Instrucciones metodológicas Manuscritos y Diplomas

DOCUMENTOS. MANUSCRITOS Y DIPLOMAS Instrucciones metodológicas para el inventario automatizado de bienes muebles.

Consejo Nacional de Patrimonio Cultural Ministerio de Cultura

República de Cuba 2013

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INSTITUCIÓN/PROPIETARIO En este campo se colocará el nombre de la institución o persona que posee el documento. CÓDIGO Se escribirá el número que se le haya dado, en el directorio correspondiente, al museo u otra institución poseedora o al propietario particular. NÚMERO DE INVENTARIO Se consignará el número de inventario adjudicado al documento en la institución o en el Registro Nacional de Bienes Culturales. CANTIDAD Se especificará el número de piezas iguales que corresponden a un mismo número de inventario. REGISTRO DE ENTRADA Se transcribirá el número que se le dio al documento en el Registro de Entrada de la institución. No se otorgará número con carácter retroactivo. OTROS NÚMEROS Este campo se llenará en el caso de que exista otro número de inventario o clasificación antigua. MANIFESTACIÓN Se escribirá el nombre que convenga al documento inventariado, teniendo en cuenta los siguientes conceptos: DIPLOMA: Título o credencial que expide una institución para acreditar un grado académico, una

prerrogativa o un premio. MANUSCRITO: Escrito confeccionado a mano, incluyendo escrito a máquina de escribir y por

inscripción en piedra arcillosa, madera u otro tipo de material. Contempla libros manuscritos, tesis, cartas, discursos, documentos legales, traducciones, informes de trabajos de investigación científica, bibliografías y otros. También colecciones de dichos textos manuscritos.

En el caso de las tarjetas postales, cuya cualidad extrínseca, o sea, el texto manuscrito que posean sea el valor predominante, serán procesadas por esta sección de Manuscritos, las demás lo serán por Materiales Gráficos.

TÍTULO Se transcribirá el nombre que identifica al documento tal como aparece en la fuente principal de información en cuanto a redacción, ordenación y ortografía, pero no necesariamente en lo referente al uso de mayúsculas y signos de puntuación. Por ejemplo: Catecismo republicano E pur si muove. Deberán tenerse en cuenta, además, las siguientes reglas: 1. Se seleccionará como título propio del manuscrito o diploma el que aparezca destacado en la fuente

principal de información y, en caso de que no existiera ninguno, el que aparezca en primer lugar. 2. Los títulos excesivamente largos pueden abreviarse (en el medio o al final, nunca al principio), siempre

que no haya pérdida de información esencial y manteniendo las cinco primeras palabras que lo componen. La omisión se indicará mediante el signo correspondiente (...).

3. Si el título propio incluye una mención de responsabilidad (autor u otro) u otra información

gramaticalmente ligada al resto del título se transcribirá en esa forma. Por ejemplo: Discurso pronunciado por el Dr. Juan Marinello en el Stadium de La Polar el día 9 de enero de 1938.

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4. Si el título aparece en dos o más idiomas o escrituras, se tomará el que responde al idioma o escritura del texto de la obra.

5. Si en el manuscrito o diploma sólo figura el nombre de su autor (personal o corporativo) se tomará

este como título propio. 6. Si la fuente principal presenta un título colectivo para varias obras individuales, se dará el título

colectivo como título propio y se indicarán los de las obras individuales en el área de notas, al final de la planilla en el espacio en blanco.

MANUSCRITOS SIN TÍTULO Si un texto manuscrito o colección de manuscritos carece de título o de algunos de los datos que se prescriben más abajo, se le suministrará un título como se indica en los siguientes casos: 1. Volúmenes manuscritos y materiales similares: Esta sección se aplica a manuscritos literarios, diarios,

memorias y otros materiales similares. En este caso se escribirá un título breve que indique la naturaleza del material. A los manuscritos de obras que hayan sido subsiguientemente publicadas se les dará el título por el cual es conocida la obra. Por ejemplo: Memorias de la guerra (Título suministrado) Agenda Personal

Literatura y conciencia política en América Latina (Título conocido) 2. Cartas, radiogramas y otros: Esta sección se refiere a cartas, tarjetas postales, telegramas, radiogramas

y otros sueltos. El título se conformará de la palabra carta (o tarjeta postal, telegrama u otros según sea el caso), la fecha en que fue escrita (expresada como año, mes y día), el lugar en que fue escrita, el nombre del destinatario y el lugar al que está dirigida. Por ejemplo: Carta 1836 jul. 23, Habana a José Alfonso, París.

