GED : Optimisation de la gestion documentaire

MARKETOR INTERACTIVE

L’optimisation de la gestion documentaire

en entreprise

Echanger Rationaliser Valoriser

Comment mieux partager les connaissances grâce à des solutions innovantes de gestion de l’information et des documents ?

Innover

2

Sommaire

I. Méthodologie de l’étude 3

II. Introduction à la gestion documentaire en entreprise 4

III. Contexte et objectifs de l’étude 5

IV. Les nouvelles orientations stratégiques et organisationnelles 6

V. Gestion de l’information et des documents en entreprise : état des lieux 8

VI. Systèmes d’information et solutions de GEIDE : équipement, performance, attentes 9

VII. Ce qu’il faut retenir 12

Echanger Rationaliser Valoriser Innover

3

I Méthodologie de l’étude

Démarche Les résultats de cette étude reposent sur un questionnaire administré en ligne et par téléphone entre le 22 janvier et le 21 mars 2008. Nous avons mené cette étude en nous focalisant principalement sur les Directions administratives et financières et les Directions des systèmes d’information, tout en interrogeant les Directions générales et des achats, susceptibles d’être intéressées par la thématique traitée. Les régions du Nord et de l’Ile de France furent également prioritaires, ainsi que les entreprises de plus de 249 salariés. Nous tenons à remercier l’ensemble des participants pour avoir contribué à nourrir cette étude de leur vision et de leur expérience. Les résultats sont exprimés en pourcentage des répondants. Nous avons donné la possibilité aux personnes interrogées de formuler plusieurs réponses à une même question, pour obtenir une vision réaliste du marché et analyser les résultats le plus finement possible. Caractéristiques des répondants Le panel des 197 répondants est représentatif des fonctions ciblées puisque parmi les répondants les Directions administratives et financières sont les plus représentées (43%), suivies de près par les Directions des systèmes d’information (38%). Les répondants proviennent principalement du Nord Est (53%), suivi de l’Ile de France (21%) et du Nord Ouest (12%). Par ailleurs, les entreprises de plus de 249 salariés représentent près de 65% des répondants.

Régions

Sud Ouest3% Sud Est

1 0%

Nord Ouest1 2%

IDF21%

Nord Est53%

Secteurs d'activité

Services5%

Industrie53%

Divers31%

Commerce Distribution

1 0%

Tailles d'entreprises

3%

5%

28%

35%

21%

8%

0% 10% 20% 30% 40%

De 20 à 49 salariés





Plus de 1000 salariés

Fonctions

8%

10%

38%

43%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Direction des achats

Direction générale

Direction des systèmesd'information

Direction administrative etfinancière

4

II Introduction à la gestion documentaire en entreprise

La Gestion Electronique des Documents : évolution d’un concept La GED / GEIDE est aujourd’hui au centre des réflexions stratégiques de la plupart des entreprises au monde. A l’origine le terme GED (Gestion Electronique des Documents) désignait les logiciels de stockage des documents. Les nécessités croissantes de partage d’informations entre les différents services des entreprises et la tendance générale vers un travail plus collaboratif incitèrent les éditeurs de GED à optimiser la diffusion, la recherche et la consultation des documents. Les flux d’informations traités provenant de sources diverses, le concept a donc été étendu à celui de GEIDE (Gestion Electronique des Informations et des Documents Existants), qui introduit la notion plus large de gestion d’informations. Au‐delà de la simple conservation de documents sous format électronique, les solutions de GEIDE sont conçues pour permettre le partage d’informations en facilitant la recherche et la consultation des documents sur un réseau d’entreprises ou un Intranet. Il s’agit de mutualiser les documents au sein de l’entreprise en fournissant une mise à disposition immédiate. Les applications de GED « pures » n’existent quasiment plus. Aujourd’hui, la gestion des contenus d’entreprise (ECM) couvre le périmètre fonctionnel de la GED et y ajoute des outils complémentaires : gestion des contenus structurés (WCM), prise en compte de circuits de validation élaborés (BPM) et aspects collaboratifs (Groupware). Le principe de Workflow, qui intègre l’attribution des tâches administratives et leur suivi, est désormais indissociable des systèmes de GEIDE. La traçabilité est assurée tout au long du processus de traitement des documents en fonction des procédures mises en œuvre dans l’entreprise. Ce processus de traitement est parfois un moyen efficace de redéfinir l’organisation en place.

Les principales fonctionnalités d’une GEIDE La GEIDE recouvre donc l’ensemble des techniques permettant de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser les documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. Les principales fonctionnalités d’une GEIDE peuvent être regroupées ainsi :

• Acquisition • Reconnaissance • Indexation manuelle ou automatique • Stockage • Conversion de format • Diffusion, restitution et consultation • Workflow

Les différentes classifications Les systèmes de GEIDE sont multiples et peuvent être classés selon la présence ou non de telle ou telle fonctionnalité, selon le cycle de vie d'un document ou encore selon les besoins de l’entreprise. Tout classement implique un choix d'axes de différenciation des outils et comporte donc une large part de subjectivité qui peut le rendre critiquable. Néanmoins, voici les deux typologies qui nous semblent les plus intéressantes : Classification du Gartner Group Le Gartner Group s'appuie sur le cycle de vie du document pour dresser un panorama des outils. Il distingue ainsi 4 groupes :

