Edms user manual

dDIMS EDM User's Guide Union Information System

1

Daftar isi

I. GAMBARAN UMUM...................................................................................................................................... 3

1. PENDAHULUAN EDMS ................................................................................................................................... 3

2. PENGGUNA FUNGSI MENUS ............................................................................................................................ 3

II. INTERFACE UTAMA................................................................................................................................. 4

1. LOGIN/LOGOUT PENGGUNA............................................................................................................................ 4

1-1. Login....................................................................................................................................................... 4

1-2. Logout..................................................................................................................................................... 5

2. INTERFACE LAYAR UTAMA.............................................................................................................................. 6

2-1. Struktur Layar Utama............................................................................................................................. 6

2-2. Penjelasan Rinci dari Layar Utama ....................................................................................................... 7

3. KEAMANAN DAN SISTEM AUTORISASI.......................................................................................................... 12

3-1. Autentikasi Berdasarkan pada Kontrol Akses ..................................................................................... 12

3-2. Prioritas untuk Mengijinkan Beberapa Autorisasi Kepada Satu Pengguna........................................ 13

III. PENJELASAN FUNGSI ........................................................................................................................... 14

1. PENDAFTARAN DOKUMEN ............................................................................................................................ 14

2. QUERY DOKUMEN ......................................................................................................................................... 20

3. MODIFIKASI DOKUMEN (CHECK OUT / CHECK-IN) ....................................................................................... 22

4. MEMINDAHKAN DOKUMEN .......................................................................................................................... 27

5. SALIN DOKUMEN .......................................................................................................................................... 29

6. HAPUS DOKUMEN ......................................................................................................................................... 31

7. RESTORASI DAN PEMBUANGAN DOKUMEN.................................................................................................. 32

8. PENCARIAN DOKUMEN ................................................................................................................................. 33

9. FAVORIT......................................................................................................................................................... 35

10. BOOKMARK............................................................................................................................................... 35

11. KONFIGURASI............................................................................................................................................ 36

IV. PERTANYAAN YANG SERING DITANYAKAN (FAQ)...................................................................... 37


2


3

I. Gambaran Umum

1. Pendahuluan EDMS EDMS (Enterprise Document Management System) mendukung seluruh lifecycle pengolahan

dokumen termasuk penciptaan, pengelolaan, pemanfaatan, transfer dan membuang dokumen

yang berdasarkan dokumen manajemen server. EDMS terdiri dari fungsi pengguna termasuk

kegiatan manajemen file umum seperti versioning, check-in/out dan pencarian, serta fungsi-

fungsi admin yang mendukung manajemen otorisasi, keamanan, sejarah, statistik dan fungsi

transfer.

2. Pengguna Fungsi Menus Daftar Dokumen

Permintaan Dokumen

Mengubah Dokumen (Periksa Out / check-in)

Pindahkan Dokumen

Menyalin Dokumen

Hapus Dokumen

Recover / Buang Dokumen

Cari Dokumen

Favorit

Bookmarks

Fungsi Manajemen Folder Pribadi


4

II. Interface Utama

1. Login/Logout Pengguna

1-1. Login

Ini adalah layar awal otentikasi pengguna untuk menggunakan EDMS. Pengguna yang terdaftar

bisa melanjutkan ke layar pengguna dari halaman ini. Setiap pengguna diverifikasi oleh proses

berikut:

Prosedur Operasional

Ⓐ Masukkan ID pengguna di kotak ID.

Ⓑ Masukkan password di kotak Password. Default password awal adalah sama dengan ID

pengguna. Anda dapat mengubah password dari layar pengguna sejak penggunaan awal.

Ⓒ Klik tombol Login.


5

1-2. Logout

Anda dapat keluar dengan mengklik tombol Log-Out di kanan atas frame layar awal.


6

2. Interface Layar Utama

Layar awal dari dDIMS / EDM ™ memperhatikan dasar-dasar versi aplikasi web dan

menggabungkan fungsi yang mirip dengan Windows Explorer sehingga memudahkan pengguna lebih

familiar dengan versi klien-server dan dapat mengoperasikannya tanpa perlu pelatihan tambahan.

2-1. Struktur Layar Utama

Interface utama dari dDIMS / EDM ™ terdiri dari empat bagian.

① Upper Frame 1 - Pull-Down Menu

Terdiri dari empat menu "Dokumen", "Favorite Folder", "Dokumen Bookmark", "Personal Folder"

dan "Pengaturan Lingkungan" dengan submenu berikut:

Klasifikasi Deskripsi

Dokumen Daftar Dokumen, Dokumen Modifikasi, Pindahkan Dokumen, Salin Dokumen, Hapus Dokumen, Recover Dokumen, Buang Dokumen, Cari Dokumen

Folder Favorit Tambah Favorit, Hapus Favorit

Bookmark Dokumen Tambah bookmark, Hapus bookmark

Pengaturan Lingkungan Jumlah daftar dokumen, Default periode pencarian


7

① Frame Folder

Menyediakan fungsi untuk mengelola administratif dokumen oleh sistem di folder fisik

termasuk Folder Enterprise, Folder Departemen dan Folder Berbagi Pribadi serta folder logis

termasuk Favorit, Bookmark dan Recycle Bin/Recycle Bin.

② Frame Daftar

Menampilkan hasil dokumen atau folder yang dipilih atau dicari oleh pengguna di dalam format

daftar dokumen.

2-2. Penjelasan Rinci dari Layar Utama

① Frame Atas 1 – Menu Pull-Down

ⓐ Dokumen

Fungsi Deskripsi Catatan

Buat Register dokumen baru dalam folder dokumen.

