El ABC de La Gestion

8/8/2019 El ABC de La Gestion

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El ABC de la gestin del tiempo

Aproveche su tiempo!

-1 Parte-

"Pocos son los que tienen tiempo suficiente y, sin embargo, cualquiera tiene casitodo el tiempo que hay". (Paradoja del tiempo)

El tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Es el sustantivo ms utilizado en muchosidiomas. Es ms valioso que el dinero. El capital que representa nuestro tiempo hay queinvertirlo cuidadosamente. Podemos describir nuestra vida como el tiempo que se nos haasignado aqu en la tierra. Nuestra ms importante tarea en la vida es sacarle el mayorprovecho posible a este tiempo.

El tiempo es un capital valioso:

* Porque es muy escaso

* Porque no se puede comprar

* Porque no se puede ni escatimar ni almacenar

* Porque no puede multiplicarse

* Porque pasa lenta pero inexorablemente

* Porque es VIDA.

El tiempo pasa lenta... pero inexorablemente!

Qu valor le da usted a una hora de su vida?

Anda usted con su tiempo tan cuidadosamente como con su dinero?

Nuestro limitado capital - tiempo slo lo podemos estimar: Incluso en el caso de unaesperanza de vida elevada, se dispone como mximo de unas 200.000 horas de tiempoplanificable.

Hoy es el primer da del resto de tu vida!


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Aproveche su tiempo!

El grado de aprovechamiento del potencial de trabajo humano en la economa se calculaque es como mucho de un 30-40%. La mayor parte del tiempo y de la energa semalgastan porque faltan objetivos, planificacin, prioridades, y visiones de conjunto.

nicamente "manejando" a sabiendas, continuada y consecuentemente el tiempo, lograrusted un mejor o incluso ptimo aprovechamiento de su valioso y escaso tiempo.

Gestionar el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de serdominado por ellos.

Todos los verdaderos "triunfadores" tienen una cosa en comn: En algn momento de suvida se han sentado a pensar a fondo sobre cmo emplear y aprovechar su personalcapital-tiempo.

Para que la vida sea un xito deber existir un concepto bien pensado del tiempo y de lavida: El tiempo de que disponemos tiene que ser utilizado, a sabiendas, para alcanzarmetas u objetivos profesionales y personales. Slo de esta manera se puede estableceruna relacin directa entre dominio de las tareas y actividades diarias por una parte, ysatisfaccin personal y propio progreso por otra.

Lo que importa no es cmo sople el viento, sino la colocacin de las velas! Una perfecta"gestin", del tiempo le abrir nuevos caminos para:

* obtener una mejor panormica de las actividades y prioridades que tiene anteusted.

* tener ms tiempo libre para la creatividad (accin en lugar de reaccin)

* dominar, reducir, y evitar, a sabiendas, el stress.

* tener ms tiempo libre para la familia, los amigos, y uno mismo.

* alcanzar consecuente y sistemticamente los objetivos que se ha propuesto, yas lograr que su vida tenga sentido.

Detenga a los ladrones del tiempo!

-2 Parte-

"Nuestro tiempo en parte nos lo roban. En parte nos lo quitan. Y el que nos queda loperdemos sin darnos cuenta". (Sneca)

Cuando las cosas no discurren como hemos pensado o era de esperar. a menudo se debea que, por h o por b. se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan nuestrosplanes. De algunos de estos obstculos tenemos nosotros mismos la culpa, pero de otrosel responsable es el ambiente que nos rodea.

Comience usted auto-estudiando su trabajo!


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Qu o quin nos roba el tiempo? Cules son los ladrones de tiempo que conocemos?

Las preguntas pueden ayudarle a examinar su situacin personal laboral y a identificar losfactores perturbadores de su tiempo.

Defina sus metas y objetivos!

-3 Parte-

"Cuando hemos perdido de vista definitivamente nuestro objetivo es entoncescuando redoblamos nuestro esfuerzo". (Mark Twain)

Una direccin de empresa eficaz slo puede funcionar con xito cuando se trazan unosobjetivos claros y bien definidos y se controla la consecucin de los mismos. Los objetivosconstituyen un reto para todas las personas en ellos interesados y desencadenanacciones: se sabe a dnde se quiere ir y qu meta alcanzar. Las metas son al mismo

tiempo el parmetro para enjuiciar y valorar un esfuerzo. Dirigir por objetivos (managementby objectives) es un mtodo tanto eficaz como cooperativo para dirigir de forma modernauna empresa y sus colaboradores.

