P$ttwPNL/UrP/Nlr--oJ3

UNIT PENJAMINAN MUTUPOLITEKNIK NEGERI LHOKSEUMAWE

5*"",',"r",* n"n"ntg,d

KEMENTERIAN RISET. TEXNOI.,OGI DAN PENDIDIKAI\I TINGGITt/\T rrFT:! ITLTrL- f,.Ir:tr-rnnr r rrl\r.(rrirTl /f l rr rt-'i.r \r!I l -D,I\l\ lI\ 1\ fJ(r-[.,.]lt.l Lnlr_s.Dtl,u lvlA wl,

Jalan Banda Aceh-Medan Km. 280.3 Buketrata. Lhokseumawe. 24301 PO.BOX 90Telepon: (0645) 42785 Fax: 42785

Laman: www.onl.ac.id

Prosedur MutuNo. Dok: PM/PNLruPM-03Tel Dikeluarkan : 17 Maret 2016

Revisi0l 1 17 Maret2016

BUKU PROSEDUR MUTU

Dirumuskan oleh : Tirn Penyusun Prosedur Mutu Tanda TanganPoliteknik Neeeri Lhokseumawe

Aswandi. S.Kom,. M.Kom

Dikendalikan oleh : Ketua Unit Penjaminan Mutu Tanda TanganPoliteknik Neeeri Lhokseumawe

Ir. Herri Mahvar. MT

DirekturPoliteknik Neceri Lhokseumawe

Disetujui oleh

Ir. Nahar. MTTanggal : 17 Maret 2016

KATAPENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahserta karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan pen)rusuruIn Prosedur Mutu untukmengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan PoliteknikNegeri Lhokseumawe (PNL). Prosedur Mutu berisikan prosedur kerja atau StandarOperasional Prosedur (SOP) untuk menerapan Good Gavernace denganmengimplementasikan SPMI di PNL. Dalam rangka menguraikan kebijakan mutu danmanual mutu di PNL maka di terbitkanlah Prosedur Mutu atau Standar OperasionalProsedur guna memudahkan menata, penajaman tugas dan fungsi organisasi.

Prosedur Mutu ini memberikan deskripsi mengenai SOP agar seluruh unit kerja dilingkungan PNL melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasiorganisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi.

Penyusunan SOP ini berguna memudahkan PNL dalam memberikan jaminan kepada para

pelmggan (customers), dan para pihak yang berkep entingan Gtakeholders) bahwa PNL akansecara sistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuai dengan

standar yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan Tri Dharma Pendidikan Tinggi.

Diharapkan Prosedur Mutu ini dapat diimplementasikan sesuai dengan yang telah disusunmenjadi pedoman atau acuan ke{a bagi pejabat dan pelaksana di lingkungan PNL baik itudi tingkat Politeknik, Prodi/Jurusan, pusat, bagian dan unit lainnya sehingga pelaksanaan

fungsi dan tugas berjalan dengan lancar, efektii dan efisien, serta dapat

dipertanggungiawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya.

Penghargaan setinggi-tingginya dan ucapan terima kasih disampaikan kepada Tim Penyusun

Prosedur Mutu dan semua pihak yang telah membantu atas segala partisipasi yang telahdiberikan selama penyusunan Prosedur Mutu ini.

Lhokseumawe, | 7 Maret 20 16

Direktur,

Ir. Nahar. MT.

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHANKATAPENGAT{TARDAFTAR ISI

BAB I PEIIDAHULUAN1.1 Latar Belakang1.2 Tujuan dan Sasaran1.3 Ruang Lingkup1.4 Definisi1.5 Dasar Hukum

BAB 2 VISI. MISI DAN TUJUAN PNL2.1 Visi2.2 Misi2.3 Tujuan2.4 Sasaran

BAB 3 IMPLEMENTASI PROSEDUR MUTU3.1 Impelementasi Sistem Penjaminan Mutu3.2 Implementasi Audit Intemal Mutu Akademik

BAB 4 URAIAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SPMI4.1 Isi Form Prosedur Mutu/Standar Operasional Prosedur4.2 Diagram Alirfflowchart Standar Operasional Prosedur4.3 Nomor Dokumen Kodefikasi Standar Operasional Prosedur4.4 Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

BAB 5 PROSEDUR MUTU DALAM IMPLEMENTASI SPMI5.1 Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti)5.2 Standar LainlPendidikan Tinggi (Standar Dikti)

BAB 6 KONTROL DOKUMEN DALAM IMPLEMENTASI SPMI6.1 Lembar Koreksi6.2 CacatanPerubahan

Rf,FERENSITIMPEI\MJSUN

Halamaniiiiii

IJ

5

6678

810

14

2l

llt2l313

2425

2627

l

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajibdilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang No.20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan pemerintahNo.l9 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Dalam Peraturan MenteriPendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem penjaminan MutuPendidikan Tinggi dan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi telah diatur sesuaiPeraturan Menteri Riset, Teknologi dan Perguruan Tinggi No. 44 Tahun 2015 tentangStandar Nasional Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminanmutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan kinet'a dan daya saingperguruan tinggi.

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT) bertujuan menjamin pemenuhanStandar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh danberkembang budaya mutu. Dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevansi danefisiensi layanan Politeknik Negeri Lhokseumawe di era global, maka pengelolaannyamembutuhkan Sistem Penjaminan Mutu Intemal (SPMD. Unit Penjaminan Mutu PoliteknikNegeri Lhokseumawe sebagai perangkat penjaminan mutu dalam mengembangkan SistemPenjaminan Mutu Intemal (SPMI) yang mengintegrasikan peraturan-peraturan pemerintah,Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) terdiri atas: S istem Penjaminan MutuIntemal (SPMI) yang akan, dilaksanakan, dikendalikarl dan dikembangkan oleh perguruantinggi. dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang akarl dilaksanakarldikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN-PT dar/atau LAM melalui akreditasi sesuaidengan kewenangan masing-masing.

Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerupan GoodGovernance terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas dan transparansi. Perbaikandan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dantransparansi dalam penyelenggaraan pendidftan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkanGood Governance di Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL), penerapan SPMI merupakansuatu keharusan.

Ada l0 (sepuluh) Prinsip dasar Good Govemance adalah sebagai berikut :

l. AKUNTABILITAS: Meningkatkan akuntabilitas para pengambil keputusan dalamsegala bidang yang menyangkut kepentingan masyarakat.

2. PENGAWASAN : Meningkatkan upaya pengaw{rsan terhadap penyelenggaraanpemerintahan dan pembangunan dengan mengusahakan keterlibatan swasta danmasyarakat luas.

3. DAYA TANGGAP: Meningkatkan kepekaan para penyelenggaraan pemerintahanterhadap aspirasi masyarakat tanpa kecuali

4. PROFESIONALISME:Meningkatkan kemampuan dan moral penyelenggaraanpemerintahan agar mampu memberi pelayanan yang mudah, cepat, tepat dengan biayaterjangkau

5. EFISIENSI & EFEKTIVITAS: Menjamin terselenggaranya pelayanan kepada

masyarakat dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal &bertanggung jawab

6. TRANSPARANSI: Menciptakan kepercayaan tirnbal-balik antara pemerintah dan

masyarakat melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan didalammemperoleh informasi

7. KESETARAAN: Memberi peluang yang sama bagi setiap anggota masyarakat untukmeningkatkan kesejahteraannya

8. WAWASAN KE DEPAN: Membangun daerah berdasarkan visi & strategis yang jelas

& mengikuti-sertakan warga dalam seluruh proses pembangunan, sehingga warga

merasa memiliki dan ikut bertanggungiawab terhadap kemajuan daerahnya

9. PARTISIPASI: Mendorong setiap warga untuk mempergunakan hak dalam

menyampaikan pendapat dalam proses pengambilan keputusan, yang menyangkut

kepentingan masyarakat, baik secara langsung mapun tidak langsung

10. PENEGAKAN HUKUM: Mewujudkan penegakan hukum yang adil bagi semua pihak

tanpa pengecualian, menjunjung tinggi HAM dan memperhatikan nilai-nilai yang hidupdalam masyarakat.