• Les moteurs d'accès à l'information, exclusivement dédiés à la recherche par le contenu d'informations disponibles sur les réseaux d'entreprise ou sur Internet. Ils ne gèrent pas les informations en propre, mais les indexent et permettent d'y accéder. Ils se positionnent comme des outils de valorisation de l'accès à l'information,

• Les systèmes de GED, outils traitant l'ensemble du cycle de vie des documents de l'entreprise, • Les outils de publication électroniques, traitant uniquement la publication et supposant que les documents à publier sont valides et

conformes aux règles prescrites. Ils disposent en général de leur propre outil d'indexation afin de pouvoir effectuer des recherches, • Les progiciels d'indexation et de recherche, applications paramétrables répondant à des problématiques spécifiques ou des

applications métiers (gestion de documents juridiques/techniques). Ils sont généralement destinés aux postes de travail autonomes.

Classification d’IDC Pour effectuer sa classification, le cabinet d’étude IDC (International Data Corporation) se positionne quant à lui par rapport à l'entreprise et raisonne à la fois en termes de besoins et de marché. Quel est le système existant qui répond le mieux à tel ou tel besoin en termes de fonctionnalités et de coûts ? IDC distingue ainsi les familles de GED suivantes :

• GED centrée sur l'entreprise, • GED centrée sur les processus métier, • GED centrée sur le document, • Applications orientées sur le contenu (Content Management Applications), • Applications orientées sur la gestion des informations (Information Management Applications).

5

III Contexte et objectifs de l’étude

Les objectifs de l’étude

Etant donné les constats précités, nous avons voulu comprendre :

Quels sont les enjeux, problématiques et niveaux de réflexion actuels des entreprises en matière de gestion documentaire,

Quelles orientations stratégiques et organisationnelles adoptent‐elles pour y répondre,

Quelle est la qualité et la performance de leur gestion de l’information et des documents, notamment en termes de solutions de GEIDE,

Dans quelle mesure leur Système d’Information et de Communication actuel répond à leurs besoins, leurs attentes, leurs objectifs de développement et leur organisation, et peut contribuer à une meilleure intégration des bonnes pratiques de partage de l’information et des connaissances.

3ème constat : la GEIDE, facteur de compétitivité pour les Grands Comptes comme pour les PME

Poussé par les demandes des Grands Comptes, le marché de la GEIDE s’ouvre aux entreprises de taille plus modeste, PME en tête. Plus que la taille de l’organisation, c’est en effet la complexité des processus de diffusion des informations qui incite les entreprises à se doter de systèmes de GEIDE. Ces derniers deviennent plus accessibles pour les PME tant au niveau des fonctionnalités proposées qu’au niveau de la tarification pratiquée. A la différence des Grands Comptes, les PME choisiront moins souvent d’implémenter des solutions de GEIDE à vocation collaborative du fait d’un nombre d’utilisateurs naturellement plus restreint. Il n’en reste pas moins que les solutions de GEIDE présentent de sérieux atouts pour les accompagner dans leur quête de productivité. Au‐delà de l’amélioration de la recherche, de la circulation et du partage d’informations et des connaissances, les entreprises, grandes ou petites, doivent également faire face à des contraintes de sauvegarde et d’archivage légal de plus en plus fortes. Celles qui ne disposent pas des ressources suffisantes pour implémenter une solution de GEIDE courent le risque de perdre en compétitivité. Elles peuvent cependant trouver dans l’externalisation et dans les tiers de confiance une voie satisfaisante pour gérer leurs processus documentaires. Certains services de grandes entreprises adoptent même une organisation proche de celle d’une PME n’imposant pas de recourir à une solution de GEIDE lourde à implémenter.

2ème constat : la dématérialisation, au centre des enjeux de productivité et de rentabilité

Le document, support et vecteur de l’information par excellence, est aujourd’hui au cœur des stratégies de développement des entreprises. Il est devenu capital pour celles‐ci de maîtriser la gestion des flux documentaires à chaque étape. Que ce soit au niveau de la capture, de l’archivage, de la recherche ou de l’édition, le choix d’une solution de gestion des documents et des contenus adaptée à leurs besoins s’impose. La dématérialisation, présente sur toutes les lèvres des Directeurs des Systèmes d’Information, contribue à créer une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Ce n’est pas seulement une question de technologies. La dématérialisation doit tenir compte de contraintes métiers, légales ou organisationnelles. Maîtrise des coûts, productivité et rentabilité des entreprises dépendent non seulement d’une gestion documentaire optimisée, mais également d’une prise en compte de l’organisation et des spécificités métiers de l’entreprise. En effet, une fois dématérialisé, le document est revalorisé et peut aisément s’insérer dans un mode de traitement et de consultation prédéfini avant d’être archivé en ligne et mis à disposition en temps réel, notamment à travers de portails web sécurisés. La dématérialisation semble donc être réellement entrée dans une ère « industrielle » et répondre aux besoins de productivité des entreprises dans différents domaines.

