Curso time management abr 2012 udesa

Time ManagementTime ManagementMaximiliano Hapes

Abril 2012

[email protected]

Introducción

Time Management – Maximiliano Hapes2

Muchos Mitos…

� “Puedo hacerlo todo”


� “Debo trabajar muchas horas”

� “Debo apurarme”

� Parte 1: Objetivos

� Parte 2: Herramientas

Agenda del Curso


� Parte 2: Herramientas

� Parte 3: Buenas Prácticas


Parte 1: Objetivos

El Master Plan “Progress has little to do with speed, but much to do with direction”

¿Qué quiero ser?

¿Adónde quiero llegar?


¿Adónde quiero llegar?

¿Qué quiero conseguir?

¿Qué NO voy a ser/conseguir?

Los Diferentes Roles de Vida

Profesional

Pareja

Miembro de una

comunidad

Salud y Bienestar


Miembro de una Familia

Hobby

Empleado de una empresa

Miembro de un Equipo/Grupo

EspiritualAmigo

Teoría vs Práctica…


El Cuadrante de To Dos

Urgente No Urgente

Importante 1 2


Importante

No Importante

1

4

2

3

*Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People


Cuadrante 1 (Importante/Urgente)

Resolver Inmediatamente


¿Cómo prevenir para que ocurra no otra vez?

(Identificar Root Cause)

Fuente de Stress


Cuadrante 2 (Importante/No Urgente)

Action Plan para prevenir el Cuadrante 1

Agendar y Comprometerse


Agendar y Comprometerse

Cuadrante 2 = Master Plan. No hay follow-up

“Failing to plan is planning to fail”

“El tiempo no se encuentra, se hace.”


Cuadrante 3 (No Importante/Urgente)

“Tu emergencia no es mi emergencia”

¿Qué pasa si no lo hago?


¿Puede hacerlo otra persona?

Minimizar, Eliminar, Automatizar o Delegar.

“Most of what we say and do is not essential. If you can eliminate it, you’ll have more time, and more tranquility. Ask

yourself at every moment, ‘Is this necessary?‘” – Marcus Aurelius


Cuadrante 4 (No Importante/No Urgente)

La Era de la Distracción

Adicción


Adicción

Minimizar, Delimitar y Eliminar

“The successful man is the average man, focused.”


Urgente No Urgente

Importante Hacer Planificar


Importante

No Importante

Hacer Planificar

Minimizar Delimitar

La Regla de Pareto


La Regla de Pareto

“In health care in the United States, it has been found that 20% of patients use 80% of health care resources”

“Several criminology studies have found that 80% of crimes are committed by 20% of criminals”


La Regla de Pareto


¿Si tuvieras que trabajar/estudiar solo dos horas por días, qué harías?

Resumen Parte 1: Objetivos

Hacer las cosas correctas versus


Hacer las cosas correctas versus hacer las cosas correctamente

Enfocar en alto impactoHacer, Planificar, Minimizar y Delimitar

Planes por Roles

Actividad N ° 1

� Detectar tu 80/20

� Cuadrante Personal


� Q1: Incendios Típicos

� Q2: Acciones Preventivas

� Q3: Interrupciones

� Q4: Time Wasters


Parte 2: Herramientas

� Abuso del e-mail

� Chats demasiado extensos

Medios de Comunicación: Hábitos Inefectivos


� Poco uso del teléfono

� Reuniones sin agenda

� Precarización del face-to-face

Urgente!!!Pocos

Participantes y Alta Interacción

Información Limitada (Verbal)

Temas Sensitivos

Pocos

Adaptando la comunicación

Respuesta Participantes Material Ideal para…


No tan Urgente

Pocos Participantes y

Moderada Interacción

Información Limitada (Datos)

Multi-tasking

Nada UrgenteMuchos

Participantes y Baja Interacción

Mucha Información

(Datos)Documentación

Aún menos Urgente

Muchos Participantes y Alta Interacción

Mucha Información

(Texto y Datos)

Toma de Decisiones

Uso de Aplicaciones


Agenda To Do List

El Email no es la To -Do List

Uso de Aplicaciones


Procesamiento de Emails

Uso de Aplicaciones


Más que Chequear

Menos que Responder

*Inbox Zero de Merlin Mann.

Metodología Inbox Zero

Convertir el medio en acción

Uso de Aplicaciones


� Borrar, Archivar, Delegar, Responder, Diferir

Minimizar uso (2x1)

*Inbox Zero de Merlin Mann.

¿Qué es una To Do List?

Uso de Aplicaciones


¿Qué es una To Do List?

1° Objetivo SMART

Specific, Measurable, Achievable, Realistic,Time bounded

2° Tareas y Prioridades

Uso de Aplicaciones


2° Tareas y Prioridades

Tarea 1, 2, 3,…, etc.

3° Lista de To -Dos

Tiempo/Tarea + Otros

Uso de Aplicaciones


¿Si esto fuera lo único que cumpliera en el día, estaría satisfecho con mi día?

Capturar, Priorizar y Ejecutar

Resumen Aplicaciones


Procesar a Cero

Planificar y Comprometer

Ejecutar


Parte 3: Buenas Prácticas

¿Quién ganó el concurso?


A B

Procrastination: El Arte de Posponer

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine."

Ley de Parkinson


� El costo del último minuto

� Identificar el por qué

� Diferimiento deliberado

Prioridades y Deadlines

� Objetivos Claros y Establecer Proridades

Recursos, deadline, ayuda, etc.


� Renegociación de Deadlines

� Acordar por Teléfono, Documentar por Escrito

Encontrando el Foco

� El Problema de las Distracciones (Q4)


Encontrando el Foco

� Diferentes Procesos Mentales


Encontrando el Foco

� Separando los Procesos


Foco Total

Desconectado

Single-Tasking

Atención Dividida

Conectado

Multi-Projecting

¿Está bueno hacer multi-tasking?

� Jugando al Multi-tasking


1 ¿Está bueno hacer multi-tasking?

2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Segundos

Resumen Buenas Prácticas


Perfect vs Good Enough

Una cosa a la vezEnfocar separando procesos

Cuidado con Posponer

Conclusiones

� Objetivos: definir qué es importante

� Herramientas: planificar lo importante


� Buenas Prácticas: hacer lo importante


[email protected]

Curso time management abr 2012 udesa

Business

Transcript of Curso time management abr 2012 udesa