Prinsip dasar implementasi penjaminan mutu adalah sebagai berikut :

1. Bertujuan untuk mencapai kondisi hasil dan proses kerja yang bermutu secara konsisten

dengan menerapkan prinsip perbaikan mutu secara terus-menerus (CQI ' continuousquality improvement).

2. Menjunjung tinggi norma dan etika akademik.3. Mengutamakan prinsip kesetaraaq kejujura4 keterbukaan, dan keadilan.

4. Memberi kebebasan kepada unit kerja pelaksana kegiatan akademik untuk menyusun

standar, prosedur dan persyaratan secara mandiri sesuai dengan kebutuhannya dengan

mengacu pada pedoman/standar yang berlaku di UPM PNL.

Sementara itu, kondisi pra syarat ini tercermin antara lain dengan adanya hal-hal berikut:

l. Kejelasan deskripsi standar mutu kerja yang diharapkan (exp ected work quality)-

2. Komitmen pemimpin untuk melakukan inovasi dan perbaikan terus-menerus.

3. Kesempatan yang terbuka dan adil untuk mendapat pelatihan dan peningkatan

kompetensi secara individual.4. Umpan balik konstruktif dari mahasiswa dan pemangku kepentingan (stakeholder

lainnya mencakup minimal dosen, alumni, pengguna lulusan, dan mitra kerjasama.

5. Pemberian p enghargaan (reward) bagi yang berprestasi dan mampu mengangkat nama

baik institusi serta sanksi Qrunishment) bagi yang melanggar ketentuan dan peraturan

yang berlaku.

Implementasi SPMI PNL membutuhkan Quality Management yang baik, sedangkan

manajemen mutu yang baik membutuhkan KOMITMEN semua pihak, termasuk

MANAJEMEN PLINCAK, untuk melakukan dan menjaga proses perbaikan secara

berkesinambungan. Manajemen mutu juga harus tumbuh dan berkembang secara intemal

atas dasar kebutuhan internal. Manajemen mutu merupakan kegiatan terinstitusi dalam

bentuk prosedur standar organisasi dan melibatkan pihak-pihak htar (stakeholders, extemaljudgements dll).

Pedoman umum implementasi SPMI PNL adalah sebagai berikut :

1. Membentuk dan memfungsikan unit kerja yang berwenang dan bertanggungiawabuntuk menerapkan SPMI dan memonitor penerapannya sesuai dengan prirsip GoodGovernance.

2. Menyusun dan menetapkan kebijakan, manual dan standar mutu serta prosedurpenjaminan mutu.

3. Menerapkan semua prosedur dan mekanisme untuk mencapai standar mutu secara

fleksibel tanpa mengubah tujuan;4. Mendokumentasikan semua kebijakaq manual, prosedur, dan standar mutu dengan baik

dan dapat diakses dengan mudah oleh semua sivitas akademika dan stakeholders lan5. Membangun dan menjaga hubungan koordinasi dan jejaring kerja (networking\ yang

efektif dan konstruktif dengan badan/institusi eksternal, terutarna Badan AkreditasiNasional dan Lembaga Profesi lainnya dalam penerapan SPM.

6. Melakukan benchmarking yang efektif untuk meningkatkan mutu PNL.

Dalam proses pengembangan SPMI, ada tiga aktivitas pokok yang dilakukan secara simultandan berkesinambungan. Ketiga aktivitas pokok pengembangan dan penerapan SPM yang

dimaksud adalah sebagai berikut :

L Menentukan tujuan dan standar mutu.2. Melakukan evaluasi terhadap praktik-praktik yang mendorong rnaupun menghambat

(good or bad practices) dalan pencapaian standar tersebut.

3. Memperbaiki pelaksanaan yang telah dilakukan sebelumnya yang menghambatpencapaian standar.

Standar Operasional Prosedur, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan

prosedur pelaksanaan pada tingkat PNL, bagian/pusat/unit dan jurusan/program studi,

termasuk di dalamnya adalah pejabat/kepegawaian untuk melaksanakan prosedur tersebut'

Upaya PNL dalam memudahkan pelaksanaan tugas adalah penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP).

1,2 Maksud, Tujuan dan Sasaran

Standar Operasional Prosedur PNL merupakan penjabaran dari Kebijakan, dan Manual Mutu

PNL dimaksudkan sebagai tahapan/langkahJangkah yang dibakukan dan yang harus dilaluiuntuk menyelesaikan suatu proses kerja.

Standar Operasional Prosedur PNL merupakan penjabaran dari Kebijakan SPMI PNL.

Manual Mutu Politeknik Negeri Lhokseumawe bertujuan untuk :

t. Ter*ujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan di

PNL:2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan di

dalam lingkungan PNL;3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungiawab dari pelaksanaaan tugas;

Sasaran pemanfaatan standar operasional Prosedur adalah peningkatan mutu, efisiensi dan

efektivitas kinerja seluruh unit kerja di lingkungan PNL.

1.3 Ruang Lingkup

SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana termasuk di dalamnya pendidik dan

tenaga kependidikan di lingkungan PNL pada tingkat PNL, jurusan/bagian,program studi,pusat dan unit kerja lainnya.

1.4

l.Delinisi

Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan

tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan

Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untukmeningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.Sistem Penjaminan Mutu Internal yang selanjutnya disingkat SPMI, adalah kegiatansistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom

untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara

berencana dan berkelanjutan.Sistem Penjaminan Mutu Ekstemal yang selanjutnya disingkat SPME, adalah kegiatanpenilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutuprogram studi dan perguruan tinggiPangkalan Data Pendidikan Tinggi adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikantinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional.

Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi Standar

Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar

Nasional PengaMian kepada Masyarakat.Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah sejumlah

standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi.Perguruan Tinggi yang selanjutnya disingkat PT, adalah satuan pendidikan yang

menyelenggarakan pendidikan tinggiBadan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, yang selanjutnya disingkat BAN-PT,adalah badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan

akreditasi perguruan tinggi secara mandiri.Kebijakan : pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari

institusi tentang sesuatu hal;Kebijakan SPMI : pemikiraq sikap, pandangan politeknik mengenai SPMI yang berlaku

di politek-nik;Manual SPMI : dokumen tertulis berisi petunjuk praktis tentang bagaimana

menjalankan atau me laksanakan SPMI;Standar SPMI : dokumen tertulis berisi kriteria patoka4 ukuran, spesifikasi, mengenai

sesuatu yang harus dicapai / dipenuhi;Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk

mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis' kronologis, logis

dan koheren.Formulir @orang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencataVmerekam

kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional

Prosedur (SOP).Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan

pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan

berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang

z.

J.

)-

6.

4.

7.

8.

9.

