Forssan Rotaryklubi - Forssan Rotaryklubi · tä. Disclaimer Statement – The translation of this...

KLUBIN PRESIDENTIN

OPASSISÄLTYY KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN OPPAAT

-SARJAAN

222-FI—(1212)

tä

Disclaimer Statement – The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not re- viewed the translation and is not responsible for its accuracy or content.

Vastuuvapautuslauseke – Tämän opaskirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

Sisällysluettelo

Johdanto

1 Tehtäväsi presidenttinä ..........................................................................................................................................4Klubin tulevan presidentin tehtävät ......................................................................................................5Klubin presidentin tehtävät ...................................................................................................................................6Klubijohtosuunnitelmasi .............................................................................................................................................7Toimenpidetarpeet? ..............................................................................................................................................................9

Liite 1: Rotaryn perusperiatteet ...............................................................................................................................10

2 Toimintavuotesi suunnittelu ................................................................................................................13Strategiasuunnittelu ........................................................................................................................................................14Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................15

Liitteet 2: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ...........................................................16 3: Strategiasuunnittelun opas ......................................................................................................................25 4: RI:n strategiasuunnitelma ........................................................................................................................29

3 Johda klubia ....................................................................................................................................................................................32Klubin hallintokomitea ...............................................................................................................................................34Kokoukset ...........................................................................................................................................................................................34Klubikokoukset .........................................................................................................................................................................35Klubineuvottelut ....................................................................................................................................................................36Kuvernöörin vierailu......................................................................................................................................................36Vaalit ............................................................................................................................................................................................................37Member Access........................................................................................................................................................................37Klubin järjestysmuoto ja säännöt ...........................................................................................................38Taloushallinto ...............................................................................................................................................................................39Riskinhallinta ...............................................................................................................................................................................42Rotarymerkkien käyttö..............................................................................................................................................42Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................45

Liitteet 5: Piirikokoukset ja kansainväliset kokoukset .............................................................46 6: Klubin toimihenkilöiden virkaanasettaminen ......................................................47 7: Parhaat käytänteet talous- ja riskinhallinnassa ................................................48 8: Rotaryn merkit..............................................................................................................................................................49

Tämä julkaisu on Klubin presidentin oppaan (222-FI) painos v. 2012. Se on tarkoitettu klubi-presidenttien käyttöön vuosina 2013–14, 2014–15 ja 2015–16. Sen sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin, Rotaryn menettelytapaohjeisiin ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Näistä lähteistä saat tarvittaessa yksityiskohtaisia ohjeita. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita.

Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

4 Ole johtaja rotareille ...............................................................................................................................................51Yhteistyö klubin kanssa ............................................................................................................................................52Klubikomiteat..............................................................................................................................................................................54Motivoi vapaaehtoisia ...................................................................................................................................................55Yhteistyö piirin kanssa ...............................................................................................................................................56Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................59

Liitteet 9: Esimerkkejä klubin komitearakenteesta .......................................................................6010: RI:n ja Rotarysäätiön tunnustukset .........................................................................................6211: Klubikouluttajan tehtävät .........................................................................................................................64

5 Saada jäsenet sitoutumaan ...................................................................................................................66Klubin jäsenyyskomitea ...........................................................................................................................................67Jäsenhankinta..............................................................................................................................................................................68Pidä jäsenistä kiinni .........................................................................................................................................................69Uusien klubien perustaminen ........................................................................................................................70Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................71

6 Edistä klubiasi ja Rotarya ...........................................................................................................................73Klubin julkisuuskuvakomitea ........................................................................................................................75Rotarya koskeviin kysymyksiin vastaaminen ..................................................................76Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................77

Liite12: Rotaryn perussanomat ....................................................................................................................................78

7 Olla mukana Rotarysäätiössä ..........................................................................................................80Klubin rotarysäätiökomitea ...............................................................................................................................81Piirin tuki ............................................................................................................................................................................................82Taloudellinen tuki .................................................................................................................................................................87Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................89

8 Tuki palveluprojekteille....................................................................................................................................91Klubin palveluprojektikomitea ....................................................................................................................92Tarvearviointi..............................................................................................................................................................................93Tasapainoinen palveluohjelma ......................................................................................................................94Projektien suunnittelu ja toteutus ..........................................................................................................95Arviointi ................................................................................................................................................................................................95Toimenpidetarpeet? ..........................................................................................................................................................96

Liitteet13: Nuoriso-ohjelmien riskinhallinta .................................................................................................9714: Auta muita Rotaryn avulla .......................................................................................................................98

Piirineuvottelun keskustelunaiheita ..........................................................................................100

Muistilistoja piirineuvottelua varten .......................................................................................103

KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 1 JOHDANTO

Johdanto

Onnittelut sinulle, uusi klubipresidentti. Tehtäväsi klubipresidenttinä on johtaa tehokasta rotaryklubia. Tämä opas on tärkein tietolähteesi tulevien presidenttien koulutusseminaaria (PETS) ja piirineuvottelua varten. Se on myös hyvä tietolähde koko toimikautesi ajan. Siitä löytyy mm. viiden klubikomitean, klubin sihteerin ja rahastonhoitajan oppaiden yleiskuvaus.

Rotaryklubisi on jäsenenä Rotary Internationalissa, joka on maailmanlaajuinen 34 000 rotaryklubin muodostama verkosto. Tämän verkoston jäsenillä on oikeus käyttää RI:n palveluja ja tietolähteitä, joita on julkaistu yhdeksällä kielellä. Paljon tietoa löytyy osoitteesta www.rotary.org. Klubiasi koskevat tiedot löytyvät Member Accessista. Klubillasi on myös mahdollisuus saada Rotarysäätiön apurahoja sekä hyödyntää RI:n pääkonttorin ja sihteeristön tukipalveluja.*

Rotary.orgTässä oppaassa viitataan usein osoitteeseen www.rotary.org, josta löytyy kaikki tämänhetkinen tieto Rotarysta.

* Sihteeristö koostuu Rotary Internationalin pääsihteeristä, RI:n ja Säätiön henkilöstöstä, joka työskentelee RI:n pääkonttorissa Evanstonessa, Illinois, USA, sekä seitsemässä kansainvälisessä toimistossa.

Tämä käsikirja on tehty niin, että sitä voi katsella netissä tai omalla mobiililaitteella.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-sihteeri-ja-rahastonhoitaja/sihteerin-opaskirja-229fi11opti.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-sihteeri-ja-rahastonhoitaja/rahastonhoitajan%20opaskirja%20220fi11opti.pdfhttp://www.rotary.orghttp://www.rotary.org


Verkkoauppa: Tilaa RI:n eri aiheisia julkaisu-ja, AV-ohjelmia ja muuta materia-alia.

Valitse kieli: Valitse kieli, millä haluat lukea sivuja.

Meistä: Löydä tietoa Rotarysta ja Säätiöstä.

Member Access: : Hallinnollinen työkalu, jolla voit verkossa hoitaa rotaryasioita, tutkia klubitietoja sekä käydä verkkokursseja.

Uutisia ja ilmoituksia: Pysy ajan tasalla Rotaryn tapahtumien kanssa.

Sosiaalinen media: Liity Rotaryn sosiaalisiin verkostoihin.

Sivukartta: Katso miten eri aiheet on järjestetty sivujen kesken.

Ota yhteyttä: Löydä RI:n pääkonttorin eri osastojen yhteystiedot.

Hae: Kirjoita etsimäsi aihe. Koska sivustolla on runsaasti tietoa, niin saatat joutua tarkentamaan kysymys-täsi saadaksesi toivo-masi informaation.


Rotary.org-nettisivujen kautta voit ostaa tietolähteitä, tehdä hakuja hakusanoilla, kirjautua Member Accessiin päästäksesi käsiksi klubiasi koskeviin tietoihin ja ottaa yhteyttä RI:n pääkonttorin henkilökuntaan. Voit muuttaa sivuston kieltä.

KommentointimahdollisuusJos sinulla on tätä opasta tai mitä tahansa RI:n koulutusmateriaalia koskevia kysymyksiä tai kommentteja, lähetä ne suoraan seuraavaan osoitteeseen:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 USA S-posti: [email protected] Puhelin: +1-847-866-3000Faksi: +1-847-866-9446

mailto:leadership.training%40rotary.org?subject=

Tehtäväsi presidenttinä

Tämä opas ja Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma (254-FI) ovat tärkeimpiä tietolähteitäsi toimikautesi aikana. Voit kysyä neuvoa myös edelliseltä presidentiltä.

Tehtäväsi klubipresidenttinä on varmistaa, että klubi toimii tehokkaasti ja että se on parempi klubi vuoden lopussa. Tehokkaat klubit pystyvät

• säilyttämään jäsenistönsä tai kasvattamaan sitä

• toimeenpanemaan onnistuneita projekteja, joilla autetaan oman paikkakunnan ja muiden maiden ihmisiä

• tukemaan Rotarysäätiötä sekä osallistumalla sen ohjelmiin että antamalla sille taloudellista tukea

• kasvattamaan johtajia, jotka pystyvät palvelemaan Rotarya klubitason yläpuolella

Jos klubi toimii tehokkaasti, se pystyy paremmin saavuttamaan tavoitteensa jokaisella palveluväylällä ja myös saavuttamaan Rotaryn tavoitteen (katso liite 1).

1

KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 4 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/elavaisen_klubin_evaat-klubijohtosuunnitelma-245fi12-netti.pdf


Klubin tulevan presidentin tehtävät ja par-haat käytänteetTehtäväsi tulevana klubipresidenttinä on koottu alla olevaan luetteloon, ja ne on selostettu muualla tässä oppaassa (ks. sulkeissa olevia viitteitä):

Huom! Tähti (*) osoittaa tehtävää, jota on selostettu Rotaryklubin mallisäännöissä tai Rotaryklubin järjestysmuodossa

• Klubin presidentin oppaan läpikäyminen ja valmistautuminen tulevien presidenttien koulutustilaisuuteen

• toimiminen klubin hallituksen jäsenenä ja klubin presidentin tai hallituksen määräämien tehtävien suorittaminen*

• klubin strategiasuunnitelman tarkastelu lähtökohtana tehokkaan klubin tunnuspiirteet (luku 2)

• sellaisten vuositavoitteiden asettaminen klubillesi, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita. Käytä tähän Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2)

− Arvioi klubisi jäsentilanne.

− Keskustele palveluprojekteista ja organisoi niitä.

− Keksi keinoja, joilla tuetaan Rotarysäätiötä.

− Kasvata tulevia johtajia.

