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Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

Diretrizes para auditorias em sistemas de gestão da qualidade e/ou ambiental

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Introduction The ISO 9000 and ISO 14000 series of International Standards emphasize the importance of audits as a management tool for monitoring and verifying the effective implementation of an organization's quality and/or environmental policy. Audits are also an essential part of conformity assessment activities such as external certification/registration and of supply chain evaluation and surveillance. This International Standard provides guidance on the management of audit programmes, the conduct of internal or external quality and/or environmental management system audits, as well as competence and evaluation of auditors. It is intended to apply to a broad range of potential users including auditors, organizations implementing quality and/or environmental management systems, organizations needing to conduct quality and/or environmental management system audits for contractual reasons, and organizations involved in auditor certification or training, certification/registration of management systems, accreditation or standardization in the area of conformity assessment. The guidance in this International Standard is intended to be flexible. As indicated at various points in the text, the use of these guidelines can differ according to the size, nature and complexity of the organizations to be audited, as well as on the objectives and scopes of the audits to be conducted. In various places throughout this International Standard, supplementary guidance or examples on specific topics are provided in the form of practical help in boxed text. In some instances, this is intended to support the use of this International Standard in small organizations. Clauses 1, 2 and 3 of this International Standard address scope, normative references and terms and definitions respectively. Clause 4 describes the principles of auditing. These principles help the user to appreciate the essential nature of auditing and they are a necessary prelude to clauses 5, 6 and 7. Clause 5 provides guidance on managing audit programmes and covers such issues as assigning responsibility for managing audit programmes, establishing the audit programme objectives, co-ordinating auditing activities and providing sufficient audit team resources.

Introdução A série de Normas Internacionais NBR ISO 9000 e NBR ISO 14000 enfatizam a importância de auditorias como uma ferramenta de gestão para monitorar e verificar a eficácia da implementação da política ambiental e/ou da qualidade de uma organização. Auditorias também são uma parte essencial das atividades de avaliação da conformidade tais como certificação/credenciamento externo e avaliação e acompanhamento da cadeia de fornecedores. Esta Norma fornece diretrizes para a gestão de programas de auditoria, para realizar auditorias internas ou externas de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental, como também para a competência e a avaliação de auditores. É intenção que esta Norma se aplique a um grande número de usuários potenciais incluindo auditores, organizações que implementam sistemas de gestão da qualidade e/ou ambiental, organizações que precisam realizar auditorias de sistemas de gestão da qualidade e/ou ambiental por razões contratuais, e organizações envolvidas com certificação ou treinamento de auditor, na certificação/credenciamento de sistemas de gestão, no credenciamento ou na padronização na área de avaliação da conformidade. Pretende-se que a orientação desta Norma seja flexível. Como indicado em vários pontos do texto, o uso destas diretrizes pode diferir de acordo com o tamanho, natureza e complexidade das organizações a serem auditadas, como também com os objetivos e escopos das auditorias a serem executadas. Em vários lugares ao longo desta Norma, orientação adicional ou exemplos em tópicos específicos são fornecidos na forma de ajuda prática em caixa de texto. Em alguns casos, é intenção dar apoio na utilização desta Norma em pequenas organizações. As cláusulas 1, 2 e 3 desta Norma referem-se ao escopo, referências normativas e termos e definições respectivamente. A cláusula 4 descreve os princípios da auditoria. Estes princípios ajudam o usuário a entender a essência da natureza da auditoria e são uma introdução necessária para as cláusulas 5, 6 e 7. A cláusula 5 fornece diretrizes para a gestão dos programas de auditoria e cobre pontos tais como designação da responsabilidade por gerenciar os programas de auditoria, definição dos objetivos do programa da auditoria, coordenação das atividades de auditoria e disponibilização de recursos suficientes para a equipe da auditoria.

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Clause 6 contains guidance on conducting quality and/or environmental management system audits, including the selection of audit teams. Clause 7 provides guidance on the competence needed by an auditor and outlines a process for evaluating auditors. Where quality and environmental management systems are implemented together, it is at the discretion of the user of this International Standard whether the quality management system and environmental management system audits are conducted separately or together. Although this International Standard applies to the auditing of quality and/or environmental management systems, the user can consider adapting or extending the guidance provided herein to apply to other types of audits, including other management system audits. This International Standard provides only guidance, users can apply this to develop their own audit-related requirements. In addition, any other individual or organization with an interest in monitoring conformance to requirements, such as product specifications or laws and regulations, can find the guidance in this International Standard useful.

A cláusula 6 contém orientação para realizar as auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental, incluindo a seleção das equipes de auditoria. A cláusula 7 fornece diretrizes sobre a competência necessária a um auditor e descreve um processo para avaliar auditores. Onde sistemas de gestão da qualidade e ambiental são implementados conjuntamente, fica a critério do usuário desta Norma se as auditorias do sistema de gestão da qualidade e de gestão ambiental serão executadas separadamente ou em conjunto. Embora esta Norma se aplique a auditoria de sistemas de gestão da qualidade e/ou ambiental, o usuário pode considerar sua adaptação ou extensão da orientação fornecida para aplicação em outros tipos de auditorias, incluindo auditorias em outros sistemas de gestão. Esta Norma forneça somente orientação, os usuários podem aplica-la no desenvolvimento de seus próprios requisitos relativos a auditoria. Adicionalmente, qualquer outro indivíduo ou organização com interesse em monitorar a conformidade a requisitos, tais como especificações de produto ou leis e regulamentos, podem achar útil a orientação desta Norma.

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing 1 Scope This International Standard provides guidance on the principles of auditing, managing audit programmes, conducting quality management system audits and environmental management system audits as well as the competence of quality and environmental management system auditors. It is applicable to all organizations having a need to conduct internal or external quality and/or environmental management system audits or manage an audit programme. The application of this International Standard to other types of audits is possible in principle but special consideration should be paid to identifying the competence needed by the audit team members in such cases.

Diretrizes para auditorias em sistemas de gestão da qualidade e/ou ambiental 1 Escopo Este Norma fornece orientação sobre princípios de auditoria, gestão de programas de auditoria, realização de auditorias de sistema gestão da qualidade e auditorias de sistema gestão ambiental, como também sobre a competência de auditores de sistemas de gestão da qualidade e ambiental. É aplicável a todas as organizações que têm necessidade de realizar auditorias internas ou externas de sistemas gestão da qualidade e/ou ambiental ou gerenciar um programa da auditoria. A aplicação desta Norma para outros tipos de auditorias é possível em princípio mas deve ser dada em tais casos consideração especial a identificação da competência necessária aos membros da equipe da auditoria.

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2 Normative references The following normative documents contain provisions which, through references in this text, constitute provisions of this International Standard. For dated references, subsequent amendments to, or revisions of, any of these publications do not apply. However, parties to agreements based on this International Standard are encouraged to investigate the possibility of applying the most recent edition of the normative documents indicated below. For undated references, the latest edition of the normative document referred to apply. Members of ISO and IEC maintain registers of currently valid International Standards. ISO 9000:2000, Quality management systems - Fundamentals and Vocabulary. ISO 14050:1998, Environmental management – Vocabulary.

2 Referências normativas Os documentos normativos relacionados a seguir contêm disposições que, ao serem citadas neste texto, constituem prescrições para esta Norma. Para referências datadas, quaisquer subseqüentes emendas ou revisões destas publicações não se aplicam. Porém, aqueles que realizam acordos baseados nesta Norma são encorajados a verificar a conveniência de usar a edição mais recente dos documentos normativos citados a seguir. Para referências não datadas, a mais recente edição do documento normativo referido se aplica. A ABNT possui a informação das normas em vigor em um dado momento. NBR ISO 9000:2000, Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulário. NBR ISO 14050:1998, Gestão Ambiental - Vocabulário.

3 Terms and definitions For the purposes of this International Standard, the terms and definitions given in ISO 9000:2000 and ISO 14050:1998 apply, unless superseded by definitions given below. A term in a definition or note which is defined elsewhere in this clause is indicated by boldface followed by its entry number in parentheses. Such a boldface term may be replaced in the definition by its complete definition.

3 Termos e definições Para os efeitos desta Norma, aplicam-se os termos e definições contidos na NBR ISO 9000:2000 e NBR ISO 14050:1998, a menos que estejam substituídos pelas definições dadas a seguir. Um termo em uma definição ou nota que é definido em algum lugar nesta cláusula está indicado em negrito, seguido da sua numeração entre parênteses. Tal termo em negrito pode ser substituído na definição por sua completa definição.

3.1 audit systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence (3.3) and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria (3.2) are fulfilled NOTE 1 Internal audits, sometimes called first-party audits, are conducted by, or on behalf of, the organization itself for management review and other internal purposes and can form the basis for an organization's self-declaration of conformity. In many cases, particularly in smaller organizations, independence can be demonstrated by the freedom from responsibility for the activity being audited.

3.1 auditoria Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências da auditoria (3.3) e avalia-las objetivamente para determinar ao extensão na qual os critérios da auditoria (3.2) são atendidos. NOTA 1 As auditorias Internas, algumas vezes chamadas de auditorias de primeira parte, são realizadas pela própria organização, ou em seu nome, para análise crítica pela direção e outros propósitos internos e podem formar a base para uma auto-declaração de conformidade da organização. Em muitos casos, particularmente em pequenas organizações, a independência pode ser demonstrada pela liberdade de responsabilidades pela atividade a ser auditada.

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NOTE 2 External audits include those generally termed second- and third-party audits. Second-party audits are conducted by parties having an interest in the organization, such as customers, or by other persons on their behalf. Third-party audits are conducted by external, independent auditing organizations, such as those providing registration or certification of conformity to requirements of ISO 9001 and ISO 14001. NOTE 3 When a quality management system and an environmental management system are audited together, this is termed a combined audit. NOTE 4 When two or more auditing organizations co-operate to audit a single auditee, this is termed a joint audit.

NOTA 2 As auditorias externas incluem normalmente o que se chama de auditorias de segunda e de terceira partes. Auditorias de segunda parte são realizadas pelas partes que têm um interesse pela organização, tais como: clientes, ou por outras pessoas em seu nome. Auditorias de terceira parte são realizadas por organizações de auditorias externas, independentes, tais como organizações que fornecem certificados ou registros de conformidade com requisitos da NBR ISO 9001 e NBR ISO 14001. NOTA 3 Quando sistemas de gestão da qualidade e ambiental são auditados junto, isto é chamado de auditoria combinada. NOTA 4 Quando duas ou mais organizações de auditoria cooperam em conjunto para auditar um único auditado, isto é chamado de auditoria em conjunto.

3.2 audit criteria set of policies, procedures or requirements Note Audit criteria are used as a reference against which audit evidence (3.3) is compared.

3.2 critérios da auditoria conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos NOTA O critério da Auditoria é usado como uma referência comparada com a evidência da auditoria (3.3) .

3.3 audit evidence records, statements of fact or other information, which are relevant to the audit criteria (3.2) and verifiable NOTE Audit evidence can be qualitative or quantitative.

3.3 evidência da auditoria registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios da auditoria (3.2) e verificáveis NOTA Evidência da auditoria pode ser qualitativa ou quantitativa.

3.4 audit findings results of the evaluation of the collected audit evidence (3.3) against audit criteria (3.2) NOTE Audit findings can indicate either conformity or nonconformity with audit criteria (3.2) or opportunities for improvement.

3.4 Constatações da auditoria resultados da avaliação da evidência da auditoria (3.3) coletada, comparada com os critérios da auditoria (3.2) NOTA As constatações da Auditoria podem indicar tanto conformidade quanto não-conformidade com os critérios da auditoria (3.2) ou oportunidades para melhoria.

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3.5 audit conclusion outcome of an audit (3.1), provided by the audit team (3.9) after consideration of the audit objectives and all audit findings (3.4)

3.5 conclusão da auditoria resultado de uma auditoria (3.1), apresentado pela equipe da auditoria (3.9) após levar em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações da auditoria (3.4)

3.6 audit client organization or person requesting an audit (3.1) NOTE The client can be the auditee (3.7) or any other organization which has the regulatory or contractual right to request an audit (3.1)

3.6 cliente da auditoria organização ou pessoa que solicitou uma auditoria (3.1) NOTA O cliente pode ser o auditado (3.7) ou qualquer outra organização que tem o direito regulamentar ou contratual para solicitar uma auditoria (3.1)

3.7 auditee organization being audited

3.7 auditado organização que está sendo auditada

3.8 auditor person with the competence (3.14) to conduct an audit (3.1)

3.8 auditor pessoa com competência (3.14) para realizar uma auditoria (3.1)

3.9 audit team one or more auditors (3.8) conducting an audit (3.1), supported if needed by technical experts (3.10) NOTE 1 One auditor of the audit team is appointed as audit team leader. NOTE 2 The audit team can include auditors-in-training.

3.9 equipe da auditoria um ou mais auditores (3.8) que realizam uma auditoria (3.1), apoiados, se necessário, por especialistas (3.10) NOTA 1 Um auditor na equipe da auditoria é indicado como líder da equipe da auditoria. NOTA 2 A equipe da auditoria pode incluir auditores-em-treinamento.

3.10 technical expert person who provides specific knowledge or expertise to the audit team (3.9) NOTE 1 Specific knowledge or expertise is that which relates to the organization, process or activity to be audited, language or culture. NOTE 2 A technical expert does not act as an auditor (3.8) in the audit team (3.9).

3.10 especialista pessoa que fornece conhecimento ou experiência específicos para a equipe da auditoria (3.9) NOTA 1 O conhecimento específico ou experiência inclui aquele conhecimento ou experiência sobre a organização, processo ou atividade da organização a ser auditada, bem como o idioma ou diretrizes culturais. NOTA 2 Um especialista não atua como um auditor (3.8) na equipe da auditoria (3.9).

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3.11 audit programme set of one or more audits (3.1) planned for a specific time frame and directed toward a specific purpose NOTE An audit programme includes all activities necessary for planning, organizing and conducting the audits (3.1).

3.11 programa da auditoria Conjunto de uma ou mais auditorias (3.1) planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico NOTA Um programa da auditoria inclui todas as atividades necessárias para planejar, organizar e realizar as auditorias (3.1).

3.12 audit plan description of the activities and arrangements for an audit (3.1)

3.12 plano da auditoria descrição das atividades e arranjos para uma auditoria (3.1)

3.13 audit scope extent and boundaries of an audit (3.1) NOTE The scope generally includes a description of the physical locations, organizational units, activities and processes, as well as the time period covered.

3.13 escopo da auditoria extensão e limites de uma auditoria (3.1) NOTA O escopo da auditoria geralmente inclui uma descrição das localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos, bem como o período de tempo a se coberto.

