FLC seminar - program South East Europe

Ljubljana01 julij 2013

Jože Valič Prvostopenj

ska kontrola -

MzIP

Programi prvostopenjske kontrole v okviru MzIP:

Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central Europe

Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON in URBACT II

Področje programa SEE

Priprava na poročanje

Programski dokumenti: Priročnik o izvajanju projektov (SEE Implementation

Manual) Pravila o upravičenosti stroškov (SEE Control

Guidelines) Priročnik za poročilo partnerja (Project Partner s

Guidelines for SEE Partner report) obrazci za poročanje (spremembe, proračun, izstop PP,

…)

http://www.southeast-europe.net/en/downloads_section/

Dokumenti prvostopenjske kontrole Navodila in obrazci za poročanje:

http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=9&lang=sl

Navodila in obrazci za poročanje

OBRAZCI IN IZJAVE:Izjava projektnega partnerja (DDV, ki se lahko povrne ni upravičen strošek). Potrebno je obkrožiti eno od možnosti in vpisati odbitni delež DDV (v primeru odbitnega deleža). Možnost: Potrdilo DURS.Izjava, da izvajanje in rezultati projekta ne predstavljajo državne pomoči (De minimis). Izjava u zagotavljanju ločenega računovodstvaZbirno finančno poročilo o sofinanciranju transnacionalnega projekta (viri sofinanciranja, pogodba o sofinanciranju).Obrazci za poročanje SEE partner report – podpisan (predhodno potrdi LP, poslati tudi v elektronski obliki – na priloženi zgoščenki).Obrazec za izračun urne postavke in razdelitev po delovnih paketih (WP) (vsi podatki na enem mestu, poenotenje izračuna, manj zamud, priložiti na zgoščenko).Vsi obrazci so objavljeni na spletni strani CILJ3: http://www.cilj3.mop.gov.si/index.php?id=126&lang=sl (pozor: ločeno po programih!)

Navodila in obrazci za poročanjeZBIRNO FINANČNO POROČILO:

Navodila in obrazci za poročanjeZBIRNO FINANČNO POROČILO:

Navodila in obrazci za poročanjeIZJAVA PROJEKTNEGA PARTNERJA:

Navodila in obrazci za poročanje

Navodila:

1. Urejanje poročil (Registrator: Dokumenti, izjave, str. po kategorijah) Str. Zaposlenih: Za vsakega zaposlenega posebej Izračun urne postavke in razdelitev po WP (obrazec CILJ3) časovnica, plačilna lista,

potrdilo o plačilu, REK-1, regres.2. Kontrola na kraju samem: Navodila MzIP, priprava prostora in dokumentacije. Skladnost s poročanim, revizijska sled, oprema, investicije, označevanje.3. Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti: Navodila za označevanje publikacij (brošure, članki, letaki, novice, prezentacije, dopisi, spletne publikacije,…). Presoja: Ali gre za zunanjo komunikacijo?

Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in

informiranjem javnosti.

1. Poimenovanje programa: South East Europe Transnational Cooperation Programme. Kratko: South East Europe Programme ali SEE Programme.

2. Slogan: Uporaba je priporočena skupaj z logotipom, na spodnjem delu publikacije. Uporablja se ustrezni odtenek sive (CMYK 0.0.0.50).

3. Logotip:

Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in

informiranjem javnosti.

1. Barve logotipa: Za tiskane publikacije se uporablja CMYK barvna lestvica. Za posebno tiskanje pa barvna lestvica PANTONE. Za spletne publikacije pa RGB barvna lestvica.

Posebne verzije logotipa Priporočeno je belo ozadje in barvna verzija logotipa. V posebnih primerih, oz. v primeru barvnega ozadja ali fotografije, se uporablja ena od spodnjih verzij logotipa.

• Na majhnih površinah ali posebnih materialih je priporočljiva uporaba besedilnega logotipa.

Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in

informiranjem javnosti.

1. Ustrezni razmik: Za doseganje maksimalnega učinka, mora biti zagotovljen ustrezen razmik do ostalih vsebin okrog logotipa. Razmik mora biti najmanj polovica grafičnega simbola.

