D11 - Anexo C Manual Do Formando-Pt[1]

D11 Planeamento de Relaes com os rgos da Comunicao Social

European Events Industry

LEONARDO DA VINCI PROGRAMME Pgina 1 de 21

Anexo "C" do

Mdulo D11

MANUAL DO FORMANDO




D11 PLANEAMENTO DE RELAES COM OS RGOS DA

COMUNICAO SOCIAL

DESCRIO GERAL DO MDULO Este mdulo destina-se a ajudar os formandos a definir estratgias e planear o relacionamento com

a imprensa e os outros rgos de comunicao social no contexto da organizao de eventos.

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DESTE MDULO Este dever permitir ensinar os formandos a:

elaborar materiais de divulgao de eventos; preparar informao para jornalistas acerca de eventos; organizar conferncias de imprensa; utilizar vdeo conferncias; organizar entrevistas com jornalistas; criar uma sala de imprensa num evento.




CONTEDO DO MANUAL

Este manual est divido nas seguintes seces e subseces:

Pgina

1 Elaborar materiais de divulgao de eventos 1.1 Contedo desta seco 4 1.2 Que tipo de informao dever ser divulgada? 4 1.3 O que dever ser coberto pelos materiais de divulgao 6 1.4 Os diferentes tipos de materiais divulgados 7 1.5 Grupos-alvo 9 1.6 Estilo dos materiais 10 1.7 Modelos de comunicao 10 1.8 Pontos importantes sobre a elaborao de materiais

11

2 Preparar informao para jornalistas acerca de eventos 2.1 Contedo desta seco 12 2.2 Background do fornecimento de informao 12 2.3 A pesquisa 12 2.4 A necessidade de clareza 12 2.5 O formato e estilo da informao 12 2.6 Mtodos de divulgao de informao aos jornalistas

13

3 Organizar conferncias de imprensa 3.1 Contedo desta seco 14 3.2 Os tipos de eventos 14 3.3 Os convites para conferncias de imprensa 15 3.4 Locais/equipamento de conferncias de imprensa 16 3.5 Documentao 16 4 Utilizar vdeo conferncias 4.1 Contedo desta seco 17 4.2 Utilizaes de vdeo conferncias 17 4.3 Recursos tcnicos para a realizao de vdeo conferncias 17 4.4 Documentao

18

5 Organizao de entrevistas com jornalistas num evento 5.1 Contedo desta seco 18 5.2 O objectivo das entrevistas com jornalistas 18 5.3 Equipamento necessrio para uma entrevista 19 6 Criar uma sala de imprensa de um evento 6.1 Contedo desta seco 19 6.2 Diferentes tipos de salas de imprensa 19 6.3 Recursos necessrios 20




1. ELABORAR MATERIAIS DE DIVULGAO DE EVENTOS

1.1 CONTEDO DESTA SECO

1.2 Que tipo de informao dever ser divulgada

1.3 O que dever ser coberto pelos materiais de divulgao

1.4 Os diferentes tipos de materiais disseminados

1.5 Grupos-alvo

1.6 Estilo dos materiais

1.7 Modelos de comunicao

1.8 Pontos importantes sobre a elaborao de materiais

1.2 QUE TIPO DE INFORMAO DEVER SER DIVULGADA

1.2.1 Tipo de informao

A organizao de um evento implica organizar a informao, separar aquela que for

considerada essencial da acessria e separar a informao classificada do "lixo informativo".

importante compreender estes diferentes tipos de informao e o papel de cada um no

relacionamento entre o organizador do evento e o pblico, quer do ponto de vista do

receptor, quer do ponto de vista do emissor da informao.

Informao essencial toda a informao altamente relevante para o evento. Dever ser emitida por uma fonte bem conhecida e credvel e ser composta por um conjunto de

mensagens de importncia estratgica para a realizao e divulgao do evento.

Informao acessria toda a informao que no contribui para a organizao ou promoo do evento, mas o facto de ser difundida junto da opinio pblica no vai criar

qualquer tipo de problemas ao sistema organizacional.




