Humble Independent School District · Humble Independent School District ... connectivity between...

of 36/36
  Humble Independent School District   RFP#2018001 Page 1 of 36 3/2/2017 PURCHASING DEPARTMENT 20200 EASTWAY VILLAGE DRIVE ‐ HUMBLE, TEXAS 77338         ONE ORIGINAL PROPOSAL RESPONSE, THREE COPIES AND ONE ELECTRONIC VERSION OF YOUR RESPONSE ARE REQUIRED.     COMPANY SUBMITTING PROPOSAL   ADDRESS   CITY     STATE     ZIP   PERSON SUBMITTING PROPOSAL (PRINT NAME)    EMAIL ADDRESS    TELEPHONE     FAX    DATE   SIGNATURE OF AUTHORIZED COMPANY REPRESENTATIVE  Please provide your representative’s contact information for Humble Independent School District:    CONTACT      PHONE    EMAIL ADDRESS   Preferred method of Purchase Order delivery:  Email Email address:    Fax  Fax number:          RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE Request for Proposal (RFP) # 2018001 eRateNetwork Switch Equipment Replacement Project DUE: Friday, March 31, 2017 Time 10:00 A.M.   PLEASE NOTE DISTRICT IS CLOSED WEEK OF 3/13–17/2017 
  • date post

    13-Jun-2020
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Humble Independent School District · Humble Independent School District ... connectivity between...

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 1 of 36  3/2/2017 

    PURCHASING DEPARTMENT 20200 EASTWAY VILLAGE DRIVE ‐ HUMBLE, TEXAS 77338 

            ONE ORIGINAL PROPOSAL RESPONSE, THREE COPIES AND ONE ELECTRONIC VERSION OF YOUR RESPONSE ARE REQUIRED. 

        

    COMPANY SUBMITTING PROPOSAL  

     ADDRESS  

     CITY          STATE          ZIP  

     PERSON SUBMITTING PROPOSAL (PRINT NAME)       E‐MAIL ADDRESS   

     TELEPHONE          FAX        DATE  

     SIGNATURE OF AUTHORIZED COMPANY REPRESENTATIVE  Please provide your representative’s contact information for Humble Independent School District:   

     CONTACT          PHONE        E‐MAIL ADDRESS   Preferred method of Purchase Order delivery:  ☐E‐mail  E‐mail address:    ☐Fax    Fax number:           

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

    Request for Proposal (RFP) # 2018‐001 e‐Rate‐Network Switch Equipment Replacement Project 

    DUE: Friday, March 31, 2017 Time 10:00 A.M.   

    PLEASE NOTE DISTRICT IS CLOSED WEEK OF 3/13–17/2017 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 2 of 36  3/2/2017 

    TABLE OF CONTENTS  Section I:   NOTICE TO PROPOSERS 

    Section II:    TERMS AND CONDITIONS 

    Section III:    AWARD CRITERIA 

    Section IV:    CONTRACT TERM 

    Section V:    PROPOSAL SPECIFICATIONS 

    Section VI:    PROPOSAL FORM 

    Section VII:    INSURANCE REQUIREMENTS 

    Section VIII:    REQUIRED FORMS 

    A. PROPOSER’S QUALIFICATION STATEMENT 

    B. REFERENCES 

    C. TEXAS RESIDENCY CERTIFICATION 

    D. CERTIFICATION REGARDING LOBBYING 

    E. RECORD OF RETENTION REQUIREMENTS 

    F. AFFIDAVIT OF NON‐DISCRIMINATORY EMPLOYMENT 

    G. CLEAN AIR AND WATER ACT 

    H. CERTIFICATION OF COMPLIANCE WITH THE ENERGY AND CONSERVATION ACT 

    I. HUB OR MINORITY OWNED BUSINESS SURVEY 

    J. DISTRICT PURCHASE ORDER REQUIREMENTS 

    K. HB 1295 DISCLOSURE 

    L. TERMS AND CONDITIONS CERTIFICATION 

    M. SUSPENSION OR DEBARMENT CERTIFICATE 

    N. FELONY CONVICTION NOTIFICATION 

    O. CERTIFICATION OF CRIMINAL HISTORY RECORD 

    P. PROPOSE TO PROVIDE AND STATEMENT OF NON‐COLLUSION 

    Q. PROPOSER/OFFEROR CONDUCT 

    R. EXCEPTIONS AND CONDITIONS 

    S. CONFLICT OF INTEREST QUESTIONNAIRE 

    T. W‐9 

    U. NO PROPOSAL NOTIFICATION 

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 3 of 36  3/2/2017 

     PURCHASING DEPARTMENT 

    20200 EASTWAY VILLAGE DRIVE ‐ HUMBLE, TEXAS 77338  Section I. NOTICE TO PROPOSERS:  Humble Independent School District (“Humble ISD” or “District) is accepting proposals for e‐Rate‐Network Switch Equipment Replacement Project as specified on the attached pages, until Friday, March 31, 2017 at 10:00 A.M. Documents will be received at the office of the Assistant Director of Purchasing Humble Independent School District, 20200 Eastway Village Drive, Humble, Texas 77338 and should be clearly marked: 

     VENDOR NAME:______________ 

    Request for Proposal (RFP) #2018‐001 e‐Rate‐Network Switch Equipment Replacement Project  

    DUE: Friday, March 31, 2017 at 10:00 A.M.   

    Proposals received after this time and date may not be considered. The Humble Independent School District is not responsible for unmarked or improperly marked proposals. The Humble Independent School District is also not responsible for proposals delivered after the scheduled deadline due to the external or internal mail system. The time and date recorded in the Purchasing Office shall be the official time of receipt. The District will not accept fax or email proposals.    Section II. TERMS AND CONDITIONS:  This contract may be awarded to one or multiple vendors as determined to provide the best value to Humble Independent School District. Humble ISD reserves the right to negotiate with any or all respondents and accept or reject any and/or all proposals, to waive any formalities and/or irregularities and to award in the best interest of the District. Please be aware that this award does not limit Humble ISD from making purchases from other approved vendors. To review our standard terms and conditions, please visit Humble Independent School District purchasing website, http://humbleisd.net/cms/lib2/TX01001414/Centricity/Domain/65/GENERAL%20TERMS%20AND%20CONDITIONS.doc.pdf  All questions received and the corresponding answers will be distributed to all bidders in the form of an addendum.  No verbal responses will be provided. The deadline for questions about this proposal will be Friday, March 24, 2017 at 4:30 P.M.  The District will not respond to questions after this time and date. All Addendum will be issued and posted to the following link: All the addendums must be acknowledged and returned with your proposal response.  All vendor communications must be directed in writing to:  

     Humble Independent School District Purchasing Department 

    Email: [email protected] Fax#: 281.641.1091 

     The Contract shall be put into effect by means of a purchase order(s) executed by Humble Independent School District after this proposal has been awarded.   If Humble Independent School District fails to appropriate funds to provide for the annual renewal of a contract, the District may cancel without termination charge. This is provided that the Contractor receives at least 30 days written notice of the termination stating the lack of funding as the reason for the termination.  