Las personalidades afortunadas tambin se trazan objetivos concretos. Si nuestra vida,como un todo queremos que sea satisfactoria, entonces detrs de todo ello tiene que haberuna razn de ser de la misma, es decir, claros objetivos, tanto profesionales comoprivados, que hay que conseguir y tareas de hoy y el (xito y la satisfaccin del maana.Slo aquel que tambin se ha marcado sus objetivos es capaz de mantener durante elcurso de todo un da, con la agitacin que ello supone, una visin panormica sobre todoslos problemas, de establecer correctamente las prioridades. de utilizar de una forma ptimasus aptitudes. y lograr as, de una forma rpida y segura, lo deseado. Esto es vlido tantoen el caso de la profesin como en los del tiempo libre y familia.

Quien a sabiendas se ha marcado unas metas concretas y las persigue. Orienta lasfuerzas da su subconsciente en la direccin correcta para conseguirlas (auto-motivacin yauto-disciplina). Los objetivos sirven para concentrar las fuerzas sobre el verdadero puntode gravedad. No importa lo que usted haga, sino para que lo hace. Establecer metas esuna premisa inalienable y la clave de un buen aprovechamiento del tiempo.

Por dnde comenzar? Muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo dedicadas a

muchos problemas. Relativamente secundarios. en lugar de concentrarse en pocasactividades. Pero de vital importancia. A menudo, ya el 20% del tiempo y la energacorrectamente utilizado, desde un punto de vista estratgico nos proporciona el 80% delresultado:

- 20% del cliente o gnero nos da el 80% de la venta

- 20% de fanos de produccin origina el 80% de los desperfectos

- 20% del peridico contiene el 80% de las noticias

- 20% del tiempo de la entrevista proporciona el 80% de las conclusiones


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- 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del xito en el trabajo

Las conexiones de la regla 80:20 fueron descritas por primera vez en el siglo XIX por eleconomista italiano Vilfredo Pareto. Realizando investigaciones estadsticas lleg Pareto ala conclusin de que el 20% de la poblacin posea el 80% de la fortuna del pueblo. Este

estado de cosas, conocido tambin como principio de Parato, demostr tambin surealidad en otros muchos aspectos de la vida.

Definir los objetivos y planificar las medidas y actividades para conseguirlos significa lograrel 20:80% del xito en la vida, tanto profesional como privada. proponindoselo comomxima prioridad.

Planifique por escrito!

-4 Parte-

"Quien no siembra no recoge". (Refrn)

Cuanto mejor distribuyamos (= planifiquemos) nuestro tiempo tanto mejor podremosaprovecharlo para el logro de nuestros objetivos personales y profesionales. Planificacinsignifica prepararse para hacer realidad los objetivos. Cuando usted planifica su trabajo,hace lo mejor que puede hacer, ya que:

Planificacin significa ganar tiempo

La experiencia nos ensea que cuanto ms tiempo se invierte en planificar tanto menos

tiempo se gasta en realizar los objetivos marcados, ahorrando tiempo al final:Quien dedica 8 minutos a la preparacin de su trabajo diario y lo hace de una maneraconsecuente, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.

Qu ventajas le reporta a usted la planificacin de su tiempo?

* Lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y ms rpida.

* Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareasde direccin, colaboradores, creatividad, familia, tiempo libre).

* Tener una visin panormica sobre todos los proyectos. Tareas y actividades.

* Menos agitacin y stress, ms previsin en el curso del da.

El ms importante principio de la planificacin es la escritura:

- Los planes del tiempo que slo se tienen "en la cabeza" pierden en panormica("desaparecen de la vista y de la cabeza") y se desechan ms fcilmente.

- Los planes de trabajo escritos significan una descarga de trabajo para la

memoria.


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- Un plan fijado por escrito tiene el efecto psicolgico de una auto-motivacin parael trabajo. Sus actividades para dominar y vencer las tareas diarias sern msorientadas hacia el objetivo marcado y tendern a la consecucin precisa de lasmismas.

- Ello har que se distraiga menos (concentracin), solucionando de esta formaantes las tareas propuestas, que sin una lnea directriz fija como la que representaun dietario.

- Controlando los resultados del da no olvida usted lo que an le queda porsolucionar (pasarlo a otro da).

- Aparte de todo esto, usted puede aumentar sus xitos. ya que con la planificacindiaria puede calcular mejor el tiempo perdido y, por ejemplo, planificar de unaforma ms realista el tiempo para imprevistos.

- Los dietarios escritos, coleccionados en un ordenador especial, representanautomticamente una documentacin sobre el trabajo por usted realizado y puedeservirle en determinados casos como demostracin y protocolo de sus actividadeso no actividades.

Utilice planes diarios!

-5 Parte -

"Cuanto ms se planifique, menos intervendr la casualidad" (Proverbio delmanager)

El primer y ms importante paso que se recomienda dar al comenzar a trabajar conDIETARIOS es la PLANIFICACIN de cada uno de los DAS:

* El da es la UNIDAD MAS PEQUEA Y ABARCABLE DE UN VISTAZO de unaplanificacin sistemtica del tiempo.