1er constat : la GEIDE, maillon essentiel des Systèmes d’Information des entreprises A l’heure actuelle, l’explosion des volumes de données gérées par les entreprises met en danger la pérennité de leurs Systèmes d’Information. La croissance exponentielle du nombre de documents partagés et le fort développement des échanges dématérialisés tendent à devenir une règle de fonctionnement, notamment avec la banalisation de la signature électronique. Il est devenu indispensable d’accéder à des solutions globales permettant d’industrialiser de bout en bout le processus de gestion de documents. Selon le cabinet Gartner Group, le marché de la GEIDE représentait près de 3 milliards de dollars en 2007. Les solutions de GEIDE sont désormais essentielles au bon fonctionnement des Systèmes d’Information. Plus qu’un concept, la GEIDE est aujourd’hui largement adoptée et se positionne dans les premiers achats des outils informatiques, juste derrière les suites bureautiques. Selon l’étude Documents et Flux numériques en France*, les acteurs de la gestion de documents et de contenus ont vu leur chiffre d’affaires progresser de 15% en 2006, à 1,84 Md€. Ce sont les intégrateurs de solutions et les prestataires de services qui tirent le marché, avec une croissance de 17%, suivis des éditeurs et distributeurs de logiciels avec une progression de 9% de leur chiffre d’affaires. Les nouvelles tendances du secteur de la GEIDE soulignent l’intérêt pour les logiciels libres, l’externalisation des prestations de numérisation et de capture, l’installation de la gestion de l’archivage de documents (record management) dans les logiciels de GEIDE, et le développement des logiciels de messagerie. Le tout sur fond de dématérialisation généralisée et d’expansion des applicatifs en mode hébergé.

*Etude réalisée par SerdaLAB et Archimag avec le soutien de l’Aproged, l’association des professionnels du numérique

6

IV Les nouvelles orientations stratégiques et organisationnelles

Améliorer la traçabilité et la circulation des documents tout en maîtrisant leur traitement et leurs flux

La gestion des documents couvre aujourd’hui de nombreux domaines qui contribuent à créer une réelle valeur ajoutée au sein de l'entreprise, à valoriser son patrimoine documentaire, à le rendre plus accessible, à proposer de nouveaux services ou encore à améliorer son propre processus organisationnel. Les enjeux des entreprises en la matière sont donc multiples et représentent autant de gisements de productivité. Partager des documents dématérialisés, accessibles et personnalisables, est devenu indispensable pour maintenir la compétitivité de l’entreprise.

C’est pourquoi l’amélioration de la traçabilité des documents et de leur contenu lors du traitement représente un enjeu crucial pour plus de la moitié de répondants (53%). Améliorer la fluidité de circulation des documents et maîtriser les flux des documents papiers et électroniques sont également des enjeux importants, comme le soulignent 49% des Dirigeants sondés. Il est aussi intéressant de constater que 36% des interrogés sont conscients de la nécessité d’augmenter la productivité de leurs collaborateurs en réduisant le temps consacré au traitement des processus. Décharger leurs collaborateurs d'étapes fastidieuses consommatrices de temps et de ressources permet en effet aux entreprises de les réaffecter à des missions à valeur ajoutée. Enfin la nécessité de répondre aux contraintes légales en matière d’archivage est citée par 33% des répondants. La conservation des documents par l’archivage permet de respecter les obligations légales, les usages et les règles liées aux métiers. Positionnée en bout de chaîne de la dématérialisation, elle joue néanmoins un rôle important, notamment depuis la loi du 13 mars 2000 qui donne au document électronique la même valeur que le document papier mais sous conditions : le document doit notamment être établi et conservé de façon à garantir son intégrité.

Les outils collaboratifs : innovation, performance, compétitivité

Selon une étude internationale conduite en 2006 par IBM Business Consulting Services, 65% des dirigeants d’entreprise déclaraient envisager de transformer de manière radicale leurs entreprises au cours des deux prochaines années, du fait de la pression concurrentielle et de l’évolution des marchés. 76% des DG sondés mettaient en avant le rôle déterminant des outils collaboratifs dans cette transformation. En 2008, l’innovation n’intervient plus uniquement sur la mise sur le marché de nouveaux produits mais également sur des aspects organisationnels. Une des meilleures façons de favoriser l’innovation et l’émergence de nouvelles idées consiste à adopter une organisation collaborative : au sein de l’entreprise, pour échanger des contenus pour un projet précis et pour une communauté d’acteurs définie comme l’affirment 98% des Dirigeants sondés, mais aussi en externe avec leurs partenaires commerciaux et leurs clients (83% s’accordent à le dire).

Par ailleurs, il n’est pas surprenant d’observer que la quasi‐totalité des répondants sont d’accord avec le constat suivant : les outils collaboratifs permettent de mieux partager les savoirs‐faires et les compétences. En découlent une augmentation de la productivité et l’amélioration de la performance des équipes, soulignées par 83% des répondants. Enfin, ils sont 80% à constater le renforcement de la compétitivité de leur entreprise.