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 4 of 36  3/2/2017 

     Transfer of contract by vendor is prohibited.   All invoices must be submitted to Humble Independent School District’s Billing address:  

    Humble Independent School District Attn: Accounts Payable 20200 Eastway Village Humble, TX 77338 281.641.8000 

     If your company uses any other billing address, Humble Independent School District will not be responsible for late payments, service charges, etc. Humble ISD’s purchase order number must be referenced on the invoice.  Section III. AWARD CRITERIA:  Humble Independent School District shall accept the proposal(s) it deems to be in its best interest.  Humble ISD does not purchase solely on the basis of low proposal. Final evaluation of this bid will be based on the Texas Educational Code 44.031 (b).  In making that determination, the following criteria shall be considered:   

    Evaluation Criteria  Point Value 

    Purchase Price of eligible goods and services  30 Points Reputation of the vendor and vendor’s goods or services  15 Points Quality of the vendor’s goods or services  15 Points Extent to which the goods or services meet the district’s needs  10 Points 

    Vendor’s past relationship with the district   5 Points 

    The impact on the ability of the District to comply with laws relating to historically underutilized businesses 

     0 Point 

    Total long‐term cost to the District to acquire the goods or services   5 Points 

    For contracts for goods and services other than technology, telecommunications, building construction and maintenance, or instructional materials, whether the vendor or vendor’s ultimate parent company or majority owner 

    has its ultimate principal place of business in this state or  employs at least 500 persons in this state 

       0 Point 

    Any other relevant factor specifically listed in the request for the bids or proposals: • Ability to meet project management requirements………………………………...10 Points • Verifiable references……………………………………………………………………………….…5 Points • Proposal form filled in and all District required forms returned complete…5 Points 

      20 Points 

    Total   100 Points Section IV. CONTRACT TERM:    The initial contract period and proposal term is from date of award through June 30, 2018. Four 1 year renewal options will be possible upon agreement of both parties in writing.   

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 5 of 36  3/2/2017 

    Section V.  PROPOSAL SPECIFICATIONS:  Humble ISD (the District) is seeking a vendor to provide the District with network switches to replace the existing network switches. All proposals should meet  the specifications as outlined  in  this Request  for Proposal.  The District intends to purchase and install new distribution and access layer switches in the summer of 2017.   This  is an e‐Rate project and  is  intended to meet ALL necessary requirements for e‐Rate funding.  All switches purchased with e‐Rate funds will be based upon the award from this Request for Proposal.  Any District switch purchases not utilizing e‐Rate funds will be made in a manner offering best value to the District.  The  goal  of  the District  is  to  bring  our Districts’ wired  infrastructure  up  to  current  standards with  a cushion to allow for future District growth.  This project is designed to replace switches to increase WAN connectivity between campuses as well as networking closest(s) within the campus.  This RFP allows for upgrades  to  existing  infrastructure  for  a new design  that will provide  40Gb WAN  connections  for  all Secondary campuses (high and middle schools) and 10Gb WAN connections for elementary schools with built in ability of increasing these campuses to 40Gb in the future.  In addition, the closest connectivity (MDF  to  IDF) will  be  10Gb  links with  those  switches  having  the  capability  of  being  stacked with  the access switches.

    Access  layer  switches  located within  buildings  should  support  10Gb  connections  back  to  distribution switch with expandability to 40Gb in the near future. Proposals should include upgrade costs of GBIC’s, SFP’s or equivalent parts needed to bring connectivity from 10Gb to 40Gb speeds. 

    Humble ISD currently uses Cisco switches throughout the District. As a result, the current experience and support skills of the IT staff fall into that product line. Any proposals that include products other than Cisco should include full professional development training options that are available.

    Below is a list of the addresses for the campuses and support facilities that are scheduled (but not limited to) for this summer 2017 network switch replacement project.    Support Locations

    Campus Address City  Zip codeAdministration 20200 Eastway Village Dr. Unit 101 Humble 77338James Eggers Instructional Support Center 4810 Magnolia Cove Drive Kingwood 77345

    High School Locations

    Campus Address City  Zip codeAtascocita High School 13300 Will Clayton Parkway Humble 77346Humble High School 1700 Wilson Road Humble 77338Kingwood High School 2701 Kingwood Dr. Kingwood 77339Kingwood Park High 4015 Woodland Hills Kingwood 77339Quest Early College High School 1700 Wilson Road Humble 77338Summer Creek High School 14000 Weckford Blvd Houston 77044

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 6 of 36  3/2/2017 

    Middle School Locations

    Campus Address City  Zip codeAtascocita Middle School 18810 W. Lake Houston Parkway Humble 77346Creekwood Middle 3603 Lake Houston Parkway Kingwood 77339Community Learning Center 18901 Timber Forest Dr. Humble 77346Humble Middle 11207 Will Clayton Parkway Humble 77346Kingwood Middle 2407 Pine Terrace Kingwood 77339Riverwood Middle 2910 High Valley Dr Humble 77345Ross Sterling Middle 1131 Wilson Road Humble 77338Timberwood Middle 18450 Timber Forest Dr. Humble 77346WoodCreek Middle 14600 Woodson Park Dr Houston 77044Elementary Locations

    Campus Address City  Zip codeAtascocita Springs Elementary 13515 Valley Lodge Parkway Atascocita 77346Bear Branch Elementary 3500 Garden Lake Ln. Kingwood 77339Deerwood Elementary 2920 Forest Garden Dr. Kingwood 77345Eagle Spring Elementary 12500 Will Clayton Parkway Humble 77346Elm Grove Elementary 2815 Clear Ridge Kingwood 77339Fall Creek Elementary 14435 Mesa Road Humble Humble 77396

