Digitalizzare i processi HR come leva di change management: il caso SEA - Aeroporti di Milano

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Digitalizzare i processi HR: la gestione del cambiamento nelle relazioni con il personale in SEA Aeroporti di Milano

In collaborazione con

Stefania Garbillo– SEA, Responsabile Sistemi del Personale

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Il ruolo del caso nell’ambito del Laboratorio di Ricerca

La Ricerca si propone di analizzare l’impatto della digitalizzazione documentale in termini di performance dei PROCESSI DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PERSONALE.

Attività 1

Attività 2

Attività 3 Attività 6

Attività 5

Attività 4 Attività 7€

€

€

t

t

€

€

€

t

t

€

IL PROCESSO PRIMA DELLA DIGITALIZZAZIONE

Attività 1

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Attività 8

€

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€

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€

t

IL PROCESSO DOPO LA DIGITALIZZAZIONE

MISURAZIONE DIFFERENZIALE DEGLI IMPATTI SUI TEMPI (t), SUI COSTI (€) E SULLE ALTRE PERFORMANCE DI PROCESSO

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Le fasi di lavoro

La Ricerca è stata condotta attraverso l’esecuzione di TRE FASI DI LAVORO:

Selezione del processo da mappare, tenuto

conto dei REQUISITI MINIMI DI IDONEITÀ

rispetto all’obiettivo della Ricerca (intensità

documentale, frammentazione

organizzativa, …)

Descrizione delle MODALITÀ OPERATIVE

PRECEDENTI l’implementazione di

DocFlow e delle conseguenti criticità da

gestire

Individuazione del processo da analizzare

Mappatura dei processi PRIMA

della digitalizzazione

Mappatura dei processi DOPO la digitalizzazione

Disegno delle sequenze delle attività svolte

(DIAGRAMMA DI FLUSSO), secondo la

logica “Input-Trasformazione-Output”.

Studio del COMPORTAMENTO della

performance del processo, attraverso il

confronto di misure «pre» e «post»

implementazione PROCESSI DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PERSONALE

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Il Gruppo SEA – Aeroporti di Milano

• SEA è la società di gestione aeroportuale degli scali di Milano Linate e di Milano Malpensa 1 e 2.

• Oltre a tutti i servizi, la società si occupa anche della progettazione, della costruzione e della manutenzione delle infrastrutture e degli edifici aeroportuali.

Fonte: SEA

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Struttura del Gruppo SEA

Fonte: SEA

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Obiettivo del Progetto

L’intervento di digitalizzazione dei processi di gestione e sviluppo del Personale di SEA –Aeroporti di Milano è stato strumentale al soddisfacimento delle seguenti ESIGENZE:

La necessità di dematerializzare e automatizzare i processi

amministrativi della direzione personale, rendendoli più fluidi e meglio

strutturati;

L’integrazione dei contenuti destrutturati con i dati e i processi

mantenuti dalle soluzioni di ERP

Il bisogno di distribuire i contenuti agli utenti ‘air-side’ anche

attraverso dispositivi mobili e accessi extranet.

L’esigenza di monitorare e tracciare flussi sensibili abilitando

contestualmente la conservazione a norma dei documenti archiviati.

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La digitalizzazione dei Processi HR: una visione d’insieme

Automazione richieste dipendente: Ferie e Permessi Note Spese Straordinari Trasferte Piani di Viaggio Mancate timbrature Cambi Turno …

Dematerializzazione, conservazione a norma e consultazione On-line: Libro Unico del lavoro Cedolini Cartellino Presenze CUD 770 …

Supporto ai processi della Direzione HR: Valutazione competenze Dossier del dipendente On Board & Off Board Cambio Ruolo Politiche retributive …

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SEA – Aeroporti di Milano: l’automazione delle richieste dei dipendenti

Automazione richieste dipendente:

Ferie e PermessiNote Spese Straordinari Trasferte

Piani di Viaggio Mancate timbrature Cambi Turno …

Trat

tati

in

pres

enta

zion

e

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Il contesto

Fonte: SEA, Area Sistemi del personale

Variabile

Dipendenti coinvolti

Numero responsabili diretti

Numero moduli/mese

Risorse coinvolte nel processo autorizzativo

circa 250

DIMENSIONI DEL CONTESTO ANALIZZATO

Dati riferiti a SEA e SEA HANDLING

circa 1000 (dipendenti non turnisti, pari a un quinto della popolazione aziendale complessiva)

circa 180

circa 4000 richieste

dato medio ultimi due anni

sulla base degli inserimenti con autore ultima modifica DOCFLOW nell'anno 2011

oltre ai responsabili sono inclusi biglietteria e referenti direzione PDV, formazione, amministrazione del personale, contabilità

