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Gestão Documentalna Administração Pública

6 de dezembro de 2012

Auditório da Torre do Tombo

Patrocínio Prata

Patrocinadores Globais APDSIPatrocínio Gold

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Estado-Maior do Exército Exérc

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TCOR INF

Mário Jorge Batista Duarte Pereira

([email protected])

Divisão de Comunicações e Sistemas de Informação

Estado-Maior do Exército

Sistema de Gestão Documental

Exército

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Sistema de Gestão Documental - Exército

AGENDA

I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM)

II. Superioridade de Informação

III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército

IV. Sistema de Gestão Documental – Exército (SGD-E)

V. Lições Aprendidas

VI. Considerações Finais

Vetor de Mudança

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Vetor de Mudança


I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM)

• Rápido e profundo desenvolvimento tecnológico aplicado aos armamentos;

• Tem como objetivo apoiar a Projeção de Poder em vez da Defesa Direta da Pátria;

Origens:

• Conceito foi criado pelo MoD dos EUA;

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I. Revolução dos Assuntos Militares

• Eficiência dos Processos

• Capacidade de Resposta

• Logística “Just in Time”

• Menor dimensão

• Menor Assinatura

Network-Centric

Enterprise (NCE) Network-Centric

Warfare (NCW)

• Maior Sincronização

• Maior Letalidade

• Maior Sobrevivência

• Vitória mais Rápida

Organização Centrada em Rede

Revolução dos

Assuntos Militares

Revolução dos

Assuntos Empresarias

Mais

Dentes Menos

Cauda


Vetor de Mudança

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Estado-Maior do Exército 5

DOMÍNIO DA INFORMAÇÃO (Gestão/Coordenação de Topo)



Vetor de Mudança

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Vetor de Mudança

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• Aumento da eficácia operacional



Vetor de Mudança

Problema Identificados

Resultado

•Múltiplos classificadores Documentação duplicada

•Múltiplos locais de arquivo Dificuldades de pesquisa

Dificuldades na organização e

recuperação de documentos e processos

•Diferentes circuitos e formas de

despacho (Encaminhamento) de

documentos

Morosidade no processamento

documental e duplicação

•Insuficiente formação nas áreas

relacionadas com a gestão documental

Aplicação incorreta da Tabela de Seleção

•Escassez de recursos humanos na área

CSI

Serviços de “Help Desk” dos SIC aquém

do necessário

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Aumento Fluxos de Informação Aumento Eficácia

• Aumento da eficácia operacional

“Existe um incrível volume de informação disponível, pode é não estar onde se pensa, ou

então estar tão enterrada no meio das inúmeras aplicações de software existentes, que se

torna extremamente difícil de encontrar.” Fonte: Relatório da NRF 10

“…Recentemente, a OTAN revelou que no seu Quartel-General em Bruxelas existia um

excesso de 4 Terabytes de informação armazenada. Desses, apenas 450 Gigabytes estão

armazenados no Electronic Document Management System (EDMS), i.e 89% da

informação não estará armazenada no EDMS e estima-se que 50% dessa informação não

armazenada no EDMS seja duplicada.” Fonte: Plano Estratégico para a Gestão da Informação da OTAN

Vetor de Mudança



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IV. SGD -

Exército

Moderna plataforma tecnológica.

Gestão eficaz dos fluxos de Informação do Exército.

Desmaterialização dos circuitos de Informação.

Redução dos custos operacionais.

Melhoria no desempenho organizacional.

Contribuir para a mudança de paradigma: “guarda da

Informação” dá lugar à “responsabilidade de partilhar”.


