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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-003-2015

ARCHIVO CENTRALDIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL

REALIZADO POR: MELLANY OTÁROLA SÁENZ

FEBRERO 2015

Informe de Inspección N°003-2015Dirección General de Servicio Civil

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INFORME DE INSPECCIÓN N° II-003-2015DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL

JUSTIFICACIÓN

Con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 51 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 156, 157 y 158 de su Reglamento, se presenta el siguiente informe de inspección.

La Dirección General de Servicio Civil cuenta con un Centro de Información Documental, el cual integra los servicios de la Biblioteca especializada en materia de recursos humanos y el Archivo Central a cargo de la señora Flory Cordero Meléndez.

El día 17 de febrero de 2015 se realizó una visita de inspección para analizar únicamente la labor del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, ubicado en San Francisco de Dos Ríos, San José.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C. Ley General de Control Interno Nº 8292. Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos Nº 8220. Ley N° 8454, Ley de Certificados Digitales, firmas digitales y documentos

electrónicos. Expedientes de asesoría referentes a la Dirección General de Servicio

Civil, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) del Archivo Nacional.

Expediente de selección concerniente a la Dirección General de Servicio Civil custodiado en el Archivo de gestión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

ALCANCE

El presente informe de inspección tiene como objeto de análisis el Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, asimismo a través de las actividades, lineamientos, directrices y políticas que esta unidad ha emitido e implementado, se verificará su papel como ente rector del Sistema Archivístico Institucional (SAI).


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METODOLOGÍA

Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Dirección General de Servicio Civil,

que se encuentran en los archivos de gestión del DSAE y CNSED, para determinar los antecedentes de la relación entre estas instituciones en materia archivística.

Se realizó una visita de inspección al Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, el día 17 de febrero de 2015 se entrevistó al señor Rafael Soto Miranda, Director del Área Administración de Servicios Institucionales y a la señora Flory Cordero Meléndez, Encargada de la Unidad de Información Documental

Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la institución.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

1. Acerca de la Dirección General de Servicio Civil

1. Reseña Histórica de la Dirección General de Servicio Civil1

Algunos indicios del Servicio Civil se presentan en la época colonial cuando se emitieron algunas disposiciones para regular asuntos del servicio público. Ejemplo de esto es la Real Orden del 8 de febrero de 1803 (1), comunicada por el Virrey de Perú, que establecía un sistema de jubilación para los empleados de la Real Hacienda. Aunque de carácter particular, esta medida es una muestra evidente del interés por ordenar la relación de Servicio Público.

En 1872 situamos otro hecho significativo para el origen del Servicio Civil. En efecto, el 20 de julio de ese año se promulgó un Decreto Legislativo para regular asuntos de licencias, ausencias por enfermedad, recargo de funciones y otros aspectos de la relación laboral de los empleados públicos.

Otra referencia más directa al Servicio Civil, la encontramos en el mensaje del Presidente Ricardo Jiménez Oreamuno, quien al dirigirse al Congreso de la República el 1° de mayo de 1928, dijo, entre otras cosas:

"...Nombramientos hechos a base de política resultan pésimos. Tiempo es ya de establecer el Servicio Civil (...). La Ley Fundamental del Estado promulgada como primera Constitución en 1825 decía que "todo ciudadano costarricense es admitido a los destinos públicos sin más diferencia que la de sus virtudes y talentos..."

Un hecho muy relevante para el origen del Régimen de Servicio Civil ocurre en 1945, cuando el Licenciado Oscar Barahona Streber redactó el primer proyecto de Estatuto Civil de la Función Pública.

1 Tomado de http://www.dgsc.go.cr/dgsc/dgsc_historia.php


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El proyecto estipulaba que un Instituto Costarricense de Servicio Civil sería el organismo encargado de aplicar la Ley. No obstante, este proyecto no llegó a ser ley de la República.

Otro antecedente importante es la reforma constitucional efectuada durante la Administración del Presidente Teodoro Picado, en la que, mediante la Ley N° 540 del 13 de junio de 1946 se incluye una disposición sobre el Servicio Civil. Esta disposición estipulaba que el Poder Ejecutivo estaba facultado para nombrar y remover libremente a los "Secretarios de Estado, a los funcionarios y empleados diplomáticos, a los militares y a otros que indique el Estatuto Civil de la Función Pública".

En noviembre de 1949, una comisión especial nombrada por la Junta Fundadora de la Segunda República, redactó un proyecto de Estatuto de Servicio Civil que no llegó a ser conocido por la Asamblea Legislativa y, por lo tanto, tampoco entró en vigencia.

En 1949 los miembros de la Asamblea Constituyente, encargados de redactar la Constitución Política de 1949, incluyeron las disposiciones relativas al Servicio Civil en el Título XV.

Con base en las disposiciones constitucionales indicadas, el Presidente Otilio Ulate Blanco integró una Comisión que se encargaría de redactar el actual Estatuto de Servicio Civil. En esta Comisión participaron los Ministros de Educación y de Trabajo y Previsión Social, miembros de diferentes Ministerios de Gobierno, un representante de la Asociación Nacional de Educadores y uno de la Asociación Nacional de Servidores del Estado. Además, la Comisión fue asesorada por un consultor de Administración Pública del gobierno de los Estados Unidos de Norteamérica.

El Estatuto de Servicio Civil fue aprobado por la Asamblea Legislativa el 29 de mayo de 1953, como Ley N° 1581, la cual fue firmada al día siguiente por el Presidente Ulate y publicada en el Diario Oficial La Gaceta el 31 de mayo del mismo año.

El 8 de mayo de 1948 se creó una Oficina de Selección de Personal. Esta fue establecida por la Junta Fundadora de la Segunda República, sin embargo, el respaldo jurídico se le concede a partir del 15 de febrero 1949, mediante el Decreto-Ley N° 381. La intención era que dicha oficina funcionara hasta 1953, año en que entraría en vigencia el Estatuto de Servicio Civil. No obstante, la oficina se debilita por la falta de apoyo de las autoridades del Gobierno, ya que se concede a los ministros la potestad de usar o no sus servicios para el nombramiento de personal. Estas circunstancias condujeron a su cierre el 31 de diciembre de 1950.Creación de una Oficina de Servicio Civil adscrita al Ministerio de Trabajo y Previsión Social. Esta oficina se estableció por medio del Decreto N° 1451 del 28 de mayo de 1952. Su duración fue de pocos meses y se encargó de preparar la instalación y funcionamiento del Servicio Civil.


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1.2. Misión

Somos la Institución rectora de la Gestión de Recursos Humanos del Régimen de Servicio Civil que contribuye con la eficiencia de la Administración Pública y la gobernabilidad democrática de Costa Rica, inspirada en los principios de igualdad, publicidad, mérito y estabilidad.

1.3. Visión

En el 2015 seremos una Institución líder en la Gestión de Recursos Humanos en la Administración Pública y reconocida internacionalmente por la prestación de servicios de calidad.