* Cada da se puede COMENZAR DE NUEVO cuando no ha transcurrido como se hubieradeseado.

* Quien con planificacin no es capaz de dominar el curso de un da, tampoco podrdominar el curso de PERIODOS DE TIEMPO MAS LARGOS como planes mensuales oanuales.

Un PLAN DIARIO REALISTA slo debera contener, por principio, aquello que realmentese quiera, tenga, y tambin, pueda RESOLVER EN DICHO DA. Puesto que cuanto msse tengan por alcanzables los objetivos fijados, tanto ms se concentrarn y se movilizarnlas fuerzas necesarias para lograrlos.

El MTODO ALPEN siguiente es relativamente sencillo y slo requiere ocho minutosdiarios por trmino medio de tiempo para la planificacin y as ganar MAS TIEMPO PARA

LO ESENCIAL:


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Escribir tareas, actividades y fechas

Anote usted en la hoja correspondiente de su dietario y en el apartado adecuado todo

aquello que usted quiera o tenga que resolver en dicho da:

- Trabajos necesarios anotados en su LISTADO DE ACTIVIDADES para esasemana o mes.

- Asuntos o trabajos PENDIENTES del da anterior.

- Trabajos IMPREVISTOS a realizar en el da

- LLAMADAS TELEFNICAS y CORRESPONDENCIA que hay que realizar ysacar.

- ASUNTOS QUE PERIDICAMENTE SE REPITEN, por ejemplo: 13-14 horas,Reunin de la Seccin.

Calcular la duracin de las actividades

Anote usted al lado de cada actividad el tiempo que usted cree que tendr que dedicarle.

El tiempo es escaso. Ocho horas son y sern ocho horas. Como muestra la experiencia,frecuentemente se SOBRESTIMA EL TIEMPO TOTAL NECESARIO y se planifica ms de

lo que en realidad se puede llevar a cabo.Esto slo conduce a una FRUSTRACIN innecesaria y aversin a los dietarios.

- Calcule usted por tanto. Aproximadamente. el TIEMPO que tendr que dedicar a lasactividades que ha planificado realizar. El tiempo es oro! Cuando usted GASTA SUDINERO, calcula aproximadamente. sino con exactitud, cunto va a costarle o a cunto vaa vender tal o cual producto; por qu no hacer lo mismo cuando del capital "tiempo" setrata?

- Otra regla establecida por la experiencia nos dice que para un trabajo a menudo se

necesita tanto tiempo como aqul del que se dispone. Cuando tenga que establecer elTIEMPO QUE EN PRINCIPIO QUIERE DEDICAR A SUS TAREAS, procure usted tambin,como en el caso de gastar su dinero, poner y mantener un lmite.

- Trabajar considerablemente MAS CONCENTRADO y soslayar tanto msconsecuentemente los ESTORBOS, cuanto mejor calcule el tiempo a dedicar a unadeterminada tarea.

Reservar tiempo muerto

"Una cosa es lo pensado y otra lo sucedido". Planifique usted nicamente una determinada

parte de su tiempo laboral, segn la experiencia, un 60% aproximadamente del mismo(REGLA BSICA DE LA PLANIFICACIN DEL TIEMPO). Acontecimientos imprevistos,


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interferencias, ladrones del tiempo, necesidades personales, etc. no requieren unaplanificacin exhaustiva, pero s una previsin.

La distribucin de su tiempo debera constar, por tanto, de tres bloques:

* 60% aproximadamente para actividades PLANEADAS (dietario)

* 20% aproximadamente para actividades INESPERADAS (perturbaciones, ladrones detiempo)

* 20% aproximadamente para actividades ESPONTANEAS y SOCIALES (tiempo para lacreatividad)

Segn el PRINCIPIO COMERCIAL DE CAUTELA parece incluso indicado planificarnicamente el 60% del tiempo laboral y reservar el otro 40% como TIEMPO MUERTO ODE RESERVA.

Tomar decisiones sobre prioridades. Sintetizar y posibilidades de delegacin

Dado que a la vista de la regla bsica de la planificacin del tiempo se propende aplanificar ms del 50-60% del tiempo laboral disponible, tendr que reducir usted de unamanera rigurosa su listado de actividades a una MEDIDA REALISTA.

- estableciendo prioridades,

- resumiendo o acortando aquello que se pueda,

- y delegando.

El RESTO habr que posponerlo, suprimirlo o hacerlo en horas extraordinarias.