10.

ll.

t2.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

telah ditetapkan.Evaluasi Diri: kegiatan setiap unit dalam politeknik secara periodik untuk memeriks4menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kunrn waktu tertentu untukmengetahui kelemahan dan kekurangannya;Audit SPMI: kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditorinternal politeknik untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah

seluruh standar SPMI telah dicapaildipenuhi oleh setiap unit dalam lingkunganpoliteknikBenchmarking: Upaya pembandingan standar, baik antar intemal organisasi maupun

dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.

1.5. Dasar Hukum

Dasar hukum penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

l. Undang undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;2. Undang- undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan:4. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 66 Tahun 2010, tentang Perubahan atas Peraturan Rl,

Nomor l? Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;

5. Peraturan Mendikbud No 50 tahun 2014 tentang sistem Penjaminan Mutu Pendidikan

Tinggi;6. Buku Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2014;

7 . Pedoman Akreditasi BAN-PT Tahun 2013 tentang Penilaian Program Studi;

8. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Politeknik Negeri Lhokseumawe ;

9. Keputusan Direktur Politeknik Negeri Lhoseumawe, Nomor : 279 Tahun 2016, tentang

Organisasi Perguruan Tinggi Pada Politeknik Negeri Lhoseumawe;

I 0 . Statuta Politeknik Negeri Lhoseumawe;ll. Rencana Snategis (Renstra) Politeknik Negeri Lhoseumawe, Periode 2015-2019;

12. Standar Nasional Indonesia (SNl) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Badan

Standardisasi Nasiona;13. Dokumen Kebijakan Nasional Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi' 2012

14. Dokumen Kebijakan Mutu, Sistem Penjaminan Mutu Intemal Politeknik Negeri

Lhoseumawel

2.1

BAB 2VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN PNL

Pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran Politeknik Negeri Lhokseumawe, direncanakan

akan terwujud pada tahun 2024, dan pencapaian tersebut dilakukan secara bertahap sesuai

dengan penyusunan Rensha setiap lima tahun.

Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL) sebagai lembaga pendidikan vokasional dengan

multi disiplin ilmu yang berorientasi pada keahlian dan keilmuan untuk menunjangperkembangan industri dan masyarakat, melaksanakan firngsi Tri Dharma Perguruan Tinggi,maka Politeknik Negeri Lhokseumawe menetapkan visi sebagai berikut : "PoliteknikNegeri Lhokseumawe sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Vokasi yang mandiri danunggul di tingkat global pada Tahul 2024".

Dalam visi PNL mengandung makna "mandiri, unggul dan global" dengan penjelasan

sebagai berikut :

MandiriIGta "Mandiri" memilki makna Politeknik Negeri Lhokseumawe mampu secara otonom

menentukan arah dan kebijakan pengembangan institusi serta mengelola Tridarmaperguruan tinggi yang berkualitas secara mandiri sesuai dengan kebijakan pengembangan

perguruan tinggi yang dicanangkan pemerintah untuk mencapai cita-cita pendidikan

nasional. Contoh usaha yang telah dilakukan Politeknik Negeri Lhokseumawe dalam menuju

kemandiriannya adalah kegiatan maintenance peralatan laboratorium yang telah banyak

dilakukan secara mandiri oleh tenaga teknisi yang berada di setiap laboratorium dan

pemberdayaan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pengujian dan pendampingan.

Usaha-usaha meningkatkan pendapatan dengan pihak ketiga terus diupayakan. Politeknik

Negeri Lhokseumawe juga telah mengsosialisasikan perubahan satker menjadi Badan

Layanan Umum (BLU).

UnggulKata "Unggul" memberi makna Politeknik Negeri Lhokseumawe mempunyai keunggulan

atau ciri khas dibandingkan perguruan tinggi di Indonesia, khususnya di wilayah Sumatera.

Politeknik Negeri Lhokseumawe memiliki keunggulan dalam bidang vokasi, dengan

memiliki sejumlah laboratorium yang sangat representatif untuk mendukung proses

pembelajaran dan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu keunggulan Politeknik Negeri

Lhokseu-a*" ditunjukan dengan karya-karya akademik yang bersifat inovatif dan kreatifyang dapat melayani kebutuhan masyarakat dan industri. Disamping keunggulan yang

dimiliki, Politeknik Negeri Lhokseumawe memilki ciri khas program studi yang melibatkan

industri dalam proses pembelajarannya. Program studi Pengolahan Minyak dan Gas Bumi

(Migas) merupakan satu-satunya program studi yang ada di Sumatera. Program studi ini

bekerjasama dengan indushi profit (PT. Arun NGL), dan bukti kepercayaan industri

terhadap Politeknik Negeri Lhokseumawe.

GlobalGlobal pada kalimat visi Politeknik Negeri Lhokseumawe mempunyai makna, bahwa pada

capaian visi 2024, Politeknik Negeri Lhokseumawe telah mempunyai daya saing tinggi ditingkat global (intemasional). Usaha-usaha untuk menuju global telah dilakukan seperti

membentuk Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan Tempat Uji Kompetensi (TUK) bagimahasiswa yang akan lulus, sehingga lulusan memiliki senilkat kompetensi disampingpengakuan secara akademik (ijazah) dan pembukaan Kantor urusan Internasional (KUI)pada OTK tahun 2016.

Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tersebut di atas, maka misi Misi Politeknik NegeriLhokseumawe adalah :

l) Menyelenggarakan pendidikan vokasi secara mandiri dengan penguatan soft skill2) Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berorientasi teknologi

inovatif3) Aktif merespon isu global dalam upaya peningkatan kapasitas lembaga dan akses

layanan dengan memperhatikan kearifan lokal

2.3 TUJUAI{

Tujuan dasar penyelenggaraan PNL adalah:

l) Menghasilkan lulusan yang profesional dalam bidang vokasi berstandar kompetensi

nasional dan intemasional.2) Menghasilkan lulusan yang berdaya saing global dan bertaqwa kepada Allah SWT.

3) Menjadikan sebagai pusat pengembangan kompetensi vokasi yang bersertifikasi nasional

dan internasional.4) Menghasilkan penelitian terapan dan implementasi IPTEKS untuk peningkatan kualitas

masyarakat.5) Menjadikan sebagai pusat lay ananbagi stakeholders yangbermutu dan efisien.

2.4 SASARAN

Adapun sasaran untuk mencapai tujuan PNL, yaitu:

I ) Diperolehnya peringkat akreditasi unggul dari lembaga nasional dan internasional

2) Meningkatnya daya saing lulusan dalam persaingan global

3) Lulusan bersertifrkasi kompetensi yang diakui di tingkat nasional dan intemasional

4) Meningkatnya penyebarluasan ipteks dan penelitian terapan sesuai dengan kebutuhan

stakeholders5) Tersedianya pusat layanan sl4 keholders menuju Politeknik yang mandiri. '

BAB3IMPLEMENTASI PROSEDUR MUTU

3.1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal

1. Direktur menunjuk dan mengeluarkan SKpengangkatan penanggung jawab dan pelaksana UnitPenjaminan Mutu (UPM).

UPM dan Wakil Dtekur I Bidane Akadernik dan

Perencanaan merumuskan:a. Kebijakan Mutu,b. Manual Mutuc. Prosedur Mutud. Standar Mutu,e. Formulir Mutu danf, Peraturan Akademik,