Informao classificada toda a informao vital para a deciso estratgica, relativamente organizao do evento que, pela sua susceptibilidade, de

conhecimento restrito.

Lixo informativo informao incorrecta, muitas vezes na forma de um rumor, que pode ter um efeito bastante negativo na organizao regular e estruturada do evento.

1.2.2 A informao deve ser relevante para o evento

O sistema de informao de um evento crucial para o seu sucesso e a estratgia de

informao dever ser concebida de forma a abranger trs perodos diferentes:

O primeiro perodo, no qual o modelo de comunicao dever basear-se num modelo que projecte a informao para o pblico em geral, na tentativa de divulgar o evento

junto do maior nmero de pessoas possvel. Ele dever chegar populao mais

prxima atravs dos meios de comunicao mais usados (televiso, rdio e jornais) e

utilizar tambm canais de comunicao com o pblico como expositores, cartazes,

panfletos, brochuras, fotografias, etc..

Este primeiro perodo essencialmente destinado a divulgar o evento e dever ter lugar

entre um a trs meses antes da realizao do evento (dependendo da vontade do

organizador de atrair a ateno do pblico). Se o evento tiver um mbito internacional e

for dirigido a uma audincia muito vasta (ex. Jogos Olmpicos), este perodo poder ser

estendido at 18 meses antes do evento.

O segundo perodo de comunicao e publicidade decorre durante a realizao do evento e destina-se a fazer uma sntese dos eventos dirios e das experincias dos

participantes. Esta informao geralmente divulgada pelo gabinete de comunicao do

evento. Durante este perodo a informao deve ser bastante objectiva para dar

informao detalhada acerca do evento aos que no possam estar presentes.




O terceiro perodo a declarao final do evento as suas concluses e dever ser preparada pela pessoa/grupo de pessoas responsvel/eis pela sua organizao. Aqui o

contedo, as concluses e sugestes futuras do evento devero ser claramente indicados.

1.2.3 Como identificar a informao relevante e no relevante A relevncia, quantidade e tipo de informao a ser divulgada aos rgos de comunicao

social dever ser cuidadosamente analisada pelos organizadores do evento.

A organizao cria geralmente um grupo de trabalho orientado por um especialista que ser

responsvel por todo o processo de comunicao, assumindo o papel de porta-voz. Essa

pessoa decide normalmente sobre o contedo da informao a ser divulgada. Contudo,

sempre que necessrio (por exemplo, em resultado da natureza da informao), poder ser o

prprio comit organizador a decidir sobre a relevncia e pertinncia da informao a ser

transmitida.

1.3 O QUE DEVER SER COBERTO PELOS MATERIAIS DE DIVULGAO

O sistema de informao e os materiais de divulgao esto sujeitos a um conjunto de

regras/princpios. Estas regras tornam possvel transmitir toda a informao disponvel no

momento, com base no conhecimento dos seguintes pontos:

O que est a decorrer O sistema de comunicao dever ter informao permanentemente actualizada sobre as

actividades individuais do evento da forma mais sinttica possvel.

Quando ir decorrer essencial anunciar o momento em que as actividades programadas sero realizadas

dentro do programa do evento. Esta informao dever incluir no s as datas em que as

actividades iro ocorrer mas tambm as horas em que tero lugar as diferentes sesses.




Onde ir decorrer Alm da informao sobre o evento, o sistema de comunicao dever tambm indicar o

local em que o evento ser realizado. Esta informao dever incluir uma srie de

aspectos, que vo desde informao sobre a rea em que ter lugar o evento, at

descries do local, mapas e meios de transporte que servem a rea e ainda informao

sobre o prprio espao onde decorre o evento, com indicao dos locais em que

determinadas actividades tero lugar, bem como os respectivos servios.

Pessoas importantes envolvidas

O sistema de informao dever tambm chamar a ateno para as pessoas envolvidas

no evento, indicado a natureza do seu envolvimento e a sua importncia no contexto do

evento. Ele dever tambm incluir uma curta biografia sobre cada um destes

participantes.

