DOCUMENTACIN CONTABLE

FACTURA:Es un documento tributario de compra yventaque registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada porley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin.

Finalidad:Tiene por finalidad acreditar la transferencia debienes, la entrega en uso o la prestacin deservicioscuando la operacin se realice con sujetos delImpuestoGeneral a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones deexportacin.Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero deRegistronico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en operaciones de exportacin.

Cmo est conformado:- Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras modalidades contractuales de transferencia de lapropiedadde bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido delprecio;- El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderas o bienes decomerciodistintos adinero, no sujetos a registro;- Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa;- La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en eltextodel ttulo se muestra por s sola y sin admitirse prueba en contrario, que ste recibi la mercadera o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfaccin;- Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede serobjetivode transmisin;- Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente en el saldo del precio sealado en el mismo ttulo, el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadera y bienes descritos en el mismo documento, a favor de tenedor;- Dimensiones mnimas: Veintin centmetros de ancho y catorce centmetros de alto.- Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante elempleode papel carbn, carbonado o autocopiado qumico.

Clases de Factura:Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportacin:a. Factura a la PlazaSe llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedorb. Factura de ExtensinSe llama factura de expedicin a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes,seguros, etc.

Uso:

Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal.

Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario.

En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relacin con la venta en el pas de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista acte como intermediario entre un sujeto domiciliado en el pas y otro no domiciliado la comisin no pagada al exterior.

Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro Unico de Contribuyente RUC, exceptundose de este requisito a las operaciones de exportacin.

LETRAS DE CAMBIO:

Es un documento mercantil que contiene una promesa u obligacin de pagar una determinada cantidad dedineroa una convenida fecha devencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual unapersonallamadaLibrador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamadaTomadoroBeneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamadaLibrado.

Finalidad:Documento creado con la finalidad de que los comerciantes no carguen ni mercancas ni dinero, y su origen se encuentra ligado al antiguo comercio donde avala la entrega de mercanca y posteriormente se convirtieron en documentos con funcin propia, y transmiten un valor de una persona a otra. Cmo est conformado:

Elendosante: Es el queendosauna letra o la transmite a un tercero.

Elendosatario: Es aquel en cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la letra).

Elavalista: Es la persona que garantiza el pago de la letra.

Clases de Letra de Cambio:Existen principalmente4 tipos de letras de cambiosegn la fecha en la que sea exigible- Letra de cambio a fecha fija:Es decir, el vencimiento de la misma ser el da sealado.- Letra de cambio a plazo contado desde la fecha:En la que fue librada. Un ejemplo de este tipo de letra de cambio es cuando se puede leer pguese por esta letra dla suma de x euros a los x das de la fecha-Letra de cambio a la vista (tambin conocida como pagadera a la vista):En el caso de que no quede establecido una fecha de vencimiento, la letra se considerar pagadera. Sin embargo, el pago de la misma deber hacerse al ao siguiente de su libramiento salvo que se especifique lo contrario o un endosante lo acorte.- Letra de cambio a un plazo desde la vista:Estas letras de cambio vencen cuando se haya cumplido el plazo desde que ha sido aceptada por el librado.

Uso:El uso de la letra de cambio puede realizarse en trminos empresariales y particulares, existen diferentes maneras. Este documento puede tener una fecha en especfico y su plazo puede correr al momento del cobro, quedando esto siempre al arbitrio de las partes.

VALES :

Es un documento de crdito que se utiliza como promesa de pago por el cual el deudor se compromete a pagar a su acreedor cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se determinan en el mismo documento.

Finalidad:Que una persona mande a otra a fin de que mercaderas o dinero corra por cuenta del firmante del documento.

Clase de Vales:1. Vale a la orden:

Es cuando se emite con la expresin "a la orden", a nombre de una persona determinada y es endosable.

2. Vale nominativo:

Este vale es emitido a nombre de una tercera persona cuyo nombre figura en el mismo documento, por lo que no puede ser endosado sin previa autorizacin o notificacin escrita al emisor.

3. Vale al portador:

En este caso se emite con la expresin "al portador". Cuando este vale se usa en operaciones mercantiles, tiene el mismo efecto de la letra de cambio. Este tipo es el ms utilizado comercialmente. Cmo est conformado:Est conformado por Fecha, Cantidad (Nmero y letra),Especificacin clara sobre el concepto Rubrica de autorizacin, Firma de la persona que recibe el dinero. Uso:Sirve para la comprobacin de gastos menores o prstamos por los cuales no se expide factura o comprobante de tipo fiscal

PAGARS :Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagar es el propio deudor (y no el acreedor) Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.

