et Document Electronique RAPPORT DE STAGE – Septembre …

RA

PP

OR

T D

E S

TA

GE

– S

ep

tem

bre

20

02

DESS Réseaux d’Information

et Document Electronique

Informatisation et indexation du catalogue du fonds de l’Association pour l’autobiographie et pour le Patrimoine Autobiographique

Fluvia BRUNET

Sous la direction de Monsieur Michel Vannet Secrétaire de l’Association pour l’autobiographie et pour le PatrimoineAutobiographique et de Monsieur Philippe Lejeune Cofondateur de l’Association pour l’autobiographie et pour le Patrimoine Autobiographique et membre de l'Institut universitaire de France

Remerciements

Je remercie les membres de l’Association pour l’autobiographie et

pour le Patrimoine Autobiographique de m’avoir fait partager leur

passion et fait connaître leurs activités.

Merci à Monsieur Michel Vannet qui m’a fait découvrir et comprendre

les procédures de fonctionnement de l'APA et à Monsieur Philippe

Lejeune pour ses conseils et suggestions.

Merci à Madame Marianne Pernoo Bécache, conservateur à l’ENSSIB

qui m’a dirigée et m'a consacré du temps tout au long de cette étude.

Je tiens également à remercier Madame Odile Nublat et Monsieur

Michel Kneubühler pour leur accueil à la Direction Régionale des

Affaires Culturelles Rhône-Alpes à Lyon.

BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 2

Titre : Informatisation et indexation du catalogue du fonds de

l’Association pour l’autobiographie et le Patrimoine

Autobiographique (APA)

Auteur : Fluvia Brunet

Résumé : L’APA accueille des textes autobiographiques inédits. Ces

textes sont conservés, lus, signalés, recensés et étudiés. Ils impliquent

des problèmes de confidentialité. Ce fonds unique sert de base à une

étude pour les chercheurs. C’est pourquoi, l’APA veut créer une base de

données documentaire qui permet des recherches complexes, pointues

et précises. L’analyse de l’existant et des besoins m’a permis de rédiger

un cahier des charges pour l’informatisation du fonds. A brève

échéance, cette base de données sera proposée sur Internet et à terme,

il peut être envisagé de numériser le fonds de l’APA.

Mots-clés : autobiographie, confidentialité, informatisation, bibliothèque

spécialisée, cahier des charges, base de données, recherche.

Title : Computerization and indexation of the Association for

autobiography and Autobiographical Heritage (AAH) collection's

catalogue.

Abstract : The Association for autobiography and Autobiographical

Heritage collects unpublished autobiographical texts. These texts are

preserved, read, noted, inventoried and studied. They imply problems of

confidentiality. This unique collection is used as a basis for researchers'

studies. That’s why the AAH wants to create a documentary database

which will allow complex, specialized and precise researches. The

analysis of what already exists and the analysis of what is required led

me to develop a project specification for the computerization of the

collection. This database will be available in the near future via the

Internet and in the long run, it can be planned to digitize the AAH's

collection.

Keywords : autobiography, confidentiality, computerization, specialized

library, project specification, database, research.


Sommaire

INTRODUCTION ................................................................................................7

ETUDES PRÉALABLES .....................................................................................9

1. LE CONTEXTE ..............................................................................................9

1.1. Qu’est-ce que l’APA ? .........................................................................9

1.1.1 Son histoire ..................................................................................9

1.1.2 Sa localisation ..............................................................................9

1.1.3 Son statut .....................................................................................9

1.1.4 Ses missions .................................................................................9

1.2. Son organisation..................................................................................11

1.3. Les publications.................................................................................12

1.3.1 Le Garde-mémoire .....................................................................12

1.3.2 La Faute à Rousseau...................................................................13

1.4. Site Internet de l’APA ........................................................................14

1.5. Les bailleurs de fonds ........................................................................14

1.6. Le personnel ......................................................................................14

2. L’EXISTANT ...............................................................................................15

2.1. Les différents types de documents existants........................................15

2.2. Le parc informatique .........................................................................15

2.3. Les pratiques actuelles ......................................................................16

2.3.1 Schéma du circuit du texte..........................................................16

2.3.2 Les procédures de gestion et de traitement .................................19

2.4. Rupture dans le traitement documentaire...........................................20

2.5. Les attentes des utilisateurs ...............................................................21

2.5.1 Gestion administrative................................................................21

2.5.2 Le catalogage .............................................................................21

2.5.3 La recherche...............................................................................22

2.5.4 Informatiser la circulation du document .....................................23

2.5.5 Informatiser la consultation des chercheurs ................................24


2.5.6 Edition .......................................................................................24

2.6. Pour quoi informatiser ?....................................................................24

2.7. Pour qui ? .........................................................................................24

2.8. Difficultés rencontrées.......................................................................24

2.8.1 Choix des champs.......................................................................24

2.8.2 L'indexation ...............................................................................25

CAHIER DES CHARGES .................................................................................27

1.1. Eléments à fournir à l’APA ...................................................................27

1.2. Généralités et contraintes ..................................................................27

1.3. Environnement SIAPA (Système Informatisé de l’APA)......................28

1.4. Schéma du catalogue ........................................................................29

1.5. MCD du catalogage d’un texte autobiographique .............................30

1.6. Module de catalogage........................................................................32

1.6.1 Finalité .......................................................................................32

1.6.2 Fonctionnalités ...........................................................................33

1.7. Module OPAC ...................................................................................36

1.7.1 Finalité .......................................................................................36


1.8. Module de circulation du document ...................................................38

1.8.1 MCD de la circulation d'un texte autobiographique ....................39

1.8.2 Finalité .......................................................................................40

1.8.3 Fonctionnalité ............................................................................40

1.9. Module d'édition et des statistiques ...................................................40

1.9.1 Finalité .......................................................................................40


RECHERCHE DE PROGICIELS DOCUMENTAIRES ..................................42

1. RENOUVELLEMENT DU PARC INFORMATIQUE DE L'APA...............................42

1.1. Généralités sur le matériel ................................................................43

2. COMPARATIF DE PROGICIELS DOCUMENTAIRES ...........................................43

2.1. Choix parmi les systèmes ...................................................................43

2.2. Critères de choix des diffuseurs .........................................................44


2.3. Tableau comparatif des devis ............................................................45

PROSPECTIVE POUR L'APA .........................................................................49

1. CE QU'IL RESTE À FAIRE .............................................................................49

2. SCÉNARIOS RAISONNABLES : PLAN À COURT TERME ....................................50

2.1. Les nouveaux supports : arrivée des NTIC.........................................50

2.2. Traitement des illustrations ...............................................................50

2.3. Module OPAC web ............................................................................51

2.3.1 Généralités et contraintes ...........................................................51

2.3.2 Finalité .......................................................................................51


2.3.4 Devis d'un module OPAC web ...................................................52

3. SCÉNARIOS OPTIMISTES : PLAN À MOYEN TERME .........................................53

3.1. Mise en ligne des revues au format XML ...........................................53

3.1.1 Les avantages de la mise en ligne des revues de l'APA...............54

3.1.2 Production des revues électroniques ...........................................54

3.2. Numérisation des textes autobiographiques .......................................55

CONCLUSION...................................................................................................56

GLOSSAIRE ......................................................................................................58

BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................60

TABLE DES ANNEXES ....................................................................................62


Introduction

L’Association pour l’autobiographie et pour le Patrimoine Autobiographique

(APA) est une association qui se consacre à la reconnaissance de l’écriture

autobiographique et à la conservation de son patrimoine. L’APA accueille des

textes autobiographiques inédits très variés : récits d’épisodes ou de tournants de

vie, histoire d’une famille racontée par un descendant et journaux personnels. Ces

textes sont conservés, lus, signalés, recensés et étudiés par l'APA qui gère

également les problèmes de confidentialité y afférents.

De par sa vocation, l'APA désire offrir l'accès de son fonds à un large public de

chercheurs. C'est pourquoi l'APA veut à court terme proposer le catalogue de son

fonds sur Internet. La base de données actuelle doit être modifiée pour s'adapter

aux nouveaux médias d'où le projet d'informatisation et d'indexation du catalogue

du fonds de l'APA qui est l'objet de mon stage.

Pour conduire ce projet, j'ai tout d'abord réalisé un audit afin d'analyser l'existant

et d'identifier les attentes des membres de l'APA et des chercheurs. Ces études

préalables approfondies m'ont permis de mettre à plat et de traduire le traitement

documentaire actuel en termes de tâches logiques et séquentielles. Il m'est apparu

que les procédures de fonctionnement de l'APA sont complexes et que la base de

données de l'APA n'est pas une base de données documentaire standard.

J'ai rédigé le cahier des charges de l'informatisation en m'inspirant des pratiques

documentaires actuelles. J'ai découpé par module le système informatique de

l'APA et comme la nature de son fonds est unique, j'ai dû créer des entités

spécifiques pour construire la base de données et valoriser son fonds.

D'autre part, afin de déposer une demande de subvention à la DRAC Rhône-Alpes,

l'APA m'a sollicitée pour proposer des devis de progiciels documentaires

standards. L'analyse de ces progiciels m'a confortée dans la spécificité du fonds.


Dans la partie prospective, j'ai envisagé la mise en ligne de la base de données à

court terme. A moyen terme, la numérisation des textes autobiographiques

permettra une gestion électronique de tous les documents.


Etudes préalables

1. Le contexte

1.1. Qu’est-ce que l’APA ?

1.1.1 Son histoire

L'Association pour l'autobiographie et le Patrimoine Autobiographique a été créée

en 1992. Elle a été fondée par Chantal Chaveyriat-Dumoulin et Philippe Lejeune.

Philippe Lejeune est membre de l'Institut universitaire de France et enseigne à

l’université Paris-Nord (Villetaneuse). Il est également l'auteur de nombreux

ouvrages fondamentaux sur l'autobiographie (voir bibliographie).

1.1.2 Sa localisation

Grâce à la générosité de la municipalité d'Ambérieu-en-Bugey, l'APA a pu

développer ses activités à la médiathèque de la ville, appelée "la Grenette". Une

convention renouvelable tous les cinq ans par tacite reconduction lie la ville à

l'APA. Elle met à la disposition de l'APA une partie de ses locaux et le

bibliothécaire territorial mandaté pour la conservation et la communication du

fonds de l’APA.

1.1.3 Son statut

L'APA est une association régie par la loi 1901. Elle compte 780 adhérents qui

élisent un conseil d'administration d'une vingtaine de personnes parmi lesquelles

est élu un bureau exécutif.

1.1.4 Ses missions

La profession de foi de l’APA stipule qu'"écrire sa vie n'est pas réservé aux

écrivains, ou aux gens célèbres. C'est, virtuellement, l'affaire de tout le monde".

Nota : Tous les mots propres à l'APA sont définis dans un glossaire.


Accueillir

L'APA accueille, dans le respect absolu des souhaits des auteurs, les

autobiographies, récits de vie, journaux personnels inédits et correspondances

classées :

• d'hier et d'aujourd'hui,

• originaux ou photocopiés,

• manuscrits, tapuscrits.

Les ouvrages auto-édités ou publiés sont reçus en don.

Il n'est pas nécessaire d'être adhérent pour déposer ou donner.

L'auteur garde la propriété de son texte et tous ses droits.

Il peut donner une autorisation ou exprimer des réserves de lecture.

En revanche, l’APA est propriétaire des exemplaires déposés.

L’APA n’est pas habilitée à le publier : ce n’est pas sa vocation.