Control a posteriori - Dejar para otro da lo pendiente

Cuando REPETIDAS VECES HA DEJADO PARA OTRA OCASIN UNA ACTIVIDAD, laterminar viendo molesta y entonces hay dos posibilidades:

- o "coge el toro por los cuernos" y SOLUCIONA de una vez el asunto,

- o se olvida del problema porque es una cosa que se SOLUCIONA por s misma.

Establezca prioridades!

-6 Parte-

"Es mejor hacer el verdadero trabajo (= efectividad) que hacerlo verdaderamente (=eficiencia)" (Peter Drucker)

Uno de los problemas principales de los estamentos directivos es el continuo INTENTO DE

HACER DEMASIADAS COSAS A LA VEZ corriendo el peligro de PERDERSE entre losdistintos cometidos. Al final de un duro da de trabajo se llega a menudo a la conclusin de


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que si bien se ha trabajado mucho, sin embargo. EN OCASIONES se han DEJADO PORHACER, o no se han terminado, COSAS IMPORTANTES.

Los buenos manager se caracterizan entre otras cosas por ser capaces de hacer tantomuchas cosas como muy diversas actividades dedicando un determinado tiempo NICA Y

EXCLUSIVAMENTE A UNA SOLA TAREA. Resuelven, por tanto, siempre slo una cosa, yde una vez, pero de una forma consecuente y premeditada. Premisa imprescindible paraello es establecer PRIORIDADES CLARAS, mantenerlas y llevarlas a cabo.

ESTABLECER PRIORIDADES significa decidir qu tareas son las de PRIMER ORDEN.Cules las de segundo. y cules son las que hay que realizar a continuacin. Las tareas deMXIMA PRIORIDAD son las que HAY QUE HACER o RESOLVER EN PRIMER LUGAR.

Ventajas de establecer prioridades

Al establecer un orden de prioridades en la ejecucin de sus tareas se asegura usted:

- el trabajar primeramente slo en las tareas IMPORTANTES o necesarias

- el realizar las tareas tambin en caso dado segn la URGENCIA de las mismas

- el CONCENTRARSE cada vez slo en una tarea

- el solucionar de una forma ms efectiva las tareas en el tiempo prefijado

- el LOGRAR las METAS fijadas de la mejor manera posible en tales

circunstancias- el DESLIGARSE de todas aquellas tareas que puedan ser realizadas por otraspersonas DELEGANDO en ellas su realizacin

- el haber resuelto AL FINAL DE UN PERIODO DE PLANIFICACIN (una jornadade trabajo, por ejemplo) al menos las cosas ms importantes

- el no dejar SIN CONCLUIR las tareas por las que usted y su CAPACIDAD DETRABAJO sern evaluados.

Las repercusiones positivas: QUE QUIERE USTED LOGRAR?

Mantener y cumplir citas y plazos

Hacer ms satisfactorios el curso y los resultados del trabajo

Contentar ms a colaboradores, colegas y superiores

Evitar conflictos

Estar ms contento consigo mismo y evitar el stress innecesario


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Anlisis ABC

Un ANLISIS DEL VALOR DE LA UTILIZACIN DEL TIEMPO muestra que el tiempodedicado a la realizacin de las tareas MUY IMPORTANTES (A), IMPORTANTES (B) yMENOS IMPORTANTES(C) o se corresponde necesariamente con el valor que dichas

tareas representan para el cumplimiento de una determinada funcin (jefe de personal, porejemplo).

A menudo se pasa uno la mayor parte del tiempo ocupado con problemas secundarios (C)quedndonos poco, generalmente demasiado poco, para las tareas de importancia vital(A). La clave para una exitosa DISTRIBUCIN DEL TIEMPO radica nicamente enestablecer una clara PRIORIDAD de las actividades planificadas CLASIFICNDOLAS enA-B-C segn su importancia: Prioridades ABC:

* Las TAREAS A son los MAS IMPORTANTES COMETIDOS DE UN DIRECTIVO.nicamente pueden ser llevadas a cabo por la persona en cuestin, bien ella sola o en

colaboracin con un equipo responsable (NO DELEGABLES), y son del mximo valor parael cumplimiento de la funcin encomendada.

* Las TAREAS B son, por lo general, tareas importantes y tambin delegables.

* Las TAREAS C son las de menor valor para el cumplimiento de una funcin. si bien sonlas que consumen la mayor parte del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo (trabajosrutinarios, papeleo, lecturas, telfono, actas, correspondencia, otros trabajosadministrativos, etc.).

Naturalmente, un ANLISIS ABC no significa preocuparse solamente de las tareas A yrenunciar total y absolutamente a las C, sino ms bien ORDENAR todas ellas en unaRELACIN equilibrada segn su IMPORTANCIA, ESTABLECIENDO LAS PRIORIDADESde dichas actividades.