Finalidad:Su finalidad es conseguir financiacin circulante a corto plazo, frente a las restricciones bancarias en el mercado empresarial. Cmo est conformado:- El librado: Es quien se compromete a pagar el importe delpagar, a la vista o en una fecha futura fija o determinable. La persona del librado coincide con la del librador que es aquel que emite elpagar.- El beneficiario o tenedor: Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en elpagar, si este ha sido transmitido o endosado por el librador.- El avalista: Es la persona que garantiza el pago delpagar.

Clases de Pagars:A la orden: designan a una persona como titular del derecho, a favor de la cual habr de satisfacerse. Siempre realizan una funcin de giro. Este tipo de pagars permiten que el legtimo tenedor transmita mediante endoso el pagar a un tercero.Nominativos: sin clusula a la orden, en este caso la operatoria es similar a la de los pagars a la orden.Nominativos no a la orden: mediante esta frmula el firmante expresa la prohibicin de que el ttulo sea transmisible mediante endoso, aunque se podr transmitir mediante la cesin ordinaria para su cobranza.Sin vencimiento: en este caso nos encontramos con un pagar con vencimiento a la vista, puesto que tan slo con la cumplimentacin de la fecha de vencimiento al momento de cobro lo podemos cobrar.Para abonar en cuenta: incluyen una clusula en su anverso donde se indica que para su cobro se debern abonar en cuenta.

Uso:Se usa, principalmente para obtener recursos financieros.

RECIBOS :

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Finalidad:

El recibo le da carcter de legalidad a la transaccin realizada, formalidad al proceso, y le da tranquilidad a las partes involucradas. Puede dar inicio a un reclamo y permitir solucionar las diferencias. Puede dar inicio a una investigacin y facilitar la asignacin de responsabilidades y desarrollo de mejoras. Un recibo puede originar la prestacin del servicio o reclamar el bien adquirido.

Cmo est conformado:

El recibo debe contener un nmero de identificacin y la identificacin visible y clara de que se trata de un recibo. Adicionalmente se debe diligenciar en el recibo, la fecha y lugar de emisin, el nombre de la persona que paga o entrega eldinero, la cantidad de dinero en nmero y letras, el concepto por el que se paga, la firma y el nombre de quien recibe el dinero, y una copia para la otra parte como prueba y registro.

Clases de recibo:

Elrecibopuede clasificarse de acuerdo con el tipo de bien recibido, en recibo de dinero y recibo de mercancas.El recibo puede diferenciarse segn el tipo de documento que se entregue, como una factura, un tiquete, una boleta de venta, un recibo de sueldos u honorarios, un comprobante decompra. El recibo puede ser de impresin manual o automatizada, comprobante fsico o virtual. El recibo puede llevar la denominacin de la transaccin que la origina, como el pago, el recibo de caja, de operacin bancaria, de sueldo, de comprao de venta, as como el recibo de matrcula.

Uso:

El recibo se utiliza en todo elcomerciocomo prueba y registro de las ventas realizadas,se usa el recibo en todas las empresas como constancia de los salarios efectuados, y se puede aplicar por cualquier persona yempresadentro de las transacciones que implican el intercambio de bienes y servicios, endineroo en especie.

CHEQUES:

Uncheque(anglicismodechequeocheck) es un documento contable devaloren el que lapersonaque es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.El cheque es unttulo de valora la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a unainstitucin de crditoel pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

Finalidad:

Su finalidad es que el ttulo de crdito es el medio por el cual debi cumplirse con la obligacin de pago a la firma del contrato. Por tanto, si el cheque no tuvo fondos, es cierto que le surgi a la beneficiara una accin jurisdiccional regulada por el Cdigo de Comercio y la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito; pero tambin es cierto que no puede concluirse que sirvi como instrumento de pago, puesto que su funcin cambiaria fue dirigida a cumplir con una obligacin contractual de naturaleza civil, en tanto que fue expedido para cumplir con una obligacin de pago, y no fue pagado por falta de fondos.

