E- Document for windows user manual คู่มือการใช้งาน...
Transcript of E- Document for windows user manual คู่มือการใช้งาน...
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 151
E-Document for windows user manual
คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การเขาสระบบ ...................................................................................................................................... 3
หนาแรก (HOME) ................................................................................................................................ 7
เมนการใชงาน ...................................................................................................................................... 9
ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน ................................................................................................... 28
กลองสรางเอกสาร (DOCUMENT BOX) ........................................................................................... 34
1 สรางเอกสาร DOCUMENT ......................................................................................................... 35
2 สรางเอกสารแลวสงออก ............................................................................................................ 49
3 รบเอกสาร ................................................................................................................................. 54
4 รบเอกสารแลวสงออก ............................................................................................................... 56
กลองเอกสารเขา (INBOX) ................................................................................................................. 59
กลองเอกสารเขา .................................................................................................................................. 60
การรบเอกสาร ..................................................................................................................................... 64
การตอบกลบเอกสาร ........................................................................................................................... 66
การสงตอ ............................................................................................................................................. 70
การตอบกลบแบบงาย .......................................................................................................................... 72
ยกเลกรายการ ..................................................................................................................................... 73
เมนเพมเตม .......................................................................................................................................... 76
การรบเอกสารเปนชด .......................................................................................................................... 76
กลองเอกสารออก (SENT BOX) ........................................................................................................ 79
กลองเอกสารออก ................................................................................................................................ 80
การยกเลกการสงเอกสาร ..................................................................................................................... 81
กลองเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX) ............................................................................................ 83
กลองไฟลเอกสารเผยแพร (SHARED BOX) ...................................................................................... 86
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 2 of 151
การแกไขเอกสาร ................................................................................................................................ 88
การแกไขเนอหา ................................................................................................................................... 89
แนบเอกสารตนเรอง ............................................................................................................................ 91
การสงตอเอกสาร ................................................................................................................................. 92
การระงบเอกสาร ................................................................................................................................. 92
การเผยแพรเอกสาร ............................................................................................................................. 95
TEMPLATE DOCUMENT ................................................................................................................ 96
การสแกนเอกสารโดยไมเขาสงานสารบรรณ........................................................................................ 99
การจองและขอเลขเอกสาร .............................................................................................................. 102
เครองมออ านวยความสะดวก........................................................................................................... 119
การปรบแตงการใชงานของโปรแกรม ................................................................................................. 120
หนาจอการสแกนเอกสาร ................................................................................................................... 126
แถบเมน “ทวไป” ................................................................................................................ 126
แถบเมน “ตงคา” ................................................................................................................. 127
แถบเมน “คณภาพ” ............................................................................................................ 128
วธการสแกนเอกสาร ........................................................................................................... 129
การแปลงไฟล ..................................................................................................................... 130
สมดรายชอ ........................................................................................................................................ 130
เลขรบและสงเอกสาร ......................................................................................................................... 135
มอบและถอนอ านาจ .......................................................................................................................... 139
สงเอกสารอตโนมต ............................................................................................................................ 141
การคนหาเอกสาร .............................................................................................................................. 144
ภาคผนวก ........................................................................................................................................ 146
ภาคผนวก ก ....................................................................................................................................... 147
ภาคผนวก ข ....................................................................................................................................... 150
ภาคผนวก ค ....................................................................................................................................... 151
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 3 of 151
การเขาสระบบ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 4 of 151
เปดโปรแกรม Internet Explorer
จากนน ระบ URL ของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในชอง Address (โดยท URL ทจะระบนนจะแตกตางกนออกไปในแตละ Site)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 5 of 151
จากนนท าตามขนตอนดงตอไปน 1. คลกทปม Windows Application
2. กรอกขอมลใหครบถวน ในหนา Login
1
2.1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 6 of 151
2.1 กรณทม Password กรอก Login และ Password ใหถกตอง แลวกด
2.2 กรณไมม Password กรอกเฉพาะ Login แลวกด จะปรากฎหนาจอแจงให
ทราบถงการตงPassword เรมตนใหกด
2.3 ในหนา Change Password กรอก password ทใชในปจจบน ในชอง Old password กอน แลวจงกรอก password ทตองการเปลยนใหมในชอง New password และชอง Confirm
new password โดยตองกรอกใหเหมอนกน จากนนกด
2.4 จะปรากฎหนาจอแจงยนยนการเปลยนแปลง password เมอกด กจะเสรจสน
ขนตอนการเปลยนแปลง
2.2
2.4
2.3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 7 of 151