3. Senat PNL mengesahkan:a. Kebijakan Mutt4b. Standar Mutq danc. Peraturan Akademik,

4. Direktur PNL mengesahkan:

a. Manual Mutu,b. Prosedur Mutu, danc. Formulir Mutu,

Penunjukkan

Penanggung Jawab

dan Pelaksana SPMI

Perumusan KebijakanMutu, Manual Mutu,

Prosedur MutrqStandar Mutu,

Formulir Mutu danPeraturan Akademik

di tinskat PNL

PengesahanKebijakan Muttl

Standar Muh! danPeraturan Akademikdari Direktur yang

disetujui oleh SenatPNL

Pengesahan ManualMutu, Prosedur Mutu,

dan Formulir Mutudari Direktur

PenunjukanPenanggung Jawab

dan Pelaksana GKM

Penlusunan LaporanEvaluasi Diri

Peningkatan MutuProgram Pembelaj aran

5. Ketua Jurusan mengusulkan SK pengangkatanpenanggung jawab dan pelaksana Gugus KendaliMutu (GKM) ke Direktur

6. Ketua Jurusan/ Program Studi bersama GKMmenyusun Kompetensi Lulusan dan SpesifikasiProgram Studi. Termasuk Standar Operating Prosedur(SOP), Instruksi Kerja, dan dokumen lainnya

7. GKM melakukan pemantauan dan evaluasi programpembelajaran semester serta membuat evaluasi diridan menyusun laporan hasil evaluasi program

oembelaiaran semester.

8. GKM menlusun laporan evaluasi diri atas laporanmonitoring, dan merencanakan tindak lanjut untukpeningkatan mutu proses pembelajaran dan

melaporkannya kepada Ketua Jurusan.

Ketua Jurusan mempelajari laporan GKM dan

mencantumkan rencana tindak lanjut untukpeningkatan mutu proses pembelajaran ke dalamRencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan.

10. Ketua Jurusan dan GKM melaksanakan peningkatan

mutu program pembelajaran.

9.

PenyusunanKompetensi Lulusan

dan SpesifikasiProgram Studi

Evaluasi ProgramPembelajaran

Semester

Perencanaan yangBerorientasi pada

Outcomes

Penunjukan Tim AuditIntemai Mutu

Akademik (AIMA)

Perumusan danmerencanakan Audit

Intemai MutuAkademik (AIMA)

3.2. Implementasi Audit Internal Mutu Akademik

PenyempumaanKebijakan Mutu,Standar Mutu dan

Peraturan Akademik

1. Direktur menunjuk dan mengeluarkan SKpengangkatan Tim Audit Intemal yang pelaksananyaUnit Penjaminan Mutu (UPM).

2. Tim AIMA merencanakan, menyusun prosedur dan

instrumen Audit Intemal Mutu Akademik

3. Tim AIMA melaksanakan Audit Intemal MutuAkademik sesuai siklus audil

4. Tim AIMA menyerahkan Laporan Audit IntemalMutu Akademik (AIMA) dan Permintaan TindakanKoreksi (PTK) kepada Ketua Jurusan, dan diteruskankepada Ketua UPM PNL,

5. Ketua UPM melakukan tindakan koreksi sesuai

dengan PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksikepada Wakil Direktur I Bidang Akademik dan

Perencanaan ditembuskan ke Direktur PNL

6. Ketua UPM melaporkan hasil evaluasi diri, hasil auditdan tindak lanjut PTK kepada Senat PNL. Senat PNLmerekomendasikan kebijakan mutu, standar mutu dan

peraturan akademik yang baru.

Pelaksanaan AuditIntemai Mutu

Akademik (AIMA)

Penyerahan LaporanAudit Internal MutuAkademik (AIMA)

dan PermintaanTindakan Koreksi

(PTK)

Tindakan Koreksi olehKetua UPM PNL

10

BAB 4URAIAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN

4.1. Isi Form Prosedur Mutu/SOP

Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur yang distandarkan, secara

keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapuninformasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut :

1. Logo&KopPNL

2. Nama dokumen3. Judul dokumen4. Standar5 . Bagian/Unit/Pusat

6. No. Dokumen7 . Revisi8. TanggalEff9. Jlh Hal10. TujuanI l. Ruang Lingkup12. Definisi

13. Peringatan

14. Bagian/Unit/Pusat15. Referensi

16. Prosedur

Pihak yang terlibatDiagram Alir

berisi lambang/logo PNL dan Kop/kata POLITEKNIK NEGERILHOKSEUMAWE;ditulis Standar Operasional Prosedur (SOP);

nama prosedur mutu yang di-S0P-kan;Standar mutu PNL yang akan dicapai;nama bagian kerja atau unit kerja yang bertanggungiawab dalampelaksanaan kegiatan di lingkungan PNL;nomor prosedur mutu yang di-SOP-kan sebagai identifikasi;nomor revisi dokumen;tanggal effektif diberlakukan SOP dibuat;jumlah Halaman SOP yang dibuattujuan penulisan prosedur pelaksanaan kegiatan tersebutruang lingkup atau batasan SOP dalam kegiatan tersebutberisi definisi atau istilah sebagai dasar pemahaman persam.urn

persepsi dan ukuran standar yang digunakanmemberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinanyang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.

Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang

mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketikaprosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang

ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara

mengatasinya.menjelaskan struktur pengelola yang bertanggung jawab dalam

peraturan maupun perundang-undangan yang mendasari prosedur

ini dibuat;menjelaskan langkahJangkah kegiatan secara terinci dan

sistematis dari prosedur yang distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu

rinci pelaksanaan kegiatan oleh setiap pejabat dan pelaksana yang

terlibat dalam proses. Setiap pejabat dan pelaksana yang ikutberperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata

apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa

langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah

selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen

yang memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur

telah dijalankan dengan benar".: Pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatant7.

18. menjelaskan keterkaitan antara prosedur dengan kine{a, agar SOP

ini terkait dengan kinerja, maka setiap aklivitas hendaknya dapat

mengidentifikasikan prosedur mutu dari unit-unit yang

melaksanakan kegiatan tersebut, waktu yang diperlukan untukmenyelesaikan kegiatan, dan dokumen yang diperlukan standarinput dan oulputnya. Prosedur mutu ini akan menjadi alat kendalimutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses

benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana

ditetapkan dalam standar pelayanan. Pada proses pembuatan alurprosedur perlu disertakan flow chart.

4.2. Diagram Alir/Flowchart SOP

Diagram Alir/Flowchart menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah

dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam progtam secara

logis. Diagram alir ini dibunrhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi. Diagram alirdigambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alirdinyatakan secara eksplisit. Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhirpada satu atau lebih TerminaVAkhir. Menggunakan penghubung (Connector) dengan label

untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Berikut ini ada beberapa simbol-simbol diagram alir yang digunakan dalam prosedur mutu

sebasai berikut :

Mulai/Akhir

Keputusan

Proses

Dokumen

Alur/penghubung

OomI

Input/Output Data

Input Manual

Penghubungdalam satuhalamanPenghubung bedahalaman

Kegiatan Manual

DfloUU

t2

4.3. NomorDokumen/Kodelikasi StandarOperasionalProsedur

Nomor dokumen / kodefikasi dicantumkan pada cover dokumen, lembar pengesahan

dokumen. Pembuatan nomor dokumen berdasarkan nama./judul dokumen. Untuk setiap judul

dokumen, dimulai dari nomor I dengan menggunakan dua digit (contoh 01, 02, 03 dst).

