Grantt Project

8/18/2019 Grantt Project

1/20

Universitatea Titu Maiorescu acultatea de Informatica

P a g e

1

Unitatea de invatare 10 . PROGRAME DE CALCULATOR(SOFTWARE) DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR

Gestionarea proiectelor cu ajutorul programelor este imperios necesara.Proiectele mai simple se pot gestiona cu Gantt Project cele mai complexe pot fiorganizate cu ajutorul unor programe speciale de calculator, cum ar fi MicrosoftProject1 .

Avand la baza principiile de baza ale Managementului de Proiect, programul e structurat pe o bazalogica.

Scopul proiectului : planificarea, resursele pentru indeplinirea proiectului puse in balanta cu pasiinecesari pentru realizarea oricarui proiect , constituie elementele de abordare practica a utilizarii programuluioricare ar fi tipul si specificitatea proietului.

Microsoft Project este un produs al firmei Microsoft, dedicat activităţilor de proiectare, urmărire şioptimizare a proiectelor de orice tip. Produsul Microsoft Project permite gestionarea exactă a resurselor,planificarea activităţilor, integrarea sub-proiectelor în proiecte, precum şi multiple modalităţi de vizualizare şiurmărire - a evoluţiei proiectelor.

Produsul Microsoft Project dispune de o interfaţă grafică intuitivă , uşor de învăţat si are de multiplefacilităţi de legatură cu alte aplicaţii Microsoft. Se integrează rapid în mediul deschis al Internetului .

Mediul de lucru Microsoft Project

Microsoft Project lucrează într-o fereastră echipată cu tradiţionalele bare demeniuri, de instrumente (toolbars), la care se adaugă un panou lateral stânga ceconţine pictograme-butoane ce permit comutarea într-un anumit mod de vizualizare(din cele câteva zeci existente) a unui proiect. În figura 1 se poate vedea cum arată ofereastră Microsoft Project în modul de vizualizare Gantt Chart.

Fişiere Microsoft Project

Microsoft Project operează (netransparent pentru utilizator) cu următoarele tipuri de fişiere:

fişiere proiect (*.mpp) ;

fişiere bază de date proiect (*.mpd) ;

fişiere şablon - template (*.mpt) ;

fişiere spaţiu de lucru – workplace (*.mpw).

De remarcat că Microsoft Project poate salva componente ale unui proiect şi în formate de tip Excel, Access, sau chiartext, după cum poate şi prelua informaţie de la aceleaşi tipuri de fişiere (aplicaţii).

Se mai cere subliniat că în cazul proiectelor de mari dimensiuni, se poate recurge la ierarhizar ea în sub-proiecteintegrate într-un proiect master (conducător).Utilizarea produsului Microsoft Project permite efectuarea următoarelor operaţii principale:

Definirea de activităţi (obişnuite, centralizatoare sau recurente).

Precizarea de relaţii de dependenţă temporală între activităţi.

1Mai sunt si alte produse : Primavera Project Planner, ACEProject, ActiveProject Project Management,

LeadingProject, PlanWise Project Management, TargetProcess, Vertabase etc.


2/20


P a g e

2

Definirea de puncte de reper în derularea unui proiect.

Definirea şi aplicarea de calendare activităţilor (dar şi resurselor şi alocărilor).

Definirea de resurse (de lucru şi materiale).

Alocarea de resurse către activităţi.

Definirea de restricţii pentru activităţi (date de începere şi finalizare). Managementul costurilor (aplicarea de costuri multiple pentru una şi aceeaşi activitate).

Înlocuirea repartizării unei resurse.

Nivelarea resurselor supra-alocate.

Urmărirea derulării proiectului.

Multiple forme de vizualizare a proiectului (inclusiv a drumului critic).

Obţinerea de rapoarte şi schimbul de date (informaţie) cu alte aplicaţii.

Enumerarea de mai sus nu epuizează toate facilităţile pe care le oferă produsul Microsoft Project, dar oferă oimagine relativ clară a multiplelor sale valenţe.

10.1.Crearea şi managementul unui proiect cu MS PROJECT Crearea unui fisier proiect

Fig.10.1. Meniu de creare a unui proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project

a)Crearea unui proiect pe baza unor forme predefinite se face parcurgand pasii : New, On mycomputer, Templates, Project Templates.2 Fig.10.2. Meniu de alegere a unui template de proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project

2 Solutiile convenabile pot fi descarcate si adaugate formelor predefinite existente pe calculator.


3/20


P a g e

3

Fig.10.3. Meniu de creare a unui proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project cu Blank Project b)Crearea unui proiect nou


4/20


P a g e

4

Pentru legarea activitatilor task-urilor se pot parcurge urmatorii pasi pentruproiectul organizarii unei conferinte.3

a)

Se introduc activitatile (durata predefinita este o zi).