หนาแรก (Home)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 8 of 151
หนาแรกเมอเขาสการใชงานระบบ แบงสวนการใชงานออกเปน 3 สวน คอ 1. สวนเมนการใชงาน ซงประกอบไปดวยเมน ไฟล, มมมอง , รายงาน ,เครองมอ , ชวยเหลอ ซงจะ
อธบายในสวนถดไป 2. สวนแสดงกลองเอกสาร ซงจะแสดงรายชอ กลองเอกสาร ทผใชงานสามารถเขาใชงานหรอไดรบสทธ
ตางๆในการด าเนนงานในกลอง กลองนนได 3. สวนแสดงผล จะเปลยนแปลงแสดงผลไปตามการท างานในแตละสวน ในหนาแรกน จะแสดงรายชอ
เอกสารทยงไมไดเปดอานในกลอง Inbox โดยแบงตามสทธในการเขาดเอกสาร ดงตวอยาง
2
1
3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 9 of 151
เมนการใชงาน
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 10 of 151
เมนการใชงานแบงออกเปน 4 หมวด หลกๆ คอ 1 เมน ไฟล ประกอบดวย รายการดงน
1.1 บนทก : บนทกเอกสารทตองการ 1.2 พมพ : สงพมพเอกสารทตองการ 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม : ส าหรบใหโปรแกรมตรวจสอบวา มเอกสารใหมเขามาหรอไม 1.4 เปลยนรหสผาน : เพอเปลยนรหสผาน 1.5 ปด :
ออก : ออกจากโปรแกรม
เปลยนผใชงาน : ส าหรบการออกจากระบบและใหบคคลอนเขาใชงาน
ปดและตงตนโปรแกรม : เพอปดหนาการใชงานโปรแกรมระบบสารบรรณนทงหมด
2 เมน มมมอง เมนในกลมของ “มมมอง” ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 11 of 151
2.1 แสดง/ซอนแถบ Folders : ซอนแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซายมอ 2.2 ขนาดอกษร : ปรบขนาดตวอกษรในหนาการแสดงผลทวไป โดยขนาดตวอยางอกษรจะเทากบ
A ดงภาพ 2.3 รายการอ านาจทไดรบ : จะแสดงอ านาจสทธทไดรบของผใชงาน 2.4 แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ : เรยกดตนแบบเอกสาร และเอกสารส าคญทเกบอยใน
ระบบ (ถาม)
3 เมน รายงาน ส าหรบการพมพเอกสารใหออกมาเปนรปแบบรายงาน เมอกดเลอกจะปรากฎหวขอ
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 12 of 151
3.1 รายงานมาตรฐานประจ าระบบ โดยมสวนยอยเพอส าหรบเลอกพมพเอกสาร ตวอยางดงตอไปน
3.1.1 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.1]
3.1.2 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.2]
3.1.3 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.1]
3.1.4 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.2]
3.1.5 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.1]
3.1.6 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.2]
3.1.7 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.1]
3.1.8 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.2]
3.1.9 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.1]
3.1.10 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.2]
3.1.11 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.1]
3
3.1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 13 of 151
3.1.12 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.2]
3.1.13 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.1]
3.1.14 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.2]
หมายเหต สามารถเลอกพมพรายงานแบบ ไฟลนามสกล .PDF และสามารถเลอกพมพแบบไฟล
นามสกล .XLS ซงจะมเนอหารายงานเหมอนกนโดยแตกตางกนเฉพาะไฟลนามสกลทตองการสงพมพเทานน (ดสญลกษณภาพประกอบ)
4 เมน เครองมอ ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน
4.1 ปดหนาตางทงหมด : เมอกดปมน จะปดหนาการท างานของระบบทงหมด 4.2 สมดรายชอ : จะแสดงรายชอผใชงานหรอหนวยงานทใชโปรแกรมในระบบทงหมด เพอใชใน
การคนหารายชอและจดกลมรายชอหรอหนวยงาน
4
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 14 of 151
4.3 เลขรบและสงเอกสาร : ส าหรบการสรางและแกไข เลขรบและเลขสงเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 15 of 151
4.4 มอบและถอนอ านาจ : มอบอ านาจใหบคคลอนสามารถเขามากระท าการตางๆ แทนตนเองและสามารถท าการถอนอ านาจทไดท าการมอบใหบคคลอนไดเชนกน ในสวนของหนวยงานกด าเนนการวธเดยวกนน
ไปท (มอบอ านาจ) โดยเลอกก าหนดวาบคคลหรอหนวยงานใดเปนผมอบอ านาจ และจะมอบ
อ านาจใหแกบคคลใด โดยกดทปม จะปรากฎหนาตางมอบอ านาจขนมาดงตวอยาง
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 16 of 151
กดทปมเพมรายชอบคคลหรอหนวยงาน จะปรากฎหนาตาง สมดรายชอขนมา
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 17 of 151
ใหท าการเลอกรายชอทตองการมอบอ านาจใหแลวกดทปม จะกลบสหนาตางเดมดงภาพ
ท าการเลอกอ านาจหรอบทบาทจากรายการขางลาง วาตองการใหรายชอบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธใด
4.5 สงเอกสารอตโนมต : ควบคมการสงเอกสารอตโนมต โดยสามารถก าหนดการสงไปยงบคคลหรอหนวยงานได
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 18 of 151
ดงภาพ ผใชสามารถสงเอกสารอตโนมต เมอมเอกสารเขาหรอออกจากระบบ โดยเลอกวาจะสงจากกลองเอกสารใด ทงกลองของบคคลหรอหนวยงาน แตโดยสวนมากจะใชในสวนของหนวยงานเปนหลก โดยจะสงเอกสารอตโนมตไปยง บคคลหรอหนวยงานใดใหกดทปม
จะปรากฎหนาตางสงเอกสารอตโนมต ใหท าการเลอกเงอนไขในการสงเอกสารดงตวอยางภาพ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 19 of 151
สงเอกสารอตโนมตตอเมอ - มเอกสารเขามายงบคคลหรอหนวยงาน - มสงเอกสารออกบคคลหรอหนวยงาน
เงอนไข - ไมก าหนด / สงออกอตโนมตโดยไมค านงถงผรบและผสง - เมอผสงตรงกบทระบ (การระบรายชอบคคลหรอหนวยงานสามารถท าได
โดยกดทปม จะปรากฎหนาสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอหรอหนวยงานทตองการ)
สงไปท
- การระบรายชอบคคลหรอหนวยงานสามารถท าไดโดยกดทปม จะปรากฎหนาสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอหรอหนวยงานทตองการ
ลงนามสงการ - ใหท าการกดท จะมเปาหมายในการลงนามสงการใหเลอก ดงภาพ
ตวอยาง
และกดทปม ระบบจะท าการบนทกรายชอดงกลาวและกลบสหนามอบและถอนอ านาจ โดยมรายชอหนวยงานหรอบคคลปรากฎทชอเงอนไขการสงเอกสาร ดงภาพตวอยาง
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 20 of 151
หากตองการเพมรายชอบคคลหรอหนวยงานเปนชดใหผใชกดทปม ระบบจะปรากฎหนาตาง สมดรายชอขนมา ดงภาพ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 21 of 151
ผใชสามารถท าการเลอกเพมรายชอบคคลหรอหนวยงานไดครงละหลายรายชอ โดยกดปม Shift ทหนาแปนเครองคอมพวเตอร แลวเลอกรายชอทตองการทงหมด และกดทปม
ระบบจะท าการเพมรายชอทเลอกทงหมดและกลบเขาสหนาจอ สงเอกสารอตโนมต ดงภาพดานลาง
และหากตองการลบรายชอใดใหท าการกดไปทรายชอนน และกดปม ระบบจะขนหนาตางยนยน ดงภาพ
ใหท าการกดท ปม รายชอนนจะหายไป จากนนเมอท าการก าหนดคาตาง ๆ
เรยบรอยแลวให กดท เพมท าการปดหนาตางการตงคาการสงเอกสารอตโนมต
4.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขทหนงสอเพอใชส าหรบการออกเลขรบหรอเลขสงเอกสารประเภทตางๆ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 22 of 151
4.7 Administrative Tools : ส าหรบผดแลระบบ เมอกดแลวระบบจะใหกรอกรหสผานดงภาพ
4.8 ตวเลอก : ชวยในการปรบแตงหนาจอและการใชงานใหเหมาะสมตามความตองการ ทงรปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจงเตอนเมอมเอกสารเขา อปกรณ Scanner รวมถงการปรบคาการใชงาน โดยสามารถอนญาตใหหนวยงานอนสามารถท าการคนหาเอกสารทกครงทสรางหรอรบเอกสารอตโนมต
ขอ/จองเลขเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 23 of 151
เครอขาย : จะแสดงเครองแมขาย ทท าการจดเกบเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 24 of 151
การแสดงผล : จะแสดงรายการเอกสารเขาใหมในหนาแรกของโปรแกรม โดยสามารถตงรายการแสดงเอกสารไดสงสดถง 250 รายการ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 25 of 151
แจงเตอน : สามารถก าหนดระยะเวลาการแจงเตอนเอกสารเขาใหมได ตงแต ไมแจงเตอน จนถง 1 ชวโมง
สแกนเนอร : ตงคาเครองสแกนเอกสารวาตวเครองเปนการท างานแบบ คอ แบบปกต หรอ อตโนมต
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 26 of 151
ความปลอดภย : สามารถก าหนดระยะเวลาการลอคหนาจอเมอไมมการใชงานได ตงแต ไมตองลอคหนาจอ จนถง 1 ชวโมง
ลายเซน : สามารถแนบรปลายเซนตทจะปรากฎทายขอความแนบทายได
ขนสง : สามารถอนญาตใหหนวยงานอนท าการคนหาเอกสารทสราง/รบเอกสารอตโนมตได
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 27 of 151
5 ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงาน เพออ านวยความสะดวกในการใชงานแกผใชหรอหนวยงานทใชใน
การศกษาขนตอนหรอวธการใชงานระบบ
5.1 View user manual : จะแสดงคมอการใชงานโปรแกรม ซงจะเปนไฟล .pdf โดยผใชระบบหรอหนวยงานสามารถสงพมพเปนเอกสารได
5
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 28 of 151
ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 29 of 151
กอนทจะเรมใชงานระบบนน ผใชควรท าความรจกกบสวนประกอบหนาจอการท างานตางๆของระบบเสยกอน
ปมค าสงในการสงงาน ประกอบไปดวยปมจากทางซายไปขวาตามล าดบดงตอไปน
1. ปมดภาพกอนพมพ โดยสามารถพมพหนารายงาน , รายการขอมลในสวนหนาแสดงรายละเอยดออกสเครองพมพได
2. ปม Refresh ส าหรบการเรยกดรายการในกลองเอกสารจาก Server อกครง โดยให Server สงขอมลลาสดมาให
3. ปมคนหา เพอการคนหาเอกสารหรอรายการตางๆ หรอเปนการก าหนดเงอนไขในการแสดงรายการเอกสาร ใชงานไดโดยการคลกทรปแวนขยาย หรอพมพค าทตองการคนหาลงในชองวางหลงรปแวนขยาย จากนนกด [Enter]
3
1
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 30 of 151
รายการกลองเอกสารของผใชและของหนวยงาน คอรายชอบคคลของผใชกลองเอกสารนน หากเปนหนวยงานหรอต าแหนง
จะเปนสญลกษณดงภาพ ภายในกลองเอกสารแตละกลองจะประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน
: รายการเอกสารเขา เกบรายการเอกสารทสงเขามายงผใชหรอหนวยงาน โดยใน inbox สามารถสราง Folder ยอย ๆ ไดอก
: กลองรายการเอกสารทบคคลหรอหนวยงานเผยแพรเอกสารสสาธารณะ
: รายการเอกสารออก เกบรายการเอกสารทผใชหรอหนวยงานสงออก