− Laadi suhdetoimintasuunnitelma.

− Suunnittele toimenpiteet, joilla hoidetaan klubin hallinto.

• Yhteistyö klubi- ja piirijohdon kanssa* (luvut 3 ja 4)

− Pidä vähintään yksi kokous klubisi hallituksen kanssa; käykää yhdessä läpi klubin järjestysmuoto ja säännöt (luku 3)

− Valvo klubin talousarvion laatimista* (luku 3)

• Varmista jatkuvuus sekä klubin johtamisessa että palveluprojek-teissa* (luku 4)

− Nimitä komiteoille puheenjohtajat*.

− Jatkuvuuden varmistamiseksi nimitä komiteoihin jäsenet kolmeksi vuodeksi aina kun se on mahdollista*.

− Neuvottele edeltäjäsi kanssa*.

− Järjestä uuden ja eroavan hallituksen yhteinen kokous.

• Varmista säännöllinen ja yhdenmukainen koulutus (luku 3)

− Osallistu tulevan presidentin koulutustilaisuuteen ja piirineuvotteluun*.

− Kannusta kaikkia klubin toimihenkilöitä osallistumaan piiri-neuvotteluun.

− Järjestä klubineuvottelu heti piirineuvottelun jälkeen.

− Osallistu piirikonferenssiin.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdf


E-rotaryklubien presidenteillä on erilaiset klubikokouksia koskevat tehtävät, jotka löytyvät Rotaryklubin järjestysmuodosta. Lisätietoa on julkaisussa What You Need to Know About Rotary E-Clubs, ja sitä saa myös CDS-tukihenkilöltä.

Klubin presidentin tehtävät ja parhaat käytänteetTehtäväsi presidenttinä on koottu alla olevaan luetteloon ja niitä on selostettu muualla tässä oppaassa :

Huom! Tähti (*) osoittaa tehtävää, joka on selostettu Rotaryklubin mallisäännöissä tai Rotaryklubin järjestysmuodossa.

• Rekisteröidy Member Accessiin osoitteessa www.rotary.org, jotta voit saada klubiasi koskevaa hallinnollista tietoa.

• Varmista, että klubisi sihteerillä ja rahastonhoitajalla on tarvittavat tunnukset SR:n jäsentietojärjestelmään, jotta klubin jäsenyys- ja muut tiedot voidaan pitää ajan tasalla.

• Toteuta klubisi vuositavoitteita, arvioi niitä jatkuvasti ja varmista, että kaikki klubin jäsenet osallistuvat toimintaan ja ovat hyvin perillä asioista (luku 2).

• Varmista, että jokainen komitea on asettanut itselleen tavoitteet* (luku 4).

− Kannusta klubin ja piirin komiteoiden puheenjohtajia keskinäiseen yhteydenpitoon.

− Käy säännöllisin väliajoin läpi komiteoiden tekemisiä, tavoitteita ja kuluja*.

− Osallistu ex officio -jäsenenä kaikkien klubikomiteoiden kokouksiin*.

• Toimi puheenjohtajana kaikissa klubisi kokouksissa* (luku 3).

− Varmista että kaikki kokoukset ovat huolella suunniteltuja.

− Välitä tärkeää tietoa klubin jäsenille.

− Järjestä jäsenille yhteisiä tapahtumia.

• Valmistaudu itse kaikkiin klubin ja piirin kokouksiin ja kannusta muitakin osallistumaan niihin (luku 3)

− Suunnittele kaikki hallituksen kokoukset etukäteen*.

− Varmista, että klubi on edustettuna piirikonferenssissa ja muissa piirin kokouksissa.

− Yritä saada klubin jäseniä osallistumaan vuotuiseen RI:n kongressiin.

• Tee yhteistyötä klubin ja piirin johtohenkilöiden kanssa (luku 4).

− Laadi ja hyväksy klubin budjetti ja valvo sen toteuttamista. Tee tätä yhteistyössä klubin rahastonhoitajan kanss* (luku 3).

− Tee yhteistyötä piirijohdon kanssa, jotta klubin ja piirin tavoitteet saavutetaan (luku 2)

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/eclub_guide_en.pdfhttp://www.rotary.org/en/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.org/en/selfservice/Pages/login.aspxhttp://www.rotary.fi/rekisteri/


− Käytä piirin, RI:n sihteeristön resursseja sekä Rotaryn nettisivuja tietolähteenäsi (kaikki luvut).

− Valmistaudu kuvernöörin vierailuun.

• Varmista klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuus*.

− Esitä klubillesi vuosikertomus klubin tilanteesta ennen toimikautesi päättymistä (luku 3).

− Pidä neuvottelu seuraajasi kanssa ennen toimikautesi päättymistä (luku 4)

− Järjestä tulevan ja eroavan hallituksen yhteinen kokous (luku 4)

− Varmista, että klubi toteuttaa kattavan koulutusohjelman. Voit tar-vittaessa nimetä klubikouluttajan hoitamaan koulutusta (luku 4)

• Varmista, että RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita noudatetaan (luku 8 ja liite 13)

− Varmista, että klubisi jäsenet tuntevat RI:n julkilausuman Statement of Conduct for Working with Youth.

− Erota sellainen henkilö, joka myöntää osallistuneensa seksuaaliseen hyväksikäyttöön tai ahdisteluun tai joka on tuomittu tai joka muuten on todettu syylliseksi tällaiseen toimintaan. Älä myöskään hyväksy tällaisia henkilöitä jäseniksi.

− Estä sellaisia ei-rotareita toimimasta nuorten kanssa, jotka ovat myöntäneet syyllistyneensä seksuaaliseen hyväksikäyttöön tai ahdisteluun tai jotka on tuomittu tai muuten todettu syyllisiksi tällaiseen toimintaan.

− Pidä huolta, että klubissa noudatetaan nuorisovaihto-ohjelman mukaisia vaatimuksia, jotka koskevat vapaaehtoisten valintaa, seulontaa ja koulutusta.

− Tee nuorten suojelua koskevat suunnitelmat kaikkiin nuorisoon liittyviin klubin palveluaktiviteetteihin.

KlubijohtosuunnitelmasiKlubijohtosuunnitelmasi on klubisi toimintasuunnitelma, jonka avulla klubista on mahdollista tehdä elävämpi ja saada jäsenet viihtymään. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma sisältää parhaita käytän-teitä, joita klubit voivat räätälöidä omaan käyttöönsä. Rotaryklubeja rohkaistaan käyttämään suositeltuja parhaita käytänteitä omien suunnitelmiensa kehittämisessä.

Kun kehitätte klubinne suunnitelmia, arvioikaa klubin nykyisiä käytän- teitä ja katsokaa, mikä toimii ja mikä on klubin kannalta merkityksel-listä. Miettikää myös, mitkä käytänteet saavat jäsenet osallistumaan toimintoihin ja näin tekevät klubista elävämmän. Mainitussa oppaassa ehdotettujen parhaiden käytänteiden etuja ovat seuraavat:

• Kaikki jäsenet ovat selvillä kaikista klubin hankkeista ja heillä on mahdollisuus lausua mielipiteensä klubin tulevaisuudesta.

• Mitä enemmän jäsenet ottavat osaa toimintaan, sitä enemmän klubista löytyy tulevaisuudessa johtohenkilöitä klubiin ja piiriin ja sitä vähemmän jäsenet eroavat klubista.

• Kaikki jäsenet työskentelevät klubin tavoitteiden saavuttamiseksi, koska he ovat sitoutuneita.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/elavaisen_klubin_evaat-klubijohtosuunnitelma-245fi12-netti.pdf


• Johdon ja klubin tavoitteiden jatkuvuus helpottaa siirtymistä rotaryvuodesta toiseen.

• Klubissasi on mukavampaa, koska siellä ei painoteta sääntöjä tai vanhentuneita perinteitä vaan kokeillaan uusia toimintoja ja projekteja, jotka vastaavat jäsenten tarpeita.

Käytä Club Leadership Plan Worksheet -muistilistaa kun rupeat laatimaan omaa klubijohtosuunnitelmaasi. Voisit pitää esityksen suunnitelmasi sisällöstä klubillesi. Lisätietoa löytyy RI:n netti-sivuilta.

Strategiasuunnittelun parhaat käytänteetKlubin entisten, nykyisten ja tulevien toimihenkilöiden tulisi yhdessä räätälöidä klubijohtosuunnitelma siten, että siihen sisältyvät klubin nykyiset vahvuudet ja seuraavanlaiset parhaat käytänteet:

• pitkän aikavälin tavoitteet, joissa otetaan huomioon tehokkaan klubin tunnuspiirteet

• sellaiset vuositavoitteet, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita

• kaikkien jäsenten ajan tasalla pitäminen järjestämällä klubineuvotteluja

• tehokas tiedonkulku sinun sekä klubin ja piirin johtohenkilöiden välillä

• jatkuvuus klubin johdossa ja palveluprojekteissa, kun siirrytään seuraavaan vuoteen

• sellaiset klubin säännöt, että ne vastaavat klubin toimintaa ja käytäntöjä

• mahdollisuudet lisätä klubin jäsenten keskinäistä toveruutta

• jokaisen jäsenen mukanaolo jossain klubin projektissa tai tehtävässä

• säännöllinen ja yhdenmukainen koulutus

• sellaiset komiteat, jotka vastaavat klubin tarpeita

Käy läpi käytänteenne yhdessä klubin muiden johtohenkilöiden kanssa joka vuosi. Varmistakaa, että ne vastaavat edelleen klubinne tavoitteita ja että niissä näkyvät klubinne ominaispiirteet. Pyytäkää apulaiskuvernööriltä apua. Voitte kysyä myös klubin ja piirin tukihenkilöltä, edelliseltä presidentiltä tai rotarykoordinaattorilta, mistä löytyy tietolähteitä.

http://www.rotary.org/RIdocuments/en_doc/clp_worksheet_en.dochttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_ppt/clp_en.ppthttp://www.rotary.org/en/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.org/en/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspx


Toimenpidetarpeet?

Mitä sinä tulet tekemään ymmärtääksesi paremmin, mitkä sinun tehtäväsi presidenttinä ovat?

Keneltä kysyt neuvoa ja milloin, kun sinulla on kysyttävää roolisi suhteen?

Mitä sinun pitäisi oppia lisää ennen kautesi alkua?


