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Comisión Permanente del Pacífico Sur – CPPS

Secretaría General SG/CPPS/AO/X/14

X ASAMBLEA ORDINARIA DE LA COMISIÓN PERMANENTE DEL PACÍFICO SUR

Puerto Ayora, Galápagos, Ecuador, 14,15 y 16 de agosto de 2012.

MANUAL DE NORMAS DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y CONTROL INTERNO DE LA CPPS. REV.2

INDICE

1. De la definición de cargos y perfiles de los funcionarios internacionales de la

CPPS;

2. De la contratación del personal profesional, técnico y administrativo de la CPPS;

3. De la definición de cargos, procedimientos de selección y perfiles del personal

profesional y técnico de la CPPS;

4. De la definición de cargos y perfiles del personal administrativo de la CPPS;

5. De las comisiones de servicio y

liquidación de viáticos al personal

internacional y no internacional de

la CPPS y del Plan de Acción;

6. Del patrocinio a las delegaciones

nacionales a las reuniones presenciales de la Asamblea, Autoridad General del

Plan de Acción, Comité Ejecutivo, Grupo Consultivo del Plan de Acción, Grupos

de Trabajo y reuniones de la CPPS y del Plan de Acción;

7. Del patrocinio a conferencistas que intervienen en reuniones de la CPPS y del

Plan de Acción;

8. De los pasajes;

9. De la gestión de correspondencia;

10. De los vehículos institucionales;

11. De los teléfonos móviles institucionales (Celulares);

12. Del uso de equipos de computación, software y políticas de uso de internet y

correo electrónico;

13. Del inventario de la biblioteca;

14. De la catalogación biblioteca;

15. De la elaboración de los términos de referencia de los proyectos, programas y

consultorías;

Para minimizar los efectos de los métodos de trabajo de la CPPS en el medio ambiente y contribuir a la neutralidad respecto del clima se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se solicita a los delegados y observadores que lleven a las reuniones sus copias y que no se soliciten otras. La mayor parte de los documentos de la

Asamblea de la CPPS se encuentran en el sitio de internet www.cpps-int.org

http://www.cpps-int.org/



16. De los trámite para la solicitud de visas ecuatorianas para los funcionarios

internacionales y profesionales/técnicos de la CPPS, así como de sus familiares

y empleados;

17. De los trámites básicos para obtener visas para los funcionarios internacionales

que viajan al exterior en comisión de servicios;

18. De los trámites de introducción de menaje de casa, autos y matrícula de los

vehículos de los funcionarios internacionales;

19. De la firma electrónica;

20. De los Contratos;

21. Del protocolo para videoconferencias.

22. De los planes operativos bienales;

23. De los presupuestos anuales;

24. De la contabilidad y control;

25. De los estados financieros;

26. De las cuentas bancarias, administración de fondos, de las autorizaciones de

gastos y firma de cheques;

27. De las cesantía funcionarios internacionales;

28. De la caja chica;

29. De los gastos imprevistos;

30. De los traslados presupuestales;

31. De la utilización el Sistema Fénix;

32. De los trámites de devolución del impuesto al valor agregado;

33. De las vacaciones, permisos y licencias de los funcionarios internacionales y no

internacionales;

34. De los seguros de salud, de vida y de viajes al exterior de los funcionarios

internacionales y no internacionales;

35. De los seguros de los bienes, muebles e inmuebles de la CPPS;

36. De la evaluación para la selección de consultores;

37. De la evaluación de socios estratégicos;

38. De la entrega de la bonificación en caso de fallecimiento de un funcionario

internacional;

39. Del directorio de la Secretaría General;

40. De los fondos fiduciarios;

41. De la adquisición de Bienes con destino al Inventario; y

42. De la adquisición de Bienes de Consumo.






NORMA DE PROCEDIMIENTO No. 1

De la definición de cargos y perfiles de los funcionarios internacionales de la CPPS.

I. Objetivo:

Describir los perfiles de los cargos de los funcionarios internacionales, de conformidad con las disposiciones del Estatuto y Reglamento de la CPPS.

II. Descripción de los cargos:

Secretario General

Área: Secretaría General de la CPPS y Secretario Ejecutivo del Plan de Acción para la Protección del Medio Marino y Áreas Costeras.

Reporta a: La Asamblea;La Autoridad General del Plan de Acción;El Comité Ejecutivo;Las Secciones Nacionales;Los Puntos Focales Nacionales.

Supervisa a: La Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima InternacionalLa Dirección de Asuntos Científicos y Recursos PesquerosLa Coordinación Técnica Regional del Plan de Acción para la Protección del Medio Marino y Áreas Costeras del Pacífico Sudeste.

Descripción del Cargo

El Secretario General es el representante legal de la CPPS. Le corresponde ejercer la jefatura de la Secretaría General de la CPPS y de la Secretaría Ejecutiva del Plan de Acción del Pacífico Sudeste, siendo el responsable de su organización y funcionamiento, manteniendo la más estrecha coordinación con los Directores y profesionales especializados en las distintas temáticas y proyectos.

Tiene a su cargo la administración financiera, la elaboración, control y ejecución del presupuesto, tomando en consideración lo establecido en el Estatuto, el Reglamento y el Manual de Normas de Procedimiento Administrativo- Financiero y Control Interno, así como las resoluciones y decisiones de la Asamblea, de la Autoridad General del Plan de Acción, del Comité Ejecutivo y las decisiones consensuadas de las delegaciones de los Países Miembros.

Promueve la coordinación de las políticas marítimas de los estados miembros, en aquellos aspectos de interés común y en estrecha coordinación con la Asamblea, el Comité Ejecutivo y las Secciones Nacionales. Promueve la cooperación y asistencia técnica con los organismos internacionales cooperantes y Grupos de interés relevantes.






Las funciones específicas del Secretario General son las que le asigna el Estatuto y Reglamento de la CPPS.

El cargo de Secretario General será ejercido por un período de cuatro años.

Procedimiento de selección

El candidato al cargo será seleccionado y propuesto por el país al que corresponda ejercer ese cargo, de conformidad con el perfil técnico requerido, y luego será elegido por la Asamblea General.

Perfil requerido

Estudios de Postgrado en áreas relacionadas al trabajo de la CPPS Conocimientos y/o experiencia en: Manejo del idioma inglés avanzado hablado y escrito y de preferencia otros

idiomas. Habilidad para Relacionarse con altos funcionarios del sector público y/o

privado. Capacidad de gestión para obtener financiamiento de fuentes de cooperación

internacional. Capacidad para el trabajo en equipo y las relaciones interpersonales. Capacidad para la elaboración clara y concisa de documentos estratégicos,

técnicos y administrativos. Capacidad para la toma de decisiones acertadas y oportunas sobre asuntos

técnicos-administrativos. Capacidad para dirigir y coordinar reuniones de alto nivel técnico y

administrativo. Capacidad y manejo de los fondos y bienes de la organización. Familiaridad con organismos internacionales, gubernamentales y no

gubernamentales relacionados con el ámbito de acción de la CPPS. Capacidad para adaptarse a vivir en un país diferente al suyo. Al menos 20 años de experiencia en los campos relacionados con el cargo; Familiaridad con las metas y procedimientos de los organismos

internacionales, en particular de ONU, FAO, FMAM, PNUD, PNUMA, Banco Mundial y otros donantes internacionales relevantes;

Ser originario de un país miembro de la CPPS.

Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional

Área: Asuntos Jurídicos y Política Marítima InternacionalReporta a: El Secretario GeneralSupervisa a: El Asistente de Asuntos Jurídicos

La Secretaria de Asuntos Jurídicos


El Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional es el funcionario responsable de las áreas jurídicas y de promoción del carácter de organismo marítimo regional, de acuerdo con las disposiciones del Estatuto y






Reglamento de la CPPS.

Asesora jurídicamente a la Secretaría General en temas relacionados a los objetivos y fines de la CPPS.

Reemplaza al Secretario General, en los casos y forma establecidos en el Estatuto y Reglamento de la CPPS.

Participa en negociaciones de convenios, reglamentos, resoluciones e instrumentos jurídicos relativos a los objetivos de la Organización.

Prepara los informes, opiniones jurídicas y consultorías del área de su competencia requeridos por la Asamblea, el Comité Ejecutivo, la Secretaría General, los Grupos de Trabajo y los países miembros, para dar fundamento jurídico a las decisiones de la Organización.

Representa a la Organización en reuniones, conferencias especializadas en los temas de su competencia y realiza informes sobre las mismas.

Promueve la difusión de los temas jurídicos relativos a la aplicación del enfoque ecosistémico y el principio de precaución, en estrecha relación con los trabajos de la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros y del Plan de Acción.

Coordina las reuniones de la Asamblea y el Comité Ejecutivo de la CPPS.

Lleva el registro, control y seguimiento de los instrumentos internacionales y de los contratos de la CPPS.

Es responsable para efectos administrativos, conjuntamente con el Secretario General, de la firma de cheques, transferencias y giros bancarios, de forma que se preserve el principio de dualidad requeridos para las operaciones financieras de la Organización.

El cargo de Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional será ejercido por un período de cuatro años.

Procedimiento de Selección

El candidato al cargo será seleccionado y propuesto por el/los países al que corresponda ejercer dicho cargo, de conformidad con el perfil técnico requerido, luego será evaluado y aprobado por el Comité Ejecutivo y finalmente nominado por el Secretario General.

Perfil requerido

Abogado con estudios de Post-grado en Relaciones Internacionales, Derecho de Mar, Derecho Ambiental, Ciencias Marinas y otras especializaciones de interés para los asuntos de la Organización.

Conocimiento y experiencia en relaciones internacionales;






Al menos quince años de experiencia en los campos relacionados con el cargo;

Demostradas habilidades interpersonales, redes de trabajo y negociación; Familiaridad con las metas y procedimientos de los organismos

internacionales, en particular de ONU, FAO, FMAM, PNUD, PNUMA, Banco Mundial y otros donantes internacionales relevantes;

Fluidez en español e inglés, hablado y escrito; Experiencia de trabajo previo en uno o más de los países miembros y

experiencia previa en la región sobre temas relacionados con el área será considerada muy favorable;

Capacidad de adaptarse a vivir en un país diferente al suyo. Ser originario de un país miembro de la CPPS.

Director de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros

Área: Asuntos Científicos y Recursos PesquerosReporta a: El Secretario GeneralSupervisa a: El Asistente de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros

La Secretaría de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros


El Director de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros se encarga de los aspectos científicos y de su vinculación con las propuestas de política y de investigación, relacionados con el enfoque ecosistémico, la variabilidad y el cambio climático, la oceanografía operacional, la mitigación de riesgos debidos a fenómenos naturales, el manejo de los recursos vivos y no vivos, de los asuntos relativos a la explotación pesquera y acuícola, incluyendo los aspectos económicos y sociales y demás, que por su naturaleza se vinculen con este ámbito.

El cargo de Director de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros será ejercido por un período de cuatro años.


El candidato al cargo será seleccionado y propuesto por el/los países de conformidad con el perfil técnico requerido, luego será evaluado y aprobado el Comité Ejecutivo y finalmente nominado por el Secretario General.

Perfil requerido

Economista, oceanógrafo o ingeniero pesquero; Estudios de Post-grado en Ciencias Marinas, Economía, Evaluación Social y

Privada de Proyectos, Oceanografía, Gestión Ambiental, o campo directamente relacionado (ej. manejo pesquero, economía de recursos naturales, etc.);

Experiencia demostrada en la gestión de proyectos integrales, preferiblemente de alcance regional, incluyendo habilidades de desarrollo y conducción de equipos de trabajo multidisciplinarios;








internacionales, en particular del FMAM, PNUD, PNUMA, Banco Mundial y otros donantes internacionales relevantes;

Fluidez en español e inglés, hablado y escrito; y Experiencia de trabajo previo en uno o más de los países miembros y


Capacidad de adaptarse a vivir en un país diferente al suyo. Ser originario de un país miembro de la CPPS.

Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción para la Protección del Medio Marino y Áreas Costeras del Pacífico Sudeste

Área: Plan de AcciónReporta a: El Secretario Ejecutivo del Plan de Acción.Supervisa a: El Asistente del Plan de Acción.

La Secretaria del Plan de Acción. Descripción del Cargo

El Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción para la Protección del Medio Marino y Áreas Costeras del Pacífico Sudeste, es el funcionario internacional responsable de apoyar en el seguimiento y materialización, cuando así corresponda, de las decisiones de la Autoridad General del Plan de Acción y el encargado de coordinar con los organismos internacionales pertinentes, donantes y con los Puntos Focales nacionales, la ejecución de sus actividades, tanto a nivel nacional como regional, en las áreas relacionadas con la preservación del medio ambiente marino y costero, el control de la contaminación marina, el manejo integrado de las zonas costeras, la protección de la biodiversidad, la creación y gestión de áreas marinas y costeras protegidas; la preservación de los recursos marinos, la conservación de espacies amenazadas y el manejo de información ambiental para la gestión y la toma de decisiones.

Brinda asesoría técnica y científica a la Secretaría Ejecutiva, en los temas relacionados a los objetivos del Plan de Acción, sus Planes de Acción subsidiarios, los proyectos y programas en ejecución y en general sobre el desarrollo de las actividades regionales y nacionales, desarrolladas en cumplimiento del Convenio de Lima de 1981 y sus convenios y protocolos complementarios.

Identifica oportunidades de cooperación interinstitucional y promueve el establecimiento de acuerdos de cooperación científico-técnica y financiera, con organismos internacionales, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, para el desarrollo del Plan de Acción.

Prepara los informes de las reuniones regionales hechas en cumplimiento de los programas de actividades anuales aprobados por la Autoridad general, analiza y






somete a revisión los informes de consultorías nacionales y regionales realizadas y prepara toda la documentación e informes requeridos, para las reuniones del Grupo Consultivo y de la Autoridad General.

Representa al Secretario Ejecutivo del Plan de Acción, cuando así se requiera, en reuniones técnicas y científicas, tanto nacionales como internacionales y en conferencias especializadas, a efectuarse en los ámbitos de su competencia.

El cargo de Coordinador Técnico Regional, será ejercido por un periodo de 4 años por el funcionario propuesto por el gobierno del país que le corresponda ejercer la Coordinación, y guardando el principio de representación, de acuerdo a lo establecido en la Decisión Nº 20 de la III Reunión de las Altas Partes Contratantes del Convenio de Lima.


El candidato al cargo será propuesto por el país al cual le corresponda asumir el cargo, de conformidad con el perfil técnico requerido y luego evaluado y aprobado por los países miembros del Plan de Acción, para finalmente ser nominado por el Secretario Ejecutivo.

Perfil requerido

Profesional o Académico del área biológica, con estudios de Post-grado en ciencias, biología marina, ecología, oceanografía biológica, oceanología o Gestión Ambiental, o campo directamente relacionado al manejo de recursos naturales.

Contar con publicaciones en investigación científica en las áreas de biodiversidad, contaminación marina, manejo integrado de zonas costeras, ecología o biología marina.

Experiencia comprobable en la gestión de proyectos, preferiblemente de alcance regional, incluyendo habilidades de desarrollo y conducción de equipos de trabajo multidisciplinarios;



internacionales, en particular del FMAM, PNUD, PNUMA, Banco Mundial y otros donantes internacionales relevantes como FAO, COI-UNESCO, CI, WWF, UICN, etc.

Fluidez en español e inglés, hablado y escrito; Experiencia de trabajo previo en uno o más de los países miembros y


Capacidad para adaptarse a vivir en un país diferente al suyo; Ser originario de un país miembro del Plan de Acción del Pacífico Sudeste.







De la contratación del personal profesional, técnico y administrativo de la CPPS.