3.14 competence demonstrated personal attributes and demonstrated ability to apply knowledge and skills

3.14 competência atributos pessoais e habilidades demonstrados para aplicar conhecimento e habilidades

4 Principles of auditing Auditing is characterized by reliance on a number of principles. These make the audit an effective and reliable tool in support of management policies and controls, providing information on which an organization can act to improve its performance. Adherence to these principles is a prerequisite for providing audit conclusions that are relevant and sufficient and for enabling auditors working independently from one another to reach similar conclusions in similar circumstances. The following principles relate to auditors:

Ethical conduct - the foundation of professionalism Trust, integrity, confidentiality and discretion are essential to auditing.

4 Princípios de auditoria A auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios. Eles fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e confiável em apoio a políticas de gestão e controles, fornecendo informações nas quais uma organização pode agir para melhorar seu desempenho. Aderência a estes princípios é um pré-requisito para se fornecer conclusões da auditoria que são relevantes e suficientes e para permitir que auditores que trabalhem independentemente entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes. Os princípios seguintes estão relacionados a auditores:

Conduta ética – o alicerce do profissionalismo Confiança, integridade, confidencialidade e discrição são essenciais para auditar.

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Fair presentation - the obligation to report truthfully and accurately Audit findings, audit conclusions and audit reports reflect truthfully and accurately the audit activities. Significant obstacles encountered during the audit and unresolved or diverging opinions between the audit team and the auditee are reported. Due professional care - the application of diligence and judgment in auditing Auditors exercise care in accordance with the importance of the task they perform and the confidence placed in them by audit clients and other interested parties. Having the necessary competence is an important factor.

Further principles relate to the audit, which is by definition independent and systematic:

Independence - the basis for the impartiality of the audit and objectivity of the audit conclusions Auditors are independent of the activity being audited and are free from bias and conflict of interest. Auditors maintain an objective state of mind throughout the audit process to ensure that the audit findings and conclusions will be based only on the audit evidence. Evidence-based approach - the rational method for reaching reliable and reproducible audit conclusions in a systematic audit process Audit evidence is verifiable. It is based on samples of the information available, since an audit is conducted during a finite period of time and with finite resources. The appropriate use of sampling is closely related to the confidence that can be placed in the audit conclusions.

The guidance given in the remaining clauses of this International Standard is based on the principles set out above.

Apresentação justa - a obrigação de reportar com veracidade e precisão Constatações da auditoria, conclusões da auditoria e relatórios da auditoria refletem verdadeiramente e com precisão as atividades da auditoria. Obstáculos significantes encontrados durante a auditoria e não resolvidos e divergência de opiniões não resolvidas entre a equipe da auditoria e o auditado são reportados.

Devido cuidado profissional - a aplicação de diligência e julgamento na auditoria Auditores devem exercitar o cuidado necessário tendo em vista a importância da tarefa que eles executam e a confiança colocada neles pelos clientes da auditoria e outras partes interessadas. Ter a competência necessária é um fator importante.

Outros princípios se relacionam à auditoria que é por definição independente e sistemática:

Independência - a base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões da auditoria Os auditores são independentes da atividade a ser auditada e são livres de preconceito e conflito de interesse. Os auditores mantêm um estado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constatações e conclusões da auditoria serão baseados somente nas evidências da auditoria.

Enfoque baseado em evidência - o método racional para alcançar conclusões da auditoria confiáveis e reproduzíveis em um processo de auditoria sistemático Evidência de auditoria é verificável. É baseada em amostras das informações disponíveis, uma vez que uma auditoria é realizada durante um período finito de tempo e com recursos finitos. O uso apropriado de amostragem está relacionado de perto com a confiança que pode ser colocada nas conclusões da auditoria.

A orientação fornecida nas cláusulas restantes desta Norma está baseada nesses princípios.

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5 Managing an audit programme 5.1 General The audit programme can include one or more audits, depending upon the size, nature and complexity of the organisation to be audited. These audits can have a variety of objectives and can also include joint or combined audits (see notes 3 and 4 to the definition 3.1). An audit programme also includes all activities necessary for planning and organising the types and number of audits and providing resources to conduct them effectively and efficiently within the specified time frames. An organization can establish more than one audit programme. The organization’s top management should grant the authority for managing the audit programme. Those assigned the responsibility for managing the audit programme should: a) establish, implement, monitor, review and improve

the audit programme; and b) identify resources and ensure they are provided. Figure 1 illustrates the process flow for the management of an audit programme.

5 Gerenciando um programa da auditoria 5.1 Generalidades Um programa da auditoria pode incluir uma ou mais auditorias dependendo do tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada. Estas auditorias podem ter uma variedade de objetivos e também podem incluir auditorias combinadas e auditorias em comum (ver Notas 3 e 4 da definição 3.1). Um programa da auditoria também inclui todas as atividades necessárias para planejar e organizar os tipos e números de auditorias e fornecer os recursos para os conduzi-las efetivamente e eficazmente dentro do período de tempo especificado. Uma organização pode estabelecer mais de um programa da auditoria. A alta direção da organização deve conceder a autoridade para gerenciar o programa da auditoria. Os designados com a responsabilidade para gerenciar o programa da auditoria devem: a) estabelecer, implementar, monitorar, analisar criticamente e aperfeiçoar o programa da auditoria; e b) identificar os recursos necessários e assegurar que eles são providos. A Figura 1 ilustra o fluxo do processo de gerenciamento de um programa da auditoria.

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Authority for the audit programme(5.1)

Establishing the audit programme(5.2, 5.3)

- objectives and extent- responsibilities- resources- procedures

Implementing the audit programme(5.4, 5.5)

- evaluating auditors - selecting audit teams - directing audit activities - recording

Monitoring and reviewing the auditprogramme

(5.6)- identifying opportunities for

improvement

Improving the auditprogramme

(5.6)

Audit activities(6)

Plan

Do

Check

Act

Competence ofauditors

(7)

Figure 1 — Illustration of the process flow for the management of an audit programme

NOTE 1 This figure also illustrates the application of the Plan-Do-Check-Act process in this International Standard NOTE 2 The numbers in this and all subsequent figures refer to the relevant clauses of this International Standard

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Autoridade para o programa

da auditoria(5.1)

Estabelecendo o programa daauditoria (5.2, 5.3)

• objetivos e extensão• responsabilidades• recursos• procedimentos

Competência e avaliaçãode auditores (7)

Programa da auditoriaAperfeiçoamento do

Programa da auditoria(5.6)

Implementação do programa daauditoria (5.4, 5.5)

• programação de auditorias• avaliação de auditores• seleção da equipe de auditoria• direção das atividades de auditoria• manutenção de registros

Monitoramento e análise crítica doprograma da auditoria (5.6)

• monitoramento e análise crítica• identificação de necessidades deações corretivas e preventivas• identificação de oportunidades demelhoria

Act

Plan

Do

Check

Figura 1 - Ilustração do fluxo do processo de gerenciamento de um programa da auditoria

NOTA 1 Essa Figura ilustra a aplicação do Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) nessa Norma.

NOTA 2 Os números nessa Figura e em todas as Figuras subseqüentes se referem às cláusulas pertinentes desta Norma

12 If an organization to be audited operates both quality management and environmental management systems, combined audits can be included in the audit programme. In such a case special attention should be paid to the competence of the audit team. Two or more auditing organizations can co-operate, as part of their audit programmes, to conduct a joint audit. In such a case special attention should be paid to the division of responsibilities, the provision of any additional resources, the competence needed in the audit team and the appropriate procedures. Agreement on these should be reached before the audit commences.

Se uma organização a ser auditada opera sistemas de gestão da qualidade e de gestão ambiental, auditorias combinadas podem ser incluídas no programa da auditoria. Nesse caso deve ser prestada atenção especial à competência da equipe da auditoria. Duas ou mais organizações auditoras podem cooperar entre si, como parte de seus programas de auditoria, para realizar uma auditoria em comum. Em tal caso deve ser prestada atenção especial à divisão de responsabilidades, a provisão de qualquer recurso adicional, a competência da equipe da auditoria e aos procedimentos apropriados. Um entendimento sobre esses pontos deve ser alcançado antes do início da auditoria.

Practical help – Examples of audit programmes Examples of audit programmes include: a) a series of internal audits covering an organization-wide quality management system for the current year; b) second-party management system audits of potential suppliers of critical products to be conducted within six months; c) certification/registration and surveillance audits conducted by a third-party certification/registration body on an environmental management system within a time period agreed contractually between the certification body and the client. An audit programme also includes appropriate planning, providing resources and establishing procedures to conduct audits within the programme.

Ajuda prática - Exemplos de programas de auditoria Exemplos de programas de auditoria incluem: a) uma série de auditorias internas que cobrem o sistema de gestão da qualidade de toda uma organização durante o ano atual; b) auditorias de segunda parte de sistema de gestão de fornecedores potenciais de produtos críticos a serem realizadas em um intervalo de seis meses; c) auditorias de certificação/credenciamento e de acompanhamento realizadas por uma organização de certificação/credenciamento de terceira parte em um sistema de gestão ambiental dentro de um período de tempo acordado contratualmente entre a organização de certificação e o cliente. Um programa da auditoria inclui planejamento apropriado, fornece recursos e estabelece procedimentos para realizar as auditorias previstas no programa.

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5.2 Audit programme objectives and extent 5.2.1 Objectives of an audit programme Objectives should be established for an audit programme, to direct the planning and conduct of audits. These objectives can be based on consideration of: a) management priorities; b) commercial intentions; c) management system requirements; d) statutory, regulatory and contractual requirements; e) need for supplier evaluation; f) customer requirements; g) needs of other interested parties; and h) risks to the organization.

Practical help – Examples of audit programme objectives Examples of audit programme objectives are: a) to meet requirements for certification to a management system standard; b) to verify conformance with contractual requirements; c) to obtain and maintain confidence in the capability of a supplier. d) to contribute to the improvement of the management system

5.2 Objetivos e extensão do programa da auditoria 5.2.1 Objetivos de um programa da auditoria Devem ser estabelecidos objetivos para um programa da auditoria, de modo a direcionar o planejamento e a realização das auditorias. Estes objetivos podem estar baseados na consideração de: a) prioridades da direção; b) intenções comerciais; c) requisitos de sistema de gestão; d) requisitos estatutários, regulamentares e contratuais; e) necessidade de avaliação de fornecedor; f) requisitos de cliente; g) necessidades de outras partes interessadas; e h) riscos para a organização.

Ajuda prática - Exemplos de objetivos de programa da auditoria Exemplos de objetivos de programa da auditoria incluem: a) satisfazer requisitos para certificação em uma norma de sistema gestão; b) verificar conformidade com requisitos contratuais; c) obter e manter confiança na capacidade de um fornecedor. d) contribuir para o aperfeiçoamento do sistema de gestão

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5.2.2 Extent of an audit programme The extent of an audit programme can vary and will be influenced by the size, nature and complexity of the organization to be audited, as well as, by the following: a) scope, objective and duration of each audit to be

conducted; b) frequency of audits to be conducted; c) number, importance, complexity, similarity and

locations of the activities to be audited; d) standards, statutory, regulatory and contractual

requirements and other audit criteria; e) need for accreditation or registration/certification; f) conclusions of previous audits or a previous audit

programme review; g) language, cultural and social issues; h) concerns of interested parties; and i) significant changes to an organization or its operations.

5.2.2 Extensão de um programa da auditoria A extensão de um programa da auditoria pode variar e será influenciada pelo tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada, como também pelo seguinte: a) escopo, objetivo e duração de cada auditoria a ser realizada; b) freqüência das auditorias a serem realizadas; c) número, importância, complexidade, semelhança e localizações das atividades a serem auditadas; d) requisitos de normas, estatutários, regulamentares e contratuais e outros critérios de auditoria; e) necessidade para credenciamento ou registro/certificação; f) conclusões da auditorias prévias ou uma análise crítica de programa da auditoria prévio; g) idioma, diretrizes culturais e sociais; h) preocupações das partes interessadas; e i) mudanças significativas para uma organização ou suas operações.

5.3 Audit programme responsibilities, resources and procedures

5.3.1 Audit programme responsibilities

Responsibility for managing an audit programme should be assigned to one or more individuals with a general understanding of audit principles, auditor competence and the application of audit techniques. They should have management skills and also technical and business understanding relevant to the activities to be audited. Those assigned the responsibility for managing the audit programme should: a) establish the objectives and extent of the audit

programme; b) establish the responsibilities and procedures and

ensure resources are provided; c) ensure the implementation of the audit programme; d) ensure that appropriate audit programme records are

maintained; and e) monitor, review and improve the audit programme.

5.3 Responsabilidades do programa da auditoria, recursos e procedimentos 5.3.1 Responsabilidades do programa da auditoria Deve ser designada a responsabilidade para gerenciar um programa da auditoria a um ou mais indivíduos que tenham um entendimento geral dos princípios de auditoria, competência de auditor e aplicação das técnicas de auditoria. Eles devem ter habilidades de gerenciamento e também compreensão técnica e empresarial relativas às atividades a serem auditadas. Os designados com a responsabilidade por gerenciar o programa da auditoria devem: a) estabelecer os objetivos e extensão do programa da auditoria; b) estabelecer as responsabilidades e procedimentos e assegurar que os recursos são fornecidos; c) assegurar a implementação do programa da auditoria; d) assegurar que registros apropriados do programa da auditoria são mantidos; e e) monitorar, analisar criticamente e aperfeiçoar o programa da auditoria.

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5.3.2 Audit programme resources When identifying resources for the audit programme, consideration should be given to: a) financial resources necessary to develop,

implement, manage and improve audit activities; b) audit techniques; c) processes to achieve and maintain auditor

competence, and to improve auditor performance; d) availability of auditors and technical experts, having

competence appropriate to the particular audit programme objectives;

e) extent of the audit programme; and f) travelling time, accommodation and other auditing

needs.

5.3.2 Recursos do programa da auditoria Quando identificando recursos para o programa da auditoria, consideração deve ser dada a: a) recursos financeiros necessários para desenvolver, implementar, gerenciar e aperfeiçoar as atividades de auditoria; b) técnicas de auditoria; c) processos para alcançar e manter a competência de auditores, e aperfeiçoar o desempenho do auditor; d) disponibilidade de auditores e especialistas, com a competência adequada aos objetivos particulares do programa da auditoria; e) extensão do programa da auditoria; e f) tempo de viagem, acomodação e outras necessidades para se auditar.

