https://www.vecozo.nl/�

28

Programma van eisen BPO voorziening voor de administratieve processen van SO Jeugd

BPO voorziening

Teneinde te komen tot een snelle implementatie van de administratieve processen en monitoring (zie de hiervoor beschreven processtappen 3, 5, 6, 7, 8 en 9) kan gekeken worden naar de aanbieders van BPO (business proces outsourcing) die deze processen ondersteunen. Bij de selectie van een geschikte BPO partner zijn onder andere de volgende overwegingen relevant:

■ Ruime beschikbaarheid van koppelingen met de ketenpartners. Dit versneld de implementatie en verlaagd de implementatiedruk bij de partners.

■ Outsourcing, incl. helpdesk, klachtafhandeling, tevredenheidonderzoeken, etc.

■ Goede ondersteuning van uitval en uitzonderingen

■ Ruime mogelijkheden voor aanlevering beleidsinformatie , o.a. op – Budgetten – Facturen en verzamelstaten – Aantallen cliënten – Soort zorg – Geografie

■ Ondersteuning verschillende contracteringsmechanismen, o.a. – Lump sum – Declaratiebasis

■ Afdoende certificering, zoals ISAE 3402

Audit van uit te besteden processen en daartoe gebruikte applicatie

Voor SO Jeugd en Gemeenten is het vereist dat het administratieve uitvoeringsproces en de applicatie (inclusief beheeromgeving ) goedgekeurd en gecertificeerd zijn (bij voorkeur IAS3402 of een ISO certificering).

Dit betreft in ieder geval de volgende administratieve processen zoals beschreven in voorgaande Programma van Eisen: ■ 3. Beschikken ■ 5. Administratief afhandelen van zorg ■ 6. Monitoren ■ 7. Contracten managen ■ 10. Inkopen

Dit betreft eveneens de volgende generieke ICT processen: 1. Generieke beheersaspecten 2. Service Level Management 3. Supplier Management 4. Access Management 5. Change management 6. Infrastructure management 7. Capacity management 8. Availability management 9. Continuity management 10. Security Management 11. Configuration management 12. Operations management 13. Incident management 14. Problem management

Verantwoordelijkheid BPO partner

De BPO partner moet de verantwoordelijkheid nemen voor het vastleggen, beheren en borgen van wijzigingen in de processen ten behoeve van de uitvoering voor Jeugdzorg. De BPO partner moet dan ook zorgen dat de processen opnieuw geaudit worden nadat de effecten van Jeugdzorg op de processen van Toegang tot en met Management informatie zijn uitgekristalliseerd en geïmplementeerd. Deze reguliere audit geldt voor alle processen en marktsectoren waarin de BPO partijen actief zijn.

Maatwerk

De geëigende BPO partners zijn vooralsnog primair actief in het Wmo-domein. Het is dan ook de verwachting dat de grootste aanpassingen vooral in de administratieve dienstverlening, namelijk in het berichtenverkeer en factuurcontrole voorkomen: ■ verplichte uitwisseling in AZR formaat ■ facturering volgens DBC financiering ■ nieuwe koppelingen, specifiek voor jeugdzorg domein (CORV, VIR, WIJZ) ■ wijze van bevoorschotting en eindafrekening middels standaard Vecozo (met nog

vraagtekens voor provinciaal gefinancierde jeugdzorg instellingen) ■ mogelijk nog bepaalde privacy aspecten (en effect op opslag, versleuteling, etc.),

afhankelijk van welke informatie wordt uitgewisseld.

29

Inhoudsopgave



Programma van Eisen


30

Implementatieplan 2014 en Roadmap voor 2015-2017

x Implementatiestrategie

Gezien de korte tijdslijnen, de beperkte budgetten, de vele betrokken spelers en het feit dat de manier van werken van de Jeugdteams in de interactie met de cliënten, zorgaanbieders, huisartsen, e.d., adviseren wij wat betreft ICT de volgende implementatiestrategie:

1. 2014 is gericht op de operationalisatie van SO Jeugd en de Jeugdteams.

2. 2015 en 2016 zijn gericht op de praktische toepassing, beproeving en optimalisatie van de werkwijze en basale ICT ondersteuning van SO Jeugd & de Jeugdteams

3. 2017 is eveneens gericht op praktische toepassing, beproeving en optimalisatie maar ook op innovatie van de werkwijze en basale ICT ondersteuning van SO Jeugd & de Jeugdteams

Implementatieplan

2014 Operationalisatie 2015 - 2016 Praktische toepassing, beproeving & optimalisatie 2017 Idem in combinatie met Innovatie

Horizontale sturing en verantwoording op gemeentelijk niveau

■ Ontwikkelen van (deels manueel te vullen) managementdashboard (ondergebracht bij BPO leverancier)

■ Ontwikkelen van beleidsinformatie per kolom, gebaseerd op registratie en financiering (niet ICT-matig)

■ Doorontwikkelen en automatiseren van integrale beleidsinformatie

■ Introduceren van benchmarking

Beleid, sturing en verantwoording door SO Jeugd op uitvoering

■ Vastleggen van contracten

■ Ontwikkelen van PDC versie 1 en Toolbox versie 1

■ Operationaliseren van de processtappen en functionaliteiten zoals beschreven bij processen 3, 5, 6, 7, 8 en 9

■ Aanbesteding en contractering van BPO leverancier

■ Vaststellen van benodigde sturingsinformatie & ontwikkelen van managementdashboard (inzichten verzamelen)

■ Inrichting eigen ICT werkplekken van SO Jeugd

■ Doorontwikkelen van managementdashboard

■ Introduceren van materiële controle

■ Ontwikkelen en automatiseren van analyse van declaratiedata voor input sturing, leren en ontwikkelen

■ Introduceren en automatiseren van uitkomststuring (ROM, uniforme definities)

Beleid, sturing en verantwoording door o.a. Jeugdteams

■ Ontwikkelen van portaal t.b.v. (1) vastleggen en raadplegen van cliëntdossier en behandelplan, (2) regelen van toegang voor cliënten, JT’s, DAN, ZA’s en HA-en, en (3) het voeren van regie (1k1g1p) door het JT/SWT.

■ Doorontwikkelen van portaal tot casusoverleg systeem & verbindingsplatform

■ Ontwikkelen / aanschaffen van datumprikker.

■ Ontwikkelen / aanschaffen van capaciteitsplanningstool

■ Uitvoeren van klanttevredenheidsmetingen

■ Verwerven van e-Health modules / apps voor zelfredzaamheid en therapie

■ Verwerven van self-service instrumenten voor cliënten

ICT Strategie Jeugdhulp Zuid-Holland Zuid · 2019-10-14 · ICT behoeften (functionaliteit,...

Documents

Transcript of ICT Strategie Jeugdhulp Zuid-Holland Zuid · 2019-10-14 · ICT behoeften (functionaliteit,...