3. Discursos, sermones, conferencias y otros: Esta sección se aplica a documentos de este tipo. El título

consistirá en una palabra apropiada (discurso, alocución u otras similares), seguida del lugar y ocasión en que fue pronunciado el texto correspondiente. Por ejemplo: Discurso en la Primera Reunión de Información Científica y Técnica.

4. Documentos legales: Esta sección se aplica a documentos legales tales como testamentos, escrituras,

hipotecas, arrendamientos y otros. El título que se le aplique a este tipo de documento deberá consistir en una palabra o frase breve que lo caracterice seguida de la fecha en que fue firmado (expresada como año, mes y día), el nombre o nombres de la(s) persona(s) involucrada(s) que no sean responsables del documento y la ocasión en que se extendió el mismo, si puede ser expresada en forma concisa. Por ejemplo: Testamento 1976. Hipoteca 1869 jun.26, sobre casa, hecha por Rosalia Franco a favor de Luis González

Larrinaga, por préstamo recibido.

5. Colecciones de manuscritos: Esta sección se aplica a colecciones de materiales manuscritos formadas por o sobre una persona, familia, entidad corporativa o materia. Los materiales pueden estar en su forma original o ser reproducciones, pueden incluir fotografías y materiales impresos. En este caso se escribirá el título por el cual la colección sea conocida o un título que indique su naturaleza. A menos que se utilicen términos más específicos, se usará "cartas" para cartas de una persona, "correspondencia" para cartas cambiadas entre personas o dirigidas a una o varias, "papeles" para material misceláneo personal o familiar, y "registros" para materiales concernientes a una entidad corporativa. Por ejemplo: Correspondencia Registros mercantiles Reliquias literarias Cartas a María Josefa Vidaurreta

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6. Manuscritos misceláneos sueltos: Corresponde a los textos manuscritos no incluidos en las secciones anteriores. En la planilla se escribirá el título por el cual es conocido el manuscrito, o un título que indique la naturaleza del material. Se indicará, además, la fuente del título suministrado, en el área de notas. Por ejemplo: Informe sobre creación de una sociedad para niños huérfanos.

AUTOR Incluye tanto autores individuales como corporativos. Recoge menciones de aquellos que contribuyen de alguna forma con el contenido intelectual o artístico de la obra que se describe (autor del texto, ilustrador y otros). Se consignarán los apellidos y a continuación los nombres teniendo en cuenta las siguientes condiciones: 1. Si el manuscrito o diploma carece de firma o mención de responsabilidad y estas son conocidas, se

suministrará el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) responsable(s). 2. No se incluirá ninguna autoría que no aparezca claramente especificada como tal, o que, por la forma

en que aparece, de lugar a dudas de su función con respecto a la obra. Si es necesario hacer una mención de ese tipo, se registrará en una nota.

3. Cuando en la autoría se cite a varias personas u organismos que realizan la misma función o que

tienen el mismo grado de responsabilidad, se procederá así: 3.1. Si aparecen nombradas hasta tres personas u organismos se consignarán todos. 3.2. Si aparecen nombradas más de tres personas u organismos, se consignará sólo la primera(o),

omitiéndose los demás. La omisión se indicará por el signo correspondiente y la abreviatura "et al." Por ejemplo: AUTOR: Casanova, M.Y... et al.

4. Se registrará como mención de responsabilidad una frase que refiera autores personales o corporativos

que no aparezcan nombrados. Por ejemplo: TÍTULO: Manifiesto a los Habaneros AUTOR: Por los Bayameses

5. Se omitirán de la autoría los títulos y las abreviaturas de los títulos de tratamiento honoríficos y de

distinción, las iniciales de sociedad y otros. No se usará el signo correspondiente para indicar la omisión. En el área de notas se transcribirá en detalles lo omitido en el campo de AUTOR.

