Gabriela Chiliquinga

Microsoft Access

COMPUTACIÓN AVANZADA

MICROSOFT ACCESSMicrosoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimosAccess, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos.

Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito

particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de

música, etcétera.

CARACTERÍSITCAS

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los

datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la

información.

Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a

encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera

que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados

y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un

solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la

productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de

programar.

TABLAS EN ACCESSEs la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

Al crear una base de datos, almacena sus datos en tablas (listas basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una

tabla de Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y

números de teléfono o una tabla de Productos para

almacenar información sobre los productos.

CARACTERÍSITCAS•Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla mediante las propiedades.• Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma predeterminada.

RELACIONES DE TABLA

Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema diferente, las tablas de una base de datos suelen

almacenar datos sobre asuntos que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos

contenga:

· Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

· Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

· Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes

CLAVES

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal.

Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican

cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como

un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve

de clave principal.

Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de

clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave

principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que

cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se

corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de

identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

VENTAJAS

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos

posibilidades de ambigüedad o

incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en

una tabla sobre clientes en lugar de

hacerlo en reiteradas ocasiones (y

posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

· Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el

uso de menos espacio en disco. Además, las

tablas de menor tamaño tienden a

proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para

asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de

datos) y redundancias en las tablas.

·Comprensibilidad El diseño de una base de datos

es más fácil de comprender si los

asuntos está separados en

tablas de manera apropiada.

CONSULTAS De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.

¿CÓMO SE UTILIZAN LAS CONSULTAS?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...Cuando se ejecuta una consulta, los

resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te

aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la

configuración de datos para tus búsquedas.

DISEÑO DE CONSULTA

• Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas.

Vista de consulta

• Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.

Botón ejecutar consulta

• Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Panel de relación de

objeto

INFORMES Y como máximo exponente tenemos los informes que

podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de los mismos según nos plazca.

ELEMENTOS DE UN INFORME

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selecciónde la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección.

CREAR UN INFORME Existen dos métodos:

Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos hacer un informe y pulsamos la opción Informes en la ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear informes, sin embargo, no tenemos ningún tipo de control sobre los campos elegidos y sobre el diseño del informe.

También podemos crear informes mediante el asistente para

informes disponible en la ficha Crear. Describimos ahora los pasos

de este asistente:

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el informe. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla.En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el informe.Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

3. En este paso podemos agregar algún nivel de agrupamiento. Siguiente.

4. En este paso podemos indicar algún criterio de ordenación. Siguiente.

5. Elegimos la distribución de los datos en el informe y la orientación de la hoja. Siguiente.

6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. Siguiente.

Por último escribimos el nombre para el informe.

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Vista previa del informe, visualizaremos el informe resultante. Además este informe se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.

VISTA PRESENTACIÓN Esta es una vista que tenemos disponible para hacer

modificaciones en los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos un informe y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio.