Workshop Scrum

Joshua Partogiinfo@scrumway.co

@scrumway

Agenda – Sesi 1

Pengenalan konsep-konsep dalam Scrum

Agenda - Sesi 2

Workshop Scrum – Full Scrum Cycle

Mengenai workshop ini

Workshop ini diadakan dengan tujuan agar peserta bisa lebih memahami mengenai Scrum

Menghilangkan persepsi yang salah mengenai Scrum selama ini

Lebih banyak orang Indonesia yang dapat mengenal Scrum

Apabila anda ingin mendapatkan hasil maksimal, anda diharapkan untuk aktif dalam setiap pertanyaan dan aktifitas serta mengikuti workshop ini sampai selesai

Perkenalan

Nama Posisi/Jabatan Pengalaman dengan manajemen proyek Alasan ingin mengetahui tentang Scrum

Sosiogram

Berikan ranking dari 1-10 dalam menjawab pertanyaan dibawah ini:

Seberapa dalam pemahaman anda tentang Scrum?

Seberapa puaskah kustomer ketika anda terakhir kali deliver sebuah proyek?

Seberapa puaskah anda dengan proses yang sedang anda jalani sekarang?

Latihan

Anda disewa sebagai Scrum Master untuk memecahkan masalah yang dihadapi tim developer yang belum deliver apapun dalam 7 bulan

Proyek ini memiliki 5 stakeholder yang masing-masing memiliki kepentingan atas proyek ini

Apa yang akan anda lakukan?

Kategorisasi Proyek

Scrum Overview

Scrum adalah...

Proses kerja sederhana dengan aturan yang dilakukan secara berulang

Sebuah kolaborasi antara tim pegembang dan kustomer dalam sebuah dialog yang berlangsung terus menerus

Pembungkus dari proses teknikal yang telah berjalan yang menghasilkan sebuah kemajuan

Kerangka kerja dengan pemantauan dan adaptasi yang dilakukan terus menerus

Scrum bukanlah...

Metodologi manajemen proyek baru melainkan sebuah proses kerja untuk meng-improve organisasi

Jawaban dari semua permasalahan yang ada dalam proyek/organisasi anda karena Scrum tidak menyediakan perencanaan (contingency plan) untuk setiap masalah yang mungkin akan terjadi di masa mendatang

Tapi bila dilakukan dengan benar dan keseluruhan, Scrum dapat menguak semua permasalahan yang ada dalam proyek/organisasi anda

Contoh permasalahan

Tim saya tidak bisa melakukan Daily Standup secara konsisten

Di organisasi/proyek saya sulit untuk melakukan pertemuan Sprint [Retrospective, Planning, Review]

Di organisasi/proyek saya sulit untuk memilih Product Owner

Peran-peran dalam Scrum

Pemilik Produk (Product Owner) Scrum Master Tim

Pemilik Produk

Menentukan fitur dari produk dan tanggal rilis Bertanggung jawab atas ROI produk Memprioritaskan fitur berdasarkan nilai dari

produk di pasaran Berhak merubah prioritas dan mengubah fitur di

setiap sprint Menyetujui atau menolak hasil kerja dari tim Gagal atau suksesnya proyek sangat

bergantung pada pemilik produk

Pemilik Produk

Siapa yang menjadi Product Owner di organisasi anda

Siapa yang bisa menjadi Product Owner? Untuk proyek komersil umumnya adalah

delegasi dari pengembangan produk atau marketing

Untuk proyek internal biasanya adalah user, manajer dari user, analyst, ataupun seseorang yang mendanai proyek

Pemilik Produk

Arsitek Solusi Konflik kepentingan karena KPI ditentukan oleh

selesainya proyek Belum berpengalaman atau merasakan

menjadi pengguna Lebih fokus pada teknologi canggih daripada

kemudahan penggunaan

Pemilik Produk

Salesperson Tidak memiliki wawasan mengenai produk

secara utuh Lebih fokus pada fitur yang menyebabkan

produk tidak jadi dibeli oleh kustomer

Marketing Lebih fokus pada kuantitas fitur daripada

kualitas fitur

Pemilik Produk

Trainer Lebih fokus pada sistem yang mudah

dijelaskan pada training

Technical Support Lebih fokus pada sistem yang mudah untuk di-

support

Pemilik Produk

Domain Expert Ahli dalam bidangnya tetapi belum tentu pernah

menggunakan sistem/menjadi pengguna Fokus pada pengguna dengan level yang sama

dengannya Menyebabkan software yang kompleks untuk

digunakan untuk end-user

Pemilik Produk

Business Analyst Pernah menginjakkan kaki di dunia teknologi

dan domain dari software Lebih fokus pada pemecahan masalah

daripada mencari tahu dari pengguna Lebih fokus pada aktifitas-aktifitas di awal

proyek

Scrum Master

Melayani dan bukan memerintah (servant leadership)

Menghilangkan hambatan yang dialami oleh tim Memastikan tim berfungsi dan produktif Memastikan tim menjalankan proses Scrum Memastikan tim terlibat dalam setiap

pertemuan Melindungi tim dari gangguan pihak luar

Scrum Master

Menyampaikan informasi mengenai proyek kepada manajemen level atas di organisasi

Mengajarkan kustomer bagaimana memaksimalkan ROI serta bagaimana mendapatkan tujuan mereka

Memfasilitasi tim lewat kreatifitas dan dukungan moril agar anggota tim tidak merasa jenuh dengan pekerjaannya

Kuis

Apa yang akan terjadi apabila sebuah proyek Scrum tidak memiliki seorang Scrum Master?