I. Objetivos:

Asegurar del mejor modo posible la cantidad y calidad de recursos humanos necesarios para el funcionamiento de la CPPS y de su Plan de Acción, en función de la orientación estratégica, visión, misión, ejes y objetivos estratégicos institucionales.

Por lo tanto, toda contratación deberá estar sustentada en una evaluación previa , que confirme y justifique su factibilidad técnica y económica.

Lo dicho implica establecer, con un grado de certeza razonable, que el cargo o función responda a una necesidad de la Organización, esté debidamente financiado y que el personal que se contrate para tal efecto, sea:

Necesario; e Idóneo

II. Conceptos Básicos:

Reclutamiento es el proceso sistemático y periódico de recabar, seleccionar, organizar y almacenar en una base de datos, los antecedentes curriculares de posibles candidatos, que a criterio de la organización posean comparativamente atributos favorables para desempeñarse en la CPPS. Buenas fuentes de reclutamiento son los concursos y los curricula enviados y recibidos.

Selección es el proceso mediante el cual la organización, en base a los antecedentes curriculares disponibles, las entrevistas y evaluaciones preestablecidas, procede a seleccionar al candidato idóneo para el cargo requerido.

Contratación es el proceso de formalización de la prestación de servicios de una persona ya seleccionada para trabajar en la organización, mediante un contrato de trabajo, regido por la legislación laboral del país sede, que puede ser a plazo indefinido, a plazo fijo o por faena o tarea; o, en caso de que no exista subordinación y dependencia del prestador, mediante un contrato de prestación de servicios a honorarios, regido por el Código Civil del país sede.

Jefe Directo es el que tendrá directamente a su cargo al funcionario contratado.

III. Procedimientos:

1. Previo a solicitar la contratación de una persona

Para proceder a solicitar una contratación, sea cual sea la formalidad y el plazo de ella, el Director del área correspondiente, deberá sustentar y justificar por escrito al Secretario General, la necesidad genérica de disponer de nuevo personal. Esta deberá incluir, entre otros argumentos, una descripción detallada de la situación que genera la necesidad de contratación, como por ejemplo, las surgidas de la necesidad de






formulación o ejecución de nuevos proyectos, la implementación de planes de crecimiento, la creación de capacidades técnicas específicas para dar cumplimiento a compromisos regionales y/o el acceso a nuevas oportunidades de colaboración internacional.

Dicha fundamentación deberá considerar además, una descripción detallada de los perfiles humanos, profesionales y técnicos requeridos.

Es en consecuencia, en la formulación de los proyectos específicos, donde deberá quedar también claramente establecida, al menos en principio, la necesidad de contratación del nuevo personal y su perfil, que permita dar inicio al proceso de reclutamiento, selección y contratación. Este proceso es una responsabilidad institucional compartida entre las Direcciones de la CPPS, bajo la coordinación y supervisión del Secretario General.

2. Al momento de solicitar una nueva contratación

La Secretaría General deberá requerir los siguientes documentos:

Currículum reciente del candidato. Copia de su(s) títulos profesionales o técnicos. Fotografía reciente. Fotocopia de la cédula de identidad de ambos lados. Récord Policial. Partida de nacimiento para fines de asignación familiar de sus cargas familiares,

en caso de tenerlas. Certificado de salud.

Es responsabilidad del Secretario General, pronunciarse sobre la efectiva necesidad de la contratación y sobre la idoneidad técnica del candidato, basándose en la descripción del cargo, el perfil requerido y las funciones especificadas en los Términos de Referencia preparados por la Dirección bajo cuya dependencia estará la persona que será contratada.

Para tal efecto la Secretaria General, en base a la revisión de los antecedentes profesionales del candidato, podrá:

Solicitar referencias sobre sus anteriores desempeños laborales. Disponer se practiquen los exámenes médicos, test psicológicos y las pruebas

que estime necesarias, para verificar sus aptitudes psicológicas y nivel de conocimientos teóricos y prácticos.

Efectuar al menos una entrevista personal en profundidad. Resolver en consecuencia y proceder a la contratación.

El Jefe Administrativo Financiero debe verificar la disponibilidad de financiamiento para efectuar la contratación y el pago de los costos implicados durante la permanencia del trabajador en la CPPS. Deberá verificar además que conste la totalidad de los antecedentes y documentos necesarios para poder llevar a cabo la selección y contratación, así como organizar la carpeta personal del funcionario. Por otra parte, verificará que el tipo de contrato y el nivel de remuneración propuesto sea conforme a la ley, esté acorde a las tareas y la calificación del trabajador, y se ajuste a la escala de remuneraciones de la CPPS, habida consideración de los criterios de equidad interna






(en relación a las remuneraciones del resto del personal) y externa (en relación al mercado), revisando estos aspectos en forma interactiva con el Secretario General.

IV. Impedimientos y Contraindicaciones:

No podrá ser contratado ni acceder a nuevos procesos de selección en la CPPS quien habiendo desempeñado previamente funciones en la Organización haya presentado problemas legales, técnicos , de idoneidad o de cualquier otra índole que hayan afectado los resultados o el correcto desempeño de las funciones a su cargo. En particular, no podrá contratarse personal que haya sido desvinculado de la CPPS por mal desempeño u otras situaciones atribuible a su responsabilidad o culpa, cualquiera sea la forma que haya adoptado el término de su contrato.







De la definición de cargos, procedimientos de selección y perfiles del personal profesional y técnico de la CPPS.

I. Objetivo:

Describir los perfiles de los cargos, procedimiento de selección y perfiles del personal profesional y técnico, de conformidad con las disposiciones del Estatuto y Reglamento de la CPPS.

II. Definición de los perfiles de los cargos:

Asistente Principal de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional.

Título del Puesto: Asistente principal

Área: Asuntos Jurídicos y Política Marítima InternacionalRelaciones de Autoridad: Reporta al Director de Asuntos Jurídicos y de

Política Marítima Internacional.


El Asistente Principal del Área de Asuntos Jurídicos y de Política Marítima Internacional se encarga de asistir a su superior en la planificación, coordinación, seguimiento, supervisión y promoción de las actividades que realiza la Dirección de Asuntos Jurídicos y de Política Marítima Internacional.

El cargo de Asistente Principal tendrá un sistema de evaluación anual y, de considerarlo necesario, será prorrogable de acuerdo a los resultados de la evaluación de desempeño del profesional.

Perfil requerido

Abogado; Buen dominio de tecnologías de la información; Al menos tres años de experiencia en los campos relacionados con el cargo; Demostradas habilidades de gestión, interpersonales, de establecimiento de

una red y de trabajo en equipo; Familiaridad con las metas y procedimientos de los organismos

internacionales, en particular con los mecanismos de monitoreo y control asociados a la ejecución de donantes internacionales;

Fluidez en español e inglés, hablado y escrito; y Experiencia de trabajo previa en uno o más de los países miembros, y

experiencia de trabajo previa en la región en temas relacionados con el cargo será considerada muy favorable;

Capacidad de adaptarse a vivir en un país diferente al suyo.






Asistente Principal de la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros.

Título del Puesto: Asistente principal Área: Asuntos Científicos y Recursos PesquerosRelaciones de Autoridad: Reporta al Director de Asuntos Científicos y

Recursos Pesqueros.


El Asistente Principal del Área de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros se encarga de asistir a su superior en la planificación, coordinación, seguimiento, supervisión y promoción de los Programas y Proyectos manejados por la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros así como en la gestión de recursos para investigación.

El cargo de Asistente Principal tendrá un sistema de evaluación anual y, de considerarlo necesario, será prorrogable de acuerdo a los resultados de la evaluación de desempeño del profesional.

Perfil requerido

Profesional del área de las ciencias económicas, oceanografía o ingeniería pesquera;

Estudios de Post-grado en Ciencias del Ambiente y/o Evaluación Social y Privada de Proyectos, Oceanografía o un campo directamente relacionado;

Buen dominio de tecnologías de la información; Al menos tres años de experiencia en los campos relacionados con el cargo; Demostradas habilidades de gestión, interpersonales, de establecimiento de

una red y de trabajo en equipo; Familiaridad con las metas y procedimientos de los organismos

internacionales, en particular con los mecanismos de monitoreo y control asociados a la ejecución de proyectos de donantes internacionales;

Fluidez en español e inglés, hablado y escrito; y Experiencia de trabajo previa en uno o más de los países miembros, y

experiencia de trabajo previa en la región en temas relacionados con el cargo será considerada muy favorable;

Capacidad de adaptarse a vivir en un país diferente al suyo.

Asistente Principal de la Coordinación Técnica Regional del Plan de Acción para la Protección de Medio Marino y Áreas Costeras del Pacífico Sudeste.

Título del Puesto: Asistente Principal del Plan de Acción. Área: Plan de Acción del Pacífico SudesteRelaciones de Autoridad: Reporta a Coordinador Técnico Regional


El Asistente Principal del Área del Plan de Acción es el responsable de brindar apoyo técnico especializado en el desarrollo de las actividades del Plan de Acción.






Se encarga de asistir al Coordinador técnico regional en la preparación y ejecución de actividades como talleres, reuniones, cursos, capacitaciones y videoconferencias a desarrollarse en cumplimiento del programa de trabajo anual.

Tiene a su cargo la elaboración y seguimiento de los contratos, acuerdos y memorandos para la realización de consultorías y proyectos piloto, tanto nacionales como internacionales.

Brinda asistencia técnica especializada en determinados proyectos designados a su cargo por el coordinador técnico regional, mediante el análisis de informes y la confección de informes ejecutivos y financieros.

Es el responsable de mantener y actualizar toda información contenida en la página web del Plan de Acción, y el encargado de la edición de publicaciones científicas, afiches, folletos y otros materiales de difusión.

Realiza el seguimiento de los informes, los productos esperados, y de los procesos administrativos para el pago de consultorías, en coordinación con los puntos de contacto de los Puntos Focales nacionales y consultores.

Asiste en representación del Coordinador Técnico Regional a reuniones y talleres regionales de su competencia y responsabilidad directa.

Brinda apoyo en la preparación e edición de informes, tanto de reuniones hechas, como de los informes técnicos y financieros a organismos donantes.

Perfil requerido

Profesional del área biológica preferentemente con estudios de Post-grado en Ciencias biológicas, biología Marina o Ecología.

Al menos dos años de experiencia en los campos relacionados con el cargo; Capacidad de trabajo en equipo. Conocimiento en herramientas GIS, manejo de datos y computación; Demostradas habilidades interpersonales y de comunicación tanto oral como

escrita; Fluidez en español e inglés, hablado y escrito; y La experiencia de trabajo previo en alguna de las temáticas relacionadas al

Plan de Acción, es deseable y considerada muy favorable;

Jefe Administrativo Financiero.

Título del Puesto: Jefe Administrativo Financiero Área: Asuntos Administrativos y FinancierosRelaciones de Autoridad: Reporta al Secretario General

Funciones

Elaboración y control del calendario de vacaciones del personal no internacional;






Autorización de licencias y permisos; Registro de contratos para fines contables; Aplicación del procedimiento de adquisiciones; Manejo de carpetas del personal no internacional; Emisión de planillas por historia laboral del IESS Trámites de visas; Trámites de recuperación del IVA y otros afines; Registro de los activos fijos; Control de la biblioteca; Administración del personal de limpieza y conserjería; Análisis de los contratos de celulares; Análisis y control de los estados financieros; Matrículas y administración de los vehículos; Elaboración de recibos de pagos de cuotas de los países que conforman

CPPS. Recepción de suministros. Conteo de inventario de activos fijos. Mantener al día los elementos de limpieza y suministros para la cafetería. Control de caja chica Otros

Contador

Título del Puesto: Contador. Área: Contabilidad.Relación de Autoridad: Reporta al Secretario General

Funciones

Elaboración del balance general. Estados de pérdidas y ganancias. Manejo del flujo de efectivo. Movimiento de presupuesto y ejecución de presupuesto. Elaboración de roles y provisiones de beneficios. Liquidación y correspondientes pagos. Realización de llamadas cuando hay la necesidad de diferentes

mantenimientos de equipos; Renovación y asistencia con seguro médico; Renovación de seguro de vida; Renovación de seguros de incendio, robo y equipos electrónicos; Elaboración de certificados de trabajo; Atención de llamadas por diferentes asuntos administrativos; Otros que sean requeridos por el Secretario general y los Directores.

Jefe del Área de Sistemas

Área: Departamento de SistemasSupervisa a: Asistente del Departamento de Sistemas.Relación de Autoridad: Reporta al Secretario General






Funciones

Soporte técnico in-house (hardware y software). Actualización y mantenimiento de sitio web CPPS. Actualización y mantenimiento de sección Plan de Acción, (administración en

Dream Weaver). Coordinación de adquisiciones y contratación de servicios relacionados con

TI.

Asistente del Área de Sistemas

Área: Departamento de SistemasRelación de Autoridad: Reporta al Jefe del Departamento de Sistemas.

Funciones

Elaboración y mantenimiento de documentación técnica: inventarios, lista de direcciones de red, archivo maestro de contraseñas, manuales de usuario (para aplicaciones).

Planificación, coordinación y ejecución de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo y afines.

Participación activa en proyectos de diseño y administración de aplicaciones informáticas.

Apoyo logístico en eventos y videoconferencias. Adquisición e instalación de equipos.







De la definición de cargos y perfiles del personal administrativo de la CPPS

I. Objetivo:

Describir los perfiles de los cargos, procedimiento de selección y perfiles del personal administrativo, de conformidad con las disposiciones del Estatuto y Reglamento de la CPPS.

II. Definición de los perfiles de los cargos:

Secretaria del Secretario General.

Área: Secretaría General Reporta a: Secretario General

Funciones

Recibir, organizar y archivar las comunicaciones, documentos y material que ingrese o sea despachado por la Secretaría General.

Brindar apoyo en la organización de las reuniones internacionales y de la Asamblea General Ordinaria y/o Extraordinaria de la CPPS.

Transcribir, copiar, imprimir y archivar la documentación e informes de las reuniones.

Hacer los contactos telefónicos y vía internet. Llevar la agenda del Secretario General. Coordinar los aspectos relativos a reservas de vuelos, hoteles, cálculo de

viáticos e intercambio de información sobre aspectos logísticos de las reuniones a cargo de la CPPS, en estrecha coordinación con las secretarias de las correspondientes Direcciones de la CPPS.

Cumplir las demás instrucciones que le fueren encomendadas por el Secretario General, de conformidad con el Estatuto y el Reglamento de la CPPS.

Secretaria del Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional.

Área: Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional. Reporta a: Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional.

Funciones

Recibir, organizar y archivar las comunicaciones, documentos y material que ingrese o sea despachado por el Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional.

Deberá brindar apoyo en la organización de las reuniones internacionales y de la Asamblea General Ordinaria y/o Extraordinaria de la CPPS.

Transcribir, copiar, imprimir y archivar la documentación e informes de las reuniones.






Hacer los contactos telefónicos y vía internet. Llevar la agenda del Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima

Internacional. Coordinar los aspectos relativos a reservas de vuelos, hoteles, cálculo de

viáticos e intercambio de información sobre aspectos logísticos de las reuniones a cargo de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional.

Cumplir las demás instrucciones que le fueren encomendadas por el Secretario General y el Director de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional, de conformidad con el Estatuto y el Reglamento de la CPPS.

Secretaria del Director de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros.

Área: Secretaría General Reporta a: Director de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros

Funciones

Recibir, organizar y archivar las comunicaciones, documentos y material que ingresen o sean despachados por la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros de acuerdo a las indicaciones dadas por el Director de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros. Tener organizados y actualizados los archivos físicos y electrónicos de esta Dirección.

Transcribir, copiar, imprimir y archivar la documentación e informes por tratar en cada una de las reuniones y actividades a cargo de la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros de la CPPS.