Pembaruan Memodifikasi dokumen yang dipilih.

Pindah Memindahkan sebuah dokumen ke folder lain. Dokumen dihilangkan dari folder yang lama.

Salin Salinan suatu dokumen ke folder lain. Dokumen juga akan tetap berada di folder lama.

Hapus Menghapus sebuah dokumen. Dokumen yang dihapus akan disimpan dalam kotak sampah untuk jangka waktu tertentu.

Restore Recover dokumen yang dihapus ke folder aslinya.

Hanya tersedia di Recycle Bin.

Hapus Permanen

Secara permanen menghapus dokumen. Dokumen yang dibuang tidak dapat dipulihkan.

Hanya tersedia di Recycle Bin.

Cari Pencarian sebuah dokumen.


8

ⓑ Folder Favorit

ⓒ Bookmark Dokumen


Tambah Tambah folder favorit

Hapus Hapus folder favorit


Tambah Tambah bookmark dokumen

Hapus Hapus bookmark dokumen


9

② Frame Folder

Folder bingkai dikategorikan ke dalam "Sistem Folder" dan "Sistem Klasifikasi". Folder dokumen

disusun secara hirarki yang mirip dengan Windows Explorer, yang memungkinkan klasifikasi

dokumen menurut subyeknya.

“Sistem Folder” menawarkan pengguna sebelas (11) berikut ini:

“Sistem Klasifikasi” adalah dokumen folder yang memungkinkan klasifikasi dokumen waktu

registrasi. Ini adalah sistem logis folder yang memungkinkan query dokumen yang terdaftar

menurut setiap klasifikasi sistem yang ditentukan oleh perusahaan. Umumnya hanya membaca

sederhana yang tersedia.

[Sistem Folder]


10

Folder Deskripsi Catatan

ⓐ Folder Global

Dokumen folder dikelola perusahaan dari berbagai perspektif. Folder ini dibuat dan dikelola oleh admin sistem (admin umum) sesuai dengan tugas-tugas organisasi dan standar proses klasifikasi.

○b Folder Departmen

Folder dokumen berisi informasi departemen yang dikelola dalam departemen atau departemen untuk karyawan. Folder ini dibuat dan dikelola oleh departemen admin dari perspektif departemen.

ⓒ Folder Favorit

Memungkinkan pengguna untuk mendaftarkan dan mengakses langsung folder yang sering digunakan.

ⓓ Dokumen Bookmark

Memungkinkan pengguna untuk mendaftarkan dan mengakses langsung dokumen yang sering digunakan.

ⓔFolder Hasil Pencarian

Menyimpan dokumen hasil pencarian terakhir yang dilakukan oleh pengguna. Pengguna dapat dengan mudah dan cepat mengakses hasil pencarian terakhir dengan menggunakan Folder Hasil Pencarian.

ⓕ Folder Check-out

Menampilkan daftar dokumen yang diperiksa oleh pengguna. Dokumen yang sudah diperiksa keluar dalam jangka waktu yang lama dapat diperiksa masuk dengan kewenangan admin umum. Folder menampilkan dokumen pengguna yang mungkin lupa untuk memeriksa masuknya dokumen.

ⓖ Folder Mendekati Masa Kadaluwarsa

Menampilkan dokumen yang mendekati akhir periode penyimpanan (Cth: Dalam jangka waktu yang ditentukan oleh admin konfigurasi) diantara dokumen yang berhubungan dengan pengguna.

ⓗ Folder Yang Kadaluwarsa

Menampilkan dokumen pengguna yang berhubungan dengan periode masa kedaluwarsa.

ⓘ Recycle Bin Sementara menyimpan dokumen yang dihapus. Pengguna dapat mengambil kembali dokumen ke folder asalnya atau atau benar-benar membuang dokumen dari Recycle Bin.


11

③ Frame Daftar

Menampilkan daftar masing-masing folder dari③ frame folder dan dokumen hasil pencarian.

Item Deskripsi

ⓐ Lokasi Saat Ini Displays the entire path of the folder that the dokumen belongs to.

○b Pilih Tahun Selects year what you want to search.

ⓒ Pilih Semua Selects all dokumen in the list. It checks all boxes in "ⓕ Select Dokumens ". Clicking the button once again un-checks all dokumen.

ⓓ Cetak Daftar Prints the dokumen list of the current frame.

ⓔ Form Cari Input the Search text

ⓕ Pilih Dokumen Selects dokumen for processing. Clicking selects/deselects a dokumen.

ⓖ Urutkan Dokumen

The down arrow indicates a descending sort and the up arrow an ascending sort. Sort the dokumen list by clicking the arrow buttons. Sorted fields include “Dokumen Title”, “Dokumen Type” and “Date of Creation”.

ⓗ Dokumen Authorization

Displays the dokumen security level. Since usage authorization can differ according to each dokumen and pengguna authorization level, different icons may be displayed here.

ⓘ Views Detail Indicates the dokumen title (number of views). Click the dokumen title to query the dokumen. The number in the parenthesis indicates the number of views.

ⓙ View Files Check box for displaying attached files in the dokumen list.


12

3. Keamanan dan Sistem Autorisasi 3-1. Autentikasi Berdasarkan pada Kontrol Akses Sistem kontrol akses oleh pengguna yang tidak sah berdasarkan struktur organisasi dan manajemen

pengguna. Pengguna yang berwenang dapat diatur sesuai dengan tiga kelas berikut:

1. Grup Departemen

Termasuk semua pengguna dari departemen terkait.

