1

DocFlow for SAP EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS Integrating transaction data, documents and processes

2

DocFlow X SAP WHICH APPLICATION SCENARIOS?     

• Checking and approval of supplier invoices • Electronic storage of tax documents FINANCE • Real‐Time Finance Dashboard 

      

• Distribution of payslips online and via email • Complete management of the Employee Personnel File • Electronic management of requests for leave and schedule 

changes 

HUMAN RESOURCES 

• Electronic management of business trips and expense reports       

• Archiving of sales‐cycle documents (from proposal through to payment) 

• Supply contract management SALES 

• Management of customer documentation with SAP CRM       

• Issuing PO requests • Issuing purchase orders • Tender offer documentation • Complete management of the purchasing order file 

PURCHASING 

• Supplier qualification       

• Technical documentation attached to products/equipment • Management of order documents and authorisation processes PRODUCTION • Management of SAP PLM documentation 

      

• Archiving of data and archival SAP documents (Application Data Archiving) 

• Management of ICT asset life cycle IT SYSTEMS • Management of software orders 

  • Failure reports and service requests      

3

  

recent  years, organisations  have focused  their attention  on  ERP systems  to  manage transaction  data rapidly and effectively. But  over  and  above the  data,  business processes  are  based 

on  the  documents  underlying  the  transactions  and  on collaborative  processes  between  the  various  different corporate functions  involved. ERP  is the optimal solution for managing data, but because  it  is a closed  system,  it cannot support organisational processes. While it is actually possible to manage document processes through SAP without using a separate document system,  it  involves high costs and major complexity  during  the  implementation  and  management phases. 

WHILE IT IS ACTUALLY POSSIBLE TO MANAGE DOCUMENT PROCESSES THROUGH SAP WITHOUT USING A SEPARATE DOCUMENT SYSTEM, IT INVOLVES HIGH COSTS AND MAJOR COMPLEXITY DURING THE IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT PHASES

Few  businesses  can  afford  projects  of  this  type,  and consequently transactions and documents are in completely separate worlds.  This  is why,  if  a  document  is  needed  to manage  a  transactional  process,  users  have  to  locate  the document  and  manage  it  manually,  which  often  causes bottlenecks  and  hidden  costs.  For  example,  think  of  the procedures  for  registering an  invoice: when  the document arrives, the data is manually entered into the ERP system by the  user  and  becomes  part  of  the  transactional  data.  But what happens if the supplier that issued the invoice is not in the system, and therefore the associated order is not in the system either? The  invoice  is usually copied and handed to the  person who  enters  data  for  new  suppliers  and  to  the person who handles orders. While these activities are taking place, the entire process is held up. The same problems are found in other company areas where activities are based on transactional data: administration (invoice data, accounting records  etc.),  human  resources  (payslip  data,  requests  for leave  etc.),  sales  (sales  cycle  data),  purchasing  (supplier data, purchase order data, etc.) and production (data from the technical documentation attached to products).  

INTEGRATING SAP WITH ECM

“ ”

4

 

 

For  companies,  concentrating  on  the  data  alone  is restrictive and the gap that still exists between transactions and  documents  needs  to  be  filled  by  integrating  data, documents and processes.  

SPEED AND EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS 

DocFlow has developed an Enterprise Content Management solution that has a direct, certified interface with SAP, one of the most popular ERP packages  in  the world, and  connects transactions  to documents and  information  (structured and otherwise)  In  a  subsequent  step,  DocFlow  automates management of the associated processes.  

DOCFLOW HAS DEVELOPED AN ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT SOLUTION THAT HAS A DIRECT, CERTIFIED INTERFACE WITH SAP, ONE OF THE MOST POPULAR ERP PACKAGES IN THE WORLD, AND CONNECTS TRANSACTIONS TO DOCUMENTS AND INFORMATION (STRUCTURED AND OTHERWISE) IN A SUBSEQUENT STEP, DOCFLOW AUTOMATES MANAGEMENT OF THE ASSOCIATED PROCESSES.