La mejor manera de que funcione bien en la prctica el ANLISIS ABC es si usted:

- planifica slo 1 2 TAREAS A por da (3 horas aproximadamente)

- prev otras 2 3 TAREAS B (1 hora aproximadamente)

- Reserva el resto del tiempo (45 minutos aproximadamente) para TAREAS C

De esta manera DIRIGE USTED DE UNA FORMA ACTIVA EL CURSO DE SU TRABAJO,se concentrar siempre en las COSAS ESENCIALES y evitar conflictos y stressinnecesario. Muchos manager prefieren. sin embargo, hacer las cosas de verdad(ORIENTACIN HACIA LA ACTIVIDAD) que hacer las verdaderas cosas (ORIENTACINHACIA EL OBJETIVO).

Si as logra usted sus objetivos del da y a pesar de interferencias e imprevistos andispone usted de tiempo, entonces podr decidir cmo y en qu quiere emplearlo.


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Comience su da positivamente

-7 Parte-

"Un corazn feliz es la mejor medicina; un nimo decado repercute negativamente

en su estado fsico" (Antiguo Testamento)

Generalmente se trata siempre del mismo problema: falta de sueo, prisas, un desayunoincompleto tomado de cualquier manera en la oficina; semejante comienzo puedefcilmente malograr el da! Concdase tiempo por la maana para:

- un agradable despertar

- un agradable desayuno en familia

- unos cuidados e higiene personal beneficiosos

- un viaje a la oficina relajante y sin prisas.

Debera tratar de conseguir algo positivo cada nuevo da, ya que nuestra actitud bsicafrente a nuestro entorno y con ella tambin nuestra actitud frente al modo de acometernuestras obligaciones, tienen una importante participacin en nuestro xito o nuestrofracaso. Todas las corrientes que intentan ensear cmo vivir y los autores que explicancmo conseguir el xito estn de acuerdo en que el xito depende, de forma importante,del planteamiento personal, pensamiento, sensaciones y estado de nimo y puede serinfluido por una forma positiva de pensar y actuar.

Para mantener una actitud positiva frente al nuevo da. debera seguir tres reglas:

* Cada da realizar una tarea que le satisfaga

* Cada da realizar una tarea que le acerque a sus metas personales.

* Cada da realizar una actividad diferente a su trabajo habitual (deporte, familia,hobby, etc.).

Antes de lanzarse a su trabajo debera plantearse el da con tranquilidad:

* repasar una vez ms el plan del da (programado la noche anterior) en relacin a laimportancia y dificultad de las obligaciones y metas fijadas para ese da

* conseguir la preparacin adecuada y establecer las bases para las tareas difcilesobligaciones tipo A)

Antes de salir del despacho. debera finalizar el da tranquilamente y plantearsentimamente la vuelta a casa, la noche y el tiempo libre:

* comparar los deberes del da en relacin a las metas alcanzadas


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* examinar qu trabajos no pudieron realizarse. los cuales debern solucionarse al dasiguiente

* planificar el da siguiente. De esta manera. se ahorrar durante la noche (antes de irse adormir) una sensacin de intranquilidad, lo cual le repercutir nuevamente maana en el

sentido de concienciarse de una actitud positiva ante la vida. plantendose qu calidad yqu valor tuvo el da para usted

* pensar cmo le gustara pasar la noche. Muchos llegan a casa por la noche, despus deltrabajo, sin haber pensado cmo aumentar su satisfaccin y conseguir una base para unabuena noche.

Tenga en cuenta la curva de rendimiento

-8 Parte-

"Al que madruga, Dios le ayuda" (Refrn)

El rendimiento de toda persona est sujeto a ciertas oscilaciones durante el da. queaparecern segn un ritmo natural. En la siguiente grfica se representan la capacidad derendimiento y sus oscilaciones (curva normal):

Desde luego, existen gran cantidad de variaciones individuales, influidas por los hbitosalimentarios y otras caractersticas personales. Sin embargo, fundamentalmente se puedeasegurar lo siguiente:

* El nivel ms alto de rendimiento se alcanza por la maana. Este nivel no se volver aalcanzar ms durante el da.

* Por la tarde (despus de comer) aparece el conocido bajn de media tarde, que sercombatido por algunas personas a base del consumo de caf cargado con lo cual slo selograr alargarlo.

* Tras una nueva subida media a ltimas horas de la tarde. la curva de rendimiento cae deforma continua, para alcanzar el punto ms bajo unas horas despus de medianoche.

Cada uno de nosotros debe vivir con estos bajones de nuestra capacidad de

rendimiento. Es importante que usted conozca cul es su ritmo diario, para que puedaplanear la solucin de las tareas ms complicadas y difciles (obligaciones tipo A) por lamaana, durante su perodo de mximo rendimiento. Durante su conocido periodo derendimiento mnimo (por la tarde) no debera usted trabajar en contra de su ritmo biolgicosino intentar distraerse y dedicar esta fase a los contactos sociales y ocupacionesrutinarias (obligaciones tipo C). Durante el alza de la curva de rendimiento en las ltimashoras de la tarde se puede dedicar nuevamente a actividades importantes (obligacionestipo B).