3%

15%

21%

19%

23%

33%

36%

49%

49%

53%

0% 30% 60%

Autres

Valoriser le patrimoine documentaire

Rationnaliser les processus métiers

Développer un système de traitement de l’information paramétrable (besoins réels, sécurité des traitements)

Répondre aux exigences des normes de qualité

Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage

Augmenter la productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus

Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques

Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents

Améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors du traitement

Les principaux enjeux des entreprises en matière de gestion documentaire

95%

54%

98%

83%

68%

83%

80%

59%

5%

46%

2%

17%

32%

17%

20%

41%

0% 50% 100%

Mieux partager les savoirs‐faire et les compétences

Impliquer des acteurs extérieurs à l’entreprise dans un processus de collaboration de masse

Echanger des contenus pour un projet précis et pour une communauté d'acteurs définie

Adopter une organisation collaborative avec vos partenaires et vos clients

Favoriser « l’intelligence collective » en échangeant entre différents types de publics

Augmenter la productivité et améliorer la performance de vos équipes

Renforcer la compétitivité de votre entreprise

Détecter les risques et anticiper les crises

Les outils collaboratifs favorisent la circulation de l’information au sein de l’entreprise et permettent de :

D’accord

Pas d’accord

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IV Les nouvelles orientations stratégiques et organisationnelles

La mise en place progressive de politiques et d’outils de gestion documentaires

Plus de la moitié des répondants ont déjà mené une réflexion sur la gestion documentaire de leur entreprise. Cette réflexion a abouti pour 31% d’entre eux à la mise en place d’une vraie politique de gestion documentaire, accompagnée d’outils adaptés à leurs besoins et aux spécificités de leur activité. Il est notamment intéressant de souligner que 14% des répondants mènent actuellement une réflexion sur leur gestion documentaire, ce qui confirme l’importance stratégique de cette dernière.

Cependant, 30% des Dirigeants sondés n’ont mené aucune réflexion et 21% des répondants n’ont entrepris aucune action suite à leur réflexion. Ce constat montre que le travail collaboratif en GEIDE reste délicat à mettre en place tant dans la démarche que dans la durée. Un projet de mise en œuvre d’une GEIDE nécessite en effet l’implication de tous les collaborateurs. Bien des leviers restent à lever : le partage et la capitalisation des connaissances (Knowledge Management), l’apprentissage, la gestion des conflits… La mise en œuvre d’une GEIDE nécessite d’établir un diagnostic et de choisir une démarche adaptée en fonction de la stratégie et de l’organisation de l’entreprise. L’analyse de l’existant et des besoins (interviews des équipes, modélisation des flux d’informations…) est indispensable à la rédaction du cahier des charges qui permettra d’élaborer et de proposer différentes solutions de GEIDE. La formation peut alors intervenir comme un élément déterminant de la réussite du projet et une clé de son élargissement pour l’avenir.

La nécessité de se doter d’une solution de GEIDE semble désormais acquise pour 59% des Dirigeants interrogés qui affirment qu’une telle solution est un vecteur d’informations nécessaires à l’activité de leur entreprise. Elle représente sans aucun doute un outil indispensable au management de l’entreprise dans ses composantes comptables, logistiques ou marketing, avec la possibilité de rassembler tous les documents liés à une problématique.

La force d’une solution de GEIDE est de réunir ces documents dans un format électronique, consultable en réseau, tout en facilitant le classement (indexation) et la recherche. Elle améliore ainsi l’organisation et la rend plus rapide et plus efficace par un meilleur partage de l’information. Avec, à la clé, la maîtrise de tout le flux d’information lié à la relation clients et à la relation fournisseurs. La traçabilité et la cartographie des flux d’information avec la possibilité de réattribuer les propriétés et les responsabilités à chacun des individus est également une dimension importante, citée par 54% des sondés. Près de la moitié d’entre eux sont conscients qu’une solution de GEIDE leur permet(trait) de prendre en compte les spécificités métiers dans le partage de l’information. Enfin, les principaux bénéfices précités contribuent à démontrer qu’une solution de gestion documentaire est un outil de pilotage de l’activité de l’entreprise à forte valeur ajoutée, comme 41% des Dirigeants interrogés le reconnaissent.

Un partage nécessaire de l’information et des responsabilités, avec la prise en compte des spécificités métiers, pour un meilleur pilotage de l’activité

Avez‐vous déjà mené une réflexion sur la gestion documentaire de votre entreprise ?

Ne sais pas3%

En cours de réflexion pour

20081 4%

Oui, sans action spécifique

21%

Non, aucune réflexion

30%

Oui, mise en place d’une po litique et

d’outils de gestion

documentaires31%

2%

10%

15%

29%

41%

49%

54%

59%

0% 30% 60%

La baisse des coûts

Une réappropriation de l’image et de l’activité de votre entreprise

Un vecteur d’informations à destination de vos clients finaux

Une mise en œuvre facile de la stratégie de communication de votre entreprise

Un outil de pilotage de l’activité de l’entreprise à forte valeur ajoutée

La prise en compte des spécificités métiers dans le partage de l’information

La traçabilité et la cartographie des flux d’information en réattribuant les propriétés et les responsabilités

Un vecteur d’informations nécessaires à l’activité de votre entreprise

La mise en place d'une solution de gestion documentaire au sein de votre entreprise représente(rait) :

8

V Gestion de l’information et des documents en entreprise : état des lieux

Comme principale source d’insatisfaction liée à la gestion documentaire, près de la moitié des répondants citent des temps de recherche de l’information trop longs. Ils sont également 38% à soul igner l ’ imposs ib i l i té d’accéder instantanément à l’information ainsi que des méthodes d’archivage et de classement approximatives.