Conserver

Son premier objectif est de conserver en un lieu des textes privés qui seraient

inaccessibles aux chercheurs car ils seraient dispersés dans les archives familiales

ou personnelles et donc, seraient menacés de disparition à plus ou moins brève

échéance.

Les textes sont conservés à la Médiathèque municipale d’Ambérieu en Bugey, à un

étage réservé à l’APA, accessible au public et aux chercheurs autorisés.

Lire

L’APA n’est pas une maison d’édition ; son but n’est pas d’accepter ou de refuser

des textes mais simplement de leur donner la possibilité d’être conservés, étudiés,

et une chance d’être lus par quelques personnes. L’un des deux exemplaires

déposés circule dans un groupe de lecture. L’originalité du fonds APA est la

lecture en sympathie. Il s’agit d’une lecture d’accueil qui n’est pas à visée critique.

Lu en sympathie, il fera l’objet d’un écho de lecture.


Mémoire garder

Les textes sont signalés dans la revue, "La Faute à Rousseau" et les échos de

lecture sont rassemblés dans un recueil périodique : "Garde-mémoire".

1.2. Son organisation

Les adhérents sont chercheurs, simples lecteurs, détenteurs d’autobiographies ou

auteurs de récits de vie inédits ou publiés.

Certains de ces adhérents participent à différents groupes que propose l’APA :

• Un groupe-conservation : basé à Ambérieu, ce groupe-pivot est chargé

d’accueillir les textes, de les enregistrer, de les faire circuler et de les

conserver. Il s’occupe du traitement documentaire des textes. Je

détaillerai toutes les étapes de son travail dans la description des

pratiques actuelles.

• Cinq groupes de lecture : une cinquantaine d’adhérents se répartit

actuellement en cinq groupes de lecture qui se réunissent en général

une fois par mois. Ils se répartissent les textes envoyés par le groupe-

conservation, commentent leurs lectures et discutent des échos qu’ils

ont rédigés. Les groupes de lecture sont les groupes structurels de

l'APA.

• Un groupe du "Garde-mémoire" : basé à Aix-en-Provence , ce groupe

recueille tous les échos et les fiches d’indexation des groupes de

lecture afin d’élaborer le "Garde-mémoire".

• Un groupe de "La Faute à Rousseau" : basé à Paris, ce groupe est

chargé de l’élaboration de la revue de l’APA "La Faute à Rousseau".


1.3. Les publications

1.3.1 Le Garde-mémoire

Qu’est-ce que le "Garde-mémoire" ?

Le "Garde-mémoire" est une revue papier.

Il est le recueil des échos qui rendent compte du contenu, de la structure et des

enjeux de chaque texte (voir annexe 1.1). Des consignes de rédaction préconisent

un maximum de 3000 signes.

Classement

Dans le "Garde-mémoire", les échos sont classés par décennies de naissance des

auteurs puis par année de naissance de manière à présenter des points de vue

parallèles.

Indexation des textes

L’échoteur remplit une fiche d’indexation (voir annexe 1.2) lors de sa lecture du

texte. Elle permet de réaliser des index analytiques à la fin de chaque volume du

"Garde-mémoire".

Périodicité

Il est publié tous les deux ans.

Cinq volumes ont déjà été publiés et constituent en tout plus d’un millier d’échos.

Tirage

Le tirage du "Garde-mémoire" est de 400 à 500 exemplaires.

Diffusion

Sa diffusion est double :

• Il est vendu aux particuliers (chercheurs, étudiants).

• Il est envoyé gracieusement aux bibliothèques adhérentes.


Valeur scientifique

La valeur scientifique et humaine de ce travail augmente bien évidemment avec le

temps. La proximité de textes analogues de plus en plus nombreux permettent aux

chercheurs de raisonner sur des séries.

Mon projet est concerné par l’élaboration et l’édition du "Garde-mémoire"

effectuées à partir de la base de données.

1.3.2 La Faute à Rousseau

Qu’est-ce que "La Faute à Rousseau" ?

La "Faute à Rousseau" est une revue papier. Elle n’est pas une revue universitaire

ou savante. Elle doit être lue avec plaisir et profit par tout un chacun.

Le but de la revue est le même que celui de l’Association : promouvoir une

nouvelle culture de l’autobiographie.

La rubrique

Activités de l’association :

• une liste des textes autobiographiques inédits, récemment reçus et

enregistrés à Ambérieu par le groupe-conservation. Cette liste est

éditée à partir de la base de données "inventaire" existante (voir annexe

1.3).

• un échantillonnage des échos de lecture,

• Etc.

L’Index

La "Faute à Rousseau" a son prolongement sur le site Internet de l’APA1 : un index

cumulatif, classé analytiquement, permet de trouver facilement une information ou

des pistes sur tous les sujets liés à l’autobiographie, ainsi que la liste de tous les

livres dont "La Faute à Rousseau" a rendu compte.

Périodicité

Elle est publiée trois fois par an (en février, en juin, en octobre).

1 http://perso.wanadoo.fr/apa/ [consulté le 06.09.2002]


http://perso.wanadoo.fr/apa/

Tirage

Le tirage de "La Faute à Rousseau" est de 1100 exemplaires.

Diffusion

Sa diffusion est double :

• elle est vendue aux particuliers,

• elle est envoyée aux adhérents dans le cadre de leur adhésion.

Mon projet est concerné par l’édition :

• de la liste des textes autobiographiques inédits récemment reçus et

enregistrés à Ambérieu par le groupe-conservation,

• de l'échantillonnage des échos de lecture qui paraîtront dans le prochain

"Garde-mémoire".

1.4. Site Internet de l’APA

Ce site2 donne des informations sur l’APA (ses activités et ses publications),

sur l’actualité autobiographique (rencontres), sur les publications et travaux

universitaires et offre en ligne un outil de recherche grâce à l’index de tous les

articles parus dans "La Faute à Rousseau" depuis sa création en 1992.

1.5. Les bailleurs de fonds

Les cotisations des adhérents représentent la moitié des ressources annuelles de

l’APA.

Le reste provient des subventions des partenaires pour les animations et les

publications (DRACs, Régions, Conseils généraux, etc.).

1.6. Le personnel

Le groupe de conservation du fonds est constitué à Ambérieu :

2 http://perso.wanadoo.fr/apa/ [consulté le 06.09.2002]


http://perso.wanadoo.fr/apa/

• d’un bibliothécaire territorial, mis à disposition par la ville est chargé

de la conservation et de la communication du fonds.

• d’une secrétaire salariée

Le groupe du "Garde-mémoire" est constitué à Aix de deux bénévoles qui

travaillent à l’élaboration du "Garde-mémoire".

2. L’existant

2.1. Les différents types de documents existants

• les textes autobiographiques (récits de vie, journaux intimes,

correspondances classées) inédits ou auto-édités

• les monographies (textes autobiographiques édités, ouvrages

spécialisés) reçues par don.

• les publications en série reçues par échange

Nota : l’APA accueille tous les textes qui lui sont envoyés, accepte toutes les

pratiques des auteurs (pseudonyme par coquetterie, dépôts sous des noms

différents (nom de jeune fille, nom marital, etc.) et toutes les contraintes liées aux

interdictions de lecture pendant une période donnée, à la diffusion sur certain

support (les publications de l’APA, Internet, etc.).

2.2. Le parc informatique

L’APA dispose de 2 postes non reliés en réseau :

• 1 poste Macintosh LC 475 avec imprimante

Sur ce poste sont installés les logiciels File Maker Pro 2.0 et Clarisworks 2.1.

Ce poste est utilisé pour le catalogage des textes autobiographiques.

• 1 poste I-Mac 266 avec lecteur de CD-Rom et imprimante

Sur ce poste est installé le logiciel Clarisworks 5.0.

Ce poste est utilisé pour la gestion des adhérents.


2.3. Les pratiques actuelles

2.3.1 Schéma du circuit du texte

3Envoi des

textes

2Archivage temporaire 5

Fiches d'indexation

et échos

4GROUPES

DE LECTURE

5Textes

AMBERIEUArchivage

OUINON

7Envoi du GM

en pièce jointe

6AIX

10

12AMBERIEU Stockage

des "Garde- mémoire"

9Envoi du GM par

disquette

11Envoi des

GM

13 14

8FONTENAY

AUX ROSES

1AMBERIEU

Traitement du texte Elaboration du "Garde-mémoire"

Dépôt d'un texte autobiographique

autorisation de lecture

Indexation et rédaction des

échos

Elaboration du "Garde-mémoire"

Imprimeur

Vente Diffusion gratuite

RelectureMise en page

Attribution n° APA

Saisie de la notice

bibliographique


Légende du schéma

Nota : dans un souci de lisibilité du schéma, l’abréviation GM a été utilisée pour

désigner le Garde-mémoire.

1 AMBERIEU

• Dépôt d’un texte autobiographique en deux exemplaires.

• La secrétaire affecte un numéro APA chronologique au texte

autobiographique et l'enregistre sur une main courante avec le nom et

prénom de l'auteur, le titre, …(voir annexe 1.4).

• La secrétaire saisit la notice bibliographique dans la base de données

sous File Maker Pro version 2.0 ; aucune indexation n'est effectuée. A

partir des informations données par un questionnaire rempli par

l'auteur ou le déposant, un résumé (champ "contenu") de quelques

lignes est établi (voir annexe 1.5).

2 Archivage temporaire

• Le texte autobiographique est conservé dans des boîtes à archives.

3 Envoi des textes

• Envoi d'un exemplaire des textes autobiographiques à un des 5 groupes

de lecture (Aix, Paris, Sceaux, Strasbourg, Perche-Normandie) chaque

première semaine du mois.

4 GROUPES DE LECTURE Indexation et rédaction des échos • Le texte est lu, indexé suivant la fiche d'indexation (voir annexe 1.2) et

un écho est rédigé par l'"échoteur".

5 Textes • Chaque groupe de lecture renvoie les textes à Ambérieu.

Les textes sont réceptionnés et leur retour est enregistré sur la fiche de

circulation. Ils sont rangés dans leur boîte pour archivage.

5 Fiches d'indexation et échos • Parallèlement, au fur et à mesure, les échos et les fiches d'indexation

sont tous envoyés à Aix au groupe en charge du "Garde-mémoire".


6 AIX Elaboration du Garde-mémoire • Il dépouille les fiches d'indexation en vue de l'élaboration des index

analytiques du "Garde-mémoire".

7 Envoi du GM en pièce jointe • Le fichier du "Garde-mémoire" (ensemble d'échos et d'index) est

envoyé d'Aix par mail en pièce jointe au format Word à Fontenay aux

Roses.

8 FONTENAY AUX ROSES Relecture - Mise en page

• Un membre de l'APA relit, met en page et enregistre sur disquette.

9 Envoi du GM par disquette • Renvoi de la disquette chez l'imprimeur.

10 Imprimeur • Impression du "Garde-Mémoire".

11 Envoi des GM • Envoi des exemplaires du "Garde-Mémoire" à Ambérieu.

12 AMBERIEU Stockage des "Garde-mémoire" • Les exemplaires du "Garde-Mémoire" sont stockés.

13 Vente • Vente des "Garde-mémoire" aux particuliers (chercheurs, étudiants,…).

14 Diffusion gratuite • Envoi gracieusement aux bibliothèques adhérentes.


2.3.2 Les procédures de gestion et de traitement

Afin de bien connaître les pratiques actuelles, j'ai effectué un audit de l'APA sur

les divers sites concernés (Ambérieu, Aix, Fontenay-aux-Roses).

Groupe-conservation à Ambérieu

• Répartition des tâches

Le bibliothécaire s’occupe de la gestion administrative ; il gère le fichier

adhérents.