2. Grup Pengguna

Dibuat oleh admin umum dan diklasifikasikan sesuai dengan tujuan tertentu tanpa

memperhitungkan departemen. Misalnya, dapat saja ada pengguna kelompok "Direksi" atau

"Tim Manager".

3. Pengguna

A group that consists of a single pengguna.

Pengguna

Grup Pengguna

Departemen

Folder

Dokumen

Menonaktifkan Query + Nonaktifkan Registry

Mengaktifkan Query + Nonaktifkan Registry

Mengaktifkan Query + Aktifkan Registry

Tidak Akses

Lihat Daftar

Lihat Dokumen

Dokumen Cetak

Unduh

Memodifikasi Dokumen

Hapus Dokumen

Memodifikasi Otoritas


13

3-2. Prioritas untuk Mengijinkan Beberapa Autorisasi Kepada Satu Pengguna Jika satu pengguna memiliki beberapa kewenangan, prioritas ini ditetapkan sebagai berikut:

Daftar Permintaan

↓

Query Dokumen

↓

Query Dokumen + Cetak

↓

Query Dokumen + Unduh

↓

Modifikasi Dokumen

↓

Modifikasi Otorisasi Dokumen

↓

Akses Tidak Diijinkan << Contoh >>

- Mari kita berasumsi bahwa terdapat empat anggota staf di Personil / Personil Tim Perencanaan

/ Tim Perencanaan = (Manager1, Manager1, Manager2, Staff1, Staff2)

- Untuk Dokumen A

Jika otorisasi Query Dokumen diberikan kepada Personil / Tim Perencanaan dan otorisasi Modifikasi

Dokumen diberikan kepada Staff2.

Staff2 mempunyai otorisasi untuk memodifikasi Dokumen A.

Ketika kesepakatan yang diberikan kepada kelompok tertentu, yang spesifik dalam grup pengguna

dapat dibatasi dengan otorisasi akses.

<< Contoh >>

- Mari kita berasumsi bahwa terdapat empat anggota staf di Personil / Personil Tim Perencanaan / Tim

Perencanaan = (Manager1, Manger1, Manager2, Staff1, Staff2)

- Jika otorisasi perubahan deokumen diberikan kepada Personil / Tim Perencanaan tentang Dokumen

A,

Tetapi Staff2 harus dibatasi tidak dapat mengakses Dokumen A:

- Mengkongfigurasi Staff2 tidak dapat mengakses Dokumen A.

Menjadi bagian dari Personil / Tim Perencanaan, Staff2 diberikan otorisasi untuk mengakses

Dokumen A. Namun, karena adanya prioritas keamanan, Staff2 tidak diperbolehkan untuk

mengakses Dokumen A.


14

III. PENJELASAN FUNGSI

1. Pendaftaran Dokumen

Tinjauan Fungsional

Daftar dokumen baru dan dokumen yang terlampir ke folder subyek ke pendaftaran dokumen.

Layar


15

Alur Kerja

1) Pilih folder registrasi.

• Pilih folder untuk mendaftarkan dokumen dari frame folder tree di sebelah kiri layar

utama.

2) Klik ikon "Daftar Dokumen".

• Pilih Dokumen> Daftar Dokumen dari atas menu pull-down pada layar utama

• Jendela popup Daftar Dokumen akan ditampilkan seperti di atas.

3) Masukkan item input / output. (Lihat item input / output)

• Masukkan informasi dokumen dan informasi otorisasi yang diperlukan untuk

mengelola dokumen.

• Pilih dan tambahkan file lampiran.

• Rujuk ke "input / output item" di bawah ini.

4) Klik tombol "Daftar" untuk mendaftarkan dokumen.

Item Input / Output

Item Deskripsi Catatan

ⓐ Nama Folder

Nama folder dokumen dimana dokumen akan didaftarkan. Menampilkan nama folder yang dipilih secara default. Popup

ⓑ Masa Penyimpanan

Masukkan lama penyimpanan dokumen. Dokumen akan dibuang setelah melewati periode ini.

ⓒ Penulis

Masukkan pengguna yang telah membuat dokumen. Default penulis adalah pengguna yang sedang login Beberapa penulis dapat ditetapkan jika dokumen dibuat oleh beberapa pengguna.

Popup

ⓓ Sistem Klasifikasi

Menentukan dari sistem klasifikasi dari dokumen. Anda dapat menetapkan beberapa sistem klasifikasi. Popup

ⓔ Pendaftar Masukkan pengguna yang telah mendaftarkan dokumen. Pendaftar dapat berbeda dengan penulis dokumen. Default pendaftar adalah pengguna yang sedang login

Popup

ⓕ Departemen Pendaftaran

Menentukan departemen pendaftaran dokumen. Departemen dari pengguna yang saat ini login ditetapkan sebagai default departemen. Ketika pendaftar diubah, departemen yang mendaftarkan akan ditentukan kembali.

ⓖ Pemilik

Masukkan pengguna dengan otorisasi umum dari dokumen. Umumnya penulis, pendaftar dan pemilik sebuah dokumen adalah satu pengguna. Namun, dengan berjalannya waktu, pemilik yang mengelola lifecycle dari dokumen dapat diubah. Dokumen modus input dokumen, standar pemiliknya adalah pengguna yang saat ini sedang login

Popup


16

Item Input / Output (Lanjutan)

Item Deskripsi Catatan

ⓗ Pemilik Departemen

Menentukan departemen dari pemilik dokumen. Departemen dari pengguna saat ini login ditetapkan sebagai standar departemen. Ketika pemilik dimodifikasi, pemilik Departemen ditentukan kembali.