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L’automazione del processo di RICHIESTA FERIE E PERMESSI

PRIMA della digitalizzazione:

Le richieste circolavano su moduli cartacei in più copie, la cui compilazione era piuttosto complessa

RISCHIO DI ERRORI DI COMPILAZIONE

Il flusso dei documenti non era disciplinato né da vincoli di sistema (processo cartaceo) né da regole/procedure ufficiali

RITARDI NELLA COMPILAZIONE DELLE RICHIESTE E CONFUSIONE SUI SOGGETTI PREPOSTI ALL’APPROVAZIONE (per non sbagliare, tutte le richieste venivano inoltrate al Direttore dell’Ufficio)

Per gli Uffici decentrati a Malpensa, l’approvazione della richiesta comportava la consegna (a mano) della stessa al Direttore di riferimento, a Linate

CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA SEDI (RISCHIO DI SMARRIMENTO)

ELEVATI TEMPI DI APPROVAZIONE

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Le Segreterie di Direzione inserivano in SAP le richieste ferie/ROL/donazione di sangue e inviavano le richieste approvate gli eventuali giustificativi cartacei alla Direzione del Personale per l’inserimento di malattie e visite mediche

CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA UFFICI (RISCHIO DI SMARRIMENTO)

NECESSARIA ATTIVITÀ DI INSERIMENTO IN SAP

Terminato l’inserimento dei dati in SAP, le Segreterie di Direzione e l’Amministrazione del Personale archiviavano i moduli di richiesta presso i loro Uffici

NECESSITÀ DI TEMPO E SPAZIO PER ARCHIVIAZIONE

Le Segreterie di Direzione inviavano i moduli di richiesta all’Amministrazione del Personale, per consentire il controllo delle eccezioni emerse dal sistema di rilevazione delle presenze.

CONTROLLO GIUSTIFICAZIONE ASSENZE NON AUTOMATIZZATO

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Accesso a DocFlow eapertura modulo dirichiesta elettronico

Compilazionemodulo elettronico

Dipendenterichiedente

Conferma

Verifica automaticafattibilità richiesta

Inoltro aResponsabile

diretto

Consultazionerichieste in attesadi approvazione

ResponsabileDiretto delrichiedente

Caricamentodell'assenza in SAP

HR

Invio feedback arichiedente

Indicazione motivo(facoltativo)

Rimando richiestarifiutata arichiedente

Controllo dicoerenza conpresenze

SAP

Notifica anomaliaad Amm.ne del

Personale

Rilevata anomalia

Nessunaanomalia rilevata

FINE

Richiesta nonaccettabile

Richiestaaccettabile

Rifiuto richiesta

Approvazionerichiesta

DOPO la digitalizzazione –Il processo

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Accesso a DocFlow eapertura modulo dirichiesta elettronico

Compilazionemodulo elettronico


Conferma

Verifica automaticafattibilità richiesta


diretto

Richiesta nonaccettabile



Le casistiche di richiesta e l’indirizzo di spedizione del modulo sono collegate alla qualifica contrattuale del dipendente presente inserita su SAP HR e il responsabile a cui inoltrare la richiesta è rilevato automaticamente dal sistema Erp Rinforzo della struttura organizzativa (applicazione concreta degli organigrammi)

Alla conferma della richiesta, DocFlow esegue una verifica di coerenza mediante interrogazione di SAP.Se la modifica evidenzia anomalie, il DocFlow non permette l’inoltro del modulo all’approvatore.

Se la richiesta è urgente, il Responsabile diretto del richiedente ne riceve notifica immediata.Altrimenti Le richieste sono raccolte nella sezione «In approvazione» dell’applicativo, consultabili dal Responsabile diretto in qualsiasi momento.Ogni venerdì un reminder automatico via e-mail riepiloga tutte le richieste ancora da approvare.

DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio

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Modulo Richiesta: scelta tipo assenza

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DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE PRIMA: compilazione richiesta e invioModulo Richiesta: scelta data

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caa


diretto

Consultazionerichieste in attesadi approvazione

Caricamentodell'assenza in SAP

HR

Invio feedback arichiedente

Indicazione motivo(facoltativo)

Rimando richiestarifiutata arichiedente


Rifiuto richiesta

Approvazionerichiesta


DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto)


Il Responsabile diretto del richiedente può consultare le richieste che deve approvare nella sezione «In approvazione» dell’applicativo.

L’approvazione della richiesta comporta:- l’invio al

richiedente di un feedback automatico via e-mail;

- Il caricamento automatico dell’assenza prevista sul modulo HR di SAP.

Se il Responsabile diretto del richiedente respinge la richiesta, il modulo torna al richiedente ( è possibile inserire il motivo del rifiuto).

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Elenco richieste in approvazione

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DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE SECONDA: approvazione (o rifiuto)Schermata di approvazione

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Tracciabilità iter approvativo

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SAP


DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE TERZA: legame con rilevazione presenze

dell'assenza in SAPHR

Controllo dicoerenza conpresenze

Notifica anomaliaad Amm.ne del

Personale

Rilevata anomalia

Nessunaanomalia rilevata

FINE

I metadati contenuti nella richiesta approvata alimentano il Modulo HR di SAP, permettendo l’esecuzione di un controllo automatico della giustificazione delle assenze che emergono dal sistema di rilevazione delle presenze.

In caso di assenze non giustificate, SAP DocFlow invia una notifica all’Amministrazione del personale che provvede , mediante le Segreterie di Direzione, a richiedere i giustificativi mancanti.Il dipendente ha la possibilità di inoltrare modificarela richiesta fino a 3 giorni dopo la data dell’assenza.

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L’automazione del processo NOTE SPESE


Il processo è gestito interamente in forma cartacea: sia i moduli che i relativi giustificativi sono inviati agli approvatori e all’Amm.ne del Personale via posta interna.

CIRCOLAZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI TRA UFFICI (RISCHIO DI SMARRIMENTO)

Il modulo «Nota spese» (foglio Excel) deve essere interamente compilato dal dipendente (assenza di compilazione guidata).

RISCHIO DI ERRORI DI COMPILAZIONE

Eseguito il controllo sulla giustificazione delle spese, l’Amministrazione del personale inseriva in SAP il totale da liquidare.


L’Amministrazione eseguiva la relativa registrazione contabile.


Le note spese devono essere approvate dal Responsabile Diretto del dipendente, dal Direttore dell’Ufficio, dal Responsabile Personale e Organizzazione

ELEVATO NUMERO DI PASSAGGI DI APPROVAZIONE

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Accesso a DocFlowe apertura modulo

nota speseDipendente

ResponsabileDiretto deldipendente

Scarico moduloExcel precompilato

Compilazioneautomatica testata e

voci di spesa nel moduloExcel

Compilazionemodulo Excel

Carico modulocompilato in

DocFlow e invio

Esecuzionecontrolli dicoerenza

Rilevateanomalie

Notifica adipendente

Nessunaanomaliarilevata

Inoltro nota spesea Resp. diretto del

dipendente

Accesso a DocFlowe approvazione

Notifica a dipendentee inoltro nota spese aDirettore Ufficio del

dipendente

DirettoreUfficio deldipendente


Notifica a dipendentee inoltro nota spesead Amm.ne del

Personale

Amm.ne delPersonale

Accesso a DocFlowe controllo

Notifica a dipendentee inoltro nota spese a

Direttore delPersonale

DirettorePersonale eOrg.ne

Accesso a DocFlowe approvazionepagamento

Approvazione

Mancataapprovazione Approvazione

Mancataapprovazione


Il controlloevidenzaanomalie

Correzione orespinta note spese

Notifica a dipendentee caricamento

automatico rimborsospese in SAP HR

Amm.ne

Registrazionecontabile notaspese in SAP

Invio giustificativicartacei ad Amm.ne del

personale DOPO la digitalizzazione –Il processo

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Accesso a DocFlowe apertura modulo

nota speseDipendente Scarico modulo

Excel precompilato

Compilazioneautomatica testata e

voci di spesa nel moduloExcel

Compilazionemodulo Excel

Carico modulocompilato in

DocFlow e invio

Esecuzionecontrolli dicoerenza

Rilevateanomalie




dipendente

Invio giustificativicartacei ad Amm.ne del

personale



Il modulo nota spese in Excel mantiene la struttura «pre-implementazione».DocFlow ne facilita e velocizza la compilazione alimentandone automaticamente la testata e le voci di spesa con le informazioni ricavate dal modulo di autorizzazione alla trasferta (precedentemente compilato dal dipendente).Il compilatore deve solo inserire gli importi delle spese.