5.3.3 Audit programme procedures Audit programme procedures should address the following: a) planning and scheduling audits; b) assuring the competence of auditors and audit

team leaders; c) selecting appropriate audit teams and assigning

their roles and responsibilities; d) conducting audits; e) conducting audit follow-up, if applicable; f) maintaining audit programme records; g) monitoring the performance and effectiveness of

the audit programme; and h) reporting to top management on the overall

achievements of the audit programme For smaller organisations, the activities above can be

addressed in a single procedure.

5.3.3 Procedimentos do programa da auditoria Procedimentos de programa da auditoria devem contemplar o seguinte: a) planejar e programar auditorias; b) assegurar a competência de auditores e líderes de equipe da auditoria; c) selecionar equipes de auditoria apropriadas e designar suas funções e responsabilidades; d) realizar auditorias; e) realizar auditoria de acompanhamento, se aplicável; f) manter registros do programa da auditoria; g) monitorar o desempenho e efetividade do programa da auditoria; e h) informar para a alta direção as realizações globais do programa da auditoria. Para pequenas organizações as atividades acima podem ser apontadas em um único procedimento.

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5.4 Audit programme implementation The implementation of an audit programme should address the following: a) communicating the audit programme to relevant

parties; b) co-ordinating and scheduling audits and other

activities relevant to the audit programme; c) establishing and maintaining a process for the

evaluation of auditors and their continual professional development, in accordance with 7.6 and 7.5;

d) ensuring the selection of audit teams; e) providing required resources to the audit teams; f) ensuring the conduct of audits according to the

audit programme; g) ensuring the control of records of the audit

activities; h) ensuring review and approval of audit reports, and

ensuring their distribution to the audit client and other specified parties;

i) ensuring audit follow-up, if applicable.

5.4 Implementação do programa da auditoria A implementação de um programa da auditoria deve contemplar o seguinte: a) comunicar o programa da auditoria a partes pertinentes; b) coordenar e programar auditorias e outras atividades pertinentes ao programa da auditoria; c) estabelecer e manter um processo para a avaliação de auditores e o seu contínuo desenvolvimento profissional, de acordo com 7.6 e 7.5; d) assegurar a seleção de equipes de auditoria; e) fornecer os recursos necessários para as equipes de auditoria; f) assegurar a realização de auditorias de acordo com o programa da auditoria; g) assegurar o controle de registros das atividades da auditoria; h) assegurar a análise crítica e a aprovação de relatórios de auditoria, e assegurar sua distribuição ao cliente da auditoria e outras partes especificadas; i) assegurar a auditoria de acompanhamento, se aplicável.

5.5 Audit programme records Records should be maintained to demonstrate the implementation of the audit programme and should include: a) individual audit records, such as:

audit plans; audit reports;

nonconformity reports;

corrective and preventive action reports;

audit follow-up report, if applicable;

b) results of audit programme review;

5.5 Registros do programa da auditoria Registros devem ser mantidos para demonstrar a implementação do programa da auditoria e devem incluir: a) registros relativos a auditorias individuais, como: - planos de auditoria; - relatórios de auditoria; - relatórios de não-conformidade; - relatórios de ação corretiva e preventiva; - relatório de auditoria de acompanhamento, se aplicável; b) resultados de análise crítica do programa da auditoria;

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c) audit personnel records, such as:

auditor competence and performance evaluation;

audit team selection;

maintenance and improvement of

competence; Records should be retained and suitably safeguarded.

c) registros de pessoal de auditoria, incluindo assuntos tais como; - competência do auditor e avaliação de desempenho; - seleção da equipe da auditoria; - manutenção e aperfeiçoamento da competência; Os registros devem ser mantidos e salvaguardados adequadamente.

5.6 Audit programme monitoring and reviewing The implementation of the audit programme should be monitored and, at appropriate intervals, reviewed to assess whether its objectives have been met and to identify opportunities for improvement. The results should be reported to top management. Performance indicators should be used to monitor, characteristics such as: the ability of the audit teams to implement the audit

plan; conformity with audit programmes and schedules;

and feedback from audit clients, auditees and auditors.

5.6 Monitoramento e análise crítica do programa da auditoria A implementação do programa da auditoria deve ser monitorada e analisada criticamente, a intervalos apropriados, para avaliar se seus objetivos foram alcançados e identificar oportunidades para melhoria. Os resultados devem ser informados para a alta administração. Indicadores de desempenho devem ser usados para monitorar características, como por exemplo: - a habilidade da equipe da auditoria em implementar o plano de auditoria; - conformidade com o programa da auditoria e os horários; e - realimentação dos clientes da auditoria, auditados e auditores.

The audit programme review should consider, for example: a) results and trends from monitoring; b) conformity with procedures; c) evolving needs and expectations of interested

parties; d) audit records; e) alternative or new auditing practices; and f) consistency in performance between audit teams in

similar situations. Results of audit programme reviews can lead to corrective and preventive actions and the improvement of the audit programme.

A análise crítica de programa da auditoria deve considerar, por exemplo: a) resultados e tendências do monitoramento; b) conformidade com os procedimentos; c) necessidades envolvidas e expectativas de partes interessadas; d) registros do programa da auditoria; e) práticas de auditar alternativas ou novas; e f) consistência no desempenho entre equipes de auditoria em situações semelhantes. Resultados de analise crítica de programa da auditoria podem conduzir à ações corretivas e preventivas e ao aperfeiçoamento do programa da auditoria.

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6 Audit activities 6.1 General This clause contains guidance on planning and conducting audit activities as part of an audit programme. Figure 2 provides an overview of typical audit activities. The extent to which the provisions of this clause are applicable depends on the scope and complexity of the specific audit and the intended use of the audit conclusions.

6 Atividades de auditoria 6.1Generalidades Esta cláusula contém orientação para planejar e gerenciar atividades de auditoria como parte de um programa da auditoria. A Figura 2 fornece uma visão geral das atividades típicas de auditoria. Até que ponto as providências desta cláusula são aplicáveis depende do escopo e complexidade específico da auditoria e o uso pretendido para as conclusões da auditoria.

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Conducting document review(6.3)

- Reviewing relevant management systemdocuments, including records, and determining

their adequacy with audit criteria

Preparing for the on-site audit activities(6.4)

- Preparing the audit plan- Assigning work to the audit team- Preparing work documents

Conducting on-site audit activities(6.5)

- Conducting opening meeting - Communication during the audit - Roles and responsibilities of guides and observers - Collecting and verifying information - Generating audit findings - Preparing audit conclusions - Conducting closing meeting

Preparing, approving and distributingthe audit report

(6.6)- Preparing the audit report- Approving and distributing the audit report

Conducting audit follow-up(6.8)

Initiating the audit(6.2)

- Appointing the audit team leader - Defining audit objectives, scope and criteria - Determining the feasibility of the audit - Selecting the audit team - Establishing initial contact with the auditee

Completing the audit(6.7)

Figure 2 — Overview of typical audit activities

NOTE: The dotted lines indicate that any audit follow-up actions are usually not considered to be part of the audit.

Iniciando a auditoria (6.2 )• designando o líder da equipe da auditoria• definindo objetivos, escopo e critério da auditoria• determinando a viabilidade da auditoria• selecionando a equipe da auditoria• estabelecendo contato inicial com o auditado

Realizando análise crítica de documentos (6.3)• análise crítica de documentos pertinentes ao sistema

de gestão, incluindo registros e determinação daconformidade com o critério da auditoria

Preparando as atividade de auditoria no local (6.4)• preparando o plano da auditoria• designando trabalho para a equipe da auditoria• preparando documentos de trabalho

Conduzindo atividades de auditoria no local (6.5)• conduzindo a reunião de abertura• comunicação durante a auditoria• funções e responsabilidades de guias eobservadores• coletando e verificando informações• gerando constatações da auditoria• preparando as conclusões da auditoria• conduzindo a reunião de encerramento

Preparando, aprovando e distribuindo o relatórioda auditoria(6.6)

• preparando o relatório da auditoria• aprovando e distribuindo o relatório da auditoria

Concluindo a auditoria (6.7)

Conduzindo a auditoria de acompanhamento (6.8)

Iniciando a auditoria (6.2 )• designando o líder da equipe da auditoria• definindo objetivos, escopo e critério da auditoria• determinando a viabilidade da auditoria• selecionando a equipe da auditoria• estabelecendo contato inicial com o auditado

Realizando análise crítica de documentos (6.3)• análise crítica de documentos pertinentes ao sistema

de gestão, incluindo registros e determinação daconformidade com o critério da auditoria

Preparando as atividade de auditoria no local (6.4)• preparando o plano da auditoria• designando trabalho para a equipe da auditoria• preparando documentos de trabalho

Conduzindo atividades de auditoria no local (6.5)• conduzindo a reunião de abertura• comunicação durante a auditoria• funções e responsabilidades de guias eobservadores• coletando e verificando informações• gerando constatações da auditoria• preparando as conclusões da auditoria• conduzindo a reunião de encerramento

Preparando, aprovando e distribuindo o relatórioda auditoria(6.6)

• preparando o relatório da auditoria• aprovando e distribuindo o relatório da auditoria

Concluindo a auditoria (6.7)

Conduzindo a auditoria de acompanhamento (6.8)

Figura 2 - Visão geral das atividades típicas de auditoria

NOTA: As linhas pontilhadas indicam que normalmente qualquer ação de auditoria de acompanhamento não é considerada parte da auditoria.

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6.2 Initiating the audit 6.2.1 Appointing the audit team leader Those assigned responsibility for managing the audit programme should appoint the audit team leader for the specific audit. Where a joint audit is conducted, it is important to reach agreement among the auditing organizations before the audit commences on the specific responsibilities of each organization, particularly in regard to the authority of the team leader appointed for the audit.

6.2 Iniciando a auditoria 6.2.1 Designando o líder de equipe da auditoria Aqueles designados com responsabilidade para gerenciar o programa da auditoria devem escolher o líder da equipe da auditoria para uma auditoria específica. Onde uma auditoria em comum é realizada, é importante alcançar um entendimento entre as organizações de auditoria antes do início da auditoria sobre as responsabilidades específicas de cada organização, particularmente com respeito à autoridade do líder da equipe designada para a auditoria.

6.2.2 Defining audit objectives, scope and criteria Within the overall objectives of an audit programme, an individual audit should be based on documented objectives, scope and criteria. The audit objectives define what is to be accomplished by the audit and can include: a) determining the extent of conformity of the auditee's management system, or parts of it, with audit criteria; b) evaluating the capability of the management system to ensure compliance with statutory, regulatory and contractual requirements; c) evaluating the effectiveness of the management system in meeting its specified objectives; or d) identifying areas for potential improvement of the management system. The audit scope describes the extent and boundaries of the audit such as physical locations, organizational units, activities and processes to be audited and the time period covered by the audit. The audit criteria are used as a reference against which conformity is determined and these can include applicable policies, procedures, standards, laws and regulations, management system requirements, contractual requirements or industry/business sector codes of conduct. The audit objectives should be defined by the audit client. The audit scope and criteria should be defined between the audit client and the audit team leader in accordance with audit programme procedures. Any changes to the objectives, scope or criteria should be agreed to by the same parties.

6.2.2 Definindo objetivos, escopo e critério de auditoria Dentro dos objetivos globais de um programa da auditoria, uma auditoria individual deve estar baseada em objetivos, escopo e critério documentados. Os objetivos da auditoria definem o que é para ser realizado pela auditoria e podem incluir: a) determinar a extensão da conformidade do sistema de gestão do auditado, ou partes dele, com o critério de auditoria; b) avaliar a capacidade do sistema de gestão para assegurar a concordância com requisitos estatutários, regulamentares e contratuais; c) avaliar a efetividade do sistema de gestão em atingir seus objetivos especificados; ou d) identificar áreas para potencial aperfeiçoamento do sistema de gestão. O escopo da auditoria descreve a extensão e os limites da auditoria como localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos a serem auditados e o período de tempo coberto pela auditoria. O critério de auditoria é usado como uma referência contra a qual a conformidade é determinada e pode incluir políticas aplicáveis, procedimentos, padrões, leis e regulamentos, requisitos de sistema de gestão, requisitos contratuais ou código de conduta do setor industrial ou do negócio. Os objetivos da auditoria devem ser definidos pelo cliente da auditoria. O escopo e o critério da auditoria devem ser definidos entre o cliente da auditoria e o líder da equipe da auditoria conforme os procedimentos do programa da auditoria. Qualquer mudança nos objetivos, escopo ou critério devem ser acordados entre as mesmas partes.

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Where a combined audit is to be conducted, it is important that the audit team leader ensures that the audit objectives, scope and criteria are appropriate to the nature of the combined audit.

Onde uma auditoria combinada deve ser realizada, é importante que o líder da equipe da auditoria assegure que os objetivos, escopo e critério da auditoria sejam apropriados à natureza da auditoria combinada.

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6.2.3 Determining the feasibility of the audit The feasibility of the audit should be determined, taking into consideration such factors as the availability of: a) sufficient and appropriate information for planning

the audit; b) adequate co-operation from the auditee; and c) time and adequate resources. Where the audit is not feasible, an alternative should be proposed to the audit client, in consultation with the auditee.

6.2.3 Determinando a viabilidade da auditoria A viabilidade da auditoria deve ser determinada e devem ser levados em conta fatores tais como a disponibilidade de: a) informações suficientes e apropriadas para planejar a auditoria; b) cooperação adequada do auditado; e c) tempo e recursos adequados. Onde a auditoria não é possível, uma alternativa deve ser proposta ao cliente da auditoria, em consulta com o auditado.

6.2.4 Selecting the audit team When the audit has been declared feasible, an audit team should be selected taking into account the competence needed to achieve the objectives of the audit. When there is only one auditor, the auditor should perform all applicable duties of an audit team leader. Clause 7 contains guidance on determining the needed competence and describes processes for evaluating auditors. When deciding the size and composition of the audit team, consideration should be given to the following: a) audit objectives, scope, criteria and estimated

duration of the audit; b) whether the audit is a combined or joint audit; c) the overall competence of the audit team needed to

achieve the objectives of the audit; d) statutory, regulatory, contractual, and

accreditation/certification requirements , as applicable;

e) the need to ensure the independence of the audit

team from the activities to be audited and to avoid conflict of interest;

f) the ability of the audit team members to interact

effectively with the auditee and to work together; and

g) the language of the audit and understanding of the

auditee’s particular social and cultural characteristics. These issues can be addressed either by the auditor's own skills or through the support of a technical expert.