En mettant en place une stratégie de recherche d’informations, les entreprises prennent conscience que leurs collaborateurs effectuent une recherche pour répondre à un besoin clairement identifié. La recherche d’information n’étant pas l’accès à l’information, une stratégie de recherche d’information doit le plus souvent s’articuler autour de projets d’entreprise, liés notamment aux portails, aux intranets et aux processus métiers. Enfin, près d’un tiers des Dirigeants sondés (31%) constatent que certains collaborateurs acceptent mal de partager l’information. Il reste donc à porter une attention particulière à la gestion individuelle des documents. La rétention d’information peut être facilitée par un refus d’intégrer le document au système d’information afin d’en maîtriser égoïstement le contenu.

A la lumière des insatisfactions précédemment évoquées, nous comprenons aisément qu’une ge s t i on documen ta i r e insuffisante ou inadaptée à l’activité de l’entreprise ait pour conséquence un mauvais partage de l’information entre les collaborateurs pour une très grande proportion des sondés (80%). Comme nous l’avions évoqué, une gestion documentaire optimisée, couplée à la prise en compte de l’organisation et des spécificités métiers de l’entreprise, est synonyme de maîtrise des coûts, productivité et rentabilité. L’insuffisance de cette gestion documentaire entraîne donc une baisse de productivité et de rentabilité, ainsi qu’une augmentation des coûts informatiques d’exploitation, comme l’affirment 44% des Dirigeants interrogés. Ils sont par ailleurs 29% à souligner un ralentissement des applications et du traitement des demandes, puis le non‐respect des niveaux de service pour 27%, à l’origine de la dégradation de leurs relations avec leurs partenaires commerciaux. A ce titre, 20% des répondants citent un mécontentement manifeste de leurs clients.

Des difficultés à trouver et à accéder rapidement à l’information recherchée

Un mauvais partage de l’information entre les différents collaborateurs

6%

8%

13%

14%

22%

24%

31%

38%

38%

49%

0% 25% 50%

Autres

Aucune insatisfaction

Des erreurs de sais ie à répétition

Des coûts de stockage en hausse

Un engorgement des processus internes

La perte et la divulgation d’informations

Des collaborateurs qui acceptent mal de partager l’information

Des méthodes d’archivage et de classement approximatives

L’impossibilité d’accéder instantanément à l’information

Des temps de recherche de l’information trop longs

Les principales sources d'insatisfaction en matière de gestion documentaire

5%

12%

20%

27%

29%

44%

44%

80%

0% 30% 60% 90%

Aucune conséquence

Des impacts négatifs pour l’environnement

Un mécontentement des clients

Un non‐respect des niveaux de service

Un ralentissement des applications et du traitement des demandes

Une augmentation des coûts informatiques d’exploitation

Une baisse de la productivité et de la rentabilité

Un mauvais partage de l’information entre les collaborateurs

Les principales conséquences d'une gestion documentaire insuffisante

VI Systèmes d’information et solutions de GEIDE : équipement, attentes et performance

9

Bla bla bla

Au‐delà de la gestion des documents et des contenus, les entreprises doivent réfléchir à la mise en place et/ou à l’optimisation de leur système global de gestion de l’information afin de maintenir leur compétitivité. Les impacts positifs sont multiples. Près de 60% des Dirigeants sondés mettent en avant l’optimisation du partage des informations entre les collaborateurs.

Par ailleurs, ils sont 44% à constater une meilleure réactivité vis‐à‐vis de leurs partenaires externes. Il est vrai que les partenaires commerciaux, clients et fournisseurs, ont des exigences croissantes et attendent une réactivité accrue et un suivi personnel de qualité. Un système global de gestion de l’information optimisé permet de libérer les utilisateurs d’une grande partie des contraintes d’accès à l’information et permet ainsi aux entreprises d’améliorer leur avantage concurrentiel et d’augmenter leur qualité de service. Parmi les impacts positifs recensés, 41% des répondants soulignent une meilleure intégration de l’information au sein du système informatique et des prises de décision facilitées grâce à l’accès rapide à des informations fiables. Ils sont enfin 40% à évoquer une amélioration de leurs processus organisationnels.

77% des entreprises sondées sont équipées d’une ou plusieurs solutions de gestion documentaire, et parmi celles qui ne le sont pas, 22% ont recours à l’externalisation et 28% réfléchissent à s’équiper au cours de l’année 2008. Pour ces dernières, le choix de l'outil s'effectuera en fonction du contexte, des fonctionnalités nécessaires, des possibilités d'intégration dans le système global d’information de l’entreprise, et du coût du support.

Parmi les solutions citées par les Dirigeants sondés, arrivent en tête : les solutions de GEIDE (35%), les solutions de gestion des flux documentaires (21%), puis les solutions de gestion de contenus (18%).