Fig.10.4. Meniu de creare a unui proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project b) Se selecteaza activitatile

c) Se activeaza pictograma pentru legare task-uri (Link)- Link Tasks

Fig.10.5. Utilizarea pictogramei link tasks

3 Demo online la adresa http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA010930891033.aspx

http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA010930891033.aspxhttp://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA010930891033.aspxhttp://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA010930891033.aspx


5/20


P a g e

5

d) Se stabileste durata reala a fiecarei activitati (graficul Gantt se creeazainstantaneu)

e) Se activeaza optiunea calendar

f) Se activeaza NetWorkDiagrama


6/20


P a g e

6

Fig.10.6. Utilizarea meniului Project

Fig.10.7. Meniu si caseta pentru utilizarea proprietatilor proiectului de tip *.mpp

Pasul 1. Pentru iniţierea unui nou proiect: click pe butonul New aflat pe bara deinstrumente Standard sau din meniul File → New.Se introduc data de start sau datade sfârşit dorită a proiectului, după cum a fost aleasă opţiunea în linia Schedulefrom: (planifică faţă de:). Observaţie: Chiar dacă nu o faceţi acum sau vreţi să le modificaţi ulterior, puteţi faceaceasta oricând din meniul Project → Project Information.

Pasul 2. Se introduc titlul proiectului, subiectul proiectului, autorulproiectului, managerul proiectului, compania care îl efectuează şi alte informaţiiprivind categoria de proiecte în care se încadrează, comentarii, cuvinte cheie, legăturicu alte baze de date din meniul File → Properties, căsuţa Summary.


7/20


P a g e

7

Pasul 3. Puteţi seta planul de lucru privind zilele de lucru (şi cele libere) numărul de ore de lucru al fiecărei zile, intervalul de lucru din fiecare zi, pauzele,

dacă e orar de zi sau de noapte, puteţi construi şi salva un orar propriu, îl puteţipredefini ca şablon pentru construirea altor orare ulterioare etc, din meniul Tools →Change Working Time.

Microsoft project se concentreaza peparametrul TIMP: toate proiecteleincep la o data si se termina la o dataulterioara.

Fig.10.8. Meniu si caseta pt timpul de lucru in proiectul de tip *.mpp

Caseta pentru utilizarea proprietatilor proiectului de tip *.mpp

Pasul 4. Se introduc activităţile proiectului şi duratele lor. Pentru aceasta: a) se intră în modul de vizualizare Gantt Chart (diagramă Gantt) din meniul View → Gantt Chart sau daţi clic pe butonul Gantt Chart dinbara View Bar (cea verticală din stânga ecranului). Pentru a vedea această bară peecran bifaţi din meniul View opţiunea View Bar.


8/20


9/20


10/20


P a g e

1 0

1. Din bara View Bar, selectaţi Gantt Chart .2. Din coloana Task Name selectaţi activitatea pe care vreţi s-o subordonaţi sau s-oridicaţi în rang.

3. Daţi clic pe Indent pentru a subordona sau pe Outdent pentru a ridica în rangactivitatea. De asemenea pot fi ascunse sau vizualizate activităţile unui subproiect. Înplus, putem crea o coloană nouă cu coduri proprii pentru activităţi (în afara celeipredefinite ID) din meniul Insert → Column şi selectarea în câmpul Field Name opţiunea WBS (work breakdown structure).Pasul 8 . Se definesc dependenţele dintre activităţi. Pentru aceasta se selectează succesiv fiecare activitate şi apoi clic pe butonul Task Information dinbara Standard (sau dublu clic pe numele activităţii, sau clic cu butonul drept penumele acesteia şi alegerea opţiunii Task Information sau din meniul Project opţiunea Task Information). Se selectează subcaseta Predecessors. În coloana Task

Name se vor trece succesiv activităţile de care depinde activitatea curentă, în coloanaType tipul de dependenţă iar în coloana Lag întârzierea dependenţei (eventual înprocente din activitatea precedentă).