La secrétaire consacre 60% de son temps au traitement documentaire des textes.

Le reste de son temps elle aide à l’accueil des déposants et des adhérents (par

courrier, par téléphone,…). Elle gère le stock des exemplaires des publications de

l’APA.

• Le catalogage a été décrit dans le schéma (voir ci-dessus).

• Envoi des textes aux groupes de lecture

Sur chaque texte autobiographique, une fiche de circulation du texte est collée ; elle

comporte : "nom du lecteur", "envoyé le", "retour Ambérieu le".Quelques champs

de description bibliographique extraits de la base de données identifient le texte

envoyé (voir exemple en annexe 1.6). Un double de cette fiche est classé dans un

boîtier des prêts.

Lors de l'envoi du texte dans les groupes de lecture, la secrétaire note le prêt.

Une grille d'envoi est éditée avec des champs renseignés à partir de la base de

données (n° APA, nom et prénom de l'auteur, titre, édité ou non, né en). Elle est

complétée en recopiant manuellement, à partir de la main courante, le nom du

groupe et la zone commentaire où est notée la date d'envoi. Elle permet d'avoir un

récapitulatif de tous les textes envoyés aux différents groupes de lecture.

Une fiche d'indexation (voir annexe 1.2) est jointe avec chaque texte envoyé.

• Retour des textes

La secrétaire note le retour des prêts sur la fiche de circulation.


Groupe du "Garde-mémoire" à Aix

L'élaboration du "Garde-mémoire" est effectuée par deux bénévoles et dure un

mois. Tout est manuel :

• Correction des échos (trop longs, style,…),

• Classement des échos par date de naissance des auteurs,

• Classement des échos par n° d’écho à la fin, quand tous les échos sont

arrivés,

• Analyse des fiches d'indexation selon lesquelles sont établis les index

analytiques.

Saisie des index analytiques avec Word :

o formes d’écriture,

o extension dans le temps,

o activités professionnelles,

o les rubriques de la vie de A à Z,

o pays étrangers,

o régions et départements,

o villes françaises et étrangères,

o auteurs des textes,

o auteurs des échos.

Une table des concordances permet d’établir une correspondance entre la cote APA

et le numéro des échos du volume.

2.4. Rupture dans le traitement documentaire

Comme le montre le schéma du texte (voir paragraphe 2.3.1), l'indexation

effectuée par les échoteurs et recueillie à Aix n'est pas enregistrée dans la base de

données sous File Maker Pro à Ambérieu.

Nota : Je n’ai pas remis en cause les procédures de gestion et de traitement de

l’APA car cette rationalisation aurait eu des implications sur son organisation.


2.5. Les attentes des utilisateurs

2.5.1 Gestion administrative

J’ai décidé de séparer la base de gestion administrative de la base de gestion

documentaire.

La base de gestion administrative permettra de gérer les adhérents et la trésorerie

de l’APA. Seul le fichier adhérents sera en lien avec la base de gestion

documentaire car les utilisateurs veulent pouvoir savoir si :

• les déposants sont adhérents,

• les auteurs sont adhérents.

Les utilisateurs souhaiteraient que les données administratives des adhérents qui

sont auteurs et/ou déposants, ne soient saisies qu’une fois.

Autrement dit, on doit pouvoir récupérer de la base de gestion administrative les

données administratives de l’adhérent s’il est auteur et/ou déposant.

Il faut savoir que le fichier des adhérents est renouvelé chaque année. Il faudra

donc prévoir de ne pas effacer les données administratives de l’auteur et/ou du

déposant lors de la mise à jour du fichier adhérent.

On ne peut toutefois envisager de garder le fichier adhérent sur plusieurs années.

Pour résoudre le problème des homonymes, on prendra comme critère de

vérification le nom, le prénom et l’adresse car il est difficile de demander à

l’adhérent sa date de naissance dans un souci de respect des conventions.

Comme l’adresse est un critère de vérification, elle sera mise à jour régulièrement

dans le fichier adhérents de la base de gestion administrative, qui mettra

automatiquement à jour les données administratives dans la base de gestion

documentaire si l’adhérent est auteur et/ou déposant.

2.5.2 Le catalogage

Le catalogage doit permettre de :

• dresser un inventaire exhaustif du fonds de l’APA :

que chaque document reçu (annexes, suites, corrections,…) soit répertorié.


C’est pourquoi j’ai envisagé par exemple un numéro de volume. Lorsque les

volumes d’un même texte arrivent en plusieurs envois, c’est indispensable pour

être cohérent avec les "Garde-mémoire" déjà publiés.

• prendre en compte le problème de la confidentialité :

o des auteurs qui empruntent des pseudonymes par coquetterie ou

par prudence.

o des auteurs qui peuvent être anonymes (ce qui est rare car l’APA

veut pouvoir leur écrire une lettre selon le principe de la lecture

en sympathie).

o des déposants qui envoient des textes autobiographiques

anonymement. Dans ce cas l’APA peut émettre des réserves pour

conserver et lire ces textes.

• prendre en compte le fait que les mêmes auteurs peuvent écrire sous

des noms différents (nom marital, nom de jeune fille, pseudonymes,

etc.).

• récupérer automatiquement les données administratives des adhérents

si l'auteur et/ou déposant est adhérent.

2.5.3 La recherche

En interne

Afin de mieux cerner les attentes des "apaïstes", je les ai interrogés sur leurs

attentes lors de rencontres à Paris, à Aix et à Ambérieu.

Je me suis rendu compte que j'étais là pour les aider à formuler leurs besoins

documentaires.

Ils m’ont suggéré les recherches qu’ils avaient besoin d’effectuer sur le catalogue

du fonds de l’APA (pour des colloques, des lectures transversales, des repérages

pour connaître les thèmes sur lesquels ils ont le plus de textes,…).


Les chercheurs

J'ai pris contact avec un chercheur qui a travaillé son sujet de DEA à partir du

fonds de "la Grenette" (voir annexe 1.7 ).

J’ai également interrogé un chercheur pour connaître les types de recherche qu’il

souhaiterait effectuer sur la base documentaire de l’APA (voir annexe 1.7).

Compte tenu de la nature du fonds, ce ne sont pas forcément les types d'accès

documentaires les plus classiques (auteur, titre, éditeur, collection, …) qui sont les

plus pertinents.

Rechercher par "sujets" sur le contenu du document est le type d'accès le plus

pertinent pour valoriser le fonds de l'APA.

Le but est d’extraire les données intéressantes pour la recherche scientifique.

Je cite quelques exemples de recherches souhaitées :

• recherche en texte intégral dans les Échos

• chercher la région des déposants (par numéro de téléphone du

déposant)

• dans quel "Garde-mémoire" a été publié tel écho ?

• combien d’Échos a rédigés un échoteur ?

• quels échos ont été rédigés pour tel texte autobiographique ?

• quels journaux intimes ont été écrits par des jeunes filles au XIXe

siècle ?

• combien de textes écrits par des hommes et échotés par des femmes ?

etc. (voir annexe 1.7)

2.5.4 Informatiser la circulation du document

Ils souhaitent informatiser la fiche de circulation des textes (les groupes de lecture,

les bibliothèques « prête-mémoire », chercheurs, public externe, adhérents à

l’APA,…).


2.5.5 Informatiser la consultation des chercheurs

Il serait intéressant d'établir une fiche d'identité précise du chercheur (niveau

d'étude, qualité, discipline, thème de recherche, textes de l'APA consultés,…).

L'informatisation de la circulation et de la consultation des textes permettrait

d'établir une "vie du texte" (consulté, prêté, …).

2.5.6 Edition

Ils souhaitent :

• éditer le "Garde-mémoire".

• éditer des requêtes pour : la liste des textes autobiographiques inédits

récemment reçus, la fiche de circulation, la grille d’envoi des textes

dans les groupes de lecture, des bibliographies, …).

2.6. Pour quoi informatiser ?

L'informatisation de l'APA a pour objectif de rationaliser les procédures de gestion

et de traitement du texte autobiographique (catalogage, recherche, prêt, édition).

Structurer les données facilite l’extraction des données pertinentes pour le public.

2.7. Pour qui ?

• Public spécialiste : les chercheurs ou étudiants (maîtrise, DEA,

thèse,…) en sciences humaines (anthropologie, sociologie,

psychologie, histoire,…), etc.

• Public non-spécialiste : tout public (groupes de lecture,…).

2.8. Difficultés rencontrées

2.8.1 Choix des champs

L'APA adhère à l'Association Européenne pour l'Autobiographie (A.E.A).

Après avoir consulté des associations européennes, l’Archivio Diaristico

Nazionale de Pieve Santo Stefano (en Italie, province d’Arezzo), le

Tagebucharchiv d’Emmendingen (en Allemagne, Forêt Noire), j’ai créé les


différents champs à partir de leur base de données et de la base de données

inventaire existante (voir annexe 1.5).

J'ai également pris en compte les suggestions des "apaïstes" interrogés.

Pour les représentants de l'APA, "les langues n'ont pas, pour les genres littéraires,

les mêmes catégories, la définition, l'extension et les connotations des termes

varient. C'est une des raisons entre beaucoup d'autres, qui nous ou m'a convaincu

qu'il était inutile d'essayer d'avoir une base de données commune aux trois

langues".

2.8.2 L'indexation

La fiche d'indexation (voir annexe 1.2) n'est pas toujours bien renseignée par les

échoteurs bénévoles. Elle est alors complétée à partir des échos par le groupe du

"Garde-mémoire". Cette indexation est inexacte.

C'est pourquoi j'ai envisagé plusieurs niveaux d'indexation :

Indexation libre :

• par l'auteur ou le déposant ("mots-clés de l'auteur")

• par l'échoteur ("Vie de A à Z")

Indexation contrôlée :

• selon un thesaurus ou un répertoire d'autorités à définir par l'APA.

Ces études préalables approfondies et détaillées auront permis de mettre à plat les

procédures de fonctionnement de l’APA et de dégager les dysfonctionnements du

traitement des textes. Elles ont également servi à mieux définir les attentes des

utilisateurs en vue de rédiger un cahier des charges du système informatique de

l’APA. Ce cahier des charges sera un outil de travail entre les "apaïstes" et

l’informaticien et devrait initié un cahier d'analyse afin de formaliser le système

informatique de l’APA.


Cahier des charges

Ce cahier des charges décrira pour chaque module : sa finalité, les fonctionnalités

à implanter.

Les données associées seront détaillées en annexe.

Pour des raisons de commodité, on nommera SIAPA, le Système Informatisé de

l’APA.

1.1. Eléments à fournir à l’APA

L’APA demande un chiffrage de l’ensemble du système décrit dans ce cahier des

charges. Ce chiffrage concernera les logiciels, le matériel, la documentation, les

sources, une formation des utilisateurs et la maintenance annuelle (mises à jour,

etc.).

Le chiffrage devra être détaillé, de manière à ce que l’APA connaisse le coût de

chaque fonctionnalité.

On détaillera le coût du logiciel par module.

Une procédure de récupération des données de la base actuelle sera élaborée.

Dans le cas où un progiciel standard est proposé, une évaluation de la compatibilité

avec les fonctionnalités décrites dans le cahier des charges sera fournie.

1.2. Généralités et contraintes

• Dans tous les masques de saisie il y aura une touche de validation et

une touche d'annulation de saisie.

• Prévoir des masques de saisie ergonomiques : icônes, etc.

• Prévoir une saisie semi-automatique : taper le début d'un mot et la liste

s’affiche, classée alphabétiquement.