ⓘ Nomor Dokumen

Masukkan nomor dokumen yang dikelola oleh organisasi. Ini mirip dengan nomor seri. Dari perspektif sistem, sering diberikan secara otomatis sesuai dengan pedoman internal daripada diinput langsung oleh pengguna.

ⓙ Tipe Dokumen

Menetapkan jenis dokumen. Daripada konsep tipe file yang sederhana, jenis dokumen yang digunakan dalam dDIMS menunjukkan peran fungsi dari dokumen yang terdaftar. Dokumen dikategorikan ke dalam dokumen umum, dokumen konsep, formulir sederhana, dokumen pelaksanaan, berkas dokumen pendaftaran, penerimaan berkas dokumen, file standar dokumen yang dilindungi, file manajemen dokumen standar khusus, file handoff dokumen yang dilindungi, email dan buletin board. Jenisnya dapat ditambahkan atau dihapus dari fungsi admin.

ⓚ Judul Dokumen Masukkan judul dokumen.

255 karakter atau kurang

ⓗ Masa Penyimpanan Masukkan masa penyimpanan dokumen, dokumen yang telah melalui periode penyimpanan akan dibuang.

ⓛ Menambahkan File Buka jendela untuk melampirkan file yang dimaksud. Tambah file tersebut untuk menampilkan file dan path di “Daftar Lampiran”.

ⓜ Hapus File Hapus file lampiran yang dicentang dari dalam “Daftar Lampiran”.

ⓝ Daftar Lampiran Daftar file yang terlampir dengan tombol "ⓛTambah". ⓞ Seleksi Objek Tentukan otorisasi dari dokumen

ⓟ Hapus Otoritas Menghapus item yang dicentang dari daftar otorisasi akses.

ⓠ Pemilihan Tingkat Akses Beri centang di checkbox apa yang ingin anda update.

ⓡ Merubah Tingkat Akses Merubah tingkat akses dari dokumen.


17

Layar Pop-up

1) Query Pengguna

• Jendela pop-up ini menquiry seorang pengguna ke suatu penulis, pendaftar dan

pemilik. Ini akan muncul di layar saat tombol Cari Penulis, Pendaftar atau Pemilik

diklik.

• Klik dan menentukan pengguna (pembalikan warna) dan klik tombol Pilih.


18

2) Query Sistem Klasifikasi

• Jendela pop-up ini menquiry dan memilih istem klasifikasi untuk menentukan

sistem klasfikasi dokumen. Ia akan muncul di layar saat tombol Sistem Klasifikasi

Pencarian diklik.

• Tentukan sistem klasifikasi untuk menetapkan dan klik tombol Pilih.

3) Add File Attachment

- This popup window adds file attachments. It is displayed when the Add File

Attachment button is clicked.

- When a dokumen file to be attached is selected and the File Selection button is

clicked, it is added to the selected file list. Select a file from the files selection list

and click the Cancel Selection button to unselect a file.

- Click the Register Dokumen button to add the selected files as attached files.


19

4) Pilih Struktur Organisasi

Jendela pop-up ini mengatur otorisasi akses dokumen. Yang akan muncul di layar

saat tombol Pilih Organisasi diklik.

Pilih departemen, pengguna dan kelompok pengguna dari tree kiri dan klik tombol

Tambah untuk menampilkan mereka pada daftar di sebelah kanan.

Centang pada checkbox pilihan dari daftar di sebelah kanan dan klik tombol Pilih

untuk menambahkan ke layar pendaftaran dokumen daftar akses otorisasi.


20

2. Query Dokumen

Tinjauan Fungsional

Permintaan informasi dokumen dan file lampiran. Untuk permintaan sebuah dokumen, anda

paling tidak memiliki otorisasi "Permintaan Dokumen" diantara tujuh tingkat otoriasasi akses

dokumen. Sebuah dokumen yang dapat diquery memiliki ikon Otorisasi Permintaan

Dokumen ( ) yang ditampilkan pada ikon Otorisasi Dokumen (ACL) di daftar dokumen.

Layar


21

Alur Kerja

1) Pilih dokumen untuk permintaan tersebut.

- Klik judul untuk permintaan dengan dokumen dokumen dari daftar.

2) Klik tombol Lihat Detail dokumen permintaan dari layar untuk melihat informasi tentang

file lampiran.

- Menampilkan informasi file seperti informasi versi tentang file lampiran, informasi check-in

/ out, enkripsi, kompresi dan ukuran file.

- Jika ada beberapa versi, pilih versi dari daftar versi untuk menampilkan daftar file dari

versi yang sesuai.

- Klik nama file yang dilampirkan dari daftar file yang dilampirkan untuk melihat isi dari file

tersebut.

Item Output

Lihat "1. Informasi dokumen Input / Output "untuk item output informasi dokumen.


22

3. Modifikasi Dokumen (Check Out / check-in) Tinjauan Fungsional

1) Konsep dan perbedaan antara modifikasi dokumen dan check-in/check-in.

Modifikasi dokumen secara garis besar dapat dikategorikan kedalam dua area.

- Modifikasi Informasi Meta

Informasi mengenai dokumen yang diperlukan untuk mengelola file lampiran yang

terdaftar. Informasi dari dokumen seperti itu disebut Informasi Meta atau Informasi

Atribut. Membuat perubahan pada informasi meta bukan pada file lampiran disebut

Modifikasi Informasi Meta.

- Modifikasi File Terlampir

Proses mengubah file lampiran disebut Modifikasi File Terlampir. Karena ada

beberapa pengguna, tidak seperti membuat modifikasi informasi meta, modifikasi

file terlampir harus dilakukan dari aplikasi yang sesuai sehingga file dapat diproses.