Liite 1: Rotaryn perusperiaatteet

ROTARYN TAVOITE Rotaryn tavoitteena on vaalia palvelemisen ihannetta kaiken rehellisen yritteliäisyyden perustana, erityisesti:

1) edistää tuttavuussuhteiden syntymistä ja siten luoda tilaisuuksia palvelemiseen;

2) kohottaa liike- ja ammattimoraalia, lisätä kaiken hyödyllisen työn arvostusta ja kunnioittaa jokaisen rotarin ammattia tilaisuutena palvella yhteiskuntaa;

3) rohkaista jokaista rotaria toteuttamaan palvelemisen ihannetta yksityiselämässään, ammatissaan ja yhteiskunnan jäsenenä;

4) edistää kansojen välistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa sellaisten liike- ja ammatti-ihmisten välisen ystävyyden avulla, joita yhdistää palvelemisen ihanne.

PALVELUVÄYLÄTKlubipalvelun avulla vahvistetaan toveruutta ja varmistetaan klubin toiminnan tehokkuus.

Ammattipalvelu rohkaisee rotareita palvelemaan ammatissaan muita ja noudattamaan toimissaan korkeita eettisiä arvoja.

Yhteiskuntapalvelu kattaa ne klubien projektit ja aktiviteetit, joilla parannetaan paikkakunnalla asuvien elämänlaatua.

Kansainvälinen palvelu sisältää ne aktiviteetit, joihin jäsenet ryhtyvät edistääkseen Rotaryn humanitaarista vaikutusta ympäri maapallon ja joilla edistetään kansainvälistä ymmärrystä ja rauhaa.

Uudet sukupolvet -palvelu auttaa nuoria aikuisia ja nuoria kehittämään johtajuustaitojaan ja kansainvälistä yhteisymmärrystä RYLA-, rotaract- ja iInteractklubien projekteissa ja nuoriso-vaihdossa.


KESKITTÄMISALUEETSellaisten projektien, joihin saadaan globaaleja apurahoja Rotarysäätiöltä, pitäisi liittyä ainakin yhteen seuraavista keskittämisalueista:

Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu

Sairauksien ehkäisy ja hoito

Vesi ja sanitaatio

Äidin ja lapsen terveys

Peruskoulutus ja lukutaito

Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen


Muistiinpanot

Toimintavuotesi suunnittelu

Kun asetat toimintavuotesi tavoitteet ja laadit toimintasuunnitel-man, tärkeimmät tietolähteet ovat Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ja Strategiasuunnittelun opas.

Tulevan presidentin johdolla klubi laatii vuositavoitteet, joihin pyri-tään klubin strategiasuunnitelman mukaisesti. Jotta voitte laatia vuositavoitteet, teidän kannattaa arvioida klubinne vahvuudet, heik-koudet, mahdollisuudet ja riskit julkaisun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille avulla (liite 2).

TehtävätTulevana presidenttinä sinun kuuluu:

• kehittää ja arvioida klubin strategiasuunnitelma, joka tukee sinun visiotasi

• asettaa vuositavoitteet, jotka ovat sopusoinnussa klubisi pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa

• huolehtia siitä, että jokaisen tavoitteen saavuttamiseksi on laadittu toimintasuunnitelma

• osallistua PETSiin ja piirineuvotteluun, jotta voit jatkaa tavoitteiden kehittämistä tiimisi kanssa

2

KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 13 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/strategiasuunnittelun%20opas.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdf


Presidenttinä sinulla on seuraavat tehtävät:

• toteuttaa klubisi tavoitteet ja arvioida niitä jatkuvasti

• motivoida klubisi jäseniä saavuttamaan tavoitteet

Strategiasuunnittelu3–5 vuodeksi laadittu strategiasuunnitelma auttaa klubia suuntaamaan toimintaansa kohti sen omaa visiota, ja näin toiminta pysyy sellaisena, että se vastaa nykyisten jäsenten ja ehdokasjäsenten tarpeita. Klubin strategiasuunnitelman tulisi olla työskentelyohje, jota arvioidaan jatkuvasti ja näin varmistetaan, että siinä ovat edelleen esitettyinä klubin tavoitteet vision toteuttamiseksi.

Jos klubillasi ei ole strategiasuunnitelmaa, laatikaa sellainen käyttäen Strategiasuunnittelun opasta (liite 3). Rotary International rohkaisee klubeja ja piirejä laatimaan samansuuntaiset tavoitteet, jotka on esitetty RI:n strategiasuunnitelmassa (liite 4).

Pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteetKlubin strategiasuunnitelmasta pitäisi löytyä pitkän aikavälin tavoit-teet ja vuositavoitteet. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille -lomakkeen avulla (liite 2) pystytte asettamaan vuositavoitteenne arvioimalla klubin nykytilan ja määrittelemällä strategiat, joilla klubin tavoitteisiin päästään.

Sinä työstät suunnitteluopasta muun klubinjohdon kanssa tulevien presidenttien koulutusseminaarissa ja piirineuvottelussa. Jättäkää valmis opas piirikuvernöörille 1.7. mennessä.

ArviointiKun tavoitteet on saavutettu, miettikää yhdessä, mitkä strategiat olivat tehokkaita. Käyttäkää näin saatua tietoa toisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja kertokaa näistä näkemyksistänne tulevalle presidentille tai tarvittaessa presidenttiehdokkaalle, kun he alkavat suunnitella tavoitteita omalle toimikaudelleen.

Käyttäkää suunnitteluopasta työskentelyohjeena, jota voidaan tarvit-taessa päivittää pitkin vuotta. Käykää opas läpi apulaiskuvernöörin ja piirikuvernöörin kanssa klubivierailujen aikana.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/strategiasuunnittelun%20opas.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/strategic_plan_en.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdf


Toimenpidetarpeet?

Miten parannat strategiasuunnitelmaa?

Miten saat jäsenet mukaan tavoitteiden asetteluun?

Mitä delegoit ja kenelle?

Mistä asioista tarvitset lisätietoa?

Miten aiot varmistua siitä, että klubin tavoitteet saavutetaan?


Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 1

SUUNNITTELUOPAS TEHOKKAILLE ROTARYKLUBEILLE

Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubi arvioi nykytilaansa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita. Opas perustuu klubijohtosuunnitelmaan. Eri osioissa kuvatut toimintatavat ovat yleisesti käytössä olevia tapoja, joita klubi voi harkintansa mukaan käyttää, kun se pyrkii tavoitteisiinsa, mutta klubien toivotaan kehittelevän tarpeen mukaan myös vaihtoehtoisia tapoja. Tulevan presidentin tulee täyttää tämä lomake yhdessä klubinsa kanssa ja lähettää siitä kopio apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä. Imuroi osoitteesta www.rotary.fi/suoja PDF-lomake suunnitteluoppaasta.

Rotaryklubi Rotaryvuosi:

Klubipresidentti:

Osoite:

Puhelin: Faksi: S-posti:

JÄSENYYS

Nykytilanne

Nykyinen jäsenmäärä:

Jäsenmäärä 30.6. edellisenä vuonna: 30.6. viisi vuotta sitten:

Miehiä: Naisia:

Jäsenten keski-ikä: . Rotaryalumneja:

Klubin tiedossa olevien alumnien tai ohjelmiin osallistuneiden lukumäärä:

Jäsenyyden kestoaika 1-3 vuotta: 3-5 vuotta: 5-10 vuotta:

Edellisinä kahtena vuotena uusia jäseniä ehdottaneiden klubijäsenten lukumäärä:

Edustaako klubin jäsenistö paikkakunnan väestöä tasapuolisesti seuraavien asioiden suhteen:

ammatit ikä sukupuoli etnisyys

Klubin luokituskartta on päivitetty ja sisältää luokitusta, joista on täyttämättä. (pvm) (kpl) (kpl)

Kerro, miten uudet jäsenet perehdytetään Rotaryyn.

Kerro, miten uusia ja vanhoja jäseniä koulutetaan pitkin vuotta.

Onko klubimme on ollut perustamassa uutta klubia viimeksi kuluneen 24 kuukauden aikana. Kyllä Ei

Niiden Rotaryn toveruusryhmien ja rotareiden toimintaryhmien lukumäärä, joihin klubin jäsenet osallistuvat:

Mikä houkuttelee uusia jäseniä klubiinne?

Huhtikuu 2012

Liite 2: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille

KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 17 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELUSuunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 2

Onko klubissa kielteisiä tekijöitä, jotka voisivat olla esteenä uusien jäsenten hankinnassa?

Tulevan tilanteen arvio

Klubimme jäsentavoite tulevana rotaryvuonna on: jäsentä 30.6. mennessä (kpl) (vuosi)

Olemme todenneet paikkakunnallamme seuraavat kohteet, joissa on mahdollisia jäseniä:

Kuinka klubi suunnittelee saavuttavansa jäsenkehitystavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Suunnittelemme jäsenten sitouttamisohjelman, jonka tavoitteena on vaikuttaa jäsenistöön siten, että

heistä tulee innokkaita rotareita, kun he saavat osallistua mielenkiintoisiin ohjelmiin, projekteihin ja toimintaryhmiin ja kun heitä koulutetaan jatkuvasti.

Pidämme huolta siitä, että jäsenyyskomitea tuntee tehokkaat jäsenhankintamenetelmät. Suunnittelemme rekrytointiohjelman, joka auttaa saamaan klubiin paikkakuntaa monipuolisesti

edustavia jäseniä. Selvitämme jäsenehdokkaille, mitä heiltä jäseninä odotetaan. Huolehdimme siitä, että uudet jäsenet sitoutetaan klubiin. Jaamme esitteitä, jotka antavat jäsenehdokkaille yleistietoa Rotarysta, ja kerromme erityisesti omasta

klubistamme. Osoitamme jokaiselle uudelle jäsenelle kummiksi/mentoriksi kokeneen rotarin. Annamme tunnustusta niille rotareille, jotka esittävät uusia jäseniä. Innostamme jäseniä liittymään Rotaryn toveruusryhmiin ja rotareiden toimintaryhmiin. Osallistumme RI:n jäsenkehitystä edistäviin palkitsemisohjelmiin. Tutkimme, minne olisi mahdollista perustaa uusi klubi.