Pasul 9. Dacă se iau în considerare şi resursele folosite atunci: Se creează o listă cu resursele folosite cu toate informaţiile aferente acestora. Pentruaceasta:

1. Din View Bar, daţi click pe Resource Sheet.2. Din meniul View → Table bifaţi Entry.3. În coloana Resource Name tastaţi numele resursei. 4. Dacă vreţi să desemnaţi un grup din care face parte resursa, introduceţi-Inumele în coloana Group.


11/20


P a g e

1 1

5. Dacă este necesar, introduceţi numărul maxim de unităţi disponibile dinaceastă resursă în coloana Max. Units, în procente (de exemplu, scrieţi 300%pentru a indica trei unităţi disponibile permanent din resursa respectivă).

6. Se modifică, dacă este cazul, şi valorile prestabilite ale celorlalte coloane. 7. Repetaţi paşii de la 3 la 6 pentru fiecare resursă.

Succesiv pentru fiecare activitate se trec resursele folosite de acestea şi cantităţilenecesare. Pentru aceasta:1. Din bara View Bar, clic pe butonul Gantt Chart.2. Selectaţi succesiv fiecare activitate din coloana Task Name şi apoi daţi clic peAssign Resources 3. În coloana Name selectaţi succesiv resursele necesare activităţii (pot fi selectate

simultan utilizând SHIFT sau CTRL).4. În coloana Units treceţi procentul utilizat din resursa respectivă. De asemenea, se poate da dublu clic pe numele resursei şi intra apoi în căsuţaResources, cu aceleaşi opţiuni de completat.

Pasul 10. (facultativ) Se pot introduce informaţii referitoare la resurse, privindcosturile, ratele de schimb etc. În final se pot obţine informaţiile legate de costul

întregului proiect din meniul Project – Project Informaţion – Statistics pe liniaCurrent în dreptul coloanei Cost.

Pasul 11. Se poate utiliza GanttChartWizard pentru a obţine rapid informaţii despreproiect (de exemplu drumul critic) astfel:

Urmaţi instrucţiunile din GanttChartWizard.


12/20


P a g e

1 2

Pasul 12. Inainte de lista la imprimantă proiectul utilizaţi Print Preview pentru aalege ceea ce va fi listat şi aşezarea în pagină.

Pasul 13. Se poate personifica ecranulsau modifica aspectul graficelor,câmpurilor, fonturilor etc, din meniulFormat.


13/20


P a g e

1 3

Pasul 14. Din bara View Bar,selectând pe rând fiecare buton se potobţine toate informaţiile necesare

despre proiect (graful Gantt, grafulPERT, utilizarea resurselor etc).


14/20


P a g e

1 4

Stabilirea modului de contorizare a alocărilor

Fig.10.11. Stabilirea optiunilor pt resurse in proiectul de tip *.mpp


15/20


16/20



17/20


P a g e

1 7

10.2. Alocarea resurselor

Pentru ca un proiect să se poată desfăşura, este nevoie de resurse: oameni, maşini, materiale, consumabile etc.Aceste resurse pot, în cadrul Microsoft Project, să fie nu numai precizate (introduse), dar şi repartizate (alocate)către activităţi.

Procesul poate fi abordat în două maniere:

Introducerea resurselor, fără să se ţină seama de activităţile pe care le vor „deservi”, urmând ca într-o a douafază să se facă alocarea (repartizarea) lor la/către activităţi.

Introducerea resurselor direct pentru o anume activitate (se elimină astfel faza de alocare ca etapă distinctă).

Fig.10.13. Meniu si caseta pentru alocarea resurselor in proiectul de tip *.mpp

Se selecteaza una sau mai multeresurse si se apasa ASSIGN.


18/20


P a g e

1 8

Fig.10.14. Meniu si diagrama pentru alocarea resurselor in proiectul de tip *.mpp

Resursele umane (de personal) pot fi nominalizate în coloana Resource Name, sau pot fi identificate prin nume

generice de profesii/calificări. Astfel înResource Name

se poate scrieIonescu Vasile

, dar se poate la fel de bine scriegrafician.

Fig.10.15. Meniu si diagrama pentru foaia resurselor in proiectul de tip *.mpp


19/20


P a g e

1 9

Evaluare

Tema de lucru 10.1. Sa se efectueze Graficul Gantt pentru urmatorii pasi dedesfasurare a actitatii de Managementul proiectelor folosind Microsoft Excel,GanttProject si Microsoft Project. 6

Pasul 1: Definirea proiectului. Este normal ca toţi participanţii la un proiect să aibă o viziune comună asupra aceea ce trebuie făcut, la ce termene, cu ce costuri, în ce condiţii şi pentru ce beneficii.