1.4 OS DIFERENTES TIPOS DE MATERIAIS DIVULGADOS

A organizao de um evento dever seguir os princpios da comunicao organizacional,

sistematizando um conjunto de dados considerados essenciais para o processo de divulgao

das actividades junto dos rgos de comunicao social.

Este modelo dever incluir:

O tipo de material de informao a ser distribudo aos rgos de comunicao social:

Comunicaes escritas: o Panfletos; o Brochuras e desdobrveis; o Notas de imprensa; o Newsletters; o Brochuras temticas;

Comunicaes grficas: o Cartazes; o Mupis pblicos (cartazes iluminados); o Graffitis e desenhos;




Figura 1 - Exemplo de um mupi (cartaz iluminado)

Comunicao por imagem: o Spots publicitrios em vdeo e DVD;

Publicidade na rdio: o Spots de radio gravados em cassette, CD-Rom, DVD.

O contedo da informao a ser distribuda aos rgos de comunicao social:

Identificao da entidade organizadora; Identificao e descrio do evento;

o Nome do evento (o que est a decorrer); o Data/hora incio (quando ir decorrer); o Data em que tem incio e fim; o Local (onde ir decorrer).

O contedo da informao complementar:

Objectivos (porque est a decorrer); Temas (como est a decorrer); Participantes (para quem e com quem ir decorrer):

o Pessoas importantes que estaro presentes; Programa (processo atravs do qual ir decorrer).




Contedo da informao adicional: Programa social (que outras coisas esto a decorrer); Preo da inscrio (qual o custo); Informao com interesse para o pblico em geral (hotis, aluguer de

veculos, telefones) (que outras coisas podem acontecer);

Informao turstica sobre o local.

1.5 GRUPOS-ALVO

1.5.1 Grupos-alvo e materiais

importante:

Identificar de forma clara a imprensa alvo e o pblico-alvo Na elaborao da informao essencial diferenciar entre os grupos-alvo a que ela se

dirige, uma vez que necessrio utilizar diferentes contedos e modelos de

comunicao se o alvo for o pblico em geral ou os representantes dos rgo de

comunicao social.

Elaborar materiais adequados ao grupo-alvo Enquanto que para o pblico em geral a informao pode ser mais didctica e literal,

para os jornalistas a informao deve ser mais sinttica e baseada apenas em factos que

possam ser manipulados mais tarde. Os materiais para o pblico em geral baseiam-se

geralmente num modelo escrito e grfico (brochuras, panfletos, desdobrveis, cartazes,

etc.) enquanto que para jornalistas se utiliza um modelo misto que pode incluir uma

nota de imprensa ou uma conferncia de imprensa.

Garantir que os materiais reflectem a imagem do evento que os organizadores querem projectar

essencial elaborar materiais que sejam adaptados prpria realidade do evento e, na

medida do possvel, ajustados ao tipo de evento. A produo de materiais dever ser




cuidadosamente controlada visto que, muitas vezes, o fraco desempenho de um

determinado evento resulta do tipo de instrumentos de promoo que foram utilizados e

a sua adequao ao pblico-alvo.

1.5.2 Como identificar os grupos-alvo e as necessidades especficas de cada grupo

Sempre que se realize um evento, deve ser feito um estudo de mercado para compreender o

efeito do evento na sociedade, bem como o tipo de aces que podem ser usadas para

promover o seu sucesso.

A identificao da populao-alvo exige um trabalho aprofundado de anlise das motivaes

que esto na base da deciso de participar no evento. Depois de obtida esta informao

torna-se muito mais fcil definir o perfil do consumidor potencial.

1.6 ESTILO DOS MATERIAIS

Os materiais informativos usados devero cumprir um conjunto de premissas, quer do ponto

de vista esttico quer do ponto de vista documental:

Devem ser interessantes do ponto de vista grfico e despertar o interesse. Devero incluir informao curta, sinttica e fcil de interpretar, de preferencia recorrendo a

smbolos grficos que permitem uma interpretao subliminar.