With this  integration, all company areas where activities are based  on  transactional  data  contained  in  the management system  can  save  time  and  resources.  The  SAP/DocFlow combination leverages the investments that businesses have already made  in  their management systems, enhancing and optimising them. The integration occurs both at server level, facilitating  the  acquisition  of  documents  coming  from different  channels,  and  at  client  level,  so  that  users  can manage  documents  and  processes  directly  from  SAP's screens.  So  a  single  interface  gives  users  everything  they need:  the  transaction,  the  associated  document,  and  the process  that  is  being  executed.  In  practice,  the  DocFlow solution  acquires  documents  from  different  channels  and classifies and  links  them  to  the  specific business process  so that they are ready to enter the workflow. At this point the business  user  is  notified,  and  this  user  registers  the document in SAP. 

” “

5

 

Whenever users manage a SAP‐generated event, the system automatically  provides  the  documents  and  associated information and allows  them  to  start  the approval process, after which a message is sent to the management system to notify the user that the process is finished. An additional step is Electronic Storage, which  is  implemented by  the DocFlow solution. 

DOCFLOW DOES NOT IMPOSE A PRESET MODEL: RATHER, STARTING FROM BEST PRACTICES DEVELOPED OVER YEARS OF EXPERIENCE, IT OFFERS TAILORED APPLICATIONS CREATED TO MEET SPECIFIC NEEDS

With  SAP/DocFlow  integration,  documents  associated with SAP can go directly to electronic storage. DocFlow introduces innovations to managing organisational processes associated with  document management.  Despite  advances  in  IT,  such organisational  models  have  not  substantially  evolved  in businesses  in  recent  years,  at  the  cost  of  efficiency  and effectiveness.  This  solution  is  the  result  of  DocFlow's  in‐depth  knowledge,  not  only  of  technologies  and  legal requirements  but  also  of  the  specificity  of  business processes. DocFlow does not impose a preset model: rather, starting  from  best  practices  developed  over  years  of experience,  it  offers  tailored  applications  created  to meet specific needs.  

” “

6

FINANCE CHECKING AND APPROVAL OF SUPPLIER INVOICES  The processes of checking (VeFa) and approval of payment of supplier invoices are the most costly in terms of resources, due to their importance and sensitivity. In  fact, VeFa  is often  the only  real process  for controlling  job order expenses, and managing  it correctly makes it possible to align the administrative path from order right through to payment. The process of automation can be broken down into three steps: • pre‐booking:  preventive  check  of  the  invoice,  data  recovery  and  correction,  and  sending  to  SAP's 

registration transactions • post‐booking: payment (total or partial) approval flow,  by level of procurement, serial or in parallel. • payment:  cross‐check of  the payment due dates  indicated by SAP with  the  invoice's actual approval 

level.  BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS • Simplify  and  speed‐up  checking 

and  approval  of  invoices  from their arrival  time  in  the company, without circulating paper 

• Efficiently  involve  the  buyers  for authorisations 

• Make the process transparent and auditable 

• Automatic  reading  of  content  of invoices (OCR) 

• Integration  with  SAP  Business Workplace  for  automatic registration by SAP 

• Workflow  via  web/email/mobile phone  with  “intelligent” notifications and work codes 

 

• Efficiency:  fewer  resources  for the  check,  approve  and  archive cycle 

• Effectiveness: accounting person‐nel  can  concentrate on  that part of their work with a higher value return 

• Compliance:  an  automated process  is  a  controlled  and measurable process 

• Competitiveness:  improves  the image  the  company  presents  to the outside world 

• Opportunities:  freed  from paper, the process can be outsourced 

THE WORK PROCESS 

              

   

APPLICATION SCENARIOS

7

HUMAN RESOURCES ELECTRONIC MANAGEMENT OF REQUESTS FOR LEAVE AND SCHEDULE CHANGES  The complete automation of managing employee  leave  is  just one of the many examples of “distributed” HR processes that can be converted to an electronic system with significant advantages for the company. A natural candidate for this type of automation is any process where requests from employees involve: 

• Filling out a paper form  • Approval by a manager or by HR personnel • Entering the reference SAP transaction  

The automation made possible by DocFlow allows everyone  involved  in this company process to be more efficient  and  free  up  resources.  And  the  advantages  increase with  the  number  of  employees  and  the complexity of the company.  BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS • Speed  up  and  simplify  the 

request  process  without circulating paper 

• Never miss payroll dates • Archive  and  consult  the 

documents produced 

• Automatic  reading  of  paper forms via OCR 

• Workflow  via  web/email/‐mobile  phone  with  “intel‐ligent”  notifications  and work codes 

