Gruppo G.R. Informatica - Lecco

Guglielmo Corno

Document Management

DMS (Document Management System)

DIS (Document Information System)

IDM (Integrated Document Management)

EDM (Electronic Document Management)

ECM (Enterprise Content Management)

Content Management

Knowledge Management

Un groviglio di nomi e acronimi

Gestione Documentale

Perché parlarne?_1

destrutturate

in formati e supporti vari (carta, fax, email, pdf)

altre stime arrivano al 90%

Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono

il 50% del tempo lavorativo

il 15% del fatturato

il 45% del costo del personale

La gestione dei documenti cartacei assorbe (Week.it maggio 2006)

continua ad aumentare

per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto

Il tempo che il personale d’ufficio dedica ai documenti (Gartner)

Perché parlarne?_2

il 7,5% dei documenti viene smarrito

il 15% dei documenti è classificato in modo scorretto

Statisticamente (Yahoo Finanza - Aprile 2006)

passa da ½ ora a 2 ore al gg cercando documenti

ricorda il 10% delle informazioni che legge

copia un documento (mediamente) dalle 9 a 11 volte

E una persona

per copie, stampe e fax il costo percepito è metà di quello reale

per la gestione dei documenti il costo percepito equivale al 10% di

quello reale

Le aziende sottostimano i costi dei documenti (Info Trend – CAP Ventures)

E in casa nostra?

28 miliardi di fatture l’anno, il 90% su carta

un costo di gestione dai 10 ai 30 euro per fattura

per l’emittente e per il destinatario

In Europa si parla di (Yahoo Finanza - Aprile 2006)

una fattura cartacea costa dai 23 ai 27 euro

ma può arrivare anche a 50 euro

contro i 16 euro della versione digitale

Secondo altri studi (Economy)

Aspettative

la digitalizzazione del 10% dei documenti produrrebbe

un risparmio di 3 miliardi di euro l’anno

una pratica spedita da un ufficio all’altro costa 20 euro

con la posta elettronica il costo è di 2 euro

Nella Pubblica Amministrazione (Ministero Innovazione e Tecnologia, CNIPA)

per la sola fatturazione elettronica i risparmi sarebbero

del 50% almeno

in alcune attività si arriva anche a risparmi del 90%

diversi case study mostrano risultati stupefacenti

Per le aziende

Aspettative_2

facilità di comunicazione

recupero di efficienza

miglioramento del servizio

ritorno d’immagine, interno ed esterno

Altri vantaggi, meno monetizzabili

il mercato offre soluzioni per investimenti anche contenuti

in aree aziendali ben definite il ROI è sicuro e valutabile a priori

il break-even si raggiunge spesso in pochi mesi

e si può allargare l’investimento in altre aree

Il ritorno dell’investimento

Componenti di un sistema documentale_1

la classificazione

gli strumenti di ricerca

le regole di accesso e modifica

L’archivio vero e proprio

dal sistema gestionale

dalla posta

da documenti elettronici e cartacei

L’acquisizione

invio di una copia (fax, email…)

invio di avvisi di pubblicazione

la ricevuta

L’invio

Componenti di un sistema documentale_2

i processi di approvazione

i ruoli e le regole

le misure di efficienza

Il workflow

messaggistica e allarmi

log degli eventi e tracciabilità

controllo degli accessi e sicurezza

single sign-on

Gli accessori (si fa per dire!)

L’integrazione con le applicazioni

acquisizione di dati anagrafici

acquisizione di documenti

o dalle applicazioni

o dagli spool di sistema

visualizzazione di documenti dal gestionale

procedure e workflow

Integrazioni con il gestionale

lo “spamming involontario” in azienda

quale client di posta

o Lotus

o Outlook

o Web Mail

Integrazioni con i sistemi di posta

Corollari utili

una raccomandata con ricevuta di ritorno elettronica

Posta Elettronica Certificata

i formati “p7m” e “pdf firmato”

diffusione dei documenti firmati, come leggerli

Firma digitale

buttare la carta e tenere solo i supporti magnetici

i passi per le fatture attive, ad esempio

o firma massiva (responsabile amministrativo)

o firma del lotto di fatture e marcatura temporale

o archiviazione su CD (o DVD o altro supporto)

il “responsabile della conservazione”

il manuale delle procedure

Conservazione sostitutiva

Scegliere la tecnologia

interfaccia utente più brillante

integrazione più semplice con il mondo office e con le

applicazioni esistenti

Client – Server (tecnologie “tradizionali”)

accessibilità ovunque a basso costo

interoperabilità con fornitori, clienti, partner, ecc.

Web (tecnologie “innovative”)

ok, ma verificare la reale fruibilità

e attenzione alla sicurezza

Miste

Come procedere

il ciclo attivo

il ciclo passivo

la gestione dei contratti

l’area commerciale

la documentazione di commessa

la diffusione di report o stati d’avanzamento

il sistema di qualità, la sicurezza, la privacy, ecc.

Scegliere un tema o un’area aziendale

la cosa più semplice da implementare

quella che garantisce il ROI più rapido

a parità di altro, quella che gli utenti possono apprezzare di più

Con quali criteri

E poi?

scegliendo un’altra area

con gli stessi criteri

fino a raggiungere il livello di efficienza desiderato

Semplicemente, si ricomincia

conoscendo la propria realtà aziendale

con un po’ di voglia di fare

con un po’ di buon senso

con investimenti contenuti

Nessun miracolo ma…

SI POSSONO RAGGIUNGERE RISULTATI STRAORDINARI!

GRUPPO G.R. INFORMATICA

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23900 Lecco

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Sempre. Ovunque.

L’informazione a portata di mano.

Tutti i marchi menzionati sono registrati ed appartengono ai rispettivi proprietari

NON È UNA PROMESSA MA UN

AUGURIO,

CONFORTATO DALL’ESPERIENZA