Si mediante una organizacin del da. En base a la curva de rendimiento, utiliza las leyesnaturales de su organismo, aumentar de forma importante su productividad, sin tomar

grandes medidas o hacer grandes variaciones.


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La realizacin de una tarea complicada y difcil, que precisa de mucha concentracin.Resulta mucho ms fcil por la maana que durante el perodo de rendimiento mnimo.Cuando uno debe esforzarse dos y hasta tres veces ms.

Sin lugar a dudas, trabajar largo tiempo e intensamente es contraproducente, ya que

disminuye la concentracin y la capacidad de rendimiento, producindose errores. Hagapausas. No considerndolas como una prdida de tiempo, sino como una recarga deenerga:

Investigaciones mdicas relativas a este tema dieron como resultado que el mejor valor derecuperacin se alcanza tras una hora de trabajo. La pausa slo debera durar 10 minutos,ya que el efecto ptimo se consigue durante los 10 primeros minutos y despus apareceuna tendencia a la disminucin:

* Por lo tanto, debera incluir pausas regulares pero cortas en su plan del da.

* El efecto regenerador de la pausa puede ser aumentado considerablemente si usted sepreocupa de moverse y respirar aire fresco.

Resrvese un "rato tranquilo"

-9 Parte-

"Los grandes acontecimientos no corresponden a nuestros momentos bulliciosos,sino a nuestros momentos de tranquilidad" (Nietzsche)

Muchos ejecutivos solucionan su propio trabajo slo tras finalizar el tiempo oficial detrabajo. Durante el da no encuentran el momento, ya que existen demasiadasinterrupciones: compaeros de trabajo, clientes, visitas no deseadas, conflictos. telfono,reuniones, etc. Una puerta permanentemente abierta es apreciada por todos, pero para elinteresado supone un esfuerzo sobrehumano.

Si alguien es molestado o interrumpido continuamente durante su trabajo aparece elconocido efecto de "cuchilla", si se le distrae de su trabajo aunque slo sea un instante.para reemprenderlo donde lo haba dejado se necesita un tiempo adicional de arranque yentrada. Si se suman estas prdidas de rendimiento se puede llegar a perder. por estacausa, hasta un 28% de nuestro tiempo.

Para la solucin de tareas muy importantes obligaciones tipo A) es de suma importanciatrabajar, a ser posible, sin interrupciones.

Lo que se puede Llegar a hacer trabajando tan slo una hora tranquilamente, sininterrupciones! Pero. Cmo conseguirlo?

En la prctica. Se ha intentado introducir una hora diaria da tranquilidad o de tiempo parauno mismo. Durante el cual no se quiere ser molestado por nadie.

Si somos francos, no necesitamos estar disponibles en persona las 24 horas del da para

contestar al telfono. El negocio seguir funcionando normalmente aunque usted sedesentienda de su entorno durante una hora (o ms!). Aunque tenga una cita con otra


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persona o deba tomar parte en una entrevista, no tiene porque saltarse esta regla. Tmeseeste tiempo de "desconexin" personal como si fuese una cita importante. posiblemente lams importante:

Una cita consigo mismo! (hora tranquila)

En cuanto a organizacin. slo debe tomar esta HORA DE TRANQUILIDAD comocualquier otra "cita importante" durante la cual usted no est para nadie:

- En su plan del da tmese la HORA DE TRANQUILIDAD como una entrevista o lavisita a un cliente.

- Refgiese para esta HORA DE TRANQUILIDAD (indicndola as a su secretaria)o cierre la puerta; cierre el despacho y diga antes que no est para nadie.

Las continuas llamadas telefnicas, consultas de compaeros o similares puede

contestarlas la secretaria y convenir llamadas posteriores. Esto parecer incorrecto, perosus obligaciones importantes deben recibir su absoluta atencin por lo menos una vez alda.

Para la planificacin de nuestros momentos de tranquilidad podemos tener en cuenta losespacios de tiempo con menos y mayor nmero de interrupciones.

En base a esto, intente esto:

- planifique su HORA DE TRANQUILIDAD durante los espacios de tiempo con

menor nmero de interrupciones (maana) y solucione en este tiempo susobligaciones ms importantes (obligaciones del tipo A).

- durante las horas de frecuentes interrupciones, cuente con ellas y solucione lostrabajos menos importantes (obligaciones del tipo C).