Lisäksi teemme (kuvaile):

Etenemme vaiheittain seuraavasti:

PALVELUPROJEKTIT

Nykytilanne

Nuorisovaihto-oppilaiden lukumäärä: Vastaanotetut Lähetetyt

Tuettuja interactklubeja: rotaractklubeja: Rotaryn kansalaistoimintaryhmiä:

Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) -tilaisuuksien määrä:

Rotaryn ystävyysvaihtojen määrä:

Muiden palveluprojektien määrä, johon klubi osallistuu:




Klubi on laatinut seuraavat palvelutavoitteet tulevalle rotaryvuodelle:

Omaa paikkakuntaa varten:

Kohteet muissa maissa:

Kuinka klubi aikoo saavuttaa palvelutavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että komitean jäsenet on koulutettu suunnittelemaan ja toteuttamaan menestyviä

palveluprojekteja. Suoritamme paikkakunnalla tarvearvion löytääksemme sopivia projekteja. Käymme läpi meneillään olevat palveluprojektit selvittääksemme, ovatko ne tarpeellisia ja

kiinnostavatko ne jäseniä. Selvitämme, onko paikkakunnalla sosiaalisia ongelmia, joihin klubi voisi tuoda helpotusta

palvelutoiminnallaan. Arvioimme klubin rahankeräystoimet voidaksemme päättää, vastaavatko ne projektin rahoitustarpeita. Otamme kaikki jäsenemme mukaan palveluprojekteihimme Annamme tunnustusta niille rotareille, jotka osallistuvat klubin palveluprojekteihin tai johtavat niitä. Etsimme yhteistyöklubin, jonka kanssa voimme toteuttaa kansainvälisen palveluprojektin. Osallistumme seuraaviin Rotaryn ohjelmiin:

Interact Ystävyysvaihto Rotaract Nuorisovaihto Kansalaistoimintaryhmät Rotary Youth Leadership Awards (RYLA)

Käytämme Rotarysäätiön antaman apurahan klubin projektin rahoittamiseen Ilmoitamme rahoituksen tarpeessa olevan projektin ProjectLINK-tietokantaan Lisäksi teemme (kuvaile):


ROTARYSÄÄTIÖ

Nykytilanne (ei-pilottiklubit 2012–13)

Saatujen apurahojen määrä:

Yksinkertaistetut piiriapurahat: Kaksinkertaistavat apurahat:

Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Hosted

GSE-ryhmän jäsenten määrä: Ehdotettu Valittu Hosted

Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Hosted

Kuluvan vuoden lahjoitukset PolioPlus-aktiviteetteihin:

Kuluvan vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon:

Kuluvan vuoden lahjoitukset Pysyvään rahastoon:


Klubin jäsenistössä on lahjoittajia seuraavasti:

Paul Harris Fellows: Benefactors: Major Donors:

Rotary Foundation Sustaining Members: Bequest Society members:

Nykytilanne (ei-pilottiklubit 2012–13)

Klubin kvalifiointitilanne: Kvalifioitu Kesken Puutteellinen

Klubi on mukana seuraavissa piiriapuraha-aktiviteeteissa:

1.

2.

Klubi on mukana seuraavissa globaaleissa apuraha-aktiviteeteissa:

1.

2.

Klubin viime vuonna toteuttamat PolioPlus-suunnatut koulutus-, PR- ja rahankeruuprojektit:

1.

2.

3.

Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä:

Ehdotettu viime vuonna:

Säätiön hallituksen valitsemat viime vuonna:

Viime vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon:

Klubin tiedossa olevien alumnien määrä:

Klubin jäsenistössä on seuraavia lahjoittajia:

Rotary Foundation Sustaining Members: Arch C. Klumph Society -jäseniä:

Paul Harris Fellows: Benefactors:

Paul Harris Society -jäseniä: Bequest Society -jäseniä:

Major Donors:

Tulevan tilanteen arvio (kaikki klubit 2013–14)

Päivämäärä jolloin klubin kvalifiointi on suoritettu:

Klubin Rotarysäätiötavoitteet tulevalle vuodelle:

1.

2.

3.

Klubin Vuosirahaston lahjoitustavoite:

Klubin Pysyvän rahaston lahjoitustavoite:


Klubin tavoite polion hävittämisessä:

Piiriapurahat:

1.

2.

Klubi ryhtyy toimiin seuraavilla Rotarysäätiön keskittämisalueilla: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Äidin ja lapsen terveys Sairauksien ehkäisy ja hoito Perusopetus ja lukutaito Vesi ja sanitaatio Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen

Globaalit apurahat:

1.

2.

Klubin tulevat PolioPlus-suunnatut koulutus-, PR- ja rahankeruuprojektit:

1.

2.

3. Rauhanstipendiaattien lukumäärä:

Ehdotettu:

Säätiön hallituksen valitsemat:

Kuinka klubi aikoo saavuttaa rotarysäätiötavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että rotarysäätiökomitean jäsenet ymmärtävät millaisia Säätiön apurahat ja ohjelmat

ovat ja että he ovat sitoutuneet edistämään Rotarysäätiön taloudellista tukemista. Autamme klubin jäseniä ymmärtämään, miksi lahjoitukset ovat Säätiön ohjelmien kannalta tärkeitä. Järjestämme klubissa Rotarysäätiötä koskevan esityksen vuosineljänneksittäin, erityisesti Säätiön

teemakuukautena marraskuussa. Pidämme joka viikkokokouksessa lyhyen rotarysäätiötietoiskun. Järjestämme jäsenille Rotarysäätiöstä kertovia esityksiä. Varmistamme, että klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja osallistuu piirin rotarysäätiöseminaariin. Käytämme Rotarysäätiön apurahoja klubin kansainvälisiin projekteihin. Annamme tunnustusta niille klubin jäsenille, jotka ovat tukeneet Rotarysäätiötä lahjoituksin ja

osallistuneet Rotarysäätiön ohjelmiin.


JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN

Nykytilanne

Klubivirkailijoiden lukumäärä, jotka osallistuivat seuraaviin tapahtumiin

Piirineuvottelu: Piirin rotarysäätiöseminaari:

Piirin jäsenyysseminaari: Piirin johtamisseminaari:

Piirikonferenssi:


Piiritasolla toimivien jäsenten määrä:

Apulaiskuvernöörin käyntien määrä rotaryvuoden aikana:


Klubimme on asettanut seuraavat Rotaryn johtohenkilöiden kehittämistavoitteet tulevaksi rotaryvuodeksi:

Miten klubi suunnittelee kouluttavansa tulevia Rotaryn johtohenkilöitä? (rastita sopivat vaihtoehdot) Tuleva presidentti on osallistunut PETSiin ja piirineuvotteluun. Kaikki komiteapuheenjohtajat ovat osallistuneet piirineuvotteluun. Innostamme entisiä presidenttejä osallistumaan piirin johtamisseminaariin. Nimitämme klubikouluttajan kehittämään jäsenten osaamistasoa ja taitoja. Toteutamme johtajuuden kehittämisohjelman. Käytämme hyväksi apulaiskuvernöörin asiantuntemusta. Rohkaisemme uusia jäseniä vastaanottamaan johtamistehtäviä klubikomiteoissa. Pyydämme jäseniä vierailemaan toisissa klubeissa, jotta he voivat saada uusia ideoita ja kertoa niistä

klubin muille jäsenille. Lisäksi teemme (kuvaile):


JULKISUUSKUVA

Nykytilanne

Tee luettelo niistä klubin toiminnoista, jotka ovat päässeet tiedotusvälineisiin. Mainitse tiedotusväline.


Klubimme on asettanut seuraavat PR-tavoitteet tulevalle rotaryvuodelle:

Kuinka klubi suunnittelee saavuttavansa PR-tavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että julkisuuskuvakomitea on koulutettu hoitamaan tiedotuskampanjaa. Otamme tiedotuksen osaksi kaikkia palveluprojekteja. Pidämme Rotarya ja sen toimintaa esittelevän tiedotuskampanjan, joka on kohdistettu paikkakunnan

liikelaitoksille ja eri alojen ammattilaisille. Tiedotamme toiminnastamme paikallisradiossa, paikallisella televisiokanavalla, paikallisessa

sanomalehdessä tai paikallisessa aikakauslehdessä. Lisäksi teemme (kuvaile):



KLUBIN HALLINTO

Nykytilanne

Toimiiko klubinne klubijohtosuunnitelman mukaisesti? Kyllä Ei

Kuinka usein ja milloin klubinne hallitus kokoontuu?

Milloin järjestetään klubineuvotteluja?

Miten klubin budjetti valmistellaan?

Tarkastaako sen riippumaton toiminnantarkastaja? Kyllä Ei

Onko klubin strategiasuunnitelma kunnossa? Kyllä Ei

Onko klubilla systeemi, jolla taataan jatkuvuus johtotehtävissä? Kyllä Ei

Onko klubilla systeemi jäsenten aktivoimiseksi? Kyllä Ei

Käyttääkö klubi SR:n jäsentietojärjestelmää osoitteessa www.rotary.fi/rekisteri jäsentietojen ylläpitämiseen? Kyllä Ei

Kuinka usein klubi julkaisee viikko- tai kuukausiselosteen?

Kuinka klubin viikko-ohjelmat rakennetaan.

Onko klubilla nettisivut? Kyllä Ei Jos on, kuinka usein ne päivitetään?

Ottaako klubi huomioon rotarykalenterissa mainitut teemakuukaudet? Kyllä Ei

Kuinka usein järjestetään toveruustapahtumia?

Kuinka usein klubi kutsuu perheenjäseniä mukaan eri toimintoihin?


Miten huolehdit klubin hallintotehtävien tehokkaasta hoitamisesta? (rastita sopiva vaihtoehto) Klubin hallituksen kokoukset pidetään määrävälein. Klubi tarkistaa klubijohtosuunnitelman seuraavina ajankohtina: Klubin pitkän aikavälin suunnitelmat ja tiedotussuunnitelma päivitetään seuraavasti: klubineuvottelua on sovittu pidettäväksi seuraavina ajankohtina:

(kpl) Klubi on hyväksynyt viimeisimmän version Rotaryklubin mallisäännöistä tai muuttanut omia

sääntöjään (suositeltavaa jokaisen sääntövaltuuskunnan jälkeen). Klubin vaalikokous pidetään .

(pvm)

Vähintään edustajaa lähetetään piirikonferenssiin. (kpl)

Klubin viikkoseloste julkaistaan välittämään informaatiota klubin jäsenille.

Klubin nettisivut päivitetään kertaa vuodessa. (kpl)

On kehitetty suunnitelma, jonka ansiosta viikko-ohjelmat ovat kiinnostavia ja kaikkien kannalta tärkeitä.

Kuukausittaiset läsnäolotilastot ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä.

Klubimme päivittää 1.6. ja 1.12 mennessä klubin jäsentiedot ja muut klubitiedot SR:n jäsentietojärjestelmään, jotta voidaan laatia täsmälliset puolivuotisraportit..