Elaborar y/o establecer las comunicaciones escritas, verbales o telefónicas que se requieran con base en las responsabilidades a cargo de la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros.

Llevar la agenda de actividades responsabilidad de la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros, manteniendo en forma periódica informado al Director.

Asistir a las reuniones (internas y externas), conferencias y actividades en que se requiera apoyar al Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros, siguiendo las indicaciones del Director.

Coordinar los aspectos relativos a reservas de vuelos, hoteles, cálculo de viáticos e intercambio de información sobre aspectos logísticos de las reuniones a cargo de la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros.

Hacer las tareas, labores, actividades, documentos o trabajos que requiera la Dirección de Asuntos Científicos y Recursos Pesqueros o que le asigne el Director, relacionadas con las responsabilidades propias de esta Dirección.

Cumplir las demás instrucciones que le fueren encomendadas por la Dirección de Asuntos científicos y Recursos Pesqueros, de conformidad con el Estatuto y el Reglamento de la CPPS.

Secretaria del Plan de Acción para la Protección del Medio Marino y Áreas Costeras del Pacífico Sudeste.

Área: Plan de Acción






Reporta a: Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción.

Funciones

Recibir, organizar y archivar las comunicaciones, documentos y material recibido en la oficina del Plan de Acción del Pacífico Sudeste, de acuerdo a las indicaciones dadas por el Coordinador Técnico Regional o su Asistente cuando lo esté reemplazando. Tener organizados y actualizados los archivos físicos y electrónicos del Plan de Acción.

Transcribir, copiar, imprimir y archivar la documentación e informes de las reuniones y actividades a cargo del Plan de Acción.

Elaborar y/o establecer las comunicaciones escritas, verbales o telefónicas que se requieran con base en las responsabilidades a cargo de la oficina del Plan de Acción.

Llevar la agenda de actividades del Plan de Acción, manteniendo en forma periódica informado al Coordinador Regional.

Asistir a las reuniones (internas y externas), conferencias y actividades en que se requiera apoyar al Coordinador del Plan de Acción, siguiendo las indicaciones de él o su Asistente.

Coordinar los aspectos logísticos para las reuniones o actividades organizadas por el Plan de Acción, incluyendo reservas de hotel y vuelos y cálculos de viáticos.

Preparar los documentos de trabajo y material de apoyo para la organización de reuniones, talleres o eventos del Plan de Acción dentro y fuera del país, y otras tareas que le asigne el Coordinador relacionadas con las responsabilidades propias de la Secretaría.

Llevar la caja chica del Plan de Acción.

Asistente Administrativo Financiero

Área: Contabilidad y Asuntos Administrativos.Relación deAutoridad: Reporta al Contador.

Funciones:

Elaboración de egresos y cheques. Elaboración de comprobantes de ingresos. Elaboración de comprobantes diarios. Conciliaciones Bancarias. Cotizaciones de Suministros, de traducciones y de publicaciones. Pago a proveedores. En ausencia de mensajero realiza ciertas labores de facilitación de los

trabajos de la Secretaría General, que normalmente lleva a cabo el mensajero.

Otros que sean requeridos por el Secretario general y los Directores.






Chofer.

Área: Secretaría GeneralReporta a: Secretario General.

Funciones

Conducir el vehículo oficial asignado al Secretario General. Velar por el estado de conservación, el mantenimiento y la documentación

actualizada del vehículo asignado. Realizar las comisiones que le fueran encargadas por el Secretario General o

por quien él designe. Apoyar en las labores administrativas de la Secretaría General y en la

distribución de documentos o encargos oficiales. Otras que le asigne el Secretario General.

Mensajero.

Área: Secretaría GeneralReporta a: Secretaria del Secretario General.

Funciones

Entregar al remitente la correspondencia requerida por la Secretaría General; Realizar las transacciones bancarias que le sean solicitadas; Efectuar la compra mensual de los elementos de limpieza y suministros para

la cafetería; Cumplir y someterse a las disposiciones que diere el Empleador;

Persona de Limpieza.

Área: Secretaría GeneralReporta a: Secretaria del Secretario General.

Funciones

Hacer el aseo de las oficinas de la CPPS. Cumplir y someterse a las disposiciones que diere el Empleador; Cuidar y mantener en debida forma los bienes de la CPPS y de los

funcionarios y empleados de la Organización, los cuales estuvieren a su cargo en razón de sus funciones;

Cumplir sus funciones con discreción.







De las comisiones de servicio y liquidación de viáticos al personal internacional y no internacional de la CPPS y del Plan de Acción

I. Objetivo:

El presente procedimiento tiene por objetivo regular lo relativo a las comisiones de servicios tanto dentro y fuera del país, y al pago de viáticos, a los funcionarios internacionales y no internacionales de la CPPS y de su Plan de Acción.

Trata los siguientes aspectos:

Conceptos básicos. Ámbito de aplicación y responsabilidades. Comisiones de servicios en el país. Comisiones de servicios en el extranjero. Compensación por comisiones en días inhábiles. Monto de los viáticos. Liquidación de los viáticos. Documentación de respaldo. Bonos de embarque. Contabilización y pago. Responsabilidades.

II. Conceptos básicos:

Los Funcionarios Internacionales y No Internacionales de la CPPS que en razón de las labores para la que se encuentran contratados tengan que ausentarse en forma excepcional de su lugar habitual de desempeño, situación que se denomina “comisión de servicios” y que con este motivo tengan que incurrir en gastos extraordinarios de alojamiento y alimentación, tendrán derecho a un subsidio en dinero para cubrir dichos gastos que se denominará “viático”.

Para estos efectos se entenderá por “lugar de desempeño” la ciudad de Guayaquil donde se encuentran ubicadas las oficinas de la CPPS donde, de acuerdo a lo estipulado en su contrato de trabajo, el trabajador preste sus servicios.

Dado su carácter de subsidio o compensación por gastos incurridos, los viáticos no serán considerados remuneración o renta para ningún efecto legal.

Tendrán derecho a percibir los viáticos de la CPPS:

Los funcionarios internacionales; Los funcionarios no internacionales de la CPPS;






III. Ámbito de aplicación y responsabilidades:

Es responsabilidad principal de cada Dirección, velar por el aprovechamiento óptimo tanto del tiempo (horas/hombres) como de los recursos humanos, materiales y financieros de la CPPS.

Será responsabilidad del Jefe Administrativo y Financiero liquidar y pagar en forma correcta y oportuna los viáticos a los funcionarios que corresponda y llevar un registro y control eficiente y oportuno de la totalidad de los viáticos otorgados al personal de la CPPS y de su Plan de Acción.

Si un funcionario percibiere viáticos por una cantidad mayor al que le corresponden, deberá reintegrar el excedente en la correspondiente liquidación de gastos.

Si se comprobase que la percepción de viáticos fuese indebida y reiterada, o si una comisión de servicios o liquidación de viáticos se demostrase ser dolosa, será constitutiva de las causales del término del nombramiento o del contrato de trabajo, todo eso sin perjuicio de la responsabilidad administrativa de la respectiva Dirección, que deberá recibir una amonestación escrita del Secretario General

IV. Procedimiento:

1.) Comisiones de servicios dentro del país:

El Secretario General es el responsable de resolver y autorizar las comisiones de servicio que sean necesarias para el buen desempeño y el adecuado cumplimiento de las tareas que lleva adelante la CPPS y su Plan de Acción, verificando previamente la disponibilidad de presupuesto para este afecto.

Cuando se autorice a un funcionario de la CPPS una comisión de servicios dentro del territorio nacional, el formulario de Comisión de Servicios deberá ser elaborado y presentado al Jefe Administrativo Financiero, con al menos dos días hábiles de anticipación, indicando con toda claridad el destino y objetivos de la comisión, la fecha y hora de salida y regreso.

Cuando se requiera de pasajes aéreos, estos deberán ser solicitados al Jefe Administrativo Financiero con la anticipación suficiente como para permitir obtener las mejores tarifas disponibles (mínimo cuatro días). Si esto no se cumple sin que exista una justificación clara para ello, y como consecuencia no resulta factible obtener tarifas económicas, de ser el caso, se deberá viajar por tierra o postergar el viaje.

2.) Comisiones de servicio en el extranjero:

Cuando se deba viajar al extranjero, para lo cual se requiere de motivos especialmente fundados, se deberá contar con la autorización del Secretario General.

El Secretario General deberá informar a las Secciones Nacionales sobre sus viajes al exterior, así como presentar oportunamente los informes del resultado de los mismos.






Los Directores deberán presentar informes oportunos sobre su participación en las misiones de servicio al exterior.

3.) Compensación por días inhábiles trabajados en comisión de servicios:

Dado que durante una comisión de servicios habitualmente se trabaja sin fiscalización superior inmediata y preferentemente fuera de los lugares o sitios de funcionamiento de la CPPS, los funcionarios que deban cumplir funciones en comisión de servicios, cuando corresponda, estarán excluidos de las normas sobre limitación de jornada de trabajo durante su cometido.

Si durante una comisión de servicios se debe efectivamente trabajar al menos seis horas en días laboralmente inhábiles de acuerdo a lo establecido en el respectivo contrato de trabajo (sábado, domingo o festivos), el funcionario tendrá derecho a que lo recompensen dicho días de descanso.

En todo caso, al término de la comisión de servicios se deberá hacer uso inmediato de los descansos compensatorios correspondientes a los días de descanso obligatorio en que se debió laborar, sin que sea factible acumularlos. De este modo, deberá hacerse necesariamente uso del derecho a la compensación en la misma semana o, si la comisión termina en día viernes, sábado o domingo, a más tardar en la semana siguiente a la del término de la comisión de servicios. La autorización deberá ser registrada por el Jefe Administrativo Financiero.

4.) Monto de los viáticos:

Los viáticos diarios tanto nacionales como internacionales se regirán de conformidad con la tabla establecida por la Naciones Unidas.

En caso de los viajes en avión fuera del país, salvo que incluyan escalas prolongadas, no corresponderá percibir el viatico durante el viaje, puesto que tanto el alojamiento como la alimentación están incluidos dentro del costo del pasaje. Asimismo, por la llegada de vuelta al país de una comisión de servicios en el extranjero más allá de los límites horarios señalados en el párrafo anterior se tendrá derecho a un viatico del 50% de un día de viático en el exterior.

Finalmente, la CPPS podrá determinar la ayuda de alimentación o de viático o simplemente no otorgar viatico alguno, por viajes dentro o fuera del país, cuando el alojamiento y la alimentación son proporcionados al funcionario o delegado, cuando los gastos de alojamiento y alimentación son íntegramente solventados por la CPPS y su Plan de Acción.







Del patrocinio a las Delegaciones Nacionales, a las reuniones presenciales de la Asamblea, Autoridad General del Plan de Acción, Comité Ejecutivo, Grupo

Consultivo del Plan de Acción, Grupos de trabajo y reuniones de la CPPS y del Plan de Acción.

I. Objetivo:

El presente procedimiento tiene por objetivo regular lo relativo al patrocinio que la CPPS dará para la participación de los delegados de los países miembros en las reuniones presenciales de la Asamblea, la Autoridad General del Plan de Acción, el Comité Ejecutivo, los Grupos de Trabajo y las reuniones internacionales o actividades que la CPPS organiza.

II. Ámbitos de Aplicación:

El patrocinio aplica hasta dos (2) delegados de los países miembros que asistan a las reuniones presenciales de la Asamblea, de la Autoridad General del Plan de Acción, del Comité Ejecutivo y de los Grupos de Trabajo.


Conceptos básicos; Responsabilidades; y, Procedimiento.

III. Conceptos básicos:

Aplica a los delegados de los países miembros a las reuniones presenciales de la Asamblea, Autoridad General del Plan de Acción, Comité Ejecutivo, Grupos de Trabajo y las reuniones internacionales o actividades que organiza la CPPS.

Los delegados tendrán derecho a:

Pasaje aéreo en clase económica; Hotel; Transporte desde al aeropuerto al hotel y viceversa; Alimentación; Viático de alimentación, cuando corresponda.

IV. Responsabilidades:

Es responsabilidad de la Secretaría General convocar oportunamente las reuniones presenciales de la Asamblea, Autoridad General, Comité Ejecutivo, Grupos de Trabajo, reuniones internacionales y demás actividades de la CPPS.

En la convocatoria, la Secretaría General deberá indicar la fecha hasta cuando las Secciones Nacionales podrán designar sus delegados con patrocinio de la CPPS.






Es responsabilidad principal de cada Sección Nacional de la CPPS y/o Punto Focal Nacional del Plan de Acción informar oportunamente a la Secretaría General los nombres de los delegados a las reuniones presenciales convocadas por la CPPS, dentro de las fechas solicitadas.

Es responsabilidad de la Secretaría General consultar la ruta de los pasajes internacionales a los delegados de los países miembros.

Las Secciones Nacionales podrán designar delegados a las reuniones en cualquier momento; sin embargo, el patrocinio de la CPPS solamente se aplicará para los delegados designados dentro de las fechas previstas por la Secretaría General.

En el caso de cambio de delegados o designaciones tardías, la Secretaría General deberá abstenerse a comprar nuevos pasajes. Si se tratara de cambio de ruta, el costo de dicho cambio deberá ser cancelado por el delegado.

V. Procedimientos:

La Secretaría General deberá facilitar el transporte de los delegados desde el aeropuerto al hotel y lugar de las reuniones, así como su correspondiente regreso.

Igualmente, la Secretaría General deberá hacer las reservaciones de hoteles y alimentación de los delegados.

En el caso de que la Secretaría General no pueda ofrecer todas o algunas de las comidas, deberá preverse el pago de un viático de alimentación, de conformidad con la tabla de Naciones Unidas.

La CPPS no otorgará viatico alguno, cuando los gastos de alojamiento y alimentación son íntegramente solventados por la CPPS y su Plan de Acción.

Será responsabilidad del Jefe Administrativo y Financiero liquidar y pagar en forma correcta y oportuna los viáticos a los delegados que corresponda y llevar un registro y control eficiente y oportuno de la totalidad de los viáticos pagados.







Del patrocinio a conferencistas que intervienen en reuniones de la CPPS y del Plan de Acción

I. Objetivo:

El presente procedimiento tiene por objetivo regular lo relativo al patrocinio q ue la CPPS dará para la participación de Conferencistas que intervienen en reuniones de la CPPS y del Plan de Acción.

II. Ámbito de aplicación:

El patrocinio aplica a los Conferencistas, expertos o especialistas que colaboren con la CPPS en la construcción de capacidades en las reuniones presenciales organizadas por la Comisión Permanente del Pacífico Sur o su Plan de Acción.


Conceptos básicos; Responsabilidades. Procedimiento.

III. Conceptos básicos:

Los Conferencistas, expertos o especialistas tendrán derecho a:

Pasaje aéreo en clase económica para vuelos dentro de la Región; Pasajes aéreos en clase ejecutiva para vuelos intercontinentales; Hotel; Transporte desde al aeropuerto al hotel y viceversa; Alimentación; Viático de alimentación, cuando corresponda.


Es responsabilidad de la Secretaría General invitar oportunamente a los conferencistas, expertos o especialistas a las reuniones presenciales organizadas por la CPPS, así como informarles de las condiciones del patrocinio, en el caso éste sea requerido.

Es responsabilidad de la Secretaría General consultar la ruta en la que será emitida los pasajes internacionales a los conferencistas, expertos o especialistas.

Si los participantes que gozan del patrocinio de la CPPS solicitaren cambio de ruta en los pasajes internacionales adquiridos por la CPPS, el costo de dicho cambio deberá ser cancelado por el participante.