Une réactivité accrue et des prises de décision facilitées, grâce à un meilleur partage et une meilleur intégration

de l’information

Un taux d’équipement en solutions de gestion documentaire élevé, solutions de GEIDE et de gestion des flux documentaires en tête

2%

3%

13%

23%

26%

40%

41%

41%

44%

58%

0% 20% 40% 60%

Aucun impact

Autres

La possibilité d’intégrer vos spécificités métiers

La réaffectation du personnel et des ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée

La maîtrise des coûts liés à la gestion de l’information et des documents

Une amélioration de vos processus organisationnels internes

Des prises de décision facilitées grâce à l’accès rapide à des informations fiables

Une meilleure intégration de l’information au sein du système informatique

Une meilleure réactivité vis‐à‐vis de vos partenaires externes

Une optimisation du partage des informations entre les collaborateurs

Les impacts positifs de la mise en place d'un système global de gestion de l'information

Non, recours à l’externalisation

22%

En cours de réflexion pour

200828%

Non, aucune solution

5%

Oui77%

Votre entreprise est‐elle équipée d'une ou plusieurs solutions de gestion documentaire ?

5%

6%

6%

9%

18%

21%

35%

0% 20% 40%

Solution de reconnaissance optique de caractères

Solution de lecture automatique de documents (LAD)

Solution de gestion des processus métiers (BPM)

Solution de gestion de fonds multimédia et de moteurs de recherche

Solution de gestion de contenus

Solution de gestion des flux documentaires

Solution de GEIDE

Taux d'équipement par types de solutions de gestion documentaire

10


Les Dirigeants interrogés sont dans l’ensemble satisfaits de leurs solutions de gestion documentaire. 84% d’entre eux sont satisfaits voire très satisfaits de la sécurité et de la confidentialité de leurs archivages, et 80% estiment que leur solution leur permet de partager leurs documents en temps réel de manière satisfaisante (16% sont même très satisfaits). Les deux domaines où les répondants sont le moins satisfaits, toutes proportions gardées, sont le coût à l’achat puisque 42% le trouvent encore trop élevé, et la recherche des documents qui n’est pas suffisamment aisée selon un tiers des répondants.

De belles performances en termes de sécurité et de confidentialité des archivages, et en partage des documents en temps réel, mais un coût à l’achat encore élevé

Aujourd’hui les entreprises veulent pouvoir gérer tout à la fois : les documents, les images, la conservation légales des pièces et fichiers, l’archivage, ainsi que les contenus web et les actifs numériques… Elles entendent aussi disposer d’une plateforme qui puisse s’intégrer dans leur système d’information et exploiter les outils logiciels courants. Lorsqu’on les interroge sur leurs attentes spécifiques par rapport à une solution de GEIDE, les entreprises se concentrent sur les fonctionnalités génératrices de productivité à court terme. Parmi leurs attentes fondamentales on retrouve l’accès simplifié aux documents numérisés, cité par la moitié des répondants, puis le partage et la gestion des documents en temps réel (48%), et l’amélioration de la traçabilité des documents (47%). La recherche facilitée des documents, la sécurité et la confidentialité des archivages et la réduction des temps de traitement arrivent en dernières positions.

Pouvoir accéder simplement aux document numérisés, puis les partager et les gérer en temps réel

20%

4%

33%

16%

13%

16%

11%

16%

14%

64%

67%

40%

59%

60%

64%

56%

42%

57%

13%

24%

22%

23%

27%

20%

29%

37%

21%

2%

4%

4%

2%

0%

0%

4%

5%

7%

0% 50% 100%

Sécurité et confidentialité des archivages

Temps de traitement

Traçabilité des documents

Facilité d'accès aux documents

Gestion des documents en temps réel

Partage des documents en temps réel

Facilité de recherche des documents

Coût à l’achat

Coût de maintenance

Performance de votre solution de gestion documentaire

Très satisfaisant Satisfaisant Insuffisant Très insuffisant

2%

31%

37%

42%

47%

48%

50%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Autres

La réduction des temps de traitement

La sécurité et la confidentialité des archivages

La recherche facilitée des documents

L’amélioration de la traçabilité des documents

Le partage et la gestion des documents en temps réel

L'accès simplifié aux documents numérisés

Vos attentes par rapport à une solution de GEIDE

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Interrogés sur l’adéquation de leur SI à la gestion documentaire de leur entreprise, les Dirigeants se sont scindés en deux groupes parfaitement égaux, puisque 50% estiment leur SI peu ou pas du tout adapté, et les 50% restants le considèrent comme bien ou parfaitement adapté. Cette « scission » est révélatrice des niveaux de qualité très disparates des systèmes de gestion de l’information et des documents en place actuellement dans les entreprises. Il est aujourd’hui indispensable pour les entreprises de réfléchir à un système global de gestion de l’information et des documents. La GEIDE, indispensable à la gestion de leur activité et à leur compétitivité sur le marché, doit parfaitement épouser l’infrastructure en place, grâce à des passerelles établies entre les différents environnements. C’est une condition sine qua non pour qu’elle soit en mesure d’enrichir le système d’information déjà en place. Nous l’avons vu, la GEIDE structure l’information, enrichit les connaissances, contribue à l’organisation et à la productivité de l’entreprise. Il est fréquent de la retrouver en complément de logiciels de gestion ou des ERP. L’adéquation parfaite du SI à la GEIDE se fera uniquement en appréhendant le système d’information dans sa globalité, en réfléchissant aux différents processus de gestion de l’information, en optimisant les flux et les ressources documentaires, en repensant éventuellement l’organisation des équipes et enfin en intégrant les spécificités métiers.