1.4. Marco Legal

El Régimen de Servicio Civil se fundamenta en los artículos 191 y 192 de nuestra Constitución Política. Estos artículos dicen:

"Artículo 191. -Un estatuto de servicio civil regulará las relaciones entre el Estado y los servidores públicos, con el propósito de garantizar la eficiencia de la Administración.Artículo 192. -Con las excepciones que esta Constitución y el estatuto de servicio civil determinen, los servidores públicos serán nombrados a base de idoneidad comprobada y solo podrán ser removidos por las causales de despido justificado que exprese la legislación de trabajo, o en el caso de reducción forzosa de servicios, ya sea por falta de fondos o para conseguir una mejor organización de los mismos".

Con base en el artículo 191 citado, se promulgó el Estatuto de Servicio Civil el 30 de mayo de 1953. Originalmente este Estatuto constaba solo de la Ley N° 1581 que regulaba la Carrera Administrativa. Posteriormente, se le adicionó la Ley de Carrera Docente, N° 4565 del 4 de mayo de 1970 y, finalmente, la Ley del Tribunal de Servicio Civil, N° 6155 del 28 de noviembre de 1977. En resumen, actualmente el Estatuto consta de 3 títulos, a saber:

Título I. De la Carrera Administrativa Título II. De la Carrera Docente Título III. Del Tribunal de Servicio Civil

En lo que respecta a la carrera administrativa, el Estatuto de Servicio Civil fue reglamentado mediante el Decreto Ejecutivo N° 21 del 14 de diciembre de 1954. La Carrera Docente fue reglamentada mediante el Decreto Ejecutivo N° 2235-EP del 14 de febrero de 1972.Además del Estatuto de Servicio Civil y sus Reglamentos, existen leyes y decretos conexos o complementarios que regulan aspectos de Servicio Civil en la relación de empleo público. Algunas de estas leyes y decretos son:

Ley de Salarios de la Administración Pública (N° 2166 del 9 de octubre de 1957) y sus reformas.

Ley de Licencias para Adiestramiento de Servidores Públicos (N° 3009 del 18 de julio de 1962).


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Ley de Personal de la Asamblea Legislativa (N° 4556 del 21 de abril de 1970) y sus reformas.

Ley del Estatuto de Servicios Médicos (N° 3671 del 18 de abril de 1966) y sus reformas.

Ley de incentivos a los profesionales en Ciencias Médicas (N° 6836 del 22 de diciembre de 1982).

Decreto Ejecutivo N° 6 del 8 de agosto de 1959 (inclusión del personal de la Dirección de Asistencia Médico-Social en el Régimen de Servicio Civil).

Reglamento para el pago de zonaje a los servidores de la Administración Pública (Decreto Ejecutivo N° 90-S.C. del 13 de diciembre de 1965).

Decreto Ejecutivo N° 100 del 30 de enero de 1966 (exigencia de requisitos mínimos a los servidores que desempeñen puestos excluidos del Régimen de Servicio Civil).

Reglamento de Servicio de Conserjería de las instituciones educativas (Decreto Ejecutivo N° 7009-E del 3 de mayo de 1977).

Reglamento de Adiestramiento de Personal para los Ministerios e Instituciones bajo el Régimen de Servicio Civil (Decreto Ejecutivo N° 15302-P del 27 de marzo de 1984).

II) SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL CON LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Dirección General de Servicio Civil, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 1990, existe relación entre ambas instituciones. A continuación se presenta un resumen:

1.1. Asesorías

-Mediante oficio SD-255-90 del 09 de julio de 1990, el señor Luis E. Ramírez Zamora, en ese entonces Subdirector General de Servicio Civil, remite a la señora Luz Alba Chacón Arias, en esa época Directora General del Archivo Nacional, una solicitud para que se brinde asesoría, con el fin de crear el Archivo Central de la institución. Con oficio DD-193 de 24 de agosto de 1990, la señora Ana Virginia García De Benedictis, ex jefe del Departamento Documental envía el “Diagnóstico del Proyecto del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil”, al señor Luis E. Ramírez Zamora, sin embargo la asesoría no se brindó debido a que la Dirección General de Servicio Civil no contaba con los recursos mínimos para crear el archivo.

-Con oficio NAPI-002-97 del 07 de enero de 1997, el señor Guillermo Lee Ching, en esa época Director Administrativo de la Dirección General de Servicio Civil, solicita a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo


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Nacional, asesoría para la creación del Archivo Central. Mediante oficio DSAE-023 de 07 de febrero de 1997, la señora María Teresa Bermúdez Muñoz, en ese momento Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, adjunta el “Plan de Clasificación de la Dirección General de Servicio Civil”, elaborado por el señor Mario González, ex funcionario del Archivo Nacional. 1.2. Valoración y Selección

- Informe de Selección Nº 14-91, conocido en la sesión CNSED 07-91 de 01 de agosto de 1991, en la cual se valoró la serie documental “Cuadros de resumen de concursos por oposición (1983-1987)”, del Departamento de Selección de Personal. Dicha serie se declaró sin valor científico- cultural.

- Informe de Selección Nº 29-99, conocido en la sesión CNSED 01-2000 de 08 de marzo de 2000. Se valoraron los siguientes subfondos:

Cuadro N°1Documentos declarados con valor científico cultural de la Dirección General

de Servicio Civil

Subfondo Series con valor científico culturalDirección General Resoluciones

Correspondencia Actas del Consejo de Jefes

Carrera Docente Informes universidades inscripción de carreras impartidas

Resoluciones sobre título II Docencia Permanente para la oficina y carrera profesional

Auditoría Actas Depto de Auditoría Estudios de Auditoria en las instituciones Informes de auditoría de Recursos Humanos Informes evaluación del régimen de carrera

profesional Informes resumen ejecutivo de Auditoría de

Recursos Humanos

Unidad de Secretaría (Administración)

Informe anual de labores Plan anual de trabajo

Unidad de Recursos Humanos

Expedientes de personal (funcionarios con cargos relevantes y que hayan trabajado por más de 20 años)

Contabilidad-Proveeduría Informes de ejecución presupuestaria del último trimestre de cada año

Registros contablesUnidad de Capacitación y Cooperación Técnica

Convenios de Cooperación Técnica

Proceso de Asesoría Jurídica Convenios de cooperación institucional Leyes y decretos en recortes de Gaceta Recursos de Amparo

Unidad de Dotación de Recurso Humanos

Actas de reuniones núcleo de dotación Actas de reuniones Comisión de Idoneidad


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Subfondo Series con valor científico cultural Actas de Salud Ocupacional Actas de Comité Técnico Consultor Manual Especialidades General de Clases y

Requisitos Compendios de información sobre recursos

humanos.Unidad Sala de Test Pruebas de examen para puestos

Informes de pruebas Tesis de estandarización y estudios de prueba Manuales institucionales de puestos