Untuk menyelesaikan masalah-masalah seperti waktu diferensial, modifikasi file

terlampir melalui prosedur check-in dan check-in. untuk mempermudah proses

modifikasi.

Untuk mengubah dokumen, seorang pengguna harus memiliki otorisasi "Modifikasi

Dokumen" diantara tujuh tingkat otorisasi akses dokumen. Sebuah dokumen yang dapat

diubah memiliki ikon Ubah Dokumen ( ) ditampilkan pada ikon ACL pada daftar dokumen.

2) Perbedaan antara Check-in/Check-out Dokumen dan Downloading

- Check-in/check-in Dpkumen adalah proses pemeriksaan sebuah dokumen pada

server sebagai bentuk modifikasi dokumen.

- Download Dokumen berarti men-download sebuah dokumen sebuah dokumen dari

server kepada klien untuk tujuan peninjauan biasa tanpa membuat sebuah

modifikasi.

Sebuah dokumen bisa di download dari layar pencarian dokumen atau klik kanan dan

menggunakan fungsi download yang disediakan oleh web browser.

Bagaimanapun Check-in/check-in Dokumen hanya tersedia di layar Modifikasi Dokumen .

Klik kanan di file itu dari pencarian File terlampir dan download file itu melalui layar Check-

out Dokumen yang disediakan oleh dDIMS.


23

Layar

Alur Kerja

1) Pilih file yang akan dimodifikasi

- Centang kotak dokumen yang akan di modifikasi pada daftar dokumen dan pilih

Dokumen>Modifikasi Dokumen dari menu pull-down di layar utama.

- Anda juga bisa klik kanan pada judul dokumen yang akan dimodifikasi pada daftar

dokumen dan pilih Modifikasi Dokumen pada menu.

- Popup Modifikasi Dokumen akan muncul seperti contoh diatas.

2) Modifikasi atribut informasi dokumen.

3) Check out dokumen untuk merubah file terlampirnya.

- Klik tombol View Detail dari layar Modifikasi Dokumen untuk mengeluarkan jendela

popup View Detail.

- Klik kanan nama dokumen yang terlampir untuk mengecek tampilan tombol check-in.


24

- Klik kanan dan klik Menu Check-Out.

- Masukan alasan untuk check-in dokumen dan tanggal check-in yang diharapkan

dan klik tombol “Select”.

- Simpan file yang dicheck-out di local storage.

- Dokumen yang sudah dicheck-out tidak bisa dicheck-out atau dicheck-in oleh user

sampai dokumen itu sudah dicheck-in oleh user. Yang lain hanya bisa melihatnya.

Dokumen yang sudah dicheck-out akan ditampilkan di daftar dokumen dengan ikon

kunci seperti berikut:


25

4) Check- in Dokumen yang sudah dicheck-out.

- check-in dokumen merujuk kepada proses registrasi sebuah dokumen yang telah

dicheck-out dan dimodifikasi kepada server dan mengasosiakannya dengan

manajemen versi. Konsep dokumen did DIMS/EDM mengandung lampiran file, dan

mengecek keluar/masuknya file lampiran juga diproses dari menu modifikasi

dokumen.

- Klik tombol View Detail dari layar Modifikasi Dokumen untuk menampilkan jendela

popup View Detail.

- Klik kanan nama dokumen yang terlampir untuk dicheck-in untuk menampilkan

tombol check-in.

- Klik kanan dan klik Menu check-in.


26

- Pilih pilihan check-in Dokumen dan klik tombol check-in.

- Pilih file yang akan di check-in dari PC user dan klik tombol check-in.

5) Klik tombol “Modifikasi” untuk menyelesaikan proses modifikasi dokumen.


27

4. Memindahkan Dokumen

Tinjauan Fungsional

Memindahkan sebuah dokumen ke folder yang lain. Untuk memindahkan dokumen user

harus memiliki otorisasi “Modifikasi Dokumen” untuk dokumen yang bersangkutan. Dokumen

yang bisa dipindahkan memiliki tampilan ikon Modifikasi Dokumen ( ) pada ikon otorisasi

dokumen (ACL) pada daftar dokumen.

Alur Kerja

1) Pilih dokumen yang akan dipindahkan dan klik tombol Pindahkan.

- Centang dokumen yang akan dipindahkan dari daftar dokumen dan pilih Document

> Move dari menu pull-down diatas menu utama.

- Anda juga bisa klik kanan judul dokumen yang akan dipindahkan di daftar dokumen

dan pilih menu Move.


28

2) Pilih dokumen tujuan pemindahan.

- Dari jendela popup Pindahkan Dokumen, pilih folder folder tujuan pemindahan dan

klik tombol Select.


29

5. Salin Dokumen

Tinjauan Fungsional

Menyalin dokumen ke folder lainnya. Untuk menyalin dokumen, user harus memiliki otorisasi

“modifikasi Dokumen” untuk dokumen tersebut. Dokumen yang bisa disalin memiliki tampilan

ikon Modifikasi Dokumen ( ) pada ikon otorisasi dokumen (ACL) pada daftar dokumen.

Alur Kerja

1) Pilih dokumen untuk disalin dan klik tombol Salin.

- Centang kotak dokumen yang akan disalin pada daftar dokumen dan pilih Document

> Copy dari menu pull-down diatas menu utama.

- Anda juga bisa klik kanan judul dokumen yang akan disalin pada daftar dokumen

dan pilih Salin dari menu.


30

2) Pilih folder tujuan untuk salinan.

- Dari jendela popup Salin Dokumen , pilih folder tujuan salinan dan klik tombol Select.