    Foster Elementary 1800 Trailwood Village Dr. Kingwood 77339

    Greentree Elementary 3502 Brookshadow Dr. Kingwood 77345

    Hidden Hollow Elementary 4104 Appalachian Trail Kingwood 77345

    Humble Elementary 20252 Fieldtree Humble 77338

    Jack Fields Elementary 2505 S. Houston Ave. Humble 77396

    Lakeland Elementary 1500 Montgomery Ln. Humble 77338Lakeshore Elementary 13333 Breakwater Path Dr. Houston 77044Maplebrook Elementary 7935 Farmingham Rd. Humble 77346Northbelt Elementary 8105 Northbelt Humble 77396Oak Forest Elementary 6500 Kingwood Glen Kingwood 77346Oaks Elementary 5858 Upper Lake Dr. Humble 77346Park Lakes Elementary 4400 Wilson Road Humble 77396Pine Forest Elementary 19702 W. Lake Houston Parkway Humble 77346Ridge Creek Elementary 15201 Woodland Hills Dr. Humble 77396River Pines Elementary 2400 Cold River Dr. Humble 77396Shadow Forest Elementary 2300 Mills Branch Dr. Humble 77346Summerwood Elementary 14000 Summerwood Lakes Dr. Houston 77044Timbers Elementary 6910 Lonesome Wood Tr. Humble 77346Whispering Pines Elementary 17321 Woodland Hills Dr. Humble 77346Willow Creek Elementary 2002 Willow Terrace Humble 77345Woodland Hills Elementary 2222 Tree Lane Kingwood 77339

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 7 of 36  3/2/2017 

     

    Equipment Specifications  All proposals should include information pertaining to warranties, including processes that Humble ISD will follow to receive product support and/or warranty replacement. Preference will be given to products that provide a lifetime warranty. 

    Core Distribution chassis:

    Chassis should not exceed 16RU Minimum of 60 QSPF+ 40Gb ports can be used, non‐blocking and line rated Capable of BGP Minimum Switch capacity of 2.56Tbps Capable of advanced open standard Layer 3 IPv4/IPv6 routing protocols (i.e. OSPF, VRRP, etc.) Capable of open standard Layer 2 protocols (i.e. Spanning Tree, PVST+, 802.1s, etc.) Must have redundant power supplies and fans Must support VLAN’s, subnetting and traffic routing.  Include price quotes for a chassis fully populated with power supplies, fan trays, fabric modules, 

    management modules, licensing (if needed), power cords, blank panels, and other parts needed for chassis to be operational with all software features enabled.

    Core Distribution chassis ‐ QSFP+ 40Gb Blade:

    Non‐blocking line rated QSFP+ 40Gb ports Can support SR/LR/ER QSFP+ optics and cables

     

    Core Distribution chassis ‐ SFP+ 10Gb Blade:

    Non‐blocking line rated SFP+ 10Gb ports Can support SR/LR/ER/ZR SFP+ optics and cables

     WAN distribution switches must be discrete switches:

    Minimum of 32 ports of 10/40Gb QSFP+ Aggregated Switch Bandwidth: 2500 Gbps or greater Frame Forwarding Rate: 1.2 Bpps or greater Capable of advanced open standard Layer 3 IPv4/IPv6 routing protocols (i.e. OSPF, VRRP, etc.) Capable of open standard Layer 2 protocols (i.e. Spanning Tree, PVST+, 802.1s, etc.) AC‐powered, dual power supplies Hot‐Swappable Power Supplies, Fan Tray High‐Speed Stacking Front‐to‐back airflow Support VLAN’s, subnetting and traffic routing.  Include price quotes for power supplies, fan trays, licensing (if needed), stacking modules, power cords 

    and other parts needed for switch to be operational with all software features enabled. Switch physical depth dimensions shall not exceed 20 inches

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 8 of 36  3/2/2017 

    Top‐of‐Campus WAN switches must be discrete switches:

    Minimum of 48 ports of 1/10Gb SFP+ ports with 4 ports of 10/40Gb QSPF+ Aggregated Switch Bandwidth: 1200 Gbps or greater Frame Forwarding Rate: 900 Mpps or greater Capable of advanced open standard Layer 3 IPv4/IPv6 routing protocols (i.e. OSPF, VRRP, etc.) Capable of open standard Layer 2 protocols (i.e. Spanning Tree, PVST+, 802.1s, etc.) AC‐powered, dual power supplies Hot‐Swappable Power Supplies, Fan Tray High‐Speed Stacking Front‐to‐back airflow Support VLAN’s, subnetting and traffic routing.  Include price quotes for power supplies, fan trays, licensing (if needed), stacking modules, power cords 

    and other parts needed for switch to be operational with all software features enabled. Switch physical depth dimensions shall not exceed 20 inches

    Top‐of‐Rack Access switches must be discrete switches:

    Minimum of 48 ports of 10/100/1000BASE‐T PoE+  ports with 4 ports of 1/10Gb SPF+ Aggregated Switch Bandwidth: 300 Gbps or greater Frame Forwarding Rate: 225 Mpps or greater Non‐blocking full duplex Capable of advanced open standard Layer 3 IPv4/IPv6 routing protocols (i.e. OSPF, VRRP, etc.) Capable of open standard Layer 2 protocols (i.e. Spanning Tree, PVST+, 802.1s, etc.) AC‐powered, dual power supplies, quoted for 48 ports @ 30W Hot‐Swappable Power Supplies, Fan Tray High‐Speed Stacking, capable of stacking with edge switches Front‐to‐back airflow Support VLAN’s, subnetting and traffic routing.  Include price quotes for power supplies, fan trays, licensing (if needed), stacking modules, power cords 

    and other parts needed for switch to be operational with all software features enabled. Switch physical depth dimensions shall not exceed 20 inches

    Edge switches must be discrete switches:

    Minimum of 48 ports of 10/100/1000BASE‐T PoE+ Aggregated Switch Bandwidth: 250 Gbps or greater Frame Forwarding Rate: 175 Mpps or greater Non‐blocking full duplex Capable of advanced open standard Layer 3 IPv4/IPv6 routing protocols (i.e. OSPF, VRRP, etc.) Capable of open standard Layer 2 protocols (i.e. Spanning Tree, PVST+, 802.1s, etc.) AC‐powered, dual power supplies, quoted for minimum of 48 ports @ minimum 30W per port Hot‐Swappable Power Supplies, Fan Tray High‐Speed Stacking, capable of stacking with edge switches and top‐of‐rack access switches Front‐to‐back airflow Support VLAN’s, subnetting and traffic routing.  Include price quotes for power supplies, fan trays, licensing (if needed), stacking modules, power cords 

    and other parts needed for switch to be operational with all software features enabled. Switch physical depth dimensions shall not exceed 20 inches

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 9 of 36  3/2/2017 

    40Gb QSFP+ Extended Range

    Distance: 40Km Single Mode Fiber LC Connector

    40Gb QSFP+ Long Range

    Distance: 10Km Single Mode Fiber LC Connector

    QSFP+ Fan‐out solution

    QSFP+ module that breaks down to four 10Gb LC connections that can be used for 10Gb Long range distances

    Include any pieces needed for the exception of fiber patch cables 10Gb SFP+ Extended Range

    Distance: 40Km Single Mode Fiber LC Connector

    10Gb SFP+ Short Range

    Distance: 300m Multi‐Mode Fiber LC Connector

    QSFP+ Passive Copper Cable

    Length: 0.5 Meters Minimum of 30 AWG (lower number is better) SFF‐8436 QSFP+ Compliant

     

    Scope of Service

    1. The successful vendor will

    Provide cost estimates for components necessary to upgrade connections from 10Gb to 40Gb (GBIC’s, SFP’s or equivalent)

    The vendor is responsible for supplying documentation on all devices needed to implement the new wired network. Adequate training opportunities should be referenced.