2. EU logotip: Vedno zgoraj desno. Različne verzije:

Uporaba označevanja

Po uredbi Evropske komisije je predvidena uporaba: a) Logotipa programa v kombinaciji ssloganom programa.

b) Logotipa evropske unijeV primeru manjših promocijskih izdelkov ali publikacij, oz. če gre zadelno ali celotno financiranje iz predpristopne pomoči (IPA, ENPI), je dovolj uporaba zgolj EU verzije logotipa, sicer pa obvezna uporaba ERDF verzije logotipa (vsi ERDF partnerji).

c) Logotipa projekta Dodatno je priporočena izdelava in uporaba logotipa projekta, ki ga nato uporabljajo vsi projektni partnerji.

Uporaba označevanja

Vizitke Dopisi

Prezentacije

Uporaba označevanja

Promocijski material

Uporaba označevanja

Spletna komunikacija:Jasna povezava s SEE programom in financiranjem s strani EU sklada.

Označevanje opreme: Nalepka velikosti 1/16 vidne površine.

Upravičenost izdatkov

Izdatki so upravičeni, če:se nanašajo na projekt in so predvideni v potrjeni prijavniciso se dejansko zgodili projektnemu partnerju in jih je partner plačal (primer: potni stroški za IPA, 20% ASP in 10% PP)so raspoznavni, preverljivi in jih spremljajo originalna dokazila so nastali in bili plačani znotraj periode (v primeru, da se aktivnost izvaja ob koncu periode in plačilo zapade v naslednjo periodo, so ti izdatki upravičeni v naslednji periodi). Stroški so upravičeni z zamudo največ ene periode!so se zgodili znotraj območja programa/EUso evidentirani ločeno (voditi vse nastale stroške v zvezi s projektom na ločenem stroškovnem mestu ali drugih evidencah)

Pripravljalni stroški (WP0)

Izdatki so upravičeni, če:so nastali med 01.01.2007 in datumom potrditve prijavnice (AF)so predvideni v AF (le do višine proračuna)so bili plačani pred koncem prvega obdobjaso bili uveljavljeni kot del prvega poročilaSpadajo v eno izmed naslednjih stroškovnih kategorij: - zaposleni (Staff) - režijski stroški (Overheads). V primeru izbire metode 8% flat rate, stroški niso upravičeni. - stroški potovanj (Travel and accommodation) - zunanji strokovnjaki (External expertise)

Neizkoriščeni proračun WP0 ni prenosljiv v okviru flexibility rules na ostale BL in WP!

Kategorije upravičenih stroškov

stroški zaposlenih (Staff costs) režijski stroški (Overheads) potni stroški (Travel and Accomodation) stroški zunanjih izvajalcev (External expertise and

services) oprema (Equipment) investicije malih vrednosti (Small scale

Investments) stroški garancij in ostali finančni stroški (Financial

charges and guarantee costs)

Stroški zaposlenih (Staff costs)

Dokazila:

sklep predstojnika o imenovanju v delovno skupino za delo na projektu (razvidna funkcija - naloga na projektu, % dela ter čas trajanja zaposlitve na projektu)pogodba o zaposlitvi za vse, ki delajo na projektu plačilna listadokazila o nakazilu plač in prispevkov (obrazec REK-1 ali potrdilo DURS)izračun urne postavke (podpisan) obrazec za evidentiranje delovnih ur – časovnica (Monthly timesheet), podpisan s strani delavca in delodajalca

Časovnica

Sprememba metode izračuna urne postavke

1. Bruto I: 1,000.00 EUR 2. Prispevki in stroški plačani s strani delodajalca (+ 1/12 regresa): 270.00 EUR 3. Skupni stroški zaposlenih (1.+2.): 1,270.00 EUR 4. Ure na SEE projektu: 116 h 5. Ure na ostalih projektih: 44 h 6. Odsotnost z dela (praznik, bolniška, dopust,…): 16h 7. Skupne ure v mesecu (4.+5.+ 6.): 176 h 8. Urna postavka (3./(4.+5.)): 1,270.00 EUR/160= 7.9375 EUR

9. SKUPNI mesečni strošek zaposlenega na SEE projektu (4.x 8.): 116 x 7.9375 EUR =920.75 EUR

Opomba: Stroški odsotnosti so vključeni v izračun!