Cmo est conformado:

Datos de la entidadbancaria y sucursal de la cuenta sobre la que se ha de efectuar el pago (domicilio, telfono, email, etc.) Cdigo cuenta clientey cdigo IBAN (International Bank Account Number), muy til si el cheque es cobrado a travs de una entidad de otro pas. Importe del chequeexpresado en nmeros. Es aconsejable comenzar y terminar dicho importe con una almohadilla #. Personaa favor(fsica o jurdica) de la que se emite el cheque aunque tambin puede seral portador Importe del cheque, expresado en letras. En caso de duda esta es la cantidad que prevalece, si no se rellena todo el espacio suele rellenarse con una ralla horizontal. Lugar y fechade emisin del cheque. Serie, tipo y nmerode documento que en cada cheque es nico. Lugar reservado para lafirmade quin emite el cheque. Si el cheque es de una empresa adems de la firma de la persona que representa a la empresa tambin suele llevar el sello de la empresa. Serie, tipo y nmerode documento reservado para la lectura mecnica del cheque.

Clases de cheque:Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas,nominativo,a la ordenoal portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta fsica o jurdica). En el segundo caso, puede ser cobrado por el beneficiario indicado, sin embargo, este puede entregarlo en pago a otra persona, para lo cual debe escribir su firma en el dorso del cheque -este acto se denominaendoso-. En este caso, cualquier persona puede cobrarlo como si fuera al portador. Y en el ltimo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo. En algunos pases la legislacin contempla nicamente cheques nominativos, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona especfica.La cantidad a pagar se escribe dos veces (una en nmeros y otra en letras) para mayor seguridad, y en los dos casos se rodea con smbolos para que no se puedan aadir cifras adicionales. Para imposibilitar todava ms el cambio de cifras se pueden tapar concelo adhesivo.Hay cheques que tienen lmites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dgase, 180 das. Cheque cruzado. Si un cheque est cruzado diagonalmente en el anverso por dos lneas paralelas, el dinero deber ser cobrado a travs de una entidad bancaria que intermedie en el proceso, y no se podr retirar en efectivo salvo que esta entidad bancaria de la cual es cliente el cobrador sea la misma que libra el cheque. Esto se hace a veces paraseguir la pistaal dinero pagado. Cheque para abono en cuenta. Insertando la clusula para abono en cuenta produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deber ser abonado en la cuenta del portador. Cheque certificado / conformado. El librado exige al librador que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como acepto visto o bueno escritas por el banco que emiti el cheque y firmada por el librador.La certificacin del cheque transmite lapropiedadde la provisin a la orden del tenedor y produce el descargo del librador. Desde el momento en que ha sido certificado un cheque, la provisin correspondiente queda bajo la responsabilidad del librado, quien deber retirarla de la cuenta del librador y mantenerla en una cuenta del pasivo con el ttulo de "Cheques Certificados" u otro ttulo apropiado. El Banco que ha certificado un cheque asume la obligacin de pagarlo. Cheque de caja o Cheque de Gerencia. Es un cheque expedido por una institucin de crdito a sus propias dependencias. Representa una garanta y no suele tener fecha de caducidad. En la prctica funciona como dinero lquido, ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en la fecha de expedicin en lugar de la de cobro y el librador es el director de la oficina bancaria. En Espaa y otros pases se le denomina cheque bancario, impropiamente ya que todos los cheques son de algn modo bancarios y suele provocar ambigedades y errores. Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crdito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del pas o en el extranjero. Se suelen llamar"traveller's check", conforme su forma en ingls. Cheque cancelatorio. Segn la ley de Antievasin fiscal de la Repblica Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se deban realizar por cualquier otro medio que no sea directamente en efectivo. Ante esta situacin, se crea la figura jurdica del cheque cancelatorio para que todas las personas que no posean cuentas corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos, puedan realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad financiera o un banco ah adquiriendo este medio de pago. A diferencia del cheque de pago diferido, este tipo de cheques tiene efecto pro-soluvo (no como los otros que son prosolvente -al momento de presentarlo al cobro-), sino que con el solo hecho de recibir el cheque es suficiente. Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentacin estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en la cuenta corriente bancaria.

Uso:

Es un instrumento de pago, un ttulo de crdito, en medio fsico (papel) que permite a su emisor o librador realizar pagos sin hacer uso de dinero en efectivo. Para que un cheque sea vlido este debe cumplir con ciertos requisitos o estndares establecidos por las autoridades reguladoras y la banca en su conjunto.