• Automatic  registration  of  HR SAP transactions 

• Efficiency:  fewer  resources needed  to  collect  forms,  plus automatic registration 

• Effectiveness:  reports  and early  indicators of progress  in the process 

• Compliance:  total  transpa‐rency  and  complete  moni‐toring of the process 

THE WORK PROCESS  

APPLICATION SCENARIOS

8

SALES DOCUMENT MANAGEMENT FOR CUSTOMERS WITH SAP CRM AND SIEBEL  When  implementing a Customer Relationship Management (CRM) system,  it  is essential not to forget the importance of efficient and effective management of documents (and their associated processes) that are not strictly linked to CRM. There  are  document‐related  activities,  commonly  performed  by  CRM,  that  lend  themselves  well  to automation: 

• Registration and archiving of incoming documents • Putting communications and contracts into envelopes and mailing them • Bringing order to the company’s archives 

DocFlow's CRMDocs solution offers a broad array of functions for improving a company’s CRM processes.  BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS • Speed  up  and  simplify  the 

request  process  without circulating paper 

• Never miss payroll dates • Archive  and  consult  the 

documents produced 

• Centralised  archiving  of  all customer documents 

• Paperwork processing history • Automatic dispatching • Bidirectional  integration  with 

the principal CRM systems 

• Efficiency:  fewer  resources needed  to  manage  docu‐mentation 

• Effectiveness:  documents  are not  lost  and  can  be immediately  accessed  by  the Contact Centre  

• Compliance:  immediate  calcu‐lation of KPIs and service SLAs for  conformance  to  internal and  external  regulations  and sector standards. 

THE WORK PROCESS    

APPLICATION SCENARIOS

9

PURCHASING COMPLETE MANAGEMENT OF THE PURCHASING ORDER FILE  Procurement is one of the main factors in a company’s competitiveness. For this reason, this process needs effective procedures and efficient systems that apply criteria in order to streamline the various operational steps,  each  of  which  produces  a  precise  type  of  document  that  is,  to  a  greater  or  lesser  extent, unstructured.  One  characteristic  of  the  purchasing  process  is  that  it  cuts  horizontally  across  the organisational chart: not all of the persons involved can have access to SAP, and the life cycle of a purchase order  requires  the management of “push”  feedback and synchronisation. SAP supports  the  transactional part  of  the  purchase  order’s  life  cycle  but,  by  their  very  nature,  the  remaining  unstructured  content‐enabled parts are overlooked. The growing need for compliance and audit support justifies the introduction of a system that is specialised and integrated with SAP for managing every single document associated with the purchase order. The automation functions that DocFlow adds to the procurement process are an effective response to this need.  BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS • Manage  a  highly  complex  and 

widespread process • Increase  the  transparency  of 

authorisation processes • Archive purchase order history 

documents  and  make  them “always  available”  for consultation 

• Centralised  archiving  of  all documents,  categorised  by “supplier purchase order” 

• Paperwork processing history • Automatic  dispatching  to  the 

supplier • Integration  with  SAP 

procurement  business processes 

• Efficiency: fewer resources are needed  to  manage documentation 

• Effectiveness:  buyers  are focused  on  the  process  and not on shuffling documents 

• Compliance:  the adherence of authorisation  processes  to internal  and  external regulations  and  sector standards can be documented 

THE WORK PROCESS   

 

APPLICATION SCENARIOS

10

PRODUCTION MANAGING DOCUMENTATION ATTACHED TO PRODUCTS AND EQUIPMENT  In SAP, the documentation attached to product codes, tools, machinery and equipment in general is a truly huge subject.  Any  “element”  entered  in  SAP  is  accompanied  by  a more  or  less  significant  volume  of  corresponding documents  relating  to  quality,  production  data,  operations  management,  repair,  and  much  more.  As regards  sources,  this  documentation  can  come  from  inside,  it  may  be  automatically  generated  by production  systems, or  it might originate  from  suppliers. To all  this we can add “legacy” documentation that already exists on various types of media, on disk or even in hardcopy form. DocFlow manages these “attachments” with a document system  integrated with SAP that archives all the documentation and makes it available in a simple, secure way via the web.  BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS • Organise,  and  keep  a  history 

for,  all  production documentation 

 • Share  the  documentation with 

other business units 

• Automatisms for archiving the previous documentation 

 • Integration with  SAP  business 

processes 

• Efficiency:  fewer  resources needed  to  manage documentation 

• Effectiveness:  documents  are not  lost  and  are  easily accessible  from  the  web  and SAP 