Urna postavka

Urna postavka

Stroški zaposlenih (Staff costs)

Izračun urne postavke:mesečna bruto plača s prispevki, s stroški prevoza in prehrane X dejansko številovse efektivne ure v določenem mesecu - ur na projektuBrez odsotnosti (boleznine, dopusti, prazniki,…)

Podlaga za izračun je plačilna lista in podatki iz časovnice.Nadure so upravičene, če so nastale zaradi projekta in so prikazane načasovnici. Boleznine v breme ZZZS niso upravičen strošek (Nega, krvodajalska akcija).Delovna uspešnost iz naslova povečanega obsega dela za javne uslužbence je upravičen strošek (če se povečan obseg nanaša na delo na projektu).Redna delovna uspešnost je upravičen strošek, če je v skladu s pogodbo o zaposlitvi.Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak mesec, ko je zaposlenidelal na projektu. Podobno se obračuna tudi poračun regresa za 2012.

Stroški režije (Overheads)

Gre za stroške poslovanja organizacije, ki so direktno ali indirektno

povezani z izvajanjem projekta.

Stroški v trajanju projekta ne smejo preseči 20% stroškov dela (8% v primeru izbire pavšalnega obračuna (le 4 razpis))

1. Direktni/neposredni stroški (Strošek računa je v celoti str. Projekta)

Primeri:

- najemnina (v kolikor je ločen prostor za namen projekta in se ločeno prikazuje najemnina. Vsi v prostoru so 100% zaposleni na projektu.

poštni stroški, stroški kopiranja izključno za namen projekta,

telefonski klici – v kolikor se telefonska številka uporablja izključno za namen projekta…

Stroški režije (Overheads)

2. Indirektni stroški se posredno nanašajo na aktivnosti pri izvajanju projekta in jih jepotrebno izračunati proporcionalno po ustreznem ključu.Primeri:strošek električne energije, ogrevanja, vode, kumunale..strošek skupnih računovodskih storitevstrošek skupnega pisarniškega materiala, čiščenja

Ključ (več možnosti):število ljudi na projektu/skupno število ljudi v organizacijištevilo ur dela na projektu/število vseh delovnih ur v organizaciji ali v oddelku, ki izvaja projektpovršina delovnih prostorov za namen projekta/celotna površina delovnih prostorov v organizaciji)

Stroški režije (Overheads)

V celotnem obdobju izvajanja projekta ves čas uporabljati enako metodo izračuna ključa (z uporabljenimi podatki za vsako obdobje)!Pavšalni izračuni niso upravičeni!

Dokazila:

V primeru indirektnih stroškov: Razvidna metoda, oziroma ključ za izračun; z razvidnimi uporabljenimi podatki za izračun in konkretnim izračunom za aktualno obdobje. Podpisano in ožigosano.Originalni računi in kopije (s priloženo naročilnico, dobavnico),dokazilo o plačilu računov.

Stroški režije (Overheads)

3. Pavšalna metoda (le 4 razpis!)Metodo je potrebno predhodno izbrati (obkljukati v prijavnici - AF),Spremembe metode med projektom niso možne.Upravičenih je 8% stroška dela (glede na višino v poročilu prijavljenih str. zaposlenih, razdelitev po WP v enakih deležih kot str. Zaposlenih.Prednosti:Brez prilaganja dokazil in izračunov (zmanjšanje administrativnih opravil – porabe časa)Slabosti:Le 8%

Pravilno izpolnjevanje - 8% pavšal

Potni stroški

Upravičeni so samo potni stroški za zaposlene v organizaciji, ki delajo na projektu (staff) in so neposredno povezani z izvajanjem projekta.