Os materiais informativos devem tambm ter uma dimenso esttica, de forma a atrair a ateno para o evento, tornando-o apelativo e nico e promovendo ideias associadas.

1.7 MODELOS DE COMUNICAO

A estratgia de comunicao vital para a visibilidade do evento. Esta estratgia pode ser

realizada de acordo com trs modelos, todos igualmente dependentes da dimenso esttica:

O modelo do canal grfico; O modelo virtual; O modelo de comunicao informal.




1.7.1 O modelo do canal grfico

O modelo do canal grfico, que encoraja a proximidade tctica e visual entre o observador e

o produto, inclui a produo de mecanismos visuais e o mais vulgarmente usado (cartazes,

fotografias, bandeiras, desdobrveis, panfletos, revistas, etc.). Este modelo tem a vantagem

de permanecer durante mais tempo na memria do receptor.

1.7.2 O modelo virtual O modelo virtual utiliza os canais da televiso, rdio e computadores. A comunicao

imediata, mas a mensagem normalmente mais subliminar, instantnea e fugaz. A forma

mais eficaz de utilizar estes instrumentos de disseminao prximo do evento.

1.7.3 O modelo de comunicao informal Finalmente existe o modelo de comunicao informal, segundo o qual a informao

transmitida ou atravs de um contacto directo com os produtores ou atravs de conferncias

ou notas de imprensa.

1.8 PONTOS IMPORTANTES SOBRE A ELABORAO DE MATERIAIS

Um aspecto importante a ter presente durante a produo de informao de que esta seja

produzida em tempo til para que possa ser disseminada o mais cedo possvel para o maior

nmero de pessoas, para que elas tenham tempo para programarem a sua inscrio e

participao no evento (por exemplo, um congresso internacional dever ser anunciado pela

primeira vez pelo menos 18 meses antes da data em que ser realizado).

Por esta razo, deve definir-se um prazo para a produo dos materiais de promoo e

disseminao, dentro da organizao, e um prazo para a disseminao dos materiais junto do

pblico.

Deve tambm ser definido um plano de distribuio que tome em considerao os locais de

distribuio, as datas de distribuio e, se necessrio, as datas de redistribuio.




2. PREPARAR INFORMAO PARA JORNALISTAS ACERCA DE EVENTOS


2.2 Background do fornecimento de informao

2.3 A pesquisa

2.4 A necessidade de clareza

2.5 O formato e estilo da informao

2.6 Mtodos de transmitir informao aos jornalistas

2.2 BACKGROUND DO FORNECIMENTO DE INFORMAO

2.2.1 Identificar reas de interesse para os jornalistas

Sempre que se produz informao os jornalistas-alvo a quem se dirige a informao devem

ser claramente identificados (isto , compreender as suas reas de interesse para produzir

materiais que sejam compatveis com a sua cultura profissional e que transmitam da melhor

forma a mensagem pretendida).

2.3 A PESQUISA

Toda a informao divulgada aos jornalistas deve ser elaborada com base numa pesquisa to

aprofundada quanto necessrio, para que a informao seja o mais rigorosa possvel.

Quaisquer fontes de informao devem ser cuidadosamente identificadas e como/onde essa

informao pode ser acedida.

2.4 A NECESSIDADE DE CLAREZA

Toda a informao divulgada deve ser rigorosa, relevante, actualizada, clara e concisa.

2.5 O FORMATO E ESTILO DA INFORMAO

2.5.1 As diferentes formas de tornar a informao apelativa

A informao pode ser destinada a um dos seguintes trs mtodos de distribuio:

Rdio;




Televiso; Jornais e revistas dedicadas ao tema.

Cada um destes mtodos de comunicao tem vantagens e desvantagens do ponto de vista

da produo de informao sobre eventos. Contudo, relativamente consensual que a

televiso o mtodo mais completo uma vez que utiliza o som e imagem e chega a um

mercado mais alargado.