• Compliance:  the  system satisfies  internal  and  external regulations  and  sector standards  linked  to  the archiving of the documents 

THE WORK PROCESS

APPLICATION SCENARIOS

11

IT SYSTEMS ARCHIVING UNSTRUCTURED CONTENT: FILES, EMAIL AND SAP AND SHAREPOINT DOCUMENTS AND DATA  The need for space to archive unstructured digital content is continuously expanding, and large companies are struggling to manage, rationalise and keep up with requests. The  level of growth  is  such  that companies need a management  system  that  is effective and, especially, cost‐effective. Projects to archive unstructured content should start with the areas that are the most problematic in terms of information management, archiving costs, and legal aspects. That  said,  most  IT  managers  agree  on  the  following  order  of  importance  of  unstructured  content: documents and images, emails, files, SAP documents and reports, and everything else. It  is  well‐known  that  SAP  does  not  delete master  data  in  real‐time,  and  consequently  the  size  of  its database  grows  with  the  number  of  transactions  generated  until  the  client  decides  to  remove  closed transactions. Data Archiving stores all old content in the form of files, freeing up space in the database and permitting its repopulation. With DocFlow's  “Integrated  Content Archive”  it  is  possible  to  implement  an  integrated  solution  for  the main platforms that “generate content” in companies today.  BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS • Save storage space • Preserve  the  history  of 

everything  produced  in  the company 

• A  single  solution  for archiving any  content  produced  in  the company 

• Internal  management  of security,  backup  and  disaster recovery 

• A  solution  with  a  lifetime  of over 10 years 

• Integration  with  SAP procurement  business processes 

• Efficiency:  lower  costs  for system  management  and migration 

• Effectiveness:  SAP  and  other systems run faster 

• Compliance:  single  access point  for  the  company's archived documents and data 

THE WORK PROCESS  

APPLICATION SCENARIOS

12

GALILEO AVIONICA

DocFlow Synergy for dematerialising the payables cycle and improving the governance of documents supporting business processes managed by SAP.  

The company   Galileo  Avionica  is  a  Finmeccanica  Group company that gathers together all the Italian and UK activities in defence electronics. The company was founded  in 2001 through the aggregation of Finmeccanica  Group  companies  spread throughout  Italy,  each  with  its  own  IT  system. Later  a  shared  system was  introduced,  followed by the  implementation of a single SAP system to support all business processes.  

The need  The  company  needed  to  dematerialise  its Accounts Payable (approximately 60,000 invoices per  year)  to  improve  the  efficiency  and governance  of  the  documents  supporting business  processes  managed  by  SAP.  Activities relating  to  the payables cycle were unstructured and distributed over six offices, with no effective correspondence  between  personnel  and workloads. It was therefore necessary to improve the  methods  for  distributing  these  workloads, irrespective of the site where the document was registered.  

The solution  

 Galileo Avionica  implemented DocFlow Synergy, which  archives  all  invoice  images  in  a  single repository.  They  can  then  be  registered  and processed by anyone, from any location, without 

needing  to handle a paper document. Now  the processes of work and approval are unified, and the documents can be accessed directly from the SAP  client.  Other  advantages  include: elimination  of  document  exchanges  between accounting  offices  and  operational  offices  for approvals  and  problems,  simplification  of processes, the ability to be  immediately notified of  various  events,  and  elimination  of  paper archives with Electronic Storage.  

The project   Begun  in 2006, consulting was an  important part of  the  project  in  designing  the  organisational process  cycle with  the objective of adapting  the software  to  the  specific  needs.  After  an  initial analysis phase,  the documents were acquired at the  various  sites,  and  acquisition  was  then centralised at a single collection centre. DocFlow support  was  also  important  for  change‐management  activities.  The  project  is  still  being developed  and  now  also  includes  activities,  not necessarily  administrative,  which  before  were managed manually  (for  example,  the process  to authorise  and  pay  invoices  for  services). Subsequent  steps  deal  with  acquisition  of documents  exchanged  via  email  and management  of  the  Accounts  Receivable  cycle. The  value  of  the DocFlow  approach  is  that  it  is incremental,  which  allows  for  immediate resolution of any problems, be  they  technical or organisational, while also  transferring know‐how from the partner to the customer company.  