Unidad de Gestión de Recurso Humano

Actas de Consejo Técnico Consultivo Actas Área de Gestión Recursos Humanos

Oficina de Servicio Civil Registro Nacional

Estudios de análisis ocupacional

Oficina Servicio Civil Ministerio Seguridad Pública

Actas de Comisión Elaboración de Ascensos Actas de Comisión Elaboración Articulo 11

Proceso de Capacitación y Desarrollo (CECADES)

Actas de Consejo de Capacitación Convenios Cooperación Interinstitucional

Proceso Investigación y Desarrollo Tecnológico

Estudios de reestructuración Perfil estratégico operativo de capacitación y

desarrollo Catalogo materias y créditos de las carreras en

centros de enseñanza Programa de movilidad laboral 91-92

Proceso de Normalización Técnica

Resoluciones sobre creación de clases y tarifas salariales

Escala salarial para la Administración Pública Informes de estudios de puestos institucionales Informes de variaciones salariales

Proceso de Eficiencia y Organización del Trabajo

Diagnostico Organización Institucional Dirección General de Servicio Civil

Manuales de Puestos, cargos, procedimientos, estratos

Rangos de especialidades

2. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL

El Centro de Información Documental del Servicio Civil (CIDSECI) está a cargo de la señora Flory Cordero Meléndez desde agosto de 2008, quien es Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Esta unidad depende del Área Administración de Servicios Institucionales, que a su vez depende de la Dirección General. Durante la visita de inspección se pudo determinar que la documentación de la institución se ha custodiado en dos depósitos documentales, localizados en el I Piso del Edificio de la Dirección General de Servicio Civil.

Según indicó la señora Cordero Meléndez, el CIDSECI integra los servicios de la Biblioteca y el Archivo Central para salvaguardar el patrimonio documental de la institución.


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En el Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil no labora ningún funcionario con formación en Archivística. 3. EL FONDO DOCUMENTAL

3.1 Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil

Los principales tipos documentales encontrados fueron: correspondencia, informes técnicos, circulares, resoluciones, informes de gestión, planes operativos institucionales, fotografías, estatutos del servicio civil y apelaciones.

El Archivo Central presenta las siguientes características:

• Clase documental: textual, fotografías, videos.• Forma: originales y copias.• Unidades de almacenamiento: carpetas, cajas. Actualmente se cuentan con cajas especiales de archivo. Los videos se encuentran almacenados en CD y DVD.• Cantidad y fechas extremas: 400 metros lineales con fechas extremas de 1970-2013.

Según señaló la señora Cordero Meléndez, la Dirección General de Servicio Civil produce documentos electrónicos, por ejemplo oficios que se remiten a instituciones como la Procuraduría de la República o Contraloría de la República, sin embargo estos aún no se conservan en el Archivo Central. Es importante resaltar que estos documentos cuentan con firma digital.

También se cuenta con una gran cantidad de documentos digitalizados, que están a disposición de los usuarios internos o externos en el sitio web de la institución: www.dgsc.go.cr

http://www.dgsc.go.cr/


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4. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

4.1. Clasificación y ordenación

De acuerdo con lo mencionado por la señora Cordero Meléndez, el Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil cuenta con un cuadro de clasificación orgánico y se ha logrado implementar en los diferentes archivos de gestión. Sin embargo, se revisó dicho cuadro de clasificación y se determinó que existe un ámbito denominado “Organización de otros tipos documentales”, lo cual no es acorde con la teoría archivística.

Con respecto a la ordenación, el Archivo Central emplea los métodos numérico, cronológico y alfabético. El numérico se utiliza para las cajas y las carpetas y el cronológico para las unidades documentales.

La clasificación y la ordenación documental son procedimientos que están regulados mediante el “Instructivo para la Organización y ordenamiento de los documentos del Centro de Información Documental -CIDSECI” (ver Anexo N°1). 4.2 Descripción

El Archivo Central no aplica ninguna Norma de Descripción, no obstante la señora Cordero Meléndez, indicó que existe un catálogo en línea.

La suscrita constató que el catálogo en línea es implementado para la descripción de libros y otro material de biblioteca como también para la descripción de documentos. Es decir, los documentos son descritos bajo criterios bibliotecológicos.

Según lo manifestado por la señora Cordero Meléndez se utilizan las listas de remisión que se encuentran elaboradas en una hoja de cálculo (Excel). 4.3 Normalización

El Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, elaboró un “Manual de Normas de Organización y Servicio del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil”, aprobado por el señor Guillermo Lee Ching, en ese momento Director General, mediante Resolución 100-99 del 08 de julio de 1999. En este documento se describen las siguientes actividades: Consulta y préstamo, remisión de documentos al Archivo Central, sobre las obligaciones del Comité Selección y Eliminación de Documentos (COSEC), entre otros temas.

De acuerdo con la señora Cordero Meléndez, la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos; publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo 2008, se conocen en la institución. No obstante, no existe un control sobre su implementación en la institución. La señora Cordero Meléndez añadió que constantemente se brindan asesorías y se evacuan consultas de los funcionarios encargados de los archivos de gestión.


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Asimismo, la señora Cordero Meléndez informó que desconoce la Directriz General para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente; publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010, la cual fue actualizada y recientemente publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

4.4 Préstamo de documentos

En relación con lo expresado por la señora Cordero Meléndez, el procedimiento de préstamo de documentos se encuentra dentro del “Manual de Normas de Organización y Servicio del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil”.

Es importante mencionar que la Encargada del Archivo Central señaló que existen 11708 documentos digitalizados, los cuales pueden consultarse mediante el sitio web http://cidseci.dgsc.go.cr/inicio.aspx.

Sin embargo, la solitud de préstamo de aquellos documentos que no se encuentran digitalizados, se debe realizar vía electrónica a través del sitio web: http://cidseci.dgsc.go.cr/inicio.aspx, posteriormente el funcionario procede a completar la boleta de préstamo, que se encuentra en línea y por último debe presentarse personalmente al Archivo Central para retirar el documento.

Para realizar la devolución el usuario debe llevar los documentos al Archivo Central, para que la Encargada del Archivo Central registre la devolución.

Por medio de las boletas de préstamo, la funcionaria del Archivo Central brinda un seguimiento de los documentos que no se devuelven en el tiempo estimado y solicita su envío inmediato al Archivo Central o renovar el préstamo.

4.5. Transferencias de documentos

La señora Cordero Meléndez informó que el procedimiento de transferencia se encuentra regulado mediante la Circular DG-013-2012 del 13 de noviembre de 2012 denominada “Directriz para el manejo técnico en la administración de los documentos institucionales”. En este documento se señalan las “Disposiciones técnicas para la transferencia y ordenamiento de los documentos institucionales” (ver Anexo N° 3).