• Les saisies peuvent se faire par combinaisons de touches au clavier ou

avec la souris.

• Les listes évolutives seront complétées par saisie d'une nouvelle valeur

au moment de leur utilisation.

• Tous les fichiers, les recherches ou statistiques sur les données

nominatives doivent être conformes aux prescriptions de la CNIL.


• Le traitement des erreurs, lors de la mise à jour des champs, doit être

traité lors de l'élaboration du cahier d'analyse.

• L'administration du SIAPA doit être sécurisée avec plusieurs niveaux

de droits :

o Administrateur du système (Ambérieu).

o La secrétaire peut saisir et modifier toutes les données des entités

des modules (Ambérieu).

o Le groupe du "Garde-mémoire" peut saisir uniquement les données

qui concernent l'indexation du document dans le catalogue (Aix).

o Le public ne dispose que du module OPAC (Ambérieu).

• Le système doit pouvoir migrer en langage XML pour mettre en ligne

la base de données et les publications.

1.3. Environnement SIAPA (Système Informatisé de l’APA)

Découpage en modules interdépendants

SIAPA

Gestion administrative des Adhérents

Catalogage

Edition et statistiques

Circulation du document

OPAC Web

Base de données

Le module Web est prévisionnel. Il ne sera pas analysé dans le cahier des charges.


1.4. Schéma du catalogue

Catalogue

EDITEURS

PSEUDONYME

AUTEURS

DEPOSANT

ADHERENT

GARDE MEMOIRE

ECHOTEUR

ECHO

DESCRIPTEURS

-textes autobiographiques-monographies-publications en série

Pour structurer la base de données, nous avons créé des entités logiques en

fonction des contraintes de saisie et d'exploitation des données.

Nous avons élaboré un modèle conceptuel de données uniquement pour le texte

autobiographique ; c'est le seul type de document qui nous paraît hors standard

documentaire.

Nombre de champs par entité :

Monographies : 30 champs environ

Publications en série : 20 champs environ

Texte autobiographique : 60 champs environ

Editeur : 10 champs environ

Descripteur : thesaurus ou répertoire d'autorités matières (ex. RAMEAU) à

importer.

Echo : 10 champs environ

Garde-mémoire : 10 champs environ

Pseudonymes : 10 champs environ

Personne : 30 champs environ

Nombre total de champs à prévoir pour le module catalogage :

180 champs

La liste des données à saisir pour chaque entité est en annexe (voir annexe 2.1).


1.5. MCD du catalogage d’un texte autobiographique

Descripteurnom descript 1nom descript 2………

Autobiographien° APAn° volumenom auteurprénom auteur…

Echon° échon° APAn° volumenom échoteur…

Pseudonymenom…………

Garde mémoiren° garde mémoiredaten° écho……

Personnen° personnenomprénomstatut…

Editeurnomprénomadressen° tél…

a pour

dépose

écrit

est

est

est

est

écrit

écrit dans

a pour

écrit

a pour

a pour

0,n0,n

0,n

0,n

0,n

0,n

1,1

1,n

0,2

1,1

1,3

1,n

1,1

0,1

1,1

0,1

0,1

1,10,1

1,1

1,n

1,n

1,n

1,1

1,n

0,2

Auteurnomprénomadressen° tél…

Déposantnomprénomadressen° tél…

Adhérentnomprénomadressen° tél…

Echoteurnomprénomadressen° tél…


Les cardinalités ont été définies avec les données que nous avons jugées

pertinentes.

n : variable évolutive.

Légende du schéma :

Les entités en rouge sur le schéma sont les entités à saisir ou à importer.

Le ou les premiers champs dans chaque entité sont les champs utiles pour gérer les

contraintes d'intégrité fonctionnelle (CIF).

Les entités :

• Autobiographie : description bibliographique des textes

autobiographiques.

• Auteur : table qui décrit tous les auteurs (auteurs, auteurs

secondaires). Elle est extraite de l'entité Personne.

• Echoteur : table qui décrit tous les échoteurs. Elle est

extraite de l'entité Personne.

• Déposant : table qui décrit tous les déposants. Elle est

extraite de l'entité Personne.

• Adhérent : table qui décrit tous les adhérents qui sont

auteurs ou/et déposants d'au moins un texte autobiographique. Elle est

extraite de l'entité Personne et sert uniquement à la gestion

administrative.

• Personne : fichier descriptif de l'identité d'une personne

physique, qu'elle soit auteur, échoteur, déposant, adhérent. J'ai réuni

l'identité de chaque personne physique dans une seule entité, car seul le

statut diffère.

• Pseudonyme : fichier rassemblant les données qui décrivent

chaque pseudonyme des auteurs et des auteurs secondaires.

• Descripteur : fichier de données extraites d'un thesaurus ou

d'un répertoire d'autorités matières (ex. RAMEAU).

• Garde mémoire : fichier qui décrit chaque "Garde-mémoire".


• Echo : fichier qui décrit chaque écho. Ce fichier permet

de faire le lien entre le fichier Garde mémoire et le fichier

Autobiographie.

1.6. Module de catalogage

Nous envisageons à ce jour uniquement les trois types de documents existants :

• les textes autobiographiques inédits / auto-édités

• les monographies : ouvrages spécialisés sur l'autobiographie, textes

autobiographiques édités

• les publications en série

Choix et nombre de champs

Le choix et le nombre des champs de chaque entité est justifié par le type de

recherche dont ils font l'objet (sexe de l'auteur, âge de l'auteur, …).

1.6.1 Finalité

• Le module de catalogage est le module fondamental du système

informatique de l'APA, la richesse de l’accès aux documents en

dépend.

• Le module de catalogage doit permettre la saisie de la notice

bibliographique et la mise à jour de toutes les entités. Il consiste à

l’enregistrement, la modification et la destruction des notices

bibliographiques par les bibliothécaires, en conformité avec les

prescriptions de la CNIL3 et en fonction de l’évolution de la base de

données.

• Il doit permettre la création et la mise à jour des index.

Le volume sera de 10 000 notices bibliographiques. Vu l’accroissement du fonds à

prévoir, ce chiffre peut être élargi à la demande.

Le module sera implanté à Ambérieu et à Aix.

3 http://www.cnil.fr [consulté le 25.08.2002]


http://www.cnil.fr/

1.6.2 Fonctionnalités

Fonction 1 : mise à jour des textes autobiographiques, des monographies et des

publications en série

• Permettre de cataloguer le texte autobiographique

o description bibliographique du document physique à Ambérieu

o analyse du document à Aix ou à Ambérieu

o la mise à jour au retour d’Aix .

• Permettre de cataloguer les monographies et les publications en série

• Enregistrer l'identité des personnes physiques.

• Pour saisir les données, l’opérateur aura à l’écran un menu avec des

icônes symbolisant les choix d’entités. En sélectionnant une icône, on

ouvre un masque de saisie à remplir. Les règles de saisie sont à prévoir

lors de la rédaction du cahier d’analyse.

• La mise à jour se fera par saisie et par support numérique et/ou par

Internet ( sécurisé,…).

• Les échos, qui sont des fichiers au format Word, doivent être stockés

dans un répertoire particulier et les index concernés mis à jour

automatiquement.

Fonction 2 : requêtes

• A l’aide d’une requête prédéfinie, l’opérateur extraira sur support

numérique les champs (N°APA, N° de vol.,…) pour envoyer aux

groupes de lecture (voir annexe 2.1).

• A l’aide d’une requête, l’opérateur extraira sur support numérique

toutes les informations nécessaires à l’élaboration du Garde-mémoire à

Aix. La requête se fera par tri de la date de création de la fiche, des

dates de naissance des auteurs, …. Certains de ces champs seront utiles

pour le module d’édition automatique du "Garde-mémoire" (voir

annexe 2.1).


Nota : Le site d’Ambérieu aura la possibilité de saisir la totalité des champs.

A Aix, seuls les champs qui concernent l’analyse du contenu du document seront

saisis (voir annexe 2.1). Les champs renseignés à Ambérieu ne doivent pas être

modifiables.

Fonction 2 : création d’index

• La création des entrées d’index sera automatisée lors de la validation

des saisies et pourra être paramétrable.

• La mise à jour des index sera automatique et pourra être programmable

ou se faire à la demande.

• Tous les champs doivent être indexables.

Schéma des liens entre les entités logiques du catalogue et les index.

Dans un souci de lisibilité du schéma, les principaux index sont mentionnés.

Afin d'accélérer la recherche, les échos qui sont des fichiers au format word

(*.doc) seront stockés par groupe de 100 dans un répertoire spécifique.

Les publications en série ne sont pas dépouillées. C'est pourquoi aucun descripteur

n'est attribué aux publications en série.



index des Contraintes d'Intégrité Fonctionnelle (CIF)

Texte autobiographique

Personne

AutoritésDescripteurs

Echos

Garde mémoire

IndexGarde

mémoire---

IndexTitre

---

IndexEditeur

---

IndexIdentité

---

IndexMots clés

---

IndexPseudo

---

Indexdescript

---

Indexecho

---

etc

Publications en série

IndexTitre

---

etcIndex

auteurs publi

---

Monographie

IndexTitre

---

IndexEditeur

---

IndexAuteursmono

--

etc

Indexrép

*.doc--

entités logiques du catalogue

Auteur conditions d'utilisation de l'identité

Patronyme

Confidentiel

Inconnu PseudonymeDonnées Publiques

OUINON

1.7. Module OPAC

1.7.1 Finalité

• Rechercher les informations dans la base de données de l’APA par le

module OPAC (On line Public Access Catalogue).

• Traitement de la confidentialité

Problèmes de confidentialité à envisager (anonymat, etc.) :

PatronymeDonnées APA

PseudonymeAnonyme

• Les 2 types de recherche

La recherche pourra s’effectuer :

o par un mot ou plusieurs mots (recherche uniterme), l'ordre des mots

étant indifférent. Dans le cas d'une recherche par mot (uni-terme)

on doit taper un mot complet. Le système devra proposer une

troncature à droite. La troncature s'exprime toujours par un

symbole, un astérisque ou autre. On lui associera une liste de

"mots vides", termes très fréquents sur lesquels il n'apparaît pas

utile de chercher, comme les articles, les prépositions ou les

conjonctions.


Exemple extrait d'une recherche effectuée sur le fonds de l'APA pour un DEA :

On doit taper un mot complet : amour

ou

am* pour amour, amoureux, etc. L'astérisque remplace plusieurs caractères.

o par chaîne de caractères qui lit en bloc une séquence de caractères

et qui, pour la plupart des systèmes, exige qu'on ait tapé le début

exact de la chaîne. Dans l'indexation par chaîne de caractères,

c'est la chaîne entière d'un champ qui est prise en compte, même

si elle comporte des espaces ou des signes de séparation tels que

les tirets. On prévoira notamment l'exclusion de l'article initial

d'un titre. L'article est alors exclu de la chaîne. On peut feuilleter

des listes d'auteurs ou de titres à partir de la chaîne saisie.

Exemple extrait d'une recherche effectuée sur le fonds de l'APA pour un DEA :

C'est le début de la chaîne qui permet de feuilleter des listes de termes. On doit

taper :

am

Dans ce cas, la troncature à droite est implicite ; elle ne nécessite pas de symbole

particulier.


Fonction recherche et consultation

• Tous les critères de recherche doivent pouvoir être combinés par les

opérateurs booléens « ET, OU, SAUF » : une recherche multicritère

Ex. TITRE ET AUTEUR

• On doit pouvoir combiner avec les opérateurs booléens plusieurs mots

dans un même champ.

Ex. enfance, adolescence, amours

L'opérateur booléen ET est implicite entre les mots.