V. Procedimiento:

La Secretaría General deberá facilitar el transporte de los participantes desde el aeropuerto al hotel y lugar de las reuniones, así como su correspondiente regreso.

Igualmente, la Secretaría General deberá hacer las reservaciones de hoteles y alimentación de los participantes.

En el caso de que la Secretaría General no pueda ofrecer todas o algunas de las comidas, deberá preverse el pago de un viático de alimentación, de conformidad con la tabla de Naciones Unidas.

La CPPS no otorgará viático alguno, cuando los gastos de alojamiento y alimentación son íntegramente solventados por la CPPS y su Plan de Acción.

Será responsabilidad del Jefe Administrativo y Financiero liquidar y pagar en forma correcta y oportuna los viáticos a los delegados que corresponda y llevar un registro y control eficiente y oportuno de la totalidad de los viáticos pagados.







De los Pasajes

I. Objetivo:

Establecer los criterios y procedimientos básicos a seguir al momento de formular una compra de pasajes aéreos.

1. Compras centralizadas:

La gestión de compra para los pasajes aéreos como norma general, serán realizadas únicamente a través del Jefe Administrativo Financiero, de acuerdo a los procedimiento formalmente establecidos.

2. Confección del documento:

Los documentos con los datos de las compras de pasajes deberán ser elaborados por las secretarias de las Direcciones de la CPPS.

Autorización a la solicitud de compra:

Los Directores serán responsables por la autorización de los requerimientos de compras emitidas por las áreas a su cargo;

El Jefe Administrativo Financiero deberá verificar la correspondiente certificación del ítem presupuestario al cual está siendo cargada la compra solicitada.

La solicitud deberá contar con todas las firmas necesarias para sea procesada (Secretario General/ Director).

Ruta en la que será emitida los pasajes aéreos:

El Jefe Administrativo-Financiero deberá procurar adquirir pasajes internacionales en la ruta más directa. Sin embargo, siempre deberá consultar con el beneficiario de los pasajes las rutas propuestas.







De la gestión de Correspondencia

I. Objetivo:

Definir los procedimientos para la recepción, clasificación, procesamiento de radicación y distribución de la correspondencia recibida y enviada de la Secretaría General de la Comisión Permanente del Pacífico Sur – CPPS- y del Plan de Acción.

II. Definiciones:

i) Numeración Consecutiva: Para el control del registro de ingreso y salida de la correspondencia de la CPPS se deberá usar de forma anual el conjunto de números y letras de carácter alfanumérico, en base al siguiente formato:

CPPS-SG-siglas de la dependencia responsable - # consecutivo decontrol - añoEjemplo: CPPS-SG-SS-001-10

ii) De los medios de recepción de correspondencia: Son todos los canales mediante los cuales ingresa correspondencia a la CPPS-SG. La persona responsable de la recepción, clasificación, registro y distribución de la documentación física y electrónica de la correspondencia es la Secretaria del Secretario General.

iii) Proceso de radicación: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la reglamentación.

iv) Clasificación de la correspondencia: a) Correspondencia General: Es aquella que tiene que ver expresamente con las

funciones de la Organización.b) Correspondencia personal: Es aquella que llega dirigida a nombre de un

funcionario de la CPPS-SG y que en el criterio del responsable de la recepción de la correspondencia, es de carácter privado o personal. La correspondencia personal de los funcionarios de la CPPS-SG no se tramita por canales institucionales.

v) Procedencia: La información recibida y enviada de la CPPS-SG puede proceder de:

a) Las Secciones Nacionales de la CPPS;b) Los Puntos Focales Nacionales (PFN).c) Estados;d) Organizaciones intergubernamentales;






e) Instituciones;f) Centros Académicos;g) Organizaciones No Gubernamentales;h) Personas naturales;i) Personas Jurídicas;j) Consultores; y, i) Otros.

vi) Tabla de siglas para la correspondencia de la CPPS y del Plan de Acción.

SG Secretaría General DAJPMI Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima InternacionalDACRP Dirección de Asuntos Científicos y Recursos PesquerosCTRPA Coordinación Técnica Regional del Plan de Acción


1 – Recepción:

La Secretaria del Secretario General es la única persona autorizadas para registrar y distribuir la correspondencia enviada a la CPPS-SG.

Toda correspondencia recibida se debe registrar en un libro exclusivo para este fin. (Ver anexo 1. Estructura libro de registro de correspondencia entrada a la CPPS-SG).

a. Toda la correspondencia general recibida, debe ser abierta de los sobres en que se encuentre, identificada, clasificada con un número de entrada (consecutivo del libro de registro), registrada con sello, fecha, hora y firma autógrafa de quien recibe, y remitida a la carpeta de entrada de la Secretaría General de la CPPS.

b. La correspondencia entrada debe llevar el sello radicador de la CPPS-SG de acuerdo al siguiente modelo, en un tamaño de 7x4 cms.:






c. El Secretario General será el encargado de radicar la correspondencia e instruir las tareas que deberá ejecutar la persona o dependencia correspondiente para el correspondiente trámite. El Secretario General podrá delegar parcialmente esta función en los Directores dependiendo del tipo y clasificación de la correspondencia.

d. La Secretaria de la Secretaría General, deberá registrar en el libro de control a quien ha sido remitida o radicada la correspondencia y hacer la distribución de la misma a los responsables de su trámite.

e. El trámite máximo para oficiar respuesta no debe ser superior a tres (3) días hábiles.

f. La Secretaria de la Secretaría General, semanalmente deberá revisar el libro de registro para determinar la correspondencia que está aún pendiente de tramitar e informar del particular al Secretario General, mediante un correo electrónico con copia a todos los Directores.

g. De acuerdo con la política de ahorro de papel, la correspondencia en papel y los correos electrónicos no se fotocopiarán o imprimirán. Igualmente se debe propender a la reutilización del papel usado.

2 – Elaboración:

a. La correspondencia de la CPPS-SG se hará de manera formal y podrá ser remitida de manera electrónica, por correo aéreo y de ser el caso mediante entrega personal. Las comunicaciones a las Secciones Nacionales, la Autoridad General del Plan de Acción, el Comité Ejecutivo y los Grupos de Trabajo se realizará mediante Notas Circulares.

b. Las circulares son los documentos más usuales para las comunicaciones de la CPPS-SG a las Secciones Nacionales cuando deba emitirse una comunicación a todas ellas. Se redactan en tercera persona y contienen información relacionada con las funciones de la Secretaría General.

c. Las comunicaciones individuales dirigidas a los países miembros podrán ser remitidas en el formato de oficio.

d. Las comunicaciones dirigidas a los Ministerios de Relaciones Exteriores, Organismos internacionales, Embajadas y Consulados podrán tener el formato de Notas Verbales, las cuales se redactan en tercera persona utilizando las formas habituales de cortesía de los Ministerios de Relaciones Exteriores. Las notas verbales no se firman, solamente se rubrican.

e. La Secretaría General podrá suscribir notas reversales para formalizar un acuerdo o convenio con los Ministerios de Relaciones Exteriores.






f. La persona que prepara o redacta las comunicaciones, deberá al pie de página colocar de las mismas, las letras iniciales de sus nombres y apellidos, así como del Área de trabajo. Los Directores deberán colocar su rúbrica en aquellas comunicaciones que serán presentadas para la firma del Secretario General.

g. La Secretaria de la Secretaría General es la única persona autorizada para presentar ante el Secretario General la correspondencia elaborada internamente dirigida a organismos externos para su aprobación y firma, y hacer la radicación y envío posteriores.

h. La Secretaria del Secretario General responde por las guías de correspondencia enviada, su control y seguimiento.

i. La secretaria de la Secretaría General es la única persona autorizada para asignar un número consecutivo de salida y registrar en el libro de registro de correspondencia enviada por la CPPS-SG (Ver anexo 2. Estructura libro de registro de correspondencia salida de la CPPS-SG).

j. El libro de correspondencia de la CPPS y del Plan de Acción podrá llevarse en físico o en un sistema informatizado.

3 – Salida:

a. La correspondencia preparada por las diferentes dependencias de la Secretaría General dirigida a las Secciones Nacionales, Gobiernos Nacionales u Organismos Intergubernamentales llevará la rúbrica del Secretario General y solo puede ser enviada con su firma y consentimiento.

b. La secretaria del Secretario General es la única persona encargada del envío de las comunicaciones oficiales de la CPPS, debidamente numeradas y registradas. Copias de dichas comunicaciones deberán ser remitidas por la secretaria del Secretario General a los Directores de la CPPS y a las secretarias de las Direcciones.

c. El envío vía correo electrónico de notas, circulares, y oficios llevará siempre la rúbrica del Secretario General y debe hacerse desde el correo institucional (no personal) de la Secretaría General, con el visto bueno del funcionario internacional responsable.

d. Toda comunicación salida de la Secretaría General llevará el encabezado “Comisión Permanente del Pacífico Sur – Secretaría General”.






e. Las dependencias de la Secretaría General no tienen ningún logotipo particular. El único logotipo autorizado en la correspondencia de la Secretaría General es el siguiente:

4 – Correspondencia Interna:

a. Los correos electrónicos internos enviados a través de Outlook u otros programas similares, administrados por la Coordinación de Sistemas de la CPPS-SG tendrán validez. No es indispensable la impresión de comunicaciones internas diferentes de las dispuestas por la Secretaría General.

b. Las cuentas de correos electrónicos de los funcionarios de la CPPS-SG deberán contar con claves de acceso que garanticen una buena seguridad y certeza del envío de correspondencia.

5 – Ahorro de papel:

a. Todo el personal que labore en la CPPS-SG, propenderá en sus labores el ahorro y reutilización de papel en los documentos internos, generando una cultura de preservación del medio ambiente y de ahorro de recursos.

b. Todos los documentos que necesariamente deban ser publicados en papel, deberán imprimirse por ambas caras de la hoja, con excepción de aquellos documentos que por su naturaleza deba estar impreso en una sola cara.

c. Todos los correos electrónicos llevarán un pie de página que diga: “Antes de imprimir este mensaje piense en el medio ambiente”.







De los vehículos institucionales

I. Objetivo:

La presente norma tiene por objetivo establecer los procedimientos generales, obligatorios y permanentes relativos a la adquisición/venta, trámite de matriculación, uso, mantenimiento, resguardo, conservación y circulación de los vehículos de la CPPS.

II. Ámbito de acción:

1. De la adquisición y venta:

De acuerdo con lo dispuesto en el párrafo II del Addéndum al Convenio de Privilegios e Inmunidades suscrito entre la CPPS y el Ecuador, suscrito el 29 de noviembre del 2001, la Secretaría General podrá importar hasta dos vehículos cada cuatro años para uso oficial, con exoneración total de impuestos, debiendo ser uno necesariamente de trabajo. Dichos vehículos podrán ser vendidos luego de tres años de su internación al país con liberación total de impuestos.

2. Trámite de matriculación de los vehículos de la CPPS:

Para el trámite de matriculación y emisión de placas diplomáticas de los vehículos de la CPPS se sigue el siguiente procedimiento:

Se deberá elaborar una nota verbal dirigida a la Dirección de Privilegios e Inmunidades del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador, la misma que debe contener la siguiente documentación:

a) Formulario para vehículos con inmunidades, privilegios y franquicias diplomáticas;

b) Formulario de revisión de vehículos previo a matriculaciónc) Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT)d) Póliza de responsabilidad civil contra terceros.e) Acuerdo de Liberación solicitado por el Ministerio de Relaciones Exterioresf) Resolución de Liberación de la Corporación Aduanera Ecuatorianag) Declaración Aduanera Única (DAU)h) Registro Aduanero de Matriculación de Vehículos (RAMV)i) Factura Comercialj) Conocimiento de embarquek) Original y copia del depósito realizado por el valor de $57l) Copia del carnet diplomático del Secretario General, en su calidad de

representante legal de la CPPS, propietaria del vehículo

3. Del uso de vehículos institucionales:

El uso de los vehículos institucionales tiene por objeto permitir el normal desarrollo de todas las actividades de la CPPS.






Los funcionarios que tengan asignados vehículos no podrán facilitarlos por ninguna causa o motivo a terceras personas, y si así lo hicieran será bajo su más estricta responsabilidad.

Los vehículos solo podrán circular los días y horas autorizadas por el Secretario General.

4. Del control de los vehículos institucionales.

Los vehículos estarán administrados y controlados por el Secretario General, con el apoyo del Jefe Administrativo Financiero.

5. De la documentación de los vehículos institucionales.

Será responsabilidad del Jefe Administrativo Financiero y del Chofer mantener al día la siguiente documentación:

a) Permiso de circulación;b) Revisión técnica;c) Seguro;d) Ficha con los siguientes datos:

- Vencimiento de extintor- Vencimiento de permiso de circulación- Vencimiento de revisión técnica- Seguros Nº de póliza, ítem y contactos- Tipo de gasolina que utiliza.

6. De la conducción del personal autorizado para conducir los vehículos institucionales

a) El personal que use los vehículos de la CPPS deberá cumplir TODAS LAS NORMAS DEL TRANSITO, en todo momento. Contar con licencia vigente y adecuada al tipo de vehículo que conduzca, expedida por la autoridad competente, debiendo observar y respetar las leyes y reglamentos aplicables, así como las disposiciones de las autoridades en materia de vehículos y tránsito en especial las referidas al límite máximo de velocidad y este será responsable por la penalidad que derive de las faltas cometidas a la ley de tránsito y su reglamento.

b) Dado que los vehículos pertenecen a la CPPS, no podrá ser usado para trámites de actividades privadas, así como tampoco podrán ser estacionados en lugares inseguros (tanto desde el punto de vista policial como de riesgo de accidentes).

c) El conductor será responsable, por la destrucción parcial o total de los vehículos, siempre y cuando no se justifiquen causas externas o el seguro no cubra el costo de los daños producidos.






d) Queda estrictamente prohibido transportar personas desconocidas, que soliciten ser llevadas en la carretera o ciudad.

e) Una vez finalizado el trabajo, el vehículo deberá ser dejado en el estacionamiento establecido o asignado para el vehículo. En ningún caso puede ser estacionado en domicilios particulares (a excepción del vehículo asignado al Secretario General).

7. De la mantención de los vehículos.

a) La mantención de los vehículos involucra el estado de funcionamiento y su aspecto general. La mantención mecánica y documentación vigente será de responsabilidad de la CPPS y su funcionamiento correcto, del Jefe Administrativo Financiero.

b) Los vehículos deberán ser mantenidos limpios por dentro y por fuera.

c) El Chofer deberá tener especial atención con : 1) uso de la gasolina indicada, 2) niveles de aceite, agua, radiador, líquido de freno, 3) estado de las luces, 4) estado y presión de los neumáticos y rueda de repuesto, 5) documento de conducir, revisión técnica al día, seguro obligatorio correspondiente y 6) existencia de botiquín y extintor.

d) Es responsabilidad de la administración del vehículo llevar un control del consumo de combustible y lubricantes por cada vehículo designado, habilitando para ello un sistema de registro que permita evaluar periódicamente el consumo en relación al kilometraje recorrido.







De los teléfonos móviles institucionales(celulares).

I. Objetivo:

El presente reglamento tiene por objetivo establecer las normas generales, obligatorias y permanentes en el uso de los teléfonos móviles (celulares) institucionales de las CPPS. Controlar fiscalizar y administrar eficientemente la totalidad de los celulares que se encuentran asignados a los Directos de la CPPS.

II. Ámbito de acción:

a) La asignación de los celulares a los Directores de la CPPS tiene por objeto apoyar al desarrollo de las actividades de gestión de la Organización, como así también apoyar a la administración en las actividades que estos requieran.

b) Los funcionarios que tengan asignados celulares no podrán por ninguna causa o motivo facilitarlos a terceras personas y si así lo hicieran será bajo su total responsabilidad.