: รายการเอกสารทสรางขนหรอจดเกบกอนการสงเอกสารออกไปยงผอน หรอหนวยงานอน เพอความสะดวกตอการใชงานของผใช
: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากสทธผถอครองต าแหนงนนๆ (ซงแตละสถาบนจะก าหนดสทธของผถอครองต าแหนงนนหรอไมกได โดยจะขนอยกบความเหมาะสมของแตละหนวยงาน)
: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากหนวยงานของผใชระบบ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 31 of 151
: รายเอกสารทผใชหรอหนวยงานเปดชองทางใหผทตองการทราบสามารถสบคนได แตตองไดรบสทธในการเขาดเอกสารจากหนวยงานหรอบคคลผสรางเอกสารนน
: เมอผใชหรอหนวยงานไมตองการเอกสารชนใด สามารถไปยงกลองเกบเอกสารทไมตองการนนๆ แลวเลอกเอกสารทตองการจะลบดจาก List ของเอกสารกลองๆ นน (ดงภาพตวอยาง จะเปน List ของกลองเอกสาร Sentbox)
แลวกดทปม Delete บนแปนพมพ จะมหนาตางแสดงขนมาทหนาจอระบบเพอถามวา “คณแนใจหรอทจะท าการยายรายการหลกนไปยง Recycle Bin” ดงภาพตวอยาง
ใหผใชกดทปม yes เพอยนยนการยายเอกสารไปยงถงขยะ โดยทจะเอกสารเหลานนจะยงอยในระบบ แตจะอยในสวนทเปน Recycle Bin หากท าการซอนไวกจะมองไมเหนเอกสารในกลองน
รายการเอกสารทอยในกลองตางๆ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 32 of 151
เมอกดเลอกทตวเอกสารแลวท าการกดทปม ทางดานขวามอจะปรากฎหนาตางของเอกสารทเลอกโดยสงเขป และหากตองการซอนใหท าการกดทปม
อกครง หนาตางทปรากฎขนกจะหายไป
ผใชสามารถคลกเพอเขาไปเลอกดเอกสารในแตละรายการ
ได
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 33 of 151
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 34 of 151
กลองสรางเอกสาร (Document box)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 35 of 151
สรางเอกสาร Document 1. เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอ
หนวยงานใดๆ) โดยการกดทรายชอในกรอบทางซาย ดงตวอยางในภาพประกอบ
2. กดทปม เลอกประเภทเปน
1
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 36 of 151
3. พมพหวเรองเอกสารในชองของ “หวเรอง” 4. กรอกขอความรายละเอยดตางๆในชอง “บทคดยอ”
5. กดทปม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม โดยจะมชองใหกรอกรายละเอยดตางๆ (ดงภาพประกอบ)
วนทเขา วนทผใชหรอหนวยงานท าการสรางเอกสาร หรอวนทเอกสารเขาใน inbox ในกรณผใชหรอหนวยงานเปนผรบ
ประเภทเอกสาร สามารถกดเลอกระบประเภทของเอกสารทสราง
เลขหนงสอ
3
4
5
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 37 of 151
กรณใชเลขทมอย
เมอกดทปม “หมายเลขทมอย” จะปรากฎหนาตาง จะม ปม
และ ทงนผสรางเอกสารจะตองท าการขอหรอท าการจองเลขกอน กรณการขอเลขจากหนาจอ
ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองไดโดย เลอกรายการเลขหนงสอทตองการขอเลข ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน
รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข ● ชอเลม ● ผไดรบสทธใชเลข ตวอยาง หนวยงาน ● เลขสงหนงสอภายนอก ● ขอใหกบ Vision Net
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 38 of 151
คลกทปม จากนนกรอกขอมลหนงสอทตองการจะขอเลข โดย
1. เลอกรปแบบเลขหนงสอทตองการ 2. กรอกชอเรองของหนงสอ 3. กรอกวนทหนงสอ 4. กรอกในสวนของ เรยน 5. กรอกในสวนของ จาก 6. กรอกในสวนของ หมายเหต 7. ในสวนบคคลหรอหนวยงานผใชเลขจะถกก าหนดโดยสทธทเจาของเลขก าหนดมาไมสามารถ
เลอกได
8. คลกทปม เพอบนทกการขอเลขหนงสอ 9. รายการเลขหนงสอทขอไดจะแสดงในหนาแรกดงรป
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 39 of 151
โดยสวนนจะมไวส าหรบผใชทมสทธเปนผถอสมดคมเลข โดยระบบจะแสดงใหเหนวาไดมการจองเลขใดไวแตยงไมไดน าเลขทของหนงสอนนไปใช โดยสงเกตจากสญลกษณ ดงกลาว และหากเลขหนงสอทไดท าการจอง และ มการน าเลขนนไปใชจะสงเกตจากสญลกษณ ดงภาพ โดยจะมเครองหมายถก ในชอง ดงภาพตวอยาง
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 40 of 151
ระดบชนความเรว (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความเรวได)
ระดบชนความลบ (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความลบได)
วนทเอกสาร (คอวนททระบในตวเอกสาร)
เรยน ( ในสวนของชองนสามารถกรอกตวอกษรหรอกดทปม กไดจะปรากฎสมดรายชอ / Address Book และเมอตองการจะลบรายชอทไดเลอกไปแลวเพอท าการแกไข
ใหกดทปม จะลบรายชอนนออก แลวจงท าการเลอกรายชอใหมเขาไป ) o อธบาย (เรยน) (ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดย
จะเปนการขยายความเขาใจ ในชอง “เรยน” )
อางถง (ขอความ) (ในทนอาจกรอกรายละเอยดหรอไมกรอกกได) o อางถง (รายการ) (ในทนคอการแนบสงทอางถงเปนไฟลขอมลทตองการเขาสระบบ)
กดท มสองสวนใหเลอก คอ
หากท าการเลอกท เชอมโยงหนงสอเดมทมอยในระบบจะปรากฎหนาตาง ดงภาพ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 41 of 151
ใหผใชท าการคนหาเอกสารจากกลองเอกสราง (Document box) หรอ กลองเอกสารเขา (Inbox) แลวจงกดเลอกเงอนไขในการคนหาเอกสาร เชนถากดปม
จะเปนการคนหาเอกสารอยางรวดเรว ตวอยางดงภาพ
ใหผใชงานก าหนดเงอนไข คอ ค าคนหา และชวงวนท ทตองการและกดท ปม
แตหากตองการคนหาแบบ Quick Search คอสามารถระบแหลงท
คนหาเอกสารไดใหกดปม
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 42 of 151
จะปรากฎหนาจอดงภาพ โดยผใชตองท าการก าหนดแหลงทคนหา และจงกดปม
หรอหากตองการคนหาแบบอนกสามารถกดปม ได เชน ถาเลอกการคนหาแบบ Advance Search จะปรากฎหนาจอดงภาพ ซงเปนการคนหาเอกสารอยางละเอยด
โดยผใชสามารถกดทสญลกษณ เพอก าหนดหวขอในการคนหาดตวอยางภาพประกอบ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 43 of 151
ซงสามารถคนหาไดจากวนทเขาของเอกสาร, หวเรอง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ระดบชนความลบ, ระดบชนความเรว, บทคดยอ, Full text search, วนทเอกสาร, วนทรบ, วนทสง, วนทสราง, เรยน, อธบาย(เรยน) , จาก อธบาย (จาก) , ผสงเอกสาร, เลขรบ, สถานะการรบเอกสาร, หมายเหต, Folder ทคนหา,แหลงทคนหา
หรอหากไมตองการก าหนดหวขอในการคนหาใหกดสญลกษณ เพอเปนการปดหวขอทไมตองการใชคนหา
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 44 of 151
สงทสงมาดวย (ทงนจะมหรอไมกได)
จาก (กใชวธการเดยวกนกบ “เรยน” คอสามารถกรอกตวอกษร หรอกดทปม กไดจะ
ปรากฎสมดรายชอ ) และหากตองการลบกใหกดสญลกษณ
อธบาย (จาก) (ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดยจะเปนการขยายความเขาใจ ในชอง “จาก”)
จ านวนหนา (สามารถกรอกจ านวนหนา ไดในกรณทเอกสารทแนบมจ านวนมากกวาหนง)
เวลาด าเนนการ (ผสรางสามารถเลอกไดทง แบบก าหนดระยะเวลา และไมก าหนด)
อายเอกสาร เรมใชงานตงแต (โดยจะมใหเลอกทงวนทปจจบน หรอ สามารถก าหนดวนทไดเอง)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 45 of 151
หมายเหต (สามารถกรอกรายละเอยดเพมเตมไดตามตองการ) ซงจะมชอง เพอใหใสเครองหมาย หากตองการเผยแพร / อนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสารนได
1.6 ขอมลเพมเตมและดชนสบคน ผใชสามารถกรอกไดตามตองการ ตามแตละประเภทของเอกสาร โดยสามารถก าหนดใหเอกสารแตละประเภทมดชนและขอมลเพมเตมได โดยตองตดตอ Admin ของระบบและเมอท าการเลอนเมาทลงมาดานลางสดในสวนของการกรอกรายละเอยดทเปนเนอหาจะเปนสวนของสทธในการแนบเอกสารเพมเตม
1.6
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 46 of 151
1.7 สทธในการแนบเอกสารเพมเตม ผใชตองก าหนดสทธในการแนบเอกสารสาธารณะของผรบเอกสาร โดยอนญาตใหผรบทกคน แนบเอกสารเพมเตมได หรอ จะอนญาตบางบคคลหรอ
หนวยงานทจะสามารถแนบเอกสารเพมได โดยกด จะเขาสหนา “สมดรายชอ” เพอท าการเลอกรายชอทตองการ ตวอยางจะปรากฎหนาตางดงภาพดานลาง
1.7
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 47 of 151
และเมอเลอกรายชอหรอหนวยงานเรยบรอยแลวใหกดท ปม เพอปดหนาจอสมดรายชอ รายชอหรอหนวยงานทเลอกกจะปรากฎอยในชอง ดงภาพตวอยาง
จากนนใหท าการ กดท ปม ทมมขวามอเพอปดหนาจอน ระบบจะท าการบนทกขอมลทกรอกไปแลวขางตนโดยอตโนมต และจะกลบเขาสหนาการสรางเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 48 of 151
1.8 สามารถท าการแนบเอกสารเพมเตมไดโดยกดทปม แลวเลอกประเภทการแนบเอกสารตามความตองการ ตวอยางดงภาพ
1.9 เมอกรอกรายละเอยดตางๆในเอกสารครบถวนแลว ใหกดทปม ระบบจะท า
การสรางเอกสาร แลวเกบเอกสารทถกสรางนนไวในกลอง เปนอนจบขนตอนการสรางเอกสาร
1.8
1.9
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 49 of 151
2 สรางเอกสารแลวสงออก 2.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอ
หนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย
กรณตวอยางดงภาพ จะเปนการสรางเอกสารจากกลอง ในนามของบคคล ชอ ผพฒนาระบบ 1 Vision Net
2.2 กดทปม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน
2.2
2.1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 50 of 151
2.3 พมพหวเรองเอกสารทตองการสราง ในชองของ “หวเรอง”
2.4 กดท เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวในขนตอนการสรางเอกสาร)
2.5 กรอกขอมลรายละเอยดเนอหาเอกสารอยางยอลงในชอง “บทคดยอ/เนอหาเอกสาร (Abstract)”
2.6 กดทปม เพอระบปลายทางผรบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทงระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางหนาใหมขนมา ซงสามารถท าเพมเตมรายชอปลายทางผรบไดในหนาน โดยจะอธบายในขอ 2.9
2.7 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม)
2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดทปม ผทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถมองเหนไฟลน ไมวาจะเกดการสงตอไปอกกครง ผรบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได
2.9 ในหนาสงถงจะเปดเขาสหนาจอ เพอเพมรายการปลายทางผรบ
2.3
2.6
2.7
2.5
2.4
2.8
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 51 of 151
โดยเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ แลวกดแถบเมาทไปทชอนน เพอใหชองดาน