CASE HISTORY

13

SOLVAY ITALIA DocFlow to improve the workflow of invoices and accounting documents, thanks in part to automated processes for connecting to SAP.  

The company  

Founded in Belgium in 1863 by Ernest Solvay, the Solvay  Group  is  a  multinational  company operating  in  three  sectors:  chemicals, pharmaceuticals and plastics. Production is highly diversified with a very complex product portfolio of more than 1,500 registered trademarks  in the various sectors. Such a rich and complex offering requires the Group to conduct constant research in order  to  correct  and  improve  its products,  in addition to seeking out new applications. 

The need  

Document management has deep roots at Solvay, and  began  over  15  years  ago  with  the implementation  of  a  solution  for  optically scanning  and  loading  documents  into  the  SAP management  system,  which  was  adopted internationally,  and  a workflow  system  towards which  various  types of documents were  routed. More  recently,  following  a  European‐level administrative  reorganisation,  Solvay  Italia needed  to  optimise  its  document management system to contain costs and reduce  the negative impact  on  process  efficiency.  In  particular, attention  was  focused  on  the  workflow  of invoices  and  accounting  documents.  Following the  creation  of  a  service  centre  in  Lisbon, Portugal – which brought together a good part of the  Group's  accounting  processes,  with  the addition  of  accounting  closures  –  a  major exchange  of  hardcopy  documents  was engineered  between  this  centre  and  Italy,  to undergo  the  checking  and  calculation  processes that precede archiving.  In addition  to optimising this  flow,  an  important  project  driver  was compliance  for  the  preservation  of  documents over time (for Italy, this period is ten years).  

The solution  

The DocFlow solution optimised document  flows by  leaving  the  internal  document‐scanning process (which was performed with the previous system)  unchanged.  In  the  Italian  office,  the folders  of  documents  that  arrived  from  Lisbon every  month  disappeared,  and  there  was  no longer any need  to archive  them  in paper  form, with everything that follows on from this in terms of  efficiency  and  savings.  The  documents  are archived  on  a  server  at  the  Bollate  site  and  an automated  process  extracts  them  and  uploads them  to  SAP  during  the  night.  Documents  are extracted once every  twenty‐four hours and  the company  checks  that  everything  takes  place correctly,  including  by means  of  sample  checks, before giving the green  light to perform a secure transfer to DocFlow and Electronic Storage.  

The project  

To  implement  the  project,  which  had  a  strong commitment  from  the  company's  top management,  fifteen  suppliers  were  initially considered and this number was then reduced to two.  The  abilities  demonstrated  by  DocFlow  in the  area  of  taxes,  and  its  capacity  to  make  a precise  assessment  of  the  starting  situation  in order to  identify possible areas for  improvement without  overturning  the  existing  system,  were fundamental  for  its  inclusion  in  both  the  first selection  and  in  the  final  choice.  The  DocFlow supplier  was  appointed  the  Electronic  Storage Manager, with  a  commitment  to  guarantee  the availability of a  legally‐compliant archive  for  ten years,  together with  its  constant  adjustment  to legal  changes.  Having  resolved  the  invoice problem,  Solvay  Italia  turned  its  attention  to managing  shipping documents and payslips with DocFlow.  

CASE HISTORY

14

WOLTERS KLUWER ITALIA DocFlow to create a single access point for SAP-integrated management of customer communications, documents and administrative processes.  

The company  

Wolters Kluwer is an international publishing group operating in 26 countries. It is present in Italy through Wolters Kluwer Italia (WKI), which includes ten of the most authoritative and accredited brands producing publishing and software products and services: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma Software, De Agostini Professionale, Utet Professionale and Ipsoa Editore.  

The need  

At Wolters Kluwer  Italia, technological choices  in the administrative area have always been driven by the need  to standardise and  integrate the company's activities and the associated management systems. For this reason the SAP system was  implemented  in all acquired companies, and  it has provided an excellent level  of  integration.  But  some  administrative  processes were  still  not  optimal,  because  they were  too paper‐based. Additional measures became necessary, especially  in  two areas  that displayed a  variety of critical issues owing to the number of functions involved and the volumes of documents handled. The first area was communications and documents coming from customers (particularly in the Accounts Receivable process) and the second was Accounts Payable.  