Pembuatan nomor dokumen, mengacu pada contoh sebagai berikut :

No. Dok : AIBIC-XX/Y\-ZZZ

Keterangan :

A : Singkatan dari judul dokumen.B = Singkatan tingkatar/aras selaku pembuat dokumen.C = Singkatan Unit/Jurusan/Progdi selaku pembuat dokumen.XX = Nomor dokumenYY = Kode standarZZZ : Nomor rrut.

4.4. Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Pelaksanaan POS harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

1. KonsistenSOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam

kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan PNL.2. Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh j ajaran organisasi,

dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi3. Perbaikanberkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh

prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.4. Mengikat

SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur

standar yang telah ditetaPkan5. Seluruh unsur memiliki peran penting

Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai

yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan

proses, yang akhimya juga berdampak pada proses penerapan mutu di PNL6. Didokumentasikan dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik,

sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

13

BAB 5PROSEDUR MUTU DALAM IMPELENTASI SPMI

Dalam mengimplementasikan Prosedur Mutu maka dibuatlah suatu Standar Operasional

Prosedur (SOP) PNL disusun berdasarkan Standar Mutu PNL. Standar mutu ditetapkan oleh

PNL dengan berpedoman pada UU No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional(SPN) Bab IX Pasal 35 dan PP No 19 tahun 2005 tentang SNP serta Permesristek Dikti No'44 Tahun 2015. Standar mutu pada Sistem Penjaminan Mutu Intemal PNL mencakup

komponen-komponen yang mencerminkan tingkat efektivitas dan efisiensi pengelolaan

pendidikan tinggi yang bermutu. Komponen yang tercakup dalam standar mutu untukmenerapkan Sistem Penjaminan Mutu Intemal di PNL adalah: Standar Nasional Pendidikan

Tinegi (SN Dikti) dan Standar Lain/Pendidikan Tinggi (Standar Dikti). Komponen-komponenyang diterapkan untuk penlusunan Sop PNL yang tercakup dalam standar mutu PNL adalah:

5.1 Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) yang ditetapkan oleh Menterimerupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam pelaksanaan tridharma

perguruan tinggi. SNPT terdiri atas:

a. Standar Nasional Pendidikan, Berdasarkan Permenristek Dikti No. 44 Tahun

2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) ada Delapan macam

standar pendidikan minimal wajib, yaitu:

standar ko

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNr/uPM{3/0141 Penetapan Rumusan Kompetensi Lulusan

SOP/PNUUPM{3/OI.O2 Pendaftaran YudisiumSOP/PNUUPM43/OI-03 Pendaftaran WisudasoP/PNt /trPM43/0I -04 Pelaksanaan Wisuda

soP/PNUt PM{3/0I -05 Penerbitan IiazahS0P/PNI/[.JPM43/01 -06 Leealitas Iiazah dan Transkrip

SOP/PNUUPM-03/0I47 Pengantian Ijazah HilangSOP/PNUTJPM43/OI -08 Penyimpanan Dokumen Pembuatan Ijazah

standar isi

Kode Dokurnen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM43/0241 Penwsunan Kurikulum BAASOP/PNUUPM43/02.02 Imolementasi Kurikulum Baru

sOP/PNI,{JPM-03/02-03 Pengembangan /Penini uan Kurikulum BAAsoP/PNr/uPM{3/02-04 Evaluasi KurikulumSOP/PNI {JPM{3/02{5 Beban Keria Dosen BAA

1).

?\

14

ctandar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNr./uPM{3/03-0I Rencana Pembelaiaran BAASOP/PNUTJPM{3/03-02 Pelaksanaan Pembelai aran BAAsOP/PNUUPM43/03-03 Pelaksanaan Kuliah Tambahar/GantiSOP/PNUL'PM{3/03-04 Pelaksanaan Kuliah TamusoP/PNr-/uPM{3/03-05 Pelaksanaan Praktikum,SOP/PNUUPM.O3/03.06 Penvusunan Jadwal MatakuliahSOP/PNUUPM43/0347 Pensanti Jadwal KuliahSOP/PNUIJPM43/0348 Pembatalan Jadwal KuliahSOP/PNUUPM{3/03-09 Pembuatan Daftar Hadir KuliahSOPaNUUPM-03/03-10 Monitor Pembelaiaran /Perkulihaan BAASOP/PNL/UPM{3/03-l l Penvusunan Soal UiiansoP/PNL/r.rPM43/03- I 2 Pelalsanaan UiianSOP/PNL/IIPM43/03- I 3 Pelaksanan Uiian Susulan/Perbaikan

SOP/PNUUPM43/o3.14 Cetak Kartu UiianSOP/PNUUPM-03/03-I5 Cetak Daftar Hadir UiianSOP/PNLAJPM-03/03-I6 Izin Tidak Mensikuti UiianSOP/PNUUPM43/O3-I7 Entrv NilaiSoP/PNUUPM-03/03-18 Entrv Nilai di Luar Jadwal

SOP/PNUTJPM{3/03-I9 Cetak RaDor Semester

SOP/PNI-/[JPM43/03-20 Cetak Nilai TranskiD Sementara

SOP/PNUUPM{3/03-2I Cetak TranskrioSOP/PNL/UPM43/03-22 PKLSOP/PNUUPM43/03-23 Tugas Skipsi/AkhirSOP/PNVUPM-03/03-24 Pendaftaran Uiian Skripsi/Tugas AkhirSOP/PNI,/UPM.O3/03-25 Pelaksanaan Uiian Skripsi/Tugas AkhirsoP/PNI IPM{3/03-26 Drop-Out (DO)

standar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUTJPM43/O+OI Penilaian Hasil Belaiar Mahasiswa BAAsoP/PNr,{lPM43/04-02 Nilai Raoor Semester

SOP/PNUUPM.O3/04{3 Evaluasi Umpan BalikSOP/PNUUPM43/04-04 Evaluasi Akhir Keeiatan Akademik

standar dosen dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSoP/PNUUPM43/05-01 Perencanaan Kebutuhan Pegawai

SOP/PNULTPM43/o5{2 Pemberian SK KepegawaianSOP/PNUUPM{3/0543 Pemberian Nomor Induk Pegawai

SOP/PNUUPM-03/0544 Kenaikan Jabatan Fungsional dan Pangkat

SOP/PNUUPM-O3/0545 Sertifikasi Dosen

SOP/PNUTIPM{3/0546 Studi Laniut Tenaga Dosen

soP/PNUUPM43/05-07 Usulan Jabatan Atademik Dosen

SoP/PNUUPM-03/05-08 Spesifikasi Dari Studi t aniut

SOP/PNUUPM-03/0549 Izin Dosen Diperbantukan Di Instansi LainSoP/PNUUPM43/05-10 Perpindahan Pegawai/Dosen Dari PNL Ke Instansi

LainSOP/PNUTIPM{3/05.1I Pengaiuan Pensiun Dosen

SOP/PNUUPM43/05-I2 Pen!,usunan Dosen Tetap

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNt

^JPM43/05-13Penvusunan BKD

soP/PNUr.tPM43/05-14 Penerimaan Pesawai BarusoP/PNr"4lPM43/05-15 Tata Cara Pensambilan Sumpah Pegawai

SOP/PNI-/UPM{3/05.I6 Pembuatan KARPEG. KARSU, KARISsoP/PNUttPM43/05-17 Pelatihan STAFFSOP/PNI,/UPM43/05- I8 Studi Laniut Tenaea KependidikanSOP/PNUL'PM{3/05- 19 Uiian Dinas dan Penyeteraan IiazahSOP/PNUI.JPM{3/05-20 Pengajuan Jabatan Struktual,Non Struktural Dan