Delegue usted

-10 Parte-

"Cuando eres t mismo el que trabaja pierdes la visin de conjunto" (Refrn Croata)

Delegacin es la actividad clave de todo profesional y de todo directivo. Sus ventajasdirectas e indirectas son considerables.

Con qu argumentos a propsito de las ventajas de la delegacin est usted de acuerdo?

* La delegacin ayuda al directivo a descargar, ser y ganar tiempo para tareas msimportantes (para, por ejemplo, dedicarse a la verdadera funcin de direccin.

* La delegacin ayuda a aprovechar mejor los conocimientos y experiencias tcnicas delcolaborador en cuestin.


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* La delegacin ayuda a fomentar y desarrollar la capacidad, iniciativa, independencia ycompetencia del colaborador.

* La delegacin acta con frecuencia de forma positiva sobre la capacidad de motivacin ysatisfaccin por el trabajo del colaborador.

La delegacin es ventajosa por igual tanto para el directivo como para el colaborador ysignifica:

* Auto descarga y tiempo para tareas A. y

* Oportunidad de desarrollarse para el colaborador (motivacin).

La mayor parte de los colaboradores reaccionan positivamente cuando la delegacin escorrecta y adecuada, es decir, traspaso de tareas y competencias pero conresponsabilidades tambin.

Una delegacin exitosa requiere dos cosas:

- la disposicin a delegar (querer)

- la capacidad para delegar (poder).

Quien no delega efectivamente no controla efectivamente el tiempo. El querer - esto es supersonal decisin. El poder - a continuacin ofrecemos un compendio de las reglas msimportantes para que el encargo de delegar resulte un xito:

Checklist "Reglas de la delegacin" (anlisis rpido)

-Qu es lo que se delega? (contenido)

- En quin se delega? (persona)

- Por qu debe ser l? (motivacin, objetivo)

- Cmo debe hacerlo? (extensin, detalles)

- Cundo debe tenerlo terminado? (fechas)

"Practique usted ms la direccin por delegacin"

- Decida usted objetivo por objetivo: Tengo necesariamente que Llevar a cabo yo mismoesta tarea o es que no la puede realizar tan bien (o mejor) que yo un colaborador?

- Delegue y tambin controle tareas a medio y largo plazo de su incumbencia que puedanmotivar y fomentar tcnicamente al colaborador.

- Delegue a diario tantas veces como pueda y todo lo que pueda siempre y cuando lo

admita el trabajo y capacidad del colaborador


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- Delegue no slo en sus colaboradores sino tambin en otras Secciones. tanto internascomo externas (Servicios).

Una delegacin eficaz precisa una buena organizacin del trabajo: Planifique tambin sudelegacin de tareas y controle las tareas delegadas y las fechas con un ayudante - "lista

de chequeo de actividades control de tareas".

Una ayuda sencilla y prctica para delegar la constituye el "plan de accin" atribuido algeneral de los EE.UU. Dwight Eisenhower, recomendable especialmente cuando hay quetomar decisiones rpidas y que consisten en dar preferencia a determinadas tareas.

Las prioridades se establecern segn los criterios de:

Urgencia

Importancia

Segn la urgencia o la importancia de una tarea se distinguen cuatro posibilidades paravalorar y solucionar las tareas. En la prctica esto significa:

* Las tareas que son tanto urgentes como importantes hay que dedicarse a ellas unomismo y de inmediato (tareas A).

* Las tareas ms importantes, pero que no son urgentes, pueden en principio esperar, perohay que planificarlas. es decir, concluirlas o delegarlas. pero controlndolas (tareas B).

* Las tareas que no son muy importantes pero s urgentes deben delegarse o solucionarsepor un orden (tareas C).

* Hay que desentenderse obligatoriamente de las tareas que no son ni urgentes niimportantes (a la papelera o al archivo).

Valor para arriesgar!: Ms a la papelera!

Tenga usted un poco ms de valor para arriesgarse y decdase ms veces por la papelera,la mejor amiga del hombre. No pocas cosas de las que se dejan mucho tiempo encima dela mesa se solucionan a veces ellas solas!

Utilice una agenda de trabajo

-11 Parte-

"No basta con ir al ro y querer pescar peces, hay que Llevar tambin una red"(Sabidura china)

El buen manager es tambin un buen manager de su tiempo. Es el que ha conseguidodominar de tal manera sus actividades, que tiene tiempo para lo fundamental. El secretodel xito de muchos metodistas del trabajo y manager del tiempo consiste en la utilizacin

diaria de una herramienta de trabajo personal con cuya ayuda se logra:


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- tener una visin de conjunto sobre todas las tareas a realizar,

- planificar todos los proyectos, fechas y actividades de una forma sistemtica,concreta y coordinada,

- organizar y controlar su tramitacin y seguimiento.