6.2.4 Selecionando a equipe da auditoria Quando a auditoria foi declarada possível, uma equipe da auditoria deve ser selecionada levando em conta a competência necessária para alcançar os objetivos da auditoria. Quando só há um auditor, ele deve executar todos os deveres aplicáveis a um líder de equipe da auditoria. A cláusula 7 contém orientação para determinar a competência necessária e descreve os processos para avaliar os auditores. Quando se decide o tamanho e a composição da equipe da auditoria, deve ser dada consideração ao seguinte: a) objetivos, escopo e critério da auditoria e duração estimada da auditoria; b) se a auditoria é uma auditoria combinada ou em comum; c) a competência global necessária da equipe da auditoria para alcançar os objetivos da auditoria; d) requisitos estatutários, regulamentares, contratuais e de certificação/credenciamento, se aplicáveis; e) a necessidade de se assegurar a independência da equipe da auditoria em relação às atividades a serem auditadas e evitar conflito de interesse; f) a habilidade dos membros de equipe da auditoria para interagir efetivamente com o auditado e trabalhar em conjunto; e g) o idioma da auditoria e o entendendo das características sociais e culturais particulares do auditado. Estes pontos podem ser atendidos pelas próprias habilidades do auditor ou pelo apoio de um especialista.

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The process of assuring the overall competence of the audit team should include the following steps: 1) identifying the knowledge and skills needed to

achieve the objectives of the audit; and 2) selecting the audit team members such that all of

the necessary knowledge and skills are present in the audit team.

If not fully covered by the auditors in the audit team, the necessary knowledge and skills can be satisfied by including technical experts. Technical experts should operate under the direction of an auditor. Auditors-in-training can be included on the audit team, but should not audit without direction or guidance. Both the audit client and the auditee can request the replacement of particular audit team members on reasonable grounds based on the principles of auditing described in clause 4. Examples of reasonable grounds include conflict of interest situations (such as an audit team member having been a former employee of the auditee or having provided consultancy services to the auditee) and previous unethical behaviour. Such grounds should be communicated to the audit team leader and to those assigned responsibility for managing the audit programme who should resolve the issue with the audit client and auditee before making any decisions on replacing audit team members.

O processo para assegurar a competência global da equipe da auditoria deve incluir os seguintes passos: 1) identificar o conhecimento e as habilidades necessárias para alcançar os objetivos da auditoria; e 2) selecionar os membros da equipe da auditoria de modo que todo o conhecimento necessário e habilidades estejam presentes na equipe da auditoria. Se os auditores da equipe da auditoria não cobriram completamente o conhecimento e as habilidades necessários isso pode ser atendido através da inclusão dos especialistas. Especialistas devem operar sob a orientação de um auditor. Auditor-em-treinamento pode ser incluído na equipe da auditoria, mas não deve auditar sem direção ou orientação. O cliente da auditoria e o auditado podem pedir a substituição de membros particulares da equipe da auditoria, por motivos razoáveis, baseados nos princípios de auditoria descritos na cláusula 4. Exemplos de motivos razoáveis incluem situações de conflito de interesse (como um membro da equipe da auditoria ter sido anteriormente um empregado do auditado ou ter fornecido serviços de consultoria ao auditado) e comportamento prévio pouco ético. Devem ser comunicados tais motivos ao líder da equipe da auditoria e àqueles designados com responsabilidade para gerenciar o programa da auditoria que devem solucionar o assunto com o cliente da auditoria e o auditado antes de tomar qualquer decisão em substituir os membros de equipe da auditoria.

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6.2.5 Establishing initial contact with the auditee The initial contact for the audit with the auditee can be informal or formal and should be established by those assigned responsibility for managing the audit programme or the audit team leader. The purpose of the initial contact is to: a) establish communication channels with the auditee’s representative; b) confirm the authority to conduct the audit; c) provide information on proposed timing and audit team composition; d) request access to relevant documents, including records; e) determine applicable site safety rules; f) make arrangements for the audit; and g) mutually agree on the attendance of observers and the need for guides for the audit team.

6.2.5 Estabelecendo contato inicial com o auditado O contato inicial com o auditado para a realização da auditoria pode ser informal ou formal e deve ser estabelecido pelos designados com responsabilidade para gerenciar o programa da auditoria ou o líder da equipe da auditoria. O propósito do contato inicial é: a) estabelecer canais de comunicação com o representante do auditado; b) confirmar a autoridade para conduzir a auditoria; c) fornecer informações sobre a duração proposta para a auditoria e a composição da equipe da auditoria; d) pedir acesso a documentos pertinentes, inclusive registros; e) determinar as regras de segurança aplicáveis ao local; f) fazer arranjos para a auditoria; e g) concordar com a participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe da auditoria.

6.3 Conducting document review Prior to the on-site audit activities the auditee’s documentation should be reviewed to determine the conformity of the system, as documented, with audit criteria. The documentation can include relevant management system documents and records, and previous audit reports. The review should take into account the size, nature and complexity of the organization, and the objectives and scope of the audit. In some situations, this review can be deferred until the on-site activities commence, if this is not detrimental to the effectiveness of the conduct of the audit. In other situations, a preliminary site visit can be conducted to get a suitable overview of available information. If the documentation is found to be inadequate the audit team leader should inform the audit client, those assigned responsibility for managing the audit programme and the auditee. A decision should be made whether the audit should continued or suspended until documentation concerns are resolved.

6.3 Realizando análise crítica de documento Antes do início das atividades de auditoria no local a documentação do auditado deve ser analisada criticamente para determinar a conformidade do sistema, como documentado, com o critério de auditoria. A documentação pode incluir documentos pertinentes ao sistema de gestão e registros, e relatórios de auditoria prévia. A análise crítica deve levar em conta o tamanho, natureza e complexidade da organização, e os objetivos e escopo da auditoria. Em algumas situações, esta análise crítica pode ser adiada até se começar as atividades no local, se isto não for prejudicial à efetividade da realização da auditoria. Em outras situações, uma visita preliminar ao local pode ser realizada para se adquirir uma adequada visão geral das informações disponíveis. Se a documentação for considerada inadequada o líder de equipe da auditoria deve informar ao cliente da auditoria, àqueles designados com responsabilidade para gerenciar o programa da auditoria e ao auditado. Deve ser tomada uma decisão se a auditoria deve continuar ou se deve ser suspensa até que essas preocupações com a documentação estejam resolvidas.

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6.4 Preparing for the on-site audit activities 6.4.1 Preparing the audit plan The audit team leader should prepare an audit plan to provide the basis for the agreement among the audit client, audit team, and auditee regarding the conduct of the audit. The plan should facilitate scheduling and co-ordination of the audit activities. The amount of detail provided in the audit plan should reflect the scope and complexity of the audit. The details can, for example, differ between initial and subsequent audits and also between internal and external audits. The audit plan should be sufficiently flexible to permit changes, such as changes in the audit scope which can become necessary as the on-site audit activities progress. The audit plan should cover: a) the audit objectives; b) the audit criteria and any reference documents; c) the audit scope, including the identification of the

organizational and functional units and processes to be audited;

d) the dates and places where the on-site audit

activities are to be conducted; e) the expected time and duration for on-site audit

activities, including meetings with the auditee’s management and audit team meetings;

f) the roles and responsibilities of audit team

members and accompanying persons; g) the allocation of appropriate resources to critical

areas of the audit. The audit plan should also cover, as appropriate: h) the identification of the auditee’s representative for

the audit; i) the working and reporting language of the audit

where this is different from the language of the auditor and/or the auditee;

j) the audit report topics; k) logistic arrangements (travel, on-site facilities etc.);

6.4 Preparando as atividades de auditoria no local 6.4.1 Preparando o plano de auditoria O líder de equipe da auditoria deve preparar um plano de auditoria que forneça a base para um acordo entre o cliente da auditoria, a equipe da auditoria, e o auditado, relativo à realização da auditoria. O plano deve facilitar a programação e a coordenação das atividades da auditoria. A quantidade de detalhes fornecida no plano de auditoria deve refletir o escopo e a complexidade da auditoria. Por exemplo, os detalhes podem diferir entre auditorias iniciais e subseqüentes e também entre auditorias internas e externas. O plano de auditoria deve ser suficientemente flexível para permitir mudanças, tais como mudanças no escopo da auditoria, que podem se tornar necessárias na medida que as atividades da auditoria progridem no local. O plano de auditoria deve incluir: a) os objetivos da auditoria; b) o critério de auditoria e qualquer documento de referência; c) o escopo da auditoria, inclusive com a identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados; d) as datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão realizadas; e) o tempo esperado e duração para atividades de auditoria no local, inclusive reuniões com a administração do auditado e reuniões da equipe da auditoria; f) as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompanhantes; g) a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria. O plano de auditoria também deve incluir, se apropriado: h) a identificação do representante do auditado na auditoria; i) o idioma de trabalho e do relatório da auditoria onde ele é diferente do idioma do auditor e/ou do auditado; j) os tópicos do relatório de auditoria; k) arranjos de logística (viajem, instalações no local, etc.);

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l) matters related to confidentiality; and m) any audit follow-up actions. The plan should be reviewed and accepted by the audit client, and presented to the auditee, before the on-site audit activities begin. Any objections by the auditee should be resolved among the audit team leader, the auditee and the audit client. Any revised audit plan should be agreed among the parties concerned before continuing the audit.

l) assuntos relacionados a confidencialidade; e m) qualquer ação de auditoria de acompanhamento. O plano deve ser analisado criticamente e aceito pelo cliente da auditoria, e deve ser apresentado ao auditado, antes do início das atividades de auditoria no local. Qualquer objeção do auditado deve ser solucionada entre o líder da equipe da auditoria, o auditado e o cliente de auditoria. Qualquer revisão do plano de auditoria deve ser acordada entre as partes concernentes antes da continuação da auditoria.

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6.4.2 Assigning work to the audit team The audit team leader, in consultation with the audit team, should assign to each team member responsibility for auditing specific processes, functions, sites, areas or activities. Such assignments should take into account the need for auditor independence, competence and effective use of resources as well as different roles and responsibilities of auditors, auditors-in-training and technical experts. Changes to the work assignments can be made as the audit progresses to ensure the achievement of the audit objectives.

6.4.2 Designando trabalho para a equipe da auditoria O líder de equipe da auditoria, em consulta com a equipe da auditoria, deve designar responsabilidade a cada membro da equipe para auditar processos específicos, funções, locais, áreas ou atividades. Tais tarefas devem levar em conta a necessidade por independência do auditor, competência e uso efetivo de recursos como também funções diferentes e responsabilidades de auditores, auditor-em-treinamento e especialistas. Podem ser feitas mudanças nas tarefas designadas na medida que a auditoria progride de forma a assegurar a realização dos objetivos de auditoria.

6.4.3 Preparing work documents The audit team members should review the information relevant to their audit assignments and prepare work documents as necessary for reference and recording audit proceedings. Such work documents can include: a) checklists and audit sampling plans; b) forms for recording information, such as

supporting evidence, audit findings and records of meetings.

The use of checklists and forms should not restrict the extent of audit activities which can change as a result of information collected during the audit. Work documents, including records resulting from their use, should be retained, at least until audit completion. Retention of documents after audit completion is described in 6.7. Those documents involving confidential or proprietary information should be suitably safeguarded at all times by the audit team members.

6.4.3 Preparando documentos de trabalho Os membros da equipe da auditoria devem analisar criticamente as informações pertinentes as suas tarefas de auditoria e devem preparar, se necessário, documentos de trabalho para referência e registro dos progressos da auditoria. Tais documentos de trabalho podem incluir: a) listas de verificação e planos de amostragem de auditoria; b) formulários para registro de informações, tais como evidências de suporte, constatações da auditoria e registros de reuniões. O uso de listas de verificação e formulários não deve restringir a extensão das atividades da auditoria que podem mudar devido ao resultado de informações coletadas durante a auditoria. Documentos de trabalho incluindo registros resultantes de seu uso devem ser retidos, pelo menos até conclusão da auditoria. A retenção de documentos depois da conclusão da auditoria é descrita em 6.7. Documentos que envolvam informações confidenciais ou proprietárias devem ser salvaguardados adequadamente, a todo momento, pelos membros de equipe da auditoria.

6.5 Conducting on-site audit activities 6.5.1 Conducting the opening meeting An opening meeting should be held with the auditee’s management or, where appropriate, those responsible for the functions or processes to be audited. The purpose of an opening meeting is to: a) confirm the audit plan; b) provide a short summary of how audit activities will

be undertaken;

6.5 Conduzindo atividades de auditoria no local 6.5.1 Conduzindo a reunião de abertura Uma reunião de abertura deve ser realizada com a administração do auditado ou, onde apropriado, com o responsável pelas funções ou processos a serem auditados. O propósito de uma reunião de abertura é: a) confirmar o plano de auditoria; b) fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria serão empreendidas;

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c) confirm communication channels; d) provide an opportunity for the auditee to ask

questions.

Practical help – Opening meeting In many instances, for example internal audits in a small organization, the opening meeting can simply consist of communicating that an audit is being conducted and explaining the nature of the audit. For other audit situations, the meeting should be formal and records of the attendance should be kept. The meeting should be chaired by the audit team leader and the following items should be considered, as appropriate: a) introduction of the participants, including an outline of their roles; b) confirmation of the audit objectives, scope and criteria; c) confirmation of the audit timetable and other relevant arrangements with the auditee, such as the date and time for the closing meeting, any interim meetings between the audit team and the auditee's management, and any late changes; d) methods and procedures to be used to conduct the audit, including advising the auditee that the audit evidence will only be a sample of the information available and that therefore there is an element of uncertainty in auditing; e) confirmation of formal communication l channels between the audit team and the auditee; f) confirmation of the language to be used during the audit; g) confirmation that during the audit, the auditee will be kept informed of audit progress; h) confirmation that resources and facilities needed by the audit team are available; i) confirmation of matters relating to confidentiality; j) confirmation of relevant work safety, emergency

and security procedures for the audit team; k) confirmation of availability, roles and identities of any guides;

c) confirmar canais de comunicação; d) fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas. Ajuda prática - Reunião de abertura Em muitas oportunidades, por exemplo em auditorias internas em uma pequena organização, a reunião de abertura pode simplesmente consistir em comunicar que uma auditoria está sendo realizada e explicar a natureza da auditoria. Para outras situações de auditoria, a reunião deve ser formal e devem ser mantidos registros da freqüência. A reunião deve ser presidida pelo líder de equipe da auditoria e os seguintes pontos devem ser considerados, se apropriado: a) apresentação dos participantes, incluindo um delineamento de suas funções; b) confirmação dos objetivos, escopo e critério da auditoria; c) confirmação do horário da auditoria e outros arranjos pertinentes com o auditado, como a data e duração para a reunião de encerramento, qualquer reunião interina entre a equipe da auditoria e a administração do auditado, e qualquer mudança de última hora; d) métodos e procedimentos a serem usados para realizar a auditoria, incluindo um alerta ao auditado que a evidência de auditoria será somente uma amostra das informações disponíveis e que, dessa forma, há um elemento de incerteza ao se auditar; e) confirmação dos canais formais de comunicação entre a equipe da auditoria e o auditado; f) confirmação do idioma a ser usado durante a auditoria; g) confirmação que o auditado será mantido informado do progresso da auditoria, durante a auditoria; h) confirmação de que os recursos e instalações necessários à equipe da auditoria estão disponíveis; i) confirmação de assuntos relativos à confidência; j) confirmação da segurança no trabalho pertinente, de procedimentos de emergência e segurança para a equipe da auditoria; k) confirmação da disponibilidade, funções e identidades de quaisquer guias;

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l) method of reporting including any grading of non-conformities; m) information about conditions on which the audit can be terminated; and n) information about any appeal system on the conduct or conclusions of the audit.

l) método de relatar, incluindo qualquer graduação de não-conformidades; m) informações sobre condições nas quais a auditoria pode ser terminada; e n) informações sobre qualquer sistema de apelação sobre a realização ou conclusões da auditoria.