Pasul 2: Elaborarea planului de lucru. Înainte de a începe munca, este necesar un plan prin care să se stabilească în ce fel se vor îndeplini obiectivele proiectului.

Pasul 3: Managementul planului de lucru .Nu e suficient să existe un plan bun, trebuie să existe garanţii căacesta este pus în practică şi că se vor putea măsura rezultatele obţinute în raport cu cele planificate.

Pasul 4: Managementul situaţiilor dificile. De multe ori apar probleme care nu se pot rezolva în cadrul echipeide proiect. Pentru a facilita rezolvarea acestora, există o serie de tehnici şi unelte.

Pasul 5: Managementul conţinutului proiectului.Conţinutul sau sfera de cuprindere a proiectului presupunedescrierea a ceea ce este în interiorul proiectului şi ce în afara sa. Pentru a fi siguri că proiectul va livra ce s-astabilit, trebuie realizat un control al schimbărilor conţinutului.

Pasul 6: Managementul comunicării în proiecte. Comunicarea este mijlocul prin care participanţii la un proiect îşi pot conjuga eforturile şi activităţile, astfel încât rezultatul să fie cel aşteptat.

Pasul 7: Managementul riscurilor. Prin natura sa unică, orice proiect implică riscuri pentru gestionarea cărora

sunt necesare tehnici specifice.

Pasul 8: Managementul documentaţiei de proiect. Cu cât proiectul este mai complex, cu atât creşte volumuldocumentaţiei. E nevoie de asigurări că se vor putea gestiona eficient documentele proiectului, pentru a putearegăsi cu uşurinţă informaţiile necesare.

Pasul 9: Managementul calităţii. Scopul acestui pas este înţelegerea aşteptărilor clientului în domeniul calităţii şipunerea în aplicare a proceselor necesare pentru satisfacerea acestor aşteptări.

Pasul 10: Managementul metricilor. Pentru a putea lua decizii pertinente, este necesară colectarea informaţiilorcantitative despre felul în care evoluează proiectul. Metricile ajută, de asemenea, şi în analiza tendinţelor privinddiferite aspecte ale proiectului.

Bibliografie

Gramada Argentina Dragu -« Utilizarea produselor Microsoft Office in managementulproiectelor europene -Aplicatii spractice « - 2009 - Ed Renaissance

Site-urile

www.proiecteu.ro impreuna cu lik-urile recomandate de acesta www.finantare.ro

6 Sursa: TenStep România

http://www.proiecteu.ro/http://www.proiecteu.ro/http://www.proiecteu.ro/


20/20


P a g e

2 0

Tema de lucru 10.2.1. Sa se creeze un document word pe tema “ Firma de web design – afacere

profitabila pe bani putini” 2. Sa se creeze un graphic Gantt cu etapele infiintarii unei firme producatoare de

soft. Sa se aloce resursele materiale, financiare si umane mentionand si actelenecesare .

BibliografieArgentina Gramada –Utilizarea produselor Microsoft Office inManagementul proiectelor europene-Ed Renaissance-2009

Sa se consulte site-urile:

www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-design-afacere-profitabila-cu-bani-putini.html

www.clubafaceri.ro/cauta/firme/vand+afacere+salon/

www.ecursuri.ro/cursuri/infiintarea-unei-firme.php. www.monitoruloficial.ro www.e-sybex.ro/conceptie-si-creare-situri-first.html
http://www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-design-afacere-profitabila-cu-bani-putini.htmlhttp://www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-design-afacere-profitabila-cu-bani-putini.htmlhttp://www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-design-afacere-profitabila-cu-bani-putini.htmlhttp://www.clubafaceri.ro/cauta/firme/vand+afacere+salon/http://www.clubafaceri.ro/cauta/firme/vand+afacere+salon/http://www.ecursuri.ro/cursuri/infiintarea-unei-firme.phphttp://www.ecursuri.ro/cursuri/infiintarea-unei-firme.phphttp://www.monitoruloficial.ro/http://www.monitoruloficial.ro/http://www.monitoruloficial.ro/http://www.ecursuri.ro/cursuri/infiintarea-unei-firme.phphttp://www.clubafaceri.ro/cauta/firme/vand+afacere+salon/http://www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-design-afacere-profitabila-cu-bani-putini.htmlhttp://www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-design-afacere-profitabila-cu-bani-putini.html

Grantt Project

Documents

Transcript of Grantt Project