Apakah posisi Scrum Master bisa diisi sekaligus oleh anggota tim?

Apakah posisi Scrum Master bisa diisi sekaligus oleh Product Owner?

Apa yang akan terjadi apabila Scrum Master memimpin beberapa proyek sekaligus?

Apa yang akan terjadi apabila Scrum Master bekerja paruh waktu?

Tim

Terdiri dari 7 +/- 2 orang Mendemokan kemajuan (increment) produk di

setiap akhir sprint kepada Product Owner dan pihak lain yang berkepentingan atas proyek

Mengatur dirinya sendiri Memiliki otoritas penuh terhadap proyek dalam

batasan tertentu dan harus sejalan dengan tujuan proyek/organisasi

Tidak ada jabatan tertentu. Tim berfungsi antar lintas. Semua anggota tim bekerja sama untuk menghasilkan produk akhir

Komponen dalam Scrum

Product Backlog Sprint Backlog Produk Penghambat (Impediment) Sprint Burndown Chart Product/Release Burndown Chart

Product Backlog

Kumpulan fitur-fitur yang harus dimiliki oleh sebuah sistem agar sistem tersebut memiliki sebuah nilai

Bukan bersifat teknikal, tetapi lebih ke user level

Diprioritasi ulang di setiap Sprint oleh PO

Product Backlog

Harus muat dalam satu Sprint

Apabila tidak muat dalam satu Sprint, maka hendaknya dipecah agar muat dalam satu Sprint

Agar mudah dimengerti, PO dan tim baiknya dibuat dalam bentuk user story

User Story

Sebagai <peran>

Saya ingin <fitur>

Agar saya <nilai bisnis>

Contoh:

Sebagai member website

Saya ingin dapat nge-tweet

Agar saya bisa memberi tahu dunia apa yang sedang saya lakukan

User Story

User story bukanlah Use Case Scenario Jangan pernah menggunakan user sebagai

peran karena terlalu umum dan wagu User story yang terlalu besar atau dapat

dipecah menjadi beberapa user story dinamakan epic

User Story - Latihan

Coba diskusikan apakah hal berikut ini merupakan contoh user story yang baik

Software dibuat menggunakan bahasa Java Member website dapat login dengan username

atau email Database dapat mereplikasi data tanpa

sepengetahuan pengunjung website Member dapat memposting tweet dari iPhone

Story Points

Skala ditentukan bersama oleh tim berdasarkan konsensus

Skala yang biasanya digunakan:

1-10 Deretan bilangan

Fibonacci: 1,2,3,5,8 Ukuran kaos: XS, S,

M, L, XL, XXL

Story Points - Latihan

Urutkan binatang berikut ini berdasarkan ukuran yang telah disepakati

Ikan Paus Singa Kucing Jerapah Gajah Tikus

Sprint Backlog

Product Backlog yang disetujui oleh tim dan PO untuk dimasukkan dalam satu Sprint

Task

Tugas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan satu fitur

Muncul pada saat tim mengerjakan fitur Tim yang secara proaktif memasukkan task

baru bukan pihak luar Biasanya ukurannya dalam jam bukan hari

Task & Fitur - Latihan

Coba diskusikan apakah hal berikut ini termasuk fitur atau tugas

Menulis kode agar user dapat mengupload gambar dari telepon genggam

Mengimplementasikan OpenID agar user bisa login dengan satu token

Menulis kode untuk unit testing Menulis kode untuk meningkatkan performa

loading halaman

Velocity

Jumlah total story points yang diterima oleh Product Owner di setiap akhir Sprint

Velocity dapat digunakan sebagai acuan/pedoman untuk mengestimasi Product Backlog item pada Sprint Planning

Scrum Taskboard

Scrum Taskboard

Scrum Taskboard

Scrum Taskboard

Scrum Taskboard

Hambatan

Produktifitas Tono kurang dibandingkan anggota tim lainnya

Kenapa Tono kurang produktif? Kenapa Tono belum mendapatkan pelatihan? Kenapa tidak ada yang bisa memberikan

pelatihan? Kenapa semua pada sibuk? Kenapa terlalu banyak fitur yang harus

dikerjakan oleh tim?