6.5.2 Communication during the audit Dependent upon the scope and complexity of the audit, it can be necessary to make formal arrangements for communication within the audit team and with the auditee during the audit. The audit team should confer periodically to exchange information, assess audit progress, and reassign work between auditors as needed. During the audit, the audit team leader should periodically communicate the status of the audit and any concerns to the auditee and audit client, as appropriate. Evidence collected in the audit that suggests an immediate and significant risk (e.g. safety, environmental or quality) should be reported without delay to the auditee and, as appropriate, to the audit client. Any concern about an issue outside the audit scope should be noted and reported to the audit team leader, for possible communication to the audit client and auditee. Where the available audit evidence indicates that the audit objectives are unattainable, the audit team leader should report the reasons to the audit client and the auditee to determine the appropriate action. Such action can include reconfirmation or modification of the audit plan, changes to the audit objectives or audit scope or termination of the audit,. Any need for changes in the audit scope which can become apparent as on-site auditing activities progress should be reviewed with and approved by the audit client and, as appropriate, the auditee.

6.5.2 Comunicação durante a auditoria Dependendo do escopo e da complexidade da auditoria, pode ser necessário fazer arranjos formais para comunicação dentro da equipe da auditoria e com o auditado durante a auditoria. A equipe da auditoria deve se consultar periodicamente para trocar informações, deve avaliar o progresso da auditoria, e deve designar novamente trabalho entre os membros da equipe da auditoria conforme necessário. Durante a auditoria, o líder de equipe da auditoria deve periodicamente comunicar o progresso da auditoria e qualquer preocupação ao auditado e ao cliente de auditoria, se apropriado. Evidência coletada na auditoria que sugira um risco imediato e significante (por exemplo segurança ambiental ou qualidade) deve ser informada sem demora ao auditado e, se apropriado, ao cliente da auditoria. Qualquer preocupação sobre um assunto fora do escopo da auditoria deve ser anotada e deve ser informada ao líder da equipe da auditoria, para possível comunicação com o cliente da auditoria e o auditado. Onde a evidência da auditoria disponível indica que os objetivos da auditoria são inacessíveis, o líder da equipe da auditoria deve informar as razões ao cliente da auditoria e ao auditado para determinar a ação apropriada. Tal ação pode incluir a re-confirmação ou a modificação do plano de auditoria, mudanças nos objetivos da auditoria ou no escopo da auditoria, ou o término da auditoria. Qualquer necessidade de mudanças no escopo da auditoria que fique aparente com o progresso das atividades de auditoria no local deve ser analisada criticamente e deve ser aprovada pelo cliente da auditoria e, se apropriado, pelo auditado.

6.5.3 Roles and responsibilities of guides and observers Guides and observers can accompany the audit team but are not a part of it. They should not influence or interfere with the conduct of the audit.

6.5.3 Funções e responsabilidades de guias e observadores Guias e observadores podem acompanhar a equipe da auditoria mas não são parte dela. Eles não devem influenciar e interferir na realização da auditoria.

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When guides are appointed by the auditee, they should assist the audit team and act on the request of the audit team leader. Their responsibilities can include: a) establishing contacts and timing for interviews; b) arranging visits to specific parts of the site or organization; c) ensuring that rules concerning site safety and security procedures are known and respected by the audit team members; d) witnessing the audit on behalf of the auditee; and e) providing clarification or assisting in information.

Quando guias são designados pelo auditado, eles devem prestar ajuda a equipe da auditoria e devem agir a pedido do líder de equipe da auditoria. Suas responsabilidades podem incluir: a) estabelecer contatos e programas para entrevistas; b) organizar visitas para partes específicas do local ou da organização; c) assegurar que regras relativas a segurança do local e procedimentos de segurança sejam conhecidos e respeitados pelos membros da equipe da auditoria; d) testemunhar a auditoria em nome do auditado; e e) fornecer esclarecimento ou ajuda na coleta de informações.

6.5.4 Collecting and verifying information During the audit information relevant to the audit objectives, scope, and criteria, including information relating to interfaces between functions, activities, and processes should be collected by appropriate sampling and verified. Only information that is verifiable can be audit evidence. Audit evidence should be recorded. NOTE The audit evidence is based on samples of the information available. Therefore there is an element of uncertainty in auditing, and those acting upon the audit conclusions should be aware of this uncertainty. Figure 3 provides an overview of the process from collecting information to reaching audit conclusions.

6.5.4 Coletando e verificando informações Durante a auditoria as informações pertinentes aos objetivos, escopo, e critério da auditoria, inclusive informações relativas às interfaces entre funções, atividades, e processos devem ser coletadas por amostragem apropriada e devem ser verificadas. Somente as informações que são verificáveis podem ser evidência de auditoria. As evidências de auditoria devem ser registradas. NOTA A evidência de auditoria é baseada em amostras das informações disponíveis. Desse modo há um elemento de incerteza ao se auditar e, aqueles que atuam baseados nas conclusões da auditoria devem estar atentos sobre esta incerteza. A Figura 3 fornece uma visão geral do processo de auditoria desde a coleta de informações até o atingimento das conclusões da auditoria.

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Collecting by appropriatesampling, and verifying

Evaluating against audit criteria

Reviewing

Sources of information

Audit evidence

Audit findings

Audit conclusions

Figure 3 — Overview of the process from collecting information to reaching audit conclusions

Methods to collect information include: a) interview; b) observation of activities; and c) review of documents.

Fontes de informação

Coletando informações por amostragemapropriada e verificando

Avaliando contra o critério da auditoria

Análise crítica

Conclusões da auditoria

Evidências da auditoria

Constatações da auditoria

Fontes de informação

Coletando informações por amostragemapropriada e verificando

Avaliando contra o critério da auditoria

Análise crítica

Conclusões da auditoria

Evidências da auditoria

Constatações da auditoria

Figura 3 - Visão geral do processo de auditoria desde a coleta de informações até o atingimento

das conclusões da auditoria

Métodos para coletar informações incluem:

a) entrevista;

b) observação de atividades; e

c) análise crítica de documentos.

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Practical help – Sources of information The sources of information chosen can vary according to the scope and complexity of the audit and can include: a) interviews with employees and other persons; b) observations of activities and the surrounding work environment and conditions; c) documents, such as policy, objectives, plans, procedures, standards, instructions, licenses and permits, specifications, drawings, contracts and orders; d) records, such as inspection records, minutes of meetings, audit reports, records of monitoring programmes and results of measurements; e) data summaries, analyses and performance indicators; f) information on the auditee’s sampling programmes and on procedures for control of sampling and measurement processes; g) reports from other sources, for example, customer feedback, other relevant information from external parties and supplier ratings; and h) computerized data bases and web sites.

Ajuda prática - Fontes de informações As fontes de informações escolhidas podem variar de acordo com o escopo e a complexidade da auditoria e podem incluir: a) entrevistas com os empregados e outras pessoas; b) observações de atividades e do ambiente e condições de trabalho circunvizinho; c) documentos, como política, objetivos, planos, procedimentos, padrões, instruções, licenças e permissões, especificações, desenhos, contratos e ordens; d) registros, como registros de inspeção, minutas de reuniões, relatórios de auditoria, registros de monitoramento de programas e resultados de medições; e) resumos de dados, análises e indicadores de desempenho; f) informações sobre os programas de amostragem do auditado e sobre procedimentos para controle de amostragem e processos de medição; g) relatórios de outras fontes, como por exemplo, realimentação de cliente, outras informações pertinentes de partes externas e classificações de fornecedor; e h) bancos de dados computadorizados e web sites.

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Practical help – Conducting interviews Interviews are one of the important means of collecting information and should be carried out in a manner adapted to the situation and person interviewed. However, the auditor should consider the following: a) interviews should be held with persons from appropriate levels and functions performing activities or tasks within the scope of the audit; b) interviews should be conducted during the normal working hours and, where practical, at the normal workplace of the interviewed person; c) every attempt should be made to put the interviewed person at ease prior to and during the interview; d) the reason for the interview and any note taking should be explained; e) interviews can be initiated by asking the persons to describe their work; f) questions that bias the answers (i.e. leading questions) should be avoided; g) the results from the interview should be summarized and reviewed with the interviewed person; and h) the interviewed persons should be thanked for their participation and co-operation.

Ajuda prática - Conduzindo entrevistas Entrevistas são um dos meios importantes para coletar informações e devem ser conduzidas de maneira adaptada à situação e a pessoa entrevistada. Porém, o auditor deve considerar o seguinte: a) as entrevistas devem ser realizadas com pessoas de níveis e funções apropriados e que executam atividades ou tarefas dentro do escopo da auditoria; b) as entrevistas devem ser conduzidas durante as horas de trabalho normais e, onde possível, no local de trabalho normal da pessoa entrevistada; c) toda tentativa deve ser feita para pôr a pessoa entrevistada à vontade, antes e durante a entrevista; d) a razão da entrevista e de qualquer nota tomada deve ser explicada; e) entrevistas podem ser iniciadas pedindo para as pessoas que descrevam seu trabalho; f) perguntas que influenciam as respostas (isto é, perguntas direcionadas) devem ser evitadas; g) os resultados da entrevista devem ser resumidos e analisados criticamente com a pessoa entrevistada; e h) deve se agradecer as pessoas entrevistadas pela participação e cooperação.

6.5.5 Generating audit findings Audit evidence should be evaluated against the audit criteria to generate the audit findings. Audit findings can indicate either conformity or nonconformity with audit criteria and, if within the audit objectives, identify an opportunity for improvement. The audit team should meet as needed to review the audit findings at appropriate stages during the audit. Conformity with audit criteria should be summarized to indicate locations, functions, or processes that were audited. If included in the audit plan, individual audit findings of conformity and their supporting evidence should also be recorded.

6.5.5 Gerando constatações da auditoria As evidências de auditoria devem ser avaliadas contra o critério de auditoria para gerar as constatações da auditoria. Constatações da auditoria podem indicar conformidade ou não-conformidade com o critério de auditoria e, se dentro dos objetivos da auditoria, identificar uma oportunidade para melhoria. A equipe da auditoria deve se encontrar se necessário para analisar criticamente as constatações da auditoria em fases apropriadas durante a auditoria. A conformidade com o critério de auditoria deve ser resumida para indicar localizações, funções, ou processos que foram auditados. Se incluído no plano de auditoria, constatações de conformidade individuais de uma auditoria e sua evidência de suporte também devem ser registrados.

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Non-conformities and their supporting audit evidence should be recorded. Nonconformities can be graded. They should be reviewed with the auditee to obtain acknowledgement that the audit evidence is accurate, and that the nonconformities are understood. Every attempt should be made to resolve any diverging opinion concerning the audit evidence and/or findings, and unresolved points should be recorded.

Devem ser registradas as não-conformidades e suas evidências de auditoria de suporte. Não-conformidades podem ser graduadas. Elas devem ser analisadas criticamente com o auditado para obter reconhecimento de que a evidência de auditoria é precisa, e que as não-conformidades foram compreendidas. Toda tentativa deve ser feita para solucionar qualquer opinião divergente relativa as evidências e/ou constatações da auditoria, e devem ser registrados os pontos não resolvidos.

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6.5.6 Preparing audit conclusions The audit team should confer prior to the closing meeting to: a) review the audit findings and any other appropriate information collected during the audit against the audit objectives; b) agree on the audit conclusions taking into account uncertainty inherent in the audit process; c) prepare recommendations, if specified by the audit objectives; and d) discuss audit follow-up, if included in the audit plan.

Practical help – audit conclusions Audit conclusions can address issues such as: a) extent of conformity of the management system with the audit criteria; b) the effective implementation, maintenance and improvement of the management system; a) the capability of management review process to ensure the continuing suitability, adequacy, effectiveness and improvement of the management system. If specified by the audit objectives, audit conclusions can lead to recommendations regarding improvements, business relationships, certification or registration or future auditing activities.

6.5.6 Preparando as conclusões da auditoria A equipe da auditoria deve se consultar, anteriormente à reunião de encerramento para: a) analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações apropriadas coletadas durante a auditoria, contra os objetivos da auditoria; b) concordar quanto às conclusões da auditoria levando em conta a incerteza inerente ao processo de auditoria; c) preparar recomendações, se especificado pelos objetivos de auditoria; e d) discutir sobre a auditoria de acompanhamento, se incluído no plano de auditoria. Ajuda prática - conclusões da auditoria Conclusões da auditoria podem apontar assuntos tais como: a) extensão da conformidade do sistema de gestão com o critério de auditoria; b) implementação efetiva, manutenção e aperfeiçoamento do sistema de gestão; c) capacidade do processo de análise crítica de administração em assegurar a continua adequabilidade, suficiência, efetividade e aperfeiçoamento do sistema de gestão. Se especificado nos objetivos da auditoria, as conclusões da auditoria podem conduzir a recomendações tendo em vista melhorias, relações empresariais, certificação/credenciamento ou atividades de futuras auditorias.

6.5.7 Conducting the closing meeting A closing meeting, chaired by the audit team leader, should be held to present the audit findings and conclusions in such a manner that they are understood and acknowledged by the auditee, and to agree, if appropriate, on the time period for the auditee to present a corrective and preventive action plan. Participants in the closing meeting should include the auditee and can also include the audit client and other parties. If necessary, the audit team leader should advise the auditee of situations encountered during the audit that may decrease the reliance that can be placed on the audit conclusions.