ขวามอแสดงรายละเอยดดงภาพดานลาง แลวจงกด ซงวธใชงานหนา “สมดรายชอ” อยางละเอยดจะอธบายในภายหลง
และเมอกด แลวระบบจะบนทกชอหรอหนวยงานทผใชเลอกและออกมาสหนา Forward & Reply Document ตวอยางดงภาพประกอบ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 52 of 151
2.10 เลอกก าหนดเปาหมายในการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.11 เลอกก าหนดวธการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.12 เลอกก าหนดระดบการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน
2.13 เลอกก าหนดวนทตองเปดอาน, วนทตองรบ, วนทตองสงตอ แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน
2.9 2.10 2.11
2.14 2.15 2.20
2.13 2.12
2.16
2.17
2.18
2.19
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 53 of 151
2.14 สามารถปรบแตงล าดบรายชอกอนหลง (ล าดบนจะมผลตอล าดบในการสงเอกสารในกรณทเลอกประเภทวธการสงออกเปนแบบ “ตามขนตอน” หรอเลอกรปแบบการสงเอกสารเปนแบบ “ตามล าดบ”)
2.15 กรณทมการเพมปลายทางผรบผดพลาด สามารถลบออกได โดยกดไปทปมน
2.16 ก าหนดรปแบบการสงเอกสารออก วาตองการสงเอกสารแบบใด 2.17 บนทกการเตอน โดยก าหนดเมอผรบด าเนนการใดๆ กบตวเอกสารทสงไป 2.18 ก าหนด “การออกเลขสง” 2.19 เพมเอกสารแนบ ซงเอกสารทแนบในสวนน ไมไดถกแนบตดไปกบตนฉบบเอกสาร ผทไดรบ
ไฟลแนบนมเพยงผทมรายชออยในรายการปลายทางผรบ ทจะรบเอกสารเทานน หากเกดการสงเอกสารฉบบนออกไปอก ผทรบตอกจะไมเหนไฟลแนบน ท าไดโดยการกดปม
จากนนเลอก ประเภทการแนบไฟล แลวท าตามขนตอนเลอกไฟลทตองการแนบ
2.20 เมอระบรายละเอยดครบถวนตามตองการแลวจง กดปดหนาจอน 2.21 เมอตรวจสอบจนแนใจวาไดระบรายละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงกดทปม
2.18
2.19
2.17
2.16
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 54 of 151
3 รบเอกสาร
3.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย
3.2 กดทปม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน
3.2
3.1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 55 of 151
3.3 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ
สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทปม 3.4 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทปม เพอเลอก 3.5 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ
3.6 กดทปม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวในขนตอนการสรางเอกสาร)
3.7 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ”
3.8 แนบเอกสารเพมเตม ไดโดยการกดทปม
3.9 เมอตรวจสอบวาไดกรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลการรบเอกสาร
3.8
3.9
3.5
3.7
3.6
3.3
3.4
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 56 of 151
4 รบเอกสารแลวสงออก
4.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย
4.2 กดทปม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน
4.2
4.1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 57 of 151
4.3 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ
สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทปม 4.4 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทปม เพอเลอก 4.5 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ
4.6 กดทปม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวในขนตอนการสรางเอกสาร)
4.7 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ”
4.8 กดทปม เพอระบปลายทางผรบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทงระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางใหมขนมา ซงสามารถท าการเพมเตมรายชอปลายทางผรบไดในหนาน วธการใชงานดงทไดกลาวไวในขอ สรางเอกสารแลวสงออก
4.9 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม) 4.10 แนบเอกสารสาธารณะ ผทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถมองเหนไฟลน ไมวาจะเกด
การสงตอไปอกกครง ผรบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได โดยการกดปม
4.9
4.5
4.7
4.8
4.11
4.10
4.4
4.3
4.6
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 58 of 151
4.11 เมอตรวจสอบวากรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดปม ระบบจะท าการบนทกการสรางเอกสารรบแลวสงออกกจะเสรจสมบรณ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 59 of 151
กลองเอกสารเขา (Inbox)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 60 of 151
กลองเอกสารเขา 1. เขาสกลองเอกสารเขาโดยการ คลกท
2. เมอตองการเขาไปดเนอหาเอกสารอยางครบถวน ใหดบเบลคลกทรายการเอกสาร
3. สามารถกดปม เพอท าการซอนแสดงหนาจอรายละเอยด เอกสารอยางยอ โดยในหนารายละเอยดเอกสารจะเหนรายละเอยดตางๆ ดงภาพตวอยาง
สามารถเลอกไดวาจะเขาไปดเนอหาเอกสารโดยกดเลอกจาก หมายเลขรบ ,เรอง หรอสงมาจากทใดกสามารถท าได
2 1
3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 61 of 151
4. ขอมลของผสง โดยระบบจะแสดงเลขทสง สงจาก วนทสง ระดบการสง และวตถประสงคลงนาม/สงการของการสงเอกสารฉบบนน
5. ขอมลเอกสาร ระบบจะแสดง เลขเอกสาร ระดบชนความเรว ระดบชนความลบ ประเภทเอกสาร วนททระบในเอกสาร เรยนถง อางถง สงทสงมาดวย จ านวนหนา (ถาม) เจาของเอกสาร (บคคลหรอหนวยงาน) วนทสรางเอกสารฉบบนน
4
5
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 62 of 151
6. บทคดยอ หรอ เนอหาเอกสาร 7. หมายเหต (ถาม) 8. ขอมลเพมเตมและดชนสบคน 9. สถานะการด าเนนการแลวเสรจ จะแสดงสถานะและรายละเอยดของการด าเนนงาน 10. ประวตการแกไข จะม Link แถบสญลกษณ เพอแสดงขอมล หากกดแลวไมมการแกไขเอกสาร
ระบบจะแจงวา “ไมมรายการ / No record” 11. ขอความแนบทาย แสดงขอความทผสงสงมา สามารถกด Link แถบสญลกษณใหกดเพอแสดง
รายการในหนาใหม 12. เอกสารแนบจากตนเรอง ผรบสามารถกดท Link เพอแสดงขอมลทตนเรองแนบมากบเอกสาร
ฉบบนไดคณสามารถเรยกด ไฟลตางๆทถกแนบมากบเอกสารโดยกดทรายชอไฟลทแนบมา กรณไฟลทแนบมาเปนภาพ จะเปดหนาตางการแสดงภาพขนมา และสามารถพมพออกสเครองพมพได กรณไฟลทแนบเปนไฟลประเภทเอกสารเชน Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรมจะเปลยนจากการเปดหนาตางแสดงภาพเอกสาร เปนการใหคณบนทก (Save) เอกสารสคอมพวเตอรของคณ เพอใหคณสามารถเปดดในภายหลง
6 7
8
9
10 11
12
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 63 of 151
13. ขอมลการรบเอกสาร ระบบจะแสดงวนทรบ เลขรบ และใครเปนผรบเอกสาร 14. ผลการลงนาม/สงการ ทงนผสงจะเปนผระบเปาหมายเพอใหผรบลงนาม หากผสงไมไดระบ
เปาหมายระบบจะ แจงเปน เพอทราบ 15. หมายเหต หากผสงมการหมายเหต ขอความจะแสดงทสวนน 16. การปฏบต 17. ขอมลการสงเอกสาร หากมการตงแสดง 18. ทางเดนเอกสาร ผรบและผสงสามารถกด Link เพอแสดงขอมลทางเดนเอกสารได วาไดมการ
สงเอกสารตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอนๆหรอไมอยางไร โดยระบบจะแสดงเปนกราฟ และสามารถตรวจดสถานะเอกสารในแตละเสนทางไดดวยการกดทรายการทางเดนเอกสารทคณสนใจ จะแสดงหนา “Route Information” ขนมา
13
14
15 16
17 18
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 64 of 151
รายละเอยดทจะแสดงในหนาน จะประกอบไปดวย ขอมลทวไป (เอกสารจากใคร ถง ใคร) Date/Time (วนท เวลา ของทางเดนเอกสาร) หมายเลข (หมายเลขสง หมายเลขรบเอกสาร) เปาหมาย ( เพอ , ลงนามโดย ) ขอความแนบทาย
การรบเอกสาร 1. ในหนาแสดงรายการเอกสารใน Inbox วธรบเอกสามารถท าไดโดย กดเลอกทรายการเอกสาร
ทตองการรบ ดบเบลคลกเขาสหนาเนอหาเอกสาร ดงภาพ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 65 of 151
2. กดทปม จะเปดหนาการรบเอกสารขนมา
3. เลอกประเภทในการรบเอกสาร จากนนกดทปม เปนอนเสรจสนการรบ
เอกสาร
1
2
3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 66 of 151
4. ดงภาพจะเหนวาเมอท าการลงรบ ตรงทเปนปมคลกทนเพอรบเอกสาร จะเปลยนเปนเลขหนงสอรบทตวบคคลหรอหนวยงานไดด าเนนการรบเอกสาร
การตอบกลบเอกสาร
1. ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทปม จะเปดหนาตางโตตอบส าหรบการตอบกลบ
2. ในรายการชอปลายทางผรบจะปรากฏชอของผทสงเอกสารมาหาคณใหโดยอตโนมต ในชองสงไปท
1
2 3 4 5 6
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 67 of 151
3. ในกรณทหนวยงานนเปนหนวยงานทรบเอกสารตนฉบบใหกดปมตนฉบบ ระบบจะเปดหนาจอเพอระบขอมลตนฉบบ
4. เลอกประเภทการสงเปาหมายในการสงเอกสาร
5. ระดบความส าคญการสง เปนการบอกแกผรบเอกสารแตละรายปลายทาง วามความส าคญการสงระดบได โดยจะปรากฏเปนสญลกษณทรายการเอกสารขาเขา
6. วนทควรเปดอาน วนทควรรบ และวนทควรสงตอ เมอก าหนดวนทจะปรากฏยงตาราง
“รายชอบคคลหรอหนวยงานทไดรบเอกสาร และประวตการรบสง” ในหนารายละเอยดเอกสารขาเขา และสามารถท าการค านวณหาวนทใชไปของแตละกจกรรมเมอเปลยบเทยบกบวนทก าหนด
7. การก าหนดงานใหแตละปลายทาง สามารถก าหนดโดย
กรอกหวของาน ทตองการสงงาน ถาตองการสงงานชองนจ าเปนตองกรอก
กรอกรายละเอยดงาน โดยชองนไมจ าเปนตองกรอก
ระบวนทงานควรเสรจสน โดยชองนไมจ าเปนตองกรอก รายละเอยดงานสามารถแกไขหลงจากสง ไดทรายละเอยดเอกสารขาออก (Sent box)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 68 of 151
8. การสงตามล าดบ คอ วธการสงท ระบบจะสงหาบคคลหรอหนวยงานแรกใน
รายการผรบเอกสาร และจะบงคบวาบคคลแรกในรายการผรบเอกสารตองเปนผสงเอกสารตอไปยงบคคลทสองในรายการผรบเอกสาร และจะบงคบใหสงตอไปเรอยๆจนครบทกรายชอในรายการ บคคลสดทายในรายการผรบเอกสารนนจงสามารถทจะสงตอใหบคคลอนได แตหากผสงตองการใหผรบไดรบเอกสารพรอมกนทกคน ใหน าเครองหมายถกออกจากชอง
9. การออกหมายเลขสง o ไมออกเลข o ใชหมายเลขรบ o ออกเลขจาก [ชดเลขเอกสารทเราสรางขนมา โดยสามารถแกไขปรบเลขได]
10. รปแบบการสงเอกสารมใหเลอก 2 แบบ โดยจะมรปแบบ สงออก และ รปแบบ เวยนออก ถาคณตองการใหระบบบนทกกจกรรมของผรบ ใหท าเครองหมายถกทชอง ตางๆ วาตองการใหระบบแจงเตอนเมอผรบท ากจกรรมใด