LUGAR Si el manuscrito lleva una indicación del lugar en que fue escrito, se señalará este dato. El diploma por lo general ofrece el dato, que se transcribirá tal como aparece. CASA EDITORA En el caso de diploma se consignará el dato si aparece. FECHA Corresponde a la fecha de confección del manuscrito o diploma. Su consignación se hará teniendo en cuenta las siguientes aclaraciones: 1. Se dará la fecha o fechas inclusivas de un manuscrito o colección de manuscritos. La fecha se escribirá

como año o años, y opcionalmente, el mes, y el día (en el caso de los manuscritos sueltos), en ese orden. 2. Si la fecha en que fue pronunciado el discurso, sermón u otro similar difiere de la fecha del

manuscrito, se registrará la fecha en que fue pronunciado en una nota, a menos que esta fecha sea parte de otra información sobre el título.

3. Se dará la fecha como se encuentra en el material, aún cuando se sepa que es incorrecta. Si la fecha

correcta se sabe, se añadirá.

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4. Si no se puede determinar el año de publicación, de copyright o de la obra, se colocará en su lugar una

fecha aproximada de la siguiente forma: 1982? (Año probable) 1960 ca (Año aproximado) 189_ (Década segura) 189_? (Década probable) 18__ (Siglo seguro) 18__? (Siglo probable)

PÁGINAS Este campo es el indicador de la extensión de la obra. Se anotará sólo la cantidad numérica, en el caso de páginas y la cantidad numérica y la inicial, en los casos de hojas o columnas. Por ejemplo: 134 (páginas) 33 h (hojas) 1234 c (columnas) TOMOS En el caso de las colecciones de manuscritos se registrará la extensión en términos de volúmenes y a continuación, entre paréntesis, el número de unidades físicas. Opcionalmente podrá registrarse la extensión en términos del número de metros cuadrados de estantería que ocupa la colección y a continuación el número de unidades. (Unidad física = número de manuscritos sueltos.) Por ejemplo: 6 Vols. (183 unidades) 3 m2 (75 vols.) 1 m2 (2250 unidades) ILUSTRACIONES Se escribirá una S cuando el exponente posea ilustraciones, y una N en el caso contrario. ALTO Se expresará la longitud del exponente utilizando como unidad de medida el cm. ANCHO Se expresará el ancho utilizando como unidad de medida el cm. FIRMA Se escribirá Sí si está firmado y No en caso contrario. DESCRIPTORES Para hacer la descripción del documento se emplearán los listados de términos que acompañan estas instrucciones. Se antepondrá al descriptor la sigla correspondiente que aparece entre paréntesis. Los descriptores de manuscritos y diplomas se subdividen en: 1. MATERIA (MAT.) Consulte el listado de materia que se incluye a partir de la página 8. Sólo en los casos excepcionales, cuando no se ajusten al exponente los términos incluidos en el listado anexo, se agregará uno nuevo. 2. CONDICIÓN (COND.) Consulte el listado de Descriptores de condición y otros detalles físicos que aparece en la página 13. 3. TIPOLOGÍA (TIP.) Consulte el listado de términos que se incluye a partir de la página 13. COLECCIONISTA Se consignarán los apellidos y nombres de la(s) persona(s) o institución(es), que fue(ron) coleccionista(s) del documento inventariado.