Además, para realizar la transferencia de documentos de una etapa a otra se utilizan las listas de remisión y un cronograma de transferencias, que se aplican los primeros tres meses de cada año. Es decir, la Encargada del Archivo Central asigna una fecha en los meses de enero, febrero y marzo a los diferentes archivos de gestión para que sus encargados remitan la documentación al Archivo Central. 4.6. Valoración, selección y eliminación


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La Dirección General de Servicio Civil no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) conformado de acuerdo con la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Actualmente existe un “Comité de Selección y Eliminación Documental” (COSED), y sus miembros son: el señor Rafael Soto Miranda, Director del Área de Servicios Administrativos, la señora Flory Cordero Meléndez, Encargada del Centro de Información Documental y el Director, jefe o coordinador de la oficina implicada.

La señora Cordero Meléndez señaló que el COSED se reúne para atender las “solicitudes de descarte de documentos” que realizan las oficinas de la institución, y recalcó que las eliminaciones documentales son sustentadas en el art N°16 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, que indica lo siguiente:

“Art-16 Todos los documentos relacionados con las pruebas de los oferentes podrán ser destruidos después de transcurridos tres meses de la fecha del establecimiento del registro de elegibles. Los oferentes que participen en concursos por oposición, podrán ver todos los documentos relativos a sus exámenes, pero deberán solicitarlo dentro del mes siguiente a la fecha de la notificación del resultado de las pruebas. (Reformado según Decreto Ejecutivo N0 21685-MP de 26 de octubre de 1992).”

Además, la Encargada del Archivo Central, explicó, que una vez efectuado “un descarte de documentos” se elabora un acta de eliminación. Por lo que, la suscrita solicitó ver dichas actas de eliminación y verificó que en los años 2013 y 2014 se han destruido documentos del Área de Reclutamiento y Selección y de la Oficina del Servicio Civil San Francisco de los años 1997-2011. (Ver Anexo N°4).

En este caso, es imprescindible resaltar que la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos está en un nivel superior con respecto al Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, en relación con la estructura jerárquica del ordenamiento jurídico costarricense. Por tanto, la Dirección General de Servicio Civil incumple con la jerarquía y lo estipulado en la Ley N° 7202, principalmente en su artículo N°35, que se detalla a continuación:

“Art 35 -Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2º de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas pon escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

La Dirección General de Servicio Civil cuenta con tablas de plazos de conservación de documentos desactualizadas, ya que el último trámite presentado a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos


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se realizó en el año 2000, como consta en el apartado “1.2. Valoración y Selección”, de este informe.

Finalmente, la señora Cordero Meléndez manifestó desconocer la normativa que ha emitido la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

5. El Local

En Archivo Central se ubica en el I piso del Edificio de la Dirección General de Servicio Civil y cuenta con un local de 50 m2, dividido en cuatro áreas de la siguiente manera: depósito con 35 m2, área administrativa con 10 m2 y una área destinada a la consulta con 5 m2. También se le asignó un depósito más, uno se localiza en el mismo edificio 15 m2 aproximadamente.

Cuadro N°2Condiciones Ambientales de los depósitos en donde se custodian los

documentos de la Dirección General de Servicio Civil

Depósitos Limpieza Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación

ambiental

Depósitos documentale

s

Las condiciones de limpieza son buenas, sin embargo en la visita de inspección se observó polvo acumulado sobre los estantes. Según la señora Cordero Meléndez, indicó que se limpia una vez a la semana y la estantería se realiza esporádicamente.

Los depósitos no cuentan con entrada de luz natural.

Cuenta con bombillos fluorescentes en buen estado.

Expuesto, entubado y en buenas condiciones

Ventilación: Natural, no se cuenta con aire acondicionado.

Ruido: No.Plagas: No se detectó.

Fumigación: Si, se realiza cada 2 al año.

Humedad: No se cuenta con deshumificadores para el control de la humedad.

Cuadro N°3Condiciones de Seguridad de los depósitos en el que se custodian los

documentos de la Dirección General de Servicio Civil


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Vigilancia Prevención contra

incendios

Salidas de emergencias del depósito

Depósitos documentales

Se observó un funcionario en la entrada del Edificio, que registra las personas que ingresan a las diferentes oficinas.

El acceso al Archivo Central es restringido y solo ingresa la funcionaria del Archivo Central.

El local permanece bajo llave y ésta la custodia la Encargada del Archivo Central. Una copia la mantienen en la oficina del Área de Servicios Administrativos.

Materiales de construcción:

Piso: mosaicoParedes: concreto Techo: concreto

Extintores: si, en el pasillo

Alarmas contra incendios: No hay.

Detectores de humo: No hay.

Salidas de emergencia: No

5.1. Mobiliario y equipo

En el Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil cuenta con estantería compacta (16 vagones) y metálica (9 estantes), 10 archivadores, 2 mesas de trabajo, 2 escritorios, 2 equipos de cómputo, sillas, entre otros.

6. Recurso humano

La Dirección General de Servicio Civil cuenta con una plaza de Encargado del Archivo Central. La actual Encargada es la señora Flory Cordero Meléndez nombrada en este puesto a partir del año 2008 y estudió Licenciatura en Bibliotecología y Ciencias de la Información. 7. Sistemas de información

El Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil no cuenta con sistemas de información. Actualmente se dispone de la siguiente página web http://cidseci.dgsc.go.cr/, donde se pueden consultar diferentes documentos, que se encuentran digitalizados.

En cuanto a los respaldos, según mencionó la señora Cordero Meléndez, el Centro de Cómputo realiza un respaldo de los documentos que se digitalizan y se suben a la página web cada año.

La señora Cordero Meléndez indicó que la Dirección General de Servicio Civil produce documentos electrónicos, por ejemplo oficios que se remiten a otras instituciones como la Procuraduría de la República o Contraloría de la República firmados digitalmente. Estos documentos se almacenan en las computadoras de cada funcionario, es necesario aclarar que el Archivo Central


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aún no custodia documentos electrónicos. Asimismo, la señora Cordero Meléndez añadió que solamente algunos funcionarios cuentan con firma digital, por lo que a nivel interno se generan documentos en soporte papel.

8. APOYO INSTITUCIONAL

De acuerdo con la señora Cordero Meléndez, la administración ha brindado apoyo al quehacer del Archivo Central, ya que se ha dotado de equipo de cómputo, recursos materiales, como la adquisición de estantería móvil. Sin embargo, aún no se ha dotado con recurso humano.

VI. CONCLUSIONES

1. La Dirección General de Servicio Civil cuenta con un Centro de Información Documental, que integra los servicios de una biblioteca y el Archivo Central.

2. La Dirección General de Servicio Civil cuenta con un cuadro de clasificación orgánico, sin embargo, no se ajusta a la teoría archivística.

3. En el Archivo Central no se describe, no se aplica la Norma ISAD-G ni alguna otra que regule dicho proceso.

4. Los documentos son descritos bajo criterios bibliotecológicos.

5. Aunque el Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, cuenta con listas de remisión y un catálogo en línea para localizar los documentos, faltan instrumentos que permitan el control de los documentos; como son los registros de entrada y salida de documentos.

6. El Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, posee un manual de procedimientos archivísticos, denominado “Manual de Normas de Organización y Servicio del Archivo Central” desde el año 1999.