11. กรอกขอความแนบทาย ทตองการสงใหแกผรบหรอหนวยงานทรบ (ถาม) และหากท าเครองหมายถกทชอง ระบบจะท าการแนบไฟลเอกสารและขอความแนบทาย(ถาม) ของบคคลหรอหนวยงานกอนหนาไปยงผรบหรอหนวยงานรบทไดรบเอกสารตอจากเรา แตหากไมไดท าเครองหมายใดๆผรบ
7 8 9
10
11
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 69 of 151
หรอหนวยงานรบจะเหนเพยงขอความแนบทายจากบคคลหรอหนวยงานทสงมาเทานนตามปกต โดยผรบหรอหนวยงานรบจะไมเหนขอความแนบทายทมการแนบมาจากตนเรอง ถาคณไมตองการใหบคคลหรอหนวยงานทรบเอกสารตอจากคณ เหนขอความแนบทายทบคคลหรอหนวยงานสงใหคณ ท าไดโดยการน าเครองหมายถกออกจากชอง
12. เอกสารแนบ โดยเอกสารจะสงถงผรบตามรายชอทระบเทานน บคคลทไมอยในรายชอหรอสงถงจะไมไดรบเอกสารหรอไฟลน
วธการแนบไฟล กดปม จะปรากฎ ลงค ใหเลอกวธการแนบไฟล ดงภาพ
โดยวธการน าเขาใหเลอกไฟลทตองการแนบและท าตามวธการ เชน เมอน าเขาจากไฟลในเครองระบบกจะแสดงลงค ใหเลอกไฟลทตองการดงภาพ ใหผใชเลอกไฟลทตองการแลวกด
ปม
หรอเมอเลอกน าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner) จะปรากฎหนาจอดงภาพ หากเราไดท าการตอเครองสแกนเนอร ไวเรยบรอยแลว
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 70 of 151
โดยเราตองท าการตงคา เลอกเครองใหเหมาะกบคณสมบตของเครองสแกน เพยงครงแรกใน
การใชงาน ครงเดยว จากนนใหกดท ปม โปรแกรมจะท าการสงค าสงไปยงเครอง
สแกนเนอร เพอท าการสแกนและจดเกบเอกสารเขาในระบบ จากนน เลอกไปทปม เปนอนเสรจสนกระบวนการตอบกลบ จากนนระบบจะแสดงลงคแจงขนมาวาระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ ให
กด ปม
การสงตอ
1. ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทปม
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 71 of 151
2. จะเปดหนา “สมดรายชอ” ขนมาใหเลอกรายชอทจะก าหนดเปนปลายทางผรบ ซงจะอธบายการใชงานหนา “สมดรายชอ” ในภายหลง
3. เมอเลอกปลายทางผรบเสรจแลว จะเปดเขาสหนา “Forward & Reply Document” เพอให
ระบรายละเอยดทตองการเชนเงอนไขการสงเอกสาร รายชอบคคลหรอหนวยงานผรบเอกสาร , ขอความแนบทาย
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 72 of 151
ซงเมอเลอนเมาทลางมาดานลางจะมใหเลอก ในสวนทผใชสามารถก าหนดผรบขอความแนบทาย, บนทกการเตอน, เลขสงและเอกสารแนบ ไดเหมอนวธการ ตอบกลบ
การตอบกลบแบบงาย
1. การตอบกลบเอกสารแบบงาย ใหผใชกดทปม ระบบจะใหผใชเลอก ดงภาพประกอบ
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 73 of 151
โดยระบบจะขนรายชอบคคลหรอหนวยงานทสงเอกสารมา โดยทผใชไมตองเลอก แตอยางใด ซงผใชสามารถ เลอก ลงนาม/สงการ และ เลอกระดบความส าคญของการสงเอกสารฉบบนได ซงจะตอง
พมพขอความแนบทายดวย จากนนกดทปม จากนนระบบจะแจงขนมาวาระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ
ยกเลกรายการ
1. การยกเลกรายการ ใหกดปม ระบบจะขนลกษณะดงภาพ
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 74 of 151
โดยใหผใชใสเหตผลทตองการยกเลกรายการเอกสารน และใหกดทปม ระบบจะท าการยกเลกเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการยกเลกเอกสารใหเหนดงภาพ
2. การยกเลกเอกสารทท าการรายการยกเลกไปแลว เมอผใชไดท าการยกเลกเอกสารและ
ตองการน าเอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการยกเลกจะเหนสญลกษณการ
ยกเลกเอกสาร ดงภาพ กดปม จะมลกษณะ เหมอนถกกดสวทซ ลงไป
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 75 of 151
ใหผใชกดทปม อกครงหนง ระบบจะถามวา ผใชแนใจหรอไมทจะลบ
สญลกษณการยกเลกจากเอกสารน ดงภาพ ใหกดปม สญลกษณการยกเลกจะหายไป
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 76 of 151
เมนเพมเตม ในหนาเนอหาเอกสาร กดทปม “เมนเพมเตม” จะมสวนเพมเตมใหเลอกดงภาพตวอยาง
ตกลบ สงเอกสารกลบไปยงผสง เพอใหผสงแกไขเอกสาร หรอ เอกสารฉบบนนไมเกยวของ
กบผใช ลกษณะเหมอนการ ตอบกลบเอกสาร เพยงแตเอกสารทถกตกลบอาจเปนเอกสารทมขอมลไมสมบรณจงถกตกลบเพอใหผสงน ากลบไปแกไข
ขอความสาธารณะ น าเอกสารทไดรบเผยแพรสสาธารณะ โดยสามารถเขยนขอความเพมเตมได สามารถกระท าไดในสวนของ Document box, Sentbox และ Inbox การฝากขอความลกษณะนเปรยบไดกบการปดประกาศบนบอรด ทกคนทรบเอกสารจะสามารถมองเหนขอความไดทกคน
แนบเอกสารเพมเตม แนบไฟลเพมเตมในตวเอกสารฉบบทไดรบตอมาไดหากผสงไดท าการเปดสทธไว
แนบเอกสารตนเรอง แนบไฟลเอกสารซงเปนเปนการแนบเอกสารจากหนวยงานตนเรอง
เปดเอกสาร เปดหนาไฟลเนอหาเอกสารไดจากหนานเชนกน
แกไขเนอหา แกไขเนอหาเอกสารได โดยจะตองมสทธในการแกไขเอกสารนนๆ
การรบเอกสารเปนชด อ านวยความสะดวกในการรบเอกสาร ในกรณทหนงวนมเอกสารเขามาท “Inbox” ของคณมากมาย ท าไดโดยเลอกทกรอบรายการเอกสาร คณสามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการโดย
ใชปม Shift หรอ Ctrl บนแปนพมพชวยในการเลอกรายการเอกสารทตองการรบ
กดทเมนเพมเตม > [รบเปนชด…]
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 77 of 151
จะเขาสหนารบเอกสาร ”Dialog Window” เพอท าการรบเอกสาร ใหเลอกรปแบบในการรบ
เอกสาร ซงมดวยกน 3 วธ คอ 1. ไมออกเลขรบ ในกรณทผรบไมมหมายเลขรบ หรอไมจ าเปนตองออกเลขรบ 2. ใชหมายเลขรบเดม จากบคคลหรอหนวยงานกอนหนา 3. ออกเลขรบ โดยเลอกจากเลขรบทตองการใช คณสามารถปรบเลขตราประทบทเลอกโดย
กดปม จะปรากฎหนาตางใหคณกรอกเลขใหมทตองการปรบ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 78 of 151
จากนนกดปม เปนอนเสรจสนกระบวนการรบเอกสารเปนชดโดยการปรบ
เลข
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 79 of 151
กลองเอกสารออก (Sent box)
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 80 of 151
กลองเอกสารออก
1. สามารถเชครายการสงเอกสาร สถานะของเอกสาร แยกตามรายบคคล ไดจาก Sent box โดย
การ กดท 2. ตรวจดสถานะของเอกสาร จากสญลกษณหนารายการทแสดงขนมา
3. ดบเบลคลกทรายการเอกสารทสนใจ หรอ เรอง เพอเขาสหนาเนอหาเอกสารทไดสงออก
1 2
3
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 81 of 151
การยกเลกการสงเอกสาร สามารถท าไดทกลองเอกสารออก ในกรณทคณเปนผสงเอกสารออก และผรบนนยงไมไดท าการเปดดเอกสารเทานนจงท าการยกเลกได (โดยยกเลกได แยกตามรายบคคล)
1. ในหนา เนอหาเอกสารของ กดทปม 2. จะปรากฎหนาจอยนยนการยกเลกเอกสาร ใหกรอกเหตผลในการยกเลกลงในชองวาง
3. จากนนกดปม
1
3
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 82 of 151
4. หากการยกเลกเอกสารเสรจสมบรณ ระบบจะแสดงกรอบโตตอบ ยนยนการยกเลกเอกสารเสรจสน
4
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 83 of 151
กลองเอกสารสาธารณะ (Public box)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 84 of 151
จะสงเกตจากดานซายมอในสวนทเปนกลองเอกสาร จะเหนกลอง ซงเปนกลอง
เอกสารสาธารณะ ส าหรบใหบคคลหรอหนวยงานทสามารถเขาใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส เขาดเอกสารทผใช หรอหนวยงานแตละหนวยงานยนยอมเผยแพรเอกสารใหผอนไดทราบเพยงอยางเดยวโดยจะไมสามารถท าการแกไขใดๆ กบตวเอกสารได ซงสวนมากมกจะใชกบค าสงหรอประกาศ ลกษณะการเผยแพรน จะ คลายกบ แผนบอรดตดประกาศ ใหผใชงานไดทราบ เชนหากผใชหรอหนวยงานใดตองการทราบขาวทราบสารหรอเอกสารประกาศ หรอค าสง ทมไดเปนความลบแตอยางใด กสามารถทจะคนหาเอกสารไดจากกลองน แตทงนตองขนอยกบผสรางเอกสารฉบบนน วายนยอมเผยแพรเอกสารดงกลาวใหเปนเอกสารสาธารณะหรอไม
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 85 of 151
ซงจะสงเกตจากภาพดานบนวา กลอง จะมอยใน Inbox ของทกๆกลองท ผใชมสทธเขาใชงาน โดยหากเปนเอกสารหนวยงาน หากตองการดประกาศหรอค าสง จ าเปนจะตองเขาดเอกสาร
เผยแพรในกลอง ของหนวยงานทผใชงานสงกดอย
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 86 of 151
กลองไฟลเอกสารเผยแพร (Shared box)
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 87 of 151
ใหผใชหรอหนวยงานทเปนเลอกกลอง ทจะน าเขาเอกสาร แลวเลอกทตวเอกสาร ดงภาพตวอยาง ดานลาง
1.2
1.1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 88 of 151
การแกไขเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 89 of 151
การแกไขเนอหา
จะสามารถท าไดในกรณทคณเปนผสรางเอกสารฉบบนน (เอกสารทจะท าการแกไขไดจะตองอยใน Document box )
1. กดเลอกท “Document box” 2. ดบเบลคลกทรายการเอกสารทตองการแกไข
3. กดทปม เพอเปดหนาเนอหาขนมา
1 2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 90 of 151
4. ท าการแกไขรายละเอยดตางๆ ภายในเอกสาร ใหครบถวนเรยบรอย จากนนจงกดปม
3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 91 of 151
แนบเอกสารตนเรอง
การแนบเอกสารเพมเตมเขาสตนฉบบกรณแกไขเอกสาร
1 ใหกดทปม เลอก 2 จะปรากฎหนาตางเพอใชเลอกไฟลทจะแนบเอกสาร 3 เลอกไฟลทตองการ
4 จากนนกดปม เพอเปนการยนยนการน าเอกสารเขาสระบบ
4
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 92 of 151
การสงตอเอกสาร ดวยการกดทปม จะปรากฎ หนาสมดรายชอ ใหด าเนนวธการเดยวกนกบ “การสงตอเอกสาร”
การระงบเอกสาร
1. กดทปม เพอเปดเขาสหนาระงบการใชงานเอกสาร
3 4
●
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 93 of 151
2. กรอกเหตผลทระงบการใชงานเอกสาร
3. จากนนกดปม เพอเปนการยนยนการระงบการใชงานเอกสาร
4. ระบบจะท าการระงบเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการระงบเอกสารใหเหนดงภาพ
5. การยกเลกเอกสารทท าการระงบไปแลว เมอผใชไดท าการระงบเอกสารและตองการน า
เอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการระงบจะเหนปม ม
ลกษณะเหมอนถกกดสวทซ ลงไป ใหผใชท าการกดทปม อกครงหนง ระบบจะถามผใชวาแนใจหรอไมทจะลบ สญลกษณการระงบเอกสาร ดงภาพ
6. ใหกดปม สญลกษณการระงบเอกสารจะหายไป
2 3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 94 of 151
แลวจงสามารถท าการใดๆกบเอกสารฉบบนนไดอยางเดม
5
6
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 95 of 151
การเผยแพรเอกสาร
1. กดทปม “เผยแพรเอกสาร”
2. ระบบจะเปดหนาจอเผยแพรเอกสาร
3. เลอกระดบ “ความเปนสวนตวของเอกสาร” 4. ก าหนด “วนเผยแพร” ส าหรบการเรยงล าดบรายการ 5. กดปม OK เพอยนยนการเผยแพร