III. Procedimiento:

a) Trámite de solicitud de los teléfonos móviles.

El Jefe Administrativo Financiero será responsable de la adquisición de los celulares.

Los Directores serán responsables directos del celular recibido de la CPPS, por cual deberán verificar el estado de éste para recibirlo conforme.

Queda estrictamente prohibido alterar o modificar cualquier parte del celular que sea funcional, accesoria o decorativa.

En caso de ocurrir desperfectos en el celular, que impliquen reparaciones, éstos deberán ser informados a la brevedad al Jefe Administrativo Financiero. En caso que la reparación se califique como urgente, este equipo debe ser entregado a la empresa Proveedora para realizar su mantenimiento.

El Jefe Administrativo Financiero, será quién autorice cualquier otro requerimiento operacional, que no se encuentre en los párrafos anteriores.

b) Pérdida de teléfonos móviles.






En caso de pérdida del celular, el solicitante deberá dejar constancia al Jefe Administrativo Financiero, para realizar su bloqueo.

c) Responsabilidades

El Secretario General determinará la responsabilidad del Director, para los efectos de descontar el valor designado por la pérdida del celular. La administración será responsable de realizar los trámites pertinentes ante la compañía de teléfonos, proveedores de servicio,







Del uso de equipos de computación, software y políticas de uso de internet y correo electrónico

I. Objetivo:

El objetivo de la presente instrucción es normar el uso de equipos computacionales y software al mismo tiempo de establecer políticas de uso de internet y correo electrónico y las medidas de control adoptadas por la CPPS.

II. Ámbito de aplicación:

El ámbito de aplicación de este procedimiento es interno de la Organización.

III. Procedimiento de uso de equipos computacionales:

a) La CPPS utiliza en sus equipos computacionales solamente programas o herramientas (software y hardware) adquiridas exclusivamente para la utilización en sus dependencias y para ser explotadas en sus equipos (hardware). Dichos software están amparados por una licencia de utilización entregada por el fabricante y son de propiedad exclusiva de la CPPS.

b) Queda estrictamente prohibido la copia de programas computacionales y/o uso de programas que no sean originales como, asimismo, cargar en los sistemas algún programa no proporcionado directamente por la CPPS. Todo ello, sin perjuicio de las sanciones penales que establezca la ley.

c) Los trabajadores de la CPPS autorizados para utilizar determinados programas tendrán acceso a los hardware y archivos que se consideren necesarios, restringiéndose al acceso de otras herramientas, archivos o antecedentes que se consideren innecesarios.

d) Si algún trabajador requiere la adquisición o utilización de un programa no habilitado por la CPPS, deberá hacer la petición a la Dirección, quien evaluará la solicitud.

e) El ingreso a la CPPS de elementos computacionales, tales como software no autorizado y archivos provenientes del exterior, no está permitido. De ser estrictamente necesario su ingreso debe previamente solicitarse la autorización a Dirección correspondiente.

f) La infección de hardware o software de la CPPS con virus computacionales ingresados a través de medios transportables no autorizados por el área de






soporte constituirá una falta grave a sus obligaciones contractuales, sin perjuicio de su responsabilidad por los perjuicios que puede causar a la CPPS.

g) La persona que destruya, inutilice, altere o dañe o difunda fuera de la CPPS información contenida en sistemas computacionales o los sistemas mismos, incurrirá en las conductas penadas por la ley, además de las sanciones que la CPPS estime pertinente aplicarle, si se tratare de un trabajador de la CPPS.

IV. Políticas de uso del internet:

Por medio de este procedimiento se regula el uso adecuado del Internet por parte de los funcionarios y las medidas de control adoptadas por la CPPS para supervisar dicho uso conforme a lo aquí señalado.

La CPPS deja expresa constancia que el acceso a Internet, así como el uso del correo electrónico facilitado a sus funcionarios tiene como único y exclusivo propósito la ejecución de los deberes propios de ellos, en atención a las funciones o trabajo que desempeñan. Esto es, tanto internet como el correo electrónico son instrumentos de trabajo asignados por la CPPS a los funcionarios con un propósito laboral especifico. En razón de lo anterior éstos han sido puestos a disposición de los funcionarios exclusiva y únicamente con tal fin.

Sin perjuicio de lo anterior, los trabajadores pueden también usar internet o el correo electrónico para ciertos fines o propósitos particulares, en la medida que dichos usos sean consistentes con lo establecido en las políticas institucionales.

Los funcionarios pueden hacer uso del internet que le provee la CPPS de forma que no interfiera con los deberes que le impone su trabajo o función de cualquier forma que imponga a la Organización costos o eventuales responsabilidades de cualquier naturaleza. La CPPS podrá modificar estas políticas de uso mediante una notificación por escrito a sus funcionarios, con a lo menos 30 días de anticipación a la fecha en que dicha nueva política tenga efectos.







Del Inventario de la Biblioteca

I. Objetivo:

Realizar la verificación física de los recursos de información, (documentales, audiovisuales y electrónicos) de biblioteca, con el fin de identificar pérdidas, errores de procesamiento y separar aquellos materiales que requieren reparación o expurgo.

II. Alcance:

Este procedimiento se aplica solo a Biblioteca.

III. Documentos aplicables:

Bases de datos existentes; Bases de datos en proceso.

IV. Terminología:

Inventario: se refiere al control realizado por biblioteca, referente al material existente, en cuál se detalla autor, editorial, título y valor.

V. Actividades del procedimiento:

a) El inventario se realizara de forma anual.b) Se solicitara la segunda quincena de diciembre mediante correo electrónico tipo,

devolución de recursos de información a todos los usuarios de la CPPS.c) Se cotejará el inventario de la base de datos con los recursos de información

que se encuentra en forma física en estantería.d) Se identificara y separara material en mal estado físico, con el fin de enviar a

empaste y aquel susceptible de ser descartado.e) Se levantara un Memorando informativo de los resultados obtenidos el que

enviara al encargado de inventario.f) Se termina el proceso.







De la catalogación de la biblioteca

I. Objetivo:

Este documento establece facilitar el acceso de información al usuario, a través de la normalización de los recursos de información.

II. Alcance:

Este procedimiento se aplica solo a la Biblioteca.

III. Responsabilidades:

Jefe Administrativo Financiero/ Consultoría de Bibliotecólogo contratado (a).

IV. Documentos aplicables:

1) Sistema clasificación Dewey2) RCA2 Reglas de catalogación.3) Cutter.4) Tesauros.

V. Terminología:

Catalogación: Se refiere al análisis bibliográfico. Documental: Se refiere a la descripción física del documento y la dotación de los

puntos de acceso (descriptores).

VI. Actividades del procedimiento:

Revisión del material

a) Los recursos de información se reciben en biblioteca en donde se deben cotejar, para así corroborar que el material recibido corresponda al solicitado.

b) Revisar si los recursos de información presentan problemas de paginación, páginas rotas o faltantes, es decir observar el estado general del ítem. Si el recurso presentase cualquier desperfecto se envía al departamento de logística haciendo las observaciones correspondientes.

Registro de bibliografía

a) Como primer paso se timbra portada del ítem añadiendo número de inventario asignado. Además se completan datos en planilla Excel (inventario). Tales como Autor, Título, Editorial, lugar de publicación, año y precio, a su vez se completan la hoja de registro por cada recurso de información.






b) Para la catalogación del material se utilizaran las reglas de catalogación angloamericanas 2.

c) En caso de ser entrada principal por título el cutter será asignado de la siguiente manera: primera letra del título en mayúscula, seguido del número correspondiente a la catalogación t luego a la primera letra de la segunda palabra del título en minúscula sin considerar artículos.

d) Para la clasificación de los recursos de información se utiliza el sistema de clasificación Dewey y Cutter. En el caso de las publicaciones periódicas y documento de la CPPS, se utiliza una clasificación local.

e) Una vez que el ítem ha sido ingresado se confecciona marbete con Signatura Topográfica (clasificación) respetando un tamaño estándar y código de barras. El marbete se pega en el lomo del recurso de información, desde la base a 1 cm, centrado y sobre este marbete se coloca el cubre marbete, por ultimo, en la parte posterior del recurso se pegara el código de barras, con su correspondiente protección.

f) Una vez finalizado los procesos antes señalados, se ordena el material en estantería según el sistema de clasificación Dewey, según el cual el orden de los libros es decimal, y en el caso de las publicaciones periódicas alfabético y en el de los proyectos de la CPPS y del Plan de Acción, por año.

VII. Registros:

a) Hoja de trabajob) Inventario







De la elaboración de los términos de referencia de los proyectos, programas y consultorías

I. Objetivo:

El objetivo de esta norma es establecer los requerimientos mínimos que deben ser considerados para la elaboración de los términos de referencia de las consultorías y de las actividades que organiza la CPPS-

II. Procedimiento:

El funcionario que elabore los términos de referencia de las actividades de la CPPS y del Plan de Acción deberá considerar los siguientes puntos:

a) Objetivos : Se debe colocar la razón de ser de los términos de referencia.

b) Producto: Se debe determinar con exactitud el producto esperado.

c) Metodología de Trabajo: Los elementos a considerar para la ejecución del trabajo.

d) Plazo y Condiciones:

e) Requisitos del Consultor:

f) Valor de la Consultoría:

g) Garantía:

h) Cláusula de la Terminación del Contrato:

i) Supervisión de la Consultoría:

j) Derechos de Autor:

k) Remisión de documentos y contactos con la Organización:






NORMA DE PROCEDIMIENTO No. 16 –

De los trámites para solicitud de visas ecuatorianas para los funcionarios internacionales y profesionales/ técnicos de la CPPS, así como de sus familiares y

empleados

I. Objetivo:

El objetivo de esta norma es conocer los requerimientos del país sede para el otorgamiento de las correspondientes visas diplomáticas y de trabajo que sean requeridas por la CPPS.

II. Requerimientos:

Para el trámite de visas ecuatorianas, tanto como para los funcionarios internacionales, profesionales/ técnicos, familiares y/o empleados de los funcionarios internacionales, se sigue el siguiente procedimiento:

Deberá enviar una nota verbal dirigida a la Dirección de Privilegios e Inmunidades del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador, la misma que debe contener la siguiente documentación:

a) Dos formularios originales de la solicitud de visa de No Inmigrante, debidamente completados y firmados (se debe diferenciar el tipo de visa que corresponde a cada persona, que puede ser visa diplomática para el funcionario internacional y su familia o visa de trabajo para el personal profesional o técnico, según corresponda);

b) Copia del Addendum al Convenio de Privilegios e Inmunidades entre el Gobierno de Ecuador y la CPPS;

c) Pasaporte original;d) Copia del pasaporte;e) Dos fotos tamaño carnet.







Trámites básicos para obtener visas para los funcionarios internacionales que viajan al exterior en comisión de servicios

I. Objetivo:

Determinar los trámites básicos que la Secretaría General deberá realizar al momento de solicitar visas para los funcionarios que viajan al exterior en comisión de servicio.

II. Trámite:

Para el trámite de visas para los funcionarios internacionales que viajan en comisión de servicios, se sigue el siguiente procedimiento:

Nota Oficial con numeración correlativa, dirigida a la respectiva Embajada y/o Consulado, firmada por el Secretario General de la Organización, que debe contener la siguiente información:

a) Nombre, cargo, nacionalidad, número y vigencia del pasaporte del funcionario que viajará en comisión de servicios;

b) Nombre, lugar, fecha e invitación de la reunión a la que asistirá en representación de la Organización.

c) Los formularios debidamente cumplimentados

d) Pago de los emolumentos requeridos, de ser el caso;e) Certificados de vacunas, de ser necesario;f) Fotos actualizadas. g) Otros documentos que sean requeridos por el país que va a otorgar el

visado.







De los trámites de introducción de menajes de casa, autos y matrícula de los vehículos de los funcionarios internacionales .

I. Objetivo:

Establecer los requerimientos del país sede para la introducción de menajes de casa y de los autos de los funcionarios internacionales, así como sus correspondientes matrículas.

II. Normativa vigente:

De acuerdo con lo dispuesto en el Artículo VI del Addéndum al Convenio de Privilegios e Inmunidades suscrito entre la CPPS y el Ecuador, suscrito el 29 de noviembre del 2001, los funcionarios internacionales no ecuatorianos de la CPPS y del Plan de Acción del Pacífico Sudeste podrán importar con exención total de impuestos un vehículo cada dos años destinado a uso particular, en las condiciones y previo el cumplimiento de los requisitos establecidos por las leyes y reglamento que regulan esta materia en el país sede.

El artículo VII del Addéndum al Convenio de Privilegios e Inmunidades suscrito entre la CPPS y el Ecuador, suscrito el 29 de noviembre del 2001, los funcionarios internacionales que no sean ecuatorianos de la CPPS y del Plan de Acción del Pacífico Sudeste podrán importar con exención total de impuestos su menaje de casa, efectos y equipos domésticos destinados a su uso personal. Para los casos de venta del menaje de casa y equipos domésticos deberá realizarse en las condiciones y previo el cumplimiento de los requisitos establecidos por las leyes y reglamento que regulan esta materia en el país sede.

III. Para el trámite de introducción de vehículos de los funcionarios internacionales.

Se deberá seguir el siguiente procedimiento:

a) Deberá enviar una nota verbal dirigida a la Dirección de Privilegios e Inmunidades del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador, la misma que debe contener la siguiente documentación:

b) Marca, tipo, modelo, motor, chasis, color, transmisión y año del vehículo a ser importado;

c) Factura comercial;d) Conocimiento de embarque;e) Factura informativa;f) Declaración Aduanera Única;g) Copia pasaporte del funcionario propietario del vehículo.






IV. Trámite de matrículas de los vehículos de los funcionarios internacionales.

Para el trámite de matriculación y emisión de placas diplomáticas de los vehículos de los funcionarios internacionales, se sigue el siguiente procedimiento:

a) Se deberá enviar una nota verbal dirigida a la Dirección de Privilegios e Inmunidades del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador, la misma que debe contener la siguiente documentación:

b) Formulario para vehículos con inmunidades, privilegios y franquicias diplomáticas;

c) Formulario de revisión de vehículos previo a matriculaciónd) Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT)e) Póliza de responsabilidad civil contra terceros.f) Acuerdo de Liberación solicitado por el Ministerio de Relaciones Exterioresg) Resolución de Liberación de la Corporación Aduanera Ecuatorianah) Declaración Aduanera Única (DAU)i) Registro Aduanero de Matriculación de Vehículos (RAMV)j) Factura Comercialk) Conocimiento de embarquel) Original y copia del depósito realizado por el valor de $57m) Copia del carnet diplomático del funcionario propietario del vehículo

V. Trámite de introducción de equipajes de los funcionarios internacionales.

Se deberá remitir:

a) Una nota verbal dirigida a la Dirección de Privilegios e Inmunidades del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador, la misma que debe contener la siguiente documentación:

b) Copia del pasaporte del funcionario internacional que introducirá su equipaje;c) Conocimiento de embarque (Bill of Lading);d) Listado de inventario del menaje a ser introducido.







De la firma electrónica

I. Objetivo:

Determinar el mecanismo del uso de la firma digital, de conformidad con las disposiciones del Estatuto y Reglamento de la CPPS.