Vetor de Mudança Objetivos do SGD-E

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Requisitos do SGD-E

Registo e classificação de entradas e saídas de documentos por vários

utilizadores

Gestão de encaminhamentos de documentos para outras unidades orgânicas

Assinatura electrónica de despachos e documentos com recurso a Certificados

Digitais

Acompanhamento de um documento no seu circuito através de workflows e

encaminhamentos ad hoc;

Organização da informação em processos, agrupando registos de entradas,

saídas e documentos internos em conjuntos coerentes de informação;

Digitalização de documentos;

Geração de documentos no sistema, nomeadamente através da utilização de

templates;

Pesquisa de documentos por critérios múltiplos, como: palavras-chave,

remetente/destinatário, data, tipo de documento, origem, entre outros;

Produção de listagens de histórico ou estatísticas;

Gestão de ausências dos utilizadores;

Gestão da informação em rede, definindo quem pode aceder a determinado tipo

de informação;

Acesso à informação em simultâneo por várias U/E/O, de acordo com níveis de

acesso e sem necessidade de aquisição de licenças, caso se concretize a

comunicação entre diferentes Bases de Dados localizadas em servidores de

dados diferentes.

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Ano

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V. Lições Aprendidas

Vetor de Mudança

2009 2010 2011 2012

EME

RT

GabCEME UnAp

SubReg

CmdLog

Fita do Tempo da Implementação do SGD-E

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• Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e

organizacional;

Adoção de Classificador único (portaria 272/2000);

Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação

de acordo com politica definida.

• Economia de Meios;

Organização – “Uma única secretaria” (Centro de Gestão Documental);

Pessoal;

Financeiros – Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos

relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.;

Tempo – Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição

de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do

destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto).

• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.

• Aumento da capacidade de decisão das chefias.

• Catalisador da mudança .


V. Lições Aprendidas Vetor de Mudança

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• Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e

organizacional;

Adoção de Classificador único (portaria 272/2000);

Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação

de acordo com politica definida.

• Economia de Meios;

Organização – “Uma única secretaria” (Centro de Gestão Documental);

Pessoal;

Financeiros – Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos

relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.;

Tempo – Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição

de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do

destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto).

• Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc.

• Aumento da capacidade de decisão das chefias.

• Catalisador da mudança.


V. Lições Aprendidas Vetor de Mudança

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Entrada de correspondência

Arquivo

Arquivo

Arquivo

Arquivo

Saída de correspondência

Despacho

Diretor

Rep/Sec

Rep/Sec

Rep/Sec

Rep/Sec

Adjuntos

Cmdt/Ch Gab

Secretárias

Secretaria Geral


Workflows: Vetor de Mudança

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Rep/Sec

Rep/Sec

Rep/Sec

Rep/Sec

Diretor

Adjuntos

Cmdt/Ch Gab

Secretárias

Arquivo

Secretaria Geral


Despacho


Workflows : Vetor da Mudança

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Workflows:



Despacho

Direção

Direção

Direção

Direção

Direção

DELEG

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Cmdt

Gabinete do

Comandante

Estado Maior

Centro de

Finanças

Inspeção

Rep Ap Geral

Vetor de Mudança

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DELEG

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Direção

Direção

Secrt

Secrt

Cento de

Gestão

Documental

Direção

Direção

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Gabinete do

Comandante

Estado Maior

Centro de

Finanças

Inspeção

Rep Ap Geral



Despacho


Workflows: Vetor de Mudança

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VI. Considerações Finais

1. O SGD – E constitui uma importante ferramenta

de gestão e apoio á decisão e uma alavanca

para a transformação em curso no Exército.

2. Resistência à mudança: torna-se necessário um

adequado apoio inicial aquando da

implementação, pois o SGD-E rompe com

hábitos e formas de trabalho há muito enraizados

no Exército, o que causa apreensão e atrito numa

fase inicial.

3. A implementação de uma estrutura vocacionada

para a Gestão da Informação é essencial para o

bom funcionamento da ferramenta.

5. Comprometimento das Chefias constitui um

fator essencial para o sucesso!!!

4. O conceito de Gestão do Risco associado à

partilha alargada partilha de Informação deve

fazer parte integrante do processo de

implementação.

Vetor de Mudança

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Sistema de Gestão Documental

Exército

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