Hambatan

Setiap kali mengkompilasi software memakan waktu 15 menit

Developer tidak bisa konsentrasi Komunikasi antar tim terhambat Di ruangan tidak ada tempat untuk bisa

memasang task board Tidak ada ruangan bagi tim untuk melakukan

standup meeting

Sprint Burndown Chart

Grafik harian dari jumlah tugas yang tersisa dalam satu Sprint

Diupdate oleh tim

Release Burndown Chart

Grafik dari jumlah Product Backlog yang tersisa di setiap Sprint hingga akhir rilis

Diupdate disetiap akhir Sprint

Pertemuan penting dalam Scrum

Daily Scrum Meeting Sprint Planning Sprint Review Sprint Retrospective

Daily Scrum Meeting

Tim bertemu setiap hari selama 10-15 menit

1 orang berbicara secara bergantian

Bukan pertemuan untuk menyelesaikan masalah

Mengeliminir pertemuan tidak penting

Daily Scrum Meeting

Apa yang telah saya kerjakan kemarin

Apa yang akan saya lakukan hari ini

Hal apa yang menghambat saya untuk menyelesaikan pekerjaan saya

Kuis

Kenapa Daily Scrum meeting harus dilakukan berdiri?

Apa dampaknya apabila Daily Scrum meeting tidak dilakukan setiap hari?

Apa dampaknya apabila Daily Scrum meeting tidak dilakukan secara konsisten di pagi hari?

Bagaimana caranya agar seluruh anggota tim dapat menghadiri Daily Scrum di pagi hari?

Sprint Planning

Dilakukan di awal Sprint

Tim berdiskusi dengan Product Owner mengenai Product Backlog item yang dimasukkan ke dalam Sprint

Sprint Planning

Tim membahas ukuran(size) dari Product Backlog dengan story points

Planning dilakukan berdasarkan fitur bukan aktifitas

Hasil akhir dari pertemuan ini adalah Sprint Backlog

Sprint Review

Dilakukan di akhir Sprint

Tim mendemokan produk dihadapan Product Owner

Memberikan gambaran bagi Product Owner untuk Sprint Planning berikutnya

Sprint Review

Scrum Master bertanggung jawab untuk mengkoordinasi dan memimpin pertemuan

Tanya jawab sangat dianjurkan

Bukan ruang untuk mengkritik

Sprint Retrospective

Tim mengkilas balik mengenai sprint yang telah berjalan

Scrum Master harus kreatif dalam menentukan format Sprint Retrospective

Scrum Master bertanggung jawab atas berjalannya Sprint Retrospective

Sprint Retrospective

Format umum: Apa yang telah

berjalan dengan baik Apa yang tidak

berjalan dengan baik Apa yang dapat

diperbaiki untuk sprint berikutnya

Selesai (Done)

Definisi dari selesai ditentukan bersama secara konsensus

Contoh: Telah di-deploy di local server oleh CI Semua function telah melewati unit test Semua fitur telah di-test oleh tester Software sudah dalam bentuk releasable

Workshop

Bentuk tim Scrum untuk mengerjakan pekerjaan yang akan ditampilkan setelah ini

Simulasi 1 hari = 10 menit 1 Sprint = 2 hari Kita lakukan 2 Sprint 2 demo dihadapan PO

Brosur Internet Cafe

Tentukan daftar harga sewa internet dengan komputer PC atau BYO laptop

Tentukan daftar makanan dan minuman di cafe Tentukan fasilitas lainnya Tentukan headline dan tagline agar menarik perhatian Tentukan nama dan logo internet cafe yang menarik

perhatian Gambarkan/masukkan semua yang telah disebut

diatas ke atas brosur PO: boleh menambahkan hal yang belum tercakup

disini

Sprint Retrospective

Diskusikan apa yang berjalan dengan baik dan tidak berjalan dengan baik

Diskusi

Setelah melakukan workshop, diskusikan pertanyaan berikut

Apakah saya dapat mengurangi aturan dalam Scrum? Apa yang akan terjadi apabila saya tidak melakukan salah satu aturan Scrum?

Kira-kira hal apa yang akan diungkap oleh Scrum apabila Scrum diterapkan di organisasi anda?

Dampak dari penerapan Scrum

Konflik akan terjadi Scrum akan membuat beberapa pihak tidak

nyaman Jabatan akan menjadi tidak penting Staff and management turnover Kebijakan mengenai bonus dan kenaikan gaji

akan berubah

Dampak dari penerapan Scrum

Tugas manajer akan berubah dari memerintah menjadi melayani

Tim Scrum akan memiliki nilai lebih dibandingkan tim yang tidak melakukan Scrum

Tim Scrum akan memaksa setiap pihak untuk proaktif dan peduli dengan proyek

Scrum akan membuka saluran komunikasi yang selama ini mungkin tidak ada

Suasana kerja akan menjadi lebih menyenangkan

Langkah selanjutnya...

Coba kenalkan Scrum di organisasi anda Menerapkan Scrum tidaklah mudah karena Scrum

menghadirkan sebuah perubahan Perubahan akan membuat banyak pihak menjadi tidak

nyaman dan dapat menimbulkan konflik. Konflik adalah tanda bawa perubahan sedang berjalan

Lakukan pertemuan rutin dengan komunitas untuk sharing pengalaman dengan Scrum dan kesulitan dalam mengimplementasikan Scrum

Jangan ragu untuk bertanya dan sharing cerita sukses di milis Scrum Indonesia

Terima Kasih