II. Mecanismo para facilitar el uso de técnicas de registro de la firma digital:

La Secretaría General deberá contratar una empresa de gran experiencia y prestigio internacional para que brinde el servicio del registro de la firma electrónica, con autorización del Comité Ejecutivo y de la Autoridad General del Plan de Acción.

a) Se registrarán las siguientes firmas :

1. Del Presidente y Vicepresidente de la Asamblea;2. De los miembros del Comité Ejecutivo y sus alternos;3. Dos presidentes de los Puntos Focales Nacionales del Plan de Acción;4. Del Secretario General de la CPPS; 5. De los Directores de la CPPS; y, 6. Del Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción.

b.) El servicio de la empresa deberá incluir :

1. Capacidad para firmar digitalmente cualquier tipo de documento (Word, pdf, autocad, etc)

2. Capacidad para firmar ilimitado número de documentos;3. Validez internacional del certificado de firma digital;4. Capacidad de añadir una rúbrica escaneada (opcional) ara que figure en

el documento final; y,5. Capacidad para verificar si el documento fue modificado después de

haber sido firmado.

III. Del proceso de instalación y funcionamiento:

a) Se instalará un pequeño software en la computadora del dueño de la firma;Al momento de "firmar" digitalmente un documento, el software solicitará usuario y contraseña, los cuales son únicos e intransferibles;

b) Se verificará vía internet la identidad del firmante; c) El documento quedará firmado únicamente si la contraseña es ingresada; y,

La firma puede ser verificada por cualquier persona que lea el documento porque aparece el nombre del firmante y la fecha cuando fue firmado electrónicamente;

d) La firma no puede ser removida, ni alterada, tampoco copiada o exportada.







De los Contratos

I. Objetivo:

Esta norma está destinada a ordenar la firma y ejecución de los contratos de la CPPS y del Plan de Acción.

II. Área de Acción:

La Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional será responsable de la elaboración de los contratos de la CPPS.

En caso de necesidad, el Secretario General podrá contratar la asesoría especial de un abogado externo para la elaboración de determinados tipos de contratos.

Los Directores que requieran que se firme un contrato deberán remitir de manera formal a la Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional los términos de referencia de la consultoría o de la actividad que va a general el contrato.

El Jefe Administrativo Financiero deberá verificar la existencia de fondos y la partida presupuestaria a la que corresponde.

El Secretario General, de considerarlo pertinente, podrá firmar los contratos que hayan completado estos requisitos.

Los Directores deberán velar por el fiel cumplimiento de los contratos e informar del particular al Secretario General.

El Secretario General, de considerarlo pertinente, podrá instruir el pago de los servicios contratados, una vez que haya verificado su fiel cumplimiento.

El Jefe Administrativo Financiero deberá guardar una copia del contrato para el correspondiente pago, una vez que haya recibido las instrucciones del secretario General de proceder en consecuencia.

La Dirección de Asuntos Jurídicos y Política Marítima Internacional será responsable de la custodia de los contratos de la CPPS y del Plan de Acción.

III. Elementos básicos de los contratos:

Todo contrato deberá contemplar las siguientes cláusulas mínimas:

a) Intervinientes:

b) Antecedentes:

c) Objeto:

d) Metodología de Trabajo:






e) Producto esperado:

f) Supervisión del trabajo:

g) Calendario de Actividades:

h) Plazo:

i) Honorarios:

j) Penalidad por retraso:

k) Exclusión de beneficios:

l) Confidencialidad de información y derechos de autor:

m) Apoyo Logístico:

n) Remisión de documentos y contacto con la Organización:

o) Garantía

p) Jurisdicción y Competencia:

q) Aceptación;

r) Lugar y fecha;

s) Firma.






PROCEDIMIENTO No. 21

Del protocolo para videoconferencias

I. Objetivo:

Determinar los procedimientos mínimos que se deberán tener presente para las videoconferencias:

II. Requisitos Técnicos:

1. Software.- La Secretaría General ha adoptado el sistema de OOVOO para realizar las videoconferencias.

Cada participante debe tener una cuenta en el servicio gratuito OOVOO (http://www.oovoo.com). La Secretaría General ya ha creado las cuentas para cada participante, las cuales son administradas por el Coordinador de Sistemas quien hace entrega de la clave a los participantes vía e-mail, previo a cada sesión.

La tecnología utilizada es la de mas bajo costo y mayor beneficio para los fines establecidos no requiriendo de equipos sofisticados de dedicación exclusiva, por el contrario se opera en desktop o laptop de uso corriente con algunas especificaciones.

El servicio es pagado por la Secretaría General con base en un plan cuando intervienen más participantes (hasta 6 por plan). Los participantes no tienen que hacer ningún pago.

2. Hardware.- Es indispensable que cada participante cuente con un equipo de las siguientes características: Laptop o PC de reciente fabricación, con privilegios de administrador, configurada con audio y acceso a internet, libre de virus y software que consuma el ancho de banda de internet.

Webcam estándar o superior Micrófono de mesa o de diadema Parlantes o audífonos. Proyector/video beam y pantalla de proyección (recomendado para grupos). Dispositivo POLYCOM (Recomendado).

(http://latinamerica.polycom.com/products/voice/conferencing_solutions/conference_phones/voice_station/voicestation300.html)

Conexión de internet dedicado de por lo menos 512 Mbps Espacio físico iluminado y libre de ruidos externos.

III. Procedimiento Técnico:




http://latinamerica.polycom.com/products/voice/conferencing_solutions/conference_phones/voice_station/voicestation300.html

http://latinamerica.polycom.com/products/voice/conferencing_solutions/conference_phones/voice_station/voicestation300.html

http://www.oovoo.com/



La Secretaría General coordinará con los participantes la fecha y hora para cada reunión virtual con el fin de que todos los participantes tengan oportunidad de preparar sus instalaciones y equipos con la debida anticipación.

Se harán pruebas de comunicación un día antes del evento, y por seguridad se repetirá la prueba una hora antes de la reunión virtual. Se recomienda que estas pruebas sean supervisadas o apoyadas por personal técnico de sistemas con el fin de poder detectar y solucionar cualquier novedad con hardware, firewalls o la señal de internet.

Los participantes deberán ingresar a la aplicación con sus respectivas cuentas de OOVOO y permanecer a la espera de la invitación de la Secretaría General para unirse a la reunión virtual. Aunque se recomienda video cámara para una mejor interacción, el participante podrá intervenir vía audio o incluso vía chat de texto si no dispone de una cámara web, sin embargo no será visto por los demás.

En caso de tener imprevistos logísticos o técnicos de última hora, el participante debe comunicarse vía telefónica con la Secretaría General para poder someter a consideración de los otros participantes cualquier pedido de prórroga por motivos técnicos.

Con el fin de respetar las agendas y tiempos de cada participante, la reunión se dará por iniciada a la hora y fecha coordinada anteriormente incluso en caso de que algún participante no pueda integrarse a la reunión virtual.

IV. Procedimiento para la reunión:

El procedimiento de las reuniones virtuales está establecido en el Reglamento de la CPPS en lo que se refiere a convocatoria, quórum, procedimiento de adopción de decisiones, actas, firmas de las actas, entre otros.

En cuanto al enlace se debe tener presente que, una vez conectados los participantes de la videoconferencia, éstos podrán verse, escucharse y hablarse entre sí remotamente. Con el fin de mantener el orden y la organización en la comunicación simultánea, la Secretaría General asumirá la moderación de la sesión virtual y se otorgará el derecho de la palabra a cada participante en orden alfabético o a quien lo solicite, de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento de la CPPS, a los términos de referencia de cada grupo de trabajo o reunión programada.

Aunque la reunión es virtual se mantendrán las formas y reglas de las reuniones presenciales. La documentación pertinente a cada reunión se pondrá a disposición de los participantes por correo electrónico o en el sitio web de la Secretaría General con por lo menos tres días de anticipación al evento.

Con la anticipación necesaria se hará llegar a los participantes la citación correspondiente con la fecha y hora específicas de reunión, y si es del caso el calendario de reuniones; igualmente se hará llegar la agenda de la Videoconferencia. Los países o instituciones citadas deberán designar igualmente su(s) delegado(s) con la oportunidad debida.






Se respetarán los tiempos de inicio y término de la videoconferencia, correspondiéndole al moderador hacer la apertura y el cierre de la misma.

Posterior a cada videoconferencia el moderador de la Secretaría General hará llegar las conclusiones de la reunión a los participantes a la brevedad posible.







De los Planes Operativos Bienales

I. Objetivo:

El objetivo del presente procedimiento es sistematizar, monitorear y controlar las acciones, y tareas de mediano y largo plazo que permiten la ejecución de las actividades de la CPPS y del Plan de Acción para el cumplimiento de los ejes y objetivos estratégicos, tal como lo estipula el Estatuto, Reglamento y el Plan de Acción Estratégico de la CPPS.

II. Conceptos Básicos

El Plan Operativo Bienal es la base para el desarrollo de las actividades de la CPPS y del Plan de Acción. Sirve como instrumento de priorización de las acciones y tareas más importantes para alcanzar distintos objetivos y metas incluido sus niveles de riesgo, distribución presupuestaria y áreas de responsabilidad. Además, posibilita el seguimiento de las acciones y tareas -conjuntamente con la identificación de sus factores de desviación en situaciones de contingencia- en función de lo cual, la Secretaria General tiene la posibilidad de proponer nuevas medidas.

III. Procedimientos

La Secretaria General preparará una propuesta de Plan Operativo Bienal siguiendo el modelo anexo y la presentará y someterá a consideración del Comité Ejecutivo, instancia que lo elevará a consideración y aprobación de la Asamblea.

La referida propuesta del Plan Operativo Bienal deberá ser elaborada oportunamente y en forma conjunta por el Secretario General, los Directores y el Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción.







De los Presupuestos Anuales

I. Objetivos:

El objetivo del presente procedimiento es la racionalización, organización y planificación de la actividad operativa y administrativa de la Organización. Permite consignar todas las actividades en términos monetarios. Se basa en la estructura clásica de ingresos y gastos


El Presupuesto asigna los recursos para concretar planes y proyectos, destinados a cumplir los objetivos y metas específicos.

Podemos así definir los siguientes elementos:

Identifica las necesidades. Permite desarrollar la misión, metas y objetivos.


En el Presupuesto Anual se determinan todas las actividades que ejecutará la organización y se detallan los fondos necesarios para su cumplimiento, sirviendo de fundamento para la elaboración de los presupuestos anuales correspondientes.

La propuesta del presupuesto anual deberá ser elaborada por el Secretario General, en coordinación con los Directores de la CPPS y del Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción.

Los presupuestos deberán ser presentados siguiendo el formato anexo:







De la contabilidad y control

I. Objetivos:

La Contabilidad tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y presentar, en los Estados Financieros, de forma mensual, información oportuna, verídica y confiable de todas las actividades que lleve a cabo la Comisión Permanente del Pacifico Sur y su Plan de Acción. Para estos fines se utilizará el sistema informático Fénix.


Tiene por objeto proporcionar la siguiente información:

a. Obtener información ordenada y sistemática a través del Sistema Informático Fénix, de los movimientos económicos y financieros.

b. Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos con sus respectivos comprobantes emitidos por el Sistema.

c. Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias, referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de emisión.

d. Reflejar el estado por centro de costos de cada uno de los proyectos y programas en ejecución.


De acuerdo a las necesidades de la Organización, el manejo contable podrá ser realizado por una firma de Servicios Externos Contables o un Contador Público Autorizado con su registro vigente y en pleno ejercicio de la profesión.

Es necesario que la Contabilidad se lleve a cabo de acuerdo con los Principios Contables Generalmente Aceptados y a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la documentación ingresada y conocer los movimientos generados mensualmente

El Contador de la Comisión Permanente del Pacifico Sur deberá ingresar todas las transacciones contables al Sistema Informático Fénix, el cual emitirá comprobantes con soportes. Los comprobantes y sus soportes deberán estar firmados por el Contador y luego verificados y rubricados por el Jefe Administrativo Financiero, para la autorización del Secretario General.

Para el control del cierre anual de la ejecución presupuestal de la CPPS y su Plan de Acción, se contratara una firma auditora externa que certifique la correcta administración financiera de la Organización.







Para el pago de viáticos, utilización de tarjetas de crédito corporativas, proveedores, nómina de los funcionarios, las horas extraordinarias y suplementarias, los gastos de las reuniones y actividades que se realizan en la CPPS y en el Plan de Acción, el Contador deberá tener presente que:

1. Todos los pagos por concepto de nómina y servicios personales se harán por medios electrónicos por parte de la tesorería a las cuentas personales de cada uno de los empleados de la CPPS.

2. Los pagos a proveedores se harán en lo posible por transferencia electrónica a su cuenta bancaria la cual debe ser declarada en el formato de declaración de cuenta bancaria (Forma Nº7 ATB).

3. Cuando se efectúen pagos de viáticos a participantes de reuniones fuera de la ciudad sede en las cuales la CPPS administra los recursos, el valor se administrará como un Fondo Contingente. Cuando la reunión se efectúe en la ciudad sede, el Fondo Contingente estará a cargo del Contador de la Secretaría General.

4. Todo pago de viáticos se efectuará exclusivamente con motivo de la asistencia a eventos programados en el Plan Operativo, o invitación aprobada por el Secretario General;

5. Cuando por causa de sus funciones un funcionario utilice las tarjetas de crédito corporativas de la CPPS para la adquisición de bienes y/o servicios por internet, deberá imprimir el comprobante de compra donde conste; el objeto del compra, el valor, la razón social del vendedor, su número de identificación tributaria, la fecha de la transacción, el beneficiario del bien o servicio. En el documento impreso, deberá escribir de su puño y letra su nombre, la fecha y la hora de la transacción por internet, el número y franquicia de la tarjeta de crédito utilizada y su firma autógrafa. Este documento será el soporte de la compra.

6. Las horas extraordinarias y suplementarias de los funcionarios administrativos solo se reconocerán por labores excepcionales, debidamente justificadas, en razón a actividades programadas, de conformidad con el Estatuto y el Reglamento de la CPPS.







De los Estados Financieros

I. Objetivo:

Esta Norma de Procedimiento se refiere a los Estados Financieros que servirán para el control de la administración financiera de la CPPS.


Los Estados Financieros contienen un desglose en el que se conoce la situación financiera de la CPPS al término del ejercicio fiscal. En él se incluirán los ingresos extraordinarios y deberán ser puestos a disposición de las Secciones Nacionales y de los Puntos Focales Nacionales de una manera trimestral y anual.

III. Procedimiento:

Los Estados Financieros que servirán para el control financiera de la CPPS son:

a) Balance General;b) Estado de Resultado;c) Estado de Flujo de Efectivo;d) Ejecución Presupuestal;e) Estado de Orígenes y Uso de Fondos.

Los Estados Financieros serán expresados en dólares de los Estados Unidos de América, deberán incluir el Fondo Fiduciario y otros proyectos específicos del Plan de Acción, así como otros fondos que la CPPS administre.







De las cuentas bancarias, administración de fondos, autorización de gastos y firmas de cheques.

I. Objetivo:

Estas Normas de Procedimientos servirán para el control de las Cuentas Bancarias, las Autorizaciones que se utilizaran para los Gastos y Firma de Cheques y la Administración de Fondos que se tendrán en cada actividad.

II. Áreas de Acción:

a) Cuentas Bancarias:1. Las Cuentas Bancarias requeridas para las operaciones de la organización, se

abrirán en instituciones financieras del país sede que permitan facilidades administrativas entre los países miembros.

2. Siempre se deberá contar con las respectivas provisiones de fondos para el pago oportuno de los gastos e inversiones consideradas en los presupuestos anuales, así como las obligaciones laborales y contractuales con los funcionarios internacionales, profesionales, técnicos y administrativos.

3. La dualidad de firmas en las cuentas bancarias será preservada en todos los casos de administración de fondos nuevos proyectos específicos y otros que la CPPS administre.

4. Se prohíbe el pago a través de las cuentas bancarias y tarjetas de crédito institucionales para gastos personales de los miembros de la Secretaria General.