31

6. Hapus Dokumen

Tinjauan Fugsional

Menghapus dokumen yang sudah diregistrasi dalam folder. Untuk menghapus sebuah

dokumen, user harus memiliki otorisasi “Menghapus Dokumen” untuk dokumen tersebut.

Dokumen yang bisa dihapus adalah dokumen yang memiliki tanda Hapus Dokumen ( )

yang ditampilkan pada ikon otorisasi dokumen (ACL) di daftar dokumen.

Alur Kerja

1) Pilih dokumen yang akan dihapus dan klik tombol Delete.

- Centang kotak dokumen yang akan didelete dari tampilan menu pull down di atas

menu utama, atau klik ikon Delete di ikon shortcut diatas.

- Anda juga bisa klik kanan judul dokumen yang akan dihapus dari daftar dokumen

dan pilih Hapus Dokumen dari menu.

2) Dokumen yang sudah dihapus dipindahkan ke Recycle Bin yang kemudian bisa di-

restore ke folder aslinya sampai dengan dokumen tersebut dibuang dari Recycle Bin.


32

7. Restorasi Dan Pembuangan Dokumen

Tinjauan Fungsional

Recycle Bin adalah folder dimana dokumen-dokumen yang sudah dihapus oleh user

disimpan sementara. Restorasi dokumen adalah dokumen yang sudah dihapus dan

mengembalikannya dari Recycle Bin ke folder semula, dan jika Buang seluruhnya

menghapus semua dokumen dari Recycle Bin. Buang dokumen dilakukan dengan mengklik

tombol Discard dan dokumen tersebut tidak bisa dikembalikan sama sekali (dimusnahkan).

Workflow

1) Pilih dokumen yang akan di-recover/discard dari daftar dokumen recycle bin dan klik

tombol restore/discard, atau pilih Document > Restore/Discard Document dari menu pull

down di atas menu utama.

2) Anda juga bisa klik kanan dokumen yang akan di restore/discard dari daftar dokumen

dan pilih Restore/Discard Document dari menu.

Klik “Yes” dalam kotak dialog untuk memastikan penyelesaian proses restorasi/pembuangan

dokumen.


33

8. Pencarian Dokumen

Tinjauan Fungsional

Memudahkan user untuk melakukan pencarian yang lebih akurat mengunakan kombinasi atribut

dokumen. Kondisi penelusuran pintar bisa menggunakan kondisi AND / OR diantara bidang

atribut infomasi. Pernyataan kondisi bisa digunakan kembali dengan meregistrasinya dengan

nama pencarian yang dituju.

Alur Kerja

1) Klik ikon Cari dari ikon shortcut diatas.

2) Pilih tab Complex Search dari jendela pencarian.


34

3) Cek apakah anda ingin melakukan pencarian teliti. Jika anda tidak mencentang kotak ini

huruf-huruf atas dan dibawah temuan tidak akan muncul.

4) Jelaskan apakah anda ingin mengkombinasikan kondisi pencarian dengan operator AND

atau OR.

AND: Hanya mencari dokumen yang memenuhi semua kondisi.

OR: Mencari dokumen yang yang memenuhi satu atau lebih kondisi pencarian yang

disediakan.

5) Menyediakn kondisi pencarian untuk setiap atribut dokumen.

6) Klik tombol Cari.

7) Setelah anda memasukan semua kondisi dan menjelaskan nama pencarian, klik tombol

Register untuk meregister nama pencarian. Jika anda memilih nama pencarian dari

daftar, kondisi pencarian yang dibuat telah diatur di kolom input pencarian sebelah kiri

memudahkan anda untuk melakukan pencarian tanpaharus memasukan nama pencarian

setiap waktu.


35

9. Favorit

Tinjauan Fungsional

Anda bisa meregister folder dokumen yang baru saja digunakan dalam folder Favorite untuk

untuk dipindahkan ke folder tanpa memperhatikan lapisannya.

Alur Kerja

1) Pilih folder yang akan ditambahkan di Favorite dari Frame Folder Tree View di layar

utama sebelah kiri.

2) Registrasikan folder tersebut sebagai Favorites folder.

- Pilih Favorite Folder > Add dari menu pull-down diatas layar utama.

10. Bookmark

Tinjauan Fungsional

Anda bisa menandai dokumen yang sering digunakan untuk akses yang lebih mudah.

Alur Kerja

1) Centang dokumen yang akan dimasukan ke dalam folder Bookmark dari daftar dokumen.

- Set dokumen-dokumen itu sebagai bookmark.

- Pilih Document Bookmarks dari menu pull-down diatas menu utama.


36

11. Konfigurasi

Gambaran Umum

Anda bisa memasang setting penggunaan individual untuk memudahkan akses ke fungsi user.

Item yang bisa dirubah: Nomor Item Dokumen, Periode Pencarian Default, Periode

Penyimpanan untuk Dokumen yang Dihapus, Tampilan Akhir Masa Penyimpanan Mendekati,

Peringatan Perpanjangan Periode Kadaluarsa.

Alur Kerja

1) Pilih menu [Configuration] dari rangakaian menu.

2) Layar Konfigurasi dimunculkan.

3) Item-item Konfigurasi

ⓐ Nomor Item Dokumen (10, 20, 30, 40): Nomor dokumen yang ditampilkan per halaman

dalam daftar dokumen.

ⓑ Periode Pencarian Default (1 hari, 1 minggu, 1 bulan, 1 tahun): Periode pencarian

default digunakan ketika melakukan pencarian.

4) Klik <Configure> untuk menyetel aparameter konfigurasi dan mengaplikasikannya kedalam

layar user.