PelantikanSOP/PNUUPM.O3/05-21 Peneaiuan Kenaikan Panekat/Golonpan SDMsOP/PNI^IPM43i05-22 Tata Cara Kenaikan Gaii BerkalaSOP/PNUUPM-03/05-23 Tata Cara Pensaiuan CutiSOP/PNUUPM43/05.24 Tata Cara Pemberian Penghargaan

sOP/PNI^JPM43/05-25 Tata Cara Pemberian Hukuman Disiplinan PNS

sOP/PNL/UPM{3/05-26 Penqaiuan Pensiun Pegawai

SOP/PNI/UPM43/05-27 Penlusunan Tenaga KependidikanSOP/PNL/UPM{3/05-28 Izin / Tueas Belaiar SDMSOP/PNUUPM43/o5-29 Penqelolaan Arsip Data kepegawaian

SOP/PNUUPM43/05-30 SIM KepegawaianSOP/PNUUPM.O3/05-3 I Pemberian Penghargaan Bagi Tenaga Dosen dan

Tenasa KependidikanSDM

SOP/PNUUPM43/05.32 MutasiSoP/PNL/UPM43/05-33 Surat PerinsatanSOP/PNUUPM43/05-34 Diklal Tenasa Kependidikan dan Dosen

SOP/PNUUPM{3/05-35 DP3/SKPsoP/PNUtrPM43/05-36 Pemberian Sanksi Bagi Tenaga Dosen dan Tenaga

KenendidikanSDM

sOP/PNUUPM-03/05-37 Pengembangan Karir Tenaga Dosen dan Tenaga

KeDendidikanSDM

SoP/PNUUPM43/05-38 Pemberhentian Pesawai

standar sarana dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3/06-OI Pemeriksaan/Penerimaan Baxang BAUKSOP/PNUT]PM43/0fl2 Pencatatan Transaksi Perolehan Barang BAUKSOP/PNUIIPM-O3/06-03 Pencatatan Transaksi Saldo Awal Barang BAUKSOP/PNUUPM43/OGO4 Pemeriksanan kondisi Barang (Opname) BAUKSOP/PNIAJPM43/0605 Peminiaman Pengsunaan Kendaraan Dinas BAUKsoP/PNt JPM{3/06-06 Peminiaman Penggunaan Peralatan RT BAUKSOP/PNULTPM{3/06-07 Rencana Permintaan User ID / Password POKJA Pengadaan

SOP/PNUIJPM43/06{8 Rencana Umum Peneadaan Pengadaan

soP/PNt /uPM-03/06.09 Rencana Pelaksanaan Pensadaan Pengadaan

SOP/PNUUPM{3/OGIO Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (Metode

Pascakualifikasi 1 Sampul)Pengadaan

SOP/PNT/UPM{3/0G11 Pengumuman Lelang dan Penerimaan Dokumen Pengadaan

soP/PNt^rPM{3/0G12 Penerbitan/Publikasi HUMAS BAUKSoP/PNI^JPM43/0G13 Perbaikan/Pemeliharaan SARPRAS BAI'KsoP/PNt^rPM43/0G14 Usulan Perbaikan/pemeliharaan SARPRAS

SOP/PNI,{JPM43/0G15 Inventaris Barang & Pendistribusian Barang

SoP/PNI./UPM43/0G16 Proses Pengadaan Barang

soP/PNI/ttPM{3/06- l7 Permintaan Barans

SOP/PNUUPM43/06I8 Perbaikan/Pemeliharaan Kendaraan Dinas BAUKSOP/PNUUPM{3iOGI9 Proses Sebelum Pengadaan Barang

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUL'PM{3/OG2O Pelelansan Umurn Dengan Prakualifi kasi

SOP/PNUUPM{3/062I Pelelangan Umum Denean Pascakualifi kasiSOP/PNIIJPM43/0622 Penuniukan LangsungSOP/PNI./TIPM43/0G23 Percetakan Buku AkademiksoP/PNUnPM43/0624 Pencetakan Kartu Kuliah MahasiswaSOP/PNWPM43/0G25 Kalender AkadernikSOP/PNUUPM{3/0G26 PengumumanSOP/PNI,/UPM{3/0627 Pensalokasian Ruanc Kuliah

standar laan aran: dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNrttPM{3/07{l Rencana Dan Propram KeriasoP/PNr./uPM43/0742 Pernindahan Aantar ProdiSOP/PNUL'PM43/07{3 Pemindahan Ke PT LainSOP/PNUUPM43/07-04 Peroindahan Dalam PNLsOP/PNUUPM{3/0745 Lanoran Sub BasianSOP/PNUUPM{3/07-06 Penyusunan Laporan Sub BagianSOP/PNUUPM-03/0747 Pelayanan Tamu PimpinansoP/PNL/UPM-03/07-08 Surat Masuk BAUKSOP/PNUUPM43/07-09 Surat Keluar BAUKsoP/PNr./uPM43/07-10 Penttsunan Rencana Dan Program Ket'asoP/PNt/uPM43/07-11 Penyusunan Rencana Keria Angearan

soP/PNtruPM43/07-12 Revisi Rencana Keria AnggaranSOP/PNI-{JPM{3/07.I3 Penvusunan LAKIPsoP/PNt /uPM43/07- 14 Penselolaan Rapor MahasiswaSoP/PNUUPM{3/07-ls Pensaiuan Perubahan Data Akademik Dosen

SOP/PNUUPM43/07.16 Pensaiuan Perubahan Riwayat Pendidikan Dosen

soP/PNr-/uPM43/07-l7 Pemilihan DirektursoP/PNUtrPM43/07-18 Pemilihan SENATSOP/PNUUPM-03/07.I9 Badan Layanan UmumSOP/PNUUPM-03/07.20 SOP-Pencaiuan Keburuhan Konsumasi RAPAT BAUKSOP,/PNI./UPM{3/07-2 I Penyusunan Kalender Akademik BAA

standar Dembia

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM43/08-OI Pembayaran tagihan rutinSOP/PNUUPM43/08-02 Pembavaran tasihan non rutinSOP/PNUTIPM43/0843 Pembayaran Beasiswa

SOP/PNUUPM-O3/0844 Penwsman Rencana Keria dam Anggamn PSI

SOP/PNUUPM43/0845 Pencairan AnssaransOP/PNUUPM43/0846 Pembayaran SPP Dengan Dana Talangan

SOP/PNI./[JPM43/08.07 Penanssuhan Pembayaran SPP

sOP/PNL/LPM43/08-08 Permintaan Uang Persediaan

soP/PNr-{JPM43/08{9 Pencairan Aansgaran RutinSOP/PNI/IJPM{3/08-IO Pencairan Pernbayaran Langsung Honor Pegawai

SOP/PNUUPM43/08.I I Pencairan Pembayaran Langsung Kepada Rekanan

SOP/PNI./UPM43/08-I2 Laporan Keuangan

SOP/PNI./UPM{3/08- I3 Pelaporan realisasi Penggunaan Anggaxan

SOP/PNUUPM{3/08-14 Penentuan dan Pembayaran Perialanan Dinas

SOP/PNUUPM{3/08-I5 Penetaoan Besaran SPP BAUK

Kode Dokumen Standar Operasiond Prosedur (SOP) UnitSOP/PNMJPM43/08-16 Usulan & Denetapan Honor kelebihan mengaiarsoP/PNr./uPM43/08-I7 Pembavaran Gaii dan HonorariumsoP/PNt /tiPM{3/08-I8 Pemeriksaan Kas BendaharaSOP/PNITIIPM43/08.I9 Penerimaan BNBP di luar SPP BAUK