• Opérateurs d’adjacence et de proximité à prévoir dans la recherche

intégrale sur les échos (fichiers *.doc).


• Procédure d'équivalence permettant la recherche en majuscules de

termes entrés en minuscules et inversement ; de même pour les lettres

accentuées et non accentuées.

• Les opérateurs arithmétiques =,>, < pour les dates

• Possibilité d’offrir au public deux niveaux de recherche :

o Recherche simple avec accès à un nombre limité de fichiers et un

nombre limité d’opérateurs booléens pour tout public. Ex. : mots

du titre, auteur, vie de A à Z, mots-clés de l’auteur, descripteurs.

o Recherche expert permettant de combiner des termes pris dans

n’importe lequel des fichiers d’accès au moyen de tous les

opérateurs booléens et arithmétiques pour un public averti. Ex. :

sexe de l’auteur, date de naissance, support, genre,…

• Ecrans d'aide destinés à guider l'usager à chaque étape de sa recherche.

• Des filtres seront imposés pour tous les utilisateurs :

o Masquer l’identité de l’auteur dans le respect de sa volonté,

o Conditions de lecture (conformes aux prescriptions de la CNIL,

suivant la volonté de l’auteur ou du déposant).

• Affichage des résultats :

o Liste des documents triés par pertinence des réponses

o Récupérer les résultats d'une interrogation de la base de données

par enregistrement sur support numérique ou envoi par mail

o Possibilité de choisir l'affichage de la notice selon plusieurs

formats (notice abrégée, notice complète, choix de critères que

l'utilisateur veut voir figurer,…)

1.8. Module de circulation du document


1.8.1 MCD de la circulation d'un texte autobiographique

Autobiographien° APAn° volumenom auteurprénom auteur…

LecteurN°lecteurCatégorieDisciplineNiveau…

ExemplaireN°exemplaireN°APAN° vol.Statut…

date de réservation

réserve

0,5

0,3

a pour

1,1

1,n

emprunte(prolonge)consulte

0,1 0,n

date de prêtdate de prolongationdate de retourdate de consultationThème de recherche

Explication du modèle conceptuel de données de circulation du texte

autobiographique uniquement.

• n : variable à définir par l’APA

• Les premiers champs sont les champs utiles pour gérer les contraintes

d'intégrité fonctionnelle (CIF).

• Certaines cardinalités sont prévues à titre indicatif :

o Un lecteur peut effectuer 3 réservations maximum.

o Un texte autobiographique peut faire l'objet de 5 réservations

maximum.

• La consultation est assimilée à un prêt pour pouvoir être comptabilisée

en tant que lecture et identifier le lecteur.


• Pour connaître les relectures de chaque texte, on suppose que chaque

nouveau prêt d'un même document aux groupes de lecture est assimilé

à une relecture.

• Prévoir d'éditer les statistiques de lecture.

Nota : Les catégories de lecteurs sont : les groupes de lecture, lecteur ressource,

les bibliothèques prête-mémoire, les chercheurs, etc.

1.8.2 Finalité

• Mise à disposition des divers documents à titre de prêt, analyse,

consultation aux groupes de lecture et au public concerné

(chercheurs,...).

Nota : les groupes de lecture sont assimilés à des lecteurs.

1.8.3 Fonctionnalité

Fonction envoi et prêt de documents

• Saisie des envois aux groupes de lecture suivant une liste évolutive

avec recommandations pour une personne du groupe et mise à jour de

la localisation et de la gestion des documents.

• Saisie des envois aux bibliothèques (prêtes-mémoire).

• Saisie des prêts aux chercheurs (droit de prêt).

• Saisie des envois au lecteur ressource.

1.9. Module d'édition et des statistiques

1.9.1 Finalité

• Imprimer les données de gestion des divers documents.

• Récupérer les résultats d'une interrogation de la base de données par

impression.

• Faire des statistiques sur l'utilisation de la base (La DRAC Rhône-

Alpes souhaite ces données pour la justification des subventions).



• Editer l'état du stock des textes, suivant des critères définis (par genre,

par support, par date de dépôt, etc. ).

• Editer les documents vierges à compléter :

o questionnaire envoyé aux déposants,

o avis d'accusé de réception envoyé au déposant,

o grille d'envoi aux groupes de lecture,

• Calculer et éditer les résultats des statistiques à tout moment.

o Sur les acquisitions (par type, par thème de la "Vie de A à Z", par

auteur, …),

o Sur le fonds et les prêts (par catégorie de lecteur, par mois, par an,

etc.)

o Sur les documents consultés (par genre littéraire,…),

o Sur les personnes qui consultent (nombre, qualité, niveau ,

discipline, région, âge, sexe, …).


Recherche de progiciels

documentaires

En parallèle de la rédaction du cahier des charges et à la demande de l’APA, j’ai

recherché des progiciels documentaires disponibles sur le marché, susceptibles de

convenir aux besoins de l’Association. Cette demande était nécessaire afin

d’établir une estimation chiffrée pour obtenir une subvention de la DRAC avant la

mi-août 2002.

1. Renouvellement du parc informatique de l'APA

Comme je l'ai mentionné dans l'analyse de l'existant, l'APA est équipée de MAC

devenus obsolètes, ainsi que les logiciels installés.

Le choix de s’équiper en PC s'est fait sur le critère qu’il existe plus de progiciels

documentaires fonctionnant sur ce type de matériel.

Les procédures de marché

Le Code des marchés publics prévoit globalement trois procédures de passation des

marchés :

• pour un montant inférieur à 45 K€ TTC, un bon de commande et une

facture suffisent.

• pour un montant compris entre 45 K€ TTC et 106 K€ TTC, la

procédure du marché négocié peut être utilisée.

• pour un montant supérieur à 106 K€ TTC, l'appel d'offres est

obligatoire.


1.1. Généralités sur le matériel

Besoins de l’APA

• 2 PC en réseau

• Sur les 2 PC, il faut en prévoir un avec élément de sauvegarde (bande

magnétique, disque silicium, CD-RW,...) + un onduleur pour maintenir

sous tension en cas de coupure de courant (1,5 K€) + un 2ème disque

dur, en général c'est un PC "serveur" cela peut être une configuration

de marque HP, Compaq, etc.

• Il doit permettre de distribuer les données pour plusieurs utilisateurs à

la fois (environ 7,5 K€) et de se connecter à Internet par l'ADSL avec

des systèmes d’exploitation sécurisés et adaptés pour le travail en

réseau et pour Internet.

2. Comparatif de progiciels documentaires

2.1. Choix parmi les systèmes

• J’ai rapidement écarté les progiciels pour moyenne et grande

configuration (Alexandrie, Loris,...) car ils sont trop chers et leur

utilisation n’aurait pu être optimisée (voir bibliographie).

• Je n’ai pu étudier la possibilité de développement d’un logiciel

spécifique car il me fallait fournir un cahier des charges et attendre les

devis, ce qui ne m’était pas possible dans le temps imparti.

• J'ai donc cherché des logiciels documentaires pour gérer un petit fonds.

J'ai consulté le site de l'Association des Directeurs de Bibliothèques

Départementales de Prêt (ADBDP)4 qui publie une liste de logiciels de

gestion de bibliothèques. Les coordonnées des diffuseurs de ces

systèmes intégrés de gestion de bibliothèques y sont mentionnées.

• Selon le Code des marchés publics, il est conseillé de demander un

devis à au moins trois sociétés.

4 ASSOCIATION DES DIRECTEURS DE BIBLIOTHEQUES DEPARTEMENTALES DE PRET. Logiciel de gestion de bibliothèques. [On-line]. [mise à jour 03.09.2002]. Available from Internet : <URL : http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/logicielsbiblio.htm> [consulté le 03.09.2002]


http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/logicielsbiblio.htm

2.2. Critères de choix des diffuseurs

Conseils de professionnels

• La DRAC Rhône-Alpes m'a indiqué des personnes ressources pouvant

m'aider dans ce choix des diffuseurs. Parmi elles, j'ai choisi des

bibliothèques spécialisées qui gèrent un petit fonds. J'ai téléphoné à

des professionnels de l'information et de la documentation

(Bibliothèque Municipale de la Part Dieu (fonds Chinois), Musée d'Art

contemporain et Musée Gadagne à Lyon,…). J'ai interrogé ces

personnes sur les avantages et les inconvénients des logiciels qu'elles

utilisaient.

• J'ai demandé conseil à Mme Peyrelong et Mme Meyer à l'ENSSIB.

• J'ai également consulté la revue "Livres Hebdo" qui publie

régulièrement un article sur l'état du marché ainsi qu'un supplément

annuel donnant une liste de fournisseurs (voir bibliographie).

Logiciels documentaires utilisés par les associations européennes

Les associations européennes m'ont décrit les logiciels qu'ils utilisent :

• Le Tagebucharchiv d’Emmendingen (en Allemagne, Forêt Noire)

travaille avec le programme Allegro qui est spécialement créé pour des

bibliothèques et des archives. Des points importants peuvent être

traduits en français. Ils ont le projet de mettre leur base de données sur

Internet.

• L’Archivio Diaristico Nazionale de Pieve Santo Stefano (en Italie,

province d’Arezzo) travaille avec le logiciel Isis version 8 qui est un

programme gratuit de l'UNESCO. L'association en est satisfaite. Leur

base de données est consultable sur Internet à l'adresse suivante :

http://www.archiviodiari.it [consulté le 06.08.2002]. Ils envisagent

dans les dix prochaines années d'adopter l'archivage électronique.


http://www.archiviodiari.it/

Veille sur les listes de diffusion professionnelle "biblio-fr" et "adbs-info"

On peut consulter les archives de ces listes aux adresses suivantes :

http://listes.cru.fr/wws/info/biblio-fr [consulté le 05.08.2002]

http://www.adbs.fr/wws/info/adbs-info [consulté le 05.08.2002]

• pour connaître les nouveaux progiciels documentaires du marché et les

solutions adoptées pour l'informatisation de petits fonds documentaires

mais comme c'était la période des vacances je n'ai pas eu beaucoup

d'informations pertinentes. Dans les archives, j'ai pu consulter

quelques témoignages sur certains progiciels utilisés.

Proximité géographique

• J'ai pris pour un critère de choix la proximité géographique des

fournisseurs dans un souci de meilleure rapidité de service, d'où mon

choix de diffuseur dans la région Rhône-Alpes.

2.3. Tableau comparatif des devis

Après avoir choisi 3 diffuseurs, je leur ai téléphoné pour obtenir des devis. J'ai

demandé les modules qui me semblaient utiles pour l'APA au stade de l'élaboration

de mon cahier des charges. Il est parfois difficile de comprendre les offres

commerciales des fournisseurs. La documentation fournie et les devis demandent

une étude approfondie par un professionnel car certains proposent des packs où

tout semble inclus en standard mais en analysant on comprend qu'il faut acheter le

module de prêt séparément par exemple et d'autres sont vendus modulables

(module de catalogage,…).

Dans un souci de confidentialité, les noms des fournisseurs ont été masqués dans le

tableau.

J'ai remis à l'APA la documentation et les devis reçus afin de lui fournir des

données chiffrées pour la demande de subvention. Ces documents lui permettront

également de choisir et de prendre sa décision.


http://listes.cru.fr/wws/info/biblio-fr

http://www.adbs.fr/wws/info/adbs-info

Description Logiciel A Logiciel E Logiciel P

Système d'exploitation

Unix, Windows 95/98, Windows NT, DOS, AIX (mini), Novell ? Windows 2000,

98, NT

Système de gestion de bases

de données (SGBD)

Vision ? Interbase

Module de catalogage

Catalogage - Gestion des autorités / Thesaurus hiérarchisé des documents

- Importation/exportation/Editions liés à la gestion documentaire

Catalogage, Gestion des

abonnements, bulletinage

OUI

Indexation des champs

par l'utilisateur Auto ou par l'utilisateur ?