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UBICACIÓN Se especificará el lugar donde se encuentra el documento inventariado, si en EXPOSICIÓN o ALMACÉN. TIPO DE REPRODUCCIÓN Se escribirá el tipo de copia que se posee del documento: DIAPOSITIVA, FOTO, MICROFILM, NEGATIVO, REPRODUCCIÓN DIGITAL, OTRA. ESTADO Se determinará la condición, BUENO, REGULAR o MALO, que corresponda a la apariencia o aspecto visible del documento inventariado. BUENO: Cuando los materiales y los elementos que conforman o hacen parte del objeto permanecen estables. Cuando lo representado se reconoce fácilmente. Cuando no se requiere tratamiento de conservación o restauración. REGULAR: Cuando se observan indicios de deterioro o se presentan dificultades para reconocer la representación. Se hace recomendable en este estado someter el objeto a tratamiento de conservación o restauración. MALO: Cuando los materiales y elementos que lo integran se encuentran totalmente debilitados y la alteración es tan avanzada que es imposible reconocer la representación íntegramente. VALOR Se escribirá el valor predominante teniendo en cuenta los siguientes conceptos: HISTÓRICO: Cuando evidencie el desarrollo político, económico y social de una época determinada y sirva para la investigación de los hechos históricos o personalidades vinculadas a ellos. ARTÍSTICO: Cuando represente el arte que caracteriza a una época y posea propiedades específicas para desarrollar el gusto y las emociones estéticas del hombre. CIENTÍFICO: Cuando refleje las diferentes etapas del desarrollo de la naturaleza y exprese la actividad investigadora del hombre en una determinada rama de las ciencias. DOCUMENTAL: Cuando constituya una prueba factográfica irrefutable para caracterizar una época o período histórico. GRADO DE VALOR Se definirá el grado de valor, I, II o III, que posee la pieza, teniendo en cuenta el otorgado en el sistema de documentación de museos, respetando su grafía romana, según los siguientes criterios: Valor I: Aquellos objetos directamente relacionados con una figura, suceso o hecho histórico, científico o cultural relevante. En caso de las obras de arte su pertenencia a un período importante, autor de relevancia o valores estéticos excepcionales. Valor II: Aquellos objetos relacionados de forma indirecta con la figura, suceso o hecho histórico, científico o cultural relevante. En caso de las obras de arte, piezas menores de autores relevantes, piezas de autores de menor reconocimiento, etc. Valor III: Aquellos objetos pertenecientes al ámbito de la figura, suceso o hecho que ilustran un espacio histórico, científico o cultural. En el caso de las obras de arte reproducciones de calidad y obras auténticas, pero de creadores menores.

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ORIGEN Se escribirá, utilizando los términos que a continuación se listan, el modo por el cual el objeto pasó a formar parte de la colección de la institución o del propietario: CANJE COMPRA DONACIÓN LEGADO RECUPERACIÓN TRANSFERENCIA OTRO TASACIÓN Valor monetario del documento, si lo tiene. RELACIONADO CON: PERSONALIDAD Se consignará el nombre de la personalidad, (apellidos, nombres), con que se relaciona el contenido del documento. ACONTECIMIENTO Se consignará de forma precisa el acontecimiento con que se relaciona el contenido del documento. EXPEDIENTE CIENTIFICO Se pondrá una S, cuando el exponente posea Expediente Científico, y una N, en caso contrario. FECHA Se escribirá el día, mes y año en que se aprobó el contenido del modelo. NOTAS Se consignará cualquier otra información de relevancia, que no haya sido ubicada en ningún otro campo de la planilla.

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LISTADO DE MATERIA Actividades Políticas -Acto Político -Marcha del pueblo combatiente Agresión E.U. -Sabotaje -Buque Pirata -Explosión Maine -Guardafrontera -Agresión a pescadores -Bombardeo -Explosión vapor La Coubre - Playa Girón Agricultura - Cooperativa Asociación -Asociación de Jóvenes Rebeldes -Asociación Masónica -Asociación Nacional de Agricultores Pequeños (ANAP) -Asociación Nacional de Prensa -Ateneo -Frente Cívico -Liceo -Unión Nacional de Escritores y Artistas de Cuba (UNEAC) Anatomía Anexionismo Arquitectura Artesanía Batalla Bautismo Biblioteca Botánica Casa de las Américas Ciencias Naturales Club Colegio (Use: Escuela) Comunicaciones -Automovilismo -Aviación -Correo -Ferrocarril -Telecomunicaciones Condecoración Combate Conferencia Congreso Conmemoración Construcción -Construcción Civil -Construcción Conmemorativa -Construcción Funeraria

