11/16/2021

1

What’s Cookin’?

FY2022/23 End‐User Training

Yuma County Administrator’s Office of Management and Budget

What’s Cookin’?

Recipes for Success

• Budget Stages Overview• What’s new in MDSS

• Navigating MDSS• Base Budget• Decision Packages

• Strategic Plan

• Functions

11/16/2021

2

Budget Process OverviewStage 1: Initial Baseline BudgetOMB provided FY2022/23 suggested baseline budget for all funds – OMB BASE

Stage 2: Department Review deadline 2/18/22Enter FY2021/22 YE Projections for all funds

Review OMB BASE and enter FY2022/23 budget for all funds *without increasing GF and Districts’ bottom line

Review/return personnel spreadsheet to Lucia

Complete decision packages – required for all funds

CIP decision packages**

Stage 3: Admin AdjustOMB uploads personnel, indirect costs, insurance premiums, department requested changes

New World/Radio expense and budget authority for General fund shifting to Non‐Departmental.  **Does not include Sheriff’s

Stage 4: Recommended BudgetOMB notifies departments/agencies when recommended line items are available 

OMB will distribute personnel spreadsheets and decision package disposition

BOS meets with department/agencies

Stage 5: Tentative BudgetOMB makes adjustments based on Board direction

Stage 6: Adopted BudgetOMB makes adjustments based on Board direction

OMB notifies department/agencies when adopted line items are available

Requesting an Assessment – Deadline December 30th

Facilities Management

Click on Project request and fill out the online request form.

https://www.yumacountyaz.gov/government/facilities‐management/facilities‐management‐request‐for‐project‐assessment‐3761

ITS

Contact ITS Help Desk

Have ready:

1. Facility 

2. Start time 

3. What the request is

4. CIP or Budget

5. Business need synopsis 

6. How much

1. One time/Recurring

HR

Contact Jessica Arciniega to request a reclassification study

11/16/2021

3

Navigating MDSS – it’s as simple as 1, 2, 3

Enter and adjust line item budgets Enter decision packages Reports Available

Users will have access to only their department ORGUNITS From the dropdown, select the ORGUNIT that you wish review and update and click VIEW

ORGUNIT SUMMARY Provides a total of revenue and expenditures by category

FY 2023 Proposed Column is calculated: BASE + DEPT + ADMIN + Packages

FY2023 OMB BASE is a suggested budget amount

Departments can adjust.  OMB is requesting a comment if changes are made.

BASE BUDGET

11/16/2021

4

ORGUNIT SUMMARY – Line Item Detail Users have access to each accounts that make up the budget

Click VIEW next to the account to entered FY 2021/22 Projection and FY 2022/23 Proposed budget amounts

Users will enter budget data in the Line Item Matrix section 

Users are able to enter year‐end projections and Base in the same entry

No special characters = $   .    , 

Revenue is entered as a negative number.  To increase, user will enter a  – (negative) then the amount they want to increase

BASE BUDGET

ORGUNIT SUMMARY – Line Item Detail Specific object accounts identified will be itemized 

BASE BUDGET

$6,159

11/16/2021

5

From the dropdown, select the ORGUNIT to enter the decision package and click VIEW Users will be taken to the Active Requests screen

If there are packages entered, users will see them.  If the screen is blank – there are no packages entered for that ORGUNIT

DECISION PACKAGES

No Request Entered

Request Entered

Click NEW REQUESTS to enter a new package Users will select the Request Type & Pillar | Objectives from the dropdown

Enter Request Title; short & concise

Click ADD NEW REQUEST INTO THIS SYSTEM

Click VIEW next the package to enter request information

DECISION PACKAGES

11/16/2021

6

DECISION PACKAGES

In Request Details, users are able to update title, request type and Pillar | Objective

In Line Items, users enter accounts and FY 2023 Proposed amounts.  If there are known future amounts, they can be added in the Planning section

DO NOT enter your proposed budget request amount in the FY2022 section.  If you do, the amount will NOT make it to the FY2022/23 budget.

Annual contract increase amount should only be the increased amount.

DECISION PACKAGES

11/16/2021

7

In the Comments, users will enter required narratives in each comment box You will need to SAVE/UPDATE COMMENTS before moving to other sections in the request

Click ADD A NEW ATTACHMENT to include supplemental information – quotes, trending analysis Do not use special characters in the file name – the file will not save properly. 

DECISION PACKAGES

Take the time to write your narratives to justify your request.

DECISION PACKAGES

11/16/2021

8

List all accounts associated with the request Select TYPE: One‐Time or Recurring

Enter financial data in Proposed FY 2023

If there is known future amounts, enter amounts in the planning years

DECISION PACKAGES

Providing trend data as supplemental information is beneficial in the decision making process

DECISION PACKAGES

11/16/2021

9

There is a change in the Personnel Decision Packages:

All fields should be filled outFor New Position, enter NA for position number and employee number

DECISION PACKAGES

Simplified Communication

Easy Interpretation

Decision Making

Why is ROI Important?