Potni stroški zunanjih izvajalcev, deležnikov ter 20% ASP in 10% PP se uveljavljajo v kategoriji “External expertise and services”.

Upravičena so samo potovanja znotraj območja programa oz. EU.

Izbrati je potrebno najbolj ekonomično nočitev (srednji razred) in

transport; (npr. uporaba poslovnega ali prvega razreda pri nakupu

letalske karte ni upravičena). Vsako odstopanje mora biti posebej

obrazloženo (taxi).

Potni stroški

Dokazila:original in kopija obračuna naloga za službeno potovanje s vsemi prilogami (račun za nastanitev, letalske karte, vozovnice, cestnine, …..)poročilo o službeni potivabilo na službeno pot (lahko tudi e-poštno vabilo)program (agenda) konference, sestankov, ..lista udeležencev s podpisidokazila o plačilu potnih stroškov

Potni stroški

Dokazila:V primeru uporabe lastnega vozila je priznanih 18% cene 95 oktanskega bencina za km, ki velja v času potovanja.

v primeru uporabe službenega vozila, pa se strošek izračuna po metodi: strošek uporabe službenega vozila = dejansko število prevoženih kilometrov × veljavni davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer.Na dan izdaje tega obvestila znaša davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer 0,37 EUR.Priložiti je potrebno podatke o opravljenih kilometrih na službeni poti (potni nalog – evidenca kilometrine vozila).

Stroški zunanjih strokovnjakov

Sem sodijo poleg stroškov zunanjih strokovnjakov tudi stroški promocije, organizacije srečanj in dogodkov, storitve (brez DHL),…

Projektni partner ne sme biti najet za zunanjega strokovnjaka

Zaposleni na projektu ne sme biti tudi zunanji strokovnjak

Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), , IPA-I partnerji (PRAG)

ZUNANJI STROKOVNJAKI• Le v primeru, da PP nima lastnih tovrstnih strokovnjakov• Strokovnjaki morajo biti nujni za uspešno izvedbo projekta• Izbira zunanjih strokovnjakov mora biti transparentnaORGANIZACIJA SREČANJ IN DOGODKOV• Srečanja in dogodki, ki so predvideni v AF• Lista prisotnih (catering, pogostitve,…)• Vrste stroškov: najem dvoran in opreme, govorniki,

tolmačenje, promocijski material za dogodek, …

Stroški zunanjih strokovnjakov

OSTALE STORITVE•Prevajalske storitve, tisk publikacij,…•Storitve, ki niso v povezavi z ostalimi BL (poštni stroški so lahko uveljavljeni le v okviru BL Overheads)

PROMOCIJSKI STROŠKI•Brošure, letaki, članki, objave, novice, spletna stran (2 leti),…•Publikacije, ki niso vezane izključno na izvedbo dogodkov.•Stroški so upravičeni, če so izdelki označeni v skladu s programskimi pravili o informiranju javnosti (Annex 3 Visual Identity Guideline of the SEE Implementation manual - www.southeast-europe.net)

Stroški zunanjih strokovnjakov

Dokazila:Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire zunanjih strokovnjakov (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)Pogodba ali naročilnicaOriginalni račun in kopija računaDokazila o plačiluDokazila o izvedbi storitev: poročilo o opravljenih storitvah, študije(obsežnejše študije v el. obliki),analize, fotografije….

Oprema

Oprema, ki je nujna za izvedbo projekta (in predvidena v AF)

Uporabljena je izključno za potrebe projekta Prekoračitev predvidenega proračuna ali nakup

nepredvidene opreme le s predhodno odobritvijo JTS Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-

2) V primeru, da je amortizacijska doba daljša od

preostalega trajanja projekta, je dovoljen le strošek amortizacije ali proporcionalni delež vrednosti opreme po formuli:

št. mesecev do konca projekta X vrednost opreme

št. mesecev amortizacijske dobe

Oprema

Dokazila:Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire ponudnika (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)Pogodba ali naročilnicaOriginalni račun in kopija računaDokazila o plačiluDokazila o obstoju opreme in ustrezni označenosti opreme: inventarni list, fotografije….