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-Construcción Militar -Construcción Religiosa -Arsenal -Cárcel -Cuartel -Fortificación Cosmos Cruz Roja Cuerpo de Bomberos Deporte -Ajedrez -Alpinismo -Baloncesto -Béisbol -Boxeo -Caza -Ciclismo -Esgrima -Historia del deporte -Lucha grecorromana -Motocross -Pesca -Softbol -Tenis -Tiro Desastre Natural Descubrimiento Dibujo Ecología Educación -Escuela (UP: Colegio, Instituto, Academia, Conservatorio) -Maestro (UP: Profesor) -Campaña de Alfabetización Ejército -Ejército Batistiano -Ejército Libertador -Ejército Español -Ejército Rebelde -Guardia Rural Estación de radio Electrificación Electrónica Emigración Enciclopedia Esclavitud Escultura Exilio Expedición Farmacia Festival Física Fundación de ciudad (UP: Nombramiento de Ciudad) -Fundación de barrio Fusilamiento Estudiantes de Medicina Geografía de Cuba

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Gobierno -Gobierno Autonomista -Gobierno Español -Ayuntamiento -Elecciones Guerra de Independencia -Guerra Chiquita -Guerra de los Diez Años -Guerra de Independencia de 1895 -Desembarco en Playitas -Veteranos Guerra de Liberación Nacional -Asalto al Cuartel Moncada -Asalto al Palacio Presidencial -Desembarco del Corinthya -Desembarco del Granma -Huelga del 9 de abril -Invasión -Levantamiento 5 de septiembre -Levantamiento 30 de noviembre -Lucha clandestina -Lucha guerrillera (UP: Acciones guerrilleras) -Masacre de Pino III -Movimiento 26 de Julio -Pascuas Sangrientas -Sucesos 12 de septiembre, Regla Identificación Industria Azucarera -Central Azucarero -Destilería -Ingenio Industria Cafetalera Industria Pesquera Industria Tabacalera Inmigración -Inmigración china -Inmigración española Inscripción Internacionalismo -Internacionalismo, Angola -Internacionalismo, Bolivia -Internacionalismo, Congo -Internacionalismo, Granada -Internacionalismo, Nicaragua -Internacionalismo, Venezuela Intervencionismo E.U. (político) Instituto de Segunda Enseñanza (USE: Escuela) Intervención Norteamericana (armada) José Martí Joven Cuba Juzgado Marina de Guerra Revolucionaria Medicina Milicia Nacional Revolucionaria Minería

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Movimiento Campesino Movimiento Estudiantil -Ala Izquierda Estudiantil -Directorio Estudiantil Revolucionario -Directorio Revolucionario Movimiento Femenino Movimiento Obrero Música -Banda musical -Conjunto musical -Orquesta Filarmónica -Orquesta Sinfónica Museo Nombramiento de ciudad (USE: Fundación de ciudad) Organización política Partido Comunista -Partido Comunista de Cuba -Partido Socialista de Cuba -Partido Socialista Popular -Partido Unido de la Revolución Socialista -Partido Unión Revolucionaria Comunista Partido Conservador Partido del Pueblo Cubano (Ortodoxo) Partido Liberal Partido Obrero Socialista Partido Popular Partido Revolucionario Cubano Partido Revolucionario Cubano (Auténtico) Penetración de capital foráneo -Capital E.U. -Capital inglés Pintura Prensa -Periódico El Condal -Periódico Patria Presidio -Presidio Modelo Presupuesto municipal Radiotelegrafía Religión -Iglesia Bautista -Iglesia Católica Revolución Cubana Lucha contra bandidos -Reforma Agraria Revolución del 30 Salud Seudorrepública Sociedad Teatro Triunfo de la Revolución Política Exterior -Diplomacia Revolucionaria -Misión Cubana en el Exterior

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-Organización de Naciones Unidas (O.N.U.) -Sucesos Embajada del Perú Urbanismo Vida civil local Vida económica local

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DESCRIPTORES DE CONDICIÓN Y OTROS DETALLES FÍSICOS. Confeccionado a mano NA: Es el manuscrito o diploma realizado mediante el trazado manual del texto. Impreso con información manuscrita NA: Es el manuscrito o diploma cuya información impresa es del tipo modelo: planilla, carné, etc. y cuya

información manuscrita es la que le da relevancia al documento por su carácter único. Libro manuscrito NA: Reunión de muchas hojas de papel, vitela, etc. de diversa condición o no (confeccionado a mano,

mecanografiado, etc.) que han sido cosidas o encuadernado juntas o que están sueltas pero forman un volumen.