7. En la Dirección General de Servicio Civil se conoce la Ley N° 7202, Sistema Nacional de Archivos y la Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008, no obstante, no se controla su aplicación.

8. En la Dirección General de Servicio Civil se desconoce la Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010, la cual fue actualizada y recientemente publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.


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9. El Archivo Central cuenta con un procedimiento de préstamo de documentos contemplado en el manual de procedimientos, el cual se implementa.

10.El Archivo Central dispone de un procedimiento para la transferencia de documentos y además se posee un calendario de transferencias que se contempla en los primeros tres meses de cada año.

11.La Dirección General de Servicio Civil no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), conformado de acuerdo con la Ley N° 7202.

12.La Dirección General de Servicio Civil integra con un Comité de Selección y Eliminación de Documental (COSED), que se reúne para atender las “solicitudes de descarte de documentos” que realizan las oficinas de la institución contrarias a lo dispuesto en la Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

13.La Dirección General de Servicio Civil incumple con la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos, principalmente en materia de valoración, selección y eliminación documental, debido a que se están eliminando documentos sin la autorización de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

14. La Dirección General de Servicio Civil, actualmente cuenta con tablas de plazos de conservación de documentos desactualizadas.

15.La Encargada del Archivo Central desconoce la normativa que emite la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

16.La Dirección General de Servicio Civil cuenta con una persona nombrada como encargado del Centro de Información Documental, sin embargo, esta unidad no tiene dentro de su personal ni siquiera un profesional en la carrera de archivística, ni técnicos en esa especialidad, por lo cual la institución incumple lo estipulado en el artículo 43 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

17.Los documentos electrónicos que se generan, se almacenan en las computadoras de los funcionarios.

18.El Archivo Central no cuenta con sistemas de información, actualmente se dispone de una página web, donde se almacenan documentos digitalizados para que sean consultados en línea por los usuarios.

19.Actualmente el Archivo Central custodia documentos en medios de almacenamiento como lo son CD y DVD, los cuales son muy inestables y vulnerables a la perdida de información, por esta razón no son medios de conservación para el mediano y largo plazo.

IV. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO


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La Dirección General de Servicio Civil debe ponerse a derecho inmediatamente con lo siguiente (se debe prestar especial atención a los aspectos subrayados, debido a que son los que actualmente se incumplen total o parcialmente):

1. Los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para el nombramiento de una plaza de archivista, esto con el fin de que la entidad cumpla con lo establecido en el artículo N° 43 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 43. - “Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.”

La Dirección General de Servicio Civil debe continuar con el desarrollo archivístico, para ello los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para contratar un profesional en archivística y los técnicos en esa especialidad que laboren en el Archivo Central y en aquellos archivos de gestión que por su volumen de documentación requieran personal especializado.

Es importante aclarar que la bibliotecología como lo indica E. Hernández Carmona:

“(…) es una ciencia que utiliza el método científico para descubrir las ordenaciones generales que se refieren al estudio del libro y las bibliotecas, actual y retrospectivamente. El objeto de estudio de la Bibliotecología son: las bibliotecas, libros y documentos, la información de los registros bibliográficos y documentales y el desarrollo de la propia ciencia. (Subrayado no es original) 2

La archivística es la ciencia que estudia la gestión documental de una institución, familia o persona. Esto comprende desde la génesis del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Además contempla los procedimientos de clasificación, ordenación, descripción, valoración, selección, eliminación, conservación y facilitación de los documentos

Por lo tanto, hay diferencias sustanciales entre un profesional en materia de bibliotecología en relación con un profesional en archivística.

2. La Dirección General de Servicio Civil debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente el artículo 16:

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el

2 Hernández Carmona, E (2011). La Bibliotecología y su Objeto de Estudio a partir de la Segunda Guerra Mundial. Universidad Nacional Autónoma de México.


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desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

Además, la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos, específicamente el artículo 42, inciso d), indica:

“Artículo 42. —Los archivos centrales tendrán, entre otras, las siguientes funciones: d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

Es necesario que el Archivo Central cuente con sistemas de información que faciliten la gestión documental de la institución. Igualmente, es necesario que la administración garantice los recursos humanos y materiales necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente.

Los sistemas informáticos deben cumplir con Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” y su reglamento; con la Directriz de las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE)

La Encargada del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil debe elaborar políticas y procedimientos acordes con la teoría archivística, y garantizar que se encuentren vigentes y actualizados.


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3. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que la encargada se dedique a las funciones señaladas en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, artículo 42, que dice:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.” (El subrayado no es del original)

Con respecto al inciso ch), la Encargada del Archivo Central debe elaborar y normalizar instrumentos de localización y control de documentos, que faciliten la búsqueda de documentos custodiados en el Archivo Central.

4. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:


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a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

Con respecto a este artículo se debe hacer hincapié en el inciso d), ya que según lo observado no existe una adecuada limpieza, por lo tanto la Encargada del Archivo Central y las autoridades competentes deben realizar un programa de limpieza para las instalaciones del Archivo Central, incluyendo estantería y los pasillos de la estantería móvil.

Además, los depósitos documentales por custodiar básicamente papel, se convierten en un posible foco de incendios, por lo cual la existencia de alarmas y sistemas contra estos tipos de siniestros, son una necesidad imprescindible.

Por último, se debe garantizar la buena conservación de los documentos, sin importar su clase, vigencia administrativa o soporte. 5. Se debe conformar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), y cumplir con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el


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superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Aquellos documentos declarados con valor científico cultural y que cuenten con más de veinte años de haberse producido deben trasladarse al Archivo Nacional, en este punto es importante que se inicie el proceso de transferencia al Archivo Nacional de los documentos descritos en el Cuadro N°1 “Documentos declarados con valor científico cultural” de este informe.

Se debe actualizar a la mayor brevedad las tablas de plazos de las diferentes oficinas de la institución y confeccionar aquellas que no existan siguiendo los lineamientos del instructivo para la elaboración de tablas de plazos de


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conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emanadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional, en: http://www.archivonacional.go.cr/index.php/menu-rectoria/195-valoracion-documental. Además, se debe cumplir con la “Actualización de la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional. Servicio Valoración documental” publicado en la Gaceta N° 179 de 18 de setiembre de 2013.

De inmediato se debe detener la eliminación ilegal de documentos, hasta que se cuente con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por el Comité Institucional de Eliminación y Selección de Documentos (CISED) y conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

El Director General del Servicio Civil y la Auditoría Interna de la Presidencia de la República deben solicitar inmediatamente una investigación interna para determinar él o los responsables de la destrucción ilegal de documentos descrita en el apartado 4.6 del presente informe, y comunicar a la Dirección General del Archivo Nacional los resultados de la pesquisa en un plazo no mayor a 2 meses.

6. Deben implementarse las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la relacionada con la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010, la cual fue actualizada y recientemente publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015. Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr . 7. La Dirección General de Servicio Civil debe cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” y su reglamento, como también con las normas técnicas para la gestión y el control de tecnologías de información de la Contraloría General de la República publicadas en el diario oficial La Gaceta N° 119 de 21 junio de 2007 y con la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013.