The solution  

DocFlow  was  adopted  for  both  processes  and  it  created  a  single  point  for  managing  and  archiving documents and uniformly managing all processes, and all  integrated with the management system. In the first  area  of  intervention  (customer  communications),  DocFlow  optimised  all  CRM  activities  by  directly connecting  the  telephone number of  the  customer  calling Customer  Service  to  the associated  customer master‐file  record  in  SAP  and  to  the  customer’s  updated  situation.  By  integrating  CRM‐SAP  with  the DocFlow Synergy document system, Wolters Kluwer Italia is now able to keep track of its document flows. Among the principal benefits of a document system  integrated with SAP are: greater ability to respond to customers, greater simplicity in finding information, and the ability to enter any type of document (orders, invoices etc.). In the second area of intervention (Accounts Payable), one of the objectives was to improve workflows and authorisation flows. When a supplier invoice arrives, it is electronically archived and routed, which  involves  separating  invoices  with  orders  from  invoices  without  orders.  Once  entered  into  the document system,  the  invoices are ready  for a  triangular check  (order/packing  list/invoice) which  is  then followed  by  authorisation  and  management  of  payment  to  the  supplier.  The  main  benefits  include: reduction  in handling  times  for  invoices,  greater efficiency  and  reliability of processes,  and  reduction  in storage costs and their management.  

The project  

Before introducing the document system, a preliminary analysis and internal audit of the processes had to be carried out. In the receivables cycle, for example, this  initial phase mapped 38‐40 document processes involving ten different offices. The initial process analysis phase was then followed by a phase in which the interventions  were  planned  and  implemented.  In  all  these  phases,  a  determining  role  was  played  by DocFlow, which was able to develop a project that met all of the effective needs.  

CASE HISTORY

15

WHO IS DOCFLOW

A partner for innovation 

 The  activities  of  all  organisations  are  based  on  documents,  information  and  collaborative processes  that  ERP,  by  its  very  nature,  is  not  able  to  support.  But  DocFlow  can,  by  providing technological  and organisational  innovation  to businesses  that want  to  improve  their efficiency and  agility,  starting  with  their  processes.  The  solutions,  which  are  also  available  through outsourcing, and  the consulting/design  services  that  the company offers are  the  result of many years  of  experience.  This  experience  has  created  specific  skills,  best  practices  and  an  in‐depth knowledge  of  the  technologies,  laws  and  business  processes  that  are  unique  to  the  various different corporate areas and merchandise sectors.   

INTEGRATED DOCUMENT PROCESSES  

DocFlow's objective  is  to “wire‐up” company processes, by  formalising  them  in such a way  that 

there  is  integration between  these processes,  the documents  in  the document  system, and  the 

data  in the ERP. DocFlow has been a SAP Technology Partner with a DM‐certified  interface since 

2002  and with  a  SAP Netweaver‐certified  interface  since  2004,  guaranteeing  the  integration of 

document processes with management systems. DocFlow does not  impose a standard model for 

this integration, but instead offers projects and then “moulds” the applications to the specificities 

of the business. Everything starts with an analysis of the “as  is” situation  in order to understand 

the needs, the business requirements and the possible areas for  improvement. This  is done with 

synergistic action between DocFlow and  the customer company, with  intense  involvement  from 

the key users. After this we begin with a pilot project that is then expanded to embrace all areas of 

interest.  But  DocFlow's  contribution  does  not  end  with  the  solution  roll‐out:  the  relationship 

continues  in a virtuous cycle of partnership with  the customer, constantly  tuning  the project  to 

achieve ongoing improvements. This is why Gartner mentions DocFlow among the “ECM Vendor” 

companies  for  the  EMEA  region.  The  areas  that  can  be  improved  with  DocFlow  include: 

administrative documents and processes, collaborative processes in regulated environments, sales 

cycle, personnel documents,  job order  life cycle documents, management of corporate  records, 

and management of content‐enabled processes  in a customer‐care environment.  In all of  these 

areas, DocFlow fills the gap between transactional management of the management system and 

the real need for managing the collaborative process. 

DocFlow  is  a  registered  trademark  of  DocFlow  Italia;  SAP® is  a  registered  trademark  of  SAP  AG;  SIEBEL®  is  a  registered  trademark  of  Oracle Corporation; Microsoft SharePoint® is a registered trademark of Microsoft Corporation 

15

16