El dietario representa una herramienta de trabajo, orden y autodisciplina. Otrasdenominaciones son: cuaderno de trabajo, cuaderno de planificacin y xito, dietario delxito, dietario de la suerte, sistema de planificacin del tiempo, etc. Un dietario es algo msque un calendario de fechas que nos sirva para recordar plazos y fecha el verdaderodietario contiene adems: listas de actividades, prioridades, duraciones, metas y objetivos,etc., que uno mismo tenga que resolver o quiera delegar:

* El dietario es por lo general un cuaderno de anillas, prctico, con hojas sueltas para quitary poner y que al mismo tiempo es: calendario de fechas y entrevistas. Dietario, cuaderno

de apuntes, instrumento de planificacin. Recordatorio, registro de direcciones,herramienta de consulta, archivo de ideas, registro telefnico y herramienta de control.Como acompaante personal permanente que es, tambin es recordatorio escrito, oficina ydespacho mvil, y mini banco de datos.

* El dietario es la parte ms importante y prctica de un sistema de planificacin del tiempocoherente, es decir, el almacn de trabajo personal con todos los planes de trabajo ytiempo, formularios y listas de chequeo. Precisos en nuestra labor diaria.

* El dietario contribuye al logro de una planificacin personal y exitosa de nuestro tiempo yobjetivos, y tambin a aprovechar mejor nuestro valioso tiempo. Hace real el principio deplanificacin del tiempo de la escritura. Con l se tiene una visin de conjunto total ypermanente de todo tipo de disposiciones, planes y proyectos de envergadura, y puedereaccionar de una forma flexible a cualquier cambio de situacin.

* Segn las ofertas que ofrecen los distintos fabricantes, el dietario viene a estarestructurado como sigue:

- Seccin calendario. con calendario anual y formularios de planificacin, porejemplo, planes diarios, hojas de anotaciones para los meses y semanassiguientes, etc.

- Seccin de datos personales y profesionales con: Hojas para anotaciones, listas.informaciones, por ejemplo, planificacin de proyectos, fechas de ferias ycongresos, cifras de venta, tarifas postales, listas de libros, servicios areos,direcciones de hoteles, gastos e ingresos, fechas de los impuestos a pagar,archivo de ideas. checklist, hojas en blanco, etc.

- Registro con direcciones y telfonos (ABC)

- Seccin general con solapas, hojas transparentes de separacin, ycompartimentos para guardar Eurocheques, sellos, tarjetas de crdito y cheques,

tarjeta de identificacin de la Firma o Compaa, dinero, fotos, etc.


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Comparacin:

Calendario de fechas/Dietario

Un simple calendario de fechas no puede cumplir nunca las diferentes funciones de un

dietario. Si comparamos lo que ofrece un calendario de fechas con lo que ofrece undietario, rpidamente veremos las ventajas decisivas que conlleva la utilizacin de esteltimo:

- Usted tiene siempre consigo todas las fechas, reuniones y entrevistas acordadasy tambin al instrumento de planificacin, control y direccin.

- Usted tendr siempre a mano -pues estarn claras y ordenadas- todas lasinformaciones que precisa. est donde est: de viaje, visitando a un cliente. enconferencia, en el despacho. o en casa.

- Usted tendr siempre a su disposicin checklists y otras ayudas para laplanificacin y toma de decisiones.

- Usted dispone, en poco espacio, de todos los datos e informaciones necesarios,de fcil acceso.

- Usted puede en cualquier momento quitar, poner, cambiar, aadir, etc.,cualquiera de las partes de las que consta su cuaderno de anillas.

Los calendarios de fechas propiamente dichos, que nicamente pueden ser utilizados para

notar fechas, son por tanto las sepulturas de toda planificacin exitosa de tiempo. Teniendoy utilizado un dietario, se puede planificar, organizar, coordinar y realizar de una forma msracional y mejor, el trabajo diario. El dietario mejora la calidad y el resultado de nuestrotrabajo. Con slo una racionalizacin del 10% aproximadamente (los fabricantes prometenun 15-40% ms de tiempo) es posible ahorrar a diario toda una hora de tiempo efectivo"trabajando por dietario".

Utilice y aprovchese de las ventajas que le ofrece un dietario -es la herramienta de trabajoms importante de su CONTROL DE TIEMPO PERSONAL.

Sea consecuente!

-12 Parte-

Recalquemos de nuevo el ltimo y quizs ms importante aspecto:

Utilizando bien las tcnicas de planificacin del tiempo y los I mtodos de trabajo. ustedpuede ahorrar cada da entre un 10 y un 20% de su tiempo!

Una gestin del tiempo coherente, sobre la base de los principios indicados, no slo har

que mejoren notablemente la planificacin, el control y la visin de conjunto, sino que


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El ABC de La Gestion

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