Digitale Archivierung im BAR Ein Blick hinter die Kulissen · 21. Tagung des Arbeitskreises...

Federal Department of Home Affairs FDHA

Swiss Federal Archives SFA

Digitale Archivierung im BAR

Ein Blick hinter die Kulissen

21. Tagung des Arbeitskreises«Archivierung von Unterlagenaus digitalen Systemen»

Dr. Krystyna W. OhnesorgeBasel, 28.02.2017

21. Tagung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen

Krystyna W. Ohnesorge, Schweizerisches Bundesarchiv (BAR)

Basel, 28.02.20182

Archivierung im BAR – Kennzahlen

Die Bestände des BAR umfassen

über 61’000 Laufmeter archivierte

Dokumente im konventionellen

Format



Basel, 28.02.20183

Archivierung im BAR – Kennzahlen

32GB

X 500

Im digitalen Magazin des BAR

findet man 18 TB an digitalen

Unterlagen (digitally born)



Basel, 28.02.20184

Wandel in der Archivierung im BAR

Das BAR erwartet in den nächsten Jahren

aufgrund der Einführung von GEVER eine

ausserordentliche Zunahme in den Beständen!

https://www.bar.admin.ch/dam/bar/en/dokumente/konzepte_und_weisungen/policy_digitale_archivierung.pdf.download.pdf/digital_archivingpolicy.pdf



Basel, 28.02.20185

Digitale Archivierung im BAR

DIR 2.0 Transfer Platform& IAM

PH 2013 PH 2015

SIARD Format 2.0 & SIARD Suite

Realisierung(ARELDA)

Einführung Betrieb Digitale Archivierung

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Digital Information Repository, DIR 1.0

Heute

Package Handler, PH 2008 & SIP 1.0

SIARD Format 1.0 & SIARD Suite

Projekt ARELDA2nd Phase, 2005-2009

…

2016

https://www.bar.admin.ch/bar/en/home/archiving/digital-documents.html



Basel, 28.02.20186

Digitale Archivierung –

Applikationslandschaft



Basel, 28.02.20187

Digitale Archivierung – kontinuierliche

Weiterentwicklung

Erweiterung Archivtaugliche Formate; jährlich

(Aktualisierung per Ende 1. Quartal 2017)

Konzeption einer mandatenspezifischen

Cloud-Anbindung für die Datenbewirtschaftung

Erweiterung von Schnittstellen

Zusätzliche Verschlüsselungs-Dienstleistung

für den Transfer von vertraulichen Daten

Erweiterung von Authentifizierungsmethoden

(eIAM per 2. Quartal 2017)



Basel, 28.02.20188

Anwendungsfall Archivtaugliche Formate

Reiner Text TXT, XML / XSD

Formatierter Text, und druckbare Dokumente PDF/A-1 und PDF/A-2

Kleine Tabellen und Tabellenkalkulation PDF/A-1 und PDF/A-2, ODS,

CSV

Umfangreiche Tabellen (relationale

Datenbanken)

XML/XSD, SIARD, RDF/XML

Bilder (Rastergrafiken) TIFF, JPEG 2000,

PDF/A-1 und PDF/A-2

Bilder (Vektorgrafiken) SVG

Geodaten INTERLIS, TIFF+EWF.XML

Audio WAVE

Video MPEG-4, FFV1

Weiterentwicklung –

Archivtaugliche Formate



Basel, 28.02.20189

Archivierungsprozess

in der Bundesverwaltung

Bewertung

2

Beratung &

Schulung

1 3

Ablieferung / Übernahme

Vermittlung

5

Daten Bewirtschaftung

(Sicherung, Datenmigration)

4


Primäredaten Datenbanken (SIARD)

Fileablagen

ERMS records (GEVER)

Geo-Daten



Basel, 28.02.201810

Digitale Archivierung für Dritte

Bewertung

2

Beratung &

SchulungVermittlung

5

Daten Bewirtschaftung

(Sicherung, Datenmigration)

1 3 4


Primäredaten Datenbanken (SIARD)

Fileablagen

ERMS records (GEVER)

Geo-Daten

Übernahme



Basel, 28.02.201811

Digitale Archivierung für Dritte –

Das BAR als Full Service Provider

Speicherung und Datenmanagement beim zentralen IT-Leitungsanbieter der

BV an drei Standorten im dedizierten Perimeter-Netzwerk

Archivierung von Daten in beliebigen Formaten und Erhaltung von digitalen

Unterlagen bei archivtauglichen Formaten gemäss BAR-Vorgaben

Kontinuierliche Sicherung des digitalen Archivguts und Überwachung /

Anpassung der Sicherheitsanforderungen

Kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung unter Nutzung von Synergien

auf nationaler und internationaler Ebene

Kompetentes Applikationsmanagement

Unterstützung der Archive durch erfahrene BAR-Mitarbeiter



Basel, 28.02.201812


Vorteile auf einen Blick

Etabliertes und auf internationalen Standards basierendes Archivsystem

Kosteneinsparung durch die Nutzung von Synergien

Langjährige Erfahrung des Bundesarchivs bei der Bearbeitung und Erhaltung

von digitalen Unterlagen (Migrationsstrategie)

Separate Datenhaltung für alle Kunden mit exklusivem und autonomem

Zugang zu den eigenen Daten rund um die Uhr

Bequeme und sichere Übermittlung der Daten an das Archivsystem des

Bundesarchivs durch eine Web-Applikation (Transferplattform)

Sicherung an drei Standorten und im mehrfach geschützten Bundesnetz

Dies alles bei transparenten Pauschal-Kosten!




Basel, 28.02.201813


unser Kostenmodell

Investitionskosten Betriebskosten

Speicherkosten(einmalig: 1 TB / Jahr)

1 TB Speicher(Initialmenge)

Systemkosten

Speicherkosten

1 TB Speicher

Indirekte Systemkosten

Direkte Systemkosten

&



Basel, 28.02.201814


unser Kostenmodell

Kosten bei 1 TB Initialmenge

Investitionskosten System 44‘750 CHF

Investitionskosten 1 TB Speicher 6‘200 CHF

Total Investitionskosten (einmalig) 50‘950 CHF

Direkte Betriebskosten System 20‘648 CHF

Indirekte Betriebskosten System 53‘729 CHF

Betriebskosten 1 TB Speicher 6‘100 CHF

Total Betriebskosten (jährlich) 80‘477 CHF

Kosten bei einem jährlichen Wachstum um 1 TB

Total Investitionskosten (einmalig) 6‘200 CHF

Total Betriebskosten (jährlich) 6‘100 CHF



Basel, 28.02.201815


Perspektive der Kostenentwicklung

Kontinuierliche Weiterentwicklung

des Archivsystems

Pauschal angebotene Archivierung

von Daten an drei Standorten und

Erhaltungsmassnahmen

Vollkostenrechnung: Alle variablen Kosten sind ausgewiesen!




Basel, 28.02.201816

Unsere Strategie

2016-2020

bis 2015



Basel, 28.02.201817

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