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 96 of 151
Template Document แมแบบเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 97 of 151
1. หนาการสรางเอกสาร ยงมฟงกชนการท างานเพออ านวยความสะดวกอนๆอก นนคอ แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ โดยน ามาใชในกรณทจ าเปนตองมการสงเอกสารทมรปแบบตายตว หรอแบบฟอรมตางๆ สามารถใชงานไดโดยกดไปทเมน แลวเลอกไปท มมมอง แลวท าการเลอกไปทแมแบบเอกสารและเอกสารส าคญดงภาพ
จะปรากฎหนาตางดงภาพ หากเราตองการใชแบบฟอรมใดทมอยในไฟลทปรากฎใหกดเลอกทรายการ “ฟอรมเอกสาร” ทตองการ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 98 of 151
จะปรากฎหนาตางไฟลใหกดเลอก หากตองการใชไฟลนนกดปม เพอท าการบนทก
เอกสารเอาไว หลงจากนนจงไปเปดเอกสาร เพอแกไขเนอหาภายใน แลวน าไปแนบกบเอกสารอเลกทรอนกสทตองการตอไป
2
เลอกไฟลทตองการแลวดบเบลคลกทไฟลนนๆ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 99 of 151
การสแกนเอกสารโดยไมเขาสงานสารบรรณ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 100 of 151
เปนการน าเขาไฟลเอกสารโดยไมเปนการสรางเอกสารในงานสารบรรณ ท าไดไดย 1. ใหผใชเลอกกลองทจะน าเขาเอกสาร
2. แลวเลอกทปม ตวอยางเปนการเลอก เพมรายการสแกนในกลอง หนงสอเขาภายใน ดงภาพตวอยาง ดานลาง
3. เลอกไปท จะปรากฎหนาจอ ดงภาพ
1 3
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 101 of 151
4. เพอใหผใชเลอกรายการเพมเอกสารแนบ ใสรายละเอยด, รหส, เรองหรอค าอธบาย เพอสะดวกใน
การคนหาไฟล 5. เมอกรอกขอมลครบถวนใหกดปม “ตกลง”
5
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 102 of 151
การจองและขอเลขเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 103 of 151
ส าหรบการออกเลขหนงสอสงออกภายนอก นนสามารถใชงานจากสวนของเครองมอขอ/จองเลขเอกสารได
โดยคลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ ดงรป
ส าหรบหนาการขอ/จองเลขเอกสารน จะเปนหนาการจดการเลขเอกสาร ททางผใชงานไดรบมอบอ านาจในการดแลและใชงานนน ดงรป
โดยจะแบงการท างานไดดงนคอ
1. จองเลขหนงสอ ในกรณทเปนหนวยงานเจาของเลขหนงสอสงออก จะสามารถท าการออกเลขหนงสอเองไดโดยการจองเลขเอกสาร ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานเปนเจาของนน จะแสดงสถานะความเปนเจาของโดยมรปแบบการแสดงเปน
รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงาน (ชอเลมของเลขหนงสอ) – สถานะเจาของ
ตวอยาง Vision Net (เลขหนงสอสงภายนอก) – เจาของ 1.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 104 of 151
1.2 สามารถจองเลข โดยกดปม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง
1.2.1 รปแบบ เรอง วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขแอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงาน
สารบรรณการจะตองท าการเลอกทปม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด, เรองอะไร, เรยนใคร, จากใคร
1.2.2 แลวกดทปม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว
1.2.1
1.2.2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 105 of 151
2. ขอเลขหนงสอ ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองได ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน
รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข (ชอเลมของเลขหนงสอ) – ผไดรบสทธใชเลข
ตวอยาง หนวยงานตวอยาง2 (เลขสงหนงสอภายนอก) – ขอใหกบ Vision Net
2.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร
2.2 สามารถขอเลข โดยกดปม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 106 of 151
2.2.1 รปแบบ, เรอง, วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขเอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงาน
สารบรรณกลางจะตองท าการเลอกทปม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด, เรองอะไร, เรยนใคร, จากใคร
2.2.2 แลวกดทปม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว
3. การน าเลขหนงสอกลบไปใชงาน สามารถน าเลขหนงสอไปใชงานได 3 แบบ ดงน 3.1 จากการสรางเอกสารใหม
ในขนตอนการสรางเอกสารสามารถน าเลขหนงสอทจองหรอขอไวมาใชงานได หรอหากมสทธในการเปนเจาของหรอขอเลขหนงสอสามารถ จอง/ขอเลขหนงสอ และน ามาใชไดทนทดงน
2.2.1
2.2.2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 107 of 151
3.1.1. เลอกสรางเอกสารในนามของบคคลหรอหนวยงานทเปนเจาของเรอง และมสทธในการใชเลขหนงสอ
3.1.2. คลกสรางเอกสารและเลอกรายการสรางเอกสาร
3.1.3. กรอกเรอง และเนอหา/บทคดยอเอกสาร และคลกทปม เพอท าการกรอกเนอหางานสารบรรณและใชเลขหนงสอ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 108 of 151
3.1.4. กรอกเนอหางานสารบรรณตางๆ และท าการใชเลขหนงสอไดโดยคลกทปม
3.1.5. จะแสดงหนาการใชเลขเอกสาร
3.1.6. โดยตองเลอกเลขหนงสอทตองการใชงาน
3.1.7. เลอกเลขหนงสอทเคยจอง/ขอไวเพอใชงานไดหรอหากมสทธในการขอ/จองเลขหนงสอก
สามารถคลกท เพอจอง/ขอเลขใหมและใชเลขหนงสอนนไดทนท และ
สามารถใชเลขหนงสอโดยคลกท
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 109 of 151
3.1.8. เมอเลอกใชเลขหนงสอทตองการจะกลบเขาหนาสรางเอกสารเดมเพอท าการ สามารถทจะแนบไฟลเอกสารเขาสระบบและบนทกรายการหนงสอสงออกเกบไวได
3.2 จากการ แนบไฟลเอกสาร สามารถใชเลขหนงสอทตองการโดยการแนบไฟลเอกสารไดในหนาของการจอง/ขอเลขเลขเอกสาร
โดยระบบจะสรางเอกสารเกบใหอตโนมต
3.2.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช
3.2.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท
และเลอกรายการ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 110 of 151
3.2.3. จะแสดงหนาการแนบไฟลเอกสาร ผใชงานสามารถแนบไฟลจากเครองคอมพวเตอรหรอ
แสกนเอกสารนนเขาสระบบได จากนนคลกท เพอบนทกรายการหนงสอ
3.2.4. เมอบนทกหนงสอเรยบรอยจะกลบสหนาการจอง/ขอเลขเอกสาร และสถานะของเอกสารจะถกปรบเปน ถกใชงานและมเอกสารแนบ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 111 of 151
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 112 of 151
3.2.5. รายการเอกสารทมการแนบไฟลเอกสารสามารถเปดดเอกสารทน าไปใชไดทนทโดยคลก
เลอกรายการ และคลกท และเลอกรายการ
3.2.6. จากนนจะแสดงเอกสารทมการใชเลขนน
3.3 จากการผกเอกสารเดมทเคยสรางไว
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 113 of 151
จะใชในกรณทมการสรางเอกสารและแนบไฟลเขาสระบบเรยบรอยกอนแลว แตยงไมไดใชเลขหนงสอสามารถเลอกรายการหนงสอทสรางไวผกกบเลขหนงสอทจอง/ขอไวได ขนตอนการผกเอกสารท าไดดงน
3.3.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช
3.3.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท
และเลอกรายการ
3.3.3. จะแสดงหนาการคนหาเอกสาร จากกลอง Document Box ท าการคนหาเอกสารและ
เลอกรายการทตองการผกเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 114 of 151
3.3.4. จากนนคลกท เพอผกเอกสารเขากบเลขทหนงสอ 4. การกรองขอมลเลขหนงสอ ในหนาการจอง/ขอเลขเอกสาร สามารถทจะท าการคนหาเอกสารท
ออกเลขหนงสอไดโดยกดทปม
4.1 ระบค าคนหา (โดยคนหาจากหวขอหรอหมายเหตทระบในขนตอนของการขอหรอจองเลข) เลอกสถานะของเลข ก าหนดชวงวนท ทตองการ(เลอกไดจากวนทเอกสารหรอวนทสราง) จากนนกดปม
4
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 115 of 151
5. การยกเลกเลข ในการณทมการจองเลขไปแลวไมมการน าเลขนนไปใช หรอจองผด ฯลฯ โดยกดเลอกทรายการทตองการยกเลก จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท ยกเลกการจองเลข
จะปรากฏหนาตาง “ยกเลกการจองเลข” ดงภาพดานลาง
5.1 5.2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 116 of 151
5.1 เลอกประเภทการยกเลกเลข เปนแบบยกเลกเลข โดยจะเปนสญลกษณ มเครองหมาย แสดงใหทราบ (โดยสามารถน าเลขกลบมาใหไดใหม)
5.2 ยกเลกเลข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายในระยะเวลาทก าหนด(เลขทถกยกเลกระบบจะน ามาออกใหกบผขอรายใหมภายใตกรอบระยะเวลาทก าหนด) แลวกด
จะแสดงกรอบแจง สถานะการยกเลกเสรจสมบรณใหกด อกครง เปนอนเสรจสนขนตอนการยกเลกเลข
โดยระบบจะกลบมาสหนาจอเดม และจะมสญลกษณเกดขนทหนาตวเอกสารทจองเลข สงเกตดง
ภาพดานลาง ยกเลกเลข โดยไมมเงอนไข สามารถน าเลขกลบมาใชใหมได หากเมอไดมการน าเลขกลบมาใชใหม ผขอเลขรายถดไปจะไดเลขนอตโนมต ยกเลกเลขโดยมเงอนไข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายใน ระหวาง วนเวลาทก าหนด
สามารถน าเลขทยกเลกแลวกลบมาใชใหมได โดยกดทรายการทท าการยกเลกไปแลว จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท น าเลขกลบมาใชใหม
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 117 of 151
กรอกรายละเอยดเชนเดยวกบการจองเอกสารใหครบถวนแลวกด
กรอกรายละเอยดตางๆใหครบถวนเชนเดยวกบการจองเลข และระบประเภทการแทรกซงเปน
สวนส าคญทจะมสวนในการก าหนดวาเลขทจะไดจากการแทรกจะออกมาเปนเลขใด
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 118 of 151
จากนนจงกดปม ระบบจะท าการแทรกเลขเอกสารใหและแสดงขนในรายการจอง
เลขเอกสาร
สามารถแกไขวนทเอกสารและรปแบบเลขเอกสารในรายการจองเลขเอกสารได โดยการคลกขวาทรายการทตองการแกไข เลอกรายการ “แกไขเลขและวนทเอกสาร”
ท าการแกไขเลขเอกสารหรอวนทเอกสารตามตองการ (เลขเอกสารทเปนเลขหลกจะไมสามารถแกไขได)
จากนนกดปม ระบบจะท าการแกไขรายละเอยดทไดระบไวและแสดงในรายการเลขเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 119 of 151
เครองมออ านวยความสะดวก
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 120 of 151
การปรบแตงการใชงานของโปรแกรม 1. เรยกโปรแกรมนโดยการไปยง เมนหลกดานบน > เครองมอ > ตวเลอก ดงภาพ
2. ตวเลอก > เครอขาย ดงภาพ ซงหากมมากกวา 1 ใหเลอกเครอขายทตองการ แตโดยสวนมากระบบจะตงเครอขายทใชงานไวอยแลว ผใชจงไมตองก าหนดตรงสวนน
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 121 of 151