SOP/PNUUPM{3/08.20 Penerimaan SPP BAUK

SOP/PNUUPM43/08-21 Penerimaan Uans Wisuda BAUK

SOP/PNUUPM43/o8.22 Pengelolaan SIM Keuangan, Input Data danCetakan

soP/PNr^lPM43/08-23 MONEV KeuansansoP/PNUUPM{3/08-24 Pencairan Uans Persediaan

SOP/PNI/UPM43/08.25 Pproses Pengadaan Barang

SOP/PNUI.]PM43/08-26 BPJSsOP/PNI/UPM43/08-27 Paiak

Standar Nasional Penelitian, Berdasarkan Permenristek No. 44 Tahun 2015

Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) ada Delapan macam standar

nasional penelitian minimal wajib, yaitu:

standar hasil

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNI-{rPM43/09{l Publikasi IlmiahsoP/PNtIrPM43/0942 Pemilihan Penelitian TerbaikSOP/PNI./UPM43/0943 Laooran Hasil Penelitian Desentralisasr PPPM

standar isi

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3/10{1 Penyusunan Renstra Penelitian PPPM

SOP/PNULJPM{3/I042 Surat Perianiian Pelaksanaan Penelitran PPPM

I l).

e).

10).

standar

Kode Dokumen Standar Opemsional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3/I14I Usul Penelitian Online/Simlibtabmas PPPM

soP/PNrllPM43n l-02 Pengajuan / Desk Evaluasi Proposal PenelitianDesentralisasi

PPPM

SOP/PNUUPM43N I-03 Penetapan Pemenang Proposal PenelitianDesentralisasi

PPPM

soP/PNr/uPM-0v1 I -04 Seminar Hasil Penelitian Desenhalisast PPPM

soP/PNUtiPM-O3n 145 PenetaDan Reviewer dan Proses Review Penelitian PPPM

SOP/PNUUPM{3/I1{6 Monitorins Intemal Pen€litian Desentmlisasi PPPM

SOP/PNUUPM43/I1.07 Monitoring Dan Evaluasi Ekstemal PenelitianDesentralisasi

PPPM

18

12).

13).

14).

standar dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM.O3N6-01 Penelitian Skema Dana Internal PPPM

Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat, Berdasarkan Permenristek

No. 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) ada

Delapan macam standar nasional pengabdian minimal wajib, yaitu:

standar hasil

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNUtiPM-03n 7-01 Laporan / Publikasi Pengabdian PPPM

SOP/?NUUPM{3/I7-02 Pemilihan PengaMian Terbaik PPPM

16).

17).

standar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUT]PM43A2-01 Rekruifinent Penilaian Intemal Penelitian

DesentralisasiPPPM

SOP/PNI./UPM.O3N2.O2 Evaluasi Intemal Penelitian Desentralisasi PPPM

SOP/PNUUPM43N243 Evaluasi Ekstemal Penelitian Desentralisasi PPPM

SOP/PNUUPM43/12-04 Evaluasi PembalBsan Proposal / PersenlasiPenelitian Desentralisasi

PPPM

standar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3^3-Oi Keriasama PenelitianSOP/PNULIPM{3/1342 Plasiarisme Penelitian Desentralisasi PPPM

standar sarana dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNtlJPM43/14{l Penvimoanan Dokumen & Luaran Hasil Penelitian PPPM

standar oenqelolaan : dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNLt]PM43n54t Penselolaan Administrasi Penelitian PPPM

standar isi pen

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNULIPM{3/I8-01 Peryusunan Renstra Pengabdian PPPM

SOP/PNUUPM43/I8.02 Surat Perianiian Pelaksanaan Pengabdian PPPM

SOP/PNULJPM{3N 8-03 PeneaMian Mandti PPPM

l8).

19

standar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNt /uPM43n9-01 Usul Pencabdian Online/simlibtabmas PPPM

SOP/PNT./UPM{3/I9{2 Pengaiuan Proposal Pengabdian PPPM

SOP/PNUL'PM-0349-03 Penetapan Reviewer Dan Proses ReviewerPensaMian

PPPM

SOP/PNUUPM43N944 Monitoring Pengabdian PPPM

standar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitS0P/PNL/UPM43/20-01 Evaluasi In emal P€ngaMian PPPM

S0P/PNL/UPM{320-02 Evaluasi Pengabdian PPPM

SOP/PNI-/UPM43zG,O3 Persentasi Hasil Peneabdian PPPM

standar nelaksana

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUT]PM43z141 Keriasama Pengabdian PPPM

standar sarana dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNT.AJPM{32.0I Penyimpanan Dokumen & Luaran Hasil

Pensabdian

PPPM

standar lolaan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNt /uPM{323-01 Peneelolaan Administrasi Penelitian PPPM

standar dan

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNtIlPM43z+01 Pensabdian Skema Dana lntemal PPPM

5.2 Standsr Lain/Pendidikan Tinggi (Standar Dikti)Standar ini ditetapkan oleh Politeknik Negeri Lhokseumawe, untuk menambah

sejumlah standar lain yang melampaui standar minimal untuk kebutuhan akreditasi, baikmelampaui secara kuantitatif maupun kualitatii atas inisiatif perguruan tinggi(internally driven) yang dijabarkan dari visi PNL, sebagai berikut :

standar dan sasaran

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNr^JPM4325-01 Penvusunan Visi dan MisisOP/PNIIJPM4325-02 Evaluasi Visi dan MisisoP/PNL{.tPM{32s43 Pembuatan SimboVlogo PNL

2s).

27). standar mahasiswa dan alumni

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSoP/PNL/UPM{327-0I Informasi Lowongan Keria CDC

SOP/PNUUPM{327{2 Orsanisasi Mahasiswa Wadir 4

SOP/PNII]PM4327{3 Penerimaan Mahasiswa Baru BAASOP/PNI,/IJPM432744 Penerimaan Mahasiswa Pindahan BAASOP/PNI,/TJPM4327-05 Pengaiuan Dana Mahasiswa BAASOP/PNMJPM4327.06 Pengenalan KampuVOSPEK BAAsoP/PNt /uPM4327-07 Seleksi Mahasiswa Baru BAASOP/PNUUPM4327{8 Seleksi Mahasiswa Berprcstasi BAAsOP/PNUUPM-O32749 Seleksi Mahasiswa Bidikmisi BAASOP/PNUUPM4327.IO Daftax Ulang/Registrasi Mahasiswa Baru BAASOP/PNUUPM{327-I1 Daftar Ulang/Registrasi Mahasiswa Pindahan BAASOP/PNT/TJPM4327-12 Pembualan Kartu Tanda Mahasiswa BAAsoP/PNUtrPM4327-13 Pembuatan KTM yang Hilang BAASOP/PNUUPM{327-I4 Permohonan Cuti Akademik BAASOP/PNMJPM43z7.I5 Kesiatan Kemahasiswaan Wadir 4

SOP/PNI./UPM4327.16 PenetaDan Mahasiswa Aktif BAASOP/PNI/I]PM{327-I7 Permohonan Aktif Kuliah BAASOP/PNUUPM43,27-I8 Pensunduran Diri BAAsoP,/PNL"/uPM{327-19 Surat Keteransan Lulus BAASOP/PNM]PM{327.20 Surat Keterangan Alurnni BAAsoP/PNt /uPM{327-21 Sulat Keteranean Cuti BAASOP/PNUUPM{327-22 Keteranqan Ralat Iiazah BAAsOP/PNI^IPM{327-23 Pengaiuan Beasiswa Wadir 4