37

IV. Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)

Gejala Penyebab dan Tindakan

Berhubungan dengan Struktur Organisasi

Masukkan Nama Departemen

Kasus: ketika memproses departemen dalam urutan organisasi, ikon “Register Department” diklik tanpa menginput nama departemen. Tindakan: Bukan kesalahan yang serius. Masukkan nama departemen sebelum mendaftarkan departemen dan klik ikon “Department”

Departmen sudah Diregistrasi. Mohon register dengan nama lain.

Kasus: Ketika meregister departemen baruke dalam urutan organisasi menggunakan nama departemen yang sudah dipakai. Tindakan: Lakukan dengan nama departemen dan lanjutkan proses.

Berhubungan dengan Folder

Anda hanya dapat memasukan satu otorisasi dokumen default.

Kasus: Lebih dari satu input “Default Document Authorization” dari tab Otorisasi Folder. Tindakan: jika anda memodifikasi sebuah otorisasi dokumen defaut, hapus data terbaru dan masukan data baru untuk menghindari masalah seperti ini.

Kasus yang dipilih sudah menjadi subjek dalam konfigurasi.

Kasus: Ketika mengkonfigurasikan “Otorisasi Akses Folder” dari tab Otorisasi Folder, tindakan itu untuk menugaskan kembali otorisasi terhadap sebuah objek (user, departemen, user grup) yang sudah disetel. Tindakan: Akses otorisasi terhadap sebuah objek hanya diperbolehkan sekali. Jika anda merubah otorisasi hapus dahulu data yang ada dan masukkan informasi baru untuk menghindari masalah seperti ini.

Berhubungan dengan Sistem Klasifikasi

Nama Sistem Klasifikasi sudah dipakai. Mohon gunakan nama lain untuk register.

Kasus: ketika meregister departemen baru, mencoba untuk mergistrasi sistem klasifikasi yang sudah terdaftar. Tindakan: masukkan sistem klasifikasi dengan nama baru.


38


Berhubungan dengan Sistem Klasifikasi

Script error dalam sistem klasifikasi.

Kasus: Ketika upload sebuah sistem klasifikasi dilakukan dengan beberapa proses daripada program yang disediakan sistem, beberapa bidang hilang. Tindakan: Admin sistem harus menggunakan statement SQL untuk mengecek apakah ada bidang hilang dalam sistem klasifikasi dan melakukan tindakan tertentu. Penyebab umum yang sudah dilaporkan adalah karena hilangnya kode klasifikasi.

Tidak berpindah sesuai dengan klasifikasi sistem.

Kasus: ketika upload sistem klasifikasi yang dilakukan oleh sejumlah proses daripada program yang disediakan sistem, sejumlah bidang hilang. Tindakan: Sistem Administrator harus menggunakan statement SQL untuk mengecek bidang itu dalam sistem klasifikasi. Jika itu memang kode final dari sistem klasifikasi, ganti Down Flag dari “y” menjadi “n”.

Tidak bisa menghapus karena ada sistem klasifikasi yang lebih rendah dibawah sistem

yang akan dihapus.

Kasus: mencoba menghapus sebuah sistem klasifikasi dengan sistem klasifikasi yang lebih rendah. Tindakan: Anda tidak boleh menghapus sistem klasifikasi yang memiliki sistem sistem lebih rendah.

Status dan Statistik

Tidak bisa melakukan View Excel dari layar Status dan Statistik.

Kasus: Excel belum di-instal di computer. Tindakan: Install Excel dahulu di computer.

Utama

Bagaimana saya melihat dokumen yang sudah diregistrasi didalam sistem klasifikasi dokumen

yang bukan merupakan sistem folder?

Deskripsi: Klik tombol di atas kiri dari layar untuk merubah mode ke sistem. Dari mode yang sudah dirubah, anda bisa melihat dokumen diatur berdasarkan folder dokumen yang diregistrasi ke dalam sistem.


39


Utama

Apakah saya bisa mendaftarkan / mengubah / memindahkan dokumen dari mode sistem

klasifikasi dokumen?

Description: No, you cannot. You can only perform simple viewing from the classification sistem mode. Keterangan: Tidak diperbolehkan. Anda hanya dapat melakukan melihat dengan sederhana dari mode sistem klasifikasi.

Folder untuk pendaftaran dokumen tidak dipilih. Pilih folder.

Kasus: Mengklik tombol Daftar Dokumen tanpa memilih folder untuk mendaftarkan ke dokumen. Tindakan: Pertama memilih folder dimana dokumen akan terdaftar dan melanjutkan proses.

Kasus: Mengklik tombol Modify Dokumen tanpa memilih dokumen yang akan dimodifikasi. Tindakan: Pertama memilih untuk mengubah dokumen dan melanjutkan proses.

Kasus: Mengklik tombol Pindahkan Dokumen tanpa memilih untuk memindahkan dokumen. Tindakan: Pertama memilih untuk memindahkan dokumen dan melanjutkan proses.

Kasus: Mengklik tombol Salin Dokumen tanpa memilih untuk menyalin dokumen. Tindakan: Pertama memilih untuk menyalin dokumen dan melanjutkan proses.

Dokumen dipilih tidak ada

Kasus: Mengklik tombol Permintaan Dokumen tanpa memilih dokumen ke pertanyaan. Tindakan: Pertama memilih dokumen untuk permintaan dan melanjutkan proses.

Dokumen tidak dapat didaftarkan pada daftar dokumen.