3. ตวเลอก > การแสดงผล ซงผใชสามารถก าหนดไดวา เมอมเอกสารใหมเขามาตองการใหแสดงรายการลาสดในหนาแรกของโปรแกรมจ านวนกรายการ โดยสามารถตงใหแสดงผลไดสงสดถง 250 รายการ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 122 of 151
และผใชสามารถเลอกรปแบบการแสดงผลได โดยเลอก แบบ กรอบเลอนลง หรอ เปดหนาตางใหม
แลวกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว 4. ตวเลอก > การแจงเตอน โดยระยะเวลาการแจงเตอนนนสามารถระบไดและสามารถยกเลกการ
แจงเตอนได โดยผใชสามารถตงแจงเตอน
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 123 of 151
เมอมเอกสารเขาใหม ไดสงสด 60 นาท หรอจะไมตงแจงเตอนกสามารถท าได o สวนทเปนเสยงแจงเตอน ระบบจะตงคาใหใชเสยงจากระบบ แตหากผใชมไฟลเสยงก
สามารถน าเขามาเพอใชแจงเตอนเมอมเอกสารใหมเขามาได o สงจดหมายเตอนมายงทอยทระบขางลาง โดยผใชงานสามารถสง จดหมายแจงเตอน
มายงทอยทผใชตองการใหสงไปหา โดยทงนตองไดรบการอนมตจากทางมหาวทยาลยฯ ดวยวาสามารถสงอเมลแจงเตอนไปยงอเมลอนๆ ทนอกเหนอจากการใชงานเครอขายภายในองคกรหรอไม
แตระบบการแจงเตอนจะท างานเมอเปดโปรแกรมนไวเทานน ดงนนถาตองการใหโปรแกรมนแจงเตอนทกครงทมเอกสารเขา สามารถท าไดโดยเปดโปรแกรมนเมอเรมใชงานคอมพวเตอร เมอโปรแกรมนถกยอลง โปรแกรมจะกลายเปน tray icon แตผใชยงสามารถใชโปรแกรมไดโดยการ Double click ท icon ของโปรแกรม ดงภาพ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 124 of 151
5. ตวเลอก > สแกนเนอร วธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอกก าหนดวา เครองสแกนเนอรทตออย เปนเครองสแกนเนอรรนใด เพอความสอดคลองในการใชโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
เมอเลอกแลวกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว
6. ตวเลอก > ความปลอดภย ระบบสามารถตงลอกหนาจออตโนมต เมอผใชไมไดมการใชงานโปรแกรมเปนระยะเวลาสงสดไดถง 60 นาท
เมอเลอกแลวกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 125 of 151
7. ตวเลอก > ลายเซน ในกรณททางสถาบนเหนควรใหเอกสารสารบรรณอเลกทรอนกสสามารถแนบลายเซน เปนไฟลได ผใชสามารถ สแกนลายเซนเพอน ามาใชในโปรแกรมได
เมอเลอกแลวกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว
8. ตวเลอก > ขนสง ซงผใชสามารถเลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทกครงทสราง / รบเอกสารอตโนมต ได
โดยท าเครองหมาย ในชอง เลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทก
ครงทสราง / รบเอกสารอตโนมต แลวกด ระบบจะบนทกขอมลตามทผใชตงไว
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 126 of 151
หนาจอการสแกนเอกสาร แถบเมน “ทวไป”
9. ผลลพธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอก นามสกลของไฟลทจะสแกน การเลอกนามสกลไฟล คอการ
เลอกความละเอยดของเอกสารทจะสแกนออกมาจากตนฉบบ 10. ชอไฟล จากนนเลอกการตงชอไฟลทจะสแกน วาตองการก าหนดเอง หรอ ใหระบบก าหนดให โดย
ใชวนทและเวลา เปนตวก าหนด
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 127 of 151
แถบเมน “ตงคา”
11. อปกรณ / สแกนเนอร เมอกดเลอกกจะปรากฎหนาตางส าหรบการตงคาเครองสแกนขนมา โดยหากมการตอเครองสแกนมากกวา 1 เครองขนไป ใหผใชระบเครองสแกนทตองการใช
12. ความละเอยดของภาพ ทงนระบบจะก าหนดไวใหเรยบรอยแลว โดยสวนมากผใชจงไมจ าเปนตองตงคาในสวนน หากเมอไดเลอกนามสกลไฟลทมความละเอยดสงไวแลว เชน เลอก > ( .PDF )
13. ส หากเครองสแกนเนอร สามารถสแกนสได ระบบกมเมนรองรบการสแกนส เชนกน 14. สแกนเอกสารและการแปลงไฟล ระบบสามารถใหสแกนและแปลงเอกสารออกเปนไฟล .PDF ได
ทงนเพอปองกนการแกไขไฟลตางๆ จากไฟลของตนฉบบ โดยสามารถเลอกแนวและขนาดกระดาษได
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 128 of 151
แถบเมน “คณภาพ”
15. คณภาพไฟล ผใชสามารถเลอกคณภาพไฟล นามสกลตางๆ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 129 of 151
วธการสแกนเอกสาร
1. เลอกรปแบบไฟลจากการสแกน o Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะไดไฟลรปภาพ จะไดหนงไฟลตอหนง
หนากระดาษ o Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล PDF ไฟลประเภท
นสามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได โดยเครองทจะเปดไฟลประเภทนไดนน จะตองตดตงโปรแกรม Acrobat reader กอน
o Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล TIFF ไฟลประเภทนสามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได ภาพทไดเปนเอกสารขาวด า ขนาดเลก เหมาะส าหรบเอกสารทประกอบดวยตวหนงสอเปนสวนใหญ
1
2
3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 130 of 151
2. ระบชอไฟลทเกดจากการสแกนเอกสาร
3. กดปม ภาพทไดจากการสแกนจะปรากฏในรายการในชองดานลาง
4. กดปม เมอคณสแกนเอกสารครบตามตองการ
การแปลงไฟล
1. หากตองการ แปลงไฟลใหกดทปม
2. ระบบจะปรากฎหนาตางขน ผใชตองการแปลงไฟลเปนแบบใด ใหกดเลอกไฟลนามสกลทตองการ และเมอกดกจะปรากฎ หนาตางขนเพอใหกรอกชอไฟลใหมทตองการสราง
3. กรอกชอไฟลในชอง และกดปม 4. โปรแกรมจะแปลงไฟลรปภาพทผานการสแกน ใหเปนไฟล PDF หรอ TIFF ตามตองการ
สมดรายชอ โดยเลอกท เครองมอ > สมดรายชอ
1
2
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 131 of 151
จะปรากฎสมดรายชอ ดงภาพดานลาง
16. เลอกสมดรายชอใน > ชองสมดรายชอของ ซงในสวนนจะมผลในกรณทผใชงานไดท าการสรางกลมปลายทางผรบ เอาไวใชงานเปนการสวนตว หากเลอกสมดรายชอทไมถกตองกจะไมแสดงรายการกลมดงกลาวทไดสรางเอาไว โดยปกตจะม 1 รายการ คอสมดรายชอสวนตวของบคคล คณสามารถทจะสรางและบนทกปลายทางหรอกลมปลายทางทผใชสงถงบอยๆ โดยรายชอทอยในสมดรายชอของผใช จะไมสามารถดหรอใชงานไดโดยบคคลอน และในกรณทคณมรายการใน “สมดรายชอของ” มากกวา 1 รายการ รายการทเพมขนนน คอ สมดรายชอของหนวยงานทผใชรบผดชอบ ผใชสามารถจดการสมดรายชอของหนวยงานได โดยการเลอกสมดรายการของ
●
●
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 132 of 151
หนวยงานในชองเลอก สมดรายชอของหนวยงานจะมประโยชนอยางมากในกรณทหนวยงานของคณตองการทจะจดท ารายชอและกลมใหเปนมาตรฐานเดยวกนทงหนวยงาน เพราะสมดรายชอหนวยงานสามารถอนญาตใหบคคลในหนวยงานเขาใชงานได ทกคนกจะมรายชอกลมเหมอนกน ถามการแกไขกจะแกไขทจดเดยว ทกๆคนกเหนความเปลยนแปลง ในสวนบนนยงรวมไปถงการก าหนดเงอนไขในการคนหารายชอทตองการ (จะอธบายในสวนตอไป)
17. เลอกกลมรายชอในกรอบทางซายมอ มกลมพนฐานทระบบจดเตรยมเอาไวคอ o รายชอทงหมด ในกลมนจะรวบรวมรายชอทงหมดทม จากทกๆกลมในสมดรายชอของ
ผใชทถกสรางขนมาแสดงรวมกน กลมนจะชวยในการคนหารายชอทงหมดทมอยในระบบ (จะกลาวถงในสวนถดไป)
o กลมสงตอเอกสาร กลมนจะชวยอ านวยความสะดวกในกรณทจ าเปนจะตองมการสงเอกสารตอไปยงหลายๆปลายทางผรบและเปนปลายทางผรบกลมเดยวกน หรอชวยในการกระจายเอกสาร กลมนจะท าหนาทจดเกบรายชอบคคลหรอหนวยงานทมกจะใชในการกระจายเอกสารออกไป
o รายชอลาสด คอกลมทผใชงานสงเอกสารไปใหลาสด o กลม โดยภายในกลมนจะม Folder กลมยอย เชน รายชอทใชประจ า หรอกลมอนๆ
แลวแตทผใชจะก าหนด โดยจะชวยอ านวยความสะดวกแกผใช ในกรณทมปลายทางผรบ
●
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 133 of 151
ใดๆ ทมการใชงานบอยครง ผใชสามารถเพมรายชอปลายทางผรบนนเขาในกลมนได เพอลดขนตอนในการคนหาปลายทางผรบได
o ถงขยะ ในกรณทตองการลบรายชอบคคลหรอกลมใดๆ สามารถท าไดโดยคลกทรายการทตองการลบแลวลากมาใสไวทถงขยะ ผใชสามารถเพมกลมไดโดยการกดปม หรอลบกลมได (โดยจะไมสามารถลบกลมทระบบจดเตรยมใหได)
o สามารถสรางกลมเพมเตมไดโดยการกดทปม โปรแกรมจะแสดงหนาตางขนมาใหผใชกรอกชอกลมใหมทตองการสราง
แลวกดทปม ระบบจะท าการเพมกลมรายชอทสรางเขาส กลม ดงภาพตวอยาง
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 134 of 151
ดงตวอยาง จะมรายชอ กลม VN เพมเขามาใน กลมรายชอ
o หรอตองการลบกลมรายชอทสรางขนกสามารถท าไดโดยการคลกทกลมรายชอทตองการ แลวลากมาวางท “ถงขยะ”
o เมอเลอกกลมรายชอในชอง “รายชอทงหมด” ชอง “รายชอทงหมด” (ชองกลาง) จะแสดงรายชอทอยภายใตกลมนนๆ
o สามารถเลอกคนหารายชอไดโดยระบชอทตองการคนหาลงในชอง
o สามารถระบขอบเขตในการคนหาไดดวยการคลกทรปแวนขยาย จากนนจงเลอกก าหนดขอบเขตทตองการคนหา ดงภาพ คนหาทงหมด คนหาในสงกดเดยวกน คนหาในสงกดเดยวกนและระดบต ากวา ดงภาพ
●
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 135 of 151
เลขรบและสงเอกสาร เปนตวแทนของตราประทบออกเลขรบ/สง ทอยในรปแบบดจตอล เพอใชในการรบสงเอกสาร แตไมจ าเปนวาผทจะรบหรอสงเอกสารจ าเปนตองมตราประทบ เพราะโปรแกรมสามารถใหคณรบหรอสงเอกสารโดยไมตองออกเลขรบหรอเลขสงได
18. เขาสหนาจอการใชงาน (สรางและแกไข) ไดโดย เมนเครองมอ > เลขรบ/สงเอกสาร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 136 of 151
19. สามารถทจะเพมตราประทบโดยการกดปม เพอเปดหนาตาง “Create new running number”
●
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 137 of 151
2.1
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5 2.2
3.6
1
2
3 1.1
●
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 138 of 151
1. ขอมลทวไป 1.1 ระบชอลงในชอง สรางใหกบ วาจะสรางตราประทบใหใคร เหตทตองเลอกบคคลเพราะ
ตราประทบทสรางขนนนจะใชแยกกนแตละหนวยงาน จะไมมการใชปนกน 2. ประเภท
2.1 เลขรบ ผใชสามารถตงวาจะใหหนวยงานหรอบคคลอนเหนหมายเลขรบนหรอไม กรณทสรางเลขรบเอกสารเฉพาะหนวยงาน โดยทมใชหนวยงานกลาง ทออกเลขใหกบทางมหาวทยาลย
2.2 เลขสง 3. การสรางรหส
3.1 ระบปท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “ปท” 3.2 ระบเลมท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “เลมท” 3.3 ระบขนเลมใหมเลขท : จ านวนเลขสงสดเมอถงเลขนแลว เลขใน “เลมท” จะถกปรบขน
หนงหมายเลข และ ”เลขปจจบน” จะถกปรบเปนเลข 1 ถาคณไมตองการใหมการปรบเลขใหกรอกเปน “9999999”
3.4 ระบเลขปจจบน : เลขทจะถกประทบสเอกสาร และจะปรบขนหนงหมายเลขหลงจากการประทบ
3.5 ระบ รปแบบการสรางรหส : โปรแกรมจะใชรปแบบในชองนในการประทบเลขบนเอกสาร ถาชองนไมถกกรอกขอความใดๆโปรแกรมจะไมประทบเลขใดบนเอกสาร ดงนนจงตอง