6.5.7 Conduzindo a reunião de encerramento Uma reunião de encerramento, presidida pelo líder de equipe da auditoria, deve ser realizada para apresentar as constatações e conclusões da auditoria, de uma tal maneira que eles sejam compreendidos e reconhecidos pelo auditado, e para negociar, se apropriado, o prazo para o auditado apresentar um plano de ação corretiva e preventiva. Os participantes na reunião de encerramento devem incluir o auditado e também podem incluir o cliente da auditoria e outras partes. Se necessário, o líder de equipe da auditoria deve alertar o auditado sobre situações encontradas durante a auditoria que podem diminuir a confiança nas conclusões da auditoria.

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In many instances, for example, internal audits in a small organization, the closing meeting can consist of communicating the audit findings and conclusions. For other audit situations, the meeting should be formal and minutes, including records of attendance, should be kept. Any diverging opinions relative to audit findings and/or conclusions between the audit team and the auditee should be discussed and if possible resolved. If not resolved, both opinions should be recorded. If specified by the audit objectives, recommendations for improvements should be presented. It should be emphasized that recommendations are not binding.

Em muitas instâncias, por exemplo em auditorias internas em uma pequena organização, a reunião de encerramento pode consistir em apenas comunicar as constatações e conclusões da auditoria. Para outras situações de auditoria, a reunião deve ser formal e devem ser mantidas minutas, incluindo registros de freqüência. Qualquer opinião divergente relativa às conclusões e/ou constatações da auditoria, entre a equipe da auditoria e o auditado deve ser discutida e se possível resolvida. Se não for resolvida, devem ser registradas ambas as opiniões. Se especificado pelos objetivos da auditoria, devem ser apresentadas recomendações para melhorias. Deve ser enfatizado que recomendações não são obrigatórias.

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6.6 Preparing, approving and distributing the audit report 4.1.1 Preparing the audit report The audit team leader should be responsible for the preparation and contents of the audit report. The audit report should provide a complete, accurate, concise and clear record of the audit, and should include or refer to the following: a) the audit objectives; b) the audit scope, particularly the identification of the organizational and functional units or processes audited and the time period covered; c) the identification of the audit client; d) the identification of audit team leader and members; e) the dates and places the on-site audit activities were conducted; a) the audit criteria; g) the audit findings; and h) the audit conclusions. The audit report can also include or refer to the following, as appropriate: i) the audit plan; a) list of auditee representatives; k) a summary of the audit process including uncertainty and/or obstacles encountered that can decrease the reliability of the audit conclusions; l) confirmation that the audit objectives have been accomplished within the audit scope in accordance with the audit plan; m) areas not covered, although within the audit scope; n) unresolved diverging opinions between the audit team and the auditee; o) recommendations for improvement, if specified in the audit objectives; p) agreed follow-up action plans, if any; q) a statement of the confidential nature of the contents; and

6.6 Preparando, aprovando e distribuindo o relatório de auditoria 6.6.1 Preparando o relatório de auditoria O líder de equipe da auditoria deve ser responsável pela preparação e conteúdo do relatório da auditoria. O relatório da auditoria deve fornecer um registro completo, preciso, conciso e claro da auditoria, e deve incluir ou deve se referir ao seguinte: a) os objetivos de auditoria; b) o escopo de auditoria, particularmente a identificação das unidades organizacionais e funcionais ou os processos auditados e o período de tempo coberto; c) a identificação do cliente de auditoria; d) a identificação do líder da equipe da auditoria e seus membros; e) as datas e lugares em que as atividades da auditoria no local foram realizadas; f) o critério da auditoria; g) as constatações da auditoria; e h) as conclusões da auditoria. O relatório da auditoria também pode incluir ou pode se referir ao seguinte, se apropriado: i) o plano de auditoria; j) a lista de representantes do auditado; k) um resumo do processo de auditoria incluindo obstáculos e/ou incertezas encontrados que podem diminuir a confiabilidade das conclusões da auditoria; l) a confirmação de que os objetivos da auditoria foram atendidos dentro do escopo da auditoria e em conformidade com o plano de auditoria; m) as áreas não cobertas, embora dentro do escopo da auditoria; n) as opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da auditoria e o auditado; o) as recomendações para melhoria, se especificado nos objetivos da auditoria; p) o plano de ação de acompanhamento negociado, se existir; q) uma declaração da natureza confidencial dos conteúdos; e

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r) the distribution list for the audit report. r) a lista de distribuição do relatório da auditoria. 6.6.2 Approving and distributing the audit report The audit report should be issued within the agreed time period. If this is not possible, the reasons for the delay should be communicated to the audit client and a new issue date should be agreed. The audit report should be dated, reviewed and approved in accordance with audit programme procedures. The approved audit report should then be distributed to recipients designated by the audit client. The audit report is the property of the audit client. The audit team members and all report recipients should respect and maintain the confidentiality of the report.

6.6.2 Aprovando e distribuindo o relatório da auditoria O relatório da auditoria deve ser emitido dentro do período de tempo acordado. Se isto não é possível, devem ser comunicadas as razões para a demora ao cliente da auditoria e uma nova data deve ser acordada. O relatório da auditoria deve ser datado, analisado criticamente e aprovado de acordo com os procedimentos do programa da auditoria. O relatório da auditoria aprovado deve então ser distribuído aos receptores designados pelo cliente da auditoria. O relatório da auditoria é de propriedade do cliente da auditoria. Os membros de equipe da auditoria e todos os receptores do relatório devem respeitar e devem manter a confidencialidade do relatório.

6.7 Completing the audit The audit is completed when all activities described in the audit plan have been carried out and the approved audit report has been distributed. Documents pertaining to the audit should be retained or destroyed by agreement between the participating parties and in accordance with audit programme procedures and applicable statutory, regulatory, and contractual requirements. Unless required by law, the audit team and those responsible for managing the audit programme should not disclose the contents of documents, any other information obtained during the audit, or the audit report, to any other party without the explicit approval of the audit client and, where appropriate, the approval of the auditee. If disclosure of the contents of an audit document is required, the audit client and auditee should be informed as soon as possible.

6.7 Concluindo a auditoria A auditoria está concluída quando todas as atividades descritas no plano da auditoria foram realizadas e o relatório da auditoria aprovado foi distribuído. Documentos pertencentes à auditoria devem ser retidos ou destruídos conforme acordo entre as partes participantes e em conformidade com os procedimentos do programa da auditoria e requisitos estatutários, regulamentares e contratuais aplicáveis. A menos que requerido por lei, a equipe da auditoria e o responsável por gerenciar o programa da auditoria não devem revelar para qualquer outra parte o conteúdo de documentos, quaisquer outras informações obtidas durante a auditoria, ou o relatório da auditoria, sem a aprovação explícita do cliente da auditoria e, onde apropriado, a aprovação do auditado. Se a revelação do conteúdo de um documento de auditoria for solicitada, devem ser informados o cliente da auditoria e o auditado, o mais cedo possível.

6.8 Conducting audit follow-up The conclusions of the audit can indicate the need for corrective, preventive or improvement actions, as applicable. Such actions are usually decided and undertaken by the auditee within an agreed timeframe and are not considered to be part of the audit. The auditee should keep the audit client informed of the status of these actions. The completion and effectiveness of corrective action should be verified. This verification can be part of a subsequent audit. NOTE The audit programme can specify follow-up

6.8 Conduzindo a auditoria de acompanhamento As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas, preventivas ou de melhoria, se aplicável. Normalmente tais ações são decididas e empreendidas pelo auditado dentro de um prazo acordado e não são consideradas como parte da auditoria. O auditado deve manter o cliente da auditoria informado sobre a situação destas ações. Devem ser verificadas a conclusão e a efetividade da ação corretiva. Esta verificação pode ser parte de uma auditoria subseqüente. NOTA O programa da auditoria pode especificar o

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by members of the audit team, which adds value by using their expertise. In such cases, care should be taken to maintain independence in subsequent audit activities.

acompanhamento por membros da equipe da auditoria, o que agrega valor por usar a experiência adquirida. Em tais casos, deve-se tomar cuidado para manter a independência em atividades de auditoria subseqüentes.

7 Competence and Evaluation of Auditors 7.1 General Confidence and reliance in the audit process depends on the competence of those conducting the audit. This competence is based on the demonstration of: the personal attributes described in 7.2; and the ability to apply the knowledge and skills

described in 7.3 gained through the education, work experience, auditor training, and audit experience described in 7.4

This concept of auditor competence is illustrated in Figure 4. Some of the knowledge and skills described in 7.3 are common to auditors of quality and environmental management systems and some are specific to auditors of the individual disciplines. Auditors develop, maintain and improve their competence through continual professional development and regular participation in audit (7.5). A process for evaluating auditors and audit team leaders is described in 7.6.

7 Competência e Avaliação de Auditores 7.1 Generalidades Segurança e confiança no processo de auditoria depende da competência daqueles que conduzem a auditoria. Esta competência está baseada na demonstração de: - atributos pessoais descritos em 7.2; e - capacidade para aplicar conhecimento e habilidades, descritos em 7.3, adquiridos através de educação, experiência profissional, treinamento em auditoria , e experiência em auditoria, descritos em 7.4. Este conceito de competência do auditor é ilustrado na Figura 4. Alguns dos conhecimentos e habilidades descritos em 7.3 são comuns a auditores de sistemas de gestão da qualidade e ambientais e alguns são específicos para auditores de uma disciplina individual. Os auditores desenvolvem, mantêm e aperfeiçoam a sua competência através do contínuo desenvolvimento profissional e participação regular em auditorias (7.5). Um processo para avaliar auditores e líderes de equipe da auditoria está descrito em 7.6.

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Environmentalspecific

knowledge and skills (7.3.4)

Quality specificknowledge and

skills (7.3.3)

Genericknowledge and skills

(7.3.1)

Competence

(7.4)

Education Workexperience

Auditortraining

Auditexperience

Personal attribute s (7.2)

Figure 4 —Concept of competence

Atributos pessoais (7.2)

Educação Experiência Treinamento Experiênciaem auditoria em auditoria profissional

(7.4)

Competência

AmbientalQualidadeConhecimentoe habilidades

genéricos(7.3.1 e7.3.2)

Conhecimento ehabilidadesambientais

específicos (7.3.4)

Conhecimento ehabilidades

específicos daqualidade (7.3.3)

Atributos pessoais (7.2)

Educação Experiência Treinamento Experiênciaem auditoria em auditoria profissional

(7.4)

Competência

AmbientalQualidadeConhecimentoe habilidades

genéricos(7.3.1 e7.3.2)

Conhecimento ehabilidadesambientais

específicos (7.3.4)

Conhecimento ehabilidades

específicos daqualidade (7.3.3)

Figura 4 - Conceito de competência

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7.2 Personal attributes An auditor should be: a) ethical - fair, truthful, sincere, honest and discreet; b) open minded - willing to consider alternative ideas or points of view; c) diplomatic - tactful in dealing with people; d) observant - actively aware of physical surroundings and activities; e) perceptive - instinctively aware of and able to understand situations; f) versatile - adjusts readily to different situations; g) tenacious - persistent, focused on achieving objectives; h) decisive – reaches timely conclusions based on logical reasoning and analysis; and i) self-reliant - acts and functions independently while interacting effectively with others.

7.2 Atributos pessoais Um auditor deve ser: a) ético - justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto; b) mente aberta – disposto a considerar idéias ou pontos de vista alternativos; c) diplomático – com tato para lidar com pessoas; d) observador - ativamente atento à circunvizinhança e a atividades físicas; e) perceptivo - instintivamente atento e capaz de entender situações; f) versátil – se ajusta prontamente a diferentes situações; g) tenaz - persistente, focalizado em alcançar objetivos; h) decidido - chega a conclusões oportunas baseadas em razões lógicas e análise; e i) auto-confiante – atua e funciona independentemente enquanto interage efetivamente com outros.

7.3 Knowledge and skills 7.3.1 Generic knowledge and skills of quality management system and environmental management system auditors Auditors should have knowledge and skills in the following areas: a) audit principles, procedures and techniques - to enable the auditor to apply those appropriate to different audits and ensure that audits are conducted in a consistent and systematic manner. An auditor should be able to:

apply audit principles, procedures and techniques;

plan and organize the work effectively;

conduct the audit within the agreed time

schedule;

prioritize and focus on matters of significance;

collect information through effective interviewing, listening, observing and reviewing documents, records and data;

understand the appropriateness and

consequences of using sampling techniques for auditing;

verify the accuracy of collected information;

7.3 Conhecimento e habilidades 7.3.1 Conhecimento e habilidades genéricos de auditores de sistema de gestão da qualidade e sistema de gestão ambiental Auditores devem ter conhecimento e habilidades nas seguintes áreas: a) princípios, procedimentos e técnicas de auditoria - permitir ao auditor aplicar o apropriado a diferentes auditorias e assegurar que as auditorias são realizadas de uma maneira consistente e sistemática. Um auditor deve ser capaz de: - aplicar princípios, procedimentos e técnicas de auditoria; - planejar e organizar o trabalho efetivamente; - realizar a auditoria dentro do horário acordado; - priorizar e enfocar assuntos com significado; - coletar informações através de entrevistas eficazes, escutar, observar e analisar criticamente documentos, registros e dados; - entender a conveniência e conseqüências de usar técnicas de amostragem para auditar; - verificar a precisão de informações coletadas;

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confirm the sufficiency and appropriateness

of audit evidence to support audit findings and conclusions;

assess those factors that can affect the

reliability of the audit findings and conclusions;

use work documents to record audit activities;

prepare audit reports;

maintain the confidentiality and security of information; and

communicate effectively, either through

personal linguistic skills or through an interpreter.

a) management system and reference documents -

to enable the auditor to comprehend the scope of the audit and apply audit criteria. Knowledge and skills in this area should cover:

application of management systems to

different organizations; interaction between the components of the

management system;

quality or environmental management system standards, applicable procedures or other management system documents used as audit criteria;

recognizing differences between and priority

of the reference documents;

application of the reference documents to different audit situations; and

information systems and technology for,

authorization, security, distribution and control of documents, data and records.

c) organizational situations - to enable the auditor to comprehend the organization's operational context. Knowledge and skills in this area should cover:

organizational size, structure, functions and relationships;

general business processes and related

terminology; and

cultural and social customs of the auditee; d) applicable laws, regulations and other requirements relevant to the discipline - to enable the auditor to work within, and be aware of the requirements that apply to the organization being audited. Knowledge and skills i thi h ld