Module de recherche

documentaire OUI OUI OUI

Module OPAC OUI OUI OUI Module de

circulation du document

NON OUI lecteur, prêt, réservation

OUI lecteur, prêt, réservation

Module d'édition et des

statistiques NON OUI OUI

Modules indépendants

OUI NON NON

Droit d'usage Pour 1 poste utilisateur + 1 OPAC NON NON Prix total des progiciels HT

3000,00 2728.84 4270.00

Lecture optique 1 douchette pour lire les codes barres NON Douchette laser

Télémaintenance

Modem pour ligne analogique 3Com modèle courrier

Logiciel de communication PC ANYWHERE

?

Modem 56000bauds Logiciel de

maintenance PC ANYWHERE +

WINZIP

Logiciel associé Runtime ACUBENCH pour 2

utilisateurs ? ?

Prix total du matériel associé

HT 1259,00 ? 540,00

Durée formation 2 jours 2 jours pour 3 pers.max. 3 x 2 sessions

Coût formation HT

1068.00 1524.50 1830.00

Installation 286.00 ½ journée NON NON

Maintenance OUI OUI Facturable la 2ème année

Coût maintenance

? ? 12% du prix du progiciel

Prix total TTC en euros

6713.14 6212.30 7295.60


Les devis s'échelonnent de 6200 € à 7300 €. Le prix moyen est de 6750 € donc les

prix varient de 8% par rapport à la moyenne.

Ce tableau comparatif permet de constater que les écarts de prix se justifient par la

présence ou l'absence de certains modules ou de certaines prestations. Aucun des

progiciels n'a exactement la même configuration. Certains proposent des versions

allégées ou des packs en standard et d'autres vendent des modules indépendants. Il

est parfois bien difficile de connaître précisément les fonctionnalités des progiciels

proposés en pack ou en standard. Compte tenu de ces constatations, les prix sont

très similaires.

Les modules de catalogage standards ne correspondent pas au cahier des charges.

Pour l'APA, les tables de saisie sont différentes et plus nombreuses. Un

développement spécifique et adapté aux besoins de l'APA est donc nécessaire.

Les modules de recherche documentaire qui sont indexables par l'utilisateur

répondent au cahier des charges.

Les modules OPAC nécessiteraient quelques modifications pour le traitement de la

confidentialité.

Ces 3 progiciels proposent la gestion des lecteurs, des prêts, des réservations, des

prolongations mais ne gèrent pas ni la consultation ni la circulation d'un document

comme le souhaite l'APA. Un développement de ces modules de gestion des

transaction serait nécessaire pour répondre au cahier des charges.

Les modules d'édition et des statistiques comparés répondent aux fonctionnalités

attendues dans le cahier des charges. Ils devront toutefois pouvoir proposer des

statistiques sur les personnes qui consultent et sur la circulation du document.

La maintenance est une prestation importante : elle doit comprendre la mise à jour

des versions successives du progiciel et la télémaintenance.


Tous ces progiciels proposent en option un module web pour la mise en ligne de la

base de données de l'APA à brève échéance.

Par contre, aucun de ces progiciels ne proposent un module de Gestion

Electronique de Documents (GED).

Conclusion

Pour être conforme aux besoins de l'APA, décrits dans le cahier des charges, les

progiciels analysés doivent subir :

• un développement du module de catalogage,

• des modifications pour le module OPAC,

• une amélioration du module de gestion des transactions,

• une amélioration du module d'édition et des statistiques,

Seul le module de recherche documentaire répond au cahier des charges.

L'APA peut demander la fourniture d'un module de gestion administrative

compatible avec les modules de gestion de la base documentaire.


Prospective pour l'APA

Il faut mettre à profit l'informatisation de la base de données pour optimiser sa

diffusion sur les nouveaux médias.

1. Ce qu'il reste à faire

Harmonisation nécessaire des intitulés des champs qui sont identiques entre la

base inventaire à Ambérieu et la fiche d'indexation reçue à Aix :

• présentation de forme dans la base inventaire existante à Ambérieu et

forme d'écriture dans la fiche d'indexation reçue à Aix.

• forme littéraire dans la base inventaire existante à Ambérieu et

extension dans le temps dans la fiche d'indexation reçue à Aix.

• activité professionnelle de l'auteur et de ses proches dans la base

inventaire existante à Ambérieu et activité professionnelle (du

rédacteur 1 et /ou des personnages évoqués 2) dans la fiche

d'indexation reçue à Aix

J'ai pris l'initiative de reprendre certains intitulés des champs qui me semblaient les

plus pertinents pour l'APA et j'ai constitué des listes des valeurs pour les listes

évolutives. Je laisse le soin à l’APA de compléter ces champs et ces listes suivant

leurs besoins (voir annexe 2.1).

Un travail de concertation sera à effectuer au sein de l'APA pour :

• décider des intitulés des champs,

• ajouter ou modifier des valeurs dans les listes que j'ai choisies

évolutives dans cet objectif,

• étudier la fiche d'indexation actuelle afin de l'améliorer,

• initiation à la pondération des termes,

• étudier le questionnaire actuel afin de l'améliorer et de mieux

l’exploiter,


• envisager tous les champs qu'ils souhaiteraient au fur et à mesure de

leurs besoins.

2. Scénarios raisonnables : plan à court terme

2.1. Les nouveaux supports : arrivée des NTIC

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ont

déplacé les procédés d’écriture autobiographiques (voir le livre de M. Philippe

Lejeune "Cher écran" dans bibliographie ). La pratique du journal personnel sur

Internet se développe.

On peut citer comme exemple le journal d'une grossesse sur Internet :

LABBE, Sylvain, GINGRAS, Isabelle. Journal d'une grossesse. [On-line].

Available from Internet :

<URL : http://www.geocities.com/Soho/Lofts/1057/>[consulté le 02.09.2002]

L’APA doit également s’attendre à recevoir des œuvres composites (une partie sur

support papier et la suite sur un site Internet,…).

De nouveaux types de documents seront donc à envisager car le catalogage des

documents électroniques (CD, CD-Rom, DVD, site Internet) et des documents

magnétiques (cassette audio, cassette vidéo) nécessitent des champs spécifiques.

• Pour les documents électroniques : concepteurs, concepteurs interface,

configuration requise, etc. (voir, pour s'inspirer des champs,

"UNIMARC : manuel de catalogage" dans la bibliographie).

• Pour les documents magnétiques : réalisateur, durée, etc. (voir, pour

s'inspirer des champs, "Le catalogage" dans la bibliographie)

2.2. Traitement des illustrations

Les illustrations seront stockées dans un répertoire d'images compressées ou

fichiers au format adéquat pour être visionné par le système. La gestion pourra se

faire comme l’entité "échos". Une entité illustration sera à créer. Chaque image


http://www.geocities.com/Soho/Lofts/1057/

sera rattachée à un n°APA et à n°vol.. Un index facilitera un accès rapide aux

images.

2.3. Module OPAC web

L'APA a pour objectif de proposer sa base de données sur Internet.

L'OPAC web permettra notamment de consulter le catalogue de l'APA dans tous

les lieux de recherche (ENS- rue d'Ulm à Paris, ENS-Lettres Sciences Humaines à

Lyon, …).

2.3.1 Généralités et contraintes

• Accès à la base de données sécurisé : impossibilité de modifier ou de

supprimer quoi que ce soit dans la base de données.

• La consultation du fonds se fait sur une copie de la base de données.

Les informations sont mises à jour toutes les nuits.

• Deux solutions sont proposées par les fournisseurs :

o Soit le serveur web est hébergé à l'APA,

o Soit l'APA prend un abonnement au service d'hébergement web du

fournisseur.

• Résoudre les problèmes juridiques (les droits d'auteur, le respect des

prescriptions de la CNIL,…).

• Masquer les champs qui identifient les personnes (adresse personnelle,

numéro de téléphone, etc.) pour résoudre certains problèmes juridiques

2.3.2 Finalité

Il permet la recherche et la consultation du fonds par Internet 24h/24 et 7j/7 avec

les principaux navigateurs du marché (Internet Explorer, Netscape,…).


Fonction 1 : Fonction recherche et consultation

Ce module OPAC web doit permettre la recherche et la consultation avec les

mêmes fonctionnalités attendues dans le cahier des charges pour le module OPAC

en local (voir paragraphe 1.7.2) :

• Ecrans d'aide destinés à guider l'usager à chaque étape de sa recherche.


• Des filtres seront imposés pour tous les utilisateurs :

o Masquer l’identité de l’auteur dans le respect de sa volonté,

o Conditions de lecture (conformes aux prescriptions de la CNIL,

suivant la volonté de l’auteur ou du déposant).

• Affichage des résultats :

o Liste des documents triés par pertinence des réponses

o Récupérer les résultats d'une interrogation de la base de données

par enregistrement sur support numérique ou envoi par mail

o Possibilité de choisir l'affichage de la notice selon plusieurs

formats (notice abrégée, notice complète, choix de critères que

l'utilisateur veut voir figurer,…)

• Etc.

Fonction 2 : voir la disponibilité d'un document

• Connaître la date prévue de retour, réservé, non empruntable.

Fonction 3 : réservation possible des documents à partir de l'écran de recherche

Le lecteur peut :

• Réserver des documents,

• Visualiser ses réservations en cours.

Fonction 4 : consulter les prêts en cours

Le lecteur peut :

• Consulter ses prêts en cours.

2.3.4 Devis d'un module OPAC web

Lors de ma recherche de progiciels documentaires, j'ai également demandé les

tarifs à titre indicatif du module OPAC web à un des fournisseurs.

Dans le tableau, dans un souci de confidentialité, le nom du fournisseur a été

masqué et seule l'initiale est notée car le nom du serveur web comporte le nom du

logiciel.


Description Logiciel E

Serveur web D. web view

Système

d'exploitation du

serveur web

?

Coût HT de l'

installation du

serveur web view

303.37

1 licence OPAC web

D. web view 1204.35

5 accès simultanés

web view 190.55

Maintenance OPAC

web view 152.45

TOTAL TTC en

euros 2213.46

Nota : La maintenance de l' OPAC web comprend l'assistance téléphonique et les

mises à jour.

3. Scénarios optimistes : plan à moyen terme

3.1. Mise en ligne des revues au format XML

Comme je l'ai déjà mentionné, le site Internet de l'APA offre en ligne un outil de

recherche grâce à l’index de tous les articles parus dans "La Faute à Rousseau"

depuis sa création en 1992.

Afin de faire évoluer ce projet, j'envisage la mise en ligne des revues au format

XML :

• "La Faute à Rousseau"

• "Garde-mémoire"


Le SIAPA qui répondra au cahier des charges sera facilement transformable au

format XML.

Ce projet de mise en ligne des revues au format XML pourra faire l'objet d'un autre

stage.

Pour décrire quelques lignes du projet, je m'inspire de l'étude de cas pour la mise

en ligne du Bulletin des Bibliothèques de France (BBF) électronique au format

XML5 à l'ENSSIB.

Une version électronique du BBF, au format XML, est aujourd'hui disponible sur

le site de l'ENSSIB à l'adresse suivante :

http://bbf.enssib.fr [consulté le 01.09.2002]

3.1.1 Les avantages de la mise en ligne des revues de l'APA

Il s'agit d'élaborer de nouveaux produits numériques qui, respectant la même ligne

éditoriale, coexistent avec la version papier des revues.