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 139 of 151
ก าหนดรปแบบการสรางรหสใหกบตราประทบ (สามารถศกษารปแบบในการสรางรหสไดในภาคผนวก)
3.6 ท าเครองหมายถกท “ใชระบบตงตนเลขอตโนมต” ในกรณทตองการใชงาน (สามารถระบการตงตนเลขไดอตโนมต ไดโดยการระบวนท)
มอบและถอนอ านาจ เปนการมอบอ านาจใหบคคลอน สามารถเขามากระท าการตางๆแทนได จะใชในกรณทมอบอ านาจใหบคคลในหนวยงานเขามาจดการเอกสารของหนวยงาน
1. เขาใชงานไดโดยกดทเมน เครองมอ > มอบและถอนอ านาจ
1
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 140 of 151
2. เลอกผมอบอ านาจหรอบทบาทของ (ผมอบอ านาจ) รายชอในรายการจะขนชอหนวยงานหรอบคคลทคณมสทธจดการ
3. กดทปม “แกไข”
2
3
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 141 of 151
4. เลอกทปม “เพม” จะขนหนาสมดรายชอมาใหเลอก ใหท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ
5. กรอบดานบนเลอกชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ กรอบดานลางท าเครองหมาย ทหนาชอง
อ านาจหรอบทบาทจากรายการขางลาง แลวกดปม หมายเหต: เมอคลกชอรายการใหขนแถบส จะปรากฏค าอธบายรายการในขอความใตกรอบ (A)
6. สามารถถอนอ านาจออกโดยเลอกรายชอในกรอบดานบน และกดปมลบ
สงเอกสารอตโนมต ควบคมสงส าเนาเอกสารอตโนมตไปยงปลายทาง ตามเงอนไขทก าหนด
4
5
6
A
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 142 of 151
1. จะปรากฎหนาจอดงภาพดานลาง เลอกทชอหนวยงานหรอบคคล หากตองการสงเอกสารอตโนมตไปยงบคคล
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 143 of 151
หรอหนวยงานใด ใหกดทปม 2. จะขนหนาจอสงเอกสารอตโนมต
2.1 ใหผใชท าการเลอกวาตองการสงเอกสารตอเมอมเอกสารเขามา หรอมการสงเอกสารออก 2.2 เงอนไข ใหผใชก าหนด เมอสงออกอตโนมตมหรอไมก าหนด
1
2 2.1
2.2
2.3 2.4
2.5
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 144 of 151
2.3 สงไปท ใหกดท จะปรากฎสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงาน
2.4 ลงนาม / สงการ ใหระบเปาหมายในการสงเอกสารวาตองการใหผรบ ลงนาม เลอก “เปาหมายเพอ” กดปม ระบเปาหมายของการสงเอกสาร ถาไมระบจะใชเปาหมายเดยวกบการสงเอกสารเขาสหนวยงาน หรอสงเอกสารออกจากหนวยงาน
2.5 จากนนกดทปม เปนอนเสรจสนกระบวนการ
การคนหาเอกสาร คลกเลอกทกลองเอกสารทตองการคนหา (ดตวอยางจากภาพประกอบ)
คลกทรปแวนขยาย แลวเลอกก าหนดขอบเขตการคนหา ในหวขอ “คนหาขอความในเอกสาร”
ก าหนดประเภทการคนหา (Quick search หรอ Advance search)
เลอกประเภทการก าหนดเงอนไขในการคนหา โดยตางกนทความสามารถในการเพมเงอนไขในการคนหา มดวยกนสองประเภทคอ Quick search : เปนการคนหาทรวดเรวและงาย โดยระบค าทตองการคนหา ชวงวนท
ตองการคนหาเอกสาร และ Folder ทคนหา
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 145 of 151
Advance search : เปนการคนหาทมความละเอยดสง สามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวาการคนหาทวไป เชน วนทเอกสารเขา, วนทสงเอกสาร, หวเรอง, บทคดยอ, หนวยงานทสงเอกสารมา, หนวยงานทรบเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชนความลบ, เลขรบ-เลขสง เปนตน
หรอคณสามารถใชวธคนหาอยางงายไดโดยการกรอกค าทตองการคนหาลงในชองวาง แลวกดปม Enter บนคยบอรด ระบบจะท าการแสดงผลจากการคนหาขนทรายการเอกสารในกลองทคณเลอก
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 146 of 151
ภาคผนวก
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 147 of 151
ภาคผนวก ก ค าอธบายรายการสทธ ส าหรบการมอบสทธหรอมอบอ านาจ
รายการสทธ ค าอธบาย เปนเจาของ สามารถกระท าการใดๆ กบหนวยงานทมอบสทธเสมอนเปน
เจาของ รบสบทอดอ านาจ ไดรบสบทอดรายการสทธตางๆ จากหนวยงานทมอบสทธให
กลาวคอผมอบสทธไดรบการมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ สทธเหลานนจะสบทอดจะมอบตอไปยงผรบมอบสทธดวย
ผดแลระบบยอย มสทธในการมอบสทธความเปนเจาของ (Owner) และสทธอนๆ ของหนวยงานทตนดแล ใหกบบคคลอน
อานเอกสารเขา มสทธเขาสถาดรายการเอกสารขาเขา (Inbox) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน
ใชสมดลงรบ มสทธใชงานสมดลงรบ ของหนวยงานทมอบสทธได
ลงรบเอกสาร มสทธลงทะเบยนรบเอกสารของหนวยงานทมอบสทธให จดการรายการขาเขา มสทธจดการรายการในถาดรายการขาเขา (Inbox) ของ
หนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร
e-mail แจงเมอมเอกสารเขา มสทธในการรบ E-mail แจงเตอน เมอมเอกสารเขาสถาดรายการขาเขา (Inbox)
อานเอกสารออก มสทธเขาสถาดรายการเอกสารขาออก (sent box) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน
ใชสมดบนทกเอกสารขาออก มสทธใชสมดบนทกเอกสารขาออก ของหนวยงานทมอบสทธได
สงเอกสาร มสทธสงออกเอกสารของหนวยงานทมอบสทธให สงเอกสารผาน TH-eGIF มสทธในการสงออกเอกสารไปยงองคกรภายนอกผานโครงขาย
TH-eGIF
จดการรายการขาออก มสทธจดการรายการในถาดรายการขาออก (Sent box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร
ถอนรายการสงเอกสาร มสทธในการถอนรายการสงเอกสารของหนวยงานทมอบสทธ ตามเงอนไขการถอนเอกสารขององคกร
อานรายการน าเขา มสทธในการเขาถงถาดรายการน าเขา (Upload box) ของ
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 148 of 151
หนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน
สรางงานน าเขา มสทธในการสรางรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให โดยสทธนเปนคนละสทธกบการสรางเอกสาร
แกไขงานน าเขา มสทธในการแกไขรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให
จดการรายการน าเขา มสทธจดการรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร
ลบรายการน าเขา มสทธลบรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให
อานรายการเอกสารสราง มสทธเขาสถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน
สรางเอกสาร มสทธในการสรางเอกสารและบนทกสรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให
แกไขเอกสาร มสทธในการแกไขรายการในถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให
จดการรายการเอกสารสราง มสทธจดการรายการในถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร
แผยแพรสกลองเอกสารสาธารณะ มสทธในการเผยแพรเอกสารของหนวยงานทมอบสทธใหสกลองเอกสารสาธารณะ (Public box)
แผยแพรเอกสารสภายนอก มสทธในการเผยแพรเอกสารของหนวยงานทมอบสทธใหสภายนอก
ลบเอกสาร มสทธลบเอกสารในถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให โดยเอกสารนนตองยงไมเคยสงออก
อานรายการเอกสารสาธารณะ มสทธเขาสถาดรายการเอกสารสาธารณะ (Public box) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน
จดการรายการเอกสารสาธารณะ มสทธจดการรายการในถาดรายการเอกสารสาธารณะ (Public box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 149 of 151
การจดการโฟลเดอร
จดการสมดคมเลขหนงสอ มสทธจดการสมดคมเลขหนงสอ เชน การจองเลข และสามารถควบคมสทธการขอหมายเลขหนงสอ
สง E-Mail จากระบบ สง E-Mail จากระบบ (ในกรณมระบบ Send mail client)
ใชงานสมดรายชอ มสทธใชงานสมดรายชอ ของหนวยงานทมอบสทธให จดการสมดรายชอ มสทธจดการสมดรายชอ เชน สรางกลม จดรายชอในกลม ของ
หนวยงานทมอบสทธให แสดง 'แทน' ในขอความทายเอกสาร แสดงขอความ 'แทน' หนาชอหนวยงานทลงทายในขอความ
ทายเอกสาร ทสงในนามของหนวยงานทมอบสทธให
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 150 of 151
ภาคผนวก ข
ความหมายของสญลกษณตางๆ โดยจะแยกไดเปนกลมตาง ๆ ดงน
แสดงสถานะเอกสาร หมายถง เอกสารเขาทยงไมไดเปดอาน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสเหลองเขมทยงไมมการเปดซอง”
หมายถง เอกสารทผสงยงไมไดท าการสงแตจะตองมการสงไปยงผรบแนนอน คอจะเปนรป “ซองจดหมายดานทอยผรบ” (สญลกษณนจะเหนไดในกลอง Document box ของผสรางเทานน)
หมายถง เอกสารรบทเปดอานแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการเปดซองแลว” หมายถง เอกสารรบทเปดอานและไดท าการลงรบแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการ
เปดซองแลว และมเอกสารแนบอยขางซอง” หมายถง เอกสารทไดตอบกลบหรอสงตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอน คอจะเปนรป “ซอง
จดหมายสขาวทมการเปดและมลกศรชออก” หมายถง เอกสารเขามายงหนวยงานซงคณไดรบสทธในการเขาถงเอกสารนนและคณยงไมไดเปด
อานเอกสารรายการนน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสขาวทยงไมมการเปดซอง”
แสดงสถานะการสงตอเอกสารโดยอตโนมต
หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผรบไดรบเอกสาร คอจะมสญลกษณรป “cc สน าเงน” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน
หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผสงไดสงเอกสาร คอจะ มสญลกษณรป “cc สเขยว” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน
แสดงสถานะการยกเลกเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการยกเลกเอกสารฉบบนแลว โดยสญลกษณรปจะปรากฎทมมบนขวาของสถานะเอกสารตาง ๆ
แสดงสถานะการระงบเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการระงบเอกสารฉบบน โดยสญลกษณรปเครองหมาย “กญแจลอค” จะ
ปรากฎทหนาเนอหาเอกสารทไดท าการระงบไว
E-Document for Windows User Manual
Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 151 of 151
ภาคผนวก ค ความหมายของสญลกษณทใชในการก าหนดรปแบบของตราประทบ พรอมแสดงตวอยางการประยกตใช
สญลกษณ ค าอธบาย %Y เลขปท ทระบในชองกรอก
%B เลขเลมท ทระบในชองกรอก
%N เลขปจจบน ทระบในชองกรอก %y ป ค.ศ. ปจจบนของระบบ
%b ป พ.ศ. ปจจบนของระบบ %% เครองหมาย “%”
ตวอยางการสรางรหส การประยกตใช ตวอยางขอมล
ปท ทระบในตราประทบของคณคอ 2546 เลมท ทระบในตราประทบของคณคอ 2 เลขปจจบน ทระบในตราประทบของคณคอ 471 ป พ.ศ.ปจจบนคอ 2547
รปแบบการสรางรหส เลขทจะประทบในเอกสาร
%N/%b 471/2547
%5N 00471 %2b-%N 47-471
%2B-%N/%Y 02-471/2546 ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471