5. Las Trasferencias Bancarias deberán ser autorizadas por el Secretario General y al Director de Asuntos Jurídicos y Políticas Marítimas Internacionales de la CPPS.

b) Autorización de Gastos y Firma de Cheques:1. Se prohíbe el giro de cheques a terceras personas para el pago de cualesquier

tipo de obligaciones o compromisos de la CPPS. Los cheques girados por los dos giradores registrados en las cuentas bancarias de la Secretaría General de la CPPS, sólo podrán tener como beneficiario a aquellas personas identificadas como beneficiarios en el comprobante de egreso emitido por el sistema informático.

2. Los cheques expedidos deberán cumplir lo dispuesto en las leyes fiscales vigente.

3. Los cheques de las cuentas de la CPPS deberán tener las firmas conjuntas del Secretario General y del Director de Asuntos Jurídicos y Políticas Marítimas Internacionales.






4. Los cheques de las cuentas del Plan de Acción deberán tener las firmas conjuntas del Secretario General y del Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción.

c) Administración de Fondos:1. La Secretaria General de la CPPS no podrá obtener fondos para su operación

mediante créditos financieros concedidos por personas naturales o jurídicas, excepto en caso de fuerza mayor debidamente autorizados por el Comité Ejecutivo.

2. La CPPS y el Plan de Acción podrán administrar fondos fiduciarios específicos provenientes de aportes de los países miembros, de organizaciones intergubernamentales y/o ONG para la ejecución de proyectos y/o programas relativos a los objetivos de la Organización.

3. La CPPS podrá cobrar por el servicio de la administración de los fondos fiduciarios, cuyo porcentaje deberá ser estipulado en el convenio administrativo de fondos, previa aprobación del Comité Ejecutivo.

III. Valoración de bienes y/o servicios en especie ( IN-KIND ).

Para la valoración de los bienes y/o servicios recibidos en especie, la Secretaría General efectuará el siguiente procedimiento:

a) Se efectuará una descripción del bien y/o servicio a recibir de la misma forma que si este se fuera a adquirir en el mercado.

b) Se establecerá el valor justo de mercado mediante una estimación razonable y verificable mediante tres cotizaciones locales de bienes de iguales características en iguales condiciones cuyo promedio arrojará en valor estimado.

c) En el caso de la prestación de servicios profesionales, técnicos o únicos se establecerá mediante la dedicación de horas/persona dedicadas a la actividad, calculada con base en su salario o ingreso mensual, o del salario de un funcionario del Sistema de Naciones Unidas de similar rango establecido en la tabla de salarios de la ONU.

d) Lo anterior se reflejará en un acta de valorización (Anexo XX), la cual deberá contener una breve exposición de motivos que describa el contexto en el cual se recibe el bien y/o servicio así como deberá ser firmada por el Secretario General y el Jefe Administrativo Financiero de la Organización.

e) El valor incorporado a la contabilidad será el que se represente en el presupuesto de la actividad correspondiente.

IV. Inventario y depreciación:

La Secretaría General deberá preparar la valoración anual del Inventario de Activos Fijos de la CPPS así como su depreciación.







De las cesantías de los funcionarios internacionales.

I. Objetivo:

Esta Norma de Procedimiento hace énfasis en las cesantías que recibirán el Secretario General, los Directores de la CPPS y el Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción, al término de su vinculación, por el periodo establecido en el nombramiento de los citados funcionarios de la CPPS y del Plan de Acción.

II. Procedimiento:

La Secretaría General pagará al Secretario General, a los Directores y al Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción, un mes de sueldo básico por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción, que recibirá el respectivo funcionario al término de su vinculación laboral con la CPPS. El valor de la cesantía se liquidará y pagará en la moneda en la cual esté denominado el sueldo básico respectivo.

Al finalizar cada año calendario, la Secretaría General liquidará el valor de la cesantía correspondiente a ese año, a cada uno de los funcionarios internacionales y consignará las respectivas sumas en títulos, denominados certificados de depósitos a plazo (CDP), que generen intereses, a nombre de la Organización, cuyos beneficiarios sean cada uno de dichos funcionarios.

La consignación se hará a más tardar el último día laborable del mes de febrero del año siguiente. Los funcionarios sólo podrán retirar las mencionadas sumas con sus intereses, al término de su vinculación laboral, mediante el endoso del Secretario General a los respectivos certificados de depósito a término, una vez que el Comité Ejecutivo haya aprobado el resultado de la auditoría relativa al período de término de la gestión del funcionario internacional de la CPPS y del Plan de Acción.

En los casos de los funcionarios internacionales que concluyan su período en forma diferenciada al mandato del Secretario General, se podrá hacer una liquidación parcial de las cesantías al término del mandato del Secretario General, a pedido del funcionario internacional que permanezca en el cargo.

El pago de la cesantía del Secretario General saliente se efectuará luego de la aprobación por parte de la Asamblea, de los estados financieros correspondiente a su período de gestión.

En casos de fuerza mayor que imposibiliten la aplicación de estos fondos, la Secretaría General deberá adoptar las siguientes medidas correctivas:

a) Acto administrativo de reconocimiento de la deuda y sus correspondientes intereses, debidamente protocolizado;

b) Para calcular los intereses a que se refiere el párrafo anterior, se aplicará la tasa efectiva anual que pague el Banco donde la CPPS tenga sus cuentas bancarias, a los certificados de depósitos a 365 días, calculados a contar de la fecha en que






debieron ser constituidos los certificados de depósito a plazo de las cesantías de los funcionarios internacionales;

c) Emisión de letras de cambio, exigibles y negociables.

d) Cualquier otra medida de garantía adoptada por los órganos competentes de la CPPS y del Plan de Acción.







De la caja chica

I. Objetivo:

Establecer el uso adecuado de la caja chica, la cual no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de (USD 50) dólares estadounidenses por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros que no puedan ser cubiertos con cheques.

II. Áreas de Acción:

1. La Caja Chica tendrá un valor máximo de doscientos (USD200) dólares estadounidenses y se utilizará para pagos de gastos no mayores a cincuenta (USD 50) dólares estadounidenses.

2. La Caja Chica, es un fondo en efectivo que tiene por objeto el suministro de bienes y servicios a la Secretaría General, que no se encuentren dentro del inventario y por su mínimo valor pueden ser adquiridos a través de la caja menor. Se emplea, por razones de agilidad, oportunidad y costos, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico.

3. Cada reposición de Caja Chica deberá hacerse con los respectivos soportes de gastos por cada erogación, y deberán llenar los requisitos de ley, deberán tener claramente la identificación del beneficiario, corresponder a los gastos autorizados y no tener enmendaduras ni alteraciones; excepcionalmente en caso de no tener sustento de alguna compra realizada, se debe diligenciar un vale de respaldo por el funcionario que efectuó el gasto.

4. A fin de mantener fondos en la Caja Chica esta debe ser respuesta al llegar el gasto al 70% de su valor.

5. Para la reposición de caja se elaborará una relación de todos los gastos efectuados anexando los soportes numerados y adjuntando el nuevo cheque el cual deberá ser firmado por el Secretario General y el Director de Asuntos Jurídicos y Políticas Marítimas Internacionales.

6. Los gastos de caja chica deberán ser ingresados en el sistema informático contable Fénix, mediante reportes del mismo sistema estando las cuentas cuadradas.

7. El responsable de la Caja Chica, designado por el Secretario General, deberá guardar el dinero efectivo en la caja fuerte y tener una planilla de control diario cuadrada con el saldo de la caja.






III. Tipos de Movimientos con Caja Chica:

Los tipos de movimientos en los gastos a realizarse con el Fondo Fijo de Caja Chica son los siguientes:

a) Gastos por servicios de urgencia.b) Movilidad local.c) Reparaciones mecánicas o eléctricas de emergencia y elaboración de chapas,

llaves y sellos.d) Compras de bienes que por su valor de adquisición no sea programable para

efectos de pago mediante cheque.e) Tasas, peajes, timbres y similares.f) Refrigerios no considerados con presupuesto de las reuniones.g) Otros de naturaleza urgente y dentro de los montos señalados.







De los gastos de imprevistos

I. Objetivos:

La presente norma tiene por objetivo disminuir el riesgo de la ejecución presupuestaria en las actividades correspondientes del Plan Operativo Bienal de la organización.

I I. Concepto Básico :

Un Fondo Imprevisto es un fondo creado para atender los gastos derivados de una actividad propia de las funciones de la CPPS-SG que se efectúa fuera de la ciudad sede, el cual se destina bajo la responsabilidad del funcionario responsable de la actividad.

III. Procedimiento:

1. Para la autorización del pago de recursos con el fin de realizar actividades operativas se elaborará el presupuesto incluyendo todos los gastos en la forma NPA Nº8 PGA.Con los Fondos Imprevisto solamente se podrán pagar gastos para la adquisición de bienes de consumo y servicios ocasionados con motivo de la actividad para la cual se destinó el fondo y presupuestados para la actividad.

2. Esta planilla debe ser incluida por el responsable de la actividad en la liquidación del Fondo Imprevisto.

3. Los gastos derivados de la reunión para la cual se estableció el fondo de imprevistos y que se cancelen a personas naturales o jurídicas por el suministro de bienes y/o servicios, deberán contar con la correspondiente factura, nota de venta o cuenta de cobro con la identificación fiscal de quien los suministran.

IV. Liquidación del Fondo Imprevisto:

1. La liquidación del Fondo Imprevisto está a cargo del responsable de la actividad para la cual se creó el fondo, asistido por el Jefe Administrativo Financiero.

2. Para la liquidación del fondo se utilizará la Forma Nº6-LFC.

3. La liquidación se hará exclusivamente con soportes originales de facturas, notas de venta, cuentas de cobro, planillas o documentos de soporte.

4. Cuando el valor de los gastos sea superior al del fondo asignado, el Secretario General autorizará el reembolso al responsable de la actividad. En caso de ser menor, el responsable procederá a la devolución del excedente. En todos los casos la liquidación y cierre del proceso de Fondo Imprevisto no puede superar a los ocho días hábiles siguientes al fin de la actividad programada.

5. Para la liquidación de fondo se utilizara el formato de NPA-Nº 6- LFC.







De los traslados presupuestales

I. Objetivo:

El traslado presupuestal es una operación a través de la cual se efectúa la disponibilidad del efectivo de una actividad a otra.

II. Procedimientos:

1. Solo se pueden efectuar traslados presupuestales de rubros no causados y disponibles.

2. La autorización de traslado presupuestal se hará con justificación con destino a un proyecto prioritario y no puede desfinanciar proyectos o rubros sobre los cuales la CPPS ya haya adquirido compromisos.

3. El traslado presupuestal se legaliza mediante la firma de la (Forma No11-TP)







De la utilización del Sistema Félix

I. Objetivo:

La presente norma tiene por objetivo el ingreso de los movimientos contables en un sistema informático denominado Fénix, en el que podrá ser uso de los diferentes parámetros y características que tiene el sistema para efectuar así los procesos contables de los Estados Financieros.

II. Procedimientos:

La Secretaría General de la Comisión Permanente del Pacífico Sur, ha sistematizado el proceso de información financiera a través del sistema Fénix, para lo cual se deberán seguir las siguientes instrucciones:

1. El sistema Fénix tiene tres módulos, estos le sirven para llevar un control de los activos, Estados Financieros, y control de Nómina de personal así:

2. No se podrá realizar ninguna transacción o documentos en hojas de Excel, todo movimiento contable Presupuestal deberá ser ingresado en el sistema Fénix.

3. Para ingresar al sistema se debe tener un usuario y una clave el cual servirá para poder ingresar a las diferentes organizaciones creadas, ya que el sistema Fénix, es un sistema multi- organizaciones, es decir, se puede tener varias unidades operativas creadas una dependiente de la otra.

4. Cada usuario según el cargo que ocupa deberá tener configurado las diferentes opciones del sistema, en permisos, para modificar, crear, eliminar, e imprimir así:



MODULOS DETALLES

Comercial Contable Balance General, Estado de ResultadoNomina Carga de rol, rol individualActivos Fijos Depreciación de equipos




5. No se permite bajo ningún concepto que entre usuarios se intercambien la clave; para poder acceder a los permisos negados solo el contador tiene acceso a poder eliminar alguna transacción, previa a su revisión y autorización por escrito del Jefe Administrativo Financiero,

6. La persona encargadas del manejo del sistema en la parte operativa: el asistente contable, tendrá el deber de pedir una corrección al contador para la modificación de alguna transacción, ya que no tendrá acceso a este módulo. Y deberá presentar el respectivo respaldo.

7. Los pagos a proveedores deberán estar al día, y sus respectivas facturas deberán ser ingresadas al sistema, contabilizadas y con saldos en cero.

8. Las Caja Chica Administrativa debe estar debidamente cuadrada en ingresada al sistema, y debe estar previamente revisada por el Contador en un reporte, adjuntando los sustentos correspondientes, solo así se podrá emitir el nuevo cheque para la generación de la nueva caja

9. La emisión de los cheques deberá hacerse en la impresora Epson LX -300, con su respectivo comprobante de egreso y el soporte de la operación; este comprobante deberá constar con la firma de autorización del Jefe Administrativo Financiero, la Director de Asuntos Jurídicos y Políticas Marítimas Internacionales y el Secretario General, para poder autorizar la salida del cheque.

10. La conciliación bancaria deberá ser efectuada mensualmente y presentada para el visto bueno del Jefe Administrativo Financiero, las transacciones generadas en el sistema contra el estado de cuenta físico del respectivo banco deberán tener



USUARIO MODIFICAR CREAR ELIMINAR IMPRIMIRSECRETARIO

GENERAL X X X

DIRECTOR DE ASUNTOS

JURIDICOS Y POLITICAS MARITIMAS

INTERNACIONALES

X X X

JEFE ADMINISTRATIVO

(CONTADOR) FINANCIERO.

X X

ASISTENTE CONTABLE X X




los saldos de las cuentas bancarias al día, para la respectiva información sobre el presupuesto y sus gastos.

11. La Secretaría General deberá tener un control del modulo presupuestal, este modulo sirve para el control de los gastos que se van realizando contra el presupuesto aprobado en la CPPS. Todo gasto debe contar previamente con disponibilidad presupuestal.

12. Los estados financieros deberán ser presentados mensualmente, el 1er lunes de inicio de mes para su respectiva revisión al Jefe Administrativo Financiero.

13. Una vez revisados los estados financieros por el Jefe Administrativo Financiero, deberán ser presentados a la Subsecretaría y el Secretario General.







De los trámites de devolución del impuesto al valor agregado (IVA)

I. Objetivo:

Esta Norma registra el trámite que debe ser realizado por la Secretaría General para la devolución del impuesto al valor agregado (IVA), por parte de las competentes autoridades de recaudación de impuestos del país sede.

II. Ámbito de Aplicación:

El Acuerdo para la exoneración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) adoptado mediante canje de Notas Revérsales entre la Secretaría General de la Comisión Permanente del Pacífico Sur CPPS- y la República del Ecuador, para la exoneración del Impuesto al Valor Agregado sobre las compras de carácter oficial realizadas por la Secretaría General de la CPPS en el mercado local, así como en las compras de carácter particular realizadas en el Ecuador por los funcionarios diplomáticos de nacionalidad extranjera de la CPPS, entró en vigencia el 8 de marzo de 2011 y fue publicado en el Registro Oficial número 412, de 24 de marzo de 2011.

De otra parte, el Artículo 179 del Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno establece la devolución de IVA a misiones diplomáticas, consulares, organismos internacionales y sus funcionarios rentados de nacionalidad extranjera. El impuesto al Valor Agregado pagado por las misiones diplomáticas, consulares, organismos internacionales y sus funcionarios rentados de nacionalidad extranjera, acreditados en el Ecuador, será devuelto de acuerdo con los convenios internacionales, las condiciones pactadas en los instrumentos diplomáticos pertinentes y con estricta sujeción al principio de reciprocidad internacional.