V. RECOMENDACIONES TÉCNICAS


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1. Es urgente que exista un proceso de sensibilización de parte de las autoridades de la Dirección General de Servicio Civil, sobre su responsabilidad legal y profesional en cuanto al manejo de la documentación en cualquier soporte, en procura de la transparencia en los actos administrativos y resguardo de los intereses de los usuarios. 2. Se debe elaborar el cuadro de clasificación de la Dirección General de Servicio Civil y difundirlo para que sea aplicado en todas las dependencias de esta institución. En este sentido, es recomendable revisar el cuadernillo del Archivo Nacional N° 16 que abarca el tema “Clasificación y ordenación documental en los archivos de oficina”, escrito por María Teresa Bermúdez Muñoz y María del Carmen Retana Ureña, en diciembre 2006, publicado por la Dirección General del Archivo Nacional. En resumen, lo que plantean las autoras, respecto a la clasificación orgánico-funcional y por asuntos o materias (ORFUAS), es que el cuadro de clasificación se compone de seis ámbitos:

N° ÁMBITO1 Oficina productora2 Institución a la que pertenece la oficina

productora3 Administración pública4 Empresas privadas5 Particulares6 Organismos internacionales

3. En cuanto al proceso de descripción documental se recomienda utilizar la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, en el Archivo Central. Para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada. Si se crea la base de datos se deben establecer políticas que garanticen el mantenimiento de respaldos, ello con el fin de evitar la pérdida o extravío de la información. De igual forma, se puede implementar el sistema Ica AtoM del Consejo Internacional de Archivos, que está disponible gratuitamente.

4. Los documentos electrónicos (videos) almacenados en medios como: discos compactos, discos regrabables, y otros medios externos, preferiblemente se debe realizar una migración ordenada de estos medios hacia medios de almacenamiento de alta disponibilidad como las SAN: Storage Area Network o las NAS: Network Attached Storage. Si no existe posibilidad presupuestaria para la adquisición de estos medios se deberá entonces aplicar las siguientes recomendaciones:

Mantener una humedad relativa entre el 30% y 40% y temperaturas entre 16º y 20º Celsius en las áreas de depósito y asegurar condiciones similares en los sitios donde se facilitan los documentos, esto con el fin de garantizar la estabilidad física y funcional de ellos, por eventuales cambios bruscos en las condiciones ambientales.

Disponer los soportes digitales en estanterías y mantenerlas libres de polvo


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y suciedad. Manipular debidamente los documentos almacenados en ese tipo de

soportes. Evitar colocar los documentos cerca de fuentes de campos magnéticos. Realizar copias de seguridad de los documentos y conservarlos en otros

repositorios o soportes. Mantener un programa de revisión y limpieza de estos soportes para

minimizar el riesgo de daños por su uso frecuente.

5. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios de la Dirección General de Servicio Civil: Ministerio de la Presidencia de la República, al señor Hernán Rojas Ángulo, Director General, al señor Rafael Soto Miranda, Director del Área de Servicios Administrativos, a la señora Oralea Torres Leytón, Asesora Jurídica, al señor Helberth Villavicencio Solano, Auditor Interno de la Presidencia de la República y a la señora Flory Cordero Meléndez, Encargada del Archivo Central. Además a la señora Amelia Jiménez Rueda, Gerente de División a.i. de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República.

6. Además, se recomienda remitir una copia de este informe a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional, para que estudie la posibilidad de interponer las denuncias legales correspondientes, por la eliminación de documentos al margen del procedimiento establecido por la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas a la Dirección General de Servicio Civil, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Mellany Otárola SáenzProfesional asignada

AnexosInforme de Inspección N°003-2015Dirección General de Servicio Civil

Anexo N° 1

CIDSECIInstructivo para la Organización y ordenamiento de los

documentos del Centro de Información Documental –CIDSECI-

Por Flory Cordero Meléndez (Actualizado Enero 2015)

Organización

El Centro de Información Documental del Servicio Civil –CIDSECI- está conformado por la Biblioteca y el Archivo Central, el cual tiene definida sus políticas de organización mediante la Resolución DG-100-99, con fecha 8 de julio de 1999 donde se emitió el Manual de Normas de Organización y Servicio del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil, mismo que fue publicado en la gaceta 153 del 9 de agosto de 1999.

Los procedimientos sobre el ingreso y transferencia de documentos al Archivo Central se han normalizado bajo el oficio circular DG-013-2012 “Directriz para el manejo técnico en la administración de los documentos institucionales”, bajo una coordinación y asesoramiento personalizado a las diferentes áreas que conforman la DGSC.

Coordinación Archivo Central y los Archivos de Gestión

La Dirección General de Servicio Civil da el apoyo y aval a las políticas archivísticas que emite el Archivo Central así como a sus recomendaciones en cuanto a la administración y conservación de la información.

Cada año se realiza la transferencia documental de los archivos de gestión al Archivo Central con documentos de 2 años de antigüedad, mediante la coordinación del Centro de Información Documental, las jefaturas de las Áreas y las secretarias responsables para tal fin.

Las secretarias y jefes de Áreas son las personas responsables de velar para que sus archivos de gestión mantengan los documentos ordenados y completos de acuerdo a las políticas establecidas, además de la transferencia de los mismos al archivo central.

Cuando se amerite se realizarán visitas personales o llamadas telefónicas a cada Archivo de Gestión con la finalidad de comprobar y aclarar dudas respecto a esta gestión.


El presente instructivo dará las pautas a seguir en el ordenamiento de los documentos del Archivo Central, base de los documentos institucionales, patrimonio intelectual institucional.

De acuerdo al cuadro de clasificación por Áreas, el cual obedece a la estructura orgánica de la Dirección General de Servicio Civil, y a su correspondiente nomenclatura, se procederá a hacer el ordenamiento de los documentos, el cual fue aprobado por el ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA.

Procedimiento para el ordenamiento de los documentos institucionales:

Establecer la organización de la Correspondencia interna de cada uno de las Áreas o Unidades de la Dirección General. Para lo cual debe de revisar el apartado correspondiente al Área o Unidad en la cual usted labora.

Se recomienda la organización de la correspondencia de los PODERES EJECUTIVO y LOS PODERES LEGISLATIVO Y JUDICIAL.

Presentar la guía de ordenación de los Tipos Documentales, tales como Informes, resoluciones, circulares, oficios, etc. que deben estar organizados cronológicamente o numeración continua y ordenados aparte de la correspondencia y por orden alfabético o número consecutivo.

Seleccionar los documentos que van a trasladarse al Archivo Central previo una limpieza documental, seleccionando lo que se van a quedar en el archivo de gestión o descartar definitivamente, previa coordinación con el Director si lo amerita.