ROI has become one of the main evaluation factors.

11/16/2021

10

How will the budget request benefit the County or department?

Detail how the request will support your department initiatives to meet goals and its’ alignment with the County Strategic Plan.

Increase Revenue The investment gains compare favorably to its costs.

Cost Reduction The process of looking for, finding and removing unwarranted expenses from a 

business/service to increase profits/efficiency without having a negative impact on product/service quality.

Cost Avoidance (“soft savings”) an action taken to reduce future costs, such as replacing parts before they fail 

and cause damage to other parts.  May incur higher (or additional) costs in the short run but the final or life cycle cost would be lower. 

Department Requests – ROI; helpful elements

Define the Return

Time savings

Migrating from reactive to proactive

Increased levels of service

Calculate the current/future returns

11/16/2021

11

Department Requests – Return on Investment (ROI)

Example:  Current Unloading Costs (over 5 years):

$3,346 = 4 Maintenance III workers x $22.30/hour (incl. EREs) x 0.5 hours x 15 times per year x 5 years$7,264 = One back injury (Yuma County's average cost for a workplace back injury)$10,610 = Total Costs

Costs of unloading with forklift (over 5 years):

$140 = 1 Maintenance III worker x $22.30/hour (incl. EREs) x 5 min x 15 times per year x 5 years$4,000 = Purchase of forklift$1,250 = Maintenance and fuel costs ($250/year)$5,390 = Total Costs

Costs of unloading using a rental forklift (over 5 years):

$140 = 1 Maintenance III worker x $22.30/hour (incl. EREs) x 5 min x 15 times per year x 5 years$45,000 = Rental of forklift ($600/ half day minimum x 15 times/year x 5 years)$45,140 = Total Costs

FTE and/or Fund ChangesA decision package will be entered PERSONNEL‐HR‐POSITION CONTROL UPDATE

Enter the TO ORGUNIT

Enter the total TO amount

Fill in required comments 

Attach Excel form in MDSS

General Fund should not increase 

11/16/2021

12

Transfers In & OutProcess will remain the same:Departments WILL NOT enter TI/TOs in MDSS This is for YE Projections as well as 

new budget year

Departments will enter their transfers on the Transfer Form

Any new transfers or increase from General Fund needs a budget request

Select if the transfer is for updating FY 2021/22 YE Projection or for FY 2022/23 budget year

11/16/2021

13

Departments & their impact to the  Strategic Plan

DISCORD WITH STRATEGY ALIGNMENT WITH STRATEGY

Decision Packages –Information that tie to Strategic Plan

Example: To purchase ClearGov online software subscription

Initiative: Achieve Operational Excellence by improving the accessibility and understandability of the annual financial plan by County stakeholders and citizens. 

Target Output: OMB will increase the number of sections that receive an OUTSTANDING rating in the financial plan issued by GFOA from 12 to 18 by 2022.

Narrative: ClearGov’s is an interactive online software that gives greater accessibility to the Yuma County’s financial plan, allowing users to drill down to specific information they are looking for quicker and easy to understand format.  ClearGovalso developed their software to be in line with GFOA’s rating criteria which will provide OMB with opportunities to increase the number of sections that receives OUTSTANDING rating. 

11/16/2021

14

Example: Request for 3 additional nurses

Target Output: The Health Department will see patients within 15 minutes of their appointment time by FY2025.

Initiative: Open a Health District Clinic to provide increased access to health services in Yuma County. 

Narrative:Maintaining current nursing levels with the increasing scheduled appointments for health services, the Health Department will not achieve its performance measure target as evidenced by an increase in wait time from 15.7 minutes in FY18/19 to 16.1 minutes in FY19/20.

Decision Packages –Information that tie to Strategic Plan

Example: Substance Abuse Testing

Target Output: To reach a drug court program success rate of 69% by X.

Initiative: To increase the Yuma County’s Drug Court Program through successful outcomes. 

Narrative: The targeted population is justice involved individuals that are severally mentally ill (SMI). Often, substance abuse contributes to the lack of effective interventions. Currently, there is no specific funding available for these programs.

Decision Packages –Information that tie to Strategic Plan

11/16/2021

15

Line Item Reports Select Department 5 reports depending on stage

Packages Details – select file version, PDF/EXCEL/WORD then VIEW The report provides a detail report of all decision packages entered for a specific ORGUNIT

Select file version by clicking the         icon and select file version, PDF/EXCEL/WORD then click VIEW

Reports

Questions?

11/16/2021

16

MDSS Practice

FY2021/22 YE Projections

FY2022/23 Base Budget

Supplies & Services

Capital Outlay

Personnel

Navigation