    All proposals need to have flexibility to adjust to the changes in port density within buildings The response should include manufacturer make and model as well as part numbers of the equipment. It 

    should also include software to meet the RFP’s requirements, including management software. Responses from all prospective vendors should address pricing, service descriptions, warranty and 

    support information. Provide two weeks of on‐site engineering support at the beginning of the 2017‐2018  school year.

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 10 of 36  3/2/2017 

    2. The only switches that will be considered must be capable of Layer 3 technologies including but not limited to VLANs, sub‐netting, traffic routing.  

    Project Management  This project will be coordinated by a Humble ISD project manager. The selected contractor will be required to provide comprehensive project management services on this project. These services will include on‐site inspections, scheduling, close oversight of work crews, weekly reporting, documentation updates, communication and coordination with other parties involved in the overall project. The selected vendors must be willing to work in a cooperative manner with the Humble ISD project manager and with other Humble ISD contractors. These project management services should be quoted as a separate cost  

    The contractor will be responsible for all tasks requested in this RFP under the direction of a project manager provided by Humble ISD. The contractor will not sub‐contract, or enter into any subcontracting agreements pertaining to this contract without prior written agreement by Humble ISD. Any intention to subcontract parts of this project should be clearly stated in the contractor's response to this RFP. 

    The individual in the role of project manager will have a critical role in the successful completion of this project. The contractor should include a resume of the individual that they propose for project manager. Humble ISD reserves the right to approve the individual assigned as project manager. Humble ISD expects this project to be the top priority of the assigned individual for the duration of our project. Humble ISD expects this individual to follow our processes and procedures during the project. Humble ISD reserves the right to require a change of project manager at any time if, in our judgment, that would improve the outcome of this project. 

    The requirements for the project manager include commitment to ownership of this project, organization skills, familiarity with the technical aspects of the project, prompt and forthright communication, attention to details, honoring all commitments, ability to work cooperatively, willingness to conform to Humble ISD processes/procedures, timely materials management, hands on management of work crews, and on‐site presence during campus installations. 

     

     

    REMAINDER OF THIS PAGE IS LEFT INTENTIONALLY BLANK     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 11 of 36  3/2/2017 

    Section VI. PROPOSAL FORM:   

    Network Equipment ‐ Core Chassis Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group.

    Qty Mfg/Make Model Unit Cost

    Mark –up Percentage on Cost

    Added Cost for 

    Installation & Configuration

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1  2‐4 5+

    Network Equipment ‐ Chassis Blades Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

    Network Equipment ‐ WAN Distribution  Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/Make Model Unit 

    Cost Mark –up Percentage on Cost

    Added Cost for 

    Installation & Configuration

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1–2 3–4 5–6 7+  

     

     

    Qty Mfg/Make Model Unit Cost

    Mark –up Percentage on Cost

    Added Cost for 

    Installation & Configuration

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1 2‐4 4‐6 6+

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 12 of 36  3/2/2017 

    Network Equipment ‐ Top‐of‐Campus WAN Distribution  Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/Make Model Unit 

    Cost Mark –up Percentage on Cost

    Added Cost for 

    Installation & Configuration

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1–20 21– 40 41– 60 61+ Network Equipment ‐ Top‐of‐Rack Access Distribution  Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/Make Model Unit 

    Cost Mark –up Percentage on Cost

    Added Cost for 

    Installation & Configuration

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐100 101‐200 201‐300 301‐400 401+

    Network Equipment ‐ Edge Distribution Layer Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit 

    Cost Mark –up Percentage on Cost

    Added Cost for 

    Installation & Configuration

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐500 501‐1000 1001‐1500 1501‐2000 2001+

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 13 of 36  3/2/2017 

    Network Equipment ‐ 40Gb QSFP+ Extended Range Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1 ‐10 11‐20 21‐30 31‐40 41+

    Network Equipment ‐ 40Gb QSFP+ Long Range Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1 ‐10 11‐20 21‐30 31‐40 41+  Network Equipment ‐  QSFP+ Passive Copper Cable 0 .5M Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐10 11‐20 21‐30 31+     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 14 of 36  3/2/2017 

    Network Equipment ‐ 10Gb SFP+ Extended Range Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1 – 50 51‐100 100‐150 151‐200 201+

    Network Equipment ‐ QSFP+ Fan‐out solution Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

    Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1 – 5 6‐10 11‐15 16‐20 21+

    Network Equipment ‐ 10Gb SFP+ Short Range Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐200 201‐300 301‐400 401‐500 501‐600 601+

     

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 15 of 36  3/2/2017 

     Network Equipment ‐ Stacking Cables .5M Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐375 376‐750 751+  Network Equipment ‐ Stacking Cables 1M Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

     Qty Mfg/ 

    Make Model Unit Cost Mark –up 

    Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐375 376‐750 751+

    Network Equipment ‐ Stacking Cables 3M Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

    Qty Mfg/ Make

    Model Unit Cost Mark –up Percentage on Cost

    District Total Cost 

    Warranty Information Provided 

    1‐25 26‐50 51‐75 76‐100 101+

     

         

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 16 of 36  3/2/2017 

    Project Management Enter unit pricing information for all items and services proposed for each quantity group. 

       VENDOR/CONTRACTOR SPIN #:                 __________________________________      ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)   __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

     RETURN THIS DOCUMENT IN BID/PROPOSAL PACKAGE 

    Project Management Fee:  $                  On – site inspections (included in fee above)

    Scheduling, coordination and oversight of crews (included in fee above)  Weekly reports on progress, deficiencies etc. (included in fee above) Resume provided for proposed team member(s)    YES                 NOContractor will / will not use subcontract labor on this project:    WILL           WILL NOTOther charges not included above: (list with pricing on lines below):            