Des avis partagés concernant l’adéquation du système d’information à la gestion documentaire de l’entreprise

Les entreprises s’efforcent aujourd’hui de rationnaliser leur système de gestion de l’information et leur mode de gestion des documents pour permettre à leurs collaborateurs de se concentrer sur leurs missions sans avoir à rechercher manuellement des informations indispensables à la réalisation de leurs objectifs. Les outils de GEIDE se sont démocratisés et couvrent un grand nombre de fonctionnalités immédiatement opérationnelles, sources de productivité et de rentabilité. Le lancement de nombreuses applications en ligne (en mode SaaS, pour Solution as a Service) dégagent les entreprises des problématiques d’installation, de maintenance, d’acquisition de licences et d’achats de nouvelles versions.

De plus, nous avons constaté que 50% des répondants estiment que leur système d’information est peu ou pas du tout adapté à leur gestion documentaire. Il n’est donc pas surprenant de constater que 38% des Dirigeants interrogés déclarent avoir un projet de remise à niveau ou de refonte de leur système de gestion de l’information et des documents. Près d’un quart ont d’ailleurs un projet à court terme (à l’étude ou à horizon 6 mois), 13% à moyen terme (à horizon 12 mois) et 4% à long terme (à horizon 24 mois).

Plus d’un tiers des entreprises ont un projet lié à leur système de gestion de l’information et des documents

Oui à l'étude14%

Oui, à horizon 6 mois9%



Non, aucun projet62%

Projet de remise à niveau ou de refonte de votre système de gestion de l'information et des documents

7%

43%

41%

9%

0% 25% 50%

Pas du tout adapté

Peu adapté

Bien adapté

Parfaitement adapté

Adéquation de votre système d'information à la gestion documentaire de votre entreprise

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VII Ce qu’il faut retenir

La perception de la Gestion Electronique des Documents en termes d’enjeux, problématiques, stratégies et organisations

Les Dirigeants sont unanimes (98%) : les outils collaboratifs favorisent la circulation de l’information dans l’entreprise et permettent l’échange de contenus pour un projet précis et pour une communauté d’acteurs définie. En facilitant le partage des savoir‐faire et des compétences (95%), ils augmentent la productivité et la performance des équipes et renforcent la compétitivité de l’entreprise. Partager des documents dématérialisés et accessibles à tout moment est devenu indispensable au maintien de cette compétitivité. Améliorer la traçabilité et la circulation des documents, tout en maîtrisant leur traitement et leurs flux, est l’enjeu majeur des entreprises selon la moitié des répondants, sans oublier les contraintes légales en matière d’archivage. Les entreprises mettent progressivement en place des politiques et des outils de gestion documentaire. Même si plus de la moitié y songent, seules 31% se sont équipées, ce qui prouve la nécessité d’impliquer tous les acteurs dans l’entreprise pour mener à bien une démarche de gestion docu mentaire structurée. Près de 60% des interrogés estiment que la mise en place d’une solution de GEIDE est nécessaire à l’activité de leur entreprise, synonyme de partage de l’information et des responsabilités (54%), avec la prise en compte des spécificités métiers (49%).

Systèmes d’Information et solutions de GEIDE : performances, attentes, équipements et objectifs des entreprises

Interrogés sur les impacts positifs de la mise en place d’un système global de gestion de l’information, près de 60% des Dirigeants d’entreprise citent l’optimisation du partage des informations entre les collaborateurs. Viennent ensuite une réactivité accrue vis‐à‐vis de leurs partenaires externes (44%), améliorant ainsi leur qualité de service, puis des prises de décision facilitées grâce à l’accès rapide à des informations fiables (41%). Le taux d’équipement en solutions de gestion documentaire est de 77%, solutions de GEIDE et de flux documentaires en tête. Par ailleurs 22% des entreprises ont recours à l’externalisation et 28% réfléchissent à s’équiper en 2008. Les plus belles performances des solutions de GEIDE sont constatées au niveau de la sécurité et de la confidentialité des archivages (84% de satisfaits), puis du partage des documents en temps réel (80%). Quant aux attentes des entreprises, elles sont focalisées sur les fonctionnalités génératrices de productivité à court terme comme l’accès simplifié aux documents numérisés (50%), puis le partage et la gestion des documents en temps réel. Parmi les principales sources d’insatisfaction en matière de GEIDE, nous constatons la difficulté à trouver et à accéder rapidement à l’information. 80% des sondés constatent un mauvais partage de l’information entre les collaborateurs. L’absence d’une gestion documentaire adaptée entraîne sans aucun doute une baisse de productivité et de rentabilité. Enfin les avis sont partagés à 50‐50 concernant l’adéquation du système d’information à la gestion documentaire de l’entreprise, ce qui est révélateur des niveaux de qualité très disparates des systèmes de gestion de l’information et des documents en place à l’heure actuelle. Vers un meilleur partage des connaissances et une productivité accrue ? Plus d’un tiers des entreprises ont déclaré avoir un projet lié à leur système de gestion de l’information et des documents, dont près d’un quart à court terme. Ces projets de remise à niveau ou de refonte témoignent de la volonté des entreprises de rationnaliser la gestion de leurs documents, en optimisant les flux et les ressources documentaires. En repensant leur SI dans sa globalité et en s’équipant de solutions de GEIDE aux fonctionnalités adaptées à leurs spécificités métiers, les entreprises faciliteront le partage de l’information et enrichiront leurs connaissances, améliorant ainsi leur productivité et leur compétitivité.