Jäsenistöä koskevat muutokset raportoidaan juoksevasti SR:n jäsentietojärjestelmään. Tulevan vuoden toimihenkilöt päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään heti vaalikokouksen jälkeen.

Raportit RI:lle, kuten puolivuotisraportit, lähetetään määräajan puitteissa. Klubin jäsenille on suunniteltu ensi vuodeksi seuraavat toveruustapahtumat:

Lisäksi teemme (kuvaile):


Toivomme kuvernöörin tai apulaiskuvernöörin avustavan meitä seuraavilla alueilla:

Klubimme haluaisi keskustella seuraavista aiheista kuvernöörin tai apulaiskuvernöörin kanssa, kun he vierailevat klubissamme:

Presidentin allekirjoitus Rotaryvuosi Apulaiskuvernöörin allekirjoitus

Pvm Pvm



_________ ROTARYKLUBIN TAVOITEYHTEENVETO ROTARYVUONNA

Osoita jokaiselle klubinne tulevaksi rotaryvuodeksi asettamalle tavoitteelle palveluväylä, jolle se kohdistuu. Varmistaaksesi tasapainoisen palveluohjelman sinulla tulisi olla vähintään yksi tavoite jokaiselle palveluväylälle. Useimmat tavoitteet kohdistuvat useampaan palveluväylään.

Klu

bipa

lvel

u

Am

mat

tipal

velu

Yhte

isku

nta-

palv

elu

Kan

sain

välin

en

palv

elu

Uud

et s

ukup

olve

t -p

alve

lu

Jäsenyystavoite

jäsentä 30.6. mennessä (kpl) (vuosi)

Palvelutavoitteet

Omalla paikkakunnalla:

Muiden maiden kohteissa:

Rotarysäätiötavoitteet

PolioPlus-tavoite: USD

Vuosirahastotavoite: USD .

Pysyvä rahasto -tavoite: USD .

Klubimme osallistuu seuraaviin rotarysäätiöohjelmiin:

Johtajuuden kehittämistavoitteet

Julkisuuskuvatavoitteet

Klubin hallinnolliset tavoitteet

Muu tavoite:

Muu tavoite:


Strategiasuunnittelussa luodaan visio ja asetetaan sitä tukevat tavoitteet, joita voidaan mitata säännöllisesti ja muunnella tarpeen mukaan. Tämä opas ja mukana oleva muistilista on hyvä läh-tökohta strategiasuunnitteluun. Näitä välineitä voi räätälöidä klubin tarpeita vastaaviksi. Opas on suunniteltu rotaryklubeille, mutta sitä voidaan soveltaa myös piirissä. Kokousten vetäjien tu-lisi tutustua aineistoon ja valmistella asialista ennen strategiasuunnittelukokousta. Asialistassa tulisi varata eniten aikaa prosessin toisen ja kolmannen kohdan käsittelylle, siis kohdille, jotka käsittelevät tulevaisuutta, ja vähemmän aikaa klubin nykytilanteen käsittelylle. Kun suunnittelet strategiaa, pidä mielessä seuraavat seikat:

• Ota suunnitteluun mukaan entisiä, nykyisiä ja tulevia klubin johtohenkilöitä.

• Miettikää asiaa mahdollisimman monelta kannalta ottamalla mukaan koko klubi tai edustava otos jäsenkunnasta.

• Ottakaa käsittelyyn kaikki ideat.

• Hanki puolueeton henkilö tai ryhmä henkilöitä vetämään strategiasuunnittelukokousta.

• Mieti, ovatko klubisi tavoitteet samansuuntaisia piirin tavoitteiden ja RI:n strategiasuunnitel-man kanssa.

• Valmistaudu käymään suunnitelma läpi joka vuosi ja muuttamaan sitä tarpeen mukaan niin, että se vastaa omia strategisia tavoitteitasi ja vuositavoitteitasi.

Strategiasuunnitelma-malli Luo klubille visio ja sen saavuttamista helpotta-vat strategiset tavoitteet. Aseta sitten vuosi-tavoitteet, jotka tukevat strategisia tavoitteita.

Elokuu 2011

Liite 3


Prosessi Kehittele strategiasuunnitelma ottamalla jä-senet mukaan alla kuvattuun prosessiin. Käyttäkää oheista kaavaketta ideoitten kir-jaamiseen.

1. Mikä on tämänhetkinen tilanne?

• Tehkää luettelo klubin tämänhetkisistä vahvuuksista ja heikkouksista.

• Tehkää luettelo paikkakuntanne edessä olevista mahdollisuuksista ja uhista.

Kun arvioitte klubin nykytilaa, käyttäkää hy-väksenne julkaisua Eläväisen klubin eväät: Klu-bijohtosuunnitelma. Sen avulla voitte selvittää, mitä klubi jo nyt tekee hyvin ja mitä voisitte tehdä antaaksenne sille uutta ”potkua”.

2. Mikä on tavoitteemme?

• Listatkaa 5–10 ominaisuutta, joiden haluat-te kuvaavan klubia 3–5 vuoden kuluttua tästä päivästä.

• Hahmotelkaa lauseen pituinen visio siitä, millaisena toivoisitte näkevänne klubinne 3–5 vuoden kuluttua. Tässä voi käyttää jo-ko yksilö- tai ryhmätyöskentelyä.

• Viimeistelkää visiolause yhdessä ja varmis-takaa, että kaikki osallistujat ovat siitä yhtä mieltä.

3. Miten saavutamme tavoitteen?

• Kehitelkää kolmevuotistavoitteita joiden avulla klubi saavuttaa vision pitäen mieles-sä: – mitkä ovat klubin vahvuudet ja heik-

koudet – mitkä ovat RI:n ja Rotarysäätiön ohjel-

mat ja missiot – millainen on Rotaryn toimintaympäris-

tö

– miten kaikki jäsenet saadaan mukaan toteutukseen

– miten tavoite saavutetaan 3–5 vuodessa

• Sopikaa ryhmässä, mitkä strategiset tavoit-teet ovat kaikkein tärkeimmät eli millä ta-voitteilla on suurin vaikutus klubin mah-dollisuuksiin saavuttaa visio.

• Selvittäkää ne vuositavoitteet, jotka tukevat kutakin tärkeintä strategista tavoitetta.

• Päättäkää, mitkä ovat ne määräajat, resurs-sit ja tarvittavat ihmiset, joita kutakin stra-tegiatavoitetta tukevien vuositavoitteiden saavuttaminen edellyttää.

Käyttäkää Suunnitteluopasta tehokkaille rotary-klubeille, kun asetatte vuositavoitteita ja ar-vioitte niiden saavuttamista edesauttavia ideoita ja strategioita.

4. Miten me olemme onnistuneet?

• Muodostakaa strategiasuunnittelutiimi, joka valvoo prosessia jatkuvasti ja esittää tarvittaessa suunnitelmaan muutosehdo-tuksia.

• Varatkaa riittävästi resursseja suunnitel-man toteuttamiseen.

• Arvioikaa jatkuvasti kaikkia päätöksiä varmistaaksenne, että ne tukevat suunni-telmaa, ja antakaa strategiasuunnittelu-ryhmälle toteutusta koskevaa palautetta.

• Käykää vuosittain koko klubin voimin läpi strategiasuunnitelma, visiolause, strategiset tavoitteet ja vuositavoitteet ja muuttakaa niitä tarvittaessa.

• Toistakaa koko strategiasuunnittelu-prosessi joka 3–5 vuosi, jolloin joko teette uuden suunnitelman tai pidätte vanhan voimassa.


Strategiasuunnittelun muistilista Täyttäkää tämä muistilista ja strategiasuunnitelmanne on valmis. 1. Missä olemme nyt? Päivämäärä: _____________

Klubin vahvuudet Klubin heikkoudet

Paikkakunnan mahdollisuudet (esim. uusia yrityksiä, väestön kasvu)

Paikkakunnan haasteet (esim. talouslama, kilpailevat palvelut)

2. Mikä on tavoitteemme? Tavoite pvm: ______________ Tulevan tilanteen tärkeimmät tekijät (esim. jäsenmäärä, eronneiden osuus, paikallisten ja kansainvälisten projektien välinen tasapaino, Rotarysäätiön tukeminen).

Visiolause (joka erottaa klubisi paikkakunnan kaikista muista palveluklubeista — esim. Visionamme on olla paikkakunnan kansainvälisesti monipuolisin palveluklubi, Visionamme on olla paikkakunnan ykkösklubi nuorten tukemisessa.)


3. Miten saavutamme tavoitteet? Saavuttaaksemme visiomme meidän täytyy saavuttaa seuraavat tavoitteet. (Kirjoita alla oleville riveille jokainen strateginen tavoitteesi. Kirjoita sitten jokaiseen alla olevaan taulukkoon ne vuositavoitteet, joiden avulla pääset strategisiin tavoitteisiin. Vaikka strategisia tavoitteita ja vuositavoitteita voi olla rajattomasti, ota huomioon käytössäsi olevat resurssit ja keskity tavoitteisiin, jotka on mahdollista saavuttaa.)

Strateginen tavoite nro 1: ______________________________________________________

Vuositavoitteet Aikataulu Tarvittavat resurssit Vastuuhenkilö

Strateginen tavoite nro 2: ______________________________________________________


Strateginen tavoite nro 3: _______________________________________________________


4. Miten me olemme onnistuneet? Seuraamme suunnitelman toteutumista tietyillä toimenpiteillä. (Luettele toimenpiteet. Niitä voivat olla esim. aikataulu, jonka mukaan edistystä arvioidaan, esim. hallitukselle annettavat kuukausi- tai vuosiraportit tai strategiasuunnitelman läpikäynti klubineuvottelussa.)