Il modulo nota spese in Excel viene scaricato dal dipendente mediante apposito pulsante dell’applicativo, compilato in locale e ricaricato in DocFlow per l’invio.

Il flusso approvativo della nota spese è interamente cablato in DocFlow mediante invio di e-mail automatiche agli approvatori.Ad ogni step di approvazione, il dipendente riceve una e-mail automatica di notifica

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DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE PRIMA: compilazione richiesta e invioModulo Nota spese

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DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE PRIMA: compilazione richiesta e invioFile Excel di dettaglio

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L’automazione del processo NOTE SPESEDOPO la digitalizzazione – Il processo

PARTE SECONDA: approvazioni e controllicontrolli dicoerenza

Rilevateanomalie




dipendente


Notifica a dipendentee inoltro nota spese aDirettore Ufficio del

dipendente


Notifica a dipendentee inoltro nota spesead Amm.ne del

Personale

Accesso a DocFlowe controllo



Approvazione

Mancataapprovazione Approvazione

Mancataapprovazione




ResponsabileDiretto deldipendente

DirettoreUfficio deldipendente

Amm.ne delPersonale

Approvazioni e controlli sono eseguiti mediante

accesso a DocFlow.

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PARTE SECONDA: approvazioni e controlliSchermata di approvazione

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PARTE SECONDA: approvazioni e controlliTracciabilità iter approvativo

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DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE TERZA: approvazione al pagamento e registrazione

Accesso a DocFlowe approvazionepagamento



Registrazionecontabile notaspese in SAP

Amm.ne delPersonale

DirettorePersonale eOrg.ne

Amm.ne



Notifica a dipendentee caricamento

automatico rimborsospese in SAP HR

L’importo della nota spese approvata autorizzata è

caricato automaticamente su SAP

L’approvazione autorizzazione al

pagamento è eseguita direttamente in DocFlow

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L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO


Assenza di una procedura strutturata

ALTA VARIABILITÀ DI ESECUZIONE (utilizzo Ufficio Viaggi interno e iniziativa autonoma dipendente)

LIMITATO CONTROLLO EX-ANTE (AUTORIZZAZIONE) SUI COSTI DI TRASFERTA DA PARTE DELLA DIREZIONE DEL PERSONALE

DISECONOMIE DERIVANTI DA ACQUISTI INDIVIDUALI E NON CUMULATIVI

POSSIBILE DISOMOGENEITÀ DI TRATTAMENTO

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Accesso a DocFlow eapertura modulo dirichiesta trasferta

Compilazionemodulo e conferma

Invio a Responsabilediretto per

approvazione

Apertura modulopiano di viaggio

Il Piano di viaggio eredita leinformazioni dal modulo di

trasferta

Inserimento preferenze diviaggio (facoltativo) e

conferma

Invio a Referente diDirezione perelaborazione

Referente diDirezione

Accesso a DocFlow: presain carico della richiesta e

omogeneizzazione

Notifica arichiedente e invio

a Biglietteria

BiglietteriaAccesso a DocFlow:

inserimentoproposte

Notifica a richiedente,Direttore ufficio e invio aReferente di Direzione

Accesso a DocFlow:scelta proposta più

idonea

Piano di viaggioautorizzato

Invio a DirettoreUfficio per

approvazione

DirettoreUfficio delrichiedente

Accesso a DocFlow:valutazioneproposta

Propostaritenuta non

idonea

Il Piano diviaggio non

contiene aereo

Il Piano diviaggio

contiene aereo

Invio a Biglietteria per ordine(notifica a richiedente, Resp.diretto, Referente di Direz.)