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 17 of 36  3/2/2017 

    Section VII. INSURANCE REQUIREMENTS:  Copies of the successful contractor's liability insurance and worker’s compensation certificates are required. This certificate does not amend, extend or alter the coverage afforded by the policies below.  A. Comprehensive General Liability Insurance 1. Bodily Injury and Property Damage Combined        $1,000,000 2. Products/Completed Operations          $2,000,000 3. Fire Damage Limit (each occurrence)          $   500,000 4. General Aggregate Limit             $2,000,000  B. Automobile Liability Insurance 1. Bodily Injury Each Person (each occurrence)         $1,000,000 2. Property Damage (each occurrence)           $1,000,000  C. Workers Compensation Insurance               Statutory Limits     1. Employers Liability                          $1,000,000   D. Umbrella Liability (Excess) (each occurrence/aggregate)         $5,000,000  Liability Insurance shall cover premises operations and vendor’s liability, as stated above, with the following endorsements:  1. The school district as an additional insured under all coverage except workers compensation. 2. Thirty (30) day notice of Cancellation or material change.  A  copy  of  a  certificate  of  insurance,  a  certificate  of  authority  of  self‐insure  issued  by  the  commission,  or  a coverage  agreement  (DWC081,  DWC082,  DWC083,  DWC084  or  DWC085)  showing  statutory  worker’s compensation  insurance  coverage  for  the  person’s  or  entity’s  employees  providing  services  on  a  project  is required for the duration of the project/contract. The vendor shall either: 1.  Require  each  of  its  sub‐contractors  to  procure  and  to  maintain  during  the  life  of  the  sub‐contract, Comprehensive  General  Liability  Insurance,  Automobile  Liability  Insurance  and  Sub‐contractors  Workers Compensation  Insurance  (DWC081, DWC082, DWC083, DWC084 or DWC085) of the type and same amounts as specified above, or 2. Insure the activity of its sub‐contractors in its own policy/policies. If the coverage period shown on the Vendor’s current certificate of insurance ends during the duration of the project, the Vendor must, prior to the end of the coverage period, file a new certificate of coverage with Humble showing that coverage has been extended. The Vendor  shall provide coverage, based on proper  reporting of classification codes and payroll amounts and filing of  any  coverage  agreements, which meets  the  statutory  requirements  of  Texas  Labor  code  agreements, Texas Labor Code 401.022 (44) for all employees of the vendor providing services on the project for its duration.  The Vendor shall post on each project site a notice, in the text form and manner prescribed by the Texas Worker’s Compensation Commission,  informing all persons providing services on the project that they are required to be covered, and stating how a person may verify coverage and report lack of coverage.     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 18 of 36  3/2/2017 

    Section VIII: REQUIRED FORMS                

    IF YOU WISH TO SUBMIT A PROPOSAL:   

    PLEASE RETURN THE FOLLOWING PAGES COMPLETED & SIGNED. 

      

    IF YOU DO NOT WISH TO SUBMIT A PROPOSAL: 

    RETURN THE NO PROPOSAL NOTIFICATION FORM AT THE END OF THE PACKET. 

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 19 of 36  3/2/2017 

    A. PROPOSER’S QUALIFICATION STATEMENT:  Company Name:                                                                        Corporation  ______                     Partnership   ______ Company Address:                                                                     Individual      ______                     Other             ______ City: ___________________  State: ______________  Zip Code: ________      Submitted By:              ______________________________      _________________       Company Official            Phone Number  1.  How many years has your organization been in business?   ______________________                   2.  How many years under present name?       _  3.   Under what other names has your organization operated?    ______________________________________________________________________    ______________________________________________________________________  4.  How many employees?     ___________  5.  If a corporation, answer the following:    a.  Date of incorporation:  __________________________________    b.  State of incorporation:  __________________________________    c.  President's name:    __________________________________    d.  Vice President's name(s):  __________________________________  6.  If an individual or partnership, answer the following:    a.  Date of organization:  __________________________________    b.  Name and address of all partners:  (State whether general or limited)      ________________________________________________________________      ________________________________________________________________  7.  If other than a corporation or partnership, describe organization and name principals.    ______________________________________________________________________  

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE   

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 20 of 36  3/2/2017 

     B. REFERENCES: (preferably school districts)    a.  District/Company Name:  ___________________________________________ 

        Address:  ____________________________  Telephone No.:  ____________ 

        Contact Person:                             _               Title:  _____________________ 

        E‐mail:________________________________________________________ 

     

      b.  District/Company Name:  ___________________________________________ 

        Address:  ____________________________  Telephone No.:  ____________ 

        Contact Person:                             _               Title:  _____________________ 

        E‐mail:________________________________________________________ 

     

      c.  District/Company Name:  ___________________________________________ 

        Address:  ____________________________  Telephone No.:  ____________ 

        Contact Person:                             _               Title:  _____________________ 

        E‐mail:________________________________________________________ 

     

      d.  District/Company Name:  ___________________________________________ 

        Address:  ____________________________  Telephone No.:  ____________ 

        Contact Person:                             _               Title:  _____________________ 

        E‐mail:________________________________________________________ 

     

      e.  District/Company Name:  ___________________________________________ 

        Address:  ____________________________  Telephone No.:  ____________ 

        Contact Person:                             _               Title:  _____________________ 

        E‐mail:________________________________________________________ 

    8.  Is your organization bondable? Yes         No          If so, to what limits? ____________    ______________________________________________________________________  9.  Please include our organization on your vendor's list for the following categories:    ______________________________________________________________________ 

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 21 of 36  3/2/2017 

    C. TEXAS RESIDENCY CERTIFICATION:  In accordance with Article 601g. as adopted by the 1985 Texas Legislature, the following will apply. The pertinent portion of the Act has been extracted and is as follows:   (A) Article 601g. State of Political Contracts for Construction, Supplies, Services, Bids by Nonresident, Section (a) in this Act:  (1) “Government agency of the state” means:  an incorporated city or town, a county, a public school district, a special‐purpose district or authority, or a district, county, or justice of the peace court;   (2) “Non‐resident bidder” means a bidder whose principal place of business is not in this state, but excludes a contractor whose ultimate parent company or majority owner has its principal place of business in this state.   (3) “Texas resident bidder” means a bidder whose principal place of business is in this state, and includes a contractor whose ultimate parent company or majority owner has its principal place of business in this state.   (B) The state or governmental agency of the state may not award a contract for general construction, improvements, services, or public works projects or purchase of supplies, material, or equipment to a nonresident bidder unless the non‐residents bid is lower than the lowest bid submitted by a responsible Texas resident bidder by the same amount that a Texas resident bidder would be required to underbid the nonresident bidder to obtain a comparable contract in the state in which the nonresident’s principal place of business is located.  I certify that as defined in Article 601g. that:   COMPANY NAME:  

    Yes, I am a Texas resident bidder.   

    No, I am a Non‐resident bidder.     

     __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)       __________________________________       ____________________________________ Signature            Date  

      

       

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 22 of 36  3/2/2017 

     D. CERTIFICATION REGARDING LOBBYING:  Certification for Contracts, Grants, Loans, and Cooperative Agreements  The undersigned certifies, to the best of his or her knowledge and belief, that:  1. No Federal appropriated funds have been paid or will be paid, by or on behalf of the undersigned, to any person for 

    influencing or attempting to influence an officer or employee of an agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with the awarding of any Federal contract, the making of any Federal grant, the making of any Federal loan, the entering into of any cooperative agreement, and the extension, continuation, renewal, amendment, or modification of any Federal contract, grant, loan, or cooperative agreement. 

     2. If any funds other than Federal appropriated funds have been paid or will be paid to any person for influencing or 

    attempting to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with this Federal contract, grant, loan, or cooperative agreement, the undersigned shall complete and submit Standard Form‐LLL, ''Disclosure of Lobbying Activities,'' in accordance with its instructions. 

     3. The undersigned shall require that the language of this certification be included in the award documents for all 

    subawards at all tiers (including subcontracts, subgrants, and contracts under grants, loans, and cooperative agreements) and that all subrecipients shall certify and disclose accordingly. This certification is a material representation of fact upon which reliance was placed when this transaction was made or entered into. Submission of this certification is a prerequisite for making or entering into this transaction imposed by section 1352, title 31, U.S. Code. Any person who fails to file the required certification shall be subject to a civil penalty of not less than $10,00 0 and not more than $100,000 for each such failure. 

     Statement for Loan Guarantees and Loan Insurance  The undersigned states, to the best of his or her knowledge and belief, that: If any funds have been paid or will be paid to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with this commitment providing for the United States to insure or guarantee a loan, the undersigned shall complete and submit Standard Form‐LLL, ''Disclosure of Lobbying Activities,'' in accordance with its instructions. Submission of this statement is a prerequisite for making or entering into this transaction imposed by section 1352, title 31, U.S. Code. Any person who fails to file the required statement shall be subject to a civil penalty of not less than $10,000 and not more than $100,000 for each such failure.  * APPLICANT'S ORGANIZATION 

     PRINTED NAME AND TITLE OF AUTHORIZED REPRESENTATIVE  Prefix:  _______     * First Name: _____________________________________    Middle Name: __________________  Last Name: ________________________________                             Suffix:  __________ 

     * SIGNATURE:                                                                                                      * DATE:

     RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

       

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 23 of 36  3/2/2017 

    E. RECORD RETENTION REQUIREMENTS FOR CONTRACTS PAID FOR WITH FEDERAL FUNDS  2 CFR § 200.333:  When federal funds are expended by Humble ISD for any contract resulting from this procurement process, the vendor certifies that it will comply with the record retention requirements detailed in 2 CFR § 200.333. The vendor further certifies that vendor will retain all records as required by 2 CFR § 200.333 for a period of three years after grantees or sub grantees submit final expenditure reports or quarterly or annual financial reports, as applicable, and all other pending matters are closed. 

         

    __________________________________      ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)   __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

                                    

    RETURN THIS DOCUMENT IN BID/PROPOSAL PACKAGE  

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 24 of 36  3/2/2017 

     F. AFFIDAVIT OF NON‐DISCRIMINATORY EMPLOYMENT:  

     This company, Contractor, or Subcontractor agrees to refrain from discrimination in terms and conditions of employment on the basis of race, color, religion, sex, or national origin, and agrees to take affirmative action as required by Federal Statutes and rules and regulations issued pursuant thereto in order to maintain and insure non‐discriminatory employment practices.  

      

      

    __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)     __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

                                   

    RETURN THIS DOCUMENT IN BID/PROPOSAL PACKAGE    

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 25 of 36  3/2/2017 

    G. CLEAN AIR AND WATER ACT:  

    When federal funds are expended by Humble Independent School District for any contract resulting from this procurement process, the vendor certifies that the vendor will be in compliance with mandatory standards and policies relating with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Clean Air Act of 1970, as Amended (42 U.S.C. 1857 (h)), Section 508 of the Clean Water Act, as amended (33 U.S.C. 1368), Executive Order 117389 and Environmental Protection Agency Regulation, 40 CFR Part 15 as required under OMB Circular A‐102, Attachment O, Paragraph 14(1) regarding reporting violations to the grantor agency and to the United States Environmental Protection Agency Assistant Administrator for the Enforcement.  __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)  

     __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

      

    H. CERTIFICATION OF COMPLIANCE WITH THE ENERGY POLICY AND CONSERVATION ACT:  

    When federal funds are expended by Humble Independent School District for any contract resulting from this procurement process, the vendor certifies that the vendor will be in compliance with mandatory standards and policies relating to energy efficiency which are contained in the state energy conservation plan issued in compliance with the Energy Policy and Conservation Act (42 U.S.C. 6321, et seq.; 49 C.F.R. Part 18; Pub. L. 94‐ 163, 89 Stat. 871). 

      __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)  

      

    __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

      

    I. HUB OR MINORITY OWNED BUSINESS  (Tracking purposes only):   1. Is your company owned (51% or more) by an individual or individuals designated as minority, woman‐owned or handicapped? YES___NO___   2. If you answered yes to question number (1), please submit a copy of the applicable certification with your proposal document.  Humble Independent School District does not currently maintain set‐asides or give preference to HUB proposals. The above information is solicited for the purpose of statistical tracking only.  

      __________________________________       ___________________________________ Company              Authorized Representative (Print)  __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

      

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 26 of 36  3/2/2017 

     J. DISTRICT PURCHASE ORDER REQUIREMENTS:  Vendor:  Items and/or services are to be delivered to Humble Independent School District ONLY when a district approved purchase order has been faxed, e‐mailed or called into your company.   Under no circumstances, should items and/or services be provided to the district without a properly executed district purchase order.   If your company provides any item and/or service without a properly drawn district purchase order, you are NOT GUARANTEED PAYMENT and the item and/or service you provided could be constituted as a donation to the district.   Please inform any staff member that handles the Humble Independent School District account of these procedures.   You MUST sign this document as acknowledgement that you understand this policy in order for your proposal to be accepted and reviewed.     __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)        __________________________________       ____________________________________ Signature            Date                  

      

    RETURN THIS DOCUMENT IN BID/PROPOSAL PACKAGE   

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 27 of 36  3/2/2017 

      K. FORM HB 1295 DISCLOSURE:   Effective January 1, 2016, Humble Independent School District must comply with the "Disclosure of Interested Parties" requirements mandated by HB 1295, as implemented by the Texas Ethics Commission. Briefly stated, Humble Independent School District may not execute a contract for goods or services that require board approval or exceeding $1 million until the vendor presents the required form disclosing interested parties to the contract. The Texas Ethics Commission has provided an automated electronic disclosure process that both the Vendor and the Humble Independent School District will use to comply with the disclosure requirements. Access to the electronic disclosure process will be posted at  https://www.ethics.state.tx.us/whatsnew/elf_info_form1295.htm and which currently contains a link to FORM 1295.  

    I certify that my company has been completed the "Disclosure of Interested Parties" requirements mandated by HB 1295, as implemented by the Texas Ethics Commission, and I have included the notarized copy with my proposal packet. 