III. Procedimiento:

A fin de obtener los beneficios de tal exoneración se establece el siguiente procedimiento para el trámite respectivo:

a) Todas las facturas que se tramiten para la devolución del IVA deberán tener las siguientes características de conformidad con el artículo 18 del Decreto 430 de la Función Ejecutiva del Ecuador con Registro Oficial No. 247, mediante el cual se expide el Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios:

“Art. 18.- Requisitos pre-impresos para las facturas, notas de venta, liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios, notas de crédito y notas de débito.- Estos documentos deberán contener los siguientes requisitos pre-impresos:

b) Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento, otorgado por el Servicio de Rentas Internas.






c) Número del registro único de contribuyentes del emisor.

d) Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere.

e) Denominación del documento.

f) Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:

1. Los tres primeros dígitos corresponden al número del establecimiento conforme consta en el registro único de contribuyentes;

2. Separados por un guión (-), los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo establecimiento.

3. Separado también por un guión (-), constará el número secuencial de nueve dígitos. Podrán omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los nueve dígitos antes de iniciar la nueva numeración.

g) Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda.

h) Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la autorización del Servicio de Rentas Internas.

i) Número del registro único de contribuyentes, nombres y apellidos, denominación o razón social y número de autorización otorgado por el Servicio de Rentas Internas, del establecimiento gráfico que realizó la impresión.

j) Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al adquirente, debiendo constar la indicación “ADQUIRENTE”, “COMPRADOR”, “USUARIO” o cualquier leyenda que haga referencia al adquirente.







Vacaciones, permisos y licencias de los funcionarios internacionales y no internacionales

I. Objetivo:

Tener un control del uso de las vacaciones anuales, de los permisos y las licencias médicas requeridas por los funcionarios internacionales y no internacionales de la CPPS y del Plan de Acción.

II. Del uso de las vacaciones anuales:

De acuerdo con el Reglamento de la CPPS las vacaciones de los funcionarios internacionales y no internacionales son de treinta días calendario, incluido los días no laborables, por cada año de trabajo.

Se imputará a las vacaciones de los funcionarios los períodos de cierre de las oficinas dispuestos por el Secretario General.

El Secretario General deberá determinar anualmente, con al menos dos meses de anticipación, los días de cierre de la Organización, con ocasión del fin de año.

Dicha disposición deberá ser informada de manera formal a las Secciones Nacionales y de los Puntos Focales Nacionales, al igual que a los funcionarios internacionales y no internacionales de la CPPS. Los funcionarios internacionales deberán presentar al Secretario General el calendario de fechas de las vacaciones que deseen usar y que no están incluidas en el período de cierre de las oficinas de la CPPS con ocasión del fin de año. El Secretario General y los Directores cuidarán que las fechas propuestas para uso de vacaciones no interfieran con las actividades del Plan Operativo Bienal. Las vacaciones de los funcionarios internacionales no son acumulables.

Los funcionarios no internacionales deberán presentar a los Directores y al Jefe Administrativo Financiero el calendario de fechas de las vacaciones que deseen usar y que no están incluidas en el período de cierre de las oficinas de la CPPS con ocasión del fin de año. Los Directores y el Jefe Administrativo Financiero deberán considerar que las fechas propuestas para uso de vacaciones no interfieran con las actividades del Plan Operativo Bienal.

Los Directores deberán motivar a los funcionarios al uso efectivo de las vacaciones anuales de los funcionarios no internacionales, las cuales son acumulables hasta por tres años, de conformidad con la ley laboral del país sede.

Tanto los funcionarios internacionales como no internacionales deberán completar el formulario de utilización de vacaciones, permisos y licencias elaborado por la Secretaría General para la aplicación de esta Norma.






III. Procedimiento para el uso de los permisos:

De acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento de la CPPS, los funcionarios internacionales y no internacionales podrán usar anualmente hasta cinco (5) días hábiles para ausentarse de sus labores por motivos particulares, con goce de sus remuneraciones. Estos días podrán fraccionarse en medios días y no serán acumulables para otro año.

Tanto los funcionarios internacionales como no internacionales deberán completar el formulario de utilización de vacaciones, permisos y licencias elaborado por la Secretaría General para la aplicación de esta Norma.

IV. Procedimiento para el uso las licencias médicas:

El uso de las licencias médicas de los funcionarios internacionales deberá ajustarse a lo dispuesto en el Reglamento de la CPPS. Los funcionarios internacionales deberán presentar al Secretario General los certificados médicos, que justifiquen el uso de la licencia, para lograr el restablecimiento de su salud. En igual sentido deberán proceder para los casos de licencias por maternidad, permiso de lactancia y licencia por paternidad. En cuanto a las licencias para tratamientos médicos que requieran el uso de permisos dentro de los horarios de labores de la CPPS, los funcionarios internacionales deberán presentar la prescripción del médico tratante.

El uso de las licencias médicas de los funcionarios no internacionales deberá ajustarse a lo dispuesto en el Reglamento de la CPPS.

Los funcionarios no internacionales deberán presentar al correspondiente Director de su área de trabajo el certificado médico, que justifiquen el uso de la licencia, para lograr el restablecimiento de la salud de dichos funcionarios. En igual sentido deberán proceder para los casos de tratamientos que requieran el uso de permisos dentro de los horarios de labores de la CPPS.

Los certificados de los médicos privados deberán ser convalidados por un médico del IESS para los efectos de ley correspondiente.

En igual sentido deberán proceder para los casos de licencias por maternidad, permiso de lactancia y licencia por paternidad.







De los seguros de salud, de vida y de viajes al exterior de los funcionarios internacionales y no internacionales.

I. Objetivo:

Establecer los requerimientos mínimos que deberán ser considerados por la Secretaría General para la contratación de los seguros de salud, de vida y de viajes al exterior de los funcionarios internacionales y no internacionales de la CPPS.

II. Procedimiento de contratación de los seguros de salud:

Tanto los funcionarios internacionales como los no internacionales tendrán derecho a un seguro de salud, que deberá ser contratado por la Secretaría General, en base a tres cotizaciones de empresas aseguradoras de gran prestigio nacional o internacional.

III. Procedimiento de contratación de los seguros de vida:

La Secretaría General deberá contratar los seguros de vida de los funcionarios internacionales, en base a las mejores cotizaciones presentadas por tres aseguradoras de reconocido prestigio nacional o internacional.

IV. Procedimiento de contratación de los seguros de viaje:

Todos los funcionarios internacionales y no internacionales deberán viajar al exterior con un seguro de viaje, que será financiado por la CPPS, en base a las mejores tres cotizaciones presentadas por tres aseguradoras de reconocido prestigio.







De los seguros de los bienes muebles e inmuebles de la CPPS.

I. Objetivo:

Establecer los requerimientos mínimos que deberán ser considerados por la Secretaría General para la contratación de los seguros del auto, de los equipos de informática, contra robo y hurto, así como contra incendios y demás siniestros que pudieran afectar el inmueble donde funciona la CPPS.

II. Procedimiento de contratación de los seguros:

La Secretaría General deberá contratar el seguro de los autos, de los equipos de informática, el seguro contra robo o hurto de los bienes muebles de la CPPS, así como un seguro contra siniestro del bien inmueble donde funciona la CPPS.

El Jefe Administrativo Financiero deberá presentar al Secretario General al menos tres cotizaciones de diferentes aseguradoras nacionales o internacionales de reconocido prestigio para brindar dichos servicios a la Organización.







De la evaluación para la selección de consultores

I. Objetivo:

Establecer los elementos que deben ser considerados por la Secretaría General para la selección de los consultores que deberán ser contratados por la CPPS.

II. Procedimiento:

El procedimiento de selección de consultores deberá considerar los siguientes elementos mínimos:

a) Bases generales del proceso de selección , que incluya el propósito fundamental de la consultoría, de acuerdo con los términos de referencia;

b) Método de difusión de la propuesta;c) Propuesta de trabajo del consultor;d) Hojas de vida; e) Experiencia nacional e internacional en el desarrollos de proyectos del área; f) Conocimiento del funcionamiento de la CPPS;g) Conocimiento especializados de los temas materia de la consultoría.

III. Impedimento:

La Secretaría General no podrá contratar consultores que hayan incumplido contratos suscritos con la CPPS o que los trabajos realizados no hayan logrado los objetivos para los que fue contratado.







De la evaluación de los socios estratégicos

I. Objetivo:

Establecer los elementos que deben ser considerados por la Secretaría General para proponer a los Países Miembros de la CPPS y del Plan de Acción la evaluación de los posibles socios estratégicos de la Organización.

II. Procedimiento:

La Secretaría General deberá preparar un documento de evaluación para que sea analizado por el Comité Ejecutivo.

El documento de evaluación deberá basarse en el marco lógico aprobado en la II Asamblea extraordinaria de la CPPS, llevada a cabo el 29 de febrero y 1 de marzo de 2012, que se incluye como anexo.

El documento de evaluación deberá considerar:

1) Los antecedentes;2) La propuesta recibida o planteada;3) La base legal;4) Los objetivos institucionales;5) La relación con la CPPS y el Plan de Acción;6) El tipo de asociación;7) Los posibles conflictos con los objetivos de la CPPS;8) Los elementos designados para gestión de conflictos;9) Los componentes financieros;10) Los beneficios del éxito de la asociación.







De la entrega de la bonificación en caso de fallecimiento de un funcionario internacional.

I. Objetivo:

Determinar el procedimiento para la entrega de la bonificación en caso de fallecimiento de un funcionario no internacional.

II. Procedimiento:

La Secretaría General deberá recibir del familiar del funcionario no internacional el documento denominado “Posesión efectiva de Bienes”, que deberá ser otorgado por el o los familiares ante un Notario Público o ante el juez competente.

El documento debidamente otorgado e inscrito de la “Posesión efectiva de Bienes”, permitirá a la Secretaría General entregar a quien corresponda la bonificación prevista por el Reglamento de la CPPS para los casos de fallecimiento de un funcionario internacional.







Del Directorio de la Secretaría General

I. Objetivo:

Determinar las funciones y el procedimiento de las reuniones del Directorio de la Secretaría General

II. Procedimiento:

La Secretaría General, de conformidad con el Reglamento de la CPPS, tendrá un Directorio presidido por el Secretario General y conformado por los dos Directores y el Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción. El Secretario General convocará formalmente a los Directores y al Coordinador Técnico Regional del Plan de Acción a reuniones, cuando lo considere pertinente, para tratar sobre cuestiones administrativas, operacionales o de planificación.

De ser necesario, el Directorio elaborará un Acta sobre los temas tratados, las opiniones vertidas y las decisiones adoptadas. Dicha acta deberá estar suscrita por todos los miembros del Directorio.

El Comité Ejecutivo podrá convocar al Directorio para tratar de temas de especial interés de la Organización, que requieran de la opinión del mismo.

Los asuntos administrativos del personal no internacional serán considerados en el Directorio.

Los funcionarios no internacionales tendrán derecho a ser escuchados en el Directorio y a presentar pruebas de descargo para explicar determinadas situaciones relativas al trabajo o al comportamiento inadecuado del funcionario no internacional. Se deberá dejar acta de lo actuado, que deberá ser incorporado en un expediente para efectos de control y debido manejo administrativo de la Organización.






Norma de Procedimiento No. 40

De los fondos fiduciarios I. Objetivo:

Establecer el mecanismo apropiado para la administración de fondos fiduciarios

II. Área de aplicación:

La CPPS y el Plan de Acción podrán administrar fondos fiduciarios específicos provenientes de aportes de los países miembros, de organizaciones intergubernamentales y/o ONG para la ejecución de proyectos y/o programas relativos a los objetivos de la Organización.

Se entiende por fondo fiduciario aquellas cuentas establecidas con un mandato específico o con base a acuerdos determinados para registrar ingresos y gastos de aportes voluntarios preestablecidos, con el objeto de financiar total o parcialmente el costo de actividades y programas acordes con los objetivos y las políticas de la CPPS.

El establecimiento de dichos fondos deberá contar con la aprobación de la Asamblea y/o la Autoridad General del Plan de Acción en lo que corresponda.

La CPPS podrá cobrar por el servicio de la administración de los fondos fiduciarios, cuyo porcentaje deberá estar estipulado en el convenio de administración de fondos, previa aprobación del Comité Ejecutivo.

III. Clasificación de los fondos fiduciarios:

Los fondos fiduciarios se clasifican en aquellos provenientes de:

a) aportes de los estados miembros con fines expresamente determinados para la ejecución de un Plan o programa como el Plan de Acción para la protección de Medio Marino y las Áreas Costeras del Pacífico Sudeste;

b) proyectos específicos;c) fondos temáticos; y,d) y otras formas de clasificación que determine la Organización.

Los fondos fiduciarios son sujeto de la aplicación del Capítulo XIV del Régimen Financiero y de las Normas de Procedimiento Administrativo Financiero que lo reglamenta.

El resultado financiero de la administración de los fondos fiduciarios deberá ser incluido en el documento de ejecución presupuestal que será presentado trimestralmente a los países miembros de la CPPS y del Plan de Acción






Norma de Procedimiento No. 41

Adquisición de Bienes con destino al Inventario

I. Objetivo:

Establecer el mecanismo de adquisición de bienes con destino al inventario de la CPPS.

II. Procedimiento:

Las adquisiciones de bienes de con destino al inventario de la organización serán determinadas de acuerdo a las necesidades y especificaciones de estos por las oficinas efectuando un pedido trimestral, para su ejecución con base en el presupuesto aprobado por la Asamblea.

2. Este tipo de bienes deben ser adquiridos previa justificación, por reposición, obsolescencia o necesidad específica de un proyecto, habiéndose determinado que la organización no cuenta con el bien en inventarios. Para su adquisición se requerirán al menos dos cotizaciones.

3. Los bienes con destino al inventario se adquirirán con cargo a los rubros de compra, reposición de equipo, o con cargo al proyecto en el cual se ha establecido su necesidad.

4. Una vez adquirido el bien, se ingresará al inventario de la Secretaría General y deberá quedar bajo la responsabilidad de un funcionario de planta.

III. Valoración anual del inventario de activos fijos:

El Jefe Administrativo Financiero deberá preparar anualmente el Inventario de Activos Fijos con su correspondiente valoración y depreciación.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: Forma Nº2-ABI






Procedimiento No. 42

Adquisición de Bienes de Consumo

I. Objetivo:

Establecer el mecanismo de adquisición de bienes de consumo.

II. Procedimiento:

1. Las adquisiciones de bienes de consumo para el normal funcionamiento de la organización serán determinadas de acuerdo a las necesidades y especificaciones de estos por las oficinas efectuando un pedido trimestral, para su ejecución con base en el presupuesto aprobado por la Asamblea.

2. La ejecución de las adquisiciones estará a cargo de la Jefatura Administrativa, quien efectuará los pedidos en forma anual, semestral o trimestral. Se buscará efectuar una negociación anual o semestral con suministros parciales, a fin de disminuir costos por compra en escala y no mantener una gran cantidad de bienes almacenados. Para los pedidos anuales, semestrales o trimestrales, se obtendrán al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores, cuando el valor de compra exceda los trescientos dólares (USD300,00).

3. En caso de que se realicen varias adquisiciones de bienes menores a trescientos dólares (USD300,00) en el mismo mes y que la suma de las mismas sea mayor trescientos dólares (USD300,00) se requiere realizar el proceso de selección de proveedores.

4. Los bienes de consumo imprevistos se adquirirán con la Caja Chica con cargo al rubro de suministros. Esta norma se aplica a todos los bienes de consumo incluidos los de oficina, cafetería y limpieza.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: Forma Nº1 ABC




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