Emissione ordini relativi aviaggio. Invio rendicontazione adAmm.ne e Controllo di gestione

Invio a Segreteriadi Presidenza perapprovazione

SegreteriaPresidente

Accesso a DocFlow:esame Piano di

viaggio


Piano di viaggionon autorizzato

DOPO la digitalizzazione –Il processo

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Accesso a DocFlow eapertura modulo dirichiesta trasferta

Compilazionemodulo e conferma

Invio a Responsabilediretto per

approvazione

Apertura modulopiano di viaggio

Il Piano di viaggio eredita leinformazioni dal modulo di

trasferta

Inserimento preferenze diviaggio (facoltativo) e

conferma

Invio a Referente diDirezione perelaborazione


Accesso a DocFlow: presain carico della richiesta e

omogeneizzazione

Notifica arichiedente e invio

a Biglietteria

BiglietteriaAccesso a DocFlow:

inserimentoproposte

Il Dipendente può inserire soluzioni preferenziali in termini di orari di treno/aereo, zona albergo, ecc.Il campo «preferenze» è un campo note libero, la cui finalità è orientare la formulazione di proposte di viaggio da parte della Biglietteria.

Per ogni Direzione, sono stati individuati due referenti che raccolgono le richieste di prenotazione, le uniformano variando o inserendo preferenze (ad esempio omogeneizzando gli orari di partenza di due colleghi diretti nella stessa destinazione) e le inviano alla Biglietteria.

Per la prenotazione dei viaggi dei dipendenti viene utilizzata la Biglietteria passeggeri, realizzando una sinergia all’interno dell’organizzazione aeroportuale.

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Modulo di richiesta trasferta

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Modulo di richiesta trasferta piano di viaggio (schermata visibile dai Referenti di Direzione: è identica a quella visibile dal Dipendente; varia solo per la presenza del pulsante di invio alla Biglietteria)

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L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo

PARTE PRIMA: compilazione richiesta e invio

Inserimento proposte di viaggio

da parte della Biglietteria

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DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE SECONDA: approvazione

Notifica a richiedente,Direttore ufficio e invio aReferente di Direzione

Accesso a DocFlow:scelta proposta più

idonea


Invio a DirettoreUfficio per

approvazione

Accesso a DocFlow:valutazioneproposta

Propostaritenuta non

idonea

Il Piano diviaggio non

contiene aereo

Il Piano diviaggio

contiene aereo

Invio a Biglietteria per ordine(notifica a richiedente, Resp.diretto, Referente di Direz.)

Emissione ordini relativi aviaggio. Invio rendicontazione adAmm.ne e Controllo di gestione

Invio a Segreteriadi Presidenza perapprovazione

Accesso a DocFlow:esame Piano di

viaggio


Piano di viaggionon autorizzato


Biglietteria

DirettoreUfficio delrichiedente

SegreteriaPresidente

Tutto il flusso di approvazione è eseguito direttamente in DocFlow.In corrispondenza di ciascuno step del flusso, l’applicativo invia feedback automatici ai soggetti coinvolti.

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L’automazione del processo PIANI DI VIAGGIO DOPO la digitalizzazione – Il processo

PARTE SECONDA: approvazione

Schermata per selezione proposta di viaggio, in capo

ai Referenti di Direzione

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Schermata di approvazione, in capo al Direttore

dell’Ufficio del richiedente

DOPO la digitalizzazione – Il processoPARTE SECONDA: approvazione

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L’automazione delle richieste dei dipendenti: gli impatti sui costi di processo

La valutazione dei benefici economici dell’adozione di un sistema di gestione documentale richiede di valutare sia i costi cessanti, ovvero i costi che vengono meno in seguito all’adozione del sistema, sia i costi emergenti, ovvero i costi generati dal progetto e dalla gestione del sistema a regime.

Categoria costo Tipologia €

Analisi funzionale20 gg uomo Key users30 gg uomo Sistemi Informativi HRDA STIMARE Docflow

Test / Formazione 20 gg uomo test + 10 gg uomo training

Implementazione DA STIMARE DSI/Docflow

Costi emergenti Canone annuo / manutenzione DA STIMARE DSI/Docflow

Costi personale segreteria3 gg uomo x 20 addetti segreteria (per acquisizione/smistamento moduli, data entry, monitoraggio)

Costi personale amministrazione10 gg uomo x 2 addetti amministrazione (per controllo a campione inserimenti segreteria, gestione anomalie archiviazione moduli)

Costi trasmissione documenti 60 gg uomo fattorini(i.e. quattro fattorini in meno)

Costi cancelleria 15 blocchetti x 1,25€stampe modulistica varia (4 risme Carta)

Costi cessanti(su base mensile)

Costi di progetto

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L’automazione delle richieste dei dipendenti: gli impatti sui tempi di processo