Manjše investicije

Investicija z mednarodnim (čezmejnim) vplivom in predvidena v AF

Vključena še najmanj dva druga partnerja iz ostalih držav

Primeri: nove tehnologije, pilotne rešitve problemov, rešitve s področja energetske učinkovitosti, zmanjšanja onesnaževanja,…

Projektni partner ne sme biti izvajalec Investicije ne smejo biti namenjene PP, pač pa

širšim javnim potrebam. Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju

(ZJN-2), IPA-I partnerji (PRAG)

Stroški garancij in ostali finančni stroški

Stroški mednarodnih transakcij (nakazila LP PP,…)

Bančni stroški odpiranja in vodenja ločenega računa za izvajanje projekta

Garancije bank ali drugih finančnih institucij do meje določene z zakonodajo

Pravni in notarski stroški v povezavi s projektom in nujni za izvedbo projekta

Stroški morajo biti predvideni v proračunu ali kasneje potrjeni s strani JTS.

Pogoste težave

Pozno poročanje: Zaželeno je, da oddate poročilo v prvem tednu po

preteku obdobja oz. ne kasneje kot v 15 dneh. Obravnavanje po vrstnem

redu.

Nepravilni podatki v PPR: nepravilno obdobje poročanja(SC), nepravilno ime PP v

angl. (AF), opisi stroškov, vnosi podatkov (datumi računa,

plačila,valuta,…), napačni podatki o proračunu, o predhodno potrjenih

stroških.

Težave z excelom (PPR): previdna uporaba Copy-paste funkcije poškodbe

makrov v PPR.

Poškodovana datoteka

Opis stroškov

Pravilno izpolnjevanje tabel

Pogoste težave

Common Costs: proračun je lahko presežen, vendar mora PP pokriti

presežek iz lastnega proračuna. Spremembe na ravni projekta (podaljšanje projekta,

sprememba partnerjev, večje spremembe proračuna): posredovanje popravljenih programskih dokumentov (AF, SC

in PA) ali aneksov k dokumentom. Realokacije sredstev v okviru 10% ali 20% flexibility rules: v prvih treh obdobjih realokacije niso zaželjene. V primeru

manjše prekoračitve na skupnem WP ali BL je dovolj e-poštna

potrditev s strani LP. V primeru večjih sprememb je potrebno

predhodno soglasje JTS ali MA.

Pogoste težave

Zaključek projekta: računi izdani pred koncem projekta, plačilo do

60 dni po koncu projekta = 2 meseca!

De-committment rule (N+3 cilj): • Cilj 2013: 139,4 M EUR na ravni programa, • Ocena rizičnosti za znižanje proračuna: do

16 M EUR • Morebitna odvzeta sredstva bodo na voljo

za rezervno listo 4 razpisa.

Obdobja poročanja v nevarnosti

2nd call 3rd call 4th callPeriod Deadline Period Deadline Period Deadline

4

01/06/2012-

30/11/2012

01/03/2013

201/09/2012-28/02/2013

01/06/2013

128/09/2012

-31/03/2013

01/07/2013

5

01/12/2012-

31/05/2013

01/09/2013

301/03/2013-31/05/2013

01/09/2013

201/04/2013

-30/06/2013

01/10/2013

Ukrepi za zmanjšanje nevarnosti

• Krajša (3 – mesečna) obdobja

• Ostrejši nadzor nad tekočo porabo sredstev in opozorila v primeru težav.

• Krajša obdobja ali celo brez obdobij za popravke in pojasnila.

• Možna uvedba dodatnih 3- mesečnih obdobij za 2 in 3 razpis (6.1 in 4.1 obdobje) za izdatke po 31.05.2013.

• O vseh dejanskih spremembah boste pravočasno obveščeni s strani LP

Kontakt

V primeru težav ali potrebe po dodatnih informacijah:

E-pošta: joze.valic@gov.si

Internet: www.cilj3.mzip.gov.si ali www.southeast-europe.net

Hvala za pozornost!