Liite 4: RI:n strategiasuunnitelma

STRATEGIASUUNNITELMAPalvelu

Joht

ajuu

s

Toveruus Rehelli

syys

Moninaisuus

Keskitä ja lisää

Edistä julkisuuskuvaahuma

nitaarista palvelua

ja lisää tietoisuutta

Innostuneiden ihmisten maailman-

laajuinen verkosto, joka muuntaa energiansa

merkitykselliseksi yhteiskunnalliseksi toiminnaksi ja näin

muuttaa paikallisten ihmisten elämää

Tue

java

hvis

ta k

lube

ja


Tavoitteet, jotka liittyvät klubien tukemiseen ja vahvistamiseen:

Edistetään klubien ideointikykyä ja joustavuutta

Rohkaistaan klubeja osallistumaan erilaisiin palvelutoimintoihin

Kannustetaan klubeja hankkimaan mahdollisimman monenlaisia jäseniä

Parannetaan jäsenhankintaa ja sitouttamista

Kehitetään johtajia

Saadaan aikaan uusia klubeja

Rohkaistaan klubeja ja piirejä strategiasuunnitteluun

Tavoitteet, jotka liittyvät toiminnan keskittämiseen ja humanitaarisen palvelun lisäämiseen:

Hävitetään polio

Lisätään kestävää palvelutoimintaa keskittämällä seuraaviin asioihin

• Uudet sukupolvet -palvelun ohjelmat

• Rotaryn kuusi keskittämisaluetta

Lisätään yhteyksiä muihin organisaatioihin ja tehdään niiden kanssa enemmän yhteistyötä

Kehitetään merkityksellisiä paikallisia ja kansainvälisiä projekteja

Tavoitteet, jotka liittyvät julkisuuskuvan parantamiseen ja tiedon levittämiseen Rotarysta:

Yhdenmukaistetaan ihmisten mielissä oleva Rotaryn julkisuuskuva ja brändi

Tiedotetaan sellaisesta palvelutoiminnasta, jossa on tekemisen meininki

Kerrotaan keskeisistä arvoistamme

Painotetaan ammattipalvelua

Rohkaistaan klubeja tiedottamaan verkostoitumismahdollisuuksistaan ja keskeisimmistä toiminnoistaan

www.rotary.org/strategicplanFI–1212

4400


Muistiinpanot

Johda klubia

RI:n nettisivut ja Member Access ovat klubin hallinnolle keskeisiä tietolähteitä. Myös apulaiskuvernöörit ja CDS-tukihenkilöt vastaavat kysymyksiin koko rotaryvuoden ajan.

Rotaryklubin hallinto on viime kädessä presidentin johtaman hallituksen valvonnassa. Johtoryhmän ja erityisesti hallintokomitean tulee avustaa presidenttiä hallintotehtävissä klubin tehokkuuden lisäämiseksi.

TehtävätTulevana presidenttinä sinulla on seuraavat klubin hallintoa koskevat tehtävät:

• nimittää hallintokomitea ja ottaa osaa sen kokouksiin

• tutustua uusimpaan Rotaryklubin järjestysmuotoon ja Rotaryklubin mallisääntöön, jotta olet selvillä klubin hallinnon toimintaohjeista ja menettelytavoista

• päivittää klubin järjestysmuoto ja säännöt yhdessä klubijohdon kanssa

• selvittää Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma -oppaan avulla, millä parhailla käytänteillä klubia voidaan vahvistaa

3

KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 32 JOHTAA KLUBIA

http://www.rotary.org/http://www.rotary.org/en/selfservice/Pages/login.aspxhttp://www.rotary.org/en/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/elavaisen_klubin_evaat-klubijohtosuunnitelma-245fi12-netti.pdf


Presidenttinä sinulla on seuraavat klubin hallintoa koskevat tehtävät:

• hoitaa piirin ja RI:n vaatimat hallinnolliset tehtävät.

− valvoa, että klubi lähettää vaaditut raportit.

− toimia tiiviissä yhteistyössä sihteerin kanssa ja varmistaa, että vaaditut lomakkeet ja raportit toimitetaan ajoissa RI:lle ja piirille.

− pitää klubin kirjanpito ajan tasalla ja varmistaa, että puolivuosittaiset jäsenmaksut on maksettu.

− valvoa klubin varojen hoitoa.

− minimoida klubin aktiviteetteihin liittyvät riskit.

• valvoa, että Rotaryn merkkejä käytetään oikein.

• johtaa tehokkaasti klubikokouksia, hallituksen kokouksia ja klubineuvotteluja.

• rohkaista jäseniä osallistumaan piirineuvotteluun ja tarpeen mukaan muihinkin koulutustilaisuuksiin.

• valmistautua kuvernöörin vierailuun ja apulaiskuvernöörin käynteihin, joita on vähintään neljä vuodessa.

Official Directory sisältää RI:n ja Säätiön toimihenkilöiden, komiteoiden, resurssiryhmien, sihteeristön henkilökunnan, piirien ja kuvernöörien yhteystiedot sekä klubit piireittäin aakkosjärjestyk-sessä ja niiden yhteystiedot.

VähimmäisvaatimuksetJotta rotaryklubit toimisivat tehokkaasti, RI:n hallitus on hyväksynyt klubin toiminnalle seuraavat vähimmäisvaatimukset:

• maksaa Rotary Internationalin per capita -maksut.

• kokoontuu säännöllisesti.

• tilaa virallisen Rotary World Magazine Press -julkaisun (The Rotarian tai Rotary Norden).

• toteuttaa palveluprojekteja, joilla autetaan oman paikkakunnan tai muiden maiden ihmisiä.

• ylläpitää yhteistyösuhteita piirin sisällä.

• ottaa vastaan kuvernöörin, apulaiskuvernöörin tai muun mahdollisen RI:n toimihenkilön.

• pitää voimassa sopivan yleisen vastuuvakuutuksen.

• noudattaa toiminnassaan RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä sekä toimintaohjeita.

• maksaa RI:n jäsenmaksut ja piirimaksut ilman ulkopuolista avustusta.

• toimittaa RI:lle oikeaan aikaan tarkat jäsenluettelot.

• ratkaisee klubin erimielisyydet sopuisasti.

• on yhteistyössä RI:n kanssa eikä aloita tai jatka oikeusjuttuja RI:tä, Rotarysäätiötä, tytärsäätiöitä tai sihteeristön kansainvälisiä toimistoja vastaan.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Rotary-International/ri%20jarjestysmuoto%202007.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Rotary-International/ri%20saannot%202007.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/code_ri_current.pdf


Nämä vähimmäisvaatimukset ovat vain alku sille, mikä rotaryklubista tekee onnistuneen. Toimi yhteistyössä apulaiskuvernöörin kanssa varmistaaksesi, että klubi ylittää vähimmäisvaatimukset.

Klubin hallintokomiteaKlubin hallinto saadaan tehokkaaksi yhteistyöllä. Klubin presidenttinä sinä johdat tätä yhteistyötä ja hallintokomitea puolestaan hoitaa sille määrätyt tehtävät. Klubin hallintokomitea on yksi niistä komiteoista, joita klubilla suositellaan olevan. Klubi voi muuttaa sääntöjään siten, että niistä käyvät ilmi tämän komitean erityistehtävät. Tarvittaessa hallintokomitealle voidaan nimittää alakomiteoita (katso liitteestä 9 esimerkkejä komitearakenteista).

Klubin sihteerin ja rahastonhoitajan tulee olla hallintokomitean jäseniä. Komitean puheenjohtajan tulee kuulua klubin johtoryhmään.

Hallintokomitealla on seuraavat tehtävät:

• auttaa sihteeriä seuraamaan jäsenten läsnäoloa.

• pitää yllä klubin jäsenluetteloa ja raportoida RI:lle ja SR:lle.

• auttaa klubin rahastonhoitajaa keräämään jäsenmaksut.

• järjestää klubin kokoukset.

• edistää klubin jäsenten keskinäistä toveruutta järjestämällä yhteisiä tapahtumia.

• toimittaa klubin viikkoseloste ja ylläpitää nettisivuja.

KokouksetKlubin ja piirin kokoukset sekä kansainväliset kokoukset antavat rotareille mahdollisuuden saada lisätietoja Rotarysta ja kouluttaa tulevia johtohenkilöitä. Ne tarjoavat myös tilaisuuden toveruuteen. Rotaryvuotesi aikana valmistele seuraavat kokoukset:

• klubikokoukset

• klubineuvottelut

• hallituksen kokoukset

• apulaiskuvernöörin vierailut

• kuvernöörin vierailu

Lisäksi sinun pitäisi klubikokouksissa, klubineuvotteluissa, klubin nettisivuilla ja viikkoselosteissa tiedottaa piirin kokouksista ja kansainvälisistä kokouksista. Rohkaise jäseniä osallistumaan seuraaviin tapahtumiin:

• RI:n kongressi (Rotaryn kansainvälisyyden kokemiseksi).

• Piirineuvottelu, piirikonferenssi, rotarysäätiöseminaari, jäsenyysseminaari ja johtamisseminaari, joissa voi tavata muita piirin klubien johtohenkilöitä.

Yksityiskohtainen yhteenveto piirin kokouksista ja kansainvälisistä kokouksista on liitteessä 5.


KlubikokouksetKlubin presidentti johtaa kaikkia klubin kokouksia. Klubikokouksissa tulisi olla mielenkiintoisia ohjelmia, jotka parantavat jäsenten rotarytietoutta, vahvistavat jäsenyyden arvoa ja antavat jäsenille lisää tietoa paikallisista ja maailmanlaajuisista kysymyksistä. Klubin hallintokomitea vastaa esityslistojen kehittämisestä presidentin valvomana. Suosituksia tehokkaan kokouksen suunnitteluun on Klubin hallintokomitean oppaassa (226A-FI).

Klubikokoukset voivat kestää tunnin tai kauemmin. Sovella jompaa-kumpaa seuraavista viikkokokoustyöjärjestyksistä oman klubisi tarpeisiin.

90 minuutin kokous 60 minuutin kokousToiminto Kestoaika Toiminto KestoaikaKokouksen avaus 5 min Kokouksen avaus 5 min

Ruokailu ja hetki toveruutta 30 min Ruokailu 30 min

Presidentille varattu aika 20 min Presidentille varattu aika

Vierailevien rotareiden ja vieraiden esittely

Vierailevien rotareiden ja vieraiden esittely

Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat

Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat

Komiteoiden raportit Komiteoiden raportit

Klubin viralliset asiat Klubin viralliset asiat

Ohjelma 30 min Ohjelma 20 min

Esitelmöitsijän esittely Esitelmöitsijän esittely

Esitelmöitsijän puheenvuoro Esitelmöitsijän puheenvuoro

Presidentin päätössanat 5 min Presidentin päätössanat 5 min

Kokouksen päättäminen Kokouksen päättäminen

Suunnittele kokouksien aiheet Rotarykalenterin mukaan.

Ilmaise odotuksesi selvästi klubin hallituksen kokouksissa. Anna myös hallituksen jäsenille aikaa raportoida toiminnastaan ja hankkeista sekä varaa aikaa keskusteluun kaikista aiheista.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/hallintokomitean%20opaskirja%20226afi11opti.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/hallintokomitean%20opaskirja%20226afi11opti.pdf


KlubineuvottelutUseimmat klubit pitävät neljästä kuuteen klubineuvottelua vuodessa var-mistaakseen selkeän viestinnän klubin hallituksen, klubin jäsenten ja piirin johtajien välillä. Rohkaise kaikkia jäseniä ja etenkin uusia jäseniä osallistumaan.