      __________________________________       ___________________________________ Company              Authorized Representative (Print)  __________________________________       ____________________________________ Signature            Date      L. TERMS AND CONDITIONS ACKNOWLEDGEMENT FORM: 

     Having carefully read the Standard Terms and Conditions and any Special Conditions listed in this document, the undersigned hereby agrees to furnish all goods and services specified on the Humble Independent School District Proposal Form To review our standard terms and conditions, please visit Humble Independent School District purchasing website, http://humbleisd.net/cms/lib2/TX01001414/Centricity/Domain/65/GENERAL%20TERMS%20AND%20CONDITIONS.doc.pdf.    __________________________________       ___________________________________ Company              Authorized Representative (Print)  __________________________________       ____________________________________ Signature            Date      

      

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 28 of 36  3/2/2017 

    M. SUSPENSION OR DEBARMENT CERTIFICATE:  

    Non‐Federal entities are prohibited from contracting with or making sub‐awards under covered transactions to parties that are suspended or debarred or whose principals are suspended or debarred. Covered transactions include procurement for goods or services equal to or in excess of $100,000.00. Contractors receiving individual awards for $100,000.00 or more and all sub‐recipients must certify that the organization and its principals are not suspended or debarred.  By submitting this offer and signing this certificate, the proposer:   • Certifies the owner/operator has not been convicted of a felony except as indicated on a separate attachment to this offer, in accordance with Sec. 44.034 Texas Education Code, and   • Certifies that no suspension or disbarment is in place, which would preclude receiving a federally funded contract under the Federal OMB, A‐102, Common Rule (Sec. 36)             __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)      __________________________________       ____________________________________ Signature            Date    **Vendor: By signing this form, your company is stating that you have not been debarred from doing business with an entity that is entitled to federal funding** 

                 

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE   

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 29 of 36  3/2/2017 

    N. FELONY CONVICTION NOTIFICATION:   State of Texas Legislative Senate Bill No. 1, Section 44.034, Notification of Criminal History, Subsection (a), states “a person or business entity that enters into a contract with a school district must give advance notice to the district if the person or an owner or operator of the business entity has been convicted of a felony. The notice must include a general description of the conduct resulting in the conviction of a felony.” Subsection (b) states “a school district may terminate a contract with a person or business entity if the district determines that the person or business entity failed to give notice as required by Subsection (a) or misrepresented the conduct resulting in the conviction. The district must compensate the person or business entity for services performed before the termination contract.” This Notice Is Not Required of a Publicly Held Corporation     (I)       (We), the undersigned agent for the firm named below, certify that the information concerning notification of felony convictions has been reviewed by me and the following information furnished is true to the best of my knowledge.  Check the appropriate box and sign the form.       My firm is a publicly held corporation; therefore, this reporting requirement is not applicable.  AUTHORIZED SIGNATURE:                                                                      My firm is not owned nor operated by anyone who has been convicted of a felony.  AUTHORIZED SIGNATURE:                                                                      My firm is owned or operated by the following individual(s) who has/have been convicted of a felony.            __________________________________       ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)    __________________________________       ____________________________________ Signature            Date 

       

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE    

    Name of Felony:                                                                                          Details of Conviction(s):  

    COMPANY NAME: 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 30 of 36  3/2/2017 

     O. CERTIFICATION OF CRIMINAL HISTORY RECORD INFORMATION REVIEW BY CONTRACTOR‐EMPLOYER:  Introduction: Texas Education Code Chapter 22 requires entities that contract with school districts to obtain criminal history records on covered employees. Covered employees with disqualifying criminal histories are prohibited from serving at a school district. Contractors must certify to the district that they have complied and must obtain similar certifications from their subcontractors.   Definitions:  Covered individuals: Individual who have or will have continuing duties related to the service to be performed and have or will have direct contact with students. The District will be the final arbiter of what constitutes direct contact with students.  Disqualifying criminal history: (1) a conviction or other criminal history information designated by the District; (2) a felony or misdemeanor offense that would prevent a person from obtaining certification as an educator under Texas Education Code § 21.060, including 19 Tex. Admin. Code §249.16; or (3) one of the following offenses, if at the time of the offense, the victim was under 18 or enrolled in a public school: (a) a felony offense under Title 5, Texas Penal Code; (b) an offense for which a defendant is required to register as a sex offender under Chapter 62, Texas Code of Criminal Procedure; or (c) an equivalent offense under federal law or the laws of another state.  On behalf of _________________________________________________ (“Contractor”), I certify that  [check one]:  

    [    ] None of Contractor’s employees are covered individuals, as defined above. If this box is checked, I further certify that Contractor has taken precautions or imposed conditions to ensure that Contractor’s employees will not become covered individuals. Contractor will maintain these precautions or conditions throughout the time the contracted services are provided.  

    Or  [    ] Some or all of Contractor’s employees are covered individuals. If this box is checked, I further certify that:  1. Contractor has obtained all required criminal history record information regarding its covered individuals. None of the covered individuals has a disqualifying criminal history.  2. If Contractor receives information that a covered individual subsequently has a reported criminal history, Contractor will immediately remove the covered individual from contract duties and notify the District in writing within three business days.  3. Upon request, Contractor will provide the District with the name and any other requested information of covered individuals so that the District may obtain criminal history record information on the covered individuals.  4. If the District objects to the assignment of a covered individual on the basis of the covered individual’s criminal history record information, Contractor agrees to discontinue using the covered individual to provide services at the District.  

    Noncompliance or misrepresentation regarding this certification may be grounds for contract termination.        

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE [Type a quote from the document or the summary of an interesting point. You can position the text box anywhere in the document. Use the Drawing Tools tab to change the formatting of the pull quote text box.]   

    PROPOSE TO PROVIDE AND STATEMENT OF NON‐COLLUSION  

    I/We propose to provide the merchandise and services proposed within this document and if awarded the proposal, do agree to abide by all conditions of the proposal. Furthermore, the undersigned affirms that they are truly authorized to execute this contract, that this company, corporation, firm, partnership or individual has not prepared this proposal in collusion with any other vendor, and that the 

    contents of this proposal as to prices, terms or conditions of said proposal have not been PROPOSE          

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

    AFFIDAVIT  I swear, or affirm, under penalty of perjury, that the above disclosure is true and correct.   _____________________________________________________________ Signature of authorized agent of contracting business entity AFFIX NOTARY STAMP / SEAL ABOVE Sworn to and subscribed before me, by the said  ____, this the  day of  , 20  , to certify which, witness my hand and seal of office.      Signature of officer administering oath         _______________________________________________  Printed name of officer administering oath  _______________________________________________    Title of officer administering oath   _______________________________________________    

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 31 of 36  3/2/2017 

    P. PROPOSE TO PROVIDE AND STATEMENT OF NON‐COLLUSION:  I/We propose to provide the merchandise and services proposed within this document and if awarded the proposal, do agree to abide by all conditions of the proposal. Furthermore, the undersigned affirms that they are truly authorized to execute this contract, that this company, corporation, firm, partnership or individual has not prepared this proposal in collusion with any other vendor, and that the contents of this proposal as to prices, terms or conditions of said proposal have not been communicated by the undersigned nor by an employee or agent to any other person engaged in this type of business prior to the official opening of this proposal. 