SOP/PNI/\JPM4327-24 PenetaDan Beasiswa Wadir 4

SOP/PNUUPM{327-25 Surat Umum BAASOP/PNUUPM4327.26 PenetaDan Psserta Wisuda BAASOP/PNUUPM{327.27 Pernilihan Mahasiswa Berprestasi BAAsOP/PNI{.IPM{3127-28 Karva Tulis Mahasiswa BAA

28). standar suasana akademik

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNTAIPM4328-OI Penesrmaan Fasilitas LaboratoriumsoP/PNUttPM{328-02 Pengsunaan Layanan SDM SDMSOP/PNL{JPM43z843 Pelayanan Perpustakaan Pustaka

SoP/PNUUPM{328-04 Permohonan Pendaftaran Angsol,a Pemustakaan Pustaka

SOP/PNUUPM-0328-05 Penssadaan Pustaka Pustaka

soP/PNUUPM-032846 Pensolahan Pustaka Pustaka

SOP/PNUUPM.O328-07 Peminiaman Bahan Pustaka Pustaka

sOP/PNI^]PM{328-08 Peneembalian Pustaka Pustaka

SOP/PNM]PM{328-09 Peroanianean Piniam Pustaka Pustaka

soP/PNL^lPM{328-10 Denda Keterlambatan Pencembalian Pustaka Pustaka

SOP/PNIIJPM-0328-I I Bebas Piniam Pustaka Pustaka

soP/PNL/t PM{328-12 Pensumpulan S|<ri psi/Tugas Akldr/Karya llmiah Pustaka

SOP/PNI./IJPM4328-13 Penanganan Pelanggaran EtikaSOP/PNUUPM43z8-14 Pembentukan Komisi Etika

2e). standar sistem informasi

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNI,ruPM432941 Penrusunan Pengolahan Daia Komputer

SOP/PNULTPM-032942 Pembuatan Akun EMAIL Komputer

SOP/PNUUPM-0329-03 Domain HOSTING Komputer

sOP/PNI^]PM4329-04 Pendaftaran Akun E-leamine Komputer

soP/PNtIrPM4329-05 Pendaftaran Akrm Sistem Informasi Komputer

soP/PNl lPM{329{6 Pendaftaran Akun Akses Intemet Komputer

SOP/PNUUPM{329.07 Ganssuan Jarinsan Intemet Komputer

SOP/PNUUPM.O3z9-08 Ganqquan Web Server Komputer

SOP/PNUUPM432949 Kearnanan Jaringan Komputer

soP/PNt /uPM-0329- 10 Software Liseitsi Komputer

SOP/PNI.{JPM4329.I I Pemasangan Jaringan Komputer Komputer

SOP/PNI./UPM{329- I2 Pemasangan Jaringan N irkabel Komputer

SOP/PNUI,JPM4329-13 Permintaan Bandwith Intemet Komputer

22

31).

st4ndar

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM.O3I3241 Pengelolaan Administrasi Kerjasama Wadir 4SOP/PNMJPM{342-O2 Kewirausahaan Wadir 4soP/PNL/UPM-03/3243 Keriasama Beasiswa 52. S3 Dalam Neseri Wadir 4soP/PNMIPM-03/32-04 Keriasama Beasiswa 52, 53 Luar Neeeri Wadir 4soP/PNr-/t PM43/32-05 Keriasama Luar Negeri Wadir 4sOP/PNUUPM43A2-06 Keriasama Dalam Neseri Wadir 4

Semua unsur/komponen ini diterapkan dalam penyusunan SOP agar PNL mampumeningkatkan efisiensi waktu, biayq dan efektivitas hasiVproduk sehingga PNL dapat

mencapai mutu yang terbaik. Upaya PNL peningkatan kinerja dan mutu dilakukan melaluipencapaian tigapuluh dua standar tersebut di atas.

32).

standar sistem mutu

Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNI IPM{3/31{1 Peniniauan Sistem Peniaminan Mutu UPMsoP/PNUttPM43Al-02 Pensendalian dokumen dan Rekaman UPMsoP/PNL/tiPM43/3l-03 PenetaDan Standar UPMSOP/PNIruPM43AI{4 Pelaksanaan Standar UPMSOP/PNLA]PM{3RI.O5 Pencembancan/Peninckatan Standar UPMSOP/PNUUPM{3,3I.06 Peneendalian Standar UPMS0P/PN[./UPM{3Al{7 Tindakan Korektif dan Pencesahan UPMSOP/PNI.{IPM43RI48 Audit Intemal Mutu Akademik UPMSOP/PNI../UPM{36149 Monitoring dan Evaluasi Pembelaiaran UPMSOP/PNUUPM{38I-IO Monitorins dar Evaluasi Hibah UPMSOP/PNI./UPM{381-1i Revisi Buku Mutu UPMSOP/PNI.AIPM{3RI-12 Peneukuran Kepuasan Mahasiswa UPMSOP/PNUUPM43/31-13 Survey KeDuasan Dosen dan Tenasa Kependidikan UPM

23

BAB 6KONTROL DOKUMEN DALAM IMPLEMENTASI SPMI

Lembar Koreksi

LEMBARKORNKSI

No. Nama SOP Hal KoreksianNana

PengkoreksianI

2

J

24

6.2. Catatsn Perubahan

CATATAI\ PERUBAHAN

Pcrubahan Mencsbut Mcmesukkrn KetNo. Tsl No. Dok Hal Rev No. Dok Itd Rev

1

z

25

REFERENSI

Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT, 2011.

Buku panduan Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi Berbasis KompetensiPendidikan Tinggi yang merujuk pada SN-DIKTI dan KKNI , 2014

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI.Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Higher Education lnng Term Strategy.

Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. 2008. Sistem Penjaminan MutuPerguruan Tinggi.

Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Manfaat bagi PemimpinPerguruan Tinggi. 2005. Jakarta:

Keputusan Direktur Politeknik Negeri Lhokseumawe Nomor 279 Tahun 2016 Tentang

Organisasi Dan Tata Kelola Pada Ppoliteknik Negeri Lhokseumawe

Kebijakan Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu UNSRI. Pelembang,2014

Kebijakan Mutu Politeknik Negeri Lhokseumawe. Unit Penjaminan Mutu PNL.Lhokseumawe, 2016

Kemendikbud. 2014. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Manual Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu IJNSRL Pelembang,2014

Panduan workshop SPMI, Direktorat Penjaminan Mutu Kemeristek,2Ol5PeraturanPemerintah RI No 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Jakarta

Peraturan Pemerintah RI No 7 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan;

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan

Mutu Pendidikan

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 50 Tahun 2014 tentang Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 44 Tahun 2014 tentang Standar

Nasional Pendidikan Tinggi

Statuta Politeknik Negeri Lhokseumawe, 2015

Standar Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu UNSRI. Pelembang, 2014

76

PelindungPembinaPenanggung JawabKetuaSekretarisAnggota

Administrasi

TIM PENYUSUN

Ir. Nahar, MTMunawar, ST., MTIr. Herri Mahyar, MTAswandi, S.Kom., M.KomHappi Yuhaimi, ST., MTBactiar A, ST., MTRusli, SST, MTDr. Syamsul Bahri, ST., MTRizal Syahyadi, ST., M.EngIr. Darmein. MTSupenoHafifPuddin

27