Sinun tai jonkun muun nimetyn toimihenkilön tulee toimia klubineuvot-teluiden puheenjohtajana. Ennen kuin suunnittelet neuvottelun pitämistä, pyydä jäseniltä palautetta, jotta kokouksessa keskustellaan heitä kiinnos-tavista asioista ja puututaan heidän huolenaiheisiinsa.

Ajankohdat TarkoitusVälittömästi piirineuvot-telun jälkeen (ennen 1.7.)

Piirineuvottelussa kehitettyjen ja ehdotettujen suunnitelmien tarkastelu ja keskustelu siitä, miten klubi aikoo ottaa huomioon RI:n teeman ja painopistealueet (tätä kokousta johtaa tuleva presidentti).

1.7. jälkeen Keskustelu tulevan vuoden tavoitteista.

Kaksi viikkoa ennen kuvernöörin vierailua

Kuvernöörin vierailun valmistelu.

Kuvernöörin vierailun aikana

Keskustelu kuveröörin kanssa klubin yleistilanteesta.

Rotaryvuoden puolivälissä (tammi-helmikuu)

Klubin tavoitteiden edistymisen käsittely ja loppuvuoden suunnitelmien vahvistaminen

Huhti- tai toukokuussa Tilaisuus avoimeen keskusteluun (ideoita ja aloitteita voidaan toteuttaa klubin suunnitelmien loppuun viemiseksi).

Kuvernöörin vierailuYksi piirikuvernöörin perustehtävä on vierailla kaikissa piirin klubeissa – joko jokaisessa erikseen tai useassa klubissa samalla kertaa. Vierailuilla kuvernööri tukee klubeja ja antaa niille ajantasaista tietoa piirin tavoitteista. Rotaryklubit ovat velvollisia ottamaan piirikuvernöörin vastaan. Tämä henkilökohtainen käynti tarjoaa klubeille tilaisuuden kertoa tavoitteistaan, saavutuksistaan ja huolenaiheistaan.

Jos mahdollista, ajoita vierailu samaan aikaan kuin jokin muu klubin tärkeä tapahtuma, kuten:

• klubin perustamistilaisuus

• jäseneksiottojuhla

• uusien jäsenten perehdyttämiskokous

• tunnustusten jako

• rotarysäätiötapahtuma

• Intercity-kokous

Pyri mahdollisemman hyvään kokousosanottoon julkistamalla vierailu klubin viestinnässä ja pyydä jäseniltä panostusta. Ennen vierailua:

• Vertaa klubin tavoitteiden toteutumista niihin tavoitteisiin, joita on esitetty Suunnitteluoppaassa tehokkaille rotaryklubeille ja valmistaudu keskustelemaan niistä vierailun aikana.

• Huolehdi, että sinulla on kuvernöörille näytettäviksi raportit komiteoiden suunnitelmista, aktiviteeteista ja saavutuksista.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-presidentti/suunnitteluopas%20klubeille%20862fi10_write.pdf


VaalitToimikautesi kuuden ensimmäisen kuukauden aikana sinun tulee huolehtia uusien toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten valinnasta. Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden valintaprosessista tulee olla säännökset klubin säännöissä. Hallituspaikkojen ja toimihenkilötehtävien tulee olla avoimia kaikille jäsenille. Jokaisen toimihenkilön ja hallituksen jäsenen tulee olla klubin arvossapidetty jäsen.

Klubin tulisi pitää jokaisen rotaryvuoden alussa virkaanasettamis-kokous (katso tilaisuuden ohjelmamallia liitteestä 6).

Member AccessMember Access osoitteessa www.rotary.org auttaa rotareita hoitamaan rotaryasioita nopeasti ja helposti. Se lisää jatkuvuutta eri vuosien johtohenkilöiden välille ja takaa, että RI:llä on tarkat rekisterit. Vain sinä ja sihteerisi voivat aktivoida muiden toimihenkilöiden Member Access -oikeudet. Rekisteröidy Member Accessiin nähdäksesi klubin tiedot ja lisätäksesi klubin tavoitteet ja opiskele verkkokursseilla tehtäviesi hoitoa.

Katso lisää osoitteesta www.rotary.org/ elearning miten voi hyödyntää Member Accessia.

Member Access -toiminnot rooleittain*

Toiminto Presidentti Sihteeri Rahastonhoitaja RotaritRotarytyöryhmien haku x

Lomakkeiden haku x

Klubitietojen päivittäminen (ei Suomessa) x x

Jäsentietojen päivittäminen (ei Suomessa) x x

Lahjoitus- ja tunnustusraporttien tarkastelu x x

Klubin maksutilanneraportin tarkastelu x x x

SHARE- ja polioraporttien tarkastelu x x x

Lahjoita Rotarysäätiölle x x x x

Tarkastele lahjoituksesi Rotarysäätiölle x x x x

Tietojen haku Official Directorysta x x x x

Uutiskirjeiden tilaus x x x x

Päivitä osoitetietosi x x x x

* Myös rotarysäätiökomitean puheenjohtajat voivat tarkastella rotarysäätiöraportteja.

http://www.rotary.org/elearninghttp://www.rotary.org/elearninghttp://www.rotary.org/elearning


Presidents-elect Training Seminar | 26 District XXXX

Rotaryklubin mallisääntöjen muuttaminen

kyllä

ei

LÄSNÄ

Esimerkki:63 jäsentä klubissa21 jäsentä läsnä

(1/3 klubin jäsenistä)14 vähintään täytyy puoltaa jotta

muutos hyväksytään(2/3 läsnä olevista)

Päätösvaltaisuus = 1/3 jäsenistäHyväksyminen, vähintään 2/3 läsnä olevista jäsenistä puoltaa

RI:n ja Rotarysäätiön vaatimat raportitJotta RI:n posti ja muu tieto, kuten esim. puolivuotisraportit, saapuvat perille asianomaisille klubijäsenille, tulee kaikki klubin tiedot päivit-tää säännöllisesti SR:n jäsentietojärjestelmään.

Jokaisen rotaryklubin tulee toimittaa seuraavat raportit ja tiedot:

• RI:lle ja SR:lle

− puolivuotisraportit (eräpäivät 1.7. ja 1.1.), joihin kuuluvat RI:n per capita -maksut

− jäsenistön muutokset

− toimihenkilöiden ja kokoustietojen muutokset

− tiedot Official Directoryyn (10.12 mennessä)

− klubille ja yksittäisille jäsenille tilattavat The Rotarian ja Rotary Norden -lehdet

− sääntövaltuuskuntamaksu (vain heinäkuussa)

− vain USA ja sen territoriot: vastuuvakuutus (vain heinäkuussa)

• Rotarysäätiölle

− Rotarysäätiön varojen käyttö, jos klubille on myönnetty apurahoja

• Piirille

− klubin tavoitteet (käytetään lomakkeita Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ja The Rotary Foundation Fund Development Club Goal Report Form)

− kuukauden läsnäoloraportit, jotka päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään

− jäsenmäärätavoite (1.6. mennessä)

Klubin järjestysmuoto ja säännöt Kaikkien Rotary Internationaliin hyväksyttyjen rotaryklubien on noudatettava Rotaryklubin järjestysmuotoa, joka antaa puitteet klubin

toiminnalle. Vuosina 2013 ja 2016 pidettävien sääntövaltuuskunnan kokousten jälkeen Rotaryklubin järjestysmuoto päivitetään valtuuskunnan päätösten mukaiseksi. Varmista, että klubisi käyttää ajantasaista versiota.

Klubin säännöissä on sellaisia klubin johtami- seen liittyviä lisäohjeita, joita ei ole järjestys-muodossa. Rotaryklubin mallisäännöt tulee olla sopusoinnussa Rotaryn periaatteiden kanssa, Ne on tarkoitettu muokattaviksi siten, että ne heijastavat klubin omaa identiteettiä. Rotary International kehottaa klubeja tarkis-tamaan järjestysmuotonsa säännöllisesti ja päivittämään ne tarpeen mukaan.

Löydät lisätietoja klubin raportointi- velvollisuuksista Klubin Sihteerin oppaasta.

http://www.rotary.fi/rekisteri/Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeilleSuunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeillehttp://www.rotary.fi/rekisteri/http://www.rotary.fi/rekisteri/http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-mallisaannot-012b-fi10_4.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/229en.pdf


Klubin jäsenten on äänestettävä kaikista sääntöihin ehdotetuista muutoksista. Ilmoita kaikille jäsenille ehdotetusta muutoksesta vähintään 10 päivää ennen kokousta. Varmista, että kokous on päätös-valtainen eli paikalla on vähintään yksi kolmasosa klubin jäsenistä.

Hyväksy muutos, jos kaksi kolmasosaa läsnä olevista jäsenistä puoltaa sitä.

Varmista, että muutokset eivät ole ristiriidassa Rotaryklubin järjestysmuodon ja RI:n järjestysmuodon ja sääntöjen kanssa.

TaloushallintoKlubin presidenttinä sinulla on taloutta koskevia velvoitteita, kuten klubin varojen valvonta, hyvä varainhoito ja varmistautuminen siitä, että klubi noudattaa kaikkia paikallisia lakeja, mukaan lukien verotus- ja verovapauslait. Katso liitteestä 7 taloushallinnon parhaat käytänteet.

Jäsenmaksut ja muut maksutKäy läpi tai laadi yhdessä rahastonhoitajan kanssa järjestelmä jäsenmaksujen ja muiden maksujen keräämiseksi ja maksamiseksi.

Klubin jäsenmaksut. Klubin jäsenmaksut voidaan periä klubin päättä-mällä tavalla viikoittain, kuukausittain tai vuosineljänneksittäin. Maksun suuruus päätetään vuosittain. Nämä maksut, jotka vaihtelevat klubeittain, kattavat yleensä toimintakulut, kuten kokoukset, ateriat, puhujien palkkiot ja klubin tarvikkeet.

Liittymismaksut. Monet klubit perivät uusilta jäseniltä liittymismak-sun sääntöjensä mukaisesti. Tämä maksu ei koske muista klubeista siirtyviä tai entisiä uudelleen liittyviä jäseniä eikä rotaracteja.*

Piirin jäsenmaksut. Useilla piireillä on rahastoja piirin tukemia pro-jekteja ja piirihallinnon kuluja varten. Näissä piireissä jokainen rotaryklubi maksaa piirille per capita -maksuja. Maksun suuruus hyväksytään vuosittain piirineuvottelussa, piirikonferenssissa tai PETSissä.