Ordenar los folders de acuerdo al cuadro de clasificación mencionado en este Instructivo

Introducir los folders a las cajas debidamente rotulados, tanto las cajas como los folders

Hacer las “Listas de Remisión”, donde se indican bien el número de caja de ubicación del folders además de la información solicitada.

Imprimir tres juegos de estas listas. Una de ellas se pega en la caja respectiva y se envían las otras dos listas aparte y engrapadas, de las cuales se le devuelve una de las listas firmada y sellada con el recibido

Enviar las cajas al Archivo Central, con sus respectivas listas

Enviar además las listas en digital al Centro de Información Documental para que sean archivadas, y guardan una copia para el Área respectiva

Se recomienda que todas las Áreas de la DGSC mantengan en sus archivos el mismo orden para facilidad a la hora de mandar los documentos al Centro de Información Documental.

Se debe enviar los documentos con un “Respaldo digital” en CD del año anterior pasado, ordenado y lo más completo con una carpeta que indique el año, y


dentro del año los documentos institucionales del Archivo con sus carpetas rotuladas de acuerdo a los documentos que la conforman: Oficios, Circulares, resoluciones, informes, etc.

Se pueden enviar documentos que no sean institucionales como libros, tesis, folletos, pero en cajas corrientes y no de archivo, que enriquecerán la colección de la Biblioteca. Estos documentos deben venir también con sus listas de remisión, pero no debe tener el dato del número de la caja.

Los documentos del Archivo Central se rotularán bajo los machotes establecidos para este fin y de acuerdo al cuadro de clasificación de la estructura orgánica de la Institución que se detalla a continuación:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA ORGANICANOMBRE DE AREA CÓDIGODirección General 1*

Subdirección 1 AComunicación / Cooperación 1 B / 1 C

Área Administración de Servicios Institucionales 2 *

Recursos Humanos 2 APresupuesto- Contabilidad 2 B

Capacitación 2 CCentro de Información Documental (CIDSECI) 2 D

Servicios Generales 2 EUnidad Médica 2 F

Asesoría Jurídica 3

Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos 4

Área de Gestión de Recursos Humanos 5

Gestion-USD(Unidad de Coordinación de Servicios Desconcentrados)

5 A

Gestion-UID (Unidad de Investigación y Desarrollo) 5 BOsc Seguridad Pública 5 CHOsc Ministerio de Salud 5 DOSC-Sector Educación 5 E

OSC MOPT 5 FOsc -SF 5 H


Desarrollo Estratégico 6

ADE-UPI-Unidad de Planificación Institucional 6 AADE-UNIDE-Unidad de Investigación y Desarrollo 6 B

ADE-UTIC-Unidad de Tecnologías de Infocomunicación 6 CÁrea Centro de Capacitación y Desarrollo

(Cecades)7

Área de Salarios e Incentivos 8

Área Asistencia para el Desarrollo del Sector Descentralizado

9

Área de Carrera Docente 10

Área de Reclutamiento y Selección 11

CUADRO DE CLASIFICACION PARA EL ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Para todas las áreas (1,2,3,…) según corresponda

PRIMERA PARTE

Correspondencia Dirección General de Servicio Civil (enviada y recibida)

Dirección GeneralSubdirecciónÁrea Administración de Servicios InstitucionalesAsesoría Jurídica Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos Área Carrera DocenteÁrea Centro de Capacitación y Desarrollo (Cecades)

Área de Gestión de Recursos HumanosOficinas de Servicio Civil -OSC-

Salud Seguridad Pública Oficina San Francisco MOPT

Desarrollo EstratégicoÁrea Salarios e IncentivosÁrea Reclutamiento y Selección de personal


Tribunal de Servicio Civil

SEGUNDA PARTE Correspondencia Poder Ejecutivo (Ministerios y sus dependencias (en orden alfabético)

Ambiente y EnergíaAgricultura Ciencia y tecnologíaCultura

Archivo Nacional, Biblioteca, Instituto del Deporte, Instituto de la Mujer, Movimiento Nacional de Juventudes, Museos Orquesta Sinfónica Nac.

Educación Economía y Comercio exteriorHacienda

Autoridad presupuestaria- Tesorería NacionalDirección General de información e informática

JusticiaAdaptación socialRegistro NacionalProcuraduría General de la República

Obras Públicas y TransportesComisión Nacional de EmergenciasConsejo de Seguridad VialDirección General de Aviación Civil

Planificación NacionalPresidencia

Dirección General para la ayuda al Refugiado DIGEPARERelaciones ExterioresSalud Pública

Instituto de Alcoholismo y fármaco Dependencia IAFA Instituto Ciencia y Salud INCIENSA

Seguridad y GobernaciónDINADECOImprenta NacionalMigración y Extranjería

TrabajoDirección General Asignaciones Familiares DESAF

Vivienda

Correspondencia Poder Legislativo

Asamblea Legislativa Contraloría General de la República


Defensoría de los Habitantes

Correspondencia Otras Instituciones

(en orden alfabético)AutónomasDe EducaciónMunicipalesEmpresas Privadas

Tercera Parte

(Importante de enviar toda la documentación completa Y ordenada*)

Organización de otros tipos documentales

Informes Oficios consecutivos Circulares Dictámenes Proyectos Resoluciones Manuales Investigaciones (documento final, no incluir borradores o copias) Otros (valorar antes su importancia y que no sean documentos duplicados)


Anexo N° 2

RESOLUCIÓN DG- 100-99

Dirección General de Servicio Civil. San José, a las nueve horas del 8 de julio de mil novecientos noventa y nueve.

CONSIDERANDO:

1. Que de conformidad con la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, del 24 de octubre de 1990 y para lograr cumplimiento de lo que en ella se dispone es necesario que el Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil cuente con normativa que regule y dirija el accionar archivístico de la institución.

2. Que para asumir el rol pertinente y consolidarse como unidad de servicio de información, se ha emitido el "Manual de Normas de Organización y Servicio del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil", que le permite clasificarla como unidad responsable de velar y ejecutar las actividades en materia archivística.

3. Que la Asesoría Jurídica aprobó el texto de la siguiente resolución según oficio Nº

Por tanto,

El Director General de Servicio Civil, en uso de las atribuciones que le confiere el estatuto de Servicio Civil y su reglamento,


RESUELVE

Artículo 1º Se emite el siguiente Manual de Normas de Organización y Servicio del Archivo Central de la Dirección General de Servicio Civil.

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL

MANUAL DE NORMAS DE ORGANIZACIONY SERVICIO DEL ARCHIVO CENTRAL

DE LA DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL

CAPITULO IDefinición

Artículo 1.-Se denomina Archivo Central a la oficina que custodia y administra el conjunto de documentos producidos y recibidos en la Dirección General de Servicio Civil en ejercicio de sus funciones, para ser conservados y utilizados en la gestión administrativa, la información a los individuos, la investigación y la docencia.

CAPITULO IIObjetivos y funciones

Artículo 2.-El objetivo del Archivo Central es el de fungir como una unidad de servicio público, creada para organizar, conservar y facilitar toda la documentación tramitada y/o producida en la institución.