2.5.2 Em que situaes adequado utilizar cada um destes mtodos

A utilizao destes canais de comunicao para promover um evento depende da estratgia

promocional definida. Porm, geralmente aceite que a imprensa dever ser o primeiro

canal de promoo do evento, muito antes deste ter lugar, sendo a promoo na televiso e

rdio feita apenas prximo da data do evento.

2.6 MTODOS DE DIVULGAO DE INFORMAO AOS JORNALISTAS

2.6.1 Diferentes mtodos de divulgao de informao Podem ser usados dois meios de comunicao alternativos para divulgar informao:

Em papel; Electronicamente.

2.6.2 Vantagens e desvantagens de cada mtodo As vantagens e desvantagens de cada mtodo so as seguintes:

Em papel: Vantagens: Fcil de manipular; baixo custo; tecnologia simples.

Desvantagens: Fcil de destruir.

Electronicamente: Vantagens: Rapidez e facilidade de manipular informao.

Desvantagens: Custo elevado, pode exigir conhecimentos tcnicos.




3. ORGANIZAR CONFERNCIAS DE IMPRENSA


3.2 Os tipos de eventos

3.3 Os convites para conferncias de imprensa

3.4 Locais/equipamento de conferncias de imprensa

3.5 Documentao

3.2 OS TIPOS DE EVENTOS

O que uma conferncia de imprensa?

uma curta reunio realizada exclusivamente com jornalistas com o objectivo de

disseminar informao de interesse para a prpria organizao e para o pblico em geral.

Uma conferncia de imprensa comea geralmente com um anncio feito por uma pessoa,

que , antes de mais, apresentada aos jornalistas. Este anncio poder ser seguido de uma

sesso de perguntas e respostas, mas ele constitui a parte mais importante de uma

conferncia de imprensa. A gesto do tempo e das respostas fica exclusivamente a cargo da

pessoa que dirige a conferncia ou das pessoas que estejam na mesa da conferncia.

Existem trs tipos de conferncias de imprensa:

Briefings; Conferncias abertas; Notas de imprensa.

3.2.1 Briefings

Um briefing uma curta reunio na qual feito um anncio e em que no existe uma sesso

de perguntas e respostas.




3.2.2 Conferncias abertas

Uma conferncia aberta uma reunio mais longa onde feito um anncio, a que se segue

uma sesso de perguntas e respostas. Este tipo de conferncia dura geralmente um mximo

de 40 minutos, dos quais 10 minutos no mximo se destinam ao anncio e os restantes trinta

sesso de perguntas e respostas.

3.2.3 Notas de imprensa Uma nota de imprensa um anncio oficial que tem a forma de:

Uma declarao escrita que lida aos jornalistas sem sesso de perguntas e respostas, ou

Uma declarao oficial enviada imprensa.

Um dossier uma compilao de textos jornalsticos sobre o evento que distribudo aos

rgos de comunicao social para transmitir informao de background sobre o tema.

O primeiro passo da organizao de uma conferncia de imprensa definir o tipo de local

em que ela ser realizada. Isto depende da dignidade e importncia do anncio, da pessoa

que ir fazer o anncio, a quantidade de interesse pblico esperado e a pertinncia do tema

da conferncia de imprensa. A dimenso do evento directamente proporcional ao nmero

provvel de jornalistas que estaro presentes na conferncia de imprensa. Na escolha do

local da conferncia, dever considerar-se a sua capacidade para fornecer o sistema de som,

as mesas, cadeiras e tribuna para o referido nmero de jornalistas.

3.3 OS CONVITES PARA CONFERNCIAS DE IMPRENSA

Para conferncias de imprensa programadas, deve enviar-se uma comunicao escrita para

os rgos de imprensa 48 horas antes da conferncia. Para conferncias de imprensa

extraordinrias, os rgos de imprensa devem ser contactados por telefone 4 a 6 horas antes

da sua realizao.