Mecanografiado NA: Es el manuscrito o diploma realizado mediante el trazado mecánico del texto, o sea, con la ayuda de

una máquina de escribir. Por inscripción NA: Es el manuscrito o diploma realizado mediante inscripción en piedra arcillosa, madera u otro tipo de

material.

DESCRIPTORES DE TIPOLOGÍA. Bibliografías NA: Descripción, conocimiento de libros, de sus ediciones, etc. Relación o catálogo de libros o escritos

referentes a materia determinada. (Para bibliografías manuscritas o mecanografiadas). Carné NA: Documento por lo general de pequeño formato que acredita la pertenencia de una personalidad a una

organización o asociación determinada. Suele ser impreso con información manuscrita, acompañada de una fotografía.

Cartas NA: Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella.

Hoja escrita de papel o pergamino. Certificados NA: Hojas de papel, cartulina, etc.; manuscrita o impresa con información, que certifica la veracidad de la

información que refleja mediante cuños, firmas u otros medios. Colecciones de manuscritos NA: Conjunto de hojas manuscritas de una misma tipología o diversa, que tratan de un mismo asunto o

pertenecieron a una misma persona.

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Discursos NA: Escrito de no mucha extensión, o tratado, en que se discurse sobre una materia para enseñar o

persuadir. Documentos comerciales NA: Documento relacionado con la compra o venta de géneros comerciales. Documentos honoríficos NA: Documento que otorga cargo o condición honorífica. Ej: Presidente de Honor; Miembro Distinguido.

Documentos legales NA: Documento prescrito por la ley y conforme a ella. Suele ser hecho ante notario y con su participación. Documentos médicos NA: Documento relativo a la salud de una personalidad relevante, generado por instituciones o medios

privados: Carné de Salud, Historia Clínica, etc. Documento privado NA: Documento perteneciente a una personalidad, cuya confección y uso era de carácter personal. Se

incluyen libretas de teléfonos, libretas de direcciones, etc. Esquelas NA: Carta breve: esquela amorosa. Carta impresa: esquela de defunción.(Larousse). Carta breve que antes

solía cerrarse en figura casi triangular. Papel en que se dan citas, se hacen invitaciones o se comunican ciertas noticias a varias personas, y que por lo común va impreso o litografiado.

Informes NA: Noticia o instrucción que se da de un negocio o suceso o bien acerca de una persona. Tarjetas de presentación NA: Tarjeta de pequeño formato, generalmente impresa, con los datos personales y/o institucionales de la

personalidad. Puede tener información manuscrita adjunta. Tesis NA: Disertación escrita que presenta a la Universidad el aspirante al título de doctor en una facultad,

puede ser manuscrito o mecanografiada. Traducciones NA: Escrito manual o mecanográfico que constituye la obra del traductor.

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EJEMPLOS DE FICHAS DE INVENTARIO AUTOMATIZADO.

Institución: INSTITUTO DE LITERATURA Y LINGUÍSTICA

Manifestación: MANUSCRITOS Y DIPLOMAS No. inventario: 322 Título: CARTA 1928, ALAMBRA A JORGE ZALAMEA Autor Texto.: GARCIA LORCA, FEDERICO Lugar.: ESPAÑA; ALAMBRA Fecha.: 1928 Alto: 25,4 cm Ancho: 18,8 cm Descriptores: TIP. CARTA Estado: BUENO Reproducción: FOTO DIGITAL Valor: ARTÍSTICO; DOCUMENTAL; HISTÓRICO Firma: S Grado de Valor: 1 Origen.: DONACIÓN Expediente.: S

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BIBLIOGRAFÍA NC 39-39 1987 SNICT. Manuscritos. Descripción bibliográfica.