      

     __________________________________       ___________________________________  Company              Authorized Representative (Print)   __________________________________       ____________________________________ Signature             Date 

      Q.  PROPOSER/OFFEROR CONDUCT:  In an effort to maintain fairness in the process, all inquiries concerning this procurement are to be directed only to Humble Independent School District Purchasing Department at the address noted in the RFP. Proposers are specifically directed not to contact any Humble Independent School District Board of Trustee members or personnel, other than specified personnel identified in this RFP, for meetings, conferences or technical discussions that are related to the RFP. Unauthorized contact of any Humble INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT Board of Trustees member or personnel may be cause for rejection of the proposer’s RFP response. The decision to select a proposal is solely that of Humble Independent School District. 

        

    __________________________________       ___________________________________  Company              Authorized Representative (Print)   __________________________________       ____________________________________ Signature             Date 

      R. EXCEPTIONS AND CONDITIONS OF THE PROPOSER:  Any deviations from the item specifications must be noted on the proposal sheet for that item and referenced below. Item specification deviation notations appear on the following items:  If there are any exceptions or deviations to the proposal, please state below. 

             

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 32 of 36  3/2/2017 

    S. CONFLICT OF INTEREST QUESTIONNAIRE:   Effective January 1, 2006, any person or entity who contracts or seeks to contract Humble Independent School District for the sale or purchase of property, goods, or services (as well as agents of such persons) (hereafter referred to as Vendors) are required to file a Conflict of Interest Questionnaire with the District. Each covered person or entity who seeks to or who contracts with Humble Independent School District is responsible for complying with any applicable disclosure requirements.  

      

    The Local Government Officers of the Humble Independent School District are:  

    Board of Trustees:   

    Position 1 Robert Sitton– Term expires 2017 Position 2 Keith Lapeze – Term expires 2019 Position 3 Angela Conrad – Term expires 2017 

    Position 4 Charles Cunningham – Term expires 2017 Position 5 Brent Engelage – Term expires 2017 Position 6 Heath Rushing – Term expires 2019 Position Nancy Morrison – Term expires 2019 

      

    Superintendent: Dr. Elizabeth Fagen   Sec. 176.006 DISCLOSURE REQUIREMENTS FOR VENDORS AND OTHER PERSONS 

    (a) A vendor shall file a completed conflict of interest questionnaire if the vendor has a business relationship with a local governmental entity and:  (1)  has an employment or other business relationship with a local government officer of that local governmental entity, or a family member of the officer, described by Section 176.003(a)(2)(A);  (2)  has given a local government officer of that local governmental entity, or a family member of the officer, one or more gifts with the aggregate value specified by Section 176.003(a)(2)(B), excluding any gift described by Section 176.003(a‐1); or  (3)  has a family relationship with a local government officer of that local governmental entity.   

     ***If no Conflict of Interest exists, please write N/A (Not Applicable) in Box 1, and sign and date in Box 7.   

     

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 33 of 36  3/2/2017 

      

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE  

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 34 of 36  3/2/2017 

        

    RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE    

    T.  W‐9 

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 35 of 36  3/2/2017 

     U. NO PROPOSAL NOTIFICATION ( RETURN ONLY IF YOU CHOOSE NOT TO SUBMIT A RESPONSE TO THIS SOLICITATION): 

    Humble Independent School District requires that any vendor planning not to respond to this proposal must fill out the “No Proposal Notification” and fax it to (281) 641‐1091 or email to [email protected] in order to remain on the proposal list.  Humble Independent School District is interested in receiving competitive pricing on all items on which proposals are requested.   We place significant value on quality vendors and we also desire  to keep your  firm as a vendor and a supplier of materials, equipment and/or  services.   Therefore,  it  is  important  for us  to determine why you are not submitting a response on the item(s) and/or service(s) described herein.  We will analyze your response and attempt to determine if future changes are necessary in our specification development and procedures.  I/We did not submit a proposal for the following reasons:  1.        Do not supply the requested product/service.  2.        Quantities offered or scope of job is too small to be supplied by my company.  3.        Quantities offered or scope of job is too large to be supplied by my company.  4.        Specifications are "too tight" or appear to be written around a proprietary product.    5.        Cannot propose against manufacturer on this item.  6.        Cannot propose against jobber/dealer on this item.  7.        We are unable to submit proposal within the time frame allowed.    8.        Other__________________________________________________________________ 

      _______________________________________________________________________ 

     Please indicate:  ___ I do wish to remain on the proposal list.       ___ I do not wish to remain on the proposal list.                                                                                        _________ Signature of Authorized Company Representative   Date                                                                                                   __________________ Company/Vendor Name         Proposal Title                                                                              _______    __________________ Address                                 City        State    Zip    Telephone  

        

  •    Humble Independent School District 

     

     RFP#2018‐001  Page 36 of 36  3/2/2017 

     SPECIAL TERMS AND CONDITIONS  Responses that do not contain the following completed forms may not be considered:  

    Included:   Form Name:       Proposal Response Title Page A.    Proposer’s Qualification Statement B.    References C.    Texas Residency Certification D.    Certification Regarding Lobbying E.    Record Retention Requirements for Contracts with Federal Funds F.     Affidavit of Non‐Discriminatory Employment G.     Clean Air and Water Act H.    Certification of Compliance with Energy Policy & Conservation Act I.    HUB or Minority Owned Business Certification (include documentation if applicable) J.    District Purchase Order Requirement K.   HB 1295 Disclosure (include notarized form) L.   Terms & Conditions Acknowledgement Form M.   Suspension or Debarment Certificate N.   Felony Conviction Notification O.   Criminal History Record Information P.   Propose to Provide and Statement of Non‐Collusion Q.   Proposer/Offeror Conduct R.   Exceptions and Conditions of the Proposer  S.   Conflict of Interest Questionnaire T.   W‐9 Request for Taxpayer ID Number and Certificate U.   No Proposal Notification (only if not submitting proposal) 

        Proposal Form (Pages 11 ‐ 16)  NOTE:  If you choose not to respond with a proposal to this document, please complete the No Proposal Notification.     __________________________________      ___________________________________  Company             Authorized Representative (Print)   __________________________________       ____________________________________ Signature            Date  

     RETURN THIS DOCUMENT IN PROPOSAL PACKAGE