3.4 LOCAIS/EQUIPAMENTO PARA CONFERNCIAS DE IMPRENSA

3.4.1. Escolha do local

A escolha do local e do equipamento necessrio para realizar uma conferncia de imprensa

depende de um conjunto de factores:

Da natureza do evento a escolha do local depende naturalmente da natureza da conferncia de imprensa e da sua adequao conferncia.

Do nmero de participantes Todos os locais tm um limite em termos de capacidade. Assim, o local e o equipamento devem ser adequados ao nmero de pessoas que so

esperadas.

Do oramento disponvel Sempre que se pretende organizar uma conferncia de imprensa essencial saber qual o oramento disponvel para a sua realizao.

3.4.2 Os diferentes tipos de equipamento necessrios

Antes de poder realizar uma conferncia de imprensa a sala deve se apetrechada com um

conjunto de equipamentos essenciais:

Meios de comunicao telefones, faxes, computadores (com ligao Internet, impressoras, modems, etc.).

Meios de informao televiso e vdeo, rdio e DVD e jornais dirios. Outros tipos de materiais mobilirio (cadeiras, secretrias, quadros, sofs, etc.). Uma sala de conferncia deve estar preparada com uma estrutura de trabalho em grupo (isto

, uma sala de conferncia, diversas salas para entrevistas e reas de trabalho isoladas).

3.5 DOCUMENTAO

3.5.1 Documentao necessria para os oradores numa conferncia de imprensa

A organizao de um sistema de informao dever permitir disponibilizar todo o material

escrito e audiovisual, independentemente de este ser requerido por jornalistas, membros da

organizao ou participantes do evento. A produo desta informao essencial para o

background do evento.




4. UTILIZAR VDEO CONFERNCIAS


4.2 Utilizaes de vdeo conferncias

4.3 Recursos tcnicos para a realizao de vdeo conferncias

4.4 Documentao

4.2 UTILIZAES DE VDEO CONFERNCIAS

Uma vdeo conferncia semelhante a uma conferncia aberta, com a diferena que a

pessoa que faz o anncio no est fisicamente presente no local da conferncia e tem de

interagir com a audincia atravs de meios de comunicao audiovisual. Este instrumento

permite realizar uma discusso entre delegados situados em diferentes partes do mundo.

A organizao de uma vdeo conferncia requer uma grande quantidade de meios tcnicos

para ser eficaz. Neste tipo de conferncia, o acesso mais limitado, o que significa que a

emisso de credenciais deve ser mais restrito. Antes da sesso comear, deve-se acordar o

nmero de perguntas a ser colocado, o que normalmente limita as perguntas a uma por

agncia de imprensa. A ordem em que as perguntas sero colocadas dever tambm ser

sorteada entre os participantes, utilizando-se, por exemplo, a precedncia por antiguidade

profissional para escolher a ordem das perguntas.

4.3 RECURSOS TCNICOS PARA A REALIZAO DE VDEO CONFERNCIAS

Os recursos necessrios para realizar uma vdeo conferncia so os seguintes:

Equipamento necessrio para realizar uma vdeo conferncia: Ecr de plasma ecr gigante; Sistema de comunicao atravs de uma rede de satlite; Sistema informtico de deteco e produo de imagens para feedback; Sistema de som.




Espao Fsico: Sala equipada (auditrio).

Recursos Humanos: Um director dos sistemas tcnicos; Um operador de som e imagem; Tradutores/Interpretes (se necessrio).

4.4 DOCUMENTAO

Os participantes de uma vdeo conferncia devero receber um conjunto de documentos de

apoio, isto , o guio (da vdeo conferncia) e as comunicaes ou seus abstracts, antes da

conferncia ter incio.

5. ORGANIZAO DE ENTREVISTAS COM JORNALISTAS NUM EVENTO


5.2 O objectivo das entrevistas com jornalistas

5.3 Equipamento necessrio para uma entrevista

5.2 O OBJECTIVO DAS ENTREVISTAS COM JORNALISTAS

O processo da entrevista relativamente complexo na medida em que envolve um conjunto

de factores, nomeadamente:

Factor 1 Objectivo da entrevista: O jornalista dever informar a organizao acerca do objectivo da entrevista dever ser o centro de imprensa a organizar a entrevista.