Artículo 3.- El Archivo Central funciona bajo la responsabilidad de un profesional en archivística con amplia experiencia, encargado de elaborar normas internas y procedimientos de organización de los archivos.

Artículo 4.-El Archivo Central como unidad de servicio público tiene dentro de sus funciones:

a) Reunir mediante los mecanismos establecidos los documentos tramitados.

b) Organizar y conservar su acervo, constituido por documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina.

c) Regirse por lo establecido en la ley del Sistema Nacional de Archivos.

d) Facilitar acceso a la información a funcionarios del Régimen, investigadores y ciudadanos.


e) Preparar investigaciones y crear bases de datos para facilitar la consulta del fondo documental. Evacuar en forma ágil y oportuna las consultas que soliciten los usuarios.

f) Velar porque el Archivo disponga de los medios tecnológicos adecuados, que permita brindar a los usuarios un servicio oportuno y correcto así como proteger debidamente los documentos tramitados en la institución.

g) Prestar asesoramiento a los archivos de gestión.

h) Supervisar y dirigir las labores técnicas en materia de archivo.

i) Colaborar con la selección y eliminación de documentos.

j) Ejecutar los acuerdos del Comité de Selección y Eliminación de documentos.

k) Conservar los documentos de la institución según lo establece la Tabla de Plazos de documentos.

Artículo 5.-El Archivo Central de Dirección General de Servicio Civil presta sus servicios de acuerdo con el horario establecido por la institución.

CAPITULO IIIÁreas de trabajo

Artículo 6.-El lugar destinado para el Archivo Central deberá estar situado en su edificio central, lo conformarán tres áreas: consulta, procesos técnicos y depósito. Cada una de éstas áreas debe satisfacer las normas archivísticas en cuanto a las condiciones ambientales y de seguridad de las instalaciones, así como las características técnicas especializadas del equipo, mobiliario y materiales de trabajo.

Artículo 7.-Tendrá acceso al depósito solo personal previamente autorizado.

CAPITULO IVAcervo

Artículo 8.-Su acervo lo constituyen los documentos de los archivos de gestión que conforman las áreas y núcleos de la Dirección General de Servicio Civil.

Artículo 9.-Su archivalía verdadera, aquella documentación que ha concluido el trámite administrativo y es conservada, organizada y facilitada en el Archivo.

Artículo 10.-Los documentos deben entregarse al Archivo Central una vez concluido su trámite durante los primeros meses de cada año, debidamente inventariados, clasificados, ordenados (libres de clips, prensas metálicas y materiales que pueda inferir en su conservación). Con la respectiva lista de remisión.

Artículo 11.-La copia de la lista de remisión no se les entregará como acuse de recibo, hasta tanto no haya sido debidamente confrontada.

Artículo 12.-El Archivo Central no se hace responsable de la documentación no descrita en las listas de remisión, que deben acompañar a los traslados documentales.


Artículo 13.-Toda documentación de consulta restringida o confidencial que se remita para su archivo, deberá ser debidamente identificada por la oficina productora.

CAPITULO VConsulta y préstamo

Artículo 14.- Normas de préstamo se deben tener presente:

a) El archivo facilitará los documentos bajo su custodia, excepto cuando haya recibido notificación legal en contrario.

b) La documentación en custodia en el Archivo podrá ser consultada o solicitada por las oficinas siempre que se justifique en función de las actividades la consulta de la información, previo a la elaboración de la boleta de préstamo.

c) El Archivo Central elaborará los instrumentos descriptivos necesarios para facilitar el acceso y la consulta de esta documentación.

d) El préstamo de los documentos tendrá un plazo de 20 días hábiles, una vez concluido el período el Archivo Central notificará al usuario para recordarle la devolución del documento.

e) Los plazos de préstamo documental pueden ser renovables previa comprobación de que el documento conserva la integridad.

f) Dar sus servicios a las distintas dependencias de la institución, adicionalmente atenderá las consultas de otras instituciones públicas y privadas, así como los particulares que lo requieran.

g) Los usuarios que no pertenezcan a la Dirección de Servicio Civil y requieran información que ya se encuentra en el Archivo Central, podrán acudir directamente a esa unidad para consultarla. De la misma se les dará para fotocopia, no obstante si la información es de difícil acceso el Archivo Central fijará un plazo para facilitar la información. El costo de las fotocopias correrá por cuenta del interesado.

h) Son obligaciones de los usuarios: presentar su cédula de identidad u otro documento de identificación para hacer uso de los servicios, mantener la integridad del documento, respetando el valor administrativo e histórico del mismo, así como acatar las disposiciones para la consulta que indique el personal del Archivo Central.

i) Es responsabilidad del usuario, la custodia del documento mientras se encuentre en su poder, cualquier alteración, daño o pérdida será sancionada legalmente según las disposiciones del artículo 36 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

4. CAPITULO VI

5. Comité Selección y Eliminación

Artículo 15.- Se integrará el Comité de Selección y Eliminación de Documentos integrado por: Encargado del Archivo Central, el Director de Administración y


Planificación Institucional y por un Asesor Legal, el cual que actuará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 7202 y su Reglamento.

Artículo 16.-El Comité se reunirá cada vez que sea necesario, previa convocatoria del encargado del Archivo Central

Artículo 17.-Es responsabilidad del encargado del Archivo Central el velar por la adecuada preservación y conservación de los documentos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 7202, como el que se respeten las normas de consulta de la documentación.

CAPITULO VIIObligaciones y Sanciones

Artículo 18 .-Las oficinas productoras de documentos son responsables de elaborar en coordinación con el Archivo Central las tablas de plazos de los documentos que recibe o produce en el ejercicio e sus funciones, organizar estos acatando los lineamientos dados por el Archivo Central y velar porque no sufran deterioro, desorden o pérdida mientras estén a su cargo.

CAPITULO VIIIRestricciones y Limitaciones

Artículo 19.-El Ingreso a los depósitos documentales, queda restringido, únicamente el personal del Archivo Central ó previo autorización de la jefatura del Archivo Central.

Artículo 20.-Se prohíbe a los usuarios el fumar, comer o beber en el área de consulta; como también no se permitirá rayar los documentos.

Artículo 21.-En todas aquellos aspectos no definidos en este reglamento, debe aplicarse la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº7202 y su Reglamento. Artículo 2.-Rige a partir de la firma de la Resolución.

Lic. Guillermo Lee ChingDirector General


Anexo N° 3

Directriz para el manejo técnico en la administración de los documentos

institucionales


Anexo N° 4Actas de eliminación de documentos


Anexo N° 5Fotografías de las instalaciones del Centro de Información Documental

Depósito documental: hay estantería móvil y metálica convencional

Depósito documental: Colección de libros, debido a la combinación del Archivo Central con la

Biblioteca, en el mismo depósito se custodian los documentos y los libros

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL · Web viewPor tanto, la Dirección General de Servicio...

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