Kasus: Mencoba "Daftar Dokumen" dari lokasi folder yang sedang dipilih. Tindakan: Untuk mendaftar dokumen dari folder saat ini, Anda harus menerima otorisasi Daftar Dokumen dari admin dan mendaftarkan otorisasi dalam sistem.


40


Utama

Tidak bisa merubah dokumen dari daftar dokumen yang ada sekarang.

Kasus: Mencoba “Modifikasi Dokumen” dari lokasi folder yang baru dipilih. Tindakan: Untuk memodifikasi dokumen dari folder yang dipilih, anda harus memiliku otorisasi dokumen dari admin dan masukan otorisasi kedalam sistem.

Error terjadi saat memindahkan dokumen.

Kasus: Mencoba “Move Document” dari lokasi sebelumnya. Tindakan: Untuk memindahkan dokumen dari folder yang dipilih, anda harus menerima otorisasi Pindahkan Dokumen dari admin dan memasukan otorisasi ke dalam sistem.

Error terjadi saat menyalin dokumen.

Kasus: Mencoba “Salin Dokumen” dari folder yang dipilih. Tindakan: Untuk menyalin dokumen dari folder yang dipilh, anda harus menerima otorisasi Salin Dokumen dari admin dan memasukkannya kedalam sistem.

Tidak diperbolehkan untuk memindahkan dokumen yang terpilih.

Kasus: User tanpa otorisasi Modifikasi Dokumen mencoba untuk memindahkan atau menyalin dokumen tersebut. Tindakan: Anda harus memiliki otorisasi dari pemilik dokumen tersebut atau admin sistem.

Saya ingin mengetahui hubungan antara Periode Penyimpanan Klasifikasi Sistem, Folder atau

Dokumen.

Deskripsi: Tidak ada hubungan secara langsung. Klasifikasi Sistem dan Periode Penyimpanan disediakan oleh sistem kepada dokumen secara default ketika akan deregister ke folder yang berhubungan dan user tidak merubah rumusnya jika diperlukan.

Ketika otorisasi untuk modifikasi dokumen itu diberikan kepada semua staff departemen,

adakah cara untuk menolak beberapa otorisasi anggota?

Deskripsi: masalah ini bisa diselesaikan dengan mengeluarkan otorisasi non- aksesibel untuk anggota bersangkutan.


41

Gejala Penyebab dan TIndakan

Faktor-faktor Lingkungan

Kecepatan popup jendela lambat.

Kasus: Ketika WAS dimatikan dan direstart ulang, kecepatan jendela popup dapat menurun. Tindakan: Kecepatan cenderung meningkat setelah sesuai dengan menggunakan jendela popup dua kali atau lebih.

Banyak jendela popup yang dibuka secara bersamaan sehingga membingungkan.

Kasus: Ketika seorang pengguna membuka jendela popup tanpa menyelesaikan tugas jendela popup yang sebelumnya. Tindakan: ini adalah bug melekat di versi 3,0. Masalahnya diharapkan telah diperbaiki pada rilis versi berikutnya.

Ikon tree di sebelah kiri menghilang.

Case: It can be caused by an I.E. Explorer’s refresh problem or an earlier task that was terminated improperly. Action: If an earlier task was terminated improperly, log out and log back in to resolve the problem. Otherwise, go to I.E. pull-down menu’s [Tool / Internet / Options] and set the “Check new version of the saved page” as “Automatic” and try again. Kasus: Hal ini dapat disebabkan oleh I.E. Masalah refresh Explorer atau tugas yang sebelumnya dihentikan dengan tidak tepat. Tindakan: Jika tugas sebelumnya telah dihentikan dengan tidak tepat, log out dan log in kembali untuk menyelesaikan masalah. Jika tidak, pergi ke I.E. pull-down dari menu [Tool / Internet / Options] dan mengatur " Check new version of the saved page " sebagai " Automatic " dan coba lagi.

Ikon tidak sejajar di frame kiri.

Kasus: Ini adalah sebuah fenomena yang umumnya terjadi di layar program web saat berkomunikasi dengan server. Daripada masalah program, ini lebih disebabkan oleh masalah kompleks termasuk kecepatan server, kecepatan klien dan lalu lintas jaringan. Tindakan: Tidak ada. Pada umumnya masalah terselesaikan sendiri.


42

Error 404--Not Found From RFC 2068 Hypertext Transfer Protocol -- HTTP/1.1:10.4.5

404 Not Found The server has not found anything matching the Request-URI. No indication is given of whether the condition is temporary or permanent. If the server does not wish to make this information available to the client, the status code 403 (Forbidden) can be used instead. The 410 (Gone) status code SHOULD be used if the server knows, through some internally configurable mechanism, that an old resource is permanently unavailable and has no forwarding address

Sebuah pesan akan ditampilkan setelah shutting down sistem. Tunggu satu menit dan coba login kembali atau berkonsultasi dengan admin sistem.


Faktor-faktor Lingkungan

Error 500--Internal Server ErrorFrom RFC 2068 Hypertext Transfer Protocol -- HTTP/1.1: 10.5.1 500 Internal Server ErrorThe server encountered an unexpected condition which prevented it from fulfilling the request

Case: An error caused during application server operation. Abnormal data registration is often the main cause. Action: Consult the sistem admin. In most cases, the problem is resolved after finding the field missing at the data registration level. Kasus: Kesalahan disebabkan selama operasi aplikasi server. Registrasi data abnormal seringkali sebagai penyebab utama. Tindakan: Konsultasikan dengan admin sistem. Dalam kebanyakan kasus, masalah ini diatasi setelah menemukan field yang kosong di tingkat registrasi data.

Edms user manual

Technology

Transcript of Edms user manual