Les revues seront mises en ligne dans leur intégralité depuis leur création.

Les revues en version électronique offriront de nouvelles possibilités de recherche

(recherche en texte intégral, recherche sur les illustrations, etc.).

3.1.2 Production des revues électroniques

Les feuilles de style

L'APA devra adopter des feuilles de style sous WORD pour les échos et les revues.

Le projet de publication en XML repose en général sur la conversion de fichiers

WORD ou RTF auxquels est appliquée la feuille de style correspondant à la DTD

utilisée.

Le balisage

Les documents seront structurés grâce au langage XML suivant une DTD

(Document Type Definition). Ils pourront ainsi être intégrés dans une base de

données. Cette structuration et l'archivage des données dans un SGBDR (Système

de Gestion de Base de Données Relationnelle) permettront la création de requêtes

SQL sur les documents, étendant de cette manière les possibilités de recherche.

5 Romand-Monnier, Emilie. Etude de cas : la mise en ligne du BBF électronique au format XML.[On line].Villeurbanne : ENSSIB, 2002 [mise à jour le 25.03.2002]. Available from Internet : <URL : http://revues.enssib.fr/titre/8etudca/4bbf/bbf.htm> [consulté le 09.09.2002]


http://bbf.enssib.fr/

http://revues.enssib.fr/titre/8etudca/4bbf/bbf.htm

L'expérience du BBF électronique est un exemple pour la mise en ligne des revues de

l'APA au format XML. Elle a montré que le choix du format XML permet

d'archiver la totalité d'un corpus dans un format pérenne et de mettre en ligne le

texte intégral des publications depuis leur création. Outre les propriétés

caractéristiques du format XML, l'indexation des données dans une base permet

d'offrir sur le site de nombreuses possibilités de recherche sur le corpus. Une

mémoire numérique des revues à caractère patrimonial autobiographique pourrait

être ainsi constituée.

3.2. Numérisation des textes autobiographiques

Afin de proposer le fonds de l'APA en ligne et d'adopter un archivage électronique,

la numérisation des textes autobiographiques anciens sera nécessaire.

Avec les nouvelles technologies de l'information, l'APA recevra de plus en plus les

textes sous forme numérique. Ce qui facilitera la gestion électronique des

documents.

Des contraintes liées au respect des droits d'auteur et de la confidentialité seront à

prendre en compte.


Conclusion

Le projet d'informatisation tel qu'il a été étudié tient compte de tous les desiderata

des membres de l'APA et des chercheurs. Que ce soit pour informatiser

immédiatement ou évoluer à court et moyen terme.

Je constate que les progiciels standards pour informatiser les petits fonds ne

peuvent assurer toutes les fonctionnalités demandées. Ce qui conduit à développer

un module de catalogage spécifique et à modifier ou améliorer les modules OPAC,

de gestion des transactions et d'édition et des statistiques.

Les fonctionnalités telles que je les ai définies dans le cahier des charges laissent

suffisamment de liberté aux soumissionnaires pour proposer une solution adéquate

en prix et en fonctionnalités. Afin de trouver un compromis acceptable pour offrir

des prestations documentaires satisfaisantes aux chercheurs, certaines

fonctionnalités peuvent être rediscutées avec l'APA lors de la proposition de prix.

Lors du choix du progiciel, il est impératif de s'assurer de la mise à jour des

fonctionnalités décrites dans le cahier des charges si nécessaire et de son évolution

à moindre coût vers les scénarios de prospective.

Pour la mise en ligne de la base de données, j'envisage l'achat d'un module OPAC

web qui permettra une meilleure visibilité et valorisation du fonds de l'APA auprès

des chercheurs.

Le fait d'adopter dès à présent une feuille de style sous Word pour les échos et les

revues facilitera la production de revues électroniques au format XML.

La gestion électronique des documents pourra également être préparée par l'APA

en demandant que la version papier du texte autobiographique soit accompagnée

du support numérique qui a servi à son élaboration.


Ce stage est une expérience professionnelle enrichissante car rédiger un cahier des

charges pour construire une base de données complexe est très formateur. L'APA

m'a laissé beaucoup d'autonomie pour conduire ce projet.

Ce cahier des charges pourra servir de support au cahier d'analyse qui permettra la

programmation du SIAPA.


GLOSSAIRE

Ambérieu-en-Bugey : La Grenette, médiathèque de cette accueillante localité de

l’Ain, abrite le fonds de l’APA. Adresse : 10, rue Amédée Bonnet, 01500

Ambérieu-en-Bugey.

Apaïstes : les membres de l’APA. Ils sont 780 en 2002.

Auto-édition : un ouvrage auto-édité est pris entièrement en charge par son

auteur (rédaction, mise en page, corrections, recherche d’un imprimeur et

diffusion).

CNIL : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Contrainte d'intégrité fonctionnelle (CIF) : elle met en jeu deux entités maximum

entre lesquelles existe une dépendance fonctionnelle, c'est-à-dire qu'à une valeur

de l'identifiant de l'entité A ne correspond qu'une seule valeur de l'entité B.

Déposant : personne qui envoie un texte à l’APA : soit l’auteur lui-même, soit le

détenteur du texte (ascendant, descendant, etc.).

Dépôt : un dépôt est la remise à l’APA d’un texte, en vue de sa conservation et de

sa communication par l’Association, selon des modalités fixées par elle et dans le

respect d’éventuelles réserves de lecture, précisées par le déposant dans le

questionnaire qui lui est adressé.

Echo de lecture : entreprise originale de l’APA. L'écho est le compte-rendu d’un

texte déposé, rédigé par un membre d’un groupe de lecture et adressé au déposant

puis collecté dans le « Garde-Mémoire ».

Echoteur : membre d’un groupe de lecture qui lit un texte, rédige l’écho et

correspond avec le déposant.


Edition à compte d’auteur : voir auto-édition.

Grenette (La) : voir Ambérieu

Interdit de lecture : tout déposant a, s’il le désire, la possibilité de fixer des limites

dans le temps, ou de restreindre l’accès du texte déposé.

Lecture en sympathie : définition courante de la lecture apaïste.

Lecteur-ressource : membre d’un groupe de lecture ou non, auquel l’APA s’adresse

pour lui demander de lire un texte un peu particulier ou très étendu et d’en rédiger

l’écho.

Manuscrit : un manuscrit est un texte écrit à la main (à opposer à tapuscrit).

Prête-mémoire : l’APA prête, aux bibliothèques qui le souhaitent, un

échantillonnage d’une dizaine de textes de son fonds, en dépôt temporaire.

RAMEAU : Répertoire d'Autorité Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié.

Tapuscrit : un tapuscrit est : soit dactylographié soit saisi en traitement de texte.

Vie de A à Z : page de la fiche d’indexation qui répertorie les thèmes évoqués dans

le texte déposé.


Bibliographie

J'ai respecté la norme Z44-005 publiée par l'AFNOR en Décembre 1987 pour les

références bibliographiques "papier" et pour les références bibliographiques

"électroniques" :

BURLAT, J.M. ; PRUDHOMME, B. Références bibliographiques : rédaction et lecture. 5e éd.[On-line]. Villeurbanne : Doc'INSA, 1997 [consulté le 02.09.2002]. Available from internet :

<URL : http://csidoc.insa-lyon.fr/docs/refbibli.html>

OUVRAGES FONDAMENTAUX SUR L'AUTOBIOGRAPHIE

LEJEUNE, Philippe. Le Pacte Autobiographique. Nouv. éd. Augmentée. Paris : Seuil, 1996. 381 p. (Points essais).

LEJEUNE, Philippe. Pour l'autobiographie. Paris : Seuil, 1998. 247 p. (La couleur de la vie).

LEJEUNE, Philippe. Cher écran. Paris : Seuil, 2000. (La couleur de la vie).

OUVRAGES SPECIALISES EN SCIENCE DE L'INFORMATION ET DE LA

DOCUMENTATION

CAZABON, Marie-Renée, DUCHEMIN, Pierre-Yves, DUSSERT-CARBONNE, Isabelle, MOREAU, Françoise. Le catalogage : méthode et pratiques. 2, multimédia. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1992. 607 p. (Bibliothèques).

CAZABON, Marie-Renée. UNIMARC : manuel de catalogage : monographies, publications en série, musique imprimée, documents électroniques. 2e éd. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1999. 444 p. (Bibliothèques).

DUCHEMIN, Pierre-Yves. L'art d'informatiser une bibliothèque : guide pratique. 2e éd. augmentée et mise à jour. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 2000. (Bibliothèques). ISBN 2-7654-0784-3.


http://csidoc.insa-lyon.fr/docs/refbibli.html

JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliothèques : historique stratégie et perspectives. Nouv. éd. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1995. 362 p. (Bibliothèques). ISBN 2-7654-0604-9.

LENART, Michèle. Les logiciels documentaires : description de dix systèmes de gestion du marché. Paris : ADBS, 2001. 163 p.

ARTICLE DE PERIODIQUE

MAISONNEUVE, Marc. L'informatisation des bibliothèques en 2000. Livres Hebdo, septembre 2001, n°436, p. 87-94.

SITE

ASSOCIATION DES DIRECTEURS DE BIBLIOTHEQUES DEPARTEMENTALES DE PRET. Logiciel de gestion de bibliothèques. [On-line]. [mise à jour 03.09.2002]. Available from Internet :

<URL : http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/logicielsbiblio.htm> [consulté le 03.09.2002]

ROMAND-MONNIER, Emilie. Etude de cas : la mise en ligne du BBF électronique au format XML.[On-line].Villeurbanne : ENSSIB, 2002 [mise à jour 25.03.2002]. Available from Internet :

<URL : http://revues.enssib.fr/titre/8etudca/4bbf/bbf.htm> [consulté le 09.09.2002]


http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/logicielsbiblio.htm

http://revues.enssib.fr/titre/8etudca/4bbf/bbf.htm

Table des annexes

ANNEXE 1 .........................................................................................................63

ETUDES PRÉALABLES ...................................................................................63

ANNEXE 1-1 PRÉSENTATION DU "GARDE-MÉMOIRE" ..........................................64

ANNEXE 1.2 FICHE D’INDEXATION REMPLIE PAR L'ÉCHOTEUR.............................65

ANNEXE 1.3 LISTE DES TEXTES INÉDITS DANS "LA FAUTE À ROUSSEAU" ............67

ANNEXE 1.4 PAGE EXTRAITE DU REGISTRE D'INVENTAIRE...................................68

ANNEXE 1.5 CATALOGAGE DES TEXTES AUTOBIOGRAPHIQUES............................69

ANNEXE 1.6 EXEMPLE DE DESCRIPTION BIBLIOGRAPHIQUE .................................70

ANNEXE 1.7 LES ATTENTES DES CHERCHEURS....................................................71

ANNEXE 2 .........................................................................................................75

CAHIER DES CHARGES .................................................................................75

ANNEXE 2.1 LISTE DES DONNÉES À SAISIR .........................................................76

ANNEXE 3 .........................................................................................................78

AUTORISATION DE L'APA ET CALENDRIER DU STAGE .......................78

ANNEXE 3.1 AUTORISATION DE L'APA ..............................................................79

ANNEXE 3.2 CALENDRIER DU STAGE..................................................................80


Annexes

ANNEXE 1

Etudes préalables


Annexes

Annexe 1-1 Présentation du "Garde-mémoire" Garde-mémoire, Mai 2002, vol. 5, p. 15.