RI:n per capita -maksut. Klubeilta peritään kahdesti vuodessa per capita -maksu. RI:n per capita -maksut puolivuosittain ovat seuraavat:

2012-13: USD 26,00 2013-14: USD 26,50†

Kaikki maksut, myös pro rata -maksut, erääntyvät maksettaviksi 1.7. ja 1.1. Jokaisesta puolivuotiskauden aikana tulleesta uudesta jäsenestä klubin tulee maksaa RI:lle pro rata -maksu. Jokaiselta täydeltä jäse-nyyskuukaudelta perittävä maksu on 1/12 koko vuoden per capita -maksusta.

* Katso tarkemmat ohjeet Rotaryklubin järjestysmuodosta, artikla 11.

† Maksut tulevat olemaan samat vuoden 2013–2014 jälkeen, ellei sääntö- valtuuskunta muuta niitä.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Hallinto/klubin-jarjestysmuoto-012a-fi11.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Rotary-International/ri%20jarjestysmuoto%202007.pdfhttp://


Per capita -maksuista maksetaan järjestön yleiset toimintakustan-nukset, joihin kuuluvat useilla kielillä julkaistavat painotuotteet, klubien, piirien ja projektien tukeminen, klubien tulevien toimihenki-löiden koulutus, opastus ja tietolähteet sekä RI:n nettisivujen ylläpito.

RI:n muut maksut. Jäsenmaksujen lisäksi rotarit maksavat vaaditta-vien rotarylehtien tilausmaksut, sääntövaltuuskuntamaksun sekä muita kustannuksia.

Puolivuotisraportti (SAR)RI lähettää puolivuotisraporttipaketin (SAR) jokaisen rotaryklubin sihteerille kesäkuun lopulla heinäkuun laskutusta varten ja joulukuun lopulla tammikuun laskutusta varten. Paketissa on kaksi osaa:

• klubin jäsenluettelo, joka tehdään RI:n tietojen perusteella ja joka on pohjana arviolaskutukselle. Klubin sihteerin tulisi päivittää tämä luettelo.

• lasku RI:n per capita -maksuista ja suhteutetuista maksuista, sääntövaltuuskunnan maksuista ja lehtitilauksista (kaksi rotaria, jotka asuvat samassa osoitteessa, voivat tilata lehden yhdessä). Rahastonhoitaja on vastuussa tästä osasta, ja hänen pitää laskea, mitä klubi on velkaa, käyttämällä paketin mukana tulevaa SAR-muistilistaa.

Auta klubin sihteeriä pitämään jäsenluettelo ajan tasalla SR:n jäsen-tietojärjestelmän kautta, jotta klubin per capita -laskutus olisi oikein. Rahastonhoitaja, klubin sihteeri tai klubin presidentti voi maksaa klubin erääntyneet maksut myös luottokortilla Member Accessissa. Sellaisten klubien, joissa on alle 10 jäsentä, tulee maksaa 10 jäsenestä.

Jos sihteeri ei ole saanut SAR-pakettia heinäkuun tai tammikuun loppuun mennessä, hän voi joko tulostaa kopiot Member Accessista tai tilata ne osoitteesta [email protected] tai Zürichin kansain-välisestä toimistosta.

Maksujen suorittaminen RI:lle ja piirille pitää klubin jäsenyyden voimassa ja klubin taloudenhoidon hyvämaineisena RI:ssä. Myös järjestön resurssit pysyvät klubin käytettävissä.

Klubin tai jäsenen erottaminen ja jäsenyyden palauttaminenKlubit, jotka eivät maksa jäsenmaksujaan tai muita maksujaan RI:lle, erotetaan, eivätkä ne saa palveluja RI:ltä tai piiriltä. Klubin jäsenyys voidaan jäädyttää tai lopettaa myös, jos joku sen jäsenistä on käyttä-nyt väärin Rotarysäätiön antamia varoja.

Erottaminen

• RI erottaa klubit, joilla on 250 USD tai enemmän maksamattomia suorituksia, kuuden kuukauden kuluttua eräpäivästä 1.1. tai 1.7.

• Klubit, jotka eivät ole maksaneet kaikkia velkojaan RI:lle 365 päivän kuluessa erottamisesta, menettävät alkuperäisen perusta-miskirjansa eivätkä ole oikeutettuja hakemaan jäsenyyttä uudelleen.


Jäsenyyden palauttaminen

• Kun klubi anoo jäsenyyden palauttamista 90 päivän kuluessa erottamisesta, sen täytyy maksaa kaikki erottamishetkellä olleet maksurästinsä ja lisäksi 10 USD palautusmaksua jäsentä kohti. Jos klubissa on vähemmän kuin 10 jäsentä, sen tulee maksaa 10 jäsenen minimimaksu.

• Klubin, joka hakee jäsenyyden palauttamista 90 päivän ja 365 päivän välillä erottamisesta, pitää maksaa velkojensa lisäksi 15 USD palautusmaksua jäsentä kohti. Tämä koskee myös 10 jäsenen minimimaksua.

Jäsenen erottaminen

Jos jäsen ei ole suorittanut maksujaan 30 päivän kuluessa maksuajas-ta, klubin sihteerin tulee huomauttaa hänelle siitä. Tällöin tulee kertoa myös maksua odottava summa ja eräpäivä. Jos maksuja ei ole maksettu 10 päivän kuluessa huomautuksesta, jäsenyys voidaan lopettaa klubin hallituksen päätöksellä. Hallitus voi jatkaa jäsenyyttä jäsenen pyynnöstä, kun kaikki velat klubille on maksettu.

VerotTarkista veroviranomaisilta, tarvitseeko piirin tai klubien laatia veroilmoitus. Jos klubi on rekisteröity, sen tarvitsee ehkä tehdä erillinen veroilmoitus. Pyydä lisätietoja näistä vaatimuksista piirin talouskomitealta tai apulaiskuvernööriltä.

USA:ssa jokaisen klubin on lakisääteisesti vuosittain jätettävä veroilmoitus viranomaisille.

VarainhankintaJos klubi harjoittaa varainhankintaa, noudattakaa seuraavia ohjeita ja kertokaa niistä jäsenille:

• Ilmoittakaa tarpeen vaatiessa varainhankinnalla kerätyt rahamäärät paikallisille viranomaisille.

• Kun tiedotatte varainhankinnasta, kertokaa täsmällisesti, minne varat suunnataan – paikalliselle klubille, piirin omalle säätiölle, Rotarysäätiölle vai jollekin muulle yksikölle.

• Jos lahjoitus oikeuttaa verovähennyksen, antakaa lahjoittajalle tarvittaessa kuitti.

• Lähettäkää lahjoitukset Rotarysäätiölle erillään RI:n maksuista.

Yksityiskohtaisia lisätietoja varainhankinnan suunnittelusta löytyy Klubin palveluprojektikomitean oppaasta.

Klubisäätiöt. Jos klubilla on säätiö tai se aikoo perustaa säätiön tai lahjoitusrahaston, noudattakaa tarkoin paikallisia lakeja. Pyytäkää neuvoja ilmoitusvelvollisuuksista paikalliselta veroviranomaiselta. Lisätietoja klubisäätiöistä saatte CDS-tukihenkilöltä.

Lisätietoja klubisäätiöistä löydät Klubin rahastonhoitajan opas.

http://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Palveluprojektit/palvelukomitean%20opaskirja%20226dfi11opti.pdfhttp://www.rotary.org/en/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-sihteeri-ja-rahastonhoitaja/rahastonhoitajan%20opaskirja%20220fi11opti.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-sihteeri-ja-rahastonhoitaja/rahastonhoitajan%20opaskirja%20220fi11opti.pdfhttp://www.rotary.fi/images/stories/Sisaiset-jasensivut/suomi/Klubin-sihteeri-ja-rahastonhoitaja/rahastonhoitajan%20opaskirja%20220fi11opti.pdf


RiskinhallintaKlubin presidenttinä olet siinä asemassa, että kykenet minimoimaan riskit ja suojaamaan klubin jäseniä, ohjelmiin osallistujia ja klubin varoja. Harkitse kolmea peruskysymystä, kun suunnittelet aktiviteet-tejä ja tapahtumia presidenttivuodeksesi:

• Mikä voi mennä vikaan?

• Jos jotain menee vikaan, miten minä tai klubi menettelee?

• Miten mahdolliset tappiot korvataan?

Jos on ilmeistä, että jotain voi mennä vikaan, riskiä voi pienentää

• jättämällä toiminnan tai tapahtuman toteuttamatta

• muuttamalla toimintaa tai tapahtumaa riskien vähentämiseksi

• tekemällä suunnitelman mahdollisten ongelmien varalle

• etsimällä jonkin toisen järjestön, joka suostuu osallistumaan ja jakamaan riskin

Vaikka liiketoimista sopiminen kädenpuristuksella tai suullisella sopimuksella voi olla yleistä, RI suosittelee lämpimästi, että klubi käyttää kirjallisia ja allekirjoitettuja sopimuksia. Sopimus pyrkii määrittelemään kummankin osapuolen roolin ja vastuun selvästi, ja se voi sisältää erillismääräyksiä riskin vähentämiseksi. Säilytä asiakirjat tapahtuman jälkeen siltä varalta, että joku esittää korvausvaatimuksia.

Klubeja kehotetaan pyytämään juridisia ja vakuutusalan neuvoja, kun on kyse vastuusuojasta. Vastuusuoja voidaan saavuttaa rekisteröimällä klubi tai sen aktiviteetit tai ottamalla vastuuvakuutus silloin, kun se katsotaan tarpeelliseksi. Klubien tulisi harkita vastuuvakuutuksen ottamista, mikäli niillä ei sitä jo ole. Katso Rotaryn käsikirjasta lisätietoja.

Rotarymerkkien käyttö Rotaryklubit ja niiden jäsenet tunnistetaan rotarytunnuksesta kaik-kialla maailmassa. Kaikkien rotareiden tulisi huolellisesti varoa käyttämästä väärin rotarytunnusta. Silloin rotaryklubit ja -piirit voivat sitä vastaisuudessakin käyttää.

Rotary International omistaa tavara- ja palv

Forssan Rotaryklubi - Forssan Rotaryklubi · tä. Disclaimer Statement – The translation of this...

Documents

Transcript of Forssan Rotaryklubi - Forssan Rotaryklubi · tä. Disclaimer Statement – The translation of this...