Factor 2 Espao: O centro de imprensa dever conter gabinetes separados e adequadamente equipados onde a entrevista possa ser realizada.

Factor 3 Timing: Dever ser definido um limite de tempo para a entrevista. Factor 4 Qualidade da informao disponvel: A pessoa a ser entrevistada e o jornalista

so responsveis, respectivamente, pelas opinies emitidas e pela exactido do relatrio

da entrevista.




Factor 5 Regulamentos: Todas as pesoas envolvidos na entrevista devero estar conscientes de todos os factores atrs referidos.

5.3 EQUIPAMENTO NECESSRIO PARA UMA ENTREVISTA

necessrio o seguinte material/equipamento profissional para uma entrevista:

Bloco de notas; Cmara de vdeo; Mquina fotogrfica; Gravador de som.

Todo este material dever estar disponvel e pronto a funcionar. O entrevistador deve

verificar todo o material/equipamento antes de comear a entrevista.

Ele dever tambm preparar-se para a entrevista, reunindo num dossier de informao sobre

a pessoa que vai entrevistar e o tema da entrevista. O dossier dever incluir um guio da

entrevista, bem como informao especificamente preparada para esse fim.

Antes de cada entrevista, deve realizar-se uma pequena pr-entrevista para informar o

entrevistado sobre os assuntos que sero abordados durante a entrevista. O resultado final da

entrevista depende muitas vezes do sucesso desta pr-entrevista preparatria.

6. CRIAR UMA SALA DE IMPRENSA DE UM EVENTO


6.2 Diferentes tipos de salas de imprensa

6.3 Recursos necessrios

6.2 DIFERENTES TIPOS DE SALAS DE IMPRENSA A sala de imprensa dever ser uma sala multifuncional, destinada no apenas a realizar as

conferncias de imprensa e as entrevistas, mas tambm a funcionar como rea de trabalho

para os jornalistas. As salas de imprensa devero ser organizadas da seguinte forma:




Dever existir um local para a realizao dos briefings de imprensa, equipado com: mobilirio (cadeiras com apoio para escrever ou mesas); cada mesa dever dispor

de ligaes para microfones, electricidade e linhas telefnicas);

um sistema audiovisual operacional (televiso, rdio, vdeo e gravadores DVD, e sistemas de amplificao de som).

A sala de imprensa dever incluir uma rea onde se possam realizar entrevistas em privado (entrevistas de radio e televiso).

Finalmente, dever haver uma rea sossegada onde os jornalistas possam trabalhar que dever incluir:

mesas dispostas em filas, equipadas com computadores e acesso Internet, linhas telefnicas e fax;

sistemas audiovisuais ligados s conferncias de imprensa.

6.3 RECURSOS NECESSRIOS

Uma sala de imprensa dever incluir recursos fsicos, materiais e humanos para o seu

funcionamento normal, nomeadamente:

Recursos Fsicos: Um conjunto de salas para diferentes fins, incluindo:

o Um auditrio, para reunies mais pequenas; o Salas individuais para entrevistas privadas; o Uma rea independente para entrevistas televisivas; o Uma sala em "open space".

Recursos Tcnicos, incluindo: Equipamento de comunicao rede telefnica, servio de fax, sistema

informtico e computadores, Internet e intranet, impressoras, etc.;

Equipamento de informao televiso, rdio, vdeo, DVD, jornais peridicos e revistas sobre o tema;

Equipamento de suporte cadeiras, mesas, divisrias, sofs, quadros, etc.




Recursos Humanos, incluindo: Uma equipa de secretariado operacional.

Refrescos: No mnimo, dever haver infra-estruturas para servir bebidas quentes e frias e

alimentos ligeiros (ex. bolachas);

Para conferncias de maior dimenso ou mais importantes, poder ser necessrio equipamento para servir refeies completas.

D11 - Anexo C Manual Do Formando-Pt[1]

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