Indicatore Pre DOCFLOW Post DOCFLOW

Tempo medio autorizzazione ~ 5 gg ~ 3 gg

Tempo medio inserimento Sap dopo autorizzazione ~ 5 gg 0 gg

Tempo medio archiviazione moduli cartacei ~ 2 gg 0 gg

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SEA – Aeroporti di Milano: il supporto ai processi della Direzione HR

Supporto ai processi della Direzione HR:

Valutazione competenze Dossier del dipendente On Board & Off Board Politiche Retributive …

Trattato in presentazione

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Il Processo di VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE: obiettivo

Introdurre un sistema di censimento, valutazione e monitoraggio del potenziale dei dipendenti, con riferimento a:

• PROCESSI (conoscenze operative necessarie per l’esecuzione delle mansioni assegnate)

• CONOSCENZE (background teorico in possesso della persona)

• CAPACITÀ (abilità che caratterizzano la persona, indipendentemente dalla mansione svolta)

DOCFLOW ha costituito la piattaforma su cui sono state articolate le fasi del processo, conferendo uniformità di metodo

La prima campagna di valutazione, di seguito descritta, ha coinvolto 300 tra dirigenti e quadri. Agli altri dipendenti è stata dedicata una seconda campagna, con modalità simili.

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Il Processo di VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE: aspetti chiave

1) Formazione dei Responsabili sulle modalità di valutazione

2) Mappatura mestieri (mediante interviste con i Responsabili, da parte di consulenti esterni)

3) Autovalutazione dei dipendenti

4) Valutazione dei componenti del proprio Ufficio, da parte dei Responsabili

5) Normalizzazione delle valutazioni espresse dai Responsabili, da parte della Dir. del Personale

6) Feedback: colloqui individuali tra dipendenti e loro Responsabile, per confronto su valutazioni

Finalità: ottenere valutazioni uniformi

Finalità: definire «schede mestiere», che guidano la valutazione esplicitando le competenze chiave di ciascuna mansione

Ogni dipendente assegna punteggio alle proprie competenze sulla scheda mestiere

La valutazione avviene senza conoscere le autovalutazioni dei dipendenti

Finalità: eliminare gli estremi negativi e positivi («outlier») dell’insieme delle valutazioni

Finalità: stimolare il confronto e definire percorsi di crescita

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Messaggi chiave

Con riferimento all’automazione dei processi di gestione delle richieste dei dipendenti:

DocFlow ha costituito lo strumento per allineare l’Area Risorse Umane rispetto a due fabbisogni emergenti a livello aziendale:• la riduzione dei tempi di registrazione contabile dei costi del personale (per

accelerare i tempi delle chiusure di bilancio mensili)• la razionalizzazione della struttura organizzativa.

Conferendo ai processi un iter formalizzato (in quanto eseguito su un applicativo informatico), è stato possibile strutturare e uniformare processi in precedenza non disciplinati da procedure, con conseguenti benefici sul controllo di costi e attività.

Mantenendo «cablate» al suo interno le relazioni gerarchiche che caratterizzano la struttura organizzativa, Docflow ne consente il rinforzo; il beneficio che ne deriva è particolarmente apprezzabile in una realtà organizzativamente complessa, sia per ramificazione della struttura che per numerosità di dipendenti.

L’utilizzo di un applicativo informatico ha portato un’accelerazione dei tempi di approvazione delle richieste e un azzeramento del rischio di perdita di documentazione (esclusi i giustificativi spese), entrambi fattori critici in presenza di una popolazione lavorativa dislocata su 2 sedi molto grandi e distanti tra loro.

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Messaggi chiave

Con riferimento al processo di valutazione delle competenze del personale:

Il progetto ha consentito di ricostruire il modello di business aziendale, a partire dalla definizione delle mansioni («mestieri») svolte dalle persone che vi lavorano; tale percorso «bottom-up» ha anche permesso di verificare la tenuta dell’impostazione strategica.

Il processo ha costituito un importante generatore di motivazione del personale: ogni dipendente è stato «posto al centro» di un doppio sistema di valutazioni autovalutazione e valutazione del suo Responsabile diretto; il punto di incontro tra le due ha consentito un confronto «capo-collaboratore», basato su elementi oggettivi anziché su una relazione gerarchica.

L’utilizzo di un applicativo informatico per la gestione documentale connessa al processo di valutazione ha assicurato uniformità di metodo e tracciabilità delle attività.

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