Annexes

Annexe 1.2 Fiche d’indexation remplie par l'échoteur Recto et verso


Annexes


Annexes

Annexe 1.3 Liste des textes inédits dans "La Faute à Rousseau"

Liste des textes inédits récemment enregistrés par le groupe-conservation à

Ambérieu : La Faute à Rousseau, Juin 2001, n°27, p. 19.


Annexes

Annexe 1.4 Page extraite du registre d'inventaire

Page extraite du registre d'inventaire, appelé par l'APA "main courante"


Annexes

Annexe 1.5 Catalogage des textes autobiographiques sous File Maker Pro 2.0


Annexes

Annexe 1.6 Exemple de description bibliographique

Exemple de description bibliographique imprimée sur la fiche de circulation collée

sur le texte lors de l'envoi aux groupes de lecture


Annexes

Annexe 1.7 Les attentes des chercheurs

Je joins un mail d'un chercheur en DEA à qui j'avais posé quelques questions

(avait-il utilisé les "Garde-mémoire"? avait-il consulté la base de données

"inventaire" ?, son thème de recherche ?, ses attentes par rapport à

l'informatisation ?)

" Oui, je me suis directement servie du garde mémoire.

Je n'ai pas consulté de bases de données.

Les champs qui m'intéressent sont : sexualités, homosexualités, amour, corps.

Oui, un logiciel aurait été pratique."

Je joins un mail d’un membre de l’APA qui exprime ses attentes en tant que

chercheur pour la base de données de l’APA. J’ai mis en gras les termes les plus

pertinents pour définir les champs.

« Je vois que vous attendez mes réponses touchant aux besoins du chercheur que je

suis.

En tant que chercheur, je peux vous donner deux exemples de demandes que je

pourrais adresser à une base de données de l'APA.

a) je cherche des journaux du XIXe siècle tenu par des jeunes filles (c'est,

exactement, le sujet de mon livre Le moi des demoiselles, 1993) : dans

l'idéal, cela suppose que je puisse combiner trois demandes, et, je

suppose, que l'ordinateur soit assez intelligent pour les hiérarchiser de la

manière qui lui demande le moins de travail (je vous dis cela, parce que

sur Opale plus, à la BNF, la plupart du temps l'ordinateur refuse de vous

répondre parce qu'une des catégories combinées "contient trop de

réponses", il ne semble pas capable de traiter cette demande sur le

corpus très limité de l'autre catégorie qu'on a indiquée). Cette demande

suppose qu'il y ait un champ "sexe de l'auteur" (avec au minimum, pour

les gens qui indexeront, trois catégories, M, F, et "autres" - sexe inconnu,

cela arrive, sexe multiple, dans le cas, pour un texte, de plusieurs auteurs

de sexe différents, ce qui est le cas des correspondances - donc plutôt

quatre réponses possibles : M, F, M et F, autres). Elle suppose qu'il y ait


Annexes

un champ "genre", avec une liste fermée de genre et une catégorie

"autres" bien sûr. Cette liste de genre existe déjà sur notre feuille

d'indexation, elle serait sûrement à revoir. Enfin cela suppose qu'on

puisse viser les documents écrits à une époque donnée - ou traitant d'une

époque donnée. Si on coupe par siècle, cela ira vite : avant XIXe siècle,

XIXe, XXe, XXIe, c'est déjà mieux que rien ; mais faut-il diviser plus ?

beaucoup de textes risquent d'être dans plusieurs périodes successives,

est-il possible, pour un même texte de cocher positivement plusieurs

réponses ? - Vous voyez que j'ai pris seulement les grandes catégories : il

y a d'autres questions qui m'intéressent, mais je n'attends pas d'aide de la

base de données à leur sujet : je cherche des journaux de jeunes filles, la

définition de la jeune fille est propre à ma recherche ( femme célibataire

âgée de moins de 25 ans, "n'ayant pas encore coiffé Sainte-Catherine" -

c'est mon problème, je chercherai dans la catégorie femme, et après je

me débrouille, le chercheur préfère avoir une catégorie générale, parce

que si les catégories sont trop pointues, elles risquent d'exclure des choses

qui l'intéressent) ; il m'intéresserait également de savoir si l'APA

possède les manuscrits originaux de ces textes (ou une photocopie de ces

originaux), ou seulement des transcriptions, c'est un point très important

pour moi, dans un journal, le geste quotidien de l'écriture, les traces

incorporées dans le texte, etc. sont des signes forts : cette catégorie-là, à

la différence de la catégorie "jeune fille", devra figurer dans les

possibilités d'interrogation, elle est capitale pour un fonds d'archives, et

j'imagine fort bien un chercheur arrivant et demandant :

"manuscrits/XIXe siècle", ou "manuscrits/femmes/XXe siècle" ou

"correspondance/manuscrits", etc.

a) je prends un second type de demande, également personnelle et réelle

: j'ai l'intention de travailler cette année sur les récits d'évasion de

camps de prisonniers pendant la Seconde guerre mondiale ; d'ailleurs

tout le groupe "lecture" de Paris-1 (dirigé par Simone Aymard et

Jacqueline Brisson) s'est donné pour tâche de relire des textes

déposés depuis 1992 et traitant de la période de la Seconde Guerre

mondiale ; nous sommes là devant une demande documentaire


Annexes

classique, touchant le sujet du texte (alors que mon premier exemple

ne concernait pas le sujet du texte, mais la nature du document : sexe

de l'auteur, genre, époque de rédaction, support, etc.). Là, si il y a

une interrogation en langage naturel à partir d'un champ où l'on aura

saisi le texte des Échos, je tenterai ma chance en tapant "évasion",

"prisonnier", STO", etc. S'il y a un thesaurus, je le consulterai pour

voir dans quelle(s) catégorie (s) mes récits d'évasion doivent figurer,

etc. Le grand problème de la personne qui arrive devant une base de

données est qu'elle ne connaît pas la mentalité et les cadres

conceptuels qui ont présidé à la conception des catégories. On lui

demande de taper un mot dans la case "sujet", mais elle ne sait pas à

quels mots elle a droit, et ce qu'ils signifient pour la personne qui a

fait le thesaurus utilisé. Il faut au minimum qu'elle puisse consulter

le thesaurus (s'il s'agit d'un thesaurus) ou la liste de tous les mots

actuellement possibles (s'il s'agit d'un index empirique et fluctuant

comme le nôtre actuellement). - Bien sûr, s'il y a possibilité de

combiner, je vais demander : "évasion/Seconde Guerre mondiale". -

Je pense que la recherche par sujet se présente, pour les chercheurs

qui viendront consulter le fonds APA, exactement comme pour

n'importe quelle autre catégorie de chercheurs ; ils vont venir

d'ailleurs de disciplines différentes ; c'est une recherche

documentaire de type classique. Donc ce qu'il y a de spécifique, c'est

ce qui touche à la nature du document (mon exemple a).Vous me

posez la question en tant que chercheur ; on peut imaginer une

recherche qui porte sur le fonds lui-même, sa constitution, son

histoire; dans ce cas elle utilisera tous les descriptifs disponibles :

évolution dans le temps du nombre des dépôts ; quels sont les textes

qui ont été relus ? utilisés par des chercheurs ? édités ultérieurement

(il faudra prévoir un champ publication, puisque c'est l'un des sorts

possibles des textes, et qui est déjà arrivé un certain nombre de

fois)? analyse de l'ensemble des textes en fonction de leur taille -

combien de textes de moins de 10 pages, de 10 à 50 pages, etc. jusqu'à

1000 pages et plus ? combien de textes écrits par des hommes et


Annexes

échotés par des femmes, et l'inverse, etc. - Vous allez me dire qu'il

s'agit là d'une interrogation interne à l'APA, et qui ne concerne pas

les chercheurs : cela concerne aussi les chercheurs puisque c'est l'un

des sujets de recherche indiqué par le sociologue Bernard Lahire

dans son intervention le 4 avril dernier à la journée "l'APA et les

chercheurs" (Lyon, ENS).


Annexes

Annexe 2

Cahier des charges


Annexes

Annexe 2.1 Liste des données à saisir Entité texte autobiographique

Champs Commentaires éventuels Forme N° APA N° incrémenté automatiquement par la machine Contrainte d'Intégrité Fonctionnelle (CIF) N° de volume pour un N° APA, il peut y avoir plusieurs volumes – CIF Date de création date du jour automatique de la fiche Date de modification de la fiche date du jour automatique Conditions de lecture saisie des autorisations données par l'auteur ou le déposant Date de consultation possible liée aux conditions de lecture – automatique ou manuelle Type de document inédit ou autoédité choix Date de dépôt Confidentialité auteur oui / non choix Nom auteur 1 CIF Prénom auteur 1 CIF Adresse auteur 1 CIF, rue et ville Nom auteur 2 CIF Prénom auteur 2 CIF Adresse auteur 2 CIF, rue et ville Nom auteur 3 CIF Prénom auteur 3 CIF Adresse auteur 3 CIF, rue et ville Nom auteur secondaire CIF Prénom auteur secondaire CIF Adresse auteur secondaire CIF, rue et ville Nom déposant CIF Prénom déposant CIF Adresse déposant CIF Personnalité déposant fils de l'auteur, etc. Titre Sous-titre N° de partie Titre de partie Lieu de publication Editeur Date de publication Nombre de pages Illustration format Notes Support liste Site Internet associé Pour les œuvres composites Résumé quelques lignes pour décrire le contenu Mots-clé de l'auteur saisie


Annexes

Descripteurs Saisie différée ou transfert de données Genre littéraire liste Présentation de Forme liste évolutive Date d'écriture du texte Date de début d'écriture Date de fin d'écriture Durée d'écriture champ calculé Date des événements évoqués Continents évoqués Payés évoqués Régions évoquées Départements évoqués Villes évoquées Communes évoquées Personnages célèbres rencontrés Personnages célèbres cités de manière significative Activités professionnelles des proches de l'auteur liste évolutive Vie de A à Z. liste Entité personne Champs Commentaires éventuels Forme N° perso. N° incrémenté – CIF Auteur oui / non – saisie obligatoire choix Déposant oui / non – saisie obligatoire choix Echoteur oui / non – saisie obligatoire choix Adhérent oui / non – saisie obligatoire choix Nom Nom de jeune fille Prénom Pseudonyme Sexe Date de naissance Pays natal Nationalité Date de décès Adresse Code postal Ville Pays Téléphone Fax Mail Activités professionnelles de l'auteur. Entité écho Champs Commentaires éventuels Forme N° écho N° incrémenté – CIF Indice écho 1 ou 2 N° APA à tester pour avertir si existant dans l'écho. Si oui, indice 2 ou erreur. N° de volume Nom échoteur Lien vers le document Word saisie formalisée (ex. écho 1 n°APA) à tester si conforme, erreur si existant.


Annexes

Annexe 3

Autorisation de l'APA et calendrier du stage


Annexes

Annexe 3.1 Autorisation de l'APA


Annexes

Annexe 3.2 Calendrier du stage

Juin Audit à Paris, à Aix et à Ambérieu

Juillet Etudes préalables

Août Rédaction du cahier des charges Parallèlement, j’ai effectué des démarches pour l’APA afin de l’aider dans sa demande de subvention à la DRAC Rhône-Alpes. L’APA devait remettre ce document mi-août. Devis des fournisseurs de progiciels documentaires

Septembre Rédaction du cahier des charges Prospectives pour l'APA


et Document Electronique RAPPORT DE STAGE – Septembre …

Documents

Transcript of et Document Electronique RAPPORT DE STAGE – Septembre …