- confirmar a suficiência e conveniência da evidência de auditoria para apoiar as constatações e conclusões da auditoria; - avaliar os fatores que podem afetar a confiabilidade das constatações e conclusões da auditoria; - usar documentos de trabalho para registrar atividades de auditoria; - preparar relatórios da auditoria; - manter a confidencialidade e a segurança das informações; e - comunicar efetivamente por habilidades lingüísticas pessoais ou através de um intérprete. b) sistema de gestão e documentos de referência - permitir ao auditor compreender o escopo da auditoria e aplicar o critério de auditoria. Conhecimento e habilidades nesta área devem incluir: - aplicação de sistemas de gestão para diferentes organizações; - interação entre os componentes do sistema de gestão; - normas de sistemas gestão da qualidade ou ambiental, procedimentos aplicáveis ou outros documentos de sistema de gestão usados como critério de auditoria; - reconhecer diferenças e prioridade entre os documentos de referência; - aplicação de documentos de referência a diferentes situações de auditoria; e - sistemas de informação e tecnologia para, autorização, segurança, distribuição e controle de documentos, dados e registros. c) situações organizacionais - permitir ao auditor compreender o contexto operacional da organização. Conhecimento e habilidades nesta área devem incluir: - tamanho organizacional, estrutura, funções e relações; - processos gerais de negócio e terminologia relacionada; e - costumes culturais e sociais do auditado; d) leis aplicáveis, regulamentos e outros requisitos pertinentes à disciplina - permitir ao auditor trabalhar, e está atento aos requisitos que se aplicam à organização a ser auditada. Conhecimento e habilidades nesta área

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in this area should cover:

local, regional and national codes, laws and regulations

contracts and agreements;

international treaties and conventions; and

other requirements to which the organization

subscribes

devem incluir: - códigos locais, regionais e nacionais, leis e regulamentos - contratos e acordos; - tratados e convenções internacionais; e - outros requisitos para as quais a organização é submetida

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7.3.2 Generic knowledge and skills of audit team leaders Audit team leaders should have additional knowledge and skills in audit leadership - to facilitate the efficient and effective conduct of the audit. An audit team leader should be able to: plan the audit and make effective use of

resources during the audit; represent the audit team in communications with

the audit client and auditee; organize and direct audit team members; provide direction and guidance to auditors-in-

training; lead the audit team to reach audit conclusions; prevent and resolve conflicts; and prepare and complete the audit report.

7.3.2 Conhecimento e habilidades genéricos de líderes de equipe da auditoria Líderes de equipe da auditoria devem ter conhecimento e habilidades adicionais em liderança de auditoria para facilitar a conduta eficiente e efetiva da auditoria. Um líder de equipe da auditoria deve ser capaz de: - planejar a auditoria e fazer uso efetivo de recursos durante a auditoria; - representar a equipe da auditoria em comunicações com o cliente da auditoria e o auditado; - organizar e dirigir os membros da equipe da auditoria; - fornecer direção e orientação para auditores-em-treinamento; - conduzir a equipe da auditoria para atingir a conclusões da auditoria; - prevenir e solucionar conflitos; e - preparar e completar o relatório de auditoria.

7.3.3 Specific knowledge and skills of quality management system auditors Quality management system auditors should have knowledge and skills in the following:

a) quality related methods and techniques - to enable the auditor to examine quality management systems and to generate appropriate audit findings and conclusions. Knowledge and skills in this area should cover:

quality terminology; quality management principles and their

application; and quality management tools and their

application (for example statistical process control, failure mode and effect analysis, etc.).

b) products, including services, and processes - to enable the auditor to comprehend the technological context in which the audit is being conducted. Knowledge and skills in this area should cover:

sector-specific terminology; technical characteristics of processes and

products, including services; and

sector specific processes and practices.

7.3.3 Conhecimento e habilidades específicos de auditores de sistemas de gestão da qualidade Auditores de sistemas gestão da qualidade devem ter conhecimento e habilidades no seguinte: a) métodos e técnicas relacionados com qualidade - permitir ao auditor examinar sistemas de gestão da qualidade e gerar constatações e conclusões da auditoria apropriados. Conhecimento e habilidades nesta área devem incluir: - terminologia da qualidade; - princípios de gestão da qualidade e sua aplicação; e - ferramentas de gestão da qualidade e sua aplicação (por exemplo controle estatístico de processo, análise de modo de falha e efeito, etc.). b) processos e produtos, incluindo serviços - permitir ao auditor compreender o contexto tecnológico no qual a auditoria está sendo realizada. Conhecimento e habilidades nesta área devem incluir: - terminologia específica do setor; - características técnicas de processos e produtos, incluindo serviços; e - processos e práticas específicos do setor.

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7.4.� Education, work experience, auditor training and audit experience 7.4.1 Auditor An auditor should have: a) Completed an education sufficient to permit the

acquisition of knowledge and skills described in 7.3.

b) Work experience that contributes to the

development of the knowledge and skills described in 7.3.3 and 7.3.4. The work experience should be in a technical, managerial or professional position involving the exercise of judgement, solving problems and communication with other managerial or professional personnel, peers, customers and/or other interested parties.

Part of the work experience should be in a position where the activities undertaken contribute to the development of knowledge and skills in: the quality management field for quality

management system auditors; and the environmental management field for

environmental management system auditors; c) Auditor training that contributes to the

development of the knowledge and skills described in 7.3.1. Training may be provided by the person’s own organization or by an external organization;

d) Audit experience in the activities described in

clause 6. This experience should have been gained under the direction and guidance of an auditor who is competent as audit team leader in the same discipline.

NOTE The extent of direction and guidance (here and in 7.4.2, 7.4.3 and Table1) needed during an audit should be at the discretion of those assigned the responsibility for managing the audit programme and the audit team leader. Providing direction and guidance does not imply constant supervision and does not require someone assigned solely to the task.

7.4.� Educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria 4.1.2 7.4.1Auditor Um auditor deve ter:

7.�.� Completado uma educação suficiente para permitir a aquisição do conhecimento e habilidades descritos em 7.3.

7.�.� Experiência profissional que contribua para

o desenvolvimento do conhecimento e habilidades descritos em 7.3.3 e 7.3.4. A experiência profissional deve ser em uma posição técnica, gerencial ou profissional que envolva o exercício de julgamento, solução de problemas e comunicação com outro pessoal gerencial ou profissional, pares, clientes e/ou outras partes interessadas.

Parte da experiência profissional deve ser em uma posição onde as atividades empreendidas contribuam para o desenvolvimento de conhecimento e habilidades em:

7.�.� o campo de gestão da qualidade para auditores de sistemas gestão da qualidade; e

7.�.� o campo de gestão ambiental para

auditores de sistemas gestão ambiental;

7.�.� Treinamento em auditoria que contribua para o desenvolvimento do conhecimento e habilidades descritos em 7.3.1. O treinamento pode ser provido pela própria organização da pessoa ou por uma organização externa;

7.�.� Experiência em auditoria nas atividades

descritas na cláusula 6. Esta experiência deve ter sido adquirida sob a direção e orientação de um auditor que seja competente como líder de equipe da auditoria na mesma disciplina.

NOTA A extensão de direção e orientação (aqui e em 7.4.2, 7.4.3 e na Tabela 1) necessária durante uma auditoria deve ser a critério do designado responsável por gerenciar o programa da auditoria e o líder da equipe da auditoria. Fornecer direção e orientação não implica em supervisão constante e não requer alguém designado somente para essa tarefa.

7.4.2 Audit team leader An audit team leader should have acquired additional audit experience to develop the knowledge and skills described in 7.3.2, under the direction and guidance of another auditor who is competent as an audit team leader.

7.4.2 Líder de equipe da auditoria Um líder de equipe da auditoria deve ter adquirido experiência adicional em auditoria para desenvolver o conhecimento e habilidades descritos em 7.3.2, sob a direção e orientação de outro auditor que é competente como um líder de equipe da auditoria.

47

7.4.3 Auditors who audit both quality and environmental management systems Quality management system or environmental management system auditors who wish to become auditors in the second discipline should have: a) the training and work experience needed to

acquire the knowledge and skills for the second discipline; and

b) conducted audits covering the management

system in the second discipline under the direction and guidance of an auditor who is competent as an audit team leader in the second discipline.

An audit team leader in one discipline should meet (a) and (b) above to become an audit team leader in the second discipline.

7.4.3 Auditores que auditam sistemas de gestão da qualidade e ambientais Auditores de sistemas de gestão da qualidade ou sistemas de gestão ambiental que desejam se tornar auditores na segunda disciplina devem ter: a) treinamento e experiência profissional necessários para adquirir o conhecimento e habilidades para a segunda disciplina; e b) realizando auditorias que cubram o sistema de gestão na segunda disciplina sob a direção e orientação de um auditor que é competente como um líder de equipe da auditoria na segunda disciplina. Um líder de equipe da auditoria em uma disciplina deve atender (a) e (b) acima para se tornar um líder de equipe da auditoria na segunda disciplina.

7.4.4 Levels of education, work experience, auditor training and audit experience Organizations should establish the levels of the education, work experience, auditor training and audit experience an auditor needs to gain the knowledge and skills appropriate to audit programme by applying steps 1 and 2 of 7.6.2. Experience has shown that the levels given in Table 1 are appropriate for auditors conducting certification or similar audits. Depending on the audit programme higher or lower levels can be appropriate.

7.4.4 Níveis de educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria As organizações devem estabelecer os níveis da educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria com os quais um auditor precisa adquirir os conhecimento e habilidades apropriados a um programa da auditoria, através da aplicação dos passos 1 e 2 do processo de avaliação, descrito em 7.6.2. A experiência tem mostrado que os níveis apresentados na Tabela 1 são apropriados para auditores que realizam auditorias de certificação ou semelhantes. Dependendo do programa da auditoria níveis mais altos ou mais baixos podem ser apropriados.

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Table 1 — Example of Levels of education, work experience, auditor training and audit experience for

auditors conducting certification or similar audits

Auditor Auditor in both disciplines

Audit team leader

Education Secondary education (see note 1)

Same as for auditor Same as for auditor

Total work experience 5 years (see note 2)

Same as for auditor Same as for auditor

Work experience in quality or environmental management field

At least 2 years of the total 5 years

2 years in the second discipline (see note 3)

Same as for auditor

Auditor training 40 hours of audit training

24 hours of training in the second discipline (see note 4)

Same as for auditor

Audit experience 4 complete audits for a total of at least 20 days of audit experience as an auditor-in-training under the direction and guidance of an auditor competent as an audit team leader (see note 5). The audits should be completed within the last three consecutive years

3 complete audits for a total of at least 15 days of audit experience in the second discipline under the direction and guidance of an auditor competent as an audit team leader in the second discipline (see note 5). The audits should be completed within the last two consecutive years

3 complete audits for a total of at least 15 days of audit experience acting in the role of an audit team leader under the direction and guidance of an auditor competent as an audit team leader (see note 5). The audits should be completed within the last two consecutive years

NOTE 1 Secondary education is that part of the national educational system that comes after the primary or elementary stage, but that is completed prior to entrance to a university or similar educational institution NOTE 2 The number of years of work experience may be reduced by one year if the person has completed appropriate post-secondary education. NOTE 3 The work experience in the second discipline can be concurrent with the work experience in the first discipline. NOTE 4 The training in the second discipline is to acquire knowledge of the relevant standards, laws, regulations, principles, methods and techniques. NOTE 5 A complete audit is an audit covering all of the steps described in 6.3 to 6.6 The overall audit experience should cover the entire management system standard.

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Tabela 1 - Exemplo de Níveis de educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria para auditores que conduzem auditorias de certificação ou semelhantes

Auditor Auditor em ambas as disciplinas

Líder de equipe da auditoria

Educação Educação secundária (ver nota 1)

O mesmo solicitado para auditor

O mesmo solicitado para auditor

Experiência profissional total

5 anos (ver nota 2) O mesmo solicitado para auditor

O mesmo solicitado para auditor

Experiência profissional nos campos de gestão da qualidade ou ambiental

Pelo menos 2 anos do total de 5 anos

2 anos na segunda disciplina (ver nota 3)

O mesmo solicitado para auditor

Treinamento em auditoria 40 horas de treinamento em auditoria

24 horas de treinamento na segunda disciplina (ver nota 4)

O mesmo solicitado para auditor

Experiência em auditoria 4 auditorias completas em um total de pelo menos 20 dias de experiência em auditoria como um auditor-em-treinamento sob a direção e orientação de um auditor competente como um líder de equipe da auditoria (ver nota 5) As auditorias devem ser completadas dentro dos três últimos anos sucessivos

3 auditorias completas em um total de pelo menos 15 dias de experiência em auditoria na segunda disciplina sob a direção e orientação de um auditor competente como um líder de equipe da auditoria na segunda disciplina (ver nota 5) As auditorias devem ser completadas dentro dos dois últimos anos sucessivos

3 auditorias completas em um total de pelo menos 15 dias de experiência em auditoria atuando no função de um líder de equipe da auditoria sob a direção e orientação de um auditor competente como um líder de equipe da auditoria (ver nota 5) As auditorias devem ser completadas dentro dos dois últimos anos sucessivos

NOTA 1 Educação Secundária é a parte do sistema educacional nacional que vem posterior a fase primária ou elementar e é concluída antes da entrada na universidade ou instituição educacional semelhante. NOTA 2 O número de anos de experiência profissional pode ser reduzido em um ano se a pessoa tiver completado a educação pós-secundária apropriada. NOTA 3 A experiência profissional na segunda disciplina pode ser simultânea com a experiência profissional na primeira disciplina. NOTA 4 O treinamento na segunda disciplina consiste em adquirir conhecimento dos padrões, leis, regulamentos, princípios, métodos e técnicas pertinentes. NOTA 5 Uma auditoria completa é uma auditoria que cobre todos os passos descritos de 6.3 a 6.6. A experiência global em auditoria deve incluir toda a norma de sistema gestão.

50

7.5 Maintenance and improvement of competence 7.5.1 Continual professional development Continual professional development is concerned with maintenance and improvement of knowledge, skills and personal attributes. This can be achieved through means such as additional work experience, training, private study, coaching, attendance at meetings, seminars and conferences or other relevant activities. Auditors should demonstrate their continual professional development. The continual professional development activities should take into account changes in the needs of the individual and the organization, the practice of auditing, standards and other requirements.

7.5 Manutenção e melhoria da competência 7.5.1 Contínuo desenvolvimento profissional O contínuo desenvolvimento profissional se preocupa com a manutenção e melhoria do conhecimento, habilidades e atributos pessoais. Isto pode ser alcançado por meios como experiência profissional adicional, treinamento, estudo privado, treinamento orientado, participação em reuniões, seminários e conferências ou outras atividades pertinentes. Auditores devem demonstrar seu contínuo desenvolvimento profissional. As atividades de contínuo desenvolvimento profissional devem levar em conta mudanças nas necessidades do indivíduo e da organização, a prática de auditoria, padrões e outros requisitos.