Echanger Rationaliser Valoriser Innover

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Cette étude a été réalisée par

RICOH France SAS 383, avenue du Général de Gaulle 92 143 CLAMART Votre contact : Torloting Fabienne [email protected] 01 40 94 37 98

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RICOH France, leader* incontesté du marché français des solutions d’impression multifonctions

Premier constructeur de systèmes d’impression multifonctions en France et en Europe, RICOH France S.A.S. accompagne ses clients dans la gestion de leur parc de systèmes d'impression et de leurs flux documentaires : • 2500 collaborateurs à votre écoute, dont une équipe commerciale de 730 personnes et une équipe de

support technique de 850 personnes, soit plus de 4000 faces‐à‐faces clients quotidiens, • Plus de 60 sites d’implantation sur le territoire national répartis en 6 directions régionales, • Un parc installé de 366 000 systèmes d’impression, • Une usine de production à Colmar employant 1200 personnes pour un CA de 564 M€ en 2006. *28,6% de parts de marché ‐ Source : Infosource 1er semestre 2007, Marché MFP N&B et BtoC

Les enjeux et problématiques que vous rencontrez :

Aujourd’hui, le volume croissant des documents partagés pose de sérieuses difficultés aux entreprises : dysfonctionnements, mauvaise visibilité, pertes de temps et de productivité, coûts cachés multiples... En tant que Dirigeant d’entreprise, vous souhaitez : • Optimiser le traitement de vos flux d’information et réduire vos coûts d’impression, • Réduire le temps de traitement, améliorer la traçabilité des données, faciliter l’impression par les utilisateurs, • Assurer la sécurité et la confidentialité des documents imprimés.

Etes‐vous prêt ? Avez‐vous pensé à implanter une nouvelle architecture informatique et à intégrer une solution de gestion électronique des documents, pour un meilleur partage de l’information et un stockage simplifié ? Avez‐vous envisagé un contrat à la page pour tous les systèmes ?

Pourquoi les solutions RICOH ? • Pay Per Page Avec cette démarche de consulting éprouvée ‐ plus de 30 000 systèmes d’impression audités par an ‐ Ricoh vous permet de réduire vos coûts d’impression en optimisant votre parc de systèmes d’impression. Les objectifs : Poser votre problématique afin de mettre en phase vos capacités de production et vos besoins réels, Analyser et conseiller : identifier avec précision vos besoins et vous proposer une architecture optimisée, Apporter des solutions : optimiser vos ressources pour diminuer sensiblement vos coûts de gestion.

La solution clés en main : Audit du votre parc d’impression et de l’usage de vos documents d’entreprise, Proposition d’une architecture rationalisée optimisant l’usage des ressources, Contrat unique à la page, comprenant les impressions, les consommables et la maintenance.

• Pay Per Flow La gestion du volume croissant de vos documents papier pénalise la productivité de votre entreprise ? Pay Per Flow, programme dédié à l’optimisation des fonds et des flux documentaires, améliore votre productivité en analysant vos flux documentaires (distinction flux critiques/flux secondaires) et en fluidifiant ainsi la circulation et l’échange de vos données. Les objectifs : Améliorer l’accès à l’information et le partage de vos documents stratégiques (dématérialisation), Sécuriser votre capital documentaire, Maîtriser les coûts liés à votre gestion de l’information.

La solution clés en main : Identification des pistes d’optimisation organisationnelles, structurelles et opérationnelles, Définition précise des différents documents en circulation : nature, niveau d’importance, volumes émis... Apport des outils adaptés à la fluidification de la circulation et de l’échange de l’information.

Témoignage :

L’efficacité selon Pay per Page : 25% d’économies sur un parc d’impression de 500 machines ! François Boutoille, DAF de Maïsadour, groupe coopératif de dimension européenne, témoigne : « Progrès techniques incessants, politique de croissance externe dynamique… mais parc d’impression vieillissant… Nous désirions rationaliser ce parc sans frustrer nos collaborateurs en les éloignant de leurs outils de travail. Les préconisations de Ricoh ont été établies après une analyse précise des dépenses et en fonction de multiples adaptations demandées par Maïsadour. Verdict : 257 périphériques d’impression au lieu de 500 ! Le coût d’une page imprimée a été diminué de près de 25%. Les atouts de Pay per Page : une gamme couvrant l’ensemble de nos besoins, un SAV de qualité, un système souple nous permettant de refacturer les coûts d’impression aux différentes entités, des gens compétents, motivés et à l’écoute ».

GED : Optimisation de la gestion documentaire

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