7.5.2Maintenance of auditing ability Auditors should maintain and demonstrate their auditing ability through continual participation in audits of quality and/or environmental management system.

7.5.2 Manutenção da habilidade de auditar Os auditores devem manter e demonstrar sua habilidade de auditar através da participação regular em auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental.

7.6 Auditor evaluation 7.6.1 General The evaluation of auditors and audit team leaders should be planned, implemented and recorded in accordance with audit programme procedures to provide an outcome that is objective, consistent, fair and reliable. The evaluation process should identify training and other skill enhancement needs. The evaluation of auditors occurs at the following different stages: the initial evaluation of persons who wish to

become auditors; the evaluation of the auditors as part of the audit

team selection process described in 6.2.4; the continual evaluation of auditor performance to

identify needs for maintenance and improvement of knowledge and skills.

Figure 5 illustrates the relationship between the stages of evaluation. The process steps described in 7.6.2 can be used in each of the stages of evaluation

7.6 Avaliação de auditor 7.6.1 Generalidades A avaliação de auditores e líderes de equipe da auditoria deve ser planejada, implementada e registrada conforme procedimentos do programa da auditoria de modo a fornecer um resultado que é objetivo, consistente, justo e confiável. O processo de avaliação deve identificar necessidades de treinamento e outras intensificações de habilidades. A avaliação de auditores acontece nas seguintes diferentes fases: - a avaliação inicial de pessoas que desejam se tornar auditores; - a avaliação dos auditores como parte do processo de seleção de uma equipe auditoria descrito em 6.2.4; - a avaliação contínua do desempenho de auditores de modo a identificar necessidades de manutenção e aperfeiçoamento de conhecimento e habilidades. A Figura 5 ilustra a relação entre essas fases da avaliação. Os passos do processo descrito em 7.6.2 podem ser usados em cada uma dessas fases da avaliação

51

Auditor

CriteriaMet

Maintenance and Improvement ofCompetence

(7.5)

ContinualEvaluation ofPerformance

(7.6)

Criteria Not met

CriteriaMet

InitialEvaluation

(7.6)

Auditing(6)

Development ofCompetence

Audit Team Selection(6.2.4)

Not Selected

Selected

Criteria Not Met

Figure 5 — Relationship between the Stages of Evaluation

52

Desenvolvimento dacompetência

avaliaçãoinicial (7.6)

Avaliaçãocontínua dodesempenho

(7.6)

Seleção daequipe da auditoria

(6.2.4)

Auditor

Auditoria (6)

Manutenção e melhoriada competência (7.5)

Critério nãoatendido

Critérioatendido

Critério atendido

Nãoselecionado

Critério nãoatendido

Desenvolvimento dacompetência

avaliaçãoinicial (7.6)

Avaliaçãocontínua dodesempenho

(7.6)

Seleção daequipe da auditoria

(6.2.4)

Auditor

Auditoria (6)

Manutenção e melhoriada competência (7.5)

Critério nãoatendido

Critérioatendido

Critério atendido

Nãoselecionado

Critério nãoatendido

Figura 5 - Relação entre as fases da avaliação 7.6.2 Evaluation Process The evaluation process involves four main steps. Step 1 – Identify the personal attributes, and the types and extent of knowledge and skills to meet the needs of the audit programme. In deciding the appropriate types and extent of knowledge and skills the following should be considered: • the size, nature and complexity of the organization

to be audited; • the objectives and extent of the audit programme; • certification, registration and accreditation

requirements;

7.6.2 Processo de avaliação O processo de avaliação envolve quatro passos principais. Passo 1 - Identificar os atributos pessoais e o conhecimento e habilidades para atender as necessidades do programa da auditoria. Ao decidir o conhecimento e habilidades apropriados devem ser considerados o seguinte: - tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada; - objetivos e extensão do programa da auditoria; - requisitos de certificação/registro e credenciamento;

53

• the role of the audit process in the management of

the organization to be audited; • the level of confidence required in the audit

programme; and • the complexity of the management system to be

audited. Step 2 – Set the evaluation criteria. The criteria can be quantitative such as the levels of education, work experience, auditor training and audit experience or qualitative such as having demonstrated personal attributes knowledge or the performance of the skills in training or in the workplace. Step 3 – Select the appropriate evaluation method. Evaluation should be undertaken by a person or a panel using one or more of the methods selected from those in Table 2. In using Table 2 the following should be noted: • the methods outlined represent a range of options

and may not apply in all situations; • the various methods outlined can differ in their

reliability; and • typically, a combination of methods should be

used to ensure an outcome that is objective, consistent, fair and reliable.

Step 4 – Conduct the evaluation. The evaluation is conducted by comparing the information collected about the auditor against the criteria set in Step 2. Where a person does not meet the criteria, additional training, work and or audit experience are required. Following this there should be a re-evaluation. An example of how the steps of the evaluation process might be applied and documented for a hypothetical internal audit programme is illustrated in Table 3

- função do processo de auditoria na gestão da organização a ser auditada; - nível de confiança requerido pelo programa da auditoria; e - complexidade do sistema de gestão a ser auditado. Passo 2 – Estabelecer o critério de avaliação. O critério pode ser quantitativo como anos de experiência profissional, número de auditorias realizadas, horas de treinamento em auditoria ou qualitativo como ter demonstrado atributos pessoais, conhecimento ou desempenho das habilidades, em treinamento ou no local de trabalho. Passo 3 - Selecionar o método de avaliação apropriado. A avaliação deve ser realizada por uma pessoa ou um júri usando um ou mais dos métodos selecionados na Tabela 2. Ao usar a Tabela 2 deve ser notado o seguinte: - os métodos esboçados representam uma série de opções e podem não se aplicar em todas as situações; - os vários métodos esboçados podem diferir na sua confiabilidade; e - tipicamente uma combinação de métodos deve ser usada para assegurar um resultado que seja objetivo, consistente, justo e confiável. Passo 4 - Conduzir a avaliação. Nesse passo as informações coletadas sobre a pessoa são comparadas contra o critério estabelecido no Passo 2. Quando uma pessoa não atende o critério, treinamento adicional, trabalho e/ou experiência em auditoria são requeridos. Seguido a isto deve haver uma reavaliação. Um exemplo de como os passos do processo de avaliação poderiam ser aplicados e documentados no caso de um programa da auditoria interno hipotético é ilustrado na Tabela 3

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Table 2 — Evaluation Methods

Evaluation Method Objectives Examples Records review To verify the background of the auditor. Analysis of records of

education, training, employment and audit experience

Positive and Negative Feedback

To provide information about how the performance of the auditor is perceived.

Surveys, questionnaires, personal references, testimonials, complaints, performance evaluation

Interview To evaluate personal attributes, communication skills, verify information, test knowledge and acquire additional information.

Face-to-face and telephone interviews

Observation To evaluate personal attributes and the ability to apply knowledge and skills.

Role playing, witnessed audits, on- the-job performance

Testing To evaluate personal attributes and knowledge and skills and their application.

Oral and written exams, psychometric testing

Post audit review To provide information where direct observation may not be possible or appropriate.

Review of the audit report and discussion with the audit client, auditee, colleagues and with the auditor

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Tabela 2 - Métodos de avaliação

Método de avaliação Objetivos Exemplos

Análise crítica de registros

Verificar a formação do auditor Análise de registros de educação, treinamento, emprego e experiência em auditoria

Realimentação positiva e negativa

Fornecer informações sobre como o desempenho do auditor é percebido

Pesquisas, questionários, referências pessoais, atestados, reclamações, avaliação de desempenho, análise crítica de seus pares

Entrevista Avaliar atributos pessoais, habilidades de comunicação, verificar informações, testar conhecimento e coletar informações adicionais

entrevistas presenciais e por telefone

Observação Avaliar atributos pessoais e a capacidade para aplicar conhecimento e habilidades

Execução de funções, auditorias testemunhadas, desempenho no trabalho

Teste Avaliar atributos pessoais, conhecimento e habilidades e sua aplicação

exames orais e escritos, teste psicotécnico

Análise crítica após auditoria

Fornecer informações onde a observação direta pode não ser possível ou apropriada

Análise crítica do relatório de auditoria e discussão com o cliente da auditoria, auditado, colegas e com o auditor

56 Table 3 — Application of the evaluation process for an auditor in a hypothetical internal audit programme

Areas of Competence

Step 1 Personal Attributes, And The

Types And Extent Of Knowledge And Skills

Step 2 Evaluation Criteria

Step 3 Evaluation methods

Personal attributes Ethical, open-minded, diplomatic, observant, perceptive, versatile, tenacious, decisive, self-reliant

Satisfactory performance in the workplace

Performance evaluation

Generic knowledge and skills Audit principles, procedures and techniques

Ability to conduct an audit according to in-house procedures, communicating with known workplace colleagues.

Completed an internal auditor training course, Performed three audits as a member of an internal audit team

Review of training records Observation Peer review

Management system and reference documents

Ability to apply the relevant parts of the Management System Manual and related procedures.

Read and understood the procedures in the Management System Manual relevant to the audit objectives, scope and criteria

Review of training records Testing Interview

Organizational situations

Ability to operate effectively within the organization’s culture and, organizational and reporting structure

Worked for the organization for at least one year in a supervisory role

Review of employment records

Applicable laws, regulations and other requirements

Ability to identify and understand the application of the relevant laws and regulations related to the processes, products and/or discharges to the environment.

Completed a training course on the laws relevant to the activities and processes to be audited.

Review of training records

Quality specific knowledge and skills Quality related methods and techniques

Ability to describe the in-house quality control methods. Ability to differentiate between requirements for in-process and final testing.

Completed training in the application of quality control methods. Demonstrated work place use of in- process and final testing procedures.

Review of training records

Products including services and processes

Ability to identify the products, their manufacturing process, specifications and end-use.

Worked in the production planning office as process planning clerk. Worked in the service department.

Review of employment records

Environmental specific knowledge and skills Environmental management methods and techniques

Ability to understand methods for evaluating environmental performance.

Completed training in environmental performance evaluation.

Review of training records

Environmental science and technology

Ability to understand how the pollution prevention and control methods used by the organization address the organization’s significant environmental aspects.

Six months of work experience in pollution prevention and control in a similar manufacturing environment.

Review of employment records

Technical and environmental aspects of operations

Ability to recognize the organization’s environmental aspects and their impacts (e.g. materials, their reactions with one another and potential impact on the environment in

Completed an in-house training course on materials storage, mixing, use, disposal and their environmental impacts.

Review of training records, course content and results

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the event of spillage or release). Ability to assess the emergency response procedures applicable to environmental incidents.

Completed training in the Emergency Response Plan and experience as a member of the emergency response team.

Review of training and employment records.

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Tabela 3 - Aplicação do processo de avaliação para auditor em um programa da auditoria interno hipotético

Áreas de competência

Passo 1 Atributos Pessoais, e

conhecimento e habilidades

Passo 2 Critério de avaliação

Passo 3 Métodos de avaliação

Atributos pessoais ético, mente aberta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido e auto-confiante

Ter desempenho satisfatório no local de trabalho

Avaliação de desempenho

Conhecimento e habilidades genéricos

Princípios, procedimentos e técnicas de auditoria

Habilidade para conduzir uma auditoria de acordo com procedimentos internos, em comunicação com colegas conhecidos do local de trabalho.

Ter completado curso interno de treinamento de auditor

Ter executado três auditorias como membro de uma equipe da auditoria interna

Análise crítica de registros de treinamento

Observação

Análise crítica de pares

Sistema de gestão e documentos de referência

Habilidade para aplicar as partes pertinentes do manual do sistema de gestão e seus procedimentos relacionados.

Ter lido e entendido os procedimentos do manual do sistema de gestão pertinente aos objetivos, escopo e critério da auditoria

Análise crítica de registros de treinamento

Teste

Entrevista

Situações organizacionais

Habilidade para atuar efetivamente dentro da cultura da organização e da estrutura organizacional e de informação

Ter trabalhado para a organização durante pelo menos um ano, em uma função de supervisão

Análise crítica de registros de emprego

Leis aplicáveis, regulamentos e outros requisitos

Habilidade para identificar e entender a aplicação das leis pertinentes e regulamentos relacionados aos processos, produtos e/ou descarregas no ambiente.

Ter completado um curso de treinamento nas leis pertinentes as atividades e processos a serem auditados.

Análise crítica de registros de treinamento

Conhecimento e habilidades específicos da qualidade

Métodos e técnicas relacionados com qualidade

Habilidade para descrever os métodos internos de controle da qualidade.

Habilidade para diferenciar entre requisitos para testes ao longo do processo e finais.

Ter completado treinamento na aplicação de métodos de controle da qualidade.

Ter demonstrado o uso no local de trabalho de procedimentos de testes ao longo do processo e finais.

Análise crítica de registros de treinamento

Observação

processos e produtos, incluindo serviços

Habilidade para identificar os produtos, seu processo de fabricação, especificações e seu uso final.

Ter trabalhado no planejamento da produção como funcionário administrativo do planejamento de processo.

Ter trabalhado no departamento de assistência técnica.

Análise crítica de registros de emprego

Conhecimento e habilidades específicos ambientais

Métodos e técnicas de Habilidade para entender Ter completado Análise crítica de registros

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gestão ambiental métodos para avaliar o desempenho ambiental.

treinamento em avaliação de desempenho ambiental.

de treinamento

Ciência ambiental e tecnologia

Habilidade para entender como a prevenção de poluição e os métodos de controle usados pela organização apontam os aspectos ambientais significantes da organização.

Ter seis meses de experiência profissional no controle e prevenção de poluição em um ambiente industrial semelhante.

Análise crítica de registros de emprego

Aspectos técnicos e ambientais de operações

Habilidade para reconhecer os aspectos ambientais da organização e seus impactos (por exemplo materiais, suas reações entre si e potenciais impactos no ambiente em caso de derramamento ou liberação).

Habilidade para avaliar os procedimentos de resposta de emergência aplicáveis em incidentes ambientais.

Ter completado um curso interno de treinamento em armazenamento de materiais, mistura, uso, disposição e seus impactos ambientais.

Ter completado treinamento no Plano de Resposta de Emergência e experiência como membro da equipe de resposta de emergência.

Análise crítica de registros de treinamento, conteúdo do curso e resultados

Análise crítica de registros de treinamento e de emprego.